Anda di halaman 1dari 28

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Peranan suku cadang sangat penting bagi kondisi kapal untuk


kelancaran pengoperasian suatu kapal. Cara pengadaan serta
penyimpanan dan

pemeliharaannya

adalah salah satu

bagian

terpenting dalam masalah ini. Tanpa penanganan yang baik dan


sistematis dapat mengganggu kelancaran pemeliharaan kapal yang
pada akhirnya berdampak pada jasa pengangkutan.
Dari uraian di atas, maka kurangnya pengaturan yang baik dapat
menimbulkan permasalahan yang dapat menghambat kelancaran
pengoperasian kapal, hambatan tersebut adalah:
1. Penyimpanan suku cadang yang tidak teratur di gudang kamar
mesin.
2. Kurangnya koordinasi kerja yang baik antara pihak kapal dengan
dinas teknik darat.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka pihak kapal dalam
hal ini Chief Engineer dan Second Engineer mengadakan pengecekan
ulang setiap bulan untuk mengetahui banyaknya suku cadang yang
tersedia di kamar mesin, untuk dilaporkan kepada pihak perusahaan
atau pemilik kapal.
Pada saat kapal berlayar dari pelabuhan kapal berlayar dari Johor
menuju Gemusut kakap Oil Field Labuan (Malaysia) pada tanggal 05
November 2013, dimana penulis bekerja sebagai Chief Engineer di
atas kapal AHT. EPIC WAJA. Motor induk mengalami kenaikan suhu
gas buang dari normalnya 3500C menjadi 4500C di monitor terus
suhunya cenderung naik dari silinder No. 3 hingga No.5 dan
menimbulkan asap hitam yang sangat tebal. Setelah kapal sampai di

lokasi Gumusut Kakap Oil Field, penulis memeriksa tekanan injektor


motor induk kanan silinder No. 1 sampai dengan No. 6 ternyata
kondisi injektor atau pengabut tidak sempurna dan dipasang kembali,
karena

kapal

tidak

memiliki

suku

cadangnya

padahal

untuk

mengajukan permintaan membutuhkan waktu yang lama.


Dengan adanya permasalahan di atas dan melihat suku cadang
yang begitu penting akan fungsinya dalam menunjang pengoperasian
kapal, maka makalah ini sengaja penulis angkat dengan judul: Upaya
Penataan

Manajemen

Suku

Cadang

untuk

Menunjang

Pengoperasian AHT. EPIC WAJA.

B. Tujuan dan Manfaat Penulisan

1. Tujuan Penulisan

a. Untuk mengetahui lebih dalam tentang kualitas manajemen


suku cadang.
b. Untuk melakukan perencanaan penyediaan suku cadang
dalam mengantisipasi kerusakan yang berlanjut, sehingga
kegiatan perawatan terhadap mesin

di atas kapal dapat

berjalan dengan baik.

2. Manfaat Penulisan

a. Untuk memberikan masukan dan menambah wawasan bagi


pembaca yang berkepentingan dengan kualitas manajemen
suku cadang
b. Guna memahami manajemen pengadaan suku cadang yang
teratur dan berencana sehingga tidak terjadi kekurangan
dalam persediaan suku cadang.

C. Ruang Lingkup

Karena luasnya pembahasan masalah pengadaan suku cadang,


maka penulis akan membatasi pembahasan hanya pada Pengelolaan
Suku Cadang di Kapal AHT. EPIC WAJA pada Perusahaan Epic
Industri SDN. BHD di mana penulis bekerja di atas kapal tersebut
sebagai Chief Engineer. Hal ini dapat penulis sertakan crew list pada
lampiran 1.

D. Metode Penelitian

Metode-metode yang digunakan oleh penulis sebagai bahan


penulisan untuk makalah ini adalah :

1. Metode Pengumpulan Data

a. Studi kepustakaan

Dalam rangka memperoleh data dan informasi yang akan


dipergunakan

dalam

menyusun

makalah

ini,

penulis

mengumpulkan data dari buku-buku, dokumen, majalah serta


bahan-bahan tertulis lainnya yang ada hubungannya dengan
makalah ini.

b. Studi Lapangan

Dalam menyusun makalah ini penulis mengambil data


berdasarkan pengamatan dan pengalaman penulis pada saat
bekerja di atas kapal AHT. EPIC WAJA sebagai Chief
Engineer mulai dari bulan Juli 2013 sampai dengan bulan
Desember 2013 terutama mengenai pengadaan suku cadang.

2. Metode Analisis Data

Metode yang digunakan melalui pengamatan penulis secara


langsung

selama

berada

di

membandingkannya

dengan

permasalahan

ditemui

yang

atas

kapal

dan

kemudian

penyebab-penyebab
penulis

selama

dari

pengamatan

berlangsung.

