Anda di halaman 1dari 37

Contoh Pelaporan Proyek Perubahan Diklat Pim IV

KATA PENGANTAR
Puji serta syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa
karena hanya dengan ridho dan rahamatnya makalah sistem
Teknologi informasi ini dapat terselesaikan tepat pada waktunya
dan berkat karuniaNya penulis dapat menyelesaikan Laporan Akhir
Implementasi Proyek Perubahan dengan judul ;
Optimalisasi system IT pelayanan Perpustakaan Umum
Kab.Karimun
Laporan Akhir Proyek Perubahan ini disusun sebagai salah satu
syarat memenuhi kewajiban kurikuler dalam mengikuti pendidikan
dan pelatihan kepemimpinan IV Angkatan VIII pada Pemerintah
Kabupaten Karimun, Kepulauan Riau bekerjasama dengan Badan
Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Lembaga Administrasi
Negara Republik Indonesia ( LAN RI ).
Untuk itu penulis meminta maaf yang sebesar-besarnya apabila ada
kesalahan maupun kekurangan didalam penulisan makalah sistem
teknologi informasi ini, Penulis juga mengharapkan kritik dan
saran yang bersifat membangun dari pembaca, agar kedepanya
pembuatan makalah sistem Teknologi informasi ini dapat terus
ditingkatkan dan dapat menjadi lebih baik lagi, serta dalam
kesempatan ini penulis mengucapkan ribuan terima kasih kepada
semua pihak yang terlibat didalam pengerjaan proyek perubahan
ini, terutama kepada kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
bapak Panji Sasmita S.sos , kepada Pustakawan kami bapak
Mahyudin Amd, bagian Pengolahan Ibu Susi arieyanti, bagian
arsip Bapak Uprizal,Stakholder yang telah banyak membantu
dalam membuat system ini yakni saudara Bambang wahyudi dan
seluruh staf kantor perpustakaan yang tidak dapat saya sebutkan
satu persatu nama di sini. Semoga proyek perubahan ini dapat
membantu system teknologi informasi Perpustakaan terutama
kepada kami khususnya masyarakat Kabupaten Karimun.

BAB. I
PENDAHULUAN
[if !supportLists]A. [endif]LATARBELAKANG

Perpustakaanmerupakansalahsatupelestaribahanpustaka.Salah
satu fungsi perpustakaan adalah sebagai sumber informasi ilmu
pengetahuan, teknologi dan kebudayaan.Artinya budayabangsa
yang merupakan hasil cipta, karya dan karsa manusia itu akan
disimpan,dilestarikan dandipergunakandiperpustakaan.Proses
iniakanterusberputarkedepan, tumbuhdanbergerakkearah
kemajuan.
Untuklebihmeningkatkandayagunadanhasilgunaperpustakaan
yang menjangkau seluruh lapisan masyarakat, dipandang perlu
untuk menetapkan suatu lembaga yangmenangani Perpustakaan
Umum.
DiKabupatenKarimunterdapatPerpustakaanDanArsipDaerah
yangmerupakanPerpustakaanUmumyangterbentukberdasarkan
PeraturanDaerah(Perda)KabupatenKarimun,Nomor16Tahun
2007,tanggal31Juli2007,tentangPembentukandanOrganisasi
KantorPerpustakaanUmumKabupatenKarimun.
PerpustakaanDanArsipDaerahKabupatenKarimunberdirisejak
tahun 2003, tepatnya pada saat hari ulang tahun Kabupaten
KarimunyangkeIII.PadasaatituPerpustakaanDanArsipDaerah
KabupatenKarimunmasihdibawahiolehKasubbagInformasidan
Perpustakaan yakni Muhammad Syukur, yang ditunjuk sebagai
pimpinandiPerpustakaanDanArsipDaerahKabupatenKarimun,
yangkemudianMuhammadSyukursebagaiKepalaPerpustakaan
DanArsipDaerahKabupatenKarimundigantikanolehSoewarti,
kemudian diteruskan Darmalinda, serta Zaini, dan kemudian
dikepalaiolehIndraGunawan.SaatiniKantorPerpustakaanDan
Arsip Daerah Kabupaten Karimun Dikepalai oleh Panji Sasmita
S.Sos.
PerpustakaanDanArsipDaerahKabupatenKarimunadalahunsur

pendukungtugasBupatidibidangPerpustakaandanArsip,yang
dipimpinolehseorangKepalayangberkedudukandibawahdan
bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretariat Daerah.
Untuk menindak lanjuti Peraturan Daerah tersebut, perlu
ditetapkan Keputusan Bupati Karimun Nomor 12 Tahun 2007
tangal30April2007tentangPenjabaranTugasPokokdanFungsi
Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun serta landasan
pelaksanaannyaberdasarkanKeputusanBupatiKarimunNomor17
Tahun2008tentangUraianTugaspadaUnitKerjadiLingkungan
KantorPerpustakaanUmumKabupatenKarimun.
Berdasarkan landasan yuridis tersebut, Perpustakaan Dan Arsip
Daerah Kabupaten Karimun mempunyai tugas melayani
masyarakat umum di bidang perpustakaan dan informasi, serta
memasyarakatkanperpustakaan.PerpustakaanDanArsipDaerah
KabupatenKarimunmempunyaifungsiantaralain:
[if !supportLists]1. [endif]Pelaksanaanpenyusunanrencanadan
programkebijaksanaanteknisdibidangperpustakaan;
[if !supportLists]2. [endif]Pengadaan,pengumpulan,pengelolaan,
penyimpanan,peralatandanpenyajianbukuperpustakaan.
Dalammenjalankanperanandanfungsinya,diperlukanpedoman
berupa visi dan misi. Dalam visinya ditegaskan bahwa
Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun
Terwujudnyamasyarakatyanggemarmembacaagarterbebasdari
kebodohan, keterbelakangan, ketertinggalan arus informasi dan
ilmupengetahuandalampelaksanaanotonomidaerahmemasuki
eraglobalisasidanerainformasi.Sedangkan misinya pertama,
Mencerdaskankehidupanbangsapadaumumnyadanmasyarakat
KabupatenKarimunpadakhususnya,kedua,Melembagakansikap
masyarakatKabupatenKarimununtukgemarmembaca.
Mengingat letak geografis Kabupaten Karimun yang strategis
(antaraLautCinaSelatan,SelatMalakadenganSelatKarimata)
serta didukung potensi alam yang sangat potensial, Kabupaten
Karimun yang juga berada di Propinsi Kepulauan Riau

dimungkinkan untuk menjadi salah satu pusat pertumbuhan


ekonomibagiRepublikIndonesiadimasadepan.Untukmenjamin
danmendukungkelancaranvisidanmisitersebut,makasalahsatu
strategiyangakandilakukandalamhaliniadalahmengembangkan
perpustakaan secara optimal melalui system pelayanan
Perpustakaan berbasis Informasi Teknologi ( IT ) serta
menyediakanfasilitaspengunalayanan.
Untuk menunjang hal tersebut sudah selayaknya Pemerintah
KabupatenKarimunmembangunPerpustakaanDaerahberbasisIT
besertafasilitaspenunjangnya.Gedungatauruanganperpustakaan
adalah bangunan yang sepenuhnya diperuntukkan bagi seluruh
aktivitas sebuah perpustakaan, SDM yang profesional disiapkan
untuk menjalankan program yang harus dijalankan, sarana
prasaranasertadukungandanayangmemadai.
Sejauh ini Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun
mempunyaikoleksipustakasebanyak27.905bukutersebutterdiri
daribeberapajudulyaknidarikaryafiksidannonfiksi,referensi,
bukuperguruantinggiyangbelumdioptimalkan.Jumlahkoleksi
ini menunjukkan angka yang sangat minim. Fasilitas lain yang
tersedia di perpustakaan juga dapat disebut kurang. Fasilitas
database,katalogmasihmenggunakanmanual,sedangkanfasilitas
komputerhanyatersedia18buah,yangbelumdimanfaatkansecara
optimal,,jumlahanggotamencapai5734orang.
Meskipunperpustakaantelahmelaksanakanpelayananbukasetiap
hari,akantetapipengunjungyangdatangmasihminim.Setiaphari
tercatat hanya berkisar 2025 orang saja. Dengan adanya
pengunjung yang minim ini, Perpustakaan Dan Arsip Daerah
Kabupaten Karimun tergolong perpustakaan sepi pengunjung.
Menurut informasi para pengunjung perpustakaan, diketahui
bahwa mereka yang datang tidak menemukan koleksi yang
dicarinya dan mengeluh tentang ruangan yang tidak nyaman.
Karenatidakmenemukankoleksiyangdicarinya,makakemudian
diatidakdatanglagiuntukberkunjungdiperpustakaantersebut.

