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INTRODUO

Uma atividade desempenhada pelo profissional de secretariado executivo


no seu dia a dia a organizao de viagens nacionais e internacionais do
seu executivo e de sua equipe. Algumas empresas contam em sua estrutura
organizacional, com uma agncia que cuida de todos os procedimentos da
viagem, entretanto em outras empresas esse profissional o principal
responsvel por toda a organizao. Atualmente, com a internet tudo ficou
mais fcil, e prtico, mas mesmo assim preciso considerar alguns
aspectos importantes. A organizao de viagens uma tarefa que envolve
diversas etapas e indispensvel que o profissional de secretariado
executivo tenha eficcia ao planejar um roteiro para o executivo, pois
qualquer falta ou esquecimento poder comprometer irremediavelmente a
viagem e o sucesso dos negcios.
O seguinte trabalho visa explicar detalhadamente como organizar viagens
areas internacionais. Explicando o passo a passo a ser tomado e dando
dicas para evitar imprevistos nas viagens
Faremos tambm um breve relato histrico sobre como surgiram as viagens
areas que muito interessante. Consideramos o seguinte trabalho um
manual de organizao de viagens areas, podendo ser utilizado por
qualquer secretria (o) no momento de desempenhar a funo de organizar
uma viagem internacional para seu executivo.

Viagens Internacionais: Um Breve Relato Histrico.


Como eram as viagens internacionais de avio na dcada de
1930
Hoje, viajar de avio para outro pas uma coisa normal e ir para qualquer
uma das grandes cidades do mundo relativamente fcil. Mas como era
viajar atravs do mundo em 1930, quando o conceito de viagem area
ainda era novo? Era incrvel, desde que voc pudesse pagar. No incio da
indstria do transporte areo comercial, a Imperial Airways significava o
meio de transporte da Gr-Bretanha para o resto do mundo. Como a nica
companhia area que fazia voos internacionais nas dcadas de 1920 e
1930, a Imperial foi responsvel por mostrar aos ricos e famosos todos os
lugares que eram domnios da Coroa Britnica. E ao cumprir essa
expectativa, a misso da companhia acabava sendo a de fazer com que os
domnios do Imprio (e, por extenso, o mundo) parecessem menores. E
isso foi feito em grande estilo.
Um comeo difcil
Durante a Primeira Guerra Mundial, os avies se tornaram uma ferramenta
essencial para a vitria, dando incio a um admirvel mundo novo de
batalhas. Os avies j eram o futuro da guerra, mas ainda precisavam
provar que poderiam ser tambm o futuro da paz.
Depois da Guerra, a Gr-Bretanha tinha um excesso de avies de guerra que
representariam o incio de sua indstria de aviao comercial. No entanto, o
comeo dos anos 1920 foi um perodo difcil para as empresas britnicas
que fabricavam avies. Durante os tempos de paz, ao contrrio do que
acontecia com as empresas de aviao da Frana, Blgica, Holanda e dos
Estados Unidos, o governo britnico investiu pouco nas viagens areas.
Ainda assim, o governo britnico resolveu juntar as poucas empresas areas
que subsistiam para formar a Imperial Airways, que foi criada em 1924.
A Imperial foi concebida como uma companhia privada e altamente
subsidiada que operaria um monoplio com o apoio do governo. Eles
levaram o correio e passageiros at os confins do mundo. Com partes iguais
de aventura angustiante e luxo indulgente, tomar um voo internacional em
1930 era uma experincia e tanto e as pessoas que podiam pagar se
inscreveram em massa para viver essa emoo.
Aproximadamente 50 mil pessoas voariam pela Imperial Airways de 1930 a
1939. Mas esses passageiros pagaram preos incrivelmente altos para
passear pelo mundo. Os voos mais longos poderiam cobrir uma distncia de
mais de 12.000 quilmetros e custar em torno de 20.000 dlares ajustados
para a inflao. Por exemplo, um voo de Londres para Brisbane, na Austrlia
(a rota mais longa disponvel em 1938), levava 11 dias e inclua mais de
vinte paradas programadas. Hoje, as pessoas podem fazer esse trajeto em

