UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI

CARRERA DE INGENIERA ELECTRICA

Presentado por:
TOAPANTA LUIS

Docente:
ING. MIRIAN IZA

Tema del trabajo

Manejo de Formulas
Diseo e Impresin

TRABAJO DE INVESTIGACIN
Latacunga, 18 de Junio de 2015

TABLA DE CONTENIDO
1

Manejo de Formulas............................................................................................5
1.1

Formato Condicional.......................................................................................5

1.2

Como aplicar un formato condicional a una celda:.........................................5

1.3

Borrar el formato condicional.........................................................................7

1.4

Validar datos....................................................................................................8

1.5

Para aplicar una validacin a una celda..........................................................8

1.5.1

MENSAJE ENTRANTE.........................................................................9

1.5.2

MENSAJE DE ERROR.........................................................................10

1.6

Funciones de bsqueda y referencia..............................................................11

1.7

Funciones Lgicas.........................................................................................12

1.8

Funciones Predefinidas.................................................................................12

Diseo e Impresin............................................................................................14
2.1

Vista Preliminar.............................................................................................14

2.2

Configuracin de Pgina...............................................................................15

2.3

Impresin.......................................................................................................18

Bibliografa..........................................................................................................19

Trabajos citados....................................................................................................19

INDICE DE GRAFICOS
Ilustracin 1 Formato Condicional...............................................................................5
Ilustracin 2 clases de formato.....................................................................................6
Ilustracin 3 ejemplo de formato..................................................................................6
Ilustracin 4 regla de formato.......................................................................................6
Ilustracin 5 administrador de regla de formato...........................................................7
Ilustracin 6 ejemplo aplicado el formato condicional.................................................7
Ilustracin 7 pasoso para borrar formato condicional..................................................7
Ilustracin 8 validacion de datos..................................................................................8
Ilustracin 9 configuracion de validacion de datos......................................................8
Ilustracin 10 esquema de validacion...........................................................................9
Ilustracin 11 ejemplo de validacion de datos..............................................................9
Ilustracin 12 mensaje de entrada en validacion de datos..........................................10
Ilustracin 13 mensaje de error en la validacion de datos..........................................10
Ilustracin 14 ejemplo de mensaje de error................................................................11
Ilustracin 15 insertar funcion...................................................................................12
Ilustracin 16 funcion promedio................................................................................13
Ilustracin 17 funcion contar......................................................................................13
Ilustracin 18 funcion suma........................................................................................13
Ilustracin 19 funcion minimo...................................................................................13
Ilustracin 20 funcion maximo..................................................................................13
Ilustracin 21 vista preliminar...................................................................................14
Ilustracin 22 diseo de pagina.................................................................................14
Ilustracin 23 esquema del diseo de pagina............................................................15
Ilustracin 24 vista del diseo de pagina...................................................................15

Ilustracin 25 zoom del diseo de pagina..................................................................15

Ilustracin 26 configuracion de pagina......................................................................16
Ilustracin 27 tamao de pagina................................................................................16
Ilustracin 28 margen de pagina................................................................................16
Ilustracin 29 modificacion de los margenes............................................................17
Ilustracin 30 encabezado y pie de pagina................................................................17
Ilustracin 31 personalizar el encabezado..................................................................18
Ilustracin 32 impresion de la hoja de calculo...........................................................18
Ilustracin 33 logo de imprimir.................................................................................19

1 Manejo de Formulas
(Direccion General de Informatica. Direccion de Capacitacion TI) Pueden realizarse
operaciones tales como suma, multiplicacin, comparacin, entre otros, con los datos
escritos en la hoja de clculo. Una frmula empieza siempre con el signo igual (=).
En consideracin el manejo de frmulas permite q se realice una gran cantidad de
clculos de acuerdo a la operacin se necesite.

1.1 Formato Condicional

(Msc., Ing. Patricia Acosta Vargas) El formato condicional permite modificar el
aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al cumplimiento o no de reglas lgicas.
Soporta hasta 64 condiciones.
(GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C.) El formato condicional suele utilizarse
para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condicin, para
resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc... .
Por lo tanto el formato condicional es utilizado para dar un formato especial
dependiendo del valor de la celda.

1.2 Como aplicar un formato condicional a una celda:

Para iniciar activar el men Inicio en el bloque Estilos seleccione Formato

Condicional y por ltimo Nueva regla

Ilustracin 1 Formato Condicional

Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.

Accedemos al men Formato condicional de la pestaa Inicio.
Aqu tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo
de su relacin con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor
mayor o menor que otro.

Ilustracin 2 clases de formato

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos

para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.

