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I. Informacin General
No. de
versin:

Elaborado por:
Cdigo del Proceso

BBP_FICO_GL_P2

Nombre del Proceso:

Cierre Contable

Fecha de la
versin:

II. Desarrollo del Documento

Paso

Fecha de
Realizacin

Responsable del Paso

Comentario

III. Historia de los cambios

Fecha de
modificacin

Responsable de la
modificacin

Breve descripcin del (los) cambio(s)

IV. Aprobacin del Proceso

Proceso de Revisin

Responsable(s)

Firma(s)

Fecha

a) Gerente Proyecto Cliente

b) Gerente de Proyecto Crystalis
c) Lder de Proceso
d) Usuario(s) Clave
e) Consultor

V. Descripcin Solucin Propuesta

Introduccin

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Dada las necesidades del cliente y haciendo uso de las mejores prcticas identificadas por SAP, as como tambin
cumpliendo con las normas de control interno, se proponen los siguientes procesos que lograrn una perfecta
adaptacin al mdulo de Contabilidad General (FI-GL).
Contabilidad General (GL)
Es el sub-mdulo encargado del manejo de la informacin financiera para la evaluacin y generacin de los
reportes de resultados y de las partidas individuales. Los reportes y anlisis se gestionan en la moneda de la
Sociedad FI: PEN (para las empresas inscritas en el Per), sin embargo en la visualizacin de los mismos es
posible obtener su equivalente en la moneda fuerte (moneda paralela) USD.
Los procesos de la contabilidad auxiliar, FI-AP, FI-AR, FI-AM adems de los procesos definidos para las
operaciones logsticas, de ventas, de recursos humanos o de produccin se reflejan en la gestin financiera y en las
contabilizaciones del libro mayor.
El registro de todas las operaciones se basa en el Plan de Cuentas PCGE definido para las sociedades peruanas,
en el que se han considerado caractersticas particulares dependiendo de la naturaleza de la cuenta.

Procesos:

1. Registro de Documentos de Contabilidad General:

El registro de los documentos en la contabilidad general, se genera a travs de las contabilizaciones en los
libros auxiliares, en los procesos de valoracin de moneda extranjera, o con el registro directo de
comprobantes de libro mayor. Adems se tendr la contabilizacin automatizado de los siguientes
procesos:

Contabilizacin de Ingresos diferidos; Al cierre de cada perodo tendremos un reporte de las Ventas
que an no han sido despachados, para su respectiva reclasificacin como ingreso diferido. A partir del
Reporte se debe generar el asiento contable por centro de beneficio.

Contabilizacin de devengados, correcciones y Provisiones varios; Al cierre de cada perodo se

podr efectuar los asientos contables por devengado de intereses, alquileres, seguro, provisiones de

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gastos, ingresos y/o reclasificaciones.

Dependiendo de la necesidad del cliente, e independientemente a los procesos ya definidos ser posible
generar documentos como resultado del anlisis para realizar correcciones en los registros generando
nuevos documentos.

Estas correcciones pueden darse para rectificar cuentas de mayor en operaciones previamente generadas
o para el registro de provisiones por aquellos gastos o servicios por los que no se hayan recibido facturas y
deben reflejarse como parte de los resultados.

Para facilitar estas operaciones, SAP permite el registro de asientos con referencia a un asiento modelo,
as como la contabilizacin de documentos recurrentes programados para un rango de fechas.

2. Cierre mensual y anual

Durante los cierres, existen ciertos procesos que deben efectuarse luego de haber finalizado las
operaciones en la contabilidad auxiliar (registro de facturas, pagos, compensaciones, planillas, registro de
bajas de activos, liquidaciones de AFeCs ejecucin de la amortizacin, etc.). Este proceso implica la
revisin de los saldos y las partidas tanto de los libros auxiliares como de las cuentas de mayor.

Al cierre de cada perodo, luego de un anlisis se realizarn los registros de las provisiones de aquellos
gastos, por los cuales no se haya recibido la factura y deban reflejarse como parte de los resultados del
perodo.

Estas operaciones se definen de acuerdo a un cronograma de fechas y responsabilidades:

2.1 Apertura y Cierre de perodos contables

Con la finalidad de permitir las operaciones en nuevo mes contable, se debe aperturar el perodo
siguiente, lo que se puede realizar discerniendo por Clase de Cuenta (de Mayor, Acreedores,
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Deudores, Activos Fijos e Inventarios).

No hay restriccin para la apertura de un perodo y se pueden manejar hasta 2 rangos diferentes,
aunque debe considerarse la restriccin de 2 periodos (actual y anterior) para el mdulo logstico
(MM).

De esta forma, segn la necesidad del cliente y el avance de sus procesos y tareas de cierre pueden
cerrarse y/o abrirse selectivamente las cuentas y los periodos contables. Esto permitir un mejor
control sobre las operaciones por parte del equipo de Contabilidad.