22 horas com uma nica escala em Hong Kong, e pagar menos de 2.000
dlares por uma passagem de ida e volta.
A propaganda impressa foi imprescindvel para que a Imperial
Airways espalhasse sua mensagem de que luxo e aventura agora estavam
disponveis para o homem comum. E que o relativamente novo pssaro de
metal era seguro o suficiente para que famlias inteiras pudessem viajar
dentro dele. Voe para a frica do Sul ou para a ndia em menos de uma
semana!, dizia um deles. Faa o caminho para a ndia no navio voador
da Imperial, dizia outro.
De Londres a Singapura em apenas oito dias!
Viagens de avio podiam parecer luxuosas nas fotos da dcada de 1930 e
sem dvida, de algumas maneiras, elas eram mas no deixavam de ser
uma forma incrivelmente cansativa de ir do ponto A ao ponto B. Ou, mais
apropriadamente, do ponto A ao ponto Z, com todas as paradas possveis
entre eles. Graas aos novos avies, a expanso das rotas areas atravs
do Imprio Britnico aconteceu relativamente rpida no comeo da dcada
de 30. No comeo de 1932 havia voos para Cape Town, na frica do Sul. Em
1933, os voos da Imperial Airways j chegavam a Calcut, na ndia. E em
1934 teve incio um servio regular de voos para a Austrlia. Os passageiros
da Imperial em 1934 podiam ir de Londres a Singapura por 180 libras (que
hoje seriam 10.900 libras ou 17.600 dlares, se ajustarmos a inflao). Que
negcio! Especialmente se levarmos em conta que hospedagem,
alimentao e praticamente tudo menos as bebidas alcolicas -, estava
incluso no preo. Mas era uma dor de cabea.
A viagem de 13.600 quilmetros levava oito dias e, de acordo com a
historiadora Lucy Budd, inclua paradas em Paris, Brindisi, Atenas,
Alexandria, Cairo, Gaza, Bagd, Basra, Kuwait, Barm, Sharjah, Gwadar,
Karachi, Jodhpur, Dli, Cawnpore, Allabad, Calcut, Akgats, Rangoon, Bancc
e Alor Star. Se isso cansativo de ler, imagine de visitar. Mas ainda era o
jeito mais fcil de ir de Londres a Singapura em 1930, mesmo levando em
conta a ocorrncia, bastante comum, de pousos de emergncia. Naquela
poca, oito dias era praticamente a velocidade da luz, mas a companhia
area usava o senso de aventura enquanto tentava assegurar aos
passageiros que todas as suas necessidades seriam supridas. Esse equilbrio
continuaria at que o luxo do Jet Set se tornasse o sonho do futuro depois
da Segunda Guerra Mundial.
Conforto e desconforto
A Imperial Airways apelava para o consumidor que desejava a maneira mais
luxuosa de viajar. Mas nem sempre era muito agradvel, embora se tratasse
da tecnologia mais avanada da poca. s vezes as pessoas ficavam
doentes e recipientes eram colocados discretamente debaixo dos assentos
para garantir que os passageiros tivessem onde vomitar. A pressurizao

