Sistema de Ventas v1.

Sistema de Ventas Manual de Usuario

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Tabla de contenido
TABLA DE CONTENIDO............................................................................................. 3
1 INTRODUCCIN.................................................................................................. 4
2 - REQUERIMIENTOS DEL PROGRAMA......................................................................5
3 UTILIZAR EL PROGRAMA:....................................................................................6
3.1 INICIAR EL PROGRAMA............................................................................................................. 6
3.2 MEN PRINCIPAL.................................................................................................................... 7
3.2.1 Pestaa: Inicio............................................................................................................ 7
3.2.1.1 Ventas:................................................................................................................................... 7
3.2.1.2 Consulta de producto........................................................................................................... 10
3.2.1.3 Cotizacin............................................................................................................................ 11

3.2.2 Pestaa Consultas.................................................................................................... 11

3.2.2.1 Ventas Realizadas.............................................................................................................. 12
3.2.2.2 Ventas no impresas........................................................................................................... 14

3.2.3 Pestaa Carga.......................................................................................................... 15

3.2.3.1 - Productos........................................................................................................................... 15
3.2.3.2 Clientes............................................................................................................................. 18

3.2.4 Pestaa Configuracin.............................................................................................. 19

3.2.4.1 Usuarios............................................................................................................................ 20
3.2.4.2 Configuracin General....................................................................................................... 22
3.2.4.4 Categoras de Productos.................................................................................................... 22

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1 Introduccin
El sistema de ventas, se trata de una completa aplicacin, para la gestin
de clientes, proveedores y productos, incluyendo la posibilidad de realizar el
registro de ventas de dichos productos y generar informes impresos.
Con el sistema de ventas se podr:
1. Registrar un cliente con toda su informacin personal y su
modificacin
2. Acceder a los productos de stock y mostrar detalladamente su
3.
4.
5.
6.

informacin
Realizar el control del stock
Realizar bsqueda rpida de un producto
Registrar la venta de productos a un cliente
Acceder al listado de registros de ventas, realizar bsquedas

basadas en criterios y mostrar la informacin detallada de la venta.

7. Imprimir informes de ventas
8. Realizar la configuracin del sistema
9. Permitir acceso a al sistema de ventas solo a clientes autorizados
10.
Registrar usuarios y asignarles roles de acceso
11.
Administrar categoras de clientes y de productos.
12.
Utilizacin del sistema en una red y con un servidor de base
de datos
Esta aplicacin est basada los requerimientos de la empresa La Casa del
Alfajor y fue desarrollada por el Licenciado en Sistemas de Informacin Marcelo
Portillo

2 - Requerimientos del Programa

Para el correcto funcionamiento del Sistema de Ventas se recomienda la
siguiente configuracin:

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Sistemas
- Windows
- Windows
- Windows
- Windows
- Windows

Operativos Soportados:
XP Service Pack 2 o posterior
Server 2003 Service Pack 1 o posterior
Server 2003 R2 o posterior
Vista
Server 2008

Hardware:
-

CPU de 1.0 GHz

RAM de 384 MB
Resolucin de 1024x768
1 GB de espacio en disco duro

Adicionales:
-

NET Framework: la versin 3.5 o posterior

Microsoft SQL Server 2008 express o posterior

3 Utilizar el Programa:
3.1 Iniciar el programa
Cuando se inicia el programa es necesario que el usuario se identifique, para
ello deber ingresar su nombre de usuario y la contrasea. El nombre y la
contrasea debern ser provistos por el administrador del programa.

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Imagen 1

Dependiendo del tipo privilegio de usuario, se podr tener activadas las

funciones en el men principal. Se podr iniciar el programa con los siguientes
privilegios: Vendedor y Administrador.
Vendedor: Tiene acceso a algunas funcionalidades del programa. El usuario
vendedor podr:

Realizar ventas
Hacer una alta y modificacin de un cliente
Consultar de un producto
Modificar la cotizacin de la moneda

Administrador: Tiene acceso a todas la funcionalidades del programa. El

usuario administrador podr acceder a las funcionalidades de los Vendedores. El
administrador podr :

Hacer alta y modificacin de Usuarios

Hacer alta y modificacin de Proveedores
Hacer alta y modificacin de Productos
Generar Informes de Ventas
Generar Informes de Ventas no impresas
Administrar las categoras de productos y de tipo de clientes.
Configurar el programa
Realizar ventas
Hacer una alta y modificacin de un cliente
Consultar de un producto
Modificar la cotizacin de la moneda

3.2 Men Principal

El men principal se podr ingresar una vez que el usuario se ha identificado.

