Cmoescribiremailsefectivos

10pasosparaconvertirelemailentualiado

Cmoescribiremailsefectivos

Elemailesunaherramientabsicadecomunicacinentrelaentidad
ysuspblicosobjetivo.Sabemosqudecir,cmodecirloycundo?

Tener claros los objetivos es un elemento clave para conseguir un

mayorimpacto.

El boom de las redes sociales ha relegado a un segundo nivel el

correo electrnico, pero sigue siendo un canal vivo y eficaz para
llegar a nuestros pblicos y conseguir los objetivos establecidos por
nuestra organizacin. El correo electrnico tiene una serie de
ventajasqueconvienerecordar:

Esrpido.Desdequelopiensas,locreasyloenvaspuede
pasarmuypocotiempo.
Es barato, sobre todo comparado con medios
tradicionales.
Permiteuncontactomsfrecuenteconlospblicosdela
organizacin.
Esreenviable.
Facilitalaaccin.Donacin,actuaya,firma,tepermite
derivarhaciaotrospasosdeformafcilyrpida.

Algunaspautasyguaspermitirnalaorganizacinmejorardeforma
substancial,utilizandoelemaildeformaefectivayeficiente.

!
Convertirelemailenunaliado
paralarelacinentrela
organizacinysusgruposde
intersesunaoportunidad
parallegaramspersonasy
mejor.

10pasos(todosimportantes)paraconvertirelemail
entualiado:

Paso1.Hazcrecertulistadeemails.
Paso2.Defineunobjetivoclaro.
Paso3.Segmenta,sipuedes.
Paso4.Asunto:damotivosparaseguirleyendo.
Paso5.Cuerpodelmail:adivinandoelcontenidoconuna
ojeada.
Paso6.Yahora,quhago?
Paso7.Imgenes,vdeosyotrosaspectosnomenos
importantes.
Paso8.NodesdeelOutlookoGmail.
Paso9.Seguimientoyevaluacin.
Paso10.Noimprovises,planifica.

Felizyprovechosalectura!

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PASO1.Hazcrecertulistadeemails.

Unodelosfactoresclavedexitoparatusaccionesdeemarketinges
lacantidadderegistrosquetengatubasededatos.

Algunasmanerasdeincrementartulistadeemailspuedenser:

Incluye la opcin de suscripcin en tu web. En un lugar

visible y que sea accesible desde cualquier lugar de tu
web. Ofrece siempre la posibilidad de suscribirse por
correo electrnico a tus ltimas noticias o a tu boletn
electrnico.
Animaatulistaareenviarlosemailsasusamigos.Pidea
los receptores que enven la informacin recibida a sus
contactos y les animen a suscribirse (asegrate de poner
unlinkalaopcindesuscribirse).
Busca las direcciones a las personas relacionadas con la
entidad. Voluntarios antiguos, profesionales anteriores,
alumnosenprcticas,personasqueseacercaronpidiendo
informacin, recupera sus datos de contacto y llmalos
sinotienessuemail,parapedrselo.
Eventos y fiestas. No pierdas la oportunidad de pedir el
mail a las personas asistentes a eventos, campaas,
ferias, Ten hojas preparadas para pedir su nombre y su
correoelectrnico.
Incluye la opcin de estar informado en tus emails de
trabajo. En la firma de tu email, incluye la opcin de
recibe nuestras novedades en tu buzn de correo
electrnico, con el link correspondiente para la
suscripcin. Una manera de aprovechar tus
comunicacionesdiarias.
Invita a los amigos de tus amigos. Pide al equipo de la
organizacin,alosvoluntarios,queenvenunemailasus
contactos animndoles a recibir las noticias de la
organizacin.
Cuelga mensajes en Facebook, de forma regular,
pidiendo que se suscriban para recibir las novedades.
Explica que por mail recibirn otro contenido y otras
opciones que no estn disponibles en Facebook, para
aadir valor a la propuesta y que den su correo
electrnico.
Actualiza la lista. De cada envo llegarn correos
devueltos. Mira la direccin si tiene errores, si le falta
algnpunto,osiconoceslapersonaparapedirledenuevo
susdatos.

