Manual SAE Activo Fijo !

MINISTERIO DE EDUCACIN
DIRECCIN NACIONAL DE ADMINISTRACIN

GERENCIA DE INFORMTICA
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
DOC-DSI-011 Manual del Usuario para Activo Fijo

[v.1.0]
[Sistema de Administracin Escolar]

[1.0]
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Br. Eliezer Dimas Ing.
Ftima
Alvarado
Rodrguez
HISTORIAL DE REVISIONES
Fecha
Versin
03/03/2011
1.0
12/09/2011
24/08/2012
1.1
1.1
Descripcin
Elaboracin de formato del documento.
(Versin revisada y aprobada).
Se agreg a la portada el tem Versin del documento
Se cre el manual de usuario para SAE
Autor
Ing. Xiomara Lpez
Ing. Xiomara Lpez
Br. Eliezer Dimas A.
LISTA DE DISTRIBUCIN
Fecha
04/03/2011
04/09/2012
Tipo de Documento
(Digital o copia impresa)
Digital
Digital
Destinatario
Ing. Ftima Rodrguez, Ing. Max Mirn
Ing. Ftima Rodrguez, Ing. Max Mirn
TITULO: Manual del Usuario [Sistema de Administracin Escolar (SAE)] [1.0]

CODIGO: DOC-DSI-011
PROCESOS COBIT: AI2
VERSION: 1.1
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NDICE
INTRODUCCIN ________________________________________________________ 5
1.
OPERACIONES DEL SISTEMA ________________________________________ 6
1.1
Seccin Catlogos: _________________________________________________ 6
1.1.1 Tipo Descargo: __________________________________________________________ 6

1.1.2 Proyectos: ______________________________________________________________ 9
1.1.3 Tipo Traslados: _________________________________________________________ 11
1.1.4 Tipos de Bienes: ________________________________________________________ 13
1.1.5 Estado del Bien: ________________________________________________________ 16
1.1.6 Forma de Adquisicin: ___________________________________________________ 18
1.1.7 Fuente de Financiamiento: ________________________________________________ 20
1.1.8 Calidad del Bien: ________________________________________________________ 23
1.1.9 Secciones: ______________________________________________________________ 26
1.1.10 Sistema Operativo: _____________________________________________________ 30
1.2
Seccin Operaciones._______________________________________________ 33
1.2.1 Listado de Bienes. _______________________________________________________ 33

1.2.2 Solicitudes de Descargo. __________________________________________________ 42
1.2.3 Solicitudes de traslado. ___________________________________________________ 51
2.
REPORTES DEL SISTEMA __________________________________________ 60

2.1 Reportes de Tipo de Descargo ______________________________________________ 60
2.2 Reportes de Proyectos _____________________________________________________ 62
2.3 Reportes de Tipo de traslados _______________________________________________ 65
2.4 Reportes de Tipos de Bien __________________________________________________ 67
2.5 Reportes de Estado del Bien ________________________________________________ 70
2.6 Reportes de Forma de Adquisicin __________________________________________ 72
2.7 Reportes de Fuente de financiamiento ________________________________________ 75
2.8 Reportes de Calidad del Bien _______________________________________________ 77
2.9 Reporte de Secciones ______________________________________________________ 80
2.10 Reporte de Sistema operativo ______________________________________________ 82
2.11 Reporte de Listado de Bienes ______________________________________________ 85
2.12 Reporte Solicitudes de Traslado ____________________________________________ 88

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2.13 Reporte de Solicitudes de Descargo _________________________________________ 90
3.
ERRORES COMUNES _______________________________________________ 92
4.
ANEXOS __________________________________________________________ 93

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INTRODUCCIN
Este documento se centrara especficamente en el mdulo Activo Fijo del
Sistema de Administracin Escolar (SAE). Este mdulo tiene un objetivo
especifico, y es el de ayudarle a usted a administrar de una forma eficiente y
ordenada los activos que posea el departamento o el centro educativo.
Activo Fijo es una frase muy ocupada en la rama de la contabilidad y la
administracin financiera, pero se aclararan ciertas frases y conceptos para una
mejor comprensin.
Dese cuenta que usted no necesita tener un conocimiento de Finanzas o de
Contabilidad para poder hacer uso de este modulo de Activo Fijo perteneciente al
Sistema de Administracin Escolar (SAE), ya que el sistema lo har por usted.
Entindase por Activo a todos los bienes que posee el centro educativo,
como por ejemplo: un escritorio, un impresor, una computadora, un pupitre, un fax,
una fotocopiadora, una trompeta, los juegos para prvulos, etc.
El modulo de Activo fijo posee dos reas o secciones bsicas e
importantes, las cuales le es de conveniencia comprender. La primera es la
seccin de Catlogos y la otra es la seccin de Operaciones.
En la seccin de Catlogos, usted solamente podr Consultar y buscar
una frase o palabra y su respectivo cdigo, que sea adecuado para usarlo segn
la necesidad o segn el proceso que se est llevando a cabo. Entre algunas de las
opciones que contempla Catalogo estn: Tipo de Descargo, proyectos, tipo de
Traslados, Tipo de Bienes, Estado del bien, Forma de Adquisicin, Fuente de
Financiamiento, Calidad del bien, Secciones, etc.
En la seccin de Operaciones usted puede operar o manipular un activo.
Por ejemplo, si usted tiene un escritorio quebrado, entonces su necesidad es
enviarlo a repararlo, usted debe buscar en la seccin Catalogo->Listado de
Bienes el cdigo del activo, para crear una solicitud de traslado del bien,
indicando la fecha de salida y la fecha de regreso, quien lo entrega, quien lo
recibe, y usted recibir una respuesta en su sistema acerca del estado de la
solicitud de parte del MINED.
Tenga en cuenta que el MINED se reserva el derecho de aprobar o denegar
todo tipo de solicitudes presentadas sin verse en la necesidad de dar algn tipo de
explicacin.
Entre las opciones que estn en la seccin de Operaciones estn: listado
de bienes, solicitudes de descargo, solicitudes de traslado.

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1. OPERACIONES DEL SISTEMA

Para empezar a usar el modulo Activo Fijo, ubquese en el Men o rbol de
tareas y de click en el signo (+) ubicado en la Opcin Activo Fijo. (Ver imagen
1.1) y se desplegaran las dos secciones: Catlogos y Operaciones. que a su vez
tienen tareas dentro de ellas, las cuales se podrn ver haciendo click en el signo
(+).
Nota: El orden en que se presentan las opciones del rbol de tareas no es
relevante y no le afecta para realizar su trabajo, ya que los mdulos y tareas son
independientes entre s, de tal forma que se muestran de una forma genrica y
no con un orden especfico.
Imagen 1.1 rbol de Men-Activo Fijo
1.1 Seccin Catlogos:
Para comenzar a hacer uso de la seccin de

Catlogos, de click en el signo (+) que esta junto a la seccin Catlogos
dentro de Activo Fijo
1.1.1 Tipo Descargo:

Utilice esta pantalla para obtener un detalle de los posibles motivos por los
cuales se puede descargar un activo. Descargar (significa eliminar del inventario).
Entre algunas de las posibles causas se encuentran los siguientes: Por inservible,
por robo, por hurto, por obsolescencia, entre otros. Escoja entre alguna de ellas
que se adapte a su necesidad.

