ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

ADMINISTRACIN DEL TIEMPO.

Qu es el tiempo?
Para los griegos de la poca clsica el tiempo era un dios: Cronos. Los modernos
diccionarios de la actualidad lo definen:

La enciclopedia ilustrada ilustrada cumbre: Relacin que se establece

entre dos o ms fenmenos, sucesos, cuerpos u objetos
Diccionario Larousse: Duracin de los fenmenos poca, siglo
Diccionario de la Real Academia: Duracin de las cosas sujetas a mudanza
Diccionario de Psicologa: Aspecto mensurable de la duracin

La mejor definicin, si bien no la mas clara para el lector moderno, sigue siendo la
antiqusima definicin de Aristteles: el nmero, o la medida, del movimiento
segn antes y despus.
El tiempo es, pues, la dimensin del cambio. Ya que si nada cambiara, no habra
tiempo.
Resulta toda una confusin que sorprender a ms de uno. El tiempo en s no
existe. No existe porque es una simple medida. No existe el tiempo como no existe ni
el kilmetro ni el litro, sino nicamente las cosas que son medidas por tales patrones
convencionales.
Para el ser humano el tiempo es la vida. Con mayor razn que el tan trillado refrn
castellano: El tiempo es oro, y que el refrn anglosajn: Time is Money, debera
difundirse este refrn filosfico y universal: El tiempo es vida. Es la vida que se
procesa y que se construye, se despliega y hacia el final se repliega.
LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO.
Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las
sociedades. Como el tiempo no existe en s, la administracin del tiempo es la
administracin de s mismo; el manejo adecuado de los recursos de todo orden, ya que
no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.
La "Administracin del tiempo" es un concepto interesante. Implica que
podemos poseerlo o controlarlo. El Tiempo, en si mismo, es parte de las tres
dimensiones y no creo que por ahora podamos "hacerle" algo, mucho menos
administrarlo. Lo que podemos, en cambio, es administrarnos nosotros mismos "a
tiempo". Tomar conciencia de lo que estamos haciendo, y de cmo estamos, dentro del
tiempo. "Si quieres hacer buen uso de tu tiempo, debes saber qu es lo ms
importante y entonces, darle todo lo que tengas".
REALIDADES Y MITOS.
En torno al tiempo han creado un sinnmero de conceptos falsos, autnticos
mitos, que ocultan la realidad de las cosas creando ilusiones deletreas.
No tengo tiempo, No me alcanza el tiempo, El tiempo vuela, Se
nos viene el tiempo encima, Tenemos que recuperar el tiempo perdido,
L. A. FERNANDO BAJONERO BAILN.

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Hay que ir contra el reloj, Soy esclavo del tiempo, Vamos a ahorrar el
tiempo etc.
Todas las expresiones anteriores son falsas. El tiempo del da y del ao
transcurre a un ritmo matemtico uniforme y parejo: a nadie se le echa encima el
tiempo y nunca se pone a volar ni a tiranizar a la gente. Tampoco se recupera, ejemplo
de esto puede ser, si un piloto sale de Pars a Nueva York con una hora de retraso,
podr recorrer ese trecho en menos tiempo del acostumbrado, pero tendr que pagar
un precio adicional: mayor esfuerzo de las mquinas, mayor gasto de combustible,
mayor tensin de los operadores y mayor riesgo para todos.
La tan sonada escasez de tiempo es un engao que nace de administrarlo mal,
confundiendo prioridades, ignorando objetivos, obsesionndose por hacer ms cosas
de las razonablemente posibles y que se nutre de la incapacidad de decir no a las
distracciones y a las solicitaciones extraas.

TIEMPO FSICO Y PSICOLGICO.

Una cosa es el tiempo del reloj ( tiempo fsico) y otra el tiempo psicolgico.
En primer lugar esta el tiempo fsico, que es un fenmeno aplicado a la
realidad objetiva y por encima de las vicisitudes de los seres humanos.
En segundo lugar esta el tiempo psicolgico, que es una experiencia
subjetiva, como vivencia, como interiorizacin de caracteres, de los caprichos y de las
neurosis.
La fsica NO consigue explicar la relacin entre el tiempo fsico y el tiempo
psicolgico (el tiempo de los relojes y el tiempo de la conciencia). Tales tiempos
parecen tener vnculos que los unen, pero poseen propiedades diferentes, y a veces
hasta contrarias.
De entrada, sus estructuras difieren: el tiempo fsico transcurre idntico a s
mismo, el subjetivo en cambio sucede con ritmos diferentes y con discontinuidades. El
tiempo fsico (concentrado siempre en el presente) separa el infinito del pasado del
infinito del futuro, mientras que el psicolgico mezcla dentro del presente un poco de
pasado reciente y un poco de futuro prximo.
En el tiempo fsico, los instantes sucesivos nunca, existen juntos; el psicolgico
elabora dentro del presente una especie de coexistencia entre el pasado inmediato y el
futuro inminente. El psicolgico une lo que el fsico separa continuamente, conserva lo
que el fsico se lleva, incluye lo que el fsico excluye, manteniendo lo que el otro
elimina.
Es el tiempo del que se dice: Una enfermedad terrible, que duro dos largos
aos, Quince das de vacaciones que pasaron en un santiamn, Cinco minutos de
angustia que me parecieron cinco aos.

