ADMINISTRATIVOS
Es una obra producida por el Departamento
de Redaccin y Diseo del Instituto
Guatemalteco de Educacin Radiofnica,
IGER.
11 Avenida 18-45, Ciudad Nueva, zona 2
Ciudad de Guatemala.
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Pgina web: www.iger.edu.gt
1 Edicin 2002
8 Edicin 2009
Cdigo: 02-11-02-1
semana
La organizacin
Contenidos:
La organizacin
s Tipos de organizaciones
Grupo Tacan
Objetivos:
1. Definir la organizacin.
2. Identificar sus ventajas y caractersticas.
1. Organizacin
Si observamos la naturaleza, encontramos un sinfn
de animales que trabajan y viven en grupo. Pensemos en
las hormigas. Las hormigas no viven ni trabajan solas,
viven en colonias, estn organizadas.
No hay hormiga que no trabaje. Cuando se acerca el
invierno se preparan para conseguir el alimento necesario. Cada una va y viene, varias veces, llevando comida
al lugar donde pasarn el invierno. Las hormigas viven
y trabajan en grupo.
Las hormigas y las abejas nos dan un gran ejemplo
a los seres humanos. Nosotros tambin necesitamos
trabajar y vivir en grupo para sobrevivir. Desde que nacemos, necesitamos de los otros. Si a un beb recin
nacido lo dejamos solo, no sobrevivir. El beb necesita
a su familia.
Durante toda nuestra vida somos miembros de algn
grupo u organizacin. Al nacer pertenecemos primero
a nuestra familia. Ms tarde a la escuela, adems de la
familia. Cuando somos adultos, formamos una familia
propia y tenemos que trabajar para sostenerla. Nuestra
familia junto con otras familias forman una comunidad.
Por eso decimos que:
Grupo Tacan
En nuestras comunidades encontramos diferentes grupos que nos ayudan a organizarnos para conseguir cosas y convivir mejor:
P
P
P
P
P
P
una escuela
un equipo de ftbol
una iglesia
un grupo de estudio del IGER
un comit pro-mejoramiento
una cooperativa, etc.
Por otro lado, todos conocemos las muchas necesidades y problemas que tenemos
que nos afectan a la mayora y que solos no podemos resolver. Las necesidades ms
comunes son:
P
P
P
P
P
P
La meta de un comit pro-mejoramiento es favorecer el desarrollo de la comunidad introduciendo mejoras como agua, luz elctrica, carreteras, etc.
Grupo Tacan
Para poder ser eficaces necesitamos tener un plan, saber cundo, dnde,
cmo, con qu y con quin vamos a lograr los objetivos.
c.
Las organizaciones necesitan recursos para conseguir sus objetivos.
Pongamos otro ejemplo, si hablamos del IGER, para alcanzar nuestra meta,
necesitamos libros, maestros orientadores y un lugar donde reunirnos y estudiar.
Prstamos a bancos.
La divisin del trabajo es fundamental para conseguir los objetivos propuestos. Cuanto mayor es la organizacin mayor es
la divisin del trabajo.
Grupo Tacan
P Grupo de mujeres.
P Cooperativa.
P Grupo deportivo.
P Comit pro-feria.
P Comit de emergencia.
P Grupo de estudios.
Glosario
Estrategia:
Resumen
1. Organizacin
Grupo Tacan
Autocontrol
A. Lea las siguientes oraciones y escriba dentro del parntesis una F, si son falsas
o una V, si son verdaderas.
0. La familia no es una organizacin.
(F)
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
12
semana
La administracin
Contenidos:
Lectura previa:
La feria de San Pedro
La administracin qu es?
s Definicin de administracin
s Proceso de la administracin
s Caractersticas de la administracin
13
Grupo Tacan
Objetivos:
1. Definir la administracin, su proceso y sus caractersticas.
14
Lectura previa
La feria de San Pedro
La comunidad de Lagunitas celebraba el ltimo da de su fiesta patronal dedicado a San Pedro. Haba sido una semana muy cansada para Don Julin y los
dems miembros del comit, pero estaban muy contentos de cmo haba salido todo.
La semana haba estado bien alegre, con jugadas, el desfile, haban tenido bailes,
jaripeos, concursos de maratn y bicicleta, llegaron unas ruedas de Chicago. La comunidad estaba disfrutando a lo grande de su feria.
Pero no todo haba sido diversin, el trabajo haba empezado unos meses
atrs cuando la comunidad se haba reunido para elegir a los miembros del Comit
Pro-feria.
En la primera reunin se eligieron los cargos, despus de platicar durante un
buen rato, los asistentes eligieron a los miembros de la Junta Directiva del Comit.
Don Julin fue elegido el presidente porque en aos anteriores haba demostrado su
capacidad para organizar actividades. Adems era un hombre muy respetado en la
comunidad por su honestidad y dedicacin al trabajo.
En aquella primera reunin del comit, se platic sobre las posibles actividades
que se podan hacer para recaudar fondos
(conseguir dinero) y as poder organizar
una bonita feria en la que todos disfrutaran.
Grupo Tacan
Un dolor de cabeza les dio, el decidir si se pona en cada baile
la venta de cervezas. Segn algunos, la venta de cerveza daba bastante pisto, pero el ao anterior muchos se emborracharon y armaron
tremendo relajo. Las muchachas se molestaron y ahora los paps no
queran dar permiso a sus hijas para que fueran a los bailes.
Despus de evaluar los pros y los contras de la venta de cerveza,
el Comit decidi que, aunque les diera ms trabajo para recaudar el
dinero, no se vendera cerveza en los bailes y se prohibira la entrada
a los muchachos que estuvieran tomados.
El objetivo de las actividades es que todos la pasemos bien,
as que mejor no permitimos el chupe en el saln, dijo Don Julin,
aunque consigamos menos pisto y tengamos que trabajar ms.
Los miembros del comit estuvieron de acuerdo y decidieron
adems, pedir colaboraciones a los comerciantes, a la municipalidad
y a la compaa que trabajaba en la regin.
Otro problema fue el de buscar la colaboracin de otras personas. Por eso se decidi que cada miembro del comit tena que invitar
a otros para que apoyaran.
Una vez acordadas las actividades que se iban a hacer, se
platic de cmo se iban a realizar. Se eligi un encargado de cada actividad que sera el responsable y que entregara el dinero recaudado
a Don Toms, el tesorero.
Decidieron enviar cartas de solicitud de fondos a la Muni, a las
escuelas, a las iglesias y a otros grupos que apoyan a la comunidad
para pagar al grupo musical que llegara a amenizar el baile y para
comprar premios. Se enviaron cartas a las radios para invitar a las otras
comunidades cercanas a que llegaran a las actividades propuestas.
En fin, la fiesta comenz mucho tiempo antes.
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La feria fue muy alegre y divertida para todos, aunque los
miembros del Comit trabajaron duramente. Los vecinos comentaban
entre ellos a ver qu tal organizan el otro ao, porque ste estuvo muy
bueno.
Al finalizar la feria, los miembros del Comit se reunieron una
vez ms para hacer una evaluacin de todas las actividades realizadas,
para ver qu les haba salido bien y qu se poda mejorar. Como sobr
un poco de dinero, decidieron entregarlo al Comit Pro-mejoramiento
para que sirviera en el arreglo del puente que se estaba haciendo. No
todo haba sido sencillo, el trabajo del comit de la feria fue muy cansado
y hubo momentos en que se disgustaron porque alguno de ellos que
no cumpli, se retir y tuvieron que elegir a otra persona. Sin embargo,
todos los miembros se quedaron satisfechos con los resultados finales.
El secretario, tom acta de la evaluacin, para que le sirviera al prximo
Comit y no repitiera los errores de ese ao.
Al terminar la reunin, Don Julin se levant, se puso su sombrero y se fue a la casa, hasta el otro ao dijo, y se fue. Todos se
saludaron y despidieron...
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Grupo Tacan
Comprensin de lectura
1. Qu actividades decidi realizar el Comit para recaudar fondos?
18
1. Administracin: Qu es?
Para que las organizaciones de las que hablbamos la primera
semana sean tiles y logren las metas que se han propuesto, necesitan
tener una buena administracin.
Pero, qu es la administracin?
Grupo Tacan
Los miembros se trazaron un objetivo: Recaudar fondos para la feria. Para
ello, planificaron las actividades, se dividieron los trabajos y eligieron a un tesorero
que llevara el control del dinero. Se organizaron y coordinaron para decidir quien haca
cada cosa, se reunieron peridicamente para evaluar cmo iba el trabajo y finalmente
celebraron la feria.
El Comit decidi qu, quin, cundo, cmo, dnde, con qu y con quin se
iban a realizar las actividades.
Todos estos pasos forman parte del proceso administrativo. Sin tener conciencia de lo que estaban haciendo, el Comit ha hecho administracin.
Sin embargo, si hubieran conocido la tcnica de la administracin
probablemente hubieran logrado mejores resultados, con menos
esfuerzos.
En este curso vamos a aprender a realizar estos pasos de
una forma ms sistemtica, ms ordenada. En la antigua China, (500
a. de C), Micius, un pensador, explicaba:
Los muy hbiles pueden lograr xito a base de su destreza*.
