PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

AL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

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Fecha: 2011-07-21

Cdigo: SGC-PRO-007

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PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS AL SISTEMA

DE GESTIN DE LA CALIDAD
NTC ISO - 9001:2008
NTC GP - 1000:2009
NTC-ISO/IEC 17025:2005

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. ABREVIATURAS/ DEFINICIONES

4. CONTENIDO

4.1 ETAPAS DE LA AUDITORA INTERNA DE CALIDAD

5. ROLES DEL AUDITOR INTERNO

6. RESPONSABILIDADES

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

7. ANEXOS

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1. OBJETIVO.

Planificar, implementar y mantener de manera eficaz el programa de auditoras internas

para determinar si el Sistema de Gestin de la Calidad es conforme con los servicios que
ofrece la Universidad, con los requisitos de las normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-GP
1000:2009 Y NTC-ISO/IEC 17025:2005, internos, legales y con los del Sistema de
Gestin de la Calidad establecidos por la Universidad Tecnolgica de Pereira.
2. ALCANCE.

Las instrucciones de este procedimiento se aplican a todos los procesos y documentos del
Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad Tecnolgica de Pereira.

3. ABREVIATURAS / DEFINICIONES

Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias

y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en que se cumplen
los criterios de la auditora.

Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia en una auditora frente a los

requisitos establecidos por las normas. Los hallazgos pueden indicar conformidad, no
conformidad u oportunidad de mejora.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

4. CONTENIDO

Las auditoras internas de calidad son coordinadas por la Oficina de Gestin de Calidad,
para verificar el cumplimiento continuo de los requisitos del Sistema de Gestin de la
Calidad, internos, legales y de las normas NTC ISO 9001:2008 NTC-GP 1000:2009 Y
NTC-ISO/IEC 17025:2005.

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4.1 ETAPAS DE LA AUDITORA INTERNA DE CALIDAD

4.1.1 La Oficina de Gestin de Calidad selecciona al grupo de auditores internos los

cuales son funcionarios de la Universidad Tecnolgica de Pereira, cuyo inters particular y
voluntario, ha permitido su formacin, actualizacin y participacin en los ejercicios y
actividades derivadas de las auditoras internas, en cada una de las normas con las que se
encuentra certificado el sistema. Los Auditores Internos de cada vigencia son nombrados
mediante resolucin.

Los requisitos de un auditor interno son:

-

Ser funcionario de la Universidad Tecnolgica de Pereira.

Tener formacin certificada como auditor interno ISO 9001, GP 1000 ISO
17025.

Contar con cursos de actualizacin en las versiones vigentes de las normas.

Obtener calificacin positiva en la evaluacin de la vigencia anterior.

4.1.2 La Oficina de Gestin de Calidad conforma los grupos de auditores y realiza la

distribucin de los procesos a auditar, de tal manera que los auditores no auditen su propio
trabajo.

4.1.3 Cuando se considere necesario, las auditoras internas al Sistema de Gestin de

Calidad, podrn ser realizadas por profesionales externos, que demuestren experiencia e
idoneidad en la labor,

4.1.4 El programa anual de auditoras internas por proceso (SGC-FOR-07-01), es

elaborado anualmente por la Oficina de Gestin de Calidad, se socializa a los auditores
internos segn el proceso que les haya sido asignado. Las auditoras se realizan de
acuerdo a este programa donde se garantiza el cumplimiento de los numerales de las

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normas NTC-ISO 9001:2008, NTC GP-1000:2009, NTC-ISO/IEC 17025:2005, los

requisitos internos y legales.

4.1.5 El plan de la auditora (SGC-FOR-007-02) es definido por los auditores internos en

compaa de la oficina de Gestin de Calidad y posteriormente es enviado al Jefe del
Proceso o Director del Laboratorio a auditar.

4.1.6 Los auditores internos diligencian la Hoja de Chequeo (SGC-FOR-007-03), e

incluyen las preguntas que consideren pertinentes segn el proceso a auditar.

Los

auditores debern conservar las hojas de chequeo del ltimo ciclo de auditoras realizado.

4.1.7 Al iniciar la auditora el auditor debe realizar una reunin de apertura con los
funcionarios del proceso que considere pertinentes, con el fin de presentar al grupo auditor,
dar a conocer el objetivo, alcance y aclarar las dudas a que haya lugar.

4.1.8 En el desarrollo de la auditora, el auditor registra los hallazgos y la evidencia

soporte en el formato Hoja de Chequeo (SGC-FOR-007-03), e informa las posibles no
conformidades detectadas en el proceso.

4.1.9 El auditor consigna las No Conformidades encontradas en el Reporte de No

Conformidad (SGC-FOR-007-04), ste se da a conocer al Jefe del Proceso o Director del
Laboratorio auditado para su revisin y aprobacin.

4.1.10 Cuando exista conflicto entre el auditor y los auditados con respecto a las no
conformidades encontradas en el proceso, se acudir a una segunda instancia ejercida
por la Oficina de Gestin de Calidad y la Oficina de Control Interno.
4.1.11 El auditor diligencia el formato informe final de auditora (SGC-FOR-007-05), el
cual contiene las fortalezas, oportunidades de mejora, hallazgos y comentarios del grupo
auditor. El informe deber contener las firmas de los auditores que participaron en la
auditoria.

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4.1.12 El auditor debe realizar una reunin de cierre al finalizar el proceso de auditora,
para dar a conocer la totalidad de los hallazgos encontrados en cada proceso, hacer
entrega de los reportes de no conformidades y el informe final.