L. A. FERNANDO BAJONERO BAILN.

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LA EXPERIENCIA DEL TIEMPO.
Antes de toda filosofa, el tiempo es una experiencia inmediata: sentimos el
paso del tiempo, lo observamos en el ritmo de la naturaleza y lo sentimos y
vivenciamos en nuestra esfera corporal, psicolgica y social.
En la corporal. La vida fisiolgica es una ejecucin de ritmos: la inspiracin y la
espiracin, el hombre y la sociedad, la atencin y la dispersin, el cansancio y el
descanso se presentan da con da.
Adems, se vive el tiempo en el paso de las estaciones cada ao, en las variaciones del
cuerpo a travs de la infancia y de la adolescencia, en la fuerza de la juventud, en la
resistencia de la madurez, en el debilitamiento progresivo de la vejez y en el curso
evolutivo de las enfermedades.
En la esfera psicolgica. Nuestra psique tiene su tiempo interno: sentimos el influir
de los acontecimientos: ejemplo, 10 minutos alegres son una experiencia temporal
muy diferente de 10 de extrema tensin o dolor; tomamos distancia con respecto a los
hechos del pasado, localizndolos en el tiempo; podemos decir, Hace una semana,
Hace tres meses, Hace cinco aos; y experimentamos el mundo del paso de la
niez, de la adolescencia, de la juventud, de los aos maduros
En la esfera social. Esta se da por ejemplo, cuando dejamos de ver 15 aos a un
compaero de escuela y al encontrrnoslo, advertimos y observamos el paso del
tiempo. Comparamos a nuestra cuidad o a nuestro barrio con lo que era hace 20 aos,
por donde quiera encontramos la huella del paso del tiempo.
EL HOMBRE CONTROLA EL TIEMPO.
Ya desde pocas inmemoriales el hombre trat de dividir y controlar el tiempo;
muchos siglos antes de la era cristiana se inventaron los relojes de sol y los de arena.
La misin del hombre no es someterse pasivamente a la naturaleza, sino
dominarla, se ha dado a descubrir diversos expedientes, algunos muy sofisticados para
negar la fatalidad del tiempo.
El tiempo ha inquietado realmente al hombre en muchas formas y desde
muchos puntos de vista. No a los animales, porque ellos se limitan a vivir en el
presente, careciendo de la triple dimensin del pasado, presente y futuro.
Slo el hombre, capaz de concientizarse y reflexionar y por lo mismo, capaz de
trascender su propio presente, se ha abierto las puertas al dominio del universo,
dominando el tiempo y el espacio; y tambin angustindose ante la fatalidad del
devenir y la seguridad del trmino en la muerte..
No slo la humanidad sino cada persona, al enfrentar su futuro y pasado,
adopta, o bien crea, una filosofa del tiempo.
ENEMIGOS DEL TIEMPO: VISIBLES Y OCULTOS, INTERNOS Y EXTERNOS.
Quin podra asegurar que saca el mximo partido de su tiempo? Que lo
emplea del mejor modo posible para su plena realizacin y para el logro d los ms
valiosos objetivos? Que se sirve de l para construir la felicidad propia y la de los
seres queridos?.
L. A. FERNANDO BAJONERO BAILN.

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Existen Ladrones del tiempo bastante numerosos y tanto ms temibles
cuanto ms ocultos y disimulados. Identificarlos es el mejor camino para acabar con
ellos.
Entendemos por Enemigo o desperdiciador del tiempo , cualquier
circunstancia que se opone a la realizacin de nuestros objetivos, o simplemente que
nos aparta de nuestros valores. Existen enemigos visibles y ocultos, externos e
internos, controlables y no controlables.
Con facilidad caemos en la ilusin de que los enemigos de nuestro tiempo son
externos, pero la verdad es que muchos de los ms temibles se encuentran en nosotros
mismos.
A continuacin se muestra el siguiente cuadro:
ENEMIGOS DEL TIEMPO.
EXTERNOS.

INTERNOS.

Interrupciones del telfono.

No saber decir No.

Interrupciones por visitas inesperadas.

Urgencias

Querer acaparar actividades pero no saber

delegarlas.
Sobreestimar las propias capacidades.

Mobiliario incmodo.

Subestimar las propias capacidades.

Incapacidad de los subalternos.

Aplazar, dejar las cosas para despus.

Falta de informacin adecuada.

Exceso de reuniones.

Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes.

Confusin y desorden en la propia oficina.

Liderazgo deficiente

Falta de motivacin; indiferencia.

Trmites excesivos (burocracia).

Tensin y preocupaciones.

Ruidos y distracciones visuales.

Obsesin por lo trivial.

Sistemas de comunicacin deficientes.

Inconstancia, hbito de dejar tareas inconclusas.

EL USO DEL TIEMPO: REFLEJO DE LA PERSONALIDAD.

Toda administracin implica la personalidad del administrador, y aun ms
cuando se trata del tiempo, que no es algo externo a la persona.
Administrar el tiempo es administrar la vida; malgastar el tiempo es
malgastar la vida.
La administracin del tiempo no puede ser sino un reflejo de la personalidad:
Dime cmo gastas tu tiempo y te dir quin eres.