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Usted no podra de alguna manera poder agregar otro tipo de Descargo

que no estuviere contemplado en su pantalla. Estas modificaciones y
agregaciones son responsabilidad del equipo tcnico del Ministerio de Educacin.
Recuerde que esta pantalla solamente es con motivo de consulta. De tal manera
que usted no puede modificar de alguna forma su contenido.
Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Tipo de Descargo, dirjase a Activo
Fijo -> Luego a Catlogos -> y Posteriormente a Tipo de Descargo. (ver imagen
1.1.1.a)
Imagen 1.1.1.a Iniciar tipo de Descargo
Paso 2: A continuacin se presentara la pantalla inicial de Tipo de Descargo

donde predeterminadamente se desplegaran todas las opciones disponibles sin
necesidad de haber introducido algn filtro. (Ver imagen 1.1.1.b)
Imagen 1.1.1.b Pantalla inicial Tipo de Descargo

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Paso 3: Si usted necesitara realizar algn tipo de filtro, usted podra incluir algn
criterio de bsqueda ya sea por su Identificador (Id) o por su Descripcin. (Ver

imagen 1.1.1.c y 1.1.1.d)
Imagen 1.1.1.c Filtro por ID.
Imagen 1.1.1.d Filtro por Descripcin.
Paso 4: Ocupe la casilla Reg. Por Pgina para hacer un nuevo filtro de cuantos
resultados usted quiere recibir en su consulta. (Ver imagen 1.1.1.e)
Imagen 1.1.1.e Resultados por pagina
Paso 5: Usted puede navegar sobre los resultados obtenidos segn el numero de
resultados por pgina que ha elegido. Por ejemplo, si usted quiere recibir 2
resultados en cada una de las pginas, entonces las dems aparecern haciendo
click en la barra de navegacin
inferior. (Ver imagen 1.1.1.f)
Imagen 1.1.1.f Barra de Navegacin
que aparecer en la parte

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1.1.2 Proyectos:
En esta pantalla se encuentran todos los proyectos que se estn ejecutando o que
ya se ejecutaron dentro del MINED. Su objetivo es para asociarle al bien o activo el
proyecto al que pertenece. Es decir, el origen de adquisicin del bien o activo.
Recuerde que esta seccin es solamente de consulta y no puede realizar ningn
cambio.
Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Proyectos, dirjase a Activo Fijo -> Luego a
Catlogos -> y Posteriormente a Proyectos. (ver imagen 1.1.2.a)
Imagen 1.1.2.a Iniciar en proyectos
Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Proyectos donde

predeterminadamente se desplegarn todas las opciones disponibles sin necesidad de
haber introducido algn filtro. (Ver imagen 1.1.2.b)
Imagen 1.1.2.b Pantalla inicial Proyectos

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Paso 3: Si usted necesitara realizar algn tipo de filtro, usted podra incluir algn
criterio de bsqueda ya sea por su Identificador (Id) o por su Descripcin. (Ver
imagen 1.1.2.c y 1.1.2.d)
resultados por pagina que ha elegido. Por ejemplo, si usted quiere recibir 6
resultados en cada una de las pginas, entonces las dems aparecern haciendo
click en la barra de navegacin
que aparecer en la parte
inferior. (Ver imagen 1.1.2.f) Nota: Los proyectos pueden variar de un tiempo a otro,
de tal forma que considere usted esta pantalla como un ejemplo.

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1.1.3 Tipo Traslados:

Utilice esta seccin para consultar los tipos de traslados existentes y aceptados.
Un traslado se podra dar por muchas razones, pero usted haga uso de este mecanismo
solamente en los siguientes casos: Cuando el bien se va a mover fsicamente ya sea por
un prstamo entre instituciones (Prstamo); cuando se van a donar a otra institucin
(Traslado Definitivo) o cuando el bien o el Activo va a ser reparado en un lugar fuera de la
institucin (Reparacin).
Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Tipo de Traslados, dirjase a Activo Fijo ->
Luego a Catlogos -> y Posteriormente a Tipo Traslados. (ver imagen 1.1.3.a)
Imagen 1.1.3.a Tipos de Traslados

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Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Tipo de Traslados donde

Imagen 1.1.3.b Pantalla inicial Tipos de Traslados
Paso 3: Si usted necesitara hacer uso de algn tipo de filtro, usted podra incluir algn
criterio de bsqueda ya sea por su Identificador (Id) o por su Descripcin. (Ver imagen
1.1.3.c y 1.1.3.d)

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Paso 5: Usted puede navegar sobre los resultados obtenidos segn el nmero de
resultados por pagina que ha elegido. Por ejemplo, si usted quiere recibir 2 resultados en
cada una de las pginas, entonces las dems aparecern haciendo click en la barra de
navegacin
que aparecer en la parte inferior. (Ver imagen 1.1.3.f)
1.1.4 Tipos de Bienes:

En esta seccin puede usted encontrar la descripcin o una clasificacin general
de los bienes. Encontrara aqu informacin que puede ser utilizada para poder registrar
correctamente un bien. Usted debe encontrar aqu una descripcin y cdigo que se
adecue al tipo de bien que usted posee segn su clasificacin.
Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Tipo de Bienes, dirjase a Activo Fijo ->
Luego a Catlogos -> y Posteriormente a Tipo de Bienes. (ver imagen 1.1.4.a)

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Imagen 1.1.4.a Tipos de Bienes
Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Tipo de Bienes donde

Imagen 1.1.4.b Pantalla inicial Tipos de Bienes
1.1.4.c y 1.1.4.d)

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navegacin
que aparecer en la parte inferior. (Ver imagen 1.1.4.f).
Nota: Los conceptos de Tipo de Bienes pueden variar de un tiempo a otro. Considere
estas imgenes solamente como ejemplo.

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1.1.5 Estado del Bien:

Este mdulo describe el estado en el que se encuentra un bien en este momento
en el inventario. Es una descripcin de estado del bien (No es una cualidad).
Utilice esta opcin para conocer o para detallar cul es el estado actual de un bien
en especfico.
Entre algunos de los estados posibles en que se pudiera encontrar un bien estn:
Existente, Proceso de Descarga, Descargado, Hurtado, Trasladado, No localizado,
Robado.
Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Estado del Bien, dirjase a Activo Fijo ->
Luego a Catlogos -> y Posteriormente a Estado del Bien. (ver imagen 1.1.5.a)
Imagen 1.1.5.a Estado del Bien
Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Estado del Bien donde

predeterminadamente se desplegaran todas las opciones disponibles sin necesidad de
Imagen 1.1.5.b Pantalla inicial Estado del Bien

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1.1.5.c y 1.1.5.d)
resultados por pgina que ha elegido. Por ejemplo, si usted quiere recibir 2 resultados en
navegacin
Nota: Los conceptos de Estados de un Bien pueden variar de un tiempo a otro.
Considere esta informacin solamente como un ejemplo.