Pero con un sistema, incluso los no expertos pueden obtener los
mismos resultados, aunque tengan menor destreza.
La administracin es un proceso que todos nosotros hacemos
en cualquier organizacin. Sin embargo, si queremos lograr los
mejores resultados debemos aprender la tcnica administrativa
es decir, cmo administrar de una forma ms ordenada y sistemtica.
La tcnica administrativa nos ensea que segn sea
la forma que se utilice a la hora de coordinar a las personas y
a las cosas de una organizacin, y en razn de la manera en
que se les coordine, se obtendr mayor o menor eficiencia.
Es decir, se conseguirn los mejores resultados con el menor
esfuerzo y gasto posible.
* Destreza: Habilidad, arte o propiedad con que se hace una cosa.
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Conocer en profundidad la tcnica o el proceso administrativo nos ayudar a
ser ms eficientes en cualquier actividad que nos propongamos.
A veces, de manera equivocada, se considera que la administracin trata nicamente de manejar dinero, de contabilidad. Una buena contabilidad, como veremos,
La administracin busca conseguir los mejores resultados, coordinando y aprovechando, de
manera eficaz y eficiente, los recursos materiales y
humanos con los que se trabaja.
es esencial para llevar el control de los recursos, pero es slo un paso ms dentro del
proceso administrativo.
P Saber comunicarse y coordinar con los otros miembros de la organizacin y con otras instituciones y
organizaciones con las que se trabaje.
* Tcnica: Conjunto procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia o un arte. Pericia o habilidad
para usar de esos procedimientos y recursos.
* Eficiencia: Cuando una institucin, organizacin logra cumplir sus objetivos con la mnima utilizacin
y desperdicio de recursos disponibles.
* Eficacia: virtud, actividad, fuerza y poder para obrar.
21
Grupo Tacan
Los administradores son evaluados en trminos de eficiencia*
y eficacia*.
En administracin decimos que la eficiencia es la capacidad de
hacer correctamente las cosas, en cambio, la eficacia es la capacidad
de escoger los objetivos apropiados.
Un autor nos explica que eficiencia significa hacer correctamente las cosas y eficacia hacer las cosas correctas.
En general, podemos afirmar que el buen administrador realiza
un trabajo eficaz y adems es una persona eficiente.
* Coordinar:
Ordenar u organizar de manera simultnea y armoniosa varias cosas o personas.
Supone que hay diferentes personas y diversos medios orientados a la realizacin de un fin nico.
22
1.
Qu se poda hacer?
Primero pensaron todas las actividades posibles para recaudar fondos:
Pedir una colaboracin a cada familia.
2.
Qu iban a hacer?
Una vez vistas las posibilidades, se decidieron por aquellas que eran ms convenientes. As que optaron por celebrar
los bailes sin vender cerveza, hacer las rifas, jaripeos, pedir
colaboracin a los comerciantes y no a los vecinos, pedir un
aporte a la municipalidad, etc.
3.
Cmo se iba a hacer?
Despus tuvieron que pensar y preparar dnde, cundo y
cmo se iba a organizar cada actividad. Los bailes en el saln,
los sbados por la noche, con una disco; las rifas en la escuela;
la cuadrangular en el campo, los domingos en la maana, etc.
4.
Con qu y con quin se iba a hacer?
Entre los miembros del Comit eligieron a los encargados de cada actividad, designaron a un tesorero
que fuera guardando los fondos recogidos y buscaron
los recursos que tenan y necesitaban para hacerlas.
6.
Cmo se ha realizado?
Finalmente, el Comit se reuni despus de la feria para ver cmo haba ido
todo, qu dinero se haba gastado y qu actividades haban salido mejor.
Tambin se habl de lo que habra que mejorar para el siguiente ao, por lo
que dejaron escrito cada cosa que se haba hecho para que no se volvieran
a repetir los errores el siguiente ao.
23
Grupo Tacan
Por eso vemos que cuanto mayor es la organizacin o el organismo social, la funcin ms importante del lder es la administracin. Analicmoslo con otro ejemplo.
Por ejemplo: cada Supervisor de Educacin tiene que administrar y coordinar los
recursos materiales y humanos de su regin segn a los objetivos generales del
Ministerio de Educacin.
5. Por ltimo, debemos tener en cuenta que en todas las organizaciones se da una
divisin del trabajo, y que cuanto mayor es la organizacin, mayor es la divisin.
Igualmente, cuanto mayor es la organizacin ms importante y necesaria es la
administracin y ms personas estarn dedicadas a la parte administrativa.
Por ejemplo, el Ministerio de Educacin, adems de maestros, el personal docente, tiene un personal administrativo
que disea los planes de estudio, que planifica y ejecuta el
presupuesto, que lleva el registro de los estudiantes, etc. Por
el contrario, generalmente en una escuela rural, el director
es el que lleva la parte administrativa.
1. Administracin
Glosario
Coordinar:
Destreza:
Eficacia:
Eficiencia:
Tcnica:
Grupo Tacan
Resumen
26
A. Escriba en la lnea el nombre del paso del proceso administrativo que corresponde
a cada pregunta.
Autocontrol
1. Qu se va a hacer?
2. Cmo se ha realizado?
3. Qu puede hacerse?
4. Con qu y con quin se va a hacer?
5. Cmo se va a hacer?
B. Busque en la sopa de letras las siguientes palabras comunicacin, eficiencia,
eficacia, coordinacin, negociacin. Las palabras pueden estar situadas de arriba
abajo, o de derecha a izquierda.
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Grupo Tacan
C O O R D I N A C I O N P L
K O E Q E R T G G N B B M C
A X M C A T I L N B E B P X
I Q D U S A R A D J T I C O
C A C S N L R T A U P A I P
N Z T U I E R T S A T O E
E W Y P D E C A R E R A D R
I L N O I C A I C O G E N
C E U O U D I B C B L S O A
I C C E F I C A C I A E R P
F M G I C T O N O I O P A R
E G B J A C I J Y L A N M I
C. Conteste a las siguientes preguntas:
1. Qu es administracin?
4. Segn lo aprendido en esta semana, para qu cree usted que sirve la administracin en la municipalidad?
28
semana
Historia de la Administracin
Contenidos:
La administracin a travs de la historia
s Introduccin:
La administracin en el mundo antiguo:
s Sumeria:
s Babilonia:
s China.
s Egipto:
s Antigua Roma:
Grupo Tacan
Objetivos:
1. Conocer la evolucin de la administracin a travs
de la historia.
30
Introduccin:
Los seres humanos han administrado y han sido administrados en
grupos y en organizaciones desde la prehistoria. An las tribus ms simples
de cazadores y recolectores reconocan y obedecan a un lder o a un grupo,
responsables del bienestar de todos y de tomar decisiones.
A medida que las sociedades crecieron
y se hicieron ms complejas, fue
ms clara la necesidad de contar
con administradores. Las personas
que se encargaron de administrar las
diferentes organizaciones sociales
fueron desarrollando tcnicas y
mtodos administrativos de una
manera intuitiva o experimental.
Es decir, estas personas no desarrollaron un estudio de la administracin, sino que fueron inventando, usando y perfeccionando
diferentes elementos y conceptos
administrativos, como la divisin
del trabajo, la descentralizacin*,
el control de las actividades, etc.
A partir de la revolucin industrial de los siglos XVIII y XIX, las empresas
(organizaciones privadas productivas) crecen en tamao y complejidad, por lo
que empiezan a necesitar una administracin con un carcter ms profesional. Igual que las empresas, los Estados y sus gobiernos con una poblacin
en aumento y unas relaciones sociales cada vez ms complejas, necesitan
administradores ms preparados que puedan dirigir, coordinar y controlar las
instituciones y organizaciones pblicas (del gobierno).
* Descentralizacin: Delegar parte de la autoridad en otros, repartir el poder y las obligaciones con otros.
31
Grupo Tacan
As nace la necesidad de recopilar y unir todos estos conceptos
y elementos, los mtodos y las tcnicas, para crear, de una forma ms
sistemtica y cientfica, una disciplina de la administracin. Por eso, un
nmero creciente de pensadores y cientficos se dedican a desarrollar
principios y teoras que van formando el cuerpo de la disciplina administrativa.
La administracin nace como disciplina cientfica y con un carcter ms profesional cuando las organizaciones sociales, pblicas y
privadas crecen en tamao y complejidad.
2.1
Sumeria:
Sumeria es la civilizacin ms antigua
que se conoce. Estaba situada entre los ros
Tigris y ufrates, en la zona que en la actualidad ocupan los pases Irak, Irn y Siria.
En esa regin la lluvia es escasa, pero
cuando el frtil suelo se riega a travs de canales produce abundantes cultivos. La necesidad de riego llev a los antiguos sumerios a
organizar y construir canales.
* Arcaica: antigua
32
En Sumeria exista un sistema tributario, y los sacerdotes eran los encargados de recolectar los tributos. Adems, los sacerdotes deban rendir cuentas
de los impuestos recibidos, lo cual constituye una prctica arcaica* de control
administrativo.
Dada la variedad y cantidad de los impuestos que se recaudaban, los
sacerdotes no podan confiar en su memoria, razn por la cual fue necesario
idear un sistema de registro de datos de todas las transacciones* econmicas
que se realizaban.
