PROCESOS Y PROCEDIMIENTO
METODOLOGA PARA LA
GESTIN DE PROYECTOS
INFORMTICOS EN CORPAC S.A.
Elaborado por:
rea de Organizacin y Mtodos
PROCESOS Y PROCEDIMIENTO
METODOLOGA PARA LA GESTIN DE PROYECTOS
INFORMTICOS EN CORPAC S.A.
PROCESOS Y PROCEDIMIENTO
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PRESENTACIN
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NDICE
I.
PRESENTACIN
OBJETIVO
III. ALCANCE
IV. NORMATIVIDAD
4.1. DISPOSICIONES GENERALES
VI. PROCEDIMIENTO
11
ANEXOS
ANEXO 1 PROCESO DE LA GESTN DEL PROYECTO
12
14
18
21
24
Elaborado por:
26
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I.
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OBJETIVO
Establecer la normatividad, procesos y procedimiento referidos a la planificacin, ejecucin,
evaluacin, control y cierre de los proyectos informticos de CORPAC S.A., as como la
metodologa de gestin de proyectos, de acuerdo a los estndares de calidad, tiempo y costo
esperado.
II.
III.
ALCANCE
El presente documento alcanza a las siguientes gerencias y unidades orgnicas:
a)
b)
c)
d)
e)
IV. NORMATIVIDAD
4.1.
DISPOSICIONES GENERALES
4.1.1. La Gerencia de Tecnologa de la Informacin ser el rgano responsable de la
aplicacin de la metodologa establecida en el presente documento, as como de
la planificacin, formulacin, ejecucin, evaluacin, control y cierre de los
proyectos informticos de CORPAC S.A.
4.1.2. Con la finalidad de cumplir con la responsabilidad establecida en el numeral
anterior, la Gerencia de Tecnologa de la Informacin dispondr la conformacin
de un comit ejecutivo, un comit de gestin y un equipo de trabajo.
4.1.3. Los rganos y unidades orgnicas que requieran formular proyectos de sistemas
informticos coordinarn con el rea de Proyectos de Desarrollo de Sistemas de la
Gerencia de Tecnologa de la Informacin.
4.1.4. El rea de Desarrollo de Proyectos de la Gerencia de Tecnologa de la Informacin
ser la responsable de garantizar que se lleven a cabo de manera sistemtica las
tareas del proyecto, cumpliendo los objetivos de calidad, tiempo y costos
esperados; de acuerdo a la metodologa para la gestin de proyectos informticos
que se establezca.
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4.2.
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DISPOSICIONES ESPECFICAS
4.2.1. La metodologa a aplicar consistir en la sistematizacin del procedimiento que se
requiere para gestionar los proyectos informticos que se ejecuten en CORPAC
S.A.
4.2.2. Asimismo, se describirn los procesos y subprocesos de la planificacin, ejecucin,
evaluacin, control y cierre de los proyectos informticos de CORPAC S.A.,
debindose analizar cada actividad de cada proceso o subproceso, utilizando el
diagrama de anlisis del proceso (DAP).
4.2.3. Para lograr la eficacia y eficiencia de la metodologa propuesta, las gerencias y/o
reas involucradas, debern observar en forma disciplinada y sistemtica lo
establecido en el presente documento.
4.2.4. La Gerencia de Tecnologa de la Informacin cursar memorandos a los
integrantes de los comits y del equipo de trabajo establecidos en el numeral 4.1.2
a fin que se constituyan y procedan de acuerdo a lo estipulado en el presente
documento, informando a la Gerencia Central de Administracin y Finanzas de lo
actuado.
4.2.5. De acuerdo a la metodologa establecida, los tipos de proyectos se clasificarn de
la siguiente manera:
Cdigo Tipo
Desarrollo de software
Implementacin de servicio
4.2.6. Los proyectos pueden ser ejecutados con recursos propios o con empresas
proveedoras, de acuerdo a la normatividad legal vigente, y se clasificarn por el
tamao del proyecto segn el cuadro siguiente:
Cdigo Tamao
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Descripcin
Criterio
Grande
Duracin ms de 12 meses
Mediano
Pequeo
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Comit
Ejecutivo
Comit Gestin
No forma parte
de los comits
Descripcin
Gerente del rea usuaria beneficiaria
del proyecto.
Gerente
de
Tecnologa
de
la
Informacin
Gerente de la empresa que brinda el
producto o servicio.
