CONTROL
INTERNO
Mg.C.P.C. SANTIAGO
GUTIRREZ
TINOCO
SYLLABUS
INFORMACION GENERAL
CURSO
PROFESOR
SEMESTRE
AO ACADEMICO
HORAS SEMANALES
: CONTROL INTERNO.
: Mg. C.P.C. SANTIAGO GUTIRREZ TINOCO
:
:
: 03 de TEORIA y 02 de PRCTICA
SUMILLA
La asignatura CONTROL INTERNO, como herramienta fundamental contable y
controladora de las organizaciones, comprende los aspectos necesarios para
que el alumno no slo adquiera conocimientos sobre Control Interno, sino
tambin, sepa aplicarlos en la implantacin de dicho Sistema. As mismo, se le
brindar al alumno conocimientos bsicos relacionados con la evaluacin y
utilizacin del Sistema de Control Interno para fines de Auditora.
OBJETIVO
La asignatura CONTROL INTERNO, tiene por objetivo lograr que el alumno
conozca, interprete y aplique los conocimientos impartidos, sea diseando
Sistema de Control Interno, como evalundolos para fines de auditora.
PROGRAMA ACADEMICO
CAPITULO I: ASPECTOS CONCEPTUALES.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.5.1
1.5.2.
1.5.3.
1.5.4.
1.5.5.
1.6.
Gestin.
Ciclos de Transacciones.
Mtodos de Evaluacin del Control Interno.
Comprensin del Sistema de Control Interno.
Cuestionario de Evaluacin del Sistema de Control Interno.
Procedimientos de Control Interno.
Normas y Declaraciones relacionadas con la Evaluacin del Sistema de
Control Interno.
2.8. Documentar el conocimiento del Control Interno.
2.9. Normas de Control Interno.
2.10. Informe de Evaluacin del Sistema de Control Interno.
CAPTULO III:
METODOLOGIA DIDACTICA
Para poder lograr el objetivo arriba mencionado, el peso del curso ser 60%
terico y 40% prctico.
En tal sentido se promover la mxima participacin del alumno en aula, de tal
manera que exponga sus apreciaciones resultantes de la aplicacin de los
conocimientos adquiridos e investigados. Dicha participacin ser considerada
para fines de obtener la calificacin promocional.
El alumno que, durante el curso haya acumulado 30 % (o ms) de
inasistencias injustificadas, no tendr derecho a rendir el examen final.
Para obtener el promedio de calificacin de Prcticas Calificadas, incluidos los
Trabajos Encargados, de ellas, no se considerar la calificacin ms baja que
haya obtenido el alumno.
Previo al examen final se promediarn las calificaciones obtenidas, sobre esta
base se efectuar la proyeccin respectiva, si el resultado es nota aprobatoria
mayor a 13, el alumno quedar exonerado de rendir examen final.
3
15 %
20 %
30 %
35%
BIBLIOGRAFIA
01.
02.
03.
04.
5.
6.
HOLMES, A.
Auditoria Principios y Procedimientos.
Editorial LIMUSA - Mxico (1994)
07:
POCH, R.
Manual de Control Interno.
Ed. Gestin 2000. Segunda Edicin. Espaa. (1992)
08.
LEONARD, W.
Auditoria Administrativa. Evaluacin de mtodos y Eficiencia administrativa. Mxico:
Editorial Diana Mxico - 1990
09.
10.
11.
*
*
Debe estar a cargo de los agentes de las propias unidades del organismo
antes de la ejecucin de sus operaciones, o de que las mismas causen
efectos. Hacen a la esencia preventiva del Control Interno, ya que los
procedimientos de control previo integrado a la gestin y ejercido
cotidianamente por los mismos operadores, constituyen el primer
reaseguro para el cumplimiento normativo y el mejor logro de los
objetivos.
C.
D.
Ambiente de Control.
Evaluacin del Riesgo.
Actividades de Control.
Informacin y Comunicacin.
Supervisin.
Competencia profesional.
Las autoridades y empleados deben caracterizarse por poseer un nivel de
competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo,
implantacin y mantenimiento de controles externos apropiados.
Para el Control Interno, es esencial que el proceso de gestin se lleve a
cabo con personas cuyo nivel de competencia profesional se ajuste a sus
responsabilidades, y comprendan suficientemente la importancia,
objetivos y procedimientos del Sistema de Control.
El nivel de competencia requerido debe constar en la definicin de
puestos de trabajo del Organismo, el que deber contener:
1. La definicin de los puestos de trabajo.
2. La descripcin del puesto, con el detalle de las tareas a realizar por
parte del empleado que ocupe el mismo.
3. Las caractersticas del empleado que deber ocupar el puesto
teniendo en cuenta perfil y destreza requeridos.
El detalle debe incluir, por ejemplo: estudios; profesional/noprofesional;; edad mnima y mxima; experiencia anterior
comprobable en tareas de caractersticas similares; mnimo y mximo
de aos de ; experiencia anterior de menor nivel al puesto; idiomas;
cursos; publicaciones; perfil psicolgico; etc.
4. La definicin del nivel de responsabilidad del puesto, en cuanto al
nivel de actividades operativas o de supervisin a ejecutar en el
puesto.
5. Los mecanismos adecuados para el reclutamiento del personal, en
este caso el proceso deber contemplar:
*
de
15
*
*
c.
d.
los
resultados
del
c. Los Valores.
Constituyen la personalidad de la Organizacin y reflejan las
convicciones y cdigos ticos a los cuales se adhiere.
d. Los Objetivos permanentes y aquellos que se considere
necesario lograr para cumplir con el Plan Estratgico de largo
plazo y corto plazo (un ao).
e. Las Metas.
19
g.
21
*
*
b) Limitaciones:
c)
Clasificacin :
Por su contenido:
Este primer grupo se subdivide en Organigramas Generales,
analticos, funcionales y de integracin de plazas, puestos y
unidades.
Por su presentacin:
Se subdividen en verticales, horizontales, mixtos, de bloque y
circulares.
h.
j.
