Trabajo de Informtica I

Profesor: Ing. David Macas

Qu es arqueo de caja?
El arqueo de caja es el anlisis de las transacciones del efectivo, en un
momento determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado
todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde
con lo que se encuentra fsicamente en caja en dinero efectivo, cheques o
vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando
adecuadamente.
Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de
caja en fechas no previstas por el cajero. Es frecuente que en los arqueos de
caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del
libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta
denominada diferencias de caja. Se le cargan los faltantes como prdidas y
se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias,
al cierre del ejercicio, la cuenta diferencias de caja se deber cancelar
contra la de prdidas y ganancias.
Un breve repaso bibliogrfico para ampliar y profundizar el concepto:

Autor: Mario Snchez

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Soldevilla y Sobrevas (p.289) explican que las cuentas de tesorera estn

sometidas a un riesgo especial dadas las continuas entradas y salidas de
dinero, puede pasar que haya un error o una apropiacin indebida de
efectivo por lo que merecen un control especial. En relacin a la caja es
conveniente que exista un control especial sobre los movimientos de sta y
que se realice peridicamente el denominado arqueo de caja.
Este, consiste en el recuento fsico del dinero en existencia y en
comparar este recuento con el saldo de caja segn la contabilidad. A
menudo en el arqueo se incluyen los vales de caja. Dado que los vales de
caja no son dinero, sino justificantes de gastos o prstamos, han de
contabilizarse como lo que son y no como caja. En el caso de que existan
diferencias al realizar el arqueo ser necesario ajustar el saldo contable para
que la cuenta de caja refleje el valor real del dinero que hay en caja.
Godoy y Greco (p.139) lo definen como el procedimiento tcnico-contable
que tiene por objeto ponderar la eficacia del control interno sobre las
operaciones de movimiento de fondos. Permite determinar si las personas
encargadas de la administracin de la caja actan con honestidad, eficiencia
y responsabilidad.

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Para ellos el arqueo de caja es un inventario material de los fondos

existentes en un momento dado. Consiste en el cotejo de los resultados
obtenidos con los saldos contables si stos se llevan estrictamente al da, es
decir, si las operaciones realizadas se vuelcan sin dilacin en los libros de
contabilidad, el cotejo en s no pasa de ser una sencilla confrontacin de
importes; sin embargo, si de este cotejo aparecen diferencias, entonces, y
especialmente si las discrepancias son importantes, la tarea de determinar
las razones que dieron lugar a las mismas suele ser compleja y requiere
pleno dominio de la tcnica contable y de los principios de organizacin de
empresas. S los libros de contabilidad no se encuentran al da, la labor de
determinar la concordancia de los resultados del arqueo con los saldos que
arrojan aqullos, entraa un procedimiento de ajuste que hace an ms
necesaria la pericia en contabilidad.
Hortigela (p.70) indica que para poder comprender el arqueo de caja
primero se tiene que definir lo que significa recuento de caja, ya que se
tiende a denominar a las dos operaciones por igual:
Recuento de caja: consiste en contar y anotar el dinero en metlico
(billetes y monedas) que existe en caja al finalizar el perodo,
obteniendo la suma total, y verificar los documentos de cobro y pago
justificativos de las anotaciones de libro de caja.
Arqueo de caja: es la comprobacin de que los totales del
recuento de caja coinciden con los saldos finales que figuran en el
libro de caja.

