AUDITORA OPERACIONAL

Material preparado por:

Lic. Moiss Mardoqueo Sapn Uln
JULIO OCTUBRE 2013

UNIDAD No. 1. NATURALEZA DE

LA AUDITORA OPERACIONAL

Definicin
Objetivos y alcance de la auditora operacional
Participacin del contador pblico y auditor
Aplicacin de la auditoria operacional
Caractersticas de la auditoria operacional
Limitaciones de la Auditoria Operacional
Estndares para la prctica de Auditoria Operacional
Metodologa de la Auditora Operacional
La auditora operacional como trabajo de A/I
La auditora operacional como parte de A/I 2

1.1 DEFINICIN DE AUDITORA

OPERACIONAL

Es el servicio que presta el Contador

Pblico y Auditor cuando examina
ciertos aspectos administrativos, con la
intencin de hacer recomendaciones
para incrementar la eficiencia operativa
de la entidad.
Fuente: Boletn No. 1 de Auditora
operacional.
3

1.1 Otra definicin:

Por
auditora
operacional
debe
entenderse el examen crtico y
sistemtico de las operaciones de una
empresa, con el objeto de evaluar su
grado
de
eficiencia
y
eficacia,
presentando en un informe, las
observaciones,
conclusiones
y
recomendaciones para lograrlo.
4

1.1 OTRA DEFINICIN

Es el examen crtico, completo y constructivo

de la estructura organizativa de una empresa,
divisin o departamento, de sus mtodos de
control, medio de operacin y empleo que d
a sus recursos humanos, materiales y
tcnicos, tendiente a determinar deficiencia o
irregularidades en alguna de las partes
examinadas de la empresa, a fin de ayudar a
la gerencia a lograr una administracin eficaz.
5

1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE

DE AUDITORA OPERACIONAL

Los objetivos de la Auditora operacional

varan entre las organizaciones; pero su
objetivo se cumple al presentar
recomendaciones que tiendan a
incrementar la eficiencia en las
entidades a que se practica.
Fuente: Boletn No. 1
6

1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE DE

AUDITORA OPERACIONAL

Los objetivos de la Auditora

Operacional se pueden sealar:

A corto plazo

A mediano y largo plazo

1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE DE

AUDITORA OPERACIONAL

OBJETIVOS A CORTO PLAZO:

Diagnosticar y formular recomendaciones
profesionales para mejorar la eficacia, la
Economa y la eficiencia de las
operaciones involucradas en los hallazgos
Estos objetivo se logra al finalizar un
trabajo de Auditora Operacional.
8

1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE DE

AUDITORA OPERACIONAL

OBJETIVOS A MEDIANO Y LARGO

PLAZO.
Lograr la prosperidad razonable de la
empresa o entidad.
a.En una entidad de carcter mercantil: en la
mejora
de
beneficios
econmicos
(rentabilidad)
b. En un organismo pblico (sin nimo de
lucro) en la mejora de la prestacin de
servicios.
9

1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE DE

AUDITORA OPERACIONAL
Los objetivos especficos de una auditora
operacional pueden consistir en:

Promover mejoras en las operaciones.

Determinar si la Admn. cumple con planes

y objetivos del negocio.

Comprobar si las operaciones se llevan de

manera efectiva, eficiente y econmica.

Evaluar si las polticas de la Admn.

responden y son congruentes con los planes
generales y especficos establecidos en
funcin de metas y objetivos de la empresa.
10

Continuacin de A/O:

Examinar y evaluar los sistemas de C/I

gerencial, para comprobar el grado de
confiabilidad de la Admn. en el ejercicio
directo del control sobre los recursos
humanos, materiales y financieros.
Determinar exceso o deficiencia del personal
utilizado.
Evaluar la cantidad y calidad de recursos
administrados, (Excesivo o innecesario) de
material, equipo y otros bienes.
11

Continuacin de A/O:

Evaluar el flujo y disponibilidad de recursos

financieros y materiales necesarios.
Evaluar el rendimiento y productividad de la
empresa y su personal.
Identificar duplicacin de esfuerzos y falta de
coordinacin entre departamentos.
Investigar
existencia
de
actividades,
departamentos, o tareas obsoletas o de poca
importancia cuya eliminacin signifique
ahorro de recursos.
12

1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE DE

AUDITORA OPERACIONAL

Alcance:

El alcance de la A/O es ilimitado.Todas las

operaciones o actividades de una entidad pueden
ser auditadas, sin considerar que sea operacin
financiera o no, y en cada hallazgo la A/O cubre
todos los aspectos internos y externos que lo
interrelacionan.
Debido a la naturaleza de A/O no es posible fijar
ciertas reglas rgidas que establezcan cundo debe
aplicarse.
13

Continuacin:

Sin embargo, los profesionales coinciden en

que los indicios ms comunes para llevarla a
cabo son:

Bajo rendimiento y desperdicios en Deptos.