Control directo sobre el ejercicio de autoridad delegada a otros .se refiere a la habilidad de la administracin para supervisar y
monitorear las operaciones en forma efectiva y ejercer el control
sobre la autoridad delegada en otros especialmente, en los casos de
las funciones contables y el ambiente SIC.
Control de las actividades por la alta gerencia .- son los medios
que se utilizan para monitorear la efectividad de los sistemas
contables y los controles, los mismos que incluyen, entre otros, una
funcin de auditoria interna con personal calificado, sistemas de
planeamiento e informacin, y polticas y normas para desarrollar el
control interno, los sistemas contables y ambiente SIC.
1.5.2.
EVALUACIN DE RIESGOS.
2.
3.
4.
5.
6.
Objetivo del
Proceso
Riesgo
Tipo
Riesgo
de
Causas
(factores
internos
y
externos)
Efectos
/
consecuencias
1
2
3
4
5
6
7
Recorte
del
Presupuesto
asignado
Cambio
de
gestin de la
Entidad.
Cheque
que
ingresa en la
cuenta bancaria
incorrecta.
Falla
del
sistema
informtico.
Se registra una
cantidad
incorrecta en la
cuenta
del
usuario.
Colusin
Variaciones en
los tipos de
cambio.
Tipos de Riesgos.
Operativ.
Financ.
De
Cumplim.
De Tecnolg.
X
X
X
X
X
X
X
30
8
9
10
11
Fluctuaciones
en la Bolsa de
Valores.
Uso
no
autorizado
de
informacin.
Sistema
informtico que
no soporta los
procesos de la
Entidad.
Infraestructura
de tecnologa de
informacin
insuficiente.
Total
X
X
Nivel
Improbable
Posible.
Probable
Nivel
Leve
Moderado
Desastroso
31
Probabilidad
Los Riesgos pueden ser priorizados para un anlisis cuantitativo posterior para
las respuestas posteriores basndose en su calificacin. Las calificaciones son
asignadas a los Riesgos basndose en la Probabilidad y el Impacto evaluados.
La evaluacin de la importancia de cada Riesgo y, por consiguiente, de su
prioridad generalmente se realiza usando una tabla de bsqueda o una Matriz
de Probabilidad e Impacto. Dicha Matriz especifica combinaciones de
Probabilidad e Impacto que llevan a la calificacin de los Riesgos como
Aceptable, Moderado, Importante e Inaceptable. Pueden usarse trminos
descriptivos o valores numricos, dependiendo de la preferencia de la Entidad.
Probable
Posible
Improbable
1
Leve
3
Riesgo
Moderado
2
Riesgo
Tolerable
1
Riesgo
aceptable
Impacto
2
Moderado
5
Riesgo
Importante
4
Riesgo
Importante
2
Eiesgo
Tolerable
3
Desastroso
9
Riesgo
Inaceptable
6
Riesgo
Importante
3
Riesgo
Moderado
Descripcin
Se requiere accin inmediata. Planes de tratamiento
requeridos, implementados y reportados a la Alta
Direccin.
Se requiere atencin de la Alta Direccin. Planes de
tratamiento requeridos, implementados y reportados a
los Jefes de las Oficinas, Divisiones, entre otras.
Debe ser administrado con procedimientos normales de
control.
Menores efectos que pueden ser fcilmente remediados.
Se administra con procedimientos rutinarios.
Riesgo insignificante. No se requiere ninguna accin.
2.
3.
4.
33
2.
3.
4.
b)
c)
Documentacin.
La estructura de Control Interno y todas las transacciones y hechos
significativos, deben contar la adecuada documentacin de respaldo. La
misma debe ser clara y estar disponible para su verificacin.
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
Indicadores de desempeo.
Toda unidad debe contar con mtodos de medicin de la ejecucin de su
gestin desempeo que permitan la preparacin de indicadores para
su supervisin y evaluacin. La informacin obtenida se utilizar para la
correccin de los cursos de accin y el mejoramiento del rendimiento.
k)
INFORMACIN Y COMUNICACIN.
As como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les
corresponde desempear en la Organizacin (funciones, responsabilidades),
es imprescindible que cuenten con la informacin peridica y oportuna que
deben manejar para orientar sus acciones en coordinacin con las dems,
hacia el mejor logro de los objetivos.
La comunicacin es inherente a los Sistemas de Informacin. Los informes
deben transmitirse adecuadamente a travs de una comunicacin eficaz. La
existencia de lneas abiertas de comunicacin, y una clara voluntad de
escuchar de suma importancia para mejorar el Ambiente de Control.
a)
Informacin y responsabilidad.
La informacin debe permitir a los funcionarios y empleados cumplir sus
obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser
identificados, captados, registrados, estructurados y comunicados en
tiempo y forma adecuados.
b)
Calidad de la informacin
La informacin disponible en la unidad o dependencia de cumplir con los
tributos de: integridad, confiabilidad, contenido apropiado, oportunidad,
actualizacin, exactitud y accesibilidad.
d)
El Sistema De Informacin
El sistema de informacin debe disearse atendiendo a la estrategia y al
programa de operaciones del organismo. Deber servir para:
1. Tomar decisiones a todos los nivele;
2. Evaluar el desempeo del organismo, de sus programas, proyectos,
sectores, procesos, actividades, operaciones, etc.;
3. Rendir cuentas de la gestin.
El sistema de informacin debe ser revisado y, de corresponder,
rediseado cuando se detecten deficiencias en su funcionamiento y
productos. Cuando el organismo cambie su estrategia, misin, poltica,
objetivos, programas de trabajo, etc., se debe contemplar el impacto en el
sistema de informacin y actuar en consecuencia.
e)
f)
g)
Canales de comunicacin
Los canales de comunicacin deben presentar un grado de apertura y
eficacia adecuado a las necesidades de informacin internas y externas.
h)
Caractersticas de la informacin
El sistema de control interno, debe resultar eficiente para asegurar los
siguientes atributos, en la generacin y el registro de la informacin:
1) Integridad: la informacin deber resultar toda la que corresponda y
sea apropiada de los hechos a informar
2) Oportunidad: encontrase disponible en todo momento y sobre todo
cuando deben adoptarse decisiones.
