1

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA

NIVEL: FORMACIN BSICA

VENEZUELA, 2002

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA

SECTORIAL INCE TURISMO
GERENCIA DE FORMACION PROFESIONAL
UNIDAD DE TECNOLOGIA EDUCATIVA

VENEZUELA, 2002

NIVEL: FORMACIN BSICA

MODO: HABILITACIN

Caracas, Julio 2002

GUA DE FERIAS

Direccin General de INCE Turismo

Coronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite
Gerencia de Formacin Profesional de INCE Turismo
Lic. Ada Rizzo Rizzo
Asesora Tcnica
Lic. Encarnacin Barreto
Especialistas en Contenido
Jos Francisco Soto
Instructor Gerencia Regional Zulia
Colaboradores en la Validacin
Elzem Ojeda
Instructor Colaborador
INCE TURISMO
Myriam Talavera
Grupo Orevenca
Bertha Garca
AVOCA
Analista Integral
Luz Cova
Analista Productor de Medios
Jos Gerardo Len Plaza
Transcriptora
Isabel Lpez
Coordinacin General
Gerencia General de Formacin Profesional
Coordinacin Tcnica Estructural
Divisin de Recursos para el Aprendizaje
Gerencia de Tecnologa Educativa
Primera Edicin ao 2002

Copyright INCE

GUA DE FERIAS

CONTENIDO
Pg.
Que es INCE TURISMO?
Presentacin
Introduccin
Objetivo
UNIDAD I

Generalidades del Gua de Ferias

Evolucin Histrica

Ferias

10

Turismo

14

Gua de Ferias

15

tica

18

UNIDAD II

Plan de Operaciones Feriales

Comit Organizador

21

Fases

23

Plano

24

Programa Ferial

26

UNIDAD III Recursos Operacionales

- Recursos Operacionales

33

UNIDAD IV Ejecutar Plan Operativo Ferial

-

Fase Operativa de la Feria

40

Fase Operativa de la Post Feria

41

Tcnicas de Redaccin de Informe

42

Encuesta

44

BIBLIOGRAFA

49

GUA DE FERIAS

GUA DE FERIAS

QU ES EL INCE TURISMO?
El Instituto de Capacitacin Turstica INCE TURISMO, es una Asociacin Civil sin fines
de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de 1976, por la
Corporacin de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el Instituto Nacional de
Cooperacin Educativa, INCE; para la formacin, adiestramiento y especializacin de los
Recursos Humanos que requiere el pas en las reas del Turismo y la Hotelera. Dicho
documento fu debidamente protocolizado e insertado en el libro de registros
correspondientes el 9 de Noviembre de 1976.

QU HACEMOS?
El INCE TURISMO desarrolla programas de formacin, capacitacin, adiestramiento y
especializacin a travs de un Sistema de Formacin Profesional al servicio de la
Hotelera y el Turismo en Venezuela.

NUESTRA MISIN
Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la
participacin de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar una
formacin y capacitacin continua de la fuerza laboral, complementando la educacin
recibida en el sistema formal.
Ofrecer asesoramiento tcnico a empresas e instituciones pblicas y privadas vinculadas
a la Hotelera y al Turismo.
Promover la Actividad Turstica y la incorporacin de nuestros egresados al mercado
laboral

GUA DE FERIAS

GUA DE FERIAS

PRESENTACIN
Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que ha
trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha seleccionado.
El contenido se ajusta a un programa de estudio diseado segn los requerimientos del
oficio; pero desearamos que, adems, investigue en otras fuentes para incrementar los
conocimientos adquiridos.
Esperamos que aproveche al mximo la oportunidad que el INCE le brinda de
convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a las
exigencias de su rea laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su futuro
desempeo.

GUA DE FERIAS

GUA DE FERIAS

INTRODUCCIN
El Manual de Instruccin Gua de Ferias tiene como finalidad orientar a los participantes
del curso en la guiatura dentro del complejo ferial, el cual contempla las fases de la preferia, feria y post feria.
Dentro del desarrollo global de la actividad turstica, las ferias como herramientas de
intercambio comercial y desarrollo cultural, ha experimentado un crecimiento inusitado
en las ltimas dcadas, por ello es cada vez ms frecuente encontrar sitios de destinos
dedicados casi exclusivamente al desarrollo de eventos feriales, convirtindose as en
zonas receptoras de un turismo especializado, con un alto nivel de consumo y con una
enorme generacin de empleos.
En ese orden de ideas, el Gua de Ferias tiene un rol importantsimo para el desarrollo
de la actividad, ya que, adems de su evidente papel en el aspecto operativo, realiza
actividades previas al inicio de la feria y se desempea como auxiliar en las tareas de
planificacin y mercadeo. Por esto, el adiestramiento del participante va ms all de las
funciones operativas , para garantizar un recurso humano con un alto nivel de formacin.
El Manual Gua de Ferias consta de cuatro unidades desarrolladas de forma coherente y
lgica; de manera tal que el participante cuenta con el apoyo terico necesario para el
desarrollo del curso, el cual tiene una duracin de 80 Horas.

GUA DE FERIAS

GUA DE FERIAS

OBJETIVO
Proporcionar a los participantes los conocimientos tericos prcticos para la ejecucin
de las fases operativas de las ferias, con criterio de calidad y excelencia, siguiendo los
procedimientos establecidos y las normas de seguridad.

