DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

TEMA:
PROTOCOLO NOTARIAL

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

NDICE
Tema
1
Indice
2
Introduccin
.3
Objetivos
.4
Justificacin
...5
Definicin de protocolo

. 6
El protocolo..
...7 - 41
Conclusin..

. 42
Recomendacin
43
Bibliografa
.. 44

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

INTRODUCCION
Al hablar de derecho notarial se hace referencia a la certeza y
seguridad jurdica, que contienen los actos y contratos
autorizados por el notario, investidos de las formalidades
legales, mismas que en su mayora deben ir consignados en el
protocolo notarial.
Como sabemos el protocolo notarial es la coleccin ordenada
en forma cronolgica, de todas las escrituras matrices, actas
de protocolizacin, razones de legalizacin y todos aquellos
documentos que el notario registra de conformidad con la ley.
Actualmente la inspeccin y revisin de protocolos abarca la
fiscalizacin del cumplimiento de los requisitos formales,
establecidos en el Cdigo de Notariado, y que el notario debe
observar al momento de faccionar los instrumentos pblicos
requeridos por las personas. Sin embargo la inspeccin y
revisin del protocolo notarial contenida en el actual Cdigo
de Notariado, no ha tenido la efectividad en cuanto a su
aplicacin y ejecucin, probablemente por la falta de notarios
activos que practiquen la inspeccin y revisin de protocolos y
tambin por la inexistencia de un cuerpo normativo especfico
que regule las normas necesarias aplicables a la prctica de
dicha inspeccin. En virtud de lo anterior se hace necesario
realizar una investigacin metodolgica, que aborde la
problemtica sobre: el escs de informacin y fiscalizacin del

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

protocolo. Ya como estudiantes de derecho es necesario

conocer sobre el protocolo notarial.

OBJETIVOS
Que se tome conciencia de la responsabilidad que conlleva
tramitar asuntos de Jurisdiccin voluntaria y que conozca el
procedimiento para la inscripcin de Actos y Contratos
autorizados

por Notario en los diferentes Registros de la

Repblica.
OBJETIVO ESPECIFICO.
El derecho notarial es el conjunto
conceptos y principios que regulan

sistemtico normas,
todo el referente a la

actividad notarial, por lo tanto el objeto mismo es la utilidad y

buena utilizacin del protocolo.

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

JUSTIFICACIN

Interesa a la sociedad que se guarden y conserven de manera

metdica y ordenada, con el fin principal de resguardar
seguro los intereses de los que los otorgan y que pueden
obtener de esos documentos, las copias que necesitan para
garanta de sus derechos. Notarialmente, el Protocolo es un
complemento de la Funcin notarial, ya que es uno de los
elementos que constituyen y forman el registro de las
funciones que realiza y para las que se autoriza el ejercicio del
notariado.

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

DEFINICIN DE PROTOCOLO.
Es la coleccin ordenada de las escrituras matrices, de las
actas de protocolacin, razones de legalizacin de firmas y
documentos que el Notario registra de conformidad con el
cdigo de Notariado.
"El protocolo es el reservorio de las mas dismiles
manifestaciones de voluntad y de hechos o circunstancias con
relevancia jurdica que hacen fe pblica y que tiene a su cargo
un Notario".
La finalidad del protocolo es conservar esos documentos para
que tengan circulacin, la copia en el trfico jurdico y sirva
como prueba pre-constituida o como instrumento forma. 1
Es la coleccin ordenada de las Escrituras Matrices, Actas de
Protocolizacin,

Razn

deL

anlisis

de Firmas, Trascripcin Acta Notarial de Otorgamiento de

http://www.monografias.com/trabajos89/protocolo-y-secreto-delnotario/protocolo-y-secreto-del-notario.shtml#ixzz3aAMoiqY7
1

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

Testamento,

documentos

que

el

notario

registra

de

conformidad con la ley, en tomos durante un ao.

Un repaso por la etimologa del trmino protocolo nos lleva
de manera inmediata a protocollum, un vocablo latino. ste, a
su vez, deriva de un concepto de la lengua griega. Lo
concreto

es

que,

en

nuestro

idioma,

un

protocolo

es

un reglamento o una serie de instrucciones que se fijan

por tradicin o por convenio.
EL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS
ANTECEDENTES HISTRICOS
Esta importante institucin notarial, originalmente se cre
para que all se Depositaran los protocolos de notarios
fallecidos y de los que fallecieren. A partir de la emisin del
decreto 257 que contena la ley orgnica y reglamentaria del
poder judicial, emitida durante el gobierno de Justo Rufino
Barrios, para los que hubieren sido suspendidos en el ejercicio
de la profesin y para aquellos que se ausentaran de la
Repblica con el objeto de domiciliarse fuera de ella.
La referida institucin notarial naciente, tuvo su primera sede
en el Archivo de las Salas de Justicia de la ciudad de
Guatemala, siendo presidido el Archivo General de Protocolos
de Notarios, por primera vez, por el secretario de la primera
sala de justicia, figurando dentro de su personal con un solo
escribiente, encargado de compulsar lo que se les solicitare,
quien permaneca en el archivo los das y horas de audiencia
ordinaria de la primera sala de justicia, habindosele
encargado adems, llevar un libro de registro o ndice por
orden alfabtico de cada protocolo depositado, con expresin
del ao o aos que comprendan y el nmero de folios de que
se componan.

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

Con la emisin del Decreto nmero 271 de veinte de febrero

de 1882, se amplan las atribuciones del archivo, contenidas
en la Ley Orgnica y Reglamentaria del poder Judicial, en el
sentido de que tambin deba de procederse a depositar en
dicho archivo los respectivos protocolos cuando los notarios
voluntariamente quisieran as hacerlo; cuando se venca el
termino de la fianza y no lo renovaran (la cual se extenda por
un trmino de dos aos), o bien no acreditaran que poseyeran
una propiedad raz por valor de dos mil pesos; cuando en
contra de algn notario se hubiera dictado interdiccin judicial
o auto de prisin; cuando se promoviera a un notario de un
empleo que llevara aneja jurisdiccin con goce de sueldo y,
cuando por cualquier razn los notarios se ausentaban de la
repblica.
La legislacin notarial puesta en vigor por parte del gobierno
de Justo Rufino Barrios, estuvo vigente en nuestro pas por
mucho tiempo, siendo el decreto 271 uno de los cuerpos
legales que presenta tal caracterstica, al que casi ninguna
adicin o reforma se le hiciera, hasta que fuera abrogada por
una nueva Ley de Notariado durante el gobierno del General
Jorge Ubico, quien decret una nueva Ley Notarial, el 20 de
agosto de 1934, que se identific como el decreto nmero
1563.
Esta nueva Ley Notarial dedica el captulo XIII al Archivo
General de Protocolos y dems registros notariales,
comprendido del Artculo 59 al 62, se regulaba que el archivo
continuaba siendo dependencia de la Presidencia del Poder
Judicial, indicando que el titular del mismo se conocera con el
nombre Archivo General de Registros Notariales y que para
optar a dicho cargo, nicamente se necesitaba ser notario
hbil para el ejercicio de la profesin. En materia de
atribuciones se legisl en dos grandes grupos a saber: uno en
relacin a las atribuciones propiamente dichas del Archivo
General de Protocolos y otro en relacin a las atribuciones del
Archivero General de Registros Notariales.

