Resumen Ejecutivo
ANLISIS
I. Introduccin.
Bitcora Informativa
Normatividad SNBE.
Todas las entidades pblicas, con excepcin de las empresas de derecho privado y derecho pblico, se encuentran sometidas a las normas referidas al control patrimonial, contempladas en
el Sistema Nacional de Bienes Estatales. Dentro de stas, una de las obligaciones que reviste
mayor importancia es la del Control Patrimonial Anual.
A travs del Control Patrimonial Anual, cada una de estas entidades deber configurar el universo cuantitativo y cualitativo de su patrimonio, con relacin al del ao anterior, a fin de implementar mejoras o correctivos en la administracin patrimonial estatal.
En el presente artculo, el autor, al no advertir una estructura lgica de lo que denomina control
patrimonial gubernamental, busca establecer algunos elementos constitutivos que puedan
ayudar a su enfoque, tanto para situaciones ordinarias, como para casos de mayor complejidad, como es el caso del Control Patrimonial Anual.
I. INTRODUCCIN
Todas las entidades pblicas son titulares
de bienes muebles y bienes inmuebles. La regla es que sean propietarias del patrimonio
que asumen en administracin directa. Pero
ocurre a veces, que muchas entidades tienen
bajo su administracin y cautela determinados
bienes que son de propiedad de otras entidades pblicas o inclusive de instituciones particulares, los que poseen debido a la suscripcin
de convenios de cooperacin interinstitucional, comodatos, cesiones en uso temporales
o los administran por disposicin de alguna
norma especial.
El caso es que tambin estas mismas entidades pueden tener bajo su uso y administracin otro tipo de bienes de particulares, otorgados para su utilizacin institucional y por
tiempo determinado, como es el caso de los
bienes incautados, los que an sujetos a uso y
administracin de entidades pblicas, constituyen en estricto bienes de propiedad privada
en la medida en que tengan la condicin de
incautados y no se haya dictado una sentencia a favor del Estado, en la que se declare el
decomiso definitivo, lo que determinar la consiguiente conversin de bienes de propiedad
privada a bienes de propiedad estatal.
La esfera patrimonial de una entidad pblica presenta, en primer lugar, un panorama
cuantitativo, esto es, la sumatoria de todos
los bienes muebles con los que cuenta y que
previamente han sido asignados a todas las
unidades orgnicas, unidades ejecutoras o
eventualmente a sus rganos descentralizados
a nivel nacional. Esta sumatoria tambin incluye a todos los bienes inmuebles, los que suelen
ser menos en cantidad, pero que en ocasiones
presentan problemas de saneamiento de alta
complejidad, que no son asimilables a los de
los equipos, mobiliario e inclusive unidades
vehiculares.
En sntesis, el control patrimonial anual
que debe realizar cada entidad pblica implica
por parte de los responsables de su gestin y
conduccin, no solo el reporte de informacin
numrica o referencial de la ubicacin fsica de
cada bien, sino que supone tambin la administracin de un conjunto de procedimientos,
tcnicas y criterios de gestin, cuya dinmica
se inicia desde la adquisicin de los mismos,
(incorporacin patrimonial), seguida del perodo de uso interno o externo, hasta llegar
a una etapa de finalizacin del uso efectivo y
rentable para la entidad, en cuyo caso opera la
extincin del derecho de propiedad, precedido
de la conocida baja patrimonial. Este ciclo se
aplica, principalmente, al patrimonio mobiliario, el que por su naturaleza fsica y condiciones
de uso, responde a estas caractersticas, mientras que en el caso del patrimonio inmobiliario,
la baja constituye una excepcin a la regla,
por su vocacin de durabilidad y permanencia
en el tiempo como activo de la entidad pblica
titular.
II. MBITO DE APLICACIN DEL CONTROL
PATRIMONIAL ANUAL
El tema del control patrimonial, propiamente, no deriva de normatividad expresa del
Diciembre de 2010
C5
Sistemas Administrativos
C6
Diciembre de 2010
Sistemas Administrativos
s son bienes estatales como consecuencia de
una sentencia condenatoria), los bienes afectados en uso o los bienes en comodato de
otra entidad pblica. An cuando de manera
excepcional, se deben excluir aquellos bienes
de propiedad privada, que pueden admitirse
en la gestin pblica, como consecuencia de
un determinado convenio o permanencia en
condicin de prueba o muestra.
VII. ORGANIZACIN INTERNA Y METODOLOGA PARA LA TOMA DE INVENTARIOS
ANUALES
a. Realizar un Plan Integral de la Ejecucin del
inventario fsico a nivel institucional o a nivel nacional, segn sea el caso, conforme
a la organizacin y alcances de la entidad
pblica. Algunas entidades pueden contar
con un Reglamento de Inventario y si no lo
tienen, que el Plan antes referido contenga
todos aspectos organizacionales, operativos
y de distribucin de actividades y responsabilidades. No es obligacin contar con un
Reglamento, pero s contar con un Plan y
conformar una Comisin de Inventario.
b. El Plan debe contener una fecha de inicio
y de cierre de la toma de inventario y del
control patrimonial anual.
c. Establecer criterios uniformes para efectuar una correcta verificacin fsica de los
bienes patrimoniales de la institucin que
estn ubicados en la Sede Central (Lima) y
en las diferentes unidades desconcentradas (provincias).
