CDIGO: U-PR-11.005.

008

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN
PROCEDIMIENTO:
DIAGNOSTICO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL

CDIGO: 11

VERSIN: 0.0
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SUBPROCESO: IMPLEMENTACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL

1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Identificar las condiciones en las que se encuentran los archivos para detectar deficiencias y oportunidades de manejo y formular
estrategias de mejoramiento o mantenimiento de dichas condiciones. Incluye la identificacin del archivo, de las caractersticas de su
infraestructura fsica y el estado en el que se encuentran los documentos.
ALCANCE: Comienza con la identificacin de todos los archivos de la Universidad y termina con la elaboracin del informe final. Aplica para
las Unidades de Archivo.
DEFINICIONES:
1. Deterioro: Alteracin o degradacin de las propiedades fsicas, qumicas y/o mecnicas de un material, causada por envejecimiento natural
u otros factores.
(Fuente: Glosario Archivo General de la Nacin. Acuerdo No. 027-2006).
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Pautas para Diagnstico Integral de Archivos. 2003. Jaimes y Garca. AGN. Bogot.
CONDICIONES GENERALES:
1. El procedimiento de diagnostico de documentos y archivos aplica para todos los archivos de la Universidad.
2. Cada Sede aplicar las secciones del diagnstico que requiera de acuerdo con sus necesidades.
ID.

ACTIVIDAD

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

DESCRIPCIN
RESPONSABLE
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O PUESTO
UNIDAD DE
DE TRABAJO
GESTIN

Identificar los
archivos de la Sede

Realizar un listado de la totalidad

de archivos de la Sede.

Seleccionar los
archivos objeto de
diagnstico y
elaborar el listado de
archivos a
diagnosticar.

Seleccionar los archivos cuyo

diagnstico es prioritario de
acuerdo
con
los
siguientes
criterios: Riesgo de afectacin,
Deterioro, Consulta frecuente e
Importancia para la ciencia, la

Unidades de
Archivo de
Sede
Secretaras de
Sedes de
Presencia
Nacional
Unidades de
Archivo de
Sede
Secretaras de
Sedes de
Presencia

REGISTROS

Funcionario
asignado

Listado de
archivos de la
Universidad

Funcionario
asignado

Listado de
archivos a
diagnosticar

SISTEMAS DE
INFORMACIN O
APLICATIVOS
INFORMTICOS

Hoja de
Calculo en
Microsoft
Excel,
Documento
en Microsoft
Word.
Hoja de
Calculo en
Microsoft
Excel,
Documento
en Microsoft

CDIGO: U-PR-11.005.008

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN
PROCEDIMIENTO:
DIAGNOSTICO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL

ID.

ACTIVIDAD

Programar las visitas

a los archivos.

Aplicar los formatos

de diagnstico.

Sistematizar la
informacin y
elaborar el informe
preliminar

CDIGO: 11

VERSIN: 0.0
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SUBPROCESO: IMPLEMENTACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

DESCRIPCIN
RESPONSABLE
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O PUESTO
UNIDAD DE
DE TRABAJO
GESTIN

cultura y la tecnologa. Una vez

Nacional
seleccionados los archivos a los
que se les va a aplicar el
diagnstico se elabora el listado
correspondiente.
Concertar con las dependencias
correspondientes, las visitas a los Unidades de
archivos
para
efectuar
el
Archivo de
diagnstico.
Sede
Nota: Estas visitas incluyen Secretaras de
entrevistas a los funcionarios y/o
Sedes de
encargados de los archivos, y el
Presencia
registro fotogrfico de los archivos
Nacional
y su documentacin.
Unidades de
Diligenciar
los
formatos
de
Archivo de
diagnstico para las reas de:
Sede
Identificacin, Infraestructura fsica Secretaras de
del Archivo y Caractersticas de la
Sedes de
Documentacin.
Presencia
Nacional
Unidades de
Archivo de
Analizar y tabular los datos
Sede
obtenidos y redactar un informe Secretaras de
preliminar.
Sedes de
Presencia
Nacional

REGISTROS

SISTEMAS DE
INFORMACIN O
APLICATIVOS
INFORMTICOS

Word.

Funcionario
asignado

Programacin
de visitas a los
archivos

Hoja de
Calculo en
Microsoft
Excel,
Documento
en Microsoft
Word..

Funcionario
asignado

Formatos de
diagnstico
diligenciados.

Hoja de
Calculo en
Microsoft
Excel

Informe
preliminar

Documento
en Microsoft
Word.
Hoja de
Calculo en
Microsoft
Excel.

Funcionario
asignado

CDIGO: U-PR-11.005.008

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN
PROCEDIMIENTO:
DIAGNOSTICO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL

ID.

CDIGO: 11

Revisar el informe
preliminar por parte
de la Unidades de
Archivo

Revisar el informe preliminar por

parte del jefe de la Unidad de
Archivo correspondiente y formular
los ajustes pertinentes.

Elaborar el informe
final

Ajustar el informe preliminar con

base en las observaciones del
Jefe de la Unidad de Archivo y
elaborar el informe final.

ELABOR

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SUBPROCESO: IMPLEMENTACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

DESCRIPCIN
RESPONSABLE
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O PUESTO
UNIDAD DE
DE TRABAJO
GESTIN

ACTIVIDAD

VERSIN: 0.0

Unidades de
Archivo de
Sede
Secretaras de
Sedes de
Presencia
Nacional
Unidades de
Archivo de
Sede
Secretaras de
Sedes de
Presencia
Nacional

Jefe de las
Unidades de
Archivo

Solicitud de
ajustes

Funcionario
asignado

Informe final

Divisin de Archivo y
Correspondencia Sede Bogot

REVIS

CARGO

Jefe Divisin de Archivo y

Correspondencia

CARGO

Analista y Coordinador de UN
SIMEGE Nodo Nacional

CARGO

FECHA

Agosto 14 de 2008

FECHA

Septiembre De 2008

FECHA

Coordinacin UN SIMEGE

REGISTROS

APROB

SISTEMAS DE
INFORMACIN O
APLICATIVOS
INFORMTICOS

Documento
en Microsoft
Word.
Hoja de
Calculo en
Microsoft
Excel.
Documento
en Microsoft
Word.
Hoja de
Calculo en
Microsoft
Excel

Unidades de Archivo de Nivel Nacional,

Medelln, Manizales, Bogot y Palmira y
Secretaras de Sede de Presencia
Nacional
Jefes y Coordinadores de Archivo,
Secretarios de Sede de Orinoqua y
Caribe, Delegada de la Secretara de
Sede de Amazona
25 de septiembre de 2008