GUA DE FERIAS

GUA DE FERIAS

UNIDAD I
GENERALIDADES DEL GUA DE FERIAS
EVOLUCIN HISTRICA
Resulta complicado definir con exactitud el origen de las ferias, ya que para la edad
media, muchas ciudades de Europa combinaban algunas fechas seculares con
reuniones de tipo comercial, donde se compraban y vendan mercancas variadas.
Inclusive, muchas de estas fiestas religiosas tienen races ms profundas del paganismo
latino, ya para comienzos del siglo XIII, se celebraban unas ferias comerciales tras la
noche de San Juan, entre el 23 y el 24 de junio, coincidiendo con el comienzo del
verano; a San Juan le segua San Pedro y luego Santiago, el 25 de Julio, un mes
despus, por lo que se puede hablar de la gnesis de una Temporada de Ferias
Comerciales y Fiestas religiosas a lo largo de todo un mes, en la edad media Europea.
Inicialmente, servan estas ferias comerciales como una concurrencia de mercaderes,
aldeanos, ganaderos y visitantes de todo tipo, que en algn momento se convirtieron en
pretexto para fiestas y corridas de toros, a partir del siglo XVI.
En el mismo orden de ideas, se celebraba tambin en Pamplona, para el 10 de Octubre
(Hacia final de verano), una feria de siete das, desde el ao 1324, por privilegio del Rey
Carlos I de Navarra, convirtindose para 1381 en Feria Franca, por privilegio de Carlos
II de Navarra, es as como estas dos Ferias y Fiestas se unificaron para aprovechar el
mejor clima, el sptimo da del sptimo mes (7 de Julio); de esta manera el
Ayuntamiento de la poca, celebr con gran ceremonia el 7 de Julio de 1591.
Ya para comienzos del siglo XX, en 1945, al final de la Segunda Guerra Mundial y la
consecuente prosperidad que trajo la post-guerra (principalmente en los Estados
Unidos), tuvo como consecuencia una masificacin del turismo interno (dentro de un
pas) y luego del externo (fuera del pas), debido a la aparicin y crecimiento de las rutas

GUA DE FERIAS

reas comerciales, como al transporte

areo de pasajeros, lo que conllev a la

Internalizacin de las Ferias, fundndose de sta manera los Palacios de Congresos,

que en defensa de sus intereses crearon los centros nacionales que ms tarde se
unieron en la Federatin Europene Des Villes Des Congrs (Federacin Europea de
Sitios de Congresos).

FERIAS
Se puede definir una feria como un evento pblico para la muestra de bienes y/o
servicios, donde se desarrollan actividades relativas a la promocin, mercadeo, tnicas
de ventas, relaciones pblicas y publicidad que en ocasiones puede coincidir con una
fecha histrica, religiosa o tradicional. Es importante resaltar que el concepto de feria
tiene tambin una acepcin desde el punto de vista folklrico y tradicional, ya que para
los efectos de la actividad comercial es precisamente el ms resaltante.

Diferencias entre Ferias y Exposicin

En la feria se vende y se entrega el bien adquirido; predomina la comercializacin total
de productos o servicios; en la exposicin slo se exhibe y promociona, pero no se
realiza en el momento el proceso de venta, independientemente de la magnitud de la
muestra.
Las Ferias son comerciales mientras que las exposiciones no slo son Institucionales,
sino que son de una envergadura superior ya que en ellas se exhiben pases, ciudades y
grandes empresas institucionales.

10

GUA DE FERIAS

Clasificacin de la Feria
Las ferias se pueden clasificar de la siguiente manera:
SEGN SU ALCANCE O COBERTURA
- Nacionales
- Internacionales
SEGN TIPO DE ACTIVIDAD
- Comerciales
- Artesanales
SEGN EL PBLICO OBJETIVO
- Productores
- Distribuidores
- Consumidores Finales
Nacionales
Son las que permiten impulsar el desarrollo de las regiones de un pas, favoreciendo el
intercambio comercial, econmico y cultural de los expositores y participantes.
Estas ferias a su vez se subdividen en locales y regionales.
Locales:
Es cuando se realizan en un Municipio de la regin, de all su denominacin, ejemplos
de ellas: Feria Ganadera del Municipio Machiques de Perij - Estado Zulia, Feria
Agropecuaria del Municipio Mauroa-Estado Falcn, entre otras.

11

GUA DE FERIAS

Regionales:
Se suscriben a expositores de un mismo pas o regin, ejemplo de ellas: Feria de la
Divina Pastora-Estado Lara, Feria de San Sebastin Estado Tchira, Feria de La Chinita
Estado Zulia.
Internacionales
Son grandes eventos de exhibicin que se llevan a cabo para facilitar encuentros de
negocios de expositores o empresas de distintos pases, ejemplo: Bolsa Turstica del
Caribe,

Feria Internacional de Turismo de Amrica Latina, Vitrina Turstica, Feria

Internacional del Sol, Estado Mrida.

Comerciales
Las ferias comerciales y las exhibiciones industriales han adquirido una singular
importancia en los pases desarrollados, constituyendo un valioso instrumento para la
promocin de las exportaciones.
La participacin en las ferias comerciales puede apoyar el xito de la empresa, desde un
punto de vista comercial y tecnolgico.
Cuando el producto o servicio cuenta con una o varias fuerzas competitivas, las ferias
comerciales son un excelente instrumento para abrir nuevos mercados, al ofrecer
concentracin y transparencia de mercados selectos, presentando la mercanca en
forma atractiva para todos los sentidos.

