Macro Fluxograma

Incio
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Estruturar Evento
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Estrutura OK
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Providenciar Recursos
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Preparar o Evento
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Realizar
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Desmontar
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Aes Ps Evento
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Relatrio Ps-Evento
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Fim

ANEXO II
Descrio de Evento
Processo: Realizar Evento
Responsvel(is): Moto Campo / Vicente A. Maranho e Rafaela D.
Franco
Objetivo do Processo: Divulgar os 5 milhes de vendas em consrcio.
Tarefas:
1. Estruturar evento

rea de 60 120 metros de comprimento por 8 15 metros de

largura.
Arquibancadas
Som
Ambulncia com Mdico
Captao de imagem
Banheiros Qumicos
Equipe de Staf
Segurana
30 L de gasolina
10 dzias de gua
Hospedagem para 08 pessoas
Alimentao para 08 pessoas (almoo e jantar)
Translado aeroporto hotel / hotel aeroporto
Translado hotel evento / evento hotel
Crachs
Camisetas
Bons
Produo VT para divulgao
Produo de spot para divulgao
Walk talks para a equipe de staf
Canetas
Folhas sulfite
Faixas e banner para exposio de marca

2. Providenciar recursos para o evento

Oficio Polcia Militar
Oficio Polcia Civil
Oficio Bombeiro
Oficio Vigilncia Sanitria
Oficio CEMA
Oficio CEMAT
Oficio SETRAT

3.
4.
5.
6.
7.

Alvar Prefeitura
Alvar Bombeiro

Preparar evento
Realizar evento
Desmontar evento
Realizar ps-evento
Elaborar relatrio do evento

Fornecedores: Aqueles que, alm de fornecerem os insumos, possibilitaro

que se realizem as tarefas.
Insumos:
1. Plano de ao comercial
2. Solicitao de evento (verbal, comunicao interna)
3. Relao de pblico alvo
4. Lista de parceiros
5. Registro de oportunidades de negcio
6. Material promocional de apoio
7. Verba para contratao de servios/produtos
8. Infra-estrutura
Clientes: Aqueles que necessitam do resultado do processo
Produtos:
1. Evento realizado
2. Relatrio de evento realizado
Responsvel (is) pela elaborao:

ANEXO III
Procedimento Operacional Estruturar Evento
Nome da Tarefa: Estruturar Evento
Responsvel (is):
Material/Recursos Necessrios:
1. Relatrio de eventos similares
2. Registro de oportunidades de negcios
3. Modelo de formulrio proposta em eventos/encontros.
Atividades Crticas:
1. Consultar relatrios de eventos similares
2. Explicitar objetivo do evento
3. Definir local, perodo e horrio
4. Definir pblico-alvo
5. Definir ttica de abordagem
6. Definir esquema de divulgao
7. Definir necessidade de marketing cooperativo (parcerias)
8. Definir necessidade de infra-estrutura
9. Definir cronograma/responsabilidades
10.Definir esquema de treinamento
11.Elaborar oramento
12.Divulgar proposta de participao em eventos/encontros
13.Obter aprovao da proposta de participao em eventos/encontros
14.Encaminhar proposta aprovada aos rgos envolvidos
Manuseio do Material:
1. Atentar para os pontos fortes de eventos similares
2. Enfatizar pontos oriundos do acervo de oportunidades de negcios
3. Atentar para a aprovao da proposta de participao em
eventos/encontros pelos rgos envolvidos em tempo hbil.
Resultados Esperados:
1. Proposta de participao em eventos/encontros com cronograma
responsabilidades e oramentos definidos em tempo hbil.
Aes Corretivas:
Atravs de crticas recebidas, reexaminar cada atividade para fazer as
correes pertinentes. Caso no consiga a aprovao da proposta em tempo
hbil, acionar a chefia.
Aprovao:

ANEXO IV
Procedimento Operacional Preparar Evento
Nome da Tarefa: Preparar Evento
Responsvel(is):
Material/Recursos Necessrios:
1. Cadastro de participantes potenciais
2. Material para treinamento da equipe
3. Material promocional/apoio
4. Cartas/etiquetas
5. Formulrio de avaliao
Atividades crticas :
1. Enviar carta/convite
2. Fazer telemarketing de confirmao
3. Elaborar lista de participantes
4. Fazer check-list do material promocional/apoio
5. Confeccionar crachs
6. Confeccionar/montar pastas do evento
7. Fazer check-list de todos os itens de infra-estrutura
8. Montar secretaria/recepo
9. Preparar formulrio de responsabilidades
10.Treinar equipes de trabalho
11.Preparar lista de presena de participantes
Manuseio do Material:
1. Diariamente atualizar a lista de participantes confirmados
2. Atentar para que o material promocional esteja adequado ao evento
3. No treinamento, importante conhecer profundamente aquilo que vai ser
apresentado e acertar com os palestrantes a nfase e coerncia com o
objetivo do evento.
Resultados Esperados:
1. Garantir que o nmero de participantes confirmados seja o maior possvel.
2. Crachs e pastas do evento confeccionados em tempo hbil
3. Equipe treinada em tempo hbil
4. Infra-estrutura montada e em funcionamento em tempo hbil
Aes Corretivas:
Problemas advindos devero ser solucionados imediatamente ou reportados
chefia.
Aprovao:

ANEXO V
Procedimento Operacional Providenciar Recursos para o
Evento
Nome da tarefa: Providenciar Recursos Para o Evento
Responsvel(is):
Material/Recursos Necessrios:
1. Proposta de participao em eventos/encontrosaprovada
2. Cadastro de palestrantes
3. Lista de parcerias
Atividades Crticas:
1. Negociar local para realizao do evento
2. Preparar scripts de telemarketing ativo/receptivo
3. Elaborar carta convite/etiquetas
4. Negociar/acertar parcerias
5. Elaborar a grade do programa
6. Negociar/acertar palestrantes
7. Elaborar formulrio de avaliao
8. Negociar o fornecimento e instalao de recursos infra-estrutura(recursos
humanos materiais, equipamentos e alimentao)
9. Solicitar o fornecimento e instalao de servios de telecomunicaes
10.Solicitar material promocional/apoio
11.Elaborar script do mestre de cerimnia
12.Acertar apoio da imprensa
13.Solicitar contratao/pagamento de servios/produtos selecionados
14.Preparar material de treinamento
Manuseio do Material:
1. Certificar-se que os rgos envolvidos receberam a proposta de
participao em eventos/encontros na verso aprovada.
2. Manter palestrantes de stand by em caso de impossibilidade do titular
comparecer
3. No esquecer de fornecer dados dos equipamentos para que seja feito
seguro com antecedncia de 15 dias do evento.
Resultados Esperados:
Ter todos os recursos/procedimentos necessrios realizao do evento
disponveis e de acordo com o cronograma estabelecido.
Aes Corretivas:
Detectado que algum recurso poder no estar disponvel em tempo hbil,
acionar chefia.
Aprovao:

ANEXO VI
Procedimento Operacional Realizar Evento
Nome da Tarefa: Realizar Evento
Responsvel(is):
Material/Recursos Necessrios:
1. Crachs/pastas do evento
2. Mo-de-obra treinada para demonstraes
3. Palestrantes
4. Parcerias
5. Infra-estrutura (itens)
6. Lista de participantes
7. Lista de presena de participantes
8. Material promocional/apoio
Atividades Crticas:
1. Recepcionar/registrar participantes entregando crachs/pastas
2. Cerimoniar o evento
3. Realizar palestras
4. Encaminhar participantes ao stand de demonstrao
5. Demonstrar servios
6. Abordar participantes (vendas)
7. Prestar informaes sobre servios/aplicaes
8. Registrar oportunidades de negcios
9. Supervisionar as atividades/infra-estrutura durante o evento
10. Administrar material promocional/apoio
11. Administrar distribuio de tickets refeio e vaucher de transportes
12. Recolher formulrios de avaliao
13. Registrar anormalidades
Manuseio do Material:
1. Alertar sistematicamente para o preenchimento do formulrio de avaliao pelos
participantes
2. Informar platia sobre possveis atrasos/falhas
3. Informar platia sobre a programao seguinte
4. Informar da existncia de equipe de venda e demonstrao no local
5. Atentar para reposio de material promocional
Resultados Esperados:
1. Maior nmero de participantes possvel
2. Palestras realizadas
3. Servios demonstrados
4. Todos os formulrios de avaliao preenchidos
5. Todas as oportunidades de negcios registradas
Aes Corretivas:
1. Substituir lmpadas dos retroprojetores em caso de queima
2. Pedir/monitorar conserto/recuperao de equiopamentos/servios
3. Orientar palestrantes/demonstradores sobre possveis desvios
4. Acionar suporte tcnico do evento para diagnstico de problemas nos
servios/aplicaes
5. Qualquer outra anormalidade, recorrer ao coordenador do evento
Aprovao:

ANEXO VII
Procedimento Operacional Desmontar Evento
Nome da Tarefa: Desmontar Evento
Responsvel(is):
Material/Recursos Necessrios:
1. Bloco de nota fiscal
2. Notas fiscais recebidas
Atividades Crticas:
1. Recolher material promocional/apoio em excesso
2. Fazer check-list dos equipamentos/materiais a serem retirados
3. Coordenar a retirada/transporte dos materiais/equipamentos
4. Coordenar o desmonte/transporte do stand
5. Entregar local ao fornecedor
6. Registrar incidentes ocorridos
Manuseio do Material:
1. Atentar para o preenchimento do bloco de nota fiscal correto
2. Preocupar-se para que o local seja liberado antes da liberao da segurana
Resultados Esperados:
Local de realizao do evento liberado no dia seguinte ao trmino do evento.
Aes Corretivas:
Em caso de dvida com relao ao preenchimento das notas fiscais, contactar
pessoal apto.
Caso haja problema no check-list, acionar chefia
Aprovao:

ANEXO VIII
Procedimento Operacional Realizar Ps-Evento
Nome da Tarefa: Realizar Ps-Evento
Responsvel(is):
Material/Recursos Necessrios:
Lista de presena dos participantes
Lista de participantes (que confirmaram presena)
Atividades Crticas:
1. Consolidar relatrio de participao
2. Enviar correspondncias de agradecimento (palestrantes, parceiros e
pblico presente)
3. Dar aval para pagamento dos servios/produtos prestados por terceiros
Manuseio do Material:
Atentar para a atualizao do cadastro com relao aos participantes
diferentes dos confirmados
Notas fiscais para pagamento devero ser liberadas no dia seguinte ao
trmino do evento
Recolher voucher de transporte e tickets refeio no utilizados
Resultados Esperados:
Agradecimento no mximo em 5 (cinco) dias teis
Aes Corretivas:
Solicitar orientao chefia quando da elaborao das correspondncias de
agradecimento bem como quando do pagamento dos servios prestados, caso
seja detetado algum no cumprimento dos servios/produtos contratados por
parte dos fornecedores.
Aprovao:

ANEXO IX
Procedimento Operacional Elaborar Relatrio do Evento
Nome da Tarefa: Elaborar Relatrio do Evento
Responsvel(is):
Material Recursos Necessrios:
1. Proposta de participao em eventos/encontros aprovada
Formulrios de avaliao preenchidos
Relatrios de anormalidades
Registros de oportunidades de negcios
Relatrio de participao
Atividades Crticas:
1. Tabular dados de:
Relatrio de anormalidades
Registros de oportunidades de negcios
Relatrio de participao
2. Solicitar contribuies aos rgos envolvidos
3. Comparar o planejamento com o realizado, identificando as causas de
sucesso e insucesso
4. Propor plano de Ao
5. Fazer recomendaes
6. Divulgar relatrio
Manuseio do Material:
O plano de ao deve indicar com clareza os responsveis pela ao de psevento
Resultados Esperados:
O relatrio elaborado em at 10 dias aps a realizao do evento para uma
ao de venda imediata.
Aes Corretivas:
Dados no obtidos em tempo hbil (dependentes de terceiros) devero ser
fornecidos posteriormente
Aprovao:

ANEXO X
Proposta de Estruturao de Encontros
Responsvel(is):
1.
1.
1.
1.
1.

ENCONTRO
1. Local
2. Data/Horrio
3. Servio
4. rgos Envolvidos

2. OBJETIVOS
2. 1. Geral
2. 2. Complementos
3. PBLICO-ALVO
3.1. Nmero de participantes
3.2. Segmentos
3.3. Critrios de Seleo de Empresas
3.4. Perfil do Convidado
4. TTICA DE ABORDAGEM
4.1. Palestras
4.2. Marketing Cooperativo
4.3. Exposio de Servio/Equipamentos
5. ESQUEMA DE DIVULGAO
5.1. Publicidade
5.2. Mala Direta
5.3. Telemarketing
5.4. Apoio de Imprensa
6. PROGRAMAO
7. MARKETING COOPERATIVO
8. INFRAESTRUTURA
8.1.Recursos Materiais e Instalaes
8.2.Recursos Audiovisuais
8.3.Recursos Humanos
9. ESTIMATIVA DE CUSTOS

ANEXO XI
Proposta de Participao em Eventos
Responsvel(is):
1. EVENTO
1.1. Local
1.2. Data/Horrio
1.3. Entidades Envolvidas
1.4. Pblico
1.5. Objetivo
2. PARTICIPAO
2.1. Servios
2.2. Objetivo
2.3. Posicionamento Comercial
2.4. Nvel de Participao
a Palestras
b Stand
c Sala de Imprensa
d Marketing Cooperativo
3. DEFINIO DE SERVIOS/EQUIPAMENTOS
4. DEFINIO DE RECURSOS
4.1. Humanos
4.2. Infraestrutura
4.3. Promocionais
5. DEVOLUO
6. DISTRIBUIO
7. ANEXOS
7.1. Programa
7.2. Lay-out do Evento

ANEXO XII
Relatrio de Avaliao de Encontros
Responsvel(is):
1. ENCONTRO
1.1 Local
1.2 Data/Horrio
2. PR-EVENTO
2.1 Planejamento
2.2 Desenvolvimento
3. EVENTO
3.1.Infraestrutura
3.2.Marketing Cooperativo
3.3.Palestras
3.4.Divulgao
3.5.Equipe de Trabalho
3.6.Pblico
3.7.Aspectos
3.8.Material Promocional
3.9.Organizao
3.10.Atividades Extras
4. PS EVENTO
4.1.Questionrio de Avaliao
4.2.Procedimentos Comerciais
5. CONCLUSES E RECOMENDAES
6. ANEXOS
6.1.Proposta de Estruturao de Encontros
6.2.Lista de Participantes
6.3.Programa
6.4.Convite
6.5.Publicidade
6.6.Malas Diretas
6.7.Material Promocional
6.8.Cpia de Palestras
6.9.Tabulao do Questionrio

ANEXO XIV
CKECK-LIST PARA UMA FEIRA
I)

Informaes Gerais
Requer informaes para participao
Determinar tamanho e posio do stand
Contrato do espao
Contrato montadora
Informaes gerais dos setores envolvidos internamente
Determinar pontos de destaque
Definir que produtos sero expostos
Produtos existentes na empresa
Produtos que devero ser adquiridos/importados

II)

Projeto
Solicitar projeto
Maquete do stand
Aprovao do stand

III) Desenho do Stand

Definio de reas para divises de produtos
Projeto de displays
rea disponvel
Quantidade de displays disponveis
Produtos por painel
Texto de produtos
Destaques
Fotos, slides, grficos
Chamadas promocionais
Definir moblia/decorao
Definir posicionamento de plantas
Atividades promocionais
IV) Necessidades do Stand
Instalao eltrica
Telefone
Catlogos/folhetos
Crachs/convites
Vale estacionamento
Vigilncia do stand
Limpeza do stand
Contratao do bufet
Definir coquetis ou eventos especiais
Brindes
Recepcionistas
Vesturio
Fotgrafo

V)

Imprensa
Folheto institucional
Press release
Entrevistas com imprensa
Fotos/filmagem do stand e de produtos em exposio

VI) Atendimento
Pagamento das taxas legais: energia, hidrulica, ICMS, ECAD, etc.
Determinar pessoal do satnd
Regulamento disciplinar do stand
Relao de telefones
Plano de visita de personalidades ao stand
Em caso de coquetel, elaborar plano especfico
Notas de venda para mercadoria a ser comercializada
Reservas de hotel
Traslados
Treinamento da equipe
VII) Montagem
Emisso de notas fiscais de transporte
Seguro
Remessa de produtos para feira
Montagem
Limpeza
VIII) Desmontagem
Checagem das notas fiscais de transporte
Retirada e embalagem de produtos
Transporte
Recepo de produtos na fbrica
IX) Relatrio
Avaliao dos resultados da exposio
Distribuio dos contatos realizados