VICERRECTORADO ACADMICO
DIRECCIN GENERAL DE LOS ESTUDIOS DE POST-GRADO
REA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y DE GESTIN
ESPECIALIZACIN EN GERENCIA DE PROYECTOS
Presentado por
MARA INS PLAZA SCHWARCK
Para optar al ttulo de:
ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PROYECTOS
Asesor:
EMMANUEL LPEZ
DEDICATORIA
ii
AGRADECIMIENTOS
iii
INDICE GENERAL
DEDICATORIA............................................................................................................... II
AGRADECIMIENTOS..................................................................................................III
INDICE GENERAL ....................................................................................................... IV
LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................... VI
LISTA DE TABLAS ..................................................................................................... VII
RESUMEN....................................................................................................................VIII
INTRODUCCION ............................................................................................................ 1
CAPTULO I EL PROBLEMA ..................................................................................... 3
I.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.................................................................. 3
I.2. JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION......................................................... 5
I.3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION ................................................................. 7
I.3.1 Objetivo General.................................................................................................. 7
I.3.2 Objetivos Especficos ........................................................................................... 7
I.4. ALCANCE DE LA INVESTIGACION .................................................................... 7
CAPTULO II MARCO METODOLGICO ............................................................... 9
II.1.
II.2.
II.3.
II.4.
II.5.
II.6.
II.7.
iv
LISTA DE FIGURAS
Figura
Ttulo
Pgina
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
vi
LISTA DE TABLAS
Tabla
Ttulo
Pgina
10
11
12
13
vii
RESUMEN
Hoy en da la gestin de la calidad en proyectos es necesaria para lograr
los objetivos de proyectos en trminos de alcance, tiempo, costo y calidad.
Gestionar todas estas variables simultneamente es complejo, por eso las
empresas buscan herramientas que les ayuden a gerenciar mejor los proyectos.
Para facilitar esta labor el objetivo principal de la presente investigacin fue
desarrollar un Cuadro de Mando Integral para la gestin de la calidad en los
proyectos de la prctica de consultora de Microsoft Andino.
La investigacin se enmarc dentro de la modalidad proyecto factible,
bajo un diseo no experimental transeccional. La poblacin objet del estudio
estuvo conformada por la unidad de servicios de Microsoft Andino.
Entre los principales hallazgos de la investigacin se detecto que la
prctica cuenta con procesos bien estructurados y medidos, que los sistemas
donde se guarda la informacin de los procesos estn desconectados entre s y
que la unidad de servicios, a travs de su departamento de operaciones, cuenta
con los recursos para implementar la propuesta realizada.
El principal resultado de esta investigacin es un Cuadro de Mando
Integral por proyecto, que contiene los principales indicadores en trminos
financieros, satisfaccin de cliente, procesos internos y aprendizaje, adems de
la perspectiva de socios considerada clave para la organizacin. La propuesta
del Cuadro de Mando Integral est sustentada sobre un proceso de
refrescamiento e integracin de sistemas que aseguran la factibilidad tcnica,
operativa y econmica de la propuesta.
Descriptores: Cuadro de Mando Integral, Gestin de la Calidad en Proyectos.
viii
INTRODUCCION
Hoy en da la gestin de la calidad en proyectos es necesaria para poder
conseguir los objetivos de proyectos en trminos de alcance, tiempo, costo y
calidad. Controlar todas estas variables simultneamente no es sencillo, por eso
las empresas buscan herramientas que les ayuden a entender la realidad del
proyecto y poder gerenciarlo mejor. Esto es cierto an ms en organizaciones
que se manejan por proyectos y que desean alcanzar sus objetivos estratgicos,
a travs del da a da de los proyectos.
Frente a esta situacin, la investigadora propone la creacin de un Cuadro
de Mando Integral por proyecto como herramienta que ayude a manejar estas
variables y as realizar una gestin efectiva de la calidad del proyecto.
Esta investigacin se enmarc dentro del contexto organizacional de la
prctica de consultora de Microsoft Andino, proponindose un Cuadro de
Mando Integral por proyecto para esta organizacin. Esta metodologa puede
luego ser replicada en otras organizaciones, siguiendo los pasos realizados por
la investigadora y adaptando el modelo a la realidad de la empresa donde se
est implementando.
Los resultados de la investigacin se muestran en el presente documento
estructurado en 6 captulos, que se describen a continuacin:
las
bases
tericas
que
sustentan
la
presente
investigacin.
CAPTULO I
EL PROBLEMA
I.1.
JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION
Como se describi anteriormente, para las empresas que se manejan por
proyectos, es clave poder ejecutar con calidad sus proyectos sin perder de vista
su estrategia corporativa, la cual se logra a travs de la ejecucin de todos y
cada uno de los proyectos.
Actualmente, las empresas tienen a su disposicin herramientas como el
Cuadro de Mando Integral, que permite entender como est la estrategia de la
organizacin. Sin embargo, est herramienta puede tener limitaciones para
empresas que trabajan por proyectos, pues al ser general y no bajar al nivel de
proyecto, se dificulta la responsabilidad y toma de acciones, por parte de los
gerentes para mejorar en los casos que haga falta o para mantener el rumbo en
los casos que el proyecto est en orden. Es por ello que este trabajo especial de
grado se enfoca en desarrollar un Cuadro de Mando Integral por proyecto.
Este trabajo proveer a los gerentes y gerentes de proyectos, una
herramienta para la gestin de la calidad en proyectos; contribuyendo as, con el
logro de las iniciativas estratgicas de la empresa, al medirse los aspectos
financieros, aprendizaje, satisfaccin de cliente y procesos internos. Este
insumo, ser una herramienta de gestin para los gerentes de proyecto, para
que puedan direccionar cada una de las aristas del proyecto y as llevar a la
empresa al logro de sus objetivos estratgicos.
De no realizarse este estudio, tendr el impacto de que la prctica se
mantendr con las herramientas de gestin actual, las cuales dan un nivel de
accin limitado, al no proveer suficiente detalle a los gerentes de proyecto y
dejar la informacin a nivel general para la gerencia. Adems no se podr
proporcionar un plan de calidad estndar para todos los proyectos que se
ejecuten, ya sea por la compaa o por sus socios de negocio.
Al trmino de esta investigacin, se contar con un Cuadro de Mando
Integral por proyecto, definido para la prctica de consultora de Microsoft
Andino, que servir como plan de calidad bsico para los proyectos hechos por
Microsoft o sus socios; se tendr claridad en las fuentes de datos que
alimentarn el Cuadro de Mando Integral y se contar con una metodologa de
cmo realizar este tipo de herramientas en otras organizaciones.
Este trabajo se fundamenta en los conocimientos de la Especializacin en
Gerencia de Proyectos, especficamente planificacin estratgica, procesos en
la gerencia de proyectos y gestin de la calidad en proyectos. Adems provee
una herramienta que es til para la profesin del gerente de proyecto pues da
pautas para lograr una gestin efectiva de la calidad en los proyectos.
I.3.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
I.4.
ALCANCE DE LA INVESTIGACION
El presente trabajo de investigacin se realiz dentro del departamento de
medicin de las mtricas por proyecto, ms que las herramientas existentes para
la medicin de mtricas por contrato de soporte.