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1.1.6 Forma de Adquisicin:

Utilice este mdulo para encontrar informacin acerca de las formas en que se
puede adquirir u obtener un bien. Usted debera encontrar en este apartado un nombre o
un identificador que se adecue al tipo de bien o de activo que usted posee.
Entre las formas existentes de adquirir un bien se encuentran: Donado por alguna
institucin, entregado por el MINED, Fondos GOES, Bonos, Compras con dinero propio.
Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Forma de Adquisicin, dirjase a Activo Fijo > Luego a Catlogos -> y Posteriormente a Forma de Adquisicin. (ver imagen 1.1.6.a)
Imagen 1.1.6.a Forma de Adquisicin

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Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Forma de Adquisicin donde

Imagen 1.1.6.b Pantalla inicial Forma de Adquisicin
1.1.6.c y 1.1.6.d)

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cada una de las pginas, entonces las dems aparecern dndole click en la barra de
navegacin
Nota: Las Formas de Adquisicin pueden variar de un tiempo a otro. Considere estas
imgenes solamente como ejemplo.
1.1.7 Fuente de Financiamiento:

En este apartado puede usted encontrar las fuentes de financiamiento de distintos
proyectos ejecutados por el MINED. Aqu se encuentra la informacin importante que
usted puede usar a la hora de registrar un bien o un activo en su inventario. En caso de
no encontrarlo, consulte con soporte tcnico, ellos le darn los pasos a seguir para
resolver esa situacin.

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Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Fuente de Financiamiento, dirjase a Activo

Fijo -> Luego a Catlogos -> y Posteriormente a Fuente de Financiamiento. (ver
imagen 1.1.7.a)
Imagen 1.1.7.a Fuente Financiamiento
Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Fuente de Financiamiento

donde predeterminadamente se desplegarn todas las opciones disponibles sin
necesidad de haber introducido algn filtro. (Ver imagen 1.1.7.b)
Imagen 1.1.7.b Pantalla inicial Fuente de financiamiento

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1.1.7.c y 1.1.7.d)
navegacin
Nota: Las fuentes de financiamiento pueden variar. Tome estas imgenes solamente
como ejemplo.

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1.1.8 Calidad del Bien:

Este mdulo se refiere a la tipificacin de la calidad del bien, las cuales pueden
ser: bueno, regular o malo. Existen muchas formas de poder describir la calidad de un
bien o de un activo, muchas veces por su fabricante o por su aspecto o por su
funcionamiento en comparacin con otro similar.
Dependiendo de su evaluacin personal echa a un activo o bien, seleccione un
criterio en este modulo que se adapte a las caractersticas del bien o activo.
Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Calidad del Bien, dirjase a Activo Fijo ->
Luego a Catlogos -> y Posteriormente a Calidad del Bien. (ver imagen 1.1.8.a)
Imagen 1.1.8.a Calidad del Bien

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VERSION: 1.1
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Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Calidad del Bien donde

Imagen 1.1.8.b Pantalla inicial Calidad del Bien
1.1.8.c y 1.1.8.d)

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navegacin
Nota: La cantidad de opciones de calidad pueden variar. Esta pantalla solamente es de
ejemplo.

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1.1.9 Secciones:
Este modulo se utiliza para detallar la estructura organizativa del centro educativo.
Por ejemplo, un bien puede estar almacenado dentro de la bodega que es una seccin de
la institucin, pero tambin puede ser un escritorio que est dentro de un aula o de la
direccin, que tambin pueden ser secciones de la institucin.
Esta tarea del rbol de men es diferente de las dems tareas que forman parte de
los catlogos, ya que aqu si puede modificar y agregar nuevos registros.
Para comenzar en la pantalla de Secciones, dirjase a Activo Fijo -> Luego a
Catlogos -> y Posteriormente a Secciones. (ver imagen 1.1.9.a)
Imagen 1.1.9.a Secciones
Gestionar Secciones: esto comprende consultar, modificar, adicionar o eliminar

registros.
a) Consultar Secciones:
La consulta de todos los registros de secciones que posee su centro educativo, que
han sido creados y/o heredados, y se muestran automticamente cuando usted inicia
en Secciones. Para refrescar esta informacin, haga click en el botn
imagen 1.1.9.b)
( ver

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Imagen 1.1.9.b Secciones consulta automtica
criterio de bsqueda ya sea por su Identificador (Cdigo de Seccin) o por su Nombre de
Seccin. (Ver imagen 1.1.9.c y 1.1.9.d) y a continuacin haga click en el botn
b) Modificar registros en Secciones

Paso 1: Para modificar un registro en Secciones, ubquese sobre un registro especfico
(ver imagen 1.1.9.e)
Imagen 1.1.9.e Seleccin de un detalle

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Paso 2: posteriormente dirjase a la Barra de Herramientas ubicada en la parte superior

y se desplegara la siguiente
de su pantalla y haga click en el botn Modificar
pantalla (ver imagen 1.1.9.f) con los campos habilitados para ser modificados.
Imagen 1.1.9.f Campos habilitados para modificacin
Paso 3: Al finalizar la modificacin, haga click en el icono Guardar

en la Barra de Herramientas
que est ubicado
Paso 4: Al estar todos los campos modificados correctamente, desplegar el siguiente

mensaje (ver imagen 1.1.9.g) de haberse guardado correctamente.
Imagen 1.1.9.g Datos almacenados correctamente
c) Adicionar nueva Seccin

Paso 1: Para crear un nuevo registro de seccin, haga click en el Icono Nuevo
que est ubicado en la Barra de Herramientas, seguidamente aparecer la siguiente
pantalla (Ver imagen 1.1.9.h)
Imagen 1.1.9.h Adicionar nueva seccin

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Paso 3: Ingrese la informacin necesaria en los campos habilitados, ya que son

necesarios.
Paso 4: A continuacin haga click en el icono Guardar
ubicado en la Barra de
Herramientas y si toda la informacin ha sido introducida correctamente, aparecer el
siguiente mensaje (ver imagen 1.1.9.i).
Imagen 1.1.9.i Datos almacenados correctamente
d) Eliminar un registro de Secciones

Paso 1: Para eliminar una seccin, ubquese sobre el registro que desea eliminar (ver
imagen 1.1.9.j)
Imagen 1.1.9.j Seleccin de un detalle

de su pantalla y haga click en el botn Eliminar
pantalla (ver imagen 1.1.9.k) donde se le pedir confirmacin para poder procesar la
eliminacin.

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imagen 1.1.9.k Confirmacin para eliminar una Seccin
Paso 3: En caso de haber aceptado la eliminacin, le aparecer el siguiente mensaje de

confirmacin de la eliminacin (ver imagen 1.1.9.L).
Imagen 1.1.9.L confirmacin de eliminacin
1.1.10 Sistema Operativo:

Esta seccin se refiere al sistema operativo que podra tener un bien (Si fuera una
computadora) o quiz un iPhone o una Tablet, propiedad del centro educativo y que esta
considerado entre algunos de los bienes que posee. Entre los sistemas operativos mas
conocidos estn: Linux, Windows, DOS, Mac OS, OS/2 (IBM), UNIX, ANDROID (para
mviles), SYMBIAN (para mviles) etc.
Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Sistemas Operativos, dirjase a Activo Fijo ->
Luego a Catlogos -> y Posteriormente a Sistema Operativo. (ver imagen 1.1.10.a)

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Imagen 1.1.10.a Sistema Operativo
Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Sistema Operativo donde

Imagen 1.1.10.b Pantalla inicial Sistema Operativo

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1.1.10.c y 1.1.10.d)
cada una de las pginas, haga click en la barra de navegacin
que
aparecer en la parte inferior, para ver el resto de pginas. (Ver imagen 1.1.10.f) Nota: La
cantidad de sistemas operativos puede variar. Utilice esta pantalla solamente como un
ejemplo.