12

GUA DE FERIAS

Artesanales
Su objetivo principal est en dedicar un espacio fsico organizado que permita a los
artesanos (talladores, tejedores, carpinteros, etc.), la muestra y comercializacin de sus
productos, este tipo de feria funciona de forma temporal o permanente y generalmente
son de carcter local, como por ejemplo: La Plaza de los Artesanos en Puerto Ayacucho
Estado Amazonas y la Casa de los Artesanos en Maracaibo, Estado Zulia.
Es importante sealar que el Gua no participa en este tipo de Feria, ya que no posee las
caractersticas propias del evento ferial organizado.
Cabe destacar que en esta clasificacin influye el criterio del organizador, en cuanto al
pblico objetivo, vale decir, los grupos a los cuales va principalmente dirigido el evento
ferial (Productores, Intermediarios o Consumidores finales).

13

GUA DE FERIAS

TURISMO
Segn la Organizacin Mundial del Turismo, ao 1992.
El turismo es una actividad socioeconmica, basada en el desplazamiento de masas de
poblacin desde un lugar de origen hacia un sitio de destino turstico, con carcter
multidisciplinario y polisectorial.
En los ltimos aos se ha desarrollado un tipo de turismo cuyo campo de accin hemos
considerado importante definir. Se trata de el Turismo de evento el cual comprende
manifestaciones tan importantes como son los viajes de negocios, incentivos, las ferias y
exposiciones comerciales, etc. De manera esquemtica y tomando como referencia la
ponencia de la Asociacin Venezolana de Organizadores de Congresos, Exposiciones y
afines (AVOCA), podramos resumir su importancia ; basado en el impacto econmico
producido en el pas :

Es un turismo que mueve en lo fundamental a clientes de caractersticas particulares,

en su mayora lderes de opinin en sus ramas y especialidades especficas, cuya
motivacin para viajar es siempre el evento en cuestin, del cual esperan la mayor
calidad.

En general tiene un alto poder de difusin directa o cara a cara para

promover un destino.

Es un turismo muy exigente pero noble en la estructuracin de sus programas de

atencin, de mucha profesionalidad y un servicio de excelencia que se corresponda
con las caractersticas del tipo de turismo.

Es un turismo que con una misma inversin reporta ingresos per cpita de 4 a 5
veces superiores a los que deja un turista convencional.

14

GUA DE FERIAS

Es una modalidad que, adems de la contribucin propia en turista e ingresos a las

estadsticas de cualquier pas, incide decisivamente en el desarrollo turstico general,
al ser un elemento promocional por excelencia del turismo convencional.

El turismo de evento promueve el destino turstico de cualquier regin o pas, pero

para lograrlo de manera eficiente y sostenida es necesario que se cumplan algunas
premisas cuya base se soporte en estndares de calidad en todos y cada uno de los
componentes tursticos y no tursticos que conjugan esta actividad y que convergen
en el organizador profesional de eventos.

Es necesario que en cualquier esquema de desarrollo turstico, el turismo convencional y

el turismo de eventos e incentivos no se excluyan mutuamente sino que se integren y se
complementen

enriqueciendo

las

campaas

promocionales

que

financian

las

autoridades tursticas, los gobiernos y el sector privado, segn el caso.

GUA DE FERIAS
Es el recurso humano encargado de la recepcin, atencin y manejo de los asistentes a
una feria, sean estos visitantes o expositores ejecutando adems,

funciones como

auxiliar en la planificacin y mercadeo del evento ferial.

Importancia
El papel del Gua de Ferias adquiere una importancia fundamental, por una serie de
razones:

15

GUA DE FERIAS

El Gua se convierte en la Imagen de la Feria, ya que acta como punto de contacto

entre el cliente y la organizacin, ya que es la persona que aporta la primera
impresin y la visin de la organizacin.

El Gua cumple un papel importante en la implementacin de la fase operativa del

evento, a travs de la recepcin de visitantes, conduccin de visitas guiadas, centro
de informacin y otras que implican atencin directa al pblico.

Al cumplir funciones auxiliares en la planificacin y el mercadeo del evento, pasa a

formar parte importante en la configuracin de la imagen corporativa del mismo.

LA PERSONALIDAD
Cuando una persona asiste a un evento ferial, automticamente sus reflejos naturales le
conduce a la bsqueda del apoyo humano que le indique cules son los pasos a seguir.
Este apoyo humano esta representado por el Gua de Ferias y su personalidad ser
determinante en la prestacin del servicio.
Segn Larousse, Personalidad se define como el Conjunto de cualidades que
constituyen el supuesto inteligente

es decir, todas aquellas caractersticas personales

del Gua de Feria que conforman los elementos de su actuacin como prestador de
servicios.
CUALIDADES
-

Facilidad de expresin

Agilidad Mental

Equilibrio Emocional

Proactividad

Larousse S.A: Diccionario Bsico Lengua Espaola, Edicin 43, 1984, Pag. 433

16

GUA DE FERIAS

Carcter amable pero enftico

Discrecin

Vocacin de servicio

tica

Manejo de relaciones interpersonales y de equipo

LA APARIENCIA PERSONAL
El Gua de Ferias es la persona que representa a la organizacin ante el cliente,
expositor o visitante; su presencia fsica influye en alto grado en el perfil a determinar
como ideal, ya que constituye la imagen externa del evento. Incluso, el anlisis de la
competencia, en el desarrollo de eventos,

tomar este punto como referencia

importante y en ocasiones como nica caracterstica para la eleccin del personal. Por
lo tanto, es importante cuidar algunos aspectos, entre los cuales podemos sealar:
-

Uniforme limpio, completo y sin arrugas, de diseo clsico

Maquillaje mnimo, evitando el uso de colores vivos

Limitar el uso de joyas y accesorios

El uso de perfumes y colonias deber ser suave y agradable

Zapatos confortables, limpios y acordes a la vestimenta

No fumar, comer ni ingerir bebidas pblicamente durante la prestacin del servicio,

utilizando para ello los perodos de descanso.

