Procedimiento para la Administracin de

Documentos en el Recinto de Ro Piedras

Nmero:
Fecha:
Firma:
Autoridad Nominadora:

Funcionario Responsable:
Oficina Responsable:

Carlos E. Severino, Ph.D

Lillian Irizarry Martnez, M.A.

Archivo Universitario

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN .................................................................................................................................................. 3
I.

PROPSITO ................................................................................................................................................... 5

II. INTERPRETACIN Y DEFINICIONES ....................................................................................................... 5

III. ALCANCE .. ................................................................................................................................................... 8
IV. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................................ 9
V. PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................................... 14
A.

DISPOSICIONES GENERALES ..........................................................................................................14

B.

SELECCIN Y NOTIFICACIN DEL ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS DEL RECINTO 15

C.

NOTIFICACIN DEL FUNCIONARIO ENLACE DEL ARCHIVO DE OFICINA ...........................16

D.

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS ......................................................................................16

E.

ORDENACIN DE LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES ...........................................................17

F.

PRESERVACIN Y RETENCIN DE LOS DOCUMENTOS ACTIVOS EN EL ARCHIVO DE

OFICINA .........................................................................................................................................................17
G.

INVENTARIO DE DOCUMENTOS ....................................................................................................18

H.

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE OFICINA AL ARCHIVO

UNIVERSITARIO...........................................................................................................................................20
I.

ACCESO, CONSULTA Y PRSTAMO DE LOS DOCUMENTOS INACTIVOS .............................24

J.

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO UNIVERSITARIO AL ARCHIVO DE

OFICINA .........................................................................................................................................................26
K.

RETENSIN Y DISPOSICIN DE LOS DOCUMENTOS INACTIVOS .........................................27

L.

DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS ............................................................................................28

N.

USO DE TRITURADORAS DE PAPEL ..............................................................................................28

VI. VIGENCIA Y DEROGACIN..................................................................................................................... 29

VII. PREGUNTAS FRECUENTES ..................................................................................................................... 29
VIII.

NORMATIVA LEGAL Y/O INSTITUCIONAL APLICABLE ........................................................... 30

IX. OTRAS POLTICAS O PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS ......................... 31

X. HISTORIAL .................................................................................................................................................. 32
XI. APNDICES, FORMULARIOS Y ENLACES ............................................................................................ 32
XII. CONTACTOS ............................................................................................................................................... 49

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INTRODUCCIN
POLTICA PBLICA
PBLICOS

PARA LA

ADMINISTRACIN

DE

DOCUMENTOS

Unidad
Responsable

La Ley Nm. 5 del 8 de diciembre de 1955, conocida como la Ley

de Administracin de Documentos Pblicos de Puerto Rico, (en adelante, Archivo Universitario
la Ley 5), instituy el Programa de Administracin de Documentos

Otras Unidad(es)
Concernida(s)
desde noviembre de 2011 al Archivo General de Puerto Rico. Mediante
Pblicos de la Rama Ejecutiva (en adelante, el Programa), vinculado

Unidades encargadas
de los Archivos de
documentos pblicos e implementa un programa sistemtico para la Oficina, Decanato de
conservacin de aquellos que por su valor histrico, legal, administrativo, Administracin,
OPASO y OCIU.
fiscal o informativo deben conservarse y la eliminacin de los que carecen
este programa, se establece una poltica relativa a la administracin de los

de valor permanente o han perdido su utilidad administrativa. Adems, se

identifica al Administrador de Documentos como el empleado

Puedo conseguir
copia en:

responsable de la administracin de documentos en las entidades http://opsa.uprrp.edu

gubernamentales.
La Oficina Central de Finanzas y Administracin de la Universidad

Fecha de
de Puerto Rico, emiti en el 1976, la Circular 76-20, Normas Efectividad:
Complementarias para la Utilizacin, Conservacin y Disposicin de
Documentos Fiscales, con el fin de definir la responsabilidad en cuanto al
uso de originales y copias en la contabilizacin de documentos fiscales y
su conservacin permanente o temporera en la Administracin Central y
dems unidades institucionales. Indica entre otras cosas, que los recintos
debern establecer archivos centrales para la conservacin de sus
documentos hasta su disposicin. Adems, en el 1988, el Departamento
de Hacienda estableci el Reglamento Nm. 23, del 1988, conocido como
el Reglamento para la Conservacin de Documentos de Naturaleza Fiscal
o Necesarios para el Examen y Comprobacin de Cuentas y Operaciones
Fiscales. Mediante el Reglamento Nm. 15 (nmero de registro 2538 en
el Departamento de Estado) del 21 de julio de 1979, segn enmendado,

titulado Administrador de Documentos, se establecieron los requisitos

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as como las obligaciones y responsabilidades del personal designado para llevar a cabo dichas
funciones. En el 1990 se cre el Reglamento Nm. 4284, conocido como Reglamento para la
Administracin de Documentos Pblicos en la Rama Ejecutiva del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico, segn enmendado, (en adelante, Reglamento para la Administracin de
Documentos Pblicos) para implantar efectivamente la Ley 5 y establecer las normas que
regulan la administracin de documentos en las entidades gubernamentales.
El 22 de octubre de 1998, la Junta de Sndicos (hoy Junta de Gobierno) aprob
el Reglamento para la Administracin, Conservacin y Eliminacin de Documentos de la
Universidad de Puerto Rico, Certificacin Nm. 040 (1998-1999) (en adelante, Certificacin
40). El mismo estableci, entre otras cosas, los requisitos con los que debe cumplir el Archivo
Universitario. Adems, incluye una Gua para la Conservacin de los Documentos de la Junta
de Sndicos y la Universidad de Puerto Rico (en adelante, la Gua), mediante la cual se
establece el periodo de retencin de los documentos en el Recinto de Ro Piedras de la
Universidad de Puerto Rico (en adelante, el Recinto).

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I.

PROPSITO
Este procedimiento tiene como propsito establecer las normas internas que regirn el

proceso de custodia, organizacin, transferencia, preservacin, conservacin y disposicin de

los documentos en el Recinto. Ello, de conformidad con la Ley 5, segn enmendada, y los
reglamentos promulgados a tales efectos por la Junta de Gobierno 1 , el Programa de
Administracin de Documentos Pblicos de la Rama Ejecutiva 2 y el Departamento de
Hacienda3.

II.

INTERPRETACIN Y DEFINICIONES
Las palabras y frases utilizadas en este procedimiento se interpretarn segn su

contexto y el significado sancionado por el uso corriente y comn, con excepcin de aquellas
que se definen ms adelante. Las palabras usadas en el tiempo presente incluyen tambin el
tiempo futuro; y las usadas en el gnero masculino incluyen el femenino y neutro, salvo en los
casos que tal interpretacin resulte inadecuada en el contexto en que son empleadas.
Asimismo, el nmero singular incluye al plural y el plural al singular, siempre que la
interpretacin no contravenga el propsito de la disposicin.

Administracin
de Documentos

Es la organizacin, planificacin, direccin, capacitacin, control,

promocin y otras actividades gerenciales relacionadas con la creacin, uso,
preservacin, conservacin y disposicin de los documentos.