Ilustracin 3 ejemplo de formato

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos

que se aplique el formato nicamente a las celdas que contengan un valor,
aunque puedes escoger otro diferente.
En el marco Editar una descripcin de regla deberemos indicar las
condiciones que debe cumplir la celda y de qu forma se marcara.

Ilustracin 4 regla de formato

Ilustracin 5 administrador de regla de formato

De clic en Aplicar, luego en Aceptar. Al pulsar sobre Aceptar se creara la regla y

cada celda que cumpla las condiciones se marcara. Si el valor incluido en la
celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicara ningn formato
especial.

Ilustracin 6 ejemplo aplicado el formato condicional

1.3 Borrar el formato condicional

Seleccione las celdas que contienen el formato condicional.

Ir al grupo Estilo haga clic en Formato condicional.

Ilustracin 7 pasoso para borrar formato condicional

 Borrar reglas
Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

1.4 Validar datos.

(GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C.) La validacin de datos es muy similar
al formato condicional, salvo que esta caracterstica tiene una funcin muy concreta y
es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o
aviso si llegara el caso.
En Excel la validacin de datos es una herramienta que supervisa el ingreso de
informacin de acuerdo a un criterio previamente establecidos.

1.5 Para aplicar una validacin a una celda.

o
o

Seleccionamos la celda que queremos validar.

Accedemos a la pestaa Datos y pulsamos Validacin de datos.

Ilustracin 8 validacion de datos

o En el Grupo Herramientas de datos

o Opcin Validacin de datos
o Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:

Ilustracin 9 configuracion de validacion de datos

o

En la pestaa Configuracin en Criterio de validacin en la opcin Permitir:

seleccionar Lista.

Ilustracin 10 esquema de validacion

o
o

En Origen indicar el rango que contiene la lista

De clic en Aceptar.

Ilustracin 11 ejemplo de validacion de datos

1.5.1 MENSAJE ENTRANTE

Para crear un mensaje entrante haga lo siguiente:
1. Marcar la celda en la que desea se cree el Mensaje entrante
2. Ir a la pestaa Datos
3. En el Grupo Herramientas de datos
4. De clic en la opcin Validacin de datos
5. Seleccione la pestaa Mensaje de entrada

Ilustracin 12 mensaje de entrada en validacion de datos

6. Active Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda.
7. En Ttulo digite un ttulo por ejemplo: Mensaje de entrada.
8. En Mensaje de entrada, digite un mensaje relacionado con lo que valida en la
celda, por ejemplo: El nmero de RUC slo puede ser seleccionado de la lista desplegable
9. De clic en Aceptar
10. Una vez configurado el mensaje entrante se visualiza:

1.5.2 MENSAJE DE ERROR

Para crear un mensaje de error haga lo siguiente:
1. Ir a la pestaa Datos
2. En el Grupo Herramientas de datos
3. De clic en la opcin Validacin de datos
4. Seleccione la pestaa Mensaje de error

Ilustracin 13 mensaje de error en la validacion de datos

5. Activar la opcin Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos.
6. En la opcin Estilo:
7. En Ttulo: Escriba el Ttulo que desea que se muestre.
8. En Mensaje de error: Escriba el mensaje de error que desea que se despliegue si se
introducen datos no vlidos
9. Clic en el botn Aceptar.

10

Ilustracin 14 ejemplo de mensaje de error

1.6 Funciones de bsqueda y referencia.

(Microsoft Office Excel 2010) En una hoja de Excel es muy importante
coger los datos correctos para trabajar con las frmulas diseadas. Por eso
existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de
datos.
(Msc., Ing. Patricia Acosta Vargas) Existen varias funciones que buscan informacin
almacenada en una lista o tabla, o que manipulan referencias. Para utilizar las
frmulas, seleccione en el men Frmulas, ir al grupo de Biblioteca de funciones.
Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas:
Funcin
AREAS
BUSCAR
BUSCARH
BUSCARV
COINCIDIR
COLUMNA
COLUMNAS
DESREF
DIRECCION
ELEGIR
FILA
FILAS
HIPERVINCULO

IMPORTARDATOSDINAMICOS
INDICE

Descripcin
Devuelve el nmero de reas de una
referencia
Busca valores de un vector o una matriz
Busca en la fila superior de una matriz y
devuelve el valor de la celda indicada
Busca en la primera columna de una
matriz y se mueve en horizontal por la
fila para devolver el valor de una celda
Busca valores de una referencia o matriz
Devuelve el nmero de columna de una
referencia
Devuelve el nmero de columnas de una
referencia
Devuelve un desplazamiento de
referencia respecto a una referencia
dada
Devuelve una referencia como texto a
una sola celda de una hoja de clculo
Elige un valor de una lista de valores
Devuelve el nmero de fila de una
referencia
Devuelve el nmero de filas de una
referencia
Crea un acceso directo o un salto que
abre un documento almacenado en un
servidor de red, en una intranet o en
Internet
Devuelve los datos almacenados en un
informe de tabla dinmica
Usa un ndice para elegir un valor de una

