MANUAL DE GESTIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PROVINCIAL

VIGENCIA DESDE
2011

VERSIN
2

CDIGO
A.08.04.P8

MANUALDE
CONCILIACIN Y CONSTATACIONES FSICAS

ACTIVIDAD

CARGO

RESPONSABLE

FIRMA

FECHA
Da/Mes/Ao

Aprobado por:
Viceministro
Coordinador General
Administrativo Financiero
Revisado por:
Director Administrativo
Lder de rea
Director de Talento Humano
Analista de Desarrollo
Institucional

Sergio lvaro
Senz
Marco
CazcoCazco
Marcelo Rodas
Jorge Luis Bonilla
Adriana Murillo
Elisa Bravo

Elaborado por:
GEDLATIN S.A.
Consultora de Procesos

Equipo
Consultor

03/01/2012

VERSIN: 2

PGINA: 1/16

MANUAL DE GESTIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PROVINCIAL

CONTROL DE CAMBIOS

Descripcin del cambio

Elaboracin del Manual de
Conciliacin y Constataciones
Fsicas

Fecha de
modificacin
3/01/2012

Realizado por
Nombre
Cargo
GEDLATIN S.A.
Consultores

VERSIN: 2

PGINA: 2/16

MANUAL DE GESTIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PROVINCIAL

INDICE

1
2
3
4
5
6

7
8
9

OBJETIVO......................................................................................................................... 4
ALCANCE ......................................................................................................................... 4
USUARIO ......................................................................................................................... 4
MARCO NORMATIVO ...................................................................................................... 4
POLTICAS INTERNAS....................................................................................................... 6
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO ............................................................................... 8
6.1 GRFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO .............................................. 8
6.2 DESCRIPCIN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO ...................................... 9
6.3 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO ........................................................ 10
INDICADORES ................................................................................................................ 11
GLOSARIO DE TRMINOS ESPECFICOS DEL PROCEDIMIENTO..................................... 12
ANEXOS ......................................................................................................................... 13
Anexo No. 1 Instructivo de conciliacin y constatacin fsica ...................................... 13
Anexo No. 2 Informe de novedades de constatacin fsica ......................................... 15
Anexo No. 3 Informe de constatacin descuento, reparacin, reposicin o ajuste .... 16

VERSIN: 2

PGINA: 3/16

MANUAL DE GESTIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PROVINCIAL

1

OBJETIVO
Realizar peridicamente la constatacin fsica y cruce contable de los bienes de larga
duracin.

ALCANCE
Este procedimiento aplica a la constatacin fsica de bienes de larga duracin y
sujetos a control propiedad del Ministerio de Inclusin Econmica y Social a nivel
Provincial y/o Unidades Administrativas con sede fuera de Planta Central.

USUARIO
Todos los funcionarios de la Unidad de Control y Administracin de Bienes, y
funcionarios delegados para realizar constataciones fsicas, a nivel Provincial y/o
Unidades Administrativas con sede fuera de Planta Central.

MARCO NORMATIVO

NORMATIVA

VIGENCIA

Constitucin de la Repblica
del Ecuador

20-oct-2008

Reglamento General
Sustitutivo para el manejo y
administracin de Bienes del
Sector Pblico

17-oct-2006

Estatuto Orgnico por

Procesos del Ministerio De
Inclusin Econmica y Social MIES

08-abr-2011

PUBLICACIN
R.O. No. 449 de 20-Oct2008, ltima
Modificacin: 13-Jul2011
Acuerdo de la
Contralora General del
Estado No. 25, R.O. No.
378 de 17-Oct-2006,
ltima Modificacin: 29Abr-2008
R.O. Suplemento No. 130
de 08-Abr-2011

VERSIN: 2

PGINA: 4/16

MANUAL DE GESTIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PROVINCIAL

Normas de Control Interno

16-nov-2009

16-Nov.-2009 Acuerdo
039 - CG - 2009 (16-Nov.2009) R.O. 78 (01-Dic2009) Y Suplemento R.O.
87 (14-Dic-2009

Manual General de
Administracin y Control de
los Activos Fijos del Sector
Pblico

05-sep-1996

Acuerdo No. 012 Cg de

05-Sep-1996

Acuerdo Ministerial 942

11-Ene-2012

Acuerdo No. 942 del 11Ene-2012

VERSIN: 2

PGINA: 5/16

MANUAL DE GESTIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PROVINCIAL

5

POLTICAS INTERNAS

Se realizar la constatacin fsica de acuerdo lo determine la normativa legal, el

mismo que deber ser concluido hasta el 31 de Diciembre de cada ao fiscal, y
se deber inventariar de manera ntegra los bienes de larga duracin y sujetos
a control.

Se designar un delegado por cada unidad del Ministerio de Inclusin

Econmica y Social a nivel provincial y/o Unidad Administrativa con sede fuera
de Planta Central, para realizar la constatacin fsica de bienes.

Los delegados asignados no debern ser parte de la unidad en la cual se

realizar la constatacin fsica de los bienes de larga duracin.