Administrador
de Documentos

Se refiere al empleado designado por el Rector a cargo del funcionamiento

y supervisin del Programa de Administracin de Documentos en el Recinto.
Por lo general, esta designacin la recibe el Director del Archivo
Universitario.

Administrador
del Programa

Funcionario designado por la Ley 5 para administrar y reglamentar el

Programa de Administracin de Documentos Pblicos de la Rama Ejecutiva
y evaluar los candidatos a los que se extender nombramientos especiales de
administrador de documentos, previa consulta y recomendacin de los jefes
de las dependencias.

Certificacin Nm. 040 (1998-1999).

Reglamento Nm. 15 y el Reglamento para la Administracin de Documentos Pblicos.
3
Reglamento Nm. 23, del 1988, Departamento de Hacienda.
2

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Archivo Central

Seccin del Archivo Universitario a cargo de la administracin de los

documentos en el Recinto, y donde se conserva la documentacin inactiva
procedente de los Archivos de Oficina, hasta su disposicin o traslado al
Archivo Histrico.

Archivo de
Oficina

Lugar donde se preservan los documentos activos que evidencian las

actividades relacionados con las funciones de determinada unidad del
Recinto, mientras son de consulta continua y estn en plena vigencia jurdica,
fiscal y administrativa.

Archivo
Universitario

Unidad a cargo de la administracin de los documentos inactivos e histricos

producidos en el Recinto de Ro Piedras.

Conservacin de Es el tratamiento directo al documento, a travs de mtodos que prolonguen

su funcionalidad, devuelvan la integridad perdida, o reparndolo
Documentos
(restauracin) si ha sufrido daos que le impidan y pongan en riesgo el
cumplimiento de la funcin que desempea.
Cuadro de
Clasificacin de
Documentos

Es la estructura jerrquica y lgica establecida para la identificacin y

agrupacin fsica o intelectual de los documentos del Recinto que permite
tambin su ubicacin y posterior recuperacin.

Director

Para fines de este procedimiento, es todo aquel funcionario que ejerce

funciones de administracin en las unidades acadmicas y administrativas
del Recinto.

Disposicin de
Documentos

Actividad relacionada con la destruccin de los documentos que han

cumplido el perodo de retencin fijado, han perdido toda utilidad
administrativa, fiscal o legal y la misma ha sido autorizada por el
Administrador del Programa.

Documento

Informacin administrativa, fiscal, legal, histrica y esencial presentada en

forma de manuscrito, impreso u otro medio que pueda ser ledo; y cualquier
otro material informativo sin importar su forma o caracterstica fsica.
Incluye, los documentos generados de forma electrnica, aunque nunca sean
impresos en papel o registrada su informacin en otro medio distinto al
creado originalmente.

Documento
Activo

Documento de uso continuo o frecuente, que requiere estar disponible en la

unidad a la que pertenece.

Documentos
Administrativos

Documentos que establecen poltica institucional o estn relacionados con

los procedimientos, funciones, operaciones administrativas o acadmicas.

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Documento
Confidencial

Documento bajo la custodia del Recinto de Ro Piedras y cuya divulgacin

est protegida, controlada o prohibida por ley o reglamento.

Documento
Fiscal

Documentos utilizados para procesar, registrar, resumir e informar

transacciones financieras de la Universidad, entre los cuales se incluyen
los de recaudaciones, obligaciones o desembolsos de fondos, estados
financieros, asignaciones y transferencias de presupuesto, ayudas
econmicas a estudiantes, pagos de matrcula, etc.

Documento
Inactivo

Documento de poco o ningn uso, que no se requiere preservar en la unidad

a la que pertenece y se conserva en el Archivo Universitario conforme a la
clasificacin y el trmino de tiempo fijado en la Gua.

Documento
Oficial

Se refiere al documento original de uso oficial para la institucin o la copia

que lo sustituye. La copia se designa como documento oficial cuando, en
ausencia de un original, es necesario que la oficina que tiene mayor
relacin con el documento la conserve por el trmino que establece este
Reglamento para evidenciar transacciones realizadas.

Documento
Privado

Todo documento en el que se identifique por su nombre o que permita

identificar por su nombre a una o ms personas y que contenga informacin
relativa a algn aspecto de la intimidad o de la vida privada de tales
personas.

Documento
Privilegiado

Todo documento cuyo acceso est limitado o excluido por algn privilegio
o principio de confidencialidad reconocido por ley, por la jurisprudencia,
mediante un reglamento o por determinacin expresa de la Junta de
Gobierno.

Documento
Pblico

Documento que se origine, conserve o reciba en cualquier dependencia del

Estado Libre Asociado de Puerto Rico, de acuerdo con la Ley 5 o en
relacin con el manejo de los asuntos pblicos y que se tenga que conservar
permanente o temporalmente como prueba de las transacciones o por su
utilidad administrativa, valor legal, fiscal, cultural o informativo, segn sea
el caso; o que se haya de destruir por no tener ni valor permanente, ni
utilidad administrativa, legal, fiscal, cultural o informativa y una copia de
todas las publicaciones de las dependencias gubernamentales. Tambin se
entender por documento pblico todo documento que expresamente as se
declare por cualquier ley vigente o que en el futuro se apruebe.

Funcionario
Enlace

Empleado designado por el director de la unidad a cargo del Archivo de

Oficina y enlace con el Archivo Universitario.

Gua

Gua para la Conservacin de Documentos de la Universidad de Puerto

Rico, la cual forma parte del Reglamento para la Administracin,
Conservacin y Eliminacin de los Documentos de la Universidad de
Puerto Rico, Certificacin Nm. 040 1998-1999; la cual establece el
periodo de retencin de los documentos en el Recinto.

Lista de
Disposicin

Describe los documentos ubicados en el Archivo de Oficina o en el

Archivo Central cuyo periodo de retencin o utilidad ha concluido. La
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preparacin de esta lista es esencial para formalizar los trmites de

disposicin de los documentos.
Perodo de
Retencin

Es el perodo de tiempo fijado durante el cual deben retenerse los

documentos antes de perder su utilidad administrativa, fiscal o legal.
Tambin retencin aplica a los documentos de valor histrico, ttulos de
propiedad y documentos esenciales.

Preservacin

Es el tratamiento indirecto que se da a un documento para mantenerlo en

buenas condiciones, a fin de que pueda cumplir con la funcin para la cual
fue creado y el tiempo de conservacin requerido por reglamentacin.

Programa

Programa de Administracin de Documentos Pblicos de la Rama

Ejecutiva, adscrito al Archivo General de Puerto Rico que se encarga de
la planificacin, control, direccin, organizacin, capacitacin y
promocin, entre otras funciones relacionadas con la creacin, uso,
conservacin y disposicin de los documentos pblicos.

Recinto

Se refiere a todas las dependencias, predios, terrenos y facilidades bajo el

control del Recinto de Ro Piedras de la Universidad de Puerto Rico, la
Escuela Secundaria de la Universidad de Puerto Rico, Plaza Universitaria
y cualquier instalacin similar a sta.

Series
Documentales

Conjunto de documentos que poseen caractersticas en comn, que son

archivados, usados, transferidos y dispuestos como un grupo de
documentos.