das cabines no ocorreria at os anos 1950, ento as pessoas ficavam


enjoadas por conta da altura e muitas vezes precisavam receber oxignio.
A temperatura dentro da cabine era outro ponto a ser considerado, uma vez
que verdadeiras histrias de terror sobre voos muito frios eram comuns no
final de dcada de 1920. Em 1939, a Imperial Airways esperava assegurar
aos passageiros que esses desconfortos estavam no passado: No h
necessidade de agasalhar e se enrolar em cobertores. Todos os avies tm
aquecimento e ar-condicionado e no se preocupem com o barulho: todas
as paredes so acusticamente isoladas, o que permite conversar num tom
de voz normal.
Nova misso
Em 1938, a Imperial Airways tinha uma rede de cerca de quarenta mil
quilmetros e chegava a cada canto do vasto Imprio Britnico. As rotas
internacionais da Imperial Airways eram responsveis por 90% das
distncias percorridas pela empresa.
Com o incio da Segunda Guerra Mundial, voar com os ricos e famosos
atravs do mundo j no se encaixava no ideal britnico para a aviao.
A Imperial se fundiu com a British Airways em 1939 para criar a British
Overseas Airway Corporation. No preciso dizer que a maior preocupao
era o esforo de guerra.
De muitas maneiras, a Imperial Airways e suas rotas atravs do mundo em
1930 eram os ltimos suspiros de um imprio decadente. Uma misso nica
durante um momento nico de prazer e perseverana. Mas a Imperial, de
fato, fez o mundo parecer muito menor. Para melhor e para pior.

ORGANIZAO DE VIAGENS AREAS INTERNACIONAIS:

Antes da viagem:
Assim que o executivo fornecer o itinerrio da viagem preciso comear a
providenciar as passagens e as reservas de hotis, isso pode ser feito
diretamente ou por intermdio de uma agncia de viagens que oferecem
vrias vantagens. Seja a viagem longa ou curta, ao program-la deve-se ter
o mximo de cuidados com pequenos detalhes que no final fazem toda a
diferena. Com o intuito de contribuir com o papel de organizao e
planejamento de uma viagem para o executivo o secretrio executivo deve
elaborar um check-list que deve ser considerado na ocasio de toda e
qualquer viagem organizacional. Consideramos esse o passo primordial
nesta tarefa.
Resolver com o executivo antes de ele viajar:
Os assuntos que esto em seu follow-up para o dia ou semana em que ele
estiver fora.
Quem assinar documentos na sua ausncia.
Que providncias sero tomadas em relao s pessoas de contato que
faro aniversrios e que ele faz questo de cumprimentar (se ele vai ligar
de onde estiver ou se vai enviar um e-mail).
Quem ficar interinamente em seu lugar no perodo de sua ausncia.

Se ele vai enviar algum comunicado aos pares e subordinados avisando


de sua ausncia e de como poder ser contatado.
Ter uma boa Agncia de Viagens em que voc possa confiar e com que
possa contar em todos os imprevistos.
Certificar-se quanto data de embarque e data de retorno. Qual a data
real em que o Executivo deve estar na localidade de destino.
Conhea as preferncias do executivo em relao cias areas, hotis,
restaurantes, assento na aeronave, etc.
Se a viagem envolver vrios compromissos importante fazer um
planejamento geral e discutir com o executivo a fim de se fazer os ajustes
antes de comear a agir.
Verificar se o solicitante tem interesse e possibilidade de ficar alguns dias
a mais do previsto para fazer passeio turstico.
Confirme todos os horrios e locais a serem visitados pelo executivo,
confirmando endereos, telefones, etc. Faa a confirmao por escrito (fax
ou e-mail). Anotar na agenda dele e na sua os contatos a serem feitos. Por
isso, o contato com as secretrias das pessoas agendadas bastante
aconselhvel.
importante que voc confirme, no mnimo um dia antes, todos os
compromissos agendados de seu diretor naquele dia. Caso acontea de
algum deles ter que ser desmarcado, comunique-o. Assim ele pode utilizar
esse tempo livre para visitar um cliente que no estava agendado ou at
mesmo prolongar determinada reunio.
Se seu diretor usa uma agenda eletrnica, por exemplo, anote todos os
compromissos dele do dia, horrio das reunies, executivos de contato,
telefones, endereo. Caso ele no utilize, anote em um papel todos os dados
e entregue a ele, mas certifique-se que ele colocou na pasta, nada mais
desagradvel que ele deixar em cima da mesa e esquecer de pegar.
Verifique tambm se ele tem cartes de visita suficientes! Essa regra
tambm vale para outros materiais com os quais ele trabalha; folders da
empresa, por exemplo. Isso pode significar bons negcios.
Outra dica importantssima que voc tenha todas essas informaes na
sua agenda! Caso acontea algum imprevisto, voc tm todas essas
informaes na sua mo para poder resolver as coisas rapidamente.
Confirme todos os horrios e locais a serem visitados pelo executivo,
confirmando endereos, telefones, etc. Faa a confirmao por escrito (fax
ou e-mail). Anotar na agenda dele e na sua os contatos a serem feitos. Por
isso, o contato com as secretrias das pessoas agendadas bastante
aconselhvel.