Se elaborar informe de constatacin fsica sobre los resultados del

levantamiento fsico de inventarios y debern firmar los responsables e
involucrados en el procedimiento.

Terminado la constatacin fsica la Unidad de Control de Bienes debe enviar a

la Unidad de Contabilidad toda la informacin referente a la Toma Fsica, para
los respectivos Registros yConciliacin.

Una vez terminada la Constatacin Fsica los custodios deben presentarlos

justificativos referentes a los Faltantes y Sobrantes, los mismos que deben ser
enviados a la Unidad de Control de Bienes y a la Unidad de Contabilidad para el
respectivo Registro Contable, en caso de no presentar los justificativos se debe
tomar acciones pertinentes.

Se deber contar con un comitconformado por:

o Director Provincial
o Analista Administrativo Financiero Provincial 3
o Inventariador Provincial
Los cuales aprobarn el tratamiento que se debe referente a los faltantes y
sobrantes de bienes conciliados.

La valoracin del Inventario ser responsabilidad de la Unidad de Contabilidad.

VERSIN: 2

PGINA: 6/16

MANUAL DE GESTIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PROVINCIAL

Todo funcionario es responsable de la tenencia, uso o custodia de los bienes a

l entregados, el mismo que deber velar por el buen uso y conservacin de
stos en el desempeo de sus funciones institucionales.

VERSIN: 2

PGINA: 7/16

MANUAL DE GESTIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PROVINCIAL

6
6.1

ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO

GRFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO

Determinar la
realizacin de
constatacin fsica

Imprimir y
distribuir listado
de bienes por
unidad y custodio

VERSIN: 2

Realizar la
constatacin fsica

PGINA: 8/16

Regularizar
novedades de los
bienes con los
documentos de
respaldo

MANUAL DE GESTIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PROVINCIAL

6.2

CICLO

DESCRIPCIN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTOS
ENTRADA

DOCUMENTOS
DE SALIDA

Determinar
la
realizacin
de
constatacin fsica

Inventariador
Provincial

Solicitud de
constatacin
fsica

Instructivo de
constatacin
fsica

Imprimir y distribuir
listado de bienes por
departamento y
custodio

Inventariador
Provincial

Listado de
bienes segn
unidad y
custodio

Realizar la
constatacin fsica

Inventariador
Provincial

Informe de
constatacin

Inventariador
Provincial

Informe de
descuento,
reparacin,
reposicin y/o
ajuste

Regularizar novedades
de los bienes

VERSIN: 2

PGINA: 9/16

MANUAL DE GESTIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PROVINCIAL

6.3

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

VERSIN: 2

PGINA: 10/16

MANUAL DE GESTIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PROVINCIAL

7

INDICADORES
A.08.04.P8.IG1
A.08.04.P8.IG2
DE PRODUCTO

A.08.04.P8.IG3
DE PROCESO

Porcentaje de bienes
Porcentaje de bienes
inservibles sin accin de deteriorados sin accin
baja
de reparacin

Nmero de
Novedades
encontradas

Mide la relacin
porcentual que existe
entre la cantidad de
bienes inservibles
respecto a los bienes
totales

Mide la relacin
porcentual que existe
Mide la cantidad de
entre los bienes
novedades
deteriorados respecto a
encontradas
los bienes en buen
estado

Total de bienes
inservibles / Total de
bienes X 100 (%)

Cantidad de bienes
deteriorados / Total de
bienes X 100 (%)

Nmero de
Novedades
encontradas

Inventario de activos

Reporte de uso

Informe de
novedades

DECRECIMIENTO

Semestral
No se conoce
15,00%
10,00%
5,00%

DECRECIMIENTO

Mensual
No se conoce
15,00%
10,00%
5,00%
VERSIN: 2

DECRECIMIENTO

Semestral
No se conoce
50
25
15
PGINA: 11/16

MANUAL DE GESTIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PROVINCIAL

8

GLOSARIO DE TRMINOS ESPECFICOS DEL PROCEDIMIENTO

Bienes de Larga Duracin: Son aquellos bienes muebles o inmuebles, utilizados de

manera permanente en la gestin administrativa de la institucin, sujetos a
contabilizacin, que se reflejan como tales en los estados financieros.
Bienes Sujetos a Control: Son los bienes perecederos que tuvieren una vida til mayor a
un ao y que presten utilidad en el desarrollo de las actividades en las unidades
administrativas de la institucin, con un costo individual de adquisicin, fabricacin,
incorporacin o avalo, inferior a 100 dlares, y sern sujetos de control administrativo, a
travs de la unidad de Guardalmacn y dentro de cada unidad administrativa a fin de
identificar a los responsables de custodia, prdida o destruccin.
Conciliacin: Accin en la cual se analiza la informacin generada en la constatacin
fsica de bienes con el objeto de establecer su concordancia entre el inventario real y
los registros contables.

Constatacin Fsica: Es el examen fsico de los bienes de larga duracin y sujetos a

control con el objetivo de establecer su existencia y ubicacin de acuerdo al
funcionario asignado para su custodia.