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1.2Seccin Operaciones.
En la seccin de operaciones es donde se realizaran todas las transacciones
referentes a los activos fijos que posee una institucin educativa. Este tipo de pantallas y
formularios contiene las utilidades ms importantes de este mdulo del sistema, ya que es
aqu donde usted podr hacer gestiones de todos los activos fijos que usted posee.
1.2.1 Listado de Bienes.

En esta seccin se muestran todos los activos y bienes que posee una institucin o centro
educativo.
Tambin aqu puede agregar ms activos que usted haya adquirido recientemente
y darles mantenimiento.
Para iniciar en Listado de Bienes, vaya al rbol de mens y seleccione Activo
Fijo, luego valla directamente a la seccin de Operaciones y por ltimo, seleccione la
opcin Listado de bienes (Ver imagen 1.2.1.a)
Imagen 1.2.1.a rbol de Men

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Gestionar Listado de Bienes: esto comprende consultar, modificar, adicionar o eliminar

registros.
a) Consultar Registro en Listado de Bienes
Paso 1: en la parte superior de la pantalla, se encuentra una serie de campos o casillas
que sirven para realizar filtros de diferentes tipos y combinaciones, segn sea la
necesidad.
De otra manera si usted NO quisiera realizar una bsqueda especial, haga click
directamente en el botn buscar
y le aparecern todos los bienes que posee
actualmente registrados el centro educativo. (Ver imagen 1.2.1.b)
Imagen 1.2.1.b Pantalla inicial Listado de Bienes
Paso 2: Por ejemplo, usted puede hacer una bsqueda personalizada de la siguiente
manera: Usted necesita que se muestren todos los bienes que comiencen con la palabra
Comp y que tambin cumpla con que La forma de Adquisicin sea: Entrega del
y en la parta inferior en el rea de
MINED, luego haga click en el botn buscar
resultados, ah se mostrar los resultados de su bsqueda por filtro. (Ver imagen 1.2.1.c)

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Imagen 1.2.1.c Bsqueda de Bienes por filtro
Paso 3: Tenga en cuenta que usted puede exportar a una hoja de Excel esta bsqueda
por los criterios que usted decidi. Para ello, haga click en la parte superior derecha de la
tabla y rpidamente le aparecer una mini-ventana con opcin para exportar su contenido
a Excel. (Ver imagen 1.2.1.d). haga click en el botn exportar a Excel y se le abrir otra
ventana en donde debe seleccionar la ubicacin donde lo quiere guardar. (ver imagen
1.2.1.e)
Imagen 1.2.1.d Exportar Consulta a Excel
Imagen 1.2.1.e Guardar exportacin

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Paso 4: Al Haber realizado una bsqueda por algn filtro, aparecer en la parte de abajo
(ver imagen 1.2.1.e). De tal forma que haga Doble Click en un detalle y rpidamente
aparecer la descripcin completa en la siguiente ventana (ver imagen 1.2.1.f)
Imagen 1.2.1.e Seleccin de un detalle
Imagen 1.2.1.f Informacin completa de un registro seleccionado
b) Modificar registro en Listado de Bienes

Paso 1: Para modificar un bien del Listado de Bienes, ubquese sobre un registro
especfico (ver imagen 1.2.1.g)
Imagen 1.2.1.g Seleccin de un detalle
Paso 2: posteriormente haga doble click sobre el registro seleccionado o tambin puede
dirigirse a la Barra de Herramientas ubicada en la parte superior de su pantalla y haga

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click en el botn Modificar

y se desplegara la siguiente pantalla (ver imagen
1.2.1.h) con los campos habilitados para ser modificados.
Imagen 1.2.1.h Campos habilitados para modificacin
Paso 3: Realice todas las modificaciones que considere necesarias y a continuacin

haga click en el icono Guardar
que est ubicado en la Barra de Herramientas
Paso 4: Al haber modificado la informacin correctamente, el sistema desplegar el

siguiente mensaje (ver imagen 1.2.1.i) de haberse guardado correctamente.

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Paso 5: En caso de tener errores en los campos que modifico, aparecer el siguiente
mensaje (ver imagen 1.2.1.j)
Imagen 1.2.1.j Error en la modificacin
c) Adicionar nuevo registro en Listado de Bienes

Paso 1: Haga click en el Icono Nuevo
que est ubicado en la Barra de

Herramientas, seguidamente aparecer la siguiente pantalla (Ver imagen 1.2.1.k)
Imagen 1.2.1.k Adicionar nuevo Activo o Bien

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Paso 2: Selecciona el tipo del bien que desea agregar, para eso haga click en el botn
y aparecer la siguiente pantalla, donde usted puede realizar una bsqueda
buscar
con un criterio libre (ver imagen 1.2.1.l) y el sistema buscara todos los registros que
posean todas o algunas de estas caractersticas.
Imagen 1.2.1.l Bsqueda Tipos de Bien
Paso 3: Ingrese la dems informacin necesaria en los campos obligatorios marcados

con un asterisco (*) que es obligatoria.
Paso
4:
Paso
5:
El campo
aparece como NO modificable, ya que este cdigo de inventario es generado de manera
automtica por el sistema al momento de hacer click en el botn guardar.
Las
casillas
que
presentan
campos
de
la
siguiente
forma
, significan que poseen una lista desplegable donde existen

opciones predefinidas, de entre las cuales usted debe seleccionar solamente una.
Paso 6: Existen estos campos
donde es necesario
introducir informacin de tipo fecha. Haga click sobre l y rpidamente le aparecer un
formato de tipo calendario grafico, donde puede fcilmente seleccionar la fecha solicitada.
(Ver imagen 1.2.1.m)
Imagen 1.2.1.m Calendario

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Paso 7: Existe tambin una manera de ingresar automticamente varios activos o bienes
que sean del mismo tipo. Por ejemplo: se desea ingresar 10 pupitres que poseen las
mismas dimensiones y caractersticas. Para puede hacerlo automticamente sin
necesidad de introducirlos uno por uno. Para eso asegrese de seleccionar la casilla
ubicada en la parte inferior de la pantalla e ingrese la cantidad de
bienes (en nuestro ejemplo serian 10) y al momento de guardar, automticamente se
generaran sus correspondientes cdigos de inventario y se le mostrara el siguiente
mensaje de informacin (ver imagen 1.2.1.n).
Imagen 1.2.1.n Cdigos de Inventario generados automticamente
siguiente mensaje (ver imagen 1.2.1.).
Imagen 1.2.1. Datos almacenados correctamente

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Paso 9: En caso de existir algn error en la informacin introducida, le aparecer un

mensaje de error y observar marcadas con color las casillas que contienen error. (ver
imagen 1.2.1.p)
Imagen 1.2.1.p Error en los campos obligatorios
d) Eliminar un Bien
Paso 1: Para eliminar un Activo o Bien del Listado de Bienes, ubquese sobre un
registro especfico (ver imagen 1.2.1.q)
Imagen 1.2.1.q Seleccin de un detalle

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pantalla (ver imagen 1.2.1.r) donde se le pedir confirmacin para poder procesar la
eliminacin.
Imagen 1.2.1.r Confirmacin para eliminacin del registro de un Bien

confirmacin de la eliminacin (ver imagen 1.2.1.s).
Imagen 1.2.1.s confirmacin de eliminacin
1.2.2 Solicitudes de Descargo.

