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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Introduo
A permanente necessidade da reduo dos custos nas empresas tem
colocado as decises relativas a compras, armazenamento e stocks,
num patamar de crescente importncia, no contexto da melhoria da
competitividade organizacional.
Tendo h muito sido identificada como a rea funcional com maior
peso nos custos das empresas, igualmente vista como um
importante sector gerador de mais-valias, contribuindo para o lucro
das organizaes, pela via da reduo dos custos.
Num contexto econmico interno e externo particularmente difcil,
como o que presentemente se vive, torna-se ainda mais evidente a
importncia estratgica desta rea da empresa, que tem merecido ao
longo dos anos a ateno dos tericos da gesto.
Reconhecendo a importncia crescente das competncias neste
domnio e sendo a gesto do aprovisionamento um dos elementos
base para a gesto de stocks, este trabalho debruar-se- sobre os
factores determinantes para uma gesto eficaz do aprovisionamento.
Ou seja, considerar as caractersticas da unidade hoteleira de
referncia, a implementao fsica do economato, a implementao
de sistemas organizacionais e de controlo (documentao interna e
externa), assim como a adopo de politicas de compras e de gesto
de stocks adequadas.

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

I - O aprovisionamento Hoteleiro
A aquisio de gneros e mercadorias constitui uma das maiores
preocupaes do hoteleiro, no s pela necessidade de manter o
estabelecimento permanentemente abastecido, como, ainda, pelo
facto de as referidas mercadorias deverem corresponder, em
qualidade e preo, aos verdadeiros interesses e exigncias da
explorao.
Portanto, torna-se indispensvel a colaborao entre todas as seces
envolvidas, com vista obteno das mercadorias necessrias, com a
qualidade exigida, ao melhor preo e em tempo til.
No entanto, no se trata apenas de uma questo organizacional em
termos de polticas de gesto. Trata-se, pois, de criar infra-estruturas
materiais e humanas que sirvam os propsitos da gesto do
aprovisionamento e por sequncia, os da empresa.
Ou seja, devero ser criadas condies, desde o

Layout do

economato, formao tica e profissional dos colaboradores aos


sistemas de gesto e controlo, para que se efective uma gesto
eficaz.

1) Enquadramento
A Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro, assim como em todas as
empresas, dever ser adaptada realidade das necessidades da
organizao em causa. Pois, dependendo da sua dimenso ser bvia
a proporcional complexidade da gesto.
Posto

isto,

para

um

melhor

entendimento

da

Gesto

do

Aprovisionamento Hoteleiro aplicado a um caso prtico, o estudo ter

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


por base o Hotel XXX. O referido hotel, embora objecto de estudo
de um mero projecto, representa perfeitamente uma realidade
concreta.

Identificao da Unidade Hoteleira

Nome + categoria
Morada
Telefone
Fax
e-mail
Contribuinte

Caractersticas do hotel

O empreendimento hoteleiro localiza-se a 5 km do centro da Cidade


Y, numa zona estratgica de acesso e em harmonia com o meio
ambiente. Est inserido numa zona verde de beleza nica, reunindo
todas as condies ideais para a sua actividade e constitudo por:

1 Edifcio com 5 pisos,

1 Campo de golf de 9 buracos, com 80Km2

1 Piscina exterior (20mx50m) + 1 para crianas

2 Courts de tnis

O edifcio composto por:

Auditrio com capacidade para 250 pax, com equipamento para


traduo simultnea;

Bar com capacidade para 100 pessoas;

Business Center;

Cozinha;
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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Restaurante/Sala de banquetes com capacidade para 200 pax;

5 Salas polivalentes (3 x 100m2 e 2 x 85m2);

SPA (piscina e ginsio);

2 Espaos comerciais (40m2 e 30m2);

120 Quartos distribudos pelo 1 ao 3 andar:


- 76 Quartos duplos,
- 40 Quartos twins,
- 4 Suites juniores;

20 Apartamentos T1, no 4 andar;

Parque automvel;

Lavandaria.

Especificaes do departamento de
Alimentao e Bebidas

Servios
O Hotel oferece os servios ditos tradicionais da hotelaria, com a
particularidade de os apresentar de forma melhorada e inovadora:

Servio de Buffet para os pequenos-almoos;

Almoos e jantares;

Room service;

Cocktails, recepes, coffee-break, brunch e outros servios de


alimentao e bebidas de apoio a reunies, congressos e outros
eventos;

Banquetes/Catering.

Cozinha
As instalaes da cozinha j conferem as cmaras de refrigerao e
congelao, assim como os espaos destinados aos tubrculos,
legumes e frutos, produtos lcteos e charcutaria, para respectivo
armazenamento e utilizao.

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Esta opo tem como objectivo o de evitar a duplicao do
equipamento de conservao/refrigerao e congelao (cozinha e
economato). Por outro lado, atribuir a responsabilidade directa de
produtos de fcil deteriorao a quem detm melhor conhecimento
tcnico e prtico para uma gesto adequada.
Estes produtos alimentares devero ser armazenados por gneros
(frutos e legumes; tubrculos; produtos lcticos; charcutaria; peixe
fresco; peixe congelado; carne fresca; carne congelada) em zonas
autnomas, com caractersticas especficas:

Rede de saneamento e drenagem;

Portas com isolamento trmico;

Pavimento de fcil higienizao e antiderrapante;

Revestimento interior de azulejo;

Mdulos ou elementos combinveis de refrigerao e de


congelao,

munidos

de

prateleiras,

termmetros

outros utenslios, consoante o fim a que se destina;

Termmetro no interior de cada zona;

Iluminao.

A recepo destes produtos ser feita, sempre, pelo economato que


depois de conferir (o documento do fornecedor com a nota de
encomenda, o peso, quantidade, qualidade e estado de conservao,
juntamente com o chefe de cozinha), imediatamente os transfere
para a cozinha.
Ser estabelecido um horrio para a recepo das diferentes
mercadorias de acordo com a disponibilidade do chefe de cozinha
afim de proceder ao controlo adequado das referidas mercadorias.

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2) Implantao do economato
designada de economato as instalaes onde so armazenadas as
mercadorias e outros artigos necessrios s actividades do Hotel.
A sua implementao fsica deveria ser sempre objecto de estudo
prvio aquando a projeco arquitectnica do edifcio com vista
rentabilizao do espao, s acessibilidades interseces e ao
acondicionamento ptimo das mercadorias.

Layout

Neste caso situar-se- na cave do edifcio, junto do local da recepo


de mercadorias, prximo da cozinha e das seces que mais afluem
aos seus servios. O local de acesso para os fornecedores dever ser
independente e isolado dos circuitos dos hspedes e dos clientes do
hotel (internos e externos).