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Tambin debe comprobarse la coincidencia del saldo de los documentos de

cobro y pago que se hayan anotado en el libro. Si durante el arqueo de caja
se detecta alguna diferencia, que puede deberse a equivocaciones en el
cobro o pago en metlico, errores en la confeccin de recibos o anotaciones
en el libro, extravos, u olvido de confeccin de algn justificante de cobro,
debe enmendarse el error. Si no se consigue averiguar la causa del desfase,
deber anotarse en el libro de registro de caja la desviacin detectada.
El documento en el cual se registra el recuento de caja y se verifica el
arqueo se denomina acta de arqueo de caja. En l se detallan, por separado,
todo el dinero en metlico y los documentos de cobro y pago que se
encontraban en caja en el momento del recuento. Una vez cumplimentada
el acta, es imprescindible comparar el saldo del libro de caja con el
resultado del recuento para comprobar que coinciden y, si no es as,
detectar el error producido y proceder a su solucin.
Piedra (pp.62, 63) expresa que el arqueo de caja consiste en verificar
que el dinero existente en las arcas de la unidad econmica coincide
con el saldo de las cuentas representativas de caja. El motivo de esta
comprobacin radica en que, al efectuar los diversos cobros y pagos,
pueden haberse originado errores que conllevan que el saldo contable
difiera de las existencias finales de dinero. Estas diferencias que surgen al
efectuar el arqueo de caja se denominan diferencias de arqueo. En el caso
de que existan tales diferencias, se deber analizar sus causas, entre las
cuales se podran citar las siguientes:
Errores en el registro contable
Extravo o falta de justificantes
Errores en los cobros o en los pagos.

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Una vez analizado el origen de las citadas diferencias. Se deber ajustar el

saldo contable al importe que arroja el arqueo. Para ello, generalmente, la
empresa puede optar por las siguientes alternativas:
a. Designar un cajero que se haga responsable de las diferencias de
arqueo. En este caso, al cajero responsable se le suele pagar una
cantidad de dinero estipulada que recibe la denominacin de
quebranto de moneda. Normalmente incluida en su sueldo, con la
finalidad de que responda en todo momento de las diferencias de
arqueo que se originen. De esta forma, las diferencias surgidas sern
cubiertas por el propio cajero y, por tanto, las existencias finales
segn arqueo coincidirn siempre con el saldo contable de las
cuentas representativas de caja, no generando anotacin contable
alguna.
b. Asumir como propias las diferencias de arqueo. Si la empresa optase
por esta alternativa, las diferencias de arqueo debern reasignarse
contablemente cargando o abonando las cuentas de caja con abono o
cargo, respectivamente, a una cuenta diferencial cuyo saldo se
imputar finalmente al resultado del ejercicio.
A continuacin se aade un ejemplo y modelo de acta de arqueo:

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Bibliografa
Godoy, Amanda Alicia y Greco, Orlando. Diccionario Contable y
Comercial. Valletta Ediciones, 2006
Hortigela

Valdeande, ngeles, Anlisis

gestin

de

los

instrumentos de cobro y pago, Editorial Paraninfo, 2012

Piedra

Herrera,

Francisca. Contabilidad

Financiera

I, Delta

Publicaciones, 2009
Soldevila, Pilar y Oliveras Sobrevas, Ester. Contabilidad general
con el nuevo PGC, Profit Editorial, 2010

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Qu es la Conciliacin Bancaria?
Mensualmente, el banco enva a sus clientes el extracto del movimiento o
ms conocido como estado de cuentas corrientes, con el fin de
mantenerlos informados sobre sus saldos.
Por otra parte, es una forma de autocontrol del banco, pues de no recibir
ningn tipo de reclamo, se entender por aceptado y conforme.
La intencin del banco, desde el punto de vista del control, es
perfectamente compatible con el control interno que se deber observar
dentro de la empresa depositante.
Por tal razn, el proceso contable, adems del registro comn, debe
comprender la elaboracin mensual de la conciliacin bancaria.
Por tanto, el saldo en libros debera coincidir con el estado de la cuenta
del banco. Sin embargo, es muy comn observar que dichos saldos no
concuerdan, debidos a las siguientes razones:
1. Error en las anotaciones en la institucin bancaria.
2. Error en los libros de la empresa.
3. Registro unilateral, por algunos de los siguientes conceptos:

Cheques girados por la empresa, no pagados an por el banco.

Notas de depsito enviadas y no registradas por el banco.

