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INTRODUCCIN

La funcin del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las


actividades. Debido a que durante la instrumentacin de los planes de ventas
ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe dar seguimiento y
control continuo a las actividades de venta, es de vital importancia satisfacer la
necesidad, muchas compaas ya que tienen falencia en los procedimientos
de control hacindose inadecuados. Se han encontrado algunos hallazgos
principales los cuales son los siguientes:

Las pequeas empresas tienen menos controles que las grandes.


Realizan un trabajo ms eficiente para fijar claramente objetivos y establecer
sistemas para medir la eficiencia de ventas.

Menos de la mitad de las compaas conocen las utilidades de sus


productos individuales. Una tercera parte de las compaas no tiene
procedimientos regulares de revisin para localizar y eliminar productos
dbiles.

Casi la mitad de las compaas no consigue comparar sus precios con


los de la competencia, analizar sus costos de bodega y de distribucin,
analizar las causas de la mercanca devuelta, realizar evaluaciones formales
de efectividad publicitaria, y revisar los reportes de su fuerza de ventas.

La auditoria de ventas se centra en el control de los objetivos de la


organizacin en paralelo con los resultados de rentabilidad de ventas. La
auditoria identifica zonas problemticas y recomienda acciones a mediano y
corto plazo

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Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 1 MAYO 2010

PDA-1
Auditor: ASTRID CELIN

OBJETIVO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS:


La auditora Operacional de Ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos
aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que
comprenden el concepto y alcance de la operacin de ventas, con el propsito
de detectar problemas o deficiencias en los controles operativos existentes o
en la realizacin misma de las operaciones de cuya solucin puedan surgir
disminuciones de costos y/o aumentos de la eficiencia operativa.
OBJETIVO
Realizar una verificacin, evaluacin y promover el cumplimiento y apego al
correcto funcionamiento de las fases del proceso de ventas. Adems de
proporcionar un anlisis, recomendaciones, e informacin concerniente a las
actividades revisadas.
El auditor requiere una preparacin adicional y prctica en las operaciones que
va a revisar; y en consecuencia, en este caso deber contar con experiencia y
conocimientos especficos de ventas.
Las ventas constituyen una operacin de primordial importancia dentro de las
empresas. El costo y abastecimientos de los artculos que se adquieren para
su reventa es factor determinante en los resultados de la empresa.
La auditora Operacional de Ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos
aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que
comprenden el concepto y alcance de la operacin de ventas, con el propsito
de detectar problemas o deficiencias en los controles operativos existentes o
en la realizacin misma de las operaciones de cuya solucin puedan surgir
disminuciones de costos y/o aumentos de la eficiencia operativa

PASA PDA-2

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VIENE DE PDA-1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Se realizara la auditoria al proceso de ventas de la compaa GLOB@L.NET
por el periodo comprendido entre el 1 enero y el 30 junio, con el fin de
determinar:
Que en la actualidad, se est presenciando un conjunto de transformaciones
econmico-sociales, generadas en gran medida por la globalizacin y el gran
progreso en la tecnologa de la informacin, lo que obliga a que haya una gran
demanda y exactitud de la informacin respecto al desempeo de las
empresas, adems, de existir otro factor irrevocable, el tiempo, el cual obliga a
cambiar numerosas cosas, la industria, el comercio, los servicios pblicos,
entre otros. Al crecer las empresas, la administracin se hace ms complicada,
adoptando mayor importancia la comprobacin y el control interno, debido a
una mayor delegacin de autoridades y responsabilidad de los directivos.
Debido a todos los problemas administrativos que se han presentado con el
avance del tiempo han surgido nuevas dimensiones en el pensamiento
administrativo. Una de estas dimensiones es la auditora ventas, la cual es un
examen detallado del proceso administrativo, es decir, es una nueva
herramienta de control y evaluacin para examinar integralmente una empresa
con el propsito de descubrir reas de oportunidades para mejorar su
administracin.
Verificar el cumplimiento de los objetivos a corto plazo, desarrollo efectivo de
un plan de ventas para la implementacin del logro de la visin y la misin para
saber para donde se va y actuar buscando el cumplimiento de las metas
propuestas.
A travs de las ventas crear valor en el mercado que se desenvuelve para crear
ventajas competitivas sobre la competencia.

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VIENE DE PDA-2
PLAN A SEGUIR
La operacin de ventas comprende las siguientes actividades:
1. Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para ventas, dentro
de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento.
Especficamente los objetivos pueden estar relacionados con el nivel de
servicio, el crecimiento de las ventas, su estabilidad, las ganancias, la
determinacin de precios, el tipo de productos, la distribucin, los canales de
venta, etc. las polticas pueden referirse al volumen y frecuencia de las
ventas las zonas, las remuneraciones al personal de ventas, etc.
2. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos
que integran la operacin de ventas y proponer los cambios pertinentes.
3. Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados, en el
lugar en que se necesitan, oportunamente, en las cantidades convenientes y
a los precios correctos.
4. Identificar las necesidades de los clientes en el campo de la accin de la
empresa y coordinar con los dems departamentos involucrados la
posibilidad de satisfacerlas adecuadamente. Para ello, debe aprovecharse
el resultado de investigaciones de mercado efectuadas para conocer sus
preferencias y las condiciones del mercado.
5. Conocer las caractersticas de sus competidores y las condiciones de venta
que ofrecen.
6. Participar en el establecimiento de las listas de precios.
7. Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos y
establecer las condiciones de pago.
1. Participar en el establecimiento de las polticas de crdito y respetar su
cumplimiento.
2. Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que se coloca
un pedido, hasta que se hace la entrega del artculo en cuestin, con
oportunidad y a satisfaccin del interesado. Esta secuencia incluye la
distribucin fsica de los artculos y la seleccin de los canales ms
adecuados.
3. Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para
incrementar la efectividad de ambos.

