MANUAL DE CONFERENCIAS

NACIONALES
AIESEC EN VENEZUELA
Noviembre 2013

El presente manual est diseado para dar directrices respecto al Ciclo Nacional de
Conferencias y los requisitos mnimos que se deben asegurar para entregar eventos de
calidad en trminos de logstica y contenidos.
As mismo, se describe cules deben ser los requisitos de seleccin de los Comits Locales
anfitriones y los Comits Organizadores de los eventos.
Este manual fue diseado por el subcomit de eventos del periodo 2013, representado por
los comits locales de Barquisimeto, Maracaibo, Mrida y comit miembro de AIESEC
Venezuela.

INDICE GENERAL

Captulo 1. Eventos Nacionales:

Ciclo de Conferencias Nacionales (NATCO NSM LDS ANC PM VPM
Reuniones Funcionales de Trabajo). Descripcin. Objetivos. Audiencia Objetivo.
Fechas. Duracin. Costos.

Captulo 2. Seleccin del Comit Local Anfitrion de Eventos:

Seleccin del Comit Local Anfitrin. Criterios de Seleccin.

Captulo 3. Seleccin del Presidente del Comit Organizador:

Responsables de Seleccin. Indicaciones de la Seleccin. Perfil del Aplicante.
Responsabilidades del OCP.

Captulo 4. Seleccin del Comit Organizador:

Roles del Comit Organizador. Perfil de los Aplicantes. Lmite de Miembros.

Captulo 5. Generalidades para la Realizacin del Evento:

Distribucin de Ganancias y Prdidas. Obligaciones del Comit Miembro. Obligaciones
del Comit Anfitrin. Obligaciones del Comit Organizador. Obligaciones de los
Comits Locales.

Captulo 6: Pago de Eventos Locales:

Cuota de Evento Nacional (CEN). Plazo de Pago del CEN. Pago de Fees.

CAPTULO 1. EVENTOS NACIONALES

Artculo 1. National Conference (NATCO): Su enfoque es el de ofrecer herramientas de

estrategia y replanificacion para las entidades locales de AIESEC en Venezuela.
Seccin 1.01: Los Objetivos de NatCo son:
Entregar el reporte de gestin y cierre financiero del Comit Miembro saliente
(pendiente de definir a quien se da reporte).
Presentar la planificacin nacional y presupuesto del Comit Miembro entrante.
Revisar, reevaluar y replanificar las metas de los Comits Locales para alinearlas al
plan del Comit Miembro Entrante.
Desarrollar HABILIDADES BLANDAS Y DURAS enfocadas en los programas de
Miembro de Equipo y Lder de Equipo.
Crear redes de trabajo entre todos los comits locales, generando cooperaciones no
solo LC/LC sino de igual manera MC/LC.
Seccin 1.02: NatCo se realizar anualmente entre los das feriados del 24 de Junio (Batalla
de Carabobo) y 5 de Julio (Firma del Acta de Independencia). La duracin del mismo debe
ser de mnimo 3 das y mximo 4 das de manera que garantice el cumplimiento en forma
efectiva de los objetivos generales del evento.
Seccin 1.03: Este evento va dirigido a:
- Juntas ejecutivas locales (asistencia obligatoria)
- Miembros activos de la organizacin que se encuentren tomando el programa de Miembro
de Equipo y Lder de Equipo.
Seccin 1.04: El costo del fee de NATCO por delegado no sobrepasara las 10 unidades
tributarias.
Pargrafo: En el caso de que el evento se extienda a 4 das, el costo del fee de dicho evento
por delegado no sobrepasara las 12 unidades tributarias.
Artculo 2. National Strategic Meeting (NSM): El propsito de NSM es un espacio para
la planificacin de gestin anual y de creacin de las estrategias locales de las juntas
directivas entrantes alineado con la estrategia nacional en curso. Adicionalmente brindar
herramientas para facilitar una transicin efectiva de las juntas ejecutivas salientes a las
entrantes.
Seccin 2.01: Los Objetivos del NSM son:
Alinear las juntas directivas locales entrantes a la realidad nacional.
Facilitar herramientas a las juntas directivas locales entrantes para el manejo
eficiente de sus entidades locales.
Planificar el periodo de gestin que inician las juntas directivas locales entrantes.
Actualizar y redireccionar la estrategia nacional e internacional.

