Sistema Informatico Modulo 3 y 4 PDF

Unidad 4: Planilla de Clculo
En esta unidad trabajaremos con Excel, realizando manejo de datos y con ellos
frmulas, funciones, grficos y bases de datos.
Como vimos en la unidad anterior, a los efectos del desarrollo del presente curso se
realizar una comparacin de las funcionalidades de Excel 2003 y 2007 para finalizar
con las nuevas herramientas que posee Excel 2010.
Los problemas que estudiaremos son matemticos y lgicos; es entonces de
fundamental importancia que comprendas bien cual es el resultado que se busca
lograr antes de avanzar en el uso del software.
Aqu estudiaremos Excel, que es una planilla de clculo que utilizan con mayor
frecuencia los administradores de negocios y ejecutivos.
Aqu nos introduciremos a las hojas de clculo de Excel en donde analizaremos cmo
se rotulan las filas, las columnas, reconoceremos la diferencia entre una frmula y una
constante. Le mostraremos adems, cmo crear un libro, cmo mover y copiar
frmulas de la hoja de clculo, y cmo dar formato a la misma. Tambin
profundizaremos en la administracin de los datos y grficos.
La planilla de clculos nos permite almacenar, organizar, consultar y ordenar gran

cantidad de informacin segn distintos criterios, como as tambin realizar
operaciones matemticas y estadsticas desde las ms simples a las ms complejas.
La planilla de clculo desarrollada por Microsoft se denomina Excel.
En la figura que se presenta a continuacin se puede observar una pantalla tpica de
Excel 2003 durante la edicin de un documento. Su pantalla podra diferir ligeramente,
dependiendo de las opciones establecidas actualmente en su instalacin.
Materia: Sistemas Informticos

Profesor: Gabriel Lansky
-1-
En la figura que se presenta a continuacin se puede observar una pantalla tpica de

Excel 2007 durante la edicin de un documento. En ella se puede ver que la principal
diferencia es la cinta de opciones la cual permite ejecutar todos los comandos de
Excel 2007. En Excel 2007 la cinta de opciones tiene un comportamiento "inteligente",
que consiste en que Al seleccionar cada pestaa aparecen grupos de herramientas
que contienen los comandos ms utilizados.
Botn de Office
Barra de inicio
rpido
Barra de ttulo
Cinta de
opciones
Barra de formulas
Celdas
Barra de estado
Hojas del libro
Barra de desplazamiento
horizontal
Barra de desplazamiento
vertical

-2-
Como vemos, Excel tiene algunos elementos del men parecidos a los del procesador
de texto Word.
La hoja en s se organiza en forma de celdas; cada una se forma de la interseccin de
las filas con las columnas, adquiriendo el nombre de la columna y de la fila que le dan
existencia, por ejemplo, A1 (que se encuentra pintada de amarillo).
Si uno se mueve por la hoja con las barras de desplazamiento, en Excel 2003, se
podr observar que hay columnas desde A hasta IV y filas, desde 1 hasta 65536, en
cambio en Excel 2007, existen columnas desde A hasta XFD y filas, desde 1 hasta
1.048.576.
La celda es un pequeo editor de texto y en ella se puede escribir un texto, insertar
una imagen, un grfico, otras.
A diferencia del documento de Word, la planilla de clculo se organiza como un libro,
es decir que cuenta con distintas hojas; en la parte inferior de una hoja pueden
apreciarse tres solapas denominadas Hoja 1, Hoja 2, etc; haciendo clic sobre
cualquiera de estas solapas puede ingresarse a las mismas; los datos introducidos en
una hoja no siempre tienen que tener relacin con los de las otras hojas o bien usando
funciones o frmulas pueden vincularse.
4.1 Edicin de datos

Definicin de Rangos
El conjunto de celdas consecutivas se denomina rango y se escribe indicando: la
primera celda del mismo y la ltima, separadas por dos puntos. Hay tres tipos de
rangos:
Rango Columna, es aqul que se conforma de la misma columna y distinta

fila, por ejemplo: A6:A19.
Rango Fila, difiere la columna y permanece constante la fila, por ejemplo:

D3:F3.
Rango Matricial, difieren las filas y las columnas, por ejemplo: D15:G28.

-3-
Celda A1
Rango Fila
Rango
Columna
Rango Matriz
Hojas
Para ingresar datos, debemos primero organizarlos, siempre conviene hacerlo por
filas, por ejemplo, si hablamos de los sueldos de los empleados, pondremos toda la
informacin referente a ste en una fila, como podra ser su Apellido y Nombre,
Categora y Sueldo, a su vez, en las columnas pondr siempre las mismas
particularidades de todos los elementos de las filas, es decir, en las columnas
introducir la misma informacin; por ejemplo, en la columna A, introduciremos el
Apellido y Nombre de los empleados; en la columna B, la Categora que le
corresponda a cada empleado detallado en la columna A, de manera que el Apellido y
Nombre del empleado incluido en una fila de la columna A, tenga total
correspondencia con la Categora introducido en la misma fila de la columna B y as
sucesivamente, como se muestra en la siguiente imagen.

-4-
Si en una columna los datos la sobrepasan, es decir, que abarcan la celda contigua
tambin, podremos hacer doble clic con el mouse, entre la letra que indica la columna
donde estamos trabajando y la siguiente y el ancho de la columna adoptar el tamao
de la palabra u oracin ms larga de esa columna o bien pisando y arrastrando con el
mouse en la lnea que separa la columna (letra) con la siguiente y buscar el ancho
deseado. Igual que para ajustar el ancho de la columna, podemos hacerlo con la fila.
Men Archivo (Nuevo, guardar como, configuracin de pgina).

Desde Excel 2003, en el Men Archivo podremos crear desde cero un libro de Excel,
de la siguiente forma:
Crear un nuevo libro en blanco: En el men Archivo, haga clic en Nuevo, luego en
el panel de tareas Libro en blanco.
Crear un nuevo libro basado en la plantilla de libro predeterminada: Haga clic en

Nuevo
en la barra de herramientas
Para crear un libro nuevo en Excel 2007, haga click en el botn de Office y luego
Nuevo, como se muestra a continuacin.

-5-
Luego seleccionamos Libro en blanco.

-6-
Para abrir un archivo pre-existente podemos realizar los siguientes pasos:

En Excel 2003, haga clic en Archivo y, a continuacin, en Abrir.
En la lista Buscar en, haga clic en la unidad, carpeta o ubicacin de Internet que
contiene el archivo que desea abrir.
En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo.
Haga clic en el archivo y, a continuacin, en Abrir.
En Excel 2007, para abrir un archivo haga click en el botn de office, abrir y siga los
pasos detallados anteriormente.

-7-
Lo primero que debe hacer al abrir el Excel es colocarle un nombre referencial del
contenido al libro y darle, adems, formato a la hoja; para ello, en Excel 2003,
seleccione el men Archivo la opcin Guardar como, en Excel 2007, selecciones el
botn Office y luego la opcin Guarda como y seguir los pasos (de la misma manera)
como se explic anteriormente en Word.
Word 2003
Word 2007
Luego seleccione el directorio donde desea guardar su nuevo documento y su

respectivo nombre.

-8-
Para el formato de hoja, en Excel 2003, se selecciona el men Archivo, opcin

Configurar pgina: Orientacin vertical u horizontal y Tipo de papel. En Excel 2007,
vaya a la ficha diseo de pgina para encontrar estas opciones.
Word 2003
4.2 Formato de tabla

Celda y de fuente
Word 2007
El formato de la celda es muy variado; para acceder a l, en Excel 2003, debemos

acceder al men Formato, opcin celda, o bien posicionados en la Celda a la que
queremos modificar, oprimimos el botn de la derecha del mouse y seleccionamos
Formato de celda.

-9-
Word 2003
En Excel 2007, ests cuestiones de formato lo puede encontrar en la ficha inicio de la

cinta de opciones, como se puede ver a continuacin.

- 10 -
Dentro del men Formato de Celdas, tenemos varias solapas: primero, la que se
refiere al nmero o formato del dato que queremos ingresar; por defecto, siempre se
encuentra en categora General; es decir que nos va a mostrar la informacin que
ingresemos en la celda pura como la introducimos; si seleccionamos algunas de las
opciones nmero, contabilidad, fecha, etc, e ingresamos un dato, lo devolver en la
forma seleccionada. Por ejemplo, si seleccionamos Nmero, podremos elegir la
cantidad de decimales, y por ms que ingresemos en la celda el valor 100.0, cuando
aceptemos al dato nos lo mostrar como 100,00, es decir, aparecer el nmero y el
punto transformado en coma.
Si hiciramos clic con el mouse en la letra de la columna, por ejemplo en A, toda la
columna se pintar de celeste y podremos seleccionar el formato, al igual para una
celda que para toda la columna; lo mismo podremos hacer para la fila o un conjunto de
celdas seleccionadas (rango).
Fila
Rango
Columna
La pestaa Alineacin nos permite darles distintas posiciones a los datos dentro de las
celdas, para poder adecuarlos a cada situacin
Estos son los ejemplos ms usuales de alineacin, de acuerdo con la seleccin de
posiciones horizontales, verticales y orientacin.