Unidad

Cada uno de los decanatos, facultades, departamentos, bibliotecas,

oficinas, divisiones, centros, programas, secciones, entre otros, a cargo de
un director, segn definido en este procedimiento.

III.

ALCANCE
Este Procedimiento ser de aplicacin a todos los documentos clasificados como

administrativos, fiscales, histricos, esenciales4, cubiertos por legislacin o contratos, ttulos

de propiedad originales o duplicados recibidos o producidos en el Recinto y al personal
responsable de los mismos.

Tambin aplicar a borradores, documentos daados al

imprimirse, listas que se actualizan constantemente y copias extras conservadas para propsito
de referencia, cuando contengan informacin privada privilegiada, confidencial o sensitiva que

Estos segn definido en la Certificacin Nm. 040 (1998-1999) de la Junta de Sndicos.

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por disposicin de alguna ley o normativa requiera la proteccin de su contenido.

IV. RESPONSABILIDADES
A continuacin se detallan las responsabilidades principales que debe asumir el
personal, asociadas con este procedimiento.
ARCHIVO UNIVERSITARIO
Administrador de
Documentos
(Director)

1. Planificar, organizar, controlar y dirigir las actividades

relacionadas con la creacin, uso, preservacin, conservacin y
disposicin de los documentos en cualquier formato, clasificados
como administrativos, fiscales, histricos, esenciales, ttulos de
propiedad y cubiertos por legislacin o contratos en el Recinto.
2. Atender las recomendaciones en cuanto a la formulacin o
revisin

de

los

procedimientos

relacionados

con

la

Administracin de documentos y cuando sea necesario, someter

cambios a los mismos.
3. Participar en la capacitacin de los funcionarios a cargo de los
Archivos de Oficina del Recinto.
4. Preparar un registro de los funcionarios enlace, mantenerlo
actualizado y dar seguimiento a las unidades del Recinto para el
cumplimiento con la designacin de stos.
5. Coordinar y supervisar el funcionamiento de los Archivos de
Oficina, reclamar la documentacin, conservarla y valorarla.
6. Solicitar cada tres (3) aos la actualizacin del inventario de los
documentos custodiados en los Archivos de Oficina para
mantener un control de los documentos y actualizar el Cuadro de
Clasificacin de Documentos del Recinto (Apndice C).
7. Preparar un Inventario de los Documentos y un Plan de
Retencin de Documentos del Recinto y someterlo al Programa
de Documentos Pblicos de la Rama Ejecutiva para su
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aprobacin. En ausencia del Inventario y Plan de Retencin,

someter un informe anual al Programa, sobre el estatus de la
preparacin del mismo, treinta (30) das despus del cierre del
ao fiscal, conforme a lo que establece el Artculo 15 del
Reglamento para la Administracin de Documentos Pblicos.
8. Atender las solicitudes de acceso a los documentos inactivos y
canalizar las mismas segn el procedimiento establecido.
9. Solicitar y certificar al Programa la disposicin de los
documentos del Recinto.
Personal
Administrativo

1. Organizar, describir y custodiar los documentos transferidos.

2. Cotejar el formulario Relacin de Entrega de Documentos del
Archivo de Oficina al Archivo Universitario (Apndice G)
sometido por las unidades, para corroborar que los datos
incluidos en ste, concuerden con el contenido y rotulacin de las
cajas transferidas.
3. Ofrecer servicio a los usuarios de las unidades y a los
investigadores que consultan los documentos inactivos e
histricos.
4. Localizar las cajas que contienen los documentos o expedientes
solicitados por los usuarios de las unidades y tenerlas disponibles
para la consulta conforme lo acordado.
5. Controlar el acceso, uso, prstamo y devolucin de los
documentos

expedientes

de

conformidad

con

los

procedimientos relacionados.
Trabajador

Recibir, cotejar y ubicar en los anaqueles del Archivo

Universitario los documentos provenientes de los Archivos de
Oficina.
Indicar en el formulario Registro Entrada de Documentos al
Archivo Universitario (Apndice I) la ubicacin asignada y
notificar al Administrador de Documentos.
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Asumir las tareas relacionadas con la trituracin de los

documentos del Recinto:
a. Recibir

instrucciones

del

Administrador

de

Documentos sobre los documentos que va a destruir.

b. localizar las cajas de documentos en los anaqueles y
cotejar que corresponda a lo autorizado;
c. preparar los documentos y asegurarse que se han
eliminado y/o eliminar los elementos que afecten la
trituracin;
d. destruir los documentos utilizando la mquina
trituradora de papel.
Gestionar con el Programa de Reciclaje del Recinto el recogido
del papel triturado.
ARCHIVO DE OFICINA
Director

1. Designar al empleado que fungir como Funcionario Enlace de

su unidad, completar el formulario Notificacin Funcionario
Encargado del Archivo de Oficina (Apndice B) y enviarlo al
Administrador de Documentos.
2. Sustituir al Oficial Enlace que cesa sus funciones y notificar al
Administrador de Documentos. Asumir la responsabilidad de
ste, en ausencia de un nuevo Funcionario Enlace.
3. Supervisar las actividades relacionadas con la custodia y
disposicin de los documentos de las unidades.
4. Certificar los documentos que han completado su periodo de
retencin y pueden disponerse de ellos, o de ser necesario,
justificar la permanencia de los mismos por un tiempo adicional.
5. Identificar y notificar al Administrador de Documentos, aquellos
documentos que deben retenerse permanentemente.

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Funcionario Enlace

1. Colaborar con el Administrador de Documentos en la

implantacin de la poltica universitaria y los procedimientos del
Recinto relacionados con la administracin de los documentos.
2. Clasificar los documentos del Archivo de Oficina, de
conformidad con las categoras establecidas en el Cuadro de
Clasificacin de Documentos del Recinto (Apndice C) y las
series documentales que identifican las funciones y actividades
especficas de su unidad.
3. Al momento de someter el inventario de la unidad notifica al
Administrador de Documentos cualquier nueva serie documental
que surja o se elimine.
4. Ordenar los expedientes por ao acadmico o fiscal, segn la
funcin de la oficina.
5. Ordenar los documentos en los expedientes por fecha y de
acuerdo con las actividades asociadas al proceso administrativo
o acadmico a su cargo.