BAB II
FAKTA DAN PERMASALAHAN

A. Fakta

1. Objek Penelitian

AHT EPIC WAJA merupakan kapal AHT yang berfungsi


sebagai support vessel atau sebagai pendukung di dalam proses
ekplorasi minyak lepas pantai. Sebagai penunjang kelancaran
dalam operasional kapal, Mesin induk telah didesain sedemikan
rupa sesuai dengan fungsinya.
Dalam perawatan mesin induk, Masinis yang bertanggung
jawab harus benar-benar rajin dan teliti dalam mengamati, baik
mesin dalam keadaan jalan maupun tidak jalan. Sering gangguangangguan pada mesin induk terjadi disebabkan kelalaian atau
kurangnya perhatian dalam perawatan. Mesin induk diharapkan
mampu bekerja seoptimal mungkin sesuai dengan tugas dan
fungsinya untuk membantu operasi kapal.
Dalam pengoperasian kapal, pemilik kapal dan pencarter
menuntut agar kapal selalu beroperasi tepat pada waktunya.
Untuk menjamin perawatan mesin induk diperlukan dukungan
manajemen penanganan suku cadang yang baik, khususnya
tersedianya suku cadang yang memadai. Karena dengan sistem
administrasi dan pencatatan suku cadang yang baik dan teratur,
akan

membuat

perawatan

menjadi

lancar

sehingga

pengoperasian kapal tidak terganggu.

2. Fakta Kondisi
Pada waktu kapal berlayar dari Johor menuju Gemusut kakap
Oil Field Labuan (Malaysia) tepatnya tanggal 05 November 2013,
motor induk mengalami kenaikan suhu gas buang dari normalnya
3500C menjadi 4500C di monitor terus suhunya cenderung naik
dari silinder No. 3 hingga No.5 dan menimbulkan asap hitam yang
sangat tebal. Setelah kapal sampai di lokasi Gumusut Kakap Oil
Field, penulis memeriksa tekanan injektor motor induk kanan
silinder No. 1 sampai dengan No. 6 ternyata kondisi injektor atau
pengabut tidak sempurna dan dipasang kembali, karena kapal
tidak memiliki suku cadangnya padahal untuk mengajukan
permintaan membutuhkan waktu yang lama.
Permintaan suku cadang biasanya dilakukan tiga bulan sekali,
dan untuk injektor agak sulit didapatkan karena harus pesan
langsung dari Marker. Pernah dilakukan pemesanan lewat agen di
Singapore tetapi malah terjadi kesalahan tipe injektor, ini tambah
membuat lama pengadaan injektor karena harus dilakukan
pemesanan kembali.
Banyak kendala yang timbul dalam pelaksanaan perawatanperawatan rutin yang biasa dilaksanakan terhadap mesin kapal
yang berhubungan dengan suku cadang. Seperi yang terjadi yaitu
kurang lengkapnya suku cadang yang ada di atas kapal. Pihak
kapal telah berulang kali melakukan permintaan baik berkala
maupun darat, pada keadaan darurat dimana suku cadang yang
diminta tidak sesuai dengan jumlah yang diminta. Hal ini
disebabkan karena kurangnya koordinasi yang baik antara pihak
kapal dengan pihak dinas teknik darat, disamping itu juga terjadi
ketidak sesuaian suku cadang baik ukuran maupun jenisnya. Hal
ini dapat mengganggu pengoperasian kerja sama antara pihak
kapal dengan pihak dinas teknik darat yang mempunyai prinsip

yang berbeda. Seperti yang terjadi pada saat kapal berlayar dari
Johor menuju Gemusut kakap Oil Field Labuan (Malaysia) tanggal
05 November 2013, yang mana pada saat itu terjadi kerusakan
pada nozzle dan harus dilakukan penggantian, namun suku
cadang untuk nozzle tersebut tidak tersedia di atas kapal.

B. Permasalahan
1. Identifikasi Masalah

Untuk mencapai manajemen suku cadang yang baik guna


menunjang kelancaran pengoperasian kapal AHT. EPIC WAJA,
permasalahannya adalah:

a. Tidak sempurnanya pelaksanaan Planned Maintenance


System (PMS)

Khususnya di Kapal AHT. EPIC WAJA kendala utama


tidak berjalannya Planned Maintenance System (PMS) adalah
faktor suku cadang, selain waktu yang sangat terbatas dalam
melakukan perawatan pada waktu kapal dalan keadaan di
sewa, dimana kapal harus selalu siap beroperasi. Dengan
pengadaan suku cadang melalui prosedur yang panjang,
karena untuk suku cadang mesin induk dipesan langsung dari
Marker dengan membutuhkan waktu yang lama. Padahal
sangatlah penting untuk pelaksanaan Planned Maintenance
System (PMS) ini berjalan lancar dalam mencapai kondisi
mesin yang diharapkan dan selalu siap beroperasi serta tidak
sampai terganggu operasi penyewaan kapal. Karena kalau
terganggu atau terlambat atau berhenti beroperasi, pihak

penyewa akan melakukan klaim, sehingga mengurangi


pendapatan perusahaan.
Ketelitian Anak Buah Kapal dalam melaksanakan proses
perawatan sangat diperlukan. Anak Buah Kapal sering
melakukan

kecerobohan

pada

waktu

melaksanakan

perawatan dan perbaikan terutama dalam penggunaan suku


cadang.
Suku cadang akan mengalami pemborosan apabila
digunakan dengan cara kerja yang kurang teliti sehingga
menyebabkan kerusakan suku cadang sebelum waktunya.
Dalam perawatan untuk menjaga kondisi kapal. Pertama
penyusunan pekerjaan dilakukan oleh suatu tim yang dipimpin
Nakhoda, Mualim I, KKM dan Masinis II. Setiap pekerjaan
yang akan dilakukan harus diseleksi sesuai jadwal perawatan,
sebagian besar kerusakan yang terjadi di atas kapal biasanya
diperbaiki oleh awak kapal. Karena itu catatan apa saja yang
telah diperbaiki.