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!
Noteolvidesdeponerlafrase
legaldeproteccindedatos
personalescuandopidasel
nombre,elemail,ladireccin
postal,yotrosdatos
personales.

!
Explicaquvasahacerconsus
datos(Lemantendremos
informado,leenviaremosel
boletnelectrnico,).

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PASO2.Defineunobjetivoclaro.

No vale escribir por escribir o pedir por pedir. Tampoco sirve decir
queelemailnocuestanadayenviamoscorreosdeformaaleatoria,
sinpautasysinunobjetivoclaro.

Es necesario saber qu queremos conseguir con cada email. Con

cada email y, por supuesto, con la estrategia de emarketing. No se
trata de enviar un email cada vez que tenemos una urgencia o un
concierto solidario por llenar. Debemos tener una estrategia y un
plandeactuacinpensado.

Quobjetivospuedeperseguirunacampaadeemarketing?

Incrementar la visibilidad y notoriedad de marca.

Recordarlesqueestamosah.
Sensibilizar sobre nuestra causa. Que no olviden la
problemticaparalaquetrabajamos.
Pedirquecolaborencomo:
o Voluntarios.
o Activistas.
Solicitarapoyoeconmico:
o Deformaregular(quesehagansocios).
o Deformapuntual(donacin).
Incrementarelsentidodepertenenciaalaorganizacino
aunacausa.Hacerlessentirqueformanparte
Rendircuentassobrelalaborrealizada.
Mostrar el impacto conseguido de la accin de la
organizacin.
Agradecer su colaboracin. Lo mnimo (imprescindible!)
quepodemoshaceresdargraciasporsuapoyo.

Noexisteunanicafrmulaqueconsigatodoslosresultadosalavez,
por tanto, deberemos saber qu objetivos queremos con nuestros
pblicosy,apartirdeah,lanzarmensajesclaros.

Recuerda que un email no es un libro escrito, ni un informe, El

principal contenido debe caber en una porcin de pantalla. Por
tanto,elmensajedebeserdirectoyevidenteporpartedelreceptor.
Pide, explica claramente (y de forma breve) qu esperas de la
personaqueestleyendoelmail.

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!
Mejorunnicomensajeque
pedirvariascosasalavez.

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PASO3.Segmenta,sipuedes.

En una primera fase tendremos suficiente trabajo en crear y

mantener una nica base de datos. Pero no todas las personas
tendrnnilosmismosintereses,nigustos,nipreferencias.

SitrabajamosconunCRM(CustomerRelationshipManagement)ser
relativamente sencillo asignar perfiles a nuestros contactos: equipo
directivo, profesionales, voluntarios, colaboradores econmicos
regulares, puntuales, interesados, participantes / asistentes actos,
Enfuncindelosperfiles,deberemosestablecerparacadaunode
elloslosobjetivos,losmensajesylaperiodicidadderelacin.

Otraopcinparasegmentar,sitenemosunanicalistaynotenemos
maneradehacerlopornuestracuenta,msalldelosvoluntariosy
colaboradores econmicos, es enviar un (pequeo) cuestionario
para conocer a los miembros de nuestra lista. Algunos datos a
solicitar (cuantos menos mejor) pueden ser: ao de nacimiento,
ciudad/provinciadonderesideycmonoshaconocido.

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!
QuesunCRM(Customer
RelationshipManagement):
Administracinbasadaen
larelacinconlosclientes:
modelodegestindetoda
laorganizacin,basadaenla
orientacinalcliente.
Softwareparala
administracindela
relacinconlosclientes,de
apoyoalaventayal
marketing.

Fuente:extractowikipedia.