38
La seleccin y promocin.
La capacitacin.
La evaluacin del rendimiento.
Los procedimientos de desvinculacin.
Canales de Comunicacin.
1.) Tanto los manuales de organizacin, de misiones y funciones y de
procedimientos, como los reglamentos e instructivos debern definir con
claridad los canales de comunicacin del Organismo, tanto a nivel de reas
como de agentes.
2.) En la definicin de los puestos de trabajo previstos en el Manual de
Organizacin, al especificar los deberes y responsabilidades, debe
contemplarse un tem de comunicaciones, puntualizando los canales ms
importantes.
g) El personal de la Organizacin debe conocer adecuadamente los objetivos
de la Organizacin y los propios de su rea y funcin, y cmo estos ltimos
se vinculan y comunican con los dems.
h) El personal debe contar con los mecanismos necesarios para:
1.
Transmitir las sugerencias o mejoras que consideren pertinentes a su
superior.
2.
Transmitir a la direccin superior las anomalas graves que deban ser
comunicadas directamente a la misma.
3.
Transmitir las sugerencias, quejas y dems inquietudes que planteen
los usuarios, a los centros de decisin que deban adoptar las medidas
correspondientes.
40
1.5.5.
SUPERVISIN.
El alcance de la evaluacin.
Las Actividades de Supervisin continuadas existentes.
La tarea de los Auditores Internos y Externos.
reas o asuntos de mayor Riesgo.
Programa de evaluaciones.
Evaluadores, metodologa y herramientas de control.
Presentacin de conclusiones y documentacin de soporte.
Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.
42
El Proceso de Supervisin.
Es responsabilidad de todo funcionario a cargo de una Unidad de organizacin
llevar a cabo tareas de Supervisin de las actividades, programas, proyectos o
procesos que se ejecuten en la misma, a tales efectos, e independientemente
de la tarea que ejecute la Auditora, deber`:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
1.6.
El tamao.
45
b)
c)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
Los Objetivos.
La complejidad de la Organizacin y de la gestin.
El tipo y alcance de sus actividades.
El entorno y el sector en que opera.
Los cambios de entorno y circunstancias.
Los Riesgos.
La relacin costos/beneficios entre el Control y los resultado que genera.
La historia y la cultura de la Organizacin.
La localizacin y la dispersin geogrfica.
Las necesidades de informacin y comunicacin.
El marco legal al cual se halla sujeto.
Fase de Planificacin.
La Fase de Planificacin tiene por finalidad desarrollar un Plan de Trabajo que
permita a la identidad implementar progresivamente su SCI., para esto se
plantean, entre otros, algunos procedimientos que facilitaran la elaboracin de
un Diagnstico de la situacin actual del SCI de la entidad.
En esta Fase se considera la importancia de establecer el Compromiso de
todos los niveles organizacionales de la Entidad y se plantea la formalizacin
de dicho compromiso mediante documento que reflejen las acciones a seguir
para la implementacin.
Entre las acciones sugeridas en esta Fase, estn la formulacin de un
Diagnstico de la situacin actual del SCI de la Entidad, lo que facilitar la
posterior elaboracin de un Plan de Trabajo. Este comprende las acciones
apropiadas que deben seguirse para la implementacin del SCI que asegure
razonablemente su efectivo funcionamiento. Para ello se plantean como
condiciones previas la necesidad de contar con el Compromiso formal con el
Compromiso formal y por escrito de la Alta Direccin con el proceso de
implementacin y la constitucin de un Comit de Control Interno responsable
del mismo.
El diagnstico.
Se presenta como un medio de anlisis para determinar el estado situacional
actual del SCI, con respecto a lo establecido por las NCI aprobadas por la
CGR. En este sentido, la informacin obtenida constituye el insumo principal
para la implementacin del SCI.
Habindose establecido los Compromisos de la Alta Direccin para el proceso
de implementacin del SCI, el Comit de Control Interno tendr a su cargo la
realizacin de un Diagnstico que, mediante la recopilacin, estudio y anlisis
del Sistema de Control Interno existente en l Entidad, permitir tomar
conocimiento de su situacin actual y de su desarrollo.
El Diagnstico se constituye una etapa previa al proceso de implementacin del
SCI en todos los niveles de la Organizacin, debe ser realizado bajo el enfoque
46
Fase de Ejecucin.
En esta etapa se sealarn pautas y buenas prcticas para la implementacin
o adecuacin de SCI de acuerdo a lo sealado por la normativa vigente. Aqu
se desarrollan detalladamente cada uno de los componentes sealados en las
NCI y se proponen herramientas que pueden ayudar a la gestin de las
Entidades del Estado a su implementacin.
El Comit o equipo encargado de la implementacin o adecuacin del SCI
empezar tomando en cuenta el Plan de Trabajo elaborado en la etapa de
Planificacin.
La implementacin se desarrollar de manera progresiva tomando en cuenta
las siguientes fases:
47
Objetivos.
Alcance.
Cumplimiento del Plan de Trabajo.
Cronograma de Actividades.
Recursos necesarios.
Desempeo de los Equipos de trabajo y participantes.
Limitaciones o Debilidades.
Conclusiones y Recomendaciones.
48
Gestin.
Ciclos de Transacciones.
Mtodos de Evaluacin del Sistema de Control Interno.
Comprensin del Sistema de Control Interno.
Cuestionario de Evaluacin del Sistema de Control Interno.
Procedimientos de Control Interno.
Normas y Declaraciones relacionadas con la Evaluacin del Sistema
de Control Interno.
2.8. Documentacin del conocimiento del Control.
2.9. Normas de Control Interno.
2.10. Informe de Evaluacin del Sistema de Control Interno.
49
Planificacin.
Organizacin.
Direccin.
Ejecucin.
Control.
Toma de decisiones correctivas o reajustes de la programacin.