L. A. FERNANDO BAJONERO BAILN.

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Nos encontramos, no ante un problema de tcnicas, sino de actitudes bsicas;
no de aprendizaje conceptual, sino de compromisos vitales; no de recetas, sino de
reeducacin; no de simples estrategias, sino de madurez humana; no
de
adoctrinamiento, sino de expresin espontnea, vital y creativa.
TIEMPO Y VALORES HUMANOS.
De aqu que manejen su tiempo en formas muy diversas, el individuo
materialista, el perfeccionista, el idealista soador, el bohemio, el burcrata, el artista,
el cientfico, el empresario, el religioso, el poltico, etc.
De igual manera todos manejamos nuestro tiempo de maneras diversas a los 5
aos de edad, a los 15, a los 25, y a los 60. Estn de por medio los valores de cada
individuo: los conscientes y los inconscientes. Ellos nos motivan a obrar y determinan
nuestros intereses y nuestros gustos.
Por ello, es muy importante y posible hasta cierto punto programar Desde
fuera el tiempo de trabajo de un individuo, no es posible programarle el tiempo vital.
Eso seria una burla y violacin a la intimidad personal. Esto es una cuestin de valores,
voluntad, autodisciplina y madurez.

REFLEXIN Y PERCEPCIN DEL TIEMPO.

La administracin del tiempo es, hoy, uno de los temas claves del mundo
laboral, aunque la importancia de esta cuestin no es nueva en absoluto. Bien lo
revelan estas palabras:
Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el da, y luego se atiene a
ese plan, lleva consigo el hilo que le guiar a travs del laberinto de una vida
ocupada. Pero all donde no se traza plan alguno, donde la disposicin del tiempo se
deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos.
Esta cita no es de ningn autor contemporneo especialista en el manejo del
tiempo, sino de uno de los ms clebres escritores del siglo pasado, el francs
Vctor Hugo.
Es importante sealar que el buen uso del tiempo va mucho ms all de
nuestro trabajo.
El gran escritor argentino Jos Ingenieros lo expres as: Nada hay que iguale
el valor del tiempo. El dinero mismo no puede comparrsele, pues ste vuelve y
aqul no; en una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se
puede recomenzar una vida.
El tiempo es oro es, por lo tanto, un refrn poco preciso. Si bien el tiempo es la
dimensin en la que se crea y se utiliza el dinero, es mucho ms: es la propia
vida.
Adems, vale la pena repetirlo: el tiempo no se puede comprar, ni con todo el
oro del mundo. Y no slo en el terreno laboral, no se puede comprar el tiempo para
estar con la familia, o los amigos, o para cultivarse internamente. Por eso, el
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tiempo, por lo comn, es algo ms que dinero. Porque sea cual sea su fortuna
personal, no podr comprar un minuto ms del tiempo que tengo yo, o del que tiene
el gato echado frente a la chimenea.
Todos tenemos la misma cantidad cada da, y slo algunos sabemos sacarle
verdadero partido. El tiempo no se puede ganar, pero s se puede perder. Lo que
debemos aspirar es a emplearlo mejor. Este es un principio muy importante: no
podemos gestionar el tiempo, lo nico que podemos hacer es gestionarnos a
nosotros mismos en relacin al reloj: es decir, organizarnos inteligentemente.
Para ello, debemos comenzar por comprender dos puntos importantes:
1) El tiempo es el nico bien real que tenemos.
2) El tiempo no es algo vago, general, es el ahora, es el presente, es el hoy.
Porque el ayer es un cheque sin fondos, el maana es un pagar, pero el hoy es el
efectivo que debemos aprovechar.
Por lo tanto, Quien gana tiempo, lo gana todo. No hay que malgastar el tiempo.
Una vez pasado, no se puede volver a tener; se va para siempre. El tiempo, usado
con acierto, nos puede proporcionar no slo dinero, sino, adems, la realizacin de
nuestros sueos y el logro de nuestros objetivos.
En nuestro muy mexicano estilo de manejar el tiempo, especialmente en lo
que se refiere a la cultura del trabajo y a la forma de integrar el recurso
tiempo a ese trabajo:

1. Para dar prioridades tendemos a colocar en primer lugar de nuestra rutina diaria lo
que nos agrada o se nos facilita ms, inmediatamente despus lo urgente, y en
ocasiones dejamos para el ltimo momento lo importante.
2. Somos gregarios y sociales para las festividades y ceremonias, aunque
paradjicamente solitarios para trabajar. Se nos dificulta confiar y trabajar en
equipo.
3. Nuestra laboriosidad la desperdiciamos en detalles, la mayora de las veces por no
delegar responsabilidades (incluso en labores poco agradables) y que alguien ms
podra hacer, como recopilar informacin, fotocopiar documentos, etc.
4. Llegamos a creer que mantenernos en una oficina sacando pendientes nos hace
ms eficientes. La eficiencia no sera evitar esos pendientes, usando mejor nuestro
tiempo laboral?

En el cine existe el tiempo circular, cuando el filme empieza en el punto donde

concluye; el tiempo lineal donde las acciones ocurren cronolgicamente y de
manera ordenada; y el tiempo espiral, donde hay saltos en el presente y en el

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pasado. Estos tiempos pueden mezclarse, pero en la vida real no tenemos ms

que tiempo lineal, al cual podemos clasificar en dos formas:

A. Tiempo de respuesta. Aquel que no est bajo nuestro control, pero que sigue
consumiendo nuestro tiempo de vida. Puede, si lo permitimos, manejar a los
dems con sus solicitudes, exigencias y problemas.
B. Tiempo discrecional. El que puede ser controlado. (Drucker dice que ningn
gerente tiene ms de un 25% de tiempo discrecional); es el tiempo disponible
(Si Drucker tiene razn, yo solo controlar 12 aos de mis 48 de vida
profesional. La respuesta debe ser que todo gerente debe estar disponible para
su gente y colegas, pero no a toda hora).