Dever ter a seguinte configurao:

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Temperatura

A temperatura do economato dever ser controla. Dever ser um


local bem ventilado e afastado das canalizaes de gua quente, ou
seja, fresco e seco.

Materiais/construo

O economato dever construdo de forma a prever qualquer situao


que ponha em perigo o estado de conservao dos produtos
armazenados e/ou os intervenientes que nele operam.
Dever:
* Ser revestido material lavvel e antiderrapante;
* Estar isolado contra pragas e humidades;
* Ter sistema de ventilao/renovao de ar;

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* Ter sistema de saneamento e drenagem;
* Ter alarme contra incndios;
* Ter iluminao adequada;

Acessibilidade

Como j foi referido, as acessibilidades do economato devero ser


condicionadas e ao mesmo tempo de fcil acesso.
Condicionadas, relativamente ao exterior, permitindo o acesso
exclusivo aos fornecedores quando estes estiverem previstos ou
agendados.

Devero

oferecer

condies

de

carga/descarga

adequadas (porta larga, rampa de acesso a monta-cargas e circuito


amplo para manobras).
De fcil acesso, em termos de circuitos internos, s seces que pela
natureza das suas actividades, mais vezes se socorrem da seco
do economato. Estes devero ser constitudos por corredores amplos
e com espao suficiente para a circulao de monta-cargas.

3) Organizao fsica do economato


A organizao do espao do economato dever convergir para a
economia do esforo e do espao e ao mesmo tempo de utilidade
prtica e de fcil controlo. Posto isto, deveremos ter em considerao
os aspectos seguintes:

Equipamento

O equipamento necessrio para o economato ser:


* Prateleiras de material resistente e lavvel.
* Tinas com gua canalizada.
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* Mesas de apoio.
* Bancadas de apoio.
* Garrafeiras.
* Contentor de lixo.
* Arquivo.
* Secretria,

computador,

telefone,

cadeira,

arquivo,

material de escritrio/papelaria, calculadora.


* Facas/X-acto.
* Termmetro infra-vermelho.
* Tabela de temperaturas.
* Escadote.
* Carro monta-cargas.
* Luvas/equipamento de proteco individual.
* Extintores e sistema de alarme contra incndios.
* Balanas, constantemente aferidas
* Manual de boas prticas.

Movimentao, Subdivises e Caractersticas


das subdivises

Conforme est desenhado na figura no ponto 2 (layout), dever haver


uma zona de recepo de mercadorias, situada entre a porta para o
exterior (acesso aos fornecedores) e a zona de armazenagem. Este
local destina-se recepo de mercadorias adquiridas no exterior,
onde devero ser conferidas pela nota de encomenda e pelo
documento que as acompanha (factura, guia de remessa ou venda a
dinheiro) pesadas ou contadas, verificadas quanto ao seu estado de
conservao e/ou prazos de validade, antes de serem encaminhadas
para os respectivos locais de armazenamento ou consumo.
A

zona

de

armazenagem

est

repartida

por

quatro

espaos

independentes: um destinado armazenagem dos produtos de

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


higiene e limpeza; outra destinada aos artigos de papelaria; o
gabinete (ou espao e equipamento) reservado ao ecnomo para o
exerccio das suas funes com algumas paredes em vidro; e a
terceira, a maior, destinada aos restantes produtos alimentares.
Nesta ltima est includa a cave geral, equipada com garrafeira para
melhor acondicionamento e controlo das bebidas alcolicas.
Quanto s duas primeiras reas optou-se pela sua independncia
fsica face terceira, pois, a natureza dos produtos a armazenar
requer o seu isolamento como medida preventiva dos riscos de
contaminao ou deteriorao.
Existe, para alm do corredor de acesso s restantes seces do
hotel, um pequeno compartimento destinado ao lixo proveniente das
embalagens das mercadorias recebidas que no final do dia dever ser
removido para o exterior e o espao dever ser higienizado.

4) Tarefas administrativas do economato


Ecnomo,

trabalhador

que

compra,

quando

devidamente

autorizado, armazena, conserva e distribui as mercadorias e artigos


diversos

destinados

estabelecimentos

explorao

similares.

Recebe

das
os

cantinas,
produtos

refeitrios

verifica

se

coincidem, em quantidade, qualidade e preo, com o discriminado


nas notas de encomenda ou simples requisies, toma providncias
para que os produtos sejam arrumados nos locais apropriados,
consoante a sua natureza; responsvel pela sua conservao e
beneficiao, de acordo com a legislao sanitria e salubridade,
fornece as seces de produo, venda e manuteno dos produtos
solicitados,

mediante

as

requisies

internas

devidamente

autorizadas, mantm sempre em ordem os ficheiros de preos de


custo, escritura as fichas e mapas de entradas, sadas e devolues,
quando este servio for da competncia do economato, elabora as
requisies para os fornecedores que lhe sejam determinadas, com
vista a manter as existncias mnimas fixadas superiormente e

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


tambm

as

dos

artigos

de

consumo

imediato;

procede

periodicamente a inventrios das existncias, em que pode ser


assistido pelos servios de controlo ou por quem a direco
determinar. Fornece a esta nota pormenorizada justificativa das
eventuais diferenas entre o inventrio fsico e as existncias
anotadas nas respectivas fichas e responsabiliza-se pelas existncias
a seu cargo. Ordena e vigia a limpeza e higiene de todos os locais do
economato.
De um modo geral, as funes do ecnomo difundem-se nas tarefas
administrativas do economato que so:

Consiste

no

respectivos

Recepo
recebimento

fornecedores;

das

mercadorias

conferimento

das

entregues

pelos

mesmas

pelo

encomendado (nota de encomenda) e pelo documento que as


acompanha (factura, guia de remessa ou venda a dinheiro); a sua
qualidade,

estado

eventualmente,

de

preo

conservao,
acordado;

prazo

devolver

de

validade

quando

esta

e,
no

apresentar os requisitos exigidos; registar a entrada das mercadorias


no sistema informtico; arquivar a documentao ou quando for o
caso encaminha-la para a seco de compras (facturas ou vendas a
dinheiro).

Arrumao

Uma boa metodologia organizacional na questo da arrumao dos


artigos para stock proporcionar, sempre, um bom controlo e por
conseguinte, uma boa gesto. Para o efeito, dever-se- implementar
algumas regras importantes:
* Cumprimento

das

normas

do

HACCP

(limites

de

temperaturas e higiene e segurana dos alimentos).

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


* Os

artigos

devero

ser

agrupados

por

gneros

acondicionados no mesmo grupo de prateleiras.


* Os artigos devero ser colocados nas prateleiras, sempre
no mesmo local, para maior facilidade do servio e
inventariao.
* Para uma maior rapidez do servio e economia dos
esforos,

devero

colocar-se

nas

prateleiras

mais

acessveis os artigos mais frequentemente requisitados.