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El men principal cuenta con 5 pestaas, donde cada una cuenta con las
funcionalidades ya mencionadas en el punto 3.1, cada funcionalidad es activada
segn el privilegio de usuario.

3.2.1 Pestaa: Inicio

La pestaa inicio contiene las funcionalidades de ms uso en el programa:
Ventas, Consulta Producto y Cotizacin

Imagen 2

3.2.1.1 Ventas:
En la funcionalidad de ventas se podr realizar el registro de una venta. Para
registrar una venta sastifactoriamente se debera completar los siguientes
items:

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Imagen 3

Agregar producto(s) al carrito

El primer paso para realizar una venta es la eleccin de el/los producto(s)
a ser vendido(s), para ello se podr ingresar el producto de las siguientes
formas

Mediante el uso una maquina lectora de cdigo de barra (se deber

posicionar el cursor en el campo cdigo y hacer clic para habilitar
la escritura del cdigo)
Escribiendo el cdigo del producto en el campo cdigo y pulsando
el botn agregar
Utilizando el buscador de producto donde se podr filtrar los
productos segn el detalle o el cdigo de barra y haciendo doble
clic en el producto que se desea agregar al carrito.

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Imagen 4

Identificar Cliente
Para realizar el correcto registro de una venta se tendr que identificar el
cliente, para ello primero deber elegir un cliente en la lista que aparece
en la esquina superior izquierda, como lo muestra la imagen 5.

Imagen5

Si el cliente no aparece en la lista, solo escriba el nombre en el campo

nombre y sus datos personales que al finalizar la venta se guardar la
informacin del cliente.
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Si no quiere registrar un cliente, deje el campo nombre de cliente en
blanco.

Eliminar productos del carrito

Para eliminar un producto a ser vendido, se tendr que activar el check
eliminar o presionar F9 y seguidamente ingresar el cdigo de producto
en el campo cdigo mediante el uso del teclado o la lectora de cdigo
de barra. Otra forma adicional de eliminar el producto del carrito es
haciendo doble clic sobre el producto (en la grilla inferior) que se desea
eliminar.

Nota: Solo se puede eliminar un tem por vez.

Forma de Pago
En esta versin (v1.0) slo se registra las ventas en efectivo.

Confirmar venta
Para confirmar la venta se deber completar los pasos de descriptos
anteriormente y luego hacer clic en el botn Imprimir para guardar e
imprimir, o hacer clic en el botn guardar para guardar sin imprimir.

Nota: Se podr utilizar las teclas del teclado para acceder a las funciones de
ventas (F9, F10, F11, F12, Esc, Enter y Tab).

3.2.1.2 Consulta de producto

Para realizar una consulta rpida sobre un producto especfico se podr acceder
a la funcionalidad de Consulta de Producto desde la pestaa inicio.
En esta ventana se podr ver los productos disponibles para la venta. Tambin
se puede filtrar los productos mediante una bsqueda sensible. A medida que
se ingresa los caracteres de bsqueda, se filtra los productos en la grilla.

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Imagen 7

3.2.1.3 Cotizacin
Para realizar la modificacin de la moneda se podr acceder a la funcin
Cotizacin desde la pestaa inicio y se mostrar la siguiente ventana:

Imagen 8

Para modificar la moneda (real brasilero) se deber ingresar un valor numrico valido.
Nota: Para utilizar valores con decimales se deber utilizar la coma.

3.2.2 Pestaa Consultas

La segunda pestaa del men principal del sistema de ventas, es la
pestaa de Consultas. En ella estn las funciones de consultas
informativas. Para acceder a esta pestaa se deber hace clic sobre la
pestaa Consultas y se mostrar las siguientes funcionalidades: Ventas
Realizadas y Ventas no impresas

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Imagen 9

3.2.2.1 Ventas Realizadas

Al acceder a la funcionalidad de consulta de Ventas Realizadas mediante
un clic en botn Ventas Realizadas, aparecer la ventana con la grilla
que contiene la lista de las ventas realizadas.