Crear redes de trabajo entre todos los comits locales, generando cooperaciones no
solo LC/LC sino de igual manera MC/LC.

Seccin 2.02: El National Strategic Meeting se realizar anualmente entre la segunda y

tercera semana de diciembre. La duracin del mismo debe ser de mnimo 3 das y mximo 4
das de manera que garantice el cumplimiento en forma efectiva de los objetivos generales
del evento.
Seccin 2.03: Este evento va dirigido a:
- Juntas ejecutivas locales entrantes (asistencia obligatoria)
- Miembros activos de la organizacin que se encuentren tomando el programa de Miembro
de Equipo y Lder de Equipo.
Seccin 2.04: El costo del fee de NSM por delegado no sobrepasara las 10 unidades
tributarias.
Pargrafo: En el caso de que el evento se extienda a 4 dias, el costo del fee de dicho evento
por delegado no sobrepasara las 12 unidades tributarias.
Artculo 3. Leadership Development Seminar (LDS): Su propsito es el de generar
motivacin y empoderamiento a los participantes de los programas de Miembro de Equipo y
Lder de Equipo, para impulsar la generacin de relevo de juntas ejecutivas del siguiente
periodo.
Seccin 3.01: Los Objetivos del Seminario de Desarrollo de Liderazgo son:
Afianzar el conocimiento funcional, estratgico y organizacional de AIESEC.
Impulsar, motivar y brindar herramientas a los delegados para tomar roles de
liderazgo.
Entregar contenidos para el desarrollo de competencias necesarias para ejercer
liderazgo positivo.
Capacitar a los delegados para el desarrollo de las habilidades que garantizarn el
correcto manejo de la organizacin.
Conexin con el sector externo
Crear redes de trabajo entre todos los comits locales, generando cooperaciones no
solo LC/LC sino de igual manera MC/LC.
Seccin 3.02: El Leadership Development Seminar (LDS) se realizar en el festivo del 12 de
Octubre. La duracin del mismo debe ser de 3 das de manera que garantice el
cumplimiento en forma efectiva de los objetivos generales del evento.
Seccin 3.03: Este evento va dirigido a miembros activos de la organizacin que se
encuentren tomando el programa de Miembro de Equipo y Lder de Equipo, haciendo nfasis
en mandos medios (coordinadores), TLPs de OCs y OCPs de Task Forces.
Seccin 3.04: El costo del fee de LDS por delegado no sobrepasara las 10 unidades
tributarias.

Artculo 4. Achieve National Conference (ANC): Su propsito es de formacin,

enfocado en desarrollar las competencias en participantes de los programas de Miembro de
Equipo y Lder de Equipo. Con este evento se desea sentar las bases para una experiencia
exitosa de liderazgo positivo dentro y fuera de la organizacin con un enfoque multicultural.
Seccin 4.01: Los objetivos de Achieve National Conference son:
Afianzar el conocimiento funcional, estratgico y organizacional de AIESEC.
Crear redes de trabajo entre todos los comits locales, generando cooperaciones no
solo LC/LC sino de igual manera MC/LC.
Conexin con el sector externo.
Desarrollar las competencias necesarias para ejercer liderazgo positivo.
Capacitar a los delegados para el desarrollo de las habilidades que garantizarn el
correcto manejo de la organizacin.
Entregar capacitaciones y entrenamientos de estrategias de aprovechamiento de
Summer Peak.
Seccin 4.02: Achieve National Conference se realizar entre los das de Semana Santa y el
feriado del 19 de Abril (Primer Movimiento de Independencia). La duracin del mismo debe
ser de 3 das de manera que garantice el cumplimiento en forma efectiva de los objetivos
generales del evento.
Seccin 4.03: Este evento est dirigido a miembros activos de la organizacin que se
encuentren tomando el programa de Miembro de Equipo y Lder de Equipo.
Seccin 4.04: El costo del fee de Achieve por delegado no sobrepasara las 10 unidades
tributarias.
Artculo 5. National Presidents Meeting (NPM): El propsito de este evento es facilitar
un espacio exclusivo para los presidentes de los comits locales en el cual se discutirn
temas estratgicos, de liderazgo y legislativos. Esta reunin debe suceder al menos cuatro
(4) veces al ao.
Seccin 5.01: Los objetivos del NPM sern:
Evaluacin y legislacin de estatus de membresa de los comits locales.
Evaluacin y legislacin de las expansiones oficiales.
Evaluacin y legislacin de elementos relevantes para la organizacin tanto a nivel
local como nacional.
Espacios de discusin con miembros del equipo asesor del Comit Nacional (BOA).
Recibir lineamientos sobre la estrategia vigente a nivel nacional e internacional.
Brindar un espacio de desarrollo de habilidades gerenciales.
Reporte del Comite Miembro al Primer Consejo Legislativo.
Transicion de Subcomites (en NSM).