Kapan dan jenis suku cadang apa yang

dipakai, catatan pihak Nakhoda juga mengajukan permohonan


Dock, dengan lampiran catatan jenis pekerjaan yang akan
dilaksanakan pada waktu kapal di atas galangan harus
tercatat dengan rapi.
Permintaan

dan

pengiriman

suku

cadang

bisanya

dilakukan tiga bulan sekali, tetapi karena kesalahan dalam


mengatur penggunaan, mengakibatkan suku cadang sering
kali habis sebelum waktunya.

b. Sistem administrasi dan penyimpanan suku cadang yang


kurang baik

Perawatan terhadap mesin kapal dapat dimonitor dengan


sistem

administrasi

terutama

dalam

hal

pengecekan

persediaan suku cadang. Apabila dalam perawatan tidak


mempunyai sistem administrasi yang baik akan menyulitkan
proses perawatan tersebut.
Sistem adminstrasi yang tidak baik dapat mengganggu
kelancaran proses perawatan di kapal seperti yang di alami
oleh

AHT.

EPIC

WAJA.

Proses

perawatan

sedang

berlangsung dan harus dilaksanakan serta membutuhkan


salah satu suku cadang, ternyata suku cadang tidak
ditemukan.

Hal

tersebut

terjadi

karena

adanya

ketidaksesuaian antara daftar suku cadang dengan suku


cadang

yang

tersimpan

di

gudang,

ditambah

sistem

penyimpanannya yang tidak teratur sesuai dengan jenis-jenis


mesin.
Penyimpanaan suku cadang untuk persediaan adalah
merupakan sebagian aktifitas perawatan di atas kapal.
Penghentian pekerjaan perawatan yang sedang berjalan
dapat dicegah apabila perangkat suku cadang yang baik dan
lengkap terdapat di atas kapal. Tersedianya suku cadang
yang diperlukan memungkinkan kapal untuk mendapatkan
suku cadang dengan segera dari persediaan yang ada di atas
kapal.
Akan terjadi kesulitan dikemudian hari apabila penerimaan
dan penggunaan suku cadang tidak dicatat dengan benar dan
teliti, serta kemudian tidak dilakukan penyimpanan di gudang
dengan baik. Apabila terjadi penggantian awak kapal dengan
waktu serah terima yang relatif singkat, akan tidak mungkin
untuk melakukan pengecekan secara menyeluruh sehingga
akan membingungkan awak kapal baru apabila terjadi
kerusakan dan mereka membutuhkan suku cadang dengan
segera.

Dengan tidak teraturnya penyimpanan suku cadang, akan


sukar bagi para Masinis yang baru naik untuk menentukan
jumlah suku cadang yang sebenarnya yang ada di atas kapal
yang sesuai dengan suku cadang yang ada dicatat divisi/
bagian teknik di darat. Dalam kaitan ini dirasakan pentingnya
data tentang suku cadang yang biasa memberikan informasi
tentang lokasi, nomor seri, pembuat, dan jenis suku cadang
yang sesuai dengan yang aslinya.

c. Suku cadang tidak tersedia dengan lengkap

Dengan perawatan berencana ingin mengendalikan atau


memperlambat tingkat kemerosotan kinerja mesin yang
biasanya dilaksanakan dengan penggunaan dan tersedianya
suku cadang, dan kualitas keterampilan Anak Buah Kapal.
Sebagian besar dari mengetahui bahwa hal ini kedengarannya
lebih mudah daripada keadaan yang sebenarnya.
Jumlah

minimum

suku

cadang

adalah

jumlah

yang

seharusnya 1 (satu) set selalu ada dalam stok untuk menjaga halhal yang mungkin terjadi diluar dugaan atau dengan kata lain
harus tersedia. Dalam Kondisi normal, persediaan suku cadang
tidak boleh di bawah batas minimum.
Batas pesanan adalah saat dimana suku cadang harus
dipesan kembali untuk menghindari persediaan suku cadang
di bawah batas minimum.
Dengan berpedoman pada Biro Klasifikasi Indonesia,
(1978) dalam bukunya yang berjudul Peraturan Klasifikasi dan
konstruksi Kapal Laut, bab 17 tentang suku cadang telah
ditetapkan suku cadang minimum yang harus dibawa oleh
setiap kapal. Untuk itu suku cadang yang harus dibawa
didasarkan atas tiga acuan, yaitu :

10

1) Ketentuan Biro Klasifikasi.


