Discentes:
Ana Rita Agostinho, 62989
Mariana Ribeiro, 63330
Maria Daniela Silva, 63910
Maria Cruz Nunes, 64058
Mafalda Sobral, 64103
Nicole Gouveia, 64250
18 de Abril de 2014
NDICE
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I.
PLANEAMENTO DA REUNIO
A reunio uma importante ferramenta de comunicao e, durante a comunicao, as pessoas visam formar um
entendimento comum ao compartilhar ideias, discutir, negociar e tomar decises.
Fuks et al., 2002
Objectivos
A definio de objectivos claros e atingveis para a reunio de trabalho potencia o
envolvimento e a participao dos elementos do grupo na mesma (Hindle, 2001, citado por
Cibotto, 2010).
Com a presente reunio de trabalho pretende-se iniciar o planeamento de um encontro
cientfico, no mbito da Unidade Curricular de Desenvolvimento de Competncias
Profissionais, sendo esta a primeira reunio a realizar pelo grupo. Neste sentido, os elementos
que compem o grupo devem participar na reunio caso pretendam obter aprovao parcial na
Unidade Curricular supra referida.
Concretamente, relativamente aos objectivos a atingir, pretende-se determinar o tema
subjacente ao encontro e, consequentemente, a sua relevncia; definir o objectivo do encontro
e o pblico-alvo; a data e o local a realizar; delinear o planeamento cientfico, logstico e
financeiro; e identificar os potenciais patrocinadores. Pelo exposto, durante a reunio
pretende-se fomentar a interdependncia, o esprito de equipa, a discusso de ideias e a
coeso, enquanto, por outro lado, aps a reunio prev-se que os objectivos previamente
estabelecidos tenham sido alcanados e o esprito de equipa tenha sido fortalecido.
Deste modo, revela-se necessrio i) partilhar toda a informao fornecida pela docente da
Unidade Curricular relativa ao trabalho acadmico a desenvolver, ii) identificar potenciais
problemas e estratgias de resoluo dos mesmos (e.g. no comparncia e/ou apatia de
elementos do grupo nas reunies), iii) tomar decises relativas ao dia, local, horrio da
reunio e elemento responsvel pela mesma, envolvendo todos os elementos do grupo na
tomada de deciso, iv) planear os objectivos especficos a atingir durante a reunio, bem como
a distribuio de tarefas, v) resolver conflitos intragrupais emergentes, encorajando a
colaborao e o compromisso com os objectivos do grupo, vi) motivar os elementos, com
vista a estimular a contribuio de ideias e a criar responsabilidade partilhada, e vii) formar
um plano de aco, no sentido de agilizar reunies futuras e o sucesso do trabalho final.
Agenda
Seleccionar participantes
A reunio contar com a presena de seis participantes, sendo que todos frequentam a
Unidade Curricular na qual o trabalho a desenvolver na reunio se insere, pelo que detm
conhecimentos relevantes para a concretizao do mesmo.
A dimenso revela-se adequada para a partilha de informao e tomada de deciso. Ainda, o
grupo relativamente homogneo, dado todos os participantes serem do sexo feminino,
pertencerem mesma faixa etria e frequentarem o mesmo Mestrado. Pelo exposto, espera-se
que a haja consenso na tomada de deciso, o que facilitar a prossecuo dos objectivos.
Importa igualmente enfatizar que ao seleccionar os elementos que iro compor um grupo,
revela-se crucial conhecer e compreender os interesses individuais de cada um, com vista a
avaliar se possvel promover um alinhamento de interesses e, assim, evitar conflitos futuros.
Os participantes sero convocados para a reunio via e-mail pela Maria (responsvel) com 5
dias de antecedncia, sendo anexada uma lista dos diversos assuntos a tratar, tempo previsto e
respectivos responsveis, conforme o campo Agenda, bem como documentos de apoio.
Ecologia da reunio
A reunio ocorrer numa tera-feira de manh, visto ser o nico perodo do dia em que todos
os elementos do grupo apresentam disponibilidade, bem como permite que os mesmos
trabalhem durante os restantes dias da semana.
Ainda, os factores fsicos interferem com reunies de trabalho, pelo que estes devem ocorrer
em locais confortveis, com vista a potenciar a concentrao e a eficincia (Hindle, 2001,
citado por Cibotto, 2010). Assim, consideramos que a sala 503 confere iluminao,
temperatura e ventilao adequadas, dispe de mesas com um nmero de lugares apropriado
dimenso do grupo e geralmente apresenta-se como um local pouco barulhento, o que, de
acordo com o autor citado, revela-se fundamental para a manuteno de um ambiente
dinmico e eficaz.
Dado o reduzido nmero de participantes e a ausncia de hierarquia, os elementos do grupo
devero sentar-se em volta da mesa de trabalho, formando um crculo, com vista a promover
um sentimento de igualdade e a facilitar a resoluo de problemas e a tomada de deciso
(Barreiro, s. d.). Prev-se que cada elemento do grupo utilize o seu computador pessoal,
consulte os documentos de apoio previamente distribudos, um bloco de notas e uma caneta.
II.
CONDUO DA REUNIO
Aquando da reunio, cada interveniente dever desenvolver o tpico pelo qual ficara
responsvel perante o grupo, sendo este processo fundamental para promover a exposio de
perspectivas e opinies, o que acrescentar valor e, consequentemente, desenvolver o
trabalho. Ainda, aps o debate de cada tpico devero ser sumariadas as principais concluses
alcanadas pelo grupo.
