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U.A.G.R.

Anatoma de una Presentacin

Anatoma de una
Presentacin

Estas atraen a clientes y gerentes para que apoyen nuevos negocios


envolviendo una presentacin de ventas con enfoques creativos
hechos por un individuo o un grupo. Son caracterizadas por ser
directas y breves pero requieren significante soporte audiovisual.

Tipo de presentacin

Introduccin
Una presentacin oral es identificada como la informacin presentada
por uno o ms individuos, requiriendo una combinacin de discursos y
varias ayudas visuales, como ser, pelculas, diapositivas y/u otro tipo
de soporte. De forma simple, un discurso se convierte en una
presentacin si solo una ayuda visual es requerida.
El valor de una presentacin es medida por su contenido ms que por
su teatralidad y su contenido est relacionado con el conocimiento y
experiencia del presentador sobre el tema que est presentando. Si el
presentador mira a esta tarea como una conversacin entre l y sus
asociados sobre el tema de su especialidad, tendr un mayor nivel de
confianza que si pensara que dar la disertacin delante de una
audiencia mayor, formada por extraos.

La presentacin
Las grficas tituladas Anatoma de una Presentacin (Figura 1) y
Anlisis General de una Presentacin (Figura 2) estn destinadas a
ser mapas complementarios para cualquier presentacin. Fueron
desarrolladas como un intento por desarrollar las diez principales
consideraciones y para llevar cada punto a su conclusin. La Figura 1
puede ser usada como una lista de chequeo por el presentador para
considerar todo los aspectos a medida que estos se relacionan con su
presentacin.
El objetivo de la presentacin, su contenido y organizacin son
funciones que el presentador debe de ser capaz de hacer.
A continuacin la definicin de cada uno de los temas numerados en la
Figura 1.

Propsito
Estas categoras cubren la mayora de las presentaciones hechas en
el mbito de comunicacin en la industria y el gobierno, pero en un
sentido amplio pueden cubrir cualquier presentacin.
Sesin Informativa:
Estas son generalmente presentaciones dentro de una compaa,
conducidas como reuniones de personal, revisin de proyectos y
reuniones de la directiva para actualizar a los subordinados o
superiores sobre la actividad del negocio, cambios en la poltica, etc.
La atmosfera es informal y la brevedad es esencial. Generalmente las
declaraciones hechas necesitan ser fuertemente soportadas.
Evaluaciones:
Estas reuniones son mantenidas para evaluar nuevos conceptos,
desarrollar estudios comparativos o practicar presentaciones mucho
ms grandes. Generalmente necesitan de mucho soporte de ayudas
visuales, equipo de proyeccin y material impreso.
Entrenamientos:
Estas reuniones incluyen actividades educacionales como
entrenamientos fuera de la compaa, orientacin y etc. Es un
ambiente estrictamente de entrenamiento, ayudas visuales ms
complicadas pueden ser utilizadas en conjunto con folletos.

Establecer uno de estos tres tipos de presentacin direcciona la


planificacin de los recursos.
Discursos:
Estn limitadas generalmente a 20 minutos y raramente usan ayudas
visuales. Su propsito es el de entretener, expresar una opinin o un
intento de influenciar la opinin de otros. Se debe tomar atencin a la
apariencia personal, modulacin de la voz y brevedad. Puede llegar a
requerir de un atril o un sistema de amplificacin de sonido.
Conferencias:
Estas usualmente son concernientes con educacin y entrenamiento.
La audiencia debe ser capaz de responder a la disciplina establecida
por el presentador que debe utilizar folletos distribuidos antes o
durante la presentacin. Los miembros de la audiencia deben ser
preparados para participar o perdern el inters y todo ser un
desperdicio de tiempo.
Presentaciones:
Estos son discursos respaldados por ayudas visuales, que no deben
ser complicados y deben ser tiles para la audiencia. Se debe hacer
nfasis en el enfoque tipo conversacin. Un lmite de 20 min es
usualmente impuesto sobre el presentador.

Presentacin efectiva
Para que la presentacin sea ms efectiva, debe tener una
introduccin que inmediatamente interese a la audiencia. Luego, debe
ser desarrollada alrededor de no ms de tres pensamientos principales
y debe de tener un cierre con conclusiones que le den a la audiencia
una direccin hacia donde reaccionar.
Calificacin:
A la persona que introducir al disertante debe de drsele una
informacin adecuada. El tema debe tener relacin con las actividades
tcnicas de la reunin y el disertante debe ser introducido de una
manera que lo haga obviamente calificado sobre el tema.
Introductor:
Establecer un buen relacionamiento es importante. Se debe saber con
anticipacin quien har la introduccin de los disertantes: el maestro
de ceremonias, otro presentador, etc.

Facilidad
La referencia de facilidad se refiere a una facilidad remota no
conectada fsicamente con el lugar de trabajo del presentador. Esta
puede ser un hotel o una sala de reunin en otro establecimiento.
Lo importante sobre esta es conocer su tamao, confort, disponibilidad
de electricidad, etc. adems que se debe conocer si se dispone en el
sitio de un sistema de sonido y proyeccin.
Por lo general se requiere que cualquier persona que vaya a dar una
presentacin conduzca su propia investigacin de la facilidad y planear
esa presentacin en contra de sus capacidades conocidas. Este
pensamiento incluye verificar con suficiente anticipacin, para poder
ser capaz de dirigir los cambios que sean necesarios.

