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Definicin de agencias de viajes y turismo

Segn Catalina Vacas Guerrero (2002) define agencias de viaje de la siguiente manera: las
agencias de viajes son empresas de servicios dedicadas a organizar y facilitar la realizacin de
viajes a sus clientes.
Esta autora adems seala que, la naturaleza de las agencias de viajes es;
tiene la consideracin de agencias de viajes aquellas entidades mercantiles que,
estando en posesin del ttulo-licencia correspondiente, se dedican, profesional y
comercialmente, de forma exclusiva, al ejercicio de actividades de mediacin y /u
organizacin de servicios tursticos, pudiendo utilizar medios propios en la prestacin
de servicios.

De acuerdo a lo que expone esta autora, se puede entender que las agencias de viajes son
empresas mercantiles que posee una licencia para la prestacin de servicios de venta de pasajes
de aviones, para que las personas puedan viajar y otros servicios tursticos. Siendo as unos de
los intermediarios tursticos ms importantes.

Organizacin de una agencia de viajes y turismo


Una agencia de viajes se encuentran organizadas de acuerdo con su operacin y tamao personal;
una empresa grande se considera aquellas que cuenta con ms de 200 empleados; una empresa
mediano alrededor de 51 a 200 empleados y una pequea con 11 y 50 empleados.
Las agencias de viajes y turismo pueden estar organizadas como sociedad annima (S.A),
entendiendo por estas, aquellas sociedades mercantiles cuyos titulares lo son en virtud de una
participacin social a travs del ttulo o acciones.
Compaa annima (C.A): es aquella la cual las obligaciones sociales estn garantizadas por un
capital determinado.

Funciones de las agencia de viajes y turismo


Catalina Vacas Guerrero (2002). Las funciones que tienen las agencias de viajes son;
La mediacin de la ventas de boletos o reservas de cualquier medio de transporte,
igualmente el de las reservas de habitaciones en un hotel o cualquier otro servicio
turstico.
Ser representantes de otras agencias nacionales o internacionales para la prestacin en su
nombre.
La organizacin y ventas de las llamadas excursiones de un da
Adems de estas funciones tambin le corresponden las siguientes;

Promocin e informacin turstica.


Cambio de divisas, venta y cambio de cheques de viajeros.
Transferencia de equipajes por cualquier medio de transporte.
Formalizacin de plizas de seguro turstico, perdida de equipaje y otras que cubran los

riesgos en relacin con el viaje.


Alquiler de vehculos.
Fletes de aviones, barcos, autobuses, etc.
Estas son las funciones que tienen las agencias de viajes y turismo, segn esta autora. Cabe
destacar que puede haber otras, esto va a depender de la agencia de viajes.

Del mismo modo la pagina web monografa.com, hace mencin de otras funciones de las
agencias de viajes y turismo;
Funcin financiera: esta funcin sirve mejorar la administracin de los recursos
econmicos de la empresa. para lograrlo es ineludible analizar la estructura econmicafinanciera de la empresa, hacer los presupuestos, establecer un mtodo adecuado de
ingreso y gastos y de cobros y pagos.
Funcin contable: esta consiente en registrar los hechos contables que se hacen en las
agencias de viajes y turismo, esto es sumamente importante y adems obligatoria, le
interesa a los proveedores, la opinin pblica, posibles nuevos inversores y a los
empleados.
Funcin social (factor humano muy importante): Los empleados deben ser considerados
con especial atencin en las empresas del sector turstico, la calidad personal y
profesional de los trabajadores debe ser buena.
Funcin administrativa: Abarca la planificacin, organizacin, mando y control de todas
las actividades que se realizan en las agencias de viajes y turismo. En las grandes
empresas existen departamentos que llevan a cabo estas funciones, sin embargo en las
agencias pequeas las funciones administrativas las ejecuta el director.

Fuentes de ingreso de las agencias de viajes y turismo


Al tratarse las agencias de viajes y turismo, en empresas de servicios, los ingresos de su actividad
principal deben ser incluidos, de acuerdo al Plan General de Contabilidad, en la cuenta
prestaciones de servicios. En cuanto al instante de reconocer los ingresos, es conveniente que
se haga al monte del inicio del viaje.
Entre los principales servicios ofrecidos por las agencias de viajes y turismo estn; la
intermediacin de servicios y transporte, de alojamientos, de restaurantes, la intermediacin en la
venta de paquetes tursticos, y servicios tursticos diversos. Al servir como intermediarios en la
prestacin de cualquiera de estos servicios, la agencia de viaje recibe una comisin.
La cuenta para cada unos de los servicios detallados se puede hacer de la siguiente forma:
Prestacin de servicios de intermediacin
- Servicios de intermediacin en alojamientos y restaurantes.
- Servicios de intermediacin en transporte areo.
- Servicios de intermediacin en venta de paquetes tursticos.
- Servicios de intermediacin en servicios tursticos diversos.

