COMO PRODUZIR

UM SHOW DE SUCESSO
Um guia prtico para quem quer comear do jeito certo!

PRODUZINDO EVENTOS
O Produzindo Eventos um portal de produo e
organizao de eventos.
O objetivo principal do portal oferecer informaes de
qualidade para que eventos de pequeno, mdio ou grande
porte sejam realizados com sucesso.
So abordados assuntos desde a contratao de equipe,
quantidade de comida e bebidas at a venda de ingressos
online e offline e boas prticas de promoo de eventos na
internet.

O Produzindo Eventos uma iniciativa do RockBee, uma

plataforma de venda de ingressos e divulgao de eventos. O
RockBee sabe a importncia dos profissionais de produo
de eventos no Brasil e os v como parceiros importantes que
proporcionam entretenimento para tantas pessoas que no
sabem o grande trabalho por traz do espetculo.
www.produzindoeventos.com.br

COMO PRODUZIR
UM SHOW DE SUCESSO?
Se essa for a pergunta que est na sua
cabea agora, ento voc est no lugar
certo. A seguir vamos falar sobre tudo o
que compreende a produo de um show,
seja de pequeno, mdio ou grande porte.
Esse guia traz diversos contedos
fundamentais para o antes, o durante e o
ps-evento, ensinando como contratar
artistas, como contratar equipe, como
organizar as finanas, estrutura do evento,
divulgao, como definir o preo, entre
outros assuntos relacionados.

Por
fim,
voc
tambm
recebe
gratuitamente um check-list que vai ajudlo a se organizar melhor na produo dos
seus eventos.
Se voc est iniciando agora no ramo de
produo de eventos, ver que preciso
ter controle sobre tudo antes mesmo de
comear a planejar seu evento. E se j
est no ramo h mais tempo, poder
contar com esse guia completo para no
deixar nada de fora e poder produzir um
show de sucesso.

Boa leitura!

NDICE
Tipos de shows
Como contratar
Organizao financeira
Check-list
Etapas
Fatores decisivos
Captao de recursos
Segurana
Divulgao
Quanto cobrar

5
13
17
21
26
36
41
46
50
57

TIPOS DE SHOWS

TIPOS DE
SHOWS
Para produzir um show de sucesso, importante ter
clareza sobre o tipo de show que ser organizado por
voc, afinal, no faltam opes de jeitos diferentes para a
produo de eventos musicais e cada tipo requer
medidas especficas.
Se voc ainda no sabe quais so os principais tipos de
shows, basta conferir as informaes a seguir.

SHOWS
PEQUENOS

SHOWS
MDIOS

O primeiro tipo de show que voc deve conhecer

aquele que no vai atrair multides. Isso mesmo, no
necessrio elaborar um evento gigantesco para voc
alcanar o seu objetivo. Sendo assim, um bom produtor
precisa saber como comear do princpio, ou seja, a
partir da produo de apresentaes pequenas.

Existem eventos musicais que no so destinados a uma

quantidade expressiva de pessoas, ao mesmo tempo em que
tambm no so voltados para um pblico to pequeno como
os shows menores. Estamos falando dos shows de mdio porte,
que precisam de tudo que comentamos anteriormente, mas com
preocupao maior com a abrangncia da apresentao.

Em geral, shows menores esto associados presena

de artistas que no so to famosos. No entanto, isso
no uma regra, pois voc pode organizar a
apresentao de um cantor ou uma banda de grande
reconhecimento, desde que seja um evento mais
intimista e adequado ao seu oramento, claro.

Ao contratar mais artistas ou grupos de renome, por exemplo,

possvel ter uma visibilidade maior. No caso de shows de nvel
intermedirio, no h aquela presso para fazer tudo no menor
escopo possvel, como ocorre com shows pequenos, ao passo
que tambm no preciso se preocupar com elementos que
fazem parte apenas de grandes shows.

Outro fator que voc deve levar em conta ao preparar

shows pequenos o espao disponvel, visto que esse
tipo de evento exige um ambiente capaz de comportar o
pblico, por menor seja o nmero de pessoas previstas.

Porm, isso no quer dizer que os shows de mdio porte so a

melhor opo. Lembre-se de que a opo ideal de show varia
de acordo com as suas necessidades e todos os tipos possuem
suas dificuldades especficas.

SHOWS
GRANDES
Chegamos aos shows que contam com a presena de um
mar de pessoas. Em funo do aumento do nmero de
participantes, a produo desse tipo de evento musical
apresenta uma srie de desafios, sendo que muitos nem
fazem parte dos eventos pequenos ou mdios.
Alm de novas medidas relacionadas gesto do pblico,
os shows maiores costumam estar associados a
exigncias maiores para a sua realizao. Nada mais
coerente, no ? Ficou assustado com essas
informaes? Pois pode se acalmar, afinal, produzir
grandes shows no um bicho de sete cabeas.

Impacto de grandes eventos para o setor no Brasil

O que um produtor de eventos pode aprender com
a vinda do papa ao Brasil
10 tendncias para pequenos e mdios eventos
que voc deve ficar de olho

Se voc prestar ateno aos fatores que contribuiro para

a realizao tranquila do evento, basta ser cauteloso para
que tudo d certo. Desse modo, organize-se, a fim de
atender s requisies dos artistas, da prefeitura, entre
tantas outras.

SHOWS NACIONAIS
OU INTERNACIONAIS?
No, no impossvel ter a ilustre presena de um
artista internacional em seu evento. Claro que
produtores que esto comeando dificilmente
conseguiro uma estrela do pop, por exemplo, mas isso
no significa que voc no tenha condies de
proporcionar atraes de outros pases para o pblico de
um evento.
No, no estamos incentivando voc a menosprezar
artistas do Brasil, apenas salientamos que possvel
contar com artistas estrangeiros em seu evento, desde
que voc saiba o quanto pode gastar e tenha uma boa
habilidade de negociao para atrair determinado artista.
Caso voc queira produzir somente shows com cantores
brasileiros, no h problema algum nisso, pois no
faltam excelentes grupos e cantores solo no nosso pas.