PASA PDA-4

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VIENE DE PDA-3
4. Realizar promociones de ventas.
5. Llevar registros de clientes que incluyan su historia, necesidades presentes y
potenciales y otras caractersticas convenientes.
6. Preparar el pronstico de ventas.
7. Someter a la direccin de la empresa el presupuesto de ventas y una vez
aprobado, explicar peridicamente las variaciones que se tengan. Estas
explicaciones permitirn tomar las medidas correctivas necesarias y
retroalimentar el proceso de planeacin.
8. Establecer las estadsticas necesarias, por razones, lneas, artculos,
agentes u otros criterios de clasificacin, para tener informacin oportuna y
suficiente que permita reaccionar adecuadamente ante las exigencias del
mercado.
9. Seleccionar y promover lneas y/o artculos con mejores mrgenes.
10.
Adiestrar al personal de ventas en la obtencin de su objetivo,
cumpliendo las polticas de comercializacin y crdito y su aplicacin.
En resumen, la operacin de ventas consiste en el conjunto de actividades que
previa investigacin y anlisis del mercado, permiten se adopten las medidas
necesarias para asegurar el flujo continuo a los clientes de los artculos y
servicio que produce la empresa, en cantidades, precios, condiciones y calidad
satisfactorias, obteniendo al mismo tiempo el rendimiento deseado.

PASA PDA-5

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VIENE DE PDA-4
CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

GLOB@L.
NET
NIT: 94.498.073-7
CRA 7 J BIS 76-03 ALFONSO LOPEZ
TELFONO: 6620654 FAX: 6632761
SITUACIN ACTUAL DE LA EMPRESA
Actualmente en el negocio est en un lugar pequeo, donde es difcil
ampliar para la venta de otros productos de esta manera en un futuro con
un posible expansin se pueden aumentar las ventas y maximizar las
utilidades.
Solamente se cuenta con clientes como estudiantes y transentes, se
piensa en un futuro aumentar los clientes ofrecindole servicio de copia
masivo a colegio y universidades.
Actualmente solo se comercializan los productos ms requeridos, en el
futuro se espera llegar tambin a ofrecer productos ms tecnolgicos una
telecomunicacin ms futurista.
En este momentos somos una micro empresa con metas de ser una
empresa.
Pretendemos ser una empresa lder en el mercado de las
telecomunicaciones con aspectos diferenciadores donde nuestras ventas a
aumenten por la referencia y preferencia de nuestros clientes actuales y
preferenciales.
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La empresa tiene la necesidad de tener mejor control sobre las ventas.

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VIENE DE PDA-5
PRODUCTOS QUE OFRECE:
El Negocio en el que estamos es perteneciente al sector de las
telecomunicaciones, para satisfacer las necesidades de comunicacin de los
estudiantes de colegios cercanos y de dos universidades pertenecientes a la
localidad, ms los transentes.

Internet
Minutos (Locales, Nacionales, Internacionales, Celulares)
Fax,
Fotocopias (Color y B/N),
Scanner
Transcripciones
Recargas (Tarjetas y Virtuales)
Reparacin y mantenimiento de computadores.
Papelera
Snack y bebidas.

SERVICIOS Y PRODUCTOS FUTUROS

Anillado y laminado.
Servicio tcnico de celulares.
Recarga de cartuchos.
Servicio tcnico de celulares.
Venta de celulares.
Venta de planes, sim card prepago y post pago.
Servicio tcnico especializado para pc`s de mesa y porttiles.
Instalacin y venta de programas
Venta de accesorios tecnolgicos. (partes para PC, memorias, cmaras
digitales etc.).

PASA PDA-7
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VIENE DE PDA-6
RESEA HISTRICA /ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
GLOB@L.NET es una empresa familiar dedicada a la prestacin de servicios.
Llamadas locales, nacionales, celulares, internacional, internet banda ancha,
scanner, fax, quemado de Dvd, Cd, transcripciones, fotocopias, se formatean
equipos, se instalan programas, venta de comestibles y papelera.
Fue fundada agosto del 2006, por el seor Jos Villegas y Daianna Reyes,
despus de analizar que en el sector no haba negocios que prestaran dichos
servicios, al tener una universidad y varios colegios cerca surgi la idea para
suplir dicha necesidad.
Gracias a la calidad del servicio y a las grandes oportunidades que ofreca el
mercado, tuvo mucha aceptacin, y hoy goza de muy buena clientela.

La empresa lleva en el mercado tres aos y medio.

