REPBLICA DE PANAM

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAM

CENTRO REGIONAL DE COCL
FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL
LICENCIATURA EN LOGSTICA Y TRANSPORTE MULTIMODAL

PROYECTO FINAL
IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN A DISTRIBUIDORA
GONZLEZ

ESTUDIANTES:
SHEILA DOMNGUEZ
JOS . PREZ
ROSIRIS RIOS
NICOLS RODRGUEZ V.

PROFESORA:
YANETH GUTIRREZ

DISEO DE SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL

PENONOM, COCL

2015

INTRODUCIN
El entorno actual en el cual se desempean las empresas hoy en da, han provocado un cambio
en la forma de gerencia. Es as que el uso apropiado de la informacin, llamado gestin del
conocimiento por Peter Drucker a mediados del siglo 20, se ha constituido en una ventaja
competitiva, ya que, el adecuado procesamiento y posterior utilizacin de la informacin,
como base y apoyo en la toma de decisiones en las empresas, la convierten en un factor de
diferenciacin difcil de ser percibido, copiado o igualado. Razn por la cual deben
desarrollar sistemas eficientes y eficaces de gestin de la Informacin.
Los Sistemas de Informacin Gerencial se han convertido en un arma estratgica, ya que,
proporcionan a la gerencia informes sobre el desempeo actual de la organizacin, esta
informacin se utiliza para supervisar y controlar la empresa y pronosticar su
comportamiento futuro, as como de apoyo en la toma de decisiones para el nivel estratgico
de las organizaciones.
La empresa, Distribuidora Gonzlez, objeto de este trabajo, evalu la necesidad de
implementar una forma de manejar eficiente la informacin, dentro de sus pasos para lograr
este objetivo, se encuentra la compra de una PC, as como un Paquete Computacional
llamado MS OFFICE. La finalidad de este trabajo es la evaluacin, seleccin y evaluacin
de un sistema computacional adecuado acorde a las necesidades de esta empresa

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCIN ............................................................................................................................... 2
OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 4
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA ........................................................................................... 5
RAZONES PARA PROPONER EL PROYECTO .................................................................... 6
DIAGRMAS DE FLUJO DE DATOS ......................................................................................... 7
DICCIONARIO DE DATOS ....................................................................................................... 9
DESARROLLO DE LA PROPUESTA DEL SISTEMA ........................................................ 11
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD ............................................................................................ 11
FACTIBILIDAD TCNICA................................................................................................. 11
FACTIBILIDAD OPERACIONAL ...................................................................................... 15
CRONOGRAMA DE EVENTOS .......................................................................................... 16
DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA DE INFORMACIN CREADO .................. 17
DISEO DEL SISTEMA DE INFORMACIN ...................................................................... 19
DISEO DE SALIDA DEL SISTEMA ................................................................................. 19
IMPRESAS: ......................................................................................................................... 19
EN PANTALLA: ................................................................................................................. 20
CONCLUSIN ................................................................................................................................ 23
BIBLIOGRAFA ............................................................................................................................. 24

OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Disear el sistema de informacin gerencial adecuado para

la empresa Distribuidor

Gonzlez.
OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Diagnosticar la situacin actual de la organizacin en lo referente a la informacin
que es entregada al nivel estratgico.
2. Identificar, validar y analizar las necesidades de informacin para el diseo de
informacin gerencial que soportar la toma de decisiones en el nivel estratgico de
la organizacin.
3. Desarrollar un modelo para identificar, evaluar y seleccionar el software idneo que
se ajuste a las necesidades de la organizacin en el cual se pueda implementar el
Sistema de informacin gerencial.