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PASO4.Asunto:damotivosparaseguirleyendo.

Quhacescuandorecibesunemail?

1. Ver de quin es. El receptor prestar ms atencin en

funcin de la persona que lo enva. Si es de un contacto
suyo o de una organizacin conocida, mejor. En este
sentido, se recomienda poner el nombre de la
organizacin,ynoelnombredelapersonaqueloenva(si
stenoesconocido),enelcampoDe.

Lafuncindelasuntoes
incentivaraseguirleyendo,
mostrandoeinsinuandoel
contenidodelmail,sindar
muchainformaciny
enfatizandoloscontenidosqu
vaahaberenelcuerpodelmail.
Mucharesponsabilidadparaun
espaciotanpequeo.

2.Verdequtrata.

Por tanto, el asunto (subject) deber ser un aspecto a tratar con

especialesmerosinoqueremosquenuestroemailvayaalapapelera
antesdeserabierto.

Cmbialo cada vez. Sorprende a tus receptores, ofrece

algo nuevo, diferente. No gastes espacio con aspectos
comolafecha,elnmerodelboletn(siesunnewsletter),
el nombre de la organizacin (ste debera estar en el
remitente) o la descripcin del contenido del mail (ver
imagenadjunta).
No asustes. No digas lo que quieres en el asunto. Si
empiezas pidiendo, vas a tener un no como respuesta.
Ofrecebeneficios,aportavalorparalapersonaquerecibe
elmail.
Hazlo atractivo. Si presentas un estudio o informacin
descriptiva,bscalelaparteperiodstica,destacaeltitular.
Hazlo corto. Mximo 60 caracteres incluyendo espacios.
La medida ideal, segn los expertos, es de 35 caracteres
(conespacios).Yalodiceeldicho:lobreve,sibueno,dos
vecesbueno.

Evitapalabrascomogratis,oportunidad,slo,yaquepueden
prestarseaconfusinyclasifiquenelcorreocomospam.
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PASO 5. Cuerpo del email: adivinando el contenido con

unaojeada.

En el cuerpo del email hay tres aspectos bsicos a trabajar: el

contenido, el tono y el diseo. Todo ello debe estar creado en
armonaydebepermitirleerelmailconunaojeada.

Elcontenido.

Escribe frases breves. Utiliza ttulos y subttulos. Destaca frases,

palabras.Hazlovisual.Enlaprimeralneadebequedarclaroquvas
apedir,sipidesalgo,noseaquetlectornolleguealfinaldelmail.

Entusemailspuedes:

Explicar alguna historia significativa de las personas

atendidas. Cul era su situacin y cmo le ayuda la
organizacin.
Una entrevista a voluntarios, personal, junta directiva,
patronos, Que muestre los valores, las motivaciones,
Puedesponerunapreguntayrespuestayelrestolincarlo
alaweb.
Explicar el impacto conseguido en un determinado
periodo.
Enquandas,detallandoalgnproyecto.
Prximosactos,conagendayfechassignificativas.

Eltono.

S personal, cercano, amigable. Hablas a alguien que quiere saber

ms de tu organizacin. No eres un periodista. Habla de t a t.
Refirete a la organizacin como nosotros y no de forma
impersonal. Adems, si la plataforma de envo te permite
personalizar el saludo, es mucho mejor decir Apreciado Pablo que
Apreciado/aamigo/a.

Eldiseo.

Mejorundiseoclaro,sencillo,sinmuchasfloriturasquedistraigan
de la lectura. Utiliza un tipo de letra estndar y que sea bien en
pantalla(Arial,Verdana).Siutilizasotrasfuentesquenotenganotros
ordenadores, puede desconfigurarse el contenido o no mostrar
acentososmbolosespecficos.

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!
Cuandopreparestuemail
noolvidesnunca:
Lobueno,sibreve,
dosvecesbueno.
Menosesms.