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

El 8 de octubre de 1935, o sea un poco ms de un ao de la

emisin del Decreto Gubernativo nmero 1563, el propio
general Jorge Ubico, vuelve a promulgar una segunda Ley
Notarial, contenida ahora en el decreto gubernativo nmero
1744, en la cual se dedica el captulo decimoquinto al Archivo
General de Protocolos, contenidos en los Artculos del 60 al
64, estableciendo que dicho archivo a partir de esa fecha
dependa de la Corte Suprema de Justicia y no de la
Presidencia del Organismo Judicial, como se legislaba en la
Ley Notarial derogada.
Por tercera ocasin el 21 de abril de 1936, el presidente Jorge
Ubico, emite nueva
Ley de Notariado, contenida en el decreto nmero 2154 de la
Asamblea Legislativa.
Esta nueva ley dedica el captulo decimoquinto al Archivo
General de Protocolos, comprendido de los Artculos 65 al 69,
sin introducir ningn tipo de reforma o innovacin.
Por ltimo el 30 de noviembre de 1946, el Honorable
Congreso de la Repblica, promulga el decreto legislativo
nmero 314, que contiene un cuerpo legal que los
congresistas titulan: Cdigo de Notariado, el cual fue
promulgado por el Organismo Ejecutivo el 10 de diciembre del
mismo ao, puesto en vigencia el primero de enero del ao
siguiente.
Actualmente el Decreto del Congreso de la Repblica nmero
314 es el que se encuentra en vigencia en materia notarial y
regula en el ttulo XI lo referente al Archivo General de
Protocolos, al igual que en leyes notariales anteriores, regula
que dicho archivo depende de la Corte Suprema de Justicia.
DEFINICIN

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

El Archivo General de Protocolos es una dependencia de la

Presidencia del
Organismo Judicial que organiza, controla y supervisa el
ejercicio del notariado en toda la repblica.
Archiva protocolos, expedientes de jurisdiccin voluntaria
notarial y adems documentos notariales y registra poderes.
Se constituye en garante de la seguridad jurdica y de la fe
pblica documental.
FUNDAMENTO LEGAL
Conforme lo establece la Constitucin Poltica de la Repblica
de Guatemala, en sus Artculos 140 y 141, que en su parte
conducente indican que el sistema de gobierno de nuestro
pas, es republicano, democrtico y representativo, radicando
la soberana en el pueblo, quien la delega para su ejercicio,
en los organismos legislativo, ejecutivo y judicial. Entre estos
no existe supremaca, ya que gozan de absoluta y total
independencia para el desarrollo de sus atribuciones y en un
mismo nivel jerrquico.
El Organismo Ejecutivo tiene como objeto principal la
ejecucin de la funcin administrativa del Estado, siendo el
Presidente de la Repblica el jefe del Estado de Guatemala. El
organismo legislativo, representado por el Congreso de la
Repblica y cuya funcin principal es la creacin y aprobacin
de las leyes.
El organismo judicial, tiene como atribucin fundamental la
funcin jurisdiccional, cuyo rgano representativo lo
constituye la Corte Suprema de Justicia.
Con relacin a la Corte Suprema de Justicia, adems de juzgar
y ejecutar lo juzgado, por medio de sus diferentes rganos
jurisdiccionales, posee atribuciones de orden administrativo,
tales como el nombramiento o remocin de jueces y personal
auxiliar de los tribunales, as mismo el Archivo General de

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

Protocolos, es una dependencia de la Corte Suprema de

Justicia, segn lo regulado en el Artculo 78 del Cdigo de
Notariado, el cual adems de establecerlo de este modo,
contiene los requisitos que se deben cumplir para optar al
cargo de director del
Archivo General de Protocolos: El Archivo General de
Protocolos depende de la Corte Suprema de Justicia.
Estar a cargo de un notario hbil que haya ejercido por un
periodo no menor de cinco aos. Llevar el ttulo de Director
del Archivo General de Protocolos y ser nombrado por la
Corte Suprema de Justicia.
En el Cdigo de Notariado se encuentran contenidas las
atribuciones del Director del Archivo General de Protocolos;
sin embargo la Ley del Organismo Judicial establece otras
atribuciones al Archivo General de Protocolos, como lo son
recibir el aviso de documentos protocolizados provenientes
del extranjero, el registro de los mandatos judiciales, segn lo
establecido en los Artculos 40 y 189 del Decreto 2-89 Ley del
Organismo Judicial.
MISIN DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS
Es una dependencia encargada de garantizar el efectivo,
legal y adecuado cumplimiento del ejercicio de la funcin
notarial. Archivar, custodiar y registrar protocolos y
documentos notariales proporcionando seguridad jurdica
utilizando la tecnologa idnea para brindar asesora e
informacin de forma gil, ordenada y confiable a los notarios,
entidades pblicas y privadas y al pblico en general. 2
PRINCIPALES FUNCIONES
Registro de:
Notarios
Firma y/o sello de notarios
Poderes y/o sus modificaciones
2 FERNNDEZ CASADO, Miguel. Tratado de notara. Espaa, 1985.

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

Archivo de:
Protocolos
Testimonios
Avisos notariales
Expedientes de jurisdiccin voluntaria notarial
SUPERVISIN NOTARIAL:
Vigilancia (verificacin del cumplimiento de obligaciones
notariales)
Revisin e inspeccin de protocolos
SERVICIOS QUE PRESTA A USUARIOS EN GENERAL
Asesora jurdica
Registro de poderes y/o modificaciones y revocatorias
Autentica de firma de notarios
Certificaciones de:
Poderes registrados y/o sus modificaciones
Registro de sello y firma de notarios
Testimonios especiales desde 1967
Copias simples legalizadas y testimonios de escrituras
pblicas de protocolos que obran en el archivo.
Recepcin de protocolos de notarios fallecidos
Consulta y exhibicin de documentos que obran en el
archivo
Cobro de multa por avisos de traspaso extemporneos
SERVICIOS QUE PRESTA EXCLUSIVAMENTE A NOTARIOS
- Registro de firma y sello a notarios
- Apertura de protocolo
- Recepcin de:
Testimonios especiales
Plicas de testamentos o donaciones por causa de muerte
Avisos notariales (trimestrales, instrumentos cancelados,
ausencia del pas,
Protocolizacin de documentos provenientes del extranjero)
Testimonios de ndices de protocolos
Expedientes de jurisdiccin voluntaria extrajudicial
Protocolos de notarios que se ausenten del pas por ms de un
ao,
Inhabilitados y en forma voluntaria

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

REVISIN E INSPECCIN DE PROTOCOLOS

Constancia de la inscripcin del notario en la Corte Suprema
de Justicia
Certificacin o constancia para trmite de prestaciones en el
Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala.
ATRIBUCIONES LEGALES DE LA DIRECCIN DEL
ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS
1. Extender testimonio de los instrumentos pblicos que obren
en el Archivo, bastando solicitud verbal de la parte interesada.
2. Practicar la inspeccin de protocolos de los notarios que
residan en la capital y en los municipios del departamento de
Guatemala.
3. Exigir la entrega de los protocolos de conformidad y en los
casos establecidos por esta ley.
4. Guardar y conservar bajo su responsabilidad los protocolos,
libros de actas y de inventarios, los avisos notariales y dems
documentos del Archivo.
5. Rendir a los tribunales los informes que le pidieren relativos
a los documentos del archivo.
6. Cuidar de que los ndices, testimonios especiales y avisos
notariales sean empastados, con la separacin debida.
7. Extender recibo de todos los documentos y avisos que
reciba de los notarios, en la misma fecha de su recepcin.
8. Registrar los poderes y toda modificacin o revocatoria de
los mismos en riguroso orden cronolgico, para lo cual llevar
un libro especial.
9. Anotar al margen de los instrumentos que obren en el
archivo, las modificaciones que sufran y de las cuales tenga
conocimiento por aviso del notario autorizante. Tal anotacin
deber incluirse en los testimonios que se extiendan con
posterioridad.