Hal lainnya yang sering di keluhkan pengunjung adalah


ketersediaannyaWIFI.
Masalahmasalah di atas dapat menggambarkan tentang kondisi
PerpustakaanDanArsipDaerahKabupatenKarimunyangmasih
sangat memprihatinkan. Hal ini mungkin disebabkan karena
kurangnyaperhatiandariPemerintahDaerah(Pemda)Kabupaten
Karimun. Minimnya anggaran yang diberikan untuk opersional
perpustakaan, membuat perpustakaan daerah sulit berkembang.
Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa kebijakan Pemda yang
dikeluarkan belum berpihak pada pengembangan perpustakaan
daerah. Belum maksimalnya sumber daya manusia, sarana
prasarana, gedung serta anggaran yang terbatas, maka
Perpustakaan Dan Arsip Daerah di Kabupaten Karimun belum
memadai dan pelayanan terhadap penguna perpustakaan tidak
optimal.
[if !supportLists] [endif]BidangPelayananmempunyai

TupoksiUraian Tugas sebagaiberikut:


[if !supportLists]1. [endif]Merencanakan kegiatan Seksi

Pelayanan berdasarkan kegiatan tahun sebelumnya baik rutin


maupun pembangunan serta sumber data yang ada sebagai bahan
untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan peraturan yang telah
ditetapkan.
[if !supportLists]2. [endif]Memberikan petunjuk pada bawahan
dilingkungan seksi pelayanan agar dalam melaksanakan tugas
sesuai dengan petunjuk dan ketentuan yang berlaku sehingga
tercapai efektifitas pelaksanaan tugas.
[if !supportLists]3. [endif]Membagi tugas atau kegiatan kepada
bawahan dilingkungan seksi pelayanan dengan memberikan arahan
baik secara lisan maupun tertulis sesuai dengan permasalahan dan
bidang tugasnya masing-masing.
[if !supportLists]4. [endif]Memeriksa dan mengecek serta
mengontrol hasil kerja para bawahan guna menyempurnakan lebih

lanjut.
[if !supportLists]5. [endif] Menilai prestasi kerja para bawahan

dilingkungan seksi pelayanan berdasarkan hasil yang telah dicapai


untuk dipergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier.
[if !supportLists]6. [endif]Menghimpun dan mempelajari
peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan
petunjuk teknis serta bahan bahan lainnya yang berhubungan
dengan tugas seksi pelayanan sebagai pedoman dan landasan kerja.
[if !supportLists]7. [endif]Mencari, mengumpulkan, dan
mengelola data dan informasi yang berhubungan dengan tugas
seksi pelayanan.
[if !supportLists]8. [endif]Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka
penyusunan kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai
tugas seksi pelayanan.
[if !supportLists]9. [endif]Menginventarisasikan permasalahanpermasalahan yang berhubungan dengan tugas seksi pelayanan dan
menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pemecahan masalahan.
[if !supportLists]10. [endif]Membuat laporan pelaksanaan kegiatan
yang telah dilakukan untuk dipertimbangkan sebagai bahan
masukan bagi atasan.
[if !supportLists]11. [endif]Melaksanakan tugas lain yang diberikan
oleh Kepala Kantor sesuai bidang tugasnya dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas.
Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud,
susunan organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah terdiri
dari :
[if gte vml 1]><v:shapetype id="_x0000_t32"
coordsize="21600,21600" o:spt="32" o:oned="t"
path="m,l21600,21600e" filled="f"> <v:path arrowok="t" fillok="f"
o:connecttype="none"/> <o:lock v:ext="edit" shapetype="t"/>
</v:shapetype><v:shape id="_x0000_s1029"
type="#_x0000_t32" style='position:absolute; left:0;text-

align:left;margin-left:125.25pt;margin-top:112.75pt;width:.05pt;
height:11.25pt;z-index:4' o:connectortype="straight"> <v:stroke
endarrow="block"/> </v:shape><v:shape id="_x0000_s1030"
type="#_x0000_t32" style='position:absolute; left:0;textalign:left;margin-left:369.75pt;margin-top:114.4pt;width:.05pt;
height:11.25pt;z-index:5' o:connectortype="straight"> <v:stroke
endarrow="block"/> </v:shape><v:group id="_x0000_s1031"
style='position:absolute;left:0; text-align:left;marginleft:69pt;margin-top:18.65pt;width:346.45pt;height:141.85pt; zindex:6' coordorigin="2820,1813" coordsize="6929,2837">
<v:group id="_x0000_s1032"
style='position:absolute;left:2820;top:1813;
width:6929;height:2837' coordorigin="2625,7074"
coordsize="6929,2837"> <v:rect id="_x0000_s1033"
style='position:absolute;left:5385;top:7074;
width:1875;height:472'> <v:textbox style='mso-nexttextbox:#_x0000_s1033'> <![if !mso]> <table cellpadding=0
cellspacing=0 width="100%"> <tr> <td><![endif]> <div> <p
class=MsoNormal align=center style='text-align:center'> Kepala
Kantor</p> <p class=MsoNormal align=center style='textalign:center'> <span lang=IN style='mso-ansilanguage:IN'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p> </div> <![if !
mso]></td> </tr> </table> <![endif]></v:textbox> </v:rect><v:rect
id="_x0000_s1034" style='position:absolute;left:2820;top:9161;
width:2025;height:750' strokecolor="#d99594"
strokeweight="1pt"> <v:fill color2="#e5b8b7" focusposition="1"
focussize="" focus="100%" type="gradient"/> <v:shadow on="t"
type="perspective" color="#622423" opacity=".5" offset="1pt"
offset2="-3pt"/> <v:textbox style='mso-nexttextbox:#_x0000_s1034'> <![if !mso]> <table cellpadding=0
cellspacing=0 width="100%"> <tr> <td><![endif]> <div> <p
class=MsoNormal align=center style='text-align:center'> <span
lang=IN style='mso-ansi-language:IN'>Kasi Pelayanan<span
style='mso-spacerun:yes'>&#160; </span></span>dan Arsip</p>
</div> <![if !mso]></td> </tr> </table> <![endif]></v:textbox>
</v:rect><v:rect id="_x0000_s1035"
style='position:absolute;left:7679;top:9161;

width:1875;height:750'> <v:textbox style='mso-nexttextbox:#_x0000_s1035'> <![if !mso]> <table cellpadding=0


cellspacing=0 width="100%"> <tr> <td><![endif]> <div> <p
class=MsoNormal align=center style='text-align:center'> <span
lang=IN style='mso-ansi-language:IN'>Kasi </span>Arsip</p>
</div> <![if !mso]></td> </tr> </table> <![endif]></v:textbox>
</v:rect><v:shape id="_x0000_s1036" type="#_x0000_t32"
style='position:absolute; left:3750;top:8902;width:4891;height:0'
o:connectortype="straight"/> <v:rect id="_x0000_s1037"
style='position:absolute;left:7335;top:7656;
width:1875;height:765;flip:y'> <v:textbox style='mso-nexttextbox:#_x0000_s1037'> <![if !mso]> <table cellpadding=0
cellspacing=0 width="100%"> <tr> <td><![endif]> <div> <p
class=MsoNormal align=center style='text-align:center'> <span
lang=IN style='mso-ansi-language:IN'>K</span>asubag Tata
Usaha</p> <p class=MsoNormal> <span lang=IN style='msoansi-language:IN'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p> <p
class=MsoNormal align=center style='text-align:center'> <span
lang=IN style='mso-ansilanguage:IN'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p> </div> <![if !
mso]></td> </tr> </table> <![endif]></v:textbox>
</v:rect><v:shape id="_x0000_s1038" type="#_x0000_t32"
style='position:absolute; left:6329;top:7554;width:1;height:1348'
o:connectortype="straight"> <v:stroke endarrow="block"/>
</v:shape><v:rect id="_x0000_s1039"
style='position:absolute;left:5385;top:9161;
width:2025;height:750'> <v:textbox style='mso-nexttextbox:#_x0000_s1039'> <![if !mso]> <table cellpadding=0
cellspacing=0 width="100%"> <tr> <td><![endif]> <div> <p
class=MsoNormal> Kasi Perpustakaan</p> </div> <![if !
mso]></td> </tr> </table> <![endif]></v:textbox> </v:rect><v:rect
id="_x0000_s1040" style='position:absolute;left:2625;top:7731;
width:1875;height:750'> <v:textbox style='mso-nexttextbox:#_x0000_s1040'> <![if !mso]> <table cellpadding=0
cellspacing=0 width="100%"> <tr> <td><![endif]> <div> <p
class=MsoNormal align=center style='marginbottom:0cm;margin-bottom: .0001pt;text-align:center;line-