Dicas para produo de um evento internacional

10 eventos internacionais que voc deve ir antes de morrer
10 eventos nacionais que voc deve ir antes de morrer
O mercado de shows internacionais em 2013
no estado de So Paulo

SHOWS EM LUGARES
ABERTOS OU FECHADOS?
Normalmente, os shows em locais fechados no so de
grande porte, a no ser que o local tenha capacidade
para o pblico estimado. Ao optar por uma casa de
shows, por exemplo, imprescindvel levar em conta a
infraestrutura com base no seu planejamento, para evitar
contratempos.

8 dicas para eventos em locais abertos

10 dicas teis para escolher o local do seu evento

Por sua vez, os shows musicais em lugares abertos

tendem a ser maiores, tanto em funo do custo da
locao quanto para o estilo de evento. Um festival de
rock underground, por exemplo, pode combinar mais
com locais fechados, enquanto um festival de bandas de
rock maiores tende a atrair um pblico mais expressivo,
no mesmo?

10

SHOWS PARA TODOS

OS GOSTOS
Agora a vez de abordar os eventos musicais de nichos, que
contemplam apresentaes de artistas de segmentos de
mercado especficos. Mas todos os shows no so assim? Se
voc acabou de fazer essa indagao, saiba que h eventos
em que artistas de segmentos distintos se apresentam em
seguida ou at juntos, como em alguns festivais de msica.
E j que citamos os festivais, vale lembrar que existem
inmeros festivais para pblicos de um nicho particular. Daqui
a pouco abordaremos mais os festivais em si; por enquanto,
vamos dar alguns exemplos de shows de nichos, a comear
pelas apresentaes gospel. Esse tipo de msica possui uma
variedade enorme de cantores e at estilos diversificados,
como bandas de rock gospel, DJs de gospel eletrnico, etc.
O mesmo vale para a msica eletrnica, que possui suas
prprias ramificaes, desde os estilos mais acessveis ao
grande pblico at os estilos que poucos conhecem.

Alm disso, possvel surgir a oportunidade de produzir

outros shows de nichos, como funk, sertanejo, gospel, bandas
cover, msicos independentes e muito mais.
Como prometido, aqui est a parte em que citaremos os
festivais de msica, que podem englobar artistas que esto
apenas comeando, msicos experientes ou uma mistura
musical. No importa qual seja o nicho e o tamanho do
festival, essencial que voc tenha em mente que esse tipo
de evento pode ser ainda mais complexo do que um show
tradicional, pois voc ter que produzir no apenas um, mas
inmeros shows para a mesma data e o mesmo lugar.
Por mais que seja um desafio e tanto produzir festivais, s
agir com disciplina e organizao para que as coisas no
saiam do seu controle. Alm disso, a equipe de produo
deve estar em plena sintonia, com a finalidade de garantir o
sucesso de todas as apresentaes.

11

PORTANTO...
Independentemente do tipo de evento, lembre-se de que
a logstica de cada show deve ser considerada com base
nas caractersticas do pblico e no objetivo do evento.
Alm disso, nada impede que um nico show tenha
caractersticas mistas, como a apresentao de artistas
nacionais e internacionais juntos e de estilos diferentes.
O que importa garantir um resultado que satisfaa a
audincia.

12

PASSO A PASSO:
COMO CONTRATAR ARTISTAS

PASSO A PASSO COMO

CONTRATAR ARTISTAS
Contar com boas atraes primordial para qualquer
evento. No caso de shows musicais, essa importncia
ainda maior, afinal, os artistas contratados sero os
principais fatores que levaro as pessoas ao evento.
Entretanto, a contratao de artistas requer uma srie de
medidas, que nem sempre garantem que o artista
desejado faa parte do evento organizado por voc.
Como o bsico que voc deve fazer saber como agir
ao contratar artistas, separamos uma espcie de
check-list, com instrues passo a passo para que seus
esforos no sejam em vo ao tentar despertar o
interesse de potenciais artistas contratados para
apresentaes em eventos especficos.
Com esse guia, voc ter menos dificuldade para o
temido momento de correr atrs de msicos e garantir a
contratao deles.

14

1. DEFINA O ARTISTA QUE VOC QUER NO EVENTO

claro que o primeiro passo definir qual artista voc deseja contratar. Para tanto, faa uma pesquisa com o pblico-alvo do
evento a fim de identificar os gostos musicais de grande parte dos possveis participantes. Assim, a probabilidade de acertar na
hora de escolher e contratar o artista ser bem mais expressiva.

2. BUSQUE CANAIS DE COMUNICAO OFICIAIS

Todos os canais de comunicao so vlidos e a internet veio para facilitar o nosso acesso s celebridades. Busque-o atravs do
site oficial, agncia responsvel pelos seus contatos, fanpage, e-mail, twitter, etc.

3. CONVERSE PESSOALMENTE OU DIRETAMENTE ONLINE

Alm de deixar mensagens privadas, tambm possvel conversar pessoalmente, indo at um local onde o artista costuma
frequentar. Lembre que essa medida indicada para artistas no to famosos, cujo acesso mais fcil, ou se voc j tiver
tentado falar com os artistas, mas no obteve sucesso por meio dos canais tradicionais.
Seja qual for a forma escolhida para travar contato com o artista ou banda, assuma uma postura profissional e apresente-se
imediatamente dizendo o motivo do seu contato.

15

4. BASEIE-SE EM MODELOS DE CONTRATO

Se o seu contrato no contar com todas as clusulas necessrias para estabelecer um acordo satisfatrio para ambas as partes,
voc queimar o seu filme e arriscar o xito do evento. Sendo assim, tenha como base um modelo de contrato voltado para o
tipo de evento e a forma de apresentao.

5. CUIDADO COM A LEGISLAO

Antes da contratao de artistas, fique atento s leis relacionadas ao uso de msicas, como a taxa do ECAD (Escritrio Central
de Arrecadao de Direitos Autorais), as eventuais multas por quebra de contrato e muitas outras questes legais relacionadas a
locao, entre outras.

6. DEFINA CONDIES DE TRABALHO E EQUIPAMENTOS

Como voc deve proporcionar um ambiente saudvel e propcio para apresentaes eficazes, outro passo na contratao
estabelecer as condies de trabalho para os contratados. E no se esquea de deixar claro o que voc oferecer e o que o
artista ter que trazer, como equipamentos e equipe para concretizar o show.

7. PREO VANTAJOSO PARA TODOS

Claro que incrvel quando voc consegue um artista bastante conhecido para se apresentar no seu evento, assegurando uma
grande visibilidade. Porm, no adianta gastar o que no deve para obter tal artista se os gastos com a celebridade prejudicar o
pagamento de outras coisas. Portanto, o ltimo passo para contratar artistas diz respeito definio de um preo que seja
vantajoso tanto para o artista quanto para voc.

