5.1.

- GESTIN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO DEL PROYECTO

ESPECIAL CHIRA-PIURA
La Unidad de Logstica del Proyecto Especial Chira-Piura, es la encargada de la
Gestin de Compras y Abastecimiento, puesto que posee dos Oficinas
especializadas para realizar conjuntamente este proceso de manera eficaz.
5.1.1.- Oficina de Compras y Cotizaciones del Proyecto Especial Chira-Piura
(OCCPECHP)
La Oficina de Compras y Cotizaciones del Proyecto Especial Chira-Piura, es la
responsable de proporcionar los recursos materiales, bienes y servicios requeridos
por la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares del Proyecto Especial
Chira-Piura (OASPECHP), en condiciones de calidad y costo adecuado.
Son funciones de la OCCPECHP:
a)
Analizar y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones del PECH (requerimiento
de bienes y servicios) proporcionado por la OASPECH.
b)
Por ejemplo: compra de tiles de oficina, contratacin de servicio de
vigilancia, compra de pliza de seguros patrimoniales, etc.
c)
Ejecutar y controlar los procedimientos de compra y contratacin de bienes
o servicios, arrendamientos y ejecucin de obras que requiera el PECHP.
d)
Suministrar los bienes y servicios que sean necesarios para el
funcionamiento del PECHP.
e)
Elaborar y coordinar la suscripcin de los contratos o la emisin de rdenes
de compra o de servicio, correspondientes al mbito de su competencia,
registrando la fase de compromiso presupuestal respectivo.
f)
Efectuar el seguimiento y control del cumplimiento de los contratos que se
deriven de la adquisicin de bienes, prestacin de servicios o ejecucin de obras.
5.1.1.1- Funciones del Jefe de la Oficina de Compras y Cotizaciones del
Proyecto Especial Chira-Piura
A.
Planificar, organizar, dirigir y controlar la aplicacin de las actividades de la
Oficina de Compras y Cotizaciones del Proyecto Especial Chira-Piura, cumpliendo
las acciones a desarrollar para lograr los objetivos en armona con los dispositivos
legales.

B.
Ejecutar y controlar el suministro oportuno de los bienes y servicios que
satisfaga las necesidades del PECHP.
C.
Aprobar y emitir las rdenes de compra u rdenes de servicio, despus de
la solicitud recibida por la OASPECHP.
D.
Proporcionar las rdenes de pago por servicios de agua, luz, telfono, fax,
entre otros; y de mantenimiento y conservacin de bienes e inmuebles.
E.
Realizar la tramitacin y contratacin de la suscripcin o renovacin de las
plizas de seguro necesarias, como la pliza de bienes patrimoniales.
5.1.2.- Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares del Proyecto
Especial Chira-Piura
La Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares del Proyecto Especial ChiraPiura, es la responsable de administrar y proporcionar los recursos materiales,
bienes y servicios requeridos por el Proyecto Especial Chira-Piura, en condiciones
de seguridad, calidad, oportunidad y costo adecuado.
Son funciones de la OASPECHP:
a)
Formular y programar el Plan Anual de Adquisiciones del PECH
(requerimiento de bienes y servicios), as como supervisar su ejecucin. Por
ejemplo: requerimiento de compra de tiles de oficina, requerimiento de
contratacin de servicio de vigilancia, requerimiento de pliza de seguros
patrimoniales, etc.
b)
Programar, coordinar, ejecutar y controlar los procedimientos de compra y
contratacin de bienes o servicios, arrendamientos y ejecucin de obras que
requiera el PECHP.
c)
Administrar las actividades de seguridad integral, mantenimiento y servicios
generales.
d)

Administrar el almacenamiento y distribucin de los bienes.

e)
Registrar, controlar y conservar las existencias del almacn y los bienes
patrimoniales; as como realizar peridicamente el inventario fsico de los mismos.

5.1.2.1- Funciones del Jefe de la Oficina de Abastecimiento y Servicios

Auxiliares del Proyecto Especial Chira-Piura

A.
Proporcionar el servicio de proteccin de personas; as como la de custodia
y vigilancia de los bienes, muebles e inmuebles del PECHP.
B.
Recepciona y custodia los bienes de todo orden adquiridos de acuerdo a la
cantidad y calidad especificada en las rdenes de compra.
C.

Llevar el registro de los bienes del Activo Fijo.

D.

Registrar los ingresos y salidas de bienes.

E.

Conservar y ubicar los bienes en el lugar apropiado que les corresponde.

F.
Administra los recursos patrimoniales del PECHP a travs de un adecuado
control de los bienes de acuerdo a normas y dispositivos vigentes.
G.
Formular, registrar y tramitar los movimientos de altas, bajas, transferencias
y excedentes de bienes.
H.
Formular y supervisar las depreciaciones y revaluaciones de los Activos
Fijos de acuerdo a Normas Administrativas.
I.
Formular y requerir la tramitacin para suscripcin o renovacin de las
plizas de seguro necesarias como la pliza de bienes patrimoniales.
5.2.- Procedimientos de la Gestin de Compras y Abastecimiento del
Proyecto Especial Chira-Piura
Para una mejor visualizacin de la funcin de Compras y Abastecimiento del
PECHP combinando las dos oficinas de la Unidad de Logstica, veremos a
continuacin dos flujogramas de las actividades de adquisicin de bienes y/o
servicios:
Adquisicin de un equipo de cmputo
1.
El rea solicitante que requiere la PC, enva una solicitud de compra a la
Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares del Proyecto Especial Chira-Piura
(OASPECHP) la cual la analiza y elabora una PECOSA (Pedido de Comprobante
de Salida) autorizado por el Jefe de la Oficina.
2.
Este documento PECOSA se deriva al Jefe de la Oficina de Compras y
Cotizaciones del Proyecto Especial Chira-Piura (OCCPECHP) quien realizar las
cotizaciones a los proveedores (mnimo 3). De acuerdo al monto stas se
adquieren en forma directa o mediante licitacin pblica.
3.
La OCCPECHP elabora la Orden de Compra correspondiente para cancelar
mediante cheque o CCI (Cuenta corriente interbancaria) al proveedor.

4.
El bien es ingresado a la OASPECHP para su revisin y/o custodia del
producto; el cual ingresa con la factura o gua de remisin.
5.
Este producto luego con la documentacin correspondiente se le asigna un
cdigo de inventario para su control institucional y a su vez entregado al rea
solicitante mediante cargo y aceptacin del bien. Caso contario es enviado al