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Ofimtica 2010

Microsoft Power Point

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones.
Las presentaciones son imprescindibles hoy en da ya que permiten comunicar
informacin e ideas de forma visual y atractiva.
Se pueden utilizar presentaciones en la enseanza como apoyo al profesor para desarrollar un
determinado tema, para exponer resultados de una investigacin, en la empresa para preparar
reuniones, para presentar los resultados de un trabajo o los resultados de la empresa, para
presentar un nuevo producto, etc. En definitiva siempre que se quiera exponer informacin de
forma visual y agradable para captar la atencin del interlocutor.
Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fcil y rpida pero con gran
calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta
el ltimo detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los prrafos,
podemos insertar grficos, dibujos, imgenes, e incluso texto WordArt.
Podemos tambin insertar efectos animados, pelculas y sonidos. Podemos revisar la ortografa
de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeas
aclaraciones para su exposicin y muchas ms cosas que veremos a lo largo del curso.
Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y cules son los elementos bsicos
de PowerPoint, la pantalla, las barras, etc., para familiarizarnos con el entorno.
Aprenders cmo se llaman, donde estn y para qu sirven. Cuando conozcas todo esto
estars en disposicin de empezar a crear presentaciones en el siguiente tema.
La pantalla inicial
Al arrancar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuacin te
mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla
y as ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin
puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede
decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.
La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarn
la
presentacin.
Una diapositiva no es ms que una de las muchas pantallas que forman parte de una
presentacin, es como una pgina de un libro.
Las Barras
La barra de mens contiene todas las operaciones que nos permite realizar PowerPoint con
nuestras presentaciones, estas operaciones suelen ir agrupadas en mens desplegables. Al
hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes
elementos que se pueden insertar en PowerPoint.
Todas las operaciones se pueden realizar desde estos mens, pero las cosas ms habituales se
realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos despus, para
ayudarnos a recordar estos iconos, en el men desplegable aparece en el lateral izquierdo el
icono correspondiente a la opcin, por ejemplo el icono correspondiente a la accin Insertar
Grfico es,
Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de
las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, Imprimir,
etc.
La barra de estado nos muestra el estado de la presentacin, en este caso el nmero de la
diapositiva en la cual nos encontramos y el nmero total de diapositivas, el tipo de diseo y el
idioma.
Crear una Presentacin
PowerPoint nos permite crear una presentacin de formas distintas, bien a travs del
asistente que es muy til cuando nuestros conocimientos sobre PowerPoint son escasos
porque nos guiar en todo el proceso de creacin de la presentacin, tambin podemos
crearlas a travs de algunas de las plantillas que incorpora el propio PowerPoint o plantillas
nuestras. Tambin se puede crear la presentacin desde cero, es decir, crearla a partir de una
presentacin en blanco.
Para crear una presentacin a partir del asistente selecciono la opcin nuevo en el panel de
tareas o en el men Archivo y luego clic en Del Asistente para autocontenido; luego sigo los
pasos propios del asistente que nos guiar hasta abrir finalmente nuestra presentacin y
entonces podremos retocar o rellenar segn lo requerido en cada caso. En la parte de la
izquierda de esta ventana, podemos ver los pasos que hay que realizar con el asistente.
Para crear una presentacin con una plantilla sigue estos pasos:
En el Panel de Tareas de la seccin Nuevo a partir de una plantilla selecciona la opcin
Plantillas generales...
Si el panel de Tareas no est visible despliega el men Ver y selecciona la opcin Panel de
Tareas.
Una vez seleccionada la opcin Plantillas generales te aparecer un cuadro de dilogo
similar al que te mostramos a continuacin.
Selecciona la plantilla de diseo que ms te gusta, en la parte de la derecha te aparecer una
vista previa de la plantilla que has seleccionado para que puedas elegir mejor.

Una vez hayas encontrado la plantilla que ms se adapte a tus gustos pulsa el botn Aceptar.
Para crear una presentacin en blanco sigue estos pasos:
En el Panel de Tareas de la seccin Nuevo selecciona la opcin Presentacin en Blanco. A
partir de ah tendremos que dar contenido a las diapositivas, aadir las diapositivas que hagan
falta y todo lo dems.