2.2 Anlisis y Compensacin de Cuentas

El anlisis de los saldos contables se realiza a travs de los reportes de Partidas Abiertas y Partidas
Individuales de las cuentas pertinentes.
Las Partidas Abiertas representan los movimientos en cuentas de balance que normalmente pueden
ser depuradas con un proceso de Compensacin, el cual tiene el objetivo de simplificar el anlisis de
los saldos. La compensacin automtica solo es permitida si se definen los criterios con anterioridad
(ejem: Referencia).
Las Partidas Individuales representan los movimientos en cuentas de resultados que no pueden ser
depuradas. Anlisis de las EMRF y las cuentas de trnsito

2.3 Valoracin de Moneda Extranjera

Este es uno de los ltimos procesos de cierre y se realiza para ajustar la valoracin de los saldos de
las cuentas de balance (cuentas por cobrar, cuentas por pagar) en moneda extranjera (USD y otras
monedas). Con este paso, se reflejan los saldos actualizados en soles, teniendo en cuenta el tipo de
cambio ingresado al cierre del perodo.

Se contabilizan de forma automtica las cuentas de gasto o ingreso por la diferencia en cambio contra
una cuenta de valoracin para cada tipo de cuenta en el balance. Estos documentos de ajuste se
contabilizan con fecha del ltimo da del perodo y son extornados tambin de forma automtica el da
01 del perodo siguiente, incluyendo el cambio de ejercicio.

2.4 Arrastre de saldos

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Esta tarea corresponde exclusivamente al cierre de ejercicio.

El saldo de las cuentas de resultado del ejercicio a cerrarse se traslada hacia el balance como parte
del resultado del nuevo ejercicio. El saldo de las cuentas de balance se traslada hacia el nuevo
ejercicio como parte de los saldos iniciales.

Este proceso es adicional al cierre y arrastre de saldos en cada libro auxiliar en el que tambin debe
ejecutarse un proceso similar. Con estos procesos se actualizan el saldo inicial para cada cdigo de
acreedor, deudor, activo fijo.

3. Alocaciones peridicas - Costos

Estos procesos se realizan al cierre de perodo, luego de finalizado el cierre financiero. No involucran ni
afectan los resultados del perodo. Los movimientos generados slo afectan la contabilidad de costos y no
la contabilidad tributaria.

Si al realizar un anlisis de los costos, resulta necesario realizar una correccin para reasignar una partida,
por ejemplo trasladar de un centro de costo hacia otro centro de costo u objeto se siguen los siguientes
procesos:

3.1 Traspaso de partida individual.

Con este proceso es posible corregir la imputacin, partiendo del documento de referencia que se
pretende rectificar. En funcin a este se genera un nuevo documento, manteniendo una referencia al
documento origen. Slo se modifican las imputaciones, afectando las mismas clases de coste.

3.2 Traspaso manual

Por el contrario con este proceso es posible generar un documento de correccin sin hacer referencia
a un documento origen, se genera entonces una posicin en el debe y una posicin en el haber
afectando las clases de coste y objetos que se requieran.
3.3 Distribuciones:
Un ciclo de distribucin permite trasladar gastos reales de un Centro de Costo emisor, hacia otros

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objetos de costo (centros de costo, rdenes internas, etc.) a travs de segmentos. Estos segmentos
tienen predeterminados las clases de coste a repartirse y el criterio con el que se repartir el gasto.
Uno de los criterios ms utilizados es el valor estadstico.

Distribucin Ingresos y Gastos de oficina principal; por tienda

Distribucin Ingresos y Gastos Extraordinarios de oficina principal; por tienda
Distribucin Depreciacin de oficina principal; por tienda

Los objetos receptores reciben una porcin del gasto del emisor en la misma clase de coste origen, es
decir siempre se realiza sobre clases de coste primarias.
Estos ciclos se definen en funcin a los procesos y la necesidad del cliente.
3.4 Sub-repartos:
La funcionalidad de este proceso es similar a la de la Distribucin. La particularidad est en que este
se realiza sobre clases de coste secundarias y no primarias,
Se asignarn costes reales cuyo origen est en las clases de coste primarias o secundarias en funcin
a la norma receptora (valores estadsticos) hacia los objetos de coste siempre en clases de coste
secundarias.
Estos ciclos se definen en funcin a los procesos y la necesidad del cliente.

Distribucin Ingresos y Gastos de oficina principal; por tienda, lnea, Marca

Distribucin Ingresos y Gastos Extraordinarios de oficina principal; por tienda, lnea, Marca
Distribucin Depreciacin de oficina principal; por tienda, lnea, Marca

Distribucin de ingresos y gastos en funcin a los volmenes de venta

4. Reportes

Una vez finalizados todos los procesos de cierre es posible emitir los reportes necesarios y los Estados
Financieros de la compaa de acuerdo a las estructuras definidas.

Es posible definir Estructuras de Balance y/o Resultados de acuerdo a los fines de presentacin, criterios
de clasificacin y/o destino de la informacin. Por ejemplo se pueden tender estructuras para manejo de
informacin interna, informacin legal e informacin de Auditoria. De igual forma es posible emitir adems
en funcin a estas estructuras reportes comparativos para medir los resultados.

