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PLAN OPERATIVO

Un plan operativo es un documento en el cual los responsables de


una organizacin (ya sea una empresa, una institucin o una oficina
gubernamental) establecen los objetivos que desean cumplir y
estipulan los pasos a seguir.
Estos objetivos se plasman sobre un documento similar al que se
conoce como plan de accin, el cual prioriza las iniciativas ms
importantes para alcanzar distintos objetivos y metas. Ambos tipos de
planes consisten en una gua importante para saber hacia dnde se
est trabajando, conociendo el marco en el cual deber desarrollarse
cada proyecto en particular.
El plan operativo constituye el instrumento que permite planificar
todas

las

acciones

responsabilidades

necesarias

hasta

un

nivel

en

el

tiempo,

de

detalle

delimitando

adecuado

las

necesidades propias del proyecto.


El plan operativo es la culminacin del detalle de un plan estratgico
y de un plan director. Debido a esta circunstancia, el POA debe
adaptar los objetivos generales de la compaa a cada departamento,
y traducir la estrategia global de la misma en el da a da de sus
trabajadores.
Una de las utilidades fundamentales de establecer un plan operativo
radica en que es posible, mediante las herramientas de inteligencia
de negocio adecuadas, realizar un seguimiento exhaustivo del mismo,
con el fin de evitar desviaciones en los objetivos.
En

la

formulacin

de

las

actividades

resultan

vlidas

las

recomendaciones enunciadas para las actividades principales.


El plan operativo permite:
Tener claridad en las acciones necesarias para lograr cada
resultado esperado.

Establecer un cronograma de trabajo.


Determinar la prioridad de cada actividad planificada.
Asignar responsabilidades, tomar en cuenta la idoneidad del
personal y definir concretamente sus actividades.
Determinar posteriormente las necesidades materiales y de
equipamiento, as como de recursos financieros.
Determinar la cantidad de personas que necesitar el plan para su
ejecucin.
Establecer parmetros para medir los adelantos y resultados
logrados por la implementacin del cronograma. Medidas de
control de gestin durante el seguimiento y evaluacin.

QU ES EL PLAN OPERATIVO?

Por lo general, un plan operativo tiene una duracin de un ao. Por


eso, suele ser mencionado como plan operativo anual (POA). El POA
pone por escrito las estrategias que han ideado los directivos para
cumplir con los objetivos y que suponen las directrices a seguir por
los

empleados

subordinados

en el

trabajo

cotidiano.

Cabe

mencionar, que al igual que los otros, el plan operativo permite el


seguimiento de las acciones para juzgar su eficacia; en caso de que
los objetivos estn lejos de ser satisfechos, el directivo tiene la
posibilidad de proponer nuevas medidas.
El POA tambin presenta los detalles sobre cmo conseguir lo
planeado en el plan estratgico. As, si el objetivo estratgico de una
empresa es, por ejemplo, obtener una facturacin de 100.000 dlares
antes de 2012, el POA establecer cada objetivo anual: 25.000
dlares en 2009, 25.000 dlares en 2010, 25.000 dlares en 2011 y
25.000 dlares en 2012. Por otra parte, mencionar cunto debera
aportar al ao cada rea de la compaa para alcanzar dichas metas.
Todos los planes (de accin, operativo, estratgico, etc.) de una
empresa deben estar coordinados y ser coherentes entre s.
As mismo debern plasmarse las necesidades de la empresa en
cuanto a infraestructura necesaria para llevar a cabo las metas y para
el normal funcionamiento de la compaa, es decir todos aquellos
aspectos relacionados con la actividad ordinaria de la compaa y que
puedan afectar a su efectividad y traer consecuencias (en caso de no
ser atendidos) para el cumplimiento de los objetivos planteados en el
plan operativo.
Normalmente, suelen detallarse la forma en la que la compaa
prestar su servicio, caractersticas del local donde se encuentra la
sede de la misma, los requerimientos de instalacin y manutencin
de