A sus inicios el proceso de ventas era lenta ya que la empresa tena un


portafolio de servicios limitado, con el pasar del tiempo la empresa vio la
necesidad de incrementar sus servicios, desarrollando un sistema de servicios
al cliente hacindola ms popular dentro del sector.
La creciente demanda ha permitido un incremento sostenible en las ventas,
esto ha llevado a la empresa a una evolucin en cuanto a tecnologa y
desarrollo de estrategias para ser ms competitiva.

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PDA-8
Auditor: ASTRID CELIN

VIENE DE PDA-7
MISIN

Glob@l.net, empresa que presta servicios de comunicacin, su filosofa es la


actualizacin tecnolgica de sus clientes, ofreciendo una atencin de calidad
en el mercado de Santiago de Cali, comprometidos con el desarrollo de la
comunidad brindando asesoras a todos los clientes que lo necesiten haciendo
de esta una mejora para los usuarios, en bsqueda del desarrollo de nuestro
equipo de trabajo.

VISIN

Estar posicionados en el 2015 en la mente de nuestros usuarios como su


mejor opcin para su comunicacin, por disponer de los equipos ms
actualizados con la tecnologa ms moderna, contamos con personal amable
y capacitado, donde nuestra preocupacin permanente es superar las
expectativas de los clientes y ampliar nuestro portafolio de productos
OBJETIVO GENERAL
Posicionar Glob@l.net nuestra empresa en la mente de la poblacin del barrio
Alfonso Lpez, como la mejor para satisfacer las necesidades de comunicacin,
a travs de una excelente calidad de atencin y la implementacin de estrategias
innovadoras.

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PASA PDA-9

GLOB@L.NET
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PDA-9
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VIENE DE PDA-8
MATRIZ OBJETIVOS ESTRATGICOS

ACCIN

OBJETO

DESCRIPCIN/CANTIDAD

POSICIONAR

Nuestra
Como la mejor opcin para
empresa en
la atencin en
la mente de
comunicacin.
los usuarios.

DISPONER

Equipos
Con la tecnologa ms
actualizados. moderna.

FORTALECER

Personal
capacitado.

En forma permanente.

MANTENER

La
satisfaccin
de los
clientes.

Arriba del 95%.

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DONDE

CUANDO

LIMITES/
CONDICIONE

A travs de
excelencia e
la calidad de
Barrio
la atencin y
A finales
Alfonso
estrategias
del 2015
Lpez
innovadoras
de
posicionamie
to.
Buscando
programas
De 2011a
Empresa
con ms
2012
ndice de
demanda.
Reconociend
el desarrollo
de los
empleados
con e
A partir
Empresa
incentivos
de 2010
laborales de
acuerdo a
resultados de
desempeo
la calidad.
Especialmen
En todos
Para
aquellas que
los
finales
son ms
servicios
del 2014 difciles de
ofrecidos.
actualizar.

PASA PDA-10

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Fecha de actualizacin: 1 MAYO 2010

PDA-10
Auditor: ASTRID CELIN

VIENE DE PDA-9
OBJETIVOS ESTRATGICOS
Posicionar para finales del 2015, nuestra empresa en la mente de la
poblacin del barrio Alfonso Lpez, como la mejor para satisfacer las
necesidades de comunicacin, a travs de una excelente calidad de
atencin y la implementacin de estrategias innovadoras.
Disponer de las instalaciones ms confortables y equipadas con tecnologa
de punta para finales de 2011 y 2012 respectivamente, priorizando aquellos
equipos de mayor demanda.
Fortalecer el desarrollo permanente del personal a partir del 2010,
brindando las mejores condiciones e incentivos laborales de acuerdo a los
resultados del desempeo y la calidad.
Mantener para finales del 2014, los niveles de satisfaccin del cliente 95%,
en todas los servicios ofrecidos y suplir las necesidades del cliente.
POLTICAS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Soluciones a la medida de las necesidades de Nuestros Clientes.


Desarrollos con Garanta de cumplimiento y funcionalidad.
Confidencialidad de la informacin.
Utilizacin de tcnicas y herramientas de ltima generacin.
Acompaamiento y Soporte personalizado.
Capacitacin y actualizacin constante a nuestros clientes.
Actualizacin constante de nuestro recurso humano.
Seleccin de proveedores.
Servicio amable y oportuno.

VALORES

Integridad al hacer trabajos de los clientes.


Responsabilidad.
Honradez.
Lealtad.
Respeto al cliente.
Colaboracin al cliente.

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PDA-11
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VIENE DE PDA-10
ORGANIGRAMA
GERENTE
DAIANNA REYES

ANALISTA DE SISTEMAS

SECRETARIA

JOS REYES

STEFANY CRDENAS
LU

FUNCIONES

GERENTE GENERAL

*Dirigir, coordinar, supervisar y dictar normas para el eficiente desarrollo de las


actividades de la Entidad en cumplimiento de todo.
*Nombrar, dar posesin y remover a los empleados de la Empresa.
*Representante Legal
*Ordenar los gastos, reconocer y disponer los pagos a cargo de la Empresa.
Brindar al trabajador los instrumentos adecuados para la realizacin de sus
funciones.
*Ofrecer incentivos para el buen desempeo de las labores de cada uno de los
empleados.
*Entablar excelentes relaciones con los proveedores.
Nivel Educativo: Estudiante Administracin de empresas.
PASA PDA-12

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Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 1 MAYO 2010

PDA-12
Auditor: ASTRID CELIN

VIENE DE PDA-11

ANALISTA DE SISTEMAS

*Atencin de reportes as como diagnostico


*Reparacin de equipo de cmputo, scanner, impresoras
*Actualizacin de programas.
*Instalacin de antivirus, formateada de equipos
*Instalacin de nuevos software.