Las solicitudes de descargo sirven para dar de baja del inventario algunos bienes o
activos por las siguientes razones: que haya sido donado a otra institucin (previamente
debe existir una solicitud aprobada de traslado), por robo, por hurto, por desuso

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(obsoleto), etc. Estas solicitudes pueden ser aprobadas o denegadas por el MINED sin
necesidad de proporcionar una explicacin. De tal forma que si la solicitud no ha sido
aprobada, los bienes pueden aparecer an cierto tiempo en el inventario, o hasta que un
equipo tcnico se haga presente para darle seguimiento.
Para iniciar en Solicitudes de Descargo, dirjase al rbol de men y seleccione
Activo Fijo, luego a seccin de Operaciones y por ltimo, seleccione la opcin
Solicitudes de Descargo (Ver imagen 1.2.2.a)
Gestionar Solicitudes de Descargo: esto comprende consultar, modificar, adicionar o

eliminar registros.
a) Consultar registros en Solicitudes de Descargo
Paso 1: La primera pantalla que aparecer es la siguiente (ver imagen1.2.2.b) donde sin
necesidad de introducir algn filtro, aparecern todas las solicitudes que el centro
educativo ha gestionado y el estado de cada una de ellas.
Imagen 1.2.2.b Pantalla Inicial Solicitudes de Descargo

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Paso 2: Usted puede hacer uso de los filtros usando los campos situados en la parte
superior de la pantalla (ver imagen 1.2.2.c)
Imagen 1.2.2.c rea de filtros
Paso 3: Por ejemplo usted puede hacer una bsqueda de todas las solicitudes de
descargo que ya fueron procesadas y que su contenido de Activos (puede ser ms de un
bien) ya estn aptas para ser dadas de alta del inventario (ver imagen 1.2.2.d)
Imagen 1.2.2.d Solicitudes ya descargadas
Paso 4: Tenga en cuenta que usted puede exportar a una hoja de Excel esta bsqueda
por los criterios que usted decidi. Para ello, haga click en la parte superior derecha de la
tabla y rpidamente le aparecer una mini-ventana con opcin para exportar su contenido
a Excel. (Ver imagen 1.2.2.e). haga click en el botn exportar a Excel y se le abrir otra
ventana en donde debe seleccionar la ubicacin donde lo quiere guardar. (ver imagen
1.2.2.f)
Imagen 1.2.2.e Exportar Consulta a Excel

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Imagen 1.2.2.f Guardar exportacin
Paso 5: Para ver los detalles completos de este registro, posicinese sobre l y haga
doble click, y le aparecer la siguiente pantalla (ver imagen 1.2.2.g)
Imagen 1.2.2.g detalle de la solicitud descargada
b) Modificar registros en Solicitudes de Descargo

Paso 1: Para modificar una solicitud de las Solicitudes de Descargo, ubquese sobre un
registro especfico (ver imagen 1.2.2.h)
Imagen 1.2.2.h Seleccin de una solicitud

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pantalla (ver imagen 1.2.2.i) con los campos habilitados para modificar esta solicitud.
Recuerde que las solicitudes de descargo pueden contener uno o ms bienes.
Imagen 1.2.2.i Campos habilitados para modificacin
que est
ubicado en la Barra de Herramientas.
Paso 4: Al estar todos los campos modificados correctamente, desplegar el siguiente

mensaje (ver imagen 1.2.2.j) de haberse guardado correctamente.
Imagen 1.2.2.j Datos almacenados correctamente
Paso 5: En caso de tener errores en los campos que modific, aparecer el siguiente
mensaje (ver imagen 1.2.2.k)
Imagen 1.2.2.k Error en la modificacin

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c) Adicionar nuevo registro en Solicitud de Descargo

Paso 1: Para crear una nueva Solicitud de Descargo haga click en el Icono Nuevo
que est ubicado en la Barra de Herramientas, seguidamente aparecer la siguiente
pantalla (Ver imagen 1.2.2.L).
Imagen 1.2.2.L Nueva Solicitud de Descargo
Paso 2: Ingrese la informacin necesaria en los campos obligatorios marcados con un

asterisco (*).
Paso 3: Existen estos iconos
justamente a la par de las casillas donde es necesario
introducir informacin de tipo fecha. Haga click sobre l y rpidamente le aparecer un
formato de tipo calendario grafico, donde puede fcilmente seleccionar la fecha solicitada.
(Ver imagen 1.2.2.m).
Imagen 1.2.2.m Calendario

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Paso
4:
Ingrese
manualmente el cdigo de inventario que posee el bien y en seguida haga click en el
botn Buscar Bien.
Sugerencia: puede consultarlo en la seccin Listado de Bienes y tomar apunte, ya que el
sistema no proporciona la utilidad de buscarlo en esta versin.
Paso
5:
Las
casillas
que
presentan
campos
de
la
siguiente
forma:
significan que es una lista

desplegable donde existen opciones predefinidas, de entre las cuales usted debe
seleccionar solamente una. Entre las opciones disponibles para las solicitudes de
descargo estn: Obsolescencia, inservible, robo (hurto).
Paso 6: La solicitud de descargo puede contener muchos bienes. Para agregar cada uno
de los bienes o activos que formaran parte de la solicitud, y haga click en el botn
Agregar Bien. Tome en cuenta que deben de existir conjuntamente los valores del
cdigo de inventario y el tipo de descargo (ver imagen 1.2.2.n).
Imagen 1.2.2.n Error en la agregacin de bienes
Paso 7: en caso de que se haya ingresado correctamente la informacin en los

dos campos, posteriormente haga click en el botn
. Y de la misma
manera hasta que se hayan terminado de ingresar todos los bienes que conformaran esta
solicitud (Ver imagen 1.2.2.)

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Imagen 1.2.2. Ambos criterios introducidos correctamente
siguiente mensaje (ver imagen 1.2.2.o).
Imagen 1.2.2.oDatos almacenados correctamente

imagen 1.2.2.p)
Imagen 1.2.2.p Error en los campos obligatorios

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d) Eliminar una Solicitud de Descargo

Paso 1: Para eliminar una Solicitud de Descargo ubquese sobre un registro especfico
(ver imagen 1.2.2.q)
Imagen 1.2.2.q Seleccin de un detalle

pantalla (ver imagen 1.2.2.r) donde se le pedir confirmacin para poder procesar la
eliminacin.
Imagen 1.2.2.r Confirmacin para eliminacin de la solicitud de descargo

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confirmacin de la eliminacin (ver imagen 1.2.2.s).
Imagen 1.2.2.s confirmacin de eliminacin
1.2.3 Solicitudes de traslado.