11

referencia o matriz
Devuelve una referencia indicada por un
valor de texto
Devuelve la transposicin de una matriz

INDIRECTO
TRANSPONER

Ilustracin 15 insertar funcion

(GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C.) Para aplicar la funciones ir a
Insertar funcin, en donde puede seleccionar la categora de la funcin
que desea.
Una frmula est compuesta por:

Descripcin

Elemento

Referencias de celda

De referencia
Rango (dos
puntos)
Unin (coma)

Sirve para delimitar

un rango
entre las referencias

Produce una
referencia
que
incluye las dos
referencias

Grupo de coordenadas de una celda en una

hoja de clculo, que indican a MS-Excel en
dnde debe buscar los valores que se
desean utilizar en la frmula. Las referencias
pueden ser:
Absolutas: Especifican la ubicacin exacta
de una celda en una frmula, no importando
la posicin de la celda que contiene la
frmula ($A$1, $B$1, ...).
Relativas: Especifican la ubicacin de otra
celda en relacin a la que contiene la
frmula (A1, B1, C1,...).
Mixtas: Combinacin de una referencia
relativa y una absoluta dentro de una frmula
($A1 o A$1).
Valores: Cualquier nmero ingresado dentro
de una frmula que aparecer como
constante.

1.7 Funciones Lgicas.

FALSO
VERDADERO
SI
NO
Y
O

Devuelve el valor lgico Falso

Devuelve el valor lgico Verdadero
Devuelve un valor u otro, segn se
cumpla o no una condicin
Invierte el valor lgico proporcionado
Comprueba si todos los valores son
verdaderos
Comprueba si algn valor lgico es
verdadero y devuelve VERDADERO

1.8 Funciones Predefinidas

(Ministerio de Educacion ) La cantidad de funciones que ofrece es tan grande que
Microsoft ha querido facilitar su uso mediante una organizacin en 9 categoras, lo que

12

da un total de ms de 240 funciones! sin incluir los complementos, que son un

agregado de funciones especficas de diversos aspectos.
Veamos algunas de ellas, que tal vez sean las de mayor utilidad, en los siguientes
cuadros:

Ilustracin 17 funcion contar

Ilustracin
18 funcion suma
Ilustracin
16 funcion
promedio
Ilustracin
19 funcion
minimo
Ilustracin 20 funcion maximo

Diseo e Impresin
(Microsoft Office Excel 2010)En anteriores versiones exista la vista preliminar como
herramienta para visualizar nuestra hoja antes de imprimirla y modificar ciertos
aspectos estticos. En Excel 2010 la vista preliminar como tal est mucho ms
limitada y sirve nicamente para dar una ltima ojeada al aspecto general antes de
imprimir.

2.1

Vista Preliminar

(Direccion General de Informatica. Direccion de Capacitacion TI) La presentacin

preliminar mostrar cada pgina exactamente cmo ser impresa, con los mrgenes,
saltos de pgina y encabezados.
1. Hacer clic en el botn Vista preliminar de la Barra de acceso rpido
2. Hacer clic en la ficha Archivo (ALT, A)
3. Seleccionar el comando Imprimir (K)

13

Ilustracin 21 vista preliminar

En Excel 2010, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la
impresin se utiliza el Diseo de pgina. Accedemos a esta opcin desde la pestaa
Vista.

Ilustracin 22 diseo de pagina

Ilustracin 23 esquema del diseo de pagina

(Microsoft Office Excel 2010) Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja
de clculo como hasta ahora, la nica diferencia es que sabremos cmo quedar la
hoja al imprimirla.
A continuacin se ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina
y sabremos cuntas hojas ocuparn y cmo se ajustan los datos a la pgina.
Tambin aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas podremos ajustar los
mrgenes de forma sencilla, arrastrando sus lmites.
La pestaa Vista permite personalizar qu elementos mostrar.

Ilustracin 24 vista del diseo de pagina

Podemos ocultar o mostrar la Regla, las Lneas de cuadrcula, la Barra de frmulas
y los Ttulos. En caso de estar en la vista normal, y no en la de diseo, tambin
dispondremos de estas opciones, exceptuando la regla.