Digitar toda a programao de viagem e dar duas cpias do itinerrio


areo ao executivo, uma para ele, outra para a esposa.
Checar se necessitar levar algum equipamento tais como projetor
multimdia, mquinas digitais, notebook, etc. e os providencie com
antecedncia.

Se a viagem envolver vrios compromissos importante fazer um


planejamento geral e discutir com o executivo a fim de se fazer os
ajustes antes de comear a agir.
Planejar o tempo prevendo todos os possveis atrasos voos, trnsito, etc.
Checar clima na localidade de destino
Verificar a necessidade de solicitar refeio especial companhia area,
como por exemplo, vegetariana, oriental, infantil, se for o caso;
Conferir a estao do ano e o fuso horrio do pas para onde o solicitante
vai;
Verificar a validade da carteira de habilitao internacional;
Conferir a validade do certificado internacional de vacinao;
Verificar se o pas de destino exige apresentao do certificado
internacional de vacinao contra febre amarela;
Certificar-se se o pas de destino exige Certificado de Vacinao para a
entrada em seu territrio (consulte o site da ANVISA www.anvisa.gov.br em
Orientaes ao Viajante).
Muitos pases exigem o Certificado Internacional de Vacinao para
entrada em seu territrio. Trata-se de uma medida prevista no Regulamento
Sanitrio Internacional. Para saber se o seu pas de destino tem exigncia
de algumas vacinas e/ou Certificado Internacional de Vacinao, sugerimos
consultar o Portal da Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria:
http://portal.anvisa.gov.br/wps/content/Anvisa+Portal/Anvisa/Cidadao/Assun
to+de+InteresseCertificado+Internacional+de+Vacinacao
OBS: Fique atento em caso positivo, pois h prazos para vacinar-se e para a
emisso do Certificado Internacional de Vacinao. Este procedimento no
pode ser feito no aeroporto, na data da viagem!
Verificar se o solicitante faz uso de algum medicamento que no tem
entrada liberada no pas de destino.
Em qualquer viagem, importante saber um pouco sobre o seu destino:
histria, economia, religio, cultura, geografia e outros aspectos. Uma breve
pesquisa pode, alm de ajudar a organizar melhor as malas e auxiliar no
processo de adaptao, evitar alguns transtornos causados pelas diferenas

culturais. Uma opo para isso verificar a relao dos pases com os quais
o Brasil possui relaes bilaterais, disponibilizada atravs do site do
Ministrio das Relaes Exteriores:
http://www.itamaraty.gov.br/temas/temaspoliticos-e-relacoes-bilaterais
Ao clicar no nome do pas, aberta uma tela em pdf com informaes
acerca dele.
muito comum surgir dvidas sobre como entrar em contato com o
Brasil. Em tese um procedimento simples, em que o viajante deve discar
55 + CDIGO DA CIDADE + NUMERO DESEJADO. O que torna complicado
alto custo para habilitar um celular do Brasil para fazer ligaes no exterior.
Portanto, pesquise opes mais em conta para seu executivo. Em alguns
lugares, possvel comprar cartes telefnicos para realizar ligaes de
fixo. A internet tambm uma soluo a ser considerada.
Na vspera da viagem, a secretria entrega as passagens, o passaporte
se for o caso os cartes de visita, os documentos relativos aos
compromissos, o voucher do hotel, agenda de compromissos e os
respectivos contatos. Um aspecto imprescindvel que no pode ser deixado
de lado a preocupao com todas as informaes da viagem que devem
ser escritas na agenda do secretrio (com todas as etapas do processo),
caso corra algum imprevisto com os procedimentos, todas essas
etapas/informaes o secretrio executivo tendo tudo a mo poder
resolver da melhor forma possvel, e mesmo se adiantar aos fatos, pois
fatalidades acontecem.

