Anda di halaman 1dari 41

BAB II

KAJIAN TEORI

A. Konsep Sistem Informasi Manajemen

1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Konsep Sistem Informasi Manajemen di dalam organisasi telah ada

sebelum perkakas komputer diciptakan, yang pada intinya sistem informasi

manajemen konvensional merupakan pekerjaan sistemis seperti pencatatan

agenda, kearsipan, komunikasi diantara manajer-manajer organisasi,

penyajian informasi untuk pengambilan keputusan. Namun dengan

tersedianya teknologi pengolahan data dengan komputer yang relative murah,

sekarang dan di masa depan penggunaan computer untuk menunjang sistem

informasi manajemen tidak dapat dihindarkan lagi.19

Konsep tentang sistem informasi manajemen tidak dapat dilepaskan

dari manajemen secara umum. Manajemen pada hakikatnya merupakan suatu

proses merencana, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan upaya

organisasi dengan segala aspeknya agar tujuan organisasi tercapai secara

efektif dan efisien.20 Dikatakan suatu proses, karena semua manajer dari

ketangkasan dan keterampilan yang dimiliknya mengusahakan dan

19
Wahyudi Kumorotomo dan Subando Agus Margono, Sistem Informasi Manajemen dalam
Organisasi-organisasi Publik (Yogyakarta: Gajah Mada University Press, 2001), 8
20
Nanang Fattah, Landasan Manajemen Pendidikan (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2000), 1

24
25

mendayagunakan tenaga kependidikan dalam berbagai kegiatan yang saling

berkaitan untuk mencapai tujuan.

Istilah manajemen berasal dari kata kerja to manage berarti kontrol.21

Dalam kamus Bahasa Indonesia manajemen dapat diartikan mengendalikan,

manangani atau mengelola.22 Selanjutnya, kata benda "manajemen" atau

management, dapat mempunyai beberapa arti. Pertama, manajemen adalah

pengelolaan, pengendalian atau penanganan ("managing"). Kedua,

manajemen adalah perlakuan secara terampil untuk menangani sesuatu berupa

skillful treatment. Ketiga, gabungan dari dua pengertian tersebut, yaitu yang

berhubungan dengan pengelolaan suatu perusahaan, rumah tangga atau suatu

bentuk kerja sama dalam mencapai suatu tujuan tertentu.23

Untuk memperluas pandangan terhadap tiga pengertian tersebut, para

ahli berbeda-beda dalam mendefinisikannya, diantara definisi manajemen

adalah sebagai berikut :

a. Manajemen sebagai ilmu artinya manajemen memenuhi kriteria ilmu dan

metode keilmuan yang menekankan kepada konsep-konsep, teori, prinsip

dan teknik pengelolaan.24

b. Manajemen sebagai seni, artinya kemampuan pengelolaan sesuatu itu

merupakan seni menciptakan (kreatif).25 Dengan kata lain, penerapan ilmu

21
Husain Umar, Business An Introduction (Jakarta: Business Research Center, 2001), 17
22
Depdikbud, Kamus Besar, 556
23
Yayat M. Herujito, Dasar-dasar, 1
24
Miftah Thoha, Kepemimpinan dalam Manajemen (Jakarta: Raja Grafindo Persada, 1999), 5
26

manajemen bersifat seni. Oleh karena itu, manajemen adalah sesuatu yang

sangat penting karena ia berkenaan dan berhubungan erat denga

perwujudan atau pencapaian tujuan. Sedangkan manajer artinya orang

yang mengelola dan menangani suatu perusahaan, hotel, dan sebagainya.26

c. George R. Terry menyatakan, Manajemen adalah suatu proses yang

berbeda terdiri dari planning, organizing, actuating dan controlling yang

dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditentukan dengan menggunakan

manusia dan sumber daya lainnya".27

d. Idochi Anwar menyatakan, Manajemen adalah pengelolaan suatu

pekerjaan untuk memperoleh hasil dalam rangka pencapaian tujuan yang

telah ditentukan dengan cara menggerakkan orang-orng lain untuk

bekerja.28

e. Menurut Badri Munir Sukoco, pengelolaan pekerjaan itu terdiri dari

bermacam ragam, misalnya berupa pengelolaan industri, pemerintahan,

pendidikan, pelayanan sosial, olah raga, kesehatan, keilmuan, dan lain-

lain.29 Bahkan hampir setiap aspek kehidupan manusia memerlukan

25
Ahmad Rohani dan Abu Ahmadi, Pedoman Penyelenggaraan Administrasi Pendidikan di
Sekolah (Jakarta: Bumi Aksara, 1991), 87
26
JA. Marolly, Surat Menyurat Koperasi dan Kepemimpinan (Surabaya: Usaha Nasional,
1981), 172
27
George R. Terry, Principles of Management (Homewood Illionis: Ricard D. Irwin Inc., 1977),
25
28
Moch. Idochi Anwar, Administrasi Pendidikan dan Manajemen Biaya Pendidikan, Teori,
Konsep dan Isu (Bandung: Alfabeta, 2004), 77
29
Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Bogor: PT. Grasindo
Persada, 2000), 5
27

penglolaan. Oleh karena itu, manajemen ada dalam setiap aspek

kehidupan manusia dimana terbentuk suatu kerja sama (organisasi).

Dari definisi tersebut, dapat disimpulkan ada tiga unsur pokok dalam

manajemen, yaitu :

a. Manajemen merupakan suatu kelompok orang yang bekerja sama.

b. Manajemen mempunyai tujuan yang ingin dicapai

c. Dalam manajemen terdapat proses manajemen yang meliputi perencanaan

(planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), dan

pengawasan (controlling).

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah mengelola pekerjaan

informasi dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada

prinsip-prinsip manajemen.30 Manajemen adalah proses kegiatan mengelola

sumber daya manusia, material, dan metode (3M : Men, Material, Method)

berdasarkan fungsi-fungsi manajemen agar tujuan dapat tercapai secara

efisien dan efektif.31

Secara operasional sistem informasi manajemen dapat diartikan

sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi unit-unit organisasi untuk merencanakan,

menganggarkan, mengorganisasikan, mengarahkan, melaksanakan,

mengawasi, dan mengevaluasi dalam pekerjaan informasi unit masing-masing

untuk mencapai tujuan keseluruhan organisasi secara efisien dan efektif.

30
Herbert G. Hicks & G. Gay Gullett, Management, Fourth Edition, International Edition for
Student (Auckland, MacGraw Hill Kongakusha Ltd., 1981), 572
31
Yayat M. Herujito, Dasar-dasar, 6
28

Manajemen juga berarti sebagai kelompok pimpinan dalam organisasi.

Manajemen adalah pekerjaan yang dikerjakan oleh manajer bersifat

manajerial, di samping itu manajerial juga dapat diartikan sebagai pimpinan.

Ada tiga tingkat (level) manajemen yaitu : (1) manajemen lini atas (top

management), (2) manajemen lini tengah (middle management), dan (3)

manajemen lini bawah (lower management).32

Informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi

sesuai dengan keperluan tertentu.33 Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam

bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk media (contohnya

komputer). Misalnya, ada fakta bahwa seseorang nasabah menabung di bank,

datanya ada pada slip tabungan atau rekaman komputer. Bila semua data uang

tabungan yang ada dalam periode tertentu dijumlahkan (diolah), maka jumlah

hasilnya disebut informasi.

Pekerjaan informasi adalah pekerjaan yang meliputi pengumpulan

data, penyebaran data dengan meneruskannya ke unit lain, atau langsung

diolah menjadi informasi, kemudian informasi tersebut diteruskan ke unit lain.