SECRETARIA VENDEDORA

*Atencin al pblico
*Encargada de ventas.
*Mantener contacto con los clientes
*Ver cules son las necesidades de los mismos
*Mantener informado a los clientes de nuevos productos
*Acompaar y estimular a los vendedores

PASA PDA-13

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Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010

PDA-13
Auditor: ASTRID CELIN

VIENE DE PDA-12
RIESGOS OPERATIVOS DEL NEGOCIO
En la evaluacin preliminar, se observo que en la empresa:
* No existe un diseo de pronstico de ventas.
*La empresa no conoce a profundidad sus competidores ni las condiciones de
ventas de estos.
* No registran todas ventas en su totalidad solo las de algunos productos o
servicios.
*No existe un control interno, que sirva para vigilar el total cumplimiento de los
objetivos generales de la empresa.
* No existe un diseo de planeacin de las actividades para que se vendan los
productos adecuados, en el lugar en que se necesitan, oportunamente, en las
cantidades convenientes y a los precios correctos.
DIAGNOSTICO
El diagnostico se fundamenta en la percepcin que nosotros como auditores
tenemos en este momento de la organizacin como producto de nuestra
experiencia y visin.
Si bien aun no existen los elementos de juicio documentados, existe un
acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto
intangible, pero que se puede advertir en los supuestos subyacentes que dan
sentido a la forma de comportamiento y desempeo en el trabajo.
Con base en este conocimiento hemos preparado un marco de referencia que
se fundamenta a razn por la que surge la necesidad de auditar. Para ello,
hemos considerado los siguientes elementos:

PASA PDA-14

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Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010

PDA-14
Auditor: ASTRID CELIN

VIENE DE PDA-13
a.- GNESIS DE LA ORGANIZACIN
Creacin de la organizacin.
La empresa est registrada en la cmara de comercio bajo la estructura de una
persona natural como rgimen simplificado, tiene dos sedes en la ciudad.
Cambios en su forma jurdica.
Seria de vital importancia que la empresa se cambiara a una SAS
Conversin del objeto en estrategias
Falta de definicin, de objetivos para la operacin o de ventas y carencia de
polticas; falta de vigilancia.
b.- INFRAESTRUCTURA
Esquema de operacin.
*Fallas en la estructura orgnica del departamento de ventas.
La organizacin cuenta con una infraestructura amplia para ser una pequea
empresa.
*Modificaciones a la estructura organizacional. Cuenta con un organigrama
establecido pero no tiene unas tareas definidas para el cumplimiento del logro
y objetivos.
*Nivel de desarrollo tecnolgico. La empresa ha evolucionado pero aun no
cuenta con la licencia para todos los softwares.
c.- FORMA DE OPERACIN
Desempeo registrado.
Ausencia de estudios de mercadeo en el lanzamiento de nuevos productos.
Prdida de penetracin en el mercado.
No llevan un estricto control en el proceso de ventas en cuanto a los productos,
no lleva control adecuado al manejo de inventarios.
PASA PDA-15

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Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010

PDA-15
Auditor: ASTRID CELIN

VIENE DE PDA-14
Ya que en la venta de los servicios minutos e internet quedan registrados en el
PC.
No hay procedimientos escritos para los procesos de ventas.
No tienen un esquema donde se registren los alcances ni cumplimento de los
objetivos.
Presupuesto inexistente y/o inadecuados. Falta de explicacin de las
desviaciones.
Incentivos inadecuados en funcin al volumen de compras de los clientes y
falta de informacin sobre los costos relativos.
Sistema de distribucin inadecuado.
Productos y/o lneas con mrgenes de utilidad poco satisfactorios.
d.- POSICIN COMPETITIVA
Poco conocimiento de la competencia.
Tiene buena posicin competitiva frente a su competencia en el sector de las
telecomunicaciones.
Le falta llevar un esquema sobre las competencias centrales de la organizacin
incentivando al cumplimiento de la visin y misin donde se genere
compromiso de los empleados.

PASA PDA-16

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GLOB@L.NET
Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010

PDA-16
Auditor: ASTRID CELIN

VIENE DE PDA-15
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Proceso
auditado

VENTAS
* Saber
cules son
las
necesidades
del cliente
* Mercadeo
y
ofrecimiento
del
producto.
* Atencin
de los
posibles
compradore
s.
*
Realizacin
y cierre de
la venta.