14

Ilustracin 25 zoom del diseo de pagina

2.2 Configuracin de Pgina

(Microsoft Office Excel 2010) Antes de imprimir una hoja de clculo, es
conveniente que configuremos la pgina, para modificar factores que afectan a la
presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de
pgina, tamao del papel,...
1. Hacer clic en la cinta de opciones Diseo de pgina (ALT, C)
2. Hacer clic en el Tamao (S,M) , del grupo Configurar pgina

Ilustracin 26 configuracion de pagina

Ilustracin 27 tamao de pagina

3.

Seleccionar el tamao deseado

En la seccin Configurar pgina encontraremos botones rpidos a muchas de las

opciones: para configurar mrgenes, la orientacin del papel, el tamao, etc.
Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuracin, deberemos
pulsar el pequeo botn de la esquina inferior derecha. Como siempre, se abrir una
nueva ventana.
El cuadro de dilogo Configurar pgina est organizado en varias pestaas: La
primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la
orientacin del papel, el tamao del papel que utilizamos y otros parmetros.

15

Ilustracin 28 margen de pagina

Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se
colocar el papel siempre de la misma forma).
En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora
venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando
automticamente la hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de ancho
por 1 de alto, as se imprimir en una sola hoja,...).
Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a
imprimir, utilizar la ficha Mrgenes.

Ilustracin 29 modificacion de los margenes

Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina:, tambin nos permite indicar a cuntos
centmetros del borde del papel queremos que se siten.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente,
Excel nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o
Verticalmente respectivamente.
En la ficha Encabezado y pie de pgina podrs personalizarlos y ajustar diferentes
parmetros.

16

Ilustracin 30 encabezado y pie de pagina

1. Hacer clic en la cinta de opciones Diseo de Pgina, presionando las teclas ALT, C
2. Seleccionar el indicador de cuadro de dilogo del grupo Configurar pgina.
3. Seleccionar la ficha Encabezado y pie de pgina
4. En los cuadros de lista desplegable Encabezado: o Pie de pgina:, seleccionar
alguno de los formatos incorporados de Microsoft Excel
5. En el caso de que se requiera crear un formato diferente, activar el botn
Personalizar encabezado... o Personalizar pie de pgina...

Ilustracin 31 personalizar el encabezado

2.3 Impresin
Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si
seleccionamos la opcin Imprimir del men Archivo, veremos la siguiente ventana:

Ilustracin 32 impresion de la hoja de calculo

17

(Microsoft Office Excel 2010) Tambin podemos utilizar la combinacin de teclas Ctrl
+ P para acceder a ella.
En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuracin de la
impresin, que nos permitirn:
Elegir cuntas copias imprimir del documento.
Escoger qu impresora queremos utilizar en la impresin del documento, en
caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada
por defecto. Tambin podremos modificar las Propiedades de impresora
seleccionada.
Opciones de Configuracin como:
- Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la seleccin realizada.
- La intercalacin. Cuando imprimimos varias copias sin intercalacin se imprime X
veces cada pgina, por ejemplo: 1, 1,1 2, 2,2 3, 3,3 4, 4,4 sera la impresin de tres
copias de un libro que ocupa cuatro pginas. En cambio, si utilizamos el intercalado,
se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sera: 1, 2, 3,4 1,
2, 3,4 1, 2, 3,4
- La orientacin y el tamao del papel.
- Modificar los mrgenes.
- Ajustar la escala de impresin.
- Acceder a la Configuracin de pgina.
(Microsoft Office Excel 2010) En la zona de la derecha vemos la vista previa de la
pgina. Caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar
utilizando los botones inferiores o escribiendo el nmero de la pgina a visualizar.
Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn inactivos.
Tambin en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la
vista previa, pudiendo mostrar/ocultar los mrgenes y elegir si visualizar la pgina
completa.
Cuando est todo listo para la impresin y quede como deseas, podrs pulsar
el botn de la zona superior.

3 Bibliografa
Ilustracin 33 logo de imprimir

4 Trabajos citados
Direccion General de Informatica. Direccion de Capacitacion TI. (s.f.). Microsoft Ecxel
2010 Basico Manual del Usuario. En Microsoft Ecxel 2010 Basico Manual del
Usuario. Mexico.

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GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C. (s.f.). Manual de Excel Avanzado MS

EXCEL 2007. MEXICO D.F.
(s.f.). Microsoft Office Excel 2010. Ibriik.com. Obtenido de www.ibriik.com
Ministerio de Educacion . (s.f.). Modulo II excel . En M. d. Educacion.
Msc., Ing. Patricia Acosta Vargas. (s.f.). MS Excel 2007. En I. P. Msc., MS Excel 2007.

19