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Escuela Tcnica Superior de Ingeniera Informtica

Universitat Politcnica de Valncia

Gestin de tareas basada en


GTD: Aplicacin Web
Proyecto Final de Carrera
Ingeniera Informtica

Autor: Pedro J. Boronat Fornes


Director: Jose Luis Poza Lujn
09/07/2012

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Resumen
El objetivo del proyecto es disear y poner en funcionamiento una aplicacin web y otra
de escritorio que sean capaces de utilizar la metodologa Getting Things Done (GTD).
Ambas aplicaciones debern ser multiusuario y contener la mayor parte de
funcionalidades
dades que requiera la metodologa antes nombrada, tales como tener un
nico objeto de entrada, una gestin por reas y proyectos y tareas, una asociacin de
las tareas a contactos y etiquetas. Adems dichas aplicaciones requerirn de
sincronizacin dado quee tanto los datos introducidos en una como en la otra son de
igual importancia y debern permanecer en ambas cuando se sincronice la aplicacin,
por tanto, todos los campos debern tener control de versiones para tener constancia
de que objeto se actualiz ms tarde para eliminarlo o mantenerlo segn corresponda.
Para no limitar las aplicaciones se han utilizado unos lenguajes de programacin
multiplataforma y la capacidad de obtener contactos va comunicacin con la red social
FaceBook.

En el proyecto se incluye la documentacin referente a cada elemento de la aplicacin


as como los contenidos que debern ser programados de los distintos mdulos. Se
detalla la funcionalidad y las caractersticas de cada uno de los mdulos de la aplicacin
as como las restricciones
tricciones y errores que se tratarn.

Las tecnologas utilizadas en este proyecto son: Internet, Adobe Flex y Adobe Air para
la capa de presentacin, Adobe Flex y Php con WebOrb para la capa de negocio y Php y
MySQL para la capa de acceso a datos, adems eventualmente se ha utilizado HTML y
JavaScript y las APIS de Flex para FaceBook.

Palabras clave: Flex, GTD, FaceBook, gestin, tiempo.

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Tabla de contenidos
1.

Introduccin ................................................................................................
................................
.............................................. 8

2.

Entorno del proyecto................................................................................................


................................
................................10
2.1.

Introduccin ................................................................................................
................................
.....................................10

2.2.

Mtodos de gestin del tiempo ................................................................


.........................................10

2.2.1.
3.

Diseo................................
......................................................................................................................
...................... 29
3.1.

Especificacin conceptual
nceptual ................................................................
................................................ 29

3.2.

Especificacin de requisitos ................................................................


............................................ 30

3.2.1.

Introduccin .............................................................................................
............................. 30

3.2.2.

Descripcin
ipcin General ................................................................
................................................. 32

3.2.3.

Requisitos Especficos ................................................................


.............................................. 33

3.2.4.

Apndices ................................................................................................
................................
................................. 35

3.3.

4.

Descripcin de los mtodos ................................................................


.......................................10

Especificacin formal.......................................................................................
....................... 36

3.3.1.

Presentacin .............................................................................................
............................. 36

3.3.2.

Negocio ................................................................................................
................................
..................................... 53

3.3.3.

Persistencia................................................................................................
................................
................................ 57

Implementacin ................................................................................................
................................
...................................... 59
4.1.

Mantenimientos ...............................................................................................
................................
............................... 65

4.2.

Funcionamiento de la aplicacin ................................................................


......................................72

5.

Conclusiones ................................................................................................
................................
............................................76

6.

Referencias ................................................................................................
................................
.............................................. 78

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

1. Introduccin
El rpido proceso de cambio al que se ven sometidos en la actualidad tanto los
empresarios y directivos como los mandos intermedios, trabajadores autnomos o
personas con alto grado de responsabilidad, produce cada vez con ms frecuencia la
necesidad de acometer restricciones de envergadura sobre
sobre las tareas que debe realizar
cada uno de ellos.
Estas tareas, por tener caractersticas diferentes y capacidades distintas requieren de
metodologas para ayudar a la gestin eficiente del tiempo de dichos usuarios, de esta
manera surgen a mediados del siglo XX las primeras tcnicas elaboradas para la gestin
eficiente del tiempo, pero no es hasta finales de los 80 y los 90 cuando debido a la cada
vez ms comn necesidad de las personas de realizar mltiples tareas a la vez sumado a
la mejora y abundancia
a de ordenadores y el uso masivo de Internet empiezan a ser
utilizados estos mtodos.
Uno de los puntos fuertes en que se basan dichas metodologas es en mejorar la
capacidad de delegar tareas, pero manteniendo un relativo control sobre ellas, adems
al tener
ner una gestin de las tareas a realizar anotadas no incurrimos en la constante
cuestin de qu tareas debemos realizar, esta es una de las razones que actualmente la
gente tenga tanto estrs, la incapacidad de recordar y realizar todas las tareas que se
haba
aba propuesto. Con estas metodologas no conseguiremos acabar todas las tareas,
pero si, mediante el delego de algunas, la realizacin de otras y la eliminacin de las
menos importantes o retraso de estas ltimas podremos conseguir un nivel estable de
eficiencia
ciencia y sentirnos mucho ms eficaces con el tiempo dedicado a la resolucin de
problemas.
Existen gran variedad de metodologas, en el proyecto se hace un breve recorrido por
las que han adquirido mayor popularidad, una no tiene porque ser mejor que otra,
otra pero
puede ser que las mejoras que produzca se vean mermadas por las dificultades de
anlisis que conlleven, o que la propia simpleza del mtodo sea tal que ante
determinados ambientes sea totalmente improductivo.
El mtodo que desde principio del siglo XXI est en auge es Getting Things Done,
existen tanto aduladores como detractores del mtodo, pero en lneas generales, con la
masiva acogida que ha recibido en estos aos dicho mtodo, si hay algo que no se pone
en duda es que en mayor o menor medida funciona,
funciona, se trata de un mtodo que exige la
realizacin de unos pasos con cada tarea bastante estrictos, pero gracias a ello, consigue
que tanto los trabajos ms sencillos como los ms complejos puedan ser realizados
mediante dicho mtodo, teniendo en cuenta lo anterior adems de la cantidad de
aduladores que tiene, se ha hecho la eleccin de ste como el mtodo para la
implementacin del proyecto.
Tras la bsqueda intensiva entre los cientos de aplicaciones que estn basadas en el
mtodo llegamos a la conclusin
conclusin que ninguna contena las caractersticas necesarias
actualmente para el siguiente paso del mtodo, la integracin con las redes sociales,
debido a est principal razn, tambin debido a que si bien hay algunas aplicaciones
con interfaces cuidadas estn
estn diseadas en exclusiva para unos determinados

dispositivos, cuando hoy por hoy, con los lenguajes de programacin actuales no
debera existir tal limitacin.

1.1. Motivacin
La motivacin de este PFC se concibi como necesidad de obtener un producto
software que se adapte a los tiempo actuales y principalmente a los entornos con redes
sociales y mejora en la productividad en que hoy por hoy en nuestro pas nos
encontramos, esto es debido a la inexistencia de productos libres o comerciales
actualmente en el mercado basados en gestin del tiempo que presenten capacidades
de integracin con redes sociales y adems tampoco existe ningn producto que sea
totalmente fidedigno a la metodologa diseada por David Allen en GTD.

1.2. Objetivos
i.

Bsqueda y revisin bibliogrfica.


bi

ii.

Analizar los modelos ms populares actualmente.

iii.

Estudio de las diferentes perspectivas de interfaz grafica existentes as como la


posible aplicacin de lenguajes multiplataforma.

iv.

Eleccin de la mejor alternativa de interfaz.

v.

Anlisis de las interfaces


terfaces actuales y las modificaciones.

vi.

Disear la interfaz de usuario.

vii.

Implementacin de la interfaz de usuario.

viii.

Validar la interfaz de usuario.

ix.

Realizar manuales para el uso correcto de la aplicacin.

Para alcanzar los objetivos propuestos, en primer lugar habra que desarrollar una
metodologa que nos proporcionase las herramientas para manejar los datos de ambas
aplicaciones y mezclarlos sin solapamientos ni duplicados inoportunos. Esta conclusin
ha venido limitada por el sistema de base de datos utilizado
utilizado por el lenguaje
multiplataforma.

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

2. Entorno del proyecto


2.1.

Introduccin

Ahora ms que nunca es necesaria la utilizacin de mtodos de gestin del tiempo,


dado que tenemos demasiadas distracciones en el da a da, demasiadas cosas en las
que focalizar
zar nuestra atencin y en definitiva, poco tiempo para muchas cosas.
Esta problemtica es la que normalmente nos genera ms estrs, pensar en que no
podemos terminar todo lo que tenemos pendiente, pero es aqu donde los mtodos de
gestin del tiempo son tiles,
iles, con ellos podremos responder a las siguientes preguntas,
qu es exactamente ese todo?, cmo debemos distribuir nuestras tareas diarias? o
qu tareas son verdaderamente importantes?, y nos ayudarn en el camino de la
productividad y la eficiencia tanto
tanto en el trabajo como en la vida personal.
El mayor problema para gestionar el tiempo reside en nuestra memoria limitada, la
memoria es un sistema que siempre suele fallar, nunca nos acordamos de lo que
debemos hacer en el lugar donde podemos hacerlo, por
por eso hace falta tener algn
mtodo o sistema para almacenar las cosas que debemos hacer.

2.2.

Mtodos de gestin del tiempo

Actualmente hay una gran variedad de mtodos para la gestin del tiempo, todo ellos
coinciden en el que no hacen falta sofisticadas aplicaciones u ordenadores para aplicar
el mtodo, que un simple lpiz y una libreta o incluso una hoja, si es lo que utilizamos
habitualmente.
La mayora de estos mtodos se basan en que debemos quitarnos nuestras
interrupciones internas, es decir, esos problemas
problemas recurrentes que nos vienen a la
cabeza y no hacen otra cosa ms que generarnos estrs y distraernos de nuestro
quehacer actual. Vamos a describir ahora los mtodos que ms repercusin tienen hoy
en da.
2.2.1. Descripcin de los mtodos

2.2.1.1.

MYN (Master Your Now!) M. Linenberger

Este mtodo est basado en separar las tareas1 en 3 bloques segn la urgencia, un
primer bloque en el que se encuentran las tareas crticas, otra con urgencia normal y
otras que quiz se puedan hacer, a continuacin explicaremos los
los 3 tipos de urgencia.

1Se

consideran tareas, tanto las tareas de los proyectos que llevaremos a cabo como cualquier
correo que requiera de alguna accin a realizar por nosotros.

10

En el bloque de tareas crticas, se encuentran todas aquellas tareas que debern quedar
realizadas a lo largo del da, es decir, que no importar si debemos alargar la jornada
laboral para terminarlas. No es recomendable tener ms de 5 tareas diarias en este
bloque, adems es recomendable revisar esta lista al menos una vez cada hora.
El segundo bloque pertenece a las tareas con oportunidad, colocaremos aqu las tareas
en las que trabajaremos si tenemos la oportunidad de hacerlo a lo largo del da,
deberemos tener hasta un mximo de 20 tareas en esta prioridad que es considerada la
prioridad normal, este bloque debera ser revisado una vez al da.
Finalmente tenemos el tercer bloque que engloba el resto de tareas llamado en el
horizontee y al que pertenecen todas aquellas tareas de baja prioridad, estarn todas las
tareas que podamos posponer diez das o ms, este bloque debera ser revisado una vez
por semana.
El autor asegura que los mtodos basados en hojas de papel escritas funcionan mejor
que muchos sistemas actuales, dado que la versatilidad de crear otra hoja y volver a
asignar las ms prioritarias es ms sencillo, aunque tambin refleja la parte mala de un
mtodo basado en hojas de papel, y es que muchas veces nuestras tareas sern
ser de tal
magnitud que en poco tiempo la lista de tareas importantes ser demasiado grande
para ser manejada o que en la copia de tareas dejaremos alguna importante por el
camino. Por esta razn el autor defiende el uso de esta metodologa aplicada con la
aplicacin
plicacin Microsoft Outlook, dado que con unas pequeas modificaciones no tenemos
los problemas del sistema de papel y mantendremos la versatilidad, facilidad de uso y
rapidez [1[.

2.2.1.2.

Mtodo Eisenhower

Uno de los presidentes ms notables de EEUU. Eisenhower,


Eisenhower, era una persona
extremadamente proactiva 2 , tanto que en una ocasin dijo "Nueve de cada diez
oportunidades que me han dado en la vida, las he provocado yo" sin lugar a dudas
define el talante del personaje.