La investigacin se limit a la definicin y desarrollo, sin llegar a la fase de
implementacin de esta herramienta, enmarcndose dentro de un alcance
descriptivo, donde se busca especificar propiedades, caractersticas y rasgos
importantes de cualquier fenmeno que se analice (Hernndez, Fernndez y
Batista, 2003, 119), en este caso la aplicacin del Balanced Scorecard para
obtener un Cuadro de Mando Integral por proyecto que ayude a la gestin de la
calidad del mismo.
Inicialmente se investig y document la metodologa que ha usado la
organizacin para establecer el Cuadro de Mando Integral con el que mide su
negocio mensualmente. Esta investigacin abarc tambin la documentacin de
los procesos y sistemas de los que sale actualmente la informacin medida.
Luego y teniendo claro la metodologa existente se compar contra la
metodologa Balanced Scorecard para determinar su grado de adecuacin, a
travs del conocimiento de los elementos existentes y no existentes. Luego en el
tercer objetivo se desarrollaron los elementos que hacan falta para aplicar la
metodologa Balanced Scorecard en la organizacin, obtenindose al final los
indicadores por perspectivas, base fundamental para la elaboracin de la
propuesta. Al establecer los indicadores que deben ser medidos, se hizo
necesaria identificar las fuentes de informacin donde medir dichos indicadores y
por ltimo y dado que en la documentacin de la metodologa actual se detect
que las fuentes de informacin se encuentran dispersas en diversos sistemas, se
hizo necesario establecer una arquitectura de integracin de data entre los
sistemas con el objetivo de poder hacer manejable el proceso de actualizacin
del Cuadro de Mando Integral por proyecto de forma mensual.
CAPTULO II
MARCO METODOLGICO
La metodologa incluye el estudio de los mtodos, las tcnicas, las
tcticas, las estrategias y los procedimientos que utiliza el investigador para
lograr los objetivos de su trabajo y comprende el conocimiento de todos y cada
uno de los pasos que implica el proceso investigativo. (Hurtado de Barrera,
1998, 46)
El marco metodolgico de la presente investigacin, en el cual se espera
obtener un Cuadro de Mando Integral por proyecto adaptado a la realidad de la
prctica de consultora de Microsoft Andino, comprende un conjunto de
metodologa y herramientas que fueron utilizadas para aplicar la metodologa de
Balanced Scorecard y poder formular la propuesta de Cuadro de Mando Integral
que constituye el entregable principal de este trabajo especial de grado.
II.1.
TIPO DE INVESTIGACIN
La presente investigacin se enmarca dentro de un esquema de
II.2.
DISEO DE LA INVESTIGACIN
El diseo de la investigacin es el plan o estrategia que se desarrolla
UNIDAD DE ANLISIS
La unidad de anlisis est constituida por el entorno que va a ser
POBLACIN Y MUESTRA
La informacin recabada provino de los gerentes medios de la
organizacin foco de esta investigacin, quienes son las personas que han
10
12
iv. Consulta
de
trabajos
especiales
de
grado
tesis,
especializada
sobre
Balanced
Scorecard,
Fernndez
Batista
(2003)
13
proponen
el
siguiente
Establecer un plan
inicial de trabajo o una
coreografa de anlisis
Describir contexto,
eventos, situaciones y
personas sujetos de
estudio; encontrar
patrones explicar sucesos,
hechos y contextos,
construir teora
Regresar al
Campo
Retroalimentacin
Asegurar la confiabilidad
y validez de los
resultados
Corregir
Segn este proceso, planteado por los autores, primero debe revisarse si
el material recolectado posee las caractersticas para poder ser analizado, luego
se establece un plan de anlisis y se comienza a hacer una primera codificacin
donde se deshecha el material irrelevante, en la segunda codificacin es cuando
se comienzan a identificar similitudes y diferencias entre las categoras
establecidas, luego se procede a hacer la interpretacin en s de los datos,
donde se busca obtener una clara descripcin y entendimiento del significado de
cada categora. Ya al entender las categoras se realiza la descripcin del
contexto, y luego se debe asegurar que los resultados sean confiables y validos.
Luego de haber realizado esta verificacin se debe buscar retroalimentacin,
corregir en base a la informacin suministrada por las otras personas y regresar
al campo a investigar ms informacin para completar an ms el anlisis.
14
II.7.
FASES DE LA INVESTIGACIN
Las fases seguidas para la realizacin de la investigacin fueron:
Integral
que
usa
actualmente
la
prctica
de
servicios.
15
16
CAPTULO III
MARCO TERICO
III.1. ANTECEDENTES
A continuacin se presentan trabajos anteriores que fueron consultados y
usados de base para la elaboracin del presente trabajo de investigacin. Estos
antecedentes, abarcan desde experiencias desarrolladas en otras empresas,
similares al alcance del presente trabajo, como experiencias desarrolladas por la
empresa, que han permitido construir las bases para que hoy en da pueda
hacerse la propuesta realizada en este trabajo.
17
Gisela
(2.004),
titulado:
Implementacin
de
un
Tablero
18
19
21
22
SEGUNDA
GENERACIN
TERCERA
GENERACIN
Calidad por
inspeccin
Aseguramiento de
Calidad
Proceso de
Calidad Total
Reingeniera y Calidad
Total
Rediseo de los procesos
de la organizacin
Rearquitectura de la
Organizacin
Rediseo completo de la
empresa
La calidad es una
herramienta
La calidad es la
estrategia de la
organizacin
Orientacin
Orientacin al
de la Calidad producto o servicio
Orientacin al
Proceso
Orientacin al
Cliente
Proceso fuera de
control
Proceso
Nulo conocimiento
del proceso
Procesos rgidos y
fragmentados
Desarrollo
Humano y
Trabajo en
Equipo
Se establecen los
puntos crticos de
control del proceso.
Los procesos se
modifican y se
Todos los procesos de la
orientan al cliente organizacin se mejoran
continuamente.
Se establecen
Se utilizan tcnicas
sistemas de medicin avanzadas como Procesos fragmentados
del proceso
el justo a tiempo
Procesos completos
(reingeniera)
La organizacin se
Los procesos de la
desarrolla alrededor de los
organizacin se
procesos clave.
desarrollan alrededor de
los clientes.
23
que hace que la empresa funcione en sincrona tal que pueda asegurar que los
servicios que prestan estn sujetos a unas especificaciones y por tanto cumplen
con unos estndares de calidad que se han fijado previamente (Senle, et al.,
2001, 27)
Segn los autores Senle, Martnez y Martnez (2001) el sistema de
gestin de la calidad consta de 2 partes:
1.- Definicin de los procesos de la empresa y las responsabilidades y
funciones del personal.
2.- Los recursos necesarios para la correcta realizacin de dichos
procesos.
El sistema de gestin de la calidad permite establecer en la empresa el
bucle de la calidad:
24
25
Norma
Establece
ISO 9000:2000
ISO 9001:2000
ISO 9004:2000
ISO 19011:2001
Auditorias.
26
27
CONTROL
(Procedimiento)
ENTRADA
PROCESO
SALIDA
MECANISMOS
(Recursos)
Todo proceso debe ser visualizado de esta forma y relacionarse con otros
procesos mediante alguno de estos elementos. A partir de esta base, es que
surge el mapa de procesos y el enfoque orientado a procesos que presenta el
conjunto de normas ISO 9000:2000.
