de
da
das
de
Orientadora
Prof Nina Rosa da Silveira Cunha Departamento
de Administrao DAD
Membro da Comisso
Prof. Djair Cesrio de Arajo - Departamento de
Administrao - DAD
VIOSA
MINAS GERAIS - BRASIL
2006
SUMRIO
1. INTRODUO .................................................................................................................... 3
1.1 Objetivos .......................................................................................................................... 4
2. REVISO DE LITERATURA ........................................................................................... 4
2.1 Padronizao .................................................................................................................... 4
2.2 A padronizao de procedimentos ................................................................................... 6
2.3 Tipos de manuais.............................................................................................................. 7
2.4 Manual de Poltica............................................................................................................ 8
2.5 Manual de Procedimentos ................................................................................................ 8
2.6 Manual de Organizao.................................................................................................... 9
2.7 O manual de procedimentos............................................................................................. 9
2.8 Grficos de Processos..................................................................................................... 11
2.9 Fluxograma..................................................................................................................... 12
3. CARACTERIZAO DA EMPRESA............................................................................ 14
3.1 Histrico ......................................................................................................................... 14
3.2. Misso/ Objetivos.......................................................................................................... 14
3.4. O macroprocesso ........................................................................................................... 15
3.5. As principais funes e fluxograma .............................................................................. 16
4. METODOLOGIA .............................................................................................................. 17
5. RESULTADOS E DISCUSSO ....................................................................................... 18
6. CONCLUSO .................................................................................................................... 19
7. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ............................................................................. 20
APNDICE 1 .......................................................................................................................... 22
APNDICE 2 .......................................................................................................................... 26
ii
1. INTRODUO
Na Editora Ultimato, muitas vezes as pessoas desempenham diversas atividades
no seu dia-a-dia, mas no percebem ou entendem com clareza o porqu ou para que elas
devem ser feitas. Apesar de execut-las, no tm visibilidade do sentido ou da
repercusso que sua atividade alcana no macroprocesso da organizao.
Algumas tarefas no so realizadas de forma padronizada e, assim como as
atividades relacionadas a elas, no so atribudas de forma adequada aos funcionrios.
Exemplo de tal irregularidade a execuo de uma mesma atividade por dois
funcionrios, de forma paralela, quando, na verdade deveria ser uma responsabilidade
de um nico funcionrio, o que pode provocar uma evaso de responsabilidades.
Os efeitos da falta de definio das rotinas internas so perniciosos para a
competitividade da empresa. O problema gera duplicao de tarefas, com perda de
energia e recursos; e "zonas de interface" cada vez mais conflituosas, pelo no
entendimento de at onde vai a responsabilidade de um e comea a do outro. Existe
tambm uma grande dificuldade no fluxo de informao, visto que ocorre uma
constante troca de atribuies para o mesmo cargo, dificultando quando se deseja
encaminhar alguma dvida ou reclamao de algum servio ou produto realizado.
As conseqncias atingem tambm a produtividade dos profissionais, que
podem apresentar pouco empenho na execuo das tarefas, menos qualidade ou pouca
visibilidade do padro de qualidade desejado com a tarefa a ser desempenhada e maior
risco de no-cumprimento de prazos, justamente por no se ter visibilidade do processo
como um todo.
A distribuio de tarefas e atividades entre os funcionrios, bem como a forma
de realizao das tarefas e de execuo das atividades no so claramente definidas,
tornando-se lgica a necessidade de elaborao de um manual de padronizao de
processo e de procedimentos rotineiros.
O mapeamento dos processos permite uma maior visibilidade das principais
dificuldades na execuo das rotinas, facilitando a tomada de decises para
aperfeioamento dos processos e, ainda, favorecendo um melhor envolvimento das
equipes com suas atividades.
No presente estudo, considerando a amplitude e complexidade dos trabalhos
desenvolvidos pela Editora, optou-se por estudar a funo de Expedio, por constituir a
etapa final do processo de publicao dos livros e revistas, sendo ento, uma etapa
importante e conclusiva do processo.
Assim sendo, pretende-se, oferecer uma descrio e anlise de cargo de Auxiliar
de Expedio e a organizao dos procedimentos de desempenho da funo, que facilite
a escolha de um funcionrio para preencher a funo de outro em caso de frias, doena
ou outro tipo de afastamento; garantir a qualidade dos servios prestados pela editora;
garantir a confiabilidade da execuo das tarefas de cada funcionrio no prazo
estipulado, permitindo o entendimento e interao entre as vrias atividades.
