Ejemplo del proceso de aplicacin de una encuesta.

CASO PRCTICO I: LA APLICACIN DE UNA ENCUESTA DEL DIAGNSTICO DE

CONTROL INTERNO.
A continuacin se presenta un caso prctico de aplicacin para un Ministerio. Se
desarrollar los pasos sealados para efectuar el diagnstico de control interno como
sigue:
A. DETERMINACIN DEL TAMAO Y SELECCIN DE LA MUESTRA
Paso 1.- Clasificacin y distribucin del personal de la entidad
Se debe clasificar y distribuir el personal de la entidad en concordancia con los niveles de
organizacin reconocidos por la entidad.
El Ministerio de Salubridad cuenta con 340 funcionarios y servidores pblicos, los cuales
estn distribuidos en tres niveles de organizacin en el siguiente orden: (i) Alta Direccin
con 6 personas, (ii) nivel gerencial con 1 7 personas y (iii) nivel operativo con 317
personas. Total trabajadores del Ministerio 340.
Paso 2.- Determinacin del tamao de la muestra.
Se debe determinar el tamao de la muestra que permita inferir el estado del sistema de
control interno a partir de la percepcin del personal de la entidad, considerando los
valores consignados en la Tabla 1 Tabla de referencia de muestras que se adjunta
en el Anexo.
Para el presente caso prctico, la poblacin del Ministerio de Salubridad se encuentra en
el rango de 325 a 349 personas.
De acuerdo con la Tabla 1 (que se adjunta) se establece un Tamao de Muestra (MU) de
185 personas.
Paso 3.- Determinacin de la proporcionalidad
en la organizacin, de todo el personal.

del personal por nivele jerrquicos

Determinar la relacin porcentual por niveles de organizacin de la entidad, con el fin de

fijar la proporcin de participacin con respecto del total de personal.
Nivel jerrquico

Operacin

Resultado

Alta direccin

Nmero total de
servidores
6

(6 340) x 100

1,76%

Gerencia

17

(17 340) x 100

5,00%

Operativo

317

(317 340) x 100

93,24%

TOTAL

340

100,00%

Paso 4.- Determinacin de la proporcionalidad del personal por niveles jerrquicos

en la organizacin segn el tamao de muestra.
Habiendo establecido el porcentaje de participacin de personal por niveles de
organizacin en la entidad, stos se aplicarn al tamao de muestra. En el caso de la
entidad ABC la distribucin porcentual y resultado del tamao de la muestra por nivel de
organizacin se presenta en el siguiente cuadro:
Nivel
jerrquico
Alta
direccin

Nmero
Total

Operacin

Resultado
Porcentual

(6 340) x 100

1,76%

Operacin de la
muestra
1, 76% de 185 servidores
= 3,25 = 3

17

(17 340)x100

5,00%

= 9,25 = 10

(317340) x 100

93,24%

= 172,49 = 172

340

10

93,24% de 185 servidores

Operativo
TOTAL

5,00% de 185 servidores

Gerencia
317

Resultado
Porcentual

100,00%

172
185

B. APLICACIN DE LAS ENCUESTAS.

Se deber aplicar a cada trabajador seleccionado segn el tamao de muestra de 185
personas los siguientes. Cuestionario de Diagnstico:

Ambiente de control. (36 preguntas).

Evaluacin de riesgos (11 preguntas).
Actividades de control (33 preguntas).
Informacin y comunicacin (21 preguntas).
Supervisin (7 preguntas).

C. TABULACIN DE ENCUESTAS.

Despus de efectuada la encuesta a los servidores pblicos de la entidad, con el objetivo

de obtener la percepcin con respecto de los resultados en las acciones de
implementacin de control interno en la entidad, se debe organizar la informacin y
efectuar el anlisis que permita consolidar los resultados obtenidos. Es decir, se procede
a la tabulacin y anlisis de las respuestas contenidas en las encuestas de diagnstico.
C.1. Procedimiento de Tabulacin
Se debe tener presente que las opciones de respuesta en los formatos de diagnstico
tienen asignados un valor de cuantificacin determinado, segn:
Ejemplo de Escala de valoracin de las respuestas
Valor Descripcin
0
1
2
3
4
5

No sabe
No se cumple
Se cumple de forma insuficiente
Se cumple de forma aceptable
Se cumple en mayor grado
Se cumple plenamente

Frecuencias de respuestas en la Norma: Filosofa de la Direccin.

