TALLER DE ACCESS

CLASE 1
Access para base de datos (manejar datos de forma eficiente). Base de
datos asegura redundancia de datos, que los datos no se contradigan,
integridad de los datos y confiabilidad (el dato es el real).
Primero se hace un modelo, se analiza el problema y se ven cules son los
datos. Los datos son distintos para cada persona.
Hay que hacer un modelo de base de datos (modelo entidad relacin):
Primero hay que definir el dominio, el universo del problema. Ejemplo: alumnos
que toman cursos de los cuales queremos tener sus notas universo:
Universidad Catlica.
El modelo consta de 4 elementos:
1. Entidades (tienen existencia por s misma, slo tiene datos de s
misma). En el ejemplo de las notas, pueden ser los alumnos (a ellos les
guardamos datos), los cursos Pueden ser caractersticas o entidades.
Las entidades tienen caractersticas (atributos), corresponden a un dato
de una entidad.
2. Atributos
Hay tres tipos de atributos:
- Atributo clave (caracterstica nica de cada alumno nmero de
alumno, ni el rut ni el nombre porque el rut no es de la universidad y
el nombre se puede repetir, el ao de ingreso tampoco porque est
incluido en el nmero de alumno y sera redundante).
De los cursos, la clave es la sigla y los nombres (aunque no sean
claves), los semestres y aos. La sigla sola no puede ser porque se
tiene que especificar el semestre y el ao de cada curso.
- Atributo simple (soporta un solo dato a la vez).
- Atributos multivaluados (son una lista, ejemplo: un curso con ms de
un profesor a la vez, por lo que hay que hacer una diferencia, cada
profesor debe ser tratado con atributos nicos de cada uno, hay que
hacer una lista de los profesores)
*Para saber la edad de la persona debemos guardar la fecha de nacimiento.
Buscar un dato fijo que permita inferir los dems datos.
*Los datos deben referirse slo a la entidad referida (los datos de los cursos no
pueden referirse a los alumnos).
3. Relaciones (verbo de la oracin, cmo se relacionan dos atributos o
entidades. En el ejemplo: los alumnos toman cursos y los cursos son
elegidos por los alumnos).
A dnde corresponden las notas? Ni a alumnos ni a cursos, se unen las notas
con la relacin (en este ejemplo, toman. La relacin (toman) tiene un atributo
llamado notas).

4. Carnalidad (alumno puede tomar varios cursos, cursos tienen muchos

alumnos. Slo las entidades tienen carnalidad, no los atributos).
Buscar el modelo que responda mejor al problema. Un modelo bien hecho
asegura una buena base de datos. Es muy difcil arreglar las claves si es que
nos equivocamos.
*Atributos dentro de las entidades si se pueden repetir.
Alumn
o

toma
n

Curso
s

Sigla y
nombre
semestre/ao

n. alumno
notas

profesor
es

Ejemplo:

Modelo de relaciones:
Empleado (rut, nombre, apellido, direccin, sueldoxhora, rutLocal (por
regla 1 a 1), horas)
Locales (rut, nombre, direccin, rutEmpleadoGerente)
Bebidas (cdigo, marca, capacidad, alcohlica)

Distribuidor (cdigo, nombre, direccin, telfono, fax)

Tipo_local (rutLocal, tipo) no es clave, es parte de una clave. Por
separado se pueden repetir, pero juntos no. Son claves forneas,
representan la relacin que ha desaparecido.
Tiene Existencia (cdigoBebida, RutLocal, cantidad) lo subrayado es
la clave, son ambas claves forneas.
Suministra (cdigoBebida, RutLocal, cdigoDistribuidor, fecha, cantidad)

De aqu salen las tablas y los datos que sirven para la base de datos.