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

10. No permitir que sean extrados, an con orden de

autoridad judicial, los protocolos; testimonios y documentos
del Archivo. Si la autoridad, cualquiera que fuere, tuviere que
practicar alguna diligencia, la verificar en el propio Archivo, a
presencia del Director, el cual firmar el acta que se
levantare.
11. Dar parte a la Corte Suprema de Justicia de cada
infraccin al Artculo 37, as como de las dems faltas en que
incurran los notarios por la inobservancia de esta ley, y de las
irregularidades que encontrare en los protocolos que
inspeccionare y revisare.
12. Poner la razn de cierre y elaborar el ndice respectivo en
aquellos protocolos que fueren entregados al archivo, y en los
cuales el notario no haya podido satisfacer ese requisito, por
causa justificada
Visin del Archivo General de Protocolos
Entidad desconcentrada, polifuncional y con vocacin de
servicio, que garantiza la seguridad de los protocolos y
documentos notariales y colabora en el control del
cumplimiento del ejercicio de la funcin notarial, por medio de
sistemas modernos que permiten proporcionar informacin
gil y veraz al usuario3
Cambios organizativos que se observan en la iniciativa de Ley
de, Notariado en cuanto al Archivo General de protocolos.
El Archivo General de Protocolos fue creado con el objetivo
primordial de custodiar y preservar los protocolos de los
notarios fallecidos y los testimonios especiales, es decir, la
funcin de archivo especficamente. Progresivamente y
conforme las necesidades del notariado, se le han asignado
otras funciones, algunas por la va de reformas al cdigo de
notariado y otras por Acuerdos de la Corte Suprema de
Justicia. Por lo anterior y por otras necesidades actuales y
futuras se hace necesaria la creacin de una nueva
3 Instructivo de la Direccin del Archivo General de Protocolos, pgs. 2,4, 5, 6, 12.

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

institucin, rgano
necesidades.

dependencia

que

satisfaga

esas

Fundamentalmente se confa el control y organizacin del

notariado a la Direccin
Nacional del Notariado, dependencia de la Corte Suprema de
Justicia, creada con el nimo de llevar un mejor control
administrativo de la funcin notarial, tanto en el territorio
nacional como en el extranjero. La explosin demogrfica de
notarios en
Guatemala hace necesario instituir un rgano que responda a
la cantidad de notarios existentes y a los controles que su
ejercicio demanda.
El espritu de elevar la categora institucional del Archivo
General de Protocolos a
Direccin Nacional del Notariado, es dotarle de un mayor
soporte para realizar su funcin, reforzando su capital humano
y fsico, as como descentralizar su funcionamiento. Las
funciones que conforme la nueva ley asumir la Direccin
Nacional de Notariado se sintetizan en: control, vigilancia,
inspeccin y supervisin de carcter administrativo de la
funcin notarial as como el registro y archivo de los
documentos notariales. Se incluye la creacin de los registros
de voluntades anticipadas, procesos y asuntos de jurisdiccin
voluntaria en sede notarial y cualesquiera otros que
establezca la ley.
Dentro de la estructura de la direccin, se ha incluido un
rgano especfico: El
Consejo Notarial integrado por representantes de la Corte
Suprema de Justicia y por un designado por la Junta Directiva
del Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala, con
atribuciones de carcter administrativo. Dicho consejo ser un
ente superior de apoyo a la direccin y que a la vez conocer
de los recursos legales que le competen.
En la estructura tambin est concebida la figura del director,
como la autoridad administrativa superior de la Direccin
Nacional del Notariado, a quien se asignan atribuciones
mucho ms amplias que a las que hasta ahora se confan al
Director del Archivo General de Protocolos. Se fortalece el

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

perfil del director y se le asignan atribuciones bien

delimitadas, con fuerza coercitiva, para aplicar las sanciones
administrativas. Recogiendo las ltimas experiencias positivas
ya reguladas en acuerdos de la Corte Suprema de Justicia y en
atencin a la descentralizacin de las funciones del Archivo
General de Protocolos, se ha previsto el establecimiento de
delegaciones regionales o departamentales, con el fin de
brindar un mejor servicio a los notarios y dems usuarios
donde puedan ser atendidos eficiente y apropiadamente para
el expedito cumplimiento de los deberes y obligaciones que
impone el ejercicio del notariado.
EL PROTOCOLO NOTARIAL
ANTECEDENTES DEL PROTOCOLO
En los comienzos de la vida jurdica los hombres estipulaban
verbalmente, realizando lenguaje como elemento capital
empleado a modo de texto, y el o en forma de expresin
litrgica; eran las nicas huellas que quedaban de las
declaraciones de voluntad jurdica, puramente verbales.
El protocolo surge en el derecho notarial, de la necesidad de
dejar constancia de los actos celebrados, con el fin de poder
en cualquier momento que las partes lo necesiten, obtener
una reproduccin o prueba escrita del mismo y a la vez dar
mayor solemnidad, certeza y seguridad jurdica a los actos y
contratos autorizados por el notario en el protocolo. 4
La palabra protocolo aparece ya en la novela 45 de
Justiniano, pero no con la significacin estricta actual sino
como un conjunto de requisitos que los tabeliones han de
observar en su ministerio. A los requisitos de los que hace
mencin dicho autor, podemos citar la obligacin de conocer
las leyes, ser de buen carcter, no llevar una vida disoluta, ser
escogido entre gente prudente, juiciosa e inteligente; as
4 FERNNDEZ CASADO, Miguel. Tratado de notara. Espaa, 1985.

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

mismo la conservacin y custodia personal de la minuta del

acto o contrato en que intervena.
En poca de aplicacin del cdigo de partidas, se trataba de
un cuaderno borrador
de bolsillo que llevaba consigo el notario, donde, en el
momento de requerir sus servicios redactaba un breve apunte
heredero, por su significacin y contenido, de laantigua noticia
dorsal.
De
este
apunte
de
minutuario
el
notario,
ms
despaciosamente sacaba y
manuscriba la carta, que entregaba al interesado y la nota
para el libro de notas, antecedente inmediato del protocolo.
El origen del protocolo puede dividirse en origen remoto y
origen prximo.
El origen remoto del protocolo (prescindiendo de las
disposiciones del fuero real
sobre la conservacin de las notas Schaedulae, que servan de
base a las escrituras), se encuentra en el libro que el cdigo
de las partidas orden que llevaran los escribanos para
extender en l las notas con arreglo a las cuales deban
redactar las escrituras o cartas que se entregaban a los
interesados.
El origen prximo del protocolo que regul la Pragmtica de
Alcal en 1503 para extender en l, la escritura ntegra y que
difiere del protocolo actual en que el libro se formaba
anticipadamente para extender en el la escritura, mientras en
el sistema actual el libro se forma por la unin de las
escrituras autorizadas.
En virtud de la Pragmtica de Alcal, dada por los reyes
catlicos el siete de junio de 1503, se dispuso que cada
escribano tuviera un libro de protocolo encuadernado, de
pliegos de papel enteros, en los que haba de escribir por
extenso las notas de las escrituras que ante l pasaran y se
hubieran de otorgar, declarando las personas que las otorgan

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

y especificando todas las condiciones,

renunciaciones establecidas por las partes 5

clusulas

ETIMOLOGA JURDICA
Al abordar el tema del protocolo notarial en cuanto a su origen
etimolgico, existen varias acepciones de la palabra
protocolo, su etimologa poco ayuda para esclarecer cual es
su sentido propio, pues hay diversidad de opiniones acerca de
su origen, evidentemente es palabra compuesta del prefijo
proto, procedente de la voz griega protos y del sufijo colo o
colon, a este respecto no se ha logrado unificacin de criterios
por parte de los estudiosos del derecho notarial, segn
algunos autores, proviene de la voz latina collium o callatio,
que significa comparacin o cotejo, segn otros autores se
deriva del griego kollo, que quiere decir pegar, debido quizs
a que en la Roma de Justiniano se fijaba a toda copia en limpio
una etiqueta o sello, aunque segn dicho autor se deriva del
snscrito kul, que significa reunir y lo reunido, es decir,
depsito.
Su origen se remonta, segn algunos a la prctica de los
tabelliones romanos de conservar copia de los documentos
que redactaban, y segn otros de la costumbre de los
argentarios griegos que desempeaban funciones de
procuracin y gestin de negocios de sus clientes y notariales,
redactando contratos que escriban en libros que guardaban
en su poder.
El Fuero Real de Espaa dispuso que los escribanos tuvieren
notas primeras o resmenes llamadas tambin imbreviaturas
hasta que lleg a conservar en poder del notario el texto
integro del documento y la cartae fue la reproduccin fiel (lo
que conocemos como testimonio), esto fue consagrado
legalmente en la Pragmtica de Alcal en 1503.
5 Gimnez Arnau, Ob. Cit; pg. 381