Evaluacin
Riesgo

* No existe un
mtodo o una
estrategia en
el cual se
conozcan las
necesidades
de los
clientes.
* No hay un
plan
publicitario
para el
producto.
* No existe un
diseo de
pronstico de
ventas.
* No existen
procedimiento
s de ventas.
* No se
maneja un
manual de
funciones.
*No existe un
diseo de
planeacin de
las
actividades
*No existe un
control
interno.

nfasis

Se requiere
verificar con
mayor
nfasis:

Programa
de
auditoria

FORMAT
O 100

* Buscar
una
estrategia
publicitaria
que
aumente las
ventas.
* Instalacin
de un
programa
que arroje
un
pronstico
de ventas.
* Elaborar
un manual
de
funciones.
* Elabora
un
cronograma
de
actividades.
*Implement
ar un
sistema de
control

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Recurso
humano

Astrid
Celin,
Daianna
Reyes,
Natalie
Torres y
Lina
Echeverr
y

Fech
a
inicia
l

Fech
a
final

Fecha
Inform
e

01
Ene
201
0

30
Abril
201
0

23
Abril
2010

interno

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Programa de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010

PRO-1
Auditor: ASTRID CELIN

PROGRAMA DE AUDITORIA
TITULO DEL PROGRAMA: PROGRAMA PARA LA EVALUACIN DEL
PROCESO DE VENTAS
PERIODO AUDITORIA: 1 DE ENERO A 30 DE ABRIL DE 2010
I. OBJETIVO DEL PROGRAMA:
La auditoria tiene como propsito evaluar y verificar el cumplimiento al correcto
funcionamiento de las fases del proceso de ventas conforme al conocimiento
previo adquirido.
II. ALCANCE DEL PROGRAMA:
La auditoria se practicar a todas las ventas realizadas por Glob@l.net por el
periodo bajo revisin donde para determinar la muestra se seguir el siguiente
procedimiento.
a. Se determinar el nmero de ventas realizadas bajo el periodo en revisin.
b. Se indicara el monto de las ventas realizadas en el periodo.
c. Determinado el nmero de ventas y el monto de las ventas se proceder a
seleccionar al menos el 20% de los eventos teniendo en cuenta tanto las
ventas de rango inferior a $20.000 como rango inferior a ese valor.
d. En ningn caso la muestra ser inferior a un nmero de eventos que
represente el 10%.

PASA PRO-2

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GLOB@L.NET
Programa de Auditora

PRO-2
Auditor: ASTRID CELIN

Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010


VIENE DE PRO-1
III. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA:

1.1. Evale que todas y cada una de las ventas realizadas tengan facturacin.
Hecho
por:

Referencia de
papeles de
trabajo

1. De la seleccin determinada en el alcance


proceda a realizar lo siguiente:
1.1. Evale que todas y cada una de las
ventas realizadas tengan facturacin.
1.2 Analice que las ventas hechas en el
periodo correspondan concuerden con el
inventario en existencia.
1.3 Comprobar si la empresa
implementado procesos de ventas.

tiene

ASTRID
CELIN

1.4
Analizar el comportamiento de las
ventas y el resultado esperados segn el
objetivo.
2. Obtenga sus conclusiones en relacin con
el trabajo realizado y proceda y proceda a
prepara un informe de auditor

PASA PRO-3
AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NETPgina 23

AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NETPgina 24

GLOB@L.NET
Programa de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010

PRO-3
Auditor: ASTRID CELIN

VIENE DE PRO-2
ANLISIS DEL SECTOR ECONMICO
Sector al que Pertenecemos
Pertenecemos al sector de las telecomunicaciones, como organismo
regulador se encuentra la COMISIN DE REGULADORA DE
COMUNICACIONES (CRT).
ANLISIS SECTORIAL
Anlisis sectorial basado en los activos estratgicos permite comprender el
dinamismo que existe en un sector determinado, por qu hay empresas que
son exitosas y cules son sus reales ventajas y capacidades para negociar en
mejores condiciones. Este trabajo, se refiere a las ventajas del uso de los
activos estratgicos en el anlisis sectorial.
A travs del anlisis sectorial perseguimos al menos dos objetivos claramente
diferenciados. Por un lado, al analizar la cantidad de competidores, el tamao
del mercado, el consumo, las necesidades de capital, el crecimiento del sector;
estamos, en definitiva determinando cul es el potencial de rentabilidad del
sector.
Anlisis sectorial de los servicios o productos sustitutivos del sector, la
diferenciacin entre las empresas, la importancia del acceso a materias primas
y/o tecnologa, las relaciones con otros negocios, el posicionamiento y la
rivalidad de las empresas dentro del sector; determinamos cmo explotar dicho
potencial de rentabilidad; en definitiva, entendemos la heterogeneidad y la
dinmica que existe en el sector.
Cada conjunto de empresas que participe en un mismo negocio, ser
percibido como competidores del sector. A su vez, las empresas se
posicionan en el sector en base a los productos/mercados en que realiza
su actividad.
Los competidores, otros negocios que se dedican a las misma actividad,
dentro del sector hay 20 negocios dedicados a la misma actividad,
vendedores ambulantes de minutos, otros negocios de diferentes
actividades que ofrecen venta de minutos.
PASA PRO-4
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Programa de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010