Pada unit kerja yang baru informasi tadi dapat langsung digunakan, atau dapat

juga dianggap sebagai data (baru) untuk diolah lagi menjadi informasi sesuai

32
Ibid., 11
33
Suwarni Tri, YC., Sistem Informasi Manajemen (Yogyakarta : Universitas Atmajaya, 1996), 9
29

keperluan unit bersangkutan. Informasi tersebut, bila perlu atau sesuai

prosedur, dapat diteruskan lagi ke unit lain.34

Semua pekerjaan data dan informasi tersebut dewasa ini sudah

dekerjakan dengan bantuan komputer, sedangkan pengumpulan data dan

informasi serta penyebaran atau pendistribusiannya sudah dilakukan dengan

alat telekomunikasi. Gabungan alat pengolah data komputer dengan alat

komunikasi telah menghasilkan peralatan kantor yang canggih dalam bentuk

jaringan informasi. Dengan demikian, pekerjaan data dan informasi baik

untuk keperluan manajemen organisasi maupun untuk keperluan pelayanan

masyarakat konsumen telah berkembang dengan pesat.

Pekerjaan informasi tersebut dimulai sejak data dikumpulkan, diolah

menjadi informasi, diteruskan ke pimpinan dan kemudian diteruskan pula ke

unit lain. Di unit kerja atau unit-unit kerja yang menerimanya dapat

memprosesnya lagi menjadi informasi lain sesuai keperluan (pimpinan) unit

kerja masing-masing. Di unit yang mengolah kembali informasi yang

diterimanya, beranggapan bahwa informasi yang diterima adalah masih

sebagai data yang perlu diproses lebih lanjut menjadi informasi lain.

Informasi hasil olahan tersebut kemudian diteruskan lagi ke unit lain,

bilamana masih diperlukan.

Dengan beredarnya informasi dari unit ke unit lain maka terjadilah

arus informasi atau hubungan informasi antarunit. Hubungan tersebut lazim


34
Pawit M. Yusuf, Pedoman Praktis, 7-8
30

disebut sebagai hubungan antarsubsistem dalam suatu kaitan kerja sama suatu

sistem. Karena sistem informasi tersebut dikerjakan dengan menggunakan

prinsip-prinsip manajemen agar tujuan dapat tercapai secara efisien dan

efektif, maka disebut Sistem Informasi Manajemen (SIM).

Data adalah keterangan tertulis mengenai sesuatu fakta (kenyataan)

yang masih berdiri sendiri-sendiri, belum mempunyai pengertian sebagai

kelompok, belum terkoordinasi satu sama lain, dan belum dioleh sesuai

keperluan tertetentu. Informasi adalah data yang sudah dioleh dengan cara

tertentu menjadi bentuk yang sesuai dengan keperluan penggunaan informasi

bersangkutan.

Untuk memudahkan pendekatan terhadap seluk beluk permasalahan

informasi diperlukan pendekatan sistem (system approach). Sistem adalah

himpunan sesuatu "benda" nyata atau abstrak (a set of things) yang terdiri dari

bagian-bagian atau komponen-komponen yang saling berkaitan, berhubungan,

berketergantungan, dan saling mendukung, yang secara keseluruhan bersatu

dalam satu kesatuan (unity) untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan

efektif.35

Pekerjaan informasi yang dilakukan berdasarkan konsep sistem yang

disebut sistem informasi, yaitu suatu rangkaian informasi yang didalamnya

terdapat bagian-bagian yang berhubungan dan saling berketergantungan satu

35
Andi Kristanto, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya (Yogyakarta: Gava Media,
2003), 19
31

sama lain, mulai dari bagian yang besar ke bagian yang lebih kecil, yaitu dari

sub, subsub, subsubsub, dan seterusnya sampai yang terkecil. Hubungan

tersebut berupa hubungan-hubungan arus informasi yang mewakili tingkat-

tingkat sistem keorganisassian. Dalam suatu organisasi hubungan-hubungan

tersebut lazim disebut hubungan-hubungan antarunit kerja.

Informasi yang dihasilkan dari berbagai cara pengolahan data

diperuntukkan bagi keperluan pimpinan untuk mengerjakan pekerjaan

manajemen. Secara umum manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses

merencanakan, menganggarkan, mengorganisasikan, mengarahkan,

menggiatkan, mengawasi, dan melaporkan kegiatan masing-masing unit

organisasi agar keseluruhan tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien dan

efektif.

Sistem Informasi terdiri dari dua kata yaitu “sistem dan informasi”.

Kata sistem menurut Shrode dan Voich berasal dari bahasa Yunani yakni

“systema”, sedang systema mempunyai arti “keseluruhan yang terdiri dari

sejumlah bagian-bagian”.36 Pengertian sistem dalam dunia keilmuan beraneka

ragam. Andi Kristanto mendefinisikan sistem merupakan kumpulan elemen-

elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan

(input) yang ditujukan kepada sistem tersebut sampai menghasilkan keluaran

36
W.A. Shrode dan D. Voich, Organization and Management Basic System Concept (Kuala
Lumpur Malaysia: Irwin Book, 1983), 115
32

(output) yang diinginkan.37 Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan

atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang

terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan

terpadu.38 Sedangkan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang

lebih berguna dan lebih berarti dan bermanfaat bagi pengguna untuk membuat

keputusan.39

Teori sistem umum (The General System Theory) yang diuraikan

pertama kali oleh Kenneth Boulding mengatakan bahwa setiap unsur

pembentuk organisasi adalah penting dan harus mendapat perhatian yang utuh

supaya manajer dapat bertindak efektif. Unsur-unsur yang mewakili suatu

sistem adalah masukan (input), pengolahan (processing), dan keluaran

(output).40

Adapun pengertian tentang informasi, adalah data yang telah diproses

ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai

nyata yang dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan saat ini maupun

37
Andi Kristanto, Perancangan Sistem, 20
38
Henry C. Jr. Lucas, Analisis, Desain dan Implementasi Sistem Informasi (Jakarta: Erlangga,
1987), 5
39
Richardus Eko Indrajit, Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan
Teknologi Informasi (Jakarta: Alex Media Komputindo, 2000), 11
40
Robert G. Murdrick, Joel E. Ross, James R. Claggett, Sistem Informasi untuk Manajemen
Modern (Jakarta: Erlangga, 1984), 8
33

saat mendatang.41 Informasi adalah data yang telah diklasisfikasi atau diolah

atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.42

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan, bahwa informasi adalah

data yang sudah diolah dengan cara tertentu sesuai dengan bentuk yang

diperlukan yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Dengan

perkembangan teknologi alat pengolah data sampai kepada komputer dewasa

ini, maka data dapat diolah menjadi informasi sesuai keperluan tingkat

manajemen organisasi. Dengan demikian unit organisasi dapat mencapai

tujuannya masing-masing sehingga secara keseluruhan organisasi akan dapat

mencapai tujuan secara efisien dan efektif.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah

suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan

kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak tertentu dengan

laporan-laporan yang diperlukan.43 Sistem informasi adalah sekumpulan

prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi

bagi pengambil keputusan untuk mengendalikan organisasi.44 Sistem

informasi merupakan kumpulan komponen dalam sebuah organisasi atau

41
Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen: Struktur dan
Pengembangannya (Jilid I & II) (Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo, 1991), 5
42
Tata Subari, Sistem Informasi, 23
43
H.M. Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis ( Yogyakarta: BPFE, 1997), 10
44
Henry C. Jr. Lucas, Analisis, Desain dan Implementasi, 2
34

lembaga yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran

informasi.

Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi dewasa ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan

organisasi. Kemajuan menimbulkan persaingan. Masing-masing organisasi

ingin maju lebih cepat dan lebih banyak dari yang lain. Untuk mencapai

tujuan tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat dan dapat

dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan manajemen memerlukan

dukungan informasi. Dengan berkembang pesatnya teknologi alat pengolah

data komputer dan teknologi peralatan komunikasi, maka pekerjaan

manajemen dan pelayanan masyarakat yang memerlukan dukungan data dan

informasi juga mengalami kemajuan pesat. Pekerjaan manajemenpun

berkembang jauh menjadi sangat rumit seiring dengan kemajuan era

globalisasi berbagai kegiatan kenegaraan, termasuk kegiatan perdagangan

bebas regional dan internasional.

Dapat diambil kesimpulan bahwa yang di maksud dengan sistem

informasi manajemen adalah suatu metode yang menghasilkan informasi yang

tepat waktu bagi manajemen tentang lingkungan organisasi dan kegiatan

operasi di dalam organisasi, dengan tujuan untuk menunjang proses

pengambilan keputusan serta memperbaiki proses perencanaan dan


35

pengawasan.45 Tanpa dukungan informasi, manajemen suatu lembaga

pendidikan tidak akan dapat mencapai tujuan yang direncanakan, apalagi

untuk mencapai sasaran secara efisien dan efektif.

2. Peran dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) kita akan mengolah data

menjadi informasi sesuai keperluan manajemen sebagai proses kegiatan dan

keperluan manajer sebagai pimpinan manajemen lini bawah, tengah, dan atas.

Agar informasi sesuai dengan keperluan manajemen dan manajer, maka harus

sesuai dengan fungsi manajemen, tingkat manajemen dan kemampuan

manajerial.

Fungsi artinya jabatan (pekerjaan) yang dilakukan atau kegunaan

sesuatu hal atau kerja suatu bagian tubuh. Sedangkan fungsi manajemen

berhubungan langsung dengan situasi sosial dalam kehidupan kelompok atau

organisasi masig-masing yang mengisyaratkan bahwa setiap pimpinan berada

di dalam bukan di luar situasi tersebut fungsi pimpinan merupakan gejala

sosial, karena harus diwujudkan dalam interaksi antar individu di dalam

situasi suatu kelompok atau organisasi.46

Sedangkan menurut Bernard yang di kutip oleh Burhanudin,

menyebutkan fungsi manajemen meliputi, manajer mengkoordinasikan orang-

45
Soetedjo Moeljodihardjo, Management Information System (Yogyakarta: Andi Offset, 1996),
91
46
Vethzal Rivai, Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi (Jakarta:Raja Grafindo Persada,
2004), 53
36

orang untuk bekerja mencapai tujuan yang mungkin tidak akan tercapai bila

dikerjakan secara individual. Dengan demikian manajemen didefinisikan

sebagai aplikasi dari fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian,

penyusunan personel, pengarahan, dan pengawasan agar tujuan organisasi

dapat tercapai secara efisien dan efektif.47

Peran dan fungsi sistem informasi manajemen, akan sangat

mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan

manajemen dalam menentukan kemana dan akan menjadi apa organisasi yang

dipimpinnya. Sehingga dengan kehadiran seorang pemimpin akan membuat

organisasi menjadi satu kesatuan yang memiliki kekuatan untuk berkembang

dan tumbuh menjadi lebih besar. Begitu juga dengan kepala madrasah sebagai

pemimpin lembaga pendidikan formal mempunyai peranan yang sangat

penting dalam pengambilan keputusan.

Secara operasional fungsi sistem informasi manajemen, dapat

dibedakan empat fungsi pokok sistem informasi dalam manajemen, yaitu :

1. Perencanaan (planning)

Perencanaan berkaitan dengan penyusunan tujuan dan

menjabarkannya dalam bentuk perencanaan untuk mencapai tujuan

organisasi.48 Perencanaan sistem informasi maksudnya bagaimana

47
Burhanudin, Analisis Administrasi Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan (Jakarta:Bumi
Aksara, 1994), 5
48
Isjoni, Manajemen Kepemimpinan dalam Pendidikan (Bandung: Sinar Baru Algensindo,
2007), 77
37

menerapkan pengetahuan sistem informasi ke dalam organisasi. Sistem

informasi dapat dibentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-masing.

Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien

diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai

keinginan dan nilai masing-masing organisasi.

2. Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian berkaitan dengan pengelompokan personel dan

tugasnya untuk menjalankan pekerjaan sesuai tugas dan misinya.49

Pengelolaan sistem informasi adalah bagian yang tak dapat dipisahkan

dari manajemen, sebagaimana halnya pengelolaan ketenagaan, keuangan,

organisasi dan tata laksana, dan lain sebagainya. Barangkali dapat

diasumsikan, pengelolaan sistem informasi merupakan faktor kunci bagi

keterlaksanaan dan keberhasilan manajemen. Hal ini dapat dimengerti

mengingat semua subsistem manajemen bertopang pada unsur manusia,

baik sebagai manajer maupun sebagai bawahan, ditentukan dengan cara

bertingkah laku atau melakukan perbuatan tertentu yang terarah untuk

mencapai tujuan manajemen. Tingkah laku manusia pada hakikatnya

terwujud dalam tingkah laku organisasi, yang secara keseluruhan tercakup

dalam tingkah laku manajemen itu sendiri. Dalam konteks inilah, peran

informasi sangat menentukan. Oleh karena itu, jika sistem manajemen

hendak digerakkan secara maksimal, maka perlu dukungan sistem


49
Tata, Sistem Informasi, 45-46
38

informasi yang dikelola dengan baik dan benar sehingga dapat mencapai

hasil yang optimal.

3. Pengarahan (Directing)

Pengarahan berkaitan dengan kegiatan melakukan pengarahan-

pengarahan, tugas-tugas, dan instruksi. Fungsi ini juga berkaitan dengan

pengendalian sistem informasi yang merupakan bagian yang tak dapat

dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi, bahkan ia melaksanakan

fungsi yang sangat penting karena mengamati setiap tahapan dalam

proses pengelolaan informasi.50 Pengelolaan sistem informasi perlu

memahami dan memiliki keterampilan manajerial dalam pelaksanaan

kegiatan pengendalian sistem informasi, yakni :

a. Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi

b. Kemampuan mengendalikan kegiatan transformasi informasi

c. Kemampuan mengendalikan kegiatan pengorganisasian pelaksana

sistem informasi

d. Kemampuan melaksanakan kegiatan koordinasi dalam pelaksanaan

sistem informasi.51

Dengan demikian dapat disimpulkan, bahwa pengendalian sistem

informasi adalah keseluruhan kegiatan dalam bentuk mengamati,

membina, dan mengawasi pelaksanaan mekanisme pengelolaan sistem

50
Ibid., 48-49
51
Sondang P. Siagian, Filsafat Administrasi (Jakarta: Gunung Agung, 1995), 129
39

informasi, khususnya dalam fungsi-fungsi perencanaan informasi,

transformasi, organisasi, dan koordinasi. Pengendalian sistem informasi

bertujuan untuk menjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan dan

produk-produk informasi, baik segi kualitas, kuantitas, dan ketepatan

waktunya.

Adapun pelaksanaan pengendalian sistem informasi adalah melalui

pengawasann dan pembinaan. Pengawasan dilakukan, baik secara

langsung , yakni di tempat dilaksanakannya sistem informasi itu, maupun

secara tak langsung melalui laporan-laporan tertulis dan secara lisan.52

Sedangkan pembinaan dilaksanakan melalui kegiatan-kegiatan pelatihan,

pengkajian, bimbingan teknis, dan kerjasama internal dan eksternal.