Check-List Para A Maleta do Executivo


Passaporte e identidade original
Carteira Internacional de Habilitao
Passagens (mesmo que sejam e-tickets devem estar impressas)
Carteira do Plano de Sade
Seguro Viagem Internacional
Travelers cheques
Cartes de Visita

Carto de Crdito Corporativo


Carto de Dbito
Adiantamento de Numerrio (moeda estrangeira)
Blocos para Anotaes, Canetas, lpis, borracha.
Caneta laser-pointer
Roteiro de Viagem completo - itinerrio dos trechos areos completos
Apresentaes salvas tanto em Pen-drive como tambm em CDs
Relatrios, cronogramas, fotos.
Checar se necessrio levar amostra de algum produto

A Viagem:
O destino, a data (ida e volta), o horrio de preferncia, a melhor opo de
voo no que se refere aos horrios, s conexes (se houver), s escalas e
tarifa que atendam s exigncias do solicitante. Observe que nem sempre a
tarifa mais barata a melhor opo, pois deve ser considerado o tempo
entre as conexes e as escalas; Qual a companhia area e o assento de
preferncia do passageiro;
Se o solicitante viajar sozinho ou no. Caso ele viagem acompanhado, o
secretrio deve verificar os nomes das pessoas que o acompanharo. Se
viajar com menores, verificar a documentao necessria exigida pelo
juizado de menores para o embarque. Esses detalhes podem ser verificados
com a companhia area escolhida;

Contatar a Agncia de Viagens para solicitar as possibilidades de voos das


diferentes companhias areas e diferentes tarifas. Checar o nmero de
escalas que as opes apresentam. O melhor sempre optar-se por voos
diretos.
Compre as passagens areas com o mximo de antecedncia que puder!
Alm de conseguir melhores preos, no corre o risco de ter que cancelar
compromissos por no conseguir chegar no horrio. E preste ateno
tambm no fuso horrio, alguns destinos costumam ter uma ou duas horas
de diferena para voos nacionais.
Em se tratando de bilhete fsico pea agncia que o entregue com pelo
menos um dia de antecedncia data do embarque. Tire cpia do bilhete
fsico para voc. Atualmente a maioria das passagens areas emitida
eletronicamente, ou seja, o passageiro embarca com e-ticket (electronic
ticket) o qual deve ser enviado pelo Agente de Viagem assim que emitido.
Providencie transporte para os seguintes percursos:
Residncia Aeroporto Residncia,
Empresa Aeroporto - Residncia.
Se o executivo est viajando para alguma sucursal ou subsidiria, procure
entrar em contato com a mesma e tente um motorista local para busc-lo
no Aeroporto quando de sua chegada.
Lembre-se de que para embarques internacionais so necessrias duas
horas de antecedncia. Como estamos passando por dificuldades areas
recomendvel que o executivo chegue com a maior antecedncia possvel
para efetuar seu check-in.
Algumas companhias areas permitem efetuar o check-in pela internet e
depois apenas despachar as bagagens.
Algumas empresas tm regras claras quanto classe de voos para seus
executivos, dependendo das horas de voos e posio no organograma.
Certifique se est solicitando a passagem na classe correta.
As bagagens de mos no podem exceder a 5 kg. As bagagens a serem
despachadas s vezes dependem da empresa area. Normalmente a Cia.
area cobrar o excedente. Sempre confirme esses dados com o Agente de
Viagem ou Cia. Area.
Seguro Viagem Internacional
Ter uma bagagem de mo com roupa para pelo menos uma troca caso a
bagagem seja extraviada. No caso de extravio de bagagem o passageiro
deve preencher o relatrio antes de deixar o aeroporto. Normalmente a
bagagem despachada para o endereo que o passageiro indicar. Oriente