Ante la ingente cantidad de decisiones a tomar, de personas que despachar y temas a


tratar, Eisenhower planteaba una rpida reflexin mental que anot para explicarla en
un papel. Dibuj un cuadrante en el que el eje de abscisas representaba la importancia
que le daba a los asuntos que le proponan,
proponan, y en el eje de ordenadas, la urgencia en
responder a las cuestiones planteadas.

Dcese de la actitud en la que el sujeto asume el pleno control de su conducta de modo activo, lo que
implica la toma de iniciativa en el desarrollo de acciones creativas y audaces para generar mejoras
adems de asumir la responsabilidad de hacer que dichas mejoras
mejoras sucedan; por tanto, el sujeto trata de
decidir en cada momento lo que ha de hacer y cmo lo va a hacer.

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Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Cuando un tema propuesto consideraba que era importante pero no era urgente,
urgente lo
inclua en su agenda. Cuando el tema era urgente pero no importante,
importante lo delegaba a
personal de su confianza. Cuando el tema era urgente e importante,
importante entonces lo
atenda inmediatamente y de forma personal. Lo escribi en un papel con la
expresin "Just do it" (Hazlo!),
(Hazlo!) expresin que hoy en da utiliza una multinacional
como eslogan publicitario [4].
[4]

El sistema es simple y eficaz, la dificultad, est por tanto en determinar qu es urgente


y qu es importante.

Urgente
Importante

1 Hazlo Ahora

Emergencias, quejas y
estados de crisis
Demandas de superiores y
clientes
Tareas planificadas
Reuniones y citas
Informes y comunicaciones
Cuestiones de personal

Priorizar segn su carcter de


urgencia.

No
importante

3 Rechazar y Explicar

Peticiones triviales
Emergencias aparentes
Interrupciones y
distracciones
Malentendidos que aparecen
como quejas
Rutinas y actividades sin
sentido

Examinar a fondo las


demandas y volverlas a
evaluar. Siempre que
sea posible rechazar y
evitar estas tareas de manera
sensible y inmediata.

No urgente
2 - Planeado

Planificacin, preparacin,
programacin
Investigacin, diseo, pruebas
Relaciones
Pensar, crear, disear y modelar
modela
Sistema y desarrollo de procesos
Anticipacin y prevencin
Cambios de desarrollo, direccin y
estrategia

Fundamental
para
el
xito: la
planificacin, el pensamiento estratgico,
la direccin y decidir los objetivos.
Planificar segmentos de tiempo del
trabajo y personal.
4 Resistir y Evitar

actividades de ocio, juegos, navegar por


internet, fumar demasiado,

Soar despierto, dibujar, descansos


excesivos

Material de lectura irrelevante


i

Habitualmente
"consoladores" no verdaderas tareas. No
son productivos, minimizar o cesar por
completo estas tareas.

Tabla 1:: Ejemplos y consejos para los tipos de tareas en sus diferentes urgencias e importancias.

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2.2.1.3.

Tcnica de Pomodoro

Este mtodo fue desarrollado por F. Cirillo en 1980, y est basada en el uso de una
cuenta atrs para segmentar el tiempo en periodos indivisibles de 25 minutos llamados
pomodoros. Inicialmente pensada para el desarrollo evolutivo de software el mtodo
fue ampliamente acogido para el desarrollo de software, estando estos intervalos en la
idea de la mejora de la agilidad mental gracias a descansos frecuentes.
Las acciones bsicas del mtodo para realizar una tarea son:
1. Decidir que tarea
a realizar.
2. Poner un pomodoro (cuenta atrs).
3. Trabajar en la tarea hasta que termine el pomodoro.
4. Realizar un pequeo descanso de 5 minutos, a excepcin de que sea un cuarto
pomodoro, en cuyo caso, el descanso ser de 15 a 20 minutos.
Claro est que en el mtodo Pomodoro las etapas de planificacin, seguimiento,
registro, procesamiento y visualizacin de las tareas son fundamentales.
En la fase de planificacin se registran las tareas ordenndolas en una lista de cosas
que hacer hoy, ayudando de esta manera
manera a evaluar el esfuerzo requerido para cada
tarea. Conforme se acaban los pomodoros son registrados generando una sensacin de
logro proporcionando los datos en bruto para la visualizacin y mejora. Si una tarea es
terminada antes de finalizar los 25 minutos
minutos que dura un pomodoro, el tiempo sobrante
se utilizar para el sobre-aprendizaje
aprendizaje o la organizacin de la lista de cosas que hacer
hoy.

2.2.1.4.

Do It Tomorrow (DIT)

Un mtodo con gran acogida realizado por M. Forster, donde al contrario del mtodo
anterior, tiene una lnea temporal que no abarca un horizonte a corto, medio y largo
plazo, sino que se basa en el muy corto plazo dado que exclusivamente se tienen en
cuenta
a las tareas que vayan a ser realizadas hoy o maana, el mtodo basa su estrategia
en que una vez asumido un compromiso, las prioridades anteriores pasan a un segundo
lugar hasta que hayamos terminado todo lo relacionado con ese compromiso.
El mtodo se basa
asa en cuatro tareas a realizar:
a. Juntar todo el trabajo atrasado en "carpetas trabajos atrasados" para no verlo
por ah.
b. Recoger todo el trabajo nuevo en "lotes relacionados" para el da siguiente.
c. Escriba todas las cosas muy urgentes que no pueden esperar a maana antes de
hacerlas.

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Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

d. Comenzar cada da ponerse al da en los trabajos atrasados.


Y siete principios a tener en cuenta:
1. Para tener una visin clara,
2. Hacer una cosa a la vez,
3. Hacer pequeas cantidades de trabajo, a menudo,
4. Definir los lmites realistas
realist utilizando ...
5. "Listas cerradas" de las tareas finitas que no se suman a,
6. La reduccin de las interrupciones, y claro
7. Realizar reuniones con fines y objetivos claros

2.2.1.5.

SuperFocus

Mtodo desarrollado por M. Forster siendo uno de los mtodos de organizacin ms


sencillos de implementar y que menos esfuerzo requiere al usuario, utiliza usualmente
una libreta para desarrollarse.
El mtodo se basa en el concepto de tareas urgentes y tareas normales, para ello en
cada hoja de la libreta disponemos de 2 listas separadas, la primera de tareas habituales
que deberemos ir haciendo y la segunda en la que sern anotadas solo las urgencias e
interrupciones no esperadas, la regla principal del mtodo es que siempre se debern
terminar las tareas de la segunda lista para poder pasar de pgina. Si estamos
trabajando en una tarea de la primera lista y no la podemos terminar la anotaremos la
misma tarea en la siguiente pgina pero esta vez en la segunda columna; existen dos
ocasiones para eliminar tareas de la primera
primera columna, si al visitar una pgina no
realizamos ninguna tarea, todas sern descartadas o bien, cuando una pgina est
completa, no existe hueco para mas tareas en la primera ni en la segunda columna,
todas las tareas de la primera columna debern ser realizadas o descartadas [5].
A pesar de que las tareas estn descartadas, se debern hacer revisiones de las tareas
descartadas en la que deberemos considerar porqu se descartaron dichas tareas. Por lo
que para favorecer este trabajo resaltaremos las tareas
tareas descartadas de las listas.
La metodologa de SuperFocus utiliza una serie de smbolos y signos que ahora
describiremos:
a. Cuando trabajemos en una tarea, la cruzaremos con una lnea horizontal.
b. Cuando la tarea se descarte, deber ser resaltada.
c. Cuando se reintroduce una tarea descartada, deber tacharse para que no
vuelva a ser revisada.

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d. Una pgina sin tareas activas se marcar con una cruz en la esquina superior
externa.
e. En el caso anterior, si no quedan tareas activas en todas las pginas anteriores,
la cruz estar rodeada por un crculo.
f.

Y finalmente, sino quedan tareas descartadas que puedan ser revisadas en el


caso anterior, el crculo deber estar resaltado.

2.2.1.6.

Getting Things Done (GTD)

Se trata del mtodo ms utilizado en este momento, fue desarrollado


desarrollado por D. Allen en
2001. GTD est basado en la idea de liberar de la mente de todas las tareas, trabajos,
proyectos, problemas que tenemos que realizar o resolver, para que podamos
centrarnos en cada momento en el trabajo en s que estamos realizando, y, de
d esta
manera, no tener que estar pensando en qu tenamos que hacer o teniendo la
sensacin de que se nos olvida algo. Sin embargo no define ningn sistema de
prioridades y esto es as porque segn Allen se pierde mucho tiempo evaluando las
prioridades de las cosas, en contrapartida antes de empezar a utilizar GTD es
recomendable marcarse unos objetivos a medio y largo plazo, una misin cual empresa
fuese nuestro trabajo o nuestra vida y con ello priorizar internamente nuestras tareas
segn los criterios que
ue nos ayuden a conseguir dichos objetivos y metas.
GTD utiliza listas de tareas pendientes relacionadas por contextos, como bien podran
ser la lista de la compra o la lista de la gente a la que tenemos que llamar. Siempre bajo
la premisa de que si una tarea
tarea tendr una duracin de unos 2 minutos la realicemos
inmediatamente.
As pues GTD se basa en 5 sencillos principios.
El primero lo acabamos de describir y es que si una tarea tiene una duracin de 2
minutos la realicemos de inmediato.
El segundo nos indica
dica que debemos recopilar todo aquello que debemos recordar o
realizar en cestas de almacenamiento, para no tener que tener en cuenta nada con
nuestra propia memoria. Adems dichas cestas deberan vaciarse una vez por semana.
El tercero trata de procesar
ar todas las tareas recopiladas para lo cual seguiremos estas 2
normas:
1. Empezar siempre por el principio, desde nuestro punto de vista, aqu es donde
deberamos de introducir algn mtodo de prioridades como el de S. Covey de
los cuadrantes, visto anteriormente.
anterio
2. No procesar ms de un elemento a la vez y no enviarlo de vuelta a la cesta
nunca.

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Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

El cuarto y posiblemente la ms importante trata de la organizacin, en la que GTD nos


indica que para toda tarea que debamos hacer indiquemos cual ser nuestra primera
prim
accin, de esta manera involucrarnos en las tareas nos resultara mucho ms fcil
porque sabremos con qu empezar y no tendremos que pensar en qu deberamos
hacer primero, eso, ya lo habremos hecho cuando estbamos organizndolo todo; es en
este punto donde deberemos delegar tareas para dejarlas en espera,, posponerlas para
un futuro difuso o desestimar la tarea si vemos que no tiene ninguna relevancia.
Adems deberemos tener en cuenta que en este mtodo cualquier tarea que requiera de
ms de una accin deber ser considerada un proyecto [3].

Finalmente el quinto principio nos indica que deberemos revisar continuamente la lista
de tareas.

A continuacin se nos muestra un esquema con los distintos pasos que seguiremos para
cada una de las tareas que deberemos procesar, organizar y revisar.

Figura 2.1: Toma de decisiones para una tarea en el mtodo GTD.

16

Sin embargo a pesar de que GTD es actualmente el mtodo ms famoso, existe un


mtodo que introduce un paso ms en el esquema y dado que solo tiene un cambio
significativo respecto GTD se introducir en el siguiente prrafo.

2.2.1.7.

Take back your Life!,

See trata de un mtodo realizado por S. Mcghee, que durante mucho tiempo trabaj
junto a D. Allen y en el cual se introduce un paso sustancial antes de realizar
real
el paso de
pensar en la prxima accin que realizaremos en dicha tarea, este trata de eliminar
tareas que no harn otra cosa que engordar nuestras listas y realmente lo consigue con
una simple pregunta que deberemos responder:
Est relacionado con alguno
guno de nuestros objetivos o metas?
Si es as seguimos el esquema anterior pero si no lo es, deberemos desechar dicha tarea
ya que lo nico para lo que servir ser para o bien engordar las listas de tareas o en el
peor de los casos consumir nuestro tiempo,
tiempo, el cual estamos intentando optimizar [6].