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

DEFINICIONES
En su sentido ms vulgar, quiere decir coleccin de hojas,
folios o documentos adheridos unos a otros que en su
conjunto, forman un volumen o libro.13
Puede definirse como coleccin o conjunto ordenado de
documentos.6
El vocablo registro tiene distintas acepciones, podemos decir
que es el libro en que cada notario extiende las escrituras
pblicas que se otorgan ante l. En ese sentido puede
emplearse como sinnimo de protocolo.
Tambin puede definirse como: Libro registro numerado,
rubricado o sellado que lleva el notario o escribano, segn la
denominacin oficial en cada pas del fedatario extrajudicial.
Dcese tambin protocolo del ceremonial diplomtico o
palatino.
En cuanto a la definicin anterior, de carcter muy genrico,
puede establecerse la necesidad de identificar con el nombre
de protocolo notarial, al utilizado por el notario en el ejercicio
de la funcin y no simplemente protocolo, como
ordinariamente se ha acostumbrado, ya que esta acepcin,
puede dar lugar a una interpretacin diferente.
La ley espaola del notariado, entiende por protocolo, La
coleccin ordenada de escrituras matrices autorizadas
durante un ao (Artculo 17). El reglamento respectivo
determina que el protocolo notarial comprender los
instrumentos pblicos y dems documentos incorporados al
mismo cada ao contado desde el uno de enero al treinta y
uno de diciembre (Artculo 272).

6 Gimnez Arnau, Ob. Cit; pg. 843.

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

Pedro vila lvarez, define el protocolo como: La coleccin

ordenada cronolgicamente, de instrumentos pblicos
autorizados en cierto tiempo en una notaria determinada. 7
Recprocamente los Gobiernos, el registro donde se inscriben
las deliberaciones y
Acuerdos de los congresos y negocios diplomticos 8
DEFINICIN LEGAL
Nuestra legislacin, en el Decreto
314, Artculo 8. Del
Cdigo de Notariado, define el protocolo como: La coleccin
ordenada de las escrituras matrices, de las actas de
protocolacin, razones de legalizacin de firmas y documentos
que el notario registra de conformidad con esta ley.
En conclusin el protocolo es un elemento de forzosa
necesidad para el ejercicio de la funcin notarial debido a la
perdurabilidad y seguridad en que quedan los instrumentos, y
la facilidad de obtener copias de ellos.
Principios que fundamentan el protocolo notarial.
La legislacin guatemalteca, pertenece al sistema notarial
latino, en el que al autorizar un documento notarial se debe
conservar dentro del protocolo (a excepcin de los
documentos pblicos extraprotocolares) y extender copias
fieles de ellos a travs de los testimonios, en el sistema
notarial sajn que practican diversas legislaciones en el cual
los documentos originales quedan en poder de los otorgantes.
7 Gonzles, Carlos Emrito, Derecho notarial, pg. 173.

Cdigo Civil. Enrique Peralta Azurdia, Jefe de Gobierno de la Repblica de

Guatemala,Decreto Ley 106. 1964.
8

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

Requisitos y Formalidades del Protocolo:

a. Los

instrumentos

deben

de

redactarse

en

espaol, escribirse a maquina o a mano de

manera legible y sin abreviaturas;
b. Los

instrumentos

deben

llevar

numeracin

cardinal, escribindose uno a continuacin del

otro, en orden riguroso de fechas, y entre cada
instrumento slo debe quedar espacio para las
firmas;
c. El Protocolo debe llevar foliacin cardinal escrita
en cifras;
d. En el cuerpo del Instrumento las fechas, nmeros
o cantidades se expresaran con letras. En caso
de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras,
prevalece lo escrito en letras;
e. Los documentos que deban insertarse o las
partes conducentes que se transcriban se copian
de manera textual;
f. La numeracin fiscal del Papel Sellado no podr
interrumpirse,

salvo

los

casos

de

protocolaciones, o que se hubiere terminado la

serie y se inicie una nueva;
g. Los

espacios

en

blanco

que

permitan

intercalaciones se llenaran con una lnea antes

de que sea firmado el instrumento;
h. Debe de tomarse en cuenta que son nulas las

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

adiciones, entrerrenglonaduras y testados, sino

se salvan al final, antes que el documento sea
firmado. Las enmendaduras son prohibidas.

Se ha dicho que las garantas o principios que fundamentan el

protocolo son las de durabilidad y seguridad, sin embargo la
existencia y fundamentacin del sistema notarial latino radica
en los siguientes principios:
1. PERMANENCIA
JURDICAS:

DOCUMENTAL

EN

RELACIONES

El protocolo notarial constituye una garanta que el Estado

presta para la efectiva
perdurabilidad de los actos y negocios jurdicos que requieren
la intervencin de un notario, para su completa validez y
eficacia legal. Ya que al estar contenidos en el protocolo, se
evita que dichos instrumentos se extraven, los cuales en
poder de los particulares, correran el riesgo de perderse y as
ocasionar daos considerables para alguna de las personas
que intervino en dichos instrumentos.
2. GARANTA DE EJECUTORIEDAD DE LOS DERECHOS:
Su existencia se justifica adems por el hecho de que los
actos y negocios jurdicos
que se consignan ante los notarios tienen por lo general una
cierta durabilidad que se
prolonga en el tiempo, para lo cual es conveniente que los
interesados puedan tener a
su disposicin en cualquier momento una prueba fehaciente
sobre los derechos y
relaciones jurdicas incorporadas en todos aquellos casos en
que la posesin de un

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

ttulo es requisito esencial para ejercitar o ejecutar un derecho

de tal que dicho derecho
1. se halla incorporado en cierta manera al documento.
3. AUTENTICIDAD DE LOS DERECHOS:
Puesto que el protocolo notarial desempea por otra parte
una funcin autenticadora que al autorizarse los documentos
con las formalidades exigidas por la ley y pasar a formar parte
del protocolo es difcil de suplantar los mismos.
4. PUBLICIDAD DE LOS DERECHOS:
El protocolo cumple con una labor de publicidad, ya que los
actos o negocios jurdicos que el notario autoriza, se suelen
afectar intereses de terceras personas, constituyendo el mejor
procedimiento para que un documento este al alcance de
quien tenga inters en consultarlo.
Este principio se encuentra contenido en el Artculo 22 del
Cdigo de Notariado el cul establece: Las escrituras matrices
podrn consultarse por cualquier persona que tenga inters,
en presencia del notario, exceptundose los testamentos y
donaciones por causa de muerte, mientras vivan los
otorgantes, pues solo a ellos corresponde ese derecho.
5. CARACTERSTICAS
Una de las cualidades del notariado latino, es la obligacin del
notario de llevar un
Protocolo notarial cuyas caractersticas son propias y se
encuentran contenidas en el Cdigo de Notariado.
La formacin del protocolo se lleva a cabo mediante la
acumulacin adecuada de los sucesivos instrumentos.
Hasta que no se encuaderna no hay en el protocolo la unidad
material que parece inseparable en su concepto. Tampoco
parece que podr hablarse de protocolo hasta que no acabe el
ao natural. Sin embargo, constituyen protocolo las sucesivas

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

escrituras que se van autorizando, aunque los documentos no

estn materialmente unidos por la conservacin
Entre las caractersticas ms importantes se mencionan las
siguientes:
El protocolo notarial utilizado en Guatemala, se trata de un
protocolo nico, ya que en otros pases, se utilizan dos clases
de protocolo: el ordinario y el reservado.
El protocolo reservado es el notarial donde constan los
testamentos y los reconocimientos de filiaciones que se
hagan. El de testamentos contiene tanto los cerrados como
los abiertos. Este protocolo en lugar de llevarse por aos se
cierra por centenas, dado su escaso movimiento.
Otra caractersticas importante, es la clase de papel en que se
faccionan los documentos contenidos en el protocolo, que
posee
determinadas cualidades
que
se
encuentran
establecidas en los Artculos 29 y 30 del Acuerdo Gubernativo
737-92, Reglamento de la Ley del Impuesto de Timbres
Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos, la que
establece que sern reproducidas en hojas sueltas, llevar
estampado en el ngulo superior izquierdo el Escudo de
Armas de la Repblica y la indicacin del valor de la hoja. En
el ngulo inferior izquierdo, se imprimir el sello del Ministerio
de Finanzas Pblicas. Al lado derecho del Escudo de Armas,
dentro de un rectngulo en filigranas de nueve centmetros de
largo, ir el nmero de orden de la hoja y debajo de dicho
rectngulo llevar impresa con letras maysculas la palabra
PROTOCOLO.
Abajo del Escudo de Armas ir el nmero de registro de la
hoja, con la indicacin del quinquenio a que corresponda la
serie, segn las veintiocho letras del alfabeto espaol. La hoja
deber contener impresas en cada lado, veinticinco lneas a
doble espacio. Cada lnea tendr una extensin de ciento
cincuenta y siete milmetros.