El mapa de procesos de una organizacin, provee la arista de procesos
internos que es medido en el Cuadro de Mando Integral. A partir de l deben
28
mapa de proceso variar segn el rea en cuestin que est siendo analizada.
Procesos estratgicos: son los procesos que se realizan para fijar las
metas y objetivos que orienten los esfuerzos de los procesos de negocio.
29
La metodologa de
30
31
Planificacin de Calidad
Entradas:
1. Factores ambientales de la
empresa
2. Activos de los procesos de la
organizacin
3. Enunciado del alcance del
proyecto.
Herramientas y Tcnicas
1. Anlisis Costo Beneficio
2. Estudios Comparativos
3. Diseo de experimentos.
4. Costo de Calidad (COQ)
5. Herramientas adicionales de
planificacin de calidad.
Salidas
1. Plan de Gestin de calidad.
2. Mtricas de Calidad.
3. Lista de control de Calidad.
4. Plan de Mejoras del Proceso.
5. Lnea base de calidad.
6. Plan de gestin del proyecto
(Actualizaciones)
Realizar Aseguramiento de
Calidad
Entradas:
1. Plan de gestin de calidad
2. Mtricas de Calidad.
3. Plan de mejoras del proceso
4. Mtricas de Calidad.
5. Solicitudes de cambio
aprobadas
6. Mediciones de control de
calidad
7. Solicitudes de cambio
implementadas
8. Acciones correctivas
implementadas
9. Reparacin de defectos
implementada
10. Acciones preventivas
implementadas
Herramientas y Tcnicas
1. Herramientas y tcnicas de
planificacin de calidad.
2. Auditorias de Calidad.
3. Anlisis del proceso.
4. Herramientas y tcnicas de
control de calidad.
Salidas
1. Cambios Solicitados
2. Acciones Correctivas
recomendadas
3. Activos de los procesos de la
organizacin (actualizaciones).
4. Plan de gestin del proyecto
(Actualizaciones)
32
No es ambiguo
Es entendible
No es voltil
Es controlable
Es simple
En este sentido, este tipo de indicadores de gestin de la calidad
Diagramas causa-efecto
Diagramas de frecuencia
Una vez que la prctica de consultora de Microsoft Andino cuente con la
33
34
Finanzas
Para el xito financiero, como
debemos lucir para nuestros
inversionistas?
Objetivos - Mtricas Iniciativas
Procesos de Negocios
Cliente
Para concretar nuestra visin
como debemos lucir para
nuestros inversionistas?
Visin y
Estrategia
Aprendizaje y Crecimiento
Para concretar nuestra visin
como debemos sustentar nuestra
habilidad para cambiar y
mejorar?
Objetivos - Mtricas Iniciativas
35
Perspectiva Financiera
Crecimiento de
Ingresos
Productividad
Relacin
Imagen
Asociacin
Marca
Tiempo
Funcin
Calidad
Gestionar
Clientes
Gestionar
Procesos
Reguladores
y Sociales
Gestionar
Innovacin
Capital de la
Informacin
Capital
Organizacional
36
direccin
alcanzarla
Clarifica cmo las acciones del da a da
largo plazo.
negocio.
Fuente: IESE, Revista de Antiguos Alumnos N42, Septiembre de 1999. Referenciado del trabajo de
Gisella van Dillewjin (2004, 24).
Arquitectura distribuida
Restricciones
38
Misin
Por qu existimos
Valores
Qu es importante para nosotros
Visin
Que queremos ser
Estrategia
Nuestro plan de juego
Mapa Estratgico
Traducir la estrategia
Balance ScoreCard / Cuadro de Mando Integral
Medir y Enfocar
Metas e Iniciativas
Qu necesitamos hacer
Objetivos Personales
Qu necesito hacer
Resultados Estratgicos
Accionistas
Satisfechos
Procesos
Eficientes y
Eficaces
Clientes
Satisfechos
Colaboradores
Motivados y
Preparados
39
Durante la
40
perspectivas que debe manejar (mapa estratgico), en esta fase se definen los
objetivos por cada una de las perspectivas y se definen los indicadores y metas
que ayudan a medirlo. Las siguientes 2 figuras muestras la relacin entre los
niveles de Mapa estratgico, Balanced Scorecard y metas e iniciativas de la
pirmide:
Mapa Estratgico
Perspectiva
Objetivos
BSC
Indicador
Plan de Accin
Meta
Iniciativa
Presupuesto
Perspectiva Objetivo Indicador Meta Medicin en Proyectos Meta por proyectos Responsables
Estrategia
Plan de Accin
7.- Meta e Iniciativas: Las iniciativas son los planes de accin definidos por la
empresa para lograr los objetivos estratgicos que se plante durante todo el
desarrollo del modelo estratgico.
8.- Objetivos Personales: Los objetivos personales vienen constituidos por la
distribucin del trabajo de las metas, hacia las personas, de forma que si cada
quien logra sus objetivos, la organizacin completa puede concretar sus
iniciativas y as lograr sus objetivos estratgicos.
9.- Resultados Estratgicos: es la obtencin en resultados tangibles todo el
esfuerzo realizado en el marco estratgico definido por la empresa. Estos
resultados estratgicos pueden ser medidos a travs del Cuadro de Mando
Integral que queda como resultado del ejercicio.
41
42
Parte de los ndices indica que quiere y necesita el cliente, asociado con
que procesos satisfacen esas necesidades y que aprendizaje y
competencias se necesita del recurso humano para satisfacerlos.
El modelo BSC orienta los procesos operativos del SGC, con base en la
estrategia del negocio, y los indicadores respectivos rinden cuentas en
torno al cumplimiento de la misma.
BSC asegura que se cubran las dimensiones bsicas del negocio dentro
de la medicin, y el SGC exige la incorporacin de los procesos clave.
Ambos sistemas se complementan el uno con el otro.
Anteriormente se mencion que la calidad se basaba en 8 principios. Los
43
medicin regular, para tomar las acciones que permitan mantener el rumbo
estratgico de la empresa. Desde el principio y por diseo, el Balanced
Scorecard, orienta a que la estrategia sea gestionable de forma eficiente.
2.- Mejora Continua: al contar con indicadores alineados con la estrategia, la
empresa puede tomar acciones que le permitan mantener la mejora continua.
3.- Toma de decisiones por datos: los indicadores provistos en el Cuadro de
Mando Integral permiten sustentar con datos las decisiones tomadas.
4.- Enfoque al Proceso: el Balanced Scorecard incluye la perspectiva de
proceso, pero adems para funcionar debe mantener el enfoque a procesos que
le permitir obtener los datos para tener los indicadores de las otras
perspectivas.
5.- Relacin beneficiosa con los Proveedores: al estar los procesos enfocados
hacia los clientes, es clave mantener una buena relacin con los proveedores, y
se pueden medir a travs del Cuadro de Mando Integral el cumplimiento de los
niveles de servicios acordados.
6.- Organizacin enfocada al cliente: este principio se considera dentro de la
perspectiva de cliente y a travs de la bsqueda de la relacin de los procesos
internos y las competencias necesarias por el recurso humano para lograr la
satisfaccin del cliente.