Cumplir con cualquier otra

reglamentacin sobre el contenido y orden en que deben

colocarse.
6. Gestionar con la Oficina de Proteccin Ambiental y Seguridad
Ocupacional (OPASO) cuando sea necesario, la limpieza de los
documentos y expedientes contaminados y la asperjacin del rea
donde ubican.
7. Mantener una copia para uso oficial de la unidad, de todo
documento que sea enviado fuera del Recinto a solicitud de
alguna agencia gubernamental estatal, federal o empresa privada
contratada por el Recinto, mientras el mismo est activo y no
haya sido devuelto.
8. Realizar un inventario de los documentos que tiene a su cargo,
registrar los datos en el formulario Inventario de Documentos de
las Unidades del Recinto, (Apndice D) y someter al Archivo
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Universitario.
9. Custodiar los documentos en el Archivo de Oficina, por un
trmino no mayor de cinco (5) aos o hasta finalizados los
procedimientos

administrativos

correspondientes

y luego

transferirlos al Archivo Universitarios para su custodia o

disposicin.
10. Coordinar con el Archivo Universitario la transferencia de los
documentos.
Identificar los documentos inactivos a transferirse del archivo de
Oficina al Archivo Universitario, preparar los mismos conforme
el procedimiento establecido y completar el formulario Relacin
de Entrega de Documentos del Archivo de Oficina al Archivo
Universitario (Apndice G).
Completar

el

formulario

Requisicin

de

Documentos

(Apndice J), cuando requiera consultar o activar un expediente

temporeramente o traspasar la responsabilidad de la custodia del
Archivo Universitario al Archivo de Oficina nuevamente.
DECANATO DE ADMINISTRACIN
Decano de
Administracin

1. Recomendar al Rector el funcionario quien ejercer de

Administrador de Documentos en el Recinto y completar el
formulario ICP/AGPR-442, Designacin y Evaluacin de
Candidato

para

Nombramiento

de

Administrador

de

Documentos Pblicos (Apndice A).

OFICINA DE PROTECCIN AMBIENTAL Y SEGURIDAD OCUPACIONAL (OPASO)
Director OPASO

1. Responsable del proceso de recogido de papel para reciclar

depositado en los contenedores de las unidades del Recinto.
2. Instruir al personal adscrito al Programa de Reciclaje, para que
cuando detecte algn tipo de documento que no deba estar en los
contenedores de reciclaje de papel, le notifique al Administrador
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de Documentos.
Empleados a cargo
del recogido del
papel para reciclaje

1. Recoger el papel depositado en los contenedores de reciclaje de

las unidades del Recinto.
2. Notificar al Administrador de Documentos cualquier situacin
que pueda detectar relacionada con una posible eliminacin
incorrecta de documentos en los contenedores de reciclaje.

OFICINA PARA LA CONSERVACIN DE LAS INSTALACIONES UNIVERSITARIAS (OCIU)

Supervisor Taller
Transportacin

1. Confirmar con el Director del Archivo Universitario del Recinto,

las rdenes de trabajo relacionadas con el recogido y traslado de
documentos de los Archivos de Oficina al Archivo Universitario.
2. Coordinar la fecha del traslado de los documentos autorizados.

V.

PROCEDIMIENTO
A. DISPOSICIONES GENERALES
1. No se destruir en la unidad de origen ningn documento oficial,
administrativo, fiscal, legal o cubierto por legislacin o contrato del
Recinto. La responsabilidad final de los documentos recae en el Archivo
Universitario del Recinto.
2. No se abandonarn documentos en ningn edificio u oficina luego de
determinarse un cierre de operaciones, fusin de servicios o mudanza a
nuevos espacios.
3. El individuo que incurra en violacin de esta normativa, podr incurrir en
violacin de la Seccin 35.2 sobre Conducta Sujeta a Acciones
Disciplinarias del Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico,
Certificacin Nm. 90 (2001-2002), segn enmendado de la Junta de
Sndicos (ahora Junta de Gobierno).

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B. SELECCIN

NOTIFICACIN

DEL

ADMINISTRADOR

DE

DOCUMENTOS DEL RECINTO

La Ley Nm. 5 del 1955 estableci la figura del Administrador de Documentos en
todas las agencias gubernamentales. Este funcionario tiene a su cargo la administracin,
conservacin y eliminacin de los documentos pblicos oficiales de las agencias y
corporaciones gubernamentales.

En el Recinto, la figura del Administrador de

Documentos recae en el Director del Archivo Universitario.

1.El Decano de Administracin tomar en consideracin las siguientes
especificaciones

incluidas

en

el

Artculo

11

sobre

Requisitos,

del Reglamento Nm. 15, Administrador de Documentos para la seleccin

del candidato a Director del Archivo Universitario, funcionario que fungir
como Administrador de Documentos del Recinto:
a. Poseer bachillerato de cualquier universidad reconocida y
adiestramientos en administracin de documentos; o dos aos o ms
de colegio y tres

aos de experiencia en administracin de

documentos y adiestramientos.
b. Ocupar un puesto regular en la Universidad de Puerto Rico.
c. Tomar el adiestramiento bsico ofrecido por la Administracin de
Documentos Pblicos y cualquier otro ofrecido por el Archivo
General de Puerto Rico.
2.Completar el formulario ICP/AGPR-442, Designacin y Evaluacin de
Candidato para Nombramiento de Administrador de Documentos Pblicos
(Apndice A), conforme a las instrucciones que provee el mismo, y lo
referir al Rector.
3.Una vez firmado, someter el formulario al Administrador del Programa,
para la debida aprobacin y certificacin.

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C. NOTIFICACIN DEL FUNCIONARIO ENLACE DEL ARCHIVO DE

OFICINA
Las unidades del Recinto identificarn a un funcionario que servir de enlace
entre el Archivo de Oficina y el Archivo Universitario y notificarn su nombre al
Administrador de Documentos. Este personal ser responsable de colaborar con el
Administrador de Documentos en la implantacin de la normativa relacionada con el
manejo de documentos en el Recinto.
1. El Director completar el formulario Notificacin del Funcionario Enlace
del Archivo de Oficina (Apndice B), mediante el cual notificar el nombre
de la persona encargada de los documentos, en cualquier formato, que
servir de enlace entre el Archivo de Oficina y el Archivo Universitario (en
adelante, Funcionario Enlace). Si dicha responsabilidad es compartida
por ms de una persona, notificar el nombre de cada uno de los empleados
y especificar los documentos a su cargo. Una vez completado el
formulario, lo enviar al Director del Archivo Universitario.
2. Cuando el Funcionario Enlace cese en sus funciones, el Director informar
al Administrador de Documentos, el nombre de la persona que asumir
dicha responsabilidad y completar el formulario Notificacin del
Funcionario Enlace del Archivo de Oficina. El Director fungir como
responsable mientras no se notifique un nuevo Funcionario Enlace.
3. El Administrador de documentos dar seguimiento a las unidades del
Recinto para el cumplimiento de la directriz anterior. Adems, preparar un
registro de los funcionarios enlace y lo mantendr actualizado.

D. CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

La clasificacin es el proceso de identificar los documentos, haciendo una
evaluacin de su contenido, para determinar el valor administrativo, fiscal, legal o
histrico. Adems, mediante dicho proceso se establece el trmino de conservacin y
eliminacin de los mismos.
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1. El Funcionario Enlace clasificar los documentos de cualquier formato en

los Archivos de Oficina, de conformidad con las categoras establecidas en
el Cuadro de Clasificacin de Documentos del Recinto (Apndice C) y las
series documentales especficas que identifican las funciones y actividades
que lleva a cabo la unidad.
2. Se utilizar el cdigo de referencia (numrico) incluido en el Cuadro de
Clasificacin de Documentos del Recinto para identificar y acceder a los
documentos de manera rpida y eficiente en el Archivo de Oficina y,
posteriormente, cuando el Funcionario Enlace necesite localizarlos en el
Archivo Central, para consultarlos o reactivarlos.