height:normal'> Jabatan </p> <p class=MsoNormal align=center


style='text-align:center'> Pustakawan</p> </div> <![if !
mso]></td> </tr> </table> <![endif]></v:textbox>
</v:rect><v:shape id="_x0000_s1041" type="#_x0000_t32"
style='position:absolute; left:6329;top:8055;width:1050;height:1'
o:connectortype="straight"> <v:stroke endarrow="block"
endarrowlength="short"/> </v:shape><v:shape
id="_x0000_s1042" type="#_x0000_t32" style='position:absolute;
left:4500;top:8070;width:1769;height:1;flip:x'
o:connectortype="straight"> <v:stroke dashstyle="longDashDot"
endarrow="block" endarrowlength="short"/>
</v:shape></v:group><v:shape id="_x0000_s1043"
type="#_x0000_t32" style='position:absolute;
left:6525;top:3658;width:1;height:225'
o:connectortype="straight"> <v:stroke endarrow="block"/>
</v:shape></v:group><![endif][if !vml] [endif]

[if !supportLists]B. [endif]Area dan Fokus Proyek Perubahan

Sebuah perpustakaan terbangun dari kumpulan berbagai elemen.


elemen yang menopang berdirinya sebuah perpustakaan adalah
gedung, koleksi, dana operasional dan sumber daya manusia. Salah
satu dari berbagai elemen tersebut yaitu koleksi menjadi salah satu
elemen penting dan menentukan eksistensi perpustakaan di tengah
masyarakat. Eksitensi perpustakaan di tengah masyarakat dapat
dilihat dari banyaknya masyarakat atau pengguna yang mengakses
perpustakaan. Salah satu faktor yang dapat mempengaruhi minat
masyarakat untuk mengakses perpustakaan adalah koleksi
berbasis Teknologi Informasi.

Koleksi yang mampu memotivasi masyarakat untuk mengakses


perpustakaan adalah koleksi yang berkualitas, sesuai kebutuhan
pengguna perpustakaan serta jaminan kemudahan akses terhadap
koleksi tersebut. kualitas koleksi dipengaruhi dan kesuaian koleksi
dengan kebutuhan pemustaka dipengaruhi oleh proses pengadaan
bahan pustaka. Sedangkan kemudahan dalam mengakses koleksi
perpustakaan sangat dipengaruhi oleh proses pengolahan serta
pelayanan bahan pustaka.
[if !supportLists]C. [endif]Tujuan dan Manfaat Proyek

Perubahan
Proses pengadaan, pengolahan serta pelayanan bahan pustaka
merupakan objek dari kajian manajamen koleksi perpustakaan.
Melihat arti penting koleksi dalam sebuah perpustakaan maka
sudah selayaknya jika pengelola perpustakaan mempelajari tentang
manajemen koleksi perpustakaan melalui Teknologi Informasi ,
Sayangnya masih banyak pengelola perpustakaan yang tidak
terlalu memperhatikan hal ini. Untuk itu, dalam upaya memberikan
pengetahuan tentang manajemen koleksi perpustakaan penulis
mencoba menuliskannya dalam modul singkat ini. Semoga modul
ini mampu memberikan pengetahuan serta panduan praktis dalam
melakukan manajemen koleksi perpustakaan.
Proyek Perubahan ini tentunya dibuat dengan berbagai tujuan. Di
antara tujuan tersebut adalah agar perpustakaan mampu menjelma
sebagai lembaga yang mampu membina minat baca masyarakat
serta memenuhi kebutuhan informasi pemustaka. Untuk dapat
melakukan pembinaan minat baca masyarakat dan mampu
memenuhi kebutuhan informasi pemustaka sangat tergantung dari
eksistensi koleksi dan system yang dimiliki oleh perpustakaan.
Tanpa keberadaan koleksi dan system yang mendukung tentu
perpustakaan tidak akan mampu melakukan pembinaan serta
memenuhi kebutuhan informasi masyarakat atau pemustaka.
Sedangkan manfaat dari proyek perubahan ini antara lain adalah :
[if !supportLists]1. [endif]Meningkatnya Sistem Pelayanan
Perpustakaan .

[if !supportLists]2. [endif]Pelayanan Perpustakaan menjadi

berkualitas dan profesional


[if !supportLists]3. [endif]Adanya rasa tanggung jawab dan
disiplin pegawai di bidang pelayanan
[if !supportLists]4. [endif] meningkatnya sumber daya manusia di
bidang perpustakaan yang mampu mengoprasikan system layanan
baik secara manual , teknologi dan komunikasi
[if !supportLists]5. [endif]Menjadikan Perpustakaan menjadi daya
tarik yang khas bagi para pembaca, karena perpustakaan
merupakan sumber informasi dan pengetahuan dari berbagai
sumber yang ada.
Internet menjadi salah satu elemen penting dalam eksistensi
sebuah perpustakaan. Koleksi dapat menjadi motivator pagi
pemustaka untuk datang ke perpustakaan. Kualitas koleksi menjadi
salah faktor penentu apakah perpustakaan akan diakses oleh
banyak pemustaka atau tidak.
Ketika berbicara mengenai koleksi melalui teknologi informasi
maka topik mengenai koleksi berbasis IT perpustakaan merupakan
topik pertama yang akan dipelajari. Pada topik ini akan dipelajari
tentang defini koleksi, varian dari koleksi serta metode
penggadaannya.
Koleksi perpustakaan adalah semua jenis bahan pustaka yang
dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada
masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka (Yulian
dan Sunjana, 2009). Bahan pustaka yang telah dihimpun atau
dikumpulkan oleh perpustakaan, selanjutnya diolah dengan
menggunakaan kaidah-kaidah tertentu, disimpan dan selanjutkan
dilayankan kepada masyarakat yang membutuhkannnya.sebelum
itu tentu saja bahan pustaka diolah terlebih dahulu melalui Dewey
Decimal Classification atau DDC yang merupakan salah satu
sistem klasifikasi yang familiar digunakan oleh banyak
perpustakaan di Tanah Air. Sistem ini menyangkut seluruh subjek
ilmu pengetahuan yang disusun secara sistematis dan teratur.
Pembagian ilmu (subjek ilmu pengetahuan) dimulai dari subjek
yang bersifat umum menuju subjek bersifat khusus.

Bertitik tolak dari latar belakang permasalahan tersebut, maka


saya ingin mengoptimalkan sarana dan prasarana yang ada di
perpustakaandanarsipdaerahKabupatenKarimunmelaluisystem
Informasi Teknologi ( IT ) melalui pelayanan Perpustakaan
Umum KabupatenKarimun.

Bab II.
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
[if !supportLists]A. [endif]Output Kunci Proyek Perubahan

Proyek perubahakan ini dilaksanakan untuk mengatasi masalah


yang dijadikan area perubahan, Penulis bertujuan untuk
mengoptimalkan sarana dan prasarana Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kabupaten Karimun. Dalam mengoptimalkan masalah ,
Output Kunci Proyek Perubahan ini adalah database yang lengkap dan
akurat terkait informasi keberadaan buku , pengunjung , dan catalog
data . Dengan adanya database yang lengkap dan akurat maka
pengunjung perpustakaan akan lebih dipermudah dalam pencarian
buku, serta staf tidak lagi mengisi laporan secara manual, dan berharap
kedepan dapat berjalan dengan lebih baik.