17

GUA DE FERIAS

TICA
Es la parte de la filosofa que trata de la moral y de las obligaciones que rigen el
comportamiento del hombre en la sociedad. Es el comportamiento efectivo del hombre
que lo debe llevar a su perfeccionamiento personal, que se refiere a una decisin interna
y libre que no representa una simple aceptacin de lo que otras personas piensan,
dicen y hacen.

Valores ticos
Se entiende por valor, en general, todo bien digno de ser buscado, conquistado y
desarrollado. Por tanto un valor tico es un valor humano, que es una cualidad digna de
aprecio porque lleva al hombre a realizarse en sus dimensiones, es decir, lo lleva a ser
persona. Hay valores directamente relacionados con el hombre como individuo. Son por
ejemplo la criticidad, libertad, responsabilidad, creatividad y autenticidad, los cuales se
defiende a continuacin:
CRITICIDAD
Es la capacidad que tiene la persona de analizarse a si misma, a los dems, las cosas,
las circunstancias y las situaciones, viendo lo que tienen de positivo o negativo, hacia
dnde van y que se busca con ello.
LIBERTAD

18

GUA DE FERIAS

Se considera un valor, el actuar en verdadera libertad, es decir, no dejarse dominar por

los instintos o por los vicios; es no permitir que los dems lo traten como un objeto que
pueda ser manipulado o esclavizado.
RESPONSABILIDAD
Implica responder antes nosotros mismos, ante nuestra conciencia y ante la sociedad,
por nuestros actos y sus consecuencias.
CREATIVIDAD
Es una actitud que permite buscar, encontrar y seguir una lnea de pensamiento, no
tomando nada como acabado o garantizado, buscando las causas inmediatas o remotas
de las cosas; estableciendo las relaciones obvias en el presente, con una proyeccin al
futuro.
La persona creativa es aquella, capaz de abandonar las estructuras adquiridas bajo las
cuales habitualmente acta, trabaja y produce con el fin de constituir otras nuevas. Es
capaz de correr riesgos.
La mente creativa posee una riqueza de ideas ocurrentes y en pensamiento flexible; es
capaz de aprender su entorno tal como se le presenta y al mismo tiempo prever posibles
cambios 2
SOLIDARIDAD
Es el sentimiento que mueve a los hombres a prestarse ayuda mutua, comprendindose
y ayudndose con verdadero inters hasta construir unidad entre ellos.

GONZALEZ, Ildemaro, GT AL, Manual Ince , Modulo de Integralidad 4/9, Etica, Caracas, 1992.

19

GUA DE FERIAS

AUTENTICIDAD
Es el modo propio y concreto que cada uno tiene de ejercer y desarrollar sus
dimensiones y valores de ser humano.

UNIDAD II
PLAN DE OPERACIONES FERIAL
COMIT ORGANIZADOR
El comit organizador tiene la caracterstica esencial de tratar en grupo una actividad
especfica y en este caso, ofrece las siguientes ventajas:
-

Deliberacin y juicio del grupo

Evitar el autoritarismo

Representacin de grupos interesados

Coordinacin de planes y polticas

Facilidad para transmitir la informacin

20

GUA DE FERIAS

Consolidacin y autoridad

Motivacin a travs de la participacin para facilitar la toma de decisiones

Para la elaboracin del plan de operaciones ferial se debe tener en cuenta

que el comit organizador debe ejecutar funciones especificas,
las cuales se mencionan a continuacin:
COORDINADOR GENERAL
Es el responsable de integrar y autorizar a los representantes de todos los comits a
travs del cual organizar, planear y supervisar todas las actividades para realizar un
evento.
FINANZAS
Responsable del aspecto econmico, ya que determina cunto y cmo debe gastarse,
debe conocer o planear previamente el costo de productos y servicios:
-

Costo de productos y servicios

Control de ingresos y egresos

PROGRAMA TCNICO
Son los diferentes programas y actividades que se elaboran para el evento ferial
(Expositivo social y rueda de negocios)
LOGSTICA
Inscripciones, recepcin y hospitalidad
-

Comit de recepcin y hospitalidad

Comit de Registro
Comit de Alojamiento

21

GUA DE FERIAS

Comit de Alimentos y Bebidas

Comit de Festejos
Comit de Ornato y Rotulacin
Comit de Seleccin y Reclutamiento de Personal
Comit de Servicios Generales
Proveedores

PLANIFICACIN
Podemos definir la planificacin como La escogencia entre las futuras alternativas de
cursos de accin, para la empresa en su conjunto y para cada departamento de ella.
Los planes comprenden la adopcin de objetivos para la empresa, metas para los
diferentes departamentos y las formas de alcanzarlas.

Los planes proveen formas

racionales de aproximarse a los objetivos previamente seleccionados. Planear es decidir

de antemano: qu hacer, cmo hacerlo, cundo y quin deber llevarlo a cabo 3.

Fases
DEFINICION DE OBJETIVOS
Los objetivos son los resultados que la organizacin espera lograr a travs de la misin,
ya que dan la direccin y establecen las prioridades que se aspiran alcanzar, el objetivo
de la feria debe estar claramente definido para poder desarrollar el control, la motivacin
y la organizacin.
DEFINICIN DE METAS

ORTIZ, Romlo, Marketing para Eventos Feriales Ortiz Guevara Tourist Consult, Caracas 2001

22

GUA DE FERIAS

Se pueden definir como los puntos de referencia o aspiraciones que las organizaciones
deben lograr, con el objeto de alcanzar en el futuro los objetivos planteados en el tiempo.
Las metas deben formularse en trminos de logros de Gerenciar, Mercadeo, Finanzas,
Produccin, Investigacin y Desarrollo.
DEFINICIN DE ESTRATEGIAS
Son las acciones especficas a ejercer en funcin del cumplimiento de las metas
establecidas que a su vez dan cumplimiento a los objetivos planteados. Si el objetivo
nos da el que del evento y las metas dicen cunto y cundo, la estratgia define el
cmo. Todas juntas (objetivos, metas, estrategias) definirn el plan del evento.
Todo sistema de planificacin tiene una secuencia lgica que se inicia con la definicin
de los objetivos, pudiendo diferenciar un objetivo general, que ser comn a toda la
organizacin y un grupo de objetivos especficos, que irn dirigidos a los departamentos
que conforman la estructura organizativa de la empresa.