Los recursos para utilizar el tiempo discrecional son:

a) El aislamiento, para restringir las interrupciones sin tener que retirarnos del lugar.
b) El retraimiento, que significa separarse del sitio habitual de trabajo para tener
tiempos sin interrupciones.
c) Reservacin de trozos de tiempo de dos horas intocables a la semana, por ejemplo.

Sin embargo ninguna de estas estrategias funciona si caemos en la postergacin,

que es la mana de dejar las cosas para despus (Cociente de postergacin es el
grado en que acostumbramos dejar para despus las actividades que tenemos
que hacer, y que puede traer consecuencias de una mala administracin del
tiempo).

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FILOSOFIA Y CIENCIA.
EL HOMBRE EXPLCA Y CONTROLA EL TIEMPO.Ya desde pocas inmemoriales el hombre trat de dividirlo, en el afn de
controlarlo. Muchos siglos antes de la era cristiana se inventaron los relojes de
sol y los de arena.
Con frecuencia los artistas ms sensibles a los fenmenos humanos- sintieron
con espanto su fluir inexorable y sin retorno. Lo percibieron como un torrente
que corre en cada acelerada, hasta precipitarse en la cascada de la muerte, o
como un monstruo implacable que estrangula y devora a los vivientes. Es la
concepcin de Goya en el clebre cuadro El tiempo, que se exhibe en el
Museo del Prado en Madrid.
Pero el hombre no ha querido resignarse a este correr inexorable. Consciente
de que su misin no es someterse pasivamente a la naturaleza, sino
dominarla, se ha dado a discurrir diversos expedientes algunos muy
sofisticados- para negar la fatalidad del tiempo.

As, en la antigedad invent mitos tan fantsticos como el del rbol de la

vida y el de la Fuente de la Juventud.
Hizo intentos por detener el tiempo y conferir a las personas notables, por
encima de los aos efmeros y del polvo de la tumba, una perdurabilidad
tangible. Y la crey garantizada en las momias y en las estatuas. En forma ms
reciente y democrtica, en los retratos, en las fotografas, videos, que
aprisionan el momento fugaz.
La Biblia nos habla de patriarcas que vivieron centenares de aos: antes del
diluvio, Adn vivi 930 aos; Yered, 962; Matusaln, 969; etc. (GNESIS 5). Los
patriarcas postdiluvianos anteriores a Abraham viven entre 600 y 200 aos:
Sem vive 600; Arfaxad , 438; Selaj, 533; Hber, 464; etc. (GNESIS 11).
Finalmente los patriarcas hebreos viven entre 200 y 100 aos. La ciencia
moderna ha demostrado que jams existieron hombres tan longevos. Los
relatos bblicos echaron mano de la longevidad para encarecer los privilegios del
hombre recin salido de las manos del Creador. Y recprocamente, diciendo que
a medida que la humanidad se alejaba de Dios, la vida se acortaba, ponderando
los estragos de la mala conducta.
Un recurso ms elaborado estuvo a cargo de los filsofos y de los telogos. Los
espritus torturados por el tiempo se sienten liberados de l al insertarlo en un
mito. Las concepciones cclicas, que se encuentran en el acervo cultural de
muchos pueblos, hacen del tiempo, no ya una lnea recta que avanza dejando
atrs irremisiblemente todo suceso, sino una espiral, ms o menos apretada. De
este modo queda abierta la posibilidad de que se vuelva a pasar, si no
exactamente por el mismo sitio, si muy cerca del punto (momento) del pasado.

Podemos mencionar tres ejemplos de stas teoras:

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1. El mito del Dios que muere y resucita de manera indefinida. Muchas religiones de
los cinco continentes incluyeron este mito como elemento principal de sus
creencias. Se sabe que este mito, poco menos que universal, obedece a la
interpretacin imaginativa de dos ciclos naturales; el ciclo diario del sol que nace en
un extremo del mundo y muere en el otro (oriente, palabra latina, que significa
naciente, y occidente, muriente), y el ciclo agrcola anual de la naturaleza que
en muchas latitudes se agota y desfallece durante el invierno, y que revive en
primavera. Por una unin mstica del creyente con los dioses resucitados, se
poda esperar una inmortalidad personal.

2. La filosofa de la metempsicosis o reencarnacin ensea que, despus de la muerte

el sujeto inicia una nueva vida, y luego otra y otra. . . . . . . Esta concepcin, de
sobra conocida en el budismo y en otras ideologas orientales, pretende negar el
carcter fatal del paso del tiempo. Tambin las liturgias religiosas operan en el
mismo sentido. Muchos ritos pretenden no slo evocar, sino en cierto modo
reactualizar hechos del pasado. As, para un devoto catlico el 25 de diciembre
nace el nio Jess y el Viernes Santo, es condenado y crucificado el Maestro, y el
Domingo de Resurreccin vuelve triunfante a la vida. Adems en cada misa se
renueva msticamente la Pasin de Cristo.
3. Otro recurso defensivo ante el tiempo consiste en las concepciones de la historia
como una cadena de alternancias y ritmos recurrentes. Ya los antiguos filsofos
griegos haban pensado en este orden de ideas. Para Empdocles el mundo estaba
constituido por cuatro elementos en constante concepcin dialctica (estira y
afloja podramos traducir hoy), y movido por dos fuerzas antitticas: el amor y el
odio. Para Herclito, el devenir de la naturaleza y de la historia era una cadena de
sntesis frgiles, resultantes de la pugna de los elementos, y que daban paso una y
otra vez al triunfo de los unos o de los otros. Herclito haba observado que las
realidades ms notables del cosmos aparecen en parejas de opuestos: fro, caliente;
duro, blando; pesado, liviano; esperanza, desesperacin; amor, odio; audacia,
miedo; salud, enfermedad; vida, muerte; etc.