Grupo Tacan
2.2 Babilonia:
La civilizacin babilnica, heredera de la Sumeria, se desarroll en la misma
zona geogrfica. Dur desde el siglo XVIII hasta el VI a.C. Su economa, tambin
basada en la agricultura, dependa nuevamente de la regulacin y construccin de
canales para la supervivencia de la poblacin.
Los babilonios modificaron y transformaron la herencia sumeria para adecuarla a su propia cultura y
carcter. El modo de vida resultante demostr ser
tan eficaz que sufri relativamente pocos cambios
durante aproximadamente 1.200 aos.
En esta civilizacin encontramos elementos de
administracin que han quedado recogidos en
el Cdigo de Hammurabi (2,000 a. de C.) y en
documentos que provienen del reinado de Nabucodonosor.
El Cdigo de Hammurabi era un conjunto de
leyes (ms o menos lo que hoy llamaramos una constitucin), que regulaba muchos
aspectos relativos al gobierno de la nacin. Recopilaba leyes referidas al comercio,
a la vida civil, a la justicia. Asimismo ciertas leyes relacionadas con la actividad administrativa. Los aspectos administrativos que se tratan en el cdigo son los siguientes:
* Responsabilidad. Segn este cdigo, cada encargado o capataz era responsable
de los hombres que trabajaban con l y tena que responder por lo que hicieran.
Si alguno de los diez hombres que estaban asignados a estos capataces en la
construccin de los canales, no cumpla con su trabajo, o provocaba un accidente,
era el jefe o capataz el que deba ser castigado.
* Motivacin: se daba una paga extra a aquellos obreros que producan ms de lo
normal para animar a los trabajadores a que trabajaran ms.
* Control: haba encargados en Babilonia de apuntar y controlar todas las operaciones y actividades comerciales y de impuestos, al igual que los sumerios. Cada
transaccin deba quedar registrada segn un sistema de control que se realizaba
por colores.
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2.3 China
Fue uno de los imperios ms antiguos y
ms grandes de la Tierra. Su historia se desarrolla desde tres mil aos a. de C. hasta el siglo
XX.
Desde la poca del imperio, el territorio
era tan grande que sin duda necesitaba una gran
perfeccin en sus aspectos administrativos para
poder ser gobernado. Los gobernantes eran reyes que pertenecan a diferentes familias. Cada
familia gobernante se la conoce como dinasta.
Las dinastas se empiezan a desarrollar en el segundo milenio a de C.
Durante una de estas dinastas, (hacia 1,100 a. de C) se escribi una constitucin donde encontramos normas de gobierno relacionadas con la administracin.
Veamos algunas de estas normas:
1. Que la organizacin sea tal que el gobierno se establezca. Aqu se plantea la
necesidad de contar con una estructura administrativa para poder gobernar.
35
Grupo Tacan
2.4 Egipto:
La civilizacin egipcia fue una de las ms importantes de la edad antigua. Sus
orgenes se remontan alrededor de tres mil aos a de C. Estaba ubicada a orillas del
ro Nilo al norte de Africa.
En su primera etapa histrica, la organizacin del gobierno era descentralizada, es decir en cada regin haba un encargado que tena la autoridad para recaudar
y manejar el dinero de los tributos sin tener que responder a ningn superior. Pero
como se dio una mala distribucin y manejo de los impuestos, los faraones (los reyes
gobernantes) fueron acaparando toda la autoridad y el control a un gobierno central.
Los egipcios fueron los primeros en demostrar que la descentralizacin funciona mejor
si existen ciertos controles centrales efectivos.
El papel de la administracin pblica en Egipto tena una importancia vital ya que garantizaba, con la regulacin pblica y
colectiva de los canales, la subsistencia econmica de todo el
pas. Egipto, al igual que Sumeria y Babilonia, viva a la orilla de
un ro, el Nilo. Este ro tena pocas de crecidas y de sequas,
por lo que los egipcios construyeron canales para poder regar
los campos de cultivo sin que se inundaran o se secaran. Los
canales eran la pieza clave de la agricultura por lo que su regulacin era indispensable para asegurar las cosechas y alimentos
de la poblacin.
Las grandes construcciones de los antiguos egipcios: pirmides
y templos, al igual que en Babilonia o en la
civilizacin maya, requirieron de una gran
coordinacin de elementos materiales y humanos, lo cual hace pensar que conocan y
dominaban ciertas tcnicas administrativas.
Para la construccin de una sola pirmide
se necesit el trabajo de cien mil hombres
durante veinte aos, lo que nos habla de una
enorme coordinacin de recursos humanos
y materiales.
Asimismo, en el antiguo Egipto, segn lo
que nos ha quedado registrado en los papiros*
(1,300 a. de C.), exista un sistema definido
de administracin. En un papiro referente al
reinado de Ramss II, aparecen recomendaciones sobre tres aspectos administrativos
bsicos: la especializacin, la capacitacin de
los funcionarios y la supervisin.
Las grandes obras arquitectnicas en Egipto y el desarrollo econmico de la
civilizacin se debieron principalmente a la existencia de una administracin central
muy organizada.
* Papiro: Lmina sacada del tallo de esta planta y que empleaban los antiguos para escribir en ella.
37
Grupo Tacan
Roma no slo conquist grandes territorios, sino
que supo organizarlos en un imperio que mantuvo casi
siempre en orden. El desarrollo de la administracin en
Roma se da principalmente en la poca del imperio que
comprende desde el 27 a.C. hasta 476 d.C.
Entre los aspectos ms destacados de la administracin que encontramos en Roma, estn la especializacin y divisin del trabajo en los puestos y cargos de
gobierno.
Con la expansin
del imperio hasta zonas
muy lejanas, se vio la
necesidad de nombrar
gobernadores que controlaran los territorios y
recaudaran los tributos;
en estos gobernadores
se delegaba parte de la
autoridad del gobierno
central aunque tenan que dar cuenta al emperador de
todos los asuntos de sus provincias.
38
Durante la edad media, desaparecen las grandes civilizaciones y van naciendo
un gran nmero de reinos pequeos. Cada reino estaba dividido en feudos*, en los
que el seor feudal, patrn del territorio era dueo y seor de todo lo que haba en el
territorio, tierras y personas. Sin embargo, los seores feudales tenan obligaciones
con los reyes, tenan que pagar tributos y apoyarlos cuando haba guerra. (Lea atentamente la definicin de feudo en el pie de pgina).
Esta forma de gobernar obedece al principio administrativo de la descentralizacin, es
decir la autoridad y el poder se reparten entre
diferentes personas, que responden a un poder
central.
De esta manera, aunque el poder estaba
descentralizado porque cada seor feudal tena
poder absoluto en su tierra, la autoridad final la
tena el rey.
A finales de la Edad Media, alrededor del siglo
XV, existan pequeos estados en Italia, donde
se dio un desarrollo importante en aspectos de
gobierno. En uno de estos reinos, tuvo una gran
influencia un pensador poltico, Nicols Maquiavelo. Aunque la mayor parte de su obra est dirigida
a la poltica y el gobierno, su pensamiento tiene
aplicaciones importantes en la administracin.
Maquiavelo planteaba la descentralizacin
dentro de las organizaciones, en el sentido de delegar funciones y responsabilidades
para dar solucin ms rpida a los problemas que se presenten, pero a la vez, cita
la necesidad de cierta centralizacin, que debe consistir en que todos los delegados
deben estar coordinados para que, trabajando cada uno por separado, persigan todos
los objetivos generales.
* Feudos:Contrato por el cual los soberanos y los grandes seores concedan en la Edad Media tierras
o rentas en usufructo, obligndose el que las reciba a guardar fidelidad de vasallo al donante, prestarle
el servicio militar y acudir a las asambleas polticas y judiciales que el seor convocaba.
39
Grupo Tacan
En un sistema descentralizado, la comunicacin es fundamental, hace falta una constante informacin de lo que se est haciendo y
de lo que hay que hacer. Es necesario compartir objetivos, polticas, y
normas, as como los resultados que se van consiguiendo.
La Edad Media se caracteriza por la descentralizacin de los
gobiernos. Maquiavelo plantea que para que funcione un sistema descentralizado es necesario un poder central que coordine y dirija.
41
Grupo Tacan
Glosario
Descentralizacin: Delegar parte de la autoridad en otros, repartir el poder y las
obligaciones con otros.
Arcaica:
Antigua
Transacciones:
Negocio, intercambio
Remoto:
Lejano, antiguo
ndole:
Papiro:
Feudos:
Contrato por el cual los soberanos y los grandes seores concedan en la Edad Media tierras o rentas en usufructo, obligndose
el que las reciba a guardar fidelidad de vasallo al donante,
prestarle el servicio militar y acudir a las asambleas polticas y
judiciales que el seor convocaba.
Resumen
1. La administracin a travs de la historia
42
2.1 Sumeria:
Desarrolla los siguientes elementos:
*
Una prctica arcaica de control administrativo.
*
Una forma de contabilidad.
*
El principio de divisin del trabajo.
2.2 Babilonia:
Destacan los siguientes aspectos administrativos:
*
Responsabilidad.
*
Motivacin:
*
Control de la produccin
2.3 China:
Encontramos normas de gobierno relacionadas con la administracin.
*
Reconoce la necesidad de una estructura administrativa.