Notas crdito emitidas por el banco y no registradas por

la empresa.

Notas dbito emitidas y no registradas por la empresa.

Una vez Identificado el tipo de error, se proceder as
Cuando es un error del banco, se procede al reclamo y hasta
cuando se solucione debe asentarse el valor en una cuenta transitoria
para que no distorsione el saldo real del banco.
En el segundo caso solamente se debe rectificar el asiento errneo.

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En el caso de cheques girados y no cobrados, y de los depsitos

an no registrados, no ameritan ningn asiento, slo es cuestin de
esperar unos das hasta que los beneficiarios hagan efectivos sus
cheques o que el banco registre el depsito (seguramente hecho en
horario adicional).
Para realizar la conciliacin, lo ms cmodo y seguro, es iniciar tomando
como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario,
pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los
movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser ms confiables
que los que tiene la empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliacin bancaria podra ser:
Saldo del extracto bancario:

XXX

(-) Cheques pendientes de cobro: XXX

(-) Notas crdito no registradas

XXX

(+) Consignaciones pendientes

XXX

(+) Notas debito no registradas

XXX

() Errores en el auxiliar

XXX

= Saldo en libros.

XXX

Recordemos que en este caso, las notas debito significan una

erogacin para la empresa, puesto que una nota debito significa un
ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la

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puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la

chequera, etc.
Las notas crdito significan un ingreso para la empresa, puesto que
una nota crdito significa un egreso para quien la emite, es decir el
banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares,
y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma,
partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el
auxiliar.
Una vez identificados los conceptos y valores que causan la diferencia,
se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir
las inconsistencias y los errores encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es comn), se
debe hacer la respectiva reclamacin, y si se trata de un valor
considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamacin
que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe
contabilizar.
La conciliacin no busca que ningn momento legalizar los errores;
la conciliacin bancaria es un mecanismo que permite identificar las
diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos
ajustes y correcciones.
Son muchas las aplicaciones y programas con los que se puede realizar
la conciliacin bancaria de forma automatizada, como Captio, que

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permite conciliar de forma muy simple los gastos de viaje. Pero si optas
por seguir haciendo este proceso a mano, este ejemplo de conciliacin
bancaria te puede ser muy til.
El primer documento que nos hace falta es el extracto bancario del
periodo que queremos conciliar. Suele hacerse de mes en mes, pero se
puede hacer cada menos tiempo si es necesario. En este caso, hacemos
la conciliacin bancaria del mes de noviembre de una empresa.

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Como ya sabes, antes de empezar a conciliar un periodo, por ejemplo un

mes, la contabilidad tiene que estar al da, para evitar tener que conciliar
varias veces. En este caso, cogemos el libro mayor de contabilidad de la
empresa del mismo periodo, es decir de noviembre:

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La mayora de empresas disponen de varias cuentas bancarias, por lo que

tenemos que comprobar que estamos conciliando la informacin de la
misma entidad y de la misma cuenta.
El ltimo documento que nos har falta es la conciliacin bancaria del
mes anterior, para comprobar el saldo final, y en caso de encontrar algn
desajuste poder verificar si su origen est en el mes que conciliamos o bien
lo venimos arrastrando de periodos anteriores.
Con esta informacin procederemos a rellenar el documento de
conciliacin. Aqu tienes una plantilla de este documento.

Recuerda que se trata de un proceso necesario pero no obligatorio, por lo

que no hay requisitos formales. La plantilla que te mostramos es un
ejemplo, pero puede variar segn la empresa.

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Al puntear los diferentes movimientos en el libro mayor y en el extracto

bancario, vamos apuntando en el documento de conciliacin bancaria los
movimientos conciliados, pero tambin las diferencias que vamos
encontrando. En nuestro caso particular, el ejemplo de conciliacin
bancaria es este:

Una vez hecho este proceso, podremos proceder a realizar los ajustes,
apuntes y verificaciones necesarias.

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