* Nas prateleiras mais baixas, os artigos mais pesados.
* Separao e distribuio segundo a tipologia dos artigos e
prazos de validade (sistema FIFO).
Em termos administrativos dever-se- proceder etiquetagem para
identificao de produtos especficos aplicando o princpio de
rastreabilidade com utilizao de mquina apropriada; seguir a
metodologia organizacional de forma a facilitar o controlo da
deteriorao, desvios e inventariao.

Conservao

A conservao consiste no controlo entre o inventrio permanente


versus o inventrio de contagem e na higienizao do equipamento e
local.

Levantamento

Esta tarefa refere-se a processo de atender s necessidades das


outras

seces,

mediante

requisio

interna,

assinada

pelo

responsvel da seco e na actualizao do inventrio.

Distribuio

o processo de transferncia de mercadorias do economato para a


seco requisitante, e seu registo no sistema informtico.

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

II - Organigrama departamental/sectorial do Hotel


O Hotel Mondego dispe de 72 colaboradores distribudos pelos vrios
departamentos e seces. A estrutura hierrquica representada
pelo seguinte organigrama:

Direco

Assistente
Direco

Contabilidad
e/Financeiro

A&B

Cozinha

Restaurante

Bar

Economato

Compras

Comercial/
Marketing

Alojamento

Andares

Recepo

Recursos
Humanos/
Qualidade

Relaes
Publicas/
Coord.Grupo
s

Lavandaria

Copa

Cafetaria/
Room
service

Partindo do princpio de que o Hotel Mondego ainda ir iniciar a sua


de actividade, verificou-se a necessidade da existncia da seco de
Compras.
Uma vez que ainda no existe um sistema de aquisies ao exterior
implementado com uma base de dados de potenciais fornecedores
para todas as mercadorias previsveis, este trabalho de pesquisa e
contacto dever ser efectuado por uma seco especializada.
Por outro lado, ser de toda a convenincia que esta seco esteja
directamente envolvida com as questes financeiras do Hotel, de
13

Manuteno

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


forma a poder conjugar os recursos disponveis com as necessidades
emergentes (criando, tambm, uma espcie de presso estratgica
para a procura das melhores solues). Ou seja, a seco de compras
pertencer ao departamento Financeiro/contabilidade.
Portanto, o economato estar hierarquicamente subordinado ao
departamento de Alimentao e bebidas, mas para obter mercadorias
do exterior dever recorrer seco das compras, mediante
aprovao do Director de A&B, que por sua vez proceder s
respectivas

aquisies,

mediante

autorizao/assinatura

do

Departamento Financeiro/contabilidade.
Em termos funcionais, apresento o seguinte esquema:

Compras

Economato
Recepo
das
mercadoria
s

Economato
Locais de
armazenam
ento

Papelaria

Cave

Seces

Armazm

leos e
azeites

Especiarias

Cereais/
arroz

Produtos
higiene e
limpeza

Massas
alimentcia
s

Farinhas

Cozinha

Refrigerant
es/ gua

Legumes
Lcteos
Peixe
Etc.

Outros
artigos

Outras
seces

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Seco de compras

Caractersticas:
* Conhecimento da gama de produtos utilizados pelo hotel.
* Deve estar sempre ao corrente dos preos do mercado e
ter muita experincia em compras (conhecimento sobre
as formas de negociar)
* Deve conhecer os princpios de contabilidade.
* Visita os mercados para se dar conta das condies de
compra mais favorveis.
* Se necessrio, prepara os contratos de compra para o
director A&B.
* Organizao e controlo dos documentos referentes s
transaces comerciais e interseces para imputao de
custos.
* Deve trabalhar em estreita colaborao e satisfazer o
mais

rapidamente

possvel

as

necessidades

do

economato.
* Proceder

aquisies

necessrias

para

todos

os

servios, aps adequada instruo dos processos.


* Realizar prospeces do mercado com vista a localizar os
fornecedores e artigos necessrios actividade do hotel.
* Efectuar anlises sobre os fornecedores, designadamente
no que respeita s suas capacidades e condies de
fornecimento, procedendo actualizao do respectivo
registo.
* Organizar

controlar

os

processos

de

compras

consultas para aquisio de bens e servios.


* Desencadear os procedimentos de consultas adequados
s aquisies.

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


* Promover a consulta, recepo, anlise e relatrio das
propostas apresentadas pelos fornecedores e prestadores
de servios (elaborao de mapa comparativo de preos
propostos).
* Elaborar

as

notas

de encomenda,

procedendo,

em

colaborao com o departamento de Contabilidade, ao


seu compromisso;
* Proceder

ao

controlo

nomeadamente

atravs

das

compras

ou

contratos,

da

vigilncia

de

prazos

verificao de quantidades e qualidades, com base na


consulta aos dados disponveis.
* Controlar os prazos de entrega dos bens, avisando os
fornecedores em caso de atraso na entrega dos bens e
servios.
* Colaborar na apreciao das propostas de fornecimento.
* Receber

as

facturas

relativas

aos

fornecimentos

executados e garantir a sua conferncia com o processo


de despesa promovido pela seco e posterior envio da
factura para a contabilidade.
* Recepo

de

facturas

conferidas

pelos

servios

requisitantes e promovendo o envio para a Contabilidade


para liquidao.

III - As aquisies
A aquisio de mercadorias a funo que consiste em abastecer a
empresa e colocar sua disposio, nas melhores condies de
preo, de qualidade, de quantidade, de pagamento e de prazo de
entrega,

todas

as

mercadoria

produtos

necessrios

sua

actividade.

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


Para que este processo produza resultados ptimos para a empresa a
todos os nveis, dever-se- analisar os seguintes elementos:

1) Politica de compras
semelhana de qualquer empresa, tambm as empresas hoteleiras
devem definir uma politica de compras que assegure o bom
funcionamento das suas operaes, por um lado, e garantam o menor
investimento possvel, por outro.
Neste sentido, uma politica de compras dever conferir os seguintes
aspectos:
* Ser estabelecida pela Direco do Hotel, nomeadamente
na

gesto

de

stocks,

critrios

de

seleco

de

fornecedores, prazos de pagamento.


* Convergir a escolha dos tipos de produtos para cada tipo
de clientela.
* Considerar

as

condies

espao

disponvel

de

armazenamento, assim como os respectivos custos.


* A

Localizao

dos

fornecedores

seleccionados

ou

possiveis, afim de poder prever a facilidade de entrega


aps encomenda das mercadorias.
* As

condies

gerais

aprovisionamento

do

antes

mercado
da

(por

subida

dos

exemplo:
preos,

aproveitamento dos preos de quantidade).


2) Processo de compra
Para uniformizar e simplificar a descrio do sistema de aquisies,
abaixo designo as entidades

intervenientes num processo de

aquisio de um bem, de um modo nico e genrico.