4. Pengawasan (Controlling)

Kegiatan manajemen yang berkaitan dengan pemeriksaan untuk

menentukan apakah pelaksanaannya sudah dikerjakan sesuai dengan

perencanaan, sudah sampai sejauh mana kemajuan yang dicapai, dan

perencanaan yang belum mencapai kemajuan, serta melakukan koreksi

bagi pelaksanaan yang belum terselesaikan sesuai rencana.53 Dalam

pengelolaan sistem informasi dapat kita lihat kembali bahwa komponen

penilaian tergolong sebagai komponen yang strategis, yang berarti ada

kaitan sistemik dengan komponen masukan (input), komponen proses,

52
J.M Burn, leadership (New York: Happer, 1987), 111
53
Saiful Sagala, Administrasi Pendidikan Kontemporer (Bandung: Alfabelat, 2005), 59
40

dan komponen produk. Kegiatan pengelolaan sistem informasi dianggap

efisien dan efektif bila komponen perencanaan disusun dengan cermat

dan teliti berdasarkan data objektif dan akurat. Fungsi utama dari

penilaian informasi adalah menyediakan informasi sebagai bahan

pertimbangan untuk membuat keputusan.

Sedangkan ketika peran sistem informasi manajemen tersebut

diaplikasikan pada sebuah lembaga pendidikan, maka peran sistem informasi

adalah sebagai pendukung pembuatan keputusan pada suatu organisasi.

Menurut Davis, keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang

dihadapinya dengan tegas yang merupakan jawaban yang pasti terhadap suatu

pertanyaan dan harus dapat menjawab pertanyaan; tentang apa yang

seharusnya dilakukan dan apa yang dibicarakan dalam hubungannya dengan

perencanaan.54 Keputusan pun dapat merupakan tindakan terhadap

pelaksanaan yang sangat menyimpang dari rencana semula. Keputusan yang

baik pada dasarnya dapat digunakan untuk membuat rencana dengan baik

pula.

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa keputusan itu

sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran manusia yang berupa

pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk

memecahkan masalah yang dihadapinya.

54
Ralph C. Davis, The Fundamental of Top Management (New York: Harper & Bross, 1951),
292
41

Adapun definisi pengambilan keputusan sama dengan pembuatan

keputusan yang semuanya dari terjemahan decision making. Menurut John

Terry, pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku dari dua

alternatif atau lebih.55 Sedangkan menurut Siagian, pengambilan keputusan

suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat suatu masalah,

pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari alternatif

yang dihadapi dan pengambilan tindakan yang menurut perhitungan

merupakan tindakan yang paling tepat.56

Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa pengambilan

keputusan adalah tindakan pimpinan untuk memecahkan masalah yang

dihadapi dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu

di antara alternatif-alternatif yang dimungkinkan.

Dukungan sistem informasi manajemen pada pembuatan keputusan

dalam suatu organisasi menurut Herbet A. Simon yang dikutip oleh Ukhyana

Effendi Onong, dapat diuraikan menurut tiga tahapan, proses pembuatan

keputusan, yaitu :57

1. Tahap Pemahaman

Pada tahap ini hubungannya dengan SIM adalah pada proses

penyelidikan yang meliputi pemeriksaan data baik dengan cara yang telah
55
George R. Terry, Principles of Management (Homewood Illionis: Ricard D. Irwin Inc., 1977),
43
56
Sondang P. Siagian, Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan (Jakarta: PT. Gunung
Agung, 1994), 91
57
Ukhyana Effendi Onong, Sistem Informasi Manajemen, Cetakan keempat (Bandung: CV.
Mandar Maju, 1996), 161
42

ditentukan maupun dengan cara khusus. SIM harus memberikan kedua

cara tersebut. Sistem Informasi sendiri harus meneliti semua data dan

mengajukan permintaan untuk diuji mengenai situasi-situasi yang jelas

menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan

saluran komunikasi untuk masalah-masalah yang diketahui dengan

jelas agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas sehingga masalah-

masalah tersebut dapat ditangani. Pada tahap ini juga perlu ditetapkan

kemungkinan-kemungkinannya. Dukungan SIM memerlukan suatu data

base dengan data masyarakat, saingan dan intern ditambah metode untuk

penelusuran dan penemuan masalah-masalah.

2. Tahap Perancangan (Design)

Pada tahap ini, kaitannya dengan SIM adalah membuat model-

model keputusan untuk diolah berdasarkan data yang ada serta

memprakarsai pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang

tersedia harus membantu menganalisis alternatif-altematif. Dukungan SIM

terdiri dari perangkat lunak statistika serta perangkat lunak pembuatan

model lainnya. Hal ini melibatkan pendekatan terstruktur, manipulasi

model, dan sistem pencarian kembali data base.

3. Tahap Pemilihan

Pada tahap ini, SIM menjadi paling efektif apabila hasil-hasil

perancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan


43

keputusan. Apabila telah dilakukan pemilihan, maka peranan SIM berubah

menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penilaian kemudian.

Dukungan SIM pada tahap pemilihan adalah memilih berbagai

model keputusan melakukan analisis kepekaan (analisis sensitivitas) serta

menentukan prosedur pemilihan. Dukungan SIM untuk pembuatan

keputusan terdiri dari suatu database yang lengkap, kemampuan pencarian

kembali database, perangkat lunak statistika dan analitik lainnya, serta

suatu dasar model yang berisi perangkat lunak pembuatan model-model

keputusan.

Pada dasarnya peranan SIM tersebut pada proses pemahaman, yang

menyangkut penelitian lingkungan untuk kondisi-kondisi yang memerlukan

keputusan. Istilah pemahaman di sini mempunyai arti sama dengan

pengenalan masalah. Kemudian pada proses perancangan serta pada proses

pemilihan.

Sering orang menyatakan bahwa komputer akan

mengambil keputusan, ini merupakan suatu pemyataan yang salah kaprah dan

tidak mengetahui letak peranan komputer serta bagaimana suatu proses

pengambilan keputusan dilakukan. Keputusan sebenarnya hanya dapat

diambil atau dilakukan oleh manusia.

Oleh karena itu, manusia pengambil keputusan harus selalu menjadi

bagian dari suatu pemilihan. Suatu algoritma keputusan, suatu aturan

keputusan atau suatu program komputer hanya membantu dengan


44

memberikan dasar untuk suatu keputusan, akan tetapi pemilihan keputusan

dilakukan oleh seorang manusia. Pernyataan komputer mengambil

keputusan pada umumnya didasarkan atas anggapan bahwa beberapa

keputusan dapat diprogramkan, sedangkan keputusan-keputusan yang lain

tidak. Hal ini mengingatkan bahwa klasifikasi tentang keputusan terprogram

dan tidak terprogram sangat penting untuk perancangan SIM. Ada suatu

kecenderungan di antara para perancang SIM untuk beranggapan, bahwa

suatu database (pusat data) saja akan banyak memperbaiki

pengambilan keputusan. Pandangan demikian sebenarnya telah

mengabaikan akan adanya tiga unsur dalam pengambilan keputusan

yang berperan penting, yaitu; data, model atau prosedur keputusan, dan

pengambil keputusan, itu sendiri. Oleh karena itu pengambilan keputusan

dapat diperbaiki dengan data yang lebih baik, model keputusan yang lebih

baik, atau pengambil keputusan yang lebih baik (lebih terlatih, lebih banyak

pengalaman, dan sebagainya).