Puede que tengas configurado PowerPoint para que automticamente se abra la seccin
Aplicar diseo de diapositiva para que puedas asignar a la nueva diapositiva uno de los
diseos predefinidos.
Conceptos Bsicos
El rea de esquema muestra los ttulos de las diapositivas que vamos creando con su
nmero e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos la pestaa.
Al seleccionar una diapositiva en el rea de esquema aparecer inmediatamente la diapositiva
en el rea de trabajo para poder modificarla.
Los Botones de vistas, con ellos podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos
encontrarnos segn nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las
diapositivas que tenemos, tambin podemos ejecutar la presentacin para ver cmo queda,
etc. El icono que queda resaltado nos indica la vista en la que nos encontramos.
El rea de notas ser donde aadiremos las notas de apoyo para realizar la presentacin.
Estas notas no se ven en la presentacin pero si se lo indicamos podemos hacer que
aparezcan cuando imprimamos la presentacin en papel.
Para guardar una presentacin de Power Point nos dirigimos al men Archivo Guardar
como (para la primera vez), o Archivo Guardar para actualizar cada cierto tiempo el archivo
ya guardado (con nombre).
Tambin puede guardarse una presentacin como Pagina Web. El guardar una presentacin
como pgina Web es igual que guardarla con la opcin Guardar, nicamente cambia el
formato con el cual se guarda la presentacin.
Para abrir una presentacin existente se procede de la misma forma que en los programas de
Office vistos anteriormente, es decir, desde el men Archivo Abrir o desde el icono Abrir o
desde el panel de Tareas.
Tipos de Vistas
El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto
una visin particular de cada diapositiva como una visin global de todas las diapositivas,
incluso nos permitir reproducir la presentacin para ver cmo queda al final.
La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver,
disear y modificar la diapositiva que seleccionamos.
Para ver la diapositiva en esta vista despliega el men Ver y selecciona la opcin normal.
Tambin puedes pulsar en el botn que aparece debajo del rea de esquema en la parte
izquierda. En la parte izquierda de la pantalla aparece el rea de esquema en el cual
podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la
diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el rea de
notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva.
Esta es la vista que ms utilizars ya que en ella podemos insertar el texto de las diapositivas,
cambiarles el color y diseo y es adems la que ms se aproxima al tamao real de la
diapositiva.
Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes que desplegar el men Ver de la barra
de mens y seleccionar la opcin Vista Clasificador de diapositivas.
Tambin puedes pulsar en el botn que aparece debajo del rea de esquema en la parte
izquierda.
Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de
aparicin, orden que como podrs ver aparece junto con cada diapositiva.
Con este tipo de vista tenemos una visin ms global de la presentacin, nos permite
localizar una diapositiva ms rpidamente y es muy til para mover, copiar o eliminar las
diapositivas, para organizar las diapositivas.
La vista Presentacin con diapositivas reproduce la presentacin a partir de la
diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos animados
que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la presentacin.
Para ver la diapositiva en esta vista despliega el men Ver y selecciona la opcin
Presentacin con diapositivas.
Tambin puedes pulsar en el botn que aparece debajo del rea de esquema o pulsar la tecla
F5.
Para salir de la vista presentacin pulsa la tecla ESC
Zoom

El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos. Para
aplicar el zoom a las diapositivas sitate primero en el panel sobre el cual quieres que se
aplique el zoom y despus despliega el men Ver y selecciona la opcin Zoom....
Una vez seleccionada esta opcin se desplegar una ventana como la que te mostramos a
continuacin. En esta ventana seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos aplicar a
las vistas.
Puedes seleccionar uno de los zooms que aparecen en la lista (33, 50, 66,100, ...) o bien se
puede aplicar un porcentaje que nosotros especifiquemos en el cuadro Porcentaje.
Tambin se puede aplicar el zoom a travs de la barra estndar de herramientas con el
cuadro, si pulsamos sobre la flecha desplegaremos la lista de porcentajes que podemos
aplicar.