Platn, por su parte, imagin una eternidad como contrapartida del tiempo; es
decir, al lado del tiempo efmero y fugaz de la experiencia humana, puso un
tiempo lleno, denso, inalterable, siempre igual a s mismo: el tiempo de los
dioses.
Ya en la poca moderna fue el filsofo alemn Friedrich Hegel quien coloc las
alternancias o ritmos en el centro del escenario filosfico. Interpret la historia, no
como una mera sucesin de fenmenos que estuvieran yuxtapuestos y
encadenados, sino como un inmenso y complejsimo campo de fuerza. La
interaccin de ellas, predominando en diversos momentos una u otras (como
suele suceder en una batalla o en un partido de futbol), crea una dialctica cuyas
unidades constan de tres fases recurrentes: la tesis, la anttesis y la sntesis.
Notamos que la palabra dialctica es la versin elegante de nuestra expresin
popular estira y afloja.
Para otro gran filsofo moderno, Emmanuel Kant, el tiempo no existe; es una
necesidad de la mente humana y reside totalmente en ella. Kant ensea que sin
la artificial categora tiempono puede desarrollarse el pensamiento.

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Tambin algunas filosofas orientales postulan dos principios antitticos y
complementarios: el yin y el yang, cuya interaccin dialctica resulta en una
historia recurrente.
Finalmente Albert Einstein y diversos sabios consideran al tiempo como la
cuarta dimensin: como una coordenada que, adems de las tres tradicionales del
espacio (largo, ancho, alto), sirve para situar o ubicar a cada persona u objeto. Es
un hecho que sin la coordenada del tiempo, cualquier hecho o situacin que
podamos pensar no queda suficientemente definido.
Se concluye que el tiempo ha inquietado realmente al hombre en muchas formas
y desde muchos puntos de vista. No a los animales, porque ellos se limitan a vivir
en el presente, careciendo de la triple dimensin pasado, presente y futuro.
Slo el hombre es capaz de concientizarse y reflexionar y, por lo mismo, capaz de
trascender su propio presente, se ha abierto las puertas al dominio del universo,
dominando el tiempo y el espacio; y tambin angustindose ante la fatalidad del
devenir y la seguridad del trmino en la muerte.

EL TIEMPO DEL EJECUTIVO.

UN TIEMPO DE ESPECIAL TRASCENDENCIA.Por qu el uso del tiempo es o parece ser ms dramtico para el
ejecutivo que para el resto de la gente?
Existen diversas razones:
El ejecutivo maneja tiempo especialmente diseado para la eficiencia y
obtencin de resultados.
El ejecutivo es responsable, no solo de su propio tiempo, sino tambin del
tiempo de otros.
Comparado con el burcrata, el ejecutivo vive un mayor compromiso. Es natural
que sienta ms las tensiones del trabajo y que caiga en el peligro de
preocuparse demasiado por sus tareas, olvidando que: Se trabaja para vivir;
no se vive para trabajar.
LADRONES DEL TIEMPO DEL EJECUTIVO.

Planeacin deficiente, ya sea por que los objetivos no quedan claros, o por que
falla su distribucin en las cuatro categoras: inmediatos, a corto, mediano y
largo plazo.
Jerarquizacin insuficiente de prioridades.
Incapacidad para decir no, fuente, a su vez, de mltiples interferencias
extraas.
Poca habilidad en el manejo de interrupciones.

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Resistencia a delegar, o el no saber como delegar en forma adecuada.

Falta de motivacin y disciplina de l y su equipo.
Abarcar mucho y apretar poco: el empeo de hacer demasiadas cosas al
mismo tiempo.
Apoyo secretarial ineficiente.

MITOS.Existen tambin algunos mitos, que son otros tantos ladrones del tiempo del
ejecutivo.
El mito del activismo: El ejecutivo ms lleno de trabajo es el ms eficiente.
Se repite la irona del caminante que, al perder la ruta, redobla el paso y se agita
ms. . . . .para no llegar a ninguna parte.
El mito del centralismo: Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejen los
asuntos, tanto mejor. Se regatea la delegacin, y se pretende hacer las cosas uno
mismo para estar en todo: invadiendo puestos, aplastando personalidades y
matando motivaciones.
El mito de los datos completos: Hay que aplazar las decisiones hasta haber
recopilado todos los datos. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se
decide.
El mito de la energa del desempeo laboral: Los resultados son
directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido. Se centra el inters
en trabajar ms, en vez de trabajar mejor.
El mito de la solucin de los problemas: Hay que canalizar el empeo y
esfuerzo a encontrar soluciones a los problemas que, por supuesto, ya conocemos.
Se pasa por alto que en el manejo de problemas lo bsico y anterior a la bsqueda
de soluciones son los planteamientos correctos, tan difciles de lograr.
El mito de la simplificacin: Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones
sencillas y fciles. Se regatea el tiempo que se debe de emplear en asuntos
difciles tratndolos de manera superficial, de modo que se est condenando a
repetir lo que sali mal.
El mito del tiempo enemigo: El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa
encima. El ms precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de defensa.
El mito de la puerta abierta: El ejecutivo-jefe debe estar disponible a todo el
mundo, listo siempre para dialogar. Convirtindose en juguete de mil
interrupciones y en interlocutor de quienes andan buscando cmo matar el tiempo.
PRINCIPIOS SOBRE EL TIEMPO DEL EJECUTIVO.

Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms a la hora de la

ejecucin, aparte de que los resultados sern mejores.
Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato, empezando en el
extremo opuesto de los objetivos vitales, y preguntndose Qu es lo que tengo
que -y quiero- hacer hoy? Si se escribe una lista de pendientes y se jerarquiza,
se manejar mejor.
Cuidar ms la efectividad que la eficiencia. En otras palabras evitar la
realizacin demasiado correcta de tareas que no son lasque se tienen que
hacer.
Concentrarse en las tareas ms nobles, es decir, en las que con menores
esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el principio del
80/20 o principio de Pareto: Unos pocos esfuerzos crticos producen la gran

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mayora de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en

cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.
No confundir manejo de problemas con solucin de problemas. Antes de buscar
soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema.
En cuanto sea posible, delegar tareas completas, dando tanto responsabilidades
como la autoridad correspondientes. Si se hacen las cosas a medias no se logra
la autentica liberacin del tiempo.
Tambin en la medida de lo posible, sealar en el programa diario tiempos de
no interrupcin para poder concentrarse. Alternar las horas de disponibilidad
con horas de privaca.
Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se ahorra mucho
tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisin de los mensajes y la
retroalimentacin o FEEDBACK.
Cuanto ms alto sea el nivel jerrquico, tanto mas tiempo se debe asignar
proporcionalmente, a la planeacin.
Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que
aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las
oportunidades
Mejorar la administracin del tiempo, no solo en algunos sino en todos los
niveles de la organizacin.
Dividir las actividades en paquetes, y buscar formas de visualizar y de tener y
mantener a la vista estos bloques o unidades de cosas por hacer (principio del
visibilidad).
Hacer altamente funcional el equipo jefe secretaria.

EL EQUIPO JEFE-SECRETARIA.La secretaria es la clave para el uso efectivo del tiempo del ejecutivo.
Su primera tarea consiste en ayudar al jefe a lograr sus objetivos y, de acuerdo con
esto, le compete ser la protectora de su tiempo.
Esta responsabilidad la coloca dentro del equipo administrativo, como parte
integrante y le concede facultad y responsabilidad para:

Filtrar las llamadas y visitas.

Filtrar la correspondencia, abriendo y contestando ciertos tipos de cartas y
otros documentos.
Preparar memoranda para las reuniones.
Asistir a la mayora de las reuniones.
Mantenerse enterada de los planes y de los compromisos del jefe.

Todo ello supone y requiere un grado tal de comunicacin y de identificacin,

que le permita considerar los asuntos desde el punto de vista del jefe.
Conviene a ste conversar peridicamente con ella sobre cmo van los asuntos
de la oficina, enterarla de sus propias intenciones, y enterarse de las de ella.
LA PERSONALIDAD DEL EJECUTIVO EXITOSO CON EL TIEMPO.La administracin ejecutiva y gerencial presenta, por supuesto, facetas
especiales.
L. A. FERNANDO BAJONERO BAILN.

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El ejecutivo sobresaliente en este punto:

Es una persona muy organizada. Solo as es capaz de organizar tambin a otros
para un pleno aprovechamiento de sus aportaciones.
Es una persona decidida, que no toma una y otra vez los problemas y los
asuntos, con el desperdicio del tiempo y dems recursos.
Es una persona al mismo tiempo idealista y realista que busca e imagina
nuevas rutas y nuevos mtodos, pero calcula los requerimientos de tiempo con
los pies firmes sobre la tierra.
Es una persona emptica, que capta las necesidades y las reacciones de su
personal y de todos los seres humanos que se cruzan en su camino.
Es una persona intuitiva, que capta las situaciones, aun las ms complejas,
como un todo y dentro de sus contextos.
Es una persona flexible, que acepta la derrota y no se obstina en dar patadas
contra los muros; admite que se cometen errores y quiere que su equipo se
mantenga dispuesto a aprender.
Es una persona que cree sinceramente en la gente y con facilidad sabe delegar;
no sucumbe a la tentacin de actuar como El hombre orquesta.
Es una persona considerada y respetuosa con el tiempo de los dems.
Es una persona autocrtica, que en forma peridica examina las cosas que se
ha propuesto hacer y ha hecho, y las que se ha propuesto y no ha logrado.
Alan Lakein, El gur de la administracin del tiempo segn lo llam el
New York Times, sintetiza todo en 6 puntos concisos:
1. Definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Escribirlos y ordenarlos por
grado de importancia.
2. Elaborar diariamente la lista de cosas por hacer.
3. Empezar con las As y no con las Cs, es decir, con los asuntos de primera y
no de tercera importancia.
4. En caso de duda preguntarse Cul es el mejor uso de mi tiempo en esos
momentos?
5. Manejar cada papel (documentos, correspondencia, recados) una sola vez.
6. Hacer las cosas de inmediato. No dejar que los asuntos se conviertan en
pendientes.
EFECTOS PATOLGICOS DEL MAL USO DEL TIEMPO:
EL MAL USO ES PATOGENO.Es normal que cuando una cosa cualquiera se usa mal, haya que sufrir las
consecuencias negativas. Para ilustrarlo con casos extremos, acta torpemente quien
compra un coche de lujo y lo usa para acarrear borregos en una brecha.; o compra una
licuadora para triturar guijarros del arroyo; o usa vino del Rhin para limpiar manchas en
un piso.
El tiempo es la vida. USAR MAL EL TIEMPO ES USAR MAL LA VIDA. SERA UN
MILAGRO PODER HACERLO IMPUNEMENTE.
Semejante deformacin origina, en diversos grados patologas, tanto
somticas como psquicas y sociales. Las sociales las dejaremos de lado. Compete a