seu executivo que faa o relatrio antes de deixar o aeroporto caso


contrrio a Cia. area no se responsabiliza pelo extravio.
Providencie a documentao necessria. EX: passaporte. Passaporte com
mais de seis meses da sua data de vigncia.
De acordo com o Decreto num 5.978 de 04 de dezembro de 2006, art 2, o
passaporte documento de identificao, de propriedade da Unio, exigvel
de todos os que pretendam realizar viagem internacional, salvo nos casos
previstos em tratados, acordos e outros atos internacionais.
Passaporte Comum: concedido a todo cidado brasileiro. As
informaes sobre a documentao necessria e como fazer o documento
regular podem ser obtidas no site da Polcia Federal http://www.dpf.gov.br/
Passaporte Oficial: concedido aos servidores pblicos em misso oficial.
O Ministrio das Relaes Exteriores o rgo responsvel pela emisso do
passaporte oficial, assim, os procedimentos e documentao necessria
devem ser obtidos em seu site: http://www.itamaraty.gov.br/oministerio/conheca-o-ministerio/comunidades-brasileiras/divisao-dedocumentos-de-viagem-ddv
Ou seja, o passaporte comum aquele ao qual todo cidado tem direito;
j o passaporte oficial s pode ser utilizado em servio pelos servidores
pblicos. importante destacar que se deve ter absoluto cuidado com este
documento, uma vez que o nico documento vlido fora do territrio
nacional.
Outro aspecto relevante a validade do documento, pois pode ser obtido
nas unidades descentralizadas ou nos postos de atendimento do
departamento de policia federal. Para que o indivduo consiga obter o
passaporte deve atender aos seguintes requisitos: provar que brasileiro
nato ou naturalizado, pagar uma taxa e apresentar em original alguns
documentos.
importantssimo no perder o passaporte quando em outro pas, pois
somente a embaixada local poder solucionar o problema. Por isso,
recomenda-se transitar com uma cpia colorida das pginas de identificao
do passaporte para evitar o extravio e, no caso de algum incidente,
esclarecer s autoridades de que o passaporte original est no hotel, por
exemplo.
Certificar-se se necessrio Visto de Entrada para o pas a ser visitado Site do Consulado Americano: www.visto-eua.com.br
Visto visto consular um documento emitido pelo pas, ou seja, pelo
consulado do pas para o qual o indivduo deseja viajar e que permite a sua
entrada naquele pas. Os procedimentos para aquisio dos vistos variam
entre os pases, e deve ser solicitado com antecedncia, pois sua
tramitao, geralmente leva algum tempo, sugerimos o site:

www.consulados.com.br, a fim de se informar a respeito dos


procedimentos.
Os tipos mais comuns de visto so:
Visto de estudante: concedido para aqueles que pretendem frequentar
cursos regulares no pas de destino.
Visto de turismo: concedido para aqueles que pretendem fazer viagens
ao pas de destino para lazer.
Visto de negcios: concedido aos profissionais que pretendem realizar
negcios no pas de destino.
Visto de trabalho: concedido para aqueles que pretendem realizar
atividades laborais em empresas do pas de destino.
Ateno: viagem para o Canad, caso o voo tenha escala nos Estados
Unidos, imprescindvel ter o visto americano. Caso contrrio, a pessoa
deportada para o Brasil.
Carta- Convite: Ao entrar em outro pas, comum que as autoridades de
imigrao perguntem o que voc est indo fazer no pas, por isso
fundamental ter meios de se comprovar o que est dizendo. Assim, tenha
sempre em mos a passagem de retorno, endereo de onde ficar
hospedado, convite institucional e/ou carta de aceite, seguro sade,
comprovao de que voc tem como se manter no pas naquele perodo.
Nem sempre todos os documentos so solicitados, mas melhor t-los em
mos caso solicitado, para evitar desgastes e outros problemas.
Alfandega: As autoridades alfandegrias so as responsveis pelo
controle de entrada e sada de mercadorias do pas. Por exemplo, por
medidas de controle tributrio, estipulado um valor (cota) que o viajante
pode trazer do exterior; por medidas fitossanitrias, itens como animais,
carnes, laticnios, plantas, dentre outros, no podem ser levados e/ou
trazidos de outros pases.
No Brasil, estas informaes podem ser obtidas atravs do site da Receita
Federal: http://www.receita.fazenda.gov.br/Aduana/viajantes/default.htm e
da ANVISA
http://portal.anvisa.gov.br/wps/content/Anvisa+Portal/Anvisa/Inicio/Portos+A
eroportos+e+Fronteiras
Sobre seu pas de destino, entre em contato com a Embaixada dele no
Brasil: http://www.itamaraty.gov.br/temas/embaixadas-e-consulados, para
verificar onde estas informaes podem ser obtidas.
Embaixada Brasileira no Pas de Destino: importante que, ao sair
do pas, o viajante tenha em mos o contato da Embaixada do Brasil no pas
de destino. A Embaixada poder auxili-lo nas questes referentes aos
documentos de viagem, informaes de pr-viagem e fornecer apoio no

