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ACTA DE VALIDACiN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA

Hospita!

GESTIN PBLICA Y AUTOCONTROL

Simn Bolvar
Proceso I Auditora:
Fecha de la Auditora:
Fecha del Acta:
Asistentes a la reunin:
Auditor:

Cdigo: GCI-FO-140-005

Verson:O

Auditoria de Gestin de Talento Humano


~4-abr-14
20-may-14
Jorge Almario- Lder de Talento Humano, Sonia Esmeralda Subgerente Administrativa
Yolanda Salgado /Y'1~
Lu:::r~~

Objetivo:
Verificar la documentacin en las carpetas hojas de vida de los servidores pblicos seleccionados del Hospital Simn Bolivar - HSB - y las apropiaciones de acuerdo con la normatividad vigente,

Alcance:
IDel1 enero a 31 de marzo de 2014
Temas a tratar en la reunin:
1. La auditora le explican a los asistentes de la reunin que las observaciones a discutir corresponden a hallazgos de auditoria y/u oportunidades de mejora detectados.
2. La auditora hace la presentacin de las pruebas de auditoras realizadas en el mes de Abril de 2014 a los funcionarios implicados directamente con el area/proceso/actividades auditadas.
3. Los servidores pblicos implicados directamente identifican y se comprometen a realizar los planes de accin necesarios para prevenir y/o corregir las observaciones generadas producto de las
auditorias, estableciendo las fecha limite de remediacin,
.

Observacin

De la muestra de 23 trabajadores de planta, se observa que el formato GTH-FQ-024 - Acta individual de induccin no se encuentra archivado en la carpeta de
hoja de vida para los siguientes servidores pblicos:
1. Snchez Forero Bemardo Alonso
2. Salcedo Rozo Miguel ngel
3, Muoz Duran Mary Luz

Criterio

Formato GTH-FO-024- Acta individual de induccin

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se sugiere implementar el control de revisin de los documentos que deben estar archivados en cada carpeta de hoja de vida de los servidores pbtcos al
ingresar a la nmina de planta.
2. Se recomienda identificar el riesgo que se pueda generar al no evidenciar el formato GTH-FO-024-acta individual de induccin al personal incorporado a la
institucin.
3. Se recomienda incluir dentro de los temas a tratar en la induccin el conocimiento y entendimiento de las funciones encomendadas de acuerdo con lo
establecidc en el Manual de Funciones del HSB,
4. Se recomienda incluir dentro de los temas a tratar en la induccin el conocimiento y entendimiento de los deberes y derechos que tiene el servidor publico
respecto al uso de elementos, documentos y dems informacin que le son entregados formalmente por la institucin.
5. Se recomienda revisar el 100% de los procedimientos y los instructivos que se encuentran en la intranet
6. Se recomienda que se realice la revisin del cumplimiento adecuado del formato GTH-FO-024 Acta ndividual de Induccin sobre el 100% de los servidores
pblicos de planta.

-~~~
..

Acta de Entrega de Resultados GTH (1)

Pgina 1de

"""

12'~

1. De la recomendacin

1, se har una socializacin

a todos los servidores

y utilizacin

sobre el diligenciamiento

de los formatos

aouahzados.

responsable
de las subprocesos
del proceso de Gestin Humana ser quien ejerza el control de verificacin y control de los formatos
2. De la recomendacin
2, se actualizarn
los riesgos identificados
al respecto en el mapa de riesgos con Oficina de Planeacin.
3, De la recomendacin

Plan de Accin

3, se incluy

y reinduccin

en el plan de induccin

al servicio

lo referente

'---"'

a Manual

Fecha de remediacin

30 de Agosto

Responsable

Lder del Grupo Funcional

de la remediacin

6, se revisarn

acorde

con el procedimiento

y formatos

actualizados,

de subprocesos

del Proceso

cada

de Funciones,

4, De la recomendacin
4, se incluy en el plan de induccin y reinduccin al servicio lo referente a Directiva 003 de 2013,
5, De la recomendacin
5, se revisar con el Grupo Funcional de Calidad el 11-Jul-2014 la actualizacin de los formatos, procedimientos
documentacin
que apliquen al proceso de Talento Humano.
6, De la recomendacin

Adems,

a: diligenciar.
!

y dems

de 2014
de Gestin

Humana

- Responsables

de Gestin

Humana"

Subgerente

Administrativo

De la muestra observada correspondiente


a 23 trabajadores
de planta se detect que el Formulario nico Declaracin Juramentada
de Bienes y Rentas y
actividad econmica privada Persona natural no ha sido actualizado
con los datos del ao anterior, ni se encuentra archivado en las carpetas
de las hoja de

2 Observacin

vida de 22 trabajadores
febrero de 2014),

de la muestra,

(El nico formulario

actualizado

corresponde

1, Ley 190 de 1995 Declaracin de Bienes y Rentas. Art 13, Ser requisito
nombrado, donde conste la identificacin
de los bienes
2. Decreto

Criterio

2232 de 1995. Por medio del cual se reglamenta

a la funcionaria

para la posesin

la Ley 190 de 1995 en materia

Mary Luz Muoz Duran que ingreso

y para el desempeo

de declaracin

a partir del mes de

del cargo la declaracin

de bienes

rentas e informe

bajo juramento

de actividad

del

econmica

as como el sistema de quejas y reclamos.


3. Circular Extema 002 de 2014: "Le recordamos

la obligacin

anual de los servidores

pblicos

de actualizar

sus respectivas

declaraciones

de bienes y rentas

a mas tardar el ltimo del mes de marzo de 2014".


Tipo de Observacin

Hallazgo
1, Identificar el bontrol que debe realizar Gestin del Talento Humano para asegurar que todos los servidores pblicos que laboran para el HSB entreguen a la
oficina para su archivo, el correspondiente
formulario nico para declaracin de rentas exentas actualizado
(mnimo anualmente).
As mismo, se sugiere que se

Recomen dacin

identifique el funcionario
que se responsabilice
de este control.
2. Se sugiere que el formulario se archive en la carpeta de hojas de vida de cada servidor
de la inform acin contenid a en el formato.
3. Se sugiere revisar los riesgos y las implicaciones
4, Se recomienda coordinar
con el rea de calidad
Humano, en donde se identifiquen y se documenten

pblico

donde se deje la evidencia

de la actualizacin

legales al tener la informacin


desactualizada
la posibilidad de actualizar los documentos
relacionados
en el mapa de procesos
los procedimientos
y tos responsables de acuerdo con la normatividad vigente,

y la veracidad

de Gestin

de Talento

1, De la recomendacin1,
cada responsable
de los subprocesos
del proceso de Gestin Humana ser quien ejerza el control de verificacin
y control de los
formatos a diligenciar, incluyendo los que por ley sean obligatorios
como el caso de Formulario nico Declaracin Juramentada
de Bienes y Rentas, y la
actualizacin
de hoja de vida.
Plan de Accin