1.1 Objetivos
1.11 Elaborar um Manual de Procedimentos para o setor de expedio da Editora
Ultimato.
1.12 Objetivos especficos
2. REVISO DE LITERATURA
2.1 Padronizao
Para garantir que a execuo das atividades se d de acordo com o planejamento
necessrio o estabelecimento de padres de trabalho, treinamento e sua fiel
observncia na execuo. A padronizao considerada uma das mais fundamentais
ferramentas gerenciais.
Aps a Revoluo Industrial, por muito tempo procurou assegurar-se a qualidade
na execuo das tarefas, atravs da superviso intensiva dos inspetores. Com a maior
complexidade dos processos nas empresas atuais, as inovaes tecnolgicas e a
velocidade das mudanas, bem como maiores exigncias do mercado, entre outros,
determinaram a necessidade do estabelecimento de padres.
A quantidade e o volume dos padres iro depender da cultura da empresa, do
tipo de produto ou servio, da tecnologia empregada e do nvel de instruo do pessoal.
A padronizao um caminho simples e efetivo para criar mtodos e unificar
critrios para poder atingir a qualidade de projeto e a qualidade de conformao de bens
4
execuo dos servios ou aps a sua concluso. Este controle deve se basear em
caractersticas preestabelecidas que assegurem a qualidade final do produto. Com essa
finalidade, SANTANA (1994) sugere a elaborao de listas de verificao,
estabelecendo os critrios de conformidade dos produtos e servios. SANTANA (1994)
cita ainda como componentes de uma lista de verificao os parmetros a serem
controlados, as tolerncias aceitas e os critrios para aceitao ou rejeio do produto.
A apresentao grfica do manual de procedimentos tambm tem importncia
significativa no sucesso de sua implantao e aceitao. A redao deve primar pela
simplicidade e clareza, com o uso de poucas palavras, inclusive em linguagem
coloquial. O uso de textos extensos pode ser substitudo por palavras em forma de itens
avulsos, compondo um esquema de fcil visualizao e compreenso. Desta maneira,
estar sendo facilitado o entendimento, tornando o padro acessvel ao usurio habitual.
Sobre isto foram relacionados os requisitos desejveis para os padres:
O aspecto fsico durvel aliado ao aspecto grfico agradvel, com o uso de cores,
figuras e esquemas itemizados para transmitir exortaes e frases de reforo, formam
um contedo valioso de programao visual, que segundo SCARDOELLI et al. (1994),
um importante indicativo do grau de padronizao de procedimentos nas empresas.
2.8 Grficos de Processos
As organizaes so sempre complexas em suas atividades e no seu
desenvolvimento. Com a preocupao de se manterem atualizadas para acompanhar as
alteraes do mercado e dos processos tecnolgicos as organizaes procuram
reestruturar seus processos internos para a melhoria do desempenho dos servios.
Com essa pretenso, para efeito de uma anlise administrativa, onde se procura a
racionalizao de processos ou implantao de novos sistemas, importante a
elaborao de esquemas que possibilitem a visualizao rpida e sucinta dos fluxos de
trabalho. ARAJO (1994, p.95) afirma que o objetivo do estudo da rotina o de
assegurar a fluidez dessa movimentao e manter os limites de deciso dentro de
princpios que no permitam a ineficincia e ineficcia de todo o processo.
11
Para
obteno
destas
anlises
utilizam-se
grficos
com smbolos
representativos dos fluxos observados e algum tipo de texto que ilustre a seqncia das
atividades. Tanto o texto quanto os smbolos so dispostos no esquema de acordo com
certas regras, de uso generalizado, com a finalidade de tornar o fluxo de trabalho mais
compreensvel, sistemtico e racional, conforme CURY (1990, p.233).
Os grficos de processamento podem ser utilizados para a reviso ou
implantao de um sistema com as suas rotinas, procedimentos, formulrios,
procurando clarear a seqncia dos passos para o pessoal envolvido nesta atividade e,
alm disso, estes grficos auxiliam na instruo e uniformizao na realizao do
trabalho. Existem vrios tipos de grficos, porm, o mais utilizado o fluxograma que
permite a visualizao do fluxo de trabalho, produto ou documento, desde sua origem e
processamento at o seu destino. Para a elaborao dos fluxogramas pode-se empregar
vrias tcnicas apropriadas a fim de buscar a perfeita descrio do fluxo das atividades
da organizao.