Namun hal tersebut tidak terlepas dari dukungan dan motipasi


pimpinandanparapihakterkait,tidakterlepasjugadibutuhkannya
anggaran untuk pelaksanaan proyek perubahan didalam
melengkapikebutuhanproyekperubahan,haltersebuttidakakan
berjalanlancarapabilastafdibidangpelayanantidaktertarikakan
halini,dantidakmendukungakan perubahanyangakandibuat
terhadapproyekperubahantersebut.Namunhalinidapatdisambut
dari semua pihak terutama dibidang pelayanan, pengolahan dan
Arsip., oleh karena itu, untuk mencapai kondisi ideal yang
diharapkan, perlu ditentukan output kunci, pentahapan (milestone),
tata kelola proyek, analisis peran dan pengaruh stakeholder, dan
target capaian kinerja.

[if !supportLists]B. [endif]ROADMAP/MILESTONE PROYEK

PERUBAHAN
Roadmap/Milestone adalah rencana kerja rinci yang
menggambarkan apa yang harus dilakukan untuk mencapai
tujuan yang umumnya disusun sebagai bagian dari rencana
strategis.

Roadmap/Milestone dibuatdidalamproyekperubahaniniadalah
perpustakaanberbasisTeknologiinformasi.Dimanapenerapan
teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam
berbagai bentuk, antara lain:
[if !supportLists]1. [endif]Penerapan teknologi informasi
digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan.
Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem
informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi,
katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik
dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk
Teknologi Informasi Perpustakaan.
[if !supportLists]2. [endif]Penerapan teknologi informasi sebagai
sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan
informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk
penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan
Perpustakaan Digital.
Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah
maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari
kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan
infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung
keduanya.
Sasaran
Terbentuknya
Tim Kerja

Sasaran
Pemahaman
tentang
pentingnya data

Sasaran
Format data
pelayanan

Sasaran
Format data
pelayanan
sepenuhnya dari
pelayanan dan

bidang
pengolahan
Indikator
Terbitnya SK
Tim Proyek
Perubahan
Tahapan
Pembentukan
Tim Proyek
Perubahan

Indikator

Indikator

Tersedianya
Tersedianya
laporan minguan, Format
bulanan, dan data pelayanan
Pertahun
Tahapan
Memberikan
pemahaman
tentang
pentingnya data

Tahapan

Verifikasi data

Finalisasi data

Kegiatan

Kegiatan

Kegiatan

[if !
supportLists]1.
[endif]Melakuk
an Rapat Staf

[if !supportLists]1.
[endif]Melaksanak
an Rapat dengan
staf pelayanan
[if !supportLists]2.
[endif]Rapat kasi
pengolahan dan
arsip

1.Membuat
format layanan
2.Mendistribusika
n Format
layanan

Waktu

Waktu

Waktu

1 Minggu

Database bidang
layanan

Tahapan

Kegiatan

1 Minggu

Indikator

1 Minggu

1.Mengumpulkan
Data layanan
yang sudah
selesai
2.Entri Data

Waktu
5 Minggu

[if !supportLists]1. [endif]Pentahapan Proyek Perubahan

Dalam makalah ini selanjutnya akan membahas tentang Teknologi


Informasi perpustakaan. Yang dapat dibagi menjadi beberapa tahap
yakni :
[if !supportLists] [endif]Tahapan Jangka Pendek :

[if !supportLists] [endif]Mengoptimalisasi Layanan Perpustakaan


di bindang Pelayanan melalui system IT
[if !supportLists] [endif]Penguasaan Staff pelayanan terhadap
system pelayanan Perpustakaan
[if !supportLists] [endif]Mengembangkan minat baca di
lingkungan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kab.Karimun
[if !supportLists] [endif]Tahapan Jangka Menengah
[if !supportLists] [endif]Menjadikan Perpustakaan sebagai tempat
belajar maupun mengajar
[if !supportLists] [endif]Meningkatkan kuantitas dan kualitas
sumber daya manusia di bidang perpustakaan
[if !supportLists] [endif]Meningkatkan pengadaan sarana dan
prasarana pendukung Kantor Perpustakaan
[if !supportLists] [endif]Mengembangkan minat baca dan
kunjungan kepada anak-anak, pelajar dan masyarakat untuk
mencerdaskan dan mengkaji ilmu pengetahuan dan kehidupan
social budaya bangsa secara informasi dan teknologi.
[if !supportLists] [endif]Tahapan Jangka Panjang
[if !supportLists] [endif]Tersedianya Layanan Informasi Berbasis
Teknologi sebagai penyedia informasi ke masyarakat secara cepat ,
tepat , dan akurat.
[if !supportLists] [endif]Menjadikan perpustakaan tempat taman
Rekriasi Keluarga dalam bidang pembelajaran
[if !supportLists] [endif]Terlaksananya system pengolahan
Perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
Perpustakaan dapat membuat minat masyarakat untuk
mengetahui dan membaca dijadikan sebagai kebutuhan akan
informasi dalam upaya mencerdaskan masyarakat yang
terampil,
kreatif,social
budaya
dan
berwawasan
kebangsaan.sehingga tercapai sasaran yang antara lain :
[if !supportLists]1. [endif]Tersusunnya pedoman umum dan
teknis standarisasi pelayanan dan pengelolaan bidang
perpustakaan

[if !supportLists]2. [endif]Tersedianya pegawai yang terampil


dan profesional dalam pelayanan dan pengelolaan
perpustakaan.
[if !supportLists]3. [endif]Mencerdaskan masyarakat melalui
gerakan permasyarakatan minat baca.
[if !supportLists]4. [endif]Terselenggaranya penyuluhan dan
sosialisasi perpustakaan di instansi pemerintahan, lembaga
pendidikan dan lembaga lainnya.
[if !supportLists]5. [endif]Pengembangan sarana dan prasarana
perpustakaan
[if !supportLists]6. [endif]Tersedianya sistim teknologi informasi
perpustakaan yang sampai ke Daerah
[if !supportLists]7. [endif]Terlaksananya penyuluhan dan
pelatihan pelestarian bahan pustaka.
[if !supportLists]8. [endif]Mengoptimalkan upaya kebijakan
pembangunan perpustakaan yang sesuai pada kebijakan
perpustakaan nasional dan kebijakan perpustakaan daerah
[if !supportLists]9. [endif]Tersedianya tenaga pengelolaan
Perpustakaan yang berkualitas dan profesional.
[if !supportLists]10. [endif]Tersedianya sarana dan prasarana
teknologi informasi manajemen Perpustakaan
[if !supportLists]11. [endif]Terlaksananya system pengolahan
Perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
[if !supportLists]12. [endif]Terlaksananya Konsultasi dan
koordinasi bidang perpustakaan
[if !supportLists]2. [endif]Faktor Penggerak

Perpustakaan harus memiliki daya tarik yang khas bagi para


pembaca maupun pendengar, karena perpustakaan
merupakan sumber informasi dan pengetahuan dari
berbagai sumber yang ada.
[if !supportLists] [endif]Adanya perangkat computer berupa
software dan hardwer
[if !supportLists] [endif]Adanya computer di bidang pelayanan
[if !supportLists] [endif]Adanya internet untuk Kantor
perpustakaan

[if !supportLists]

[endif]Kemampuan dari staff terhadap

teknologi informasi
[if !supportLists]

[endif]Tuntutan layanan masyarakat serba

yang serba klick


Alasan lain
[if !supportLists]

[endif]Mengoptimalkan dan mempermudah

pekerjaan perpustakaan
[if !supportLists]