E. ORDENACIN DE LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES

La tarea de ordenar los documentos y expedientes consiste en colocar los mismos
segn las series documentales definidas, dentro de expedientes, de acuerdo a un orden
convenido y el criterio que resulte ms adecuado o lgico al momento de su
localizacin y recuperacin.
1. El Funcionario Enlace ordenar los expedientes por ao acadmico o fiscal,
segn la funcin de la oficina.
2. Ordenar los documentos en los expedientes por fecha y de acuerdo con las
actividades asociadas al proceso administrativo o acadmico a su cargo.
3. Cumplir con cualquier otra reglamentacin en la que se indique el
contenido y orden en que se debern colocar los documentos en los
expedientes, como por ejemplo el expediente de personal y el clnico.
F. PRESERVACIN Y RETENCIN DE LOS DOCUMENTOS ACTIVOS EN
EL ARCHIVO DE OFICINA
La Preservacin es el tratamiento indirecto que se da a un documento para
mantenerlo en buenas condiciones, a fin de que pueda cumplir con la funcin para la
cual fue creado y el tiempo de conservacin requerido por reglamentacin. Las
unidades son responsables de la preservacin de los documentos activos bajo su
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custodia hasta el momento de transferirlos al Archivo Universitario para que ste los
custodie o disponga de ellos.
1. La unidad evitar el deterioro de los documentos bajo su custodia, tomando
en cuenta el lugar donde se ubiquen, los materiales utilizados y los controles
ambientales a los que estn expuestos. Cuando sea necesario, resguardar
los mismos en depsitos con controles del ambiente, cajas de seguridad,
gabinetes contra fuego, bvedas de seguridad o cajas libre de cido.
2. El Funcionario Enlace gestionar con OPASO la limpieza de documentos
contaminados, ya sea por causa de un desastre natural (tormenta, huracn,
temblor) o por negligencia de un empleado (polvo, humedad, hongos,
excremento de sabandijas, entre otros contaminantes) y la asperjacin del
rea donde ubican.
3. No transferir al Archivo Universitario ningn documento contaminado.
4. El Funcionario Enlace mantendr una copia para uso oficial de la unidad,
de todo documento que haya sido enviado fuera del Recinto a solicitud de
alguna agencia gubernamental estatal, federal o empresa privada contratada
por el Recinto, mientras el mismo est activo y no haya sido devuelto.
5. Custodiar los documentos en el Archivo de Oficina, por un trmino no
mayor de cinco (5) aos o hasta finalizados los procedimientos
administrativos correspondientes, incluyendo reclamaciones o informes de
auditoras pendientes o mientras constituyan evidencia de algn litigio, para
lo que tiene que mediar una notificacin de los asesores legales. Tomar
tambin en consideracin los periodos de revisin o apelacin aplicables.

G. INVENTARIO DE DOCUMENTOS
El Recinto tiene la responsabilidad de elaborar un Inventario y Plan de Retencin
de Documentos, conforme lo establece el Reglamento para la Administracin de
Documentos Pblicos, que incluye todos los documentos bajo su custodia.

El

Funcionario Enlace ser responsable de identificar los documentos en poder de su

unidad. El Administrador de Documentos, a su vez, se encargar del inventario de los
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documentos bajo su custodia y de consolidar ambos en un informe, que someter al

Administrador del Programa.
1. Inventario de Documentos del Archivo de Oficina
a. El Administrador de Documentos requerir al Funcionario Enlace la
elaboracin de un inventario de los documentos (en cualquier formato) que
ubican en el Archivo de Oficina, en el detalle todas las series documentales
que pertenecen a la unidad.
b. El Funcionario Enlace completar el formulario: Inventario de Documentos
de las Unidades del Recinto, (Apndice D), siguiendo las instrucciones que
provee el mismo y lo enviar al Administrador de Documentos por conducto
de su Director. La realizacin del inventario ser requisito para gestionar
el traslado de documentos inactivos del Archivo de Oficina al Archivo
Universitario.
c. El Director identificar aquellos documentos de valor histrico, ttulos de
propiedad y documentos esenciales, que debern conservarse en los
depsitos del Archivo Universitario permanentemente de conformidad con
la Gua. Estos se identificarn en el formulario Inventario de Documentos
de las Unidades.
d. El Administrador de Documentos solicitar al Funcionario Enlace la
actualizacin del inventario cada tres (3) aos para mantener el control de
los documentos en su poder, en el cual se indicar cualquier nueva serie
documental que surja o se elimine, para reorganizar el Cuadro de
Clasificacin de Documentos del Recinto (Apndice C).
e.

El Funcionario Enlace utilizar los registros de las transferencias

efectuadas previamente para la actualizacin de su inventario.

2.

Inventario y Plan de Retencin de Documentos del Recinto

a. El Administrador de Documentos completar el formulario, Hoja de
Trabajo de Inventario de Documentos (ICP / AGPR 379 / PADP 9 /
2012) (Apndice E) y el formulario, Inventario y Plan de Retencin de
Documentos Pblicos, ICP/AGPR-377 (Apndice F), detallando todas las
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series documentales del Recinto y su perodo de retencin.

b. Una vez completadas todas las etapas del Inventario, lo someter al
Administrador del Programa.
c. Cuando sea necesario, solicitar al Director de Finanzas la actualizacin de
la relacin de los documentos fiscales del Recinto, indicando su periodo de
conservacin

. Una vez revisada, la someter simultneamente al

Administrador del Programa y al Departamento de Hacienda.

H. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE OFICINA AL

ARCHIVO UNIVERSITARIO
Los documentos de los Archivos de Oficina ingresarn al Archivo Universitario
mediante transferencia, cuando los mismos se conviertan en inactivos y se requiera
retenerlos por un tiempo adicional, conforme la Gua. Adems, se referirn al Archivo
Universitario los documentos que cumplieron su periodo de retencin en el Archivo de
Oficina, y cualquier otro documento que por su contenido confidencial/privilegiado
deba ser enviado a destruir en el Archivo Central. El movimiento fsico de documentos
del Archivo de Oficina al Archivo Universitario, se efectuar luego de haber sido
coordinado entre ambas partes. A continuacin los pasos a seguir al momento de
transferir estos documentos.
1. Documentos inactivos para retener conforme la Gua
a. El Funcionario Enlace coordinar con el Administrador de Documentos la
transferencia de los expedientes y documentos de la unidad acadmica o
administrativa al Archivo Universitario. La transferencia ser autorizada
por el Administrador de Documentos, quien evaluar la solicitud y le
asignar fecha para el envo de acuerdo con el orden en que se reciban las
solicitudes, salvo circunstancias especiales.
b. La unidad gestionar la compra de cajas de cartn corrugado tamao 16

De conformidad con la Carta Circular Nm. 1300-07-03, del Departamento de Hacienda.