!
Vigilalautilizacinabusivade
imgenesqueimpidenuna
correctavisualizacin.

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PASO6.Yahora,quhago?

Ofrecesiempre,deformaclarayvisible,losprximospasosparael
receptordetuemail(calltoaction).

Actaahora.
Donaya.
Firmaparacambiarlasituacin.
Haztesocio.
Reenvaatusamigos.
Aprendemssobrelacausa.
Escribeunemail.
Hazunallamada.
Envaunsms.

Asegratequequedaclaroquesperasdelapersonaquerecibeel
email y que todos los links funcionen Da una razn para
emprenderlaaccin.Todosactuamosmejorcuandosabemosporque
debemoshacerlascosas(verejemploadjunto:exposicindemotivos
yllamadaalaaccin).

Comprueba que los pasos siguientes son fciles de hacer (no pidas
muchosdatos,nihagasnavegarpormuchaspginas,)yquenohay
enlacesrotos.

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PASO 7. Imgenes, vdeos y otros aspectos no menos

importantes.

Usa las imgenes, fotografas, vdeos u otros recursos grficos o

audiovisualesdeformacomplementariayparareforzarelcontenido.
Noenvesunemailconunasolaimagenysinnadadetexto.Algunos
programas de correo no descargan las imgenes de forma
automtica(verimgenesadjuntas).

Siponesunacabeceraenlapartesuperiordelemailnolahagasms
altade100pxeles,yaquesinonosevereltextodebajo.Lasfotos
que incluyas en el cuerpo no deben ser mayores de 300 pxeles de
anchopor300o400pxelesdealto.

Utilizanombresdescriptivosparalafotografa(niocomiendoenel
campo de refugiados, por ejemplo) que expliquen el contenido, en
lugar de foto1, foto2, Ser ms descriptivo y puede animar a
visualizarlasfotos.

Noteolvidesponer:

La opcin para cambiar los datos de recepcin (cambio

email,porejemplo).
La frase legal sus datos forman parte un fichero
automatizado el cual es propiedad de XX. Si quiere
acceder, modificar o cancelar sus datos puede dirigirse
a
La opcin para darse de baja y no recibir ms
comunicaciones.
Los iconos (y links) a Facebook, Twitter, RSS, Flicker y
los otros canales de comunicacin que tenga la
organizacin.

Antesdeenviarelemail,envaloa tuscompaeros,conocidos,atu
direccin personal y descrgalo con programas diferentes (Outlook,
Gmail, Hotmail, Iphone, Android, Blackberry,..). As podrs
comprobarcmoserecibeyseveydescargacorrectamente.

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!
Enwww.litmus.com(email
previews)podrs
vercmosevisualiza
tuemailendiferentes
programasdecorreo
(opcindeprueba).

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PASO8.NodesdeelOutlookoGmail.

Tugestordecorreopersonal,seaelquesea,noestpensadopara
envos masivos. Si envas las comunicaciones por email a tu base
socialdesdeelOutlook,Gmail,Hotmail,Puedepasar:

QuesetecolapseelPC.
Queteponganenunalistanegra(blacklist)porquecrean
que ests enviando spam y no puedas enviar nada ms
(hastaquenoteborresdelalista).

Es mejor que utilices plataformas pensadas para envos masivos.

Estas plataformas envan tu email desde sus servidores. En ellas,
podrs (en funcin de las caractersticas de cada plataforma las
funcionesyopcionespuedenvariar):

Diseartucorreoelectrnico.
Subirlasimgenesdelcuerpodelmail.
Gestionarlasbajas(unsuscribe).
Obtenerreportesdeseguimiento,obertura,..

Existen algunas plataformas en las cuales puedes hacer envos

gratuitos hasta un determinado nmero de registros o versiones
demostracin. Hay opciones econmicas y con diferentes
prestacionesenelmercado,aexplorarenfuncindelasnecesidades
especficas(nmeroderegistros,deenvos,periodicidad,).