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
La Distribuidora Gonzlez Ubicada en la ciudad de Penonom, lleva 6 aos ofreciendo venta
al por mayor de productos alcohlicos (cervezas, secos y otros), as como aguas embotelladas
de diferentes marcas y tamaos.
Actualmente posee una amplia bodega, flota de nueva generacin, as como un completo
arsenal de equipos para el movimiento de la mercanca sin olvidar la seguridad y salud fsica
de los empleados.
Su estructura administrativa est dada de la siguiente manera:

RAZONES PARA PROPONER EL PROYECTO

Nuestro proyecto para la implementacin de un sistema de informacin se realizar en la

Distribuidora Gonzlez, dedicada a la distribucin de licores, cervezas y sodas a los
diferentes negocios minoristas, los cuales son sus principales clientes; dicho proyecto se
basa en el control de los productos recibidos y su posterior distribucin a los diferentes
clientes para as resolver los problemas en cuanto las irregularidades el tiempo especfico de
la entrega de pedidos y mantener un control de la mercanca que se recibe y se almacena,
para esto se busca implementar un sistema automatizado que permita llevar un control
continuo y actualizado del inventario, los pedidos entregados y las ventas realizadas.
En esta empresa actualmente el control de inventario se lleva de forma manual, adems hay
muchas deficiencias en el manejo de la mercanca recibida (bebidas alcohlicas y refrescos),
los pedidos de igual forma se realizan de forma manual.
Lo que se propone con este proyecto es implementar un sistema de control de inventario
que permita gestionar los pedidos de los clientes de forma computarizada, en el momento
preciso y mantener actualizado los niveles de mercanca y reduciendo la gran cantidad de
productos en el almacn. Este proyecto est dirigido a mejorar las funciones de la empresa
en el rea operacional, especficamente en el almacn de mercanca recibida para la
distribucin, que en s, es la actividad clave de la empresa, por lo que un cambio a su actual
y tradicional sistema, representara beneficios en cuanto a la eficiencia en su rendimiento
econmico.

DIAGRMAS DE FLUJO DE DATOS

NIVEL 0

Base de datos en bodega (Tequila claro)

Cantidad existente

Verificacin de stock

Tramite del pedido (25 cajas)

Riba Smith
(cliente)

Aceptacin

Solicitud
de pedido
Quejas y devoluciones
Dato de entrega del
pedido

Cantidad
de pedido
prximo

Base de datos Riba Smith (cliente)

Entrega
cliente

NIVEL 1

DICCIONARIO DE DATOS
NIVEL 0
PROCESO DEL SISTEMA
Descripcin:
El sistema se basa en un solo proceso central,
que consiste en realizar trmites sobre pedidos como: compras,
ventas, reclamos y otros.
Entrada
Pedido del Ciente
Pedido del Ciente
Base de datos Clientes
Base de datos de Bodega

Descripcin del Proceso

El cliente solicita un artculo
El cliente solicita un artculo
Se trmitan quejas, datos de clientes
Se verifica la cantida de stock de artculos

SOLICITUD DE PEDIDOS
Descripcin:

Salidas
Aceptacin o rechazo de Pedido

Devoluciones
Devoluciones, Entregas de atculos
Cantidad exacta de Articulos en stock

VERIFICACIN DE STOCK

El cliente solicita un producto

CLIENTE

Descripcin: El sistema accede a la base de datos en busca de

infomacin solicitada.

TRMITE DE PEDIDOS

Estructura de datos que viaja con el flujo

TRMITE DE PEDIDOS

BASE DE DATOS BODEGA

Estructura de datos que viaja con el flujo

Volumen
2 MINUTOS CADA PROCESO

6 SEGUNDOS CADA PROCESO

CANTIDAD DE STOCK
Descripcin:

QUEJAS, RECLAMOS

La base de datos libera la informacin

BASE DE DATOS BODEGA

Descripcin: El sistema recibe quejas o reclamos de clientes

para lueg pprocesar una devolucin depende del caso.