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x 5 x 10 para los documentos tamao carta o legal, que se transfieran

al Archivo Universitario para custodia permanentemente o por ms de tres
aos. Para las nminas o documentos que sobrepasen el tamao de los
documentos 8 x 14, adquirir cajas tamao 15 x 12 x 10. Colocar
los documentos a retenerse por menos tiempo en cajas de resmas de papel
tamao carta.
c. El Oficial de Enlace no sobrecargar ninguna caja para evitar que se abran,
rompan o deterioren durante el traslado, ni ocupen ms espacio del
necesario en los anaqueles.
d. Los documentos en los siguientes formatos se colocarn separados del
expediente de origen y se establecer una relacin cruzada con
informacin de ambos.
1) fotogrfico: fotos, negativos, diapositivas, transparencias,
radiografas;
2) cartogrfico: mapas, dibujos tcnicos, planos;
3) grfico: postales, invitaciones, programas, catlogo de
exposiciones;
4) audiovisual y tecnolgico: pelcula, microfilm, microficha,
cinta magntica para audio o vdeo (compact cassette o
VHS), disco magntico o flexible (floppy), disco compacto
(CD);
5) bibliogrfico: libros, revistas, peridicos, publicaciones
peridicas producidos en la Universidad, que narren sucesos
acontecidos en la Universidad o que resalten las ejecutorias
de profesores, empleados o estudiantes y que sirvan para
trazar eventos histricos del Recinto.
e. Rotular las cajas que resguardan los documentos en formato digital,
micropelcula o microficha y rollos o discos con la siguiente informacin:
1) unidad productora,
2) ttulos de los documentos o series documentales,
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3) nmero de identificacin para cada pelcula,

4) clasificacin de confidencialidad si alguna,
5) fechas comprendidas,
6) nombres o cualquier otro dato necesario que sea til para
describir su contenido.
2. Documentos para disponer conforme la Gua o para triturar
a. El Funcionario Enlace enviar al Archivo Universitario para la
disposicin, los documentos que hayan completado el periodo de
retencin establecido en la Gua mientras permanecan en la unidad.
Adems, enviar a triturar los documentos no oficiales que contengan
informacin privada, privilegiada, confidencial o sensitiva.
b.En ambas circunstancias, reutilizar las cajas de resmas de papel
tamao carta para colocar los documentos y las reforzar con cinta
adhesiva plstica para evitar que se abran al ser transportadas. La
obtencin de las cajas es responsabilidad de la unidad.
3. Traslado de los documentos al Archivo Universitario
a. El Funcionario Enlace eliminar todo elemento de metal o plstico que
impida la trituracin, y todo material como bandas de goma, presillas
(clips), grapas industriales, herrajes, argollas, espirales y fastener, entre
otros, previo a enviar los documentos o expedientes al Archivo
Universitario.
b.Prescindir de cualquier otro material que no puede reciclarse como
sobres plsticos o con ventanilla, carpetas de argollas, papel carbn,
encuadernaciones y papel brilloso o encerado.
c. Mantendr los documentos dentro del cartapacio en el orden
correspondiente.
d.El Funcionario Enlace completar el formulario Relacin de Entrega
de Documentos del Archivo de Oficina al Archivo Universitario
(Apndice G), siguiendo las instrucciones que provee el mismo, una
vez completada la operacin de preparar los documentos. Este
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documento servir para mantener un control de los documentos

transferidos y traspasar la responsabilidad y custodia del Archivo de
Oficina al Archivo Universitario.
e. Cotejar que todos los expedientes fsicos hayan sido incluidos en el
formulario Relacin de Entrega de Documentos del Archivo de Oficina
al Archivo Universitario y enviar copia en formato Word (.docx) al
correo electrnico del Administrador de Documentos. No iniciar el
proceso de traslado hasta tanto este trmite sea aprobado por el
Administrador de Documentos. Cuando el Archivo Universitario
cuente con un sistema integral de gestin electrnica de documentos,
el Funcionario Enlace solicitar el servicio a travs de la red.
f. El Administrador de Documentos verificar la informacin sometida
en el formulario y de encontrar algn error o tener alguna duda,
devolver el mismo a la unidad para la accin correspondiente.
g.Autorizar el traslado una vez reciba el formulario firmado por el
Director de la unidad.
h.El Funcionario Enlace realizar los siguientes pasos luego de aprobado
el traslado:
1)

Cerrar las cajas y colocar un rtulo en la parte del frente de

stas (en la parte ms estrecha), indicando la serie documental y la

unidad de procedencia (vase Modelo de Rotulacin Cajas con
Documentos a Transferirse del Archivo de Oficina al Archivo
Universitario (Apndice H).
2)

Asignar un nmero en orden correlativo, a cada caja

empezando por el nmero uno (1). El nmero de la caja deber

coincidir con el que se haya indicado en el formulario Relacin de
Entrega de Documentos del Archivo de Oficina al Archivo
Universitario.
3)

Gestionar una Orden de Servicio con el Taller de

Transportacin de OCIU para el traslado de las cajas al Archivo

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Universitario.
4)

Incluir con el envo de las cajas, el original firmado del

formulario Relacin de Entrega de Documentos del Archivo de

Oficina al Archivo Universitario y retendr una copia como
evidencia y registro de la transferencia, que le servir posteriormente
para actualizar el inventario de documentos de la unidad.
i. El Supervisor del Taller de Transportacin confirmar con el Archivo
Universitario que la unidad cuente con autorizacin para el traslado de
los documentos y coordinar la fecha en que se realizar el mismo.
j. El Trabajador adscrito al Archivo Universitario cotejar los
documentos al momento de recibirlos, los ubicar en los anaqueles e
indicar su localizacin en el formulario, Registro Entrada de
Documentos al Archivo Universitario (Apndice I). Notificar al
Administrador de Documentos al respecto.

I. ACCESO, CONSULTA Y PRSTAMO

DE LOS DOCUMENTOS

INACTIVOS
El acceso total o parcial a la informacin que contienen los documentos inactivos
pertenecientes a las unidades del Recinto y que son custodiados en el Archivo
Universitario se otorgar conforme a la reglamentacin vigente aplicable, siguiendo los
siguientes pasos:
1. El Funcionario Enlace solicitar acceso a los documentos o expedientes
inactivos, mediante una solicitud de servicio gestionada a travs de una
llamada telefnica al personal administrativo del Archivo Universitario.
Cuando el Archivo Universitario cuente con un sistema integral de gestin
electrnica de documentos, el Funcionario Enlace solicitar el servicio a
travs de la red y cumplir con las normas del Recinto que rigen el acceso
a la informacin.
2. Har referencia al formulario Relacin de Entrega de Documentos del
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Archivo de Oficina al Archivo Universitario para guiar la bsqueda.