maquinarias,

equipamiento

y suministros necesarios

para

la

actividad, las estrategias de compra-venta y almacenaje de los


productos o servicio ofrecido, la cantidad y calidad de los proveedores
con los que se contar para poner en marcha la empresa, entre
muchos otros aspectos relativos a la actividad.
Es decir que un plan operativo es un documento donde se pone por
escrito cules sern los pasos a realizar por la compaa y las
acciones que debern desempear quienes participan en la actividad
de produccin y venta de servicios, as como tambin los objetivos
que se desean alcanzar al finalizar una determinada etapa. El mismo
se compone de varios pasos, los cuales se conocen como:
Planificacin: conocer los equipos, recursos y suministros con los
que deber contarse y desarrollar un plan de accin;
Programacin de las diversas actividades: consiguiendo que cada
parte que intervendr en el proceso, tenga nocin de cules son
sus responsabilidades;
Seguimiento y evaluacin: analizar el desempeo de las diferentes
agentes que participan en la produccin a fin de saber aprovechar
al mximo los recursos y reeducar, en caso de que fuera necesario.
Es recomendable que el plan de empresa mencione, igualmente,
determinados aspectos tocantes a la actividad ordinaria de la
empresa,

referidos,

entre

otras

cosas

sus

necesidades

infraestructurales de funcionamiento as como a la estrategia de


aprovisionamiento y compras que habr de seguirse para el buen
funcionamiento de la misma.
Podran enunciarse as:

mecnica de produccin o forma de prestacin de servicios,


local donde se ubicar la empresa.
necesidades de maquinaria, equipamiento, suministros.
estrategia de compras y almacenaje
eleccin de proveedores

La eleccin de proveedores es una cuestin importante para


garantizar el buen xito de la empresa. En primer lugar, debera

plantearse que va a hacer la empresa directamente y que va a


subcontratar. Para empezar, puede ser ms conveniente que se limite
la actividad a lo que se sepa hacer mejor y subcontratar otras
funciones como contabilidad, administracin, etc.
Al seleccionar la red de proveedores, es importante seguir las
siguientes recomendaciones:
Comparar distintas opciones.
Negociar el sistema de pago, es decir, si se va a pagar al contado,
a 30, 60 o 90 das. Esto hay que ponerlo en relacin con el periodo
de cobro a nuestros clientes ya que si no hemos recibido dinero de
estos, no podremos hacer frente a las obligaciones contradas. Hay
que evitar los desfases de tesorera.
Determinar las condiciones de suministro. En este punto debe
destacarse que si el volumen de pedidos es elevado, habr que
contar con una estrategia de almacenaje o quiz sea ms
conveniente la opcin de un aprovisionamiento gradual, a medida
que se precise la mercanca.
Por ltimo cabe mencionar que para que un plan operativo sea
eficiente, todas las partes deben cumplir con cinco normas:

Ser
Ser
Ser
Ser

efectivos (hacer exactamente lo que se espera de ellos),


eficientes (realizar correctamente su labor),
responsables (realizar la labor con plena consciencia),
oportunos (hacer su trabajo en el tiempo en el que se le ha

pedido) y
Ser rentables (aprovechando al mximo los recursos que se les
han dado, es decir con una rentabilidad ptima)

PARTES DEL PLAN OPERATIVO

1. Objetivo General
2. Objetivos Especficos
3. Actividades y Metas
4. Estrategia de Trabajo
5. Plazo de Ejecucin
6. Responsabilidades

1. OBJETIVO GENERAL:
Se define el objetivo mayor que se busca alcanzar durante el ao y
que contribuir; sustancialmente al desarrollo de la organizacin.
Ejemplo:
Lograr plena autonoma econmica de nuestra organizacin.

2. OBJETIVOS ESPECFICOS:
Son los resultados que se desean alcanzar en el ao respectivo.
Pueden ser dos o ms objetivos.
Ejemplos:
a) Recuperar el 90% de las tarifas morosas de la Junta de Usuarios.
b) Implementar la organizacin con unidades mviles ligeras.

3. ACTIVIDADES Y METAS:
Se determinan las actividades que se realizaran para lograr los
objetivos propuestos, sealando la meta a cumplirse en cada caso.

Ejemplos:
1. Actividad, Campaa de regularizacin de pagos morosos; Meta, 300
usuarios se ponen al da en sus pagos.
2. Actividad, Adquisicin de unidades mviles.

4. ESTRATEGIA DE TRABAJO:
Describe la forma como se realizaran las actividades y se lograran las
metas y objetivos propuestos. Ejemplo: "Para que los miembros
regularicen sus pagos se harn campaas de persuasin a los
miembros morosos, de darn amnistas y se impondrn sanciones
tales como publicacin de una lista negra de socios morosos, corte de
agua, multas y otros"

5. PLAZO DE EJECUCIN:
Seala los plazos en que se cumplirn cada una de las acciones
programadas.
Ejemplo:
Adquisicin de motocicletas = 120 das hbiles.