[endif]Memberikan layanan yang lebih baik

kepada pengguna perpustakaan


[if !supportLists] [endif]Meningkatkan citra perpustakaan
[if !supportLists] [endif]Pengembangan infrastruktur nasional,
regional dan global.
[if !supportLists]3. [endif]Cakupan dari Informasi Teknologi
Proyek Perubahan Perpustakaan
[if !supportLists] [endif]Pengadaan koleksi
[if !supportLists] [endif]Katalogisasi, inventarisasi
[if !supportLists] [endif]Sirkulasi, reserve, inter-library loan
[if !supportLists] [endif]Pengelolaan penerbitan berkala
[if !supportLists] [endif]Penyediaan katalog (OPAC)
[if !supportLists] [endif]Pengelolaan anggota ( user & staf )
Beberapa Peran penting untuk paktor pendukung yang dibutuhkan
dalam pengembangan system informasi teknologi antara lain :
[if !supportLists]1. [endif]Peran Internet
Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource
internet.Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi. Untuk
membuat homepage, penyebarluasan katalog dan informasi.
[if !supportLists]2. [endif]Peran CD-ROM
[if !supportLists] [endif]Mempercepat akses informasi multi
media baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full text, dalam
bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan komputer.
[if !supportLists] [endif]Media back-up / cadangan data
perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain.
[if !supportLists]3. [endif]Keperluan Pengguna

Pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti


permintaan akan akses yang lebih cepat ke informasi yang
diperlukan dari dalam maupun luar perpustakaan. Dengan begitu
diharapkan agar para pustakawan mahir dalam penggunaan
teknologi informasi sehingga mereka dapat membantu pengguna
perpustakaan dalam menemukan informasi yang diperlukan.
Apa yang harus diketahui dan dikerjakan oleh pustakawan dalam
mengelola Teknologi Informasikan perpustakaannya :
[if !supportLists] [endif]Faham akan maksud dan ruang lingkup
dan unsur dari AP
[if !supportLists] [endif]Faham dan bisa mengapresiasi
pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh
sebelum merencanakan desain sistem
[if !supportLists] [endif]Faham akan dan bisa mengapresiasi
manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan
maintenance.
[if !supportLists] [endif]Faham akan proses evaluasi software
sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem
[if !supportLists] [endif]Faham akan dan bisa mengapresiasi
pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam
seluruh proses kerja.
[if !supportLists]C. [endif]TATA KELOLA PROYEK

PERUBAHAN
Proyek perubahan ini di dukung oleh Kepala Kantor sebagai
Sponsor /Mentor dengan memberikan arahan dan masukan untuk
proyek perubahan yang dilaksanakan. Sedangkan Coach
merupakan pendamping project leader, dengan memberi arahan
dan masukan akademis sehingga proyek perubahan dapat
dilaksanakan dengan baik. Selain sponsor dan coach, project
leader didukung oleh sumber daya tim yang membantu
terlaksananya proyek perubahan ini secara administrasi dan teknis ,
melalui stakeholders external yang membantu dalam penciptaan
Program system Informasi Teknologi.

[if gte vml 1]><v:group id="_x0000_s1046"


style='position:absolute;left:0;text-align:left; marginleft:68.65pt;margin-top:7.45pt;width:237.85pt;height:166.9pt;zindex:9' coordorigin="2495,10805" coordsize="5189,3520">
<v:rect id="_x0000_s1047"
style='position:absolute;left:5618;top:10805;
width:2066;height:1414' fillcolor="#f79646" strokecolor="#f2f2f2"
strokeweight="3pt"> <v:shadow on="t" type="perspective"
color="#974706" opacity=".5" offset="1pt" offset2="-1pt"/>
<v:textbox style='mso-next-textbox:#_x0000_s1047'> <![if !mso]>
<table cellpadding=0 cellspacing=0 width="100%"> <tr> <td><!
[endif]> <div> <p class=MsoNormal align=center style='textalign:center'> <b style='mso-bidi-fontweight:normal'><u>Sponsor/Mentor<o:p></o:p></u></b></p> <p
class=MsoNormal align=center style='text-align:center'> Kepala
kantor KPAD</p> <p class=MsoNormal align=center style='textalign:center'> <o:p>&nbsp;</o:p></p> <p class=MsoNormal
align=center style='text-align:center'> <b style='mso-bidi-fontweight:normal'><o:p>&nbsp;</o:p></b></p> <p
class=MsoNormal align=center style='text-align:center'> <b
style='mso-bidi-font-weight:normal'><o:p>&nbsp;</o:p></b></p>
<p class=MsoNormal align=center style='text-align:center'> <b
style='mso-bidi-font-weight:normal'><o:p>&nbsp;</o:p></b></p>
<p class=MsoNormal align=center style='text-align:center'> Drs.
TUKIJAN</p> </div> <![if !mso]></td> </tr> </table> <!
[endif]></v:textbox> </v:rect><v:shape id="_x0000_s1048"
type="#_x0000_t32" style='position:absolute;
left:6637;top:12312;width:0;height:523'
o:connectortype="straight"> <v:stroke endarrow="block"/>
</v:shape><v:group id="_x0000_s1049"
style='position:absolute;left:2495;top:12835;
width:5185;height:1490' coordorigin="2495,12835"

coordsize="5185,1490"> <v:rect id="_x0000_s1050"


style='position:absolute;left:2495;top:12835;
width:2193;height:1402' fillcolor="#f79646" strokecolor="#f2f2f2"
strokeweight="3pt"> <v:shadow on="t" type="perspective"
color="#974706" opacity=".5" offset="1pt" offset2="-1pt"/>
<v:textbox style='mso-next-textbox:#_x0000_s1050'> <![if !mso]>
<table cellpadding=0 cellspacing=0 width="100%"> <tr> <td><!
[endif]> <div> <p class=MsoNormal align=center style='textalign:center'> <b style='mso-bidi-font-weight:normal'><i
style='mso-bidi-fontstyle:normal'><u>Coach<o:p></o:p></u></i></b></p> <p
class=MsoNormal> <b style='mso-bidi-fontweight:normal'><u><span lang=EN-US style='mso-ansilanguage:EN-US'>HASIM ASARI,
M.Si<o:p></o:p></span></u></b></p> <p class=MsoNormal> <b
style='mso-bidi-font-weight:normal'><o:p>&nbsp;</o:p></b></p>
<p class=MsoNormal> <o:p>&nbsp;</o:p></p> </div> <![if !
mso]></td> </tr> </table> <![endif]></v:textbox>
</v:rect><v:group id="_x0000_s1051"
style='position:absolute;left:4800;top:12835;
width:2880;height:1490' coordorigin="4800,12835"
coordsize="2880,1490"> <v:rect id="_x0000_s1052"
style='position:absolute;left:5626;top:12835;
width:2054;height:1490' fillcolor="#f79646" strokecolor="#f2f2f2"
strokeweight="3pt"> <v:shadow on="t" type="perspective"
color="#974706" opacity=".5" offset="1pt" offset2="-1pt"/>
<v:textbox style='mso-next-textbox:#_x0000_s1052'> <![if !mso]>
<table cellpadding=0 cellspacing=0 width="100%"> <tr> <td><!
[endif]> <div> <p class=MsoNormal align=center style='textalign:center'> <b style='mso-bidi-font-weight:normal'><i
style='mso-bidi-font-style:normal'><u>Project
Leader<o:p></o:p></u></i></b></p> <p class=MsoNormal
align=center style='text-align:center'> Kasi pelayanan dan arsip
daerah</p> <p class=MsoNormal align=center style='textalign:center'> <o:p>&nbsp;</o:p></p> </div> <![if !mso]></td>
</tr> </table> <![endif]></v:textbox> </v:rect><v:shape
id="_x0000_s1053" type="#_x0000_t32" style='position:absolute;