Gerente o Jefatura responsable de la
gestin del proyecto.
Personal experto de la empresa
contratista.
Personal experto del rea directamente
vinculada al proyecto.
Personal especialista designado de la
Gerencia
de
Tecnologa
de
la
Informacin.
Personal asignado al proyecto para
actividades especficas.
Roles
Cdigo
Director de Proyecto
DP
Director Tecnolgico
DTI
Contratista
CON
Gestor de Proyecto
GP
Gestor de ProyectoContratista
GO-C
LF
LT
Equipo de Trabajo
ET
4.2.8.
4.2.9.
4.2.10. El director del proyecto ser el gerente o jefe de rea de la unidad orgnica
beneficiaria del proyecto.
4.2.11. El director del proyecto ser el que presida el comit ejecutivo y tendr la funcin
de asesorar al comit de gestin, resolver los conflictos y problemas y participar
en las reuniones peridicas de seguimiento con el propsito de asegurar que los
objetivos y metas, as como las expectativas se cumplan satisfactoriamente.
4.2.12. El cargo de director tecnolgico corresponder al Gerente de Tecnologa de la
Informacin, quien asesorar al comit de gestin en temas informticos para
asegurar que las expectativas sea cabalmente satisfechas. Asimismo, participar
en las reuniones peridicas de seguimiento de comit de gestin.
4.2.13. La denominacin de contratista corresponder al representante de alto nivel de
la empresa que interviene en la implementacin del software o hardware del
proyecto. El contratista asesorar al comit de gestin en temas informticos
para asegurar que las expectativas sean satisfechas y participar en reuniones
peridicas de seguimiento del comit de gestin.
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4.2.14. El comit de gestin del proyecto estar conformado por el gestor del proyecto de
CORPAC S.A., el gestor del proyecto del proveedor, de ser el caso, y los lderes
funcionales y tcnicos. Tendr la responsabilidad de:
Informar al comit ejecutivo sobre el avance y cumplimiento del proyecto.
Asegurar la correcta ejecucin del proyecto, revisando los puntos de certificacin
o hitos y elementos claves, preparar el plan detallado administrativo y el
cronograma de actividades.
Acordar las actividades asociadas con la logstica, comunicaciones, reuniones
con equipos de trabajo y preparacin de los informes de avance.
Realizar el seguimiento a la ejecucin y comunicar el director del proyecto.
Informar y proponer alternativas de solucin sobre las incidencias o cambios.
Administrar los cambios aprobados por el comit ejecutivo y/o director de
proyecto.
Dar la conformidad final el proyecto.
4.2.15. El gestor del proyecto de CORPAC S.A. presidir el comit de gestin de
proyecto y ser el responsable de asegurar que las expectativas explcitas de los
usuarios sean atendidas y articuladas por el equipo de trabajo. Asimismo, ser
responsable de :
Supervisar el contrato con el proveedor.
Coordinar la disponibilidad de tiempo y fechas para la realizacin de reuniones
de trabajo.
Coordinar la aprobacin de los entregables del proyecto.
Asegurar que los entregables satisfagan los requerimientos de calidad y
aceptacin definidos y plasmados en el contrato.
Asegurar la ejecucin de los planes, normativas y procedimientos establecidos
por CORPAC S.A.
Escalar asuntos y problemas hacia el comit de gestin.
Asegurar que se aprueben las propuestas de solucin a los problemas que se
presenten.
Revisar y aprobar los documentos aprobados por el equipo del proyecto.
4.2.16. El gestor de proyecto - contratista ser un profesional experto designado por la
empresa que se contrate y tendr la responsabilidad de asegurar que las
expectativas de los usuarios sean atendidas y articuladas por el personal del
contratista que participa en el equipo de trabajo.
4.2.17. El lder funcional es el profesional experto, responsable de los procesos de la
gerencia o rea directamente vinculada al proyecto tendr las siguientes
responsabilidades:
Liderar el desarrollo de los contenidos funcionales de proyecto; definir y asignar
responsabilidades de su equipo de trabajo.
Participar en las reuniones del comit de gestin.
Definir los flujos de informacin y documentos que requieren los procesos
vinculados al proyecto.
Revisar los documentos elaborados por su equipo de trabajo.
4.2.18. El rol del lder tcnico corresponder al personal especialista designado por la
Gerencia de Tecnologa de la Informacin y ser responsable de la parte tcnica
del proyecto. Ser responsable de:
Liderar el desarrollo del contenido tcnico del proyecto.