Estes grficos retratam a situao de fato, demonstram como so realmente
feitas as coisas e no como deveriam ser realizadas.
2.9 Fluxograma
Fluxograma uma representao grfica mostrando todos os passos de um
processo. O fluxograma apresenta uma excelente viso do processo e pode ser uma
ferramenta til para verificar como as vrias etapas do processo esto relacionadas entre
si. Segundo Gitlow (1993), um resumo ilustrativo do fluxo das vrias operaes de um
processo. Esse documenta um processo, mostrando todas as etapas dele. uma
ferramenta de vital importncia, tanto para o planejamento (elaborao do sistema)
como para o aperfeioamento (anlise, crtica e alteraes) do sistema.
Pelo estudo dos smbolos grficos apresentados em um fluxograma pode-se
descobrir eventuais erros, que so uma potencial fonte de problemas. A seguir esto
listados quando usar um fluxograma:
a) para identificar o fluxo atual ou o fluxo ideal do acompanhamento de qualquer
produto ou servio, no sentido de identificar desvios;
b) para verificar as vrias etapas do processo e se esto relacionados entre si;
c) na definio de projeto para identificar as oportunidades de mudanas na
definio dos limites e no desenvolvimento de um melhor conhecimento de todos os
membros da equipe;
12
d) nas avaliaes das solues, ou seja, para identificar as reas que sero
afetadas nas mudanas propostas.
Para elaborar um fluxograma necessrio conhecer o processo e todas as
pessoas devem estar envolvidas na montagem do mesmo, isto , pessoas que realmente
participam do processo, como segue:
a) identificar as fronteiras do processo, mostrando o incio e o fim;
b) documentar cada etapa do processo, registrando as atividades, as decises e os
documentos relativos ao mesmo;
c) fazer uma reviso para verificar se alguma etapa no foi esquecida, ou se foi
elaborada de forma incorreta;
d) discutir com a equipe, analisando como o fluxograma foi completado,
certificando-se da coexistncia dele e como o processo se apresenta.
13
3. CARACTERIZAO DA EMPRESA
3.1 Histrico
A histria da Ultimato teve seu incio em Barbacena no ano de 1968 com a
publicao de 10.000 exemplares de Ultimato, um tablide de oito pginas em papel
jornal. Nos trs primeiros anos, Ultimato mudou de cidade trs vezes. De Barbacena
para Porto Alegre, RS (1969) e Campinas, SP (1970). Depois disso a editora fixou
definitivamente em Viosa. Depois de 86 nmeros (de janeiro de 1968 a dezembro de
1975), Ultimato deixou de ser jornal e se tornou uma revista, inicialmente com vinte
pginas.
Em 1985 foi organizado a Editora Ultimato, com o propsito de dar
continuidade revista e publicar livros. Em 1993 iniciou-se a publicao de livros, o
primeiro ttulo Deixem que elas mesmas falem. Em 1996 com 28 anos de circulao
a revista Ultimato comeou a ser impressa em cores. Em 1998 foi inaugurada a sede
prpria da Editora Ultimato. Em 2006 a editora completou a publicao de nmero 300
da revista Ultimato e possui mais de 100 livros em catlogo.
3.2. Misso/ Objetivos
Embora os diretores sejam membros de uma igreja evanglica histrica, a
Editora definitivamente no est a servio de nenhuma denominao. Todavia, a
empresa tem uma identidade protestante.
Os diretores da empresa possuem o seguinte principio: Somos uma empresa por
questes legais, porm consideramo-nos mais um ministrio do que uma empresa.
Diante disto empresa tem como objetivo contribuir para a transformao de vidas e
edificao da Igreja, por meio da publicao de livros e da revista Ultimato. Durante
todos os seus anos, ela participa da proclamao da boa nova que nunca fica velha, da
esperana que nunca morre e de um Salvador que nunca muda.
A Editora Ultimato atravs da revista e dos seus livros pretende associar a teoria
com a prtica, a f com as obras, o estudo com a simplicidade, a evangelizao com a
ao social, a orao com a ao, a converso com a santidade de vida, o suor de hoje
com a glria por vir.
