E STA DO D E M A TO G R O SS O

PO DER JUD ICIRIO

CO RREG EDO RIA G ERAL DA J USTIA

M TO D O O R D EM de G erenciam ento para Resultados

em Com arcas e Varas Judiciais
I - N O E S IN T R O D U T R I A S
1. CO N C EITO
O.R.D.E.M. um mtodo de gesto para resultados, que
consiste na aplicao de mecanismos de racionalizao do processo de produo e
outros que, som ados, garantem eficincia, satisfao e celeridade.
uma ferramenta que busca a efetiva e concreta aplicao do
princpio da eficincia (art. 37, caput, da Constituio Federal) no servio pblico.
Representa as iniciais das frases:
O rganizao do espao de produo.
R acionalizao do processo de produo.
D esenvolvim ento dos recursos hum anos.
E xcelncia no atendim ento.
M otivao.
A im plantao do m todo d-se em cinco fases:
1. Organizao do espao com melhor aproveitamento da rea reservada
produo e aplicao de princpios da qualidade total.
2. Racionalizao do processo de produo com a utilizao de metas,
padronizao, priorizao de tarefas, produo em srie, triagem e
separao etc.
3. Desenvolvim ento dos recursos hum anos com investimento no aprim oramento
tcnico e pessoal dos servidores.
4. Excelncia no atendimento com a finalidade de torn-lo mais clere,
personalizado, urbano etc.
5. Motivao dos envolvidos no processo de produo, atravs de mecanismos
m otivacionais.

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2. O B JE TIVO S DO M TO DO
Melhor estruturao e organizao fsica do am biente de trabalho;
Produo m ais eficiente, clere, padronizada e satisfatria a todos;
Aprim oram ento pessoal e tcnico dos Servidores e Magistrados;
Atendim ento ao pblico com excelncia;
Aumento do grau de satisfao e motivao dos envolvidos no processo de
produo.

II - O R G A N I Z A O D O E S P A O D E P R O D U O

Na organizao do espao de produo aplicam-se os

conceitos da ferramenta da qualidade, denominada 5 S (cinco sensos), com as
devidas adequaes realidade forense.
Na organizao do layout interno da Escrivania necessrio
primeiramente proceder ao isolamento da rea de produo daquela destinada ao
atendimento do pblico externo, que no deve ter acesso, mesm o que visualmente,
aos servidores que executam as atividades internas da escrivania, visto que o objetivo
da medida proporcionar-lhes a tranqilidade necessria para concentrao e
execuo de suas tarefas.
Deve, ainda, ser escolhido o local onde ficar o Escrivo,
que lhe perm ita a viso do atendim ento ao pblico e, concom itantem ente, da rea de
produo interna (expedio de docum entos, registro, autuao e juntada e atualizao
do sistem a inform atizado), facilitando sua atividade gerencial.
Os mveis, por sua vez, devem ser os padronizados,
fornecidos pelo Tribunal de Justia 1, a serem dispostos com o melhor aproveitamento
do espao. Somente devero permanecer no local de trabalho os m veis que forem
efetivamente utilizados, evitando-se, por exemplo, que servidores tenham sua
disposio duas m esas 2.

Os mveis so fornecidos quando da im plantao da m etodologia e, com o regra, as mesas no

possuem gavetas e os escaninhos de processos no possuem portas.
2
O layout inicial das escrivanias e gabinetes definido pela equipe responsvel pela im plantao e deve
ser mantido, salvo imperiosa necessidade de alterao, a ser comunicada previamente Corregedoria.

2
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O layout ideal sugerido, que deve ser adequado ao espao

fsico da escrivania, o seguinte:

D ivisria

o
e nt
de
om
i
lc d
a ne
B t
A

Escrivo

Atendente

R.A
R.A .J.
.J.

o
h
n
i
n
a
cs
E

o
h
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a
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E

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P roduo:
roduo: E
E xpedio
xpedio ee Atualizao
Atualizao do
do Sistem
Sistem aa

O AM B IEN TE D A Q U ALID AD E - Aplicao dos conceitos dos 5 S

A aplicao dos princpios da qualidade

organizao do espao de produo d-se por m eio de 5 sensos (5S):
1.
2.
3.
4.
5.

Senso
Senso
Senso
Senso
Senso

de
de
de
de
de

total

para

utilizao (Seiri);
ordenao (Seiton);
lim peza (Seisou);
sade (Seiketsu);
autodisciplina (Shitsuke).
Veremos, na seqncia, com maiores detalhes, cada um

desses sensos.
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1. Senso de utilizao
Consiste no princpio de que s deve permanecer no local
de trabalho aquilo que til. Isso parece bvio, m as comum encontrar-se no
ambiente de trabalho objetos que no so utilizados e que, sempre perto, incomodam,
mesmo que visualmente. O que no for til deve ser descartado e, posteriormente,
disponibilizado a outros setores, reciclado, vendido ou, at m esm o, doado 3.
Na aplicao do senso de utilizao inicialm ente definida
uma rea de disponibilizao (local onde sero colocados os materiais
disponibilizados), cuja localizao deve ser inform ada a todos.
Em seguida, procede-se classificao de todos os objetos
e recursos existentes na escrivania, segundo o seguinte critrio:
a) M ateriais e objeto s necessrios para o trabalho: Estes permanecem na
escrivania, sendo-lhes aplicado o senso de ordenao;
b) M ateriais e objetos desnecessrios p ara o trabalho: So relacionados e
levados para rea de disponibilizao, onde so entregues ao responsvel,
mediante recibo.
O material recebido
classificado do seguinte m odo:

na rea

de

descarte

deve

ser

Mobilirio, material de escritrio etc;

Equipam entos de inform tica
Docum entao, papis etc;
Veculos;
Sucatas; e
Outros.
Registrados os itens descartados de cada escrivania, a eles
deve ser dada a devida destinao (redistribuir para outra vara, vender, doar, etc),
divulgando-se os resultados obtidos.
So evidentes
Organizao do espao de produo:

os

benefcios

proporcionados

Local de trabalho agradvel;

Liberao de espaos;
3

A venda ou doao de patrimnio deve obedecer s normas especficas que disciplinam a questo.