*
Establece la importancia de la comunicacin en la administracin.
*
Seala la necesidad de ser eficientes.
*
De establecer controles para mantener el gobierno.
* Introduce la idea de auditoria, y establece el principio bsico de la revisin
de los sistemas y mtodos administrativos
2.4 Egipto:
Aparecen recomendaciones sobre tres aspectos administrativos bsicos:
* La especializacin
* la capacitacin de los funcionarios
* La supervisin.
* El papel de la administracin tena una gran importancia ya que garantizaba
la subsistencia econmica de todo el pas.
43
Grupo Tacan
Con la revolucin industrial las empresas van aumentando en tamao y complejidad, por lo que empiezan a necesitar una administracin ms cientfica.
El desarrollo de las ciencias sociales favorece el desarrollo de la disciplina administrativa.
Desde el siglo XIX, surgen diferentes escuelas con enfoques distintos. Cada enfoque desarrollar una serie de principios y teoras administrativos.
44
Autocontrol
A. Lea las siguientes oraciones y escriba dentro del parntesis una F, si son falsas
o una V, si son verdaderas.
0. La administracin ha existido desde la prehistoria.
B. Escriba dos aportes que cada civilizacin hizo a la disciplina administrativa: (elegir
dos de los siguientes).
1. Sumeria: control administrativo y contabilidad.
2. Babilonia: responsabilidad, motivacin y control de la produccin.
3. China: estructura administrativa, comunicacin, eficiencia, control y auditoria.
4. Egipto: especializacin, capacitacin y supervisin.
45
46
Lectura adicional
Escuelas de administracin
Se conoce con el nombre de escuelas a aquellos grupos de autores que comparten principios y mtodos respecto a una disciplina, en este caso la administracin.
Clasificacin de las escuelas de administracin: las escuelas se pueden agrupar
en cuatro grandes grupos:
1. Las escuelas que miran la naturaleza y la estructura de la disciplina de la administracin, es decir tratan de establecer qu y cmo es lo administrativo, y deducir
de ah reglas y principios. Entre estas escuelas encontramos:
a) Escuela de Administracin Cientfica o Taylorismo: Establece por vez primera
el carcter cientfico de la administracin como disciplina.
b) Escuela Clsica o Universalista: Trata de definir la estructura lgica de los
diversos actos que forman la administracin.
c) Escuela Empiriolgica: La administracin debe fundarse en la experiencia.
2. Escuelas que enfatizan los aspectos humanos en la administracin.
a) Escuela del Comportamiento Humano: Pone el nfasis de la administracin
en la motivacin de las personas con quienes se trabaja.
b) Escuela del Sistema Social: Si la esencia de la administracin es la coordinacin, entonces es imprescindible saber coordinar los elementos humanos y
stos con los recursos materiales.
47
Grupo Tacan
3. Escuelas que se apoyan en los avances de la ciencia lgica y emplean principalmente modelos matemticos para la toma de decisiones.
a) Escuela de Toma de Decisiones: Todo acto administrativo se aplica por medio
de una decisin, por lo que el administrador debe saber perfectamente cmo
tomar decisiones siguiendo un esquema lgico.
b) Escuela Matemtica: Es una derivacin de la anterior.
4. Las que miran las relaciones que se dan dentro de la administracin:
a) Escuela Estructuralista: Estudia todo tipo de relaciones que se dan al interior
de la organizacin, las relaciones con elementos externos y con el medio
ambiente y de ah crea una serie de principios y reglas para la resolucin de
conflictos e intereses.
b) Escuela de Sistemas: Es la ms aceptada hoy en da, se basa en el enfoque
de sistemas, un enfoque que abarca a todas las disciplinas y ciencias, no slo
a la administracin. El nfasis est en el estudio de las organizaciones como
sistemas o partes de sistemas.
48
semana
Elementos de la Administracin
Contenidos:
Elementos de la administracin
Mecnica administrativa
s Previsin
s Organizacin
Planificacin
Dinmica Administrativa
s Coordinacin
s Direccin
s Control
49
Grupo Tacan
Objetivos:
1. Distinguir la administracin de personas de la administracin de cosas.
2. Identificar los elementos del proceso administrativo.
50
51
Grupo Tacan
de las personas.
2. Elementos de la administracin
Cuando pensamos en cmo debe funcionar una organizacin, es
decir, cmo debe ser su administracin, tenemos que tomar en cuenta
que para lograr mejor nuestras metas, debemos hacer las cosas de
manera ordenada.
Entre las caractersticas del proceso administrativo que veamos
en la segunda semana, decamos que casi todos los pasos o etapas
del proceso se dan a la vez y que forman una unidad. No se deben
dar unos sin los otros.
Tambin veamos que el proceso administrativo se compone de seis
pasos o elementos. A continuacin vamos a ver con mayor profundidad
el proceso administrativo en su totalidad. Sin embargo, cada elemento
se estudiar en detalle en las semanas sucesivas.
52
Mecnica administrativa
2.1 Previsin
Grupo Tacan
b)
Investigaciones: Se refiere al descubrimiento
y anlisis de los medios con los que se cuenta.
La investigacin nos ayuda a averiguar ms
exactamente cmo estamos, qu es lo que
tenemos, qu es lo que nos hace falta. Entre
las herramientas para investigar tenemos: el
diagnstico comunitario, las entrevistas, las
encuestas y la observacin.
c)
Alternativas: Adaptar los medios a los fines y ver qu posibilidades de accin distintas existen.
Por ejemplo, el comit averigu que el agua ms pura se encuentra en un nacimiento a cinco kilmetros, sin embargo, a
dos kilmetros hay un manantial que est contaminado porque
las mujeres van a lavar la ropa all.
2.2 Planificacin
Planificar es pensar lo que vamos
a hacer, pero la planificacin no se puede
quedar slo en el pensamiento, es necesario que escribamos qu pensamos hacer,
dnde, cmo, cundo, cunto vamos a
hacer y quines lo haremos.
En la planificacin hay que tener en
cuenta los siguientes aspectos.
a. Las polticas, es decir, los principios generales que van a orientar
la accin.
Grupo Tacan
- Iniciar una campaa de vacunacin para todos los menores de cinco aos.
- Capacitar a los adultos sobre temas como la lactancia materna, la higiene, la
alimentacin, etc.
-
2.3 Organizacin
Organizar es poner en orden las cosas y las personas que forman parte o realizan el proyecto, y las actividades que cada persona debe hacer. Para lograrlo tiene
que haber quien ordena y quien hace las cosas, pero sobre todo debe haber unidad
y coordinacin.
En la segunda semana hablamos de divisin del trabajo y que cuanto mayor es
la organizacin, mayor es la diversificacin de tareas.
Para que las diferentes actividades o trabajos de una organizacin sean ms
* Diversificar: Dar variedad a una cosa, producto o tarea.
56
Grupo Tacan
Dinmica Administrativa
2.4 Coordinacin
2.5 Direccin
Grupo Tacan
P Capacidad para delegar. Es importante que los lderes o encargados en las organizaciones sean capaces de ceder parte de la
autoridad y responsabilidad a otras personas para que no recaiga
todo el trabajo y el poder en unas cuantas personas. Asimismo,
delegando se da la oportunidad de que otras personas demuestren
su capacidad para trabajar o participar de una manera responsable
y eficaz. En algunas organizaciones los lderes concentran todas
las responsabilidades y todos los trabajos y cuando alguno de ellos
falla, la organizacin se derrumba. Por esto es muy importante que
los lderes sepan delegar.
P Revisar y supervisar. La funcin ltima de la direccin es revisar
y supervisar si las cosas se estn haciendo tal y como se haban
planeado y organizado.
2.6 Control
Es la vigilancia, supervisin* y evaluacin de todas las actividades y tareas que hacen las personas que trabajan en un proyecto, con
la finalidad de poder corregir y mejorar lo que no sali bien o puede
salir mejor. El control de las actividades tambin nos da informacin
para formular nuevos planes. Comprende tres etapas.
P Establecimiento de estndares* y controles para poder hacer
comparaciones entre lo que se ha hecho y lo que se quera hacer.
P Aplicacin de los controles.
P Evaluacin de los resultados de los controles. Esta es una funcin
administrativa que nos sirve tambin como un medio de planificacin, ya que se vuelve a recoger informacin para hacer nuevos
planes.
Todos los miembros de la organizacin deben hacer la evaluacin para mejorar todas las actividades.
* Supervisin: De supervisar, inspeccionar un trabajo, una empresa o un proyecto.
* Estndares: Requisitos mnimos que deben cumplir todas las actividades.
60
1. Previsin
Objetivos
Investigacin
Alternativas
2. Planificacin
Polticas
Estrategias
Procedimientos
Programas
Presupuestos
3. Organizacin
Funciones
Autoridad y responsabilidad
Obligaciones
a)
ec
ic
ad
in
is
tra
tiv
a
ra
tiv
4. Coordinacin
Seleccin
Incorporacin de los nuevos
Desarrollo
Coordinacin de las cosas
6. Control
Establecimiento de controles
Aplicacin
Evaluacin
b)
Di
ic
ad
in
i
st
5. Direccin
Toma de decisiones
Comunicacin
Delegacin
Supervisin
61
Grupo Tacan
Glosario
Caudal:
Consenso:
Requisito:
Condicin necesaria.