PRO-4
Auditor: ASTRID CELIN

VIENE DE PRO-3
El posicionamiento de la empresa en el espacio productos/mercados estar
determinado por lo que cada empresa puede y sabe hacer. Comprender el
potencial de cada empresa y la heterogeneidad del sector, nos conduce a
analizar las caractersticas internas de las empresas. El potencial de "hacer"
negocios por parte de las empresas est determinado por los recursos y
las capacidades que cada una posee.
Este negocio cuenta con una variedad amplia de servicios, y de destaca por
brindarlos con calidad, cuenta con equipos buenos, y sus instalaciones
cmodas, personal capacitado para satisfacer las necesidades de los clientes
siendo su objetivo principal el excelente servicio y prestarle a los clientes toda
la ayuda necesaria, explicacin, capacitacin, una ayuda gratuita.
En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de los aspectos
que se pretendan estudiar; la falta de adecuacin de los objetivos especficos
de ventas con los generales de la empresa; la no actualizacin de ellos, etc.
A)

FAMILIARIZACIN:

1. Familiarizacin general con el entorno econmico, poltico, social y legal, en


el que acta la empresa y con la operacin de ventas, mediante estudios de
sus objetivos, sus polticas, su estructura orgnica, sus sistemas, sus
procedimientos y sus prcticas, que permita la ubicacin de ventas en el flujo
de las operaciones.
La empresa se encuentra en un sector de las telecomunicaciones
En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de los aspectos
que se pretendan estudiar; la falta de adecuacin de los objetivos especficos
de ventas con los generales de la empresa; la no actualizacin de ellos, etc.

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Programa de Auditora
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PRO-5
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VIENE DE PRO-4
2. Ms especficamente, la familiarizacin puede llevarse a cabo investigando,
entre otros, las caractersticas y estratificacin de los siguientes aspectos :
a. Los productos que vende la empresa; los mercados que surte; sus
competidores; la porcin del mercado que absorbe; sus canales de
distribucin; el nmero promedio de clientes que maneja,
Actualmente la empresa vende minutos nacionales, internacionales, celular,
local, internet, internet mvil, servicio de capacitacin.
Productos anillado, laminado, fotocopias, fax, transcripcin.
b. Las caractersticas de los productos: Artculos de primera necesidad o de
lujo; de demanda permanente, estacional o de moda.
Los Servicios que ofrece la empresa satisfacen la necesidad de
comunicacin y contribuyen tambin a la educacin.
c. La poltica para la determinacin de precios: para saber si son
predeterminados, si son materia de negociacin o si se calculan en cada
ocasin, al recibir una solicitud de negociacin. En su caso, obtener lista
autorizada de precios vigentes.
La poltica de determinacin de precios est establecida por la competencia
con influencia en liderazgo en costos, ya que la estrategia fundamental es
el precio ms barato y se descubre que es la posicin que adoptado el
mercado.
d. La poltica de crdito que se tenga establecida.
No manejan ventas a crdito todas las ventas son al contado, e
internamente manejan compras con crdito a 30 das.
e. La poltica de publicidad establecida.
La empresa carece de una poltica de publicidad establecida.

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Informe de Auditora
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INA-1
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RECOMENDACIONES
Factor

* Inexistencia de
un Plan
Estratgico

* Estudio eficiente
y formal del
mercado

* Inexistencia de la
documentacin de
Asignacin de
Responsabilidades

RIESGOS Y RECOMENDACIONES
Riesgos
* La inexistencia de un anlisis que indique
los pro y los contra pueden conllevan a
decisiones poco acertadas por parte de la
gerencia.
* Los planes no documentados son
fcilmente descuidados, conllevando a la
perdida de oportunidades.
* Los planes no documentados conllevan a
una mayor susceptibilidad a ser mal
interpretados u olvidados por parte del
personal.
* Se reduce la posibilidad de evaluar
resultados al no contar con una
especificacin de responsabilidades
documentadas.
* Se pierde la posibilidad de obtener
financiamientos debido a que el plan indica
la seriedad de la empresa por cumplir sus
objetivos.

* Puede percibirse como una resistencia en


acatar las preferencias de los clientesconllevando a la prdida de clientes.
* Perdida de la ventaja competitiva sobre el
mercado conllevando a la prdida de
clientes potenciales.

* Ineficiencia productiva por parte de los


empleados.

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Recomendaciones

* Elaborar un plan
estratgico detallado
que indique: Plan de
accin secuencial que
defina objetivos, etapas,
tiempos, responsables y
un presupuesto
determinado.