2.2.2. Anlisis

Respecto a la facilidad de uso de los mtodos, basndonos en el esfuerzo que requerirn


por parte del usuario para ponerlos en marcha sin consumir demasiado tiempo para su
funcionamiento fluido, podemos catalogar los 7 mtodos en 3 grupos;
Tenemos un primer
er grupo al que llamaremos de fcil uso, llamado as dado que no
tienen gran complejidad, ni requieren de una preparacin previa para ponerlos en
funcionamiento y que con un mnimo esfuerzo podremos estar aplicndolos en nuestro
da a da que son: Pomodoro
Pomodoro y Do It Tomorrow. Pomodoro dado que se basa en
dividir las tareas en bloques de tiempo de 25 minutos e ir realizando pequeos
descansos, mientras que Do It Tomorrow destaca por la simplicidad de solo tener que
anotar en la lista las tareas pendientes
pendientes para hoy y para maana, sabiendo de antemano
que todo lo que no podamos hacer hoy quedar pendiente para maana.
En un segundo grupo estaran los mtodos que s requieren de una pequea
preparacin temporal a la hora de ponerlos en marcha, entre los que
que podemos destacar
principalmente: Eisenhower, Master Your Now y SuperFocus, desmenuzndolos
por partes Eisenhower basa su estrategia en evaluar la importancia/urgencia de las
tareas distribuyndolas entre las que se debern realizar, delegar o anotar
anotar en la agenda
por lo que para cada tarea deberemos evaluar que accin realizar, mientras que Master
Your Now realiza 3 listas basndose en la prioridad que le demos a cada tarea y para
que el trabajo sea fluido y no lleguemos al estancamiento en las 2 primeras listas
establece una cantidad mxima recomendada de tareas, por otro lado SuperFocus se
basa en la gestin de 2 listas de trabajo, una para las tareas acumuladas y otra para las
urgencias con una evaluacin de la importancia para descartar las menos importantes
con los criterios descritos con anterioridad y revisados posteriormente, con lo que

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Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

deberemos utilizar tiempo gestionando la prioridad cada vez de cada una de las tareas
entre las urgentes y entre las no urgentes.
Finalmente nos encontramos
encontramos con los 2 mtodos que ms hbitos y tiempo requerirn
por parte del usuario, y por tanto ms esfuerzo, con ello no queremos decir que sean
peores mtodos, sino que simplemente el usuario deber poner ms de su parte para
adoptarlos de una forma completa.
completa. Esto es as, porque tanto en Getting Things Done
como en Take Back Your Life, para que realmente tenga sentido ambos mtodos
debemos definirnos nuestra visin de la vida, es decir definir dnde estamos y donde
nos gustara estar, marcarnos objetivos que nos ayuden a acercarnos a dicha visin y
finalmente interiorizar ciertos hbitos de recoleccin de informacin, filtracin de la
misma y organizacin que resultarn costosos.
Por otra parte si basamos el anlisis en la popularidad de los mtodos tenemos
tenemo un claro
ganador Getting Things Done, es el mtodo que ha alcanzado mayor cota de mercado
y tiene mayor cantidad de herramientas disponibles, adems converge la vida laboral
con la personal, que aunque a muchos no les parezca correcto, esto implica una ayuda
organizativa total. Por otro lado Do It Tomorrow tambin esta acogiendo un buen
nmero de seguidores, gracias a su simplicidad; En entornos relacionados con la
computacin y la generacin de cdigo, Pomodoro, sigue teniendo una buena cuota
de mercado.
rcado. Por qu estos son los mtodos que ms auge tienen?
Claramente el mtodo Pomodoro funciona bien en las metodologas para las que fue
creado, ya que, efectivamente ayuda a la agilidad mental, a poder ver las cosas de
diferentes puntos de vista, sin llegar a saturar la mente por no obtener una solucin y
por tanto quedarnos estancados debido a pensamientos infructuosos que reduciran
nuestra productividad, sin embargo, en otras facetas encontrar la forma de dividir las
tareas en unidades atmicas de 25 minutos puede ser muy complicado.
Por parte de Do It Tomorrow, realizar solo el seguimiento de las tareas que vamos a
realizar hoy y las que deberemos realizar maana, supone en principio una ventaja por
la facilidad del mtodo, pero en cuanto tengamos
tengamos cualquier plan a futuro, como por
ejemplo organizar un viaje, no podremos declararlo como algo que tengamos que hacer
en el mtodo hasta que no decidamos hacerlo en los prximos 2 das, estaremos muy
supeditados a las tareas a realizar en el corto plazo.
Sin embargo el mtodo ms popular, permite declarar cualquier idea que tengamos y
guardarla para examinarla en cualquier momento posterior, tanto un da como 10 aos
si no la hemos descartado, permite guardar informacin como referencia para futuros
trabajos
jos y/o ideas que podamos tener, en contrapartida del mtodo anterior quizs
Getting Things Done sea demasiado poco exclusivo, por lo que es fcil que sin la
debida dedicacin caigamos al abismo del desorden, donde cualquier idea estar
registrada, esto significa cientos o miles de diferentes cosas pendientes de ser
analizadas en algn momento posterior y por lo tanto muy posiblemente por la misma
ausencia de tiempo desestimada de ser vuelta a revisar, este problema se intenta
solucionar con Take Back Your
Your Life, que a pesar de ser un mtodo sin cambios
demasiado significativos respecto a GTD ayuda a que la cantidad de tareas a volver a
ser revisadas sea de mucha menor magnitud y con ello intenta que la cantidad de datos
y con ella de tiempo a invertir sea menor.

18

SuperFocus y Master Your Now, en el punto de la popularidad respecto a los 3


grandes anteriores son minoritarios, no por ello peores, pero quizs, por razones como
las herramientas disponibles, o por ser mtodos todava poco maduros, no tienen toda
cuota de mercado, ya que todava estn en expansin.
En lo relevante al mbito de aplicacin de los mtodos, existen 3 grandes grupos, los
mtodos como Pomodoro, destinados a un nicho concreto, los mtodos de gestin
acotada en el tiempo como pueden ser Do It Tomorrow o Master Your Now o los
mtodos ms genricos en los que lo importante es divisar todas las tareas que
podemos llegar a realizar y no tanto cundo realizarlas, como son SuperFocus,
Getting Things Done y Take Back Your Life,
Life, sin embargo Einsenhower no puede
englobarse en ninguno de los 3 mtodos y en todos a la vez, por lo que pensamos que es
un complemento a los mtodos de gestin del tiempo para establecer prioridades y
organizar las tareas pero no es un mtodo de la gestin
gestin del tiempo per se.
Respecto a Pomodoro hay mbitos para los que no es nada funcional, como pueden
ser preparar una comida casera, donde no podremos parar de observar el avance de la
misma a los 25 minutos si todava no ha finalizado la coccin o una
una reunin con el
cliente de la cual no podremos descansar cada 25 minutos, sin quedan con una imagen
un poco extraa para el cliente, es un mtodo que ha demostrado su eficacia para tareas
donde todo depende de nosotros y ayuda a la creatividad y resolucin
resolucin de problemas,
pero no para los ejemplos anteriores.
Do It Tomorrow, como ya dijimos no puede analizar cosas ms all del hoy o del
maana, por tanto cualquier trabajo que requiera una gestin ms all de 2 das,
deber depender de una metodologa externa
externa para ser analizada, como podra ser un
diagrama de GANTT o cualquier otro mtodo.
Master Your Now se define a un paso entre la gestin del tiempo acotada y la gestin
global del tiempo, y lo consigue gracias a la organizacin de las tareas en 3 grupos,
grupos muy
prioritarias, prioritarias y realizables ms tarde, al hacer esta gestin diariamente, cada
da tenemos un planning de tareas a realizar y una lista de tareas que quedaran
pendientes, sin embargo, no tiene forma de eliminar tareas que ya no tienen un
significado de importancia por lo que se acumularan tareas obsoletas en la lista de
tareas pendientes, a pesar de ello, estamos seguros de que este mtodo, tendr una
cantidad de seguidores mucho mayor que la actual, ya que su mbito se desarrolla
prcticamente
camente casi para la totalidad de trabajos.
Getting Things Done es un mtodo diseado desde un principio para englobarse
como un todo para todas las personas, quizs para trabajos menos complejos tiene una
cantidad de hbitos que en un principio puedan ser
ser incmodos ya que requieren de un
esfuerzo por parte del usuario, pero sin embargo no dejan de ser bueno ya que ayudan
ya no al mtodo a realizarse mejor, sino a nosotros mismos a mejorar como personas.

Con lo que queremos destacar que frente a los diferentes


diferentes mtodos estudiados, GTD y
TBYL son mtodos en los que podemos gestionar toda nuestra vida, ya que en ellos con
la misin y los objetivos claros, tenemos unas metas claras porque de otra manera tanto
privada como profesional, el primero sobre todo adems
adems tiene gran cantidad de

19

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

seguidores, MYN, no es un mal mtodo, pero ms bien es una pequea ayuda que se
podra integran a GTD, para ver las tareas prioritarias de cada da.

2.3. Herramientas actuales de gestin del tiempo


2.3.1. Descripcin de las herramientas
2.3.1.1.

THINGS

Things es la aplicacin ms conocida para aplicar el GTD.. Su interfaz es simple y a la


vez, muy bien pensada, pues ofrece todo lo que necesitas para poder cumplir tus tareas
de la forma ms sencilla, permite el etiquetado, la creacin de proyectos,
proyecto la asociacin
de tareas a proyectos es muy sencilla arrastrar al proyecto, tiene una lista de cosas que
hacer hoy, que bien podra parecerse a la tcnica de MYN, puedes adjuntar correos y
todo tipo de ficheros y al completar las tareas y/o proyectos estos
estos se almacenan en un
log para poder consultarlo si es necesario.
Las nicas pegas que tiene son que solo existe para el entorno Mac y su plataforma
mvil IOS, es de pago, por el momento no tiene sincronizacin en la nube y adems
no puedes sincronizar entre
ntre ordenadores solo entre ordenador y dispositivo mvil.

Figura 2.2.1:
2.2. Imagen de la aplicacin Things.

20

2.3.1.2.

Remember the Milk

Remember the Milk es otra aplicacin de modelo Freemium3 que es afamada por su
versatilidad y cantidad de opciones. De hecho, tiene versiones para casi cualquier tipo
de aparato es soportado por Remember The Milk, incluyendo todos los sistemas
operativos de PC y Smartphones. RTM si cuenta con diferencias con Things,
Th
tiene un
gran sistema de bsqueda junto con la posibilidad de guardar dichas bsquedas como
si de un proyecto ms se tratara, nivel de prioridades por colores organizndose la lista
de tareas pendientes segn la prioridad automticamente, interaccin con mltiples
tareas simultneamente y el envo va correo electrnico de tareas para que otros
usuarios de RTM agreguen tareas que se debern desarrollar en grupo, finalmente se
puede destacar un tipo de etiqueta con geolocalizacin para realizar tareas cuando
estemos en una zona determinada. A pesar de ello tiene demasiadas opciones para ser
una herramienta liviana y de fcil uso, adems para que sea rpida e intuitiva
deberemos memorizar gran cantidad de comandos de teclado por lo que la curva de
aprendizaje
izaje de la aplicacin ser bastante lenta.

Figura 2.2.2
2: Captura Web de la aplicacin Remember The Milk.

Se dice de las aplicaciones que pueden ser utilizadas de forma gratuita sin caducidad, pero que para
acceder a toda su funcionalidad completa requieren el pago de alguna cantidad.

21

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

2.3.1.3.

Nirvana HQ

Aplicacin que a pesar de estar en beta tiene una interfaz muy cuidada, similar en
aspecto a Things,, pero con la particularidad que est totalmente basada en la web, no
tenemos que instalar ningn software adicional, desarrollada muy posiblemente en
HTML 5. Se trata de una aplicacin que ser de pago y que al igual que Things es
rpido, sencillo y tiene una curva de aprendizaje muy pequea. No aportar gran
novedad respecto a Things salvo que es totalmente web, un problema aadido es que
est en beta cerrada por lo que necesitaremos de una invitacin para poder utilizar la
aplicacin.

Figura 2.2.3:
2.2. Captura Web de la aplicacin Nirvana HQ.

2.3.1.4.

Doit.im

Doit.im, est programado en Adobe AIR, con lo cual es multiplataforma y la afinacin a


la interfaz y a las caractersticas de Things se ajusta todava ms, e incluso, si cabe,
c
la
mejora ya que adems de las tareas para Hoy, podemos introducir tareas para maana.
Es gratuito y tiene cliente en la nube, es compatible por tanto con cualquier sistema
operativo y en gran cantidad de Smartphones. Es ideal para empezar a aplicar el
e
mtodo GTD y por supuesto, para seguir usndolo tras haber aprendido a manejarlo.
Tiene la posibilidad de compartir tareas con otras personas y de sincronizar con Google
Calendars. La nica pega es que a veces arroja errores desde su versin online.

22

Figura 2.2.4: Captura de la aplicacin Doit.im

2.3.1.5.

Todoist

Todoist es un gestor de proyectos simple y prctico, sin florituras, en el que deberemos


de aadir proyectos y sobre ellos, aadir las tareas necesarias, donde podemos
asignarles a cada una prioridades, sangrarlas hacia la derecha o izquierda, formatear
sus descripciones, reordenarlas e incluso aadirles fechas. Una herramienta, que
mediante la tcnica Ajax, nos permite gestionar nuestras tareas y que en menos de un
minuto
to ya nos habremos hecho con el manejo de la aplicacin online. Tiene una API
abierta, lo que significa que puedes programar tu propia aplicacin para usarlo desde
cualquier dispositivo. El nico inconveniente: sus mejores clientes para Smartphone
son de pago.