2) Rekomendasi Pembuat Kapal/ Pabrik.
3) Pengalaman Manajer Kapal 1
Salah

satu

cara

untuk

melaksanakan

pengadaan

persediaan suku cadang yaitu dengan cara memiliki kapal


yang sama atau dengan jenis-jenis mesin yang sama dan
persediaan dipusatkan pada suatu tempat, sehingga bila tidak
lengkap akan cepat diketahui. Cara ini berlaku untuk misalnya
torak, kepala silinder, turbo charger, dan lain lain.
Perihal ketersediaan suku cadang merupakan masalah
yang teramat penting di dalam menunjang pengoperasian
permesinan kapal perlu menggunakan suatu sistem sebagai
sarana

untuk

mengoperasikan

semua

pekerjaan

yang

berhubungan dengan suku cadang.

d. Adanya

kesalahan

manajemen

dan

keterlambatan

pengiriman suku cadang ke kapal

Komunikasi adalah salah satu faktor yang sangat penting


untuk menunjang keberhasilan sesuai dengan keadaan yang
diharapkan. Mengingat penyediaan suku cadang adalah
persoalan yang tidak dapat ditundatunda (terlebih pada
keadaan mesin rusak), maka untuk penyediaan suku cadang
perlu adanya komunikasi pimpinan kapal dengan pihakpihak
yang ada di kantor pusat maupun cabang

terutama

memikirkan bagaimana suku cadang bisa cepat didapat dan


dikirim ke kapal dengan biaya yang semurah mungkin, dengan
tidak mengurangi kualitas suku cadang.
1

Biro Klasifikasi Indonesia, (1978), Peraturan Klasifikasi dan konstruksi Kapal Laut,
Jakarta, Kantor Pusat BKI

11

Kelancaran operasional kapal juga sangat tergantung


pada komunikasi antara kapal, Kantor Cabang dan Kantor
Pusat secara terencana dan berkesinambungan. Komunikasi
sangat penting karena beberapa pihak dilibatkan dalam
pembuatan keputusan.
Pada

kenyataannya

sedikit

sekali

pemilik

kapal

menghitung kebutuhan yang diperlukan sesuai dengan


standar perawatan kapal yang diharuskan. Disini sering terjadi
kesalah pahaman antara pihak kapal dengan pemilik kapal,
pihak perlengkapan dan unit pembelian barang, atau pihak
Bagian Teknik di darat.

Standar perawatan yang aktual

sangat dipengaruhi oleh kualitas keterampilan Anak Buah


Kapal. Sedangkan pihak awak kapal sudah merasa banyak
memberikan laporan dan data dari kapal. Pengadaan suku
cadang sebagai bagian perencanaan perawatan juga harus
memperhitungkan biaya dan efektifitas waktu.
Ditambah lagi dengan tidak berpengalamannya atau
kurangnya

pengetahuan

dibidang

teknik

dari

pihak

perlengkapan dan pihak pembelian barang, dan kurangnya


koordinasi dengan bagian teknik, sehingga sering terjadi
kesalahan pembelian barang.
Seharusnya hal hal seperti di atas tidak terjadi apabila
ada saling pengertian dan kerja sama yang baik antara orang
yang bekerja di darat (bagian teknik) dan dengan orang kapal,
khususnya orang bagian mesin dalam pengadaan suku
cadang.
Oleh sebab itu seluruh Perwira Mesin yang berhubungan
langsung dengan suku cadang, pihak pembelian dan bagian
tehnik di darat harus sadar akan tanggung jawab yang
diberikan kepada dirinya masing-masing, terutama dalam
pengadaan dan pengawasan suku cadang tersebut.

12

e. Manajemen sumber daya manusia yang rendah dan


sering terjadinya pergantian ABK

Ketelitian Anak Buah Kapal dalam melaksanakan proses


perawatan sangat diperlukan terutama bekerja menggunakan
sistem perseorangan. Anak Buah Kapal sering melakukan
kecerobohan-kecerobohan

pada

waktu

melaksanakan

perawatan terutama dalam penggunaan suku cadang.


Suku cadang akan mengalami pemborosan apabila
digunakan dengan cara kerja yang tidak teliti sehingga
menyebabkan kerusakan suku cadang sebelum digunakan.
Suku cadang yang ada di kamar mesin cukup banyak
jumlahnya, untuk itu perlu adanya kerja sama yang baik dalam
pengawasan dan pemeliharaan serta mendapatkan perhatian
yang sangat serius dari Masinis Kapal.
Perhatian yang diberikan berupa pengontrolan dan
pengawasan dengan baik, mengingat biaya pengadaan suku
cadang bukan biaya yang murah dan keberadaannya sangat
penting bagi proses perawatan mesin.
Pengawasan serta pengontrolan sangat tergantung oleh
kualitas Sumber Daya Manusia yang ada di kapal. Perwira
Mesin yang sesuai dengan tingkatannya dan bertanggung
jawab terhadap mesinmesin yang menjadi tanggung jawab,
Masinis II yang bertanggung jawab terhadap mesin induk,
selain memelihara dan merawat kesiapan mesin induk, juga
harus selalu mengadakan pemeriksaan akan suku cadang
pengganti dari bagian bagian mesin induk.
Apabila Masinis yang ada tidak berpengalaman atau tidak
bertanggung jawab, maka akan berpengaruh dalam mengatur
keberadaan suku cadang dan penyimpanannya.