Seccin 5.02: National Presidents Meeting se realizar en el marco del National Conference
NATCO, en el marco del National Strategic Meeting NSM, en Marzo y finalmente en
Septiembre.
Seccin 5.03: Este evento va dirigido a Presidentes de entidades locales (LCPs) salientes
y/o electos.
Seccin 5.04: El Comit Organizador de NATCO y NSM deber ser responsable por la
organizacin logstica del NPM que se lleve a cabo en dichos eventos respectivamente.
Artculo 6. Vice-Presidents Meeting (VPM): El propsito de este evento es el de facilitar
un espacio exclusivo para los vicepresidentes de los comits locales, en el cual se discutirn
temas estratgicos por reas funcionales as como de liderazgo. Esta reunin debe suceder
al menos dos (2) veces al ao.
Seccin 6.01: Los objetivos de VPM son:
Generar espacio de cooperacin entre los comits locales de AIESEC en Venezuela.
Bajar estrategias por parte del Comit Miembro a los vicepresidentes locales de las
distintas reas funcionales.
Recibir lineamientos sobre la estrategia vigente tanto a nivel nacional como
internacional.
Brindar un espacio de desarrollo de habilidades gerenciales.
Seccin 6.02: Vice-Presidents Meeting se realizar en el marco del National Conference
NATCO y del National Strategic Meeting NSM.
Seccin 6.03: Este evento va dirigidos a los Vicepresidentes de los comits locales que
dirigen las distintas reas funcionales.
Seccin 6.04: El Comit Organizador de NATCO y NSM deber ser responsable por la
organizacin logstica del VPM que se lleve a cabo en dichos eventos respectivamente.
Artculo 7. Reuniones Funcionales de Trabajo: El propsito de las Reuniones
Funcionales de Trabajo ser el de brindar entrenamiento tcnico funcional avanzado en
contenidos de gestin relativos a cada rea, as como discutir y generar estrategias
funcionales y planes de accin.
Seccin 7.01: El Comit Miembro puede determinar segn las estrategias nacionales si
agrupar las reuniones de reas o no.
Seccin 7.02: Los objetivos de estas reuniones son:
Definir y mejorar la estrategia de cada rea funcional.
Revisar la planificacin de cada rea funcional.
Supervisar el cumplimiento de las actividades planeadas.
Discutir y solventar cuellos de botella y dificultades presentes en cada rea y en la
ejecucin de las operaciones de las mismas.

Generar nuevas propuestas para las reas.

Propiciar la interaccin y cooperacin entre el Vicepresidente Nacional de cada rea y
los miembros locales.

Seccin 7.03: Durante el ciclo anual de AIESEC Venezuela, el Comit Miembro podr
convocar y realizar Reuniones Funcionales de Trabajo en fechas que considere apropiadas.
Dichas fechas debern ser notificadas al menos con seis semanas de anticipacin.
Seccin 7.04: El Comit Miembro puede consultar entre los Comits Locales para designar
al Comit anfitrin de las Reuniones Funcionales de Trabajo.
Seccin 7.05: Estos eventos estn dirigidos a miembros activos de la organizacin que se
encuentren tomando el programa de Miembro de Equipo y Lder de Equipo.