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!
Existeunaampliaofertade
empresasqueproveenla
opcindeenvosmasivos,
incluyendoplantillasparael
diseodelmailodeun
newsletter,ascomoel
seguimientodelenvo.

!
Mailchimptepermiterealizar
3.000envospormes,de
formagratuita,aunmximo
de500contactos.

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PASO9.Seguimientoyevaluacin.

Cuntosemailssehanrecibido?Cuntasdireccioneseranerrneas
y cules son? Cuntos correos se han enviado? Cuntos se han
abierto? Hacer un seguimiento de los envos es necesario para
conocer el resultado de los envos: calidad de la lista, % correos
abiertos,linksseguidos,

Te orientarn sobre si tus comunicaciones electrnicas tienen una

buena acogida y si despiertan el inters para seguir leyendo o
actuando.

Teneraccesoalasestadsticastepermitir:

Comparartipodeemailsmsledos.
Linksyseccionesquedespiertanunmayorinters,
Evolucin de la lista a lo largo del tiempo (cantidad de
registros,altas,bajasymodificaciones).
Dasdelasemanaenqueseabrenmscorreos(paraello
es necesario ir probando das diferentes para tener
informacinestadsticamentesignificativa).

Aprende de los resultados: prueba nuevos contenidos, sigue con lo

que funciona, innova, recoge opiniones de tus contactos, realiza
encuestasperidicas,Ysiguecomunicando,explicandoyllegando
alosbuzonespersonalesdetubasesocial!

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PASO10.Noimprovises,planifica.

Cuntos emails reciben tus pblicos objetivo a lo largo de un mes,

unao?Notedejesllevarporimpresiones,cuantificacuntosmails
concuntosmensajesdiferentes.

Anteladudadesienviamosmuchosopocosemailspuedes:

Preguntarapersonascercanasalaentidadyqueestnen
laslistasdeenvo.
Si quieres hacerlo de forma ms profesional (y objetiva),
realizaunaencuestaonline,dondepreguntessobre:
o Frecuenciadelenvo.
o Volumendeinformacinencadacorreo.
o Recursosmsvalorados.
o
Para incentivas la participacin, puedes ofrecer algn
incentivo a cambio por rellenar la encuesta (algn
producto de merchandising, un libro relacionado con la
causa,unsorteo).

Y si sigues teniendo dudas de cul es la frecuencia deseable, los

expertosopinanquemejorenviarmsquemenos

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!
Tenerunaestrategiade
emailingnosignificaolvidarla
redessociales.
Elemailpuede(ydebe)
complementarsecontus
herramientas2.0:Facebook,
Twitter,blog,

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Algnejemplo

Asuntointeresante
Linksaotrostemasdeinters
Redessociales
Personalizacin
Elcaso,eltestimonio

Foto:rostro

Destacadosy
negritas

Peticinclaray
concreta

Linksalaweb

Agradeci
miento
Firmaquienlopide
Postdata
importante

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Algnejemplo

Asuntoclaroydirecto

Destacado
Personalizacin

Fotoytestimonios

Firmapersonal

Linksybotonesdellamada

Redessociales comparte
Opciones:reenva,suscribe,
contacta,polticade
privacidad,darsedebaja.

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Parasaberms

Answersto9TopEmailMarketingQuestions.
ByMagdalenaGeorgieva,HubspotBlog.

Email Is Not Dead. How to Write Effective Subject Lines for Your
NonprofitEmail.
ByJoanneFritz,About.comGuide

Fromprinttoemailnewsletter.NetworkforGood,2012.

14TipsforEffectiveNonprofitEmailMarketing.
ByJoanneFritz,About.comGuide.

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Zurbano,3420izq.28010Madridwww.aefundraising.org
Telfono:915981496Fax:915560482info@aefundraising.org

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Autores:
JuanMezo,twitter@juanmezo
IreneBorrs,twitter@ireneborras

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