7.- Liderazgo: la metodologa del Balanced Scorecard al mantener la alineacin
de los objetivos estratgicos, permite tener claridad del rumbo que lleva la
empresa, y facilitar as el liderazgo y la delegacin del liderazgo en las diferentes
iniciativas definidas a partir de la aplicacin de la metodologa.
8.- Participacin del Personal: las iniciativas tienen responsables y permiten
definir los objetivos personales de cada una de los individuos de la organizacin,
motivando as la participacin del personal. Adems se logra obtener el
44
se
defini
anteriormente
la
calidad
es
cumplir
con
los
45
46
Factores
Ambientales de la
Empresa
Normas, reglas y
guas gubernamentales.
Bases de Datos comerciales
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Polticas, procedimientos
y guas de calidad.
Lecciones aprendidas
Base de Conocimientos.
Definicin del
Alcance
Dirigir y Gestionar
la Ejecucin del
Proyecto
Enunciado del
Alcance del Proyecto
Planificacin de
Calidad
Desarrollar Plan
de Gestin del
Proyecto
Plan de Gestin
del Proyecto
(actualizaciones)
Plan de Gestin de Calidad
Mtricas de Calidad
Lista de Control de Calidad
Plan de Mejora del Proceso
Lnea Base de Calidad
Cambios solicitados
Acciones correctivas recomendadas
Plan de Gestin de Proyecto (actualizaciones)
Realizar
Aseguramiento
de Calidad
Solicitudes de
cambio aprobadas
Acciones correctivas
aprobadas
Acciones preventivas
aprobadas
Solicitudes de
cambio aprobadas
Productos Entregables
Cerrar Proyecto
Plan de Gestin
del Proyecto
Realizar Control
de Calidad
Reparacin de
defectos validada
Cambios solicitados
Control Integrado
de Cambios
47
marco
conceptual
est
constituido
por
conceptos
generales
48
Terminologa Microsoft
Alias: identificacin de las personas en los sistemas de la compaa,
tpicamente esta asociada a su direccin de correo.
APEP: Andean Partner Enablement Program: Programa de habilitacin a socios,
existente en la regin andina, donde se busca desarrollar el nivel profesional del
personal de los socios, el nivel estratgico de la compaa, intercambio de
capital intelectual e integracin de procesos mediante la asignacin temporal de
personal de los socios en Microsoft.
BMO: Business Marketing Organization: nombre que recibe la unidad de
mercadeo dentro de Microsoft.
ChangePoint: sistema utilizado para el control de horas y facturacin de los
proyectos.
COS: Conditions of Satisfaction: son las condiciones establecidas por el cliente,
de cmo desea recibir el servicios que compr. Estas condiciones establecen los
requerimientos del cliente en cuanto a la forma de realizar el trabajo, con la
intencin de que el cliente quede muy satisfecho luego de concluido el proyecto.
CPE: Customer and Partner Experience: se refiere a la unidad que maneja las
iniciativas y esfuerzos relativos a la satisfaccin de clientes y nuestros socios.
Cuenta: nmero de cuenta definida en el sistema SAP, con el fin de identificar el
tipo de costo y/o ingreso registrado.
EM: Engagement Manager: Rol que cumple funciones de ventas y gerencia de
proyectos dentro de la organizacin.
EPG: Enterprise and Partner Group: unidad de negocios que atienden la venta
de licencias para las grandes compaas. Tpicamente la unidad de servicios
trabaja de la mano con la unidad de EPG pues es el segmento atendido por
consultora directamente.
49
50
51
CAPTULO IV
PRESENTACIN Y ANLISIS DE RESULTADOS
Una vez finalizada la tarea de recoleccin de datos, el investigador debe
organizarlos y aplicar un anlisis que le permita llegar a las conclusiones en
funcin de los objetivos planteados al inicio de su investigacin y as dar
respuesta a las interrogantes iniciales (Vsquez, 2005, 36).
A continuacin se expone el anlisis de datos de la presente
investigacin, categorizado segn los 5 objetivos especficos planteados
inicialmente.
IV.1. OBJETIVO 1: DESCRIBIR LA METODOLOGA ACTUAL PARA LA
DEFINICIN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL
El primer objetivo busca describir la metodologa actualmente existente en
la prctica de consultora de Microsoft Andino para la definicin del Cuadro de
Mando Integral.
La metodologa descrita est basada en la experiencia para la definicin
del Cuadro de Mando Integral que opera hoy en da en la organizacin. Este
Cuadro de Mando Integral fue definido por primera vez en Septiembre de 2.003
y a partir de all ha venido sufriendo modificaciones segn el feedback de los
usuarios y las nuevas necesidades de informacin. Como la plataforma que
soporta hoy en da este Cuadro de Mando Integral es Excel, las modificaciones
son fciles de implementar.
La metodologa existente parte de los objetivos organizacionales, que se
derivan del proceso de planeacin, de las iniciativas estratgicas y de la
alineacin con otras unidades. Estos objetivos organizacionales se reflejan luego
en los objetivos personales que se asignan a cada rol y persona a travs del
proceso de recursos humanos.
52
53
Lineamientos
Corporativos
Estratgicos
Planes e
Iniciativas /
Integracin con
otras Unidades
Planificacin
Objetivos
Personales
Objetivos
Organizacionales
Validacin de
Fuentes de
Informacin
Establecimiento
de Indicadores
para Cuadro de
Mando Integral
Categorizacin
por perspectivas
del Balance
Scorecard
Construccin /
Ajuste del Cuadro
de Mando Integral
en Excel
Medicin Mensual
y Mantenimiento
54
Business Processes:
Base: Project / Contract.
SQA Processes
Operational Processes:
Base: Month
55
Close Reporting /
Approval Hours
Month Closing:
-Invoicing.
-Revenue Recognition.
-P&L Costs.
-Last Month Forecast
Validation.
Forecast
-Forecast by Country.
-SRC.
Figura 14 Relacin entre los procesos de base mensual y los procesos de proyectos
Fuente: MCS departamento de operaciones (2.004)
56
SQA Processes
Portal de
SQA
Siebel
RPM
Portal de
PCB
Portal de
COS
ChangePoint
Portal de
Feedback
Form
Portal de
Relaciones
Pblicas
Portal de
Encuestas de
Satisfaccin
Portal de
Premios
La siguiente figura muestra los sistemas que soportan cada uno de los
procesos del mapa de procesos relativos a los procesos de la operacin
mensual:
Project P&L
Forecast Tool
Formato de Cierre
Manejado por el BOC
Portal de
BIF Tool
Siebel
Balance
Scorecard
Balance
Scorecard
57
58
% de
Adecuacin Elementos existentes
1.- Misin
60%
2.- Valores
100%
3.- Visin
60%
4.- Estrategia
100%
40%
70%
70%
90%
59
la
estrategia,
desarrollando
aquellos
elementos
faltantes
que
fueron
Integridad y honestidad.
60
61
62
Perspectiva
Financiera
Qu objetivos financieros debe cumplir la
prctica de servicios para ser sostenible en el
tiempo?