SISTEMA DE CONTABILIDAD
Transferencias corrientes recibidas/Ingresos/Caja-Banco.
Existencias/Cuentas por Pagar/Gastos Diversos de
Gestin.
Caja-Banco/Gastos de Personal.
Inmuebles,
Maquinaria
y
Equipo/Cuentas
por
Pagar/Depreciacin Acumulada.
50
2.3.
Comprensin del ambiente SIC (Sistema de Informacin Computarizada) .se entiende que un sistema SIC existe, cuando en el procesamiento de la
informacin financiera de la entidad, interviene un computador, cualquiera que
sea sus especificaciones tcnicas.
Al planear las reas de la auditoria en que podra afectar el ambiente SIC de la
entidad, el auditor debe considerar la importancia y complejidad de sus
actividades y la disponibilidad de datos para ser considerada en el examen. Por
lo general, la comprensin del ambiente SIC involucra asuntos tales como:
significacin y complejidad del procesamiento por computador para cada una
de las aplicaciones contables importantes, la estructura orgnica del ambiente
y la disponibilidad de datos, en cuanto a documentos fuente y archivos de
cmputo.
Auditoria Interna.- una caracterstica comn en las entidades pblicas es la
existencia de un rgano de auditoria interna - OAI, cuya responsabilidad
consiste en revisar e informar a la direccin sobre el diseo y funcionamiento
de los controles internos, y sobre la confiabilidad de la informacin suministrada
por la gerencia a la direccin. El auditor debe obtener una adecuada
comprensin de la funcin de auditoria para identificar aquellos aspectos de su
accionar que pudieran ser relevantes para el planeamiento de la auditoria.
Generalmente la comprensin de la funcin de auditoria interna involucra el
conocimiento
De:
PROCEDIMIENTOS
DE
CONTROL
INTERNO
PROCESAMIENTO ELECT`RONICO DE DATOS (P.E.D.)
EN
EL
09. Los procedimientos de control contable del PED, pueden ser ejecutados
dentro de la organizacin de PED, por un departamento usuario o por un grupo
de control separado. El departamento o la unidad en que el control es
efectuado es de menor importancia que la ejecucin de los procedimientos por
personas que no tengan funciones incompatibles con el objetivo del control
contable y la efectividad de los procedimientos.
Los Efectos del PED sobre las caractersticas del Control Contable.
10. Los objetivos y las caractersticas esenciales del control contable no
cambian con el mtodo de procesamiento de datos. Sin embargo, la
organizacin y los procedimientos de control usados en el procesamiento
electrnico de datos, puede diferir de los utilizados en los procedimientos de
datos manuales o mecanizados. Por ejemplo, el procesamiento electrnico de
ventas,, facturacin y cuentas por cobrar, puede desarrollar como funcin
auxiliar, la de verificar los totales y extensiones de las facturas, un control que,
en los procesos de datos manuales, normalmente es establecido mediante
clculos hechos por empleados en forma independiente. Adems, en algunos
sistemas de PED (tal como uno en que se use la entrada directa por terminal
como la fuente bsica de los datos para ser procesados en una nmina, en la
contabilidad de costos o en una aplicacin de control de inventarios) las
funciones de control, que en otra forma seran realizadas por varios individuos
y departamentos, pueden estar concentradas dentro de la actividad de PED.
Los prrafos 11 a 23 describen los efectos del PED sobre las caractersticas
esenciales del control contable.
Segregacin de Funciones.
11. De acuerdo con lo indicado en la Seccin 320.36 del SAS No 1, son
funciones incompatibles para efectos de control contable, aquellas que ubican
a cualquier persona en una posicin en que puede cometer y encubrir errores e
irregularidades durante el curso normal de sus actividades. Muchos sistemas
de PED, no slo procesan datos contables sino tambin incluyen
procedimientos para detectar errores e irregularidades y para proporcionar
autorizacin especfica para ciertos tipos de transacciones. Debido a que los
procedimientos pueden ser combinados, es ms probable que se combinen
funciones incompatibles en una actividad de PED, que en una actividad normal.
12. Frecuentemente, las funciones que podran ser consideradas como
incompatibles si fueran realizadas por un solo individuo en una actividad
manual, son realizadas mediante el uso de un programa o una serie de
programas de PED. Una persona que tiene la oportunidad de efectuar cambios
no aprobados a cualquiera de dichos programa, realiza funciones incompatibles
en relacin con la actividad de PED. Por ejemplo, un programa para una
aplicacin de cuentas por pagar, puede haber sido diseado para procesar el
pago de la factura del proveedor, solamente si trae adjunta una orden de
compra que coincida con la factura de precios y cantidades y un reporte de
recepcin que indique que se recibieron los bienes o servicios. En ausencia de
un control adecuado sobre cambios a programas, una modificacin no
60
facturas para que se procesen nuevamente, las cuentas por cobrar y las ventas
estarn incompletas.
Accesos a los activos.
.22. El personal de PED tiene acceso a los archivos si la actividad de PED
incluye la preparacin o procesamiento de documentos que lleven al uso o
disposicin de los activos. El personal de PED tiene acceso directo al efectivo,
por ejemplo, si la actividad de PED incluye la preparacin y firma de cheques.
Algunas veces el acceso a los activos por el personal de PED puede,
aparentemente, no ser muy claro debido a que el acceso es indirecto. Por
ejemplo, PED puede generar rdenes de pago autorizando la emisin de
cheques, rdenes de embarque que autorizando salida de inventario u rdenes
de transferencia autorizando la disposicin de valores propiedad de clientes.
Controles como los comentados en el prrafo 15, deben ser establecidos para
minimizar las posibilidades de acceso no autorizados a los activos por el
personal de PED.
Comparacin de los registros contables con los activos.
.23. PED es frecuentemente usado para comparar los registros contables con
los activos. Por ejemplo, con PED se pueden suministrar inventarios fsicos o
arqueos de valores y comparar las cantidades registradas con los conteos
sumarizados. Si PED es usado en esa forma, las condiciones en que pueden
ocurrir errores e irregularidades deben ser consideradas. Por ejemplo, puede
haber oportunidades para aumentar los conteos fsicos, insertar conteos fsicos
ficticios o suprimir la impresin de diferencias. Muchas de las consideraciones
descritas en los prrafos 18 a 21, pueden tambin ser aplicables.