2, De la recomendacin
3. De la recomendacin

2, se revisarn y completarn
3, se actualizarn los riesgos

4. De la recomendacin,
que apliquen al proceso

se revisar con el Grupo Funcional


de Talento Humano, documentando

Fecha de remediacin

30 de Agosto de 2014

Responsable

Lder del Grupo Funcional

de la remediacin

De la muestra

3 Observacin

Criterio

naturales

Humana

correspondiente

Ao GravabJe 2013 expedido

de historias laborales.
al respecto en el mapa de riesgos

- Responsables

de subprocesos

a 23 hojas de vida de los servidores


por la Direccin

con Oficina

de Planeacin.

de Calidad el 11-Jul-2014 la actualizacin


de los formatos, procedimientos
y dems
los procedimientos
y los responsables
de acuerdo con la normatividad
vigente.

del Proceso

pblicos

y aduanas

de Impuestos

de Gestin

se detect

nacionales

DIAN,

Humana"

Subgerente

Ingresos

no se encuentra

actualizado,

de Ingresos

1. Art 594 del ET el certificado

no declarantes

de ingresos

y retenciones

z.Decreto 2972 de 2013 Art 42 "Obligados


a mas tardar el da

a expedir
17 de marzo de 2014).

reemplaza

certificados

la declaracin

para los asalariados

por parte del agente

retenedor

del impuesto

documentacin

Administrativo

que el Certificado

las carpetas del servidor pbtico de planta, la nica funcionaria


pblica que no cuenta con el certificado
Ao gravable 2013 es Mar)< Luz Muoz Duran que ingreso a partir del mes de febrero de 2014).

expedir
Tipo de Observacin

observada

de Gestin

las carpetas
identificados

y retenciones

y retenciones

diligenciado

para personas
ni archivado

para personas

sobre la renta y complementarios-

en

naturales

(debern

Hallazgo

Acta

de

Entrega de Resultados

GTH (1)

Pgina

2 de 12

Recomendacin

1. Se recomienda

archivar

2. Se recomienda

evaluar

3. Se recomienda

revisar

en las carpetas
loscontroles
los riesgos

de hoja de vida de los servidores

establecidos

para la expedicin

al no tener actualizada

pblcos

del certificado

la informacin

los certificados
en las fechas

de los servidores

de ingresos

y retenciones

estipuladas

en la norma vigente.

pblicos

del ao gravable

2013

del HSB.

1. De la recomendacin
1. dentro de la revisin que se har con el Grupo Funcional de Calidad se documentar
en el procedimiento
la tormaptirna
para
manejar la documentacin.
acorde con la tabla de retencin documental.
y los ciclos de diligencimiento
de los formatos y documentos
propios de las historias
laborales.

Plan de Accin

2. De la recomendacin
socializacin.

2. se documentar

3. De la recomendacin

3. se actualizarn

Fecha de remediacin

30 de Noviembre

Responsable

Lder del Grupo

de la remediacin

4 Observacin

Funcional

de Gestin

De la muestra

de 23 trabajadores

en el cargo de auxiliar

GTH-IN-001

Tipo de Observacin

Hallazgo

los riesgos

los controles

identificados

preventivos

al respecto

y de cumplimiento

en el mapa de riesgos

Archivo

Humana

de planta.

- Responsables

se evidencia

de subprocesos

del Proceso

3.Se recomienda

que para un servidor

en el rea de salud de Luis Carlos

de Planeacin.

pblico

Humana

no se encuentra

- Subgerente

archivada

Administrativo

en la carpeta

hoja de vida la resolucin

coordinar

2. De la recomendacin

con el rea

de calidad

2. se actualzarn

el monitoreo

general

del cumplimiento

de las historias

los riesgos

identificados

adecuado

laborales

al respecto

se evidencie la resolucin para la posesin del cargo.


del nombramiento
y el cargo que van ocupar los funcionarios

del 100% del instructivo

de. los funcionarios

del Hospital

en el mapa de riesgos

GTH-IN-001

Simn

con Oficina

Bolivar

publicado

Fecha de remediacin

30 de Diciembre

Responsable

Uder del Grupo Funcional

en la intranet.

111 Nivel ESE acorde

con la tabla

de Planeacin.

3. De la recomendacin
3. dentro de la revisin que se har con el Grupo Funcional de Calidad se documentar
en el procedimiento
manejar la documentacin.
acorde con la tabla de retencin documental.
y los ciclos de diligencimiento
de los formatos y documentos
laborales.

de la remediacin

del

Delgado.

hojas de vida

1. De la recomendacin
1. se har un barrido
de retencin documental.
Plan de Accin

con Oficina

de Gestin

1. Se recomienda archivar los documentos


en la carpeta hoja de vida del servidor pblico. donde
2. Identificar los posibles riesgos y las implicaciones
legales al no dejar evidencia de la resolucin
dentro de la nmina de planta HSB.

Recomendacin

a que haya lugar. junto con la respectiva

de 2014

nombramiento

Criterio

en el procedimiento

la forma
propios

cptlrna para
de las historias

de 2014
de Gestin

Humana

- Responsables

de subprocesos

del Proceso

de Gestin

Humana

- Subgerente

Administrativo

De la muestra de 23 trabajadores
de planta. se observa que la fotocopia de la cdula de ciudadana.
o documento equivalente.
de la funcionaria
pblica Silvia
Natalia Tlle:z. Baquero no se encuentra archivada en la carpeta de hoja de vida. Se evidencia
copia de la contrasea expedida por la Registradura
Nacional.

5 Observacin

Su vinculacin

laboral es de provisionalidad

1. Ley 43 de 1993. Art 3 Prueba

desde el da 9 de mayo de 2011.

de nacionalidad.

ciudadana
para los mayores de dieciocho
civil para menores de catorce (14) aos.
2. GTH-IN-001
Archivo hojas de vida

Criterio

3. GTH-FO-022

Instrucciones

Para todos los efectos

(18) aos.

y documentacin

legales

la ta~eta de identidad

se consideran

para los mayores

como pruebas
de catorce

para posesin

de la nacionalidad

aos y menores

colombiana.

de dieciocho

la cdula

(18) aos

de

o el registro

,.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

2. Se sugiere revisar el cumplimiento


total de los requisitos para el nombramiento
del funcionaria
e Identificar los riesgos que se puedan presentar al no tener el
documento de identificacin
de los servidores pblicos.
3. Se recomienda implementar
el control de verificacin
de los documentos
de identidad. entre otros documentos.
del 100% de los servidores pblicos del

1. Se recomienda

HSB

archivar

con el fin de asegurar

la fotocopia

la revisin

de la cdula

de la documentacin

1. De la recomendacin
1. se har un barrido
de retencin docu mental.
Plan de Accin

de ciudadana

2. De la recomendacin

2, se actualizarn

3. De la recomendacin

3. se documentar

general

los riesgos

de la funcionaria

que deben entregar

de las historias
identificados

en el procedimiento

laborales

en la carpeta

los servidores

pblicos

de los funcionarios

al respecto
los controles

pcblica

al HSB para proceder

del Hospital

en el mapa de riesgos
preventivos

de hoja de vida.

