Planilha de controle de faltas iniciais

Apresentao

Esta pasta de trabalho foi criada pensando naquela fase do cotidiano escolar das escolas pblicas. Aquela fase
inicial na qual h uma lista de alunos no definitiva e que ir mudar logo que os dirios forem distribudos aos
docentes e as matrculas e transferncias forem se acomodando. Na fase em que temos listas de alunos com
uma numerao e depois os nmeros se alteram adequando-se ao sistema estadual aps a digitao do quadro
discente definitivo da unidade escolar.
Nesta fase h um problema comum nas escolas que o controle de faltas dos alunos e a compilao destas
faltas nos dirios de classe, tendo-se que converter numerao das listas antigas para as novas.
No incomum ver docentes, ou arrancando os cabelos diante de um trabalho to desgastante, ou deixando
estas faltas de lado e colocando qualquer coisa ou at presena a todos os alunos nesse perodo.
No incomum, tambm, as listas paralelas de chamadas que alguns tomam como base para controlar as
faltas nesta fase.
De comum s o fato de que estas faltas so importantes, so previstas em lei seu controle no incio do ano
para que se redistribua as vagas daqueles que no frequentaram o incio do perodo letivo, bem como no
controle da porcentagem de faltas no 1 bimestre, normalmente comprometida com a ingerncia destes dados.
Assim, apresento esta Planilha de Controle das Faltas Iniciais e espero que ajude e facilite este controle por
parte da U.E. e, principalmente, o trabalho docente.
No a comercializo nem autorizo sua comercializao sendo a mesma de uso livre, portanto divulgue-a aps
sua anlise se a achar, de fato, uma ferramenta til.
Quaisquer dvidas e sugestes podem ser enviadas ao meu e-mail ( jmalta1@uol.com.br ) que acatarei com o
mesmo prazer que tenho em criar estas ferramentas.
Espero ser til e facilitador.
Obrigado.
Prof. Malta

TUTORIAL
SE VOC NO TEM INTIMIDADE COM COMPUTADORES E NO SABE ALGUMAS FUNES
( COMO POR EXEMPLO, CRIAR PASTAS, RENOMEAR ARQUIVOS, FAZER DOWNLOADS, ETC ),
PEA A ALGUM QUE TENHA UMA CERTA EXPERINCIA NO ASSUNTO PARA LHE AJUDAR.
AS FUNES E AES EXIGIDAS PARA TRABALHAR E FORMATAR A PASTA DE TRABALHO
SO BSICAS ( NADA DE MUITO AVANADO! ) E VOC PODE, ALM DE OBTER ESTA AJUDA,
APRENDER ALGUNS TRUQUES TAMBM.

1) Baixando a pasta de trabalho:

Abra a pasta Meus documentos (ou outra de sua preferncia) e crie uma pasta nova com um nome
referente a este trabalho, nela voc ir replicar o arquivo quantas vezes for necessrio num prximo
passo;
Clique no link abaixo ou copie-o e cole-o em seu navegador;
Faa o download e abra a pasta de trabalho ( um arquivo do Excel e ser aberta, inicialmente numa
pasta temporria);
Caso aparea um alerta de existncia de macros, clique em ativar macros.
Existem macros na pasta de trabalho que sero verificadas pelo seu computador e tm que estar
ativas para a funcionalidade das planilhas.
Este alerta comum nas configuraes de segurana dos computadores e anti vrus do mercado.
Se voc no se sentir seguro no baixe o arquivo.
Aberta a planilha, abra o menu ARQUIVO , selecione a opo salvar como... e, na janela que
vai abrir, localize a pasta que voc criou, salve seu arquivo nela mudando o nome se assim o desejar;
Pronto, agora voc j possui a matriz de trabalho em seu computador numa pasta prpria onde sero
guardados os dados e seus controles.
http://www.4shared.com/file/206253143/f2f9c2b0/faltas_iniciais_matriz_turma_n.html

OBS: Voc pode abrir o arquivo e passar para o 3 passo para conhecer toda a funcionalidade da
planilha antes de seguir adiante, antes de replicar o arquivo.