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Seco - Entidade pertencente ao hotel e que consome bens.

Fornecedor

Entidade

designada

para

fornecer,

ou

fornecedora, de um bem.

Firma - Entidade passvel de consulta para fornecimento e que


pode vir a ser Fornecedor.

Economato - Seco que gere o material em stock e a sua


entrega s outras Seces do hotel e o espao onde so
depositados, de um modo provisrio, os bens adquiridos.

Compras - Servio que efectua e gere o processo de aquisio


de um bem.

Com estes intervenientes definidos, as vrias fases que integram o


fornecimento, de um bem a uma seco, podem descrever-se do
seguinte modo:
1. Quando uma seco necessita de um bem pede-o seco de
Economato atravs de uma Requisio interna.
2. O Economato verifica a existncia do bem em armazm.
3. Se houver no economato o bem pretendido este entregue
seco acompanhado da cpia da requisio interna.
4. Se no houver no economato, d-se incio a um processo de
aquisio atravs da seco de compras.
5. A seco de compras efectua o processo de consulta ao
mercado e tomada uma deciso de aquisio de um bem a
uma dada Firma, a qual formalizada por uma Requisio
oficial ou Nota de encomenda, aprovada e assinada pela
direco do departamento a que pertence (A&B).
6. O Fornecedor, aps a recepo da Requisio oficial ou Nota de
encomenda, entrega o bem ao Hotel. A entrega, dependendo do
tipo de bem, pode ser no economato ou na seco. No entanto,
quem acusa a recepo do bem o Economato atravs da
recepo da Guia de remessa/Factura do Fornecedor/Venda a
dinheiro.

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


7. Aps entendimento de boa recepo do bem (que se torna
passvel de pagamento) o bem ou as mercadorias so
registadas no sistema informtico (nas entradas, ficha do
produto e seco de armazenamento).
8. Depois

sero,

ento,

efectivamente

armazenadas

ou

transferidas para a seco requisitante (quando for o caso da


transferncia, o ecnomo dever efectuar o registo nas sadas
de mercadorias e anexar o documento que acompanha as
mercadorias previamente requisitadas - requisio interna).
No entanto, a compra uma tarefa de grande responsabilidade, pois
no s envolve elevadas despesas, como tambm o ponto a partir
do qual definido o custo e a qualidade do produto final.
Por outro lado, as mercadorias em geral (mercearias, bebidas,
produtos de limpeza, papelaria) devero ser encomendadas pela
gesto do stock mnimo. Ou seja, dever ser estipulado um stock
mnimo para cada produto, em funo do consumo mdio dirio e do
seu tempo de aprovisionamento previsvel, no caso do Hotel
Mondego, desde a sua encomenda at sua entrega na unidade
hoteleira.
Quando o produto atingir o stock mnimo (quantidade mnima
previamente calculada) dever ser efectuada a encomenda do
mesmo produto.
No caso dos produtos perecveis ou frescos, as compras devero ser
feitas diariamente ou dois em dois dias (dependendo da localizao
dos fornecedores), devido necessidade do seu consumo imediato e
s oscilaes da procura (previso de clientela - estimativa mais
concreta).
Ou seja, dever existir um sistema de controlo das existncias
informatizado de forma a permitir uma actualizao dos stocks

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


permanente assessorada pelo registo das entradas e sadas de
mercadorias para a determinao dos nveis decisrios de um
produto:
* Nvel mximo de stock quantidade de produto mxima
tolerada em stock. Excedendo representa um custo
agravado.
* Nvel do pedido automtico quantidade de produto em
stock sobre o qual o sistema avisa a seco de compras
(ponto

C)

para

proceder

respectivas

aquisies

(durante o processo de reposio do stock, a quantidade


de existncia que ir ser consumida representada pelo
segmento de recta CD; o segmento do recta AB,
representa a quantidade de existncia consumidas desde
o nvel mximo de stocks, interceptando o nvel do pedido
automtico at a nvel mnimo num intervalo de tempo).
* Nvel mnimo quantidade de existncias de um produto
que deve haver sempre em stock.
* Reserva

inatingvel

refere-se

quantidade

de

existncias do nvel mnimo de stock que assegura a


actividade do hotel, num intervalo de tempo, sendo os
servios previsveis. Como, na prtica, no se pode
prever, em absoluto, as quantidades a consumir, esta
reserva nunca dever baixar.

Este sistema de controlo em termos de ponto de compra pode


representado pelo seguinte grfico:

20

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Quantidade

Nvel mximo
Nvel de pedido automtico

C
Nvel mnimo

B - Ponto crtico

Reserva inatingvel
Tempo

Os nveis de stocks devero ser calculados considerando:


* Ritmo de compra face sazonalidade (determinar a
variao da procura segundo as estaes do ano)
* Espao disponvel para a armazenagem
* Perodos de alterao inerentes natureza dos produtos.
Portanto, o processo de compra tem por base, para alm da
informao ou o conhecimento das entidades que podero satisfazer
essas necessidades (fornecedores), a expresso/levantamento das
necessidades de produtos e servios prprios da actividade do hotel,
ou seja:
* Tipo de produto ou servio a comprar,
* Qualidade

do

produto

pretendida

(caractersticas

especficas),
* Quantidade necessria a comprar tendo em conta os
desvios ou perda, gastos com o armazenamento, o
transporte das mercadorias, as promoes, o oramento
disponvel e a quantidade do stock mnimo,
* Prazo de entrega e validade do produto (carcter de
deteriorao) face s condies de armazenamento,
21

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


rotatividade de stocks e a sua distribuio pelas seces
do hotel com a devida antecedncia e eficincia,
* Preo que o hotel est disposto a pagar, o preo
saudvel ou justo considerando qualidade, quantidade,
prazo de entrega e custo da transformao/produo,
pois, so factores que interferem no preo final do
produto a pagar pelo consumidor,
* Pedido de compra e respectivos procedimentos.

Resumindo, os fundamentos do processo de compra regem-se pelo


guia/questionrio dos 4 Ws:
* What? O que comprar, qual a quantidade, qualidade e
preo,
* When? Quando comprar e quando que se vai utilizar,
* Where? Onde comprar e onde armazenar
* Why? Porqu, a escolha daquele produto.