6. RESPONSABILIDADES:
Se designan los responsables de las acciones.
Ejemplo:
Adquisicin de motocicletas = tesorero y dos socios nombrados en
asamblea.

TIPOS DE PLANES OPERATIVOS

PLANES PERMANENTES
Cuando las actividades de una organizacin se repiten varias veces,
una sola decisin o un conjunto de decisiones pueden guiarlas
adecuadamente. Una vez establecidos, los planes permanentes
permiten a los administradores ahorrarse el tiempo empleado en la
planificacin y toma de decisiones.
Cuando

las

actividades

de

la

organizacin

se

presentan

reiteradamente, el plan permanente gua dichas actividades. Un plan


permanente puede ser entonces definido como una serie de
decisiones determinadas utilizadas por la Direccin para abordar
actividades

recurrentes

organizativas.

Las

polticas

los

procedimientos son ejemplos de estos planes.


Los planes

permanentes hacen

referencia

las

actividades

ya

establecidas en la organizacin, de carcter uniforme y repetitivo.


Estos planes permiten estandarizar las operaciones incrementando su
eficacia y eficiencia.
Un ejemplo son los procedimientos escritos que definen los procesos
de trabajo llevados a cabo en una organizacin.
Las polticas, en cuanto definen orientaciones generales y directrices
para un rea, son de aplicacin para los planes permanentes.

PLANES DE USO UNICO


Son planes realizados con el objeto de ser usados una sola vez, de
acuerdo con las necesidades de una determinada situacin que se
presenta como nica y excepcional. Los principales tipos de planes de
uso nico son los programas y los presupuestos.

Son aplicados una sola vez u ocasionalmente, para resolver un


problema que no se presenta de forma repetidas. Son planes de
accin que, con toda probabilidad, no se repetirn de la misma forma
en el futuro.
A su vez, los programas son planes que se aplican una sola vez y que
cubren

una

serie

relativamente

amplia

de

actividades

de

la

organizacin, especificando los pasos ms importantes, su orden y


oportunidad as como los responsables de la aplicacin encada paso.
Los proyectos pueden

considerarse

como

partes

pequeas

independientes contenidas en los programas.


Por su parte, los presupuestos constituyen la expresin formal y
cuantificada de los recursos asignados para planes, programas y
proyectos especficos en un plazo temporal determinado.

CARACTERSTICAS DEL PLAN OPERATIVO

EL PLAN OPERATIVO EST ASOCIADO AL PLAN ESTRATGICO DE LA


ORGANIZACIN
El plan operativo debe estar perfectamente alineado con el plan
estratgico de la empresa, y su especificacin sirve para concretar,
adems de los objetivos a conseguir cada ao, la manera de
alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento, sucursal,
oficina...).
Adems, el plan operativo debe desglosar los objetivos para cada
entidad

EL PLAN OPERATIVO EST ASOCIADO AL PRESUPUESTO DE LA


ORGANIZACIN
El Plan Operativo cuenta con un Presupuesto y tratndose de un
documento de gestin dinmico, puede ser modificado como
consecuencia de variaciones en las polticas y prioridades o de
circunstancias que puedan afectarlo, cambios que generalmente se
acompaan de modificaciones presupuestarias que varan segn la
magnitud de los recursos financieros.

EL PLAN OPERATIVO EST ASOCIADO A S MISMO A LA GESTIN


El plan operativo es el instrumento bsico de gestin de una
organizacin, puesto que en l se incluyen todos los proyectos a
desarrollar por la organizacin en un ao o en una temporada. Es la
gua de la gestin de la organizacin.

EL PLAN OPERATIVO EST ASOCIADO AL RENDIMIENTO DEL PERSONAL

El plan operativo se convierte en una herramienta til para evaluar el


desempeo del personal. El plan operativo define muy ntidamente
los proyectos y tareas a desarrollar, los responsables, las fechas, los
resultados esperados,

los

productos

finales.

Est

ntimamente

relacionado con lo que cada uno tiene que hacer y permite medir lo
que cada uno ha hecho y como lo ha hecho cuando este se evala.
RECURSOS BIBLIOGRFICOS

http://definicion.de/
http://desarrollo-profesional.universia.es/
http://es.slideshare.net/
http://www.aiteco.com/