Imagen 10

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En la ventana de Ventas Realizadas nos encontramos con el listado de
ventas realizadas con el nombre del cliente y la fecha de la venta.
Adems se puede hacer un filtro de las ventas realizadas mediante la
bsqueda con segn los siguientes criterios Nombre y Fecha (Fecha de
la Venta)

Imagen 11

Para acceder a ms informacin sobre una venta realizadas, se deber

hace doble clic sobre una fila de la grilla (que contenga una venta) o elegir
una fila mediante un clic y seguido hacer clic en el botn Ver. Entonces
se mostrar la siguiente ventana (como muestra la imagen) que contiene
toda la informacin de la venta.

Imagen 5

Nota: solo se podr imprimir el informe de ventas realizadas perteneciente a

una fecha, para ello deber seleccionar una fecha en el campo de bsqueda y
hacer clic en el botn buscar

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3.2.2.2 Ventas no impresas

Al acceder a la funcionalidad de consulta de Ventas no Impresas
mediante un clic en botn Ventas no Impresas, aparecer la ventana
con la grilla que contiene la lista de las ventas realizadas que no fueron
impresas.

Para imprimir las facturas de los productos no impresos, se deber elegir una
fecha valida, hacer clic en el botn buscar y una vez que se llena la grilla con
las ventas no impresas, se deber hacer clic en el botn imprimir.

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3.2.3 Pestaa Carga

La tercera pestaa del men principal del sistema de ventas, es la
pestaa de Carga. En ella estn las funciones de carga de datos. Para
acceder a esta pestaa se deber hace clic sobre la pestaa Carga y se
mostrar las siguientes funcionalidades: Productos, Clientes y Proveedores
(Deshabilitada).

Imagen 14

3.2.3.1 - Productos
Al acceder a la funcionalidad de Productos mediante un clic en botn
Productos, aparecer la ventana con la grilla que contiene la lista de
productos existentes en la base de datos. Dichos productos que aparecen
en la grilla son los tipos de productos sin repetir. Cada producto tiene una
identificacin e informacin nica.

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Imagen 6

En la parte inferior de la grilla estn los siguientes botones: Nuevo,

Modificar y Cerrar. A continuacin se detallaran las funcionalidades de los
2 primeros botones, ya que el botn Cerrar es el responsable de cerrar
la ventana.

Nuevo
Al hacer clic en el botn nuevo se podr agregar un nuevo(s)
producto(s). Para agregar un nuevo(s) producto(s) a la base de datos
se deber completar los siguientes pasos:
1. Cdigo: En este campo se debe ingresar el cdigo del /los
producto(s) mediante el uso de una lectora de cdigo de barras o
mediante el uso del teclado
2. Detalle: Informacin sobre el producto
3. Stock: Cantidad de tems que se agregar al stock
4. Stock Mnimo: Cantidad mnima de tems que puede haber en el
stock
5. Categora: Seleccionar la categora del producto.
6. Precio unidad: Este campo se debe completar con el precio por
unidad del producto sin IVA.
7. IVA: Se debe completar con el IVA utilizado en la compra del
producto.
8. Margen: En este campo se debe completar con el porcentaje de
ganancia sobre el precio final con IVA que se desee.
9. Total: Es el precio total generado por la informacin ingresada
anteriormente, este valor se puede modificar a su criterio.
10. Para finalizar se debe hacer clic en el botn Guardar.

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Imagen 16

Modificar Producto
Para modificar un producto se debe seleccionar un producto en la
grilla y seguidamente hacer clic en el botn Modificar.
Al hacer clic en el botn modificar se muestra la siguiente ventana:

Imagen 7

Para que en ella se complete con los datos de producto, de la misma

forma que cuando se realiza la alta de un nuevo producto, pero al
modificar estos datos se modificarn todos los datos de productos
no vendidos.

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Nota: Se puede quitar tems del stock ingresando un numero negativo,
ejemplo: -10, se eliminar 10 tems del stock.

3.2.3.2 Clientes
Al acceder a la funcionalidad de Clientes mediante un clic en botn
Clientes, aparecer la ventana con la grilla que contiene la lista de
clientes existentes en la base de datos.

Imagen 18

En la parte inferior de la grilla tenemos los siguientes botones: Nuevo,

Modificar y Cerrar. A continuacin se detallaran las funcionalidades de los
3 primeros botones, ya que el botn Cerrar es el responsable de cerrar
la ventana.

