Organizacin de Centros de Computo

CASO

DE ESTUDIO

Caso de estudio: Centro de Computacin Profesional

El Centro de Computacin Profesional (CCP), compaa que desde hace ms de 25
aos se dedica a la capacitacin en computacin a nivel tcnico, tiene 8 planteles en
diferentes ciudades. Sus oficinas corporativas se encuentran en la ciudad Capital.

2005
En este ao se inicia el rea de Sistemas de Informacin en CCP, que contaba con un
sistema automatizado que:
- Registraba los pagos de los alumnos y los datos de los mismos.
- Los reportes que generaba slo eran cortes de caja y un reporte de adeudo.
- Se encontraba centralizado en un solo equipo ubicado en la caja de cada escuela.
- Diariamente se depuraba la informacin de los movimientos del da, lo que implicaba la
inexistencia de datos histricos de operaciones y movimientos.
No exista un rea de informtica como tal, ya que el rea de Investigacin y Desarrollo
enfocaba todos sus esfuerzos al desarrollo de planes y programas de estudio y no a la
operacin administrativa de la compaa.
Exista un rea de mantenimiento de computadoras, con tres integrantes cuya funcin
especfica era proporcionar mantenimiento correctivo y preventivo a las computadoras de
la compaa.
En el rea de contabilidad se contaba con 3 computadoras en las que se utilizaba un
paquete en el cual se manejaba toda la informacin contable y la nmina, la cual se
procesaba mediante hojas de clculo. En las escuelas se controlaban los adeudos de
alumnos mediante krdex manual.
A mediados de este ao se inici un anlisis funcional de la empresa, del cual result la
necesidad de disear un sistema automatizado que apoyara los procesos transaccionales
ms crticos de la operacin de la escuela: admisiones, control de grupos, cuentas por
cobrar y caja.

2006
Se inicia el desarrollo del sistema automatizado en AASA, creado por una casa de
software; a finales de este ao se hace una instalacin prototipo en una de las
escuelas.

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2007
Se inicia la implantacin de los cuatro mdulos iniciales del sistema integral AASAsoft:
admisiones, control de grupos, cuentas por cobrar y caja, y de una red local de 4
computadoras por escuela. El proceso de implantacin culmin en octubre de este mismo
ao.
No se hizo ningn cambio o recorte de personal al automatizar, a pesar de que las
personas que ocupaban los puestos no estaban capacitadas para usar una computadora,
a excepcin de las cajeras.

2008
Se instal un nuevo sistema contable en el corporativo el cual estaba integrado por el
sistema de chequera que se instal en las unidades; se inicio la concentracin de
informacin a travs de mdems. Tambin se instal un sistema de inscripcin de
alumnos para el rea comercial. En este mismo ao se cre el departamento de sistemas
con tres integrantes. Posteriormente, ste se convirti en Gerencia y se integr el rea de
mantenimiento de computadoras.

2009
Resultado de un proyecto de reingeniera administrativa y del avance normal de la
compaa:
Se actualizan los sistemas en operacin.
Se disea e instala un sistema de emisin de credenciales
Se disea un sistema de control de acceso, el cual alimenta al sistema de control de
asistencia de alumnos y apoya el control de los adeudos mediante un semforo que indica
al alumno:
si tiene algn pago pendiente, semforo rojo
si debe hacer su pago, semforo amarillo
si est al corriente, semforo verde
Se disea e instala un sistema de control de asistencia de alumnos mediante cdigo
de barras.
Se disea e instala un sistema de informacin ejecutivo para el Director General de la
compaa, con la informacin ms relevante de la operacin de las escuelas.
Se instala un sistema corporativo de control de activos, bsicamente para el control de
equipo computacional, mediante cdigos de barras.
Se desarrolla otro sistema de administracin del servicio del rea de sistemas en el
que se administra el servicio de hardware, software acadmico y software administrativo

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DE ESTUDIO

que proporciona el rea de sistemas.

Se crea una nueva rea dependiente de sistemas, llamada Cmputo Acadmico, que
se encargar de disear soluciones para incrementar la eficiencia del uso de las
computadoras y administracin del software para uso de los alumnos.
En este mismo ao se instal en cada una de las unidades una computadora con
conexin a Internet para uso de alumnos y se inicia la instalacin de Internet con
enlaces de alta velocidad. Al final del ao se contaba con 2 escuelas y el corporativo
con acceso dedicado.
Se publica el Sitio W eb de CCP en Internet.
2010
Se contina con la instalacin de las redes de Internet en las dems escuelas y se crea el
rea de comunicaciones, dependiente del rea de sistemas de informacin.
Se instala un sistema de control de calificaciones de los alumnos.
Se instala un sistema de asignacin de equipo computacional a las escuelas
dependiendo de la cantidad de alumnos inscritos en cada escuela.
Se instala un sistema corporativo concentrador de la informacin de escuelas que
genera reportes para las juntas directivas.
Se inicia un proyecto de documentacin electrnica, cuya finalidad es publicar en
Internet todas las polticas y procedimientos de CCP.
Se instala correo electrnico como medio de comunicacin oficial.
Actualmente CCP tiene todas sus escuelas conectadas a Internet con enlaces de alta
velocidad y, adems, aprovecha su infraestructura computacional y de comunicaciones
para promover el aprendizaje y desarrollo organizacional: http://www.ccp.edu./Virtual/

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DE ESTUDIO

Las funciones de automatizacin continan en todas sus reas.

Se presenta en la hoja previa el diagrama de sistemas actual y a continuacin la
estructura organizacional del rea de sistemas.

Preguntas del caso de estudio

1. La empresa ha utilizado una combinacin de alternativas entre el mtodo tradicional y
la compra de paquetes. Qu rea recomienda desarrollar por outsourcing?
2. Sera factible implantar un sistema de administracin integral tipo de empresa?
Explique su respuesta.
3. Qu factores han propiciado la automatizacin actual de CC?