Investigacin de ciertos problemas especficos
conocidos.
Acumulacin de trabajo en Deptos y/o secciones.
Descenso en ventas.
Rotacin excesiva de personal.
Prdidas econmicas.
Para asegurarse peridicamente que la empresa
funciona bien o prevenir situaciones de ineficiencia
en su crecimiento.
384

PARTICIPACIN DEL CPA.

Existen tres niveles en que el CPA puede

participar en apoyo a las entidades:

Emisin de opiniones sobre el estado actual de lo

examinado. (Diagnstico)
En la participacin para la creacin o diseo de
sistemas, procedimientos, etc. (interviniendo en su
formacin).
En la implantacin de los cambios (implantacin
de sistemas).

15

APLICACIONES DE LA
AUDITORA OPERACIONAL

Aunque no pueden establecerse reglas

fijas que determinen cundo debe
practicarse la auditora operacional, s
se pueden mencionar aquellas que
habitualmente los administradores de
entidades, los auditores internos y los
consultores han determinado como ms
frecuentes:
16

APLICACIONES DE LA
AUDITORA OPERACIONAL
1.

2.

3.

Para aportar recomendaciones que

resuelvan un problemas conocido.
Cuando se tienen indicadores de
ineficiencia, pero se desconocen las
razones; y
Para contar con un respaldo para la
prevencin de ineficiencia o para el
sano crecimiento de la entidad.
17

CARACTERSTICAS DE LA
AUDITORA OPERACIONAL
1.
2.

3.

4.

5.

Acta en campos operativos, no financieros.

Es una actividad eminentemente de
objetivos.
Es
un instrumento
de informacin
administrativa.
Es un instrumento de comprobacin o
informacin operacional y de sealamientos
del problemas y soluciones a los mismos.
El auditor adopta una actitud mental de
proteccin, antes que la utilizacin de
mtodos especiales.
18

Cont. Caractersticas.
6.

7.

8.

9.

Persigue incrementar la eficiencia y eficacia

de las operaciones.
Revisa controles, pero no financieros.
Su mtodo de investigacin es la
observacin y el anlisis.
Por su naturaleza, es
fundamentalmente una actividad
continua.

10.

Es un elemento de toma de decisiones.

19

LIMITACIONES

Tiempo
Conocimiento
Costo.

20

LIMITACIONES. Tiempo.

Es una limitacin porque el Gerente

precisa saber oportunamente el estado
de sus cosas, para poder actuar con
eficacia; por lo tanto las auditoras
deben realizarse regularmente, con
frecuencia suficiente para atacar los
problemas antes de que crezcan.

21

LIMITACIONES. Conocimiento

Ninguna persona es experta en todos

los ramos de los negocios, ni tampoco
puede permitirse la empresa contar con
un especialista para cada aspecto del
negocio. El auditor operacional es tan
solo un detector de deficiencias graves
y susceptibles de mejorar.

22

LIMITACIONES. Costo.

Las restricciones de tiempo y de

conocimiento producen la tercera
limitacin: El costo

El personal dedicado a esta auditora

representa un costo, y si no se organiza
adecuadamente, no da los frutos
deseados.
23

2. ESTNDARES PARA LA PRCTICA DE

AUDITORA OPERACIONAL.

BOLETNES DE AUDITORA OPERACIONAL.

Son las normas de calidad para la prctica de

la auditora operacional:

A la fecha van emitidos 12 boletnes.

24

3. METODOLOGA DE LA
AUDITORA OPERACIONAL.

Familiarizacin
Investigacin y anlisis
Diagnstico
Informe

25

3.1 FAMILIARIZACIN

Significa conocer la empresa en forma

general, entender los problemas que tienen
que ver con la rama de actividad a que se
dedica, conocer la estructura organizacional
con la que pretende lograr sus objetivos, los
recursos con que cuenta, las capacidades de
su personal clave, los antecedentes que
motivan la ejecucin de la auditora y los
problemas que ha tenido.
26

3.1 cont. FAMILIARIZACIN

Algunos lineamientos para esto:

Estudio ambiental

Repercusiones financieras
Indicadores (rotaciones, razones financieras)
Reglamentos, etc.

Estudio de la gestin administrativa.

Visita a las instalaciones

27

3.2 Investigacin y anlisis

El objetivo de esta segunda fase de la

metodologa es analizar la informacin y
examinar la documentacin relativa
para evaluar la eficiencia y efectividad
de la operacin examinada.

Entrevistas
Evaluacin de la gestin administrativa.
Examen de la documentacin.
28

INVESTIGACIN Y ANLISIS.

En esta fase se debe incluir:

Planeacin y programacin.
Conocimiento del control interno para
determinar reas crticas.
Elaboracin de papeles de trabajo.
Determinacin de hallazgos.

29

PLANEACIN DE LA AUDITORA

Consiste en:

Qu trabajo vamos a efectuar?

Cules son los objetivos a cumplir?
Naturaleza de las operaciones de la empresa.
Problemas ms importantes expuestos por la
Gerencia.
Estimacin de tiempo, personal y honorarios.
Determinar pruebas de auditora aplicables.
Elaboracin del programa de auditora.
30

CONOCIMIENTO Y EVALUACIN DEL

CONTROL INTERNO.