Pada dasarnya, suatu sistem informasi memiliki sifat yang hampir

sama dengan sistem produksi yang mengkonversikan bahan baku menjadi

produk yang mungkin langsung digunakan oleh konsumen atau menjadi

bahan baku untuk fase konversi berikutnya. Sistem informasi mengkonversi

data kasar menjadi suatu laporan yang dapat dipakai atau menjadi input untuk

proses lanjutan.
45

Banyak manajemen yang tidak puas dengan sistem informasi mereka

dan secara tajam langsung menyalahkan sistem komputer. Tiga alasan yang

dapat menimbulkan hal ini adalah: (1) Besarnya harapan yang tidak terpenuhi,

(2) Tidak tepatnya analisis sistem, (3). Sindroma komputer yaitu anggapan

bahwa komputer mampu menanggulangi segala kelemahan manajemen.

Komputer hanya dapat dimanfaatkan bila telah dianalisis berdasarkan

perbandingan biaya dengan efektifitasnya dan digunakan secara layak.

Keunggulan komputer sebagai suatu alat terletak di dalam kemampuannya

mengolah data yang banyak dan kompleks serta melakukan perhiturgan-

perhitungan yang rumit dalam waktu yang singkat.

Hal lain yang tidak kalah pentingnya adalah kemauan orang-orang di

dalam manajemen untuk bersikap terbuka dalam menyampaikan masalah-

masalah yang ingin dibantu pemecahannya dengan menggunakan komputer.

Dalam pelaksanaanya pekerjaan pimpinan merupakan pekerjaan berat

yang menuntut kemampuan ekstra.58 Pihak sekolah dalam menggapai visi dan

misi pendidikan perlu di tunjang oleh sistem informasi manajemen yang

dikelola secara baik dan benar sehingga dapat mencapai hasil yang optimal.

Hal ini berarti, pengelolaan sistem informasi adalah suatu kebutuhan nyata

bahkan sekaligus merupakan keharusan berdasarkan pertimbangan secara

multi dimensional. Pemimpin yang efektif bertugas dan bertanggung jawab

58
E Mulyasa,Menjadi Kepala Sekolah Profesional, dalam Konteks Menyukseskan MBS dan
KBK (Bandung:Remaja Rosdakarya,2005), 98
46

mengelola sistem informasi dalam rangka proses manajemen dan pelaksanaan

fungsi-fungsi manajemen. Berbagai kasus masih banyak menunjukkan masih

banyak pimpinan yang terpaku dengan urusan-urusan administrasi yang

sebenarnya bisa dilimpahkan kepada tenaga administrasi.

B. Pengembangan Sistem Informasi Akademik

1. Konsep Pengembangan Akademik

Pengembangan adalah proses penyesuaian organisasi terhadap

perubahan yang cepat agar organisasi mampu mengantisipasi dan menjawab

perubahan-perubahan yang terjadi akibat tuntutan masyarakat modern yang

makin kompleks. Pengembangan organisasi diperlukan oleh setiap entitas

agar mereka dapat tetap eksis sesuai dengan misi dan tujuan mereka, tidak

terkecuali lembaga pendidikan.

Dalam bahasa Indonesia, pengembangan berarti proses atau cara,59 ada

juga yang mengartikan perbuatan yang dapat mengembangkan sesuatu.60

Namun secara umum diartikan lebih berdaya dari sebelumnya baik dalam hal

wewenang, tanggung jawab maupun kemampuan individual manusia.61

Menurut Alexander Winn yang dikutip oleh Gibson, pengembangan

adalah suatu strategi normatif, suatu proses re-edukasi, yang dimaksudkan


59
Badudu dan Zein, Kamus Besar Umum Bahasa Indonesia (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan,
2001), 414
60
Peter Salim dan Yenni Salim, Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer (Jakarta: Modern
Enflish Press, 2002), 323
61
Anggiat M. Sinaga, Sri Hadiati, Pemberdayaan Sumber Daya Manusia (Jakarta: Lembaga
Administrasi Negara Republik Indonesia, 2001), 2
47

untuk mempengaruhi sistem kepercayaan, nilai, dan sikap di dalam organisasi,

sehingga organisasi itu lebih mampu menyesuaikan diri dengan tingkat

perubahan yang cepat dalam teknologi, lingkungan industri dan masyarakat

pada umumnya. Pengembangan organisasi mencakup pula penyusunan

kembali struktur organisasi yang dimulai, ditunjang dan dikukuhkan oleh

perubahan normatif dan prilaku.62

Dari definisi di atas, dapat dimengerti bahwa pengembangan sistem

dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem

yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

Beberapa hal yang menyebabkan dilakukan perbaikan terhadap sistem yang

lama, yaitu: munculnya problem pada sistem yang lama, untuk meraih

kesempatan dan adanya instruksi-instruksi.

Adapun bidang akademik merupakan salah satu bidang kerja utama

(core business) bagi lembaga. Oleh karena itu bidang akademik merupakan

jiwa bagi madrasah yang mesti senantiasa mendapatkan perhatian dari

segenap civitas akademika.

Dalam kamus Besar Bahasa Indonesia akademik berarti bersifat

akademis, atau kependidikan.63 Bidang akademik yang dimaksud disini adalah

62
James L. Gibson, John M. Ivncevich, James H. Donnelly Jr., Organisasi dan Manajemen
(Jakarta: Erlangga, 1982), 548
63
Badudu dan Zein, Kamus Besar Umum Bahasa Indonesia (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan,
2001), 13
48

bidang administrasi yang berhubungan dengan pembelajaran,64 yang antara

lain digolongkan pada tiga bidang manajemen sebagai berikut :

a. Pengelolaan sebelum proses pembelajaran

1) Menyusun program pembelajaran

2) Menyusun rencana pelaksanaan pembelajaran

3) Mengatur pembagian tugas mengajar

4) Menyusun jadwal pelajaran

b. Pengelolaan selama proses pembelajaran

1) Mengatur daftar kemajuan siswa

2) Mengatur kehadiran dan absensi siswa

3) Mengadaan evaluasi siswa

c. Pengelolaan sesudah proses pembelajaran

1) Menyusun laporan hasil pendidikan

2) Menyusun analisis hasil evaluasi

3) Mengadaan remidi siswa

Pengelolaan bidang akademik tersebut menjadi permasalahan yang

sangat kompleks apabila hanya ditangani secara konvensional. Pengelolaan

bidang akademik akan menjadi lebih efektif dan efisien setelah dibantu

dengan penggunaan teknologi informasi, yaitu dengan menggunakan Sistem

Informasi Akademik (SIA) yang merupakan bagian dari Sistem Informasi

Manajemen.
64
B. Suryobroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah (Yogyakarta: Rineka Cipta, 2004), 42-45
49

Sistem informasi akademik adalah cara mengelola pekerjaan informasi

akademik dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan prinsip-

prinsip manajemen. Informasi itu sendiri adalah data yang sudah diolah denga

cara tertentu sesuai dengan bentuk yang diperlukan. Dengan perkembagan

teknologi alat pengolah data sampai kepada komputer dewasa ini, maka data

dapat diolah menjadi informasi sesuai keperluan tingkat manajemen

organisasi. Dengan demikian unit organisasi dapat mencapai tujuannya

masing-masing sehingga secara keseluruhan organisasi akan dapat mencapai

tujuan secara efisien dan efektif.

Sistem Informasi Akademik adalah sebagai sebuah sistem informasi

yang akan dapat berhasil apabila konsep-konsep Human Computer Interaction

(HCI) dapat diterapkan dalam sistem infomasi dengan menggunakan

pendekatan sistem yang berdasarkan prinsip-prinsip manajemen. Penerapan

Human Computer Interaction (HCI) dikatakan berhasil apabila user dari

Sistem Informasi Akademik (SIA) ini benar-benar dapat berinteraksi dengan

sistem informasi ini, sehingga hal ini akan meningkatkan kinerja dari seluruh

personal yang terlibat dalam kegiatan bidang akademik ini.