Definir y asignar responsabilidades de su equipo de trabajo.
Participar en las reuniones del comit de gestin.
Asegurar la asignacin de los recursos tcnicos para el desarrollo del proyecto.
Revisar los documentos elaborados por su equipo de trabajo.
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4.2.19.
4.3.
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Dependiendo del tipo y tamao de los proyectos una persona podr asumir
ms de un rol, las lderes funciones y tcnicos pueden ser ms de uno de
acuerdo a la especialidad.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
4.3.1.
4.3.2.
.
DISPOSICIONES FINALES
4.4.
PRIMERA
El rea de Organizacin y Mtodos se encargar de la actualizacin de la presente
Metodologa para la gestin de proyectos informticos, en coordinacin con la Gerencia
de Tecnologa de la Informacin.
SEGUNDA
El rea de Organizacin y Mtodos queda encargada de la difusin mediante el buzn
de correo informativo corporativo del presente manual, as como realizar las gestiones
para su publicacin a travs de la intranet de CORPAC S.A.
TERCERA
La Gerencia Central de Administracin y Finanzas verificar y cautelar el estricto
cumplimiento de la presente metodologa, debiendo informar las inobservancias a las
gerencias pertinentes.
CUARTA
Quedan sin efecto todas las disposiciones internas que se opongan o contravengan a lo
dispuesto en el presente documento.
V.
5.1.
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proveer los entregables acordados, el ciclo de vida del proyecto incluyendo sus
dependencias y duracin, estrategia de aseguramiento de la calidad el proyecto,
roles y responsabilidades del equipo de trabajo y del cliente, necesidades de
entrenamiento y recursos para el proyecto, cronograma de identificacin de los
riesgos del proyecto.
5.2.
5.3.
5.4.
Documentos
Plan de Proyecto
Solicitud de cambio
Actas de reunin
Acciones correctivas
Acta de aceptacin
Reportes de avance
Resultados de verificacin
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VI. PROCEDIMIENTO
El procedimiento de gestin de proyectos informticos de CORPAC S.A., cuyo flujograma se
muestra en el Anexo N 6, establece genricamente el flujo de las actividades y constituye la
forma especificada del proceso descrito en el numeral V.
Planificacin del proyecto
1. Documenta los detalles de la planificacin necesarios para gestionar el proyecto.
Ejecucin del proyecto
2. Pone en marcha el proyecto, de acuerdo a la documentacin establecida en la planificacin.
3. Provee reporte de avance de proyectos, solicitudes de cambio y revisin de los acuerdos de
los equipos de trabajo.
Evaluacin y control del proyecto
4. Evala el desempeo del plan de proyecto respecto a los compromisos documentados.
4.1. De cumplirse con el plan de proyecto contina con la ejecucin del proyecto. (continua
numeral 5 del procedimiento).
4.2. De no cumplir con el plan de proyecto se establecen acciones para corregir desviaciones
e identificar riesgos que amenacen el plan del proyecto (regresa al numeral 2.del
procedimiento).
Cierre del proyecto
5. Proporciona la documentacin y productos de proyecto de acuerdo a los requisitos
6. Entrega a los usuarios productos y servicios, as como el acta de aceptacin final.
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ANEXO N 1
PROCESOS DE LA GESTIN DE
PROYECTOS
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Ejecucin
Ejecucin del
Proyecto.
-Reporte de
Avance
-Plan de
Proyecto
Modificado
Grado
de
avance
Solicitud de
cambio
Acciones
correctivas
Elaborado por:
GERENCIA DE
TECNOLOGA DE
LA INFORMACIN
Consejo
Ejecutivo
Gestin de proyectos
Informticos.
Resultado
de
evaluacin
Planificacin
Revisado por:
Acta de
Aceptacin
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ANEXO N 2
PROCESO DE PLANIFICACIN DEL
PROYECTO
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SUBPROCESO
Revisar el
proyecto.
enunciado
y alcance
ENTRADA (INPUT)
del
RESULTADO PRODUCTO
(OUTPUT)
Enunciado y alcance del proyecto
aprobado
Identificar
los
recursos
humanos,
materiales y equipos necesarios para
realizar el proyecto.
Equipo de
asignados.
Plan de
estimados
Todos los
definidos
Plan de Proyecto.