exterior. Os endereos das Embaixadas e outras informaes podem ser


acessados atravs do Portal Consular do Ministrio das Relaes Exteriores:
http://www.portalconsular.mre.gov.br/
Tratados: Caso a viagem do executivo seja para assinar/executar
convnios e/ou acordo de cooperao, importante que seja realizado um
estudo sobre acordos existentes entre os pases. So estes documentos que
daro respaldo jurdico a ao que est sendo realizada. A Diviso de Atos
Internacionais do Ministrio das Relaes Exteriores disponibiliza atravs do
seu portal: http://www.itamaraty.gov.br/temas/divisao-de-atos-internacionais
a relao de documentos que trazem obrigaes internacionais ao Brasil.
Idiomas: O idioma pode ser um fator dificultador em uma viagem;
portanto, essencial entrar em contato com a instituio que se vai visitar.
Quando se trata de visitas de cortesia, negociao, tcnicas, entre outras,
deve-se verificar em que idioma ser, para que, caso necessrio, seja
providenciado um (a) interprete. A viagem poder ser em vo se no forem
sanadas as dificuldades lingusticas.
Providenciar Adiantamento de Numerrio para a Viagem ou a compra de
moeda estrangeira para viagens internacionais - Travelers, Cheques,
Cartes de Crdito e Cartes de Dbito.
Cartes de crdito conferir a validade, inclusive os internacionais, no
caso de viagens para fora do pas;
A ateno em relao sade deve ser redobrada, especialmente com o
transporte de medicamentos e seguro. Para evitar transtornos, o viajante
dever levar consigo os medicamentos de uso contnuo e que pode
necessitar fazer uso durante o perodo em que estiver fora, acompanhado
de receita mdica. Tenha em mente que muito difcil conseguir comprar o
mesmo medicamento fora. Caso tenha alguma dvida se pode entrar em
determinado pas com algum medicamento no hesite em entrar em
contato com a Embaixada do mesmo. Alm disso, informe ao responsvel
ou colega de viagem ao exterior sobre doenas pr-existentes,
medicamentos de uso contnuo e alergias. importante tambm que eles
tenham informaes acerca do seu seguro de sade e sua documentao.
Estas informaes podero ajud-los no caso uma emergncia. Alguns
pases exigem que o viajante apresente o certificado de seguro sade. Este
procedimento garante que, caso necessrio, ele tenha assistncia mdica
seja por acidente ou doena.
Hospedagem Verificar se o solicitante tem preferncia por algum hotel.
Ressaltamos que algumas empresas trabalham com determinados hotis e
a escolha est condicionada ao cargo que o indivduo ocupa na empresa. Se
o solicitante for adepto prtica de exerccios fsicos, o secretrio deve
selecionar o hotel que tenha academia de ginstica. Entretanto, o hotel
deve ser prximo ao local dos compromissos, para evitar a perda de tempo
nos deslocamentos e o gasto com transporte. No momento da solicitao da