Dari pengertian-pengertian tersebut dapat di ambil kesimpulan bahwa

yang dimaksud bidang akademik dapat dibagi menjadi tiga, yaitu pengelolaan

bidang sebelum proses pembelajaran, saat proses pembelajaran dan setelah

proses pembelajaran.
50

2. Pengembangan Sistem Informasi Akademik

Tingkat keberhasilan suatu proses pendidikan dalam suatu madrasah

sangat dipengaruhi oleh keberhasilan pimpinannya dalam mengelola sistem

akademik yang tersedia di madrasah tersebut. Supaya lembaga pendidikan

mampu meningkatkan efisiensi dan memberikan pelayanan umum yang lebih

baik penanganan informasi modern tidak dapat dilakukan dengan sekedar

komputerisasi yang berupa perangkat keras komputer, tetapi juga

pengembangan organisasi (organizational development) secara

berkesinambungan. Pengembangan organisasi itu dimaksudkan agar

organisasi mampu mengantisipasi dan menjawab perubahan-perubahan yang

terjadi akibat tuntutan masyarakat modern yang makin komplek.

Pengembangan organisasi diperlukan oleh setiap entitas organisasi agar

mereka dapat tetap eksis sesuai dengan misi dan visi mereka, tidak terkecuali

organisasi-organisasi pendidikan.65

Semua organisasi akan berusaha untuk memaksimalkan antara

teknologi yang tengah berkembang dengan struktur yang diterapkan dalam

rangka meningkatkan efisiensi. Dalam hal ini, ada empat unsur yang

mendorong atau mempengaruhi pengembangan organisasi, yaitu :66

a. Manusia/perilaku;

65
Wahyudi Kumorotomo, Sistem Informasi, 100
66
Ibid., 111
51

Aktivitas organisasi ditentukan oleh interaksi antar individu atau antar

kelompok, norma-norma informal, persepsi, peran, pemimpin, konflik

dalam kelompok, dan sebagainya. Perilaku organisasi dalam banyak hal

juga ditentukan oleh perilaku kelompok dan perilaku individu.

b. Teknologi;

Teknologi dapat diartikan sebagai tindakan yang dilakukan oleh orang

terhadap objek dengan atau tanpa alat bantuan perkakas atau alat mekanis,

untuk mengadakan perubahan tertentu dalam objek tersebut. Secara luas

teknologi juga bisa berarti penerapan pengetahuan untuk melaksanakan

pekerjaan.

c. Tugas (task);

Efisiensi organisasi dapat dicapai dengan menyusun tugas dan pekerjaan

secara sistematis. Konsepsi inilah yang mendasari sistem pembagian kerja

fungsional atau spesialisasi menurut jenis pekerjaan.

d. Struktur;

Struktur dipergunakan untuk mengendalikan organisasi dan membedakan

bagian-bagiannya guna mencapai tujuan bersama. Yang dimaksud struktur

adalah penetuan rentang kendali, pelimpahan wewenang, formalisasi, dan

sebagainya, yang membuat aktivitas organisasi berjalan sesuai dengan apa

yang telah direncanakan.

Sistem Informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung


52

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Menurut Raymond, bahwa setiap lembaga yang ingin

mempertahankan eksistensinya harus berpegang pada keputusan yang diambil

berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang matang, keputusan yang

dianggap layak untuk dilaksanakan adalah keputusan berdasarkan atas model-

model sistem informasi yang akurat. Menurut Raymond, ada empat model

pengembangan sistem informasi akademik, 67 yaitu :

a. Sistem Informasi Pengolahan Transaksi (Expert System) ;

Expert System (ES) adalah perangkat lunak yang memanfaatkan

penyimpanan data komputer dan pengolahannya untuk menirukan

kemampuan seorang pakar. ES ini mempunyai kesamaan dengan DSS

yaitu sama-sama digunakan dalam masalah yang kurang berstruktur,

kurang terpola, kurang menentu. Tujuan ES adalah untuk mengganti peran

pakar dalam pengambilan keputusan walaupun tidak sepenuhnya. ES

sangat mem antu memberikan saran kepada nonpakar memberikan

alternatif dalam pengambilan keputusan. Sistem ini dapat digunakan

sebagai alat untuk mempelajari sesuatu. Pada umumnya sistem ini

digunakan untuk menjaring kemampuan pakar terutama jika resiko salah

besar dan banyak informasi yang harus dikuasi sebelum mampu

mengambil keputusan.
67
Raymond McLeod, Sistem Informasi Manajemen (New Jersey: Prentice-Hall, Inc., 1995), 322
53

Adapun komponen atau subsistem dari sistem ES ini adalah :

1) Knowledge Base; (sebagai dasar pengetahuan)

2) Inferens Engine; (untuk pengambilan kesimpulan)

3) Knowledge Acquisition; (penguasaan total) dan

4) Explanation Subsystem; (pemberian keterangan atau penjelasan

kepada yang berkepentingan).68

Dengan menggunakan Expert System yang canggih, maka

pimpinan organisasi dapat memanfaatkan terutama untuk mengambil

keputusan memecahkan masalah yang sulit-sulit.

b. Sistem Informasi Pendukung Manajemen (Work Group Support System) ;

Dalam organisasi yang kompleks, maka keputusan diambil secara

kolektif, mengingat masing-masing unit itu berkepentingan sesuai

bidangnya. Misalnya dalam lembaga pendidikan maka kegiatan di bidang

akademik yang dilakukan oleh Kepala Madrasah dan tenaga-tenaga yang

terkait. Tenaga-tenaga yang terkait, antara lain :

1) Kepala Tata Usaha mengurusi bidang administrasi madrasah;

2) Wakamad Kurikulum mengurusi bidang kurikulum;

3) Wakamad Kesiswaan mengurusi bidang kesiswaan;

4) Wakamad Humas mengurusi bidang hubungan masyarakat;

5) Wakamad Litbang mengurusi bidang penelitian dan pengembangan

madrasah;
68
Ibnu Syamsi, Pengambilan Keputusan, 147
54

6) Wakamad Sarana dan Prasarana Madrasah mengurusi bidang sarana

dan prasarana madarah;

Semua tenaga itu perlu mengambil keputusan, perencanaan,

pelaksanaan dan pengawasan yang terpadu. WGSS memang dirancang

untuk mengambil keputusan terpadu, yang bekerja sama secara kelompok

menghadapi situasi yang tidak sepenuhnya menentu (tidak sepenuhnya

terpola/berstruktur). WGSS ini mempunyai model base dan data base,

serta memiliki fasilitas di permukaan (interface) yang saling berkaitan.

Karena masalahnya begitu kompleks dan menyangkut berbagai organisasi

terkait yang harus saling bekerja sama, maka kemampuan on-line di sini

sangat penting.