- 11 -
El formato Fuente nos permite seleccionar el tipo de letra, tamao, estilo, tamao,
color, efectos, etc.
La pestaa denominada Bordes, nos permite seleccionar, contornos para la celda o

conjunto de ellas seleccionadas.

- 12 -
La solapa Tramas nos permite seleccionar el fondo de color de la celda y su trama,

como se muestra en la siguiente imagen.

- 13 -
4.3
Insertar filas, columnas, celdas, hojas.
Si deseamos agregar una columna a la planilla debemos hacer click con el botn
derecho en la columna inmediata siguiente donde la insertaremos, la que se va a
pintar de celeste (no importa que all haya otros datos) y hacemos un click en insertar.
El resultado obtenido ser la inclusin de una columna que desplaz a las otras, hacia
la derecha. Este mismo procedimiento sirve para las filas. Observe que al desplazarse
las columnas, se autocorregirn las frmulas si los hubiera.
Otra forma de insertar filas o columnas, en Excel 2003, es a travs de la barra de
mens eligiendo Insertar y la opcin deseada.
Excel 2003
En Excel 2007, estas opciones se las pueden encontrar en la ficha inicio, seccin
Celdas.
Excel 2007

- 14 -
4.4 Frmulas
Una vez visto el manejo bsico para ingresar datos a Excel y estudiado el formato de
filas, columnas y celdas estamos en condiciones de realizar operaciones con frmulas.
Para ello deberemos tener presente siempre que en la planilla de clculo se opera
entre celdas; entindase por operacin la suma (+), la resta (-), la divisin (/) y la
multiplicacin (*), para ello veremos algunos ejemplos a continuacin:
Ejemplo:
=A1+B1 Suma
=A1-B1 Resta
=A1/B1 Divisin
=A1*B1 Multiplicacin
Es importante tener en cuenta que:
en la celda donde vayamos a operar, siempre debemos anteponerle el

signo igual (=), es la manera que tiene la planilla para saber que esa celda se
transforma de una simple a una de clculo.
el contenido de las celdas que utilizamos en la operacin debe ser

numrico; si por equivocacin incluimos en la frmula una celda que contenga un
texto, puede darnos error. El error se muestra como #!VALOR! y significa, como ya
mencionamos, que hay un texto en la celda que queremos efectuar una operacin
matemtica
la celda donde nos posicionamos para efectuar el clculo nunca debe estar
incluida dentro de la frmula.
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.
Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando

se utiliza una fecha o una hora negativa.
#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando

incorrecto, como puede ser sumar textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o

funcin.
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se

intersecan.

- 15 -
4.4.1 Porcentajes
La forma ms fcil de aplicar porcentajes en Excel es multiplicando el numero por el
porcentaje dividido por cien. Es decir si yo tengo un valor A1, y quiero obtener el 20
por ciento de ese valor, la formula seria as:
=A1*20/100
Si prestan atencin, se darn cuenta de que pueden hacerlo ms simple, dado que
20/100 siempre dar 0.20. Por lo tanto pueden abreviar la frmula y escribir solo:
=A1*0.20
Esto funciona para todos los porcentajes. Siempre multiplicar el valor por el porcentaje
dividido cien. Veamos algunos ejemplos.
15% ---> =A1*0.15

50% ---> =A1*0.50
80% ---> =A1*0.80
150% --> =A1*1.50
Agregar Porcentaje
Lo dicho anteriormente es para obtener el porcentaje, pero que debemos hacer para
sumar el porcentaje en el mismo valor. Por ejemplo en un caso de clculo de
impuestos. Tenemos en la columna A1 el precio y queremos en B1 el precio con el IVA
(impuesto al valor agregado) ya incluido, debemos escribir en B1 la siguiente formula
(suponiendo que el IVA es del 14%)
=A1*1.14
Es decir, siempre que queremos agregar un porcentaje a un valor, debemos multiplicar
el valor por 1 + [Porcentaje]/100, en nuestro caso, 1+14/100, que seria 1+0.14, o sea,
1.14.
Porcentaje Variable
Si el porcentaje es distinto para cada fila, simplemente agregamos una columna (por
ejemplo B1) que se llame Porcentaje (o lo que quieras), y las formulas seran de la
siguiente manera, dependiendo si quieren slo calcular el porcentaje o sumarlo
directamente:
=A1*B1/100

- 16 -
=A1*(1+B1/100)
NOTA: En la segunda frmula el parntesis es crucial.
Porcentaje Variable nico
Supongamos que queremos calcular el IVA que es el mismo para todos los productos
pero lo queremos hacer variable para no estar modificando las frmulas cada vez que
el mismo se modifique. Entonces lo que debemos hacer es tomar una celda que no
forme parte de la tabla, por ejemplo, si nuestra lista comienza en la fila 5, tomemos
una celda de la fila 1, 2, o 3 y escribimos ah el porcentaje (por ejemplo 21). Luego
usamos la fijacin de variables de Excel con los caracteres $.
Veamos por ejemplo, un caso en el cual tengo los precios en el rango comprendido de
A5 hasta A10, y en la columna B (desde la fila 5 hasta la 10) quiero calcular (o sumar
el IVA), de 21%.
Escribimos en la celda A1 el valor 0.21 (1.21 si queremos sumarlo) y luego en la celda
B5 escribimos la siguiente frmula:
=$A$1*A5
Podemos copiar y pegar esta frmula para las filas 5 a la 10 y siempre tomar de
referencia la nica celda A1 que contiene el valor del Impuesto.
Antes de finalizar quiero aconsejarles que si la formula que he mostrado ac muestra
algn error, prueben cambiando el punto por la coma para los decimales (y viceversa).
4.5 Referencias relativas y absolutas

Una referencia relativa o celda variable tiene la ventaja que cuando la arrastramos en
forma horizontal vara la columna y cuando la deslizamos en forma vertical vara la fila,
por ejemplo si estamos en la celda A1 y la arrastramos hacia las celdas de su derecha,
el resultado de la celda se modificar a B1, C1, etc., lo mismo sucedera si la
desplazamos hacia abajo, obtendramos A2, A3, A4, etc.
Se denomina referencia absoluta o celda fija cuando no vara de columna y fila, para
ello debemos anteponer el signo $ a la columna, a la fila o a ambas, por ejemplo
$B$2.
En sntesis tenemos:
A1
Varan tanto la columna como la fila
$A1
Queda fija la columna y varan las filas
A$1
Varan las columnas quedando fija la fila
$A$1
Quedan fijas la columna y la fila

- 17 -
4.6 Vincular hojas

Visualizando la pantalla, volvemos a reconocer que las planillas de clculos estn
compuestas por varias hojas, con slo hacer click en una de las hojas,
automticamente se abre, sin perder los datos de la hoja que estaba trabajando.
Tenga en cuenta que cuando grabamos el libro, guardamos el contenido de todas las
hojas.
Si quisiramos trabajar en la hoja 2, con parte de la informacin que se encuentra en
la hoja 1, para realizar nuevos clculos procederemos a su copiado: existen dos
formas de hacerlo.
Una, es un copiando y posterior pegado, para esto simplemente pintamos los datos
que queremos copiar; sin desmarcarlos, en Excel 2003, vamos al men Edicin y
seleccionamos copiar y en Excel 2007 desde la ficha inicio, botn copiar, notaremos
que el contorno de los datos seleccionados queda remarcado; hacemos click en la
hoja2 y, sobre la celda en que queremos copiar los datos, en Excel 2003, procedemos
a seleccionar el men Edicin y seleccionamos la opcin pegar o sino en Excel 2007
desde la ficha inicio, botn pegar. Este pegado tiene la limitacin que cuando
cambiamos algn dato en la hoja 1, no se cambia en la hoja 2.
Excel 2007
Otra forma es la que se denomina copiado dinmico y se realiza mediante frmula. La

misma nos permite que, al cambiar un dato de los copiados en la hoja 1,
automticamente se cambia en la hoja 2. La frmula por utilizar deber estar
compuesta por el signo igual, el nombre de la hoja de donde provienen los datos que
queremos copiar, el signo de admiracin y la celda donde est el dato, como por
ejemplo =Hoja1!C2.
Por ltimo podemos decir que las operaciones que se pueden realizar sobre las hojas
son las que se visualizan a continuacin, slo debe hacer clic en el botn derecho del
Mouse sobre el nombre de la hoja.
Excel 2003
Excel 2007

- 18 -
4.7 Insertar Grficos

Una de las grandes virtudes de las planillas de clculo es la de poder generar grficos;
en Excel 2003, dentro del Men Insertar encontramos la opcin grficos.
Lo primero que debemos hacer es indicar qu columnas vamos a graficar y, a partir de
all, todo lo va haciendo el asistente siempre y cuando las columnas estn juntas. En
caso que las columnas a graficar estn separadas, se seleccionan las mismas con el
Mouse manteniendo apretado la tecla de Control del teclado.
A continuacin realizaremos un grfico de crculo con los datos del ejemplo que
venimos trabajando.
Realizaremos un grfico que exhiba a los empleados con sus sueldos respectivos.
Seleccionar columnas a graficar
Opcin para realizar grficos
Seleccionar tipo de grfico
Establecer rango y serie de datos

- 19 -
Colocar ttulo, leyenda y rtulo de datos
Seleccionar ubicacin del grfico
Resultado del grfico final
A continuacin se muestra como insertar un grfico en Excel 2007.