* Establecer una
estrategia/visin de
mercadeo ms agresivo
tomando en cuenta:
preferencias de clientes
actuales y clientes
potenciales, aumentar
publicidad
paralelamente para
expandir el mercado
meta y no limitarse a
clientes actuales.
* Documentacin formal
y detallada de la
asignacin de
responsabilidades y la

autorizacin por parte


del gerente.
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Informe de Auditora
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INA-2
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VIENE DE INA-1
INFORME DE HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES
Se encontr a las pruebas Irregularidades en
registrado en la cmara de comercio.

la forma que se encuentra

1. GERENCIA
a) La compaa carece de polticas en cuanto al registro que se presenta en la
cmara de comercio, ya que observamos que tiene otras dos sedes
funcionando en la ciudad que carecen de registro mercantil, utilizando el del
establecimiento de comercio inicial.
b) El no tener registrados los otros dos establecimientos comerciales puede
tener implicaciones legales y generar situaciones que generen ya que La
matrcula de los establecimientos de comercio facilita la prueba de su
propiedad, mediante el certificado que expide la Cmara de Comercio. Mientras
est vigente la matrcula, no se podrn registrar otros establecimientos de
comercio o sociedades con el mismo nombre. Evita multas que pueden
imponer la Superintendencia de Industria y Comercio o las autoridades locales.
Es una fuente de informacin comercial para quienes deseen conocer los datos
del establecimiento (actividad, ubicacin, valor, etc.) Permite ingresar a la base
de datos de la Cmara de Comercio. Facilita la celebracin de negocios con los
sectores pblico y privado.
c) Recomendacin: la compaa debe proceder a cambiar su registro en la
cmara de comercio y establecerse como una SOCIEDAD POR ACCIONES
SIMPLE ya que se tienen las siguientes ventajas: Su estructura ser
establecida libremente por lo que decidan los accionistas en los estatutos, sin
necesitar todos los rganos de administracin: basta con que tenga al menos
un representante legal, con la posibilidad que esta representacin pueda estar
a cargo de una persona natural o de una persona jurdica.

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PASA INA-3

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INA-3
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VIENE DE INA-2
Con respecto de la Junta Directiva, la ley determina que puede ser creada a
travs de los estatutos, y en caso contrario las funciones de administracin y
representacin legal correspondern en su totalidad al representante legal.
Ahora, con respecto a la eleccin de los miembros de la Junta, la ley menciona
que se podrn elegir mediante cualquier sistema de votacin, con lo que los
accionistas podrn escoger el sistema que mejor les permita sentirse
representados sin necesidad de estar atados al famoso cociente electoral.
Existe un avance adicional al eliminar la obligatoriedad de nombrar suplencias.
Por otro lado, en numerosas ocasiones tanto grupos empresariales como
familiares tenan la obligacin de tener una Junta Directiva en sociedades
secundarias. Ellas tenan como nico objeto desarrollar los lineamientos de una
matriz, por lo que era innecesaria la tenencia de dicho rgano de
administracin. Ello causaba la obligacin de realizar trmites y nombramientos
sin ningn fundamento.
Responsabilidad y revisora fiscal
En cuanto al grado de responsabilidad de los accionistas, la ley determina que
ellos no sern responsables por las obligaciones laborales, tributarias o de
cualquier otra naturaleza en que incurra la sociedad y, para efectos tributarios,
este aspecto se regir por las reglas aplicables a las sociedades annimas.
Adicionalmente, la figura del revisor fiscal, el cual es de carcter obligatorio en
las sociedades annimas clsicas, va a desaparecer para este nuevo tipo de
sociedades. Es claro entonces que, eventualmente, varias sociedades
annimas podran transformarse y evitar la obligacin de tener Revisor Fiscal.
Dicha figura, que en ocasiones es totalmente necesaria, queda obligatoria
cuando la ley lo exija expresamente.

PASA INA-4

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INA-4
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VIENE DE INA-3
2. GERENCIA VENTAS
a) DISEO DE UN PLAN DE VENTAS La compaa carece de un plan de
ventas, en nuestra auditoria observamos que no hay un plan establecido con
detalle de objetivos y logros por cumplir.
b) No tener un plan de ventas dificulta como calcular las proyecciones de
ventas de una manera rpida y confiable, utilizando como fuentes de datos, ya
sea las transacciones de inventarios o la facturacin de ventas realizadas.
Tambin no permite estimar la demanda hacia el futuro, basndose en
informacin histrica generada por el movimiento de los servicios y productos
del mdulo.
c) Recomendacin: la compaa debe proceder a la elaboracin de un plan de
ventas que permita apoyo a la toma de decisiones por parte de las Gerencias
de Mercadeo, Ventas y Produccin al proveerlos con informacin congruente y
exacta, la cual se calcula utilizando modelos matemticos de pronstico, datos
histricos del comportamiento de las ventas y el juicio de los ejecutivos
representantes de cada departamento involucrado de la empresa.
Mayor seguridad en el manejo de la informacin relacionada con las ventas de
la empresa.
Gran flexibilidad en la elaboracin de pronsticos y para la creacin y
comparacin de mltiples escenarios para efectos de anlisis de ventas
proyectadas.
Apoya las decisiones del departamento de Ventas de una manera eficaz y
oportuna, al pronosticar los lineamientos de los productos y las demandas
establecidos dentro del Plan Maestro de Produccin.

PASA INA-5

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INA-5
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VIENE DE INA-4
3. GERENCIA VENTAS
a) CARACTERSTICAS DE VENTA DE LOS COMPETIDORES, durante la
auditoria observamos que la compaa carece de conocimiento acerca de las
caractersticas de venta de sus competidores.
b) No tener conocimiento sobre los competidores, no permite tener un
anlisis de la competencia y no pueden identificar los beneficios y
desventajas que los clientes encuentran en sus productos o empresa.

c) Recomendacin: la compaa debe proceder a la elaboracin de un anlisis


de Benchmarking este proceso de obtener informacin til que ayude a la
organizacin a mejorar sus procesos. Benchmarking no significa espiar o slo
copiar. Est encaminado a conseguir la mxima eficacia en el ejercicio de
aprender de los mejores, y ayudar a moverse desde donde uno est, hacia
donde quiere estar.