Una vez definidos los

objetivos, las metas definirn entonces, la ubicacin en espacio y tiempo de los

objetivos.
En una dimensin fsica (los planes de operacin) y financiera de los mismos (el
presupuesto) la estrategia aportar operatividad para la consecucin de los objetivos, a
travs de las actividades a desarrollar en el plan.

Es importante sealar que cada

departamento es responsable del cumplimiento de una estrategia para facilitar la

asignacin de tareas y la consecuente delegacin de funciones.

Importancia
Como se puede observar, la planificacin es importante para la consecucin del xito del
evento. Sin planificacin, sera imposible anticiparse a situaciones inesperadas, cubrir
detalles de ltimo momento y alcanzar los objetivos deseados.

23

GUA DE FERIAS

PLANO
Es la representacin grfica de una superficie, donde se dar a conocer la distribucin
del rea de exposicin, los servicios generales,

los

accesos y cualquier otra

informacin de importancia (rea de restauracin, salidas de emergencia, servicios

mdicos, personal de seguridad, entre otros.)

Caractersticas
-

Debe dar una clara informacin sobre el flujo de visitantes, indicando entradas y
salidas

Informa con exactitud la cantidad y ubicacin de los espacios comerciales de la Feria.

Permite dar una idea concreta al expositor de su ubicacin

24

GUA DE FERIAS

Importancia
La utilizacin de planos para el Gua de Ferias reviste una importancia fundamental, ya
que se convierte en una herramienta indispensable para la ubicacin en su entorno
laboral, facilitando informacin general sobre el desarrollo de la feria (ubicacin de
stands, servicios sanitarios, restauracin, entre otros)

y desplazarse de forma ms

eficiente en la instalaciones de la Feria.

SEALIZACIN
Se refiere a una serie de signos y smbolos , de aceptacin general, utilizados en los
planos para proveer informacin general sobre los servicios generales de le Feria, entre
ellos podemos sealar:
-

Seales en color rojo: Servicios de emergencia (puntos de extintores y mangueras,

salidas de emergencia)

Seales en color verde: Servicios Mdicos y sanitarios (mdulo de atencin mdica,

sanitarios etc.)

Seales en color azul: Servicios de informacin (salas de prensa, rea de

restauracin, etc.)

25

GUA DE FERIAS

Las flechas indican el flujo de circulacin del rea de exposicin, desde la hasta su
salida, cada uno de los stands se numera en el mismo sentido que marca el flujo de
circulacin.

PROGRAMAS FERIALES
Es la expresin escrita de las actividades que se desarrollan en el marco de la Feria,
donde de una forma sencilla y esquemtica se presentan cronolgicamente dichas
actividades.

Tipos
-

EXPOSITIVO
Se refiere exclusivamente a las actividades relacionadas con el rea de exposicin
(apertura diaria, horario de visitas guadas, ruedas de negocios, hora de cierre diario,
etc.). Su caracterstica principal radica en el hecho de transmitir una gran cantidad
de informacin de forma exacta y sencilla a todos los participantes a la feria.

26

GUA DE FERIAS

SOCIAL
Son actividades complementarias al evento ferial tales como:

Inauguracin,

Almuerzos, Conferencias, Actividades culturales, Clausura Protocolar, entre otros.

-

RUEDAS DE NEGOCIOS
Constituye un elemento importante de la feria ya que las personas que participan en
la feria (Expositores, Visitantes) asisten no slo con el inters de observar los
productos y servicios que se presenten, sino que vienen en funcin de establecer
acuerdos, intercambios y transacciones comerciales entre los expositores y con los
visitantes comerciales, principalmente empresarios, distribuidores y representantes
comerciales.
En la actualidad los programas expositivo, social y ruedas de negocios estn
contemplados en un solo diseo, con la finalidad de hacer ms prctica toda la
informacin suministrada.

Procedimiento para Elaborar Programa Ferial Expositivo

Se toma una hoja de papel blanco tamao oficio, y se dobla transversalmente en tres
partes iguales; al efectuar este doblez, la hoja quedar dividida en tres cuerpos con
dos caras cada uno, donde se colocar la informacin, para efectos del
procedimiento, se desarrollar una Feria de tres (3) das.
Las dos caras del papel (anverso y reverso) servirn para distribuir la informacin de
la siguiente manera:
ANVERSO

27

GUA DE FERIAS

PRIMER CUERPO: Se colocar las actividades correspondientes al primer da de

Feria se sugiere distribuir la informacin de forma cronolgica, desde la hora de
inicio, hasta la hora de cierre.