14
3.3. O Produto
A Ultimato possui como principal como produto a revista Ultimato que tem
uma publicao bimestral e uma tiragem de cerca de 35.000 exemplares, essa revista
distribuda, principalmente atravs dos Correios, para todos as partes do Brasil e
tambm possui assinantes em outros pases como Inglaterra, Peru, Moambique,
Angola, Cabo Verde entre outros.
Outros produtos que a Ultimato possui so livros que abordam temas como
espiritualidade crist, casamento e famlia, tica e comportamento, teologia e doutrinas,
liderana e misses, e o desafios da igreja.
A Ultimato possui uma carteira de assinantes bem extensa, composta por igrejas,
pastores, padres, lderes comunitrios, missionrios e outras pessoas que possuem uma
vida crist comprometida com a evangelizao. Estes possuem assinatura coletiva e com
isso, so responsveis difundir a revista Ultimato em suas comunidades.
3.4. O macroprocesso
A Editora Ultimato tem terceirizada a impresso de seus livros e revistas.
No entanto, compete a ela a edio e reviso de suas publicaes e demais atividades. O
macroprocesso permite visualizar com maior propriedade as suas principais funes:
1. Edio e reviso (Setor de Produo)
2. Recebimento de pedido do cliente (Setor de Vendas)
3. Emisso de Nota Fiscal
4. Envio de informao ao Setor Financeiro
(Setor de circulao)
15
Financeiro
Produo
Circulao
Vendas
Expedio
16
4. METODOLOGIA
O trabalho baseou-se em um estudo de caso com uma abordagem descritiva.
Utilizaram-se primeiramente instrumentos para levantamento de dados e
posterior anlise de alguns documentos e livros com abordagem do assunto.
Foram realizados a observao direta e acompanhamento de todas as atividades
do funcionrio do setor de Expedio, e de outras principais atividades da empresa,
como forma de obter melhor entendimento do processo de funcionamento da editora
como um todo e do papel e utilidade do setor de Expedio. Durante este perodo foram
realizadas entrevistas no estruturadas com os colaboradores da editora, e pesquisa em
material disponvel.
Os materiais utilizados na elaborao do trabalho consistiram em alguns
documentos j existentes e que permitiram a consulta s atribuies de cada
funcionrio. Tambm foram realizadas pesquisas em livros, apostilas e internet referente
a tcnicas para elaborao de manuais de procedimentos, estabelecimento de normas e
padronizao de tarefas.
Para elaborao dos formulrios de procedimentos foi utilizado o software
Microsoft Word. Para a construo do fluxograma, procurou-se estabelecer um fluxo
lgico com simplicidade e clareza, onde fosse possvel o fcil entendimento por todos,
utilizando-se o software Microsoft Visio.
A elaborao da Descrio e Anlise de Cargo e do Manual de Procedimentos
baseou-se nas descries das tarefas realizadas pelo funcionrio do Setor de Expedio,
com a definio das principais atividades relacionadas, e na atribuio de
responsabilidades ao cargo ocupado pelo funcionrio desse setor.
17
5. RESULTADOS E DISCUSSO
A elaborao de um Manual de Procedimentos para o setor de Expedio
criou a possibilidade de melhor visualizao dos processos de expedio, e a definio
clara e formal das tarefas. Tornou-se mais fcil, ento, a tomada de deciso em relao
s modificaes dos processos; e as tarefas e atividades podem ser realizadas de forma
mais padronizada e em maior conformidade com exigncias pr-estabelecidas. Sendo
assim, passa a haver maior eficincia dos processos.
Exemplo de uma vantagem proporcionada pelo Manual de Procedimentos e pelo
cumprimento de suas prescries a realizao de tarefas em tempo previsto, ou
reduo do tempo de realizao atravs de alteraes na definio de atividades que as
compem.
Na Editora havia a necessidade da existncia de um manual adequadamente
elaborado, dada a existncia de poucos documentos referentes, que eram incompletos e
no estruturados. Tal fato dificultava, em parte, a compreenso das tarefas a serem
realizadas pelo funcionrio responsvel pelo Setor de Expedio, por no haver manual
adequado que disponibilizasse a definio de tais tarefas, seus procedimentos e a
execuo de cada uma delas.
Outra situao que passa a ser mais facilmente resolvida a que ocorre em caso
de faltas eventuais de funcionrios, ou em caso de frias. A atribuio documentada de
tarefas permite, em caso de necessidade de substituio de funcionrios, maior
facilidade de escolha para ocupao do cargo vago.