63
Procesos Internos
Empleados / Innovacin
Finanzas
Socios
Cliente
64
Crecimiento
Crecimiento
Sostenible
Sostenibleen
en
eleltiempo
tiempo
Financiera
Financiera
Pr
ctica
Pr
Prctica
Rentable
Rentable
Proyectos
Proyectos
Rentables
Rentables
Clientes
Clientes
Satisfechos
Satisfechos
Penetraci
n en
Penetraci
Penetracin
en
el
elMercado
Mercado
Referencia
Referenciaen
en
el
elMercado
Mercado
Cliente
ClienteAdopta
Adopta
Tecnolog
a
Tecnolog
Tecnologa
Generaci
n de
Generaci
Generacin
de
Valor
Valorde
deNegocio
Negocio
Mejores
cticas
Pr
MejoresPr
Prcticas
yyConocimiento
Conocimiento
Socios
Socios
Clientes
Clientes
Control
Control
Operativo
Operativo
Soluciones
Soluciones
Innovadoras
Innovadorasyy
de
deCalidad
Calidad
Alineaci
n con
Alineaci
Alineacin
con
otras
otras
Unidades
Unidades
Procesos
Procesos
Reuso
Reusode
de
Capital
Capitalintelectual
intelectual
Recurso
Recurso Humano
Humano ee
Innovaci
n
Innovaci
Innovacin
Productividad
Productividad
yyExperticia
Experticia
Capacitaci
n
Capacitaci
Capacitacin
Selecci
n de
Selecci
Seleccin
de
Personal
Personal
Reconocimiento
Reconocimiento
Motivaci
n
Motivaci
Motivacin
Clima
Clima
Organizacional
Organizacional
65
Objetivo
Indicador
Satisfaccin de Cliente
Condiciones de Satisfaccin
90%
Nivel de Satisfaccin
165 Nsat
Casos de Estudio
Casos de Referencia.
Referencia de firmas
8 Casos de estudio
Sensible a ser caso de estudio?
4 Referencias
Sensible a ser caso de referencia?
4 Referencias de firmas. Firma relevante?
Contribucin de este proyecto en
Depende de la cuenta incremento de plataforma MS en la
cuenta.
Referencia en el mercado
Adopcin tecnologa MS
Meta
% penetracin de tecnologa MS
en la cuenta
Nivel de la cuenta en IOI
Cliente
Estrategia
Medicin en Proyectos
Definicin de Condicin de
Satisfaccin
Depende de la cuenta
Depende de la cuenta
Plan de Accin
Ejecucin de proyectos relevantes para el negocio del cliente, de 1. Entendimiento de la realidad de negocio del cliente.
2. Entendimiento de la plataforma del cliente y su nivel de madurez en IOI.
forma de lograr alta satisfaccin del cliente, referencia en el
3. Venta de soluciones alineadas con dichas necesidades.
mercado y adopcin de la tecnologa MS.
4. Entendimiento y negociacin de condiciones de Satisfaccin
Lograr que Microsoft y sus socios de negocio sean percibidos frente 5. Ejecucin con calidad de los proyectos.
al mercado como proveedores de plataforma de Misin Crtica
6. Proveer soporte efectivo a las soluciones de misin crticas realizadas por Microsoft o sus socios.
7. Documentacin y difusin del caso de estudio, referencia.
Ayudar a los clientes en su modelo de optimizacin tecnolgico
(IOI) para ayudar a los negocios de los clientes a ser ms flexibles,
mientras se preservan la seguridad y estabilidad de la plataforma.
66
Responsables
Gerente de
Proyecto,
Consultores
Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto
Gerente de Prctica
Gerente de Cuenta /
Gerente de
Soluciones
Gerente de Cuenta /
Gerente de
Soluciones
Perspectiva
Objetivo
Indicador
Meta
80 % de los proyectos
rentables.
Tarifa publicada
Margen de Subcontratista
Rentabilidad de la prctica
Utilizacin
Ingreso Reconocido
Proyeccin de Margen mes tras
mes
Finanzas
Crecimiento sostenible en el
tiempo
Responsables
Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto
25%
Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto
Desviacin +- 5%
Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto
Gerente de
Soluciones
20%
Gerente de
Soluciones
Firmas
Desviacin +- 5%
Meta establecida en
Plan
Meta establecida en
Plan
Meta establecida en
Plan
Penetracin de Mercado
Meta establecida en
Plan
Crecimiento ao contra ao en
ingresos y margn.
Meta establecida en
Plan
Control de Costos
Penetracin de Mercado
25%
Meta establecida en
Plan
Meta establecida en
Plan
Medicin en Proyectos
Estrategia
Plan de Accin
1. Ejecucin de metodologa para establecimiento de tarifa publicada y margn esperado por proyecto en
cada pas.
2. Mantener control operativo mes tras mes, sobre los costos de la prctica y tomar planes de accin correctivos
en caso de desviacin.
3. Proyeccin de ventas y costos mensualmente, para poder manejar las premisas que cambiaron luego de plan
y mantener control operativo mes tras mes.
3. Seguimiento mensual de tarifa realizada, margen de subcontratista y utilizacin realizada.
4. Realizacin de los planes de accin definidos para la arista de cliente.
67
Objetivo
Control Operativo
Procesos
Internos
Soluciones Innovadoras y de
Calidad
Indicador
Meta
Medicin en Proyectos
Cuenta de balance con
menos de 3 meses de
antigedad
Cuenta de balance
Responsables
Coordinar de
Cuenta de balance con menos Operaciones /
Control de cuentas de balance.
de 3 meses de antigedad
Gerente de Proyecto
Gerente de Solucin
Cartera de proyectos
Facturas no excedidas de 30 - 60 / Coordinador de
Cuentas por cobrar
entre 30 - 60 das
Facturas pendientes por cobrar das
Operaciones
Calidad de la data del
Gerente de Solucin
Segn indicadores de
proyecto en Siebel y
100% de calidad segn estndar / Coordinador de
Calidad de data en los sistemas. los sistemas.
ChangePoint
definido
Operaciones
Generacin de casos de estudio y 8 Casos de Estudio y 52
Ejecucin si respuesta es
Gerente de Proyecto
artculos escritos
artculos escritos
Proyecto sensible
afirmativa
/ Consultores
100% de las
Gerente de Cuenta /
Anlisis de oportunidades
oportunidades
Alineacin si es oportunidad
Alineacin dada, en la venta y
Gerente de
conjuntas
conjuntas
conjunta
ejecucin.
Soluciones
Gerente de Calidad
/ Gerente de
Aseguramiento de Calidad en
100% propuestas
Aseguramiento de calidad de
Propuestas
mayores a 100K
propuesta realizado si aplica
Ejecucin si aplica
Soluciones
Gerente de Calidad
Aseguramiento de Calidad en
100% proyectos mayores Aseguramiento de calidad de
/ Gerente de
Proyectos
a 100K
proyecto realizado si aplica
Ejecucin si aplica
Proyecto
Gerente de Calidad
100% proyectos mayores
/ Gerente de
Realizacin de Post-mortem
a 100K
Post-mortem realizado si aplica. Ejecucin si aplica
Proyecto
Asignacin del Personal al
proyecto
100%
Personal calificado asignado
100%
Gerente de Recursos
100% proyectos mayores
Consultores y
Project Control Book
a 100K
Ejecucin si aplica
Gerente de Proyecto
Consultores y
ICE Metrics
Plan de mtricas de ICE ICE Metrics
Plan de mtricas de ICE
Gerente de Proyecto
Estrategia
Plan de Accin
68
Objetivo
Indicador
Meta
178
Awards
SMSG Readiness Plan
Certifications
Role Guide
Modelo de Competencias
ICE Metrics
40 nominados y 5
ganados
100%
100%
100%
100%
Metas de ICE
Bad Atrition
5%
Recurso
Humano e
Innovacin
Rotacin de Personal
Estrategia
Plan de reconocimiento para empleados
Plan de Capacitacin
Revisin de plan de carrera
Seleccin de Personal Senior
Establecido si aplica
Consultores y
Gerente de Proyecto
10%
Compensacin Variable
Responsables
Gerente del
OHI en el proyecto
175
Proyecto
Gerente de
Desarrollo del
Personal / Gerente
Proyecto sensible a ser
nominado?