- 20 -
Seleccionar columnas a graficar
Dentro de la ficha insertar, seleccionar tipo de grfico
En este caso seleccionamos un grfico circular 2D
Resultado del grfico final

- 21 -
4.8 Funciones matemticas, estadsticas y lgicas

Todas las funciones de Excel se expresan de la siguiente manera:
=Funcin( )
En donde:
= significa que la celda contendr una frmula a travs de una funcin
Funcin es la expresin genrica de cualquier funcin de Excel
( ) se denomina argumento.
Cabe aclarar que si adentro del argumento de cualquier funcin hay : (dos puntos),
este se denomina rango, por ejemplo =suma(A1:B5), suma todos los nmeros
comprendidos entre A1 y B5.
Si dentro del argumento las celdas estn separadas por ; (punto y coma) la funcin
se ejecuta para cada celda que se menciona dentro del argumento, es decir que se
encuentran separadas por punto y coma, por ejemplo =suma(A1;B5) realiza la suma
entre la celda A1 y B5, que es igual a hacer =A1+B5
Ahora que conocemos estos conceptos, mostraremos la estructura y definicin de
algunas de las funciones bsicas y lgicas de Excel
Funcin Suma
Suma todas las celdas comprendidas dentro del argumento. Su estructura es:
=suma( )
Funcin Promedio
Suma el contenido de cada celda comprendida dentro del argumento y lo divide por la
cantidad de celdas. Su estructura es:
=promedio( )
Funcin Contar
Cuenta la cantidad de celdas no vacas, que contengan solamente nmeros,
comprendidas dentro del argumento. Su estructura es:
=contar( )
Funcin Contara
Cuenta la cantidad de celdas no vacas que contengan cualquier carcter alfanumrico
comprendido dentro del argumento. Su estructura es:
=contara( )
Funcin Mximo
Busca el valor ms alto contenido en las celdas que se encuentren comprendidas
dentro del argumento. Su estructura es:
=max( )

- 22 -
Funcin Mnimo
Busca el valor ms bajo contenido en las celdas que se encuentren comprendidas
dentro del argumento. Su estructura es:
=min( )
Funcin Contar.si
Cuenta la cantidad de celdas que cumplen las condiciones definidas en el criterio, para
cierto rango preestablecido. Su estructura es:
=contar.si(rango;criterio)
Funcin Si
Nos permite realizar una pregunta lgica, la cual pueda tener dos posibles resultados
Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma segn la respuesta obtenida. Su
estructura es:
=SI(Pregunta Lgica; Accin por Verdadero; Accin por Falso)
Lo que se escribe dentro del segundo y tercer argumento sern las acciones que se
realizarn en caso de que la respuesta a la pregunta lgica sea verdadera o sea falsa.
Los dos primeros argumentos son los nicos obligatorios para esta funcin.
Para realizar la pregunta lgica podremos utilizar los siguientes operadores de
comparacin:
= para preguntar si dos valores son iguales,
> para saber si un valor es mayor que otro,
< para preguntar por menor,
>= con este podremos conocer si es mayor o igual,
<= preguntamos por menor o igual,
<> si deseamos conocer si son diferentes
Todas las funciones se escriben en las celdas y aparecen editadas en la barra de
frmulas, como se observa en la imagen siguiente:
Cancelar Introducir
Insertar Funcin
Funcin
Barra de Frmula
Edicin

- 23 -
En el caso que no recordemos las funciones, en Excel 2003, podemos utilizar el men
Insertar y elegimos la opcin Funcin o bien hacemos clic sobre el botn fx de la barra
de frmulas. En ambos casos aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Adems en Excel 2007, est disponible la ficha de formulas desde donde podemos
encontrar donde diversas formulas clasificadas por su tipo.
Excel 2007

- 24 -
4.9 Bases de datos

El manejo de la informacin se realiza a travs de la base de datos, que, dentro del
Excel 2003, es sinnimo a realizar las operaciones que se encuentran en la barra de
mens Datos, como se ilustra en la siguiente figura.
Excel 2003
En Excel 2007, estas opciones se las puede encontrar dentro de la ficha datos.
Excel 2007
Las funcionalidades que estudiaremos a continuacin sern Filtrar y Ordenar.
4.9.1. Filtros Automticos

Si quisiramos seleccionar algn elemento de la lista para visualizarlo solo o en grupo,
utilizaremos la herramienta Filtro.
Si tuviramos que trabajar slo con un grupo de datos de una lista, podramos filtrarla
de forma que nos permita visualizar slo los datos deseados; una vez que esto se
logre, conseguiramos modificar datos de ese subgrupo, generar subtotales, o
inclusive copiarlos a otra hoja, graficar, otros.

- 25 -
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista, utilizando el Autofiltro y utilizando filtros
avanzados.
Para utilizar autofiltro, seleccione la tabla y en Excel 2003, haga click en el men
datos, filtro y autofiltro.
Excel 2003
En Excel 2007, vaya a la ficha datos y haga click en Filtros de la seccin ordenar y
filtrar.
Excel 2007
Mostraremos a travs de un ejemplo, en Excel 2003, del empleo del filtrado. Se esta
buscando obtener todos los empleados que tienen sueldos mayores a $ 19.000 y
menores que $ 2.300.

- 26 -
Una nueva funcionalidad de Excel 2007, es que se puede filtrar en una tabla por el
color de sus filas, como lo podemos observar a continuacin.
Excel 2007
- 27 -
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms compleja,

utilizaremos el cuadro de dilogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la
hoja de clculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.
Para abrir el cuadro de dilogo Filtro avanzado, en Excel 2003, acceder al men Datos
- Filtro - Filtro Avanzado. En Excel 2007, podemos acceder desde al ficha datos, en la
seccin ordenar y filtrar.
Excel 2007
Excel 2003
Luego tenemos que definir los siguientes parmetros:
Rango de la lista: Aqu especificamos los registros de la lista a los

que queremos aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aqu seleccionamos la fila donde se encuentran

los criterios de filtrado (la zona de criterios).
Tambin podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar,
seleccionando la opcin Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo
Copiar a: con el rango de celdas que recibirn el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de registros (filas con
exactamente los mismos valores) desaparecern.

- 28 -
4.9.2. Ordenar
Dentro del Men Datos, en Excel 2003, o en la ficha datos, en Excel 2007, tenemos la
herramienta ordenar, sta nos permite seleccionar una columna y ordenarla en dos
sentidos que son, en forma ascendente o descendente; la posibilidad que nos brinda
es de ordenar hasta tres columnas.
El orden lo hace por jerarqua, es decir, lo hace primero por la columna 1, una vez
ordenada, si algn dato de sta se encuentra repetido lo vuelve a ordenar por el
segundo criterio y si algn dato an se repite, lo ordena luego por el tercer criterio.
.

- 29 -
Excel 2003
En la parte inferior izquierda tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir
el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el
criterio de la ordenacin.
Esta funcin dentro en Excel 2007, se puede visualizar de la siguiente manera:
Excel 2007
En este ejemplo solo ordenara por Categora en forma descendente ya que es la

nica columna que repite datos, pero igualmente Excel ofrece tres criterios de
ordenacin.
Adems en Excel 2007, se puede ordenar segn valores, color de celda, color de
fuente e icono de celda, como se puede observar a continuacin:

- 30 -
Excel 2007
4.10 Compartir datos con procesador de textos.