Simn

Bolvar

a su vinculacin.
111 Nivel ESE

acorde

con la tabla

con Ocina de Planeacin.

y de cumplimiento

a que haya lugar, junto con la respectiva

--

socializacin.
Fecha de rerneciacin

30 de Diciembre

Responsable

Lider del Grupo Funcional

de la remedacin

de 2014
de Gestin

Humana

- Responsables

de subprocesos

del Proceso

de Gestin

Humana

- Subgerente

Administrativo

~
~/
Acta de Entrega de Resultados

GTH (1)

Pgina 3 de

12

"'__'
De la muestra de 23 hojas de vida de servidores
1. Casas Oeba Miryam Alba

pblicos,

que para los siguientes

se observa

no se encuentran

archivados

los exmenes

mdicos

de ingreso:

2. Bueno Gonzatez
3.Delgado

6 Observacin

Doris
Luis Carlos

4.Garcia Bueno Silvia


5.Gomes Rodrguez Deisy
6.Jimenez Rodriguez Miguel

Criterio

1. R esotucion 2346 de 2007 Art 4 Evaluaciones mdicas preocupacionales o de preingreso


2. GTH-/N -001 Archivo Hoja de vida
3. GTH-FO--022 Insfl1.Jccionesy dOCl,Jmentacinpara posesin

Tipo de Observacin

Hallazgo
1. Se recomienda
posesin.
2. Se recomienda

archivar

en las carpetas

evaluar

e identificar

de hoja de vida los exmenes

los riesgos

generados

mdicos

de ingreso

por la falta del examen

mdico

que se le practicaron
al servidor

al servidor

pblico

al momento de ingresar

pblico

del HSBESE.
3. Se sugiere revisar el cumplimiento de los requisitos establecidos en instructivo GTH-IN-OOl
4. Se sugiere coordinar con rea de calidad la actualizacin
de los formatos con el instructivo publicado en la intranet
5. Se recomienda implementar y documentar los controles que aseguren que se realicen correcta y oportunamente
las evaluaciones

Recomendacin

al momento

de su

a la nmina

medicas

de planta

de ingreso.

1. De la recomendacin
1, se coordinar con el Grupo Funcional de Seguridad y Salud en el Trabajo la custodia de los examenes mdicos de ingreso y egreso
de los servidores pblicos, actualizando
el procedimiento
del proceso de Gestin de Talento Humano, con el fin de no incurrir en violaciones
de los reglamentos
inerentes a las historias c'inicas.
2. De la recomendacin
2, se actualizarn los riesgos identificados al respecto en el mapa de riesgos con Oficina de Planeaci6n.
3. De la recomendaci6n
3 y 4, dentro de la revisin que se har con el Grupo Funcional de Calidad se documentar en el procedimiento
la forma optima para
maneja!:,_la documentacin,
acorde con la tabla de retencin documental,
y los ciclos de diligencimiento de los formatos y documentos propios de las historias

Plan de Accin

laborales.
4. De la recomendacin

5, se coordinara

Fecha de remediacin

30 de Diciembre

Responsat>le

Lder del Grupo Funcional

de la remediaci6n

De la muestra observada
mdicos de egreso de:
1. Hernndez

7 Observacin

con el Grupo Funcional

de Seguridad

y Salud en el Trabajo el control que aplique.

de 2014

Palacio

de Gestin

Humana

correspondiente

Julin

- Responsables

de subprocesos

a 14 hojas de vida de los Servidores

del Proceso

pblicos

de Gestin

retirados

Humana

se evidencio

- Subgerente

Administrativo

que no se encuentran

archivados

los exmenes

Hernando

2. Marin Rivera Eugenia


3. Angarita

Canas

Luz Mery

4. Cruz Rincn Nelly Amparo


5, Diaz Vanegas Carmen Cecilia
6. Castaeda Gil Luz Marina

Criterio

1. Reso/ucin 2346 de 2007 Art 6 Evaluaciones mdicas ocupacionales de egreso. Aquellas que se deben realizar al trabajador cuenoo termina la relacin
laboral
2. GTH-FO-011 paz y salvo
3. GTH-IN-002 Acta de entrega.
4. Formato GTH-FO--028 Acta de entrega puesto de trabajo

Tipo de Observacin

Hallazgo
1. Se recomienda
HSB.
2. Se recomienda

archivar

en las carpetas

de hoja de vida los exmenes

mdicos

de egreso

que se le practicaron

al servidor

pblico

al momento

de retirarse

del
Recomendacin

evaluar

e identificar

los riesgos

laborales,

legales

y disciplinarios

desvinculado
del HSB.
3. Se sugiere coordinar con el rea de calidad la actualizacin y correcto
publicados en la intranet.
4. Se recomienda implementar
y documentar los controles que aseguren

al no realizar

uso de los formatos


que se realicen

Acta de Entrega de Resultados GTH (1)

el examen

relacionados

correcta

mdico

al funcionario

el instructivo

oportunamente

GTH-IN-002

las evaluaciones

publico

que se retire o sea

Acta de Entrega,
medicas

de egreso.

Pgina 4 de

12

~ y 3, se coordinar con el Grupo Funcional de Seguridad y Salud en ~l Trabajo la custodia de los examenes
pblicos, actualizando
el procedimiento
del proceso ae Gestin de Talento Humano, con el fin de no incurrir

1. De la recomendacin
egreso de los servidores
reglamentos

Plan de Accin

inerentes

2. De la recomendacin
3. De la recomendacin

a las historias cllnicas.


2, se actualizarn los riesgos identificados al respecto en el mapa de riesgos con Oficina de Planeacin.
4, se coordinar con el Grupo Funcional de Seguridad y Salud en el Trabajo el COntrol que aplique.

Fecha de remediacin

30 de Diciembre

Responsable

Lder del Grupo Funcional

de la remediacin

de 2014
de Gestin

Humana

- Responsables

de subprocesos

del Proceso

de Gestin

Humana-

Se observa en las planilla de pago de la seguridad social de los empleados


pblicos de; HSB, correspondientes
fechas extemporneas:
Planilla de Pago: Enero, valor total S 363,522,282
fecha pago 06/0212014 Valor intereses de Mora $ 292,742

8 Observacin

mdicos de ingreso y
en violaciones de los

Subgerente

al primer

Administrativo

trimestre

de 2014 se pagaron

en

.Planilla de Pago: Febrero, valor total $ 342,145,080


fecha pago 10/03/2014 Valor intereses de Mora $ 1,372,440
Planilla de Pago: Marzo, valor total $ 346,299,338
fecha pago 04/04/2014 Valor intereses de Mora $ 278,638
1. Decreto

1670 de mayo de 2007 Art 1 Articulo

aportantes

de 200 o ms cotizantes.

Quienes

1. Plazos para la autoliquidacin

deben realizar

aportes

y el pago de los aportes

a 10$ subsistemas

de Salud,

a los subsistemas

Pensiones

y Riesgos

de la Proteccin

Profesionales

Social para

del Sistema

de Seguridad

Social Integral, as como los destinados al Servicio Nacional de Aprendizaje,


Sena, al Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar, ICBF y a las Cajas de
Compensacin
Familiar y a la Escuela Superior de Administracin
Pblica, ESAP y para las ESC'Jelas Industriales e Institutos Tcnicos Nacionales,
Departamentales,
Distritales y Municipales,
cuyas nminas de trabajadores
activos o pens'onados
contengan 200 o ms cotizantes, efectuarn sus aportes
las fechas

que se indican

Dos ltimos digitos del NIT o documento de identificacin:


NIT 800,196,433:
O'! hbil de vencimiento 3 da
2, Ley 100 de 1993 y ley 80 Art 23:Sancin
moratoria, Los aportes que no se consignen dentro de los plazos sealados

Criterio

rnoratorio

a cargo del empleador,

correspondiente
Los ordenadores

igual al que rige para el impuesto

sobre la renta

y complementarios.

