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FERRAMENTA: 5S PARA EMPREENDEDORES

OPERAES E TECNOLOGIA

INDICADO PARA negcios de todos os tamanhos,


mas esta ferramenta foi desenvolvida considerando os
de menor porte.
SERVE PARA o empreendedor e seus colaboradores
desenvolverem uma disciplina voltada para a ordem e
a organizao do local de trabalho.
TIL PORQUE permite que o empreendedor
introduza a disciplina dos 5S em sua empresa
de forma simples.
SOBRE A FERRAMENTA: Os 5S so uma das
tcnicas mais populares de gesto da qualidade no
mundo. Desenvolvidos no Japo por Hiroyuki Hirano1, os
5S so usados por empresas de todos os portes e at por
pessoas fsicas em sua vida pessoal. Mais do que uma
tcnica, uma filosofia para manter o local de trabalho, a
empresa como um todo e at a vida de forma organizada,
limpa e eficiente. Por ser de fcil entendimento, apesar
de exigir muita disciplina em sua implantao, pode
ser muito til para empreendedores que querem criar
organizaes eficientes. Esta ferramenta traduz o conceito
dos 5S em um formulrio simples, que pode ser usado
pelo empreendedor e tambm por seus colaboradores.
Assim como algumas palavras que usamos do ingls2,
os 5S so as letras iniciais das palavras em japons (Seiri,
Seiton, Seis, Seiketsu e Shitsuke) e sua traduo literal
para o portugus (Classificar, Organizar, Limpar, Padronizar
e Manter) impediria o uso da mesma sigla.
Como usar: Esta ferramenta trata dos 5S por meio
de uma lista de coisas que devem ser mantidas ou
descartadas (etapa Seiri) e um formulrio de avaliao
para as demais fases.
1) Seiri: Analise sua rea de trabalho, classifique o que
relevante e suprfluo e mantenha somente o necessrio
para a execuo da atividade. Esta etapa comea no
local de trabalho de cada colaborador se expande
para todas as instalaes fsicas da empresa. Pode
chegar, inclusive, s polticas e aos procedimentos da
organizao. O Seiri importante para manter a empresa
operacionalmente enxuta e eficiente. Com o passar do
tempo, os colaboradores comeam a juntar itens (fsicos
e virtuais/digitais) em seus locais de trabalho que no
tm utilidade para a execuo de sua funo. Isso pode
atrapalhar suas atividades, reduzir sua eficincia e/ou
desviar sua ateno. O mesmo vale para a empresa como
um todo, seja em suas instalaes fsicas ou polticas,
procedimentos ou instrues. Muitos acreditam que os
5S se resumem s atividade de eliminar coisas, mas
esse s o comeo de algo que deve se consolidar na
forma da empresa funcionar.

2) Seiton: Depois de eliminar o que desnecessrio,


agora o momento de organizar os itens necessrios.
comum ver negcios nascentes bagunados, j que o
empreendedor e seus colaboradores esto apagando
incndios o tempo todo. Da a dificuldade dos
empreendedores adotarem o Seiton em suas empresas.
Mas a falta de tempo no deve ser uma desculpa para
manter a empresa organizada com cada coisa (sempre)
em seu lugar.
3) Seis: As coisas precisam estar organizadas, em
seus lugares e sempre limpas (e em timas condies de
uso). De todos os 5S, o Seis mais fcil de ser adotado
pelo empreendedor. A maioria pode at admitir que a
sua empresa est bagunada, mas poucos admitem
que esto sujas. A grande meta que todas as coisas da
empresa estejam limpas.
4) Seiketsu: o momento de padronizar a aplicao
dos 3S anteriores. Muitas pessoas que afirmam usar os
5S costumam adotar apenas os trs primeiros conceitos
de forma espordica, normalmente uma vez ano (quase
sempre no incio ou no final). O Seiketsu a adoo dos
3S iniciais como prticas rotineiras da empresa. Para isso
preciso definir os padres e procedimentos para que os
primeiros 3S ocorram de forma constante na empresa.
Muitos empreendedores podem defender que o perodo
inicial de vida da empresa no o momento para criar
regras sobre como ela deve funcionar. E ele(a) pode
estar certo(a). Mas importante que ele(a) tente
aplicar os primeiros 3S seguindo um certo padro de
planejamento. Assim, no futuro, quando a empresa
estiver maior (e mais complexa), todos aceitaro as
regras de limpeza e organizao.
5) Shitsuke: o estgio em que os 4S anteriores se
tornam uma disciplina e uma cultura da organizao.
Nessa situao, os colaboradores praticam os 4S iniciais
de forma automtica. Isso passa a fazer parte da rotina
da empresa e dos funcionrios.

1 ALGUNS AUTORES DEFENDEM QUE O CONCEITO DOS 5S SURGIU NA DCADA DE 1960,


A PARTIR DAS IDEIAS DE KAORU ISHIKAWA.

2 COMO MARKETING, DESIGN, VALUATION... MANTER O SIGNIFICADO ORIGINAL USANDO


APENAS UM NICO TERMO EM PORTUGUS UM GRANDE DESAFIO NESSES CASOS.