Los programas de Microsoft Office y muchos otros, pueden incluir muchas clases de
documentos y parte de ellos como secciones de los propios. Programas que pueden
fcilmente compartir datos de esta manera, se denominan integrados.
Un documento Word podra incluir los datos de una hoja de clculo, como por ejemplo
una tabla o un total actual. Una hoja de clculo podra usar un documento Word,
quizs como parte de la documentacin.
Pegar Especial
En muchas aplicaciones que incluyen los programas de Microsoft Office, puede usarse
el comando Pegado Especial, para controlar el tipo de objeto que obtendr al pegar.
Para mantener los datos fuente en forma utilizable, Pegado Especial lo puede convertir
en un:
objeto incrustado
objeto vinculado
icono de acceso directo
dibujo
Pegado Especial
como:
Como se comporta

- 31 -
Objeto
incrustado
Insertar una copia del material fuente. Se vuelve una parte del documento de
destino.
Cambios: No cambia si el documento de origen cambia. Puede cambiar el
objeto incrustado, pero el documento fuente no cambiar para igualarse.
Editar: Puede editarse y hacer cambios en el lugar, usando la barra de
herramientas del programa original. No hay que cambiar de ventanas.
Ventaja: Todos los datos estn en un archivo, en un solo lugar.
Desventaja: El archivo es ms grande que con otros mtodos. Quiz MUCHO
ms grande. Si el original cambia, el objeto no tendr los ltimos datos.
Insertar una copia vinculada con el material fuente.

Objetos
vinculados
Cambios: Cambiar si el documento fuente cambia. No es posible hacer

cambios en el objeto que se ve en el documento de destino.
Editando: solamente en el programa original. No se puede editar en el lugar.
Ventaja: Muestra la ltima versin de la fuente. El tamao del archivo es
menor que para un objeto incrustado.
Desventaja: Debe tener acceso a ambos archivos, el fuente y destino. De lo
contrario los datos vinculados no estarn disponibles. Editar o cambiar es ms
complicado que con objetos incrustados. Usar tamao y formato de fuente en
la reapertura.
Vnculo con Clic hacia el documento fuente.

Icono
Ventaja: Agrega poco al tamao del archivo de destino.
Desventaja : Debe hacer un clic en el icono, para abrir al programa fuente y
ver los datos. No es mostrado en el documento mismo. Esto no es apto para
documentos impresos. Ambos documentos deben estar disponibles en la
computadora.
Imagen instantnea del documento fuente.

Dibujo
Cambios: No cambiar si el documento fuente cambia.
Editar: Con una Herramienta de Dibujo o un programa grfico, como cualquier
otro dibujo.
Ventaja: Puede pegar una imagen de material que no puede ser incluido, por
medio del incrustado o vinculo. El dibujo muestra exactamente como se ve la
fuente, en el momento en que la copia.
Desventajas: La imagen no puede ser editada o actualizada fcilmente. Las
imgenes agregan mucho al tamao del archivo.

- 32 -
IMPORTANTE: Para complementar el estudio del contenido desarrollado en

esta unidad, a continuacin se presentan tres ejercicios para que usted
resuelva en la computadora utilizando la aplicacin: Planilla de Clculo
Microsoft Excel.
SISTEMAS I NFO R M T I CO S
EJ. N R O . 1
Introduccin
La siguiente planilla nos detalla la cantidad de unidades vendidas, de un determinado producto, en
los
en los aos 2008, 2009, 2010.
Ventas en los ltimos tres aos

Mes
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Ao 2008
Ao 2009
Ao 2010
Total Por Mes
1225
5471
5412
2574
2365
2587
5987
5471
5412
5412
5874
3654
2895
2654
6584
2574
3256
1254
3698
2541
3652
5748
2444
4125
5287
8521
3214
5412
6541
6543
4741
2145
5824
1582
2211
4125
Promedio por Mes
Total por Ao
Promedio por Ao
Total General
Valor Menor Gral.
Valor Mayor Gral.
Cantidad de
Meses
Cantidad de Datos
Actividades:
1) Calcular Total por Mes y el Total por Ao

- 33 -
2) Calcular Promedio por Ao.

3) Calcular la columna Promedio por Mes.
4) Calcular Total General (cantidad de unidades vendidas en los tres aos).
5) Mostrar cul ha sido la cantidad mayor vendida en los tres aos.
6) Mostrar cul ha sido la cantidad menor vendida en los tres aos.
7) Mostrar la cantidad de meses detallados.
8) Mostrar la cantidad de datos ingresados en los tres aos.
Si eliminamos un dato qu sucede con la celda en donde nos muestra la cantidad de datos?.
9) Aplicar formato a las celdas y a los bordes.
10) Representar en un grfico de Barras las columnas: Mes, Ao 2008,Ao 2009, Ao 2010.
Se hubiera podido elegir tipo de grfico Circular. Porqu?.
11) Representar en un grfico Circular las columnas Mes y Total por Mes.
12) Guardar el archivo como Ventas 2.
EJ. N R O . 2
Introduccin
La siguiente planilla nos muestra un listado de los empleados de la ferretera Blanco.
En este mes se debe abonar el aguinaldo.
Ferretera Blanco
Nombre y Apellido
Juan Daz
Ricardo Sols
Graciela Re
Juana Varela
Alicia Delpi
Ral Gianotti
Juan Vargas
Oscar Villegas
Sector
Adm
Adm
Vtas
Vtas
Adm
Sis
Adm
Vtas
Sueldo
2000
2840
1100
8000
2350
2000
2840
800
Aguinaldo
Sueldo +
Aguinaldo
Aporte
Total a
Cobrar
Cantidad de Empleados
Porcentaje Aguinaldo
Aporte
Plus
50%
7%
$ 300,00
Total a
Abonar
Actividades:
1) Calcular la columna Aguinaldo (utilizando celda fija).
2) Calcular la columna Sueldo + Aguinaldo.

- 34 -
3) Calcular el Aporte de cada empleado sobre el Sueldo +

Aguinaldo.
4) Calcular la columna Total a Cobrar (Sueldo + Aguinaldo, - Aporte, + Plus)
5) Calcular Total a Abonar por la empresa.
6) Mostrar la cantidad de empleados del listado.
7) Graficar las columnas Nombre y Apellido y Total a Cobrar (circular, mostrando leyenda y
porcentajes).
Modificar el formato del grfico.
9) Ordenar el listado por: Sector (Asc.), Sueldo (desc.) y Nombre y Apellido (Asc.)
10) Guardar el archivo como Aguinaldo.
EJ. N R O . 3
Introduccin
La concesionaria El Autito se encarga de vender autos usados, el siguiente listado nos detalla los autos
que se han puesto a la venta en la presente semana.
Listado de Automviles
Fecha Actual
DETALLE
MODELO
ORIGEN
PRESCRIPCION
PATENTE
PRECIO
NETO
RENAULT MEGANE
1.997 NAC
68.000
PEUGEOT 307
1.989 NAC
53.000
FIAT SIENA
1.995 NAC
60.000
MAZDA 300ZX
1.998 IMP
80.000
NISSAN 300
1.997 IMP
35.000
FIAT UNO 6 PUERTAS
1.993 NAC
23.000
RENAULT SCENIC
2.005 IMP
45.000
PEUGEOT 206
2.006 IMP
41.000
Porcentaje I.V.A.
Porcentaje Descuento
SEGURO
Aduana
21%
Ao Actual
ADUANA
Imp.
I.V.A
DESCUENTO
PRECIO DE
VENTA
% Seguro
23%
8%
NAC
2,50%
IMP
4,80%
Actividades:
1) Mostrar la Fecha Actual utilizando la funcin HOY.
2) Mostrar el Ao Actual utilizando la funcin AO sobre la Fecha Actual.
3) Mostrar en la columna Prescripcin la leyenda SI si el modelo es inferior a 1998, de lo contrario mostrar NO.
4) Calcular la columna Aduana: si el auto es IMP se debe pagar el 23% del Precio Neto, de lo contrario 0.
5) Calcular la columna Seguro: si es IMP se calcula el 4,8% del Precio Neto, si es NAC el 2,5%.
6) Calcular la columna I.V.A. (usando celda fija). Para todos los autos es del 21%.

- 35 -
7) Insertar la columna Antigedad (entre las columnas Modelo y Origen) y calcular la misma.(usar celda fija)
8) Borrar el contenido de la columna I.V.A., volver a calcularla teniendo en cuenta, por una nueva disposicin municipal,
que si el auto tiene una antigedad mayor a 10 aos debe mostrarse la leyenda "Excento", de lo contrario es del 21%
(utilizando celda fija y funcin Si).
9) Calcular el Descuento (sobre el Precio Neto) para aquellos automviles que muestre la leyenda SI en la columna Prescripcin,
de lo contrario debe mostrar 0.
10) Calcular la columna Precio de Venta (utilizando funcin Si).
11) En el modo Vista Preliminar acomodar los datos para imprimir la planilla en una hoja Tamao Legal,
Orientacin Horizontal.
12) Guardar el archivo como Automviles.
EJ. N R O . 4
Listado de Alumnos
Alumno
Materia
Ctedra
Fecha Parcial
Lugar
Nota 1
Promocin Faltas Certificado Recuperatorio
Lopez, Jos
oratoria
Perez, Cristin
oratoria
Gutierrez, Sandra
administracin
Gomez, Ana
administracin
Roca, Manuel
oratoria
Calcular utilizando Funcin SI.