Tipo de Observacin

como requisito

para la presentacn,

3. Se recomienda

y estudio

por parte de la autoridad

al rea funcional

de Gestin

necesarias

implementar

incurrirn

para el pago del aporte patronal

en cagsal

a la seguridad

controles

que mitiguen

los posibles

riesgos

generados

por el pago inexacto

y/o inoportuno

de, seguridad

a los funcionarios
pblicos responsables
del procedimiento.
social con la finalidad de determinar los tiempos, controles

social.

y responsables

(cargos)

que

en el proceso.

1. De la recomendacin

1, cada responsable

de las subprocesos

del proceso

de Gestin

Humana

las acciones

a que haya lugar.

4, se actualizarn

5. De la recomendacin

S, dentro de la revisin que se har con el Grupo Funcional

30 de Diciembre

de 2014

Lider del Grupo

Funcional

de Gestin

los procedimientos

Humana- Responsables

los controles
y se tomarn

del Hospital

y de cumplimiento

3, se documentar

Responsable

en el procedimiento

ser quien ejerza el control de verificacin


.,.

preventivos

3. De la recomendacin
socializacin.
4. De la recomendacin

Fecha de rernediacin
de la remediacin

de los aportes,

correspondiente",

formatos a diligenciar. Esto se documentar


en el procedimiento
del proceso de Gestin Humana.
2. De la recomendacin
2, se har un barridc general de las historias laborales de los funcionarios
de retencin documental.

Plan de Accin

un inters

en el fondo de reparto

Humana revisar la fecha de vencimiento


del pago de la seguridad social de los servidores pblicos del HSB.
legales al que se puede ver abocado el HSB por el pago extemporneo
y/o inexacto de la seguridad social.

4, Se sugiere revisar si da lugar a iniciar investigaciones


disciplinarias
5. Se recomienda documentar el procedimiento
de pagos de seguridad
intervienen

9 Observacin

trmite

2. Se sugiere revisar el riesgo e implicaciones

Recomendacin

para el efecto, generarn


se abonarn

Hallazgo
1. Se recomienda

Estos intereses

o en las cuentas individuales de ahorro pensional de los respectivos


afiliados, segn sea el caso.
del gasto de las entidades del sector pblico que sin justa causa no dispongan la consignacin
oportuna

.de mala conducta, que ser sancionada con arreglo al rgimen disciplinario
vigente.
En todas las entidades del sector pblico ser obligatorio incluir en el presupuesto
las partidas
social,

en

a continuacin:

de subprocesos

de Ca::jad

del Procese

No se evidencia
soporte del pago ni el oficio de remisin de la planilla de Aportes a Riesgos
Gestin del Talento Humano al Sistema General de Participacin
para su oportuno pago.

III Nivel ESE acorde

con la tabla

el procedimiento.

Humana

Profesionales

Bolvar

de los

a que haya lugar, junto con la respectiva

se actualizar

de Gestin

Simn

y control

- Subgerente

emitida

..

Administrativo

el dia 3 de abril de 2014 por la Oficina

de

,&i
Ana de Entrega de Resultados

GTH (1)

Pgina S de

12

1. Decreto 1670 de mayo de 2007 Art 1 Articulo 1 D. Plazos para la autolquidacin


y el pago de los aportes a los subsistemas
de la Proteccin Social para
aportantes de 200 o ms cotizantes. Quienes deben realizar aportes a los subsistemas
de Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales
del Sistema de Seguridad
Social Integral, as como les destinados al Servicio Nacional de Aprendizaje,
Sena, al Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar, ICBF ya las Cajas de
Compensacin
Familiar ya la Escuela Superior de Administracin
Pblica. ESAP y para las Escuelas Industriales e Institutos Tcnicos Nacionales,
Departamentales,
Distritales y Municipales.
cuyas nminas de trabajadores
activos o pensionados
contengan 200 o ms cozantes. efectuarn sus aportes en
las fechas que se indican a continuacin:
Dos ltimos digitos del NIT o documento de identificaci6n:
NIT 800.196,433
HSSESE 111 nivel
Da hbil de vencimiento
3 dia
2. Ley 100 de 1993 y ley 80 Art 23:Sanci6n moratoria. Los aportes que no se consignen dentro de los plazos sealados para el efecto, generarn un inters
rnoratoro a cargo del empleador, igual al que rige para el impuesto sobre la renta y complementarios.
Estos intereses se abonarn en el fondo de reparto
correspondiente
o en las cuentas individuales
de ahorro pensional de los respectivos
afiliados. segn sea el caso.
Los ordenadores
del gasto de las entidades del sector pblico que sin justa causa no dispongan la consignacin
oportuna de los aportes, incurrirn en causal
de mala conducta, que ser sancionada con arreglo al rgimen disciplinario
vigente.
En todas las entidades del sector pblico ser obligatorio incluir en el presupuesto
las partidas necesarias para el pago del aporte patronal a la seguridad
social. como requisito para la presentacin,
trmite y estudio por parte de la autoridad correspondiente".
3, Ley 715 de 2001 Art 58 De los aportes patronales. Las sumas correspondientes
a los recursos que las entidades territoriales
y sus entes descentralizados,
deben destinar como aportes patronales de los empleados del sector salud. que se venan financiando
con los recursos del situado fiscal, debern ser pagadas
con cargo a los recursos del Sistema General de Participaciones
de salud y deben ser giradas directamente
por la Naci6n a los Fondos de Pensiones y
Cesantas, Administradoras
de Riesgos Profesionales
y a las Entidades Promotoras de Salud a las cuales se encuentren afiliados los trabajadores.

Criterio

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se recomienda l la Oficina de Gestin de Talento Humano revisar,


pago de la planilla de Aporte a Riesgos Profesionales.
2. Se sugiere revisar si da lugar a iniciar investigaciones
disciplinarias

Plan de Accin

1. De la recomendaci6n
2. De la recomendacin
30 de Diciembre

Lider del Grupo Funcional

OGPA realiz

y controlar

documentar

a los funcionarios

pblicos

el cumplimiento

responsables

1, dentro de la revisin que se har con el Grupo Funcional de Calidad se actualizar


2, se actualizarn
los procedimientos
y se tomarn las acciones a que haya lugar.

del procedimiento

y seguimiento

del

del procedimiento.
el procedimiento.

de 2014

Fecha de remediaci6n
Responsable

de la remediacin

actualizar,

el clculo

de Gesti6n

de descuento

Humana

- Responsables

a los servidores

pblicos

de subprocesos

del Proceso

seleccionados

por concepto

de Gestin

de

Humana

- Subgerente

Fondo de Solidaridad

Administrativo

Pensional,

encontrando

las siguientes

diferencias:
Man:o

de 2014

FSP s/n lEY 797 DE 2003

1"

