Implementando um Programa de Preveno de Perdas no Varejo

Escrito por Carlos Eduardo Santos

Dom, 13 de Fevereiro de 2011 21:51 -

Introduo

Muitos Varejistas ao iniciarem um programa de Preveno de Perdas na empresa, acabam

optando por uma estratgia inadequada, por no realizar um planejamento ou no execut-lo
de forma correta.

Para a implementao de um Programa de Preveno de Perdas sustentvel, algumas

premissas bsicas necessitam ser observadas para que as aes possam gerar resultados
positivos, perenes e com caractersticas de flexibilidade, isto , que a adoo de boas prticas
seja uma possibilidade contnua.

Com esse objetivo, listo abaixo um roteiro que pode ser utilizado como balizador para a
implementao de um Programa de Preveno de Perdas, independente do segmento:

Fases da implementao de um Programa:

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1 Conhecimento do negcio

Antes de iniciar o planejamento fundamental que o profissional responsvel, tenha um

conhecimento pleno do negcio, processos crticos da organizao, decisores, produtos,
fornecedores, clientes e principalmente, tenha acesso ao Planejamento Estratgico para que
todo o programa possa estar alinhado com a estratgia da empresa, valores, misso e riscos.

Todo esse conhecimento prvio, alem de facilitar o entendimento do negcio, auxiliar no

processo de tomada de deciso para realizao de investimentos que estejam dentro do radar
de preocupaes da Alta-Administrao.

2 Conhecimento das perdas

Procedimento obrigatrio e que antecede qualquer implementao. Para o sucesso do

Programa, fundamental o conhecimento das Perdas, isto , o varejista necessita ter uma
gesto eficiente de seus estoques atravs de um controle efetivo das movimentaes e
realizao de inventrios para identificao das perdas (diferenas entre o estoque contbil e
fsico).

Se o estoque no confivel, primeiro Arrume a Casa, isto , realize uma reviso de toda a
cadeia e fluxo operacional, avaliando os sistemas que suportam as operaes (TI deve garantir
a qualidade da informao) e se os processos so eficientes (garantia da acuracidade da
informao) ou necessitam de melhorias.

A partir do momento que o varejista consegue visualizar a perda de um ponto macro (perdas
totais por unidade) at o seu detalhe (perdas por categorias e produto), percebe o tamanho do
seu impacto e o quanto compromete o seu lucro. Muitos investimentos deixam de ser
realizados por esse desconhecimento. Se referenciar por nmeros de pesquisas, muitas vezes

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pode no ser uma estratgia adequada, pois geralmente as empresas que participam j
possuem um nvel de maturidade o suficiente para obteno de nmeros de perdas menores,
portanto, identifique a Identifique a Tua Perda.

3 Organizao de um Workshop

Para o sucesso do Programa, todos os envolvidos necessitam estar encajados para que a
cultura possa ser disseminada entre todos os nveis da empresa, do presidente ao operador de
caixa.

E para conquistar essa credibilidade, a parceria com a rea de Recursos Humanos

fundamental para a organizao de campanhas de endomarketing e para auxiliar na realizao
do Workshop de apresentao do programa.

Ter algum membro da Alta Administrao como sponsor (padrinho) do programa tambm
uma das formas de auxiliar nesse processo de envolvimento, mudanas de velhos hbitos e
quebra de paradigma.

4 Formao do Comit de Preveno de Perdas com as principais reas envolvidas

Como a constituio de uma rea de Preveno de Perdas ocorre na medida da maturao e

alcance dos objetivos. No incio os recursos so escassos. Uma forma de obter fora de
trabalho e criao de um comit formado por lideranas das reas envolvidas com
responsabilidades de realizar diagnsticos e decidir com base no senso de priorizao.

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Na medida que os resultados so alcanados a equipe de preveno de perdas vai sendo

constituda e o comit destitudo. Cada empresa necessita identificar o momento certo para
essa transio.

5 Identificao dos Riscos e Vulnerabilidades

Uma das etapas mais importantes e que vai nortear todo o sucesso do programa diz respeito
ao Levantamento dos Processos internos para a identificao dos pontos de riscos e
vulnerabilidades para a Preveno de Perdas.

Atravs do mapeando de um processo interno possvel desenhar todo o fluxo operacional,

conhecer as modalidades das perdas, causa-raiz, impacto das perdas ao negcio e escala de
prioridades.

6 Realizao de diagnstico com base em boas prticas

Com o conhecimento das perdas e respectivas causas, possvel a realizao de um

diagnstico para a implementao das melhorias. Uma forma bastante eficaz atravs do
conhecimento das boas praticas utilizadas por outros varejistas, que podem ser conhecidas
atravs da participao de Fruns, palestras, cursos, chats, contratao de consultorias
especializadas, etc.

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7 Realizao de inventrios para mensurao dos resultados e investimentos

No podemos falar de Preveno de Perdas sem tratar do assunto Investimentos em

Tecnologias. As tecnologias suportam toda a gesto das perdas do varejista atravs da
vigilncia eletrnica de mercadorias, monitoramento de imagens, controles de acesso, gesto
da informao, sistemas ante-fraudes, plataformas para treinamento, gesto dos processos,
etc.