Trabajar con diapositivas
Cuando creamos una presentacin podemos despus modificarla insertando, eliminando,
copiando diapositivas, etc.
Insertar una nueva diapositiva: Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si
te encuentras en la vista normal selecciones la pestaa diapositiva del rea de esquema ya
que de esta forma es ms fcil apreciar cmo se aade la nueva diapositiva a la presentacin
Puedes aadir una diapositiva de varias formas:
Pulsa en el botn que se encuentra en la barra de Formato.
Puedes hacerlo tambin a travs de la barra de mens seleccionando el men Insertar y
despus seleccionando la opcin Nueva diapositiva.
Para acabar la insercin de la diapositiva tendrs que seleccionar qu diseo quieres que
tenga la nueva diapositiva y para ello tendrs que hacer clic sobre el diseo que quieras del
Panel de tareas.
Copiar una diapositiva: Para copiar una diapositiva en una misma presentacin puedes
hacerlo de varias formas:
Selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botn copiar que se encuentra
en la barra estndar. Despus selecciona la diapositiva detrs de la cual se insertar la
diapositiva a copiar y pulsa el botn pegar.
Tambin puedes hacerlo desde la barra de mens desplegando el men Edicin y
seleccionando la opcin Copiar. Despus selecciona la diapositiva detrs de la cual se
insertar la diapositiva a copiar y desplegando el men Edicin, seleccionar la opcin Pegar
Si prefieres utilizar el men contextual, haz clic sobre la diapositiva que quieres copiar
con el botn derecho (sabrs qu diapositiva tienes seleccionada porque alrededor de ella
aparece un marco negro). Cuando se despliegue el men contextual selecciona la opcin
copiar. Despus haz clic con el botn derecho del ratn sobre la diapositiva detrs de la cual
se insertar la diapositiva a copiar. Por ltimo selecciona del men contextual la opcin pegar
Otra forma de hacerlo es a travs de las teclas, para ello en vez de utilizar el men
contextual para copiar y pegar utiliza las teclas Ctrl + C (copiar) y Ctrl + V (pegar).
Otra forma de copiar una diapositiva es duplicndola, la diferencia es que duplicar sirve para
copiar una diapositiva en la misma presentacin mientras que con copiar puedo copiar la
diapositiva en otra presentacin. Hazlo desde la barra de mens desplegando el men Edicin
y seleccionando la opcin Duplicar diapositiva.
Mover diapositivas
Mover arrastrando: Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentacin
tienes que seleccionar la diapositiva que quieras mover y sin soltar el botn izquierdo del
ratn arrstrala hasta la posicin donde quieres situarla.
Al desplazarla vers que el puntero del ratn es una flecha con un rectngulo debajo y
aparece una lnea entre diapositiva, esta lnea indica en qu posicin se situar la diapositiva,
por ejemplo si queremos colocar la primera diapositiva entre las diapositivas 5 y 6,
moveremos el ratn hasta que la lnea est entre la 5 y la 6.
Una vez te hayas situado en la posicin donde quieres poner la diapositiva suelta el botn del
ratn y automticamente la diapositiva se desplazar a la posicin e incluso se renumerarn
las diapositivas.
Para mover una diapositiva estando en el rea de esquema pulsa con el botn izquierdo del
ratn sobre y sin soltarlo arrstralo hasta la posicin donde quieras moverla, una vez situado
suelta el botn y automticamente la diapositiva se desplazar y se renumerarn todas las
diapositivas.
Otra forma de mover una diapositiva es cortndola y despus pegndola en el lugar adecuado,
de esta forma puedo mover una diapositiva de una presentacin a otra.
Eliminar diapositivas
Selecciona las diapositivas a eliminar, si estn consecutivas puedes seleccionarlas
manteniendo pulsada la tecla Shift y seleccionando la ltima diapositiva, en cambio si no
estn unas al lado de otras mantn pulsada la tecla Ctrl para seleccionarlas.

Una vez seleccionadas puedes eliminarlas de varias formas, elige la que ms cmoda te
resulte:
Desde la barra de mens desplegando el men Edicin y seleccionando la opcin
Eliminar diapositiva.
Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el men contextual que aparece al
pulsar sobre una diapositiva con el botn derecho y seleccionando Eliminar diapositiva.
La ltima forma de eliminar es pulsando la tecla Supr.
Manejar objetos
Los objetos no son ms que elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por
ejemplo un grfico, una imagen, textos, vdeos, sonidos, etc.
Estos objetos tienen sus propias caractersticas y propiedades que ms adelante analizaremos
con ms detalle.
Sobre los objetos podemos realizar las mismas funciones que sobre las diapositivas, es decir,
podemos borrar, seleccionar, mover, copiar, etc.
Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva nicamente tienes que hacer clic sobre
l. Para quitar la seleccin haz clic en cualquier parte fuera del marco.
Si tienes que seleccionar varios objetos mantn pulsada la tecla Shift (maysculas) y con
el ratn selecciona los objetos. Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes
seleccionados manteniendo pulsada la tecla Ctrl selecciona el objeto que quieras quitar de la
seleccin.
Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos:
Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre l.
Luego dar la orden de copiar. Esto lo podemos hacer de varias formas:
- Desplegando el men Edicin y seleccionado la opcin Copiar,
- con las teclas (Ctrl + C),
- con la opcin Copiar del men contextual (clic con el botn derecho del ratn),
- o con el icono de la barra estndar.
A continuacin posicionarse en la diapositiva donde queremos copiar el objeto. Podemos
copiar el objeto en la misma diapositiva o en otra. Para cambiar de diapositiva utiliza el rea
de esquema.
Por ltimo dar la orden de pegar. Esto tambin lo podemos hacer de varias formas:
- Desplegando el men Edicin y seleccionando la opcin Pegar,
- con las teclas (Ctrl + V),
- con la opcin Pegar del men contextual (clic con el botn derecho del ratn),
- o con el icono de la barra estndar.
Vers que en la diapositiva aparecer el nuevo objeto pero lo ms probable es que se site
encima del objeto que has copiado por lo que tendrs que moverlo hasta su posicin
definitiva. Esto lo vemos en el siguiente apartado.
La accin copiar duplica el objeto, ya que ahora tenemos dos objetos iguales
Duplicar Objetos: Si queremos copiar el objeto en la misma diapositiva podemos utilizar el
mtodo de duplicar objetos que consiste en hacer una copia exacta del objeto u objetos que
tenemos seleccionado/s.
Para duplicar un objeto primero tienes que seleccionarlo, despus desplegar el men Edicin y
seleccionar la opcin Duplicar. Tambin puedes utilizar las teclas Ctrl + D.
Al duplicar el objeto aparece su copia casi encima.
Preparacin de la Presentacin
Como ya sabemos, podemos realizar nuestras presentaciones creando transparencias, que
luego mostraramos con la ayuda de un proyector, o bien emplear el ordenador no slo para la
creacin de diapositivas, sino tambin para realizar una presentacin de las mismas. En ese
caso, podemos establecer distintas caractersticas que mejorarn la calidad de nuestra
presentacin.
La forma de visualizacin ms cmoda para trabajar en la preparacin de la presentacin es la
de Clasificador de diapositivas. Para acceder a l basta con pulsar el botn denominado
Vista Clasificador de Diapositivas; situado en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Establecer la duracin en la presentacin de cada diapositiva
Para determinar el tiempo que cada diapositiva debe permanecer en pantalla durante la
presentacin, podemos seguir el siguiente procedimiento: Haremos clic en la barra de mens
en Presentacin y elegiremos la opcin Transicin de diapositivas:
Aparecer el panel de tareas correspondiente a Transicin de diapositiva. Aqu, podremos
aplicar algn efecto de transicin, optar por que la diapositiva permanezca en pantalla hasta
que hagamos clic con el ratn, o elegir una determinada duracin para la misma, tecleando el
nmero de segundos deseado, agregar algn sonido, etc.
El valor introducido aparecer asociado a la diapositiva en el clasificador. Si queremos que
todas las diapositivas tengan el mismo tiempo de transicin seleccionaremos el botn Aplicar
a todas las diapositivas del mismo panel.