Revisin del Sistema.
.24. La revisin del auditor del sistema de control contable del cliente, debe
comprender todas las actividades manuales, mecanizadas y de PED
significativas e importantes y la relacin entre PED y los departamentos
usuarios. La revisin debe comprender los procedimientos de control
relacionados con transacciones, desde su origen o fuente, hasta su registro en
los libros de contabilidad y los procedimientos de control relacionados con el
registro contable de los activos. Los objetivos de la revisin del control contable
por el auditor dentro del PED son similares a los de los procesos manuales y
mecanizados. La revisin es un proceso de obtencin de informacin que
depende de preguntas inteligentes hechas al personal del cliente, observacin
de los trabajos asignados y de los procedimientos de operacin y referencia a
la documentacin disponible relacionada con el control contable.
.25. La fase preliminar de la revisin del auditor debe estar diseada para
proporcionar un conocimiento del flujo de las transacciones a travs del
sistema contable, de la extensin en que PED es usado en cada aplicacin
contable importante y de la estructura bsica del control contable. Durante la
fase preliminar, el auditor puede identificar algunos de los procedimientos
63
64
2.7.
CON
LA
Necesidad de aclaracin.
.13 La aclaracin de la definicin anterior del control contable es deseable en
razn de posibles diferencias de interpretacin con respecto a los dos
elementos claves incluidos en ella : la proteccin de los activos y la
confiabilidad de los registros financieros.
Proteccin de los Activos.
.14 El significado de salvaguardar que parece relevante en el contexto de la
definicin anterior de control contable, es una medida de proteccin contra
algo indeseable. El uso de esta definicin concebiblemente podra llevar a una
interpretacin amplia en el sentido de que la proteccin de los activos
existentes y la adquisicin de activos adicionales es la funcin primaria de la
gerencia y consecuentemente que cualesquiera procedimientos o registros que
intervengan en el proceso de toma de decisiones de la gerencia estn incluidos
en este elemento de la definicin. Bajo este concepto, por ejemplo, la decisin
de la gerencia de vender un producto a un precio que resulte no ser costeable
podra considerarse como una falta de proteccin de los activos existentes y
consecuentemente como una evidencia de un inadecuado control contable. La
misma interpretacin podra aplicarse a una decisin de hacer una erogacin
para la compra de un activo que resulte ser innecesario o ineficiente,
mercaderas que no pueda ser vendida, gastos de investigacin que resulten
no ser productivos, publicidad que resulte ser inefectiva y otras decisiones
gerenciales similares.
.15 Una segunda posible interpretacin es que la proteccin de los activos se
refiere nicamente a la proteccin contra prdidas que se deriven de errores
intencionales o no intencionales en el procesamiento de las transacciones y
manejo de los activos correspondientes. Los errores no intencionales incluyen
aquellos tales como; registrar ventas por menor cantidad como resultado de no
haber preparado las facturas correspondientes, o como resultado del costeo
incorrecto o cmputo; pago excesivos a proveedores o empleados derivados
de errores de cantidad de materiales o servicios, precios o tarifas, o clculos; y
la prdida fsica de activos tales como efectivo, valores o inventarios. En tales
situaciones los errores no intencionales pueden tambin incluir prorrateos
equivocados de ciertos costos, que resulten en la imposibilidad de recuperar
estos costos de los clientes.
.16 Una tercera posible interpretacin es que la proteccin de los activos se
refiere nicamente a la proteccin contra prdidas que se deriven de errores
intencionales. Estos incluyen desfalcos e irregularidades similares incluyendo
falsificacin de los registros con el propsito de ocasionar clculos errneos de
comisiones, participacin de utilidades, regalas y otros pagos similares
basados en el registro de otras transacciones.
69
70
71
limitacin del acceso directo a los activos requiere una apropiada segregacin
fsica y equipo o dispositivos de proteccin. La limitacin y el acceso indirecto a
los activos, requiere procedimientos similares a aqullos descritos
anteriormente, en el prrafo 36.
.
Comparacin de los Registros con los Activos.
.43 El objeto de comparar las cantidades registradas con los activos
respectivos es el de determinar si el activo real coincide con el registrado y
consecuentemente est ntimamente relacionado con el comentario anterior,
respecto al registro de las transacciones. Ejemplos tpicos de esta
comparacin, incluyen arqueos de efectivo y valores, conciliaciones bancarias
e inventarios fsicos.
.44 Si la comparacin revela que los activos no coinciden con lo registrado,
esto suministra evidencia de transacciones no registradas o registradas
incorrectamente. Lo contrario, sin embargo, no es necesariamente cierto. Por
ejemplo, la concordancia de un arqueo contra lo registrado en las cuentas, no
provee evidencia de que todo el efectivo recibido haya sido previamente
registrado. Esto ilustra una distincin ineludible entre la responsabilidad
respecto a los bienes fsicos y los importes registrados; la primera se origina
inmediatamente despus de la adquisicin de un activo, mientras que la ltima
empieza solamente cuando se prepara el registro original de la transaccin.
.45 En lo que respecta a los activos que son susceptibles de prdida como
consecuencia de errores o irregularidades, la comparacin con las cantidades
registradas debe hacerse independientemente.
.46
La frecuencia con que deban hacerse tales comparaciones a fin de
proteger los activos, depende de la naturaleza e importe de los activos
involucrados y el costo de hacer la comparacin. Por ejemplo, puede ser
razonable hacer arqueos de efectivo diariamente, pero no sera razonable
efectuar la toma fsica del inventario diariamente. Sin embargo, un inventario
diario de productos que estn bajo la custodia de vendedores de ruta, por
ejemplo, puede ser aplicable como una medida para determinar su
responsabilidad con respecto a las ventas. Similarmente, el valor y a
vulnerabilidad de algunos productos puede justificar hacer inventarios
completos frecuentemente.