Fecha Parcial
La materia oratoria se rinde el 12/05/09 la materia administracin se rinde el 13/05/09
Lugar
La ctedra A rinde en Nueva Crdoba la ctedra B rinde en Campus
Promocin
Si la nota1 es mayor a 7 promociona (mostrar Si o No).
Certificado
Si el alumno tiene ms de 3 faltas debe presentar certificado (mostrar Si o No).
Recuperatorio
Si la nota1 es menor a 4 debe hacer recuperatorio (mostrar Si o No).

- 36 -
Unidad 5: Software Generador de

Presentaciones
Cuando hablamos de PowerPoint (software generador de presentaciones) nos
estamos refiriendo a un software generador de presentaciones, que consiste en una
serie de diapositivas que contienen diversos elementos (tales como texto, imgenes
prediseadas, etc.), con el objeto de sintetizar visualmente temas, conceptos o
contenidos que queremos transmitir.
Usted podr estar pensando que resulta difcil crear este tipo de presentaciones, sin
embargo no lo es, de all radica su frecuente utilizacin. En esencia, PowerPoint le
permite concentrarse en el contenido de una presentacin sin tener que preocuparse
por su apariencia. Usted proporciona el texto y los elementos de soporte, y deja los
aspectos del formato en manos de PowerPoint.
Adems de ayudarle a crear una presentacin, PowerPoint proporciona una variedad
de formas para mostrarla. Usted puede: a) ejecutarla en una computadora utilizando
efectos animados de transicin conforme se mueve de una diapositiva a otra, b) incluir
sonido o vdeo en la presentacin (siempre y cuando su sistema tenga una tarjeta de
sonido y altavoces), c) automatizar la presentacin y distribuirla a travs de un medio
de almacenamiento, por ejemplo un pendrive, para mostrarla en un saln de
convenciones, entre otras opciones.
Si no puede mostrar la presentacin en una computadora, puede transformarla en
transparencias o bien imprimirlas en formato apunte con espacios para incluir los
comentarios de quien asiste a su presentacin.
Cabe mencionar que PowerPoint tambin le proporciona la capacidad de imprimir la
presentacin de diversas maneras, como por ejemplo: diapositivas, documentos,
pginas de notas y vista esquema para distribuirla entre su auditorio.
Adicionalmente, a travs de ste software puede preparar notas del orador -para
usted mismo- que consisten en imgenes de cada diapositiva junto con notas
generadas para dicha diapositiva. Adems, puede proporcionar una copia de la
presentacin a su audiencia, para que sta pueda seguirla ms de cerca y se la lleve a
casa cuando termine la presentacin.
Como vimos en la unidad anterior, a los efectos del desarrollo del presente curso se
realizar una comparacin de las funcionalidades de PowerPoint 2003 y 2007 para
finalizar con las nuevas herramientas que posee PowerPoint 2010.
En esta unidad comenzaremos mostrndole cmo realizar una presentacin en

PowerPoint para que Usted pueda apreciar mejor el potencial de esta aplicacin.
Posteriormente, analizaremos las diversas vistas integradas en PowerPoint y las
ventajas de cada una para luego describir cmo modificar una presentacin existente y
cmo ver una presentacin en la computadora. Despus de lo expuesto estar listo
-1-
para crear su propia presentacin, un proceso que requiere que se concentre en el

contenido y en el mensaje que desea transmitir. Para lograrlo, le mostraremos la forma
de introducir el texto de una presentacin, la manera de agregar o cambiar el formato
de una diapositiva y aplicar una plantilla de diseo y tambin cmo animar la
presentacin para agregarle mayor inters.
Un ltimo aspecto a aclarar antes de comenzar es que, si bien PowerPoint puede
ayudarle a crear presentaciones atractivas, el contenido y la transmisin del mensaje
contina siendo responsabilidad suya.
Comenzaremos esta unidad explicando cules son los elementos del generador de
presentaciones desarrollado por Microsoft, denominado PowerPoint. Posteriormente
mostraremos cmo se crea una presentacin.
Antes de empezar a explicar sus componentes, en primera instancia debemos
convocar al mismo (o abrir la aplicacin). La presente pantalla muestra una forma de
hacerlo.

-2-
Una vez que hayamos ingresado al programa, veremos que una pantalla de
PowerPoint 2003 se compone de:
A su vez, observemos que una pantalla de PowerPoint 2007 se compone de:

-3-
A continuacin, haremos una breve descripcin de las interfaces presentadas.

La ventana de PowerPoint contiene los botones Minimizar, Maximizar (o Restaurar) y
Cerrar. Sin embargo, la ventana de documento slo contiene el botn Cerrar, mediante
el cual puede cerrar la presentacin y dejar abierto PowerPoint. La barra ttulo indica la
aplicacin (Microsoft PowerPoint) y el nombre de la presentacin en que se est
trabajando.
En PowerPoint 2003, la barra de mens aparece inmediatamente debajo de la barra
de ttulo y proporciona acceso a los mens desplegables de la aplicacin. La
presentacin aparece en la ventana de documento y muestra el esquema de toda la
presentacin, una imagen grfica de una diapositiva (la diapositiva ttulo de este
ejemplo) y notas del orador para la diapositiva seleccionada.
Adems, las barras de herramientas Estndar y Formato se despliegan debajo de la
barra mens y son similares a las de Word y Excel. Por lo tanto, si ya conoce esas
aplicaciones, algunos botones le sern familiares. La barra de herramientas Estndar
contiene botones para los comandos bsicos de PowerPoint; por ejemplo, para abrir,
guardar e imprimir una presentacin. La barra de herramientas Formato, que se
encuentra al lado (en nuestro ejemplo) o por debajo de la barra de herramientas
Estndar, proporciona acceso a las operaciones de formato; por ejemplo, para aplicar
negritas, cursivas y subrayado.
En PowerPoint 2007, la barra de mens y las barras de herramientas fueron
remplazadas por la cinta de opciones, la cual est dividida en fichas, las mismas son,
Inicio, Insertar, Diseo, Animaciones, Presentacin con diapositivas, Revisar y Vista.
Adems el men Archivo fue remplazado por el botn de Office. Pulsando la tecla ALT
se ingresa en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos
recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
deber pulsarse para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn. Para salir del
modo de acceso por teclado vuelva a pulsar la tecla ALT.
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la ventana e indica el nmero
de la diapositiva en la que est trabajando.
La barra de acceso rpido, en PowerPoint 2007, contiene las operaciones ms
habituales como Guardar
, Deshacer
o Repetir .
Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que se requiera. Para
ello haga click en la flecha desplegable de la derecha y seleccione los comandos que
se necesite aadir.

-4-
Haga click en Ms comandos para ver un listado de todos los disponibles en

PowerPoint 2007. Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podr aadirse
acciones que se irn viendo a lo largo del mdulo:

-5-
A continuacin se muestran estas opciones a travs de la interfaz propuesta por

Microsoft Office PowerPoint 2003:
Pantalla de inicio PowerPoint

2003
Si seleccionamos Archivo- Nuevo
Observamos

-6-
5.1 Consideraciones a tener en cuenta al momento de

realizar una presentacin.
Toda presentacin o exposicin de un tema requiere que se tengan en cuenta
aspectos esenciales. Recorramos algunos de ellos:
1.
Introduccin
Exponer el objetivo de la reunin.
Presentarse ante los participantes.
2.
Temas de discusin
Exponer las ideas principales que se tratarn.
3.
4.
Primer tema y subsiguientes

Enumerar detalles acerca del tema.
Incluir informacin complementaria y ejemplos.
Considerar los efectos puede tener en la audiencia.
La vida real
Dar ejemplos o contar ancdotas de la vida real.
Mostrar inters por la situacin de la audiencia, si resulta apropiado.
5.
Qu significa esto?
Agregar una declaracin de su opinin acerca del tema.
Resumir los puntos principales que desee que la audiencia recuerde.
6.
Pasos siguientes
Resumir cualquier accin que deban realizar los participantes.
Resumir los elementos de accin que se deben llevar a cabo.
A continuacin, le aconsejaremos cmo exponer durante la presentacin

Como le mencionamos previamente, PowerPoint puede contribuir a crear
presentaciones atractivas, pero el contenido y la exposicin an son su
responsabilidad. Usted ha trabajado para darse la oportunidad de presentar sus ideas
y desea estar bien preparado para la sesin, para lo cual le enumeramos algunos
consejos a considerar al momento de realizar su presentacin:
Practique en voz alta, preferiblemente bajo las mismas condiciones que en la

presentacin real.
Mida su tiempo para que no se extienda ms all del asignado o no pueda concluir
la totalidad de su presentacin.
Considere llegar temprano, dado que usualmente se necesita tiempo para poner
en orden sus pensamientos y para preparar la presentacin.
Inicie PowerPoint y abra su presentacin antes de dirigirse a la audiencia.
Asegrese de llevar sus notas.
Observe a la audiencia para abrir la comunicacin y ganar credibilidad.
Hable claramente y vare su exposicin.

-7-
Seguramente se pondr nervioso, pero mientras ms practique, ms seguro estar.

Trate de relajarse. Lo har muy bien!
5.2
Distintos tipos de presentaciones
Los botones de la ficha Vista, se utilizan para alternar entre las diversas vistas de una
presentacin. Esto qu significa? Que PowerPoint ofrece mltiples vistas para crear,
modificar o exponer una presentacin. Cada vista representa una forma diferente de
ver una misma presentacin y cada una tiene capacidades nicas. En PowerPoint
2003, las vistas las puede encontrar en el men Ver mientras que en PowerPoint
2007, las mismas se encuentran en la ficha Vista.
Cabe mencionar, que pese a que existen diferencias
a nivel visual en ambas versiones los botones de
vista se encuentran en la parte inferior de la
presentacin los cuales le permiten alternar entre las
diversas vistas.
La vista Normal que se muestra divide la pantalla en tres paneles que contienen un
esquema de la presentacin, una vista ampliada de la diapositiva y las notas del
orador relacionadas. El esquema es el medio ms rpido para introducir o modificar el
texto de la presentacin. Puede escribir directamente en el esquema y moverse
fcilmente entre las diapositivas. Adems, puede utilizar el esquema para mover y
copiar texto de una diapositiva a otra o modificar el orden de las diapositivas de la
presentacin. Sin embargo, el esquema tiene la limitacin de que no muestra los
elementos grficos, en caso de que las diapositivas los tengan. Por lo tanto, si sus
diapositivas tienen tales elementos, puede cambiar a la vista Normal, la cual contiene
imgenes en miniatura. Esta vista tambin le permite cambiar el orden de las
diapositivas haciendo clic y arrastrando una diapositiva a una nueva posicin. Las
fichas Esquema y Diapositivas que se encuentran en el panel izquierdo le permiten
alternar entre estas dos formas de la vista Normal.
La vista Normal tambin proporciona acceso a las diapositivas individuales o a las
notas del orador, las cuales aparecen en su propio panel. Ejemplo de la vista normal
en PowerPoint 2007:

-8-
Tambin puede trabajar en las vistas Pgina de notas o Clasificador de diapositivas.

La vista Pgina de notas duplica la opcin disponible en la vista Normal ya que
tambin permite introducir las notas del orador. Sin embargo, es til imprimir
documentos para la audiencia desde esta vista, ya que cada pgina contendr una
imagen de la diapositiva, ms las notas del orador relacionadas. Cabe aclarar que las
notas no aparecern cuando se muestre la presentacin, pues su objetivo est
orientado a ayudar que el orador recuerde los puntos clave de cada diapositiva.
La vista Clasificador de diapositivas ofrece otro mecanismo para ordenar las
diapositivas de la presentacin. sta opcin proporciona una forma conveniente para
eliminar una o ms diapositivas y establecer al mismo tiempo efectos de transicin
para mltiples diapositivas. Cualquier modificacin que introduzca en una vista se
reflejar en otra. Por ejemplo, si modifica el orden de las diapositivas en la vista
Clasificador de diapositivas, los cambios se reflejarn de manera automtica en el
esquema o en las imgenes en miniatura de la vista Normal.
Ejemplo de la vista Pgina de notas o Clasificador de diapositivas en PowerPoint
2007:
Vista Clasificador PowerPoint 2007

-9-
Vista Notas PowerPoint 2007
La vista Presentacin se utiliza para exponer la sucesin de diapositivas terminada

ante una audiencia, como una presentacin electrnica en la computadora y sin dejar
a la vista el entorno propio de PowerPoint.
Concluida nuestra descripcin de los elementos de la ventana de PowerPoint, estamos

en condiciones de exhibir la primera pantalla que observar al ingresar al generador
de presentaciones. Cabe destacar, que todas las versiones de PowerPoint nos
permitirn utilizar: el asistente automtico de contenidos (presentaciones), abrir una
presentacin existente, emplear una plantilla de diseo o en blanco.
Gracias a las diversos tipos de presentaciones es posible adaptar una nica
presentacin a distintos pblicos. Para ampliar esta temtica recorra la lectura 9 en a
que se desarrollar este tema abordando PowerPoint 2007.

- 10 -
5.3
Edicin de diapositivas
Cada una de las diapositivas del documento podr visualizarse una vez que hayamos
creado un nuevo documento. Para crear una nueva presentacin en PowerPoint 2007,
debe ir al botn de office y luego presionar Nuevo.

- 11 -
Documento en blanco
Plantillas instaladas
Aqu se encuentran una diversidad de plantillas instaladas para usarlas en las
presentaciones que vayamos a disear.

- 12 -
A partir de ahora, usted est listo para crear su propia presentacin, un proceso que
requiere desarrollar su contenido y aplicar formato mediante el uso de una platilla o
especificacin de diseo. Puede realizar estos pasos en cualquier orden, pero le
sugerimos que comience con el contenido. Ambos pasos son iterativos por naturaleza
y probablemente tendr que regresar a cada uno muchas veces antes de finalizar.
Tambin estar cambiando de una vista a otra conforme desarrolle la presentacin. No
importa cul vista utilice, siempre y cuando cumpla con su objetivo. Por ejemplo,
puede introducir texto en una diapositiva en la vista Normal y sobre la misma
diapositiva tambin puede utilizar el esquema para ver el texto de muchas diapositivas
al mismo tiempo, con lo cual tendr un mejor sentido de la presentacin en general.
Cada diapositiva del esquema est enumerada y los nmeros se ajustan de manera
automtica cuando inserta o elimina diapositivas.
El ttulo de la diapositiva aparece inmediatamente despus del nmero e icono de la
diapositiva.
Para nosotros, el esquema es la forma ideal para crear y editar una presentacin. El
punto de insercin marca el lugar en el que se introducir el texto, y puede colocarlo
haciendo clic en cualquier parte del esquema. (En una nueva presentacin, el punto de
insercin se coloca de manera automtica en el ttulo de la primera diapositiva).
La edicin se logra mediante las mismas tcnicas utilizadas en otras aplicaciones de
Windows. Por ejemplo, puede utilizar los comandos Cortar, Copiar y Pegar del men
Edicin (o los botones correspondientes de la barra de herramientas Estndar) para
mover y copiar el texto seleccionado, o simplemente puede arrastrar y colocar texto de
- 13 -
un lugar a otro. Tambin puede utilizar los comandos Buscar y reemplazar que se
encuentran en cada aplicacin de Office.
Observe tambin que puede aplicar formato al texto en el esquema utilizando la
tcnica seleccionar-hacer, comn en todas las aplicaciones de Office; es decir, puede
seleccionar texto, despus ejecutar el comando apropiado o hacer clic en el botn
apropiado. El texto seleccionado permanecer resaltado y los comandos
subsecuentes tendrn efecto en l hasta que haga clic en cualquier otro lado del
esquema.
Cmo se disea una diapositiva?
La diapositiva predeterminada que el programa ofrece posee un espacio para
completar con texto. Sin embargo, el diseo de una diapositiva de texto (o de
cualquier otra) puede cambiarse para que incluya un grfico u otros objetos, o para
que despliegue una columna doble de vietas. Los nuevos elementos pueden
agregarse de manera manual utilizando las diversas herramientas de la barra de
herramientas Dibujo o dejando que PowerPoint cambie el diseo por usted.
PowerPoint proporciona un conjunto de diseos de diapositiva predefinidos que
determinan la naturaleza y colocacin de los objetos de una diapositiva. En Office
2003, los diseos se muestran de manera predeterminada en el panel de tareas cada
vez que se utiliza el men Insertar para agregar una diapositiva. Simplemente inserte
la diapositiva y despus seleccione el diseo deseado del panel de tareas. Utilice el
men Ver para abrir el panel de tareas y despus haga clic en la flecha hacia abajo
que se encuentra en la parte superior del panel, para desplegar los diseos de
diapositivas.
En PowerPoint 2007 las opciones de diseo las puede encontrar en la ficha inicio,
seccin diapositivas, como puede observarse en la siguiente imagen.
En la siguiente imagen se muestra la creacin de una diapositiva de texto a dos