Resumen
1. Administracin de personas y cosas
Las cosas son medios que ayudan a lograr los fines de la organizacin.
Las personas son los agentes impulsores y coordinadores de las organizaciones.
2. Elementos de la administracin
62
Mecnica administrativa
2.1 Previsin: Es la elaboracin de objetivos en funcin de la informacin que
hemos recopilado.
2.2 Planificacin: Es decidir y escribir lo que pensamos hacer, dnde, cmo,
cundo, cunto vamos a hacer y quines.
En la planificacin intervienen:
* Polticas
* Estrategias
* Procedimientos
* Programas
* Presupuestos
2.3 Organizacin: es poner en orden las personas, las cosas y las actividades
que cada persona har para poder hacer bien un proyecto.
63
Grupo Tacan
Autocontrol
A. Lea las siguientes oraciones y escriba dentro del parntesis una F, si son falsas
o una V, si son verdaderas.
64
( )
( )
* toma de decisiones
Planificacin *
* evaluacin
Organizacin *
* estrategias
Coordinacin *
* objetivos
Direccin
* funciones
Control
* seleccin
65
Grupo Tacan
66
semana
La previsin en
la Administracin
Contenidos:
Introduccin:
La previsin en la administracin
Principios generales de la previsin
s Principio de previsibilidad
s Principio de objetividad
Definicin de objetivo
s Clases de objetivos
67
Grupo Tacan
Objetivos:
1. Definir el concepto de previsin en la administracin
y sus principios.
2. Comprender el concepto de objetivo.
3. Aprender las reglas para fijar objetivos.
4. Identificar los diferentes tipos de objetivos.
68
Introduccin
La palabra previsin viene del verbo prever que significa segn el diccionario:
Si vamos a salir de casa y el cielo est nublado, tomamos una sombrilla, porque
prevemos que va a llover.
1. La previsin en la administracin
La previsin es el primer paso a realizar en la administracin. La previsin
forma parte de analizar qu es lo que queremos y podemos hacer con los medios y
recursos que tenemos.
Es muy importante que durante toda la previsin tratemos de ser muy realistas.
En la previsin se siguen varias etapas:
a) Fijar los objetivos o fines generales que queremos lograr.
b) Investigar los factores -positivos y negativos- que ayudan u obstaculizan la bsqueda de esos objetivos.
c) Con la informacin que hayamos recopilado, podemos ver los diferentes caminos
desde los que se pueden realizar los objetivos y elegir el curso de accin* ms
conveniente.
d) Finalmente, basndonos en lo investigado, conviene revisar y si es necesario,
volver a fijar los objetivos generales y especficos que queremos lograr.
* Indicio: Seal o muestra inmaterial de una cosa.
* Contingencia: Posibilidad de que una cosa suceda o no suceda.
* Curso de accin: Nombre que se da en administracin a cada camino que vamos a seguir.
69
Grupo Tacan
Fayol, un pensador de la tcnica administrativa, explicaba que la previsin
jams ser una profeca, sino una reduccin del riesgo debido a factores imprevistos.
A la hora de hacer previsiones administrativas, debemos tener en cuenta que
nunca se puede alcanzar una certeza* completa, una seguridad absoluta. Como hemos
dicho, prever es ver anticipadamente, pero nadie puede predecir el futuro. Puede que
salgamos con la sombrilla y no llueva.
En cualquier organizacin y en los proyectos que sta tenga, existen numerosos
factores externos e internos que escapan a nuestro control. Por eso decimos que un
proyecto siempre tendr un cierto riesgo.
Veamos un ejemplo:
En El Salvador, una ONG propuso un
proyecto de letrinas y estufas mejoradas para
unas comunidades. El proyecto fue aprobado
y cuando iban a empezar a ejecutarlo, en
enero de 2001, ocurri el terremoto. Hoy, la
ONG y las comunidades se encuentran con
las letrinas y las estufas aprobadas, pero no
tienen casas donde ponerlas. Un terremoto
es algo que no podemos prever.
No obstante, tampoco vale decir que
un proyecto es una aventura totalmente incierta. Cuanto ms se apoye en experiencias pasadas, propias o ajenas; y cuanto ms
puedan aplicarse a esas experiencias los mtodos de investigacin, ms acertada o
probable ser la previsin administrativa.
Si sabemos que muchos inviernos se inundan los terrenos cerca de la escuela
no pensaremos en construir en ellos ms aulas.
* Certeza: Conocimiento seguro y claro de alguna cosa.
70
-
-
2. 2 Principio de la objetividad
Las previsiones deben descansar en
hechos ms que en opiniones subjetivas*.
Es muy importante que a la hora de
investigar los factores positivos y negativos
que pueden influir en un proyecto*, tratemos
de distinguir entre hechos y opiniones.
Por ejemplo: Si estamos buscando un
secretario y preguntamos por Don Pedro, es
diferente que alguien nos diga: me parece que
Don Pedro no sirve, o que alguien diga Don
Pedro no sabe escribir por lo que no debera
ser el secretario. Me parece es una opinin
mientras que no sabe escribir es un hecho.
Hagamos un ejercicio, subraye las oraciones que sean hechos.
- Me gusta mucho ese vestido rosado.
- El paludismo provoca calentura.
- Mi equipo de ftbol es el mejor.
- El caldo de chompipe es la comida ms sabrosa que existe.
- La leche materna es el mejor alimento para el beb.
Cuando hacemos la previsin tomaremos en cuenta tanto los hechos como
las opiniones.
* Subjetivas: Relativo a nuestro modo de pensar o de sentir, y no al objeto en s mismo.
* Proyecto: Cuando hablamos de proyectos nos referimos a cualquier actividad que realice una organizacin, no slo a los proyectos de desarrollo.
71
Grupo Tacan
3. Definicin de objetivo
Como dijimos al inicio, el primer paso de la previsin es fijar los
objetivos, saber hacia donde queremos caminar.
La palabra objetivo se refiere a la idea de algo hacia lo cual
se dirigen las acciones. Tambin se conoce como metas o fines. En
administracin decimos que:
Un objetivo es lo que se espera alcanzar en el futuro como resultado
del proceso administrativo.
Los objetivos son los que dan su razn de ser a la organizacin y a las actividades que sta realiza. Son el punto de partida de la
administracin.
72
Cuando los objetivos no son realistas producen frustracin,
porque son inalcanzables y no se ven los resultados.
b) A la hora de redactar los objetivos, lo mejor es describir claramente
qu se pretende conseguir. Tiene que estar definido de manera
concreta y verificable, es decir que se pueda medir y comprobar.
73
Grupo Tacan
Aqu habra que definir qu se entiende por muchos. Quedara mejor redactado de la siguiente
manera:
74
Veamos un ejemplo:
Los objetivos individuales son aquellos que persigue una persona concreta.
Por ejemplo:
* Completar mis estudios de Bachillerato.
* Montar una tienda de abarrotes en el barrio.
El objetivo global debe ser realista. Hay que definir explcitamente los
75
Grupo Tacan
Una vez definido el objetivo especfico hay que asegurarse que contribuya
de manera significativa al cumplimiento
del objetivo global. Cuando trabajemos la planificacin veremos cmo se fijan las
herramientas de medicin de los objetivos.
76
Objetivo general:
Mejorar la cobertura y la calidad de la educacin en el municipio
de Santa Ana Huista.
Objetivos especficos:
Construir cinco escuelas en comunidades de Santa Ana Huista.
Capacitar a los maestros sobre nuevas tcnicas pedaggicas.
Glosario
Certeza:
Contingencia:
Curso de accin:
Indicio:
Subjetivas:
77
Grupo Tacan
Resumen
Introduccin:
La palabra previsin se refiere a la idea de anticiparse a los acontecimientos y situaciones futuras y preparar los medios para resolverlas.
1. La previsin en la administracin.
c. Ver los diferentes caminos desde los que se pueden realizar los objetivos.
2. 2 Principio de la objetividad
78
3. Definicin de objetivo
c.
79
Grupo Tacan
Autocontrol
A. Subraye entre los siguientes objetivos los que son globales o generales.
80
3. Los del centro de salud quieren realizar una campaa de vacunacin en el pueblo.
3. Escriba dos reglas para fijar los objetivos. Elija dos entre las citadas.
81
Grupo Tacan
Manolito*...
semana
s Entrevista
83
Grupo Tacan
Objetivos:
1. Conocer las fases de la previsin.
2. Identificar las tcnicas de investigacin personales.
3. Aprender las tcnicas de encuesta: el cuestionario
y la entrevista.
84
Lectura previa
Construyendo el mapa
de la comunidad
Grupo Tacan
Comprensin de lectura
1. Quines hicieron el primer mapa?
2. Estaba completo el primer mapa? Por qu?
3. Porqu eran diferentes los mapas de las mujeres y de los nios
del de los hombres?
4. Segn su opinin, qu mapa estaba ms completo? Por qu?
86
Introduccin:
Decamos la semana anterior que los pasos de la previsin son
los siguientes:
a. Fijar los objetivos que queremos alcanzar.
b. Investigar los factores positivos y negativos que nos ayudan o dificultan en la bsqueda de esos objetivos.
c. Ver los diferentes caminos desde los que se pueden realizar los
objetivos.
d. Finalmente, tomando en cuenta la informacin que hemos recopilado en la investigacin, conviene que volvamos a revisar y adecuar
los objetivos.