left:4800;top:13534;width:748;height:0'
o:connectortype="straight" strokeweight="1pt"> <v:stroke
dashstyle="1 1"/>
</v:shape></v:group></v:group></v:group><v:group
id="_x0000_s1054" style='position:absolute; left:0;textalign:left;margin-left:63.15pt;margin-top:182.3pt;width:379.7pt;
height:109.65pt;z-index:10' coordorigin="2703,5289"
coordsize="7594,2193"> <v:rect id="_x0000_s1055"
style='position:absolute;left:2703;top:6059;width:2052;
height:1391' fillcolor="#f79646" strokecolor="#f2f2f2"
strokeweight="3pt"> <v:shadow on="t" type="perspective"
color="#974706" opacity=".5" offset="1pt" offset2="-1pt"/>
<v:textbox style='mso-next-textbox:#_x0000_s1055'> <![if !mso]>
<table cellpadding=0 cellspacing=0 width="100%"> <tr> <td><!
[endif]> <div> <p class=MsoNormal align=center style='textalign:center'> <b style='mso-bidi-fontweight:normal'><u>Anggota<o:p></o:p></u></b></p> <p
class=MsoNormal align=center style='text-align:center'> Staf
Kasi pelayanan dan arsip<u><o:p></o:p></u></p> <p
class=MsoNormal> <span lang=IN style='mso-ansilanguage:IN'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p> </div> <![if !
mso]></td> </tr> </table> <![endif]></v:textbox>
</v:rect><v:shape id="_x0000_s1056" type="#_x0000_t32"
style='position:absolute; left:6563;top:5289;width:0;height:502'
o:connectortype="straight"> <v:stroke endarrow="block"/>
</v:shape><v:rect id="_x0000_s1057"
style='position:absolute;left:5641;top:6091;
width:2052;height:1391' fillcolor="#f79646" strokecolor="#f2f2f2"
strokeweight="3pt"> <v:shadow on="t" type="perspective"
color="#974706" opacity=".5" offset="1pt" offset2="-1pt"/>
<v:textbox style='mso-next-textbox:#_x0000_s1057'> <![if !mso]>
<table cellpadding=0 cellspacing=0 width="100%"> <tr> <td><!
[endif]> <div> <p class=MsoNormal align=center style='textalign:center'> <b style='mso-bidi-fontweight:normal'><u>Anggota<o:p></o:p></u></b></p> <p
class=MsoNormal align=center style='text-align:center'> Staf
Kasi pelayanan dan arsip<u><o:p></o:p></u></p> <p

class=MsoNormal> <span lang=IN style='mso-ansilanguage:IN'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p> </div> <![if !


mso]></td> </tr> </table> <![endif]></v:textbox>
</v:rect><v:shape id="_x0000_s1058" type="#_x0000_t32"
style='position:absolute; left:3718;top:5791;width:5636;height:0'
o:connectortype="straight" strokeweight="1pt"/> <v:shape
id="_x0000_s1059" type="#_x0000_t32"
style='position:absolute;left:3718; top:5791;width:1;height:268'
o:connectortype="straight"> <v:stroke endarrow="block"/>
</v:shape><v:shape id="_x0000_s1060" type="#_x0000_t32"
style='position:absolute; left:9354;top:5791;width:1;height:268'
o:connectortype="straight"> <v:stroke endarrow="block"/>
</v:shape><v:rect id="_x0000_s1061"
style='position:absolute;left:8245;top:6091;
width:2052;height:1391' fillcolor="#f79646" strokecolor="#f2f2f2"
strokeweight="3pt"> <v:shadow on="t" type="perspective"
color="#974706" opacity=".5" offset="1pt" offset2="-1pt"/>
<v:textbox style='mso-next-textbox:#_x0000_s1061'> <![if !mso]>
<table cellpadding=0 cellspacing=0 width="100%"> <tr> <td><!
[endif]> <div> <p class=MsoNormal align=center style='textalign:center'> <b style='mso-bidi-fontweight:normal'><u>Anggota<o:p></o:p></u></b></p> <p
class=MsoNormal align=center style='text-align:center'> Staf
Kasi pelayanan dan arsip<u><o:p></o:p></u></p> <p
class=MsoNormal> <span lang=IN style='mso-ansilanguage:IN'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p> </div> <![if !
mso]></td> </tr> </table> <![endif]></v:textbox>
</v:rect><v:shape id="_x0000_s1062" type="#_x0000_t32"
style='position:absolute; left:6551;top:5827;width:1;height:268'
o:connectortype="straight"> <v:stroke endarrow="block"/>
</v:shape></v:group><![endif][if !vml] [endif]

Gambar 2.1. Tata Kelola Proyek Perubahan Penyusunan


Database RT/RW (Lembaga Kemasyarakatan ) Dalam Rangka
Tertib Administrasi di Kecamatan Bengkong Pemerintah Kota
Batam
[if !supportLists]D. [endif]STAKEHOLDERS PROYEK

PERUBAHAN
Keberhasilan
gagasan
proyek
perubahan
ini
dalam
implementasinya di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten
Karimun memerlukan dukungan dan kerjasama dari semua pihak
(para stakeholders)agar bisa berjalan efektif dan efesien. Pihak
yang harus terlibat antara lain Seksi Pengolahan dan seksi Arsip.
Tim dikatakan efektif manakala antara semua pihak saling
kerjasama dalam penyediaan dan penyusunan data ini baik pihak
internal maupun eksternal sehingga tujuan awal penyusunan
database bisa tercapai.
Stakeholder terdiri dari Internal dan exsternal , stakeholder
internal yakni
[if !supportLists] [endif]Kasi Pengolahan dan Kasi Arsip yang
ada di Kantor perpustakaan dan Arsip dalam memberikan
informasi dan data tentang katalog buku dan lain lain, melaporkan
hasil kerja kepada Project Leader dan melakukan komunikasi
kepada Project Leader terkait hasil kerja dan kendala-kendala yang
terjadi pada tugas yang diberikan.
[if !supportLists] [endif]Staf Seksi Pelayanan , guna dalam
pengumpulan data yang diperlukan.
Stakeholder Eksternal :
[if !supportLists] [endif]Membantu pelaksanaan Pembuatan
Program dan system yang di optimalkan di kantor perpustakaan
dan arsip daerah Kabupaten Karimun.
[if !supportLists] [endif]Merencanakan kebutuhan dan sarana

pendukung kegiatan Proyek Perubahan

BAB III.
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
[if !supportLists]A. [endif]CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

Capaian kinerja dari proyek perubahan ini tidak terlepas dari


output kunci dan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan. Target
capaian kinerja proyek perubahan ini secara rinci dapat dilihat
sebagai berikut:
Tabel 2.2
Target Capaian Kinerja Proyek Perubahan
N
o

Kriteria
Keberhasilan

Output Proyek
Perubahan

Target Capaian
Kinerja

Tersusunnya
database
katalog
dan jumlah buku
serta
laporan
kunjungan dll.

Tersusunnya
database katalog
dan jumlah buku
serta
laporan
kunjungan dll.

Tersedianya database
sebesar 100% dalam
pengiriman data dari
keseluruhan
data
yang
dibutuhkan
sesuai format yang
ada.

Gbr .1
[if gte vml 1]><v:shapetype id="_x0000_t75"
coordsize="21600,21600" o:spt="75" o:preferrelative="t"
path="m@4@5l@4@11@9@11@9@5xe" filled="f" stroked="f">

<v:stroke joinstyle="miter"/> <v:formulas> <v:f eqn="if lineDrawn


pixelLineWidth 0"/> <v:f eqn="sum @0 1 0"/> <v:f eqn="sum 0 0
@1"/> <v:f eqn="prod @2 1 2"/> <v:f eqn="prod @3 21600
pixelWidth"/> <v:f eqn="prod @3 21600 pixelHeight"/> <v:f
eqn="sum @0 0 1"/> <v:f eqn="prod @6 1 2"/> <v:f eqn="prod
@7 21600 pixelWidth"/> <v:f eqn="sum @8 21600 0"/> <v:f
eqn="prod @7 21600 pixelHeight"/> <v:f eqn="sum @10 21600
0"/> </v:formulas> <v:path o:extrusionok="f" gradientshapeok="t"
o:connecttype="rect"/> <o:lock v:ext="edit" aspectratio="t"/>
</v:shapetype><v:shape id="_x0000_s1044"
type="#_x0000_t75" style='position:absolute; left:0;textalign:left;margin-left:73.4pt;margin-top:20pt;width:386.45pt;
height:217.6pt;z-index:-5'> <v:imagedata
src="file:///C:\Users\User\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\c
lip_image004.png" o:title=""/> </v:shape><![endif][if !vml]
[endif]Target Capaian Kinerja Proyek Perubahan

[if !supportLists]B. [endif]Ruang Lingkup Proyek Perubahan

Dalam sebuah system Teknologi Informasi lingkup Proyek


Perubahan perpustakaan tersebut antara lain adalah :
1. Pengguna (users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah system Teknologi
Informasi perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan
hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan
pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang
nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota
perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan
informasi mereka ? Seberapa melek komputerkah mereka?
Bagaimana sikap mereka ? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu
adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam
mengembangkan sebuah system teknologi informasi perpustakaan.