4.1.13 Los auditores envan en medio fsico y magntico a la Oficina de Gestin de

Calidad el Informe de la auditora en el formato (SGC-FOR-007-05).
4.1.14 El cierre de las no conformidades encontradas luego de la Auditora Interna, es
responsabilidad del proceso auditado y se deben registrar en el formato Reporte de no
Conformidad (SGC-FOR-007-04). Es necesario que los procesos auditados tomen las
acciones correctivas y/o correcciones de manera inmediata, con el objetivo de eliminar la
no conformidad y la causa de la misma. Las acciones correctivas planteadas deben ser
registradas en el aplicativo de acciones correctivas, preventivas y de mejora del Sistema
de Gestin de la Calidad.

4.1.15 Los procesos auditados del SGC, tienen 15 das a partir de la fecha de la reunin
de cierre de auditora, para plantear las acciones correctivas y consignarlas en el formato
Reporte de no conformidades y en el aplicativo de acciones; para el cierre de las no
conformidades el proceso contar con mximo 90 das a partir de la formulacin de la
accin correctiva.

4.1.16 Los Auditores Internos de Calidad, deben realizar seguimiento y verificacin a las
acciones planteadas por los procesos para el levantamiento de las no conformidades, de
acuerdo a las fechas programadas por los auditados para el cierre de las mismas.
4.1.17 Finalizada la auditora, la Oficina de Gestin de Calidad hace el informe general del
ciclo de auditora, el cual es presentado como insumo para la revisin de la alta direccin.

4.1.18 Los registros de las auditoras internas de calidad se llevan como lo establece el
Procedimiento de Control de los Registros (SGC-PRO-003).

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4.1.19 Los auditores internos son evaluados por el Jefe del Proceso auditado y la
Coordinacin de la Oficina de Gestin de Calidad, mediante el formato de evaluacin de
auditores internos (SGC-FOR-007-06), luego se elabora el informe consolidado de la
evaluacin de los auditores y se socializan los resultados con los mismos.
5. ROLES DEL AUDITOR INTERNO
En el desarrollo de las auditoras internas y en la conformacin de los grupos auditores, se
pueden desempear los siguientes roles, teniendo en cuenta la experiencia, formacin y
capacitacin:

Rol

Perfil

Auditor Externo

Profesional externo

Funcin

contratado con

Auditor Lder

proceso

experiencia e idoneidad

Puede realizar auditorias

Funcionario de la

Orienta al grupo de trabajo

Universidad formado

Planea la Auditoras a su cargo

como auditor interno, que

haya participado en la

realizacin de auditoras y
que su desempeo ha

Revisa y aprueba documentos

Toma decisiones con relacin al desarrollo
de las auditorias

sido bien calificado

Acompaante

Acompaa y asesora a los grupos en el

Dirige las reuniones de apertura y cierre de

auditoria

Funcionario de la

Prepara la auditora

Universidad formado

Participa activamente en la auditora

como auditor interno que

Elabora documentos

ha participado en la
realizacin de auditoras
internas
Observador

Funcionario de la

Ayuda en la preparacin de la auditora

Universidad que se ha

Presencia la auditora (no interviene)

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formado como auditor

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Colabora en elaboracin de los documentos

interno y no tiene
experiencia en la
realizacin de , pero no
ha desarrollado auditorias

6. RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE
Rector

Jefe de Calidad
y Oficina
de Gestin de
Calidad

Jefe de Proceso
Director de
Laboratorio

RESPONSABILIDAD(ES)
Nombrar auditores internos, mediante acto administrativo

Coordinar las auditoras internas

Seleccionar al grupo de auditores internos.
Elaborar el programa anual de auditoras internas por proceso.
Dirimir conflictos entre auditor y auditados.
Coordinar la evaluacin de los auditores internos.
Elaborar y presentar el informe general de auditoras internas.

Ejecutar las acciones correctivas, preventivas para eliminar la

causa y la nueva ocurrencia de las no conformidades
encontradas en la auditora interna.
Hacer seguimiento a los hallazgos encontrados en las auditoras
internas.
Evaluar a los auditores internos de su proceso.

Funcionarios
Administrativos

Auditor Interno

Ejecutar las acciones correctivas, preventivas para eliminar la

causa y la nueva ocurrencia de las no conformidades
encontradas en la auditora interna.
Hacer seguimiento a los hallazgos encontrados en las auditoras
internas.
Realizar la auditora interna siguiendo este procedimiento.
Desempear el rol asignado de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento
Informar oportunamente a los procesos y a la Oficina de Calidad,
acerca de los resultados de las auditoras.
Realizar seguimiento y verificacin a los hallazgos en cada
proceso auditado, dentro de los plazos establecidos.
Diligenciar correctamente los formatos.

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Jefe de Control
Interno y Oficina de
Control Interno

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Dirimir conflictos entre auditor y auditados.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
NTC-ISO 9000:2000 Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
NTC-ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos
NTC-GP-1000:2009 Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. Requisitos
NTC-ISO-19011 Directrices para la auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad.

8. ANEXOS
(SGC-FOR-007-01) Programa Anual de Auditoras Internas por Proceso.
(SGC-FOR-007-02) Plan de Auditora interna de Calidad.
(SGC-FOR-007-03) Hoja de Chequeo.
(SGC-FOR-007-04) Reporte de No Conformidad
(SGC-FOR-007-05) Informe de Auditora por Proceso
(SGC-FOR-007-06) Evaluacin del Auditor Interno.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

____________________
Personal de la UTP

____________________
Jefe de Calidad

____________________
Vicerrector Administrativo

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