3. El Funcionario Enlace se presentar en el Archivo Universitario para
consultar los documentos o expedientes solicitados.
4. Cuando la unidad requiera el prstamo de uno o varios expedientes para
consulta fuera del Archivo Universitario, el traslado de stos lo efectuar
nicamente personal de la unidad que origina la peticin o del Archivo
Universitario.
5. El personal del archivo Universitario resguardar mediante envoltura
sellada con cinta adhesiva (papel estraza, sobre o caja) los documentos o
expedientes solicitados, para asegurar que ningn individuo externo tenga
acceso a la informacin que contienen. La unidad solicitante tomar
medidas similares al momento de devolver los mismos al Archivo
Universitario.
6. El Funcionario Enlace o el personal designado recoger el expediente y
firmar el Formulario Requisicin de Documentos (Apndice J), mediante
el cual se traspasa la custodia temporera del mismo. Cuando devuelva el
expediente, el personal del Archivo Universitario actualizar el formulario
Requisicin de Documentos con la fecha de entrega.
7. Los expedientes se prestarn por un periodo entre 30 y 90 das calendarios.
Si la unidad requiere un periodo de tiempo adicional, el Funcionario Enlace
notificar al Archivo Universitario mediante llamada telefnica o a travs
de la red cuando est disponible este servicio.
8. El Funcionario Enlace devolver los expedientes antes de finalizar el
periodo que le fue concedido. De ser necesario, el personal del Archivo
Universitario dar seguimiento al Funcionario Enlace para la devolucin de
stos.
9. El Funcionario Enlace conservar una copia en papel o digital, de todo
documento o expediente que se requiera enviar fuera del Recinto, Adems,
documentar tal accin, con un acuse de recibo que evidencie la transaccin
y le har llegar copia inmediatamente al Administrador de Documentos.
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J. TRANSFERENCIA

DE

DOCUMENTOS

DEL

ARCHIVO

UNIVERSITARIO AL ARCHIVO DE OFICINA

Cuando sea necesario activar un expediente que permanece en el Archivo
Universitario se completarn los siguientes pasos dirigidos a devolverle su custodia a
la oficina de origen.
1. El Funcionario Enlace solicitar activar uno o varios expedientes, mediante
una solicitud de servicio gestionada a travs de una llamada telefnica al
Archivo Universitario. Cuando esta unidad cuente con un sistema integral de
gestin electrnica de documentos, el Funcionario Enlace solicitar el servicio
a travs de la red y cumplir con las normas del Recinto que rigen el acceso a
la informacin.
2. El personal administrativo del Archivo Universitario localizar el formulario
Relacin de Entrega de Documentos del Archivo de Oficina al Archivo
Universitario o, en su lugar, la lista sometida por la unidad al momento de la
transferencia inicial de los expedientes y harn una anotacin en la misma. En
ausencia de estos documentos, el Funcionario Enlace proveer una lista que
detalle los expedientes a ser activados.
3. El Funcionario Enlace se presentar en el Archivo Universitario para
identificar las cajas de expedientes.
4. Firmar el formulario Requisicin de Documentos, mediante el cual se
traspasa la responsabilidad de la custodia del Archivo Universitario al Archivo
de Oficina.
5. El traslado de los expedientes, se efectuar nicamente por personal de la
unidad que origina la peticin o por personal del Archivo Universitario.
6. El personal del Archivo Universitario resguardar los documentos mediante
envoltura sellada con cinta adhesiva (papel estraza, sobre o caja) para asegurar
que ningn individuo externo tenga acceso a la informacin que contienen.
7. El Administrador de Documentos solicitar los servicios del Taller de
Transportacin de OCIU para el traslado de varias cajas de expedientes y
coordinar la fecha en que se realizar el mismo.
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K. RETENCIN Y DISPOSICIN DE LOS DOCUMENTOS INACTIVOS

El Administrador de Documentos conservar en el Archivo Central los documentos
inactivos provenientes de los Archivos de Oficina, hasta tanto cumplan el periodo de
retencin establecido en la Gua. Una vez finalizado el periodo de retencin se
efectuarn los siguientes pasos para comenzar el proceso de disposicin de los
documentos.
1. El Administrador de Documentos completar el formulario Certificacin
Endoso Disposicin de Documentos (Apndice K) y lo enviar al director
de la unidad a travs del Funcionario Enlace, para que certifique mediante
su endoso que los documentos que completaron su periodo de retencin han
perdido toda utilidad fiscal o legal, incluyendo el tiempo requerido para
reclamaciones, informes de auditoras o evidencia de litigio. Tomar
tambin en consideracin los periodos de revisin o apelacin aplicables.
2. El Administrador de Documentos completar el formulario, Lista de
Disposicin de Documentos Pblicos, ICP/AGPR 378, (Apndice L) con
la informacin de los documentos a disponer y lo someter al Administrador
del Programa para la aprobacin correspondiente.
3. El Director podr solicitar en un plazo no mayor de 30 das laborables, que
se extienda el periodo de retencin de un documento ms all de lo
establecido en la Gua, utilizando el espacio provisto en el formulario
Certificacin Endoso Disposicin de Documentos en el que expondr la
justificacin para tal accin.
4. El Administrador de Documentos evaluar la solicitud, establecer un
trmino de conservacin adicional y lo notificar al director de la unidad.
5. El Administrador de Documentos retendr cualquier documento que
considere de algn valor histrico para el Recinto.
6. Luego de aprobada la lista de disposicin, el Administrador de Documentos
dar instrucciones al Trabajador a cargo de la trituracin de los documentos
en el Archivo Universitario para que inicie dicho proceso.
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7. Una vez finalizada la destruccin de los documentos el Administrador de

Documentos completar el formulario, Acta de Destruccin o Traslado de
Documentos, ICP/AGPR-552, (Apndice M) y lo enviar al Programa.
L. DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
La digitalizacin es el proceso de convertir documentos fsicos (textos, mapas,
planos, manuscritos, vdeos, entre otros) en formato digital, para ser procesados por
computadoras u otros dispositivos electrnicos. Este proceso sustituye, mediante la
captura, los documentos fsicos y los transforma en documentos digitales con el
propsito de preservar los mismos. La conversin de documentos impresos en papel a
imgenes digitales no exime del cumplimiento de todas las directrices establecidas en
este procedimiento, a menos que se emita otra directriz al respecto.

M. RECICLAJE DE DOCUMENTOS

El servicio del Programa de Reciclaje de OPASO no se utilizar para eliminar los

borradores, documentos daados al imprimirse, listas que se actualizan constantemente
y copias extras conservadas para propsito de referencia, cuando contengan
informacin privada privilegiada, confidencial o sensitiva que por disposicin de
alguna ley o normativa requiera la proteccin de su contenido, segn dispuesto en el
alcance de este procedimiento.

N. USO DE TRITURADORAS DE PAPEL

1. El Archivo Central utilizar mquinas trituradoras para destruir de forma
irreproducible los documentos que han cumplido con el periodo de retencin
establecido en la Gua o aquellos que contienen informacin confidencial,
privilegiada o sensitiva.
2. La adquisicin y uso de trituradoras en otras unidades del Recinto est
prohibida. Esta directriz aplica a todas las unidades del Recinto, sin importar
si la procedencia de sus fondos operacionales, es estatal, federal o privada.

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VI. VIGENCIA Y DEROGACIN

Este procedimiento entrar en vigor inmediatamente luego de aprobado por el Rector y deroga
las siguientes directrices y normativas:

Normas Generales sobre la Administracin y Coordinacin del Programa de

Conservacin y Disposicin de Documentos Pblicos en el Recinto Universitario de
Ro Piedras, Circular 85-14, Decano de Administracin.

Informes de Inventario y Plan de Retencin de Documentos Pblicos de la

Universidad de Puerto Rico, Recinto de Ro Piedras, Circular del Decano de
Administracin del 15 de agosto de 2003.

Carta Circular 04, 2011-2012, del Decano Administracin, Procedimiento de

Transferencia de Documentos desde los Archivos de Oficina al Archivo Central.