Ya vimos qu son y cmo se fijan los objetivos, ahora pasaremos
a la siguiente etapa.
1. La investigacin:
Hacemos la investigacin con dos metas principalmente:
Para saber cmo estamos realmente, qu recursos materiales,
humanos y financieros tenemos y, en funcin de lo que tenemos,
decidir qu tipo de proyecto o actividad queremos y podemos hacer.
Para poder conocer los factores positivos y negativos que pueden
influir a la hora de realizar nuestro proyecto, nuestros objetivos.
Para realizar una investigacin, el administrador utiliza diferentes
tcnicas dependiendo de la informacin que necesita y de cmo la
vaya a obtener.
Los encargados de realizar la investigacin deben decidir qu tcnica es la ms prctica y til para recopilar la informacin.
87
Grupo Tacan
2. Tcnicas de investigacin
Cada tcnica de investigacin nos va a revelar un tipo de informacin y slo nosotros podemos decidir cul es la ms apropiada. Para ello es importante considerar
dos cosas, primero que la informacin que nos d sea til para los objetivos que nos
pusimos y segundo que sea fcil de aplicar.
Entre las tcnicas de investigacin que vamos a trabajar, podemos distinguir entre
las que el investigador hace a diferentes personas de forma individual, como el cuestionario y la entrevista; y las comunitarias o grupales, que se aplican directamente con
un colectivo de personas, como la que presentamos en la lectura previa.
2.1 La encuesta
La encuesta es una tcnica muy
usada que consiste en obtener datos e
informacin mediante preguntas, a un
nmero determinado de personas, de
forma individual. Existen dos tipos principales de encuesta: el cuestionario y la
entrevista. En los dos se trata de hacer
preguntas a diferentes personas, pero
tienen usos distintos.
Para qu utilizamos cada una?
Los cuestionarios nos sirven para obtener informacin ms general sobre
un tema. Asimismo, el cuestionario se puede hacer a ms personas que la entrevista
porque toma menos tiempo.
Podramos hacer un cuestionario para conocer cmo vive la
gente en la comunidad, preguntando cuntos viven en cada casa, de
qu estn hechas las casas, cuntos cuartos tienen, cmo duermen,
dnde cocinan y con qu, qu hacen con la basura y los desechos, si
tienen letrinas, etc.
Un cuestionario as podramos hacerlo casa por casa, o preguntando a los alumnos de la escuela de la comunidad, a la salida de
la celebracin, etc. Con l conseguiramos bastante informacin de
cmo es la comunidad y cmo vive nuestra gente.
88
Adems del cuestionario, los investigadores consideraron que sera interesante hacer algunas entrevistas: a las dirigentes del grupo
de mujeres, a la comadrona y a una anciana que conoca mucho sobre
hierbas del monte. Con las entrevistas queran recopilar informacin
ms precisa y detallada sobre el tema que se estaba investigando.
Asimismo, a travs de las entrevistas, se podra averiguar su opinin
respecto a la campaa y orientaciones de cmo llevarla a cabo para
que fuera ms efectiva.
Es de bastante ayuda, tanto en la entrevista como en el cuestionario, explicar,
a quien se le hacen las preguntas, para qu queremos la informacin y asegurar la
discrecin y confidencialidad de lo que hayan dicho. Es decir, debemos respetar el
secreto de lo que nos dijo cada persona, por eso, lo ms conveniente es no apuntar
el nombre de la persona que nos responde y asegurarle que nadie va a conocer sus
respuestas.
89
Grupo Tacan
90
A) El cuestionario
El cuestionario consiste en una serie de preguntas escritas. Se puede entregar
a quien va a contestar, o hacerle las preguntas e ir apuntando las respuestas en la
hoja del cuestionario.
Para poder obtener informacin til con un cuestionario, primero tenemos que
considerar varias cosas.
1. Determinar qu es exactamente lo que queremos investigar.
2. Seleccionar el nmero y el tipo de personas, organizaciones o grupos a los que
haremos el cuestionario.
3. Redactar el cuestionario.
Para redactar el cuestionario, hay algunas reglas que nos pueden ayudar.
Las preguntas cerradas son ms fciles de analizar que las abiertas, pero a
veces las abiertas nos dan ms informacin.
91
Grupo Tacan
Primaria
Secundaria
Diversificado Universitario
Cul? _____________________________
Por qu?_________________________________________________
93
Grupo Tacan
95
Grupo Tacan
Felipe no tuvo tanta suerte como Pedro, entre otras cosas porque
era muy nervioso y no par de interrumpir al seor durante las
primeras preguntas. Finalmente, el don se cans y le dijo que si no
iba a respetar a los mayores, mejor se fuera a su casa.
Al terminar la entrevista conviene que hagamos un breve resumen de la informacin que nos han dado y lerselo al entrevistado para ver si est de acuerdo, de
esta manera nos ahorraremos malos entendidos.
Marta fue junto con Juana a conocer la cocina tradicional, (entre
todos los miembros del grupo decidieron que las mujeres se sentiran
ms cmodas si eran muchachas las que se acercaban a preguntarles), y despus de varias tardes preguntando a las tres mujeres de
aquella familia, mientras las ayudaban a cocinar, les leyeron lo que
haban apuntado y propusieron
preparar ellas uno de los platos
para ver si haban entendido y
aprendido.
3. Cmo se resumen los resultados:
Inmediatamente despus de terminar
la entrevista, a solas, conviene que
hagamos un resumen de nuestras impresiones. Este resumen debe hacerse
por escrito.
Debemos tratar de distinguir entre lo
que el entrevistado dice que ocurri, lo que l opina sobre los hechos y lo que
nosotros opinamos de lo que hemos escuchado.
Se debe intentar comprobar las respuestas siempre que sea posible.
96
Todos los estudiantes saban que
al finalizar la entrevista es cuando uno
tiene ms fresca la informacin y que es
el momento de hacer el resumen para que
quede ms completo. Por eso hicieron el
esfuerzo de hacerlo justo en ese momento,
incluido Felipe a quien tan mal le haba
ido en su entrevista. Asimismo, cada uno
escribi sus impresiones y la informacin
adicional que poda servir a otros.
Cuando pusieron la informacin
en comn, todos decidieron que era necesario, y ms
interesante, entrevistar a otras personas con otros
puntos de vista que podan ampliar la informacin.
La entrevista nos sirve para profundizar en los temas que queremos investigar.
Resumen
Previsin (II parte)
1. La investigacin:
Metas de la investigacin:
P Conocer cmo estamos para decidir qu queremos y podemos hacer.
P Conocer los factores que influyen a la hora de lograr los objetivos.
97
Grupo Tacan
2. Tcnicas de investigacin.
2.1 La encuesta
P Consiste en obtener informacin mediante preguntas.
P Existen dos tipos: el cuestionario y la entrevista.
P El cuestionario se puede hacer a un nmero mayor de personas que la entrevista porque toma menos tiempo.
98
99
Grupo Tacan
Autocontrol
A. Indique si las siguientes preguntas son abiertas o cerradas.
1. Cuntos hermanos tiene?
2. Qu piensa de la deforestacin?
3. Cul es su opinin sobre los partidos polticos?
4. Cuntas veces ha viajado a la capital?
5. A qu etnia pertenece?
6. Qu cambiara si fuera alcalde?
7. Qu piensa acerca de la corrupcin?
8. Cuntas habitaciones tiene su casa?
B. Ordene las preguntas del siguiente cuestionario escribiendo a la izquierda el nmero que le corresponda siguiendo el ejemplo. Recuerde que en el cuestionario
vamos de lo ms sencillo a lo ms complejo.
( 4 ) Qu grado estudia en el IGER?
(
)
Escucha la radio?
( ) Edad
(
)
Qu piensa del IGER?
( ) Sexo
(
)
Qu piensa de los programas?
(
)
Nivel de estudios
C. Haga una entrevista para averiguar alguna historia tradicional a un anciano de su
comunidad o de su barrio.
D. Pngase de acuerdo con su tutor(a) y elabore un cuestionario de diez preguntas
sobre el tema que le interese de la actualidad nacional.
100
semana
s Diagnstico participativo
s FODA
101
Grupo Tacan
Objetivos:
1. Conocer dos tcnicas de investigacin grupales.
2. Aprender a realizar una FODA.
3. Entender el diseo de un rbol de problemas y objetivos.
4. Aplicar los cursos alternativos de accin.
102
Veamos entonces:
103
Grupo Tacan
a.
Qu es el diagnstico comunitario?
El diagnstico comunitario es otra tcnica de investigacin en la
que mediante preguntas a un grupo, sea la comunidad o una organizacin,
vamos construyendo entre todos el retrato o el mapa de la situacin real del
grupo.
Para realizar un diagnstico comunitario debemos intentar reunir al
mayor nmero posible de personas y hacer que participen activamente la
mayora de ellos. En la comunidad de Santa Rita, vimos cmo el equipo
busc la manera de que todos, mujeres, varones y nios, dieran su aporte
al diagnstico.