CLASE 2
Abrimos Access base de datos de tamao mediano (10 mil personas) a
pequeas. Es grfica y es gratis (o barata, la ltima hay que pagarla). Se
comporta igual que otras bases de datos.
Lo primero que hay que hacer al crear una base de datos es guardarla. Si uno
se equivoca para borrarlo hay que ir a la base de datos misma (no existe
funcin deshacer).
Inicio: vista de diseo, vista en donde se trabajo y vista intermedio.
Crear: todo lo que vamos a usar.
Datos externos.
Herramientas especficas de la base de datos.
2 ventanas:
- Izquierda: permite visualizar objetos como tablas, formularios,
informes y preguntas. Se puede organizar por tipo de objeto.
- Derecha: base de datos.
PARTIMOS CON EL EJEMPLO DE LA CLASE 1:
Crear diseo de tabla.
Escribimos nombre del cambio y tipo de datos. Descripcin: para describir para
qu sirve cada campo.
- Tamao del campo: cantidad de caracteres (en el ejemplo: 8)
- Mscara de entrada: para poner instrucciones: se termina con ; para
no seguir escribiendo (en el ejemplo solo pusimos 8 caracteres, por lo
que lo que va despus del ; no va a aparecer, en este caso es la que
impide las letras cuando se abre la tabla de despus).
Para cerrar la tabla necesitamos ponerle la clave, ninguna tabla se puede
cerrar sin clave (seleccionamos la clave, vamos a diseo y apretamos la llave
que dice clave). Una clave no se puede repetir, no tiene duplicados (cuidado al
copiar-pegar).
Claves forneas siempre deben quedar como Indexadas: no.

Guardamos la tabla (con el disquete de arriba, le ponemos nombre:

Empleado) y despus la cerramos.
Queda en la ventana de la izquierda, le hacemos doble clic y se abre.
No se debe llenar nunca una base de datos antes de que est completa.
El nico campo que es obligatorio completar es el de la clave.
Abajo en una lnea que dice Registro se puede buscar.
Local: Hacemos una nueva tabla (crear diseo de tabla). En el dato de
rutGerente ponemos que en la parte de Indexado: si (sin duplicados) porque
es una relacin 1:1, no queremos que se repita (no puede haber dos gerentes
iguales o la misma persona gerente de dos locales nica razn de que un
campo que no es clave sea indexado).
Distribuidor: Creamos otra nueva tabla. Pescamos el telfono:
- Tipo de datos problema nmeros: tiende a eliminar los 0 de la
izquierda, por lo que no podemos usar nmeros para los telfonos,
usamos texto.
- En tamao del campo ponemos 13 (cdigo pas (2) + numero (de 6 a
11 caracteres)).
- Mscara de entrada obligamos con los 0 y permitimos con los 9 (en
los 9 puede no haber nada, en los 0 si o si va a ir algo). Ojo con las
comillas: las comillas marcan constantes.
Bebida: Nueva tabla. Vamos al campo alcohlica:
- Unidad del campo: 1
- Mscara de entrada: L (letras)
- Valor predeterminado: S (para que los registros de bebida partan
siempre con S)
- Regla de validacin: M O P O S (dentro de las comillas no hay
diferencia entre minsculas y maysculas, fuera de las comillas si
importa la diferencia).
- Texto de validacin: aqu solo M o P o S.
Datos de prueba: datos inventados.
Otra tabla: Tipo Local rutLocal y tipo ambos son claves (se seleccionan los
dos y se aprieta clave).
Copiamos tabla Tipo Local para la tabla de Tiene Existencia (copiar-pegar) y
elegimos copiar la estructura solamente (las tablas se parecen mucho). Vamos
a su vista de diseo (botn derecho vista de diseo, para cambiar algunas
cosas).
Copiamos Tiene Existencia para crear tabla de Suministra (mismo
procedimiento anterior). Agregamos codigoDistribuidor y fecha (tipo de datos:
fecha/hora; Formato: fecha corta). Seleccionamos los 4 atributos y los hacemos
clave (los 4 son clave).

TABLAS OK!
Establecer relaciones (quien se conecta con quien)
Vamos a Herramientas de Base de datos Relaciones y seleccionamos todas
las tablas.
En Local pescamos rut y lo arrastramos a rutLocal (sobre el campo de clave
fornea, no en cualquier parte del cuadro).
Se abre una tabla Modificar relaciones, seleccionamos exigir integridad
referencial (integridad en base de datos). Esto lo hacemos en cada clave
fornea.
Ahora vemos la relacin de rut (empleado) a rutGerente ponemos no en la
ventana que aparece (porque ya existe relacin entre las tablas) para crear una
nueva relacin, que es de 1 a 1.