CAPTULO 2. SELECCIN DEL COMIT LOCAL ANFITRIN DE EVENTOS

Artculo 8. Seleccin del Comit Local Anfitrin: La designacin de la organizacin de

eventos nacionales ser decidida y legislada en conjunto al Primer Consejo Legislativo de
AIESEC Venezuela al menos con un (1) ao de anticipacin al evento.
Seccin 8.01 Los comits postulantes a anfitriones de eventos nacionales deben realizar una
presentacin al Primer Consejo Legislativo que incluya los siguientes puntos:
Tres propuestas de presupuesto incluyendo cotizaciones de sedes distintas que
cumplan con los requerimientos mnimos de plenarias, salones de reuniones,
habitaciones, CEN y Fee de delgados, entre otros.
Estados financieros de los ltimos tres (3) meses del comit local.
Tres (3) posibles candidatos a OCP.
Una segmentacin de empresas para posibles patrocinios.
Carta de compromiso hacia la plenaria nacional.
Seccin 8.02: El comit local que sea seleccionado como comit anfitrin de un evento
nacional y lleve a cabo dicho evento generando utilidad neta, obtendr 3 Fees gratuitos para
el evento nacional inmediatamente posterior. Estos Fees sern otorgados de parte del
Comit Miembro.
Seccin 8.03. No podrn postularse a Comit Local Anfitrin:
Las expansiones oficiales.
Los grupos de inters.
Los comits locales con deudas hacia el Comit Miembro u otro ente.
Seccin 8.04: Si ningn Comit Local aplica para ser anfitrin de un evento, el Comit
Miembro propondr a un LC para que organice el evento tomando en cuenta los siguientes
puntos:
Tener un mnimo de 20 miembros con roles definidos en el comit.

No haber realizado eventos nacionales el ao inmediatamente anterior.

Poseer una situacin financiera slida.

Seccin 8.05: Si un Comit Local se ve imposibilitado de realizar un evento, el cambio en el

orden de rotacin se debe anunciar al menos (6) meses antes de la fecha de realizacin del
evento. Ser condicin de remocin de evento a un comit local:
Ausencia de roles de liderazgo dentro del Comit Organizador en 6 meses luego de
ser elegido como Comit Local organizador
Situacin de emergencia en la ciudad sede.
Que el comit local caiga en intervencin por segunda vez
Que el comit local sea cerrado
Seccin 8.06: Si un LC no puede asumir la organizacin de un evento, por cualquier causa y
fuera de los lapsos establecidos para la notificacin, ya sea por cierre prematuro o cualquier
otra causa de fuerza mayor, el Comit Miembro y el Primer Consejo Legislativo deber
designar por consenso al Comit Local que se encargar de la organizacin del evento.

CAPTULO 3. SELECCIN DEL PRESIDENTE DEL COMIT ORGANIZADOR

Artculo 9. El Presidente del Comit Local Anfitrin (LCP) ser el responsable de realizar el
proceso de aplicaciones de miembros para ser Presidente del Comit Organizador (OCP) con
previa aprobacin del subcomit de eventos.
Artculo 10. Se debe realizar el proceso de seleccin del Presidente del Comit
Organizador, mximo dos (2) meses luego de que un LC haya sido designado como Comit
Local Anfitrin de un evento.
Artculo 11. El Presidente del Comit Organizador deber ser seleccionado por el
Presidente del Comit Local anfitrin y aprobado por el Comit Miembro, con previas
recomendaciones del subcomit de eventos.
Artculo 12. El presidente del Comit Organizador debe tener el siguiente perfil:
Haber desempeado un rol de liderazgo nacional (MC, NST, OCP, OCVP) o dentro del
comit local anfitrin (EB, OCP).
Manejo y elaboracin de presupuestos.
Habilidades y control para manejar la logstica de un evento de ms de 150
delegados.
Habilidades de manejo de equipo, manejo del tiempo y manejo de situaciones de alta
presin.
No ser Junta Directiva durante la planeacin y realizacin del evento.
No ser aspirante a intercambio (EP) cuya fecha de realizacion est contemplada
entre la planeacin y la ejecucin del evento.
No poseer alguna otra responsabilidad que comprometa su buen desarrollo dentro de
la ejecucin del pre-evento (viajes, entre otros).