Nuevo Cliente

Para agregar a un nuevo cliente, se debe hacer clic en el botn

Nuevo. Seguido se muestra la ventana con el formulario que se
debe rellenar con los datos pertenecientes al cliente.

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Imagen 19

Para completar exitosamente el alta de un nuevo cliente se debe

completar los siguientes datos del formulario:
1. Nombre
2. Documento
3. Email
4. RUT
5. Telfono
6. Direccin
7. Ciudad
8. Pas
Para finalizar la carga se debe hacer clic en el botn Guardar

Modificar Cliente
Para modificar los datos de cliente, se debe seleccionar un cliente
en la grilla y seguido hacer clic en el botn Modificar. Seguido se
mostrara la ventana con el formulario de modificacin de datos del
cliente. Se deber llenar los mismos campos que la alta de un
cliente

3.2.4 Pestaa Configuracin

La cuarta pestaa del men principal del sistema de ventas, es la pestaa
de configuracin. En ella estn las funciones de configuracin del
sistema de ventas. Para acceder a esta pestaa se deber hace clic sobre
la pestaa Configuracin y se mostrar las siguientes opciones de
configuracin: Usuarios, General y Categoras de Productos.

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Imagen 20

3.2.4.1 Usuarios
Al acceder a la funcionalidad de Usuarios mediante un clic en botn
Usuarios, aparecer la ventana con la grilla que contiene la lista de los
Usuarios
existentes.

Imagen 21

En la parte inferior de la grilla tenemos los siguientes botones: Nuevo,

Modificar, Eliminar y Cerrar. A continuacin se detallaran las
funcionalidades de los 3 primeros botones, ya que el botn Cerrar es el
responsable de cerrar la ventana.

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Nuevo
Para agregar a un nuevo usuario, se debe hacer clic en el botn
Nuevo. Seguido se muestra la ventana con el formulario que se debe
rellenar con los datos pertenecientes al usuario.

Imagen 22

Para completar exitosamente el alta de un nuevo usuario se debe

completar los siguientes datos del formulario:
1. Usuario: Nombre nico del usuario para acceder al sistema de
ventas
2. Contrasea: Contrasea para acceder al sistema de ventas
3. Repetir Contrasea: Se deber repetir la misma contrasea
4. Tipo: Se debe elegir el privilegio de usuario para acceder al
sistema de ventas
5. Nombre: Nombre del usuario
6. Apellido: Apellido del usuario
7. Para finalizar la carga se debe hacer clic en el botn Guardar

Modificar

Para modificar los datos del usuario, se debe seleccionar un usuario en

la grilla y seguido hacer clic en el botn Modificar. Seguido se
mostrara la ventana con el formulario de modificacin de datos del
usuario.

Eliminar
Para eliminar el usuario del sistema se debe seleccionar un usuario de
la grilla, seguido hacer clic en el botn Eliminar y confirmar la accin.

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Imagen 23

3.2.4.2 Configuracin General

Al acceder a la funcionalidad de General mediante un clic en botn
General, aparecer la ventana con los siguientes campos de
configuracin del sistema de ventas:
1. Real: Cotizacin del Real (Brasil) que se utiliza en el sistema
2. IVA : Porcentaje de IVA que se utiliza en el sistema

Imagen 24

3.2.4.4 Categoras de Productos

Al acceder a la funcionalidad de Categoras de Productos mediante un
clic en botn Categoras de Productos, aparecer la ventana con la grilla

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que contiene la lista de las categoras existentes que se le puede asignar
a un Producto.

Imagen 25

En la parte inferior de la grilla tenemos los siguientes botones: Nuevo,

Modificar y Cerrar. A continuacin se detallaran las funcionalidades de los
2 primeros botones, ya que el botn Cerrar es el responsable de cerrar
la ventana.

Nuevo
Para agregar a un nueva categora. se debe hacer clic en el botn
Nueva. Seguido se muestra la ventana con el campo de nombre de la
nueva categora.

Imagen 26

Modificar
Para modificar una categora de producto, se debe seleccionar una
categora en la grilla y seguido hacer clic en el botn Modificar.
Seguido se muestra la ventana con el campo de nombre de la
categora que se desea modificar.

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Manual v1.0

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