Es un proceso sistemtico y continuo para evaluar los productos, servicios y


procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como
representantes de las mejores prcticas, con el propsito de realizar mejoras
organizacionales

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PASA INA-6

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INA-6
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VIENE DE INA-5
4. GERENCIA VENTAS
a) PROMOCIN Y VENTAS durante el proceso de auditora encontramos que
la compaa cuenta con promocin y ventas.
b) La empresa tiene diseado un plan promociones dentro de las cuales se
encuentra, los volante publicitarios, descuentos en sus servicios o bonos para
los clientes fijando un monto en el consumo, tambin hace campaa de
promocin para el lanzamiento de un nuevo servicio o producto, En nuestra
auditoria observamos que la empresa programa las promociones de acuerdo al
comportamiento del mercado, para reactivar las ventas y crear flujo de ingresos
o recuperar la clientela.
c) Recomendacin: la empresa Glob@l.net debe implementar promocin y
ventas utilizando las siguientes caractersticas.
Empleando las cuatro principales herramientas promocionales.

. Publicidad: Cualquier forma pagada de presentacin y promocin no


personal de ideas, bienes o servicios por un patrocinador bien definido.

. Promocin de ventas: Incentivos de corto plazo para alentar las compras o


ventas de un producto o servicio.

. Relaciones pblicas: La creacin de buenas relaciones con los diversos


pblicos de una compaa, la creacin de una buena "imagen de corporacin",
y el manejo o desmentido de rumores, historias o acontecimientos negativos.

. Ventas personales: Presentacin oral en una conversacin con uno o ms


compradores posibles con la finalidad de realizar una venta
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Los objetivos de la promocin de ventas varan segn la audiencia meta


hacia la cual van dirigidas, por ejemplo:

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INA-7
Auditor: ASTRID CELIN

VIENE DE INA-6
1. Objetivos de promocin de ventas para consumidores
o Estimular las ventas de productos establecidos.
o Atraer nuevos mercados.
o Ayudar en la etapa de lanzamiento del producto.
o Dar a conocer los cambios en los productos existentes.
o Aumentar las ventas en las pocas crticas.
o Atacar a la competencia.
o Aumentar ventas ms rpidas de productos en etapa de
declinacin y de los que se tiene todava mucha existencia.
2. Objetivos de promocin de ventas para comerciantes y distribuidores
o Obtener la distribucin inicial.
o Incrementar el nmero y tamao de los pedidos.
o Fomentar la participacin del canal en las promociones al
consumidor.
o Incrementar el trfico en el establecimiento.
5. GERENCIA VENTAS
a) AUSENCIA DE PROGRAMA DE CAPACITACIN durante la auditoria
logramos observar que no la empresa no cuenta con un programa de
capacitacin para los empleados.
b) La empresa no tiene un programa de capacitacin que lleve al xito en
ventas a la compaa y esto depende en gran medida del talento del equipo.
Es por esto que para cada nueva contratacin, resulta indispensable
asegurarnos que tenga todas las herramientas y conocimientos necesarios
para desempear correctamente su labor, esto puede generar un mal servicio
al cliente.
c) Recomendacin: La empresa puede emplear convenios con entidades
como el Sena, Cajas de compensacin familiar y enviarlos a una capacitacin,
donde el nfasis sea en el servicio al cliente, esto ayuda a la empresa a tener
un personal dispuesto y que se puede desempear de una manera optima.

AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NETPgina 37

CONCLUSIN
La auditora realizada en las instalaciones GLOB@L.NET, determin que la
empresa cuenta con un proceso administrativo satisfactorio en su generalidad,
en las fases del proceso administrativo ya que se tiene ste definido en orden y
por escrito, aunque no todo, as como cada uno de los elementos que los
integran, tales como: objetivos, misin, visin, reglas, procedimientos,
principios y valores, por mencionar algunos. Sin embargo, algunos elementos
requieren de revisin y actualizacin para que contribuyan a la calidad de la
empresa.
El trabajo realizado permiti determinar las reas de oportunidad en cada una
de las etapas del proceso administrativo, junto con esto se encontraron las
causas que hacen que la empresa, aunque se dirija hacia la mejora continua,
existan elementos que la dificulten o la obstaculicen.
El contacto que se tuvo con la empresa fue a travs de visitas continuas para
fomentar el dilogo y la confianza entre el personal de sta y el equipo
investigador. Por medio de la comunicacin con ellos, se verific la informacin
proporcionada en los cuestionarios, y por lo tanto tener ms elementos de
comparacin entre uno y otro empleado y as presentar datos lo ms acercados
a la realidad posible.
Todo esto se hizo con el fin de proporcionar a la empresa recomendaciones de
alternativas de solucin, las cuales se espera que sean de gran utilidad para la
empresa.

AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NETPgina 38