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los socilogos, politologos y moralistas analizar como el mal uso comunitario del
tiempo repercute en estancamiento, subdesarrollo y vicios de todo genero.

DOS TIPOS DE MAL USO.1. Por vaciedad (falta de actividad).

2. Por congestin (sobreactividad).
Podemos explicar esta distincin con una analoga: por ejemplo, una persona
puede sufrir malestares digestivos: (1) por no comer; o bien, (2) por comer
demasiado.

MAL USO DEL TIEMPO POR VACIEDAD.Las personas que viven sin objetivos, sin ideales, matando el tiempo se exponen
a efectos patolgicos que en generan resultan menos visibles en la juventud, pero que
hacen crisis en la segunda mitad de la vida, tomando las formas de esterilidad,
insatisfaccin difusa y existencial, hasto de la vida y la tristeza honda de las manos
vacas.
MAL USO POR CONGESTION.Es el peligro de los lderes, de muchos artistas triunfadores, de los ejecutivos
ambiciosos y dinmicos, acosados por un mundo de presiones: diluvios de informacin,
agenda saturada de compromisos sociales y de trabajo, competencia ajustadsima,
exigencias del status social, etc.
Se habla entonces del stress. La palabra inglesa stress conjuga dos fenmenos
diferentes: por una parte jalar, estirar; y por la otra, comprimir, apretar.
Recientes estudios de Randall S. Schuler, de la Universidad de Ohio, han
demostrado una estrecha correlacin entre el fenmeno stress y el manejo del tiempo.
Las manifestaciones ms conocidas son Hipertensin, lcera gstrica, colitis,
jaqueca enfermedades cutneas y propensin al infarto.
Una de las necesidades humanas mas caractersticas es la necesidad de
estructura. Requerimos ubicarnos en la doble coordenada del espacio y del tiempo.
As como nos sentimos mal cuando nos desorientamos, es decir, cuando nos
desestructuramos en el espacio, as tambin es natural que nos sintamos mal cuando
nos desestructuramos en el tiempo; y se desestructura con respecto al tiempo quien
no logra visualizar y sentir sus compromisos como acomodados en compartimentos
(que son los calendarios, los horarios y los programas de trabajo), sino como apiados
sobre s en desorden.
TIEMPO Y NEUROSIS: PSICOPATOLOGIAS.En el trabajo se imprimen las huellas de la individualidad existencial. Es
imposible entender las labores individuales fuera del contexto del sistema sociolgico
total. El trabajo es expresin del sistema de pareja, del sistema familiar (familia
primaria y familia secundaria), del sistema cultural del pas, sde la poca y de otros
factores.
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La casustica es muy variada. Por ejemplo:

El nio, hijo de un padre irresponsable y una madre dedicada y activa. Si es

blando y conformista, tender a reproducir la irresponsabilidad del padre, con
cierto fatalismo.
En el mismo caso, si el nio es duro y rebelde, desarrollar una reaccin
opuesta, que lo llevar a impedir que su familia repita las experiencias que l
tuvo que soportar, y ser obsesivo.
El individuo dominado por su mujer, que compensa siendo un jefe tirnico y
autoritario en la empresa.
Viceversa, el individuo sujeto y sumiso en el trabajo, que compensa siendo
prepotente y autoritario con su mujer e hijos.
El anciano que, consciente de la cercana de su fin, busca desesperadamente
modos de trascender y dejar testimonios de s.
El sujeto vctima de un traumatismo craneoenceflico fuerte, que cae en un
delirio ocupacional.

Es muy interesante el estudio del trabajo- y del tiempo que ste absorbe y manejacomo campo de fuerzas psquicas de autoafirmacin, dominio, sumisin,
obsesividad, evasin, creatividad y de una amplia gama de desplazamientos en las
lneas que acabamos de mencionar.