Propuestas:

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Diego Arredondo

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Tamao de la Facilidad:
El tamao de la facilidad determina la caracterizacin de las ayudas
visuales y el tipo de equipo auxiliar usado con estos. La frmula para
el tamao de la imagen dice que la primera lnea de asientos no debe
estar ms cerca de la pantalla a dos veces el ancho de la imagen.

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T e m a /M e n s a je

Anatoma de una Presentacin


Sesin Informativa
Evaluacin
Entrenamiento
Propuesta

Propsito

Tipo

Discurso
Confenrecia
Presentacion
Organizacion
Esquema

Entrega
Efectiva

Sujeto
Presentador

Calificacion

Metodo de
Introduccion

Maestro de
Ceremonia
Otro presentador

Introductor
Restricciones
Preguntas y
Respuestas

Longitud de la
presentacion

Altura
Ajustable
Luz Propia

Atril

Fijo
Lavalier

Microfono
Sistema de
Sonido

Tamao
Ubicacion
Capacidad

Facilidad

Escenario

Altavoces
Control de la
amplificacion
Tamao
Altura del Techo
Mate/Brillante

Pantalla
Otros:
Audio/Video

Proyectores
Quien lo operara?

Tamao

Audiencia

Conocimiento

Apuntador

Caracteristicas

Ayudas
Visuales

Actitud

Asistencia

Diapositivas

Estndares

Cuando
Qu

Laser? Necesita
Baterias?
Por Eleccion
Por Necesidad
Legibilidad
Estilo
Color

Peliculas

Folletos/Material
impreso

Preparacin
Reproduccion
Distribucion

Antes
Durante
Despues

Fecha Calendario

Tiempo de
Presentacion

Maana
Tarde
Noche

Relacionado con:
Descanzos
Comida

Figura 1 Anatoma de una Presentacin


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Arreglo de los
Asientos

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Tema/
Mensaje

Propsito

Estas categorias cubren la mayoria de las presentaciones concernientes a las comunicaciones en la industria y el
gobierno, pero en un aplio sentido pueden ser utilizadas en cualquier presentacion.

Tipo

Establece el tipo de presentacion direccionando el planeamiento del soporte necesario

Entrega
Efectiva

Para que la presentacion sea mas efectiva, debe tener una introduccion que inmediatamente interese a la audiencia.
Luego, debe ser desarrolada alrededor de no mas de tres pensamientos principales y debe de tener un cierre con
conclusiones que le den a la audiencia una direccion hacia donde reaccionar.

Metodo de
Introduccion

Una equivocacin frecuente, a menudo las declaraciones de apertura del presentador estan comprometidas debido a que
el mismo tiene que completar la introduccion o calificacion realizada de forma inepta por quien lo present

Longitud

Una tema ovio -- --- si se conoce que se dispone de una gran cantidad de tiempo, asegurate si se incluye una sesion de
preguntas y respuestas, que tan larga ser esa sesion. La sesin de Q&A de cualquier presentacion es la mas informativa
porque es el tiempo en el cual el presentador tiene la confianza para hablar con el pblico. Asegrate de alentar esto si te
es posible.

Facilidad

Esta area naturalmente tiene el mayor numero de puntos de control. Es la unica categora responsable del mayor
numero de obstaculos a ser resueltos. Un poco de entendimiento de por qu esto es cierto puede incrementar el
cuidado de todos los involucrados y eventualmente reducir la cantidad de errores.

Audiencia

Un analiis de la audiencia es importante para dirigir y seleccionar apropiadamente el material. Adicionalmente, saber que
tipo de presentacin se espera de ti (conferencia, discurso o presentacion), su actitud y otros factores, son importantes.

Ayudas
Visuales

Muy a menudo las ayudas visuales son utilizadas una sola vez y luego descartadas. Debido esto, se destinan refuerzos
para encontrar materiales y usarlos como ayudas visuales. A menudo esto resulta en el uso de material usado para
publicacion de reportes y articulos como ayudas visuales. Asi, material detallado, complicado e ilegible es mostrado a una
audiencia que usualmente no puede comprenderlo en el tiempo que se dispone durante la presentacin.

Material
Impreso

Parte de planear una presentacin puede incluir la PREPARACION, REPRODUCCION y DISTRIBUCION de material
impreso. Las audiencias mas interesadas agradecern una copia de la disertacin o un paper tratando a mayor
profundidad el tema. Algunas situaciones requieren que esto sea hecho.

Tiempo de
Presentacion

La fecha de la presentacion determina el tiempo de toda la actividad y debe conocerse con anticipacin. Esta parte es la
ms elusiva. El pnico de ultimo minuto compromete la efectividad de la comunicacion, aunque invariablemente en alguna
parte de la lnea, la fecha de la presentacin es conocida por alguien mucho antes que se realicen los esfuerzos.

Figura 2. Anlisis general de una presentacin


La ltima fila no debe estar alejada ms de seis veces el ancho de la imagen. El rea requerida
debe ser calculada sobre las bases de seis pies cuadrados por persona (0.55 metros
cuadrados), adems de lo necesario para el escenario y los pasillos.
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Localizacin de la Facilidad:

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La disponibilidad y conveniencia del transporte pblico hacia la facilidad debe ser considerado.
En una facilidad con muchas salas de reunin, la localizacin y las instrucciones de cmo llegar
deben estar disponibles.