Adapun langkah yang ditempuh dalam WGSS ini secara berturut-turut

sebagai berikut :

1) Mengadakan pertemuan koordinatif antar unit yang terkait;

2) Menjelaskan tujuan kelompok yang hendak dicapainya;

3) Permasalahan masing-masing yang dihadapinya;

4) Strukturisasi situasi dan kondisi;

5) Memberikan kesempatan masing-masing untuk mengemukakan

pendapat untuk pemecahan masalah (brainstorming);

6) Menyimpulkan beberapa alternatif pemecahan hasil dari

brainstorming;
55

7) Penilaian terhadap masing-masing alternatif, baik mengenai

keunggulannya maupun kelemahannya;

8) Melihat satu alternatif yang dianggap terbaik untuk memcahkan

masalah bersama;

9) Memonitor pelaksanaan dan mengevaluasi hasil monitoring secara

bertahap;

10) Apabila sudah tepat maka dijadikan pola pelaksanaan untuk tindak

lanjutnya. Tetapi kalau ternyata gagal diganti dengan alternatif lainnya

yang terlah tersedia.

c. Sistem Informasi Pendukung Keputusan (Decision Support System) ;

Untuk dapat mengambil keputusan yang tepat, maka pimpinan

membutuhkan informasi yang akurat, lengkap sesuai dengan kebutuhan,

dapat dipercaya kebenarannya, dan up-to-date. Untuk keperluan tersebut,

maka dibutuhkan model pengolahan data yang sesuai. Ada tiga macam

model pengolahan data berdasarkan DSS, yaitu :

1) Institusional DSS, yaitu sistem pendukung pengambilan keputusan

untuk jangka panjang;

2) DSS Generators, yaitu sistem pendukung pengambilan keputusan

untuk jangka panjang;

3) DSS Tools, yaitu sistem pendukung pengambilan keputusan yang

harus cepat namun penerapannya sangat terbatas. Meskipun demikian

kemungkinan dapat juga menjadi Institusional DSS nantinya.


56

d. Sistem Informasi Pendukung Pimpinan (Exscutive Support System) ;

Salah satu fungsi yang sangat penting dalam kepemimpinan adalah

pengambilan keputusan, seorang pimpinan sebagian besar waktu,

perhatian, maupun pikirannya dipergunakan untuk mengkaji proses

pengambilan keputusan. Semakin tinggi posisi seseorang dalam

kepemimpinan organisasi maka pengambilan keputusan menjadi tugas

utama yang harus dilaksanakan. Perilaku dan cara pimpinan dalam pola

pengambilan keputusan sangat mempengaruhi perilaku dan sikap dari para

pengikutnya. Hal ini akan menentukan kinerja organisasi untuk mencapai

tujuannya. Pengambilan keputusan mempunyai dua fungsi, yaitu :

1) Pangkal permulaan dari semua aktivitas manusia yang sadar dan

terarah, baik secara individual maupun secara kelompok, baik

institusional maupun secara organisasional;

2) Sesuatu yang bersifat futuristik, artinya bersangkut paut dengan hari

depan, masa yang akan datang, di mana efeknya atau pengaruhnya

berlangsung cukup lama.

Adapun tujuan dari pengambilan keputusan, yaitu :

1) Tujuan yang bersifat tunggal, terjadi apabila keputusan yang

dihasilkan hanya menyangkut satu masalah. Artinya, sekali diputuskan

tidak akan ada kaitannya dengan masalah lain;

2) Tujuan yang bersifat ganda terjadi apabila keputusan yang dihasilkan

menyangkut lebih dari satu masalah, artinya bahwa keputusan yang


57

diambil sekaligus memecahkan dua masalah atau lebih, yang bersifat

kontradiktif atau yang tidak kontradiktif.

Melihat fungsi dari pengambilan keputusan yang dilakukan oleh

kepala madrasah sebagai pimpinan akan berpengaruh besar terhadap

kelangsungan organisasi madrasah. Oleh karena itu, hal ini akan memiliki

dampak terhadap perilaku maupun sikap bawahannya, seperti wakil kepala

madrasah, guru, staf tata usaha, maupun siswa. Oleh sebab itu, kepala

madrasah sebagai pimpinan harus mampu memilih alternatif-alternatif

keputusan yang tepat sehingga tujuan organisasi madrasah untuk

meningkatkan kinerja pendidikannya dpat tercapai secara optimal.

Lembaga pendidikan merupakan sebuah organisasi yang berskala

cukup besar, dengan perangkat manajemen yang berlapis yang melibatkan

berbagai unit kerja pendukung kegiatan akademis, seperti ruang kelas, mata

pelajaran, laboratorium, serta unit layanan teknis seperti perpustakaan, lab.

bahasa, lab komputer, dan sebagainya. Selayaknya sebuah organisasi,

lembaga pendidikan memiliki aset informasi yang harus dikelola secara baik

untuk dapat membantu para pengambil kebijakan untuk membuat suatu

analasis, rencana atau menyusun strategi pengembangan operasional unitnya,

seperti dijelaskan oleh Raymond McLeod bahwa seorang manajer atau

pengambil kebijakan memastikan bahwa data mentah yang diperlukan

terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Ia

kemudian memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima


58

informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga

informasi tersebut dapat dimanfaatkan.69

Pengelolaan informasi dalam sebuah lembaga pendidikan tidak mudah

untuk diimplementasikan, mengingat beragamnya sumber informasi serta

kebijakan internal pada setiap unit kerja. Apalagi jika pengelolaan informasi

(dalam bentuk sistem informasi) diimplementasikan pada lembaga pendidikan

yang memiliki kebijakan desentralisasi, yang berarti banyak proses bisnis

yang dikendalikan oleh unit-unit, secara beragam. Hal ini semakin menambah

kompleksitas rancangan sistem informasi yang akan dikembangkan.

Suatu konsep ideal pengembangan sistem informasi pada sebuah

lembaga pendidikan adalah integrasi antar aplikasi-aplikasi yang ada pada

setiap unit dan bidang kerja, sehingga mempermudah dalam proses pertukaran

data dan menghasilkan informasi yang lebih integritasnya terjamin dan akurat.

Berbagai proses bisnis yang dapat dikembangkan sistem informasinya antara

lain : akademik, keuangan, registrasi, kepegawaian, perpustakaan, alumni,

dsb. Sistem dirancang dengan menggunakan sistem berbasis role, sehingga

setiap pengguna dengan role yang berbeda akan memiliki fungsi/fitur yang

berbeda. Sebagai contoh adalah sistem informasi akademis mengelola

informasi-informasi yang berhubungan dengan proses akademik pada

madrasah, seperti admistrasi siswa, raport, daftar nilai, hingga entry nilai oleh

guru. Seorang pengguna dengan role siswa dapat menggunakan sistem dengan
69
Raymond, Sistem Informasi, 24
59

fitur : pengisian data siswa, mencetak transkrip nilai, atau jadwal. Sementara

pengguna dengan role guru dapat melakukan entry nilai, memantau

perkembangan belajar siswa bimbingannya, dsb. Demikian pula seorang

pimpinan madrasah (eksekutif) dapat mengakses fitur yang berhubungan

dengan laporan-laporan dan statistik, serta modul-modul DSS (Decission

Support System). Model seperti ini akan memudahkan seorang pengguna

dalam mengakses informasi-informasi yang dibutuhkannya. Saat ini,

kemudahan penggunaan merupakan salah satu faktor kunci dalam

keberhasilan pengembangan produk-produk aplikasi Teknologi Informasi,

selain tentu saja muatan (content)nya.70

Satu hal yang dapat diimplementasikan dalam sistem informasi

madrasah adalah konsep pengembangan portal. Portal merupakan satu

subsistem, sebagai ‘gerbang’, yang mengumpulkan informasi-informasi dari

berbagai sumber (resource), yang ditampilkan dalam sebuah aplikasi

terpisah.71 Dalam cakupan madrasah, akan muncul berbagai portal, seperti

portal akademik, portal perpustakaan, portal kepegawaian ataupun portal

keuangan. Informasi-informasi pada portal ini akan dapat diakses oleh

berbagai aplikasi dan teknologi, seperti aplikasi berbasis web, serta aplikasi

berbasis teknologi mobile yang berbasis Java. Dengan aplikasi mobile,

seorang pengguna sistem, misalnya siswa, dapat mengakses informasi hasil

70
Ibid.
71
Ibid., 25
60

studinya melalui perangkat-perangkat mobile, seperti handphone, PDA, atau

notebook. Model portal ini sangat tepat jika diterapkan pada sistem

manajemen yang desentralisasi. Setiap unit, misalnya guru, masing-masing

memiliki sistem informasi akademik yang diintegrasikan oleh sebuah portal

akademik madrasah, dan dapat diakses melalui internet dan perangkat mobile.