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

Al dorso de la hoja llevar un rectngulo en filigranas de

nueve centmetros de largo por dos centmetros de ancho, en
donde se indicar la fecha y hora en que se imprimi la
primera hoja estampada en el Taller Nacional de Grabados en
Acero.
Por su parte el Artculo 9 del Decreto 314, Cdigo de
Notariado al respecto reza:
Las escrituras matrices, actas de protocolacin y razones de
legalizacin de firmas se extendern en papel sellado especial
para protocolos.
Las oficinas fiscales vendern exclusivamente a los notarios
en ejercicio, el papel para protocolo, en lotes de veinticinco
pliegos por lo menos, guardando en estos el orden correlativo.
Dichas oficinas anotarn la venta en un libro de registro, en el
que se consignarn la serie y los nmeros del papel, y el
nombre y firma y sello del notario que recibe el papel para s,
o por encargo de otro notario.
En lo que se refiere a la apertura del protocolo, es importante
mencionar que anteriormente existi lo que se conoci como
razn de apertura de protocolo, que contena una breve
relacin de la fecha en que el notario faccionaba el primer
instrumento pblico del ao.9
Actualmente, el protocolo se abre con el primer instrumento
que el notario autorice, el que principiar en la primera lnea
de la hoja inicial, pero previo al faccionamiento del primer
instrumento, el notario tiene la obligacin de pagar en la
Tesorera del Organismo Judicial la cantidad de cincuenta
quetzales, (Q. 50.00), cada ao por derecho de apertura a
protocolo, como lo establecen los Artculos 11 y 12 del Cdigo
de Notariado.

Cdigo Civil. Enrique Peralta Azurdia, Jefe de Gobierno de la Repblica de

Guatemala,Decreto Ley 106. 1964.
9

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

As mismo el protocolo se puede abrir en cualquier mes y se

seguir con la numeracin ordenada que le corresponde.
En cuanto al cierre del protocolo cabe resaltar que deber
cerrarse cada ao, el treinta y uno de diciembre o cuando el
notario dejare de cartular, tal y como lo estipula el Artculo 12
del mismo cuerpo legal.
Dentro del protocolo deben llenarse ciertas formalidades,
mismas que se encuentran reguladas en el Artculo 13 del
Cdigo de Notariado, siendo de manera genrica, que los
instrumentos en l contenidos, debern escribirse en espaol,
en forma legible y sin abreviaturas. Deben llevar numeracin
cardinal, uno a continuacin de otro, por riguroso orden de
fechas, llevar foliacin cardinal escrita en cifras, siendo esta
la nica excepcin de la escritura en cifras, ya que salvo que
se trate de transcripciones literales que contengan cifras, en
el cuerpo del instrumento, las fechas, nmeros o cantidades
debern expresarse en letras.
La numeracin fiscal del papel sellado no podr interrumpirse
ms que para la intercalacin de documentos que se
protocolen; o en el caso de que el notario hubiere terminado
la serie. Esta es la excepcin por la cual se puede interrumpir
el protocolo, llamndosele a la primera interrupcin material,
y la segunda interrupcin fiscal.
Otra de las formalidades que deben llenarse en el protocolo,
es que los espacios en blanco que permitan intercalaciones se
llenarn con una lnea antes de que sea firmado el
instrumento.
El Artculo 14 del Cdigo de Notariado establece que son nulas
las adiciones, entrerrenglonaduras y testados, si no se salvan
al final del documento y antes de las firmas. Las
enmendaduras de palabras son prohibidas. Adiciones son las
letras o palabras que habiendo sido omitidas en el primer
rengln del papel de protocolo y en el primer rengln de cada

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

instrumento pblico, se agregan en la parte superior del

mismo, entre diagonales.
Entrerrenglonaduras, son las que se encuentran en caso
similar a las anteriores, con la diferencia de que en estos
casos la misma ocurre entre los renglones del papel de
protocolo; y testados, son las palabras o letras mal escritas o
aquellas que por un lapsus clami, aparecen en el cuerpo del
instrumento y que son encimadas por una lnea. Las
enmendaduras de palabras se refieren a los borrones o
tachones que el notario por algn error pueda realizar en el
instrumento.
Como una caracterstica ms, el protocolo deber contener al
final el ndice del protocolo, mismo que deber extender el
notario en papel bond, debiendo adherir un timbre fiscal de
cincuenta centavos por cada hoja y con los requisitos que
establece el Artculo 15 del Cdigo de Notariado, as mismo se
enviara testimonio especial al Archivo General de Protocolos,
de acuerdo al Artculo 92 del mismo cuerpo legal.
Los atestados son los documentos que tienen estrecha
relacin con los instrumentos pblicos faccionados por el
notario y que no han sido transcritos en el mismo, por ejemplo
la constancia de pago de apertura de protocolo y aquellos que
expresamente establece la ley.
Por ltimo una caracterstica la constituye el empastado del
protocolo, misma que debe hacerse dentro de los treinta das
siguiente a su cierre, como lo establece al
Artculo 18 del Cdigo de Notariado.
En la actualidad son escasos los notarios que cumplen con
esta obligacin, ya que por diversas razones no empastan el
protocolo, lo que conlleva a que se deteriore ms fcil y
rpidamente.
Propiedad del protocolo

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

En la antigedad, al protocolo se le consideraba como una

propiedad del notario, no faltan pocas y pases en que las
notarias con todos sus accesorios se consideran de propiedad
particular del notario. Recurdese el caso de nuestros
antiguos oficios de la fe pblica o el de las notarias de Francia
o Blgica. En aquella poca y en estos pases se admite la
transmisin de oficio por venta o herencia, y en esta
transmisin se consideran incluidos los protocolos.
Una de las bases que vino a implantar la Ley del Notariado de
1862, fue el establecimiento de la propiedad del Estado sobre
los protocolos, como derivacin de una distinta concepcin de
la funcin notarial. El notario viene a quedar en este aspecto
reducido a mero archivero de los protocolos, encargado de su
conservacin y custodia
Con el sistema de enajenacin o venta del oficio de escribano
pblico, se generaliz la opinin de que el protocolo era
propiedad del escribano, porque si poda disponer del cargo,
mejor poda hacerlo del protocolo que formaba, en virtud de
esto, se transmita de familia en familia los protocolos.
En un principio el protocolo fue considerado propiedad del
notario, pero ante la inseguridad jurdica que esto produca y
la prdida de muchos protocolos que fueron transmitidos
mediante el sistema de venta o legado, a personas que
desconocan el valor del mismo, se hizo necesario legislar al
respecto, tomando como base lo expuesto por los
profesionales del derecho mencionados.
Otros autores le atribuyen al protocolo una propiedad
especial porque ni es cosa pblica que est a la vista de
todos, ni tampoco es cosa privada, pudiendo decir que sobre
l, tiene el Estado un dominio eminente, y los particulares que
tengan un inters legtimo jurdicamente pueden consultar el
mismo. A pesar de que en el protocolo existen contratos de
inters particular, esos contratos, por efecto de la sancin del
notario que obra por delegacin del Estado, se reviste de