O Manual de Procedimentos elaborado para o setor de Expedio poder ainda
servir como princpio e base para a elaborao de um manual para todos os setores e,
ento, para toda a empresa. A existncia de um manual completo, que abranja todos os
setores, facilitar uma viso e anlise mais ampla de todo o processo realizado na
editora, e estender os demais benefcios da existncia de um manual aos demais
setores.
importante lembrar ainda que o fluxo de informaes referentes a cargos e
tarefas tambm passa a ser facilitado atravs da existncia do Manual na Editora.
No que tange Descrio e Anlise do Cargo de Auxiliar de Expedio, foi
permitido definir com maior preciso as atribuies e os requisitos necessrios ao
ocupante do cargo. Isso veio facilitar o entendimento das responsabilidades do seu
ocupante e tambm o processo de seleo da Editora.
18
6. CONCLUSO
O registro documentado dos procedimentos o primeiro passo para se garantir o
cumprimento das tarefas de forma prevista e padronizada, sendo assim de fundamental
importncia para o funcionamento da Editora, e de qualquer empresa. A uniformidade
dos processos torna mais fcil o gerenciamento das rotinas. A padronizao, ento,
passa a ser de grande relevncia, como forma da garantir a estabilidade e regularidade
do processo. Evitar variabilidades nos processos controlar riscos e, por tanto, evitar
erros.
A atribuio de funes e as formas adequadas de exerc-las sero sempre
asseguradas pelo Manual de Procedimentos e pela Descrio e Anlise de Cargo. A
vigncia do manual garante
funcionrio que for considerado o mais apto para as realizarem, e garante a realizao
de maneira desejada e esperada.
Atravs de documentos de procedimentos, possvel ainda, se analisarem os
processos desenvolvidos na empresa e se estabelecer uma viso crtica dos mesmos, o
que permite, ento, se enxergarem falhas e se optar por melhorias. H, dessa forma,
maior possibilidade de reduzir riscos e planejar medidas de correo.
Nesses aspectos, a elaborao do Manual de Procedimentos e a Descrio e
Anlise de Cargos, pode ser considerada imprescindvel a qualquer organizao, quando
se deseja obter maior previsibilidade, uniformidade e controle dos processos. O Manual
deve ser encarado como uma importante ferramenta de planejamento e como fonte de
informao para a tomada de decises que dizem respeito aos recursos humanos e ao
escopo da empresa.
19
7. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
ARAJO, Luz Csar Gonalves de. Organizao e mtodos: integrando
comportamento, estrutura, tecnologia e estratgia. 4 ed. So Paulo: Atlas, 1994.
BARBOSA, E. F. et al. Implantao da qualidade total na educao. Belo Horizonte:
Fundao Christiano Ottoni, 1995.
BOGGIO, Aldo J. Um modelo de documentao da qualidade para a construo civil.
In: FORMOSO, C. T. (ed.) Gesto da qualidade na construo civil: uma
abordagem para empresas de pequeno porte. 2. ed. Porto Alegre, Programa da
Qualidade e Produtividade na Construo Civil no Rio Grande do Sul. 1995. p.127-147.
CRUZ, T. Sistemas, organizao e mtodos: estudo integrado das novas tecnologias
de informao. So Paulo: Atlas, 2002.
COLENCHI, V. M. O & M e qualidade total: uma interpretao perfeita. Rio de
Janeiro: Qualitymark, 2003.
CURY, Antnio. Organizao e mtodos: perspectiva comportamental &
abordagem contingencial. 5. ed., So Paulo: Atlas, 1990.
FARAH, Marta F. S. Tecnologia, processo de trabalho e construo habitacional.
196 p. Tese (Doutorado em Sociologia). Universidade de So Paulo, So Paulo, SP.
GITLOW, H. S. Planejando a qualidade e a competitividade. Rio de Janeiro:
Qualitymark, 1993.
MAIA, Maria A. M. Metodologia de interveno para padronizao na execuo de
edifcios com participao dos operrios. 101 p. Dissertao (Mestrado em
Engenharia de Produo). Universidade Federal de Santa Catarina, Florianpolis, SC,
1994.