CLASE 3
Creamos formulario hacemos clic en la tabla que le queremos hacer un
formulario (empleado), vamos a crear y ah: formulario.
Para poder editar el formulario inicio ver vista formulario.
Despus, ver vista diseo. Editamos los cuadros (tamaos, textos, color, etc)
Donde dice empleado: etiqueta; donde dice rut, nombre, apellido, etc tambin
son etiquetas. Los de al lado son los cuadros de texto, donde va un dato nico
(es parecido a una celda de Excel, esta configurado para evaluar).
En Diseo uno puede agregar texto con Cuadro de Texto.
Hacemos doble clic en el nuevo texto escrito, aparece un cuadro y en Datos
vemos que se guarda en Origen del control. Si necesitamos ayuda apretamos
el cuadrito con los
Diseo Hoja de Propiedades. Ponemos formulario, vamos a imagen,
apretamos los y podemos personalizar el fondo.
Subformularios:
Diseo subformulario/subinforme (una revista chica), vemos que la varita
mgica este activada. Apretamos donde queremos que aparezca, y se abre un
cuadro Asistente para subformularios.
Para mover el subinforme, lo apretamos, que aparezcan las lneas amarillas y
para mover solo un cuadro (no los dos al mismo tiempo) apretamos el
cuadrado caf de la esquina arriba-izquierda.
EMPLEADO:
Crear Formulario Vista diseo
Eliminamos Apellido Materno, Rut Local y Domicilio.
Seleccionamos todo, botn derecho: diseo: tabular (se pasa la etiqueta para
arriba).
Si se pierde alguna etiqueta, vamos a Diseo Agregar campos existentes y
apretamos la que haya faltado.

Creamos nuevo texto en la parte de abajo (Diseo Cuadro de Texto). Y para

pasar la etiqueta para arriba hacemos lo mismo de antes de botn derecho,
diseo, tabular. Se ponemos nombre s.
Nuevo texto en la parte de arriba hoja de propiedades: formato: porcentaje
(y queda como porcentaje). Le ponemos nombre i.
Nuevo cuadro de texto le ponemos formula en datos: origen de control: [s][s]*[i]
Para bloquear seleccionamos cuadros de texto de la parte de abajo (los de la
parte de arriba son etiquetas). En hoja de propiedades datos bloqueado:
si. Tambin en hoja de propiedades del formulario datos permitir agregar:
no.
Ahora: Formulario en Blanco. Apretamos en Diseo: Botn. Ponemos Operacin
con formulario.. siguiente.. siguiente.. En texto ponemos como aparece el
botn, siguiente.. Donde sale comando0 no lo podemos cambiar. Vemos que
funciona cuando cambiamos a vista formulario y podemos apretar el botn y
aparece el formulario. Lo guardamos y le ponemos nombre (ndice).
Vamos al botn colorinche, abajo a opciones de acces, base de datos actual,
mostrar formulario ndice.
Cerramos acces, lo volvemos abrir, abrimos el documento recin cerrado y
debera aparecer el ndice en formularios (a mano izquierda).

CLASE 4
Crear (Otros) Consulta de diseo Empleado. Hacemos doble clic en las
cosas del cuadrito chico y van apareciendo abajo. En Ejecutar vemos la tabla
entera, despus para volver, vamos a ver vista de diseo.
En la tabla de consulta de diseo donde sale criterio (es como un flitro)
ponemos, por ejemplo, en apellido paterno, a* para que aparezcan los nombres
que empiezan con a.
En mostrar apretamos el cuadrito para que aparezca el check.
Definimos salario: [sueldo]*[horas]. El sueldo esta definido en moneda (es
importante que est bien definido el dominio).
Para que la segunda palabra parta con a (por ejemplo) * a* (*espacioa*)
El *: cadena de caracteres.
Para ver como seria esto escrito, en la esquina de abajo a la derecha
apretamos el botn que dice SQL.
Guardamos la consulta y la guardamos.
Para elegir de una lista de datos vlidos vamos al formulario de empleado,
vamos a local, botn derecho, cambiar a: cuadro combinado.
Hacemos doble clic en local (hoja de propiedades), vamos a Datos Origen
del control: RUT LOCAL, en Origen de la fila apretamos los y se abre el
generador de consultas. Estamos buscando el dato RutLocal (en la tabla Local).