2) Replicando e renomeando a pasta de trabalho:

Abra a pasta na qual voc tem a matriz;

Dentro da mesma pasta, copie e cole o arquivo baixado (matriz), tantas vezes quantas turmas voc
quer controlar. Assim, se sua escola tem 30 turmas e voc deseja controlar todas, repita a operao
30 vezes.
importante deixar a matriz intacta e fazer as cpias que necessita, pois voc pode precisar da
matriz e no vai necessitar baix-la novamente;
Agora que voc possui as rplicas da matriz, renomeie cada uma com um nome de arquivo que
indique a que turma ele pertence. Ex: 1 A, 1 B; 2 A; 2 B ... etc.
Pronto, agora voc possui uma pasta na qual tem um arquivo para cada turma de sua unidade escolar
e pode configurar cada uma com suas respectivas particularidades.

3) Abrindo e conhecendo a pasta de trabalho:

Para conhecer as funcionalidades bsicas da pasta de trabalho, abra o arquivo de uma das salas;
A pasta se abre na planilha MENU, da qual se pode navegar para as outras planilhas e, delas,
retornar a este menu inicial clicando em um ponto de retorno que veremos durante as explicaes;
Neste MENU voc pode usar as clulas em verde, que so os caminhos ou links para acessar
as outras planilhas. Clicando nelas voc vai para a planilha indicada no texto do campo verde;
No mesmo MENU, voc tem, ao lado direito de cada link verde, um breve explicativo da funo
de cada planilha;
Clique no menu DADOS e faa um teste. Voc ser direcionado para a planilha de identificao
inicial que ser explicada daqui h pouco. Nesta haver um outro link ( num campo amarelo ) com a
indicao CLIQUE PARA VOLTAR AO MENU GERAL DAS PLANILHAS, que a porta de
retorno ao menu inicial;
Teste todas as planilhas e veja que todas tem um link desse, sempre retornando ao menu principal;
Neste teste, perceba uma coisa importante, somente as clulas em verde que sero editveis, sendo
todas as outras ou automaticamente preenchidas pelas frmulas ou, simplesmente, travadas e com
senha, para proteger a estrutura de clculo das planilhas;
Outro fato importante de notar que haver alguns botes em azul nas planilhas DADOS,
FEVEREIRO, MARO e ABRIL. No os utilize ainda, pois tero sua funo explicada a
seguir, a seu tempo;
Neste teste do menu, voc j vai conhecendo a cara de cada planilha, mas no as utilize antes de
ler este tutorial at o fim.Vamos com calma.

4) Configuraes iniciais das pastas de trabalho:

Agora que voc j viu as planilhas e sabe como acessar cada uma e voltar ao menu principal, vamos
configurar a pasta de trabalho da turma a que se referem os dados nela contidos :

1. Acesse a planilha de DADOS: Clique no campo onde tem um nome de escola fictcio
( E.E. Campininha do Monte Alegre Azul Paulista ) e reescreva-o com o nome de sua unidade
escolar. Este nome aparecer automaticamente em outras planilhas, inclusive no menu principal.
2.

Faa o mesmo ( na mesma planilha DADOS) com o ano, com a srie e turma nos campos
logo abaixo do nome da escola.Aps feitas estas alteraes, salve a pasta de trabalho.

3.

Volte ao MENU e verifique as alteraes j no menu e, se quiser, navegue nas outras

planilhas para ver as alteraes;

4.

Acesse a planilha de DIAS LETIVOS :

SOMENTE SO CONSIDERADOS OS TRS PRIMEIROS MESES LETIVOS POIS,

NORMALMENTE AT ABRIL J SE TEM AS LISTAS DEFINITIVAS.

Esta planilha est pr configurada com a data inicial de 11 de fevereiro para os dias letivos e com
sbados e domingos j retirados, porm todos os outros dias dos trs primeiros meses do ano esto
como letivos.
Para indicar os dias letivos, na verdade, vamos retirar os dias no letivos colocando um x no
campo entre a data e o dia da semana no calendrio constante na planilha, nos campos em verde do
mesmo. Perceba que, se voc retira um x no calendrio de dias letivos, esta data aparece no
resumo de dias letivos ao lado e, se voc indica o x a data que indicou some desta lista, portanto:
as datas com x so dias no letivos e sem x so dias letivos.
Assim, j ordene sua planilha a retirar os feriados colocando x nas datas correspondentes.
Esta ao vai formatar as planilhas restantes com estas datas na sequncia correta e dar
fidelidade aos clculos feitos por elas.
As etapas de 1 a 4 destas configuraes devem ser repetidas em cada uma de suas pastas de
trabalho criadas para cada turma, mas s so feitas uma nica vez. Portanto, as configuraes
apresentadas devem ser feitas com antecedncia para que, no primeiro dia letivo, voc j tenha
sua pasta funcionando.