20
21
APNDICE 1
22
SETOR: Expedio
Subordinao:
Diretoria Financeira
ATRIBUIES
1 Expedio de materiais: cartas, impressos, encomendas, sedex, PAC e encomenda domiciliar. Envio de
todo o material de postagem aos Correios no mesmo dia da data de emisso da NF at s 15h;
2 Controle dirio de postagens, lanamentos de valores e cdigo do objeto no programa de postagem da
Ultimato;
3 Expedio de materiais por meio de transportadoras (Salutaris, Pssaro Verde, Jamef e Unida);
4 Preparo de material para eventos e vendas especiais (congressos) em Viosa e em outras cidades;
5 Participao em malas-diretas;
6 Recebimento de materiais, lanamento no estoque, estocagem adequada e manuteno e organizao do
almoxarifado;
7 Fornecimento de informaes semanal sobre o estoque (livros, CDs, revistas Ultimato, livros de outras
editoras, etc);
8 Compra de materiais de escritrio a cada dois meses;
9 Impresso de relatrios de prestao de contas de Mos Dadas/ Interserve e outros servios de postagem
que no seja da Ultimato e entregar para gerncia financeira;
10 Descarte de revistas para expedio no CEM. Fazer mudana do material usado na expedio, e aps a
mesma trazer as revistas que sobraram e o material usado no servio para a sede da Editora Ultimato;
11 Preparo, a cada edio de 1000 revistas, para a coleo, conforme rotina Preparo de revistas para
coleo anual;
12 Estocagem de revistas antigas, conforme rotina Manuteno de estoque de revistas antigas;
13 Controle de estoque de envelopes;
14 Colocao de plsticos nos livros, para que no estraguem e no sujem de poeira;
15 Seleo de 50 exemplares da revista Ultimato cada nova edio, conforme rotina Alimentar estoque
de revistas-relquias;
16 Controle de qualidade do todos os livros novos.
23
SETOR: Expedio
Subordinao:
Diretoria Financeira
ANLISE DE CARGO
Requisitos mentais:
Por tempo: selecionar atividades relevantes com os objetivos, priorizar, alocar o tempo, preparar e
seguir rotinas.
Por materiais, mquinas e equipamentos: obter, guardar, alocar e utilizar materiais, mquinas e
equipamentos com eficincia.
Caractersticas gerais:
24
SETOR: Expedio
Subordinao:
Diretoria Financeira
ANLISE DE CARGO
Caractersticas gerais (continuao)
Cultive a curiosidade;
Seriedade;
Dinmico;
Dedicado/comprometido;
Caractersticas especficas:
Aptido numrica;
Espontaneidade;
Fluncia verbal;
Memria visual;
Memria auditiva;
Viso de conjunto;
Facilidade de comunicao;
Capacidade de anlise.
25
APNDICE 2
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
SETOR DE EXPEDIO
26
Data: 29/06/06
Setor: Expedio
Edio/Reviso
Documento n
RESULTADOS ESPERADOS
Enviar produtos solicitados aos destinatrios, no menor prazo possvel por intermdio dos Correios.
ATIVIDADES PRINCIPAIS
1.
2.
livros;
CDs;
as notas que estiverem solicitando o pedido de revistas de edies anteriores, devem ser separadas junto
com os pedidos de livros
3.
Observar na nota fiscal os itens descrio do produto, quantidade e dados adicionais e identificar os
objetos que sero postados;
4.
5.
6.
7.
8.
Pesar os produtos que sero enviados, acrescentando cerca de 50g referente a embalagem que ser
realizada;
9.
10. Clicar em visualizar (o programa exibir todas as opes de postagem com os custos);
11. Escolher sempre a categoria mais barata, exceto quando for solicitado pelo cliente uma categoria
especfica;
12. Acessar o programa de Controle de Postagem diria;
13. Registrar no programa: a data, contedo (o cdigo do produto ou n da nota fiscal), cdigo da venda, nome
do cliente (quando a postagem for registrada), estado, peso, categoria, valor do frete indicado na nota (caso
exista), valor do frete pago pela editora (valor encontrado anteriormente no clculo do frete);
14. Destacar a etiqueta referente ao cliente;
15. Colar a etiqueta no invlucro ou envelope;
ELABORADO:
VERIFICADO:
APROVADO:
27
Data: 29/06/06
Setor: Expedio
Edio/Reviso
Documento n
RESULTADOS ESPERADOS
Enviar produtos solicitados aos destinatrios, no menor prazo possvel por intermdio dos Correios.