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

autenticidad por lo que el protocolo no puede quedar al

arbitrio, abandono o en manos de cualquiera.
Segn lo expresa Novoa, los protocolos son propiedad del
Estado, por el carcter de pblicos, por estar revestidos de
autoridad pblica, concedida por la ley
Con relacin a si el protocolo es propiedad pblica o privada,
se expone: El protocolo es pblico en cuanto, como veremos
luego, no es un patrimonio propio del notario, sino un depsito
que el Estado le confa como consecuencia de la funcin. Ms
este carcter de pblico, mejor dicho, de propiedad pblica,
que tiene el protocolo no equivale a que haya de serlo su
contenido: Una cosa es la solemnizacin o intervencin oficial
de los actos privados de los que se infiere a que corresponde
la propiedad del protocolo, y otra cosa es que los actos
protocolizados hayan de guardarse con la debida reserva que
impone de modo directo el Artculo 32 y de modo indirecto el
Artculo 18, que limita los derechos en orden a obtencin de
copias.
El notario es un depositario del protocolo, que lo guarda en
razn de su funcin. El establecimiento de esta doctrina no
afecta para nada a la conservacin que contrariamente a lo
que en antao ocurra, es ms segura. Tampoco permite
ingerencias de jurisdicciones ajenas: El notario es depositario
exclusivo y el protocolo no puede ser extrado del edificio en
que se custodie, ni an por decreto judicial u orden superior,
ni ser examinado, en todo o en parte, sino por las partes o sus
causahabientes, a no mediar el oportuno mandamiento. Solo
el notario puede librar copias del protocolo que custodie sin
que permita a los secretarios judiciales extender por diligencia
o testimonio copias de actas o escrituras matrices
En cuanto al depsito del protocolo, nuestra legislacin regula
en el Artculo 19 del
Cdigo de Notariado: El notario es depositario del protocolo y
responsable de su conservacin. Por otra parte al fallecer el

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

notario los protocolos a cargo de este,

trasladados al Archivo General de Protocolos.

debern

ser

CONTENIDO DEL PROTOCOLO NOTARIAL

El protocolo tiene un mbito ilimitado incluyendo: 1) los actos
y contratos, que son reducidos a matriz, 2) y dems
documentos que se anexan, esto ltimo se lleva a cabo a
travs de la protocolizacin, cuando el documento ha servido
de base para protocolizar, es agregado materialmente al
protocolo.
ESTRUCTURA DEL PROTOCOLO NOTARIAL
Estructura: Es la organizacin tal de las partes por la que el
todo resultante posee cohesin y permanencia.
El protocolo notarial en Guatemala, tiene su propia estructura,
que difiere de la estructura que tienen los protocolos de otros
pases del sistema de notariado latino.
La estructura del protocolo esta determinada por la ley, en
nuestro caso, por el
Cdigo de Notariado, en el cual no se regula taxativamente su
estructura en un solo artculo, siendo la siguiente:
LAS
ESCRITURAS
MATRICES,
ACTAS
DE
PROTOCOLACIN Y RAZONES DE LEGALIZACIN DE
FIRMAS. ARTCULO 63.
La razn de cierre. Artculo 12.
El ndice del protocolo. Artculo 15.
Los atestados. Artculo 17.
En el orden como se citaron, as se compagina el protocolo
notarial antes de ser empastado. Aunque el Cdigo de
Notariado no establece ninguna disposicin especfica para el

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

orden en la compaginacin, en la prctica notarial es de uso

generalizado, lo cual es apoyado por la influencia de la
doctrina en el derecho notarial guatemalteco.
RAZN DE APERTURA
En Guatemala, existen precedentes que evidencian la
utilizacin de la razn de apertura de protocolo, segn el
Artculo 18 del Decreto Legislativo nmero 1154 del 21 de
abril de 1936, Ley de Notariado, que textualmente dice: El
protocolo se abrir cada ao, el da en que el notario principie
a cartular, con una razn en la que se expresar el lugar y
fecha de la apertura, sellndola y firmndola a continuacin; y
se cerrar el 31 de diciembre del mismo ao con otra razn
que expresar el lugar y fecha de cierre, el nmero de
escrituras matrices, actas de protocolacin que contiene, el
nmero de folios de que se compone y ser firmada y sellada
por el notario. Si el protocolo se cerrara antes del treinta y uno
de diciembre, la razn contendr los mismos datos que se han
expresado y la fecha en que se extienda.
La figura jurdica de la razn de apertura, desapareci de
nuestra legislacin al promulgarse el Cdigo de Notariado
vigente, el cual en su Artculo 12 en su parte conducente
expresa: El protocolo se abre con el primer instrumento que el
notario autorice, el que principiar en la primera lnea de la
hoja inicial. Se cerrara el 31 de diciembre o antes si el notario
dejare de cartular.10
LAS ESCRITURAS MATRICES
Las escrituras matrices a las que se refiere el Artculo 8 del
Cdigo de Notariado, son las que normalmente o
alternativamente el notario denomina escrituras pblicas, las
que nicamente pueden extenderse en papel sellado especial
Cdigo Civil. Enrique Peralta Azurdia, Jefe de Gobierno de la Repblica de
Guatemala,Decreto Ley 106. 1964.
10

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

para protocolos, de conformidad con el Artculo nueve del

mismo cuerpo legal. Ya que al utilizar esta clase de papel se
garantiza el principio de seguridad jurdica, como uno de los
principios propios del derecho notarial.
ACTAS DE PROTOCOLACIN
Las actas de protocolacin como instrumentos
protocolares, tienen importancia jurdica dentro del
notarial, ya que a travs de ellas se inserta o
material y jurdicamente un documento a solicitud
ordenada por la ley o por tribunal competente.

pblicos
protocolo
incorpora
de parte,

DE ACUERDO CON EL ARTCULO 63 DEL CDIGO DE

NOTARIADO PUEDEN PROTOCOLARSE:
1. Los documentos o diligencias cuya protocolacin est
ordenada por la ley o por tribunal competente. Dentro de
estos pueden mencionarse: Los testamentos especiales, los
testamentos cerrados y la particin de la herencia aprobada
por juez.
2. Los documentos privados cuyas firmas hubieren sido
previamente
legalizadas.
En
este
caso,
basta
la
comparecencia de la persona a cuyo favor se suscribi el
documento.
3. Los documentos privados sin reconocimiento o legalizacin
de firmas. En los que si es indispensable la comparecencia de
todos los signatarios. Los fines que persigue el acta de
protocolacin, es perpetuar la conservacin del documento
protocolizado y darle fecha cierta.
4 .Razones de legalizacin de firmas
Es la razn que lleva a cabo el notario, en el protocolo a su
cargo dentro de los ocho das de haber legalizado una firma
en un documento, la cual tiene el objeto de llevar el control de
las mismas.
Las razones de legalizacin de firmas constituyen un
elemento del protocolo notarial. Estos instrumentos pblicos

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

no son actas notariales, porque no llenan los requisitos de

forma y contenido, sino dentro de la tcnica jurdica notarial,
se denominan razones de legalizacin de firmas, que para
faccionarlas dentro del protocolo, son de extensin breve,
porque no tienen ms objeto que dejar constancia de la firma
o firmas legalizadas por notario en ejercicio de su funcin, con
una descripcin breve del contenido del documento que
contiene la firma o firmas legalizadas.
El Artculo 59 del Cdigo de Notariado establece: que estas
razones se asentarn siguiendo el orden y numeracin del
protocolo, por riguroso orden de fechas y son firmadas por s
y ante s por el notario autorizante y no a requerimiento o
comparecencia de los interesados, en virtud de que stos
ignoran la regulacin legal y existencia de estos instrumentos
pblicos, pues lo nico que a ellos les interesa son los
documentos legalizados por notario, los cuales quedan en su
poder.
RAZN DE CIERRE
El Cdigo de Notariado en su Artculo 12 establece: La razn
de cierre contendr la fecha, el nmero de documentos
pblicos autorizados, razones de legalizacin de firmas y
actas de protocolacin, nmeros de folios de que se compone;
observaciones si las hubiere; y la firma del notario. As mismo
debe hacerse mencin de las escrituras canceladas.
La razn de cierre deber escribirse en papel sellado especial
para protocolos, el 31 de diciembre de cada ao, o antes si el
notario dejare de cartular por el resto del ao o en forma
definitiva si es el caso, si el notario dejare de cartular por el
resto del ao debe cerrar su protocolo en la fecha en que
dejare de cartular.