La caracterstica del diagnstico comunitario reside en la riqueza de
que muchas personas participan activamente y de esta manera van dndose
cuenta de cmo estn y de cmo les gustara estar.
El diagnstico comunitario no se hace para conocer simplemente
cmo estn las cosas, ni para tener mucha informacin de una comunidad o
una organizacin. La meta del diagnstico no es conocer por conocer, sino:
Conocer
para
Actuar
y contribuir a
Transformar
En la comunidad de nuestra lectura terminaron
por hacer el mapa los hombres, las mujeres y los nios.
Ninguna opinin vala menos que la otra.
Slo cuando todos aportaron, se logr un retrato
real de la comunidad.
Cuando todos aportan, el diagnstico es mucho ms real y ms rico.
En esta tcnica es muy importante el papel del facilitador, que
puede ser el investigador u otra persona. El facilitador es quien coordina al
grupo para hacer el diagnstico y debe procurar que todos participen y den
su opinin.
104
A veces, a muchos nos da pena hablar en grupos grandes, por eso,
una buena forma de trabajar, para conseguir una mayor participacin, podra
ser dividir a los asistentes en grupos ms pequeos de 4 5 personas*.
El diagnstico comunitario se puede
hacer para investigar diferentes temas:
Como primer acercamiento hacia la
visin de los mismos vecinos sobre
la situacin en la que se encuentra la
comunidad o la organizacin.
Temtico, enfocando las preguntas hacia un tema en particular,
salud, educacin, agricultura, infraestructura, etc.
Sobre las actividades que hacemos: cmo van, qu se puede mejorar, etc.
Para hacer una planificacin participativa de las actividades con
todos los asistentes. La planificacin normalmente la hace un grupo
pequeo de personas, ya sean los administradores, los dirigentes,
la junta directiva del comit, etc.
Veamos un ejemplo en el que podemos utilizar el diagnstico
en una situacin cercana a nuestra realidad.
Un grupo de estudiantes de IGER decidi hacer un diagnstico para averiguar en qu situacin
se encontraban. Pusieron en comn las dificultades
y problemas ms comunes para estudiar, sus necesidades, aquellos hbitos que deberan mejorar para
* Cuando trabajamos con grupos muy grandes de 50 o ms personas, si nos dividimos en grupos de
4 5, la puesta en comn puede ser muy larga, por lo que resulta muy cansado. En este caso sera
mejor hacer los grupos ms grandes, de 7- 8 o hasta 10 personas para agilizar la puesta en comn.
105
Grupo Tacan
1.2 La FODA:
Qu significa FODA? La palabra FODA se ha formado con
las iniciales de las siguientes palabras:
Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
Esta tcnica la podemos usar para investigar y analizar diferentes cosas:
106
. Fortalezas:
Son las cosas buenas o positivas que tenemos, ya sea nosotros
como organizacin, como comunidad o como grupo de estudio. Trataremos de descubrir cules son las ventajas internas que nos dan fuerza.
Una vez reunido el grupo, se suele trabajar en una tabla o cuadro
como el siguiente donde vamos escribiendo o diciendo cada parte.
107
Grupo Tacan
a.
Lo primero y ms importante, es reunir a todos los miembros
del grupo o de la organizacin y tener muy claro lo que queremos averiguar. Si el numero de asistentes es muy grande, podemos dividirnos
en grupos ms pequeos y despus ponerlo en comn.
Para la puesta en comn, dibujamos en un pizarrn o en un
papelgrafo o cartulina el cuadro de FODA como el de la pgina 107.
Entre todos iremos decidiendo cules son las fortalezas y debilidades
propias de la organizacin o el grupo, es decir internas, nuestras; y lo
que son oportunidades y amenazas externas a nosotros.
En la FODA de una organizacin analizaremos las personas y
recursos materiales que tenemos, nuestra forma de trabajar, de tomar
decisiones, coordinarnos, evaluar, etc.
Tambin podemos utilizar la FODA para evaluar las actividades
que estamos haciendo. La evaluacin es otra parte del proceso administrativo que trabajaremos ms adelante.
109
Grupo Tacan
Veamos como result el trabajo de la FODA en el comit promejoramiento de El Aguacatal.
El comit quera empezar a planificar las actividades del ao, pero antes de empezar pensaron
que era importante saber la situacin actual de la
organizacin.
Se reunieron todos los miembros del Comit,
no slo la Junta Directiva, y empezaron su anlisis.
.
-
-
-
-
-
.
-
-
El rbol de problemas es una imagen diseada a partir de la
realidad. Dibujamos en forma de rbol, el contexto, el entorno donde se
encuentra la organizacin o el proyecto que queremos hacer. Con esta
tcnica podemos visualizar los problemas y necesidades principales
que tenemos.
110
.
-
-
-
Una vez hecha la FODA, el Comit tuvo ms claro qu era lo
que tena que mejorar, lo que tena que prevenir, etc. se habl de la
necesidad de resolver los conflictos personales fuera del comit, de
reunir a los miembros y explicar las decisiones antes de tomarlas y de
buscar una forma de controlar el manejo del dinero, entre otras cosas.
Igualmente, haba que reducir la influencia de otras instituciones,
como los partidos polticos, para que el comit pudiera trabajar.
Mediante la FODA se pueden sacar ideas importantes para potenciar nuestras fortalezas, aprovechar
las oportunidades, atacar nuestras debilidades y
prevenir las amenazas.
111
Grupo Tacan
En la raz vamos a poner las causas y en las hojas ponemos
los efectos o consecuencias. Lo ms importante del ejercicio es definir
el problema central.
112
El problema central:
Debe ser real y actual.
Los problemas se identifican y clasifican en orden de importancia.
Veamos uno ejemplo de rbol de problemas.
En la comunidad de Santa Rosita murieron varios nios por enfermedades intestinales previsibles.
Adems de los nios enfermos,
haba muchos adultos con vmitos y diarrea. El centro de salud
tema una epidemia de clera.
Todos andaban echndose las
culpas unos a otros: en el centro
de salud decan que era culpa
de las mams, stas culpaban al
agua y a los mdicos, el maestro culpaba a los paps por no tener letrinas, era todo un gran
relajo. Ante este problema, decidieron que lo mejor
era reunirse todos, la doctora del centro de salud, el
maestro y la comunidad . Para empezar elaboraron
su rbol de problemas.
El maestro explic que en el centro de salud
no haba suficiente personal, ni medicinas, porque las
enfermedades eran curables si se tratan a tiempo.
La doctora dijo que cuando llevaron a los nios ya no se poda hacer nada porque estaban muy
deshidratados.
Un seor explic que el problema estaba en
la contaminacin del ro, porque una fbrica echaba
sus desperdicios en l, un poco ms arriba de la comunidad. Tambin se habl de que, en muchas casas
no tenan cuidado en hervir el agua antes de tomarla.
Adems, que la gente no tena letrinas y haca sus
necesidades al aire libre, por lo que haba muchas
moscas que transmiten enfermedades.
El rbol de problemas qued as:
113
Grupo Tacan
Una vez transformado el rbol en objetivos, medios y fines se
vio la necesidad de trabajar todos juntos: escuela, centro de salud y
CONSECUENCIAS
Malestar y conflictos comunitarios.
Aumento de la
mortalidad infantil.
PROBLEMA CENTRAL
PROPAGACIN DE ENFERMEDADES GASTROINTESTINALES
CAUSAS
Deficientes servicios de salud.
Mal manejo de
las aguas y los
desechos en la
comunidad.
Falta personal en
el centro de salud.
Contaminacin
del ro.
No todos tienen
letrinas.
No hay red de
agua potable.
Las causas y consecuencias fueron escritas en orden de importancia, desde lo ms cercano al problema hasta lo ms general.
114
Una vez hecho el rbol, analizaron qu se poda hacer, las
estrategias a seguir y quin tena que hacerlo.
Para ello, lo primero que haba que hacer era transformar el
rbol de problemas en un rbol de objetivos.
El rbol de objetivos es un rbol de futuras soluciones. Las
partes del rbol de problemas se convierten en afirmaciones positivas.
Cada problema o estado negativo se vuelve a escribir como estado
positivo ya alcanzado.
Las causas se convierten en medios y los efectos o consecuencias se convierten en fines. Hay que aclarar que no todas las causas o
efectos se pueden convertir en medios o fines. Lo importante es que:
El problema principal, puesto en positivo, se convierte en
el objetivo a lograr.
115
Grupo Tacan
FINES
Se reducen el malestar y los conflictos
comunitarios
Disminucin de
la mortalidad
infantil
PROPUESTA - OBJETIVO
PREVENCIN DE LAS ENFERMEDADES
GASTROINTESTINALES
MEDIOS
Se mejoran los
servicios de
salud.
Ms personal
en el centro de
salud.
Se reduce la
contaminacin
del ro.
Todos tienen
letrinas.
Se construye
una red de
agua potable.
116
El rbol de
objetivos les dio una imagen ms clara de lo que
podan hacer y qu parte
tena que hacer cada uno.
Con el rbol de objetivos
terminamos la fase de
investigacin. En este
punto la comunidad se
plante el siguiente paso
de la previsin que es el analizar los diferentes caminos que se pueden
hacer para cumplir los objetivos.
Veamos qu cursos de accin analizaron en la comunidad de
Santa Rosita.