3) Recepo das mercadorias


A recepo das mercadorias consiste em garantir de que o hotel est
a receber os produtos na quantidade e qualidade solicitados, ao preo
acordado e de que o seu acondicionamento adequado na
armazenagem ou feita a sua transferncia directa para as seces,
ou, quando no verificadas as caractersticas dos produtos exigidas,
proceder devoluo imediata.
Para que a recepo das mercadorias seja bem sucedida dever-se -a
verificar os seguintes requisitos:
o Pessoal da recepo

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


O ecnomo ser o responsvel pela recepo de todos os produtos.
Mas, quando se tratar de produtos perecveis com destino seco
da cozinha dever ser, sempre, assistido pelo chefe de cozinha cuja
funo determinante para a boa recepo ou devoluo dos
produtos.
Para desempenhar o cargo de ecnomo do hotel Mondego, dever
auferir de caractersticas especficas, tais como:
* Ter um conhecimento perfeito das diferentes mercadorias
e uma grande competncia relativa s qualidades dos
produtos alimentares e aos meios de proceder sua
conservao.
* Deve ser conhecedor da origem dos produtos que
compra.
* Deve conhecer os princpios de contabilidade.
* Deve aprimorar na sua conduta tica e profissional.
* Deve ser metdico, organizado e responsvel.
* Cumprir os sistemas implementados de gesto, controlo e
segurana alimentar.
* Deve cooperar, colaborar e ser eficaz na satisfao dos
pedidos de todas as seces.

o Facilidades para a recepo


Conforme j foi mencionado, a recepo de mercadorias dever ser
de fcil acesso e adequadas s cargas e descargas de mercadorias. O
circuito dever ser independente dos restantes circuitos de tal modo
a que estes no percepcionem a sua existncia.

23

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


O planeamento para a recepo de mercadoria, em termos de
calendarizao (dia da semana, ms e hora) dever ser elaborado de
acordo com os seguintes aspectos:
* Disponibilidade dos intervenientes (chefe de cozinha e
ecnomo).
* Movimentao do hotel (nas horas de menor actividade
no hotel).
* Convenincia administrativa a nvel de gesto de stocks.
* Regularidade dos consumos versus entregas (rotao de
stocks).

o Especificaes das normas de recepo


O procedimento baseia-se na comparao das guias de remessa ou
facturas com as notas de encomenda e por meio de uma inspeco
fsica dos produtos entregues (quantidade, qualidade, estado de
conservao e preo).
No entanto, nunca demais referir a importncia das condies
tcnicas e administrativas essenciais para que as normas se
cumpram:
* Estrutura fsica (acessibilidades, espao)
* Equipamento adequado (balanas, lavatrios, etc.)
* Conhecimentos tcnicos (clculo, operacionalidade do
sistema informtico ou manual)
* Conhecimento

de

alguma

legislao

especifica

(organizao, conservao e segurana alimentar).

o Registos de recepo

24

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


Aps a verificao na recepo da mercadoria dever ser feito o
registo da operao:
* Entrada da factura
* Entrada da mercadoria (actualizao dos stocks) ou
devoluo (registo da nota de devoluo)
* Especificao da seco armazenadora (economato ou
outra) para onde a mercadoria vai.

o Auditoria recepo
Dever ser feita regularmente, mas no previsvel, auditoria
recepo

afim

de

inspeccionar

processo

da

recepo

de

mercadorias: O auditor dever verificar:


* Pesos
* Qualidade dos produtos
* Lanamentos no sistema informtico
* Prazos de validade
* Conservao das embalagens e produtos
* Armazenagem seguindo o sistema FIFO

4) Controlo da compra
A existncia de um mecanismo de controlo para as compras
proporciona gesto do hotel alcanar os seus objectivos, dos quais,
rentabilizar a baixo custo.
Particularmente, nas compras para que o controlo se efective de uma
forma ptima dever-se- verificar os seguintes etapas:

Especificaes da compra

25

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


O responsvel pela compra, neste caso o responsvel pela seco de
compras, dever especificar na nota de encomenda o produto ou
produtos pretendidos, as quantidades necessrias, o preo unitrio
previamente acordado e outras observaes, sempre que necessrio.

Coordenao da compra

Nesta etapa, devero ser tomadas as decises relacionadas com as


quantidades, a data da compra e a quem comprar. O resultado (nota
de encomenda) dever ser assinado pelo responsvel da seco de
compras e pelo director do departamento a que a seco requisitante
pertena.

Autorizao da compra

No caso do hotel Mondego, o responsvel pela contabilidade que ir


validar a encomenda.

Auditoria da compra

Na auditoria da compra dever constar os aspectos abaixo


descriminados:
* Utilizao dos fornecedores seleccionados
* Anlise dos fornecedores seleccionados relativamente s
condies mais favorveis (preos, prazos de entrega,
etc.)
* Verificao dos stocks em armazm (stock mnimo e
mximo).

IV - A armazenagem
A superfcie necessria para os locais de armazenagem varivel
existindo alguns factores a ter em considerao:

26

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


* Localizao do hotel
* Facilidades de abastecimento
* Tipo de clientela
* Coeficiente de utilizao do restaurante, bar, alojamento,
etc.
* Sazonalidade do hotel.
Esta

rea

de armazenamento

dever

estar

bem

equipada

organizada de forma a permitir o seu perfeito conhecimento para:


o Armazenar os produtos
Para o hotel Mondego, objecto de estudo neste trabalho, e como j foi
referido nos pontos 2 e 3, o espao dever ser adequado dimenso
do hotel e a sistema de armazenagem implementado: mercearias,
vinhos, artigos de papelaria e artigos de limpeza, para o economato;
os produtos perecveis ficaro armazenados na cozinha.

o Localizar os produtos mais antigos


O mtodo mais eficaz para a localizao dos produtos mais antigos,
para alm da boa organizao em termos de acondicionamento das
mercadorias, a utilizao do sistema de Gesto FIFO, tambm j
referido. Este sistema consiste na utilizao para consumo dos artigos
mais antigos para o mais recente, ou seja, o primeiro artigo a dar
entrada no stock ser o primeiro a ser consumido. Para facilitar o
acesso a estes artigos, os mesmos sero colocados na parte da frente
da prateleira (local especifico para a armazenagem do seu tipo de
artigo), sempre que haja reposio de stocks (novas entradas de
artigo).