columnas y con tres marcadores de posicin que determinan la ubicacin de cada
objeto. Una vez que ha seleccionado un diseo, simplemente tiene que hacer clic en el
marcador de posicin adecuado para agregar el ttulo o texto. Por lo tanto, puede
hacer clic en el marcador de posicin de un ttulo e introducir el texto como se indica.
De manera similar, puede hacer clic en el marcador de posicin de cualquiera de las
dos columnas de listas con vietas e introducir el texto correspondiente. Tambin
puede crear diseos que incluyan imgenes prediseadas, organigramas y otros
objetos, como as tambin puede cambiar el tamao o la posicin de los marcadores
de posicin como lo hara con cualquier otro objeto.
- 14 -
Diseos de
Diapositivas
Predefinidos
(PowerPoint
2003)
Marcadores
de Posicin
Las Reglas
Para hacer visibles las reglas, en PowerPoint 2007, vaya a la pestaa Vista y
seleccione la opcin Regla, si ya est visible aparecer una marca al lado izquierdo de
la opcin Regla.
Una vez seleccionada aparecer, en la vista normal, una regla horizontal y otra
vertical.
Qu es una Plantilla?
PowerPoint le permite concentrarse en el contenido de una presentacin sin
preocuparse por su apariencia. Lo nico que Usted tiene que hacer es enfocarse en lo
que va a decir y confiar en que PowerPoint formatear la presentacin de manera
atractiva. El formato se implementa de manera automtica seleccionando una de las
muchas plantillas que proporciona PowerPoint.
Una plantilla es una especificacin de diseo que controla cada elemento de la
presentacin. Especifica la combinacin de colores de las diapositivas y el orden de
los diferentes elementos (marcadores de posicin) de cada diapositiva. Determina el
formato del texto, las fuentes que se utilizarn y el tamao y la ubicacin del texto en
vietas.

- 15 -
Simplemente elija la plantilla que le agrade y PowerPoint formatear toda la

presentacin de acuerdo con esa plantilla. Y no se preocupe si cambia de opinin.
Puede utilizar el comando Estilo en cualquier momento para seleccionar una plantilla
diferente y cambiar la apariencia de su presentacin.
Diseo de
Diapositiva
PowerPoint 2003
Diseo de
Diapositiva
PowerPoint 2007

- 16 -
Plantillas de diseo
Las distintas opciones se mostrarn a travs de sus pantallas correspondientes de
acuerdo a las versiones del generador de presentaciones:
1.
Plantilla de Diseo: para seleccionar un tipo de esquema modelo para
diapositiva en particular.
Versin PowerPoint 2000
Plantilla en Blanco

- 17 -
2.
Asistente de auto contenido: exhibe una ventana que le indica los pasos a
seguir para crear una presentacin, con solo hacer un clic en siguiente PowerPoint lo
ir guiando en dicha tarea.
A continuacin se muestra ests opciones a travs de la interfaz propuesta por

Microsoft Office PowerPoint 2007
Guardar una Presentacin
Para guardar una presentacin, en PowerPoint 2007, podr clickear el Botn Office y
seleccionar la opcin Guardar o tambin puede hacerse con el botn
de la barra
de acceso rpido.
Si es la primera vez que guardamos la presentacin nos aparecer una ventana
similar a la que mostramos a continuacin.

- 18 -
De la lista desplegable Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual se desea

guardar la presentacin.
Tambin podr crearse una nueva carpeta con este icono
dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en.
, la carpeta se crear
Despus en la casilla Nombre de archivo se introduce el nombre con el cual se desea

guardar la presentacin y por ltimo debemos seleccionar el botn Guardar.
Si por algn motivo se desea guardar la presentacin con otro formato para que pueda
ser abierta por otra aplicacin, como por ejemplo PowerPoint 97-2003, debe
desplegarse la lista de Guardar como tipo: y seleccionar el formato adecuado de la
lista desplegable.
Si el tipo de formato que se selecciona es Presentacin se guardar la presentacin
con la extensin pptx.
Si no es la primera vez que se guard la presentacin y se oprime en el botn de
guardar de la barra de acceso rpido o se selecciona la opcin Guardar del Botn
Office no aparecer la ventana que se ha mostrado anteriormente, sino que se
guardarn los cambios sin preguntar.
Si se desea guardar una presentacin con otro nombre, debe desplegarse el Botn
Office y seleccionar la opcin Guardar como, entonces aparecer la misma ventana
que cuando se oprimi por primera vez en el botn Guardar. Cuando se utiliza esta
opcin se obtiene al final dos presentaciones, la inicial (la que estaba abierta cuando
dijimos Guardar como) y otra con el nuevo nombre.
Abrir una Presentacin

- 19 -
Para abrir una presentacin, en PowerPoint 2007, deberemos ir al Botn Office y

seleccionar la opcin Abrir o pulsar la combinacin de teclas CTRL + A.
En esa misma seccin aparecen los nombres de las ltimas presentaciones abiertas.
Si la presentacin que desea abrirse se encuentra entre esas hacemos bastar con
hacer click en su nombre. Este listado se va generando a medida que se utiliza
PowerPoint con los ltimos documentos abiertos.
Si se desea que alguno de estos archivos aparezca siempre, haga click sobre el botn
y el archivo quedar fijado en la lista, de modo que siempre que se abra el Botn
Office podrs encontrarlo rpidamente.
Pulsando Abrir se abrir la siguiente ventana:

- 20 -
En la lista desplegable del cuadro Buscar en, se debe seleccionar la unidad en la cual
se encuentra la presentacin que se quiere abrir, a continuacin se selecciona la
carpeta que contiene la presentacin. Una vez que se haya seleccionado la
presentacin, debe oprimirse el botn Abrir.
Si se trabaja con varias presentaciones abiertas puede pasarse de una otra
seleccionndola desde el men Cambiar ventanas de la ficha Vista.

- 21 -
5.4
Alteracin de la secuencia.
Cmo podemos mejorar nuestras presentaciones?

Esto se logra mejor mediante una presentacin por computadora (en lugar de utilizar
transparencias). La computadora se vuelve el equivalente de un proyector de
diapositivas
Hasta el momento nos hemos enfocado en las presentaciones que consisten
principalmente en texto. Sin embargo, PowerPoint tambin le permite incluir una
variedad de elementos visuales que hacen ms impactante una presentacin.
Puede utilizar la Galera multimedia de Microsoft para agregar imgenes
prediseadas, sonido o clips animados, o puede obtener estos elementos de otras
fuentes. Puede utilizar las aplicaciones complementarias que se incluyen en Microsoft
Office para agregar organigramas y WordArt. Tambin puede insertar objetos creados
en otras aplicaciones, como un grfico de Microsoft Excel o una tabla de Microsoft
Word.
Un grfico o una tabla se insertan en una presentacin a travs de la vinculacin o la
incrustacin. La diferencia esencial entre estas dos tcnicas es que la incrustacin
coloca el objeto en la presentacin y la vinculacin no lo hace. En otras palabras, un
objeto incrustado se almacena en la presentacin, mientras que un objeto vinculado se
almacena en su propio archivo y la presentacin es uno de los muchos documentos
potenciales que estn vinculados a ese objeto. La ventaja de la vinculacin es que la
presentacin se actualiza automticamente si el objeto original cambia. La vinculacin
tambin es ms adecuada si se hace referencia al mismo objeto en muchos
documentos, por lo que un cambio a ese objeto slo tiene que hacerse en un lugar (el
documento de origen). Por ejemplo, un grfico de Excel puede vincularse a un
documento de Word y a una presentacin de PowerPoint. Si modifica el grfico, tanto
el documento como la presentacin se actualizarn de manera automtica.
En PowerPoint 2007, las opciones mencionadas anteriormente pueden encontrarse en

la ficha de insertar.
PowerPoint 2007
Tambin puede agregar comentarios a cualquier presentacin para explicar sus ideas
a sus colegas, quienes podran revisar la presentacin antes de la exposicin.
Recuerde que los comentarios aparecen en una diapositiva durante la edicin, no
durante la exposicin.

- 22 -
En PowerPoint 2007, los comentarios pueden insertarse desde la ficha Revisar, como
puede observarse a continuacin.
PowerPoint 2007
5.5 Aplicacin de efectos de fundido y aparicin de

diapositivas.
Por otra parte, PowerPoint puede ayudarlo a hacer ms interesante una presentacin
mediante transiciones y animaciones. Las transiciones se aplican a la diapositiva en su
totalidad y controlan la forma en que sta se muestra en la pantalla. Las animaciones
controlan la apariencia de los elementos individuales de una diapositiva. Las
transiciones y animaciones se aplican desde el panel de tareas de la vista Normal, en
PowerPoint 2003. Esto se obtiene desplegando el men Presentacin y seleccionando
el comando Transicin de diapositiva o Personalizar animacin para abrir el panel de
tareas con las opciones correspondientes.
En PowerPoint 2003, el panel de tareas contiene un cuadro de lista con los efectos de
transicin disponibles. Las diapositivas pueden moverse en la pantalla de izquierda a
derecha, descubrirse mediante persianas verticales u horizontales, desaparecer,
disolverse, etctera. Usted selecciona una diapositiva, elige el efecto, selecciona una
velocidad y un sonido, y despus indica cmo desea que avance la diapositiva
(mediante un clic del ratn o despus de un intervalo de tiempo determinado). Para
obtener una vista previa de la transicin, haga clic en el botn Reproducir que se
encuentra en la parte inferior del panel, o haga clic en el botn Presentacin para ver
directamente toda la presentacin.
Los efectos de transicin tambin pueden aplicarse desde la vista Clasificador de
diapositivas, en donde puede aplicar la misma transicin a mltiples diapositivas
seleccionndolas antes de aplicar el efecto.
Las combinaciones de animaciones se dividen en sutiles moderadas y llamativas, y es
muy divertido experimentar con los diversos efectos. Las animaciones personalizadas
requieren que usted seleccione un efecto de animacin para cada objeto de la
diapositiva, y que despus especifique el orden en el que aparecern los efectos.

- 23 -
Transicin
Personalizar animacin
Interfaz de Transicin y Personalizar Animacin PowerPoint 2003
En PowerPoint 2007, ests funciones de personalizar animacin y transicin de

diapositivas, pueden realizarse desde la ficha animaciones, como puede verse a
continuacin:
Personalizar animacin
Transicin
Interfaz de Transicin y Personalizar Animacin Office 2007
Los diferentes diseos le permiten seleccionar el movimiento de transicin entre una

diapositiva y la siguiente. Hay una lista muy larga de movimientos.
En la lista Velocidad
transicin entre una y otra diapositiva.
se podr indicar la velocidad de la
Incluso podr insertarse algn sonido de la lista Sonido

.
En la seccin Avanzar a la diapositiva podr elegirse si para pasar de una diapositiva
a la siguiente hay de hacer click con el ratn o bien se pauta un tiempo de
transicin (1 minuto, 00:50 segundos, etc.)
Si quiere aplicar estas caractersticas a todas las diapositivas seleccione el
botn Aplicar a todo.

- 24 -
Panel
Personalizar
animacin
Personalizar Animacin PowerPoint 2007
Dentro del panel de Personalizar animacin pueden realizarse las siguientes

operaciones:
En este panel aparece el botn desplegable Agregar efecto en la cual puede
seleccionarse el tipo de efecto que se puede llegar a aplicar, incluso podr elegirse
la trayectoria exacta del movimiento seleccionndola del men Trayectorias de
desplazamiento.
Se podr utilizar el botn Quitar para eliminar alguna animacin que hayamos aplicado
a algn texto.
En la lista desplegable Inicio puede seleccionarse cundo quiere que se aplique la
animacin (al hacer clic sobre el ratn, despus de la anterior diapositiva, etc). Las
dems listas desplegables cambiarn en funcin del tipo de movimiento y el inicio del
mismo.
La Velocidad suele ser una caracterstica comn por lo que podr controlarla en casi
todas las animaciones que apliquemos a un objeto. La lista que aparece debajo de
velocidad muestra las distintas animaciones que se han aplicado a los objetos de la
diapositiva, las mismas aparecen en orden. El botn Reproducir muestra la diapositiva
tal y como quedar con las animaciones que se han aplicado.

- 25 -
Cmo podemos observar nuestra versin final de la presentacin?

Una vez que hemos concluido nuestra presentacin o deseamos ver el avance de la
misma en forma detallada tal como al momento de exponerla ante nuestra audiencia,
en PowerPoint 2003, podemos ir a la barra de Men seleccionando las opciones
Presentacin Ver presentacin; en PowerPoint 2007, yendo a la ficha vista y
seleccionando la opcin presentacin diapositivas o digitando F5, en ambas versiones,
como puede verse en la siguiente imagen:
PowerPoint 2003
PowerPoint 2003
F5 en ambas versiones
Para salir de ella hacemos click dos veces o presionamos la tecla escape del teclado y
de estas formas volveremos a la vista con la cual estbamos trabajando en
PowerPoint.
La funcin ocultar diapositivas puede utilizarse para reducir una presentacin por
problema de tiempo pero sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. Para
generar una presentacin ms corta pero sin perder las diapositivas que no
visualizamos.
En PowerPoint 2007, para ocultar las diapositivas nicamente tiene que seleccionar la
diapositiva que quiere ocultar y despus desplegar la pestaa Presentacin con
diapositivas y elegir Ocultar diapositiva.

- 26 -
5.6 Controles de tiempo en la generacin de la presentacin.

Ensayar intervalos, en PowerPoint 2007, le permite calcular el tiempo que necesita
para ver cada diapositiva sin prisas.
Para calcular el tiempo que necesita, tiene que ir a la pestaa Presentacin con
diapositivas y elegir la opcin Ensayar Intervalos, despus puede ver que la
presentacin empieza a reproducirse pero con una diferencia, en la parte superior
izquierda aparece una especie de contador que cronometra el tiempo que tarda en
pasar de una diapositiva a otra pulsando algn botn del ratn.
En el recuadro blanco le mostrar el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del

tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de intervalos, es decir,
el tiempo que transcurrido desde la primera diapositiva.
La flecha
sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botn
para pausar el
ensayo de intervalos y
para repetir la diapositiva (para poner a cero el cronmetro
de la diapositiva).
Una vez que se termina con el ensayo, PowerPoint le pregunta si quiere conservar
esos intervalos para aplicarlos a cada diapositiva de la presentacin. Si responde que
s, se puede ver que aparece una pantalla en la que le muestra en miniatura las
diapositivas y debajo de las mismas aparece el tiempo utilizado para ver cada una de
ellas.

- 27 -
El presente esquema tiene como objetivo sintetizar los conceptos centrales de

esta unidad:
Pensar lo que se
quiere transmitir
Crear y Disear la
Presentacin
Presentacin
Exposicin

- 28 -

Sistema Informatico Modulo 3 y 4 PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Sistema Informatico Modulo 3 y 4 PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Unidad 4: Planilla de Clculo

La planilla de clculos nos permite almacenar, organizar, consultar y ordenar gran

Materia: Sistemas Informticos

En la figura que se presenta a continuacin se puede observar una pantalla tpica de

Hojas del libro

Materia: Sistemas Informticos

4.1 Edicin de datos

Rango Columna, es aqul que se conforma de la misma columna y distinta

Rango Fila, difiere la columna y permanece constante la fila, por ejemplo:

Materia: Sistemas Informticos

Materia: Sistemas Informticos

Men Archivo (Nuevo, guardar como, configuracin de pgina).

Crear un nuevo libro basado en la plantilla de libro predeterminada: Haga clic en

Materia: Sistemas Informticos

Luego seleccionamos Libro en blanco.

Materia: Sistemas Informticos

Para abrir un archivo pre-existente podemos realizar los siguientes pasos:

Materia: Sistemas Informticos

Luego seleccione el directorio donde desea guardar su nuevo documento y su

Materia: Sistemas Informticos

Para el formato de hoja, en Excel 2003, se selecciona el men Archivo, opcin

4.2 Formato de tabla

El formato de la celda es muy variado; para acceder a l, en Excel 2003, debemos

Materia: Sistemas Informticos

En Excel 2007, ests cuestiones de formato lo puede encontrar en la ficha inicio de la

Materia: Sistemas Informticos

Materia: Sistemas Informticos

La pestaa denominada Bordes, nos permite seleccionar, contornos para la celda o

Materia: Sistemas Informticos

La solapa Tramas nos permite seleccionar el fondo de color de la celda y su trama,

Materia: Sistemas Informticos

Insertar filas, columnas, celdas, hojas.

Materia: Sistemas Informticos

en la celda donde vayamos a operar, siempre debemos anteponerle el

el contenido de las celdas que utilizamos en la operacin debe ser

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando

#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando

#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.

#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.

#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o

#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se

Materia: Sistemas Informticos

15% ---> =A1*0.15

Materia: Sistemas Informticos

4.5 Referencias relativas y absolutas

Materia: Sistemas Informticos

4.6 Vincular hojas

Otra forma es la que se denomina copiado dinmico y se realiza mediante frmula. La

Materia: Sistemas Informticos

4.7 Insertar Grficos

Seleccionar columnas a graficar

Opcin para realizar grficos

Seleccionar tipo de grfico

Establecer rango y serie de datos

Materia: Sistemas Informticos

Colocar ttulo, leyenda y rtulo de datos

Seleccionar ubicacin del grfico

Resultado del grfico final

A continuacin se muestra como insertar un grfico en Excel 2007.

Materia: Sistemas Informticos

Seleccionar columnas a graficar