.47 La frecuencia con que deban hacerse las comparaciones de los registros
con los activos correspondientes, con el fin de lograr seguridad acerca de los
registros para la preparacin de los estados financieros, depende de la
importancia de los activos y de lo susceptible que stos sean de prdida como
consecuencia de errores o irregularidades.
.48 La accin que pueda ser apropiada tomar con respecto a cualquier
discrepancia revelada por la comparacin de los registros contra los activos,
depende principalmente de la naturaleza del activo, el sistema establecido, el
importe y la causa de la discrepancia. La accin indicada puede incluir el ajuste
77
que deben considerarse para hacer, ya sea una evaluacin preliminar o final,
se comentan en los prrafos .64 al .68.
Pruebas de Cumplimiento.
.55 El propsito de las pruebas de cumplimiento es suministrar una seguridad
razonable de que los procedimientos relativos a los controles contables estn
siendo aplicados tal como fueron prescritos. Tales pruebas son necesarias si se
va a confiar en los procedimientos prescritos para la determinacin de la
naturaleza, oportunidad o extensin de las pruebas sustantivas de
determinadas clases de transacciones o saldos, como se comenta ms
adelante en los prrafos .57 a .63, pero no son necesarias si no se va a confiar
en los procedimientos para tal finalidad. El auditor puede decidir no confiar en
los procedimientos prescritos porque haya concluido ya sea (a) que los
procedimientos no son satisfactorios para este objeto o, (b) que el trabajo
necesario para comprobar el cumplimiento de los procedimientos prescritos, es
mayor que el trabajo que se realizara de no confiar en dichos procedimientos.
Esta ltima conclusin puede resultar de consideraciones relativas a la
naturaleza o nmero de las transacciones o saldos involucrados, los mtodos
de procesamiento de datos que se estn usando y los procedimientos de
auditora que puedan ser aplicados al realizar las pruebas sustantivas. Los
comentarios sobre las pruebas de cumplimiento en la parte que sigue de esta
seccin son aplicables solamente a aquellas partes del sistema de control
interno contable en las cuales se vaya a confiar para efectos de determinar la
naturaleza, oportunidad y extensin de las pruebas sustantivas.
.56 La naturaleza de los procedimientos de control contable y de la evidencia
disponible acerca de su cumplimiento, determina necesariamente la naturaleza
de las pruebas de cumplimiento y tambin influyen sobre la oportunidad y
extensin de tales pruebas, como se comentan en las respectivas secciones
que siguen. Aunque las pruebas de cumplimiento se comentan separadamente
bajo este subttulo, estn ntimamente interrelacionadas con las pruebas
sustantivas como se comenta en el prrafo .70; en la prctica, los
procedimientos de auditora con frecuencia suministran concurrentemente
evidencia del cumplimiento con procedimientos de control contable; as como la
evidencia requerida para propsitos sustantivos.
Naturaleza de las Pruebas.
.57 El control contable requiere no solamente que ciertos procedimientos sean
realizados, sino que stos sean realizados apropiada e independientemente.
Las pruebas de cumplimiento, por consiguiente, se ocupan principalmente de
estas cuestiones: Se llevaron a cabo los procedimientos necesarios? Cmo
se llevaron a cabo? y Quin los realiz?
.58 Algunos aspectos del control contable requieren procedimientos que no
necesariamente se requieren para la ejecucin de las transacciones. Este tipo
de procedimientos incluye la aprobacin o verificacin de documentos que
evidencien las transacciones. Las pruebas de tales procedimientos requieren la
79
ejemplo, el control sobre las erogaciones de efectivo puede ser bueno excepto
en lo que refiere a los desembolsos relativos a publicidad, y puede resultar ms
eficiente extender los procedimientos relativos a las erogaciones de publicidad,
que extender procedimientos relativos a todas las erogaciones de efectivo.
.68 La evaluacin de los controles contables hecha por el auditor, en relacin
con cada tipo significativo de transacciones y de los activos relativos, debe ser
una conclusin respecto a si los procedimientos prescritos y su cumplimiento,
son satisfactorios para su objetivo. Los procedimientos y su cumplimiento
deben considerarse satisfactorios si la revisin del auditor y sus pruebas no
revelan ninguna situacin que considere que sea una debilidad importante para
su objetivo. En este contexto, una debilidad importante significa una situacin
en la cual el auditor estima que los procedimientos prescritos, o el grado de
cumplimiento con ellos, no suministran una razonable seguridad de errores o
irregularidades por cantidades que podran ser importantes reflejados en los
estados financieros que estn siendo auditados, pudieran prevenirse o
detectarse en un perodo razonable por empleados en el curso normal de
ejecucin de sus funciones asignadas. Este criterio puede ser ms amplio que
aqullos que pueden ser apropiados para evaluar debilidades en los controles
contables por parte de la gerencia y para otros objetivos.
Correlacin con otros Procedimientos de Auditora.
.69 Ya que el objetivo de la evaluacin requerida por la segunda norma de
auditora relativa a la ejecucin del trabajo, es la de suministrar una base para
la determinacin del alcance resultante de las pruebas a las cuales los
procedimientos de auditora deban restringirse , es claro que su objetivo final
es el de contribuir a la base razonable de una opinin incluida en la tercera
norma relativa a la ejecucin del trabajo, la cual se transcribe a continuacin :
Se obtendr evidencia suficiente y competente por medio de inspeccin,
observacin, indagaciones, investigaciones y confirmaciones para lograr
una base razonable para poder expresar una opinin en relacin con los
estados financieros que se examinan.
.70 La evidencia requerida por la tercera norma se obtiene por medio de dos
tipos de procedimientos de auditora: (a)
prueba de detalle de las
transacciones y saldos y (b) inspeccin analtica de razones y tendencias
significativas e investigaciones resultantes de fluctuaciones anormales y
partidas cuestionables. Estos procedimientos se describen en esta seccin
como pruebas sustantivas. El objeto de estos procedimientos es obtener
evidencia acerca de la validez y tratamiento contable apropiados de las
transacciones y saldos o, de otra manera, de errores o irregularidades que
puedan estar all reflejados. Aunque este objetivo difiere del de las pruebas de
cumplimiento, ambos objetivos pueden alcanzarse frecuentemente a travs de
las pruebas de detalle.