Circular (2012) del Decano de Administracin, Orientacin sobre Nuevo

Procedimiento para realizar Inventario de Documentos del Recinto.

VII. PREGUNTAS FRECUENTES

A. Puedo eliminar o reciclar los documentos que existen en la unidad en la que
trabajo?
No. La disposicin o eliminacin de los documentos est regulada por ley y slo la
puede efectuar el Administrador de Documentos del Recinto.

Adems, la

disposicin slo se efectuar una vez el Administrador de Documentos haya

completado el trmite de notificacin al Administrador del Programa y ste haya
dado su aprobacin.
B. Por cunto tiempo se deben conservar los documentos?
Los documentos de la Universidad de Puerto Rico se conservan por el tiempo
establecido en la Gua para la Conservacin de Documentos de la Universidad de
Puerto Rico, apndice del Reglamento para la Administracin, Conservacin y
Eliminacin de Documentos de la Universidad de Puerto Rico, Certificacin Nm.
040 (1998-1999), de la Junta de Gobierno. Copia de la misma puede obtenerse a
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travs del siguiente enlace:

http://www.vcertifica.upr.edu/certificaciones/External/Certificaciones.aspx.
C. Debo elaborar o actualizar el Inventario de Documentos de la Unidad para poder
gestionar al Archivo Universitario las transferencias de documentos?
S, el inventario de los documentos en cualquier formato es un requisito para
gestionar la transferencia de documentos al Archivo Central. Es un requerimiento
establecido por la Universidad de Puerto Rico, a travs de la Certificacin Nmero
040 de la Junta de Sndicos (Artculo VII Inventario de Documentos). Con la
informacin que provee la unidad, el Administrador de Documentos entonces
elabora el Inventario de Documentos del Recinto.
D. Qu hacer con los documentos que estn contaminados?
No se pueden transferir al Archivo Universitario los documentos que estn
contaminados con polvo, humedad, hongos, excremento de sabandijas, entre otros
contaminantes.

Para poder hacerlo, debern ser previamente limpiados y/o

asperjados por OPASO. La unidad debe realizar los trmites pertinentes, segn se
detalla en la seccin H, Transferencia de Documentos del Archivo de Oficina al Archivo
Universitario de este

documento.

VIII. NORMATIVA LEGAL Y/O INSTITUCIONAL

APLICABLE
A.

Ley Nm. 5 del 8 de diciembre de 1955, segn enmendada, conocida como

Ley de Administracin de Documentos Pblicos de Puerto Rico.

B.

Reglamento Nm. 2538 (15), segn enmendado, del 21 de julio de 1979,

conocido como Reglamento de Administradores de Documentos, ASG.

C.

Reglamento Nm. 4284, del 19 de julio de 1990, Reglamento para la

Administracin de Documentos Pblicos en la Rama Ejecutiva Estado Libre
Asociado de Puerto Rico, Administracin de Servicios Generales.

D.

Certificacin Nm. 040 (1998-1999) de la Junta de Sndicos, Reglamento para

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la Administracin, Conservacin y Eliminacin de Documentos de la

Universidad de Puerto Rico.
E.

Certificacin Nm. 077 (2000-2001) de la Junta de Sndicos, Enmienda el

Apndice del Reglamento para la Administracin, Conservacin y
Eliminacin de Documentos de la Universidad de Puerto Rico, emitido con la
Certificacin Nm. 040, Serie 1998-99.

F.

Reglamento Nm. 23, del 1988, Reglamento Para la Conservacin de

Documentos de Naturaleza Fiscal o Necesarios para el Examen y
Comprobacin de Cuentas y Operaciones Fiscales, Departamento de
Hacienda.

G.

Carta Circular Nm. 1300-07-03 (2002) del Departamento de Hacienda sobre

la Lista de Documentos Fiscales requerida por el Reglamento 23 (1988) 2da.
Revisin, Gua para fijar Perodos de Conservacin de los Documentos
Fiscales.

H.

Ley Nm. 197-2002 que regula el Proceso de Transicin de Gobierno del

Estado Libre Asociado de Puerto Rico, Artculo 19 (b) relacionado con la
mutilacin o destruccin de documentos pblicos.

IX. OTRAS

POLTICAS

PROCEDIMIENTOS

INSTITUCIONALES RELACIONADOS
A.

Certificacin 93-139 del Consejo de Educacin Superior, Reglamento sobre el

acceso a documentos oficiales en la Universidad de Puerto Rico.

B.

Directrices sobre los Expedientes de Personal en la Universidad de Puerto Rico,

diciembre de 2011, Oficina Central de Recursos Humanos.

C.

Lista de Documentos Fiscales requerida por el Reglamento Nm. 23, Carta

Circular 1300-07-03, Departamento de Hacienda.

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X.

HISTORIAL
A. Manual de Normas y Procedimientos Internos para la Conservacin, Acceso y
Disposicin de Documentos del Archivo Central, 2007.
B. Procedimiento de Transferencia de Documentos desde los Archivos de Oficina al
Archivo Central, 2012.

XI. APNDICES, FORMULARIOS Y ENLACES

A.

Formulario: Designacin y Evaluacin de Candidato para Nombramiento de

Administrador de Documentos Pblicos, ICP/AGPR-442.

B.

Formulario: Notificacin del Funcionario Enlace Archivo de Oficina

C.

Cuadro de Clasificacin de Documentos del Recinto de Ro Piedras

D.

Formulario: Inventario de Documentos de las Unidades del Recinto

E.

Formulario: Hoja de Trabajo de Inventario de Documentos (ICP / AGPR 379 /

PADP 9 / 2012)

F.

Formulario: Inventario y Plan de Retencin de Documentos Pblicos (ICP

SHPR-377 )

G.

Formulario: Relacin de Entrega de Documentos del Archivo de Oficina al

Archivo Universitario

H.

Modelo: Rotulacin Cajas con Documentos a Transferirse al Archivo

Universitario

I.

Formulario: Registro Entrada de Documentos al Archivo Universitario

J.

Formulario: Requisicin documentos

K.

Formulario: Certificacin Endoso Disposicin de Documentos

L.

Formulario: Lista de Disposicin de Documentos Pblicos (ICP AGPR-378)

M.

Formulario: Acta de Destruccin o Traslado de Documentos Pblicos (ICP

AGPR-552)

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Apndice A:

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Apndice A: continuacin

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Apndice A: continuacin

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Apndice A: continuacin

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Apndice B:

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Apndice C:

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Apndice D:

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Apndice E:

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Apndice F:

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Apndice G:

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Apndice H:

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Apndice I:

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Apndice J:

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Apndice K:

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Apndice L:

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Apndice M:

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XII. CONTACTOS

Lillian Irizarry Martnez

Joely Alvarado Alvarado

Directora Archivo Universitario y

Administradora de Documentos

Asistente de Administracin IV
Archivo Central

Extensin 5333
lillian.irizarry@upr.edu

Extensin 5336
joely.alvarado@upr.edu

Misael Morales Olmo

Trabajador

Vitelma C. Muoz Tovar

Archivo Central

Tcnico de Microfilmacin
Archivo Central

Extensiones 5332 y 5335

Extensin 5334

misael.morales@upr.edu

vitelma.muoz@upr.edu

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