Figura 2.2.5:
2.2. Captura de la aplicacin Todoist.

23

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

2.3.2. Anlisis

Cada aplicacin tiene sus puntos fuertes y dbiles, pero debemos considerar en
trminos generales que hace falta para que una aplicacin GTD se adapte
correctamente a las necesidades ms habituales de los usuarios.
Things es la aplicacin ms usada actualmente, por lo que ser nuestro primer punto de
referencia, as pues, podemos observar que tiene un diseo agradable y sencillo, pero a
la vez totalmente funcional, tenemos en la parte izquierda de la aplicacin todo el men
de opciones y creacin de proyectos y en la parte superior encontramos el filtro por
rea aunque no de una manera habitual sino con una lista desplegada. La creacin y
edicin de tareass como su borrado es totalmente intuitivo arrastrando y soltando con el
ratn podemos agregar tareas a un proyecto o moverlas de uno a otro, finalmente con
un check podemos indicar si la tarea ha sido ya realizada, para que pase a formar parte
del historiall y desaparezca de nuestra lista de tareas por realizar.
Por la parte tcnica en esta ltima versin ya permite la sincronizacin Web sin tener
que recurrir al iTunes o a una conexin en la misma red Wifi, siempre debiendo
disponer de dispositivos Apple para
pa su uso.
Pensamos que el uso exclusivo de una marca de dispositivos ya es una barrera para la
aplicacin este problema no ocurre en el resto de aplicaciones e incluso en Doit.im el
soporte a diferentes dispositivos es prcticamente total, al no contar con
c la aplicacin
en la Web, solo podr acceder a la aplicacin un subconjunto de usuarios del conjunto
total que tiene la necesidad de gestionar el tiempo con una aplicacin, por aspecto a
mejorar, aunque nunca debera realizarse como en Remember The Milk,
Milk debido a que
pensamos que una aplicacin Web, debe ser ante todo intuitiva y gil, nunca debe tener
una curva de aprendizaje tan grande.
Si pensamos en usabilidad solo Nirvana HQ o Doit.im estaran al mismo nivel, ya que la
aplicacin est muy bien diseada
diseada en este aspecto, todo est prcticamente al alcance
de la mano y con un acceso prcticamente inmediato, aun as, creemos que sera de
utilidad la posibilidad de crear tareas rpidas para su posterior modificacin o
completado.
Por otro lado la sincronizacin de contactos con otras aplicaciones o yendo aun ms
lejos con aplicaciones sociales que estn tan en auge ltimamente debera ser posible.
Adems siguiendo estrictamente la metodologa, no debera ser necesario un calendario
como tal, ya que no se trata de un diagrama Gantt sino de pautas de tiempo que
establecemos para las tareas y el tener un calendario si bien sera necesario en una
agenda para este tipo de aplicaciones quiz no sea de tanta utilidad como puede parecer
a priori.

24

2.4. Aplicaciones
nes Web
We
2.4.1. Evolucin
Podemos considerar a las aplicaciones cliente-servidor
cliente servidor como los padres de las
aplicaciones Web, desde los primeros modelos cliente-servidor,
cliente servidor, la carga de la aplicacin
estaba compartida entre el cdigo del servidor y el cdigo de cada cliente,
cliente, digamos que
la parte cliente era la interfaz de usuario que deba ser instalada individualmente en
cada cliente. El principal problema se encontraba en que cada actualizacin en la parte
servidor normalmente venia acompaada de otra en la parte cliente
cliente para dar soporte a
esta nueva funcionalidad o mejora, con el consiguiente gasto que ello supona. Este
problema, fue solucionado con la llegada de las aplicaciones Web, en estas el software
del cliente, no requera ser instalado individualmente, sino que,
que, cada vez que
accedamos a la aplicacin se descargaba la ltima versin de la parte cliente de la
aplicacin, por lo que la mejora realizada en el servidor no requerir de ningn tipo de
actualizacin ni instalacin en los equipos clientes.
Con la llegada
da del JavaScript en 1995 introducida en Netscape se introdujo la
capacidad de agregar elementos dinmicos en tiempo de ejecucin en la parte cliente, a
lo que podemos llamar el inicio de las aplicaciones Web, dado que antes las pgina Web
eran totalmente esttica, y gracias a JavaScript y JScript se inici la interactividad con
el cliente.
Poco despus con Macromedia Flash en 1996, gracias a la instalacin de un Plug-in,
Plug
se
hizo posible agregar animaciones y se mejor la interaccin entre el usuario y la
aplicacin, consiguiendo la insercin de videos, anuncios y juegos que hoy por hoy
seguimos viendo en nuestras Webs habituales.
Ms adelante en 2011, ya con la llegada de HTML 5 se increment aun ms el
dinamismo, ya no era necesario el uso de ningn Plug-in
Plu in y era posible realizar grficos
en 3D.
Adems en este tiempo, la comunicacin entre las aplicaciones haba mejorado, era
algo habitual las interfaces de programacin de aplicaciones (API), por lo que ya no era
necesario hacer conexiones complicadas para
para comunicar dos aplicaciones distintas,
sino que exista un conjunto de funciones y mtodos realizados para ser utilizados
como puente comunicativo entre ellas.
Finalmente con una revolucin que empez en 2003 Tim OReilly, llamada Web 2.0 se
han conseguido
do aplicaciones Web participativas, interoperativas, con diseos centrados
en el usuario donde ms que enviar y recibir informacin se pretende un dilogo social,
donde la aplicacin Web pasa a ser una plataforma de comunicacin bidireccional, en
la que tanto
nto el servidor como el usuario obtienen informacin uno del otro para
mejorar la experiencia de ambos.
Gracias a la Web 2.0 las aplicaciones web exponen su funcionalidad para que otras
puedan aprovechar e integrar dicha funcionalidad para proporcionar un conjunto de
aplicaciones ms ricas, como pueden ser los Feeds, RSS, Web Services o los Remote
Objects.

25

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

2.4.2. Modelo
Nuestra aplicacin estar dividida en dos grandes partes diferenciadas.

2.4.2.1.

Aplicacin principal: Aplicacin Web.

La capa de presentacin estar desarrollada con Adobe Flex, por lo que deberemos
tener instalado en el navegador alguna versin de Flash. Se ha elegido este lenguaje
pese a que requiere de Plug-in
Plug in por la facilidad de desarrollar la aplicacin escritorio
prcticamente con el mismo
mismo cdigo con el que desarrollamos la aplicacin web, adems
es compatible 100% con los 3 sistemas operativos de escritorio ms usados en la
actualidad, junto con los 2 sistemas mviles android y iOs.
La capa de negocio estar realizada en Php, es un lenguaje
lenguaje sencillo y muy utilizado
aun en la actualidad, realizaremos la comunicacin con la capa de presentacin
mediante las libreras de WebOrb.
La capa de datos estar realizada en SQL sobre un servidor MySql, ya que no
requerimos de soluciones ms complejas y su tiempo de respuesta es muy bueno con
Php.

2.4.2.2. Aplicacin
Windows.

secundaria:

Aplicacin

de

Escritorio

para

La capa de presentacin tambin estar desarrollada en Adobe Flex, ya que como


hemos descrito anteriormente prcticamente se trata de una aplicacin
aplicacin calcada a la de
la Web y no deberemos modificar nada, en el caso de querer realizar la aplicacin de
Escritorio para otros sistemas operativos (SO) simplemente deberamos recompilarla
para ese SO en cuestin.
La capa de negocio estar dividida en dos, la que se encargar de la gestin de datos
con la cada de datos local y la que se encargar de la sincronizacin con la capa de datos
de la aplicacin Web. La parte encargada de la gestin local, estar realizada en
ActionScript con la ayuda de las libreras
librer
Air-Sql
Sql para la comunicacin desde Flex a
SqLite, mientras que la parte de sincronizacin se realizar comunicndose con la capa
de negocio de la aplicacin Web, con un servicio especfico para esa comunicacin.
La capa de datos estar realizada en SQL sobre una base de datos SqLite, que se
almacenar en el directorio principal del usuario que est conectado en la sesin de
Windows.

26

Figura 2.4.2: Esquema comunicacin entre capas del sistema.

2.4.3. Servidor

Nos encontramos con la necesidad de tener un servidor debido a que la parte ms


importante de nuestra aplicacin se encontrar en la Web. Los requisitos del servidor
sern:
-

Servidor Apache 2.2.14

Soporte para Php 5.3.1

Servidor de base de datos MySql 3.23

Las pruebas han sido realizadas con un paquete


paquete Xampp sobre Windows 7 en local, pero
se garantiza el completo funcionamiento con los ajustes pertinentes en la aplicacin
para la comunicacin cliente-servidor.
cliente

27

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

2.5. Conclusiones

Las metodologas de gestin del tiempo que hemos visto consideran que el uso de los
equipos informticos no son necesarios pero si son de gran ayuda ya que, mantienen
toda la informacin actualizada y en cualquier sitio. Por lo que como hemos visto hay
gran cantidad de aplicaciones actualmente realizadas en base a alguna de las
metodologas
odologas existentes o que con algunas pautas pueden usarse como tales, las
aplicaciones que mayor xito estn registrando son aquellas que se han realizado
pensando a priori en un mtodo especfico, en este caso, GTD, siendo este, el mtodo
hoy por hoy con
n mayor nmero de seguidores y mayor repercusin a nivel
internacional.
La notable diferencia entre GTD y el resto de metodologas reside en la capacidad de
almacenar cada una de las ideas o inquietudes que cada sujeto particular adaptndose
en todo momento
o a cualquier tipo de usuario, sea cual sea la carga de trabajo, el nivel
dentro de la empresa o incluso para amas de casa es una metodologa til.
A nivel de aplicacin, todas las aplicaciones con una relevancia importante en gestin
del tiempo contienen un conjunto de cualidades similares, que son: Interfaz muy
cuidada y a la vez simple, con movimientos de ratn arrastrando y soltando se
organizan los elementos, con simples campos de texto y un par de clicks tenemos
identificada y expuesta una tarea, acceso
acceso directo, rpido y visual a todo el contenido de
la aplicacin, en algunos casos tambin incorporan gestin de documentos. Adems se
permite el acceso desde mltiples dispositivos o al menos desde Internet y desde
dispositivos mviles con alguna aplicacin
aplicac
especfica.
Basndonos en la metodologa ms utilizada actualmente y en las caractersticas
positivas de todas las aplicaciones con xito para dicha metodologa, hemos llegado a la
conclusin que realizar una primera versin de la aplicacin en formato PC Web
podra ser de gran ayuda siempre y cuando respetramos el patrn que hemos
detallado anteriormente de las aplicaciones ms utilizadas para GTD. Por esta razn se
ha realizado la aplicacin en el lenguaje Adobe Flex, es un lenguaje compatible tanto
tant
para la Web como para cualquier sistema operativo, incluyendo los SO para
dispositivos mviles por lo que a excepcin de la capa de presentacin, podemos
utilizar gran parte del cdigo desarrollado en una fcil migracin para cada uno de los
dispositivos.. Se ha intentado realizar una aplicacin sencilla y vistosa y que adems
como posible mejora integra una pequea sincronizacin con las redes sociales, en este
caso Facebook.

28

3. Diseo
3.1.

Especificacin conceptual

Un usuario est donde est debe poder introducir todas las tareas que requiera realizar
a lo largo del tiempo, para no tener que estar recordndolas en cada momento, por lo
que con un acceso a internet debe poder introducirlas y gestionarlas, o bien desde
cualquier dispositivo al menos almacenarlas
almacenarlas y gestionarlas parcialmente hasta tener
acceso a Internet, donde por medio de la sincronizacin entre aplicaciones el usuario
ser capaz de acceder a todas y cada una de las tareas pendientes de realizar o incluso
aquellas ya realizadas en algn momento
momento que debern estar almacenadas en la base de
datos de un servidor que tendr la aplicacin central y desde la cual se gestionar el
acceso a todo nuevo usuario.

Figura 3-1:
3
Diagrama Especificacin Conceptua3.

29

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

3.2.

Especificacin de requisitos
req

3.2.1. Introduccin

En este captulo vamos a esquematizar las distintas funcionalidades y operativo que


forma parte de nuestro proyecto, para tener una idea general de los contenidos que se
van a abarcar y cuales se dejaran para futuras versiones o mejoras, de esta manera
esperamos obtener una idea suficientemente certera de nuestro software en cuestin.

3.2.1.1.

Propsito

Se ha redactado este documento con el fin de determinar los aspectos generales y


especificaciones que seguir la aplicacin de desarrollo, con el objetivo de satisfacer los
requerimientos que demanda el cliente.
El presente documento va dirigido a desarrolladores destinados a la codificacin de la
aplicacin, con el fin de lograr una estructura slida en cuanto a la entrega de un
software que siga de manera fidedigna los aspectos sealados en este documento.