ATIVIDADES PRINCIPAIS
16. Colocar a nota fiscal dentro do envelope;
17. Fazer a embalagem e deposita-la na caixa de encomenda, quando necessrio,
18. Aguardar a chegada dos Correios para retirar todo o material;
19. Enviar outros materiais no mesmo dia, aps o recolhimento dos materiais pelos Correios, caso haja
necessidade;
19.1 Ligar para o motoboy;
19.2 Solicitar a coleta;
19.3 Fazer a postagem na agncia dos Correios at as 17:00 horas.
ELABORADO:
VERIFICADO:
APROVADO:
28
29
30
Data: 29/06/06
Setor: Expedio
Edio/Reviso
Documento n
RESULTADOS ESPERADOS
Recolher toda a sobra de revistas da edio anterior estocadas no almoxarifado, aps a chegada da edio
atual;
2.
3.
4.
5.
6.
7.
ELABORADO:
VERIFICADO:
APROVADO:
31
32
Data: 29/06/06
Setor: Expedio
Edio/Reviso
Documento n
RESULTADOS ESPERADOS
Separar um lote com 50 exemplares, cada nova edio da revista Ultimato e/ou Mos Dadas;
2.
Embalar em um saco plstico, e lacrar com fita adesiva os exemplares sem retirar nada;
3.
4.
5.
Somente a diretoria tem autorizao para retirar qualquer revista do estoque de revista relquias.
* Revistas relquias referem-se a um conjunto de revistas que sero guardadas com o objetivo de manter um
registro da histria de Editora Ultimato, tambm podem ser usadas como fonte de pesquisa na elaborao de
livros ou em reportagens para prpria a revista Ultimato.
ELABORADO:
VERIFICADO:
APROVADO:
33
34
Data: 24/07/06
Setor: Expedio
Edio/Reviso
Documento n
RESULTADOS ESPERADOS
Preparar e enviar todos os produtos solicitados para a realizao do evento ou vendas especiais
ATIVIDADES PRINCIPAIS
1.
2.
3.
4.
Acessar o programa de Clculo de Frete, quando for enviar pelos Correios, Salutaris, Pssaro Verde ou
transportadora Jamef;
Registrar o valor do frete de acordo com a opo de envio que est sendo solicitada na nota fiscal;
6.
7.
Registrar no programa a data, contedo (o cdigo do produto ou n das notas fiscais), cdigo da venda,
nome do cliente, estado, peso, categoria, valor do frete indicado na nota (caso exista), valor do frete pago
pela editora (valor encontrado anteriormente no clculo do frete);
8.
9.
10. Telefonar para a transportadora solicitando que seja feita a coleta do material (ver tarefa: Expedio de
materiais por transportadora);
11. Telefonar para o motoboy e solicitar a coleta e o despacho do material atravs dos Correios ou
transportadora;
12. Preencher na nota fiscal a quantidade de volumes, e envi-la obrigatoriamente fora da caixa. O boleto
bancrio dever ir dentro da caixa.
Obs: Quando o evento ocorrer em Viosa, no h necessidade do clculo do frete e da escolha da empresa
para despachar o material. No Controle de Postagem Diria digitar Mo Prpria no item transportadora
ELABORADO:
VERIFICADO:
APROVADO:
35
36
37
Data: 06/07/06
Setor: Expedio
Edio/Reviso
Documento n
RESULTADOS ESPERADOS
Juntar os recibos de postagens (sedex, encomenda, impresso registrado e carta registrada) emitidos pelos
Correios que vem com o malote no dia seguinte do envio do material;
2.
Localizar os recibos no programa de controle de postagem diria, de acordo com a data dos recibos;
3.
4.
5.
Registrar no campo centro de custo o nome da organizao, no caso de recibos de postagem de outra
empresa;
6.
Conferir se o valor total do recibo est de acordo com o valor total indicado no campo frete editora. Caso
estes valores apresentem diferenas:
7.
8.
9.
ELABORADO:
VERIFICADO:
APROVADO:
38
39
Data: 06/07/06
Setor: Expedio
Edio/Reviso
Documento n
RESULTADOS ESPERADOS
Realizar toda segunda-feira a contagem de todos os CDs e livros com quantidade menor que 200
exemplares (estoque limite);
2.
3.
4.
5.
6.
Encaminhar para o Coordenador Editorial para preencher o campo situao dos livros;
7.