teknologi informasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila


memenuhi kebutuhan pengguna. Maka tujuan daripada sistem
teknologi informasi perpustakaan adalah untuk memberikan
manfaat kepada pengguna.
Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhankebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru
yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi
tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem
komputer . Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu
sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap
perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing
staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka.
Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan
adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai
bidang yang akan dioperasikan.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan
mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat
lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik
dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk
menjalankannya.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa
komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat
tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang
digunakan.
Kecenderungan perkembangan komputer :
[if !supportLists] [endif]Ukuran fisik mengecil dengan
kemampuan yang lebih besar
[if !supportLists] [endif]Harga terjangkau (murah)
[if !supportLists] [endif]Kemampuan penyimpanan data
berkapasitas tinggi
[if !supportLists] [endif]Transfer pengiriman data yang lebih
cepat dengan adanya jaringan
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan

staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware


sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab
adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan
menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah
adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia
komputer.
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk
mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan
pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu
diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan
lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking),
kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan
secara bersama-sama (multi-user).
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari
luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang
ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software
yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat
dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan
tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan
sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM,
Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi
pengembang software yang mengembangkan SIP dengan
kemampuan yang tidak kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan
ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai
dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC,
pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam
lingkup operasi perpustakaan.
4. Network / Jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari teknologi informasi
perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam
teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan
pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai

server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal


kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem.
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer
adalah:
[if !supportLists] [endif]Jumlah komputer serta lingkup dari
jaringan ( LAN, WAN )
[if !supportLists] [endif]Lokasi dari hardware : komputer, kabel,
panel distribusi, dan sejenisnya
[if !supportLists] [endif]Protokol komunikasi yang digunakan
[if !supportLists] [endif]Menentukan staf yang bertanggung
jawab dalam pembangunan jaringan.
Tabel gbr 1.1
[if gte vml 1]><v:shape id="_x0000_s1045" type="#_x0000_t75"
style='position:absolute; left:0;text-align:left;marginleft:73.4pt;margin-top:20pt;width:386.45pt; height:217.6pt;zindex:-4'> <v:imagedata
src="file:///C:\Users\User\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\c
lip_image004.png" o:title=""/> </v:shape><![endif][if !vml]
[endif]Target Capaian Kinerja Proyek Perubahan
[if gte vml 1]><v:shape id="_x0000_s1026" type="#_x0000_t75"
style='position:absolute; left:0;text-align:left;marginleft:90.75pt;margin-top:18.05pt;width:345.6pt; height:194.35pt;zindex:-11'> <v:imagedata
src="file:///C:\Users\User\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\c
lip_image006.png" o:title=""/> </v:shape><![endif][if !vml]
[endif]

5. Data

Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai


kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta,
tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter,
dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $
dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan
database.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah
data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi
pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah
dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena
itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage)
ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan
pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah
dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
[if !supportLists]6. [endif]Standar basis data katalog
[if gte vml 1]><v:shape id="_x0000_s1028" type="#_x0000_t75"
style='position:absolute;left:0;text-align:left;marginleft:99pt;margin-top:411.15pt; width:317.45pt;height:178.75pt;zindex:-9'> <v:imagedata
src="file:///C:\Users\User\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\c
lip_image004.png" o:title=""/> </v:shape><![endif][if !vml]
[endif]Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah

berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah


memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk
menggunakan sumber daya bersama. Bentuk tukar-menukar
maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang
sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan
jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam
format penulisan data katalog data. Persoalan yang sering dihadapi
dalam kerjasama tukar-menukar atau penggabungan data adalah
banyaknya data yang ditulis dengan suka-suka yaitu tidak
memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data
merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu.
Sering data katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan

standar, hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan


manfaat standar penulisan data. Pertemuan-pertemuan mungkin
perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan
perpustakaan untuk menentukan standar-standar dan prosedurprosedur yang digunakan bersama.
[if !supportLists]C. [endif]Metadata

Metada merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru


di dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama
menciptakan metada dalam bentuk pengkatalokan koleksi .
Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan data
tentang data atau informasi tentang informasi, pengertian dari
beberapa definisi tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk
pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai
struktur dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari katalog buku
terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya.
Metada yang biasa digunakan di perpustakaan adalah berbasis
Marc dan Dublin Core.
Tabel gbr 1.1
[if gte vml 1]><v:shape id="_x0000_s1063" type="#_x0000_t75"
style='position:absolute;left:0;text-align:left;margin-left:73.4pt;
margin-top:20pt;width:386.45pt;height:217.6pt;z-index:-1'>
<v:imagedata
src="file:///C:\Users\User\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\c
lip_image004.png" o:title=""/> </v:shape><![endif][if !vml]
[endif]Target Capaian Kinerja Proyek Perubahan[if gte vml
1]><v:shape id="_x0000_s1027" type="#_x0000_t75"
style='position:absolute;left:0; text-align:left;marginleft:81.55pt;margin-top:30.7pt;width:334.25pt;height:188.25pt; zindex:-10;mso-position-horizontal-relative:text; mso-positionvertical-relative:text'> <v:imagedata
src="file:///C:\Users\User\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\c
lip_image009.png" o:title=""/> </v:shape><![endif][if !vml]
[endif]

[if !supportLists]D. [endif]Kriteria Keberhasilan


Keberhasilan Program Teknologi Informasi dari Proyek
Perubahan ini sangat tergantung dari sebuah komitmen yang
ditetapkan Kantor Perpustakaan itu sendiri dimana diperlukan
identifikasi masalah melalui factor internal dan factor eksternal
yakni, sebagai berikut :
[if !supportLists]1. [endif]Faktor Internal
Kondisi lingkungan internal meliputi factor kekuatan yaitu :
seluruh potensi yang dimiliki guna mendukung kelancaran
pelaksanaan tugas pokok dan program kegiatan yang telah
ditetapkan adapun Faktor kelemahan yaitu factor yang menjadi
penghambat dalam kelancaran program dan kegiatan Kantor
Perpustakaan .
Adapun Faktor Kekuatan meliputi antara lain
yaitu :
[if !supportLists]1. [endif]Adanya Peraturan tentang
Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor
Perpustakaan
[if !supportLists]2. [endif]Adanya komitmen Kepala Kantor dan
dukungan pegawai untuk melaksanakan visi dan misi satuan
kerja serta program dan kegiatan yang telah ditetapkan
[if !supportLists]3. [endif]Adanya Tugas Pokok dan Fungsi
Satuan Kerja Perangkat Daerah yang cukup jelas
[if !supportLists]4. [endif]Adanya etos kerja, tanggung jawab
dan disiplin pegawai.
Sedangkan Faktor Kelemahan meliputi
[if !supportLists]1. [endif]Belum optimalnya sarana dan
prasarana pendukung kelancaran pelaksanaan Program dan
kegiatan Perpustakaan
[if !supportLists]2. [endif]Masih terbatasnya kajian ilmu
pengetahuan dan minat baca masyarakat terhadap
Perpustakaan