Tamao:
Esto controlar los requerimientos de las instalaciones, las cuales controlan otros factores de la
presentacin.

Capacidades de las Instalaciones:


Adicionalmente a establecer el confort bsico de la sala; los muebles, la cantidad de obscuridad
cuando las luces de la sala se apagan y el nivel de ruido del equipo, dentro y fuera de la sala,
toman diferentes grados de importancia dependiendo de las necesidades de la presentacin.

Conocimiento:
Sern capaces de entender cuando hables con un lenguaje tcnico y vernculo?

Atril:
Muy pocas instalaciones tienen atriles, pero, cuando las tienen parecen haber sido diseados
para gigantes. Si la altura del atril no es ajustable, utiliza una pequea plataforma. La luz del
atril debe de tener una cubierta para no encandilar a la audiencia.
Sistema de Comunicacin:
El acople que se escucha durante una presentacin es causado por la retroalimentacin entre el
micrfono y el parlante. Reducir la amplificacin o el movimiento del micrfono eliminar esta
molestia.
Cuando se est utilizando un micrfono de cuello o lavalier se debe apagar el sonido cuando se
est haciendo la instalacin de este.
El Escenario:
Se prefiere un escenario elevado, libre de obstrucciones. Verifica que el atril, una mesa, o lo que
sea no bloqueen la pantalla del proyector.
La pantalla:
La pantalla debe ser colocada lo ms cerca del techo que sea posible. La parte inferior de la
imagen proyectada debe estar al menos a 4 pies (1.20m) del piso mientras la altura del techo lo
permita.
La Disposicin de los Asientos:
Adicionalmente a la limitante del nmero de asientos determinada por el Tamao de las
instalaciones, la disposicin de los asientos debe ser tal que la audiencia no este de frente a
una gran ventana, una entrada u otro elemento de la habitacin que produzca distracciones.
Proyector:
Verifica que se dispone del proyector apropiado. Si es posible, ten una sesin de prctica con el
proyector que usars durante la presentacin.

Audiencia
Un anlisis de la audiencia es importante para dirigir y seleccionar apropiadamente el material.
Adicionalmente al saber qu tipo de presentacin se espera que entregues (discurso,
conferencia o presentacin), su actitud y otros factores son importantes.

Actitud:
Esto puede afectar de manera significante la manera en la cual se da la presentacin. Si los
miembros de la audiencia estn asistiendo por necesidad, la presentacin debe cambiar sus
sentimientos de no quiero escuchar y entender a un sentimiento de gracias a dios que
atend. Los miembros de la audiencia deben ser recompensados con informacin que
mejorar su forma de pensar y los afectar mentalmente, espiritualmente o econmicamente. Si
estn asistiendo por eleccin, el presentador debe retornarles el favor al darles lo que se les
prometi o lo que hizo que hagan su eleccin.

Ayudas visuales
Muy a menudo las ayudas visuales son utilizadas una sola vez y luego descartadas. Debido
esto, se destinan refuerzos para encontrar materiales y usarlos como ayudas visuales. A
menudo esto resulta en el uso de material para publicacin de reportes y artculos como ayudas
visuales. Ocasionando que material detallado, complicado e ilegible sea mostrado a una
audiencia que usualmente no puede comprenderlo en el tiempo en el que se dispone.
Cuando:
El presentador analiza sus necesidades nicamente luego que el contenido ha sido
desarrollado. Se lo utiliza cuando las palabras por si mismas no pueden desarrollar el
entendimiento de la audiencia. cuando una rpida comprensin por parte de la audiencia es
requerida. Se las debe usar para propsitos de ilustracin principalmente imgenes opuestas
a palabras y grficos opuesto a tablas y figuras.
Diapositivas:
Si el presentador debe operar el proyector mientras est hablando, no se debe colocar entre la
audiencia y la imagen.
Estndares:
La mejor forma de producir imgenes artsticas para que sirvan de ayudas visuales, es cuando
estn enfocadas en vender al presentador y su mensaje.
Es por esto que estndares bsicos deben ser establecidos para las ayudas visuales, que
eliminen material ilegible y un mal uso del color, adems, alienten mayor simplicidad y vayan
directo al grano.
Material impreso:
Parte de planear una presentacin puede incluir la preparacin, reproduccin y distribucin de
folletos.
La pregunta de distribucin se relaciona usualmente con el tipo de funcin: discurso,
conferencia o presentacin. Distribuir tal material antes de la charla puede ser necesario en una

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conferencia, en una sesin de entrenamiento, por ejemplo, pero puede ser muy distractor el
circular el material antes de un discurso o una presentacin.
Tiempo de Duracin:
La fecha de la presentacin dicta el tiempo de todas las otras actividades y debe ser bien
conocida por adelantado. Esto a menudo es el hecho ms elusivo de una presentacin.