16

ORGANIZAO FINANCEIRA
PARA EVENTOS

ORGANIZAO FINANCEIRA
PARA EVENTOS
A organizao financeira para eventos fundamental
para o seu sucesso, qualquer passo em falso pode levar
a problemas que vo complicar bastante a sua situao.
Alm disso, estar plenamente organizado para
determinado evento requer cuidados com uma grande
variedade de fatores, os quais voc deve incluir no seu
planejamento, que pode ser materializado em forma de
planilhas financeiras.
Antes de saber como utilizar planilhas para a
organizao financeira de eventos, fundamental
conhecer algumas medidas indispensveis para evitar
problemas relacionados a custos e gastos de eventos.
Pensando nisso, separamos uma listinha para voc se
guiar na hora de planejar suas aes. Confira a seguir..

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ORGANIZAO FINANCEIRA
PARA EVENTOS
Verificar o quanto o
cliente pode gastar para
realizar cada evento

Registrar todas as
despesas, incluindo gastos
teoricamente
insignificantes

Controlar o fluxo de caixa

medida que o cliente
fizer o pagamento

4
Analisar os resultados de
eventos anteriores

Agora que voc sabe quais so as medidas bsicas para

assegurar a eficcia do seu planejamento financeiro,
chegou a hora de descobrir como criar uma planilha para
um evento, levando em conta alguns fatores que voc
no deve esquecer ao montar a sua planilha.
Bem, a primeira coisa que voc precisa definir o
percentual direcionado para cada despesa. No caso da
divulgao do evento, determine qual ser o percentual
para anncios em meios de comunicao e qual ser o
percentual destinado divulgao em mdias sociais, por
exemplo. Lembre-se de que o percentual varia de acordo
com cada tipo de evento, bem como com o pblico-alvo e
os valores disponveis. Por exemplo: um show voltado
para o pblico jovem deve ter um percentual maior para
a disseminao do evento na internet, em comparao
com o percentual de anncios e flyers.

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ORGANIZAO FINANCEIRA
PARA EVENTOS
Em geral, o percentual separado para cada item costuma ser
bastante equilibrado, ou seja, nada de gastar 70% com o
local e o restante com os outros custos, s para citar um
cenrio equivocado. O ideal que os inmeros quesitos que
requerem gastos tenham percentuais similares, para voc
no passar por aperto, mesmo com a organizao da
planilha. Sendo assim, defina suas despesas de uma forma
balanceada:

A sua planilha financeira para eventos tambm precisa

incluir dbitos e crditos que devem ser contabilizados. E
uma coisa que muitos produtos esquecem a montagem de
uma coluna para a despesa estimada e outra para a
despesa real de cada elemento. Ao deixar essas colunas
lado a lado, ser mais fcil ter uma noo de quanto voc
poder economizar nos prximos gastos.
Levando em considerao tudo o que acabamos de
abordar, voc ter mais chance de conseguir resultados
excepcionais ao criar sua planilha financeira e,
consequentemente, ao colocar as nossas sugestes em
prtica.
Dicas de como fazer o planejamento financeiro do seu evento

Claro que os fatores e valores acima oscilam de evento para

evento. Alm disso, dentro de cada fatore, necessrio
separar diferentes percentuais.

Qual a melhor forma de precificar seu evento

20

CHECK-LIST PARA
PRODUZIR UM SHOW

CHECK-LIST PARA
PRODUZIR UM SHOW
Para voc fazer um show de qualidade, imprescindvel saber
quais itens devem ser confirmados em seu check-list. Mas, o que
precisa ser includo nesse check-list? Se essa uma dvida
constante, prepare-se para conferir um guia que criamos para
facilitar o seu trabalho.
Bom, antes de ver a nossa lista dos fatores que voc deve checar
ao produzir um show, lembre-se de ficar atento a particularidades
de cada tipo de evento, pois enquanto alguns itens so
essenciais para qualquer produo, h determinados detalhes
exigidos para tipos especficos de shows.

Alm disso, no adianta nada seguir a listinha abaixo risca sem

levar em conta os resultados dos eventos anteriores. Ao efetuar
um monitoramento das suas estratgias, voc ter condies de
conseguir xito ao aplicar as nossas recomendaes nos
prximos eventos musicais, uma vez que voc saber o que
realmente funciona e o que precisa de alteraes.

22

1. NOME
Ao produzir eventos musicais, o nome de cada evento deve ser escolhido o quanto antes, para que voc elabore os
materiais de divulgao com mais agilidade. A eficcia do nome vai depender da facilidade para compreend-lo. Alm
disso, ele deve ser lembrado quase que instantaneamente pelo pblico-alvo, que precisa ficar intrigado e atrado pelo
nome do evento.

2. OBJETIVO
Outro item que no pode faltar em sua lista o objetivo do evento. Dependendo do show, possvel at ter mais de
um objetivo ou um principal e outros derivados deste. O clculo do pblico estimado tem relao com o alcance de
objetivos, pois muitos eventos tm como objetivo conseguir a presena de um nmero especfico de participantes.

3. DATA
Definir a data com bastante antecipao tambm primordial. Logo, trata-se de um fator que deve ser riscado do seu
check-list sem demora. Para tanto, certifique-se de que no haver outro evento similar no mesmo dia programado,
evitando a perda de frequentadores em potencial. A escolha do dia da semana e do ms, a proximidade de feriados e
a seleo do horrio interferem no sucesso da data de um show.

4. LOCAL
Assim como a data decisiva para o xito do evento, o local tambm afeta o seu desempenho. Por isso, deve existir
uma espcie de sintonia entre a data e o evento, afinal, nem sempre h disponibilidade do local desejado na data
marcada, e vice-versa. Verifique ainda a capacidade do local e todas as condies dos ambientes, como as
instalaes e tudo o que for necessrio para a realizao do evento, inclusive a questo geogrfica e os meios de
acesso.

23

5. CONTRATAES
Outro passo da sua listinha fazer as contrataes dos profissionais que atuaro antes, durante e at aps o evento.
Confira a qualificao da equipe, checando as experincias de cada um. Isso vale para desde os artistas at os
demais funcionrios.