5) Insero de dados e controle:

1.

2.

3.

4.

5.

Planilhas de FEVEREIRO, MARO e ABRIL : Estas planilhas so idnticas em suas

estruturas e suas funes, s se diferenciam pelas datas que constam em seus campos e pelos seus
resultados aps a insero de dados;
Nos campos em verde ( como j foi dito so os editveis ) voc vai inserir as faltas dos alunos nas
colunas das datas correspondentes. Estas informaes sero coletadas na LISTAS DE
CHAMADA, que sero explicadas no item 6 a seguir.
IMPORTANTE: NO DIGITE C OU OUTRA COISA QUALQUER QUANDO FOR
INDICAR AS PRESENAS NESTAS PLANILHAS, SOMENTE DEVEM SER INDICADAS
AS FALTAS COLOCANDO-SE UM f OU F NOS CAMPOS INDICADOS.
Os campos que indicam a presena do aluno devem ficar em branco.
H dois botes de controle na primeira linha em cada uma destas planilhas :
Boto CLIQUE PARA ORDENAR LISTA DO MS PELOS NOVOS Ns : Este boto, quando
clicado, ordena a lista de chamada pelos nmeros da coluna de nmero novo, a partir da digitao
desta nova numerao na planilha Dados;
Boto CLIQUE PARA ORDENAR LISTA DO MS PELOS ANTIGOS Ns : Este boto, quando
clicado, ordena a lista de chamada pelos nmeros da coluna de nmero antigo, a partir da ordem
inicial j formatada na planilha de 1 a 55;
Ao ordenar com esses botes, alm das listas numricas, tambm so ordenadas as faltas dos alunos,
assim, o nmero do aluno se desloca de posio e a linha de suas faltas nos dias respectivos,
logicamente, o acompanha neste deslocamento;
Voc pode inverter esta ordem quantas vezes quiser, mas deve-se tomar o cuidado de faz-lo s
quando a nova numerao estiver definitiva e completa na planilha DADOS ;
Por convenincia a planilha j ordenada pela numerao inicial (antiga);

6.

7.

8.

9.

Por segurana dos dados, sempre que voc quiser ou precisar digitar ou alterar os nmeros novos,
ter que voltar para a planilha DADOS, digitar, redigitar ou corrigir a numerao nova e clicar no
boto azul SALVAR Ns NOVOS. Neste processo, a prpria pasta de trabalho vai retornar as trs
planilhas dos meses para a ordem de nmeros antigos antes de gravar os nmeros novos. Assim,
antes de utilizar os dados das planilhas, voc pode reorden-las quantas vezes quiser novamente;
No item anterior, portanto, foi esclarecida a funo do boto azul da planilha DADOS citado
no 3 passo deste tutorial, que deve ser clicado sempre que for mudado algo na nova
numerao dos alunos;
Outro fato importante e, para segurana dos dados tambm, o nome da planilha ( nas planilhas dos
meses, abaixo dos botes azuis ) que se altera quando voc ordena as listas. Perceba que ele indica,
alternadamente, LISTAGEM ORDENADA PELOS NMEROS NOVOS ou LISTAGEM
ORDENADA PELOS NMEROS ANTIGOS dependendo da ltima seleo que foi feita e se
mantm como ordem antiga se for clicado no boto de SALVAR NOVOS Ns na planilha
DADOS.
O mesmo acontece com as indicaes NOVOS e ANTIGOS, acima da coluna de nmeros dos
alunos. Se a ordem atual a de nmeros novos, a palavra NOVOS aparece em vermelho e vice
versa. Quando o boto SALVAR NOVOS Ns acionado, ambos aparecem em preto.
Abaixo das datas, nas planilhas para digitar as faltas, h um campo em amarelo que pode ser
utilizado para digitar o nome do professor que lecionou ou a disciplina naquela turma naquela data,
mas este dado de digitao opcional, porm aparecer nos relatrios se for imputado.
Ao final das colunas de digitao de faltas, para cada aluno haver um sub total das faltas do ms e a
respectiva porcentagem de faltas no ms em questo;
Acima destes dados, h a indicao da quantidade de dias letivos do ms da planilha.
Perceba que estas datas nas planilhas e a quantidade de dias letivos j foram calculados pela prpria
planilha a partir das informaes digitadas no incio nas planilhas DADOS e DIAS LETIVOS;

6) Relatrios e impressos:
Estaro disponveis, automaticamente atualizados pelas informaes imputadas nas planilhas
citadas anteriormente e prontos (configurados) para impresso.
So eles :

Planilha de RELATRIO DE FALTAS:

1.
2.