Conocimiento y manejo de las plataformas informticas de AIESEC.

Artculo 13. Responsabilidades del OCP:

Representacin del OC ante el Comit Miembro antes, durante y despus del evento.
Asistir en caso necesario a reuniones que tenga el OC con empresas u
organizaciones.
Organizar las reuniones de seguimiento del OC.
Mantener el control sobre la planificacin.
Asegurarse del seguimiento de la planificacin por parte de los OCVPs.
Reportar semanalmente al Comit Miembro el avance de las actividades realizadas
por el OC.
Realizar un reporte mensual al Primer Consejo Legislativo con los avances del
evento.
Dar seguimiento junto con el OCVP Finanzas al presupuesto del evento.
En caso de cualquier problema que no pueda resolver el OC, comunicarlo
inmediatamente al Comit Miembro.
Durante el evento apoyar en lo necesario al OC.

CAPTULO 4. SELECCIN DEL COMIT ORGANIZADOR

Artculo 14. El Presidente del Comit Organizador (OCP) ser el responsable de realizar el
proceso de aplicaciones para ser miembro del Comit Organizador (OC) con previa
aprobacin del subcomit de eventos.
Artculo 15. Se debe publicar el proceso de seleccin del Comit Organizador mximo dos
(2) semanas luego de que un OCP haya sido seleccionado.
Artculo 16. El Comit Organizador deber ser seleccionado por el Presidente del Comit
Organizador y aprobado por el Comit Miembro con previas recomendaciones del subcomit
de eventos.
Artculo 17. El Comit Organizador estar conformado por un Presidente del Comit
Organizador (OCP) y como mnimo miembros que ocupen los siguientes roles:
VicePresidente de Finanzas del Comit Organizador (OCVP Finance).
VicePresidente de Logstica del Comit Organizador (OCVP Logistic).
VicePresidente de Comunicaciones del Comit Organizador (OCVP COMM).
VicePresidente de Relaciones Externas y Ventas del Comit Organizador (OCVP ER).
Seccin 17.01: Los miembros del Comit Organizador debern cumplir con el siguiente
perfil:
Haber tenido experiencia como Comit Organizador en cualquier actividad del Comit
Local anterior a la fecha de aplicaciones.
No ser Junta Directiva en el momento de la seleccin del comit organizador y hasta
la realizacin del evento.

No poseer alguna otra responsabilidad que comprometa su buen desarrollo dentro de

la ejecucin del pre-evento (viajes, entre otros).
Conocimiento y manejo de las plataformas informticas de AIESEC.
Poseer habilidades de manejo de equipo y manejo del tiempo.

Artculo 18. El Comit Organizador de un evento nacional tendr un lmite mximo de

trece (13) personas entre presidente, vicepresidentes y miembros que pueden hacer parte
de dicho comit.
Artculo 19. El Comit Organizador deber ser seleccionado por el Presidente del Comit
Organizador y aprobado por el Comit Miembro.
Artculo 20. Ningn miembro de un Comit Organizador podr ser delegado al mismo
tiempo.