TRMITE DE PEDIDOS

Estructura de datos que viaja con el flujo

Volumen

CLIENTES

Volumen

TRMITE DE PEDIDOS

Estructura de datos que viaja con el flujo

3 SEGUNDOS CADA PROCESO

1 MINUTO CADA PROCESO

ARCHIVOS DE DATOS DEL CLIENTE

DESCRIPCIN:Se almacena toda la informacin sobre la empresa,
direccin, contactos, representantes legales y numero de registro

ENTRADA DE DATOS

FLUJO DE DATOS SALIENTES

Usuario registrado

F. D. REL.
Historial de Pedidos

Informacin de pedidos

Pedidos procesados

VOLUMEN

Clasificacin de pedidos

Inventario actualizado

Informacin del cliente

Volumen

NIVEL 1
PROCESAMIENTO DEL PEDIDO DE UN CLIENTE
Descripcin: Se realiza la verificacin del cliente en el sistema y si no
esta se procede a la creacin de su usuario, para que luego se pueda
atender su pedido enviar al destino acordado.
Entrada
Nombre de la Empresa y
numero de registro.

Descripcin del Proceso

Salidas
Acceso a los productos
de la distribuidora

Datos del Nuevo Cliente

Registrar Usuario en base de datos

Informacion del pedido

Clasificar el Pedido del cliente

Caractersticas de pedido
Productos solicitados

Solicitud de Pedido
Arreglar pedidos

Verificar al Cliente

Generar usuario y
numero de registro
Informacin para el inventario (sodas, cervezas)
Informacin para almacn
Entregar al Cliente

INFORMACIN DEL CLIENTE E INFORMACIN DE LOS PEDIDOS

PEDIDO DEL CLIENTE

Descripcin: Se enva datos del cliente a la base de datos e informacin

de los pedidos al historial de pedidos

CLIENTE

Descripcin:

RECEPCION DE PEDIDOS

Estructura de datos que viaja con el flujo

Volumen

El cliente solicita sus artculo deseado.

CLIENTE

VERIFICAR CLIENTE

Estructura de datos que viaja con el flujo

2 SEGUNDOS CADA PROCESO

2 MINUTOS CADA PROCESO

INFORMACIN DE USUARIO

PROCESAR

Descripcin: Datos de clientes son enviados para clasificar segn

producto (soda, cervezas, agua)

Descripcin: El pedido pasa a ser evaluado para ver si se acepta

o no.

VERIFICAR CLIENTE
Estructura de datos que viaja con el flujo

CLASIFICAR PEDIDO
Volumen

CLASIFICAR EL PEDIDO
Estructura de datos que viaja con el flujo

Descripcin:
EL PRODUCTO

Descripcin: Se envian dats del trmite para ser alamacenado.

HISTORIAL DE PEDIDOS
Volumen
4 SEGUNDOS CADA PROCESO

Volumen

ENVIAR PRODUCTOS

INFORMACIN DE PEDIDO

Estructura de datos que viaja con el flujo

PROCESAR EL PEDIDO

30 SEGUNDOS CADA PROCESO

4 SEGUNDOS CADA PROCESO

PROCESAR PEDIDO

Volumen

SE PROCESEDE A DAR FECHA PARA ENVIAR

ARREGLO DE PEDIDO
Estructura de datos que viaja con el flujo

CLIENTE
Volumen
4 SEGUNDOS CADA PROCESO

DESARROLLO DE LA PROPUESTA DEL SISTEMA

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
FACTIBILIDAD TCNICA
Equipos con los cuenta la empresa:
Equipos de montacargas manual.
2 pick up.
2 camiones.
Tecnologa existente de software:
Actualmente esta empresa no cuenta con equipos computaciones (PC). Slo se cuenta con
una caja registradora y una calculadora.
Se necesita ms tecnologa de software?
Si, la empresa necesita tecnologa para agilizar la distribucin y poder organizar, inventariar,
controlar mejor los pedidos que se llevan a cabo.
Cul es la posibilidad de desarrollar el proyecto?
La posibilidad de desarrollar el proyecto es 100% factible, pues la empresa requiere de una
aplicacin computacional que le ayude a agilizar sus operaciones.
Qu tiempo se llevar realizar el proyecto hasta su implementacin?
La aplicacin se llevara a cabo en un lapso de 1 mes. Siempre y cuando el gerente acepte.