V Documentao

27

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


A existncia de um processo documental bem organizado permite:
* A consulta, pelo armazm, dos artigos requisitados e
ainda no integralmente fornecidos;
* A consulta de sadas de materiais do armazm, por
seco, por direco / departamento, por artigo, ou entre
datas;
* A satisfao dos pedidos das seces;
* A entrada, em armazm, de artigos referentes a uma
Nota de encomenda;
* A consulta de entradas de artigos em armazm, por
artigo, por data, por fornecedor;
* O registo de notas de devoluo e a sua consulta, por
data, por seco ou por artigo;
* A actualizao imediata de existncias, quando da
entrada ou da sada de materiais do economato;
* A actualizao imediata do valor das existncias e do
custo mdio unitrio dos bens em armazm;
* A valorizao de todos os artigos fornecidos s seces
(imputao de custos);
* A consulta dos pedidos de compra do economato, com
respectiva situao, data de requisio ao fornecedor e
tempo necessrio para entrega, por artigo;
* A consulta de requisies, por diferentes formas: de um
artigo,

entre

datas

ou

requisies

dirigidas

um

fornecedor;
* A verificao da evoluo da "conta corrente" de um
artigo,

apresentando

sequencialmente

os

diversos

movimentos de entrada e sada;


* A definio de existncias iniciais ou resultado de uma
inventariao intermitente;

28

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


* A lista de existncias reportadas, para confronto com o
inventrio fsico dos materiais;
* A consulta de artigos com existncias abaixo do ponto de
encomenda;
* O clculo das compras a efectuar (quantidade), com base
no comportamento observado do consumo durante um
perodo anterior;
* A gesto de um classificador de artigos, por grupo e
subgrupo, permitindo-se ainda a consulta por cdigo do
artigo ou por ordem alfabtica;
* A localizao fsica em armazm de cada artigo;
* A definio de artigos indispensveis, para os quais no
pode existir ruptura de stocks.
Todas as operaes referidas so feitas no sistema informtico que
as poder traduzir em documentos impressos. No entanto, existem
algumas

operaes

que

no

prescindem

da

existncia

de

documentos impressos, independentemente da existncia do


sistema informtico.
O conjunto dos documentos referidos subdivide-se em dois grupos:
1) Documentao base do circuito de mercadorias

a) Documentos emitidos ao exterior:

Requisio externa ou nota de encomenda

um documento em triplicado, pelo qual o responsvel pelas


compras, encomenda a um fornecedor produtos inexistentes no stock
do requisitante (economato), ou quando se chegar quantidade
considerada de reserva mnima.

29

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


Original vai para o fornecedor, depois de aprovado pelo controlo
(neste caso), pela direco ou por algum com autorizao para o
fazer, assinado e carimbado.
1 Cpia agrafada junto do documento emitido pelo fornecedor
(guia de remessa) e vai para o controlo.
2 Cpia fica em posse do economato, visada pelo controlo/
contabilidade.
No caso de encomendas efectuadas pelo telefone dever ser feita, na
mesma, a nota de encomenda para posterior controlo na recepo
das mercadorias (no economato).
Resumo do circuito:

30

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

O documento ter a seguinte estrutura:


Nota de Encomenda n.
Nota: indicar na guia de remessa ou
factura
o n. desta nota de encomenda.

Seco:
Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte

(compras)

Prazo entrega:

Fornecedor:
Morada
Contrib. n:
Quant.

Designao

Cdigo

Preo
Unitrio Total

Total
Controlo:

Data:
Hora:

/
h

/
m

Responsvel p/ s. Compras:

Modo de expedio:
Local de entrega:

31

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Compra directa ou da praa

Por vezes, necessrio recorrer aos mercados dirios para a


aquisio de produtos frescos. Este processo, geralmente, feito
pelas seces directamente envolvidas (cozinha, restaurante) que
devero ter conhecimento actualizado dos produtos disponveis
nesses mercados.
No entanto, esta aco requer sempre o suporte de um documento:
Compra directa n

Seco:
Logtipo/Nome/Morada
/Contactos/Contribuinte

Prazo entrega:

Fornecedor:
Morada
Contrib. n:
Quant.

Designao

Cdigo

Preo
Unitrio Total

Total
Controlo:

Data:
Hora:
Modo de expedio:
Local de entrega:

/
h

/
m

Responsvel p/ s. Compras:
Responsvel pela seco requisitante

32

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


O documento em triplicado e tem a mesma estrutura da nota de
encomenda. elaborado pelo responsvel da seco requisitante em
conjunto pela seco de compras, no caso do hotel Mondego, que
ter um fundo de caixa para fazer face a este tipo de despesas.
Original para agrafar ao documento emitido pelo fornecedor,
conferido na caixa (compras) e depois segue para a contabilidade.
1 Cpia fica no economato.
2 cpia fica na seco de compras
O circuito ser o seguinte:

Nota de devoluo

Por vezes, as mercadorias recebidas no correspondem s


especificaes adoptadas pelo hotel (qualidade, quantidade, preo,
etc.). Nestes casos o ecnomo dever proceder respectiva
devoluo elaborando um documento prprio especificando o motivo
da devoluo.
A nota de devoluo em triplicado:
Original

destina-se

ao

fornecedor,

depois

de

devidamente

aprovada.

33

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


1 Cpia agrafada nota de crdito emitida pelo fornecedor e
segue para o controlo.
2 Cpia fica em posse do armazm que a emitiu.
Ter a seguinte configurao:

Nota de
Devoluo n.:

Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte

Seco:
Fornecedor:
morada:
Contrib. n:

Quant.

Designao

V/
Preo
Document
o n
Unitrio Total

Motivo

Total
Data:

Ecnomo

compra
s

34

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


Hora:

O circuito ser o seguinte:

b) Documentos para uso interno:


Nenhuma mercadoria dever ser fornecida s seces sem a
apresentao

de

um

documento

para

efeito,

devidamente

preenchido e assinado pela pessoa autorizada.


Os documentos para uso interno so trs:

Requisio interna

Este documento, emitido em duplicado, destina-se ao registo dos


pedidos de mercadorias das seces ao economato.
Para que haja a correcta imputao dos custos, o documento dever
descriminar, para alm da seco requisitante, o fim a que as
mercadorias se destinam: reposio de stocks, para produo, para
promoo, para confeco ou cedncia.
Original vai para a seco requisitada
1 Cpia vai para a seco requisitante

35

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

O documento ser assim:


Requisio
Interna n.:
A
sec
o:

Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C Requisita seco:


ontribuinte

Quant.

Designao

Preo
u.
Reposio de
stock
P/ produo
P/ promoo
P/ confeco
Cedncias
Requisitante
Data:
Hora:
Requisitado
Data:
Hora:
Controlo
Data:
Hora:

36

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

O circuito ser assim:

Transferncia interna

Este documento serve para registar as transferncias entre seces e


que os produtos em causa no existam no economato. Serve,
fundamentalmente, para actualizar os stocks das seces envolvidas
e, por conseguinte, a correcta imputao dos custos.
Original vai para o controlo
1 Cpia fica na seco onde se verificou a quebra.

37

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Exemplo:

Transferncia
Interna n.

A
seco
Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte

Quant.

Designao

Total
Requisitante
Data:
Hora:

Data:
Hora:

transfere para a
seco
Preo
Cdigo
Custo

Total

Requisitado

Controlo
Data:
Hora:

38

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Notas de quebra

Sempre que se verifique uma quebra dever ser abatida no stock. Os


motivos da referida quebra devero ser sempre mencionados no
documento: inutilizao durante a sua movimentao, deteriorao
devido s ms condies de armazenamento, expirao do prazo de
validade, roubo, etc.
O documento de suporte para o registo a nota de quebras
devidamente preenchida e comprovada pelo controlo.
Original vai para a seco requisitada e depois para o controlo.
1 Cpia fica na seco requisitante.