Model ini mendukung konsep layanan “anytime...anywhere”, yaitu pengguna

aplikasi dapat mengakses informasi setiap saat dan dimana saja, dan searah

dengan arah pengembangan smart campus atau digital campus, yang telah

dicanangkan oleh berbagai universitas besar di Indonesia, seperti ITB dan

UGM.

Munculnya sistem informasi akademik ini adalah berdasarkan

kebutuhan logis dari perkembangan informasi yang menjadi bagian penting

dari kehidupan manusia masa lalu, masa kini, dan masa yang akan datang.

Tiap kegiatan baik individu ataupun organisasi niscaya memerlukan data dan

informasi dan juga akan menghasilkan data dan informasi. Sistem Informasi

Akademik (SIA) merupakan kegiatan pendukung (supporting) dalam

organisasi, karena itu diperlukan oleh semua unit organisasi dan berada pada

semua unit kerja yang ada dalam organisasi. Karena itu Sistem Informasi

Akademik (SIA) harus diterapkan pada semua bidang seperti pendidikan,

ekonomi, manajemen, keuangan, hukum, administrasi, informasika, teknik,

kedokteran, dan sebagainya.


61

Pada organisasi yang kecil ataupun besar, kegiatan tersebut sama saja.

Bedanya hanyalah pada besar kecilnya cakupan kegiatan organisasi masing-

masing. Misalnya perusahaan kecil sepeti warung rokok di pinggir jalan

tentulah berbeda kebutuhan akan data dan informasinya atau data dan

informasi yang dihasilkannya bila dibandingkan dengan organisasi besar

seperti departemen pemerintah, perusahaan grop konglomerat, atau

perusahaan multinasional yang bergerak di beerbagai bidang seperti

perbankan, industri, pertanian, kehutanan, transportasi, konstruksi,

perdagangan, dan sebagainya.

Pekerjaan informasi tersebut dikerjakan menurut asas-asas manajemen

agar tercapai efisien dan efektivitas. Munculnya Sistem Informasi Manajemen

(SIM) ini adalah berdasarkan kebutuhan logis dari perkembangan informasi

yang menjadi bagian penting dari kehidupan manusia masa lalu, masa kini,

dan masa yang akan datang. Tiap kegiatan baik individu ataupun organisasi

niscaya memerlukan dan menghasilka data dan informasi. Pada organisasi

yang kecil ataupun yang besar, kebutuhan tersebut sama saja. Bedanya

hanyalah pada besar kecilnya kebutuhan akan data dan informasi yang

diperlukan dan uyang dihasilkan.

3. Kendala-kendala yang dihadapi dalam pengembangan sistem informasi

akademik
62

Berikut adalah beberapa kendala yang dihadapi dalam pengembangan

sistem informasi akademik :72

a. Sumber Daya Manusia (SDM)

Sifat manusia yang kebanyakan ”takut” pada perubahan acap kali

menjadi kendala bagi pengembangan organisasi. Untuk situasi yang begitu

pesat, ketakutan pada perubahan di bidang teknologi informasi yang

begitu pesat, ketakutan pada perubahan seperti itu jelas akan

menumpulkan dinamika organisasi yang progresif. Sebaliknya, sikap yang

menyalahartikan keberadaan teknologi informasi juga bisa menghambat.

Di dalam organisasi sering terdapat pemikiran picik dalam mensikapi

teknologi modern, yaitu anggapan bahwa pengadaan perangkat keras akan

memecahkan seluruh masalah. Pengadaan komputer yang berkemampuan

tinggi memang penting, namun yang jauh lebih penting adalah

kemampuan orang-orang yang bekerja di belakang komputer tersebut.

Maka di masa mendatang aspek-aspek manajemen yang terkait dengan

pelatihan dan profesionalisme staff yang menunjang komputerisasi

hendaknya mendapat prioritas yang utama.

Untuk bisa menghasilkan keunggulan dalam suatu organisasi,


demikian pula dengan pusat-pusat informasi harus mengutamakan para
pemakai dan pengguna informasi. Kalau pusat informasi dapat
mengidentifikasikan mayoritas pengguna informasinya, maka pusat

72
Wahyudi Kumorotomo, Sistem Informasi, 401
63

informasi itu akan dapat menemukan kebijakan dasar dan utama yang
menjadi prioritasnya.
Sebagai contoh pusat informasi yang menyediakan data informasi
tentang pendidikan melihat bahwa pengguna utamanya adalah mahasiswa
dari disiplin ilmu sosial dan humaniora. Maka kebijakan strategis yang
akan diambil tentunya semua informasi yang berkaitan dengan ilmu sosial
dan humaniora, ia akan memprioritaskan usaha, dana, operasinya pada
kedua bidang itu. Pada tahap yang lebih lanjut bahkan pusat informasi itu
akan berani membuat kebijakan pada bidang diluar ilmu sosial dan
humaniora. Andaikan hal itu dilaksanakan dengan konsisten, maka lambat
laun pusat informasi itu akan berkembang ssuai dengan pangsa pasar.
Orientasi pada pemakai informasi hampir sama dengan otientasi pada

hasil. Kalai kita berorientasi pada hasil, maka penyedia dan pusat

informasi itu sudah berjalan pada rel yang tepat. Pusat informasi yang

berorientasi pada hasil dan pemakai informasi akan selalu mengetahui

trend yang diikuti oleh mayoritas pemakainya. Pusat informasi itu akan

selalu berorientasi dengan para pemakai informasi untuk mengetahui

informasi apa yang dibutuhkan oleh para pemakai informasi. Disamping

itu pusat informasi dapat memberikan penjelasan dan keterangan kepada

para pengguna informasi bahwa untuk mendapatkan informasi yang cepat

dan akurat diperlukan teknologi yang canggih, tentu saja teknologi

informasi itu membutuhkan biaya dan dana. Kalau para pemakai informasi

memandang bahwa informasi yang diperlukan menguntungkan, maka ia

tidak akan segan-segan untuk membiatai informasi yang diperolehnya,


64

atau paling tidak membantu memahami bahwa informasi itu mempunyai

nilai ekonomis.

b. Operasional Manajemen

Dari sisi manajemen, kurangnya keterlibatan unsur pimpinan

dalam mengembangkan sistem yang terdistribusi tetapi terpadu masih

merupakan kendala. Para manajer divisi seringkali terjebak dalam

kegiatan-kegiatan rutin sehingga hal-hal yang berkenaan dengan

pengembangan organisasi secara menyeluruh sering terlupakan. Dalam

pada itu kurangnya komunikasi dan keterpaduan diantara unsur-unsur

yang terkait dalam pengembangan teknologi informasi menyebabkan

kurangnya daya tanggap organisasi terhadap kebutuhan-kebutuhan baru

dalam layanan telekomunikasi.

c. Ketersediaan Dana

Sistem informasi manajemen di lembaga pendidikan saat ini

kebanyakan baru sebatas wacana, diharapkan pada waktu yang tidak

terlalu lama sistem informasi manajemen di lembaga pendidikan tidak

sebatas wacana tetapi sudah mengarah ke aplikasi yang betul-betul

menunjang kegiatan pendidikan pada umumnya. Untuk menerapkan

sistem informasi manajemen di lembaga pendidikan yang terpadu dan

memiliki kapabilitas dalam mendukung keberhasilan dunia pendidikan

yang signifikan, diperlukan keseimbangan ketersediaan dana untuk

meningkatkan sumber daya manusia dan mengoperasional manajemen.