Na fase inicial da Preveno de Perdas o varejista conhece suas perdas e se depara com
alternativas de investimentos que podem variar de acordo com suas preocupaes em razo
da especificidade do seu negcio.

Muitas vezes deixa de fazer algum investimento porque no sabe medir ou no o faz de forma
correta, portanto, a realizao de um inventrio prvio em uma loja piloto (antes da
implementao da tecnologia) e outro aps sua implementao (depois de um tempo razovel)
pode gerar a informao necessria para a validao e continuidade dos investimentos nas
demais lojas. O segredo ter a informao, controlar e saber mensurar.

8 Elaborao de Polticas Normas e Procedimentos

A empresa no pode depender de Pessoas e sim dos Processos.

Essa frase com certeza frequentemente pronunciada nas empresas, por se tratar de um risco
de Alto impacto financeiro.

Uma forma da empresa no ficar refm e a Preveno de Perdas pode contribuir em muito,
atravs da formalizao dos processos internos atravs de normas e procedimentos. Dessa
forma, todas as responsabilidades, objetivos, procedimentos estaro documentados atravs de

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um processo padro. O risco de um colaborador deixar a empresa e seu sucessor no

conhecer sua nova funo mitigado quando da existncia de normas que podem auxiliar no
processo de conhecimento.

Outro detalhe importante, um Processo Formal reduz perdas!!!!

Reduz pelo padro implementado, reduz pela eliminao da burocracia, reduz pela
racionalizao realizada e principalmente, reduz por que o gestor no seu papel de lder,
sempre procurar melhorar a execuo dos processos internos balizado pelas normas e
procedimentos.

9 Dar Visibilidade dos Planos de Ao, boas prticas e Normas e Procedimentos

O conhecimento por parte dos envolvidos quanto as suas responsabilidades fundamental

para o sucesso da ao implementada.

O fato de elaborar uma norma no garante a eficincia na execuo de um processo. Sua

implementao dever estar acompanhada por um programa de treinamento que pode ser
realizado de forma presencial, criao de materiais ldicos como apostilas, vdeos e plataforma
e-learning.

Outro ponto fundamental diz respeito aos prazos. Aps o conhecimento por parte do
colaborador de suas responsabilidades. Deve ser estabelecido um prazo para conhecimento,
adaptao e mudanas necessrias.

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10 Criar campanhas de Endomarketing

O grande desafio agora disseminar. A rea de Recursos Humanos novamente um forte

aliado nesse processo pois dever criar campanhas internas de conscientizao para que os
colaboradores possam entender o seu papel e no o faze-lo de forma imposta e obrigatria.
Envolver os colaboradores em campanhas, criar uma identidade visual, meios de comunicao,
campanhas de incentivo, gerir o clima, bonificao por resultados, so alguns dos exemplos de
aes que podem produzir um melhor resultado de preveno de perdas nas empresas.

11 Criar indicadores de monitoramento

O processo foi revisado, perdas foram identificadas, diagnsticos foram realizados, boas
praticas implematadas, normas elaboradas e colaboradores foram treinados, chegou o
momento de criar indicadores para avaliar o nvel de maturidade dos controles ps
implantao.

Com a criao de indicadores possvel avaliar se o nvel de perda est dentro do planejado e
principalmente se as aes esto tendo o sucesso desejado.

So exemplos de indicadores os relatrios de performance de perdas por categoria, grupos,

skus e filiais. Criar relatrios de exceo com base nas operaes de frente de loja e
retaguarda. Gerar indicadores de ruptura e de margem, etc.

So instrumentos necessrios que permitiram o acompanhamento macro dos resultados.

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12 Estruturao de um Programa de Auditoria

Considerando a Auditoria como uma atividade, o trip de responsabilidades da rea de

Preveno de Perdas se completa com a constatao da conformidade das atividades
executadas com as normas internas da empresa, atravs da criao de programas de auditoria
que estabelecem a poltica do trabalho, workflow, pontos de verificao, periodicidade, fluxo
dos relatrios, regras para amostragem, etc.

Essas auditorias podem ser realizadas de forma presencial ou de forma sistmica atravs da
anlise de dados, cruzamento de bancos e gerao de relatrios de exceo.

A auditoria de preveno de perdas possui um papel preventivo, portanto, toda no

conformidade identificada, deve ser reportada ao gestor responsvel pela unidade e a
recomendao deve ser realizada em conjunto, demonstrando a parceria nessa relao.

E auditoria se completa com o monitoramento dos planos de melhoria que foram sugeridos

Para finalizar, o roteiro por si s apenas um guia, o desafio est na capacidade de

organizao, planejamento, apoio do Alta-Administrao, colaboradores, apetite a risco e a
investimentos que a empresa estar disposta a realizar.

Bom trabalho!!!!

Carlos Eduardo Santos

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