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

NDICE DEL PROTOCOLO

El ndice contiene un detalle resumido de todos los
instrumentos pblicos autorizados durante un ao calendario,
a fin de facilitar su localizacin en el protocolo notarial y por
otro lado ayuda a la reconstruccin del protocolo cuando este
sufre perdida o deterioro, ya que el notario tiene la obligacin
de enviar el testimonio del ndice del protocolo al Archivo
General de Protocolos, de acuerdo a lo que establece el
Artculo 92 del Cdigo de Notariado.
El ndice del protocolo se extender en papel sellado del
mismo valor del empleado en l, (por reforma a la ley especial
ahora se usa papel bond) y contendr en columnas
separadas:
1. El nmero de orden del instrumento.
2. El lugar y fecha de su otorgamiento.
3. Los nombres de los otorgantes.
4. El objeto del instrumento.
5. El folio en que principia.
LOS ATESTADOS
El Artculo 17 del Cdigo de Notariado, establece: El notario
agregara al final del tomo respectivo del protocolo, los
atestados referentes a los instrumentos que autorice si no
hubieren sido transcritos, y la constancia del pago a que se
refiere el Artculo 11 del mismo cuerpo legal.
Son los documentos que el notario agrega al final de su
protocolo, la mayora de ellos tienen relacin con los
instrumentos autorizados, y son: El recibo de pago de

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

apertura, comprobantes de entrega de testimonios especiales,

copias de avisos, recibos, solvencias, etctera. 11
Como se indic anteriormente, los atestados son agregados al
final del tomo respectivo, de manera que los mismos son
parte de la estructura del protocolo, formando as una unidad,
dndoles cumplimiento a los principios de seguridad jurdica y
de conservacin.
FINES DEL PROTOCOLO
Fines debe entenderse como los objetivos que persigue el
protocolo, y que como consecuencia de estos fines sea la
importancia del mismo.
Cuando se quiere prolongar la eficacia del documento,
hacerlo duradero y, en la medida de lo posible preservar su
eficacia probatoria de los riesgos de la conservacin de un
funcionario especializado y responsable. Por otra parte,
aunque la fuerza probatoria del instrumento no sea absoluta y
aun cuando normalmente los documentos no producen
efectos sino inter partes la intervencin oficial que lo
solemniza y la posibilidad de que afecten a los que no
intervinieron en ellos, aconseja que tales documentos se
conserven y custodien por el representante del Estado que los
autoriz 12
Dentro de los fines ms importantes del protocolo, se pueden
mencionar los siguientes:
La perdurabilidad, de los instrumentos pblicos contenidos en
el protocolo, as como de los documentos que forman parte de
ste ya que aun dejaren de existir las partes o el notario
autorizante, el protocolo subsiste, de all se desprende la
11 Muoz, Ob, Cit; pg. 92
12 Muoz, Ob, Cit; pg. 92

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

importancia de su conservacin y custodia an cuando el

notario hubiera fallecido.
Autenticidad de los documentos, tal y como lo establece el
Artculo 186 del Cdigo Procesal Civil y Mercantil: Los
documentos autorizados por notario o por funcionario o
empleado pblico en ejercicio de su cargo, producen fe y
hacen plena prueba, salvo el derecho de las partes de
redargirlos de nulidad o falsedad, esta fuerza probatoria
constituye ley entre las partes y frente a terceros.
Desde la poca antigua se sabe que el protocolo ha sido
empleado en la funcin tcnico-notarial para dar vida,
precisin y seguridad a la documentacin de las declaraciones
productoras de efectos jurdicos. Los tratadistas han
terminado por reconocer que el protocolo ha sido creado en
beneficio del derecho notarial pues la exacta certeza de su
raz entraa una finalidad jurdica: La de tutelar la
documentacin pblica. Puede decirse que ha entrado
definitivamente en el ordenamiento del derecho notarial, a tal
extremo que no hay cdigo que lo mencione.
En todo caso, se considera que en el sistema notarial latino, la
existencia y fundamentacin del protocolo radica en los
siguientes aspectos a examinar: a) permanencia documental
en las relaciones jurdicas; b) garanta de ejecutoriedad de los
derechos; c) autenticidad de los derechos; y d) publicidad de
los derechos.
Con relacin a la permanencia documental el protocolo
notarial constituye una garanta que presta el Estado para la
efectiva perdurabilidad de los actos jurdicos que requieren la
intervencin notarial, para su completa validez y eficacia
legal.
Lo expuesto consolida el fin de perdurabilidad que persigue el
protocolo y a la vez la tutelaridad que el Estado presta sobre

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

los instrumentos pblicos autorizados por notario, que se

traduce en la fe pblica de que se encuentra investido dicho
profesional para dar certeza y eficacia jurdica a los actos y
contratos sometidos a su amparo.
En cuanto a la garanta de ejecutoriedad de los derechos: si
existe el protocolo, demostrada la prdida de la copia
ejecutiva que el acreedor tena en su poder se facilita de una
manera expedita la obtencin de un nuevo ejemplar que supla
la primera copia.
En nuestro pas no es necesario demostrar la prdida de la
copia o testimonio extendido al interesado, ya que solo con la
solicitud de ste, previa cancelacin de los gastos, honorarios
al notario y tributos en su caso, ste tiene la obligacin de
extender las copias o los testimonios que requieren los
interesados.
En cuanto a la autenticidad de los derechos el protocolo
desempea, por otra parte una funcin autenticadora en el
sentido de que las reglas legislativas atinentes a la formacin
y conservacin del mismo dificultan enormemente la posible y
eventual suplantacin de documentos autorizados, lo mismo
que la interrelacin de otros entre los que ya constan
debidamente ordenados y fechados.
En lo que se refiere a la publicidad de los derechos: Los
protocolos cumplen una labor de publicidad, porque los actos
o negocios jurdicos que autoriza un notario suelen afectar
intereses de terceras personas. En consecuencia, el protocolo
es el mejor procedimiento para que un documento est al
alcance de quien tenga inters.13

Cdigo Procesal Civil y Mercantil. Enrique Peralta Azurdia, Jefe de Gobierno

de laRepblica de Guatemala, Decreto Ley 107. 1964.
13

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

ASPECTOS
IMPORTANTES
QUE
CONTEMPLA
LA
INICIATIVA QUE DISPONE APROBAR LEY DE NOTARIADO
EN CUANTO AL PROTOCOLO.

La definicin de protocolo contemplada en la iniciativa de ley

supera la contenida en el Artculo 8 del Cdigo de Notariado,
configurando sus caractersticas y la amplitud de su
contenido. Asegura su custodia bajo el cuidado del notario, en
el lugar autorizado por la Direccin Nacional del Notariado.
Para mejor control en la forma de llevar el protocolo y verificar
que el notario est solvente en el cumplimiento de sus
obligaciones, se requiere que solicite a la direccin, la
apertura y reapertura del protocolo. La referida direccin al
establecer tal extremo, emitir autorizacin mediante
resolucin y el notario deber asentar la razn
correspondiente.
En
casos
determinados,
por
causas
calificadas
y
comprobadas, se permite la reapertura del protocolo, a fin de
suplir la necesidad de algunos notarios que despus de haber
cerrado el protocolo y no haber concluido el ao, desean
continuar cartulando.
El proyecto contiene un cambio significativo al atribuir a la
direccin como ente que tendr a su cargo el control del
cumplimiento de las obligaciones notariales, la fabricacin y
venta de papel de protocolo, el cual deber tener mecanismos
de seguridad y las caractersticas previstas en la ley y el
reglamento. Las hojas de protocolo estarn numeradas en su
anverso y reverso, con el objeto de garantizar que en toda
reproduccin
del
instrumento
pblico,
aparezca
su
identificacin.