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Informacin Interna :

CO

1. GYP Analtico por cuenta Mensual y Acumulativo

2. GYP Analtico comparativo de 1 a mas aos
3. GYP Comparativo (ao anterior y Presupuesto)
4. GYP Detallado de otros servicios.
5. GYP Consolidado Mensual M.N.
6. GYP Consolidado Mensual M.E.
7. GYP Consolidado Acumulado M.N.
8. GYP Consolidado Acumulado M.E.
9. GYP por Tienda Mensual Comercial Analtico - Gestin
10. GYP por Tienda Mensual Comercial Analtico - Compaa
11. GYP por Tienda Acumulado Comercial Analtico Gestin
12. GYP por Tienda Acumulado Comercial Analtico Compaa
13. GYP por Tienda Mensual Comparativo Ao anterior Gestin
14. GYP por Tienda Comparativo Ao anterior Compaa
15. Anlisis EVA

Otros Reportes de anlisis:

1. Reporte de Cuentas de Resultados comparativo por centro de costo y/o Beneficio

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2. Reporte detallado comparativo, para cuentas de mayor
3. Reporte detallado, para cuentas de Mayor

Ratios Financieros:

ndices de Liquidez:

Liquidez General = Activo Corriente / Pasivo Corriente

Prueba Acida = (Activo Corriente Existencias) / Pasivo Corriente

ndices de Gestin:

Rotacin de Existencias = Costo de Venta / Existencias

Plazo Promedio de Inmovilizacin de Existencia = Existencias x 360 das / Costo de Venta

Rotacin de Inm. Maq. Y Eq. = Ventas Netas / Inm. Maq. Y Eq.

Rotacin de Activo total = Ventas Netas / Activo Total

Rotacin de Ctas. Por Cob. Comerc. = Ventas Netas / Ctas. Por Cob. Cormec.

Plazo promedio de Cobranza = Ctas. Por Cob. Comerc. X 360 das / Ventas Netas

ndices de Solvencia:

Razn de Endeudamiento total = Pasivo Total / Activo Total

Razn de Cobertura de Activo Fijo = Deuda L.P. + Patrimonio / Activo Fijo Neto

ndices de Rentabilidad:

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Rentabilidad del Patrimonio = Utilidad Neta / Patrimonio Neto

Rentabilidad Sobre la Inversin = Utilidad Neta / Activo Total

Algunos reportes estndar adems de los estructurados para Balance General y Resultados son:
-

Lista de saldos por cuenta de mayor, que muestra un resumen de movimientos por periodo: saldo
inicial, total movimientos Debe, total movimientos haber, saldo final.
Visualizacin de partidas individuales por cuenta de mayor, que muestra en detalle las partidas y
registros generados para las cuentas de mayor.

La emisin de los reportes y libros legales, es en funcin a desarrollos de acuerdo a los requerimientos
legales. Estos son:

Libro de Compras
Libro de Ventas
Libro Diario
Libro Caja y Bancos:
Libro Caja y Bancos - Detalle de Movimientos de Efectivo
Libro Caja y Bancos - Detalle de los Movimientos de la Cuenta corriente
Libro Mayor
Libro de Inventario y Balance Balance General
Libro de Inventario y Balance Balance de Comprobacin
Libro de Inventario y Balance Estado de Ganancias y Perdidas por Funcin
Libro de Inventario y Balance Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
Libro de Inventario y Balance detalle del saldo Clientes
Libro de Inventario y Balance Cuentas por Cobrar Diversas
Libro de Inventario y Balance Provisin para Cuentas de Cobranza Dudosa
Libro de Inventario y Balance Intangibles
Libro de Inventario y Balance Tributos por pagar
Libro de Inventario y Balance Proveedores
Libro de Inventario y Balance Cuentas por Pagar Diversas
Libro de Inventario y Balance Ganancias Diferidas
Libro de Inventario Permanente Valorizado - KARDEX
Libro de Activos Fijos:
Registro de Activos Fijos - Detalle de Activos Fijos
Registro de Activos Fijos - Detalle de Activos Fijos Revaluados
Registro de Activos Fijos - Detalle de Activos Fijo Bajo la Modalidad de Arrend.
Registro de Activos Fijos - Detalle de Diferencia de Cambio
Libro de Retenciones IGV

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Informacin Para los PDTs:

o
o
o
o

Archivo de Texto
Archivo de Texto
Archivo de Texto
Archivo de Texto

Recibos por Honorarios - PDT 601

Retenciones del IGV - PDT 626
Rgimen Percepciones - PDT 697
No domiciliados - PDT 617

o
o

Archivo de Texto DAOT, Proveedores y Clientes

Archivo de Texto Renta 4ta Categora (PLAME) - PDT 601

VI. Flujo del Proceso SAP Solucin Propuesta

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VII. Requerimientos de Configuracin

No aplica.

VIII. Requerimientos de Ampliacin y Desarrollo

No aplica.

IX. Requerimientos de Formulario

No aplica

X. Requerimientos de Reporte

XI. Requerimientos de Interface

No aplica

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XII. Mejoras Futuras

No aplica

XIII. Impacto Organizacional

No aplica

XIV. Documentos Relacionados

No aplica

XV. Observaciones

No aplica

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