6. ECAD
Como shows no ocorrem sem msica, fundamental ter cuidado com a fiscalizao dos direitos autorais. Sendo
assim, consulte o ECAD para voc saber quais taxas devem ser pagas para a execuo das msicas no evento.

7. CONTATOS
O seu check-list tambm precisa conter os contatos de todos os fornecedores e profissionais que contribuiro para a
realizao do evento. Alm do telefone fixo e do nmero do celular, no se esquea de anotar e-mail, endereo,
fanpage e demais contatos.

8. EQUIPAMENTOS
Ao definir os artistas que se apresentaro no show e os tcnicos que ficaro responsveis pelo controle dos
equipamentos, v atrs dos materiais de som e iluminao exigidos para as apresentaes, sem se esquecer de
programar um perodo para a passagem de som.

24

9. DIVULGAO
Assim que todos os detalhes estiverem definidos, comece a divulgar o evento de formas diferentes, sempre levando
em conta as preferncias do pblico que voc pretende atingir. E a fase de divulgao tambm quando comeam a
disponibilizao de convites e a venda de ingressos.

10. PAGAMENTOS
Um item importantssimo da lista de aes a situao dos pagamentos de todos os servios contratados, desde
aluguel de equipamentos at cach dos msicos. Organize-se para no ficar perdido diante de todas as informaes
referentes aos pagamentos, como prazos e valores.
Ao riscar cada item da lista acima, voc vai notar que o andamento do seu evento musical est fluindo sem problemas.

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ETAPAS DO EVENTO
MUSICAL

ETAPAS DO
EVENTO MUSICAL
Independente do tipo de show, fundamental se
preocupar com as diferentes etapas do evento, dando o
seu melhor em cada um delas, no adianta estar com a
cabea nas aes que devem ser feitas aps o evento se
voc no agir como precisa durante o evento, por
exemplo. Lembre que se todos os passos forem dados
na hora e do jeito certos, dificilmente voc ter
problemas nas fases seguintes, podendo evitar e at
solucionar contratempos com facilidade.
Pensando nas medidas que voc precisa aplicar nas
diversas etapas do evento musical, confira o que
essencial fazer em todas as fases da produo do show.
E nada de tentar pular uma ou outra etapa, pois isso
pode prejudicar o andamento de todo o evento.

27

PR-EVENTO

CHEK-LIST

Conferir cada item do seu

check-list indispensvel,
essa listinha que vai permitir um
planejamento mais organizado
e eficaz.
No se esquea de manter o
check-list atualizado, visto que
uma pequena mudana em um
fator pode gerar um grande
tumulto e muita dor de cabea
em outros momentos, inclusive
enquanto o evento estiver
acontecendo, o que poder
pegar mal para a sua reputao
como produtor de eventos.

DEFINIO DO
CONCEITO
Mais do que ter um bom
nome e saber claramente quais
so seus objetivos, voc deve
pensar no conceito para seu
show, pois o conceito de um
evento pode ser crucial para as
outras etapas e at para
despertar o interesse do
pblico-alvo.
Para tanto, faa pesquisas e
recorra a parcerias, com o
intuito de se inspirar na criao
de um conceito adequado para
cada tipo de evento.

PERGUNTAS
BSICAS
Refletir sobre algumas
perguntas bsicas guiar seu
planejamento nos prximos
passos com mais praticidade e
foco.
O que fazer para o evento ser
um sucesso? Para quem o
evento destinado? Como o
show pode ter mais xito? Por
que o evento ir acontecer?

Essas so as principais
indagaes que serviro de
auxlio pois importante
relembrar os seus objetivos
constantemente para colocar
tudo nos eixos.

CRONOGRAMA

Nada impede que voc tenha

seu modo de colocar todos os
planos em prtica, sem muita
organizao.
Porm, o ideal que a
checagem do check-list e
outras aes sejam
previamente agendadas, o que
poupar muito tempo e ainda
passar a impresso de que
voc sabe exatamente o que ir
fazer, o que muito importante
para quem trabalha com voc
se sinta mais confiante.

29

REUNIES

ANLISE DE
LEGISLAO

PLANEJAMENTO
FINANCEIRO

A comunicao entre voc e

sua equipe deve acontecer a
todo instante, mas tambm
necessrio separar um tempo
do seu cronograma para
reunies antes do evento.

No adianta fazer tudo com

capricho sem prestar ateno
em fatores como o cumprimento
de determinadas leis. o caso
das seguintes
regulamentaes:

Que tal criar uma planilha

exclusiva para o planejamento
financeiro? Bem, essa dica s
funcionar se voc incluir todos
os detalhes na planilha de
maneira organizada.

Assim, voc vai conseguir ter

um panorama geral de tudo o
que j foi feito e o que ainda
falta, bem como manter um
dilogo entre diversos setores,
que podero se integrar durante
os encontros.

Lei Geral do Turismo;

Legislao para artistas
tcnicos em espetculos;
Lei do Direito Autoral;

o caso dos custos, as

despesas, os crditos e tudo
mais que envolver a situao
financeira do evento.

Entre outras questes

relacionadas legislao
brasileira.

VENDA DE
INGRESSOS
Enquanto o evento acontece,
toda a preparao das etapas
anteriores resulta em um
acmulo de tarefas, que podem
te enlouquecer e prejudicar o
andamento da programao se
voc no estiver devidamente
preparado.
O primeiro passo para evitar
problemas durante o evento
conferir se a bilheteria est
funcionando conforme voc
tinha planejado. E tenha em
mente que venda online sempre
o melhor caminho para o seu
pblico.

30

DURANTE O EVENTO

CONTROLE DE
ENTRADA
A entrada dos participantes
deve ser analisada em funo
da entrega dos convites e
ingressos, alm do ponto de
vista da segurana. na
bilheteria que possveis
ameaas podem ser barradas.
Sendo assim, esteja atento
para resolver rapidamente
eventuais problemas nesse
setor.

CONTATO COM A
IMPRENSA
A divulgao de um evento
pode ocorrer j durante as
apresentaes com a
participao da imprensa.
O contato com jornalistas deve
ser o mais delicado possvel,
visto que um passo em falso
seu pode comprometer a
visibilidade do evento.
Publicidade negativa na
imprensa sobre o show faro as
pessoas pensarem duas vezes
antes de irem aos prximos
eventos musicais produzidos
por voc.