Ejecucin si respuesta afirmativa de Proyecto
Este indicador no tiene sentido directamente por proyecto.
Este indicador no tiene sentido directamente por proyecto.
Este indicador no tiene sentido directamente por proyecto.
Este indicador no tiene sentido directamente por proyecto.
ICE Metrics
100%
OHI
Motivacin del Personal
Medicin en Proyectos
5%
Gerente de Recursos
/ Gerente de
Proyecto
Consultor / Gerente
de Recursos /
Gerente de
Desarrollo del
Personal
Plan de Accin
1. Mantener el reconocimiento de las personas, a travs de premios formales a nivel Latam y a nivel subsidiaria
Andina.
2. Asegurar el cumplimiento de los examenes de certificacin y asistencia a cursos en las tecnologas foco.
3. Motivar la generacin y reuso del capital intelectual
4. Seguir formalmente los procesos de revisin de plan de carrera y evaluacin. Ligar la compensacin variable
con la evaluacin.
5. Guiar los procesos de seleccin segn el proceso definido por la empresa, asegurando que el nivel de
experticia sea validado por las diversas personas que se involucran en las entrevistas.
69
Socios
Objetivo
Indicador
Anlisis de oportunidades
conjuntas
Generacin de valor en el
Revisin de calidad en propuesta
negocio del socio
Revisin estratgica del negocio
del socio
Transferencia de conocimiento Contratacin de socios en
y mejores prcticas
proyectos Microsoft.
Entrega de material al socio
Estrategia
Desarrollo del negocio de servicios de los socios estratgicos, en
trminos estratgicos y operativos.
Subcontratacin de Socios en proyectos realizados por Microsoft,
para realizar la transferencia de conocimiento.
Meta
Medicin en Proyectos
Responsables
70
Metas Personales
Las metas personales son establecidas a cada quien a partir del plan
estratgico, a travs del proceso de asignacin de objetivos que ocurre
anualmente en los 2 primeros meses del ao fiscal. El Cuadro de Mando Integral
por proyecto que sale a partir de los indicadores establecidos con la aplicacin
del Balanced Scorecard tiene responsables directos que se ven plasmados
tambin en los objetivos personales, a travs de este proceso.
IV.4. OBJETIVO 4 IDENTIFICAR LAS FUENTES DE INFORMACIN
Es importante saber que medir, pero tambin como medirlo. Durante la
consecucin de los objetivos anteriores pudimos obtener que debiramos medir,
ahora en este segundo objetivo enunciado como identificar las fuentes de
informacin para medicin de los indicadores claves, se obtendr el cmo
medirlos. Para ello, debe manejarse el concepto de mapa de procesos, ya que
los indicadores provienen de los procesos y los sistemas en los que son
manejados los procesos. En este sentido el fundamento de esta informacin fue
expuesta en el objetivo 1, donde se explic la metodologa actual, se expuso el
mapa de procesos y la arquitectura de sistemas que soporta el negocio de
consultora.
En este sentido, para lograr este objetivo, se defini en detalle la formula
del indicador, el proceso que permita medirlo y el sistema o mecanismo en el
cual puede conseguirse la informacin.
71
Indicador
Perspectiva
Definicin de Condicin
de Satisfaccin
Satisfaccin General
Cliente
Satisfaccin con el
Consultor
Fuente de
Informacin
Resultados de
NA
la encuesta
Proceso de
Encuestas
1 Vez
Si
Cliente
Resultados de
NA
la encuesta
Proceso de
Encuestas
1 Vez
Si
Caso de estudio
Cliente /
Procesos
Internos
Portal de
Casos de
Estudio
NA
Casos de Estudio
1 Vez
Si
Caso de Referencia
Cliente
Portal de
Casos de
Estudio
NA
Casos de
Referencia
1 Vez
Si
Referencia de Firma
Portal de
Relaciones
Pblicas.
NA
Referencia de
Firmas
1 Vez
Contribucin de este
proyecto en incremento
de plataforma MS en la
cuenta.
No existe
actualmente
Siebel
No existe
actualmente.
Pudiera asociarse
al proceso de
ventas.
1 Vez
No existe
actualmente
Siebel
No existe
actualmente.
Pudiera asociarse
al proceso de
ventas.
1 Vez
% rentabilidad del
Proyecto
Project P&L
Cierre; ROB;
ChangePoint;
Ejecucin del
SAP
Proyecto
Finanzas
72
Portal de
COS
Momento
1 Vez
Reporte de
COS
Mtrica
existe hoy
en da?
Condiciones de
Satisfaccin; ROB
Cliente
Sistemas
Asociados
frecuencia
establecid Mensual
a
Si
Mtrica
Indicador
10
11
Perspectiva
Fuente de
Informacin
Sistemas
Asociados
Momento
Mtrica
existe hoy
en da?
Finanzas
Project P&L
Cierre; ROB;
ChangePoint;
Ejecucin del
SAP
Proyecto
frecuencia
establecid Mensual
a
Si
Finanzas
Project P&L
Cierre; ROB;
ChangePoint;
Ejecucin del
SAP
Proyecto
frecuencia
establecid Mensual
a
Si
12
Horas Vendidas en el
Proyecto
Finanzas
Project P&L
ChangePoint
13
Horas ejecutadas en el
proyecto
Finanzas
Project P&L
Cierre; ROB;
ChangePoint Ejecucin del
Proyecto
frecuencia
establecid Mensual
a
Si
14
Ingreso reconocido en el
proyecto
Finanzas
Project P&L
Cierre; ROB;
ChangePoint;
Ejecucin del
SAP
Proyecto
frecuencia
establecid Mensual
a
Si
15
Finanzas
Project P&L
Cierre; ROB;
ChangePoint;
Ejecucin del
SAP
Proyecto
frecuencia
establecid Mensual
a
Si
16
Proyeccin de Ingresos y
Costos
Finanzas
Forecast Tool
Siebel
frecuencia
establecid Mensual
a
Si
17
Project P&L
18
Ingreso de licencias
promovidas por este
proyecto vs revenue de
servicios
19
Finanzas
73
Venta de
Proyecto; ROB
Proyeccin de
ventas
1 Vez
ChangePoint
Venta de
Proyecto; ROB
No existe
actualmente
Siebel
No existe
actualmente.
Pudiera asociarse 1 Vez
con el proceso de
ventas.
Formato de
cierre de
BOCs
SAP
Cierre
1 Vez
frecuencia
establecid trimestral
a
Si
Mtrica
Indicador
Perspectiva
Fuente de
Informacin
Sistemas
Asociados
Momento
Mtrica
existe hoy
en da?