Aqu debe colocarse la hora establecida para

actividades especiales (visitas guiadas para escolares, visitas guiadas para

empresas, visitas guiadas para medios de comunicacin, etc.)
SEGUNDO Y TERCER CUERPO Se desarrollarn las actividades correspondientes
a los das siguientes
REVERSO
PRIMER CUERPO: Se har una breve descripcin de la Feria, sus objetivos y sus
caractersticas mas resaltantes, as como una referencia al sitio de realizacin de la
feria y una informacin general de la ciudad.
SEGUNDO CUERPO: Conformar la ltima parte del material una vez plegado, se
sugiere colocar la siguiente informacin
-

Comit Organizador, indicando cargo y nombre

Direccin y Telfono de la Empresa Organizadora

Logotipo y Nombre de Patrocinantes

TERCER CUERPO: Representa la portada donde se colocar la imagen promocional

de la Feria, a travs de un diseo sencillo y atractivo y con la informacin general
(lugar y fecha de realizacin).

28

GUA DE FERIAS

Es importante aclarar que el procedimiento para elaborar el programa social es idntico

al Programa expositivo, donde la nica diferencia radica en el carcter de las
actividades, como se describi previamente en la definicin de cada uno de ellos.
RUEDAS DE NEGOCIOS
Las ruedas de negocios se desarrollan para discutir acuerdos comerciales entre los
expositores y simultneamente con visitantes interesados en intercambios corporativos;
para llevarla a cabo el gua de ferias coordina a travs de un cronograma de reuniones,
a los expositores y visitantes interesados en participar en ella, esta fase se realiza
conjuntamente con la lista de expositores ya elaborada previamente.
A continuacin se especifica un ejemplo del cronograma de reuniones para
desarrollar la rueda de negocios:

29

GUA DE FERIAS

LAS INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO DEL CRONOGRAMA DE REUNIONES

ES EL SIGUIENTE:
STAND: Referido al nmero de Stand segn el plano de distribucin.
EMPRESA: Denominacin Comercial de la Empresa, tal como est registrado en la
feria
HORA: Refiere la cronologa de las reuniones
En la columna perteneciente a cada hora, el gua anotar el nombre de la empresa y
la persona interesada en reunirse con cada expositor. Para la realizacin de estas
reuniones, se procurar habilitar un sitio confortable y adecuado al ambiente que se
espera conseguir en una sala de juntas. Asimismo, se sugiere disponer de ayudas
secretariales y de facilidades de comunicacin (telfono, fax, acceso a internet, etc.)
PLAN DE OPERACIONES FERIAL
Una vez desarrollados todos los aspectos revisados hasta el momento, es importante
hacer la observacin que todos ellos conforman la fase operativa de la pre-feria.
Asimismo, el plan de operaciones ser la unificacin de todos estos elementos en
una sola unidad, el cual contemplar lo siguiente:

Objetivos de la Feria

Definicin de Metas Operacionales

Definicin de Estrategias

Elaboracin de Programas

30

GUA DE FERIAS

El plan de operaciones va a estar conformado por todos los procesos realizados

anteriormente.

31

GUA DE FERIAS

UNIDAD III
RECURSOS OPERACIONALES

32

GUA DE FERIAS

Son todos los elementos que van a servir de herramientas bsicas para la operacin de
la feria. Entre ellos tenemos:
FICHA DE INSCRIPCIN
Se utiliza para recopilar la informacin de cualquier cliente potencial, aunque
posteriormente no se concrete su participacin en la feria.
IMPORTANCIA
-

Es de gran importancia ya que se convierte en una herramienta para realizar el

seguimiento de clientes potenciales; debe ser breve y concreto.

La informacin debe presentarse de forma sencilla, para evitar que el cliente lo

perciba como un cuestionario de largo y difcil seguimiento.

Es el instrumento ms importante porque permite conocer con exactitud todos los

datos personales del cliente.

CONTRATO
Es el formato que se utiliza una vez que el cliente ha concretado su participacin en la
Feria, a travs de la compra del espacio comercial de su preferencia; en el se ampla la
informacin del cliente y se aaden datos de carcter administrativo (como datos sobre
el pago, alojamiento requerido). As como cualquier otra informacin que se considere
necesaria.

33

GUA DE FERIAS

IMPORTANCIA
-

Es importante porque permite conocer la informacin de carcter administrativo, ya

que sta es la Base de la Relacin Comercial que se establece entre el cliente y el
organizador

Debe incorporarse cualquier informacin que establezca los servicios includos en el

paso de la inscripcin

34

GUA DE FERIAS

BOLETIN INFORMATIVO
Es un texto presentado en una hoja volante donde, a travs de una redaccin sencilla y
atractiva, se hace una presentacin del evento, del sitio de exposicin y de la ciudad
sede.

Su utilizacin cobra importancia ya que constituye un relevante elemento

promocional, principalmente cuando se trata de ferias que se realizan por primera vez.

IMPORTANCIA
-

Como elemento promocional, su redaccin debe resaltar las ventajas competitivas de

la feria, del sitio del evento y de la ciudad.

35

GUA DE FERIAS

Su presentacin debe tener sencillez, elegancia y un diseo atractivo.

Nota
Para brindarle mayor comodidad a los visitantes de la feria, sera apropiado elaborar la
ficha de presentacin en una sola hoja volante.
LISTA DE EXPOSITORES
Consiste en una relacin de las empresas o personas que participan en la Feria en
calidad de Expositores. Sirve como elemento de informacin general para las personas
o Corporaciones interesadas en obtener mayor informacin sobre los productos o
servicios prestados durante el evento ferial.

Adicionalmente, sirve como una Base de

Datos fundamental para el desarrollo de sucesivas ediciones del evento o bien de

eventos similares.
IMPORTANCIA
-

Si bien su presentacin es sencilla, en ocasiones limitada a hojas impresas u hojas

volantes, puede mostrarse en forma de catlogo, dependiendo de la capacidad
presupuestaria del organizador o de los patrocinantes.