Nota de Quebras
n.
Seco:
Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte

Quant.

Data:
Hora:

Designao

/
h

Preo
Custo Total

O Responsvel

Observaes

Controlo

39

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Circuito:

2) Documentao de apoio ao circuito de mercadorias


Para alm dos documentos referidos, existe um conjunto de
documentos provenientes das outras seces que servem de apoio ao
circuito das mercadorias, mais precisamente, a controlo de todas as
operaes ligadas s mercadorias:

Pedido de servio ou comprovante

um impresso numerado, emitido em triplicado, que preenchido


pelo chefe de mesa, perante o pedido feito pelo cliente.
Original destina-se cozinha, cave do dia ou ao bar.
1 Cpia vai para a caixa.
2 Cpia fica para o chefe de turno.

40

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


No documento dever se registado os pedidos do cliente, o quarto em
que est hospedado se for o caso e sob que regime de hospedagem
(Meia penso, penso completa) ou se passante.

41

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Pedido
Servio
N.

Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte

Mesa:
Quarto:

Data:

MP

PC

Designao

Pass.
Quant.

Deste comprovante resulta sempre um dos seguintes documentos:


* Factura
Que ser apresentado ao cliente para sua liquidao das suas
despesas efectuadas no restaurante/bar, no momento ou posterior,
caso pretenda que lhe seja debitado na conta do quarto em que se
encontra hospedado.
Original vai para o cliente.

42

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


1 Cpia o caixa do restaurante/bar agrafa a cpia da factura
do comprovante e aps o fecho do turno entrega na recepo para
verificao; depois do fecho do dia feito pelo recepcionista da noite
enviada para o controlo/contabilidade.

Factura
restaurante/bar
N.
Quarto
:

Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte

Nome:
Data:
Hora:
Designa
o
Quant.

Contribuin
te:

Preo unit.

Tx.

IVA

Total

Total

* Comprovante de despesa grtis


Este documento destina-se ao registo de todas as despesas grtis,
autorizadas pela administrao/direco, e outros fins como por
exemplo as promoes.

43

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


Devero estar descriminados os consumos, bem como o motivo da
sua existncia: administrao, direco, oferta/promoes, animao,
pessoal e outros.
Original vai para o controlo.

Comprovante de Despesa
Grtis
n.
Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte

Data:
Designao

Quant.

Preo
Unit.
Total
Administrao
Direco
Ofertas/Promo
es
Animao
Pessoal
Outros

Total
Responsvel

Consumidor

44

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Mapas de controlo

Este mapa destina-se ao registo dos pequenos-almoos dirios, ou


seja, ventilao dos custos dos pequenos-almoos por quarto, por
pessoa, s consumido no quarto, em que regime e a referencia dos
extras.
Original vai para a recepo para confirmao dos lanamentos e
depois para o controlo.

Mapa de Controlo
de
pequenosalmoos
N
Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte

Quarto

N
pax

Room service

APA

AP

Extras

45

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


Responsvel
Data:

Registos de consumo

Estes documentos subdividem-se em dois grupos:

Registo de consumo de mini-bares

Junto do mini-bar de cada quarto, existe um documento onde esto


descriminados todos os produtos existentes no mini-bar. Esse
impresso preenchido pelo cliente que registar todos os produtos e
respectivas quantidades consumidas durante a sua estadia.
A efectuar o seu check-out, apresentar esse documento que ser
comprovado pelos dados fornecidos pela governanta. Estes dados
devero ser dirios, pois, na eventualidade do cliente no apresentar
o impresso devidamente preenchido, haver dados suficientes para
se proceder a dbitos dos eventuais consumos, em tempo til.

quarto n.
dat
a
Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte

produtos
refrigerantes
gua s/gas
agua c/ gas
martini
porto
champanhe
whisky
chocolates

quantidade

46

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


etc
cliente

Mapa de controlo de mini-bares

Este documento permite verificar os consumos mensais de minibares, para que possa ser feita uma gesto de stocks organizada.

Mapa de Controlo de
Mini-Bares

Logtipo/Nome/M
orada do cliente

Ms:

Dia

Coca cola

7up

gua s/gas

gua c/gas

Choc.

Martini

Vinho porto

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Tot.
Governanta

Controlo

47

etc.

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Original destina-se recepo.


1 Cpia vai para o controlo.
2 Cpia fica para a governanta.
O preenchimento deste documento requer a elaborao prvia do
Mapa de consumos do mini-bar. um documento onde se
registam todos os consumos de todos os quartos referentes a minibar num dia.

Mapa de Consumos de
Mini-Bares

Logtipo/Nome/Morada/Contactos/C
ontribuinte
Quarto

Coca cola

7up

gua s/gas

Data:

gua c/gas

Piso:

Choc.

Martini

Vinho
porto

Total

Responsvel

Governanta

Recepo

O mapa de consumos de mini-bares ir ser o suporte de informao


para o controlo dos dbitos referentes aos consumos do mini-bar a
imputar aos clientes pela recepo.

48

etc.

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Como instrumento de trabalho, a governanta poder adoptar pela


elaborao de outro documento de apoio ao preenchimento dos dois
documentos atrs referidos:

Logtipo/Nome/Morada/Contactos/Contribuin
te

Resumo dirio de mini-bares


Data:

Piso

Coca cola

7up

gua
s/gas

gua
c/gas

Choc.

Martini

Vinho
porto

Total
Governanta

Nas colunas mais pequenas situadas antes da coluna de cada


produto, dever ser inscrita a quantidade de artigos a stock
permanente, ou seja, a carga standard de cada mini-bar cheio.

VI - O abastecimento s seces
O abastecimento s seces dever prever, sempre, dois aspectos
fundamentais:

1) Procedimentos

49

etc.

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


Os procedimentos referem-se a todas as aces inerentes ao
abastecimento s seces. Conforme tem sido abordado ao longo
deste trabalho, devero ser:
* Metdicos seguindo aces sistmicas, que visem o fcil
controlo das operaes.
* Organizados para que sejam exequveis e coerentes.
* Estratgicos visando a melhor gesto a menor custo.
* Oficiais

aprovados,

implementados,

coordenados,

controlados e auditados pelas entidades competentes.

2) Documentos a utilizar
Os documentos a utilizar no abastecimento s seces so a
requisio interna e a transferncia interna, pois, nada deve sair das
seces sem comprovativo oficial.