20
Procesos
Internos
Reporte de MS
SAP
Credit
Cierre; ROB;
Ejecucin del
Proyecto
frecuencia
establecid Mensual
a
Si
21
Calidad de Data en
Sistemas: Siebel
Procesos
Internos
Reporte de
Calidad de
Siebel
ROB
frecuencia
establecid Mensual
a
Si
22
Calidad de Data en
Sistemas: ChangePoint
Procesos
Internos
Reportes de
Teatro de
Operaciones. ChangePoint ROB
EMEA
Reporting
frecuencia
establecid Mensual
a
Si
23
Revisin Conjunta de
oportunidad / proyecto
frecuencia
establecid trimestral
a
No
24
Aseguramiento de
Calidad en Propuestas
Procesos
Internos
25
Aseguramiento de
Calidad en Proyectos
Procesos
Internos
Siebel
Minutas de
Reuniones de Siebel
SEF
No existe
actualmente.
Pudiera asociarse
a SEF y Ejecucin
del Proyecto
Existencia de
documentos
Portal de SQA SQA;
en el Portal de
SQA
Existencia de
documentos
Portal de SQA SQA;
en el Portal de
SQA
1 Vez
1 Vez
Durante el
Proyecto
Si
Existencia del
documento
de PostPortal de SQA SQA;
mortem en el
portal de SQA.
1 Vez
Si
Reporte de
RPM.
frecuencia
establecid Mensual
a
26
Post-mortem realizado
Procesos
Internos
27
Personal calificado
asignado
Procesos
Internos
Procesos
Internos /
Portal de
Existencia del Project Control Book, en el espacio
Project Control
SQA; Project
Recursos
Project
creado para ello.
Book.
Control Book
Humanos e
Control Book
Innovacin
28
74
RPM;
Asignacin de
ChangePoint Recursos
1 Vez
Durante el
Proyecto
Si
Si
Mtrica
Indicador
Perspectiva
29
ICE Metrics
30
31
Premios
Fuente de
Informacin
Procesos
Internos /
Reportes de
Recursos
ICE.
Humanos e
Innovacin
Sistemas
Asociados
Momento
Mtrica
existe hoy
en da?
frecuencia
establecid trimestral
a
Si
Recursos
Encuesta de
Formato de
Humanos e OHI, Formato
Feedback
Innovacin de Feedback
frecuencia
SQA; Medicin de
establecid trimestral
OHI
a
Si
Envio de
Recursos
candidatos y
Humanos e
resultados de
Innovacin
los premios.
Nominacin a
Premios.
NA
1 Vez
Si
No existe
actualmente.
Recursos
Reportes de
RPM;
Pudiera asociarse
Humanos e ChangePoint y
1 Vez
ChangePoint al proceso de ROB
Innovacin RPM.
y Asignacin de
Recursos
No
No
32
33
Contribucin del
proyecto al Plan de
carrera
34
Project P&L
Cierre; ROB;
ChangePoint Ejecucin del
Proyecto
frecuencia
establecid Mensual
a
Si
35
Project P&L
Cierre; ROB;
ChangePoint;
Ejecucin del
SAP
Proyecto
frecuencia
establecid Mensual
a
Si
75
No existe
actualmente
pudiera asociarse
a la medicin de
OHI.
1 Vez
calidad
de
data
requerida
para
76
hacer
factible
dicha
integracin:
Sistema
Mtrica
Campos Requeridos
Reporte de COS
Portal de COS
Scope
Enunciado de Condiciones de
Satisfaccin
Reporte de Resultados de
Encuesta de Satisfaccin
Portal de Encuesta de
Satisfaccin
Siebel
Siebel
SAP
Project P&L
ChangePoint
77
Siebel ID de la oportunidad
Nombre de la cuenta.
Plataforma Instalada de la cuenta.
Tipo de Oportunidad
Licencias
vendidas/implementadas
Ingreso por licenciamiento
Ingreso por servicios.
Continuacin Tabla 11: Estructura Inicial para Integracin de informacin de diferentes Sistemas
Fuente de Informacin
Sistema
Mtrica
Campos Requeridos
Siebel ID de la oportunidad
Nombre de la oportunidad
Dueo de la oportunidad
ChangePoint
SAP
Siebel
Forecast Tool
Formato de Cierre
Manual
Reporte MS Credit
SAP
Calidad en Sistemas
Siebel
Siebel ID de la oportunidad.
Excepciones ocurridas.
Reportes de Teatro de
Operaciones. EMEA
Reporting
ChangePoint
Siebel
Portal de SQA
Minutas de SEF
Documentos de Calidad
78
Continuacin Tabla 11: Estructura Inicial para Integracin de informacin de diferentes Sistemas
Fuente de Informacin
Sistema
Mtrica
Campos Requeridos
RPM
Reporte de RPM
ChangePoint
Manual
Reportes de ICE
ICE
Feedback Form
Siebel ID de la oportunidad
Nombre de la persona asignada
Habilidades de la persona
asignada.
Nombre del Proyecto
Siebel ID de la oportunidad
Nombre de la persona asignada
Manual
79
31.- Premios
CAPITULO V
LA PROPUESTA
V.1.
PRESENTACIN DE LA PROPUESTA
En el presente captulo se resume la propuesta del Cuadro de Mando
Integral por proyecto, que pudo ser elaborada gracias al cumplimiento de los 5
objetivos especficos presentados en el captulo de anlisis de resultados. La
elaboracin de esta propuesta completa el alcance general de este trabajo, cuyo
objetivo principal era el de definir y desarrollar un Cuadro de Mando Integral por
proyecto para gestin de la calidad en proyectos de la prctica de consultora de
Microsoft Andino.
La propuesta se elabor, en base a los indicadores, fuentes de
informacin e integracin de data resultados de los objetivos 3, 4 y 5.
V.2.
JUSTIFICACIN DE LA PROPUESTA
La propuesta realizada es un aporte importante a la prctica de
80
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA
Luego de definir los indicadores a ser medidos, las fuentes de informacin
requeridas y los campos que se requieren para realizar la integracin entre los
diferentes puntos de informacin, y teniendo en cuenta la realidad de
desconexin existente entre los sistemas manejados en la prctica, se propone:
Consolidacin de Fuentes Informacin secundarias: Se debe crear un
archivo Excel de seguimiento de procesos ejecutados en los proyectos,
donde pueda llevarse el control de la informacin contenida en los
portales independientes o fuentes de informacin secundarias. En
principio este seguimiento debe realizarse de forma manual, ya que no
tiene sentido invertir en integracin, porque la Corporacin est
trabajando en un proyecto de 3 aos, que permitir contar con reportes
integrados.
81
82
V.5.
ELEMENTOS DE LA PROPUESTA
A continuacin se presenta en ms detalle cada uno de los elementos,
83
Campo
Descripcin
Momento de Ingreso al
archivo
No
Si
Si
Si hay controles de
Cambio
Condiciones de facturacin
Al mes de la creacin de
Enunciado de las condiciones de
proyecto en el archivo, para dar No
satisfaccin.
tiempo de negociacin al EM.
Encuesta de satisfaccin
realizada?
Satisfaccin General
Satisfaccin con el consultor
Resultado de satisfaccin
general.
Resultado de satisfaccin con el
consultor
Tipo de Caso
Si
Frecuencia de
Refrescamiento
Cuando se haya
realizado la encuesta.