.71 La segunda norma no contempla que el auditor vaya a depositar confianza
completa en el control interno al grado de la exclusin de otros procedimientos
83
Sistema de operaciones.
A travs de entrevistas con funcionario de la entidad, el auditor debe entender
y documentar cualquier sistema que elabore informacin que es utilizada para
la evaluacin del rendimiento. Aunque el auditor no es requerido para probar
los controles de tal sistema, debe entenderlo, as como los controles internos
relativos a las aseveraciones de existencia e integridad, evaluando el diseo de
los controles y, si ellos han sido puestos en operacin.
Por lo tanto el auditor debe entender y documentar lo siguiente:
89
Las siguientes reglas generales podran ser usadas para determinar el efecto
de una transaccin relacionada a aplicaciones contables sobre una partida o
cuenta.
Declaracin
Existencia u ocurrencia
Valuacin
Para cada error potencial en el registro contable, el auditor debe identificar los
objetivos de control relativos para prevenir o detectar el error potencial. El
auditor debe emplear su criterio para determinar cual error potencial y objetivo
de control usar.
Si los procedimientos son ejecutados y documentados por partida o cuenta,
una aplicacin dada podra ser establecida dos o mas veces. Por ejemplo : la
aplicacin contable de las compras podra ser establecida al evaluar controles
relativos a los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, pasivos y cuentas
de gastos. Para evitar tal duplicacin el auditor debe usar una hoja para
evaluacin de controles especficos para documentar los procedimientos
ejecutados.
Necesidad de probar los controles de proteccin incluyendo segregacin
de funciones.
Los controles de proteccin (salvaguardan), incluyendo controles de
segregacin de funciones so a menudo crticos para la efectividad de los
controles sobre los activo lquidos tales como caja bancos, y existencias e
inmuebles, maquinaria y equipo que son altamente susceptibles, perdidas o
apropiacin indebida en montos significativos. Antes de seleccionar las tcnicas
especficas de control a probar, el auditor debe determinar si los controles de
proteccin son relevantes, si el auditor determina que:
* El activo es altamente lquido.
* Los montos materiales son susceptibles a robos, prdida o apropiacin
indebida.
El auditor debe identificar objetivos de control para proteger tales activos y
evaluar y probar sus controles. Por el contrario si los activos no son lquidos o
si los montos materiales no son susceptibles a robos la necesidad de probar los
controles se ve disminuida.
90
Controles de Presupuesto.
El objetivo general de los controles de presupuesto es proveer seguridad
razonable que la entidad ejecuta transacciones de acuerdo con las normas
presupuestales. Los objetivos de control presupuestal podra ser
documentados en una de trabajo separada para los controles presupuestales o
incorporada a una hoja de trabajo.
En base a las pruebas de controles de presupuesto y otros procedimientos de
auditoria que realice, el auditor debe :
2.
3.
4.
5.
6.
8.
9.
22.
2.10.
Ttulo.
El Informe definitivo debe ir precedido de una Caratula y Ttulo o
encabezamiento y de un nmero que permita su identificacin.
El Ttulo debe aclarar la Unidad o Dependencia auditada y el tipo de
auditora realizada. En caso de auditoras especficas debe aclararse las
reas, sectores o procedimientos evaluados.
94
B)
C)
Objeto.
El Objeto de toda Auditora es:
*
Alcance.
En la seccin se debe informar:
*
*
*
*
Limitaciones al Alcance.
En caso que el Alcance de las tareas definidas en el planeamiento o en la
ejecucin de la auditora se hayan visto limitado por cualquier factor, se
deber dejar constancia d este hecho, indicando los detalles que
correspondan. Asimismo, se deber informara las consecuencias puede
generar esta restriccin en la labor d auditora (procedimientos y pruebas
95
Aclaraciones Previas.
A efectos de hacer ms sencilla la lectura del Informe, se incluye en este
captulo aspectos que son de conocimiento del Auditor o elementos que
se tuvieron en cuenta para el desarrollo de las evaluaciones y que se
entiende necesario resear, para dar paso a las Conclusiones a las que
se ha arribado.
A fin de dar mayor precisin al Alcance de la auditora, tambin se hace
mencin a aquellas circunstancias pasibles de merecer una investigacin
o estudio posterior.
G)
Observaciones y Hallazgos.
g.1. Observaciones y Hallazgos.
El Auditor emite sus juicios, de carcter profesional, basados en las
Observaciones formuladas, como resultado del examen. Se evaluar
el Sistema de Control Interno, la gestin de la entidad, en lo que se
refiere al logro de las metas y objetivos y a la apropiada utilizacin
de los recursos, considerando criterios de eficacia, eficiencia y
economa y la regularidad de los actos con la normativa vigente. Lo
expuesto se incluir en el Informe, bajo el rubro Observaciones,
preferentemente distribuidos por circuito, proceso o sector evaluado
y por objetivo, por ejemplo, Compras y Contrataciones:
Observaciones respecto al Sistema de Control Interno,
Observaciones respecto a la evaluacin de la gestin,
Observaciones a la regularidad de los actos.
Cuando corresponda, las Observaciones deben exponer si la
responsabilidad incurrida por los agentes involucrados, es de
naturaleza administrativa. Civil o penal. Si se trata de esta ltima, se
96
Conclusiones.
h.1.)
h.2.)
Seguimiento
de
Implantacin
Efectuadas de Informes Anteriores.
de
Recomendaciones
K)
por
funcionarios
de
la
Ttulo.
Objetivo.
Alcance.
Naturaleza del Examen.
Observaciones y Conclusiones ms importantes.
Recomendaciones ms importantes.
Comentarios de la Entidad o accione adoptadas.
Asuntos de importancia pendientes de solucin.