13

Seringnya pergantian Awak Kapal juga mengganggu


terlaksananya pengawasan dan pengontrolan suku cadang
secara berkesinambungan oleh Awak Kapal. Karena antara
Awak Kapal yang lama dan yang baru tidak cukup waktu
untuk melakukan pengecekan secara menyeluruh keberadaan
suku cadang, karena singkatnya waktu yang diberikan dalam
serah terima, apalagi biasanya Awak Kapal yang lama tidak
memikirkan lagi tanggung jawab terhadap terlaksananya
perawatan mesin.
Untuk

itu

perlu

adanya

tingkat

pengawasan

dan

pengontrolan suku cadang yang terencana berkesinambungan


dengan baik, serta penataan yang tepat mengenai keberadaan
suku cadang didalam kamar mesin oleh orang-orang yang
berkualitas dan tidak selalu terjadi penggantian orang baru,
yaitu apabila ada penggantian Awak Kapal baru dengan orang
yang sudah pernah di kapal itu atau orang yang pernah di kapal
lain dalam satu perusahaan.

2. Permasalahan Utama

Berdasarkan identifikasi masalah yang penulis uraikan di


atas, di dapat dua pokok permasalahan yang dianggap paling
penting yaitu :

1. Sistem administrasi dan penyimpanan suku cadang yang


kurang baik
2. Adanya

kesalahan

manajemen

dan

keterlambatan

pengiriman suku cadang ke kapal

14

BAB III
PEMBAHASAN

A. Landasan Teori

Sebuah kapal jika menginginkan pengoperasian secara lancar,


maka harus ditunjang dengan keterampilan yang memadai dari anak
buah kapal dan tidak kalah pentingnya adalah kelayakan suku cadang
yang dimiliki di atas kapal. Jika suku cadang di atas kapal tidak
ditangani secara benar, maka hal tersebut akan mengganggu
pengoperasian kapal, jika sewaktu-waktu terjadi kerusakan dan tidak
bisa diperbaiki melainkan harus melakukan penggantian suku cadang.
Adapun berbagai hal yang dapat meningkatkan penanganan suku
cadang demi menjaga kelancaran operasional kapal, antara lain :
1. Perencanaan yang baik dalam pengaturan suku cadang
2. Memperbaiki sistem administrasi suku cadang di kapal
3.

Sumber Daya Manusia yang terampil akan bisa diperoleh dengan


proses penerimaan Awak Kapal dengan baik yaitu dengan
menerapkan seleksi yang baik.

4.

Komputerisasi suku cadang yang berjalan dengan baik

5.

Perencanaan dan pengambilan keputusan pengadaan suku


cadang harus lebih mengikut sertakan semua pihak terkait.

6.

Sumber Daya Manusia dan penempatan orang-orang pada tempat


yang sesuai dengan kemampuannya.

7.

Komunikasi dan jalan panjang dalam pengadaan suku cadang


harus dibuat lebih efektif dan efisien.

15

B. Analisis Penyebab Masalah

1. Sistem administrasi dan penyimpanan suku cadang yang


kurang baik
Penyebabnya adalah :
a. Sistem administrasi suku cadang di atas kapal kurang
memadai

Sistem Administrasi yang ada di kapal sangat sederhana


dan masih banyak sekali hal-hal yang perlu ada catatan, tetapi
tidak dilakukan. Ditambah beberapa buku daftar suku cadang
yang hilang sehingga menyulitkan pengontrolan.
Hal-hal lain dalam sistem administrasi di kapal yang
kurang baik diantaranya adalah:
1) Kurang optimalnya jalur informasi dari rangkaian prosedur
perencanaan pengadaan suku cadang yang terintegrasi
secara sistemik.
2) Tidak adanya indeks daftar suku cadang misalnya dengan
penomoran atau urut sesui huruf abjad, dan diletakkan
pada pintu atau tempat yang mudah di baca.
3) Pengelompokan jenis suku cadang yang kurang teratur,
juga tidak adanya tanda misalnya penomoran pada
masing-masing

kotak

suku1

cadang,

dan

kadang

dicampurnya suku cadang dari beberapa mesin dalam


satu kotak.
4) Ruangan untuk suku cadang yang kurang memadai yang
menyulitkan pencarian dan pengambilan suku cadang dan
juga kurangnya ventilasi. Hal ini membuat awak kapal
terkadang malas melakukan pengecekan dengan teliti.

16

b. Kualitas sumber daya manusia masih rendah

Sumber Daya Manusia yang masih rendah kualitasnya


dan seringnya penggantian Awak Kapal baru sehinggga
belum dapat melaksanakan sistem administrasi suku cadang
yang sudah ada dengan sempurna dan berkesinambungan.
Pengawasan serta pengontrolan dalam pelaksanaan
sistem

administrasi

pengadaan

suku

cadang

sangat

tergantung oleh kualitas sumber daya manusia yang ada di


kapal. Perwira mesin yang sesuai dengan tingkatannya dan
bertanggung jawab terhadap mesin induk. Selain memelihara
dan merawat kesiapan mesin induk, Masinis juga harus selalu
mengadakan pemeriksaan akan suku cadang pengganti dari
bagian-bagian mesin induk. Apabila Masinis yang tidak
berpengalaman atau tidak bertanggung jawab, maka akan
berpengaruh dalam mengatur keberadaan suku cadang dan
penyimpanannya.