Debe incluir los datos relacionados a la denominacin comercial de la empresa, su

domicilio y las posibilidades de comunicacin (telfonos, fax, correos electrnicos,
por ejemplo y el producto o servicio).

IDENTIFICADORES O DISTINTIVOS
Es la herramienta que permite identificar de forma efectiva a las personas involucradas
en el evento (Expositores, Invitados Especiales etc.) para permitir su acceso a las

36

GUA DE FERIAS

instalaciones y garantizar un nivel de servicio y seguridad adecuados a las necesidades

de la feria.
IMPORTANCIA
-

Su diseo debe ser sencillo y de fcil visualizacin, evitando recargarlo de colores e

imgenes.

El material a utilizar debe combinar flexibilidad, durabilidad y bajo costo.

Ejemplo de lista de Expositores

STAND

EMPRESA

LINEA DE PRODUCTO TIPO DE EMPRESA DIRECCION

Las instrucciones para el manejo del formato de la lista de expositores es el siguiente:

37

GUA DE FERIAS

STAND: Identifica la ubicacin del Stand con un nmero correlativo de acuerdo al plano
de distribucin
EMPRESA:

Se refiere a la denominacin comercial de la empresa, tal como est

identificada en el Stand
LINEA DE PRODUCTO: Se coloca la orientacin comercial de la empresa, de forma
general; por ejemplo, Agro-Industria, Turismo, Lneas Areas, Etc.
TIPO DE EMPRESA: Representa el papel de la empresa en una determinada cadena
de comercializacin: Productor, Distribuidor, Representante Comercial.
DIRECCION: Se coloca la direccin y telfonos de ubicacin de la empresa, incluyendo
direccin de Internet y correo electrnico.
FICHA DE INSCRIPCIN
Las instrucciones para el llenado de la ficha de inscripcin se describe a continuacin:

38

GUA DE FERIAS

DATOS PERSONALES: Se llenarn de acuerdo a l a informacin recabada en la ficha

de pre-inscripcin o directamente con el cliente.
DATOS DE LA EMPRESA: Se tomarn los datos ya recopilados en la ficha de preinscripcin
ACOMPAANTES: Se refieren a las personas que vienen con el expositor (esposo/a,
hijos)
ALOJAMIENTO: Se sealar con una (x) en la casilla que corresponda a la seleccin de
alojamiento realizada por el expositor, as como su fecha de entrada y salida.

39

GUA DE FERIAS

UNIDAD IV
EJECUTAR PLAN OPERATIVO FERIAL
LA FERIA
Se trata del estado operativo donde se implementan todos los proceso desarrollados en
la Fase de pre-feria. Es el momento real de desarrollo del evento ferial.

Importancia
La importancia de esta fase est en que a travs de ella se cumplen los objetivos, metas
y estrategias definidas en la fase de pre-feria; de nada servir elaborar un excelente plan
de operaciones feriales, si en la feria no se implementan todas y cada una de las
actividades previstas.

Supervisin
Est relacionada con el seguimiento a las actividades planteadas en el plan de
operaciones ferial,

entre esas actividades se deben vigilar con especial inters las

siguientes:
-

Montaje final del Stand antes de la inauguracin

Comprobar la entrega y colocacin de todos los servicios contratados

Respeto a los horarios de entrada y salida de la Feria

Reunin General con todo el personal (Guas, Seguridad, Servicios, Prensa, Etc.).
Para una revisin general del plan, objetivos y responsabilidades asignadas.

Supervisin diaria de la limpieza del Stand

Revisin del estado de materiales (Programas, Planos, etc.) a travs de la

administracin y control de existencias.

40

GUA DE FERIAS

Designar responsable de asuntos de seguridad.

Efectuar reuniones diarias con el personal para comentar incidencias e intercambiar

informacin.

No salir del rea de la Feria antes de la hora de cierre, recuerde que los clientes
permanecen todava en la feria.

FASE OPERATIVA DE LA POST-FERIA

Se puede considerar a la Post-Feria como el estado operativo donde se hace una
evaluacin general de los resultados de la Feria, una vez concluida sta, a travs de la
revisin de aspectos tales como:
-

Desmontaje de las instalaciones (Tabiques, Alfombras, etc)

Transporte de materiales, equipos y productos

Efectuar una reunin general con todo el personal involucrado para analizar los
resultados. Esta reunin debe desarrollarse en la primera semana siguiente a la
conclusin de la Feria.

Importancia
Si bien las fases anteriores (pre-feria y Feria) tienen una importancia fundamental para el
xito del evento Ferial, la Post-Feria aporta el elemento evaluativo y formador de la feria;
a travs de ella se hace la correccin de aquellos sucesos que en un momento
determinado afectaron el cumplimiento de los objetivos establecidos al inicio de la
operacin.
La Post-Feria es entonces, desde este enfoque, un elemento que permite el
mejoramiento continuo de los procesos inherentes a la organizacin y desarrollo de la
feria.

41

GUA DE FERIAS

TCNICAS DE REDACCIN DE INFORME

A los fines de presentar los informes finales que se infieren de los planes de accin
ejecutados, se utiliza la tcnica de redaccin de informes, la cual representa el
procedimiento a seguir para reportar e informar sobre los resultados de las asignaciones
y lograr registrar tcnicamente lo acontecido antes, durante y despus de la realizacin
de una feria.
Esta tcnica permite presentar informacin objetiva que sirve a la gerencia para la toma
de decisin posterior.