VII - A movimentao dos stocks


A movimentao dos stocks , sem dvida, uma rea bastante mais
complexa do que aparenta. Os factores determinantes para uma
gesto dessa movimentao so:

1) Sistemas de valorizao
Que poder fazer-se segundo os princpios:
* Preo mdio
* FIFO
* LIFO
Apesar do sistema de armazenamento ser feito segundo o sistema
FIFO, ao nvel da gesto financeira, o sistema adoptado pelo Hotel
Mondego ser o sistema do preo mdio, porque, por um lado no
50

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


difcil uma vez implementado o software adequado gesto do
aprovisionamento, por outro lado, os valores encontrados por este
sistema esto mais equilibrados (comparativamente com a realidade
do momento do balano) do que pelo sistema FIFO.
Por outro lado, a base para o clculo do custo das mercadorias para
se projectar o respectivo preo da venda dever se reger pelo sistema
do preo mdio.
Por isto, tambm se verifica que a adopo de sistemas de gesto
depende de inmeros factores: dimenso do empreendimento, taxa
de ocupao, preo mdio praticado, etc.

2) Movimentao manual e informtica


Em todo a gesto do aprovisionamento existem movimentaes
manuais, por exemplo:
* Requisies internas
* Requisies externas
* Notas de encomenda
* Nota de devoluo
* Transferncias internas
* etc.
Mas, se no houve um sistema informtico implementado, muitas
mais haveriam, por exemplo:
* Ficha do produto
* Mapa das entradas
* Mapa das sadas
* Mapa dos inventrios por famlia de artigos, por
armazm/seco
* Mapa do controlo de stocks
* etc.

51

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


So notrias as vantagens da existncia de um sistema informtico,
porque permite:
* Inventariao constante e permanente
* Economia das operaes de registo
* Economia na elaborao de documentos para controlo
* Clculos automticos
* Maior credibilidade dos resultados
* Controlo da gesto pelo stock mnimo automtica
* Ligao directa com o departamento de controlo
(compras e contabilidade)
* De entre outros

3) Controlo
Controlar um instrumento de trabalho que disponibiliza meios para
que os objectivos possam ser atingidos, ou seja, maximizar a
qualidade e a rentabilidade e simultaneamente prevenir a ineficincia
ou as perdas.
Nesta questo de movimentao dos stocks, controlar pressupe:
* Inventariao informtica e fsica dos artigos
* Elaborao, registo e organizao dos documentos
* Actualizao das entradas e sadas permanente
* Obter aprovao pelas entidades competentes de todos
os procedimentos importantes
* Cumprimento dos colaboradores nas suas funes
* Organizao e manuteno dos espaos e
acondicionamentos envolvidos.
O controlo , apenas um mecanismo vital, para que a gesto do
aprovisionamento seja bem sucedida.

52

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Concluso
A gesto do aprovisionamento uma rea muito vasta. Apesar de,
como em todas as cincias, se debruar sobre um tema especfico,
quando aplicado a um caso concreto como o deste trabalho verificase a sua complexidade: a sua interdependncia face a outros
domnios, como por exemplo, a contabilidade, os servios de
restaurao e bebidas, a gesto financeira, a politica de gesto, as
infra-estruturas humanas, materiais e econmicas.
Particularmente, neste trabalho, a base para uma boa gesto de
aprovisionamento

assenta,

sobretudo,

nos

recursos

existentes

(espao, equipamento e pessoal), nas polticas de gesto adoptadas


(compras, armazenamento, sistema entre seces, quantidades em
stock mnimo, sistema documental), no sistema organizacional
(circuitos de pessoas e mercadorias, arrumao e distribuio,
procedimentos, etc.) e no controlo (coordenao, registo e auditoria).
Ou seja, a gesto do aprovisionamento dever ter em considerao
todos os elementos intervenientes no ciclo das mercadorias: desde o
levantamento das necessidades, compra, recepo, armazenamento,
distribuio. Por outro lado, dever adoptar e adaptar os sistemas
de organizao e de gesto adequados para a sua realidade.

53

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

ndice
Introduo........................................................................................................................1
I - O aprovisionamento Hoteleiro....................................................................................2
1) Enquadramento.................................................................................................................2

Identificao da Unidade Hoteleira............................................................................................3


Caractersticas do hotel...............................................................................................................3
Especificaes do departamento de Alimentao e Bebidas......................................................4

2) Implantao do economato...............................................................................................5

Layout.........................................................................................................................................6
Temperatura................................................................................................................................6
Materiais/construo...................................................................................................................7
Acessibilidade.............................................................................................................................7

3) Organizao fsica do economato.....................................................................................8

Equipamento...............................................................................................................................8
Movimentao, Subdivises e Caractersticas das subdivises..................................................8

4) Tarefas administrativas do economato.............................................................................9

Recepo...................................................................................................................................10
Arrumao................................................................................................................................10
Conservao..............................................................................................................................11
Levantamento...........................................................................................................................11
Distribuio...............................................................................................................................11

II - Organigrama departamental/sectorial do Hotel.....................................................12

Seco de compras....................................................................................................................13

III - As aquisies...........................................................................................................15
1) Politica de compras..........................................................................................................15
2) Processo de compra.........................................................................................................16
3) Recepo das mercadorias..............................................................................................20
o
o
o
o
o

Pessoal da recepo..................................................................................................................20
Facilidades para a recepo......................................................................................................21
Especificaes das normas de recepo...................................................................................21
Registos de recepo................................................................................................................22
Auditoria recepo.................................................................................................................22

4) Controlo da compra.........................................................................................................23

Especificaes da compra.........................................................................................................23
Coordenao da compra...........................................................................................................23
Autorizao da compra.............................................................................................................23
Auditoria da compra.................................................................................................................23

54

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro


IV - A armazenagem.......................................................................................................24
o

Armazenar os produtos...............................................................................................24

Localizar os produtos mais antigos............................................................................24

V Documentao.........................................................................................................25
1) Documentao base do circuito de mercadorias............................................................26
a) Documentos emitidos ao exterior:.................................................................................................26

Requisio externa ou nota de encomenda...........................................................................26

Compra directa ou da praa..................................................................................................29

Nota de devoluo....................................................................................................................30
b) Documentos para uso interno:.......................................................................................................32

Requisio interna....................................................................................................................32

Transferncia interna................................................................................................................34

Notas de quebra........................................................................................................................36

2) Documentao de apoio ao circuito de mercadorias.....................................................37

Pedido de servio ou comprovante...........................................................................................37


Mapas de controlo....................................................................................................................41
Registos de consumo................................................................................................................42
Registo de consumo de mini-bares...........................................................................................42
Mapa de controlo de mini-bares...............................................................................................43

VI - O abastecimento s seces....................................................................................45
1) Procedimentos..................................................................................................................45
2) Documentos a utilizar......................................................................................................46

VII - A movimentao dos stocks...................................................................................46


1) Sistemas de valorizao.............................................................................................46
2) Movimentao manual e informtica.............................................................................47
3) Controlo............................................................................................................................48

Concluso.......................................................................................................................49
ndice..............................................................................................................................50

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