CAPTULO 5. GENERALIDADES PARA LA REALIZACIN DE EVENTOS

Artculo 21. Es obligatorio cumplir con todo el Ciclo de Eventos Nacionales y tanto el
Comit Miembro, como el Comit Local Anfitrin y los Comits Organizadores deben
asegurar la planeacin y ejecucin del mismo.
Artculo 22. En caso de que el evento genere ganancias, dicho monto ser distribuido de la
siguiente manera:
50% ira para el Comit Local anfitrin
50% ira para el Fondo de Eventos Nacionales
Artculo 23. Obligaciones del Comit Miembro:
Seleccionar los objetivos y el enfoque del evento de acuerdo a lo definido en este
manual.
Apoyar al LC anfitrin en la seleccin del OCP y el resto del equipo OC.
Supervisar la correcta planificacin del evento.
Disear un flujo general de la agenda al menos dos (2) semanas antes del evento.
Suministrar la agenda final del evento una (1) semana antes del evento al Comit
Organizador.
Asesorar al Comit Organizador durante la preparacin del evento.
Suministrar material de referencia al Presidente del Comit Organizador (Compendio
Nacional, Estatutos, Manual de Conferencias Nacionales, sugerencias, entre otros).
Seleccionar al moderador/chair del evento nacional y a los facilitadores.
Seguimiento al cumplimiento del presupuesto y pagos en general.
Verificar y aprobar el cierre financiero y logstico de todo el evento para hacer la
liberacin de responsabilidades del Comit Organizador mximo un mes despus de
entregado el cierre financiero por parte del Comit Organizador.
Asumir el porcentaje correspondiente de las prdidas del evento en caso de existir.

Seccin 23.01: El Comit Miembro saliente no podr hacer liberacin de responsabilidades

de su gestin como junta nacional hasta que todas las conferencias que se realizaron en su
periodo estn cerrados financieramente.
Artculo 24. Obligaciones del Comit Local anfitrin:
Designar al OCP del evento mximo dos (2) meses despus de la asignacin del
evento.
Brindar soporte sobre el evento al Presidente del Comit Organizador en cualquier
asunto que l requiera.
Sugerir posibles sedes para la realizacin del evento en caso de ser necesario.
Supervisar la correcto planeacin del evento.
Asumir el porcentaje correspondiente de las prdidas del evento en caso de existir.
Artculo 25. Obligaciones del Comit Organizador:
Tener una comunicacin constante con el Comit Miembro y el Comit Local anfitrin
para dar reporte del evento.
Tener una comunicacin constante con los Comits Locales referente a informacin
general del evento (sede, logstica, OC Store, Fee, mtodo de pago, deadlines, etc).
Presentar al menos una (1) propuesta de presupuesto del evento al Conference
Manager, al Vicepresidente nacional de Finanzas y al chair del subcomit de eventos
mximo un (1) mes despus del anuncio de la seleccin del Comit Organizador.
Enviar un reporte mensual al Subcomit de Eventos con los avances y pormenores de
la organizacin del evento.
Velar por la adecuada organizacin y distribucin de los recursos financieros.
Realizar invitaciones a otros pases miembros de AIESEC para que asistan al evento,
dando prioridad a los pases con los que se tienen planes de cooperacin.
Coordinar con los Comits Locales la seleccin de cada uno de los Jefes de
Delegacin.
Realizar una lista de los delegados con informacin completa, la cual debe ser
entregada a las juntas ejecutivas de los Comits Locales para aprobacin de
asistentes.
Realizar el cierre financiero del evento, el cual debe ser entregado mximo un (1)
mes despus de haber finalizado el evento.
Artculo 26. Obligaciones de los Comits Locales:
Revisar y aprobar la lista de delegados que asistirn al evento.
Suministrar ayuda al Comit Organizador si este as lo requiere.
Seleccionar al respectivo Jefe de Delegacin.
Cancelar el CEN del evento mximo siete (7) das luego de su aprobacin.
En caso de existir daos imprevistos con la sede u algn aliado del evento, dichos
costos sern distribuidos equitativamente entre los comits locales.
Artculo 27. Post-evento: El OC deber suministrar al Comit Miembro y al Subcomit de
Eventos en un plazo no mayor a treinta (30) das lo siguiente:
Conclusiones y resultados del evento.

Reporte del evento.

Recomendaciones que deben ser tomadas para el prximo evento a realizarse.
Cierre financiero del evento con soportes de ingresos y egresos.

Artculo 28. El Comit Organizador del evento debe hacer entrega del presupuesto
definitivo del evento maximo dos (2) meses antes del mismo al Conference Manager del
evento, al Vicepresidente de Finanzas nacional y al chair del Subcomit de Eventos. Una vez
aprobado por estos entes, se proceder a enviar a los presidentes de los comits locales.
Seccin 25.01: Los LCPs tienen un plazo mximo de 10 das continuos para emitir una
respuesta de aprobacin o rechazo del presupuesto final presentado por el Comit
Organizador. Si posterior a este periodo de tiempo no hay respuesta por la mayora de los
LCPs, el presupuesto se aprueba automticamente.