FACTIBILIDAD FINANCIERA
A continuacin se presenta el estudio que dio como resultado la factibilidad econmica de la
implementacin de un nuevo sistema para el control de Inventarios donde se determinaron
los recursos econmicos para el mismo. Como se mencion anteriormente en el estudio de
factibilidad tcnica la Empresa no cuenta con las herramientas necesarias para la
implantacin del sistema por lo cual el desarrollo de la propuesta requiere de una inversin
inicial en infraestructura informtica, que ms adelante desglosaremos:
Los Costos Generales: Son todos los gastos realizados en accesorios y material de oficina y
de uso diario, necesarios para los procesos, tales como, papeles, plumas, cartuchos de
impresora, marcadores, etc. A continuacin se muestra una tabla que muestra estos gastos.
Gastos Generales
Material de Oficina

Cargo Mensual
B/.
20.00

Papel para Impresora

B/.

6.75

Consumibles

B/.

10.00

B/.

36.75

TOTAL

Costo de Ambiente: Dado que no cuenta con equipos informticos actualizados e

infraestructura de red apropiadas para la implantacin del sistema, habr necesidad de invertir
en estos.
Equipos

Costo

Computadora

B/.

325.00

Impresora

B/.

35.00

Paquete de Office

B/.

150.00

Mueble de Oficina

B/.

60.00

B/.

570.00

TOTAL

Costo de Personal: Aqu se incluyen los gastos generados por el recurso humano que se
necesita para el desarrollo del sistema nicamente, donde bajo su responsabilidad estar el
contar con el personal para la operacin y funcionamiento del sistema. Actualmente
Empresa DISTRIBUIDORA GONZLEZ no requerir contratar un programador o
analistas, puesto que el mismo permite una interaccin con el usuario muy sencillo y adems

familiar, ya que, est elaborado bajo la lnea de OFFICE, especficamente Excel. Se

requerira capacitar de manera continua y avanzada a una secretaria en el uso de Excel, en
caso de que su nivel de dominio fuese muy bajo.
Gasto
Capacitacin

Costo
B/.

NOTA: La Capacitacin se podra dar de forma gratuita en Instituciones Pblicas de

Enseanza O en Lnea a travs de internet.

Costos operativos durante el desarrollo de funciones: Estos costos se refieren a aquellos

necesarios para la operatividad de las actividades de la empresa durante el periodo en el que
se realizaran las actividades cotidianas, por lo que suman al costo del desarrollo del mismo.
Los costos de operacin se muestran a continuacin:
Concepto de Pago
Luz
TOTAL

Pago Mensual
B/.
B/.

15.86
15.86

Costos totales del desarrollo del sistema:

La tabla que se muestra a continuacin, muestra los costos totales del sistema.
Concepto de Pago Pago Mensual
Gastos Generales

B/.

36.75

Equipos

B/.

570.00

Capacitacin

B/.

Costo Operacional

B/.

15.86

TOTAL

B/.

622.61

El Total mostrado en la tabla corresponde al periodo de Instalacin y Pruebas de trabajo

dando por costo final de B/. 622.61

ingresos

PRESUPUESTO
MONTO DISPONIBLE:

gastos
Duracin de Proyecto (meses):

B/. 535.00

B/. 535.00

B/. 622.61

Saldo:

GASTOS:
OTROS GASTOS:

0.25

B/. (87.61)
B/. 622.61
B/. 0.00
623

INGRESOS POR MES

Concepto
IMPUESTOS
VENTAS

TOTAL

GASTOS DEL PROYECTO

Cantidad

Concepto

B/. 35.00

Materiales de Oficina

B/. 500.00

Papel para Impresora

B/. 6.75

Consumibles

B/. 10.00

B/. 0.00

Computadora

B/. 325.00

B/. 535.00

OTROS GASTOS

Total

B/. 20.00

B/. 0.00

Impresora
Paquete de OFFICE

Concepto

Cantidad

Mueble de Oficina

Cantidad

B/. 35.00
B/. 150.00
B/. 60.00

Capacitacin

B/. 0.00

Luz

B/. 15.86

B/. 0.00

Como se puede apreciar el margen de dficit entre el presupuesto entre el presupuesto y los
costos de la implantacin son de B/ 87.61. Pero se hace la salvedad que esto puede variar
pues el costo estimado de consumo de energa por los 2 principales equipo de oficina puede
variar, as como los precios de los artculos indicados, dependiendo del establecimiento
donde se adquieran. Tambin se debe considerar que estos gastos pueden bajar si se aplican
algunas tcnicas recomendadas.

FACTIBILIDAD OPERACIONAL
Desde el punto de vista operativo, creemos que si el impacto de nuevo sistema en la
distribuidora que ser aplicado es positivo y sin grandes trabas debido los siguientes tems:
En primera instancia, la idea surge de una necesidad detectada por los que trabajan en el
depsito. Por lo cual, este sistema se enfoca a resolver un problema concreto y que fija un
punto de partida a la resolucin de este problema.
La implementacin del mismo no representa un cambio radical en los circuitos principales,
que se llevan a cabo durante el proceso de distribucin y seleccin de mercanca.
El sistema presenta un interfaz muy amigable, sumamente simple, slo requerir en concepto
de conocimientos previos, estar familiarizado con una PC.
El software presenta un control de acceso lo que permitir que cierta informacin no pueda
ser modificada por un empleado no autorizado, lo que da mayor sensacin de seguridad de
datos y en algunos casos dinero.
Lo que hace esta aplicacin atractiva es su bajsimo costo, requerimientos de sistemas y cero
niveles de contratacin de un tercero para instalacin o mantenimiento.
Resaltando todas las caractersticas anteriormente mencionadas podemos decir que el
software es el que ms encaja a las necesidades de la empresa DISTRIBUIDORA
GONZLEZ.

CRONOGRAMA DE EVENTOS

Escala de Tiempo de 11 Semanas Para el Proyecto

24/04/2015

FECHA DE INICIO:

ABRIL

MES
SEMANAS

MAYO
3

JUNIO
3

JULIO
3

ESTADO

ETAPAS DE PROYECTO
Reconocer Problema

Compleado

Formular Problema

Compleado

Estudio de Factibilidad

Compleado

Discucin de Est. de Fact.

Compleado

Visista a la Empresa

Compleado

Desarrollo de Programa

Compleado

Documentacin

Compleado

Prueba de Software

Compleado

Entrega y Exposicin

Compleado

DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA DE INFORMACIN CREADO

El programa usado para crear este sistema fue
Microsoft Excel, mediante la opcin de MACROS,
as como en su consola de programacin VISUAL
BASIC.
Al momento iniciar apreciamos un splash form (un
formulario emergente), simplemente para darle un
toque ms ciberntico o en pocas palabras una forma
que reemplaza el tpico splash que sale cuando cargas Excel.
El programa posee un requerimiento para iniciar, un usuario
y su clave, para esto posee una base de datos donde
almacena a los usuarios con sus respectivas claves, pero el
acceso estar delimitado dependiendo si es de tipo
administrador o empleado. El administrador tendr acceso a todo el sistema mientras que el
empleado slo podr acceder a partes como facturacin, ventas y compras.
Este sistema llamado GESTOR DE INVENTARIO DISTRIBUIDORA GONZLEZ,
posee una gran cantidad de funciones que facilitan
el control de toda la operacin administrativa de
esta empresa. Hay funciones como: crear un nuevo
producto, registro de compras y sus devoluciones,
facturacin, devoluciones en venta y transferencias
de bodegas, as como algunas opciones de uso
administrativo.
Analizando algunas funciones y formularios del sistema:
El formulario de registro de productos:

Creacin de usuarios:

Consulta de Compras:

Factura:

Como se puede apreciar, es un sistema muy amigable, de fcil uso, para nada costoso, sus
manteniendo no requiere costos adicionales de contratacin a terceros y su requerimiento
para ejecucin en una PC, es mnimo. Por estas y otras razones escogemos este programa
para la aplicacin en la DISTRIBUIDORA GONZLEZ.