Las solicitudes de traslado, son utilizados frecuentemente para hacer peticiones o
permisos para poder trasladar cierto bien u activo. Para ello, se necesita de la
autorizacin del MINED, y en caso de una auditoria, se tendra un respaldo o justificacin
del destino del bien.
Para iniciar en Solicitudes de traslado, vaya al rbol de mens y seleccione
Activo Fijo, luego dirjase directamente a la seccin de Operaciones y por ltimo,
seleccione la opcin Solicitudes de Traslado (Ver imagen 1.2.3.a)
Gestionar Solicitudes de Descargo: esto comprende consultar, modificar, adicionar o

eliminar registros.
a) Consultar Solicitudes de Traslado:
Paso 1: La primera pantalla que aparecer es la siguiente (ver imagen 1.2.3.b) donde sin
necesidad de introducir algn filtro, aparecern todas las solicitudes que el ente educativo
ha gestionado y el estado de cada una de ellas.

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Imagen 1.2.3.b Pantalla Inicial Solicitudes de traslado
Paso 2: Usted puede hacer uso de los filtros usando los campos situados en la parte
superior de la pantalla (ver imagen 1.2.3.c)
Imagen 1.2.3.c Pantalla Inicial Solicitudes de traslado
Paso 3: Por ejemplo haciendo un filtro donde el estado de la solicitud sea Aprobado, se
desplegar en la seccin de detalles todas las solicitudes que ya estn aprobadas, de tal
forma que se puede proceder a ejecutar el traslado ya que las especificaciones
anteriormente planteadas en la solicitud fueron aceptadas y aprobadas. (ver imagen 1.2.3.d)
Imagen 1.2.3.d Bsqueda por filtro de estado

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Paso 4: Tambin puede hacer una bsqueda de solicitudes por el nmero de solicitud.
Recuerde que el nmero de solicitud est en base a la cantidad de solicitudes de
peticiones que ha realizado el centro educativo en todo su historial. (ver Imagen 1.2.3.e)
Imagen 1.2.3.e Bsqueda de solicitud por Numero de Solicitud
Paso 5: Para seleccionar la solicitud 0002, haga doble click sobre l y le aparecer otra
pantalla donde se muestra toda la informacin detallada de la solicitud como: Nmero de
solicitud, la fecha en que fue presentada, su estado de aprobacin/denegacin, una
observacin del fallo, quien hacia el traslado del bien, quien lo iba a recibir, la informacin
del bien que se solicita trasladar con su respectivo cdigo de inventario. (Ver Imagen
1.2.3.f)
Imagen 1.2.3.f Informacin completa de solicitud Seleccionada.

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b) Modificar Solicitudes de Traslado

Paso 1: Para modificar una solicitud de las Solicitudes de Traslado, ubquese sobre un
registro especfico (ver imagen 1.2.3.g)
Imagen 1.2.3.g Seleccin de una solicitud

pantalla (ver imagen 1.2.3.h) con los campos habilitados para ser modificados.
Imagen 1.2.3.h Campos habilitados para modificacin

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que est
ubicado en la Barra de Herramientas.
Paso 4: Al haber modificado correctamente esta solicitud, se desplegar el siguiente

mensaje (ver imagen 1.2.3.i) de haberse guardado correctamente.
Paso 5: Si existe algn error en la modificacin de la solicitud, al momento de guardar se

le desplegara la siguiente ventana de aviso (ver imagen 1.2.3.j)
Imagen 1.2.3.j Error en la modificacin de la solicitud

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c) Adicionar nueva Solicitud de Traslado

Paso 1: Para crear una nueva solicitud de traslado, dirjase a la Barra de Herramientas
y haga click en el icono Nuevo
1.2.3.k).
y pronto aparecer la siguiente pantalla (ver imagen
Imagen 1.2.3.k Crear Nueva Solicitud de Traslado
Paso 2: Ingrese la informacin necesaria en los campos obligatorios marcados con un

asterisco (*).
Paso 3: Existen
estos iconos
justamente a la par de las casillas donde es
necesario introducir informacin de tipo fecha. Haga click sobre l y rpidamente le
aparecer un formato de tipo calendario grafico, donde puede fcilmente seleccionar la
fecha solicitada. (Ver imagen 1.2.3.k).
Imagen 1.2.3.k Calendario

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Paso
4:
Las
casillas
que
presentan
campos
de
la
siguiente
forma:
, significan que es una lista desplegable donde existen

opciones predefinidas, de entre las cuales usted debe seleccionar solamente una.
Paso 5:
haga click en Buscar
Bien. Y le aparecer la pantalla de bsqueda. (ver imagen 1.2.3.L)
Imagen 1.2.3.L Bsqueda de bienes
Paso 6: Recuerde que una Solicitud de Traslado puede contener muchos bienes, es
decir que no se debera de presentar una solicitud por cada bien que se desea trasladar
(si tuviera varios). Para agregar cada uno de los bienes o activos que formaran parte de la
solicitud, es necesario que ingrese el cdigo del inventario de cada uno de los bienes.
Paso 7: Despus de haber ingresado el cdigo del inventario y su descripcin aparezca
a junto a l,
click en el botn Agregar bien
Detalles.
haga
para que aparezca en el rea de

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Paso 8: Para quitar alguno de los activos de esta Solicitud de Traslado actual,
posicinese sobre l y haga click en el botn
y ser quitado del listado.
siguiente mensaje (ver imagen 1.2.3.m).
Imagen 1.2.3.m Datos almacenados correctamente

imagen 1.2.3.n)
Imagen 1.2.3.n Error en los campos obligatorios
d) Eliminar una Solicitud de Traslado

Paso 1: Para eliminar una Solicitud de Traslado ubquese sobre un registro especfico
(ver imagen 1.2.3.)

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Imagen 1.2.3. Seleccin de una solicitud a eliminar

pantalla (ver imagen 1.2.3.p) donde se le pedir confirmacin para poder procesar la
eliminacin.
Imagen 1.2.3.p Confirmacin para eliminacin.

confirmacin de la eliminacin (ver imagen 1.2.3.q).
Imagen 1.2.3.q confirmacin de eliminacin

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2. REPORTES DEL SISTEMA

2.1 Reportes de Tipo de Descargo
Catalogo de Tipo de Descargo
Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo de Tipo de Descargo. El uso de este
reporte puede ser muy amplio ya que se pueden realizar consultas de muchos tipos, y
estos tipos estn reflejados en los criterios de filtro que el reporte posee. Usted puede
ingresar un criterio de filtro especfico de su necesidad y luego generar el reporte.
La Imagen 2.1.a muestra la forma libre de criterios de filtros con los que cuenta este
reporte.
Imagen 2.1.a Criterios de Filtros
Paso 2: Una vez se realiza el ingreso de los criterios de filtro, haga click en el icono
(ver Imagen 2.1.b.)
Imagen 4.1.b Reporte de Nmero de Ingreso de C.E
Imagen 2.1.b Reporte de Tipos de Descargo
Paso 3: Usted tiene la opcin de Imprimir este reporte directamente a la impresora. Para
ello usted de click en el Men Archivo
y luego seleccione la opcin Imprimir
. Si no tiene una impresora predeterminada instalada, el sistema le pedir que