Algunos Principios Bsicos para


Presentadores

Los peores horarios de da para dar una presentacin son justo antes del almuerzo o al final de
la actividad del da. Otra mala idea sera dar una presentacin en la hora precedente al
almuerzo cuando la pesadez se apodera de la audiencia. Evita, si es posible, durante este
horario el realizar una presentacin donde las luces deban apagarse.
Los horarios favorables son: a primera hora de la maana; y justo despus del descanso, de
media tarde y media maana, para tomar caf. La audiencia est fresca generalmente a
primera hora de la maana y se siente ms confortable luego de cada descanso.
WYSIWYTH. Lo que vez es lo que obtienes. Prepara copias de la presentacin, exactamente
como la diste, para entregarlas a la audiencia cuando termine y dselo.
Cuando hayas planeado tu enfoque y ests listo para usar tu computadora, aqu hay algunas
tcnicas que funcionan:
1.

Exactamente, que es una presentacin? Pragmticamente, cuando tu audiencia recuerda lo


que has dicho, se dice que has triunfado en tu presentacin, cuando la audiencia recuerda las
cosas en el contexto adecuado con el nfasis que queras. Para alcanzar esta meta, debes
responder tres preguntas antes de comenzar a crear una presentacin:

2.

C UL ES TU OBJETIVO ? Es para comunicar un estatus? Para ganar acuerdo con tu punto


de vista? Para vender algo? Antes de comenzar un viaje, debes saber a dnde quieres ir.
QUIN ES TU AUDIENCIA? Qu tan conocedores son sobre el tema que deseas hablar?
Cuntas personas son? Estn enfocadas a los hechos o se dejan llevar por sus emociones?
La composicin de la audiencia afecta el contenido y estructura de cualquier charla.
C MO SER EL AMBIENTE ? Sera una habitacin pequea o un saln amplio? Debers usar
diapositivas, una computadora y un proyector? El ambiente determina que medio y enfoque
funciona mejor.
Luego, presta atencin a varios principios que equivalen a leyes universales para
presentaciones:

3.
4.

5.

6.

E STAS EN EL NEGOCIO DEL ENTRETENIMIENTO. Te guste o no, reconoce que tienes la obligacin
de ser interesante y al serlo puedas comunicar tu mensaje convincentemente.
M ANTENLO SIMPLE . Un error bsico y fatal al dar una presentacin es el perder a tu audiencia.
Presenta ideas complejas de una manera que tus oyentes puedan comprender.
M ENOS ES MS . Trabaja tu mensaje para que requiera menos palabras o menos tiempo. En
general, las audiencias tienes lapsos cortos de atencin.
Las imgenes hablan ms que las palabras. En cualquier momento que puedas convertir
palabras en imgenes, el resultado final ser ms poderoso. A veces no necesitas palabras en
una diapositiva.

Tres Recetas Bsicas para una


Presentacin
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7.
8.

U SE LA COMPUTADORA COMO UNA FBRICA. Elimina el papel en tu presentacin.


Mantn copias de visuales exitosas y presentaciones para luego usarlas como puntos
de referencia o una plantilla.
ASIGNA UN MINUTO POR VISUAL . Est regla de dedo trabaja sorprendentemente bien.
Si es que tienes, digamos, una hora para una presentacin, realmente estars
presentando para solo 15 de los 60 minutos (aunque esto es mucho tiempo, dado el
lapso usual de atencin). Seguir la regla de un minuto significa crear 25 visuales para
hacer el trabajo.
C ONSTRUYE VISUALES COMPLEJAS . Cuando comuniques conceptos complejos, usa
tres o cuatro visuales, cada una apoyndose en la anterior.
R ESALTA LOS PUNTOS PRINCIPALES . Algunas visuales, como tablas o grficos, deben
contener cantidades de informacin. Ayuda a tu audiencia con el nfasis o el contexto
resaltando los puntos ms importantes.
U SA UN GRFICO EN CADA PGINA. Crea una gua visual para tu audiencia una
imagen intuitiva, emocional de qu es lo que ests comunicando. Usar un grfico
como parte de un ttulo puede ser particularmente llamativo. Sin embargo, no te dejes
llevar una grfica por pgina usualmente ser suficiente.
U SA OTROS TIPOS DE ARTES . Grficos de alta calidad estn disponibles en la web.
Una imagen ocasionalmente grande sin un texto que la acompae crea un espacio
para respirar y re enfoca la atencin sobre ti.
N MERO DE PGINAS . Recuerda numerar cada una de tus pginas para una fcil
referencia, luego, cuando discutas tu presentacin con la audiencia.
T EN CUIDADO CON EL COLOR . El color requiere mayor experticia y es mejor que sigas
el principio WYSIWYTH.

Tarde o temprano, virtualmente todo el mundo que trabaje en un entorno organizacional, tiene
que dar algn tipo de presentacin.

Una buena presentacin demanda prctica. Pero el despertar a la ltima fila y la mano que
puedas estrechar puede significar tu prximo contrato o promocin.

Diego Arredondo

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Anatoma de una Presentacin

Planifica con Anticipacin


Para el lector que se pregunta Qu es lo que har hoy si me llaman a dar una presentacin?,
el mejor consejo es el de comenzar ahora antes de que la llamada llegue.

Planifica tu presentacin como planificaras tu proyecto tcnico, usando el mismo


cuidado.
Haz las preguntas relevantes y a medida que las respuestas lleguen, encjalas en
una secuencia apropiada.
Subraya los puntos clave que quieras resaltar a tu audiencia.
Considera las preguntas que puedan hacer y formula las mejores respuestas que
puedas.
Revisa los diagramas, curvas, tablas y las copias impresas producidas como
herramientas de trabajo o elementos de reporte. Cmo puedes simplificarlos para
que sirvan tambin de ayudas visuales?
Trata de racionalizar con un colega interesado y saca beneficio de su
retroalimentacin. Discute cuando sea que puedas. Toma notas.