TIEMPO Y SALUD.El buen uso del tiempo es fuente de:

Orden
Serenidad.
Eficiencia.
Seguridad.
Liberacin.
Inters por la vida.
Satisfaccin que irradia en torno.
En una palabra, es fuente de salud fsica y mental.
USO CREATIVO DEL TIEMPO

MS ALL DEL USO PRODUCTIVO.Un barrendero, un pen de albail, un obrero que pasa el da empacando
botellas, pueden ocupar su tiempo laboral durante meses y aos en tareas
positivas y constructiva, pero rutinarias. No nos atrevemos a condenarlos.
Admitiremos, sin embargo, que una legitima y muy onda ambicin nos impulsa
a emplear nuestro tiempo, no solo positivamente, sino creativamente; no
funcionando en forma automtica y repetitiva, sino desarrollndonos y
expresndonos como seres humanos libres.
En siglos pasados la sociedad tradicional, conservadora y autoritaria
determinaba la mayor parte de las actividades, dejando poco margen a la
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autoexpresin. Hoy, en cambio, los caminos, las opciones, las alternativas, las
posibilidades de eleccin, se han multiplicado.
Cada ser humano es nico e irrepetible. Cada vida humana, se va formando da
con da, en circunstancias concretas. Y as como no hay dos vidas humanas iguales,
tampoco hay dos personas que administren exactamente igual su tiempo.
PRINCIPIOS DEL TIEMPO CREATIVO.

Desarrollar el sentido de libertad personal. Considerar la vida como un reto que

cada persona debe afrontar y resolver airosamente.
Crear en torno a uno mismo una atmsfera de serenidad, alegra, esperanza,
dinamismo, espontaneidad y de dilogo. El dilogo genuino, inspira, abre
horizontes y ahorra tiempo, enriqueciendo a las personas con experiencias.
Valorizar y disfrutar lo que se hace. La actividad placentera indica ms
compromisos, ms agilidad, ms eficiencia y menos gasto de energa.
Dado que muchas de las actividades laborales se desarrollan en contextos de
grupos, valorizan al equipo. Reconocer las aportaciones de cada miembro,
disfrutando la interaccin y permitiendo as que liberen las energas mas
autenticas de todos.

TIEMPO LIBRE Y DESARROLLO PERSONAL

TEORIAS ANTIGUAS Y MODERNAS.Desde hace siglos, el tiempo libre adquiri el rango de un verdadero problema
filosfico y antropolgico: hoy representa uno de los campos ms polmicos en la
ideologa capitalista.
Entre los griegos del siglo VI antes de Cristo, se empez a valorizar el ocio,
como el prerrequisito para la sabidura y filosofa.
Aristteles argumentaba que el
ocio es mejor que el trabajo, pues se trabaja para lograr el ocio, y no viceversa.
Solo a los hombres libres les estaba dado disfrutar del ocio creativo. Es
interesante observar como de la palabra ocio, deriva casi toda la terminologa
moderna relacionada con la escuela.
Los Romanos, ms pragmticos, no llegaron a idealizar tanto el ocio. Vivieron la
vida como una alternativa de OTIUM (ocio) y NEC-OTIUM (negocio, trabajos). Pero
atribuyeron al trabajo el carcter de fin y al ocio el de medio.
Uno de los ms ilustres filsofos latinos, Sneca, dedic al tema uno de sus
libros: DE OTIO.
La Edad Media Cristiana, en su culto por la vida contemplativa, reafirm el ocio
como citacin ideal para los religiosos y dems personas ansiosas por encontrar a
Dios.

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La incipiente Edad Moderna trajo un cambio de perspectiva: el ocio como
ociosidad, como no hacer nada; privilegio de ciertas clases y plataforma de status
social.
En el siglo XIX el marxismo empez a ver en el tiempo libre un fenmeno
transformador del trabajo, y por lo mismo, del hombre.
Ya en el siglo XX toc a las Naciones Unidas, en 1948, canonizar al ocio,
incluyndolo entre los derechos fundamentales del ser humano, el derecho al
tiempo libre.
FUNCIONES DEL TIEMPO LIBRE.Dentro de estas perspectivas dinmicas, el tiempo libre es ante todo:

Eleccin de actividades.
Compensacin a las prisas, agitacin y mltiples estmulos de la vida moderna.
Mecanismo regulador de la personalidad.
Principio de individualizacin vs. presiones a la conformidad.
Campo de autodeterminacin vs. hbitos dependientes.

En general, el mecanismo reductor de desequilibrios de diversa ndole. Como tal, el

tiempo libre no es un apndice al trabajo; no es un tiempo negativo y residual, sino
fuente fecunda de nuevos valores.
El reverso de la medalla est en los ricos saciados y hastiados, condenados a matar el
tiempo en un aburrimiento mortal.
TIEMPO DE VIVIR: UN TIEMPO DE PLENITUD.Vamos a cerrar con los prrafos de Joaqun Antonio Pealoza, en un
artculo publicado en el Occidental de Guadalajara, el 1 de Julio del 83.
SOLO HAY UNA COSA MAS BELLA QUE EL TRABAJO; ES EL DESCANSO.
SE TRABAJA PRECISAMENTE PARA DESCANSAR. SE SUDA PARA ENJUGAR EL
SUDOR. SE DESGASTA UNO PARA RECREARSE.
Ya se que los ejecutivos que tienen corazn de kardex y alma de escritorio
metlico, los licenciados en administracin de empresas, los capitanes de la
produccin, los prncipes de la mercadotecnia, se rasgaran los coordinados de seda y
acriln, los trajes de poliester y lana australiana, Vacaciones cuando el pas
requiere el mayor trabajo?
Sufren el sndrome de esta poca al aprovechar el tiempo a marchas forzadas.
Porque el Tiempo es dinero, como vulgarmente no debera decirse. En la mentalidad
consumista del hombre contemporneo, el descanso y las vacaciones equivalen a
perder el tiempo, dejar de producir, dejar de ganar.

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