A travs de los mtodos de cuestionario,

narrativas
y/o
flujogramacin.
Es til
tambin:

Revisar los informes gerenciales.

Lectura de los informes de auditora interna.
Inspeccin fsica de las actividades involucradas.
Entrevistas con funcionarios responsables de la
operacin y con el personal vinculado.

31

SELECCIN DE REAS CRTICAS

Con base en los resultados de la

evaluacin del C/I se establecen las
reas crticas o dbiles, se establecern
las reas donde deben de enfocarse los
esfuerzos de la auditora operacional.

32

REAS CRTICAS:

Actividades para alcanzar el objetivo de

estas reas:

Revisin detenida de la informacin

recopilada en las fases anteriores que se
relacionen con el rea crtica.
Recopilacin de informacin adicional por
medio
de
entrevistas,
inspecciones,
consultas, etc.
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REAS CRTICAS cont.

Determinacin
de
la
precisin,
confiabilidad y utilidad de la informacin
del rea para uso de la Gerencia.
Seleccin de operaciones que se
consideren ms importantes.
Formulacin
de
conclusiones
e
identificacin de las recomendaciones
para mejorar su efectividad.
34

3.3 DIAGNSTICO

Se refiere a la sumatoria de los

hallazgos y se definir la interpretacin
que se hace de ellos, reportando los
que presenten indicios de fallas de
eficiencia.

Fase creativa
Reverificacin de hallazgos
Elaboracin del informe
35

3.4 INFORME

Es el producto final del trabajo realizado

y frecuentemente lo nico que conocen
los altos funcionarios de la empresa de
la labor del auditora.
Debe ser gil y orientado hacia la
accin. Siempre que sea posible debe
cuantificarse.
36

3.4 ESTRUCTURA DEL INFORME

Alcance y limitaciones del trabajo.

Situaciones que afectan

desfavorablemente la eficiencia
operacional
Sugerencias para mejorar la eficiencia.

37

3.4 ESTRUCTURA DEL INFORME

ALCANCE

Identificar los objetivos del trabajo

Operacin sujeta al examen
Criterio de prioridades establecido.
Limitaciones
Participacin de otros profesionales
Responsabilidades sobre la labor realizada

38

cont. estructura del Informe

SITUACIONES
QUE
AFECTEN
DESFAVORABLEMENTE LA EFICIENCIA
OPERACIONAL:

Un resumen jerarquizado en el que

resalten los hallazgos significativos y
destacar
su
efecto.
Causas
y
consecuencias.

39

cont. estructura del Informe

Sugerencias para mejorar la Eficiencia:

Es conveniente que las sugerencias se

incluyan inmediatamente despus de que
se sealen las situaciones desfavorables.
Deben estar enfocadas a mejorar la
eficiencia cuantificando en lo posible sus
resultados
40

3.4 PRESENTACIN DEL INFORME

Debe hacerse por escrito, pero una

presentacin audiovisual no estar dems
porque:

Se centra la atencin.
Se obliga a leerlo
Se logra un cambio de impresiones automtico
El auditor se percata de las reacciones
Invita a la inmediata solucin de los problemas
Puede llevarse el borrador escrito que luego se
puede modificar.
41

3.4 RESPONSABILIDAD DEL

INFORME DE A. OPERACIONAL

Su responsabilidad consiste en informar

sobre los problemas detectados y
sugerir posibles soluciones. La
implantacin de las medidas necesarias
para solucionar los problemas, queda
fuera del alcance del trabajo de
auditora operacional.

42

3.4 FACTORES ESPECFICOS A

CONSIDERAR DURANTE LA REVISIN.

Duplicacin de esfuerzos.
Uso inapropiado o indebido de efectivo
disponible.
Falta de aceptacin de responsabilidades

Controles ineficientes de
y actividades
los recursos disponibles.
Organigramas, procedimientos
engorrosas e inadecuadas.
43

3.4 FACTORES ESPECFICOS A

CONSIDERAR DURANTE LA REVISIN.

Falta
de
idoneidad
del
personal,
especialmente con referencias a las
debilidades o deficiencias encontradas.
Utilizacin ineficaz o antieconmica de
recursos.
Unidades de operacin o de servicios
innecesarios o ineficaces con relacin a su
costo de mantenimiento.
Demoras en los procesos de trabajo y formas
de combatirlos.
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3.4 FACTORES ESPECFICOS A

CONSIDERAR DURANTE LA REVISIN.

Carencia de normas y/o metas o mala

aplicacin de normas existentes que impiden
la evaluacin de logros, produccin,
eficiencia, utilizacin de recursos y servicios y
otros factores que requieran evaluaciones
administrativas continuas.
Falta de claridad en procedimientos escritos,
lo
cual
resulta
en
interpretaciones
inapropiadas e incompatibles , por parte de
varias unidades o personas, dentro de la
organizacin.
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