COMUNICAO
COM A EQUIPE
Assim como no perodo
anterior ao evento, no d para
deixar de se comunicar com
sua equipe durante a realizao
do show.
No perca o contato com sua
equipe durante todo o tempo,
contatando-os periodicamente
para confirmar e tomar decises
pontuais.

TRANSMISSO DO
EVENTO
Para completar as aes
durante o evento, mantenha os
canais oficiais atualizados
sobre o show, alimentando-os
com informaes a cada
instante, inserindo trechos em
vdeo, gravando entrevistas,
etc.

32

EQUIPE MDICA
DISPONVEL
A sade de todos os
frequentadores do evento deve
ser garantida por voc. Como?
Basta oferecer uma equipe
mdica para que desmaios,
acidentes ou outros problemas
que ameacem a sade dos
envolvidos sejam solucionados
por profissionais
especializados.

CUIDADOS COM A
ALIMENTAO
Dependendo do evento, voc
pode incluir buffet, quiosques,
lanchonetes, lojas de
convenincias, entre outros
servios alimentcios.

Pensando nisso, reserve um

tempo para checar
pessoalmente as condies de
limpeza e conservao da
comida e da bebida
disponibilizadas.
E se a quantidade no for
suficiente para o nmero de
pessoas, no se desespere.
Ideal ter garantia dos
contratos de servios e pense
tambm num plano B. (como
contato reserva com empresas
de buffet, etc).

DETALHES
TCNICOS
Outra parte que no deve ser
menosprezada a questo
tcnica do show.
Como imprevistos podem surgir
a qualquer instante, voc
precisa manter a calma para
lidar com os contratempos.
Nesse caso, ter uma equipe
tcnica capacitada essencial
para resolver logo qualquer
defeito em equipamentos e
outros problemas tcnicos de
iluminao, som, etc.

33

PS-EVENTO

VISTORIA

Quando o evento acaba, o

trabalha no termina, pois
hora de realizar uma vistoria
detalhada, com o objetivo de
conferir as condies dos
materiais, a limpeza dos
ambientes e outros elementos
capazes de prejudicar sua
credibilidade caso voc no
tome as atitudes necessrias e
programadas, como a entrega
de equipamentos alugados ou
emprestados do jeito
combinado, por exemplo.

FECHAMENTO
FINANCEIRO
Outro momento que requer
cuidado o pagamento de
todas as pessoas que atuaram
no evento, sempre
considerando as condies de
trabalho estabelecidas nos
contratos de cada profissional.
Claro que aquela planilha l do
comeo deve ser checada
frequentemente, mas no final
que voc vai ter uma viso mais
ampla do evento musical,
depois de todos os
pagamentos.

ANALISE

Antes de se entregar ao
prximo evento, voc deve ter
aquele momento de balano,
em que uma anlise do evento
vai proporcionar as informaes
relacionadas ao que deu certo e
ao que poderia ter acontecido
de maneira mais satisfatria.

FEEDBACK

Para ter certeza se o saldo foi

positivo ou negativo, considere
realizar o acompanhamento e
monitoramento do evento nas
mdias sociais. Caso ocorram
reclamaes, use-as a seu
favor, considerando o ponto de
vista do pblico para aprimorar
os prximos eventos. Lembrese de que voc depende desse
pblico para que seu show seja
um sucesso.
Mais do que ver tal feedback,
tente compreender a natureza
das possveis reclamaes,
com a finalidade de melhorar
nos prximos shows ou at se
desculpar por algo que ocorreu
no evento, dependendo da
situao.

35

FATORES DECISIVOS PARA

UM EVENTO DE SUCESSO

ANTES DE COMEAR UM
EVENTO MUSICAL
Depois de toda a preparao para produzir um evento
musical, a hora de colocar as nossas dicas pode ser
assustadora, principalmente se voc um produtor
inexperiente.
Com dedicao e esforo, possvel iniciar o trabalho de
organizao de shows sem erros, desde que voc saiba
exatamente como agir antes de comear um evento
musical, pois a etapa inicial decisiva para tudo o que
vir a seguir.

37

COMO DEFINIR O
PBLICO-ALVO?
Essa questo precisa ser respondida o quanto antes, para
voc poder passar para outras medidas com base nas
informaes do pblico que se deseja alcanar. Assim
sendo, leve em conta seu objetivo principal considerando o
tipo de evento programado.
No caso de um show aberto, ou seja, para um pblico sem
muitas especificaes, voc ficar margem do gosto
popular de uma forma generalizada. Porm, no deixe a
abrangncia te intimidar e tente afunilar o pblico ao
mximo, classificando as pessoas por grupos, como jovens,
adultos, moradores de determinado bairro, pais com filhos,
entre outros diferenciais. A partir de ento, comece a
averiguar as preferncias e at necessidades de cada grupo.
Para ter um panorama mais apurado, nada melhor do que
entrar em contato com os participantes potenciais de um
evento.

Isso pode acontecer via pesquisas em e-mails, enquetes em

sites, interaes em redes sociais e at pelo dilogo ao vivo,
dependendo do seu oramento.
Quando o pblico fechado, isto , quando j h um nicho
especfico para voc focar suas aes de produo, o
processo mais simples. Entretanto, isso no quer dizer que
voc no tenha que se empenhar para descobrir os
interesses do pblico. Assim como um pblico-alvo mais
aberto, o pblico fechado requer diversos dados para que
seja possvel a definio de fatores como o porte do evento,
a logstica para o show, entre outros elementos.
E h ainda o pblico fiel, que no exige uma definio como
os anteriores, pois j existe um perfil e uma quantidade de
pessoas mensurados para determinado evento. Esse tipo de
pblico comum em eventos que acontecem com
frequncia, como festivais e convenes. Contudo, sempre
mantenha suas informaes atualizadas, uma vez que existe
a possibilidade de mudanas nesse pblico de um evento
para o outro.

38

QUAIS SO OS CRITRIOS
PARA A ESCOLHA DO LOCAL?
Existem inmeros critrios que influenciam a escolha do
lugar em que um evento ocorrer.
Acredite, o local da realizao de um evento determina muito
a adeso e disposio do pblico em comparecer. Afinal,
quem quer ficar horas no trnsito, ou ser assaltado, ou ficar
em um local tumultuado e quente, ou no escutar a banda,
ou ainda no conseguir chegar?
Para evitar que seu pblico passe por todos esses
transtornos, confira na lista a seguir os principais pontos que
devem ser considerados antes de fechar o local do show.