Haba algunos caminos que estaban fuera de
las posibilidades de todos y para los que haba que
solicitar apoyo de otras instituciones.
117
Grupo Tacan
Al ordenar las posibilidades, pusieron primero las que podan
hacer entre todos a corto plazo y no eran muy costosas, y despus
las que costaban ms, o eran a mediano y largo plazo. Igualmente,
pusieron al final aquellas alternativas que requeran el apoyo de
otras instituciones.
A corto plazo la comunidad con el apoyo del maestro
y el centro de salud podan hacer:
1. Hervir el agua antes de tomarla.
2. Construir letrinas y basureros para eliminar las
basuras.
3. Capacitarse en normas sanitarias de uso y manejo
de agua y desechos.
118
Resumen
1. Otras tcnicas de investigacin:
para
Actuar
contribuir
Transformar
Grupo Tacan
Autocontrol
A. Lea las siguientes oraciones y escriba dentro del parntesis una F, si son falsas
o una V, si son verdaderas.
120
( V )
3. Las fortalezas son las cosas externas que nos dan fuerza.
8. Los cursos alternativos de accin son los diferentes caminos que podemos seguir para lograr los objetivos.
B. Defina con sus palabras los siguientes conceptos y ponga un ejemplo de cada
una.
1. Fortaleza:
2. Debilidad:
3. Oportunidad:
4. Amenaza:
121
Grupo Tacan
122
Claves
2a. semana
1a. semana
Qu organizaciones hay en su comunidad?
Respuestas diferentes.
Autocontrol
A.
1. ( F )
2. ( V )
3. ( F )
4. ( V )
5. ( F )
6. ( V )
7. ( V )
8. ( F )
9. ( F )
10. ( V )
B.
1. Una organizacin es un grupo de personas que se unen con el fin de compartir
y resolver distintas necesidades, con
objetivos, funciones, reglas y normas.
2. Respuesta libre de cada estudiante
3. Respuesta libre de cada estudiante
4. Posibles respuestas:
Nos ayuda a ahorrar tiempo y dinero.
Los recursos o medios con los que contamos se utilizan y aprovechan mejor.
Los miembros aprenden unos de otros
pues hay intercambio de ideas, experiencias y conocimientos.
Se aprende a compartir y a trabajar en
grupo.
Los grupos defienden mejor sus intereses
y buscan satisfacer sus necesidades ms
urgentes.
Cuando estamos organizados, las solicitudes o peticiones de la comunidad
son atendidas con ms facilidad por las
instituciones y autoridades.
Adems, las organizaciones son la base
de una sociedad democrtica, ya que en
ellas las decisiones se toman entre de
todos.
5. Respuesta libre de cada estudiante.
Comprensin de Lectura
1. Venta de tostadas y frescos, bailes,
jaripeos, rifas, jugadas, solicitar colaboraciones, etc.
2. Porque era un hombre muy respetado,
honesto y trabajador.
3. Algunos se haban emborrachado y
haban armado relajo molestando a las
muchachas.
4. No permitir que se tome dentro del saln
porque el objetivo de las actividades es
que todos la pasen bien.
5. Se lo dieron al comit pro-mejoramiento.
Autocontrol
A.
1. Planeacin
2. Control
3. Previsin
4. Coordinacin
5. Organizacin
B.
C O O R D I N A C I O N P L
K O E Q E R T G G N B B M C
A X M C A T I L N B E B P X
I Q D U S A R A D J T I C O
C A C S N L R T A U P A I P
N Z T U I E R T S A T O E
E W Y P D E C A R E R A D R
I L N O I C A I C O G E N
C E U O U D I B C B L S O A
I C C E F I C A C I A E R P
F M G I C T O N O I O P A R
E G B J A C I J Y L A N M I
C.
1. Administracin es la realizacin de actividades de una forma ordenada para
conseguir llevar a cabo un proyecto.
2.
Saber comunicarse y coordinar.
Tener capacidad de negociacin.
Saber manejar los problemas imprevistos.
Tener capacidad de iniciativa.
123
Grupo Tacan
3.
La administracin se da en todas las
organizaciones.
La administracin es una tarea diferente
de las actividades de la organizacin.
La mayora de los pasos del proceso
administrativo se dan simultneamente.
Todos los miembros de una organizacin
hacen una sola administracin.
4. Respuesta libre.
3a. semana
Autocontrol
A.
0. ( V )
1. ( F )
2. ( F )
3. ( V )
4. ( V )
5. ( V )
6. ( F )
B.
1. Sumeria: control administrativo y contabilidad.
2. Babilonia: responsabilidad, motivacin y
control de la produccin.
3. China: estructura administrativa, comunicacin, eficiencia, control y auditora.
4. Egipto: especializacin, capacitacin y
supervisin.
4a. semana
Autocontrol
A.
0. ( F )
1. ( V )
2. ( F )
3. ( F )
4. ( V )
5. ( V )
6. ( F )
7. ( V )
8. ( V )
9. ( F )
124
B.
Previsin
Planificacin
Organizacin
Coordinacin
Direccin
Control
*
*
*
*
*
*
* toma de decisiones
* evaluacin
* estrategias
* objetivos
* funciones
* seleccin
C.
1. Las cosas son los medios para lograr los
objetivos, mientras que las personas son
los agentes impulsores y coordinadores,
son los motores de la organizacin.
2. La mecnica administrativa incluye lo
que debe ser, prevemos, planificamos
y organizamos cmo deben ser las cosas.
3. Son las diferentes posibilidades de accin que se pueden realizar para lograr
los objetivos.
4. Las funciones, la responsabilidad, la
autoridad y las obligaciones.
5a. semana
Autocontrol
A.
1. Fomentar la cultura de la paz en Guatemala.
2. Construir una carretera de acceso a la
comunidad de El Naranjal.
3. Promover la recuperacin de la cosmovisin maya a nivel nacional.
4. Mejorar la salud infantil entre las comunidades chort.
5. Capacitar en higiene y salud infantil a las
mujeres de 10 comunidades chort.
6. Organizar un encuentro juvenil entre los
jvenes de La Tinta.
7. Impulsar un plan de seguridad nacional
en las carreteras.
8. Retirar los autobuses de la capital en
malas condiciones.
9. Aumentar la produccin de hortalizas en
el municipio de Patzica.
10. Mejorar la calidad de vida en las colonias
de la capital.
Claves
B.
1. Formar un conjunto de marimbistas entre
los alumnos del IGER.
2. Mejorar el saln de usos mltiples de la
comunidad.
3. Realizar una campaa de vacunacin en
el pueblo.
4. Promover una cultura de paz en Guatemala.
5. Ganar la cuadrangular de la feria.
C.
1. La previsin jams ser una profeca,
sino una reduccin del riesgo debido a
factores imprevistos.
2. Un objetivo es lo que se espera alcanzar
en el futuro como resultado del proceso
administrativo.
3. Elegir dos entre las citadas.
4. A criterio del maestro orientador.
5. A criterio del maestro orientador.
6a. semana
Comprensin de lectura
1. Los varones adultos
2. No. Porque representaba slo un punto
de vista.
3. Respuestas diversas.
4. Respuestas diversas.
Autocontrol
A.
1. Cerrada
2. Abierta
3. Abierta
4. Cerrada
5. Cerrada
6. Abierta
7. Abierta
8. Cerrada
C. Respuestas diversas.
D. Respuestas diversas.
7a. semana
Autocontrol
A.
0. V
1. V
2. F
3. F
4. V
5. V
6. F
7. F
8. V
9. V
B.
Respuestas diversas.
C.
1. causa
2. efecto
3. efecto
4. causa
5. causa
6. efecto
7. efecto
8. causa
B.
( 4 ) Qu grado estudia en el IGER?
( 5 ) Escucha la radio?
( 1 ) Edad
( 7 ) Qu piensa del IGER?
( 2 ) Sexo
( 6 ) Qu piensa de los programas?
( 3 ) Nivel de estudios
125
ndice
ndice
Semana 1: La organizacin 3
Organizacin
Autocontrol
7
10
12
Semana 2: La administracin 13
Lectura previa:
Administracin Qu es?
19
Definicin de administracin
19
21
Proceso de la administracin
22
Caractersticas de la administracin
24
Autocontrol
27
31
32
Sumeria
32
Babilonia
34
China
35
Egipto
36
127
Grupo Tacan
Antigua Roma
38
39
40
Autocontrol
45
Lectura Adicional:
Escuelas de Administracin 47
51
Elementos de la administracin
52
Mecnica administrativa 53
Previsin
53
55
Planificacin
Organizacin
56
Dinmica administrativa 58
Coordinacin
58
59
Direccin
Control
60
Autocontrol
64
Semana 5: La previsin en la administracin 67
Introduccin
69
La previsin en la administracin
69
70
128
Principio de previsibilidad
70
ndice
Principio de objetividad
71
Definicin de Objetivo
72
72
Clases de objetivos
75
Autocontrol
80
Lectura previa:
Introduccin
87
La investigacin
87
Tcnicas de investigacin
88
La encuesta
88
El cuestionario
91
Entrevista
Autocontrol
94
100
103
Diagnstico comunitario
103
La FODA
106
112
Autocontrol
117
120
129
Grupo Tacan
130
Claves
ndice