101
CAPTULO III:
102
105
SAS 9:
.1. El trabajo de los auditores internos no puede ser sustituido por el trabajo del
auditor independiente; sin embargo, el auditor independiente debe considerar
los procedimientos, si los hay, efectuados por los auditores internos, para la
determinacin de la naturaleza, oportunidad y extensin d sus propios
procedimientos de auditora. Esta Declaracin proporciona guas de orientacin
sobre los factores que afectan la consideracin del auditor independiente,
acerca del trabajo de los auditores internos en su examen efectuado de
acuerdo con Normas de Auditora Generalmente Aceptadas.
.2. Con frecuencia los auditores internos realizan una serie de servicios para la
gerencia, que incluyen, pero que no estn limitados a, el estudio y evaluacin
del control interno, la revisin de prcticas operacionales para promover el
incremento en la eficiencia y en la economa y el hacer investigaciones
especiales en la direccin de la gerencia. Esta Declaracin es aplicable a la
consideracin del auditor independiente, cuando hace su estudio y evaluacin
del control interno contable, del trabajo realizado por auditores internos. Esta
Declaracin es aplicable si el trabajo realizado por los auditores internos es
parte de sus obligaciones normales o si es realizado a peticin del auditor
independiente. Tambin es aplicable en los casos en que los auditores internos
efectan trabajos directamente para el auditor independiente (Ver prrafo 10)
.3. Cuando los auditores internos estudian y evalan el control interno contable
o llevan a cabo pruebas sustanciales de los detalles de transacciones y saldos,
cumplen con una funcin especial. Ellos son parte del control interno contable,
pero no en la misma proporcin como lo sera una persona que verifica la
exactitud matemtica de todas las facturas; ya que actan en forma diferente y
a un nivel de control ms elevado para determinar que el sistema est
funcionando efectivamente. Esta Declaracin no es aplicable al personal que
tiene el ttulo Auditor Interno y que no realiza dicha funcin. Por el contrario,
al personal con otros ttulos que realizan esta funcin, debe considerrsele
como auditores para efecto de esta Declaracin.
.4. El auditor independiente debe adquirir un entendimiento de la funcin de
auditora interna debido a que se relaciona con su estudio y evaluacin del
106
control interno contable. El trabajo realizado por los auditores internos, puede
ser un factor en la determinacin de la naturaleza, oportunidad y extensin de
los procedimientos del auditor independiente.
Si el auditor independiente decide que el trabajo realizado por los auditores
internos, puede servir de apoyo para sus propios procedimientos deber
considerar la competencia y la objetividad de los auditores internos y evaluar su
trabajo.
REVISIN DE LA COMPETENCIA Y OBJETIVIDAD DE LOS AUDITORES
INTERNOS.
.5. La Seccin 320.35 del SAS 1, referente a las funciones del personal del
cliente que realiza el registro y todo el trabajo relacionado con el control interno
contable, en parte dice :
La seguridad razonable de que los objetivos de los controles contables se
realicen, depende de la competencia e integridad del personal, de la
independencia de sus funciones asignadas y del entendimiento de los
procedimientos descritos.
.6. Cuando se considere la competencia de los auditores internos, el auditor
interno deber investigar las cualidades del personal de auditora interna, que
incluyen, por ejemplo, considerar las prcticas del cliente para la contratacin,
entrenamiento y supervisin de personal de auditora interna.
.7. Cuando se considere la objetividad de los auditores internos, el auditor
independiente deber considerar el nivel organizacional al que los auditores
informan sobre los resultados de su trabajo y el nivel organizacional al que ellos
informan administrativamente. Frecuentemente, esto es una indicacin de la
amplitud de su habilidad para actuar independientemente de los individuos
responsables de las funciones que estn siendo auditadas. Un mtodo para
juzgar la objetividad de los auditores internos, es el de revisar las
recomendaciones que hacen en sus informes.
EVALUACIN DEL TRABAJO DE LOS AUDITORES INTERNOS.
.8.
En la evaluacin del trabajo de los auditores internos el auditor
independiente deber examinar, por pruebas selectivas, los documentos que
evidencien el trabajo realizado por los auditores internos y deber considerar
factores tales como si el alcance del trabajo es apropiado, los programas son
adecuados, los papeles de trabajo documentan el trabajo realizado, las
conclusiones alcanzadas son apropiadas en las circunstancias y cualesquiera
de los informes preparados es un informe con los resultados del trabajo
realizado. El auditor independiente deber tambin realizar algunas pruebas
del trabajo de loa auditores internos. El alcance de estas pruebas variar
dependiendo de las circunstancias, incluyendo el tipo de las transacciones y su
importancia.
Estas pruebas se efectuar por medio de (a) el examen de algunas
transacciones o saldos que los auditores internos examinaron o (b) el examen
107
108
SYLLABUS
MODULO I CONCEPTOS Y TIPOS DE CONTROL
Introduccin a las estructuras organizacionales modernas, la Organizacin
Horizontal.
Impacto del control interno en la auditora interna, externa y operacional
MODULO II LA ESTRUCTURA DE CONTROL.
Estudio preliminar.
La naturaleza del riesgo e incertidumbre.
Controles internos, externos, contables y administrativos.
109
Comercio
Electrnico.
VI
CONTROL
DE
CONTROL
PROYECTOS
INTERNO
EN
LA
PROGRAMAS
CONTABLES
EN
LOS
CICLOS
DE
OPERACIN
1. Ingresos.
2. Costo de ventas y produccin.
3. Finanzas.
MDULO XII: OBTENCION DEL PANORAMA GLOBAL DE LOS CONTROLES
CONTABLES DE UNA ENTIDAD
MDULO XIII CONTROL Y EVALUACION GUBERNAMENTAL
1. El sistema nacional de control y evaluacin (SECODAM).
2. El sistema integral de informacin.
3. Contralora social.
4. El sistema nacional de planeacin democrtica de la secretara de hacienda.
5. El control de gestin y la gestin del control.
6. El proceso de evaluacin.
111
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
113