Dimenso do pblico
Datq
Segurana interna e externa
Facilidade de acesso
Alvar de funcionamento
Caractersticas de som e iluminao
Condies sanitrias adequadas
Palco e espao para bastidores
Local aberto ou fechado
Camarim e espao de produo

10 dicas teis para escolher o local do seu evento

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COMO ACERTAR NA
LISTA DE TAREFAS?

COMO DETALHAR AS
METAS DO EVENTO?

Outro requisito para o perodo anterior ao evento criar uma

lista de tarefas que permita uma organizao de tudo o que
deve ser feito.

Antes de saber como fazer o detalhamento das metas, voc

sabe dizer qual a diferena entre meta e objetivo? Essa
diferenciao imprescindvel para evitar confuso.

Para acertar nessa lista seja o mais direto possvel, inclua

todos os detalhes necessrios e coloque cada informao
separada por categorias, facilitando a leitura por qualquer
pessoa.

Basicamente, objetivo o propsito de determinada ao,

como a realizao do evento de uma forma especfica. J a
meta a definio de pontos que precisam ser completados
em prazos especficos, contribuindo para o alcance do
objetivo final. Assim sendo, voc deve detalhar as metas
com base no check-list e na lista de tarefas, levando em
considerao fatores variados, como a definio do perfil do
pblico, a locao de equipamentos de som, o teste da
acstica do local e outros mais.

Alm disso, faa um backup da lista em vrios locais: e-mail,

pen drive, rea de trabalho, etc. Jamais confie em uma lista
impressa sem cpias, pois caso a perca o trabalho ser
triplicado.

Agora, basta se organizar para no deixar todas as tarefas

se acumularem, comprometendo o processo de criao do
evento.

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CAPTAO DE RECURSOS
PARA SHOWS

CAPTAO DE RECURSOS
PARA SHOWS
Por que falar sobre captao de recursos? Simplesmente
porque nem sempre d para produzir eventos com o dinheiro
do cliente, o que requer uma srie de medidas a fim de
assegurar a realizao do evento, sem que este fique muito
diferente do que havia sido planejado.
Pensando nisso, que tal conferir as principais fases da
captao de recursos para eventos?

Financie seu evento usando o crowdfunding

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PROSPECO
O primeiro passo para captar os recursos necessrios para a
produo de shows pesquisar a respeito de parcerias e
patrocnios em potencial.
Alm disso, sempre interessante estar aberto para outras
possibilidades de angariar dinheiro (calma, pois
abordaremos esse tpico daqui a pouco).
Na etapa de prospeco, essencial verificar se os
possveis colaboradores financeiros esto de acordo com o
conceito do evento.

Em geral, os patrocinadores se interessam por esse tipo de

parceria porque o sistema de patrocnio muito vantajoso
para quem tem a verba desejada, no s para voc, para os
artistas que se apresentaro, para os demais profissionais
envolvidos no show e para o pblico do evento.
O grande benefcio para os patrocinadores, alm da
associao com o evento e tudo o que diz respeito a este,
o aumento da visibilidade para um pblico especfico, o que
pode proporcionar muitos resultados positivos em funo da
relao com o evento.

Alm disso, confira se realmente h recursos disponveis

para o evento em questo e entenda os objetivos do
potencial patrocinador.

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DIAGNSTICO E
CONTATO

NEGOCIAO

Ao criar uma lista com os patrocinadores em potencial, voc

estar fazendo o chamado diagnstico, que deve incluir as
informaes sobre os profissionais e as empresas dispostas
a estabelecer parcerias.

Por mais que voc no veja a hora de fechar o patrocnio e

dar continuidade ao trabalho de produo do evento, seja
paciente para que a empresa que pretende patrocinar o
show tenha tempo para analisar a sua proposta.

Depois disso, no perca tempo para se comunicar

diretamente com os contatos, pois no h como prever at
quando eles se interessaro por sua proposta de patrocnio.

Logo, evite ficar pressionando, como se o mundo fosse

acabar amanh e como se voc estivesse desesperado
porque no possui mais nenhuma alternativa. Caso voc
realmente no tenha outros interessados, importante se
valorizar, mas sabendo dar o brao a torcer para no
parecer orgulhoso e acabar perdendo a oportunidade.

O ideal que o contato entre vocs seja por meio de um

encontro agendado, permitindo que ambos tenham
condies de se preparar.
Claro que h outros meios de dilogo, mas o mais indicado
a interao ao vivo, tirar sem pegar a pessoa desprevenida.
Lembre que deixar uma tima impresso indispensvel.
Logo, nada de encurralar a pessoa.

Durante a negociao mantenha uma postura profissional,

mas amistosa. Alm disso, ressalte os benefcios para os
investimentos no evento. E antes de fechar o negcio,
lembre que todos os direitos e obrigaes de ambas as
partes precisam estar em um contrato.

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CAPTAO
EM SI E RESULTADOS
Acompanhar a captao dos recursos muito importante,
principalmente com base em um controle prprio, que pode
ser feito a partir de uma lista ou uma planilha financeira. Em
seguida, os resultados devem ser analisados e necessrio
fazer uma prestao de contas.

Para tanto, essencial que os prmios sejam atraentes e,

claro, todos os envolvidos devem se esforar para que
muitas rifas sejam vendidas. No caso dos leiles, escolha
itens de valor para leiloar a divulgue bem quando e onde
ocorrer o leilo, ou opte pelo leilo virtual.

Bom, agora que vimos como funciona a captao de

recursos por meio de patrocnio, que tal conhecer outras
maneiras de arrecadar verbas?

No se esquea de que brindes tambm garantem uma

tima arrecadao. Seja criativo com produtos customizados
que podem ser comercializados para o pblico-alvo do
evento e para quem tambm deseja que o show acontea.

J pensou em economizar uma grana a partir de doaes?

Ento, esse tipo de auxlio muito vlido para arrecadao
de verbas, principalmente se voc est preparando um
evento de pequeno ou mdio porte. Alm de utilizar as
doaes no prprio evento, como equipamentos e at
alimentos, possvel aproveitar as doaes e vender os
itens, o que vai fazer voc ter um dinheiro que pode ser
usado para a compra ou o aluguel de materiais.