DISEO DEL SISTEMA DE INFORMACIN

DISEO DE SALIDA DEL SISTEMA
El sistema elaborado pose 2 tipos de salidas:
IMPRESAS:
La impresin es la forma ms tradicional de presentar la informacin, si bien ahora se tiende
a reducir su incidencia, replanndola con presentaciones en pantalla.
El sistema basado en Excel posee la funcin de conectarse con una impresora e imprimir
ciertos formularios as como registros de historial, pues se sabe que en este tipo de empresa
el error es algo que se puede dar frecuentemente y para facilitar reclamos u otras situaciones
que se requiera de acceder a los historiales tanto de ventas como de compras se mantiene la
forma bsica y que casi todo los que estn familiarizados con el uso de MS EXCEL conocen
la forma de imprimir.
Las salidas impresas ms importantes que se dan son las de las facturas, puesto que nos es
cmodo ni tampoco muy accesible a usuario dar este documento digital.

EN PANTALLA:
Las salidas en pantalla se usan cada vez ms, conforme los usuarios se acostumbran a ellas y
advierten sus ventajas, porque:
Se obtienen ms velozmente que as salidas impresas.
Permiten recursos no disponibles en impresin, como zoom y cambio instantnea de
pgina.
Evitan amontonamiento de papel y el trabajo de archivarlo.
Las ventajas incentivan al empleo de estas salidas. El usuario descubre que puede prescindir
del papel si necesita informacin que no debe conservar. La desventaja viene dada por las
dimensiones de las pantallas, menores que una hoja de papel.
El programa posee los 2 tipos de salidas conocidos: los destinados a impresin que se pueden
visualizar antes y los que estn destinados a una pantalla nicamente (formularios).
En los que se pueden visualizar antes de ser impresos tenemos:
FACTURAS:

Para el caso de informacin que solo requiere ser visualizada tenemos:

MOVIENTO DE UN PRODUCTO POR FECHA:

CONSULTA POR PRODUCTO:

DEVOLUCIONES EN COMPRA:

HISTORIAL DE USUARIOS:

CONCLUSIN

Las empresas buscan continuamente mejorar la eficiencia en sus operaciones. Para tener una
rentabilidad ms alta. Los sistemas y tecnologas de la informacin, son algunas de las
herramientas disponibles ms importantes para que los gerentes consigan niveles de
eficiencia y productividad ms altos en las operaciones empresariales, especialmente cuando
se conjugan con cambios en las prcticas de negocios y en el comportamiento administrativo.
Los sistemas de informacin son muy variados y de diferente naturaleza dentro de las
empresa, se tienen lenguajes, estructuras consumo de recursos diferentes. Sin embargo, estos
sistemas al integrarse permiten extraer y manipular informacin de una manera flexible. Se
debe tener un amplio conocimiento de la operacin del negocio para coordinar el flujo de
informacin entre los diferentes sistemas dentro de la organizacin, y de esta manera
estructurar el sistema de informacin gerencial.
En el desarrollo de este trabajo se logr disear el Sistema de Informacin Gerencial alineado
con la orientacin estratgica de la empresa. El propsito de este sistema es apoyar el
direccionamiento y la toma de decisiones en la organizacin. Se trat no solo de la
identificacin de las fuentes de informacin, si no de incorporar apropiadamente las
necesidades de los usuarios del Sistema de Informacin.

BIBLIOGRAFA
1. AHUMADA, R. J. (2011). UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA.
Recuperado el 2015, de UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA.
2. Cceres, E. A. (2014). Anlisis y Diseos de Informacin.
3. KENNETH E. KENDALL, J. E. (2011). Anlisis Y Diseo De Sistemas. Mxico:
PEARSON EDUCACIN.