ELABORADO:
VERIFICADO:
APROVADO:
40
41
Data: 06/07/06
Setor: Expedio
Edio/Reviso
Documento n
RESULTADOS ESPERADOS
Enviar produtos solicitados aos destinatrios, no menor prazo possvel por intermdio das tranportadoras.
ATIVIDADES PRINCIPAIS
1.
2.
Observar na nota fiscal os itens descrio do produto, quantidade e dados adicionais e identificar os
objetos que sero postados;
3.
4.
5.
Preencher na nota fiscal a quantidade de volumes, e envi-la obrigatoriamente fora da caixa. Colocar o
boleto bancrio dentro da caixa;
6.
7.
8.
9.
10. Preencher os dados na Ficha de Solicitao de Coleta (Exp. 001/2006)* referente nota fiscal: nome do
cliente, nmero da nota, quantidade, peso;
11. Acessar o programa de Controle de Postagem Diria;
12. Registrar no programa a data, contedo (o cdigo do produto ou n da NF), cdigo da venda, nome do
cliente, estado, peso, categoria, valor do frete indicado na nota, valor do frete pago pela editora;
13. Aguardar a transportadora realizar a coleta;
14. Preencher, no momento da coleta, outros dados na Ficha de Solicitao de Coleta: nome da pessoa que fez
a retirada, data da coleta e placa do veculo;
15. Registrar no programa de Controle de Postagem Diria, no campo Observao a data que o material foi
retirado.
* Um modelo da Ficha de Solicitao de Coleta, cdigo Exp. 001/2006, encontra-se ao final da presente tarefa.
ELABORADO:
VERIFICADO:
APROVADO:
42
SOLICITAO DE COLETA
Transportadora Solicitada:________________________________________________________
Solicitada Por:_________________________________________________________________
Atendente:____________________________________________________________________
Data da Solicitao:______________No. Coleta:___________Previso Coleta:_____________
Coletado por:_____________Data da Coleta: ____________ Placa do Veiculo: ____________
DESCRIO NF:
Nome Cliente/No. NF___________________________________________________________
Cod. NF:______________________________ Qtd. Volume:____________Peso:___________
Entregue Por:__________________________________________________________________
Exp. 001/2006
43
44
45
Data: 31/07/06
Setor: Expedio
Edio/Reviso
Documento n
RESULTADOS ESPERADOS
Enviar produtos solicitados aos destinatrios, no menor prazo possvel por intermdio de empresas de
nibus.
ATIVIDADES PRINCIPAIS
1.
2.
Observar na nota fiscal os itens descrio do produto, quantidade e dados adicionais e identificar os objetos
que sero postados;
3.
4.
5.
Preencher na nota fiscal a quantidade de volumes, e envi-la obrigatoriamente fora da caixa. Colocar o
boleto bancrio dentro da caixa.
6.
7.
8.
9.
Registrar no programa a data, contedo (o cdigo do produto ou n da NF), cdigo da venda, nome do
cliente, estado, peso, categoria, valor do frete indicado na nota, valor do frete pago pela editora;
No caso da empresa Salutaris:
ELABORADO:
VERIFICADO:
APROVADO:
46
47
48
Data: 07/07/06
Folha:
Documento n
Edio/Reviso
RESULTADOS ESPERADOS
2.
Retirar o plstico de proteo de cada uma das revistas com cuidado para no danific-las;
3.
4.
Retirar os grampos;
5.
Separar as revistas da mesma edio, em pilhas de 10 unidades e conferir se o nmero de revistas est
absolutamente correto (deve conter exatamente 1000 revistas);
6.
Armazenar no almoxarifado em local seco e seguro, dentro de caixas de papelo, identificando o nmero
da edio.
7.
Aps a armazenagem das 6000 mil revistas (1000 de cada edio), dividi-las em lotes anuais, ou seja,
contendo uma revista de cada edio, totalizando 6 revistas em cada lote;
8.
Realizar o controle dos lotes anuais, fazendo uma vistoria em todos, para verificar se realmente existe
uma, e somente uma, revista de cada edio no lote.
9.
10. Separar lotes anuais, intercalando o sentido das pginas de cada lote (um lote ficar no sentido normal e o
outro ter um giro de 180), de modo que mantenham a ordem dentro das caixas durante o transporte;
11. Armazenar em caixas, lacrar e despachar para a grfica solicitada.
ELABORADO:
VERIFICADO:
APROVADO:
49
50