FERRAMENTA: FLUXO DE CAIXA BSICO


OPERAES E TECNOLOGIA

Fonte: Adaptado de Almeida, M. G. Pedagogia empresarial: saberes, prticas e referncias. Rio de Janeiro: Brasport, 2006. P. 98
3 SEMPRE CONSIDERE O DESCARTE CORRETO E AS ALTERNATIVAS PARA AUMENTAR A VIDA TIL DO ITEM OU SUA RECICLAGEM.
4 NO H EXCEO QUANDO SE TRATA DE LIMPEZA.

FERRAMENTA: 5S PARA EMPREENDEDORES


OPERAES E TECNOLOGIA
.:DICAS DE USO DA FERRAMENTA
Antes e depois: O pai dos 5S, Hiroyuki Hirano,
recomenda: fotografe os locais antes e depois da
aplicao dos 5S. Na maioria dos casos, a imagem
vale, literalmente, mais do que mil palavras. Estoques
desorganizados, fbricas sujas e mesas bagunadas se
transformam e deixam o responsvel pela rea orgulhoso.
Um lugar para cada coisa e todas as coisas
em seus lugares: Os defensores dos 5S defendem
que a empresa use slogans como o deste tpico para
disseminar as prticas da ferramenta.
5S no vm depois do Natal: comum ver
empresas incentivarem seus colaboradores a praticar
os 5S no final ou no incio do ano, quando a empresa
para de funcionar. uma prtica saudvel, mas os 5S
no devem ser vistos como uma prtica peridica.
Eles devem fazer parte da rotina do dia a dia. No
inteligente ter uma empresa organizada, limpa e
eficiente s uma vez por ano.
O exemplo vem cima: Como os 5S mais do que
uma tcnica, mas um comportamento, os melhores
exemplos devem vir dos gestores da empresa. No
legtimo para um empreendedor bagunado exigir que
sua empresa seja organizada.
5S na descrio do cargo de cada
colaborador: As prticas sugeridas pelos 5S tendem
a parecer bvias para os colaboradores mais inteligentes.
Assim, nada mais natural que incluir esses critrios na
descrio do cargo e nos processos de avaliao de
desempenho do colaborador.
E o plano de ao? A etapa inicial (Seiri) exige a
classificao das coisas desnecessrias. Para garantir o
descarte correto, inclusive para reso e reciclagem, preciso
que responsvel da rea estruture um plano de ao.

Mantenha as coisas em seu lugar: Neste item


vale questionar se o local anteriormente designado para o
item , de fato, o melhor. Em boa parte dos casos, h lugares
melhores e mais inteligentes. Quando Steve Jobs pediu
para eliminar o manual (em papel) dos aparelhos da Apple,
eliminou peso e espao desnecessrios. Quem tivesse
interesse pelo manual, podia acess-lo pela internet.
5S, Kanban, Kaizen e Arigat: Se ainda no
decorou os 5S em japons, no se preocupe. Com o
uso, voc vai se lembrar deles, assim como ocorreu com
outros termos que j so populares nas empresas, como
Kanban e Kaizen. Por coincidncia, as duas abordagens
podem ser adotadas junto com os 5S. O Kanban uma
excelente tcnica de gesto de estoques e o Kaizen, uma
filosofia de melhoria contnua da empresa.
Hum? provvel que boa parte dos empreendedores
que tiveram formao acadmica em escolas de
negcios e engenharia tenham uma noo do que sejam
os 5S. So raros, porm, os que a colocam em prtica.
Eles esto sempre apagando outros incndios ou se
acostumaram baguna de sua empresa e sua vida.
Todos os empreendedores, at de negcios nascentes,
podem se beneficiar da aplicao dos 5S em seus
negcios, mesmo que a ela seja parcial e concentrada
nos primeiros 3S, ou at mesmo conduzida anualmente.

MATERIAL ADICIONAL RECOMENDADO:


ALMEIDA, M. G. PEDAGOGIA EMPRESARIAL: SABERES, PRTICAS E REFERNCIAS.
RIO DE JANEIRO: BRASPORT, 2006.
CARVALHO, P.C. O PROGRAMA 5S E A QUALIDADE TOTAL. SO PAULO: ALINEA, 2011.
HIRANO, H. 5S NA PRTICA. SO PAULO: IMAN, 1992.
HIRANO, H. 5S FOR OPERATORS 5 PILLARS OF THE VISUAL WORKPLACE.
PRODUCTIVITY PRESS, 1996

5S tambm nos itens digitais: Apesar de ter


sido desenvolvido para coisas tangveis, os 5S tambm
passaram a ser aplicados em itens intangveis, como
software instalados no computador, arquivos grandes e
desnecessrios armazenados na memria do PC ou em
servidores e mensagens antigas e sem valor mantidas no
correio eletrnico.
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ELABORADO POR MARCELO


NAKAGAWA (PROFESSOR E
COORDENADOR DO CENTRO
DE EMPREENDEDORISMO
DO INSPER)
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