d. Identificar de manera especial a los bienes
cedidos o afectados en uso, as como consolidar informacin referente a los bienes
que se encuentran en reparacin y/o mantenimiento (talleres automotrices o de otra
naturaleza).
e. Organizar grupos de trabajo debidamente
preparados, distribuidos por actividades, tales como las relativas a la verificacin fsica,
registro de datos del inventario fsico, ajustes contables y conciliacin fsica contable,
incluyendo la informacin a remitir a la SBN.
f. Establecer reglas claras y de cumplimiento
obligatorio para todo el personal de la entidad durante la ejecucin de la toma del inventario anual, para cuyo efecto se prohbe
el desplazamiento de los bienes patrimoniales durante el proceso de levantamiento de informacin, autorizando excepcionalmente determinados desplazamientos
cuando realmente se justifique, todo ello,
a travs de la Oficina General de Administracin, en coordinacin con la Unidad de
Control Patrimonial correspondiente.
f. El levantamiento de la informacin deber
ajustarse a los plazos sealados en los cronogramas previamente establecidos, a fin de no
retrasar las etapas de i) digitacin, ii) consolidacin y iii) conciliacin de la informacin
patrimonial obtenida en el inventario fsico.
g. Desarrollar el proceso de supervisin, el cual
debe estar a cargo de un equipo conformado por el personal de la Unidad de Control
Patrimonial, el que se encargar de i) supervisin, ii) procesamiento, iii) consolidacin y iv) conciliacin del inventario fsico
anual con el apoyo del personal encargado
de efectuar el inventario fsico y de los profesionales especialistas en la materia.
h. Como acciones complementarias, el personal encargado del inventario anual, en
paralelo a la identificacin de cada bien,
realizar una inspeccin del mismo, estableciendo las recomendaciones para mejorar las condiciones necesarias del uso adecuado del bien patrimonial y de encontrar
observaciones reportar a su Jefe o Coordinador inmediato, a fin de aplicar las medidas correctivas que cada caso requiera.
i. En caso de comprobarse bienes faltantes o
sobrantes, se solicitar un informe al responsable del bien, para que en un plazo breve
(por ejemplo, de 05 das), presente los descargos respectivos. En caso de no sustentar
y justificar plenamente lo acontecido, el encargado de esa toma de inventario deber
elaborar un reporte o un expediente (segn
la magnitud de cada caso) que contenga lo
actuado e informar a su jefe o coordinador
inmediato a fin de determinar las responsabilidades a que hubiera lugar.
j. De comprobarse bienes faltantes por negligencia del trabajador se remitir los antecedentes respectivos a la Oficina General
de Administracin para determinar las responsabilidades pecuniarias y administrativas, segn sea el caso.
NOTAS:
(1) Artculo 10 del Reglamento de la Ley del Sistema.
(2) La derogada Resolucin N 072-98-CG, expedida
por la Contralora General de la Repblica, aprob las Normas de Control Interno para el Sector
Pblico Nacional, la que desarroll Normas de
control interno para el rea de abastecimiento
y activos fijos (Numeral 300). El detalle de estas
normas daban cuenta de lo siguiente :
300-01 Criterio de economa en la compra de
bienes y contratacin de servicios.
300-02 Unidad de almacn.
300-03 Toma de inventario fsico.
300-04 Baja de bienes de activo fijo.
300-05 Mantenimiento de bienes de activo fijo.
300-06 Acceso, uso y custodia de bienes.
300-07 Control sobre vehculos oficiales del Estado.
300-08 Proteccin de bienes de activo fijo.
La Resolucin N 320-2006-CG, de fecha 30 de
octubre de 2006, que aprueba las Normas de
Control Interno, que deroga la Resolucin antes
acotada, desarrolla otra estructura del control
gubernamental, en la que no se encuentran
criterios como los antes indicados.
(3) Artculo 121 del Reglamento de la Ley de
Bienes.- El Inventario es el procedimiento que
consiste en verificar fsicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta cada
entidad a una determinada fecha, con el fin de
verificar la existencia de los bienes, contrastar su
resultado con el registro contable, investigar las
diferencias que pudieran existir y proceder a las
regularizaciones que correspondan.
Bajo responsabilidad del Jefe de la Oficina General de Administracin o la que haga sus veces,
se efectuar un inventario anual en todas las
entidades, con fecha de cierre al 31 de diciembre
del ao inmediato anterior al de su presentacin,
y deber ser remitido a la SBN entre los meses
de enero y marzo de cada ao. La informacin
deber remitirse a travs del Software Inventario
Mobiliario Institucional (SIMI), la que ser acompaada del Informe Final de Inventario y del Acta
de Conciliacin.
Bitcora Informativa
Normatividad SNBE (Reglamento de la Ley General del
Sistema Nacional de Bienes Estatales)
"Artculo 118.- De los rganos responsables
La Oficina General de Administracin o la que haga sus veces de cada entidad
es el rgano responsable del correcto registro, administracin y disposicin de sus
bienes muebles.
En cumplimiento de las funciones que le son propias, el rgano de Control
Institucional participar en calidad de veedor en los procedimientos o actos que
realice la entidad sobre su patrimonio mobiliario, de conformidad con la normatividad especial vigente.
Artculo 119.- Del registro en el SINABIP
Los bienes muebles de propiedad estatal se registran en el SINABIP, sobre
la base del inventario conciliado de conformidad con las disposiciones emitidas por la SBN.
Diciembre de 2010
C7