Nivel gerencial - Ambiente de control.
Norma: Filosofa de la Direccin.
N

3
4

5
6
7

AFIRMACIONES
La Direccin manifiesta el inters de apoyar el
establecimiento y mantenimiento del control interno
en la entidad a travs de documentos, reuniones,
charlas y otros medios.
La Direccin reconoce y promueve los aportes del
personal que mejoran el desarrollo de sus
actividades laborales.
La Direccin incentiva el desarrollo transparente de
las actividades de la entidad.
La Direccin mantiene las condiciones necesarias
para un ambiente de armona y adecuadas
condiciones de trabajo en la entidad.
La Direccin proporciona el apoyo necesario para un
adecuado desarrollo de las labores del OCI.
La Direccin demuestra una actitud positiva para
implementar las recomendaciones del OCI.
Se incorporan nuevos enfoques de administracin,
como por ejemplo gestin de calidad total, gestin
por competencias, empoderamiento, coaching, entre
otros.

MU

10

10

10

10

10

10

10

Frecuencias de respuestas en la Norma: Integridad y Valores

Nivel gerencial: Ambiente de control Norma: Integridad y valores ticos

N AFIRMACIN

Todos en la entidad obran de acuerdo con los

principios de verdad, respeto a los compromisos 0
1 contrados y honestidad consigo mismo y con los
dems.
La Direccin demuestra un comportamiento tico,
2 poniendo en prctica los lineamientos de conducta de la 0
entidad.

La administracin ha difundido la "Ley del Cdigo de

3 tica de la Funcin Pblica"
2
El personal de la entidad se comporta de acuerdo
con los lineamientos de conducta planeados en la 0
4 "Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica" o
Cdigo de tica Interno
5 Se sanciona a los responsables de actos legales
de acuerdo con las polticas definidas por la
0
Direccin.

MU

10

10

10

10

10

C.3 Clculo de la Frecuencia

La frecuencia de respuestas halladas ser dividida entre el nmero de encuestas
efectuadas o tamao de muestra con el cual se est trabajando. Los resultados para el
caso prctico sern los siguientes ejemplos:
a) Clculo de las frecuencias de respuestas en la Norma: Filosofa De la Direccin.
VALORACIN
Afirmacin

1
2

Detalle

Frecuencia

F/MU
%
Frecuencia
F/MU
%
Frecuencia
F/MU
%
Frecuencia
F/MU
%
Frecuencia
F/MU
%
Frecuencia
F/MU
%
Frecuencia
F/MU
%