Ingresos

10 Observacin

Laborales
Casas Myriam
Mojica

Claudia

Rojas Guillermo

11,373,545
11,119,651
3553,420

Clculo

% de descuento

NO.SMLV

Diferencia

s/n

OGPA

FSP s/nGTH

18

L4%

159,230

88,156.00

71,073.63

18

L4%

155,675

87527.00

68,148.11

i.oss

35534

Ley 797 de 2003. Art. 20: ....Los afiliados que tengan un ingreso mensual igualo superior El cuatro (4) salarios

Criterio

Tipo de Observacin

Recomendacin

35,534.20

mlnimos mensuales legales vigentes, tendrn a

su cargo un aporte adicional de un uno por ciento (1%) sobre el ingreso base de cotizacin, destinado al fondo de solidaridad pensional, de conformidad con lo
previsto en la presente ley en los artculos 25 y siguientes de la Ley 100 de 1993.

con ingreso igualo superior a 16 setenos mlnimos mensuales legales vigentes. tendrn un aporte adicional sobre su ingreso base de cotizacin,
esi: de 16 a 17 smlmv de un 0.2%, de 17 a 18 smlmv de un 0.4%, de 18 a 19 srnlmv, de un 0.6%. de 19 a 20 smimv, de un 0.8% y superiores a 20 smlmv de 1%
destinado exclusivamente a la subcuenta de subsistencia, del' Fondo de Solidaridad Pensional de que trata la presente ley.:"

Los afiliados

Hallazgo

1. Se recomienda
2. Se recomienda

verificar el descuente de Fondo de Solidaridad


Pensional para el 100% de los servidores
definir y realizar las acciones correctivas a que haya lugar en caso de haber descontado

concepto de descuento del Fondo de Seguridad Pensiona!.


3. Se sugiere documentar el procedimiento
realizado para el clculo,

aplicacin

Acta de Entrega de Resultados

GTH (1)

de los descuentos

pblicos de planta.
a los servidores pblicos

y dems actividades

un valor inexacto

por

a realizar.

Pgina 6 de

12

1. De la recomendacin
contribuciones

Plan de Accin

2. De la recomendacin
Fecha de remedacn

30 de Septiembre

Responsable

Lder del Grupo Funcional

de la remediacin

1 y 3, con el apoyo del Grupo Funcional

inherentes

a la nomina,

documentando

2, y como resultado

de Sistemas

e Informatica

lo propio en el procedimiento,

del analisis

anterior,

del HSB, se har una revisin

definiendo

se harn los ajustes

la respectiva

pertinentes

segregacin

y devoluciones

de los clculo
de funciones

propios

del proceso

de

y responsabilidades.

a que haya lugar.

de 2014
de Gestin

Humana

- Responsables

de subprocesos

De la muestra observada correspondiente


a 14 hojas de vida de servidores
encuentra archivada la resolucin de aceptacin de renuncia al cargo.

del Proceso

pblicos

de Gestin

retirados,

Humana

se evidencia

- Subgerente

Administrativo

que para los siguientes

servidores

pblicos

no se

1.Tavares Mateus Rosario


2.Tellez Tllez Cesrea
3.Diaz Vanegas carmen Cecilia

11 Observacin

Criterio

GTH-FO-Oll

Paz y salvo

GTH-FO-028

Acta de entrega

de puesto de trabajo

Hallazgo

Tipo de Observacin

,
1. Se recomienda

que todos los documentos

del servidor

2.Se recomienda
revisar el 100% de los procedimientos
3. En la documentacin
relacionada
en la caracterizacin

Recomendacin

pblico

GTH-FO-028
Acta de entrega de puesto de trabajo.
4. Se recomienda coordinar con el rea de calidad la revisin
1. De la recomendacin
1, se har un barrido
de retencin documental.

Plan de Accin

2. De la recomendacin
manejar

2, 3 y 4, dentro de la revisin

30 de Diciembre

de 2014

Responsable

Lider del Grupo

Funcional

De la muestra

12 Observacin

sean archivados

en la carpeta

hoja de vida.

de los formatos

de las historias

y procedimientos

laborales

con el rea de gestin

de los funcionarios

que se har con el Grupo

Funcional

Humano,

del Hospital

de Calidad

no se encuentra
del Talento

Simn

se documentar

Bolvar

publicado

el FOl1T\ato

Humano.

111 Nivel ESE acorde con la tabla

en el procedimiento

la forma

ptima para

la documentacin.

Fecha de remediacin
de la remediacin

general

retirado

de los formatos publicados en la Intranet


de procesos correspondiente
a G,,stin de Talento

observada

acta de entrega

puesto

de Gestin

Humana

correspondiente

- Responsables

de subprocesos

a 14 hojas de vida de servidores

del Proceso

policos

retirados

de Gestin

Humana

no se evidencia

- Subgerente

archivado

Administrativo

en la carpeta

el Formato

GTH-FO-028

de trabajo.
w

Criterio

GTH-FO-028

Acta de entrega

puesto de trabajo

Tipo de Observacin.

Hallazgo

Recomendacin

1. Se recomienda archivar en las carpetas de hoja de vida el formato GTH-FO-028


acta de entrega de puesto
2. Se sugiere revisar el 100% del cumplimiento
de los requisitos establecidos
en el formato GHT-FO-028
3. Se recomienda revisar los riesgos y los controles al no estar archivado el GTH-FO-02B
acta de entreqa de puesto
4. Se sugiere coordinar con rea de calidad la actualizacin
de los formatos
publicadOS en la intranet

Plan de Accin

tabla de retencin documental.


2. De la recomendacin
3, se actualizarn los riesgos identificados al respecto en el mapa de riesgos con Oficina de Planeacin.
3. De la recomendacin
4. dentro de la revisin que se har con el Grupo Funcional de Calidad se documentar
en el procedimiento

1. De la recomendacin

manejar

general

de las historias

laborales

de los funcionarios

del Hospital

Simn

Bolivar!ll

Nivel ESE acorde

la forma

optima

con la.

para

la documentacin.

Fecha de remediacin

30 de Diciembre

Responsable

Lder.del

de la remediacin

1 y 2, se har un barrido

de 2014

Grupo Funcional

de Gestin

Humana

- Responsables

de subprocesos

Acta de Entrega de Resultados

GTH (1)

del Proceso

de Gestin

Humana

- Subgerente

Administrativo

Pagina 7 de

12

.:
De la muestra observada correspondiente
1. Mndez Palacios Julin
2, Marin Rivera Eugenia

13 Observacin

3. Tllez

a 14 hojas de vida de servidores

pblicos

retirados,

no se evidencia

archivado

el formato

GTH-FO-011

Paz y Salvo:

Tllez Cesrea

4 . Diaz Vanegas Carmen Cecilia


5. Castaeda Gil Luz Marina
Criterio

GTH-FO-011

Tipo de Observacin

Hallazgo

Paz y Salvo

Recomendacin

1. Se recomienda archivar
2. Se sugiere implementar

3. Se sugiere identificar

en las carpetas de hoja de vida el formato GTH-FO-011


Paz y Salvo
y documentar
el control de revisin del cumplimiento
de los requisitos

los riesgos

y los controles

al no estar archivado

1. De la recomendacin
1, se har un barrido general
de retencin documental.

de las historias

el formato

laborales

3. De la recomendacin
Fecha de rernedacin

30 de Diciembre

Responsable

Lder del Grupo Funcional

de la remediacin

3, se actualizarn

105 riesgos

identificados

al respecto

de Calidad

en el formato

GHT-FO-011

de hojas de vida de los servidores

de los funcionarios

2. De la recomendacin
2, dentro de la revisin que se har con el Grupo Funcional
manejar la documentacin
incluyendo el control de revisin del cumplimiento.