2. Adanya kesalahan manajemen dan keterlambatan pengiriman


suku cadang ke kapal

Penyebabnya adalah :

a. Kurangnya koordinasi eksternal dalam permintaan suku


cadang

Permintaan suku cadang di Perusahaan Epic Industri


biasanya dilaksanakan dalam tiga bulan sekali. Pihak-pihak
yang berhubungan dengan pengadaan suku cadang ini yaitu
pihak kapal, agen atau kantor cabang, bagian perlengkapan
dan pembelian barang, butuh konsultasi bagian teknik. Untuk

17

suku cadang dengan harga yang mahal melebihi batas harga


yang ditentukan memerlukan persetujuan dari Manajer Epic
Industri, atau kalau lebih mahal lagi memerlukan persetujuan
Direktur Utama atau melalui rapat terbatas, baru kemudian
dilakukan pemesanan. Pemesanan barang biasanya dipesan
dari tempat pembuat mesin yang jauh, baru dikirim lewat Agen
atau Kantor Cabang sebelum ke kapal. Ini adalah Prosedur
yang berlaku di perusahaan.

b. Kurangnya koordinasi internal dalam permintaan suku


cadang

Dalam hal pengadaan suku cadang, sebelum melakukan


permintaan akan suku cadang kepada pihak perusahaan,
tentu

harus

diadakan

pengambilan

keputusan

yang

melibatkan pihak-pihak yang ada di atas kapal, agar


pengadaan suku cadang di atas kapal tidak mengalami
kekeliruan.
Kurangnya

mengikutsertakan

semua

pihak

dalam

pengambilan keputusan ketika melakukan pengadaan suku


cadang kepada tingkatan yang lebih rendah, termasuk pihak
yang ada di kapal dalam hal ini Nakhoda, KKM dan Chief
Officer tentu akan menyebabkan pengadaan suku cadang
menjadi kurang terlaksana dengan baik. Misalnya suku
cadang yang dikirim tidak sesuai dengan yang dibutuhkan dan
lain sebagainya.

18

C. Analisis Pemecahan Masalah

1. Sistem Administrasi dan Penyimpanan Suku Cadang yang


kurang baik

Pemecahannya adalah :

a. Perencanaan yang baik dalam pengaturan suku cadang

Segala sesuatu akan berjalan dengan baik apabila


direncanakan dengan baik,

termasuk

pengaturan suku

cadang. Dalam hal suku cadang yang perlu direncanakan


adalah bagaimana agar suku cadang selalu tersedia sewaktuwaktu dibutuhkan.
Yang perlu diperhatikan dalam merencanakan kebutuhan
suku cadang antara lain :
1) Jumlah suku cadang dan jangka waktu berapa lama
biasanya dibutuhkan untuk pemakaian, kemudian dalam
jangka waktu berapa lama sebelumnya harus dilakukan
permintaan.
2) Perencanaan dalam hal pembukuan, catatan pemakaian
dan penerimaan suku cadang yang benar dan harus
mudah dalam hal pengontrolan, seperti dibutuhkan
adanya penomoron, pengelompokan jenis suku cadang
dan lain sebagainya.
3) Dalam hal penyimpanan harus direncanakan agar mudah
dalam

hal

pencarian

seperti

penataan

yang

rapi,

dikelompokkan menurut jenis suku cadang, diberikan label


dan penomoran pada kotak penyimpanan.

19

b. Perbaikan sistem administrasi suku cadang di kapal

Sistem

administrasi

yang

baik

akan

memudahkan

pengontrolan dan mengurangi kesalahan yang akan terjadi,


sehingga akan dapat memudahkan dalam pencarian dan
dapat dengan mudah menemukan apabila terjadi kesalahan.
Menurut Dr. Ir. Rachmat. K. Bachrun dalam buku
Maintenance Manajemen, dikatakan bahwa pengontrolan
suku cadang jauh lebih sulit dilaksanakan dibandingkan
pengontrolan material. 2
Beberapa peralatan dasar untuk mengontrol adalah
catatan yang baik dari peralatan seperti mesin perkakas, dan
fasilitas serta historical record system dari reparasi perawatan
yang dapat memperkirakan jenis dan jumlah suku cadang
yang digunakan.
Pembentukan divisi khusus untuk menentukan daftar suku
cadang untuk kontrol pengadaan dan persediaan suku cadang
sangat berguna. Personal bengkel dan pengawas perawatan
bersama sama harus menganalisa apa dan berapa banyak
suku cadang yang harus disimpan.
Perihal suku cadang merupakan hal yang teramat penting
dalam menunjang pengoperasian kapal sehingga untuk
menata semua suku cadang di atas kapal perlu menggunakan
suatu sistem sebagai sarana untuk mengoperasikan semua
pekerjaan yang berhubungan dengan suku cadang. Suku
cadang bekas pakai yang tidak rusak perlu disimpan untuk
keperluan keadaan darurat. Mengontrol suku cadang perlu
sistem yang terbaik.