Aparece el cuadrito de Local y queremos el campo RutLocal y ponemos

tambin el Nombre (para que sea ms prctico).
Cerramos y ponemos si.
Hoja de propiedades (en Local) formato: numero de columnas: 2.
Vamos a Vista de Formulario y debera quedar el Local con una flechita al lado,
y si seleccionamos algo de esa flechita, en los formularios siguientes de
Empleado, no debera aparecer nada en Local (sino que la misma flechita para
poder elegir cosas).
SUMINISTRO: mas difcil porque tiene 3 claves forneas.
Le creamos formulario. Vamos a
- cdigo bebida, botn derecho, cambiar a: cuadro combinado. Doble
clic (hoja de propiedades), datos, origen de la fila: queremos el
cdigo de la bebida, que esta en bebida. Elegimos cdigo. Cerramos
y elegimos que si.
- cdigo distribuidor, botn derecho, cambiar a: cuadro combinado.
Hoja de propiedades, datos, origen de la fila: queremos el cdigo y
el nombre (doble clic y aparecen). Cerramos y ponemos que si.
- Rut local lo mismo.. elegimos Local y despus queremos Nombre
primero y despus Rut Local (al revs que siempre). Cerramos y en
datos: columna dependiente: 2 (columna donde esta la clave que es
rut local).
- Fecha: vamos a hoja de propiedades, datos, valor predeterminado y
ponemos: ahora(), para que aparezca la fecha actual.
Vamos a vista de formulario y debera aparecer la fecha en el formulario.
Ahora hacemos una tabla ms compleja
Crear diseo de consulta elegimos distribuidor (nombre), local (nombre),
bebidas (marca) y suministra (fecha). Me aparecen los cuadritos con las
relaciones.
Vamos a parmetro:
Escribimos cul es el nombre del local? Lo copiamos y lo pegamos en criterio
debajo de nombre, local, entre []. Ejecutamos. Escribimos el nombre de algn
local y aparece. Si queremos, por ejemplo, dos locales, debajo de la pregunta la
ponemos de nuevo (donde sale o) pero con local2.
Otra consulta (3). Bebidas cdigo. Apretamos la sumatoria de arriba para
que aparezca total, y ponemos cuenta.
Apretamos alcohlica, total: agrupar por, al lado de alcohlica (en otro campo)
ponemos tot: Cuenta(*), y en Total ponemos Expresin. En criterio debajo de
alcohlica ponemos: s.
Creamos una consulta empleado rut.. parmetro: cul es el rut del
empleado?.. copiamos, pegamos en criterio entre [], ponemos eliminar.
Guardamos, cerramos. Abrimos de nuevo y aparece que podemos modificar
algo.. etc etc.. ponemos que si, escribimos un rut (11111111) y se elimina
(ponemos si).

CLASE 5
INFORMES (trabajo de diseo, entregar informacin de la forma ms clara
posible).
Crear Asistente de informes. Tabla: Empleado, seleccionamos todo menos
Ap.Mat y Domicilio. Ponemos siguiente.. y agrupamos. Rut-local despus
horas ponemos opciones de agrupamiento, y en horas ponemos de a 10
(10s). Siguiente.. ponemos horas en el primer cuadro y aparecen abajo el botn
de opciones de resumen (solo porque se trata de nmeros) apretamos todos..
Siguiente.. Elegimos colores, titulo, etc.. Finalizar.
Aparece el informe, y podemos exportarlo a otros programas, como a Word, en
la parte de arriba donde dice Word.
Cerramos la vista preliminar y podemos editarlo. Apretamos Horas y de ah en
la barra de herramientas de arriba ponemos ordenar y agrupar. Eliminamos
Horas para que sea ms ordenado. Si queremos recuperarlo ponemos agrupar
grupo en la parte de abajo.
Informe para Consulta2
Hacemos el informe, vamos a vista de diseo y podemos ir agregando cosas,
por ejemplo, agregamos un cuadro de texto, ponemos: =Min([fecha]) (en
propiedades le cambiamos el nombre a min) y aparece en el informe la fecha
de la primera entrega. O ponemos: =Cuenta(*) y aparece cuantas entregas hay
por local, etc.
Hacemos un cuadro de lista, cerramos el cuadro, vamos a propiedades, datos,
origen de filas, elegimos local, nombre, en Criterio Generador (varita
mgica), aparecen 3 cuadros, vamos a informes, de ah a informes cargados,
local (doble clic) buscamos min (doble clic), aceptar y aparece en el criterio.