Plan de Accin

establecidos

en la carpeta

del Hospital

Simn

se documentar

en el mapa de riesgos

Bolvar

en el procedimiento

con Oficina

pblicos

111 Nivel ESE acorde

con la tabla

la forma optima

para

de Planeacin.

de 2014
de Gestin

Humana

De la muestra observada correspondiente


carn que lo identificaba
como empleado
Espinosa Espinosa Jos Gabriel
Hernnde:z. Palacios Julin Hernando

- Responsables

a 14 trabajadores
del HSB:

de subprocesos

del Proceso

de planta retirados,

de Gestin

se evidencio

Humana

- Subgerente

para 9 no se encuentra

Administrativo

archivada

en la carpeta

de hoja de vida el

Sanabria Aponte Jaime Simn


Marin rivera Eugenia
Angarita Canas Luz Mery

14 Observacin

Cruz Rincn Nelly Amparo


Tllez Tllez Cesrea
Diaz Vanegas Carmen Cecilia

Castaeda
Criterio

GTH-FO-011

Tipo de Observacin

Hallazg9

Gil Luz Marina


Paz y salvo

1. Se recomienda archivar en las carpetas de hoja de vida de los servidores pblicos retirados el carn que lo identifica como funcionario
del Hospital HSB, o
asegurar la existencia de control de restriccin de uso del carne. Por ejemplo: Eliminar el carn y dejar constancia del procedimiento
utilizado identificando
los
Recomendacin

responsables
del tramite y la evidencia dejada,
2. Se recomienda evaluar e identificar los riesgos
3. Se sugiere

Plan de Accin

revisar el cumplimiento

al no estar el carne fisicamente

de los requisitos

establecidos

1. De la recomendacin
1, se har un barrido general
de retencin documental,

de las historias

2. De la recomendacin

identificados

2, se actualizarn

los riesgos

archivado

en el formato
laborales

al respecto

Fecha de remediacin
Responsable

Lder del Grupo Funcional

de la remediacin

pblicos

retirados.

Paz y Salvo

de los funcionarios

del Hospital

en el mapa de riesgos

3, De la recomendacin
3, dentro de la revisin que se har con el Grupo Funcional
manejar la documentacin
incluyendo el control de revisin del cumplimiento.
30 de Diciembre

en las hojas de vida de los servidores

GHT-FO-011

de Calidad

Simn

con Oficina

se documentar

Bolivar

111 Nivel ESE acorde

con la tabla

de Planeacin.
en el procedimiento

la forma

ptima para
-

de 2014
de Gestin

Humana

- Responsables

de subprocesos

Acta de Entrega de Resultados

GTH (1)

del Proceso

de Gestin

Humana

- Subgerente

Administrativo

Pgina 8 de

12

..

'-

De \3 muestra observada
correspondiente
teniendo en cuenta el tiempo transcurrido

definitiva

de cesantas,

a i4 hOjas de vida de los servidores


pblicos retirados, se evidencia que no se cumple con los plazos establecidos
entre las siguientes fases del proceso de retiro: fecha de reti':? del servidor publico, fecha de clculo de la liquidacin

la fecha de pago de la liquidacin.

F='uento""-

CU~UO

PublicO

.Joeo-e

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1/01/20'4

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NO

S~non Rutr,

.,/01/20'14

NO

$.arH3I.t)rla Aponto

..Jalr"nc
Sln'\On

Gvldoncla

3"0'/2014

No {,I.e
ovlC:oncla

15 Observaci6n
MUo,.I,.,

Rlver-a Eug(Ynl~

SaJ.mz"",1"PordQ.r'Y'Io Cracl.t.a

Angar1ta

Cena~

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An"Iparo

1/02/20104-

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3010'1/20'4-

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No

NO

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Sklnn....,.
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pblico

No
o
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No 130O
ovldenCIQ

1/0112014

IIquJducln

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20:14

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NO ~c
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pago

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publico

eVld~nCl4

1/01/20'4

P'olac'oa.. ..J\.Jl~n

~'-nando.;c

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9/0:::I/2014

, 1/01/2:014

Fto&a.rIO

pago

la U~~/duc/n

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No
TtaVQra. M.toua

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l/qtJlduc/n

pObllcQ

Armando

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S.,.-vJdor

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pago

01

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pago

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1/0312014

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4q.<f:Hd!O

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No ~o
evldGnc.lD. 01
pago

ovjes.ncla

ovldanCl1:.'II
01
pago

o vr e c o cr o

ovldenclao oI
pagO

NO

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n<!la

No .a vlda-n.::.

.;.vld~nc~.a

NQ 60

O~~

Vanooaa.

Carf"'nOn Cecilia

B/0312014

NO

J.

NO

Castal"lode

Gil t.uz

Marina

31/03/20'4-

No

ae

Criterio

Ley 1071 de 2006: Art 4 Y 5. Se regula el pago de las cesantas


para su cancelacin.

Tipo de Observacin

Hallazgo

1, Se recomienda

archivar

correspondientes,

paz y salvos,

en las carpetas

definitivas
.

de hoja de vida de los servidores


revis y aprob

firma de quin elabor,

o parciales

pblicos

el clculo

No.oo;;.vLdor,t::la

NO .a

.vlclo

ncloll

No

Ii"Vlde

...::I.:.

60

Nr,,;oo

,",o

-evldu,...cl.ol

a los servidores

el soporte

pblicos,

se establecen

de la liquidacin

de la liquidaci6n,

..
~

sanciones

de las cesantias

con los anexos

y la firma de recbo del clculo

por parte del servidor

retirado.
2. Se recomienda que se identifique el riesgo y las implicaciones
jurdicas, en el caso de mora del pago de las cesantas definitivas
fu ncionarios p bl icos del H S B.
3. Se recomienda coordinar con el rea de calidad la documentacin
de los procedimientos
para la cancelacin
de las liquidaciones
parciales
de los servidores pbicos del HSB,

Recomendacin

4. Se sugiere

revisar si da lugar a inciar investigaciones

1. De la recomendacin
1, se har un barrido general
de retencin documental.

disciplinarias
de las historias

a los funcionarios
laborales

pblicos

responsables

de los funcionarios
.

del Hospital

4. De la recomendacin
Fecha de remediacin

30 de Diciembre

Responsable

Lider del Grupo Funcional

de la remediacin

4, se revisar

y se tomarn

las acciones

o parciales

pblico

de los

de cesantas

definitivas

del procedimiento.
Simn

Bolvar

111 Nivel ESE acorde

2. De la recomendacin
2, se actualizarn
los riesgos identificados
al respecto en el mapa de riesgos con Oficina de Planeacin,
3. De la recomendacin
3, dentro de la revisin que se har con el Grupo Funcional de Calidad se documentar en el procedimiento
manejar la documentaci6n
incluyendo el control de revisin del cumplimiento.