hospedagem, importante verificar se o hspede tem preferncia por


andares baixos ou altos. fundamental solicitar ao hotel a confirmao de
reserva e o seu respectivo cdigo. As operadoras e agncias de viagens
costumam ter tarifas especiais em hotis ou at promoes na compra do
bilhete areo/reserva do hotel;
Solicite a reserva de hotis tambm Agncia de Viagens
Dirias providenciar com o departamento financeiro as dirias relativas
ao perodo em que o solicitante estar em viagem. A poltica quanto s
dirias de viagens varia entre as organizaes. Em algumas o funcionrio
viaja e no retorno preta contas do que gastou e a empresa reembolsa,
exceto despesas com bebida alcolicas. Outra prtica o funcionrio pegar
o valor da diria de acordo com o seu cargo. Nesse caso, se o valor da
despesa exceder o limite de dirias, a empresa no reembolsa.
Aluguel de automvel - com motorista ou somente o automvel. Nesse
caso, o secretrio aluga um veculo que atenda s exigncias do solicitante.
O secretrio executivo deve negociar com a locadora a melhor opo, se
quilometragem livre ou a preestabelecida pela locadora.
Uso de celular verificar se h necessidade de algum procedimento com
a operadora de telefonia celular, a fim de habilitar o aparelho. No caso de
viagens internacionais, importante verificar se a operadora tem cobertura
no pas de destino.
Afastamento: Se for servidor, alguns trmites para se afastar de suas
atividades so necessrios. Para os servidores que pretendam realizar
qualquer viagem internacional, h necessidade da publicao da
autorizao de afastamento do pas no Dirio Oficial da Unio, exceto nos
casos de frias. Os procedimentos podem variar de uma instituio para
outra, porm normalmente englobam: a autorizao da chefia imediata, a
justificativa que a viagem de interesse da instituio, entre outros. Nesse
sentido, sugere-se que o servidor procure o Setor de Gesto de Pessoas
para orientaes sobre a instruo processual.

No retorno da Viagem:
Preparar o relatrio de despesas da viagem de acordo com os
procedimentos administrativos de sua empresa.
Checar se h pendncias.
Fazer follow-up.
Pedir ao executivo os cartes de visitas dos contatos efetuados e
transferir os dados para sua agenda.
Anotar no verso dos cartes local e data da viagem.
Verificar quais pessoas contatadas devem receber um e-mail ou carta de
agradecimento.
Verificar material tcnico das visitas. O que dever ser circulado na
empresa. O que ser aproveitado (subsdio) para relatrios tcnicos ou
reunies e o que deve ir para arquivo.
Servidor, exceto em casos de frias e/ou feriados, deve prestar contas ao
retornar da sua viagem. O servidor que viajou muito provavelmente foi
liberado para isso. Ento, ao retornar deve demonstrar que a atividade
realizada est relacionada com as que desempenham na instituio, por
meio de relatrio e/ou outro documento. Em casos em que a instituio
custeou a viagem, deve-se lembrar de guardar os bilhetes e anex-los ao
relatrio de viagens que deve ser detalhado. Visando esclarecer o que deve
ser apresentado como prestao de contas, verifique junto unidade
competente antes da viagem.

CONCLUSO:

Conclumos que de extrema importncia o profissional de secretariado


saber organizar viagens areas internacionais. Guiar-se por um check-list ou
um manual de organizao tal como expusemos no trabalho.
imprescindvel que estejamos cientes do que fazer antes da viagem, para a
viagem e tambm aps a viagem. Quais organismos contatar no momento
da necessidade de documentos ou outras coisas imprescindveis. No
presente trabalho damos o passo-a-passo a ser seguido, e tambm dicas de
como proceder na organizao da viagem area internacional. Entendemos
que abordamos todos os temas e possveis imprevistos que poderiam surgir.
Enfim, esperamos serem teis as informaes dadas.

BIBLIOGRAFIA:

http://www.cafecomglitter.com/como-planejar-uma-viagem-internacional/lifestyle/
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