A su debido tiempo, cuando se te pida hablar, estars comprometido a dar una rpida
respuesta. Y nada produce ms autoconfianza que el estar preparado.

Cuando, Donde y Porque Debes Hablar


Un ingeniero debe ser llamado a dar una charla por una de los siguientes tipos de charlas:
1.
2.
3.

Hablar con un grupo no especializado o un grupo tcnico.


Hablar en una sociedad tcnica para resumir un paper.
Presentaciones en la compaa o a un cliente.

Estas difieren en el nfasis sobre los datos y su interpretacin (hechos y emociones) y en la


cantidad de soporte de la informacin mostrada o que se deja al cliente.
Sin importar la ocasin o el tipo de charla, tu primer deber como presentador es el de orientar a
tus oyentes. Antes de nada, comienza respondiendo estas preguntas:
1.
2.
3.

Para interesar por medios de una descripcin colorida y significativa.


Para informar por datos y una lgica clara.
Para llamar a la accin inspirando fe a travs del peso de tus datos y lgica, tu
reputacin, o tu capacidad de convencimiento.

Tabla 1 Tres Recetas Bsicas para una Presentacin

INGREDIENTES
A.
B.
C.
D.

PARA INTERESAR
Titulo hazlo cantar!
Introduccin despirtalos!
Cuerpo llnalos!
Conclusin - memorable!

P ARA INFORMAR
A.
B.
C.
D.

Titulo descriptivo
Diles lo que les vas a decir
Diles
Diles lo que les dijiste

A.
B.
C.
D.

P ARA LLAMAR A LA ACCIN


Titulo prometedor
Aqu hay un problema - yo tengo una solucin!
Como creceremos mutuamente.
Obtengan ya mi remedio!

PASOS DE PREPARACION
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

M TODO D IRIGIDO
Escoge un tema que te guste
Piensa sobre l - Cules son los puntos clave
que resaltaras?
Encuentra un ttulo pegadizo.
Encuentra una apertura conmovedora
Encuentra una buena frase de remate
Forma tu discurso de apertura a ideas clave a
la frase de remate
Rehacer reforzar pulir.

3.
4.

5.
6.

Establece el propsito del discurso


Etiqueta las ideas a medida que se ajusten a las secciones B,
C o D mostradas arriba
Ordnalas en orden lgico
Planifica el ttulo y la apertura.

5.
6.

MTODO DE I NVESTIGACIN
Escoge un tema para aprender
Consulta listas de referencia o fuentes
bibliotecarias
Estudia las mejores partes
Forma tus propios puntos de vista establecidos
en el orden B, C, D
Encuentra los espacios vacos y llnalos.
Planifica el ttulo y una apertura.

7.

Escribe un cierre bien redactado.

7.

Un cierre bien redactado.

1.
2.
3.
4.

M TODO DE ASOCIACIN L IBRE


Escoge un tema del que sepas
Anota las ideas principales de tus notas de planificacin.

1.
2.

ACABA EL DISCURSO
Prepara un esquema detallado o escribe un discurso; practica con una grabadora de sonido.

Organizando T Discurso
La Tabla 1 presenta una seleccin de enfoques simplificados para organizar un discurso, esto
es, las palabras habladas que lleva tu mensaje. La parte uno, ingredientes, ofrece tres
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versiones de los elementos tradicionales: ttulo, introduccin, cuerpo y conclusin. Tu eleccin


entre los tres depende de si tu propsito principal es el de interesar, informar, o llamar a la

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accin. Pero recuerda, en la mayora de los casos los tres propsitos deben mostrarse en tu
discurso.
Tu ttulo es importante. Es una seal anticipada que capta a tu audiencia antes de que digas la
primera palabra.
Comienza seleccionando el set compatible de Pasos de Preparacin de la Tabla 1, dependiendo
de si tu tema es:
Uno que conoces ntimamente has digerido completamente;
Uno que conoces bien, pero todava est en digestin; o
Uno que tienes que investigar.

ricas en ejemplos ilustrativos; libres de ambigedades inesperadas. Aun as los discursos tienen
lmites de tiempo, retando al presentador a encontrar una abreviatura oral para presentar su
caso honestamente, plena y equitativamente. El dominar el discurso libre lleva a mayor calidad
a los otros tipos de charlas.
La charla en una sociedad tcnica es respaldad con un paper completamente escrito.
Generalmente especializada en alcance pero penetrando en profundidad tcnica, utiliza
dispositivas o grficos simplificados del paper.
Sin embargo, la charla debe ser ms que una simple lectura del paper no solo por su tiempo
limitado pero especialmente debido a nuestro limitado comprensin auditiva.

El mtodo directo aplica si tiene tu tema firmemente en mente, con una idea rpida sobre las
fuentes de referencia necesarias. Este mtodo comienza con la reflexin: Cules son los
puntos principales? Cul la secuencia ptima para tu historia? El reflexionar trae inspiracin:
Un intrigante ttulo del discurso y lneas de apertura una frase de remate para subrayar tu
conclusin y dejar un impacto deseado.