CAPTULO 6. PAGO DE EVENTOS NACIONALES

Artculo 29. El presupuesto del evento ser cubierto por al menos un 30% de patrocinio y
un 70% por cuota de evento nacional y fee de los delegados.

Artculo 30. La Cuota de Evento Nacional (CEN) base ser igual a la sumatoria del costo
real por asistente del presidente y vicepresidentes del comit organizador, los facilitadores y
el chair del evento, dividido entre el nmero de Comits Locales y Expansiones. Su pago es
obligatorio para todos los LCs independientemente de que enven delegados o no al evento
y se realiza un pago por cada uno de los eventos nacionales.
Seccin 27.01: Los eventos regionales y reuniones nacionales especiales de trabajo no
sern cubiertos por la cuota de eventos nacionales (CEN).
Artculo 31. Al Fee base de delegados se le sumar un 2% de Damage Fee que deber ser
utilizado para cubrir costos extraordinarios y de emergencias, en caso de ser necesario. De
o existir este tipo de gastos, el total acumulado del Damage Fee deber destinarse al Fondo
de Eventos Nacionales
Artculo 32. Los Comits Locales tienen un plazo mximo de 7 das continuos para pagar el
CEN a partir de la aprobacin del presupuesto final del evento.
Seccin 32.01: Aquel comit que no cancele el CEN a tiempo, sus delegados debern pagar
un mximo de 20% de recargo en el fee.
Artculo 33. Todos los movimientos financieros de los eventos nacionales estarn
sometidos a las regulaciones establecidas en el Manual de procedimientos financieros de
AIESEC Venezuela y el Comit Miembro.

Artculo 34. El pago del Fee de delegado deber hacerse a ms tardar una semana antes
de la fecha del evento. Posterior a esta fecha se establecer un pago denominado Late Fee
que tendr un mximo de 20% de recargo sobre el monto regular de pago del evento, y
deber hacerse a ms tardar tres das antes del inicio del evento. En caso de existir algn
pago de delegados posterior a ese tiempo, el Comit Organizador podr exigir un excedente
adicional el cual no sobrepasara el 20% del Fee regular del mismo por delegado.
Artculo 35. El Comit Organizador podr crear polticas de pago para los asistentes,
previamente acordadas y discutidas con el Comit Miembro y el Subcomit de Eventos.
Artculo 36. El saldo positivo de cualquier evento nacional ser absorbido en un 50% por el
Comit Local anfitrin y el 50% restante ir al fondo de eventos nacionales. En caso de
prdida (luego de haber utilizado el monto acumulado de Damage Fee), la distribucin ser
50% para el Comit Local, 25% para el Comit Miembro y 25% se dividir entre el resto de
los comits locales y expansiones oficiales.
Seccin 36.01: En caso de que el comit anfitrin no pueda asumir el monto de prdida del
evento, ste ser distribuido equitativamente entre la Plenaria Nacional.
Artculo 37. Los excedentes de patrocinio en especies debern ser reportados y entregados
al Comit Miembro para su utilizacin por parte del Comit Local anfitrin.

CAPTULO 7. ASISTENCIA A EVENTOS INTERNACIONALES

Artculo 38. Asistencia a Eventos Internacionales de Legislacin: el Comit Miembro velar

por enviar representantes de AIESEC en Venezuela a los eventos internacionales:
International Congress (IC)
International Presidents Meeting (IPM)
Iberoamerican Leadership Congress (ILC)
IGN Summit
Artculo 39. En otros eventos internacionales a los cuales AIESEC en Venezuela tenga
carcter de invitado internacional, el Comit Miembro decidir la participacin o no del pas
en dicho evento.
Artculo 40. El Comit Miembro se reserva la facultad de seleccionar los representantes de
AIESEC Venezuela a los eventos internacionales a los cuales participar, dependiendo de su
situacin financiera.
Artculo 41. La mnima participacin a eventos internacionales es:
Presidente del Comit Miembro para todos los eventos internacionales de legislacin.
Presidente entrante del Comit Miembro para la Reunin Internacional de
Presidentes (IPM).