Inventario.-Es el registro documental y fsico de los bienes de larga duracin, suministros

y materiales pertenecientes a la institucin.
Toma Fsica de Inventario.- Actividad que consiste en verificar fsicamente los bienes,
materiales y suministros con que cuenta el inventario de la institucin, a una fecha dada;
con el fin de asegurar su existencia real.

VERSIN: 2

PGINA: 12/16

MANUAL DE GESTIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PROVINCIAL

9

ANEXOS
Anexo No. 1Instructivo de conciliacin y constatacin fsica

INSTRUCTIVO PARA CONCILIACIN Y CONSTATACIN FSICA

RESPONSABLES:
Los responsables para realizar la constatacin fsica son:
Nombres y Apellidos

Unidad asignada

CRONOGRAMA:

CRONOGRAMA
Direccin

Unidad

Responsable

Fecha

Observaciones

INSTRUCCIONES PARA LA CONSTATACIN FSICA A SER ENTREGADO AL PERSONAL QUE

CONFORMA EL EQUIPO DE INVENTARIO
Para la toma de inventario general se seguir los siguientes pasos:
1. El personal inventariador previamente a la ejecucin del inventario, se reunir con
su lder de equipo con la finalidad de recibir instrucciones y absolver dudas sobre
la realizacin del trabajo de campo. En esta reunin se le entregar el material de
trabajo necesario e instructivo que le permita llevar eficientemente la labor
encomendada.

VERSIN: 2

PGINA: 13/16

MANUAL DE GESTIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PROVINCIAL

2. El personal inventariador se presentar ante su lder de equipo en el da, lugar y
hora sealado portando el material entregado por su jefe de equipo para la
ejecucin del trabajo.
3. El personal de inventariadores deber anotar los datos de cabecera de las fichas
de constatacin en todas las hojas que le sean entregadas las mismas que
constituyen papeles de trabajo de la constatacin fsica realizada y que servirn
como sustento del trabajo realizado.
4. El proceso de conteo involucrar las acciones de contar, medir y otras acciones
que permitan la constatacin fsica de los bienes inventariados. En caso de dudas
respecto al conteo se solicitar ayuda para absolver las interrogantes.
5. El proceso de anotacin deber contener el cdigo del tem, la cantidad
encontrada de ubicacin de ser el caso.
6. Al trmino del da se entregarn las Fichas de inventario al jefe de equipo quien
las custodiar hasta el da siguiente.
7. En el caso de bienes inventariados que tuvieran diferencias, los inventariadores
procedern a realizar el informe.
8. Al finalizar la labor de constatacin fsica determinada por el jefe de equipo, el
personal inventariador proceder a devolver el material que se le entreg para la
realizacin de su trabajo debiendo los mismos firmar el descargo correspondiente.

VERSIN: 2

PGINA: 14/16

MANUAL DE GESTIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PROVINCIAL

Anexo No. 2 Informe de novedades de constatacin fsica

LISTADO DE BIENES
Departamento:.

Fecha:.

No.
Descripcin

Cdigo

Cantidad

Custodio

Ubicacin

Inventario Diferencia
fsico
fsica

Observaciones:

..

Custodio

Responsable de Constatacin

VERSIN: 2

PGINA: 15/16

MANUAL DE GESTIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PROVINCIAL

Anexo No.3 Informe de constatacindescuento, reparacin, reposicin o ajuste
1. ANTECEDENTES:
- Revisiones a la fecha de inventarios pasados (inventario fsico, inventario contable, etc.)
2. BASE LEGAL
3. ACTIVIDADES REALIZADAS (Procedimientos)
- Formacin del equipo de trabajo (personas que elaboraron el inventario, capacitacin,
condiciones previas)
- Toma de inventario (Fase de campo, levantamiento de la informacin)
- Fase de Gabinete (Conciliacin con los Registros Contables, etc.)
- Otras actividades no sealadas (fecha de cierre, tiempo de ejecucin, etc.)
4. ANLISIS DE LOS RESULTADOS
a) Acta de Inicio de la Toma de Inventario Fsico.
b) Relacin de bienes muebles de propiedad de la Institucin.
c) Cuadro resumen general de la Conciliacin Fsico Contable.
d) La relacin en forma detallada de los bienes que no se encuentren registrados
contablemente, adjuntando copia de la documentacin fuente o de procedencia.
e) Relacin de bienes propuestos para baja y pendientes de disposicin.
f) Relacin de bienes recibidos en afectacin en uso, cedidos en uso o arrendamiento
por terceros.
g) Relacin de bienes afectados en uso, cedidos en uso o arrendados a terceros.
h) Relacin de bienes faltantes (perdidos, robados, hurtados, etc.) y relacin de los
servidores que tenan a su cargo dichos bienes y actuados realizados por la entidad.
i) Relacin de bienes sobrantes.
j) Relacin de los responsables del Inventario Patrimonial.
l) Otros resultados no contemplados (cdigos eliminados, modificaciones, etc.).
m) Acta de cierre de Inventario Fsico
n) Acta de Conciliacin
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6. LUGAR Y FECHA
7. FIRMA DE LOS INTEGRANTES DE LA COMISIN DE INVENTARIO

VERSIN: 2

PGINA: 16/16