[if !supportLists]3. [endif]Terbatasnya Sumber daya manusia


yang profesional dan berkualitas di bidang perpustakaan
[if !supportLists]4. [endif]Belum optimalnya koordinasi dan
kerjasama perpustakaan dari tingkat pusat hingga ketingkat
Kelurahan/Desa.
[if !supportLists]2. [endif]Faktor Eksternal
Kondisi lingkungan eksternal meliputi peluang yaitu peluang
yang dapat menunjang pelaksanaan program dan kegiatan.
Ancaman yaitu tantangan dan ancaman yang akan dihadapi dan
dapat menghambat tercapainya visi, misi dan tujuan Kantor
Perpustakaan.
Faktor Peluang :
[if !supportLists]1. [endif]Tingginya minat masyarakat dan siswa
dalam menggali wawasan budaya serta ilmu pengetahuan.
[if !supportLists]2. [endif]Keberadaan perkembangan teknologi
pelayanan perpustakaan dapat memudahkan masyarakat
memperoleh informasi yang diinginkannya
[if !supportLists]3. [endif]Adanya kesempatan pustakawan dan
arsiparis untuk bermitra kerja dengan jabatan fungsional lainnya.
[if !supportLists]4. [endif]Adanya sumber bahan pustaka
sebagai bahan studi penelitian dan dapat menggali budaya
masyarakat serta lainnya.
Namun dibalik factor peluang terdapat juga Faktor Ancaman
yang antara lain
[if !supportLists]1. [endif]Kurangnya partisipasi masyarakat
terhadap perpustakaan, sehingga mereka merasa bukan
merupakan suatu kebutuhan.
[if !supportLists]2. [endif]Belum optimalnya peran dan fungsi
perpustakaan sehingga membuat informasi tidak bisa
menyentuh masyarakat secara luas, apalagi masyarakat
golongan menengah kebawah.
[if !supportLists]3. [endif]Masih rendahnya minat baca
masyarakat serta kurangnya pemahaman masyarakat tentang
perpustakaan
[if !supportLists]4. [endif]Kurangnya fasilitas teknologi informasi

dalam pelayanan perpustakaan


[if !supportLists]5. [endif]Kuatnya pengaruh informasi dan
budaya asing sehingga masyarakat kurang mengkaji informasi
dan budaya bangsa sendiri.
Dari hal hal diatas tadi maka seharusnnya perpustakaan dapat
membuat minat masyarakat untuk mengetahui dan membaca
dijadikan sebagai kebutuhan akan informasi dalam upaya
mencerdaskan masyarakat yang terampil, kreatif, social budaya
dan berwawasan kebangsaan.sehingga tercapai sasaran yang
antara lain :
[if !supportLists]1. [endif]Tersusunnya pedoman umum dan
teknis standarisasi pelayanan dan pengelolaan bidang
perpustakaan
[if !supportLists]2. [endif]Tersedianya pegawai yang terampil
dan profesional dalam pelayanan dan pengelolaan
perpustakaan.
[if !supportLists]3. [endif]Mencerdaskan masyarakat melalui
gerakan permasyarakatan minat baca.
[if !supportLists]4. [endif]Terselenggaranya penyuluhan dan
sosialisasi perpustakaan di instansi pemerintahan, lembaga
pendidikan dan lembaga lainnya.
[if !supportLists]5. [endif]Pengembangan sarana dan prasarana
perpustakaan
[if !supportLists]6. [endif]Tersedianya sistim teknologi informasi
perpustakaan yang sampai ke Daerah
[if !supportLists]7. [endif]Terlaksananya penyuluhan dan
pelatihan pelestarian bahan pustaka.
[if !supportLists]8. [endif]Mengoptimalkan upaya kebijakan
pembangunan perpustakaan yang sesuai pada kebijakan
perpustakaan nasional dan kebijakan perpustakaan daerah
[if !supportLists]9. [endif]Tersedianya tenaga pengelolaan
Perpustakaan yang berkualitas dan profesional.
[if !supportLists]10. [endif]Tersedianya sarana dan prasarana
teknologi informasi manajemen Perpustakaan.
[if !supportLists]11. [endif]Terlaksananya system pengolahan
Perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
[if !supportLists]12. [endif]Terlaksananya Konsultasi dan

koordinasi bidang perpustakaan

Perpustakaan harus memiliki daya tarik yang khas bagi para


pembaca maupun pendengar, karena perpustakaan
merupakan sumber informasi dan pengetahuan dari
berbagai sumber yang ada.
[if !supportLists]E. [endif]KENDALA
Pada Proses pelaksanaan proyek perubahan mengenai Penyusunan
Database pelayanan berbasis IT di Kantor Perpustakaan dan arsip
daerah ini ada beberapa kendala antara lain sebagai berikut :
[if !supportLists]1. [endif]Banyaknya beban kerja rutin yang harus
dikerjakan oleh tim;
[if !supportLists]2. [endif]Terbatasnya Sumberdaya manusia yang
ada.
[if !supportLists]F. [endif]STRATEGI MENGATASI
MASALAH
Kendala atau hambatan yang ditemui dalam pelaksanaan proyek
perubahan harus dihadapi dan dicarikan strategi solusi untuk
mengatasinya agar proses implementasi proyek perubahan ini
dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan target yang telah
ditentukan. Adapun strategi yang dilakukan adalah sebagai
berikut :
[if !supportLists] [endif]Sering melakukan komunikasi dan
koordinasi secara persuasif kepada tim ,
[if !supportLists] [endif]Membuat jadwal khusus untuk fokus
mengerjakan proyek perubahan diluar jam kerja.

BAB IV
PENUTUP
[if !supportLists]A. [endif]KESIMPULAN

Dari hasil Laboratorium Kepemimpinan yang dituangkan dalam


laporan Proyek Perubahan Pendidikan dan
Pelatihan
Kepemimponan Tingkat IV dapat disimpulkan sebagai berikut;
[if !supportLists]1.
[endif]Kantor Perpustakaan dan Arsip
daerah Kabupaten Karimun sebelumnya belum memiliki database
yang lengkap dan akurat tentang kepengurusan pelayanan dan
pengolahan buku ,Sehingga pembuatan laporan harus selalu
mengunakan system manual dan harus di periksa kembali
kebenaran datanya.
[if !supportLists]2.
[endif]Dengan adanya informasi teknologi
maka database kantor perpustakaan dan arsip kabupaten karimun
dapat memudahkan staff dan penguna dalam melakukan pelaporan
dan peminjaman buku, serta mempercepat pelayanan kepada
masyarakat
( penguna ) karena dengan mudah mengetahui
keberadaan buku buku baru dan informasi lainnya.
[if !supportLists]3.
[endif]Dengan adanya Sistem informasi
teknologi ini maka akan Terciptanya pegawai yang terampil dan
profesional dalam pelayanan dan pengelolaan perpustakaan.

[if !supportLists]B. [endif]SARAN


Aspekkemampuansumberdayamanusiadalamsuatuorganisasi
merupakan faktor kunci bagi kelangsungan aktivitas suatu
organisasi,karenapadahakekatnyadidalamorganisasiitusendiri
terjadi proses kerja sama antar manusia untuk mencapai tujuan

organisasi.
Untukmelaksanakanpekerjaanagarberjalanefektif,makadituntut
SDM yang memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan.
Dengan kondisi SDM yang profesional, maka pengetahuan dan
ketrampilan yang memadai merupakan tuntutan untuk
melaksanakan Tupoksi pada unitnya. Selain itu harus mempunyai
kompetensi lain, yaitu kecerdasan intelektual, yang harus
diimbangi dengan kesabaran (tidak emosional), bahkan juga
kecerdasan spiritual dari hal ini semua maka menulis memberikan
sumbang saran yang antara lain :
[if !supportLists]1. [endif]Dengan tersedianya informasi
teknologi ini kedepan perpustakaan harus sudah bisa
melaksanakan sarana dan prasarana teknologi informasi
manajemen Perpustakaan secara lebih baik lagi;
[if !supportLists]2. [endif]Seluruh bidang yang ada di kantor
perpustakaan dan arsip agar memanfaatkan system informasi
berbasis Database agar memudahkan koordinasi dan
pelaksanaan program pemerintah hingga ke level terbawah;
[if !supportLists]3. [endif]Perpustakaan harus tetap
menyediakan akses informasi yang informatif dan layanan yang
relevan untuk masyarakat;

Demikian yang dapat saya laporkan tentang Proyek Perubahan


Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV, dan besar
harapan saya agar perpustakaan dapat menjadi yang terbaik
nantinya untuk menjadi sumber ilmu dan informasi bagi
masyarakat Indonesia khususnya masyarakat Kabupaten Karimun.
Penulis
MUHAMMAD ZEN SH.,MA
NIP.19730708 200604 1 014

Daftar Pustaka
Perpustakaan Nasional RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan
Perpustakaan Umum. Jakarta, Perpustakaan Nasional RI.
Supriyanto, Wahyu. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan:
Strategi Perancangan Perpustakaan Digital,Yogyakarta : Kanisius

Salusu.2000.PengambilanKeputusanstratejik,UntukOrganisasi
PublikdanOrganisasiNonfrofit,Gransindo:Jakarta

Suharyanto,2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Media


Wacana:Yogyakarta
SulistyoBasuki.1993.PengantarIlmuPerpustakaan.Jakarta:
GramediaPustakaUtama

Anda mungkin juga menyukai