Cuando la agencia, sea minorista o mayorista, acta en nombre propio, proyectando, elaborando
y organizando productos tursticos, bien sea para sus propios medios (hoteles, autocares) o lo
que es ms habitual, utilizando servicios prestados por terceros, utilizara la cuenta:
Venta de productos (o paquetes) tursticos.
Cada producto o paquete turstico o viaje combinado estar compuesto por varios servicios, que
sera:
Servicios bsicos:
- Medios de transporte (avin, tren, autocar)
- Alojamientos (hotel, apartamento)
- Manutencin (generalmente en el propio hotel)
Servicios complementarios:
- Traslados desde el medio de transporte del hotel.
- Visitas.
- Excursiones.
- Guas.
- Entradas a espectculos
La composicin de los ingresos va a depender del grupo a que la agencia pertenezca.
Documentos de contabilidad que genera una agencia de viajes.

Es aquel material que la agencia de viajes utiliza para su gestin interna; en el suelen
reflejar datos confidenciales de la gestin y venta de los servicios tursticos, como comisiones
beneficios o caractersticas de los clientes (no esta a disposicin del cliente).
Los impresos contables usados en una agencia de viajes tienen el mismo formato que los
empleados en cualquier otra empresa.

Facturas de IVA emitido (IVA de la comisin en las gestiones de intermediacin).


Recibo para cambios de divisas (en aquellas agencias en las que se cambian monedas).
Recibos de cobros/ bonos en efectivos, con original y dos copias, para la caja y
expediente.
Documentos de prestacin de servicios, suelen usarse para las ventas realizadas a
aquellas empresas que nos piden facturacin quincenal o mensual.
Facturas numeradas/ notas de abonos numeradas.
Diario de caja y banco.
Libros contables.

Balances.

Sistema Contable Utilizado En Las Agencias De Viajes Y Turismo.


Las agencias de viajes y turismo utilizan el sistema contable que mejor se ajuste a sus
necesidades, en la actualidad existen muchos sistemas contables a nivel mundial.
AMADEUS
Amadeus es sistema perteneciente a una compaa lder de tecnologa de la informacin (o GDS,
Sistema de Distribucin Global) que proporciona herramientas de distribucin, marketing y
ventas en lnea a los profesionales del turismo y los viajes de todo el mundo. Las compaas
areas y los proveedores de servicios de viaje utilizan el Sistema Amadeus para distribuir y
comercializar sus productos en tiempo real, a todas o a algunas agencias de viajes y oficinas de
ventas de compaas areas conectadas en ms de 139 pases de todo el mundo. El Sistema es
una herramienta de ventas esencial para las agencias de viajes (los usuarios de Amadeus). Ms de
155.000 terminales de agencias de viaje estn conectadas a Amadeus. Amadeus ofrece a estas
agencias clientes potentes soluciones de software para gestionar sus procesos de ventas y redes
de agencias; esto incluye soluciones de gestin de viajes corporativos. Amadeus tambin trabaja
con socios de negocios y tecnolgicos para desarrollar productos de venta de viajes y de gestin,
basndose en avanzadas tecnologas de redes y en Internet. Este sistema es el utilizado por
muchsimas empresas dedicadas al negocio de los viajes y el turismo.
PROFIT PLUS
El sistema Profit Plus Administrativo permite automatizar las operaciones empresariales
de forma integral y flexible en las reas de: Inventario, Compras, Ventas, Cuentas por Cobrar,
Cuentas por Pagar, Caja y Banco. Permitiendo dar una visin global de negocios, lo cual
significa disponibilidad de informacin para la toma de decisiones en el momento oportuno,
aumentando la competitividad de su empresa.
Estados Financieros Utilizados En Las Agencias De Viajes Y Turismo.
Son todos aquellos instrumentos de gestin que hacen posible que la gerencia conozca, en
todo momento, la situacin econmico contable de la agencia; estos registros estn reflejados en
el presupuesto operacional y el presupuesto de capital circulante.