Enquanto moderadora,a Maria dever garantir que todos os elementos do grupo esto atentos
s exposies em curso, bem como dever estar atenta ao facto da participao de todos os
elementos ser crucial, sendo aconselhvel que esta observe o comportamento de cada uma das
suas colegas de trabalho, no permitindo, por um lado, atitudes dominadoras e, por outro lado,
atitudes passivas, pois todos os participantes devero contribuir igualmente para a
concretizao do trabalho acadmico em apreo.
Concretamente, as experincias de interao prvias reunio permitiram que Maria se
preparasse para melhor lidar com cada tipo de participante. A Nicole uma participante
faladora, pelo que a moderadora necessitar de fazer questes directas e focar a ateno da
participante nos tpicos em debate diversas vezes, para garantir a sua ateno. Do mesmo
modo, sendo a Mafalda uma participante distrada, ao manter uma postura alheia e
desorientada, levar a moderadora a fazer resumos do que disse e repetir argumentos. Por
outro lado, a Daniela uma participante desconfiada, ao colocar inmeras dvidas e
objeces, o que levar a moderadora a ter de apoiar a sua argumentao em dados empricos
e considerar pertinentes as intervenes da participante. A Rita revela-se uma participante
importante, com ar de superioridade e voz arrogante, sendo necessrio acolher com interesse
as suas observaes e fazer elogios subtis. Contrariamente, a Maria aparenta ser uma
participante silenciosa, dando uma sensao de ausncia e de incompreenso, devendo a
moderadora manter uma atitude amvel e interessada, bem como colocar questes abertas.
Finalmente, a Mariana uma participante nervosa, mostrando-se impaciente e agitada, pelo
que a moderadora dever manter uma postura calma e utilizar uma linguagem clara
(Loureno, 2005).
Simultaneamente, imprescindvel que a Maria observe o clima da reunio, dinamize a
mesma quando necessrio e incentiveintervenes assertivas por parte de todos os
participantes, sem pretender a prpria dominar a discusso (Cibotto, 2010).
Caso se verifiquem morososimpasses durante uma tomada de decisoimportante,dever ser
realizada uma votao, o que auxiliar o processo de deciso e evitar atrasos desnecessrios
provocando, porm, uma situao win-lose. Assim, considerando que o debate no se poder
arrastar indefinidamente, caso a votao no satisfaa 2/3 dos participantes, ser eficaz
realizar um intervalo, de preferncia o intervalo previamente definido, visando a clarificao
de ideias e a reflexo individual (Tropman, 2003) e procurando alcanar um consenso aps o
trmino do mesmo, analisando as opinies de todos os elementos do grupo.
Antes de finalizar a reunio cabe moderadora sintetizar cada um dos pontos da agenda
tratados e assegurar que foram tomadas todas as decises necessrias com prazos definidos e
responsabilidades atribudas. Torna-se tambm crucial, nesta fase final da reunio que
qualquer dvida seja esclarecida, de modo a que as tarefas definidas para a prxima reunio
sejam concretizadas com sucesso. ainda aconselhvel que todos os elementos do grupo
tenham abertura para exprimir qualquer opinio acerca da metodologia de trabalho adoptado,
e em caso de desacordo argumentar possveis alteraes que considere adequadas para um
ambiente desprovido de conflitos e desacordos constantes (Cibotto, 2010).
Finalmente, cabe moderadora garantir que a reunio termina no tempo previsto e encerrar a
mesma com sucesso, elaborando uma sntese dos resultados alcanados (debriefing) (Chang
& Kehoe,1994). Neste sentido, esta dever i) clarificar as tarefas e as responsabilidades de
cada elemento do grupo, ii) sumariar a reunio, relembrado as principais concluses
alcanadas, iii) definir metas e prazos temporais para acompanhar e avaliar o cumprimento
dos objectivos, e iv) distribuir uma ficha de avaliao da reunio, de modo a verificar a
eficcia da mesma e, se necessrio, introduzir mudanas no planeamento e conduo de uma
futura reunio.
Num momento posterior reunio, o responsvel pela redao da acta da reunio dever
cumprir a seguinte estrutura para elaborao da mesma: i) tpicos abordados, ii) principais
concluses alcanadas, iii) decises tomadas, iv) responsabilidades futuras atribudas, v)
presenas e ausncias, vi) hora de incio e fim da reunio, vii) assuntos que surgiram e foram
remetidas para a prxima reunio e viii) local, data e hora da prxima reunio. A acta da
reunio dever ser distribuda a todos os membros do grupo, no mximo, dois dias aps a
ocorrncia da mesma.
III.
AVALIAO DA REUNIO
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REFERNCIAS
Barreiro, L. (s. d.). Eventos empresariais: Disposio das salas em eventos. Retirado de
http://www.eventoclick.pt/eventos-pt/empresariais/disposicao-das-salas-em-eventosr.html.
Chang, R., &Kehoe, K. (1994). Meetings thatwork!: A practicalguide to shorterand more
productive meetings. SanFrancisco: Jossey-Bass Pfeiffer.
12
R.
(2005).Conduo
de
reunies.
Lisboa:
CECOA.
Retirado
dehttp://portal.iefp.pt/xeobd/attachfileu.jsp?
look_parentBoui=16851617&att_display=n&att_download=y.
Tropman, J. (2003). Making meetings work: achieving high quality group decisions. Londres:
Sage Publications Inc.