Resumo das faltas e porcentagens de faltas por ms e acumulado

Atente para a indicao de NUMEROS NOVOS ou NMEROS ANTIGOS destacados
no relatrio. Estas indicaes so atualizadas automaticamente de acordo com a ordenao
feita na planilha das faltas.

Planilha de LISTAGEM DE FALTAS :

1.

2.
3.

uma cpia das listas de chamada feita a partir da digitao dos dados.Pode-se montar
uma pasta com as folhas impressas desta planilha afim de facilitar o acesso do professor
quando for organizar seus dirios ao final, quando as listas forem definitivas e/ou no final
do 1 bimestre.
Pode-se deixar acesso livre a um computador com estas listagens para que os professores
tenham a possibilidade de imprimir somente as que lhe forem teis e necessrias;
Atente para a indicao de NUMEROS NOVOS ou NMEROS ANTIGOS destacados
no relatrio. Idem ao relatrio anterior.

Planilha de LISTAGEM DE CHAMADAS :

1. um conjunto de folhas, j preparadas dividida por semanas ( com data e indicaes de
turmas ) para que se faa as pastas de chamadas de cada turma para as salas;
2. Sugiro uma pasta simples com colchetes na qual, na capa interna h a lista dos alunos (lista
antiga) e nos colchetes, a folha da semana atual;
3. A cada semana pode-se trocar a lista da chamada e guardar a preenchida para a digitao
dos dados do ms;
4. Note que h , em cada folha, a indicao de todos os sbados e alguns dias que voc
indicar como no letivo, mas deixei-os para o caso de quaisquer um deles entrar como
letivo no decorrer do perodo ( com essa SEE nunca se sabe....hehe! )
5. Para que fique padronizado e de fcil leitura, sugira aos professores que escrevam nos
campos da chamada somente um F para a falta do aluno e que deixe em branco os campos
que indicam presena.

* * * * * *

CONVM MANTER SEMPRE UM BACKUP DAS PASTAS DE

TRABALHO NUM CD OU PENDRIVE PARA EVENTUALIDADES.
TODAS AS VEZES QUE ENCERRAR OS TRABALHOS,
SALVE SUAS PLANILHAS.
* * * * * *

ESPERO QUE A PASTA DE TRABALHO SEJA TIL E FACILITADORA, COMO PROPOSTO, E QUE
POSSAM UTILIZ-LA SEM MAIORES PROBLEMAS OU TRANSTORNOS.
CONVM SIMULAR UMA TURMA NO SEU COMPUTADOR ANTES DE REPLICAR AS TURMAS E
INICIAR SEU USO DEFINITIVO, BEM COMO SIMULAR TODAS AS SUAS POSSVEIS
ALTERAES E IMPRESSES DE RELATRIOS PARA QUE SEJA SEGURA A SUA UTILIZAO E
NO HAJA PROBLEMAS DE SE FAZER A PROPAGANDA AO CORPO DOCENTE E DEPOIS NO
CONSEGUIR CONCRETIZAR O USO.
QUAISQUER ALTERAES OU FALHAS NO USO DAS PLANILHAS BEM COMO NAS
INFORMAES CONTIDAS NESTE TUTORIAL, POR FAVOR, REPORTE-SE AO MEU E-MAIL
INDICADO NO INCIO DO TUTORIAL.
O TRABALHO FOI FEITO TODO NO EXCEL DO OFFICE 2003 E PODE SOFRER ALTERAES OU
NO FUNCIONAR EM VERSES ANTERIORES.
APELO AO BOM SENSO DOS USURIOS QUE ENTENDAM QUE NO ME RESPONSABILIZO POR
PROBLEMAS ORIUNDOS DE FALHAS NAS PLANILHAS OU DO MAL USO DAS MESMAS QUE
GEREM QUAISQUER PROBLEMAS OU ATRASOS EM SUAS UNIDADES ESCOLARES.
BOM ANO LETIVO A TODOS!