Plan
de
Proyectos
actualizado
descripcin del producto, alcance,
objetivo y entregables
10
11
Elaborado por:
elementos
previamente
trabajo
Proyecto
Revisado por:
con
con
roles
costos
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DESCRIPCIN
RESPONSABLES
10
11
Elaborado por:
OBSERVACIONES
Tarea:
Desarrollo
de
componente
de
software,
implementacin de software,
validacin y verificacin del
software para asegurar calidad
y entrega del producto.
.
Gestor del Proyecto
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RESUMEN
LEYENDA
ACTIVIDAD
Operacin
TOTAL
Elaborado por:
NMERO
9
Transporte
Inspeccin
Demora
Almacenaje
Operacin e
inspeccin
1
12
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ANEXO N 3
PROCESO DE EJECUCIN DEL PLAN DEL
PROYECTO
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SUBPROCESO
RESULTADO PRODUCTO
(OUTPUT)
Reporte de avance.
Acta de reunin.
Acta de reunin.
ENTRADA (INPUT)
N
1
DESCRIPCIN
Monitorear la ejecucin del Plan de
proyectos y registrar el avance
RESPONSABLES
Gestor del Proyecto, Gestor
del Proyecto Contratista, Lder
Tcnico y Equipo de Trabajo.
Realizar
reuniones
con
los
usuarios y comit ejecutivo segn
corresponda.
Elaborado por:
Revisado por:
OBSERVACIONES
Si la solicitud de
cambio no afecta el
alcance y objetivo del
proyecto, se modifica
el plan del proyecto.
Si el cambio afecta el
alcance y objetivo, se
tiene que negociar
con el director del
proyecto.
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RESUMEN
LEYENDA
ACTIVIDAD
Operacin
TOTAL
Elaborado por:
NMERO
3
Transporte
Inspeccin
Demora
Almacenaje
Operacin e
inspeccin
0
4
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ANEXO N 4
PROCESO DE EVALUACIN Y CONTROL DEL
PROYECTO
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SUBPROCESO
ENTRADA (INPUT)
RESULTADO PRODUCTO
(OUTPUT)
Reporte de avance evaluado
Acciones correctivas
Solicitud de cambio
N
1
DESCRIPCIN
Evaluar el progreso del
proyecto
RESPONSABLES
Gestor del Proyecto,
Lder Tcnico y Equipo
de Trabajo.
Elaborado por:
Revisado por:
OBSERVACIONES
Se evaluar: tareas
realizadas, recursos
asignados, tiempo
cumplido, riesgos
presentados y costos
ejecutados.
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RESUMEN
LEYENDA
ACTIVIDAD
Operacin
TOTAL
Elaborado por:
NMERO
2
Transporte
Inspeccin
Demora
Almacenaje
Operacin e
inspeccin
0
3
Revisado por:
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ANEXO N 5
PROCESO DE CIERRE DEL PROYECTO
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SUBPROCESO
ENTRADA (INPUT)
Documentacin de la gestin de
proyecto y de la implementacin del
software y hardware.
RESULTADO PRODUCTO
(OUTPUT)
Acta de aceptacin.
DESCRIPCIN
Formalizar la
conclusin del proyecto
de acuerdo al Plan del
Proyecto
Actualizar el repositorio
de proyecto.
RESPONSABLES
.
OBSERVACIONES
ACTIVIDAD
Operacin
TOTAL
Elaborado por:
NMERO
1
Transporte
Inspeccin
Demora
Almacenaje
Operacin e
inspeccin
0
2
Revisado por:
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ANEXO N 6
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
GESTIN DE PROYECTOS
Elaborado por:
Revisado por:
P PROCEDIMIENTO :
RESPONSABLE :
Planificacin de Proyecto
INICIO
Documenta los
detalles de la
planificacin
necesarios para
gestionar el
proyecto.
Pg. 27 de 27
Pone en marcha el
proyecto, de acuerdo a la
documentacin
establecida
en
la
Planificacin.
Evala el desempeo
del Plan del Proyecto
respecto
a
los
compromisos
documentados.
NO
Establece
acciones para
corregir
desviaciones e
identificar riesgos
que amenacen el
Plan del Proyecto.
Se cumple
con el Plan
del
Proyecto?
SI
Proporciona la
documentacin y
productos del proyecto
de acuerdo a los
requisitos.
Entrega
al
usuario
productos y servicios y
acta de aceptacin final.
FIN
Contina
ejecucin del
proyecto
Para la planificacin, ejecucin, evaluacin y control y el cierre del proyecto, los responsables son mencionados en el DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO