ADMINISTRACION DE

PROYECTOS

JUSTIFICACION CONCEPTUAL

La Administracin de Proyectos no consiste meramente en repartir los

trabajos entre varias personas y despus confiar en que de alguna manera
stos logren el resultado deseado. De hecho, creerlo as, es la principal razn
por la que fracasan los proyectos.
La Administracin de Proyectos se ha ido consolidando a travs del tiempo
como una tcnica con metodologa definida para lograr un objetivo que se
considera necesario, mediante la realizacin de un plan y un programa que
implica una serie de actividades interrelacionadas, optimizando la utilizacin
de recursos, supervisando su avance real contra el planeado y aplicando las
medidas correctivas pertinentes.

CONCEPTOS GENERALES
ACERCA DE LA
ADMINISTRACION DE
PROYECTOS.

Concepto de proyecto.
El objetivo de un proyecto.
El ciclo de vida de un proyecto.
Los atributos de un proyecto.
El plan para administrar un proyecto.
Los factores decisivos para xito.
Resumen del captulo
Ejercicio para fijacin de conocimientos.
Caso prctico.
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CONCEPTO DE PROYECTO
El concepto de PROYECTO en Administracin de Proyectos se explica como
sigue:

Proyecto

es un esfuerzo enmarcado en el tiempo por lograr un objetivo

especfico.

Que satisface una necesidad del cliente.

Utilizando una metodologa definida.
Que permite administrar una serie de actividades interrelacionadas.
As como la administracin y utilizacin eficiente de los recursos.
Bajo la responsabilidad de un EQUIPO DE PROYECTO, encabezado por un
LIDER o COORDINADOR DEL PROYECTO.

EL OBJETIVO DE UN PROYECTO
Un proyecto debe tener un OBJETIVO definido, en el que debe quedar
establecido el resultado o producto que se espera a su trmino
Por lo general, el objetivo de un proyecto se define a partir de:

Alcance ( de qu se trata ).
Programa de actividades ( tiempos ).
Costos.
Por ejemplo: el objetivo de un proyecto podra ser :

Ampliar la mezcla de productos que la empresa ofrece cliente por medio de

la introduccin un nuevo producto en el mercado de la zona metropolitana.

En un plazo mximo de 10 meses.

Y sin rebasar un presupuesto de $ 700, 000.00
Con determinadas especificaciones de calidad.
Que aseguren la plena satisfaccin del cliente.
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EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

En trminos generales el CICLO DE VIDA de un proyecto, se desarrolla en

las siguientes fases:
1.

Identificacin de una necesidad.

2.

Desarrollo de una propuesta de solucin ( proyecto ).

3.

Realizacin del proyecto.

4.

Trmino del proyecto.

IDENTIFICACION
DE UNA
NECESIDAD

DESARROLLO DE
UNA PROPUESTA
DE SOLUCION

REALIZACION
DEL PROYECTO

TERMINACION
DEL PROYECTO

LOS ATRIBUTOS DE UN PROYECTO

1. OBJETIVO:

Todo proyecto debe tener un objetivo definido con el cliente en

trminos de: alcance, tiempo, costo y calidad.

2. ACTIVIDADES
INTERDEPENDIENTES:

Un proyecto se lleva a cabo mediante una serie de actividades

interdependientes, que han de cumplirse en secuencia
predeterminada ( programa ), a fin de alcanzar el objetivo.

3.RECURSOS:

En un proyecto se utilizan diversos recursos humanos,

materiales, tcnicos y financieros, cuyo costo tiene que ser
presupuestado.

4. MARCO TEMPORAL
ESPECIFICO:

Un proyecto tiene un marco temporal especfico o vida til

finita. Un tiempo de elaboracin y una fecha en que debe
concluirse.

5. ESFUERZO UNICO O
DE UNA SOLA VEZ:

Un proyecto puede ser un esfuerzo nico porque nunca antes

se ha intentado o porque las circunstancias en que debe
realizarse, no vuelven a repetirse de la misma forma.

6. TIENE UN CLIENTE:

El cliente es aquel que aporta los fondos necesarios para su

realizacin y por lo tanto, es quien debe recibir sus beneficios.

7. SUPONE ALGO DE
INCERTIDUMBRE:

En la planeacin del proyecto se debe considerar la

incertidumbre de los elementos y prever eficientemente las
contingencias.

EL PLAN PARA LA ADMINISTRACION DE UN PROYECTO

1. Definir con claridad el
objetivo del proyecto:

Conocer a fondo la necesidad del cliente.

Explorar alternativas de solucin en base a la solicitud
del mismo ( solicitud de propuesta SDP).
Definir el objetivo del proyecto en trminos de alcance,
tiempo, costo y calidad.

2. Dividir o subdividir el
alcance del proyecto en
paquetes de trabajo:

3. Cada paquete de trabajo

deber ser desmenuzado a
detalle para describir todas las
actividades que incluye.

4. Graficar las actividades.

Definir

una estructura de divisin del trabajo (EDT),

paquetes de tareas a realizar.
La estructura de divisin del trabajo describe la
organizacin y personas que sern responsables de
cada paquete.

Definir actividades a realizar.

Definir tiempos para cada actividad.
Establecer claramente actividades

antecedentes
secuencias, interrelaciones y posibles simultaneidades.
Verificar que el orden secuencial de operaciones que
asegure el menor tiempo y costo posibles, sin demrito
de la calidad.

Elegir

el tipo de diagrama ms adecuado para el

proyecto.
Elaborar el diagrama general del proyecto.
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5.Estimar costos y
elaborar presupuesto:
6. Aprobacin del
proyecto.
7. Comunicar el
proyecto:

8. Poner en ejecucin
el proyecto:
9. Supervisar el
avance del proyecto:

Estimar el costo para cada actividad ( explosin de recursos),

y para cada paquete.
Elaborar el presupuesto total del proyecto.

Presentacin

del
proyecto
incluyendo,
especificaciones de calidad, tiempo y presupuesto.
Aprobacin y ajustes en su caso.

objetivo,

Determinar

personas y organizaciones que deben estar

enteradas del proyecto.
Determinar los medios de comunicacin ms adecuados y
tiempos ms convenientes para comunicar el proyecto a cada
pblico objetivo.
Comunicar el proyecto

Lanzar el proyecto.
Ejecutar el proyecto.
Determinar metodologa y frecuencia de control de avance.
Comparar real contra planeado ( accin, calidad, costo).
Determinar y poner en prctica acciones correctivas que
hagan necesarias, dentro del presupuesto.

10. Trmino del

proyecto.

Presentar el proyecto concluido.

Evaluar proyecto contra lo realizado y analizar experiencias.
Documentar las experiencias y las mejores prcticas.
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LOS FACTORES DECISIVOS PARA EL EXITO DE UN

PROYECTO

Que tenga un objetivo bien definido en trminos de alcance, programa y

costo, acordado con el cliente.

Desarrollar el proyecto completo antes de iniciarlo.

La Planeacin y comunicacin del proyecto

son fundamentales.

Previenen la ocurrencia de problemas.

Involucrar

al cliente como parte del resultado exitoso, mediante su

participacin activa en el proyecto.

La clave del control eficaz del proyecto es comparar el avance real del
proyecto contra el que se plane y program, implantando de inmediato las
medidas correctivas.

la conclusin de un proyecto, debe ser evaluado su desarrollo y

resultados, a fin de aprender qu podra mejorarse en proyectos similares.

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RESUMEN DEL CAPITULO

Un proyecto es un esfuerzo enmarcado en el tiempo por lograr un objetivo
especfico que satisface la necesidad del cliente, utilizando una metodologa
definida que permite administrar una serie de actividades interrelacionadas,
as como la administracin y utilizacin eficiente de los recursos a utilizar.
La responsabilidad del equipo de proyecto y especficamente del coordinador
del proyecto asegurar que se logre el objetivo en alcance, tiempo y costo, con
los niveles de calidad que darn satisfaccin al cliente.
La primera fase del ciclo de vida del proyecto incluye la identificacin de una
necesidad, problema u oportunidad, que da lugar a que el cliente solicite
propuestas de solucin a personas o equipos de proyecto.
La segunda fase, es el desarrollo de una propuesta de solucin o propuestas
de solucin.
La tercera es la puesta en prctica de la solucin elegida ( desarrollo del
proyecto ) bajo controles metodolgicos de alcance, tiempo, costo y calidad.
La fase final es la terminacin del proyecto, seguida de su evaluacin en
proceso y resultados obtenidos, documentando las mejores prcticas para
mejorar futuros proyectos.

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En la administracin de proyectos, primero se establece un plan completo y

luego se pone en prctica. El plan consiste en definir con claridad los
objetivos, dividir y subdividir el alcance del proyecto en piezas o paquetes de
trabajo; definir las actividades especficas que incluir cada paquete de
trabajo calculando sus tiempos y presentndolas en forma grfica ; definir los
recursos que se utilizarn, presupuestando su costo.
Comunicar el proyecto a todos los afectados es conveniente para lograr
comprensin y colaboracin.

Es necesario involucrar al cliente en el diseo y en la ejecucin del proyecto

para asegurar su xito.
La clave para el control efectivo del proyecto es medir el progreso real y
compararlo con el planeado, de manera oportuna y peridica, y si es
necesario, implantar de inmediato las medidas correctivas.
La mayor utilidad de utilizar la ADMINISTRACION DE PROYECTOS es lograr
la satisfaccin del cliente y para el ejecutor, adquirir cada vez mejores
prcticas en la ejecucin de proyectos.

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EJERCICIO PARA FIJACION DEL CONOCIMIENTO

1. Defina el trmino Proyecto:

2. Explique cmo tiene que definirse el

objetivo de un proyecto:
3. Qu etapas se dan en el Ciclo de Vida de
un proyecto:
4. Describa sintticamente los principales
atributos de un proyecto:
5. Indique que importancia tiene la
comunicacin para el xito de un proyecto:
6. Indique como debe llevarse a cabo el
control de un proyecto:
7. Mencione al menos cinco factores
fundamentales para el xito de un proyecto:

1.
2.
3.
4.
5.
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CASO PARA ESTUDIO

Al finalizar un ao, el Consejo de Direccin de una organizacin no lucrativa local que
recolecta o compra alimentos y los distribuye a personas necesitadas, en su ltima
reunin de resultados, dieron a conocer que la demanda de alimentos y la cocina de
beneficencia haban estado aumentando, por lo que era urgente pensar en cmo obtener
ms fondos.
Una Consejera, expres que era necesario tener a la brevedad posible un proyecto para
obtener fondos.
Otro Consejero mencion la imposibilidad de obtener
ms fondos oficiales o
gubernamentales , pues haban agotado presupuestos e incluso estaban en una
reduccin de gastos.
No se hizo esperar la pregunta de otro Consejero, preguntando acerca de cual era la
cantidad necesaria para pasar el siguiente ao satisfactoriamente.
La respuesta fue que se calculaba la cantidad en alrededor de 10 millones de pesos y
que se necesitara empezar a utilizar parte de esa cantidad en unos dos meses.
Otro Consejero mencion que no se debera olvidar que se requeran muchas otras
cosas adems de dinero, como ms voluntarios, ms espacio para operar y almacenar,
as como otras instalaciones adicionales.
La Presidenta del Consejo coment que todo ello podra ser parte del proyecto.
Sin embargo, una vez ms otro Consejero mencion que a lo mejor no se necesitaba
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un proyecto, sino encontrar la manera de operar con menos fondos y ahorrar en algunos
gastos no necesarios.
La Presidenta le contest que era muy buena su idea, que le peda que trabajara en ella,
mientras otros trabajaban en ideas para conseguir fondos.
La junta termin dentro de un ambiente de incertidumbre pues las opiniones se
dividieron y no estaba claro lo que deba hacerse en el futuro.

Preguntas a resolver acerca del caso:

1.

Qu necesidades se han identificado ?

2.

Debe hacerse un proyecto ?

3.

Cules supone usted que deberan ser en trminos generales los alcances del
proyecto, tiempo y costo ?

Tiempo para trabajar en el caso 20 minutos.

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