No
No
Si
Cuando se tome la
decisin de si debe
aplicar o no
Si
Cuando se tome la
decisin de que tipo de
caso es, o haya
cambio de decisin
Si
Cuando cambie el
estado del caso.
No
Referencia de Firma
Al mes de la creacin de
Indicador de Si o No, si la firma
proyecto en el archivo, para dar
del proyecto fue referenciada en
No
tiempo a que se realice la
prensa.
publicacin
Si
Si
Si
Si
Si
N de Factura a 30 das
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Excepciones en Siebel
Si
84
Continuacin Tabla 12. Estructura de Datos del Archivo de Control de Procesos de Proyectos
Momento de Ingreso al
archivo
Necesita
refrescar la
informacin?
Frecuencia de
Refrescamiento
Campo
Descripcin
Calidad de Sistema en CP
Si
Excepciones en CP
Si
Si
Si hay controles de
Cambio
No
No
No
No
No
No
Nominado a Premio?
No
Si
Si
Cuando ocurra la
encuesta de OHI del
equipo.
No
No
Gan el Premio?
No
Nivel % de rotacin en el
proyecto
Si
Si
Cuando ocurra la
encuesta al consultor
para determinar esta
variable.
85
Arquitectura de Integracin:
Una vez disponible el documento de control de procesos en proyectos, se
propone la siguiente arquitectura de integracin para generar el Cuadro de
Mando Integral por proyecto:
Nombre de la
Portal de
Premios
Portal de
COS
Portal de
Encuestas de
Satisfaccin
Siebel
SIR
ChangePoint
Cuadro de Forecast
Tool
Mando
Integral por
Proyecto
Portal de
SQA
Portal de
Relaciones
Pblicas
RP
Portal de
Feedback
Form
Portal de
PCB
Project P&L
MARS
Formato de Cierre
Manejado por el BOC
SAP
Figura 20 Arquitectura de Integracin de Informacin para generar Cuadro de Mando Integral por
Proyecto.
Diseo: La investigadora. (2.006)
86
Perspectiva
Mtrica
Cliente
Procesos Internos
Cliente
Forecast Tool
Finanzas
Finanzas
Project P&L
Socios
87
88
89
90
Month:
Financial
Project Amount:
200.000
Customer
Hours Executed
1060
Hours Sold
1000
Conditions of Satisfaction
1
2
Financial Summary
MTD
YTD
Budget
Forecast
Next Month
MCS Revenue
External
MCS Revenue
Internal
Subcontractor
Revenue External
Subcontractor
Revenue External
Total Revenue
MTD
YTD
Budget
Rate
% Subcontractor
Margin
5
6
% Margin
EPG Integration
Total
Customer Satisfaction
People Cost
Shared Resources
Overall Satisfaction:
Services Revenue
% Services vs Licenses
T&E
IOI
Sat
Project Contribution
Case Study / Reference
Subcontractor Costs
Aplyes
Bad Debt
Type
URL
Other Costs
Total Costs
Total Margin
Internal Processes
Balance Accounts
Total
Amount
Personal Rotation
Contribution to Career Plan
Quality Processes
Age
Revenue
Subcontractor
Awards
OHI
Aplyes
Link
Proposal SQA
Project SQA
Post-mortem
Project Control Book
Partners
Invoices
Invoice Number
Siebel
Changepoint
70%
50%
Reuse
ICE
Profile
91
30 - 60
60 - 90
More 90
Days
V.6.
92
FACTIBILIDAD DE LA PROPUESTA
La propuesta realizada es factible desde el punto de vista tcnico,
operativo y econmico.
Factibilidad Tcnica
La propuesta es factible tcnicamente, dado que se fundamenta en los
sistemas actualmente existentes y slo se propone la creacin de un archivo de
consolidacin de procesos de los proyectos que ser manejado en Excel.
La arquitectura de integracin propuesta es factible, dado que este tipo de
integracin a travs de formulas y pivotes en Excel, ya ha sido realizado con
anterioridad en la prctica y el personal del departamento de operaciones cuenta
con el conocimiento para realizarlo en corto plazo y con poco esfuerzo.
93
Factibilidad Operativa
La propuesta se enmarca dentro del proceso mensual de actualizacin de
indicadores del Cuadro de Mando Integral de la prctica. Al convertir en proceso,
el archivo de control de procesos de proyectos, y teniendo en cuenta que las
otras 2 fuentes de informacin (Project P&L y Forecast Tool) se encuentran
operativos ya en la prctica, el esfuerzo para poner en marcha el Cuadro de
Mando Integral por proyecto, es poco y est alineado con los procesos
mensuales que maneja el departamento de operaciones.
La persona o recurso, responsable de llevar el control de los indicadores
de la prctica, ya es parte del equipo de operaciones y tiene experticia en Excel
para poder controlar este nuevo proceso. El rol que debe asumir este control es
el coordinador de programas de operaciones de servicios.
Factibilidad Econmica
La implementacin de la propuesta no requiere un desembolso por parte
de la organizacin, dado que la tecnologa requerida ya est implementada en la
organizacin, ya tiene los recursos necesarios para manejar el proceso y los
mismos estn capacitados para hacerlo. El nico esfuerzo que requiere la
organizacin es dedicacin de un tiempo estimado en 20 horas, para la
realizacin de los documentos propuestos y construccin de las macros
recomendadas.
94
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En base a los resultados y anlisis realizados en este trabajo de
investigacin y que fueron presentados en los captulos IV y V, se presentan a
continuacin las principales conclusiones y recomendaciones:
CONCLUSIONES
1. La propuesta realizada acerca del modelo para una futura implementacin de
un Cuadro de Mando Integral para gestin de la calidad de los proyectos de
la prctica de consultora de Microsoft Andino, es factible y fcilmente
implementable dentro de la organizacin.
2. Se encontr que las mtricas medidas actualmente, a pesar de no haber sido
construidas con la metodologa formal de Balanced Scorecard se adaptan
bien a las 4 perspectivas del negocio. Sin embargo se identific que se
necesitan algunos indicadores que hoy en da no se monitorean, para
terminar de completar las 4 perspectivas.
3. El actual nivel de desconexin entre los sistemas de informacin de la
prctica es un rea de debilidad, en la cual debe enfocarse toda la
organizacin en mejorar.
RECOMENDACIONES
1. Evaluar el plan de implementacin realizado en la propuesta y poner en
marcha el modelo propuesto.
2. Analizar los indicadores nuevos propuestos dentro de este trabajo e incluirlos
dentro del Cuadro de Mando Integral de la prctica.
3. Replicar este modelo hacia los socios de negocios, haciendo las
adaptaciones que correspondan segn sus negocios.
95
96
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Annimo. (Indefinido). Calidad y Productividad. Recuperado en Febrero, 2006,
en la World Wide Web:
http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/calidadyproduct
ividad/
en
la
World
Wide
Web:
http://www.balancedscorecard.org/basics/bsc1.html
Barroso, M. (2.001) Meditaciones Gerenciales. Caracas: Editorial Galac
97
en
Febrero,
2006,
en
la
World
Wide
Web:
http://www.microsoft.com/latam/prensa/misionms.asp
Pedaggica
Experimental
Libertador.
Vicerrectorado
de
99