Visualizacin y Ensayo
PowerPoint nos ofrece la posibilidad de establecer automticamente el tiempo que cada
diapositiva debe permanecer en pantalla durante nuestras presentaciones, a travs de un
ensayo en el que simularemos que se est llevando a cabo la presentacin. De este modo no
tendremos que establecer el tiempo que cada diapositiva en pantalla de forma manual (una
por una, como hemos visto en la seccin anterior), sino que podremos asignar los tiempos en
este ensayo de la presentacin. Veamos cmo hacerlo.
En primer lugar, desplegaremos el men Presentacin y seleccionaremos la opcin Ensayar
Intervalos:
Esto har que se ponga en marcha la presentacin. En la parte inferior de la pantalla
aparecer un cuadro de dilogo con el que podremos concretar el tiempo de cambio entre las
diapositivas. Deberemos esperar el tiempo que creamos necesario en cada diapositiva y luego
hacer clic con el ratn. El tiempo que cada diapositiva permanece en la pantalla, y que se
presenta en la esquina superior izquierda es almacenado por PowerPoint, de manera que
posteriormente se asignar a cada diapositiva en la presentacin real.
Al terminar el ensayo de la presentacin, aparece una indicacin que nos informa de la
duracin total de la misma, y que nos pide conformidad para asignar los tiempos ensayados.
Activar la Presentacin
Para llevar a cabo la presentacin propiamente dicha, debemos pulsar el botn Presentacin
con diapositivas o la tecla F5.
En este caso, seleccionaremos en primer lugar la diapositiva con la que queramos comenzar,
haciendo clic sobre ella. Pulsaremos el botn que acabamos de mencionar, y se pondr en
marcha la presentacin con las opciones que tengamos seleccionadas, es decir, respetando la
duracin de cada diapositiva o avanzando manualmente. En cualquier caso, siempre podremos
salir de la presentacin pulsando la tecla Esc.
La presentacin aparece en modo Ventana completa, sin mens ni opciones.
Configuracin de la presentacin
Si deseamos configurar una presentacin, vamos al men Presentacin Configurar
Presentacin. Aparecer una ventana donde podemos determinar por ejemplo, si queremos
que las diapositivas avancen manualmente o con los intervalos almacenados. Tambin
podremos determinar un rango de diapositivas a visualizar o sus caractersticas generales,
como por ejemplo, hacer que la presentacin se repita continuamente.
Desde el cuadro Diapositivas podremos indicar a PowerPoint las diapositivas inicial y la final
que deseemos ver en la presentacin, en el caso de que no deseemos visualizar todas las
diapositivas creadas.
En el cuadro Avance de diapositivas indicaremos si queremos un avance manual o bien que
se respete el tiempo que hayamos adjudicado a cada diapositiva.
Una vez escogidas las opciones, pulsamos sobre el botn Aceptar. Esto har que cuando
ejecutemos la presentacin, se utilicen las caractersticas seleccionadas.
Efectos de Animacin
Podemos hacer que nuestras presentaciones sean mucho ms espectaculares haciendo que
PowerPoint realice efectos de animacin sorprendentes.
Para poder activar los efectos de animacin debemos pulsar en el botn Efectos de
animacin del men Presentacin. Esta opcin es ms utilizada para aplicar dichos efectos
al Titulo o a otro texto de la diapositiva. Si en cambio queremos aplicar efectos sobre otros
objetos de la diapositiva (imgenes por ejemplo) debemos acudir a la opcin Personalizar
Animacin del men Presentacin.
En ambos casos tendremos en el panel de tareas las opciones disponibles para aplicar sobre
los objetos seleccionados.
En el primer caso podemos seleccionar de una lista bastante extensa, el efecto de animacin
que se aplicar sobre la diapositiva actual; tambin se podrn aplicar los cambios para todas
las diapositivas en cuestin.
En el segundo caso, los efectos son ms especficos para cada objeto individual, seleccionado
actualmente. Adems de aplicar efectos visuales y de sonido, se podrn establecer o
reordenar los objetos en la presentacin.
Con esto ltimo damos por finalizado una breve introduccin a las presentaciones
de Power Point.