El espectador debe usar sus mejores habilidades tcnicas primero para orientar a su oyente,
luego para resaltar sus puntos principales, y finalmente, quizs, el inducir a una accin
cooperativa. En retorno el presentador puede ser recompensado por la retroalimentacin
instantnea de comentarios y cuestionarios as como tambin como por una respuesta rentable
luego de la reunin.

Ahora que tienes el esqueleto de tu discurso. Todo lo que falta es el desarrollo de tu tesis de las
lneas de apertura, pasando a travs de los puntos principales terminando en tu frase de
remate. Cuando sea aplicable, el mtodo directo es el ms seguro, ms rpido camino hacia un
buen discurso cuando el tiempo sea una limitante. Siempre el tiempo ser una limitante. Un
discurso es necesariamente una forma miniaturizada de comunicacin.

La presentacin tcnica, ya sea dentro de la compaa o a un cliente, generalmente tiene la


mayor respuesta inmediata entre las tareas de presentar. Como tal amerita un soporte completo
de grficas completas y todas las copias impresas requeridas para demostrar el valor del
proyecto. Adems, amerita todas las habilidades que el presentador puede traer para proveer
un alcance, profundidad y nfasis convincente.

El mtodo asociacin libre ofrece ayuda adicional en organizar tus pensamientos sobre un tema
familiar. Este consiste en recolectar, registrar y organizar tus ideas principales que pueden venir
de los archivos de proyecto, tus notas de planificacin y tu memoria (adems de las referencias
necesarias), como un preludio hacia el mtodo dirigido.

Al presentar tus grficos son tus tarjetas de referencia (Las notas escritas deben ser mnimas).
Dos minutos por grafica es una velocidad razonablemente rpida. Si un solo grafico toma diez
minutos para ser discutido, considera reemplazarlo con varios. Si toma una hora, estars dando
una conferencia.

El mtodo de investigacin se apoya ms fuertemente en la literatura. Envuelve el estudiar las


referencias disponibles sobre un tema menos familiar (preferiblemente cubriendo el espectro
opiniones expertas), formulando tu propio punto de vista, registrando u organizando tus ideas
principales, luego encontrando y llenando vacos antes de proceder con el pensamiento
creativo del mtodo dirigido.

Una precaucin: Si tienes una copia impresa para dar, planea darla despus de tu presentacin,
no antes. De otra manera la audiencia perder atencin por tu material escrito.

En su forma final, tu discurso puede ser escrito en forma completa o simplemente descrito en
detalle, por ejemplo usando notas escritas en tarjetas. Un discurso escrito completamente es
muy til para discursos cortos con lmites de tiempo muy cabales. Adems el escribirlo facilita
su pulido final.

Los Tres Tipos de Charla


Nos hemos enfocado en la organizacin y contenido de tus palabras pronunciadas. Qu te
parece el respaldar tu discurso en la forma de ayudas visuales y una copia impresa? Qu tipo
de retroalimentacin puedes esperar de tu audiencia?
Las respuestas dependen de cul de los tres tipos de charlas estas planificando: un discurso
libre, una charla en una sociedad tcnica o una presentacin.
El discurso libre, generalmente de amplio alcance y variable en profundidad tcnica, tiene el
menor respaldo de ayudas visuales y de una copia impresa que se entregue a la audiencia. Las
palabras pronunciadas deben transportar el mensaje. Deben ser claras, concisas, coloridas;
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Refinando, Reforzando, Practicando


Por qu reforzar? Para hacer nuestras palabras pronunciables. Considera la distincin entre la
palabra escrita y la hablada. Es ms, pregntate: Por qu hablamos?
Con la palabra escrita, podemos disear grandes proyectos y grabar nuestros planes en fino
detalle. Pero para ejecutar esos proyectos para mover a los hombres a la accin
necesitamos tambin la palabra hablada. Ambas formas deben ser precisas. Ambas deben ser
claras. Ambas deben presentar un punto de vista. Y qu es un punto de vista o una idea
envuelta en una emocin? Aqu, el que destaca la voz humana se destaca en entregar
emociones.
Cuando ests preparado y con autoconfianza, tu voz transportar naturalmente tu punto de
vista, sinceramente y sin esfuerzo. Tu fluencia mejorar por definicin, si has elegido palabras
que fluyen fcilmente de tu lengua. La prctica final de tu discurso debe asegurar esto as como
tambin el juicioso uso de ingenio o humor.
Hablando generalmente:

Ms corto es mejor
Las frases deben parecer liricas, fciles de decir
Diego Arredondo

U.A.G.R.M

Anatoma de una Presentacin

Las similitudes y metforas ayudan a pintar una idea.


Se permite la redundancia. Dos formas de decir algo es mejor que solo una.
La gramtica debe ser impecable, pero
Un lenguaje ocasionalmente vernculo es un alivio bienvenido.
Utilizar el lenguaje de moda de tu audiencia ayuda a compenetrarte con ellos.

Un par de puntos:

Evita las ocurrencias que disminuyan a tu audiencia o a tu competidor (o a cualquier


grupo social)
Evita aquel que te ponga a tu o a tu organizacin en un bajo nivel
Si puede proceder con tu propio dilema cmico hacia una solucin que vuelve hroes
a ti y a los tuyos, hazlo!