Plan de Accin

y se fijan trminos

con la tabla

la forma optirna

para

a que haya lugar.

de 2014
de Gestin

Humana

- Responsables

Acta de Entrega

de subprocesos

de Resultados

GTH (1)

del Proceso

de Gestin

Humana

- Subgerente

Q_

Administrativo

Pgina

9 de

~
12

Se evidencia que para el siguiente servidor publico, la asignacin salarial para el ao 2014 no se encuentra actualizada,
segn
Acuerdo 004 del 20 de marzo de 2014 Incremento salarial en las entidades descentralizadas
yen el cuadro plan de cargos del HSB 1I1NlVEL ESE. Lo anterior
al comparar las asignaciones
salariales vigentes 2014 contra el concepto sueldo del informe moacurem-fin
emitido por el Sistema Hipcrates del mes Abr-2014.

16 Observacin

ASIGNACION
SALARIAL
ASIGNAClON
SERVIDOR
ALVAREZ

PUBLICO
GOMEZ
MARIA

ISABEL

CARGO
AUXlLIAR

AREA SALU O

Criterio

1. Acuerdo 004 del 20 de marzo de 2014.lncremento


Salarial en las entidades
2.Cuadro plan de cargos Hospital Simn Bolvar JI! nivel E.S.E.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recom endacin

del respectivo

1. De la recomendacin

pago, identificando

la adecuada

Fecha de remediacin

30 de Septiembre

Responsable

Lider del Grupo Funcional

segregacin

1 y 3, con el apoyo del Grupo Funcional

contribuciones
inherentes a la nomina, documentando
2. De la recomendacin
2, se actualizarn
los riesgos

de la remediacin

descentralizadas

de funciones

de Sistemas

entre los servidores

e Informatica

Ornar Javier
Yuly Andrea

pbcos que intervienen

del HSB, se har una revisin

en el proceso.

de los clculo

propios

lo propio en el procedimiento,
definiendo la respectiva segregacin
de funciones
identificados
al respecto en el mapa de riesgos con Oficina de Planeacin.

del proceso

de

y responsabilidades.

de 2014
de Gestin

Humana

- Responsables

de subprocesos

del Proceso

No se observa la evidencia de la devolucin del dinero a realizar a los siguiente servidores


Femanda Meneses Romero, radicada en correspondencia
el da 14 de abril de 2014:
Mario Contreras Cortes
Adriana Constanza Velandia Rozo
7 Observacin

DEL

HSBESE
1.504.941

1. Se recomienda revisar e11 00% de las asignaciones


salariales de los servidores pblicos de planta
2. Se recomienda identificar los posibles riesgos y las implicaciones
jurdicas al pagar a los servidores pblicos la nomina con base en una asignacin salarial
desactual izada respecto a la normatividad
vigente.
3. Se recomienda implementar y documentar
el control de revisin de los valores a incluir en la liquidacin de nomina y los controles que se deben ejecutar para
la realizacin

Plan de Accin

SALARIAL
1.354.446

GRADO
41217

PLAN

DE CARGOS

de Gestin

pblicos

Humana

- Subgerente

como respuesta

Administrativo

a la comunicacin

dirigida

a la Dra. Viviana

Baquero
Florin

En esta comunicacin.
los anteriores servidores pblicos informan haber realizado esta misma solicitud en las fechas 29 de enero de 2014, 5 de octubre de
2012 y 6 de febrero de 2013 en donde manifiestan: "EI costo de las evaluaciones medicas ocupacionales y de las pruebas de valoraciones complementarias

que se requieran, estar a cargo del empleador en su totalidad. En ningn caso, pueden ser cobrados ni solicitados al aspirante o al trabajador".
1. ResoJucin

Criterio

evaluaciones
valoraciones
al trabajador.

Tipo de Observacin

2346 de 2007 Art 11 :EI costo de las evaluaciones

mdicas

ocupacionales

y de las pruebas

que se requieran,
y costo de las
o

-ro

Hallazgo

usuario, entre otros.


2. Se recomienda a la Oficina de Gestin de Talento
Mario Contreras Cortes, Adriana .c0nstanza
velandia
1. De la recomendacin

Plan de Accin

complementarias

mdicas ocupaclcnales
y de las valoraciones complementarias.
El costo de las evaluaciones
mdicas ocupacionales
y de las pruebas o
complementarias
que se requieran, estar a cargo del empleador en su totalidad. En ningn caso pueden ser cobradas ni solicitadas al aspirante

1. Se recomienda que se revise el procedimiento


de respuesta a las solicitudes!
quejas! reclamos
Gestin de Talento Humano, identificando
responsables,
control de tiempos de plazo de respuesta,
Recomendacin

o valoraciones

estar a cargo del empleador en su totalidad. En ningun caso. pueden ser cobrados ni solicitados al aspirante o al trabajador2. Resolucin 1918 de 2009 Art 1.Modificar el artculo 11 de la Resolucin 2346 de 2007. el cual quedar asi: Articulo 11. Contratacin

1. se documentar

que presentan los servidores pblicos a la Oficina de


evidencia de la respuesta, mecanismos
de atencin al

Humano revise y de respuesta a la solicitud de devolucin


Rozo, Omar Javier Baquero y Yuly Andrea Floran Garcia.

el procedimiento

de respuesta

a las solicitudes!

quejas!

reclamos

los derechos de peticin con las caracteristicas


expuestas en la recomendacin.
2. De la recomendacin
2, la solicitud fue atendida favorablemente
y se le dio curso a la subgerenca financiera
conducentes

a la devolucin

de los valores

cancelados

por concepto

de examenes

Acta de Entrega de Resultados GTH (1)

ocupacionales

de dineros

con el fin de garantizar


y comercial

pblicos

hecha por los servidores


.
la atencin

para realizar

oportuna

de

los tramites

de ingreso.

Pgina

10 de 12

Fecha de remediacin

30 de Agosto

Responsable

Lider del Grupo

de la remediacin

de 2014
Funcional

1. No se evidencia

de Gestin

Humana-

el soporte del clculo

Responsables

comparativo

considerando
el Art 383 y Art 384 del Estatuto
2. No se evidencia procedimiento
documentado

de subprocesos

realizado

por Gestin

Tributario.
para la consecucin

del Proceso

del Talento

de Gestin

Humano

de la informacin

l-umana-

donde se calcula

fuente base para el clculo

Subgerente

Administrativo

la retencin

en la fuente

de la retencin

a practicar

en la fuente,

la elaboracin

revisin de los clculos y la aprobacin final del valor a retener por concepto de retencin en la fuente. Lo anterior, dejando trazabilidad
de la debida
segregacin
de funciones que debe haber en el proceso.
3. En las Carpetas Hoja de Vida de los servidores pblicos no se observa la evidencia la documentacin
soporte de las deducciones
a las que el trabajador

18

tiene derecho.
4. De la muestra de 23 trabajadores
de planta, se observa que en la liquidacin
pblicos de planta se realiza descuento por concepto de retencin en la fuente.