3.2.1.2.

mbito del sistema

Se ha encontrado la necesidad del desarrollo de un sistema ptimo para la metodologa


GTD, que en un futuro deber integrarse con toda clase de dispositivos
dispositivo con capacidad
de comunicacin, llamado iDone, una aplicacin capaz de registrar todas y cada una de
las tareas que debemos realizar tanto en lo personal como en lo laboral, esta aplicacin
pretende ser un organizador de todas las tareas que debamos realizar
reali
en todo
momento, agrupndolas en cada una de nuestras reas y proyectos y organizndolas
por prioridades, para poder obtener unos rendimientos mayores de eficiencia y eficacia
en el da a da.
Es decir que se encargar de las siguientes funciones:

30

Registrar
istrar cada una de las reas en las que podemos dividir
nuestras obligaciones y hobbies.

Registrar y organizar todos los proyectos por reas tanto de


trabajo como a nivel personal. (Se hace una diferenciacin entre
rea y proyecto debido a que rea puede utilizarse
utilizarse como un
mbito geogrfico como por ejemplo trabajo en casa, trabajo en
la oficina, trabajo de viaje, mientras que proyecto se utiliza mas
para una idea especfica que englobar una lista de tareas a
realizar).

Registrar y gestionar contactos, pudiendo


pudiendo incluso adquirirlos de
la red social FaceBook, en futuras mejoras se prevee poder
acceder a ms redes sociales y tener una interaccin mayor.

Registrar y mantener etiquetas para poder mantener un orden


entre todas las actividades de un proyecto o bien
bien de tareas sin
proyecto asignado.

Registrar, organizar y finalizar tareas de forma rpida y precisa.

Todos estos procesos podrn ser utilizados por los usuarios, el sistema no est diseado
para distintos tipos de usuario por el momento, ya que, no se precisa
precisa la configuracin o
gestin de los recursos ms all de la configuracin del servidor y la instalacin de la
aplicacin en el PC, siendo esta ltima opcional.

3.2.1.3.

Definiciones, Acrnimos y Abreviaturas

Abreviaturas

ERS: Especificacin de Requisitos Software.


Soft
Este documento.

UML: Lenguaje Unificado de Modelado (UML, por sus siglas en ingls, Unified
Modeling Language). Es un lenguaje grfico para visualizar, especificar,
construir y documentar un sistema de software.

SO: Sistema Operativo. Conjunto de programas


programas que gestionan los recursos de
hardware y proveen servicios a los programas de aplicacin.

GTD: mtodo de gestin de las actividades, basado en el principio de que una


persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes
guardndolas en un lugar especfico, para liberar a la mente de recordar todo lo
que hay que hacer, concentrndola en la realizacin de lo se debe hacer.

3.2.1.4.

Referencias

3.2.1.5.

Visin general del documento

Este documento consta de tres secciones. En la primera seccin se realiza una


introduccin al mismo y se proporciona una visin general de la especificacin de
recursos del sistema.

En la segunda seccin del documento se realiza una descripcin general del sistema,
con el fin de conocer las principales funciones
funciones que ste debe realizar, los datos

31

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

asociados y los factores, restricciones, supuestos y dependencias que afectan al


desarrollo, sin entrar en excesivos detalles.
Por ltimo, la tercera seccin del documento es aquella en la que se definen
detalladamente los requisitos que debe satisfacer el sistema.

3.2.2. Descripcin General

3.2.2.1.

Perspectiva del Producto

La perspectiva de la aplicacin es poder gestionar de forma fcil, rpida y precisa las


tareas y trabajos a realizar, entendiendo por tareas las que se definen en la metodologa
GTD.
3.2.2.2. Funciones del Producto

Este sistema tendr la capacidad de crear, modificar


modificar y eliminar reas de trabajo.
Adems tendr la facultad de crear, modificar y eliminar proyectos dentro de cada rea.
Estas reas y proyectos se utilizarn para tener una organizacin esquemtica de las
tareas que podremos crear, modificar, finalizar y eliminar.
Tambin tendr la capacidad de crear, modificar y eliminar contactos que podrn ser
agregados a las tareas como personas relevantes para estas o debido a que dicha tarea
ha sido delegada a ese contacto, adems en la versin de escritorio dispondremos
dispond
de la
capacidad de incluir los contactos de la red social FaceBook que deseemos, como
experiencia piloto de la comunicacin con esta plataforma, aunque debido a
restricciones de dicha aplicacin si el contacto no es usuario de iDone no podremos
acceder
er a su correo electrnico.
3.2.2.3. Caractersticas de los Usuarios

El sistema debe ser fcil y sencillo por ello est concebido a un nico tipo de usuario,
por lo que cada usuario tendr acceso a todos sus datos y solo ellos, no pudiendo bajo
ningn concepto acceder
eder a los de los dems usuarios.

3.2.2.4. Restricciones

Lenguajes y tecnologas en uso:


o

32

Capa de presentacin realizada en Adobe Flex debido a la versatilidad


que ofrece este lenguaje ya que es independiente del SO.

Capa de negocio realizada en ActionScript para


para la versin Escritorio,
siendo para la versin Web y para la etapa de sincronizacin una
combinacin de ActionScript con Php

Capa de acceso a datos, al igual que en la capa de negocio, tendremos 2


formas distintas, en la versin de Escritorio se utilizar Adobe Flex ya
que soporta nativamente el acceso a base de datos SqLite, mientras que
para la seccin Web se utilizar Php, comunicndose mediante
RemoteObjects y WebOrb.

Se utilizar un servidor Apache 2.2.11 con soporte a base de datos MySql 5.1.33.

El cliente deber tener instalado Adobe Air en el equipo o en su defecto el


navegador habitual deber tener el plugIn de Adobe Flash 10.

La aplicacin se desarrollar con Eclipse o en su defecto en Adobe Flex Builder.


3.2.2.5. Suposiciones y Dependencias

El sistema es ptimo para funcionar en su versin Web, sobre cualquier navegador y


plataforma, mientras que la versin de Escritorio ha sido desarrollada y probada en
GUI Windows 7, en cualquiera de sus versiones.
3.2.2.6. Requisitos Futuros

Sincronizacin con varias redes sociales.


s

Versiones de la aplicacin para dispositivos mviles (Android, IOs).

Interfaz ms amigable y ms vistosa.

Bsquedas ms potentes.

Ayuda Online.

Versin compatible para cualquier plataforma.

3.2.3. Requisitos Especficos


3.2.3.1.

Interfaces Externas

En versiones futuras, el diseo del sistema contar con una amplia gama de funciones
que enriquecern las ya desarrolladas con el objetivo de tener una mayor integracin
con las redes sociales, adems de un sistema de control de reas mediante
posicionamiento GPS, para
a el ahorro de tiempo.

33

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

3.2.3.2. Funciones

34

Gestionar reas de trabajo: Se podr dar de alta, modificar o dar de baja reas
de trabajo que servirn para gestionar las tareas y proyectos segn el entorno en
el que nos encontremos.

Gestionar proyectos: Se podr dar de alta, modificar o dar de baja proyectos,


adems se podrn agregar tareas a estos proyectos arrastrndolas y soltndolas
sobre dicho proyecto, cada proyecto deber tener un campo de descripcin para
tener una mejor idea de las tareas que deben componerlo.
componerlo

Gestionar contactos: Se podr dar de alta, modificar o dar de baja contactos, los
datos mnimos que debern tener los contactos sern: nombre y apellidos, email
y telfono, los contactos podrn asociarse a las tareas.

Gestionar etiquetas: Se podr dar de alta, modificar o dar de baja etiquetas, que
sern de utilidad para enmarcar el mbito de cada tarea.

Gestionar tareas: Se podr dar de alta, modificar o dar de baja tareas, las tareas
debern poder una fecha lmite, debern tener algn tipo de prioridad, debern
poder tener uno o varios contactos asociados y una descripcin lo
suficientemente extensa para poder describir un proceso simple.

Debern existir un subconjunto de carpetas donde se podrn arrastrar y soltar


las tareas, cuyos nombres sern: Entrada,
Entrada, Hoy, Maana, Algn Da, Historial y
Papelera.

Deber existir en la versin de Escritorio un botn para sincronizar los datos


con el servidor, que adems deber informar del proceso y de los posibles
errores si existen.

Deber existir en la versin de Escritorio


Escritorio un botn para poder acceder a los
contactos de la red social FaceBook para poderlos incluir entre nuestros
contactos.

Todos los PopUps que deban salir en la aplicacin debern contar con un botn
que los cierre y que cancele la accin que se fuera a realizar o bien pulsando la
tecla Esc que tambin cancelar la accin.

La aplicacin adems deber poder gestionar los objetivos y misin del usuario
y estos debern ser visibles en todo momento, para que el usuario los tenga
presentes.

Se deber poder
er introducir una tarea de forma rpida solo con el ttulo, para los
momentos en los que no contamos de tiempo para rellenar el resto de campos.

Todos los campos de texto que se muestren en listados debern poder ser
filtrados, para las bsquedas.

3.2.3.3. Requisitos de Rendimiento

La versin Web del sistema puede llegar a sufrir velocidades de respuesta


anormalmente lentas si se somete al servidor a un gran trfico, por lo que para una
cantidad grande de usuarios se recomienda un servidor dedicado.

3.2.3.4. Restricciones
Restri
de Diseo

No aplican.

3.2.3.5. Atributos del Sistema

Cualquier usuario tendr facultad de crear las cuentas de usuario que necesite, escapa
de la funcionalidad de la aplicacin la restriccin de uso de la aplicacin.

3.2.3.6. Otros Requisitos

3.2.4. Apndices

35

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

3.3.

Especificacin formal

3.3.1. Presentacin
Diagrama de casos de usos:

Figura 3-1:Diagrama de casos de uso.

36

Casos de uso de creacin de usuario:


Nombre:
Crear Usuario
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite crear un usuario nuevo para la aplicacin
Actores:
Usuario Web
Precondiciones:
Tener la aplicacin cargada en el navegador
Flujo Normal:
1. El usuario Web introduce el nombre de usuario que desea en el campo
Usuario.
2. El usuario Web introduce la contrasea en el campo Password.
3. El usuario Web pulsa el botn Crear Cuenta.
Flujo Alternativo:
No existe
Postcondiciones:
1. El usuario se crear correctamente.
2. La aplicacin arrancar normalmente.
3. Se mostrar el mensaje: Usuario creado correctamente.
Casos de uso de sincronizacin del sistema:
Nombre:
Sincronizar Sistema
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite sincronizar la aplicacin escritorio con la aplicacin Web.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin Escritorio y disponer de conexin de Internet.
Flujo Normal:
1. El usuario desde el men principal de la aplicacin pulsar el botn de
sincronizacin.
2. La aplicacin mostrar en cada momento que tipos de datos se estn
sincronizando.
3. La aplicacin mostrar un mensaje de sincronizacin completada y
permitir cerrar la ventana de sincronizacin.
Flujo Alternativo:
4. Si ocurre un error en cualquiera de las sincronizaciones
sincronizaciones de tipos de datos
la aplicacin mostrar donde ocurri el error permitiendo cerrar la
ventana de sincronizacin para poder volver a lanzarla.
Postcondiciones:
1. El sistema tanto Web como de Escritorio estarn sincronizados y por tanto
al da por
or lo que podremos cerrar la aplicacin de Escritorio y acceder
desde cualquier otro computador al sistema.

37

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Caso de uso de la misin del usuario:


Nombre:
Introducir misin
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite introducir la misin que desea perseguir durante su carrera
profesional, esta ser visible en todo momento por el usuario cada vez que
acceda a la aplicacin.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario accede al men de Objetivos.
2. El usuario introduce en el campo Misin el texto descriptivo de la misin.
3. El usuario pulsa Enter para que los datos sean almacenados.
Flujo Alternativo:
No existe
Postcondiciones:
1. La misin se almacenar correctamente.
2. El nuevo texto de la misin ser visible.

Nombre:
Modificar misin
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite modificar la misin introducida con anterioridad.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario accede al men de Objetivos.
2. El usuario modifica el campo Misin, introduciendo el nuevo texto
descriptivo de la misin.
3. El usuario pulsa Enter para que los datos sean almacenados.
Flujo Alternativo:
No existe
Postcondiciones:
1. La misin se almacenar correctamente.
2. El nuevo texto de la misin ser visible.

38

Caso de uso de los Objetivos del usuario:


Nombre:
Insertar Objetivo
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite crear un nuevo objetivo o meta definida por el usuario que ser
tambin visible en toda la aplicacin.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario accede al men de Objetivos.
2. El usuario introduce en el campo Objetivo el texto descriptivo del
objetivo.
3. El usuario pulsa el botn Guardar para que los datos sean almacenados.
Flujo Alternativo:
4. El sistema comprueba que el texto del campo Objetivo no est vacio, si es
el caso, el sistema avisa al actor del error permitindole que lo corrija.
Postcondiciones:
1. El objetivo se almacenar correctamente.
2. El nuevo texto del objetivo aparece en el listado de objetivos.