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seleccione una (Ver imagen 2.1.c). Donde usted selecciona el nombre de la impresora que
posee y seguidamente haga click en el botn Aceptar.
Imagen 2.1.c Seleccin de la impresora.
Paso 4: Tambin tiene la opcin de poder exportar este reporte a diferentes formatos.
Por ejemplo: Usted puede exportar el reporte a una hoja electrnica de Excel, o a un
documento PDF.
Para ello, dirjase al men Reporte
Reporte
y seleccione la opcin: Exportar
. Le aparecer una ventana como la siguiente. (ver imagen 2.1.d y
2.1.e)
Imagen 2.1.d Exportar a PDF
Imagen 2.1.e Exportar a Excel

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Paso 5: Para ello le pedir un nombre de documento y una ubicacin. (Ver Imagen 2.1.f)
Imagen 2.1.f Guardar reporte exportado
2.2 Reportes de Proyectos

Catalogo Proyectos
Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo de Proyectos. El uso de este reporte
puede ser muy amplio ya que se pueden realizar consultas de muchos tipos, y estos tipos
estn reflejados en los criterios de filtro que el reporte posee. Usted puede ingresar un
criterio de filtro especfico de su necesidad y luego generar el reporte.
La Imagen 2.2.a muestra la forma libre de criterios de filtros con los que cuenta
este reporte.
Imagen 2.2.a Criterios de Filtros

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(ver Imagen 2.2.b.)
Imagen 2.2.b Reporte de Catalogo de Proyectos


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Paso 4: Tambin tiene la opcin de poder exportar este reporte a diferentes formatos.
Por ejemplo: Usted puede exportar el reporte a una hoja electrnica de Excel, o a un
documento PDF.
y seleccione la opcin: Exportar Reporte
. Le aparecer una ventana como la siguiente. (ver imagen 2.2.d y 2.2.e)
Imagen 2.2.f Guardar reporte Exportado

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2.3 Reportes de Tipo de traslados

Catalogo Tipo de Traslados
Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo Tipo de Traslados. El uso de este
este reporte.
Imagen 2.3.a Criterios de Filtros libre
Paso 2: Una vez se realiza el ingreso de los criterios de filtro se deber hacer clic en el
icono
, ver Imagen 2.3.b.
Imagen 2.3.b Reporte de Catalogo de Proyectos


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Paso 4: Tambin tiene la opcin de poder exportar este reporte a diferentes formatos. Por
ejemplo: Usted puede exportar el reporte a una hoja electrnica de Excel, o a un
documento PDF.
y seleccione la opcin: Exportar Reporte
. Le aparecer una ventana como la siguiente. (ver imagen 2.3.d y 2.3.e)

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2.4 Reportes de Tipos de Bien

Catalogo Tipo de Bienes
Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo Tipo de Bienes. El uso de este
este reporte.
Paso 2: Una vez se realiza el ingreso de los criterios de filtro haga click en el icono
(ver Imagen 2.4.b).

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Imagen 2.4.b Reporte de Catalogo de Tipos de Bien


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documento PDF.
Reporte
2.4.e)
Paso 5: Para ello le pedir un nombre de documento y una ubicacin. (ver Imagen 2.4.f)

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2.5 Reportes de Estado del Bien

Catalogo Estado del Bien
Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo Estado del Bien. El uso de este
este reporte.
Paso 2: Una vez realizado el ingreso de los criterios de filtro, haga click en el icono
(Ver Imagen 2.5.b).
Imagen 2.5.b Reporte de Catalogo de Tipo de Bien

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documento PDF.
Reporte
2.5.e)

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2.6 Reportes de Forma de Adquisicin

Catalogo Forma de Adquisicin
Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo de Forma de Adquisicin. El uso de
este reporte puede ser muy amplio ya que se pueden realizar consultas de muchos tipos,
y estos tipos estn reflejados en los criterios de filtro que el reporte posee. Usted puede
reporte.
(Ver Imagen 2.6.b).

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Imagen 2.6.b Reporte de Catalogo de Forma de Adquisicin


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documento PDF.
Reporte
2.6.e)

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2.7 Reportes de Fuente de financiamiento

Catalogo Fuente de Financiamiento
Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo Fuente de Financiamiento. El uso de
este reporte puede ser muy amplio ya que se pueden realizar consultas de muchos tipos,
y estos tipos estn reflejados en los criterios de filtro que el reporte posee. Usted puede
este reporte.
(Ver Imagen 2.7.b)
Imagen 2.7.b Reporte de Catalogo Fuentes de Financiamiento

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documento PDF.
Reporte
2.7.e)

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2.8 Reportes de Calidad del Bien

Catalogo Calidad del Bien
Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo de Calidad del Bien. El uso de este
este reporte.
(Ver Imagen 2.8.b).

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Imagen 2.8.b Reporte de Catalogo de Calidad del Bien

documento PDF.

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Reporte
2.8.e)

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2.9 Reporte de Secciones

Catalogo Calidad del Bien
Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo de Calidad del Bien. El uso de este
este reporte.
(Ver Imagen 2.9.b).
Imagen 2.9.b Reporte Secciones
ello usted de click en el cono Imprimir
. Si no tiene una impresora

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predeterminada instalada, el sistema le pedir que seleccione una (Ver imagen 2.9.c).
Donde usted selecciona el nombre de la impresora que posee y seguidamente haga click
en el botn Aceptar.
Paso 4: Tambin tiene la opcin de guardar este reporte en diferentes formatos. Por
ejemplo: Usted puede guardar el reporte a una hoja electrnica de Excel, o a un
documento PDF.
Paso 5: Para guardar haga click en el botn guardar

documento y una ubicacin. (ver Imagen 2.9.d)
, y le pedir un nombre de

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Imagen 2.9.d Guardar el reporte de secciones
2.10 Reporte de Sistema operativo

Catalogo de Sistema Operativo
Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo de Sistema Operativo. El uso de este
este reporte.
(ver Imagen 2.10.b).