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

Todo instrumento debe iniciarse en la primera lnea del

anverso o reverso de la hoja que corresponda.
Para adquirir las hojas de papel de protocolo el notario deber
encontrarse solvente en el cumplimiento de sus obligaciones
notariales.
Se suprime la opcin de vender hojas de protocolo a otro
notario, a excepcin de los que ejerzan permanentemente en
el extranjero, que tambin utilizarn hojas de papel de
protocolo.
Se estim conveniente que al fallecer el notario se destruyan
por la direccin las hojas de papel de protocolo que hayan
quedado sin utilizar. En igual sentido deber procederse en
otros casos en que la direccin reciba los protocolos como
cuando el notario se ausente del pas por ms de un ao, no
contine cartulando por ejercer cargo pblico y otros.
Por otra parte, esta nueva ley da un sentido diferente a la
figura del ndice. Adems de ser un documento de referencia
respecto al contenido del protocolo, el mismo servir para que
la direccin ejerza un control superior del ejercicio notarial, a
fin de evitar la duplicidad de requisitos y obtener mayor
certeza en la informacin que se proporcione a la direccin.
Se sustituye la obligacin de entregar el aviso trimestral por
un ndice trimestral, detallando en ste ltimo la informacin
de los instrumentos pblicos que se autorizaron o cancelaron
durante el trimestre. Se dispensa de esa obligacin a aquellos
notarios que no hubieren cartulado en un trimestre
determinado.
Con esta disposicin, el ente contralor podr cotejar la
informacin contenida en el ndice trimestral, con la de los
testimonios especiales.
Otra figura que la ley regula en el tema del protocolo es la de
los anexos, que sustituye el vocablo atestados, el cual no
aparece regulado en el Cdigo de Notariado.

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

El vocablo anexos es comprensivo de todos los comprobantes

y avisos que tienen relacin con los documentos que el
notario hubiere autorizado.14
INSPECCIN DE PROTOCOLO
En nuestra legislacin la inspeccin y revisin del protocolo
tiene por objeto comprobar si en el mismo se han llenado los
requisitos formales establecidos en la ley. La revisin puede
ser de tres clases:
a. Ordinaria
b. Extraordinaria y
c. Especial
La inspeccin y revisin ordinaria se debe hacer cada ao,
para el efecto el notario esta obligado a presentar el protocolo
y sus comprobantes, debindose practicar la inspeccin y
revisin en su presencia.
En la capital es el Director del Archivo General de Protocolos
el facultado y en los departamentos los jueces de Primera
Instancia. Tambin el Presidente del Organismo Judicial puede
nombrar a notarios colegiados activos para que practiquen la
inspeccin y revisin de protocolos, tanto en el departamento
de Guatemala, como en los otros departamentos. 15
La inspeccin y revisin extraordinaria podr hacerse en
cualquier tiempo, cuando lo ordene la Corte Suprema de
Justicia.
La inspeccin y revisin especial de un protocolo se da en
casos de averiguacin sumaria por delito.

Cdigo Procesal Civil y Mercantil. Enrique Peralta Azurdia, Jefe de Gobierno

de laRepblica de Guatemala, Decreto Ley 107. 1964.
14

15 Ibid, pg. 115.

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

MODELO
EN LA CIUDAD DE GUATEMALA, EL TREINTA Y UNO DE
DICIEMBRE DE DOS MIL, EL INFRASCRITO NOTARIO MARIO
RENE MENDEZ VASQUEZ, PROCEDO A CERRAR EL PROTOCOLO
A MI CARGO CORRESPONDIENTE AL AO EN CURSO, EL CUAL
CONSTA DE TREINTA INSTRUMENTOS PBLICOS, DIVIDIDOS
AS: VEINTISIETE ESCRITURAS MATRICES, DOS ACTA DE
PROTOCOLIZACIN Y UNA ACTA DE TOMA DE RAZN DE
LEGALIZACIN DE FIRMAS. DICHO PROTOCOLO CONSTA DE
CUARENTA Y NUEVE FOLIOS.

RECOMENDACIN

Que todos y cada una de las personas que realizan tan valiosa
e importante funcin como lo es el notariado, tomen en
cuenta en su actuar profesional los postulados que contiene el
Cdigo de tica Profesional, para que tengan conciencia de la
importancia de los mismos, los cumplan efectivamente y as
garanticen la satisfaccin de las personas que solicitan sus
servicios.
Que la Corte Suprema de Justicia ampli el presupuesto
designado al Archivo General de Protocolos, con el fin de
contratar ms personal que lleve a cabo la funcin
fiscalizadora de los protocolos notariales, de manera ms efic

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

CONCLUSIN
El Archivo General de Protocolos, present un proyecto a
la Corte Suprema de Justicia, para darle cumplimiento a
lo estipulado en el Artculo 84 segundo prrafo del
Decreto nmero 314, Cdigo de Notariado, el cual
establece que el Presidente del Organismo Judicial
podr nombrar anualmente el nmero de notarios
colegiados activos que sean necesarios para practicar
inspeccin y revisin de protocolos. Norma que es
vigente pero no positiva, ya que pese a lo anterior la
Corte Suprema de Justicia an no se ha pronunciado al
respecto.
la creacin de una nueva institucin que sera la
Direccin Nacional del Notariado, para que lleve el
control administrativo de la funcin notarial, elevando la
categora del Archivo General de Protocolos a Direccin,
para dotarlo de un mayor soporte para realizar su
funcin, as mismo otorgarle un poder coercitivo, para
imponer las sanciones correspondientes a los notarios

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

que no cumplan correctamente con los requisitos que la

ley les indica.
El notario en su actividad profesional, no solamente debe
observar los requisitos que la legislacin le ordena, sino
que adems debe actuar con estricta moral y tica en la
funcin que el Estado le ha delegado, para garantizar a
las personas que acuden a solicitar sus servicios su
entera satisfaccin y confianza

BIBLIOGRAFA
D
Cdigo Civil. Enrique Peralta Azurdia, Jefe de Gobierno de la Repblica de
Guatemala, Decreto Ley 106. 1964.
Cdigo Procesal Civil y Mercantil. Enrique Peralta Azurdia, Jefe de Gobierno de
la Repblica de Guatemala, Decreto Ley 107. 1964.
Cdigo de Notariado. Decreto 314 del Congreso de la Repblica, 1947.
Ley del Organismo Judicial. Decreto 2-89 del Congreso de la Repblica.
Iniciativa de Ley de Notariado. Registro nmero 3123, presentada por la Corte
Suprema de Justicia al Congreso de la Repblica, Guatemala septiembre
2004.
MUOZ, Nery Roberto. Introduccin al estudio del derecho notarial. 8. ed.
Guatemala; Ed. Infoconsult Editores, 2001.
NERI, Argentino. Tratado terico y prctico de derecho notarial. 1. ed.;
Buenos Aires, Argentina: Ed. Palma, 1980.
OSSORIO, Manuel. Diccionario de ciencias jurdicas polticas y sociales.

DERECHO NOTARIADO I EL PROTOCOLO.

Buenos Aires, Argentina: Ed. Heliasta, 1987.

PREZ FERNNDEZ DEL CASTILLO, Bernardo. tica notarial. 2 ed.; Mxico:
Ed. Porra, 1986.
SALAS, Oscar A. Derecho notarial de Centroamrica y Panam. Costa Rica,
Ed. Costa Rica, 1974.
Legislacin:
Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala. Asamblea Nacional
Constituyente, 1985.