0/10
0
0
0/10
0
0
0/10
0
0
0/10
0
0
0/10
0
0
0/10
0
2
2/10
0.2

2/10
0.2
0
0/10
0
0
0/10
0
2
2/10
0.2
0
0/10
0
0
0/10
0
2
2/10
0.2

2/10
0.2
3
3/10
0.3
3
3/10
0.3
2
2/10
0.2
2
2/10
0,2
2
2/10
0,2
0
0/10
0

0/10
0
0
0/10
0
0
0/10
0
2
2/10
0.2
2
2/10
0.2
0
0/10
0
2
2/10
0,2

3/10
0.3
5
5/10
0.5
5
5/10
0.5
2
2/10
0.2
5
5/10
0.5
5
5/10
0.5
2
2/10
0.2

3/10
0.3
2
2/10
0.2
2
2/10
0.2
2
2/10
0.2
3
3/10
0.3
3
3/10
0,3
2
2/10
0.2

b) Clculo de la frecuencia de respuestas en la Norma: Integridad y Valores

VALORACIN

Afirmacin
1

Detalle

Frecuencia

F/MU
%
Frecuencia
F/MU
%
Frecuencia
F/MU
%
Frecuencia
F/MU
%
Frecuencia
F/MU
%

0/10
0
0
0/10
0
2
2/10
0.2
0
0/10
0
0
0/10
0

0/10
0
0
0/10
0
0
0/10
0
0
0/10
0
0
0/10
0

2/10
0,2
2
2/10
0.2
0
0/10
0
2
2/10
0.2
2
2/10
0,2

2/10
0.2
0
0/10
0
2
2/10
0,2
2
2/10
0.2
2
2/10
0,2

4/10
0,4
3
3/10
0,3
3
3/10
0.3
4
4/10
0,4
2
2/10
0,2

2/10
0,2
5
5/10
0.5
3
3/10
0.3
2
2/10
0.2
4
4/10
0,4

C.4 Clculo del Valor Parcial

A continuacin se debe determinar el valor parcial (VP), multiplicando el valor porcentual
hallado por la valoracin asignada, tal como se muestra a continuacin.

Calculo de los totales parciales

5

Total parcial =

valor parciali
i=1

Con esta informacin el desarrollo del caso prctico ser el siguiente:

Clculo del valor parcial por tipo de respuesta en la norma

Direccin

Filosofa de la

VALORACIN
Afirmacin
1

Detalle

Frecuencia

%
V. parcial
Frecuencia
%
V. parcial
Frecuencia
%
V. parcial
Frecuencia
%
V. parcial
Frecuencia
%
V. parcial
Frecuencia
%
V. parcial
Frecuencia
%
V. parcial

0
0.00
0
0
0.00
0
0
0.00
0
0
0
0
0
0.00
0
0
0
2
0.2
0,00

0.2
0.20
0
0
0.00
0
0
0.00
2
0.2
0.2
0
0
0.00
0
0
0
2
0.2
0,00

0.2
0.40
3
0.3
0.60
3
0.3
0.60
2
0.2
0.4
0
0
0.00
2
0.2
0.4
0
0
0,00

0
0.00
0
0
0.00
0
0
0.00
2
0,2
0.6
2
0.2
0.60
0
0
0
2
0.2
0.60

0.3
1.20
5
0.5
2.00
5
0.5
2.00
2
0.2
0.8
5
0.5
2.00
5
0.5
2
2
0.2
0.80

0.3
1.50
2
0.2
1.00
2
0.2
1.00
2
0.2
1
3
0,3
1.50
3
0.3
1.5
2
0,2
1,00

Clculo del valor parcial por tipo de respuesta en la norma Integridad y valora
Afirmacin
1
2
3
4

Detalle

Frecuencia
%
V. parcial
Frecuencia
%
V. parcial
Frecuencia
%
V. parcial
Frecuencia
%
V. parcial
Frecuencia
%
V. parcial

0
0
0
0
0
0
2
0.2
0
0
0
0
0
0
0

0
0
0.00
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0

VALORACIN
2
3
2
0,2
0.40
2
0.2
0.4
0
0
0
2
0,2
0.4
2
0,2
0,4

C.5 Clculo del Puntaje alcanzado por cada Norma

2
0,2
0,60
0
0
0
2
0,2
0.6
2
0,2
0,6
2
0,2
0,6

4
0.4
1.60
3
0.3
1.2
3
0.3
1,2
4
0.4
1,6
2
0,2
0,8

2
0.2
1.00
5
0.5
2.5
3
0.3
1.5
2
0.2_
1
4
0.4
2

En esta fase se determinar el puntaje alcanzado por cada norma de control interno al
sumar los valores parciales obtenidos en las encuestas realizadas.
Determinacin del puntaje nivel gerencial ambiente de control. Norma: filosofa de
la direccin.
VALORACIN
Afirmacin

Detalle

Frecuencia

%
V. parcial
Frecuencia
%
V. parcial
Frecuencia
%
V. parcial
Frecuencia
%
V. parcial
Frecuencia
%
V. parcial
Frecuencia
%
V. parcial
Frecuencia
%
V. parcial