Tu primera lnea de repaso, sin embargo, es en casa delante de un espejo y una grabadora de
audio. Practica hasta que tus pensamientos fluyan en una secuencia natural. Recoge pequeas
faltas y corrige ambigedades. Acostmbrate a usar tu voz como un instrumento. Comienza con
un tono conversacional pero permite que tu propio inters y entusiasmo vengan e introduzcan
nfasis y variacin. Aprende a tomar aire al comienzo de cada frase mayor. Esto ventila tu
medio de transmisin. Dale un trato similar a tus gestos. Estos tambin, aaden inters y
nfasis.

requerimiento especial sobre ayudas visuales. Conoce la sala con antelacin si es que puedes.
Si tienes grficos, verifica que hay una iluminacin apropiada. Prueba el micrfono si hay uno
disponible. Habla con la organizacin de la sesin para determinar exactamente qu tanta
cobertura del tema necesita de tu parte, quien ms hablar, sobre que, el nivel tcnico e
intereses especiales de tu audiencia. Pide a tu compaa guas de formato y ayuda
especializada para preparar tus ayudas visuales. Asegrate que estas reflejen la misma
economa de palabras que tu discurso, para permitir letras grandes, fciles de leer y conceptos
simples, fciles de entender.
Una prctica enfocada en tu tcnica delante de una audiencia que este dispuesta a ayudarte en
ese sentido har maravillas para tu postura en la plataforma y entrega.

Entrega
Este paper ha subrayado la importancia de estar previamente preparado como el secreto para
encarar a tu audiencia con confianza.
La mejor forma de entregar tu mensaje es con buena voluntad. Has que conscientemente la
audiencia te agrade y piensa que les agradas a ellos. Habla directamente hacia ellos y mira sus
reacciones para asegurarte que estn siguiendo tu tesis. Mientras ms conozcas tu material y
menos necesites de tus notas, ms fcilmente podrs establecer y mantener compenetracin.
Por sobre todo, mantn la calma, calintate solo a medida que tu charla gana momento.

Ayuda para el Presentador


Cuando se te convoque a hablar, pide instrucciones detalladas sobre el tipo y longitud de la
charla, proyectores disponibles, pantallas y caballetes, as como tambin cualquier

Presentaciones que Demandan


Atencin

apropiado. Si no existen prioridades obvias, los temas deben ser tomados sobre la base
entretenimiento o la lgica.

Conoce a tu audiencia
Muchas personas del ambiente tcnico fallan en esta parte porque acumulan, organizan y
transmiten informacin pensando que ellos son la audiencia.

Define los objetivos


Definir objetivos es un primer paso obvio. Pero, a menudo no es hecho o es hecho de una
pobre manera. Parte del problema es que las tareas son dadas sin mucha explicacin sobre
qu es lo que se espera de la presentacin.
Una vez que sabes exactamente acerca de qu debe ser tu charla, el siguiente paso es el
asegurarte que los puntos clave estn cubiertos. Luego, distinguir el material esencial del
perifrico, para dar a la presentacin un sentido de prioridades.
Otro problema al definir los objetivos es que los presentadores usualmente restringen su
pensamiento a lo qu debera de presentarse. No consideran el cmo debera presentarse.
El como concierne al aspecto motivacional de la charla.

El primer tema a ser encarado cuando se analiza a la audiencia es el nivel de experticia


representado.
Tendrs xito solamente si te comunicas a un nivel en el que tus oyentes sean capaces de
entenderte.
Una forma de satisfacer a los especialistas tcnicos cuando tu audiencia es mixta, es de ofrecer
reportes u otros folletos a aquellos que quieran detalles tcnicos. Por ejemplo, despus de
describir los beneficios tcnicos y de operacin de cierto diseo de producto, puedes hacer el
comentario que las hojas de datos y anlisis matemticos que prueban que el diseo es
superior a las alternativas estn disponibles para el que quiera solicitarlo.

A menudo una presentacin tiene ms de un solo objetivo. Entonces, el simplemente listarlos y


lidiar con cada uno de estos de la misma manera no es una manera efectiva de prepararte para
la charla. Es necesario saber cules objetivos son los ms importantes para darles un nfasis
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Diego Arredondo

U.A.G.R.M

Anatoma de una Presentacin


Si es que tu presentacin es a tomadores de decisin opuesta a personal de menor nivel, la
presentacin debe lidiar con los conceptos y trminos que harn que la evaluacin sea fcil.
Esto no significa que debes saltar la informacin pertinente, problemas y argumentos. Sin
embargo, cuando sea apropiado, subraya las consecuencias de los puntos que estas
exponiendo a las personas que toman decisiones.

Planificacin para lograr un mximo impacto

P ARTICIPACIN DE LA AUDIENCIA: Nada es menos estimulante que tener que sentarse durante
una presentacin demasiado larga. Luego de 45 minutos, la atencin de la personas comienza
a desfallecer. Si tu presentacin excede ese tiempo, una forma de recapturar la atencin es el
de pedir a la audiencia que participe. Esto puede significar hacer preguntas a la audiencia o
dejando que alguien de la misma te haga preguntas. Al permitir las preguntas, mantienes el
inters. Adems, ganas retroalimentacin que te dir si has ganado o perdido contacto con la
audiencia.

E SQUEMA: Muchos presentadores creen que tienen tal nivel de comprensin sobre su tema que
pueden improvisar en lugar de planear lo que dicen.