42

GUA DE FERIAS

Todo informe debe contener los siguientes elementos:

Indice
Presentacin
Plan de Accin
Cronograma
Problemas observados
Tabulacin de encuestas
Conclusiones
PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIN DE LA FERIA
Representa la unificacin, en un solo proceso, de todas las actividades que deben
desarrollarse para cumplir con los objetivos planteados en la Fase de Planificacin. La
organizacin establece entonces actividades como la distribucin de

tareas con la

correspondiente delegacin de funciones. Es importante sealar que la organizacin

englobar entonces, como una sola operacin, todos los procesos previamente descritos
(planificacin, plan de mercadeo, fase operativa de pre-feria, fase operativa de feria y
fase operativa de Post-feria).

A fin de facilitar el cumplimiento de las tareas, en

conclusin, el procedimiento de organizacin, abarca todos los procedimientos

mencionados.
En el desarrollo de las actividades de la organizacin y una vez que el cliente ha
concretado su participacin a travs de la formalizacin de su inscripcin, el organizador
le hace entrega de algunas herramientas adicionales, entre las cuales se destacan.
-

Contrato:

Establece las clusulas legales por las cuales se regir la relacin

comercial.
-

Manual de Expositor:

Tambin llamado reglamento de exposicin, contiene las

normas, polticas y procedimientos que regirn para las actividades de la feria.

43

GUA DE FERIAS

Requerimientos del Stand:

Sirve para definir con claridad cualquier necesidad

adicional del expositor (equipos, mobiliario, cargas elctricas mayores, servicio

telefnico, por ejemplo), as como la utilizacin exacta de los servicios incluidos
(paredes, tabiqueria, etc).
Listado de Personal: Es una herramienta til en el caso que sean varias las personas
que van a atender el stand, para la elaboracin de los identificadores que permitirn el
acceso al rea ferial.

ENCUESTA
Se define la encuesta como un Conjunto de preguntas tipificadas dirigidas a una
muestra representativa, para averiguar estados de opinin o diversas cuestiones de
hecho4

Importancia
Radica en el hecho de permitir de forma confiable y sistemtica la opinin de clientes,
visitantes y relacionados, acerca de las actividades desarrolladas en la feria,
adicionalmente la encuesta nos permite detectar las debilidades que se pudieran
presentar durante el desarrollo del evento ferial. Finalmente, la encuesta nos permite
graficar.

A continuacin se presenta un modelo de encuesta:

Editorial Oceano, Espaa 2001 Diccionario Ilustrado Oceano de la Lengua Espaola, Pag.

44

GUA DE FERIAS

A. OPINION GENERAL
A.1 En trminos generales, como evala la feria

A.2 Como evala la feria en funcin del dinero pagado

B. FACILIDADES Y SERVICIOS
Cmo evaluara usted los aspectos siguientes
EXCALENTE

MUY BUENO

BUENO PROMEDIO

MALO

EXTREMADAMENTE
MALO

Ubicacin del Sitio

Sitio de la Feria

Estacionamientos

Personal de Recepcin

Ambiente

Disposicin de Stands

Limpieza del Sitio

Personal de Guas

45

GUA DE FERIAS

Personal de Seguridad

Equipos Contratados

EDAD
MENOR DE 30

30-40

41-50

51-60

MS DE 60

COMENTARIOS / SUGERENCIAS
Qu disfrut de su participacin en la Feria_______________________________

Qu podramos hacer para mejorar en prximas ferias______________________

TECNICAS DE TABULACION
Es el proceso mediante el cual la informacin recopilada en las encuestas, se coloca en
tablas (grficos, diagramas, histogramas, por ejemplo) para facilitar la interpretacin de
los resultados

El proceso es el siguiente:

46

GUA DE FERIAS

Se procede a contar el nmero de respuestas que corresponden a cada categora, por

ejemplo:
Excelente

36

Muy Bueno

25

Bueno

45

Promedio

16

Malo

Muy Malo

Extremadamente Malo

Total
-

134

Posteriormente, se proceder a establecer una media aritmtica porcentual, para

definir el porcentaje de la muestra ubicado en cada categora, por ejemplo:

Excelente

36 (Cantidad obtenida) x 100 = 26,87 %

134 (tamao de la muestra)

Muy Bueno

25 x 100 = 18,66%
134

Bueno

45 x 100 = 33,58 %
134

Promedio

16 x 100 = 11,94 %
134

Malo

8 x 100 = 5,97 %
134

Muy Malo

3 x 100 = 2,24 %
134

Extremadamente Malo

1 x 100 = 0,74 %

47

GUA DE FERIAS

134
PRESENTACIN DE LOS RESULTADOS
Una vez obtenidos estos resultados, cada respuesta podr ser representada en un
mtodo a eleccin (diagrama de barras, tortas,) histograma, entre otros

Nota: Este proceso se puede sistematizar (por ejemplo a travs de Excel For Windows)
Con estos resultados y los informes finales de todo el personal involucrado, se realizar
el informe final de la feria, punto culminante de la fase operativa de Post-Feria.

48

GUA DE FERIAS

BIBLIOGRAFA

BUENDIA, Juan Manuel, Organizacn de Convenciones, Congresos, Siminarios, Mxico

(Mxico) Trillas 1991. 237 p.
FOSTER, Dennis. Ventas y Mercadotecnia para el Profesional del Turismo Mxico
(Mxico): Mc Graw-Hill 1994. 233 p.
GOMEZ, Pablo Cruz, Congresos y Convenciones, Mxico (Mxico): Diana 1989. 223 p.
KOTLER , Philip, BOWEN John, MAKENS James, Mercadotecnia para Hotelera y
turismo. Hall Hiispanoamericana. Mxico (Mxico): 1997. 705 p.
ORTIZ GUEVARA, Tourist Consult, Marketing de Eventos Feriales, Caracas (Venezuela):
2001. 29 p.

49