Nombre:
Modificar Objetivo
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite modificar un objetivo existente.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario accede al men de Objetivos.
2. El usuario selecciona el objetivo a modificar.
3. El usuario modifica el texto del objetivo en el campo Objetivo.
4. El usuario pulsa el botn Guardar para que los datos sean almacenados.
Flujo Alternativo:
5. El sistema comprueba que el texto del campo Objetivo no est vacio, si es
el caso, el sistema avisa al actor del error permitindole que lo corrija.
Postcondiciones:
1. El objetivo se almacenar correctamente.
2. El nuevo texto del objetivo aparece en el listado de objetivos.

39

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Nombre:
Eliminar Objetivo
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite eliminar un objetivo existente.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario accede al men de Objetivos.
2. El usuario selecciona el objetivo a eliminar.
3. El usuario pulsa el botn Eliminar para que los datos sean eliminados.
Flujo Alternativo:
4. El sistema comprueba que el Objetivo existe, si no es as, el sistema avisa al
actor del error.
Postcondiciones:
1. El objetivo estar eliminado.

40

Casos de uso de las reas del sistema:


Nombre:
Insertar rea
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite crear una nueva rea de trabajo y de organizacin.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario accede al men reas.
2. El usuario introduce el nombre o texto descriptivo de la nueva rea en el
campo Nombre.
3. El usuario pulsa el botn Guardar para que los datos sean almacenados.
Flujo Alternativo:
4. El sistema comprueba que el texto del campo Nombre no est vacio, si es
el caso, el sistema avisa al actor del error permitindole que lo corrija.
Postcondiciones:
1. El rea se almacenar correctamente.
2. La nueva rea podr ser seleccionada en los mens desplegables de reas.

Nombre:
Modificar rea
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite modificar un rea existente.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario accede al men reas.
2. El usuario selecciona el rea que desea modificar.
3. El usuario introduce el nuevo texto descriptivo del rea en el campo
Nombre.
4. El usuario pulsa el botn Guardar para que los datos sean almacenados.
Flujo Alternativo:
5. El sistema comprueba que el texto del campo Nombre no est vacio, si es
el caso, el sistema avisa al actor del error permitindole que lo corrija.
Postcondiciones:
1. El rea se almacenar correctamente.
2. Todos los datos relevantes a la anterior rea ahora pertenecern a esta rea
modificada.

41

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Nombre:
Eliminar rea
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite eliminar un rea existente.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario accede al men reas.
2. El usuario selecciona el rea a eliminar.
3. El usuario pulsa el botn Eliminar para que los datos sean eliminados.
Flujo Alternativo:
4. El sistema comprueba que el rea existe, si no es as, el sistema avisa al
actor del error.
Postcondiciones:
1. El rea estar eliminada.
eliminad
2. Los proyectos y tareas relacionados con esta rea seguirn estndolo, pero
no se podrn agregar ms, ni se podr filtrar por esta rea eliminada.

42

Casos de uso de las Etiquetas del sistema:


Nombre:
Insertar Etiqueta
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite crear una nueva etiqueta para la identificacin de las tareas.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario accede al men Etiquetas.
2. El usuario introduce el nombre o texto descriptivo de la nueva etiqueta en
el campo Nombre.
3. El usuario pulsa el botn Guardar para que los datos sean almacenados.
Flujo Alternativo:
4. El sistema comprueba que el texto del campo Nombre no est vacio, si es
el caso, el sistema avisa al actor del error permitindole que lo corrija.
Postcondiciones:
1. La etiqueta se almacenar correctamente.
2. La nueva etiqueta podr ser seleccionada en los mens desplegables de
etiquetas.

Nombre:
Modificar Etiqueta
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite modificar una etiqueta existente.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario accede al men Etiquetas.
2. El usuario selecciona la etiqueta que desea modificar.
3. El usuario introduce el nuevo texto descriptivo de la etiqueta en el campo
Nombre.
4. El usuario pulsa el botn Guardar para que los datos sean almacenados.
Flujo Alternativo:
5. El sistema comprueba que el texto del campo Nombre no est vacio, si es
el caso, el sistema avisa al actor del error permitindole que lo corrija.
Postcondiciones:
1. La etiqueta se almacenar correctamente.

43

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Nombre:
Eliminar Etiqueta
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite eliminar una etiqueta existente.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario accede al men Etiquetas.
2. El usuario selecciona la etiqueta a eliminar.
3. El usuario pulsa el botn Eliminar para que los datos sean eliminados.
Flujo Alternativo:
4. El sistema comprueba que la Etiqueta existe, si no es as, el sistema avisa al
actor del error.
Postcondiciones:
1. La etiqueta estar eliminada.

44

Casos de uso de los contactos:

Nombre:
Insertar Contacto
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite crear un nuevo contacto.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario accede al men Contactos.
2. El usuario deber introducir al menos el nombre en el campo Nombre, el
resto de campos a rellenar son opcionales, pero son de gran relevancia para
la utilidad del contacto y sern al menos: Apellidos, Telfono y Email.
3. El usuario pulsa el botn Guardar para que los datos sean almacenados.
Flujo Alternativo:
4. El sistema comprueba que el texto del campo Nombre no est vacio, si es
el caso, el sistema avisa al actor del error permitindole que lo corrija, el
sistema adems comprobar que el telfono tenga la cantidad suficiente de
nmeros y el Email est bien formado.
Postcondiciones:
1. El contacto se almacenar correctamente.
2. El nuevo contacto podr ser seleccionado al crear nuevas tareas.

Nombre:
Modificar Contacto
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite modificar un contacto existente.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario accede al men Contactos.
2. El usuario selecciona el contacto que desea modificar.
3. El usuario deber introducir los nuevos valores para el contacto, siendo
obligatorio el nombre que se introducir en el campo Nombre.
4. El usuario pulsa el botn Guardar para que los datos sean almacenados.
Flujo Alternativo:
5. El sistema comprueba que el texto del campo Nombre no est vacio, si es
el caso, el sistema avisa al actor del error permitindole que lo corrija.
Postcondiciones:
1. El contacto se almacenar correctamente.

45

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Nombre:
Eliminar Contacto
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite eliminar un contacto existente.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario accede al men Contactos.
2. El usuario selecciona el contacto a eliminar.
3. El usuario pulsa el botn Eliminar.
Flujo Alternativo:
4. El sistema comprueba que el Contacto existe, si no es as, el sistema avisa
al actor del error.
Postcondiciones:
1. El contacto estar eliminado.

Nombre:
Importar Contactos
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite importar uno o varios contactos a la vez.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario accede al men Contactos.
2. El usuario pulsa el botn Importar para acceder a la seleccin de
contactos.
3. El usuario pulsa el botn Logging FaceBook.
4. El usuario deber introducir su usuario y password de FaceBook y aceptar
las siguientes peticiones de FaceBook.
5. El usuario deber seleccionar mediante checks, a los contactos que desee
agregar.
6. El usuario deber pulsar el botn de Importar para agregar los contactos.
Flujo Alternativo:
7. El usuario pulsa el botn Cerrar y los contactos no sern almacenados
1. El usuario pulsa el botn LoggOut para cerrar la sesin de FaceBook y
poder acceder con otra.
Postcondiciones:
1. El/Los contacto/s se almacenar/n correctamente.
2. Los nuevos contactos podrn ser seleccionado al crear nuevas tareas.

46

Casos de uso de los proyectos:


Nombre:
Insertar Proyecto
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite crear un nuevo proyecto para la organizacin de las tareas.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario desde el listado de proyectos y mediante la funcin de botn
derecho, podr pulsar Nuevo Proyecto, o bien desde el botn de nuevo
proyecto directamente.
2. El usuario introduce el nombre o texto descriptivo del proyecto en el
campo Ttulo obligatoriamente, adems podr agregar una descripcin
del proyecto y seleccionar un rea si desea englobarlo en alguna.
3. El usuario pulsa el botn Aceptar para que los datos sean almacenados.
Flujo Alternativo:
4. El sistema comprueba que el texto del campo Titulo no est vacio, si es el
caso, el sistema avisa al actor del error permitindole que lo corrija.
Postcondiciones:
1. El proyecto se almacena correctamente.
2. El nuevo proyecto podr ser seleccionada en el listado de proyectos y en los
mens desplegables de proyectos, adems de poder arrastrar tareas a dicho
proyecto.
Nombre:
Modificar Proyecto
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite modificar un proyecto existente.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario desde el listado de proyectos seleccionar el proyecto a
modificar.
2. El usuario pulsar el botn derecho en el proyecto a modificar y
seleccionar la opcin Editar Proyecto.
3. El usuario introduce el nombre o texto descriptivo del proyecto en el
campo Ttulo obligatoriamente, adems podr agregar/modificar la
descripcin del proyecto y/o seleccionar un rea si desea englobarlo en
alguna.
4. El usuario pulsa el botn Aceptar para que los datos sean almacenados.
Flujo Alternativo:
5. El sistema comprueba que el texto del campo Titulo no est vacio, si es el
caso, el sistema avisa al actor del error permitindole que lo corrija.
Postcondiciones:
1. El proyecto se almacena correctamente.

47

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Nombre:
Eliminar Proyecto
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite eliminar un proyecto del sistema.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario desde el listado de proyectos seleccionar el proyecto a eliminar.
2. El usuario pulsar el botn derecho y seleccionar la opcin Eliminar
Proyecto.
3. El sistema emitir un mensaje de confirmacin de eliminacin con la
opcin de no eliminar preseleccionada.
4. El usuario seleccionar que desea eliminarlo.
Flujo Alternativo:
5. El usuario selecciona que no desea eliminar el proyecto.
6. El sistema recupera el estado anterior.
Postcondiciones:
1. El sistema comprueba que el proyecto sigue existiendo y lo elimina.

48

Casos de uso de tareas:

Nombre:
Insertar Tarea Rpida
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite crear una nueva tarea solo con el ttulo.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario desde la pantalla principal podr acceder a escribir un texto que
ser el ttulo de una nueva tarea tras pulsar Enter.
Flujo Alternativo:
2. El sistema comprueba que el texto del campo Titulo no est vacio, si es el
caso, el sistema no almacena la tarea.
Postcondiciones:
1. La tarea se almacena correctamente.
2. La nueva tarea podr ser seleccionada en el listado de tareas del grupo
Entrada.
Nombre:
Insertar Tarea
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite crear una nueva tarea.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario desde la pantalla principal podr pulsar el botn de crear nueva
tarea.
2. El usuario deber introducir el nombre o resumen de la tarea en el campo
Ttulo, adems podr introducir datos como Fecha Lmite, Prioridad,
Etiquetas, Contactos, Descripcin y incluirlos en algn area y/o
proyecto.
3. El usuario pulsa el botn Aceptar para que los datos sean almacenados.
Flujo Alternativo:
4. El sistema comprueba que el texto del campo Titulo no est vacio, si es el
caso, el sistema avisa al actor del error permitindole que lo corrija.
4. El usuario podr agregar Etiquetas que no existan introduciendo el texto
de la etiqueta y poniendo una coma al final de esta.
5. El sistema almacenar la nueva etiqueta y la agregar a la tarea actual al
almacenarla.
Postcondiciones:
1. La tarea se almacena correctamente.

49

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Nombre:
Modificar Tarea
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite modificar una tarea existente.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario desde alguno de los listados de tareas y haciendo doble click
sobre la tarea podr acceder al men de edicin de dicha tarea.
2. El usuario deber modificar los datos que crea convenientes.
3. El usuario pulsa el botn Aceptar para que los datos sean almacenados.
Flujo Alternativo:
4. El sistema comprueba que el texto del campo Titulo no est vacio, si es el
caso, el sistema avisa al actor del error permitindole que lo corrija.
4. El usuario podr agregar Etiquetas que no existan introduciendo el texto
de la etiqueta y poniendo una coma al final de esta.
5. El sistema almacenar la nueva etiqueta y la agregar a la tarea actual al
almacenarla.
Postcondiciones:
1. La tarea se almacena correctamente.

Nombre:
Eliminar Tarea
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite eliminar una tarea existente.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario desde alguno de los listados de tareas y pulsando el botn
Supr o bien arrastrando la tarea a cualquiera de las papeleras de la
aplicacin conseguir eliminar dicha tarea.
Flujo Alternativo:
No existe.
Postcondiciones:
1. El sistema comprueba que la tarea existe y la elimina movindola al listado
llamado Papelera.