Muchos presentadores no piden que la audiencia haga preguntas debido a al miedo de que
alguien haga una pregunta que no puedan responder. Pero este miedo es menor comparado
con perder la atencin de la audiencia. Si no puedes responder una pregunta, simplemente
admtelo y djale saber a la persona que hizo la pregunta que encontrars la respuesta y se la
hars conocer en un tiempo que debes especificar.

Un buen esquema sirve para muchos propsitos tiles. Primero, sirve como una gua para
mantenerte centrado en el camino durante toda la presentacin. Lo que digas tendr direccin y
propsito. Adems que te fuerza a tener una estructura lgica de la presentacin. Esto significa,
asegurarse de tener una introduccin, un cuerpo y una conclusin.

G ESTICULACIN : Usar demasiados gestos es otra forma en la que los presentadores pierden el
control. La lista de tales gestos es interminable, pero incluye comnmente el pasearse
demasiado alrededor del podio, usar un apuntador como una espada, jugar con los lentes u
otros tems personales y hablar hacia la pizarra.

Con un esquema te fuerzas a informar y explicar de una forma que resultar en un mximo
entendimiento e inters.

Una forma de controlarlos es el practicar la presentacin con antelacin. La prctica permite


identificar tus fallas antes de dar la presentacin. Otra forma, es la de dirigir tu nerviosismo
hacia la presentacin, pero, en forma de entusiasmo. Ser animado en una forma medida y
constructiva dejar pocas oportunidades o energa para el comportamiento distrayente.

La tarea aqu es la de colocar tu conocimiento sobre los objetivos y los participantes a crear los
mecanismos y la configuracin de la presentacin.

Asegrate de incorporar ejemplos pertinentes a los puntos ms importantes que intentas hacer
en tu esquema. Esta prctica es importante en cualquier presentacin, pero es una necesidad
en una charla tcnica. Sin ejemplos, los conceptos y argumentos difciles de entender es
probable que no sean retenidos por la audiencia. Para ser efectivo, los ejemplos deben ser
relevantes a los trabajos y conocimiento de las personas que conforman la audiencia.
I LUSTRACIONES : Nada puede confundir una audiencia ms, que hablar sobre asuntos tcnicos
sin la ayuda de ilustraciones, especialmente aquellos principios y sistemas complejos que estn
envueltos. Dejar la audiencia que vea lo que ests queriendo decir, es la mejor forma de facilitar
el entendimiento.
Para ser efectivas, las ilustraciones deben ser grandes, coloridas y suficientemente numerosas
para capturar y mantener la atencin de la audiencia. Adems, solo la informacin pertinente
debe ser incluida. Los miembros de la audiencia no deben leer mucho para entender lo que se
est mostrando. Adicionalmente, el material de lectura debe ser presentado en un tamao
suficiente para ser visto y entendido por cualquiera que est dentro de la habitacin.
F ACILIDADES : El saln adecuado es aquel que no es ni muy grande o muy pequeo para el
nmero de personas que asistirn.
Luego de que el saln sea elegido, haz los arreglos para tener los equipos y suministros
adecuados en el saln. Los tems ms comunes incluyen un proyector, un pizarrn con
suficientes marcadores en variedad de colores, entre otros.

Permanece en control
Si tu preparacin ha sido completa y rigurosa, ests encaminado al xito de tu presentacin.
Pero la mejor preparacin ser en vano si no controlas el siguiente proceder:

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Usar un pobre contacto visual tambin dificultar una presentacin. No entierres tu cabeza en
tus notas o mires a algo que est detrs de la habitacin. Furzate a ti mismo a mirar a la
audiencia y enfcate en personas particulares aqu y all. Esto le dice a los miembros de la
audiencia que ests interesado en ellos y ayudar a establecer una rpida conexin con ellos.
C IERRE DE LA PRESENTACIN : Quizs el punto durante la presentacin donde sea ms
probable que se pierda el control de la presentacin es el cierre. La mayora de las
presentaciones no tienen un cierre real; el presentador por lo general solo deja de hablar.
Ejecutado de forma correcta, el cierre enfoca la atencin sobre lo esencial y genera expectacin
sobre lo que has dicho.
Resume los puntos principales: Un resumen es muy importante debido a que los puntos
principales pueden ser fcilmente perdidos en un laberinto de detalles tcnicos. Al recapturar la
atencin de la audiencia hacia lo esencial, les provees una ltima perspectiva de los puntos
principales. Una buena conclusin ayudar a los oyentes a limar los detalles.
Pide preguntas y comentarios: Esto anima a la retroalimentacin de parte de la audiencia para
determina si has logrado comunicar los puntos principales que deseabas y permite clarificar los
puntos de tu presentacin que hayan quedado confusos. Adems, al hacer preguntas, le estas
diciendo a los miembros de la audiencia que ests interesado en lo que ellos tengan para decir.
Preprate para el debate: Uno de los mayores errores que los presentadores hacen es el de
desaparecer luego de dar una presentacin. En lugar de eso, debes quedarte hasta despus de
la parte formal de la presentacin para permitir que las personas se acerquen y te hablen. Esta
prctica muestra tu inters en el tema y en el entendimiento de la audiencia. Adems te brinda
la retroalimentacin ms sincera sobre que tan bien lo hiciste. Las lecciones aprendidas en esta
parte informal puedan ser incorporadas en tus prximas presentaciones.
Diego Arredondo

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