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Imagen 2.10.b Reporte de Catalogo de Software

seleccione una (Ver imagen 2.10.c). Donde usted selecciona el nombre de la impresora
que posee y seguidamente haga click en el botn Aceptar.
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PROCESOS COBIT: AI2
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Reporte
2.10.e)

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NOTA: Los siguientes reportes se encuentran en la seccin Activo fijo ->

Operaciones
2.11 Reporte de Listado de Bienes

Formulario de Equipo de Institucin educativa
Paso 1: Opcin de reporte que muestra un formulario donde se encuentran todos los
bienes que el centro educativo posee. El uso de este reporte puede ser muy amplio ya
que se pueden realizar consultas de gran variedad de combinaciones, y estas
combinaciones estn reflejadas en los criterios de filtro que el reporte posee. Usted puede
ingresar un criterio de filtro especfico segn su necesidad y luego generar el reporte.
este reporte.
Imprimir
. (Ver Imagen 2.11.b)

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Imagen 2.11.b Reporte de Listado de Bienes
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2.12 Reporte Solicitudes de Traslado

Reporte de Traslado de Mobiliario y Equipo
Paso 1: Opcin de reporte que muestra Todas las solicitudes de traslado fsico de
Mobiliario y Equipo que un centro educativo ha solicitado. El uso de este reporte puede
ser muy amplio ya que se pueden realizar consultas de muchos tipos, y estos tipos estn
reflejados en los criterios de filtro que el reporte posee. Usted puede ingresar un criterio
de filtro especfico de su necesidad y luego generar el reporte.
reporte.
Paso 2: Una vez se realiza el ingreso de los criterios de filtro, haga click en uno de los
registros, ya que este reporte es individual para cada solicitud ingresada.
Paso 3: Para generar el reporte haga click en el icono Imprimir
. (Ver Imagen 2.12.b).
Imagen 2.12.b Reporte de Traslado de Mobiliario y Equipo

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2.13 Reporte de Solicitudes de Descargo

Reporte de Descargo de Mobiliario y Equipo
Paso 1: Opcin de reporte que muestra Todas las solicitudes de Descargo de
Mobiliario y Equipo que un centro educativo ha solicitado. El uso de este reporte puede
ser muy amplio ya que se pueden realizar consultas de muchos tipos, y estos tipos estn
reflejados en los criterios de filtro que el reporte posee. Usted puede ingresar un criterio
de filtro especfico de su necesidad y luego generar el reporte.
este reporte.
Paso 2: Una vez se realiza el ingreso de los criterios de filtro, haga click en una solicitud
especfica de la que desea generar un reporte
Paso 3: en el icono Imprimir
. (Ver Imagen 2.13.b).
Imagen 2.13.b Reporte de Descargo de Bienes

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3. ERRORES COMUNES
3.1. Activo Fijo -> Operaciones
Error 1: Debe recordar presionar Enter en los campos obligatorios marcados con (*)
cuando se ingrese un Nuevo Bien. Este error puede aparecer en las secciones de
Listado de Bienes, Solicitudes de traslado y Solicitudes de Descargo (ver imagen 3.1.a)
Imagen 3.1.a Mensaje de error
Error 2: Adems, para eliminar un registro de un bien en la tabla, debe posicionarse

sobre l y despus haga click en el botn Eliminar (ver Imagen 3.1.b)
Imagen 3.1.b Mensaje de error
Error 3: Cuando se ingresa un nuevo bien al listado (la tabla), tenga en cuenta digitar
correctamente su Identificador (ID), y tener en cuenta no repetirlo, ya que de lo contrario
le aparecer el siguiente mensaje (ver Imagen 3.1.c)
Imagen 3.1.c Mensaje de error

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PROCESOS COBIT: AI2
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4. ANEXOS
07 DOC-DSI-011 MANUAL DEL USUARIO V1.1

Manual SAE Activo Fijo !

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MINISTERIO DE EDUCACIN

DIRECCIN NACIONAL DE ADMINISTRACIN

DOC-DSI-011 Manual del Usuario para Activo Fijo

[Sistema de Administracin Escolar]

TITULO: Manual del Usuario [Sistema de Administracin Escolar (SAE)] [1.0]

OPERACIONES DEL SISTEMA ________________________________________ 6

Seccin Catlogos: _________________________________________________ 6

1.1.1 Tipo Descargo: __________________________________________________________ 6

1.2.1 Listado de Bienes. _______________________________________________________ 33

REPORTES DEL SISTEMA __________________________________________ 60

TITULO: Manual del Usuario [Sistema de Administracin Escolar (SAE)] [1.0]

2.13 Reporte de Solicitudes de Descargo _________________________________________ 90

ERRORES COMUNES _______________________________________________ 92

TITULO: Manual del Usuario [Sistema de Administracin Escolar (SAE)] [1.0]

TITULO: Manual del Usuario [Sistema de Administracin Escolar (SAE)] [1.0]

1. OPERACIONES DEL SISTEMA

Imagen 1.1 rbol de Men-Activo Fijo

1.1 Seccin Catlogos:

Para comenzar a hacer uso de la seccin de

1.1.1 Tipo Descargo:

TITULO: Manual del Usuario [Sistema de Administracin Escolar (SAE)] [1.0]

Usted no podra de alguna manera poder agregar otro tipo de Descargo

Imagen 1.1.1.a Iniciar tipo de Descargo

Paso 2: A continuacin se presentara la pantalla inicial de Tipo de Descargo

Imagen 1.1.1.b Pantalla inicial Tipo de Descargo

TITULO: Manual del Usuario [Sistema de Administracin Escolar (SAE)] [1.0]

criterio de bsqueda ya sea por su Identificador (Id) o por su Descripcin. (Ver

Imagen 1.1.1.c Filtro por ID.

Imagen 1.1.1.d Filtro por Descripcin.

Imagen 1.1.1.e Resultados por pagina

Imagen 1.1.1.f Barra de Navegacin

que aparecer en la parte

TITULO: Manual del Usuario [Sistema de Administracin Escolar (SAE)] [1.0]

Imagen 1.1.2.a Iniciar en proyectos

Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Proyectos donde

Imagen 1.1.2.b Pantalla inicial Proyectos

TITULO: Manual del Usuario [Sistema de Administracin Escolar (SAE)] [1.0]

Imagen 1.1.2.c Filtro por ID.

Imagen 1.1.2.d Filtro por Descripcin.

Imagen 1.1.2.e Resultados por pagina

TITULO: Manual del Usuario [Sistema de Administracin Escolar (SAE)] [1.0]

Imagen 1.1.2.f Barra de Navegacin

1.1.3 Tipo Traslados:

Imagen 1.1.3.a Tipos de Traslados

TITULO: Manual del Usuario [Sistema de Administracin Escolar (SAE)] [1.0]

Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Tipo de Traslados donde

Imagen 1.1.3.b Pantalla inicial Tipos de Traslados

Imagen 1.1.3.c Filtro por ID.

Imagen 1.1.3.d Filtro por Descripcin.

TITULO: Manual del Usuario [Sistema de Administracin Escolar (SAE)] [1.0]

Imagen 1.1.3.e Resultados por pagina

que aparecer en la parte inferior. (Ver imagen 1.1.3.f)

Imagen 1.1.3.f Barra de Navegacin

1.1.4 Tipos de Bienes:

TITULO: Manual del Usuario [Sistema de Administracin Escolar (SAE)] [1.0]

Imagen 1.1.4.a Tipos de Bienes

Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Tipo de Bienes donde

Imagen 1.1.4.b Pantalla inicial Tipos de Bienes

Imagen 1.1.4.c Filtro por ID.

TITULO: Manual del Usuario [Sistema de Administracin Escolar (SAE)] [1.0]

Imagen 1.1.4.d Filtro por Descripcin.

Imagen 1.1.4.e Resultados por pagina

Imagen 1.1.4.f Barra de Navegacin

TITULO: Manual del Usuario [Sistema de Administracin Escolar (SAE)] [1.0]