50

Nombre:
Completar Tarea
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite completar una tarea existente.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario desde alguno de los listados de tareas excepto los listados de
Historial o Papelera y pulsando el check de la tarea correspondiente
conseguir completar la tarea.
Flujo Alternativo:
No existe.
Postcondiciones:
1. El sistema cada cierto tiempo deber comprobar si existen tareas
completas y actualizarlas todas pasando estas al listado de Historial.

Nombre:
Mover Tarea
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite mover una tarea entre las distintas carpetas o proyectos existentes.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario desde alguno de los listados de tareas podr seleccionar con el
ratn alguna de ellas y arrastrarla a cualquiera de las carpetas destino:
Entrada, Hoy, Maana, Algn da o dentro de algn proyecto
activo.
Flujo Alternativo:
No existe.
Postcondiciones:
1. El sistema actualiza la localizacin de la tarea y desde ese momento la tarea
slo se podr consultar desde dicha carpeta o proyecto.

51

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Nombre:
Buscar Tarea
Autor:
Pedro Boronat
Fecha:
01/05/2012
Descripcin:
Permite buscar una tarea en una carpeta o proyecto.
Actores:
Usuario Web, Usuario Escritorio
Precondiciones:
Estar logueado en la aplicacin.
Flujo Normal:
1. El usuario desde alguno de los listados de tareas podr pulsar el icono de
filtro.
2. El usuario deber introducir el texto descriptivo de la tarea.
3. El sistema cambiar el icono de color para denotar que el filtro est activo y
filtrar las entradas.
Flujo Alternativo:
No existe.
Postcondiciones:
No existe

52

3.3.2. Negocio

En este apartado, dado que la mayora de acciones que realiza el usuario son unitarias y
por tanto solo se trata de un acceso y comprobacin en la base de datos, se ha pensado
que no ser necesaria la utilizacin de diagramas de secuencia para todos y cada uno de
los casos de uso descritos con anterioridad, por lo que se ha optado por incluir
diagramas de secuencia para los procesos complejos y un diagrama de clases en el que
podremos ver las relaciones de todas las clases del sistema y su operatividad. A
continuacin se van a describir los diagramas de secuencia de las funcionalidades ms
complejas.

3.3.2.1.

Diagrama de secuencia

Crear Usuario:

El primer diagrama de secuencia se corresponde con el caso de uso de Crear Usuario.

Figura 3-2: Diagrama de secuencia de Crear Usuario.

Como se puede observar es un caso simple en el que la nica comprobacin que se


realiza es que el usuario no exista. Como podemos observar las acciones que se realizan
entre el sistema y la base de datos son asncronas, estas se realizan mediante
RemoteObjects de Adobe Flex, por lo que siempre tendremos conocimiento de
algn posible error en la traza
traza o en el envo, pero el sistema podr seguir trabajando
aunque los datos no hayan sido recibidos.

53

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Insertar Tarea

A continuacin vamos a ver los pasos que deber seguir el sistema para que no se creen
inconsistencias en la base de datos.

Figura 3-3: Diagrama de secuencia de Insertar Tarea.

Al poderse dar el caso de crear nuevas etiquetas durante la creacin de una nueva tarea
se deber siempre almacenar estas nuevas etiquetas para poderlas relacionar con la
tarea que deseamos almacenar.
Modificar Tarea

En este caso a diferencia del anterior es necesaria la eliminacin de las antiguas


relaciones existentes por la tarea, dado que el hecho de comprobar cuales se deberan
mantener y cuales deberamos eliminar solo encarecera aun ms el coste a nivel de
llamadas a la base de datos que estadsticamente consume ms tiempo que la propia
eliminacin de todas y la insercin si las hubiese de las antiguas.

Figura 3-4:Diagrama de secuencia de Modificar Tarea.

54

Sincronizar Sistema

Finalmente vamos a describir el proceso de sincronizacin entre la aplicacin cliente y


la aplicacin servidor, en el cual se sincronizan por sectores la aplicacin
aplica
desde las
partes menos dependientes a las que tienen dependencias de todas las dems tablas de
la aplicacin.

Figura 3-5
5: Diagrama de secuencia Sincronizacin Sistema.

55

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Diagrama de clases

Figura 3-6: Diagrama de clases.

56

3.3.3. Persistencia

En este apartado mediante un diagrama Entidad Relacin se van a designar las


relaciones existentes a nivel de base de datos entre los distintos objetos de la aplicacin,
cada entidad del diagrama contendr un tipo de objetos o una relacin entre ellos.
usuario:
: en esta tabla se almacenarn los usuarios y servir de referencia para el
resto de datos de la aplicacin.
objetivo:
: en esta tabla se almacenarn tanto
tanto los objetivos como la misin de cada
uno de los usuarios, que sern mostrados en la aplicacin.
area:
: en esta tabla se almacenarn las distintas reas de trabajo en las que desea
almacenar tareas el usuario.
proyecto:
: en esta tabla se almacenarn los distintos proyectos.
tarea:
: esta ser la tabla que ms entradas mantendr de la aplicacin dado que todas
las tareas de todos los usuarios incluyendo tareas ya realizadas o eliminadas se
gestionarn en esta tabla.
tag:
: en esta tabla se almacenarn las etiquetas con las que identificamos las tareas.
tarea-tag:
: esta tabla es una relacin N M entre tarea y tag.
contacto:
: se trata de la tabla donde se almacenarn los contactos de cada usuario.
tarea-contacto:
: esta tabla es tambin una relacin
relaci N M entre tarea y contacto.

57

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Figura 3-7: Diagrama Entidad Relacin

58

4. Implementacin
El siguiente apartado est organizado como una visita guiada por la aplicacin. Antes
de embarcarse en ella es conveniente que el usuario tenga claro que estos diseos se
tratan solo de un prototipo final y que muchas mejoras podrn ser incorporadas a
posteriori as como cualquier modificacin visual.
Adems cabe destacar que por el momento y en esta versin de la aplicacin no existe la
posibilidad de eliminar usuarios o restringir su uso y que en posibles mejoras podra
llegar a existir usuarios normales y usuarios premium con ms funcionalidades y
accesibilidad desde toda clase de dispositivos.
Una vez aclarado los
os puntos anteriores puede comenzar la visita guiada por la
aplicacin.
El primer paso que debe realizar para acceder a la aplicacin es abrir el navegador, en
este caso la aplicacin ha sido probada en 3 de los navegadores ms utilizados, Internet
Explorerr 9, Mozilla Firefox y Google Chrome por lo que con la utilizacin de cualquiera
de ellos tendr completa funcionalidad con la aplicacin. Por tanto una vez abierto el
navegador introduciremos la direccin donde est alojada nuestra aplicacin, que en
nuestro
tro caso y dado que es una demo es:

http://localhost/iDone/iDoneWeb.html

Al acceder a la direccin anterior nos encontraremos con la pgina de inicio de la


aplicacin, tal y como se ve en la figura 4.1.

Figura 4.1: Inicio de la Aplicacin.

59

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

A continuacin introduciremos el usuario y password y pulsaremos el botn de


, como podemos observar en la Figura 4.2 tras ello el nuevo
usuario tendr acceso a la aplicacin y se le informar respectivamente de que el
proceso de creacin de usuario ha sido satisfactorio, como observamos en la Figura
4.3.

Figura 3.3.3-2: Crear Usuario.

Figura 3.3.3-3:
3.3.3 3: Aviso de creacin de nuevo usuario correctamente.

60

Tras haber creado el usuario, podremos acceder a la aplicacin siempre con el mismo
login y password introducido inicialmente y pulsando el botn de
en caso de equivocarnos al intentar entrar en la aplicacin se nos mostrar un mensaje
indicndolo, tal y como el de la Figura 4-3.
4

Figura 3.3.3-3:
3: Error al introducir un usuario inexistente o una contrasea incorrecta.

Pasamos ahora a definir las distintas secciones a las que podremos acceder desde el
inicio de la aplicacin y como deberemos actuar para un correcto uso de esta.
Como podemos observar en la Figura 4-4
4 4 la aplicacin cuenta con 4 partes bien
diferenciadas que nos ayudarn a interactuar y aplicar con correccin el mtodo GTD.

Figura 3.3.3-4: Secciones de la aplicacin para su uso.

61

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

La primera seccin actualmente vaca ser donde el usuario a ttulo personal deber
introducir cual es su misin y los objetivos correspondientes para llegar a ella, en
ninguna otra aplicacin se hace hincapi en ello, pero
pero dado que es muy necesario saber
a dnde vamos o al menos a dnde queremos ir, no hay una forma ms clara de tenerlo
presente en todo momento, gracias a los objetivos que podremos ir introduciendo,
modificando y eliminando adems podremos saber el cmo llegar
llegar a dicha meta. Estos
objetivos que podremos introducir y que se recomienda hacer se irn alternando cada
cierto tiempo para que en algn vistazo a la aplicacin el usuario pueda leerlo y los
tenga ms presentes. Adems en esta seccin se encuentra la insercin
insercin rpida de tareas,
con la que podremos crear tareas con tan solo introducir el ttulo de la tarea y pulsando
Enter, dichas tareas se introducirn inmediatamente en la carpeta
usuario.

del

Nota: En la versin de escritorio tambin se encontrar el icono de sincronizacin


, que servir para sincronizar la versin de escritorio con la versin Web de la
aplicacin.
En la segunda seccin se encuentra la lista de carpetas donde podremos introducir las
tareas creadas para su correspondiente organizacin,
organizacin, as como el acceso a la gestin de
contactos, etiquetas, reas y proyectos, estando esta ltima situada en la parte central
como podemos ver en la Figura 4-5.
4 5. Adems disponemos del filtro por rea que nos
ser de utilidad cuando trabajemos con gran cantidad
cantidad de proyectos o desde sitios
organizativos distintos.

62

Figura 3.3.3-5:
5: Men de gestin de la aplicacin y concretamente de los proyectos actuales.

La tercera zona de la aplicacin contendr y mostrar todas las tareas ordenadas por
carpeta o proyecto y prioridad, pudiendo organizarlas, marcarlas como realizadas o
eliminarlas mediante el uso del ratn. Adems dispondremos de un filtro para cada
apartado

para poder hacer bsquedas.

Finalmente la cuarta zona de la aplicacin pertenece a los accesos rpidos entre los que
se encuentran crear una nueva tarea
papelera

, crear un nuevo proyecto

y la

donde podremos mover las tareas si las deseamos eliminar.


elimin

Tras ver la descomposicin de la pantalla principal de entrada podemos hacer un breve


recorrido para ver como se introducen, modifican y eliminan los datos en la aplicacin
para de esta forma analizar todas las funcionalidades de la aplicacin.
Para comenzar
omenzar a usar la aplicacin y tras habernos logueado con nuestro
correspondiente usuario y password.

63

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Nos introduciremos en el men de administracin de objetivos, para ello haremos click


en la parte superior de la aplicacin como podemos ver en la Figura 4-6.
6.

Figura 4-6: Zona de seleccin del men de Objetivos

Tras pulsar una vez tendremos a nuestro alcance la ventana para introducir tanto la
misin como los distintos objetivos que vayamos teniendo como usuario. Como vemos
en la Figura 4-7,
7, existe un apartado para almacenar la misin, marcada como 1 que se
almacenar tras pulsar Enter, mientras que para los objetivos se introducirn en la
lnea marcada como 2, estos datos se almacenarn tras pulsar el botn Guardar.
Adems tras seleccionar cualquier objetivo en la lista inferior podremos modificarlos
introduciendo el nuevo texto y pulsando el botn de Guardar o bien eliminarlos con el
botn correspondiente. Saldremos de esta ventana con dos posibles opciones, o bien
pulsando el botn Cerrar o bien pulsando
pul
la tecla Esc.

64

Figura 4-7:
4 Edicin de datos en la ventada de Objetivos.

Una vez tengamos introducidos algunos valores en el apartado de misin y objetivos


estos permanecern almacenados y se mostrarn como podemos observar en la Figura
4-8, estando a disposicin del usuario para cualquier modificacin.

Figura 4-8:
8: Vista del men de objetivos al entrar con datos ya introducidos anteriormente.

Ahora nos dispondremos a mostrar los diferentes elementos que encontraremos en las
ventanas de mantenimiento
tenimiento que se distribuyen en 4: Etiquetas, contactos, reas y
proyectos.

4.1.

Mantenimientos

65

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Accederemos a la gestin de etiquetas, mediante el men de opciones situado en la


parte izquierda de la aplicacin, pulsando en la pestaa Etiquetas. En la ventana
vent
del
mantenimiento de etiquetas nos encontraremos con un men simple donde podremos
agregar, modificar y eliminar todo tipo de etiquetas. Desde aqu podremos introducir
tanto etiquetas de una nica palabra, como frases que nos ayuden a identificar ideas,
ideas
como podemos ver en la Figura 4-9.
4

Figura 4-1:: Vista de la ventana de mantenimiento de Etiquetas.