Bachrun, Rachmat K, (1993), Maintenance Manajemen, Jakarta, Loka Datamas Indah

20

Diantara
Goenawan

sistem

yang

Danuasmoro

yang

bisa

dalam

dipakai

bukunya

menurut

Manajemen

Perawatan adalah Sistem Menggunakan Berkas Map. 3


1) Sistem menggunakan berkas map
Adapun bagian dari sistem ini adalah :
a) Buku buku suku cadang dengan daftar lengkap.
b) Indeks utama, indeks perlengkapan, keluar / masuk
suku cadang yang dikirim ke darat, tambahan atau
perbaikan dalam suku cadang.
c) Label label untuk suku cadang.
Daftar suku cadang dapat berupa laporan bulanan
agar mengetahui keadaan persediaan atau jumlah dari
masing-masing suku cadang yang akan sangat berguna
apabila hendak menggunakan suku cadang dari bagianbagian mesin yang rusak atau suku cadang dari bagianbagian yang perlu diganti. Melalui daftar tersebut akan
mempermudah pengambilan suku cadang, maka tempat
dari suku cadang harus dicatat, karena mencatat letak
suku cadang adalah sebagai bagian dari penataan dan
perawatan.

2) Pencatatan suku cadang


Adapun caranya adalah sebagai berikut :
a) Membuat susunan daftar nama mesin menurut abjad
dan nomor kotaknya diletakkan dekat pintu masuk.
b) Semua kotak suku cadang diberi nomor dan kuncinya
diletakkan pada suatu tempat yang dibuat khusus
dekat susunan daftar nama-nama mesin.

Goenawan Danuasmoro, (2003), Manajemen Perawatan, Yayasan Bina Citra Samudra.

21

c) Setiap kotak suku cadang disusun pada raknya sesuai


dengan

pengelompokannya,

misalnya

pompa

generator, ketel bantu, dan lain-lain.


d) Setiap kotak suku cadang harus berisi daftar nama
nama

suku

cadang,

nomor

suku

cadang

dan

jumlahnya.
e) Setiap pengambilan dan penambahan suku cadang
harus dicatat pada daftar suku cadang yang ada
didalam masing-masing kotak suku cadang.
f)

Ruangan suku cadang harus mempunyai peranginan


yang cukup baik, lampu penerangan yang cukup
terang dan selalu harus dalam keadaan teratur dan
bersih.
Dengan adanya penataan suku cadang yang teratur

dan rapih, maka akan mempermudah dalam pengecekan


setiap saat jumlah suku cadang yang ada.
penerapan

sistem

pelaksanaan

manajemen

Selain itu

yang

baik

dalam

pengadaan suku cadang

juga

sangat

diperlukan.
Penjadwalan fasilitas akan berubah sesuai dengan
tipe sistem perawatan. Beberapa sistem tersebut terdiri
dari: buku-buku perawatan, kartu-kartu kerja serta papan
perencanaan.
Untuk setiap penyusunan kartu kerja dibedakan
dengan

beberapa

warna

untuk

menunjukkan

tipe

pekerjaan, tanggung jawab prioritas pekerjaan yang harus


dilakukan. Sistem ini disusun sebagai kalender, sehingga
menghasilkan

suatu

fasilitas

yang

fleksibel.

Untuk

perencanaan jangka pendek maupun jangka panjang,


sistem ini dapat juga membuat pekerjaan mana yang perlu
didahulukan karena terjadi keausan atau kerusakan yang

22

mendadak. Bagaimanapun juga pendapat yang baik,


pengalaman, dan penekanan biaya, merupakan kunci
pengontrolan yang baik.
c. Memberikan pelatihan dan familiarisasi kepada ABK di atas
kapal
Rendahnya kualitas Sumber Daya Manusia di atas kapal
merupakan permasalahan yang harus segera diatasi agar
operasional kapal tidak terganggu. Untuk itu harus dilakukan
pelatihan kepada seluruh ABK di atas kapal. Pelatihan kepada
ABK dapat dilakukan di atas kapal maupun dengan cara
mengirim ABK ke lembaga-lembaga pendidikan di darat agar
ABK

memiliki

keterampilan

yang

memadai

khususnya

keterampilan dalam penanganan suku cadang yang baik di atas


kapal.
Selain memberikan pelatihan kepada ABK juga harus
dilakukan familiarisasi khususnya kepada ABK baru agar ABK
baru

mengetahui

bagian-bagian

kapal

khususnya

untuk

menangani sistem administrasi suku cadang agar administrasi


suku cadang di atas kapal dapat tertata dengan rapi.
2. Adanya kesalahan dan keterlambatan pengiriman suku cadang
ke kapal
Pemecahannya adalah :
a. Meningkatkan koordinasi eksternal dalam pengadaan suku
cadang
Komunikasi yang tidak tepat dan salah, menyebabkan
prestasi kerja yang buruk. Menurut Murti Sumarni dan John
Soeprihanto dalam bukunya Pengantar Bisnis, Komunikasi

23

merupakan kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam


perencanaan pengadaan suku cadang, mengingat faktor waktu
dan anggaran yang besar maka perlu suatu komunikasi yang
efektif baik berupa :
1) Komunikasi kebawah (Downward Communication) yaitu
komunikasi pimpinan kepada bawahan, berupa petunjuk.
2) Komunikasi

keatas

(Upward

Communication)

yaitu

komunikasi kepada atasan dari bawahan, berupa laporan


keluhan atau saran.
3) Komunikasi horizontal (Horizontal Communication) yaitu
komunikai sesama awak.
Dengan demikian setiap pihak harus dapat menempatkan
posisinya masing-masing sesuai fungsinya dan birokrasi yang
panjang dalam pengadaan suku cadang harus dapat di potong
yaitu

salah

satunya

dengan

cara

menerapkan

sistem

Manajemen Desentralisasi, terlebih lagi sistem ini cocok untuk


kapal-kapal yang berada diluar jangkauan staf darat dalam
waktu yang lama.