0
0,00
0
0
0.00
0
0
0,00
0
0
0
0
0
0.00
0
0
0
2
0.2
0,00

0,2
0,20
0
0
0,00
0
0
0.00
2
0,2
0,2
0
0
0.00
0
0
0
2
0.2
0,20

0.2
0.40
3
0.3
0.60
3
0.3
0.60
2
0.2
0,4
0
0
0.00
2
0.2
0.4
0
0
0,00

0
0.00
0
0
0,00
0
0
0.00
2
0.2
0,6
2
0,2
0,60
0
0
0
2
0,2
0,60

0,3
1,20
5
0,5
2,00
5
0.5
2,00
2
0,2
0.8
5
0,5
2,00
5
0,5
2
2
0,2
0,80

0,3
1,50
2
0,2
1,00
2
0.2
1,00
2
0.2
1
3
0,3
1.50
3
0,3
1.5
2
0,2
1,00

Resultado del componente Ambiente de

Control para el Nivel Gerencial

total=

3.30+3.60+3.00+ 4.10+ 3.90+2.60

=3.44
7

Puntaje

Total

3,30

3,60

3,60

3,00

4,10

3,90

2,60

3,44

Norma: Integridad y valores ticos

VALORACIN
Afirmacin

Detalle

Puntaje Total

Frecuencia

0
0

0
0,00

0,2
0.40

0.2

0.4

%
V. parcial

Frecuencia
%
V. parcial

0
0
0

0
0
0

2
0,2
0,4

0.60
0
0
0

1.60
3
0.3
1,2

0.2
1,00

Frecuencia
%
V. parcial

2
0,2
0

0
0
0

0
0
0

2
0.2
0,6

3
0.3
1,2

2.5
3
0.3
1,5

0
0
0

0
0
0

2
0,2
0,4

2
0,2
0,6

.4
0.4
1.6

2
0.2
1

3,60

Frecuencia
%
V. parcial
Frecuencia
%
V. parcial

0
0
0

0
0
0

2
0,2
0,4

2
0,2.
0,6

2
0,2
0,8

4
0,4
2

3,80

5
0.5

3,60

4,10

3,30

3,68

Resultado del componente Integridad y Valores ticos para el Nivel Gerencia

Integridad y valores eticos=

3.60+4.10+ 3.30+3.60+3.80
=3.68
5

C.6 Clculo del Puntaje Total de valoracin.

Finalmente, se determinar el puntaje total alcanzado por el componente de control
interno como producto del promedio simple de los totales obtenidos.
Alta
Direccin

Nivel
Gerencial

Nivel
Operativo

Totales

Ambiente de control

4,00

3,61

2,33

3,31

1 Filosofa de la Direccin.
2 Integridad y valores ticos.

4,00
4,00

3,44
3,68

2,39
2,32

3,28
3,33

3 Administracin estratgica.
4 Estructura organizacional.

4,00
4,00

3,67
3,78

2,35
2,32

3,34
3,37

5 Administracin de recursos humanos.

6 Competencia profesional.

4,00
4,00

3,58
3,75

2,36
2,29

3,31
3,35

7 Asignacin de autoridad y responsabilidad.

8 rgano de control institucional.

4,00
4,00

3,67
3,34

2,86
1,74

3,51
3,03

Componente y Normas de Control Interno

Evaluacin
de
4,00
riesgos
1 Planeamiento de administracin de riesgos.
2 Identificacin de riesgos.
3 Valoracin de riesgos.
4 Respuesta al riesgo.