Como podemos observar, este mantenimiento sigue el mismo patrn que toda la
aplicacin donde tendremos el men de introduccin, modificacin y eliminacin de
elementos en la parte superior y en la zona central contaremos con el listado de las
etiquetas activas, que podremos seleccionar para modificar o eliminar desde la primera
zona. Hay que tener en cuenta que durante
durante el periodo de creacin de tareas tambin
ser posible la creacin de nuevas etiquetas acordes a la tarea que se introducir, as de
esta manera conseguimos agilizar el proceso de creacin de etiquetas no teniendo que
realizar a priori una insercin de una
una etiqueta especfica para una tarea que acabamos
de introducir.

A continuacin podremos observar el mantenimiento de los contactos al que podremos


acceder pulsaldo en el men de opciones en la pestaa de Contactos, debemos tener en
cuenta que la versin de escritorio, actualmente mostrada en la Figura 4-10,
4
cuenta con
una funcionalidad agregada respecto la versin Web para incluir contactos desde la red
social FaceBook.

66

Figura 4-2:: Mantenimiento de contactos en versin de Escritorio.

Como se puede observar en la Figura 4-10,


4 10, este mantenimiento cuenta con la misma
estructura de parte superior introduccin y modificacin de datos, adems
adem de la
botonera de acciones, mientras que en la parte inferior contamos con el listado de
contactos ya existentes, en este caso el nico dato de relevancia para almacenar el
contacto es el nombre como indica , a pesar de ello es recomendable la introduccin
introducc
de al menos el telfono o el email ya que de otra manera poca relevancia supondr
tener solo el nombre de un contacto. En el caso de introducir telfono o email, a pesar
de no ser necesario para almacenar el contacto, si se ha introducido de manera
incorrecta
orrecta la aplicacin nos lo har saber con los mensajes pertinentes como podemos
ver en la Figura 4-11 y 4-12.
12.

Figura 4-3:: Mensaje de error al intentar guardar algn dato que no es vlido.

67

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Figura 4-4:: Mensaje del error concreto que ha impedido que los datos se almacenaran.

Cabe destacar que hay un botn resaltado en la figura, y se trata del botn
,
con este botn podremos acceder al men de sincronizacin de
de contactos entre
FaceBook y nuestra aplicacin que podremos ver en la Figura 4-13.
4

Figura 4-5:: Importacin de contactos desde la aplicacin FaceBook.

Desde esta ventana y tras loguearnos en FaceBook y aceptar el acceso por parte de la
aplicacin a FaceBook, tendremos la capacidad de seleccionar a cada uno de nuestros
amigos en la red social para incluirlos como nuestros contactos, tras haber realizado la
seleccin deberemos pulsar el botn

Para acceder
cceder al mantenimiento de reas deberemos acceder desde el men de opciones
a la pestaa que indica su nombre. El mantenimiento de reas, Figura 4-14
4
es un
mantenimiento sencillo donde solo podremos introducir el nombre del rea, tras ello
dicha rea podr
ser seleccionada en la parte superior del men de opciones como
podemos ver en la Figura 4-15,
4 15, al crear o modificar proyectos o tareas y ayudar as a la
organizacin de todas las tareas de la aplicacin.

68

Figura 4-6: Mantenimiento de reas.

Figura 4-7:
4 Seleccin de rea acabada de crear.

Para gestionar los proyectos disponemos de dos zonas en la aplicacin, la zona ms


sencilla y en la que solo podremos crear nuevos proyectos se halla en la parte inferior
de la aplicacin en el botn de crear nuevo proyecto

, con este botn accedemos a

69

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

la ventana de creacin de proyectos, mientras que la segunda zona que nos ayudar a la
gestin completa
eta de los proyectos pudiendo crear, modificar y eliminar proyectos, se
encuentra en la parte de opciones como podemos ver en la Figura 4-16.
4

Figura 4-8:
4
Zona de gestin de proyectos

Desde esta zona y con el botn derecho del ratn accederemos a un men contextual
dependiendo de si nos posicionamos sobre un proyecto existente o una parte sin
proyectos como vemos en la Figura 4-17.
4

Figura 4-9:: Diferentes mens desplegables en la gestin de proyectos.

70

Tras ver las distintas formas de acceder a la ventana de creacin y/o edicin de
proyectos, veamos los distintos campos que podemos introducir en la Figura 4-18.
4

Figura 4-10:
4
Creacin de un nuevo proyecto.

Como podamos intuir podemos introducir el ttulo del proyecto que ser el texto
visible y lo que ayudar a identificar el proyecto, una breve descripcin del proyecto
que ayudar a saber qu
u tipo de tareas sern las que debern formar parte de l y el
rea a la que pertenece si es que depende de algn rea especfica.

71

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

4.2.

Funcionamiento de la aplicacin

Tras haber visto los distintos mantenimientos de la aplicacin podemos empezar a


utilizarla para la gestin de tareas, por tanto la zona en la que trabajaremos ser la
remarcada en la Figura 4-19.
19.

Figura 4--11: Elementos importantes en la gestin de tareas.

Para crear una nueva tarea pulsaremos el botn


, o bien introduciremos una
tarea rpida desde la zona indicada para ello en la parte superior de la aplicacin. Si
hemos pulsado el botn accederemos a la ventana de creacin de tareas, que podemos
ver en la Figura 4-20,
20, en la que deberemos introducir el
el ttulo de la tarea y es
recomendable tambin una descripcin de la misma, podremos introducir una lista de
contactos asociados a las tareas, ya sea porque de dichos contactos depende la
resolucin de la tarea o bien porque pueden ayudar a resolverla, podemos
pod
tambin
introducir etiquetas que identifiquen el mbito de la tarea, pudiendo crearlas
directamente desde la creacin de tareas sin tener que pasar por el mantenimiento de
etiquetas, adems podremos introducir un nivel de prioridad basado en colores; rojo
para las tareas ms importantes, amarillo

72

para las de importancia

relevante y blanco
para las tareas que no tienen gran importancia, finalmente
podremos agregar las tareas a proyectos y reas existentes si son dependientes de ellos.

Figura 4-12:
4
Ventana de creacin de tareas.

dispondremos de todas las tareas pendientes de


En el listado de
asignar a los proyectos o a la organizacin horaria que requirieran, como podemos
observar en la Figura 4-21.

Figura 4-13:
4
Listado de tareas en lista de Entrada.

Dichas tareas debern ser organizadas, esto se conseguir arrastrndolas a las distintas
carpetas que pueden almacenar tareas, Figura 4-22,
4 22, o dentro de alguno de los proyectos
existentes,
entes, para tras ello y al ser realizadas poder ser marcadas como realizadas y pasar
al listado de

73

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

Figura 4-14:: Zonas donde arrastrar una tarea para ser realizada a posteriori o eliminarla.

Tras mover todas las tareas de Entrada a cada una de las zonas donde se realizarn y
quedando la carpeta de Entrada vaca nos dispondremos a realizar las tareas. Cuando
una tarea est terminada y por tanto pueda ser eliminada de la lista, pulsaremos el
check de su izquierda, dicha tarea
tarea permanecer tachada durante unos segundos, tras
ello la aplicacin eliminar la tarea moviendo la tarea a la carpeta de Historial
automticamente, como podemos observar en la Figura 4-23.
4

74

Figura 4-15
15: Marcado de Check tras realizacin de una tarea.

Si por el caso contrario no deseamos realizar una tarea que ya habamos introducido
por cualquier motivo, siempre podremos arrastrar la tarea a la papelera o bien
presionar la tecla Supr.

75

Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

5. Conclusiones
Aportaciones:
En iDone se ha tenido en cuenta que este tipo de aplicaciones tienen la necesidad de
estar incorporadas a todos los dispositivos con los que trabajamos, de esta manera se
ha utilizado un lenguaje de programacin multiplataforma que nos ayudar en gran
medida a que la aplicacin pueda migrarse a las distintas plataformas existentes, ya
sean Smartphones o Tablets que tan de moda estn actualmente, actualmente est
desarrollada en Adobe Flex y Php, por lo que la capa de acceso a datos y de negocio se
mantendr comn
mn a todas las plataformas y la capa de presentacin solo deber
modificarse en cada caso para que se adapte a las pantallas de los dispositivos y
recompilar la aplicacin para dicho dispositivo.
Tambin se ha tenido en cuenta el gran nmero de personas que
que utilizan hoy por hoy
las redes sociales, la gran capacidad de estas y se ha incorporado la capacidad de captar
contactos de nuestra cuenta en la red social FaceBook,
En iDone se ha intentado cuidad la facilidad de uso, ya que en muchas otras
aplicacioness de GTD existen dificultades inicialmente para que usuario desarrolle
correctamente el uso del mtodo, esto se ha conseguido manteniendo un sistema de
mens siempre visible, interactuando suficientemente con el ratn y la capacidad de
arrastrar y soltar tan
an comn hoy en da en los sistemas operativos actuales, aceptando
tareas rpidas solo con el ttulo de las mismas para completar en otro momento si se
requiere para esas veces en las que uno tiene una idea pero no el tiempo para
desarrollarla, incorporando
incorporando unos niveles de prioridades a las tareas con 3 niveles
distintos y ordenacin automtica por prioridad de las tareas, insercin de etiquetas
nuevas automticamente en las tareas para no tener que recurrir al men de etiquetas y
otras muchas cosas que no harn sino simplificar el uso de la aplicacin para el disfrute
de los usuarios.
Otra de los grandes cambios que se ha introducido en iDone ha sido la introduccin en
la cabecera de la aplicacin de la misin y los objetivos del usuario, es algo que se
remarca
arca mucho en la metodologa GTD pero que por el momento ninguna aplicacin
basada en GTD haba introducido, desde iDone pensamos que una necesidad tener
siempre presente el horizonte y la meta que queremos conseguir y como conseguirla,
as reforzamos y enfatizamos
fatizamos en el usuario la necesidad de aprovechar y gestionar
correctamente el tiempo.

76

Trabajo Futuro:
En versiones futuras la aplicacin debera integrarse con todas las plataformas mviles
actuales y futuras, es decir, Smartphones y Tablets, gracias
gracias al lenguaje utilizado para el
desarrollo de la aplicacin solo se requerir del cambio de la interfaz para que se adapte
a los tamaos de pantalla de cada dispositivo adecuadamente, mientras y como nica
versin solo se podr acceder con navegadores compatibles
compatibles con Flash desde la versin
web de la aplicacin.
Por otro lado la aplicacin actualmente se comunica con la red social Facebook
nicamente para obtener contactos, en versiones futuras debera poder comunicarse
con un abanico mayor de redes sociales,
sociales, como son Twitter, LinkedIn, Tuenti u otras.
Adems se asociar una cuenta de iDone a las redes sociales que utilice el usuario, ya
que existir la posibilidad de enviar tareas a los contactos de estas redes para crear
tareas conjuntas en los casos en que se delegue una tarea y el contacto tambin utilice
la aplicacin.
La aplicacin deber ser capaz de recoger desde distintas cuentas de correo electrnico
los emails para que aparezcan como tareas en la aplicacin, gestionando a la vez el
correo para marcarr como ledo cada tarea que hayamos movido de la carpeta de
Entrada.
Solo en la versin de dispositivos mviles en futuras versiones se har uso
temporalmente del GPS, para obtener nuestra localizacin, debido a una funcionalidad
actualmente no presente, que
que nos ayudar a aplicar filtros por localizacin para las
reas y las etiquetas, as podremos tener el filtro activado una vez lleguemos al
supermercado, al trabajo o a casa por ejemplo.
Finalmente en futuras versiones la aplicacin tendr la capacidad de gestionar
documentos e imgenes asociadas a las tareas con control de cambios, ya que este
proceso ayudar a tener las tareas ordenadas, se podrn recuperar versiones anteriores
y la aplicacin podr de esta manera ayudar al usuario a mantener un mayor control
co
de
cada una de sus tareas y de su escritorio tanto virtual como real.

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Gestin de tareas basada en GTD: Aplicacin Web

6. Referencias
[1] LINENBERGER, Michael. Total Workday Control Using Microsoft Outlook. 2011.
ISBN: 978-0974930466
[2] COVEY, Stephen. Los 7 hbitos de la gente altamente efectiva.
efectiv 1997. ISBN: 950-12950
9000-X
[3] ALLEN, David. Getting Things Done. 2003. ISBN: 0-670-89924-0
[4] CHAPMAN, Alan. http://www.businessballs.com/timemanagement.htm
[5] FORSTER, Mark. http://www.markforster.net
[6] MCGHEE, Saly. Take Back Your Life!. 2007. ISBN: 978-0735623439
0735623439

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