Por fim, voc pode montar um projeto e disponibiliz-lo em

portais de crowdfunding. Um exemplo o Catarse, atravs
dele o pblico quem patrocina o evento, em troca de
benefcios que variam de acordo com o valor doado.
Financie seu evento usando o crowdfunding

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SEGURANA EM SHOWS

SEGURANA
EM SHOWS
A segurana em eventos engloba diversos elementos. Como
a proteo de cada um dos participantes de um show
precisa ser garantida pelos responsveis pela organizao
do evento, voc deve conhecer os fatores que interferem na
segurana em shows. Quais so os riscos envolvidos em
eventos?
Para responder a essa questo, vamos abordar os principais
aspectos ligados proteo das pessoas que comparecem
em um evento.

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AMBIENTE
O primeiro risco est relacionado ao ambiente escolhido
para sediar o evento. No caso de um local aberto, voc no
pode deixar de conferir a previso do tempo, tendo sempre
um plano B para agir se as condies climticas no dia no
colaborarem. Caso seja um local fechado, esse tipo de
cuidado no to crtico. Porm, mesmo assim,
fundamental ficar de olho na previso do tempo, pois ela
pode ser decisiva em eventuais mudanas nas formas de
acesso ao lugar, por exemplo.
Ao escolher um local, voc tambm deve considerar a
quantidade de pessoas que preencher o espao disponvel,
respeitando as leis referentes capacidade do local em
questo. E ainda h a possibilidade de usar espaos
pblicos para apresentaes, o que requer algumas
autorizaes de rgos cabveis, que precisam ser
solicitadas o quanto antes, visto que o processo para
liberao pode ser demorado.

E j que citamos o respeito s leis, no se esquea de

seguir todas as normas sanitrias. Isso que dizer que o
lugar do show deve contar com um espao exclusivo
para o uso como banheiro. Alm disso, os ambientes
para a disponibilizao de alimentos precisa ser
criteriosamente checado, com o intuito de garantir as
condies de limpeza exigidas, o que vale tambm
para outras instalaes.
Outro risco que pode ser facilmente evitado a
possibilidade de problemas em equipamentos de luz,
som, entre outros. Basta checar tudo antes do uso, a
fim de fazer correes para se prevenir de curtoscircuitos e outros contratempos tcnicos.
Assim como em qualquer situao envolvendo a
presena de muitas pessoas reunidas em um nico
espao, o risco de furtos grande em um evento.

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MONITORAMENTO
Para evitar esse tipo de ao, indispensvel adotar
medidas preventivas. E caso roubos aconteam, deve-se
proporcionar o auxlio imediato s vtimas, na tentativa de
resolver logo o problema.
Para finalizar a parte de segurana do ambiente, no se
esquea que a rea de acesso ao local usada pelo grande
pblico deve ser monitorado por profissionais to
capacitados quanto os seguranas dispostos em outros
pontos do evento. Assim sendo, providencie seguranas
para fiscalizar estacionamentos e at regies prximas de
pontos de txi e de meios de transporte pblico.

O monitoramento pode acontecer de inmeras formas.

Alm da atuao de seguranas especializados,
possvel recorrer ao auxlio da Polcia Militar. Nesse
caso, separe os documentos necessrios para
conseguir um efetivo da Polcia Militar, sempre
checando as normas regentes no estado onde o
evento ocorrer.
Ao protocolar um pedido de policiamento ostensivo,
no esquea de que a apresentao da estimativa de
pblico indispensvel. O mesmo deve ser feito no
caso da contratao de uma equipe de segurana
privada, que deve trabalhar em sintonia com os
policiais.
Para finalizar, considere a necessidade de contar com
uma unidade Brigada de Incndio, afinal, nenhum
evento est imune a focos de incndio. Ao ter uma
brigada de prontido, a chance de algo sair do controle
ser bem menor.

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DIVULGAO PARA
EVENTOS

DIVULGAO
PARA EVENTOS
Em geral, os eventos s so divulgados depois que est
tudo definido, como data, local, entre outros detalhes.
Porm, tambm possvel comear a divulgao desde os
primeiros passos, por meio de teasers, que so materiais
que servem apenas para instigar e despertar o interesse do
pblico.
Independente da sua abordagem na divulgao, que pode
ser gradual ou mais agressiva, comeando relativamente
tarde, importante conhecer as opes para disseminar as
informaes do show que voc est produzindo.

Para tanto, a identificao do pblico-alvo deve ocorrer logo

de cara, afinal, sero os gostos desse pblico que guiaro
os materiais propagados de diversas maneiras.

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DIVULGAO
PARA EVENTOS
Basicamente, podemos separar a divulgao de um evento
em duas categorias: online e offline. A vantagem da
divulgao offline o alcance de um pblico que no
costuma acessar a internet com frequncia. Em
contrapartida, a divulgao online beneficia aquelas pessoas
que esto conectadas com bastante regularidade.
Alm disso, necessrio destacar a possibilidade de
compartilhamento de informaes na divulgao online, o
que garante uma visibilidade muito maior, podendo at ser
muito rpida quando as mensagens se tornam virais. E outro
grande benefcio da divulgao online o preo, afinal, os
gastos com esse tipo de propagao de informaes so
muito menores que os valores que costumam ser cobrados
para outras formas de divulgao.

S para voc ter uma noo de custos, anncios de uma

pgina indeterminada em uma revista podem custar em
torno de R$ 3 mil a R$ 230 mil. Com esses valores, voc
pode pagar os profissionais para produzirem os materiais e
pagar pela divulgao destes em diversos sites, com a
possibilidade de ainda sobrar dinheiro. Entretanto,
dependendo do seu oramento e do tipo de pblico, pode
ser vlido investir em meios tradicionais. Por exemplo: um
show voltado para o pblico feminino pode ganhar muita
visibilidade se voc divulgar em pginas de revistas com
contedos para mulheres.
A seguir, voc vai conferir formas distintas de divulgar o seu
evento

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DIVULGAO ONLINE

CANAIS OFICIAIS

MDIAS SOCIAIS

Todo evento possui seus canais oficiais,

mesmo que os seus investimentos de
divulgao no sejam to focados no meio
virtual um site e ou um blog so
ferramentas bsicas e indispensveis

O pblico jovem tambm est

dominando o uso de redes sociais, mas
tais mdias no se restringem a esses
usurios.