3,18

1,80

3,00

4,00

3,00

1,70

2,90

4,00
4,00
4,00

3,70
3,17
2,87

1,98
1,76
1.77

3,23
2,98
2,88

Alta
Nivel
Nivel
Direccin Gerencial Operativo Totales

Componente y Normas de Control Interno

Actividades de control gerencial

3,00

3,38

1,98

2.78

1
2
3
4

3,00
3,00
3,00
3,00

4,07
2,70
2,45
1,32

2,39
1,22
1,64
1,80

3.15
2.31
2.36
2,01

3,00
3,00
3,00
3.00
3,00
3,00

3,95
4,00
4,10
3,84
3,65
3,69

1,86
2,05
1,99
2,13
2,51
2,18

2.94
3.02
3.03
2.99
3,05
2,95

Informacin y comunicacin

4,00

3,66

2,34

3.33

1 Funciones y caractersticas de la informacin.

2 Informacin y responsabilidad.
3 Calidad y suficiencia de la informacin.
4 Sistema de informacin.
5 Flexibilidad al cambio.
6 Archivo institucional.
7 Comunicacin interna.
8 Comunicacin externa.
9 Canales de comunicacin.

4,00
4,00
4,00
4,00
4,00
4,00
4,00
4,00
4,00

3,23
3,55
3,40
4,20
3,30
3,60
3,50
4,17
4,00

2,25
2,44
2,43
2,55
2,22
2,33
2,22
2,23
2,34

3,16
3,33
3,28
3,58
3,17
3,31
3.24
3,47
3,45

Supervisin
1 Actividades de previsin y monitoreo.
2 Seguimiento de resultados.
3 Compromiso de mejoramiento.

3,00
3,00
3,00
3,00

3,99
3,95
4,30
3,73

2,54
2,60
2,64
2,39

3,18
3,18
3,31
3,04

5
6
7
8
9
1

Procedimiento de autorizacin y aprobacin.

Segregacin de funciones.
Evaluacin costo - beneficio.
Controles sobre accesos a los recursos o
archivos.
Verificaciones y conciliaciones.
Evaluacin de desempeo.
Rendicin de cuentas.
Documentacin de procesos, actividades y tareas.
Revisin de procesos, actividades y tareas.
0 Controles para las tecnologas de informacin y
comunicacin.

D. INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS

La interpretacin de los resultados, para cada una de las encuestas efectuadas, se ven
reflejadas en los rangos de valores expuestos anteriormente, cuyos criterios representan
una valoracin cualitativa del promedio total. Asimismo, proporciona informacin
necesaria para posibles acciones que han de propender a la consecucin de los objetivos
previstos.
RANGO
Puntaje total entre

0,00

2,00

CRITERIO DE
CALIFICACIN
Inadecuado

Puntaje total entre

2,01

3,00

Deficiente

Puntaje total entre

3,01

4,00

Satisfactorio

Puntaje total entre

4,01

5,00

Adecuado

Las acciones propuestas estarn necesariamente orientadas a la implementacin de los

componentes y factores de control interno. Si el resultado se encuentra ubicado en los

rangos inadecuado o deficiente, se deben proponer acciones para el diseo e

implementacin; si se ubica en los rangos satisfactorio o adecuado, las acciones
deben orientarse hacia el mejoramiento o mantenimiento del elemento.
Los resultados, para el caso prctico, se reflejan en el cuadro siguiente:
COMPONENTE Y NORMAS DE
CONTROL INTERNO

ALTA
DIRECCIN

NIVEL
NIVEL
GERENCIAL OPERATIVO TOTALES

SITUACIN

Ambiente de control

4,00

3,61

2,33

3,31

Satisfactorio

Evaluacin de riesgo
Actividades de control gerencial

4,00

3,18

1,80

3,00

Deficiente

3,00

3,38

1,98

2.78

Deficiente

Informacin y comunicacin

4,00

3,66

2,34

3,33

Satisfactorio

Supervisin

3,00

3,99

2,54

3,18

Satisfactorio

Sumatoria de los componentes

18,00

17,83

10,99

15.61
5

3,60

3,57

2,20

3,12

Nmero de componentes
Diagnstico de Control Interno

Satisfactorio

Los resultados para cada uno de los cinco (5) componentes de control interno se
muestran en la columna de "Situacin", los cuales permitirn adoptar las medidas
necesarias para un adecuado control interno. El promedio simple de los resultados de los
cinco (5) componentes, determinar la situacin de la entidad con respecto del control
interno.
En este caso, el resultado del diagnstico de Ministerio de Salubridad, segn la
escala es de "Satisfactorio".