5. De los siete (7) servidores


que acredite

descuentos

pblicos

seleccionados

y deducciones

especiales

6. OGPA realiz el clculo global de retencin

a los que se les prctica


a ser consideradas

en la fuente

de la nmina

retencin

Observacin
global

saocnez

(Prom.)

Bernardo

Casas Myriam

encontrando

soportes

las siguientes

s/n OGPA
s/n GTH

Diferencia

Art.384

Art.383

7.30%

415,000.00

204,000.00

7$4,000.00

(339,000.00)

6.87%

544,000.00

486,000.00

793,000.00

(249,000.00)

n/a

224,000.00

103,000.00

364,000.00

(140,000.00)

Mojica

Claudia

4.81%

363,000.00

435,000.00

528,000.00

Miguel

4.81%

149,000.00

5,000.00

219,000.00

(70000.00)

117,000.00

(65000.00)

600,000.00

. (3,000.00\

Rojas Guillermo

2.14%

52,000.00

11e! Silvia

11.99%

597,000.00

139,000.00

7. No se observa evidencia
para el clculo

de recepcin

de retencin

y conocimiento

en la fuente

de los servidores

a practicar

pblicos

respecto

(93,000.00)

a la solicitud

en el ao 2014 por parte de Gestin

de actualizacin

del Talento

de la informacin

.
Criterio

pensiones

a la categoria

de jubilacin,

de empleados

invalidez,

de conformidad

vejez, de sobrevivientes

con lo establecido
y sobre riesgos

en el artculo

laborales

329 de este Estatuto;

de conformidad

naturales

fuente determinada

pertenecientes

a la categora

al restar los aportes

al sistema

de empleados,
general

ser como mnimo

de seguridad

la que resulte de aplicar

social a cargo del empleado

Tipo de Observacn

debern

debern

observarse

elaborar

programas

los principios

de gestin

y procesos

de documentos

pudiendo

contemplar

el uso de las nuevas

las sociedades de hecho. las


las personas naturales

en el artculo

por concepto

de

206 de este Estatuto,

ser

383 de este Estatuto. los pagos mensuales


organiz.adas y las sucesiones
ilquidas. a

la siguiente

tabla a la base de retencin

del total del pago mensual

Decreto 0099 de 2013 art 1. Retencin en la fuente para empleados


por concepto de rentas de trabajo.
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley de archivos y se dictan otras disposiciones
Art 21." Programa
publicas

o los pagos recibidos

con lo establecido

la que resulte de aplicar a dichos pagos .


Art 384 ET No obstante el clculo de retencin en la fuente efectuado de conformidad
con lo dispuesto en el artculo
o mensualizados
(PM) efectuados por las personas naturales o jurdicas, las sociedades de hecho, las comunidades
las personas

Objeto de revisin

Humano.

Decreto 1070 del 28 de 2013.Art 2,3,4,5,6: Por el cual se reglamenta parcialmente


el Estatuto Tributario.
Art 383 de ET La retencin en la fuente aplicable a los pagos gravables. efectuados por las personas naturales o jurdicas,
comunidades
organiz.adas y las sucesiones
iliquidas, originados en la relacin laboral o legal y reglamentaria;
efectuados
pertenecientes

Hoja de Vida

en la Fuente.

diferencias:

Mary

Te

anexo a la Carpeta

para Retencin

Muoz

Salcedo

inclusin

no se evidencia

para siete (7) servidores

de 2014

Calculo
%fijo

al mes de marzo,

de la base de clculo

pblicos,
Marz.o

Calculo

en la fuente.

en la depuracin

de estos servidores

correspondiente

de gestin

tecnologias

o abono

documental,

y soportes,

en la

en cuenta:
las entidades

en cuya aplicacin

archivsticos.

Halazqo

..

Acta de Entrega

de Resultados

GTH {l}

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12~

Recomendacin

1. Se recomienda dejar un procedimiento I instructivo documentado de la forma como' se maneja el proceso de retencin en la fuente (identificacin de
ingresos laborales y deducciones soportadas), considerando la fuente de la informacin, los controles de clculo y revisin, la segregacin de funciones
identificando los cargos encarqados de la elaboracin, revisin y aprobacin, entre otros.
2. Se sugiere tener en cuenta los procedimientos 1 y 2 para el clculo de la retencin de acuerdo con los artculos 383 y 384 del Estatuto Tributario y los
decretos reglamentarios a que haya a lugar, dejando documentado los clculos a que haya lugar.
3. Se recomienda verificar el 100% de los clculos de retencin en la fuente practicados en 2014, y dems aos que consideren pertinente.
4. Definir y realizar las acciones correctivas a que haya lugar en caso de haber descontado a los servidores pblicos un mayor valor por concepto de retencin
en la fuente.
5. Se recomienda dejar soporte de recepcin o entendimiento de los servidores pbcos de planta del Hospital Simn Bolvar sobre la solicitud a realizar por
Gestin del Talento Humano por el correo institucional, o mediante reuniones donde se asegure que el 100% de los servidores pblicos reciban la informacin,
sobre la actualizacin de los documentos requeridos para acogerse a los beneficios de retencin en la fuente correspondiente al ao gravable 2014.
6, Se recomienda identlficar los posibles riesgos que se puedan generar al calcular la retencin en la fuente en forma errada y las implicaciones laborales y
tributarias que se puedan generar.
7. Se recomienda evaluar la posibilidad de almacenar y custodiar las carpetas de hoja de vida de manera electrnica con la finalidad de apoyar la Poltica de
Cero Papel.

Plan de Accin

Fecha de rernediacin
Responsable de la remediacin

1. De \a recomendacin 1 y 2, con el apoyo del Grupo Funcional de Sistemas e Informatica del HSB, se har una revisin de los clculo propios del proceso de
retencion en la fuente por ingresos laborales, documentando lo propio en el procedimiento, definiendo la respectiva segregaCin de funciones y dems
caractersticas que apliquen de acuerdo a las recomendaciones.
3. De la recomendacin 3 y 4. se realizar un barrido a los clculos de retencin en la fuente por ingresos laborales realizados en el ltimo ao, y realizar los
ajustes pertinentes conforme al Estatuto Tributario.
5. De la recomendacin S, socializar entre los servidores pblicos los beneficios tributarios a los que puede acogerse.
6. De la recomendacin 6. se actualizarn los riesgos identificados al respecto en el mapa de riesgos con Oficina de Ptaneacin.
7. De la recomendacin 7, en linea con la actualizacin de los procedlmientos y formatos del proceso de Gestion de Talento Humano se buscarn mecanismos
que apliquen al cumplimiento de la politica de cero papel y de acuerdo con los lineamientos que al respecto se tengan al interior de la institucin.
30 de Diciembre de 2014
lder del Grupo Funcional de Gestin Humana - Responsables de subprocesos del Proceso de Gestin Humana - SUbgerente Administrativo

Los Siguientes firman en seal de revisin, compromiso y aprobacin de lo contenido en el acta:

Firma del Dueo del Proceso

FI'm, "lo,

responsables de rernediacin

~~

Los siquientes firman en seal de entrega de los resultados de la auditarla:

Firma de Auditores

Firma de Jefe OGPA

Acta de Ent,eea cl~ sesuttados

GTH (1)

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