Mais do que criar um portal visualmente

atraente, voc deve garantir um contedo
atraente, alm de incluir todas as
informaes de que o pblico vai precisar
para saber mais sobre o show.

O ideal fazer uma pesquisa para notar

onde esto os potenciais frequentadores
do evento produzido por voc, visto que
existe uma enorme variedade de mdias
sociais, cada uma com caractersticas que
agradam a um pblico diferenciado.

E no se esquea de manter os canais

atualizados, sem que as pginas paream
abandonadas.

E depois de saber quais plataformas voc

ir utilizar para divulgar os shows, lembre
que os resultados s sero satisfatrios se
voc souber como aplicar os recursos das
redes de relacionamentos escolhidas.

PUBLICIDADE ONLINE

Um meio que se mostra cada vez mais

eficaz para atingir o pblico alvo so os
canais de publicidade online.
Os principais veculos como redes sociais,
mecanismos de buscas hoje dispem de
ferramentas que com um oramento
mnimo permitem a publicidade
segmentada e com alto ndice de
converso.
Por isso muito interessante que voc
reserve em seu planejamento financeiro
uma verba destinada a publicidade online.
Assim voc conseguir resultados rpidos
e de alta qualidade no alcance do seu
pblico.

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DIVULGAO OFFLINE

MDIA CONVENCIONAL

MDIAS FSICAS

AES CRIATIVAS

Como j citamos, uma maneira de

divulgar seu evento investir em anncios
em pginas de jornais e revistas, ou
recorrer a anncios em rdios e emissoras
de TV.

Outra forma muito utilizada para a

divulgao de eventos so as mdias
fsicas. Uma estratgia as vezes
condenada porm se utilizada de forma
criativa pode gerar bons resultados.

Aes criativas que no evolvem

diretamente mdias como as citadas
anteriormente so hoje uma das melhores
estratgias que podem ser utilizadas no
universo off-line.

O que voc no pode fazer escolher a

plataforma sem pesquisar bem antes, visto
que o preo dos anncios no barato.

Flyers, banners, cartazes, outdoors entre

outras, so as formas mais convencionais.

Alm de ter um adeso maior ao pblico

no fim das contas so estratgias mais
baratas.

Portanto, fundamental ter certeza de que

o pblico-alvo ser alcanado a partir de
determinado anncio.

O segredo desse formato no est na

mdia em si, o papel propriamente dito e
sim a estratgia. O local, contedo e
utilidade do material distribudo devem ser
feitos com cuidados. importante sempre
manter as estratgias online e off-line
alinhadas ento no se esquea disso no
momento da criao.

Iterao com o pblico alvo, pontos de

venda ambulantes, iterao entre os
artistas envolvidos o pblico alvo entre
outras diversas formas.
Como o prprio nome j diz, quanto mais
criativo melhor o resultado.

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QUANTO COBRAR?

QUANTO COBRAR
EM EVENTOS?
Uma das grandes dvidas de produtores de eventos tem
relao com um fator que pode exercer forte influncia na
deciso dos potenciais participantes.
Estamos nos referindo seguinte dvida: quanto cobrar em
eventos? Se voc costuma ficar indeciso ao considerar os
preos cobrados por ingressos, caso o show tenha ingresso,
basta conferir os fatores que voc precisa levar em conta na
hora de precificar os ingressos.

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QUANTO COBRAR
EM EVENTOS?
Bom, antes de qualquer coisa, voc deve prestar ateno
em todos os custos presentes na sua planilha de
organizao financeira. a partir dos dados da planilha que
voc ser capaz de quantificar valores de ingressos e at
possveis descontos para os frequentadores do show. S
no esquea que o valor dos ingressos precisa cobrir todos
os custos do evento e, claro, proporcionar lucros.

J a venda por lotes uma estratgia indicada para

estimular a compra antecipada, o que permitir conhecer a
real demanda pelo evento. E no se esquea de calcular os
ingressos considerando a possibilidade de pagamentos em
meia entrada e at de modo parcelado, o que pode afetar
suas despesas, caso voc no se programa
adequadamente.

Pensar no nmero de pessoas que ir comparecer

imprescindvel, pois por meio dessa quantidade que voc
ter condies de calcular os valores com mais preciso.
Porm, s considerar o nmero de participantes no basta;
necessrio tambm verificar o perfil do pblico, a fim de
descobrir quanto as pessoas esto dispostas a pagar.

E o que ser feito com o valor recebido? Isso vai depender

do tipo de evento e, claro, dos gastos previstos, como cach
de artistas, pagamento de aluguel de materiais, entre outras
despesas que voc j tinha includo na sua planilha
financeira. Como h eventos em que sobra bastante dinheiro
dos ingressos, possvel aplicar essa grande de vrias
maneiras, desde doaes a instituies, no caso de eventos
beneficentes, at investimentos em outros shows.

Depois de fazer essa anlise, comece a separar os

ingressos por setores, estabelecendo preos mais altos
conforme as regalias de cada setor. Em geral, eventos
musicais tm ingressos separados em pista, camarote e
outros ambientes.

O importante ser o mais transparente possvel, para que

ningum se sinta lesado ou que surjam suspeitas de aes
ilegais envolvendo o lucro do seu evento.

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FINALIZANDO...
Ufa! Quanta coisa hein? Pois apesar de ter uma lista enorme
de tarefas, pelo menos voc sabe exatamente os caminhos
que devem ser seguidos para a produo de eventos de
sucesso. Lembre que quanto mais organizado voc for, melhor
ser o seu resultado.
S para recapitular, vimos os principais tipos de shows, as
formas de contratao de artistas, como fazer a sua
organizao financeira, como fazer um check-list, as etapas de
um evento, o que fazer antes de comear, como captar
recursos, dicas de segurana e divulgao, alm de
recomendaes para voc cobrar o preo mais justo.
Para finalizar, no se esquea de que o que voc acabou de
ler foi s a ponta do iceberg, pois estamos preparando
materiais ainda mais completos e cheios de informaes
embasadas por profissionais da rea de eventos!

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Compre e venda ingressos online para qualquer

tipo de evento.

No importa se seu evento um show de rock, um

workshop, uma pea de teatro ou at mesmo uma
pequena confraternizao entre amigos.
Nosso objetivo fazer com que mais pessoas
participem do seu evento.

CONHEA O ROCKBEE
www.gorockbee.com