Al menos un (1) VicePresidente Nacional de AIESEC en Venezuela para el

International Congress (IC), el Iberoamerican Leadership Congress (ILC) y el IGN
Summit.
Miembros de AIESEC Venezuela que el Comit Miembro estime conveniente para el
International Congress (IC), el Iberoamerican Leadership Congress (ILC) y el IGN
Summit.

Artculo 42. Asistencia a Eventos Internacionales de Capacitacin: El Comit Miembro

velar por la asistencia de representantes nacionales de la organizacin a eventos
internacionales de capacitacin.

CAPTULO 8. SELECCIN DE DELEGADOS PARA EVENTOS INTERNACIONALES:

Artculo 43. El Comit Miembro exigir de los miembros postulantes a delegados de

eventos internacionales lo siguiente:
Dominio del ingls de acuerdo al nivel exigido por el evento.
Evaluacin de la trayectoria del postulante dentro de la Organizacin ya sea a nivel
local o nacional.
Artculo 44. Debe existir un Jefe de Delegacin que coordine la logstica de viaje y control
de delegados asistentes al evento internacional. Adems ser el canal de comunicacin entre
el Comit Organizador del evento y la delegacin de AIESEC en Venezuela. Dicho jefe de
Delegacin ser seleccionado por el Comit Miembro.

CAPTULO 9. ORGANIZACIN DE EVENTOS INTERNACIONALES

Artculo 45. El Comit Organizador de un evento internacional en Venezuela es

dependiente del Comit Miembro y deber acatar las decisiones del mismo. En caso de no
darse as, el Comit Organizador podr ser disuelto o se aplicar cualquier otra sancin que
Comit Miembro estime conveniente.
Artculo 46. Los integrantes del Comit Organizador de un evento internacional deben
cumplir con el siguiente perfil:
Buen dominio del ingls
Haber formado parte de un OC de evento nacional (opcional).
No formen parte de una Junta Directiva local o nacional entrante o activa ni del
Comit Organizador de otro evento o proyecto nacionales.
Artculo 47. El Presidente del Comit Organizador de un evento internacional debe cumplir
con el siguiente perfil:
Excelente dominio del ingls.

Haber desempeado un rol de liderazgo nacional o dentro de un comit local (MC,

EB, NST, OCP).
Haber formado parte del OC de un evento nacional.
Tener conocimiento sobre manejo y elaboracin de presupuestos.
Tener habilidades y control para manejar la logstica de un evento de ms de 150
delegados.
No ser Junta Directiva durante la realizacin del evento.

Artculo 48. Las responsabilidades como OC de un evento internacional se consideran

culminadas una vez que se haya hecho la auditora externa.
Artculo 49. El Presidente del Comit Organizador de un evento internacional es
seleccionado por el Comit Miembro despus de realizar un proceso de seleccin en donde
el postulante aplique y realice una presentacin.
Artculo 50. En caso de renuncia o destitucin del presidente del comit organizador de un
evento internacional en Venezuela, se proceder a definir la posibilidad de que algn
miembro del OC ya conformado pueda asumir la responsabilidad. En tal caso el Comit
Miembro ser responsable de proponer un candidato.
Artculo 51. El saldo final del evento deber contemplar la normativa internacional vigente
para su distribucin. En el caso de la distribucin interna, se proceder de la siguiente
forma:
En caso de ganancia el 70% de la misma correspondiente al Comit Miembro y el
otro 30% ser dividida por igual entre todos los Comits Locales.
En caso de prdida, esta ser asumida por igual entre todos los Comits Locales y el
Comit Miembro.
Artculo 52. El Comit Organizador del evento podr trabajar con empresas de Comits
Locales que hayan sido acordadas con las respectivas Juntas Directivas. Podr trabajar
tambin con empresas del Comit Miembro con previa aprobacin y supervisin por parte
del MC.