b. Meningkatkan koordinasi internal dalam pengadaan suku


cadang

Keputusan dapat diambil tanpa melibatkan tingkatan yang


lebih, sehingga waktu dapat dimanfaatkan dan lebih efisien,
adanya pembagian tanggung jawab dan wewenang meskipun
tetap tidak terlepas dari pengontrolan terpusat. Hal ini tanpa
disadari merupakan training bagi pihak-pihak tersebut
Nahkoda dan Kepala Kamar Mesin agar ikut membuat
keputusan yang dianggap perlu agar operasi kapal efisien,
misalnya

mengatur

transaksi,

baik

pembelian

maupun

penerimaan.

24

Goenawan
Manajemen

Danuasmoro

Perawatan

mengatakan dalam

dalam

sistem

ini

yaitu

bukunya
Sistem

Desentralisasi mengikut sertakan Perwira di kapal dalam


mengatur transaksi, baik pembelian maupun penerimaan
barang, dan dokumen-dokumen melalui penggunaan file
pesanan dan file pengontrolan suku cadang. Sistem ini cocok
untuk kapal yang berada diluar jangkauan fasilitas staf darat
untuk waktu yang lama.
Jadi Perwira di kapal bisa langsung melakukan pembelian
suku cadang, atau bisa langsung berhubungan dengan agen
penjualan suku cadang dan melakukan transaksi sendiri. Disini
sudah langsung memotong jalur birokrasi yang panjang yang
dilalui dalam pengadaan suku cadang.
Staf di darat hanya melakukan nasehat-nasehat dan
petunjuk apa yang harus dilakukan pihak kapal dalam
melaksanakan pengadaan suku cadang dan transaksinya,
sementara Perwira di kapal menyampaikan laporan serta
keluhan dan saran-saran kepada staf didarat.

25

BAB V
PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari penjelasan pada BAB I sampai BAB IV, penulis menguraikan


di dalam beberapa hal yang berkaitan dengan pengadaan suku
cadang di atas kapal AHT. EPIC WAJA pada perusahaan Epic Industri
maka penulis mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem administrasi dan penyimpanan suku cadang yang kurang


baik disebabkan oleh kurang memadainya sistem administrasi dan
pengaturan suku cadang di atas kapal sehingga menimbulkan
kesulitan dalam pengontrolan suku cadang.
2. Kualitas sumber daya manusia yang rendah akan berpengaruh
terhadap pelaksanaan sistem administrasi pengadaan suku
cadang di atas kapal.
3. Adanya kesalahan manajemen dan keterlambatan pengiriman
suku cadang ke kapal disebabkan karena kurangnya koordinasi
eksternal dalam permintaan suku cadang.
4. Kurangnya koordinasi internal dalam permintaan suku cadang
disebabkan karena tidak diikutsertakannya semua pihak dalam
pengambilan keputusan ketika melakukan pengadaan suku
cadang sehingga suku cadang yang dikirim tidak sesuai dengan
yang dibutuhkan.

26

B. Saran

Dari kesimpulan di atas, maka penulis mencoba memberikan


saran-saran sebagai berikut :

1. Disarankan agar pihak kapal melakukan perencanaan yang baik


dan perbaikan sistem administrasi suku cadang di atas kapal
sehingga akan memudahkan pengontrolan serta suku cadang
akan tersedia pada saat dibutuhkan.
2. Sebaiknya dilakukan familiarisasi melalui pelatihan di lembagalembaga yang ada di darat sehingga ABK memiliki keterampilan
khususnya dalam penanganan suku cadang yang baik di atas
kapal.
3. Disarankan agar semua pihak bekerja sama dalam meningkatkan
koordinasi ekternal dalam pengadaan suku cadang melalui
komunikasi yang baik dan penempatan posisi sesuai dengan
fungsinya.
4. Disarankan agar dilakukan peningkatan koordinasi internal dalam
pengadaan suku cadang melalui pengikutsertaan semua pihak
dalam pembuatan keputusan pengadaan suku cadang.

27

DAFTAR PUSTAKA

Bachrun, Rachmat K, (1993), Maintenance Manajemen, Jakarta, Loka


Datamas Indah .

Biro Klasifikasi Indonesia, (1978), Peraturan Klasifikasi dan konstruksi


Kapal Laut, Jakarta, Kantor Pusat BKI .

Goenawan Danuasmoro, (2003), Manajemen Perawatan, Yayasan Bina


Citra Samudra.

Herjanto, Eddy. Manajemen Produksi dan Operasi, Jakarta, Grasindo .

Soeharto, (1991), Manajemen Perawatan Mesin, Jakarta, Rineka Cipta.

R. Moedjiman SH (2007), Pedoman Penulisan Makalah Profesi


Kepelautan.

Soeprihanto, John, & Sumarni, Murti, (1995), Pengantar Bisnis,


Yogjakarta, Liberty.

28