PRESUPUESTO OPERACIONAL
Este presupuesto implica por un lado, la previsin de los probables ingresos de la agencia
y, por otro la estimacin de los gasto o egresos necesarios para la ejecucin de actividades
programadas, requiere de la elaboracin de un presupuesto de ingresos y un presupuesto de
egresos.
Elaboracin del presupuesto de ingresos.
Este se formula normalmente teniendo en cuenta las cifras de ventas de los periodos
anteriores y tienen como finalidad determinar el volumen de venta que la agencia debe alcanzar
en el periodo siguiente, para llegar a cubrir sus costos de operacin y alcanzar los beneficios
deseados, es ms que el presupuesto de la agencia, razn por la cual su determinacin depende
de las posibilidades de desarrollo que , de acuerdo con lo que esta estime, tendrn la estructura
que conforman sus negocios, los ingresos de la agencia provienen en realidad de las comisiones
que recibe por la venta de los servicios de sus proveedores.
Previsin del volumen de venta bruta.
Presenta ciertas peculiaridades, como consecuencias de las frecuentes alteraciones que se
producen en la composicin de los negocios en los cuales las agencias de viajes estn
involucradas, la estructura de las ventas no mantiene una estabilidad en su composicin.
Normalmente presentan diferentes ritmos de crecimiento.
Calculo del porcentaje promedio por comisin
Se calcula dividiendo el monto total de las comisiones entre el volumen de las ventas
brutas.
Elaboracin del presupuesto de egresos
Se ocupa de la estimacin de todos los gastos relacionados con el funcionamiento de la
agencia y los programas operativos que esta lleva a cabo para el logro de sus objetivos. En lo que
se refiere a los gastos de funcionamiento, la estimacin de los mismos no presenta mayores
problemas.
Normalmente, los gastos de comercializacin de una agencia de viajes estn referidos a
rubros de comisiones por pagar a vendedores y gastos de publicidad y promocin de ventas.
Promocin y ventas en el nivel institucional
En este rubro deben incluirse los esfuerzos orientados a la promocin del negocio como
tal y por tanto, en el mismo se tienen que incluir todos aquellos gastos relacionados con anuncios
en los directorios y las guas tursticas y, en general, y cualquier otro tipo de erogacin que se
relacione con los servicios brindados por la agencia de viaje.

Publicidad y promocin de ventas en el nivel de producto.


Aqu si se puede, definitivamente obtener colaboracin en los esfuerzos promocionales.
No solo de los proveedores (lneas areas, hoteles, cruceros, etc.), sino tambin de las oficinas de
turismo de los pases cuyo destino promueve la agencia.
El control de la marcha presupuestal
Consiste en cuidar la marcha de los programas operacionales, para verificar que los
mismos se mantengan dentro de lo previsto en el presupuesto, analizar las causas de las
desviaciones si las hubiere, y tomar las medidas correctivas cuando ello corresponda, a fin de
mantener el desarrollo de las actividades dentro de lo presupuestado.
Para llevar el control de la marcha de ingresos se prepara una tabla bsica para la previsin, en la
misma se incluye: en la columna A, el promedio de las ventas mensuales de los aos anteriores; a
continuacin, en la columna B, se van sumando las ventas acumuladas a cada uno de los meses
del ao; y finalmente en la columna C, se incluye el coeficiente de estima para cada mes.
Control de la marcha de egresos
Consiste en comparar, todos los meses, los gastos reales con lo previsto en el presupuesto
para cada uno de los rubros que lo integran, investigar las causas de los desvos o las diferencias
detectadas, y adoptar las medidas necesarias para tratar de mantenerlos dentro de lo
presupuestado, a fin de reducir en los meses siguientes, siempre que ello sea posible, los desfases
existentes si es que las desviaciones observadas no son justificadas.
ELABORACIN DEL PRESUPUESTO DE CAPITAL CIRCULANTE
Es el presupuesto del conjunto de valores que, en el corto plazo, se emplearan ara el
desarrollo de las actividades por las cuales la agencia tiene razn de ser.
El citado presupuesto tiene que ser presentado a la agencia a ms tardar el da quince de
cada mes, conjuntamente con un avance del presupuesto previsto para el siguiente mes, para que
esta pueda tener anticipadamente conocimientos de los movimientos previstos en materia de
recursos econmicos, as como sobre el origen y la aplicacin de los mismos.
Tal informacin le permitir tomar las providencias necesarias para la consecucin de los
fondos y la aprobacin de los pagos correspondientes a los pagos del mes.
Financiamiento de proveedores
Es una forma de obtener dinero para financiar el capital circulante de la agencia de viajes,
perfectamente validad y empleada, por otra parte, en casi todas las esferas de los negocios y, por
supuesto, ampliamente utilizada por las empresas del medio turstico, puesto que recuren a l los
hoteles, las lneas areas, los restaurantes y las propias agencias de viajes.

Financiamiento de clientes
Es otra de las posibilidades que tiene la agencia de viajes para obtener dinero y salvar as
los requerimientos de capital circulante para su funcionamiento. El financiamiento de clientes
depende de la capacidad que la agencia tenga como para captar por anticipado el dinero de los
servicios vendidos a sus clientes.

Bibliografa

Catalina Vacas Guerrero. Curso bsico de contabilidad financiera. 3era Edicin

actualizada. Ao 2002.
http://www.monografias.com/trabajos75/agencias-viajes-empresa-sector-

turistico/agencias-viajes-empresa-sector-turistico2.shtml#ixzz3PgQZQQes
Es.wikipedia.org/wiki/sociedad_an%2