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pela

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Reaproveitam ento e/ou m elhor aproveitam ento de recursos;

Com bate ao excesso de burocracia;
Dim inuio de custos;
Econom ia de tem po;
Diminuio do cansao fsico;
Melhoria do fluxo de pessoas e m ateriais;
Maior facilidade para encontrar objetos e informaes;
Bem-estar pessoal;
Conservao dos equipam entos;
Preveno de acidentes;
Sentim ento de excelncia transm itido aos clientes;
Servidores saudveis e bem dispostos;
Auto-inspeo e autocontrole;
Melhoria contnua em nvel pessoal e organizacional.

2. Senso de O rdenao
Consiste no princpio de que deve haver um lugar para cada
coisa e cada coisa deve ficar em seu devido lugar, de maneira que possam os localizar
facilmente aquilo que procuramos.
preciso, para tanto, observar certos critrios na definio
do local dos objetos. Tudo o que for usado constantemente deve ficar ao alcance das
mos. O que for usado ocasionalmente, prximo ao local de trabalho. O usado
raram ente, fora do local de trabalho. A ordenao deve ser, ainda, agradvel aos olhos.
Para facilitar a localizao dos objetos, deve-se fazer uso da
com unicao visual, identificando arm rios e prateleiras com etiquetas.
Aplicao do senso de ordenao nas escrivanias e gabinetes
Aps a triagem e separao 4, os processos devem ser
colocados nas estantes (escaninhos) de modo ordenado, segundo a fase em que se
encontram 5, atualizando-se tal situao no sistem a inform atizado, para perm itir a rpida
e fcil localizao. Os escaninhos devem ser identificados com etiquetas padronizadas,
fornecidas com o kit escrivo.
Com relao aos autos de processos, devero receber os
seguintes cuidados: a) colocao de capas plsticas para preservao da autuao
4
5

Ver Racionalizao do processo de produo.

Ver sugesto para disposio das prateleiras, anexo.

5
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(exceto em cartas precatrias, inquritos policiais, executivos fiscais e outros feitos de

rpida tram itao ou com muito poucas folhas); b) utilizao de etiquetas de autuao
emitidas pelo sistema informatizado, com cdigo de barra para identificao e carga; c)
colocao de etiquetas laterais, na parte externa inferior da autuao, contendo o
nmero de identificao e o tipo do processo (cvel, criminal, carta precatria, etc.),
conform e m odelo disponvel no kit escrivo e orientao da equipe de im plantao.
conveniente que, na definio do layout, sejam os
escaninhos posicionados de forma a ficarem prxim os das pesso as que iro
m anusear os respe ctivos p rocessos. Assim , os escaninhos de processos vindos,
conferncia de qualidade, expedio de documentos e RAJ devem, na medida do
possvel, ficarem prxim os ao escrivo 6. Por sua vez, conveniente que os escaninhos
de carga fiquem junto ao setor de atendim ento ao pblico, os de atualizao do sistem a
inform atizado junto a quem realiza essa tarefa, e assim sucessivam ente.
A mesa do escrivo deve permanecer em local que perm ita
boa visualizao da rea de atendim ento ao pblico e da rea interna de produo.
Nos gabinetes, os processos devem permanecer em
escaninhos devidam ente etiquetados de acordo com a triagem dos processos
previam ente realizada.
Enfim, tudo deve ser ordenado de modo a aproveitar da
melhor maneira possvel o espao fsico disponvel, bem como a facilitar a realizao
das tarefas e a localizao dos autos de processos e objetos.

3. Senso de Lim peza

Este senso consiste no princpio de que devemos m anter
lim po o ambiente de trabalho, sob os aspectos fsico e espiritual, removendo toda
sujeira existente. Para tanto, considera-se sujeira tudo o que incomoda, seja lixo,
fofoca, inveja, pessimism o etc.
Ao final de cada expediente, deve-se conferir se est tudo
limpo e se nada est fora do seu lugar. Importante lembrar que autos de processos,
pastas, caixas -arqu ivo e docum entos no devem perm an ecer sob re as m esas
aps o final do expediente e, muito menos, devem ser mantidos no cho. Isso tambm
sujeira!

Apesar de no ser o escrivo quem realiza as atividades de expedio e R AJ, ele quem deve
distribuir tais servios, observando as metas estabelecidas, obedecendo ao grau de dificuldade e
atendendo as prioridades.

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Cria-se, assim, a cultura de:

Educar para no sujar;
Lim par o que est sujo;
Inspecionar enquanto se limpa;
Descobrir e elim inar as fontes de sujeira;
Distribuir am plam ente recipientes de coleta de lixo.
Afinal, a idia principal :

M elhor que lim par no sujar.

Cada servidor deve fazer sua parte, mantendo limpa sua
rea de trabalho. Trata-se de um trabalho de equ ipe e com pete ao Escrivo
fiscalizar todos os envolvidos.

4. Senso de Sade
Aplicar o senso de sade significa m anter condies de
trabalho, fsicas e m entais, favorveis sade.
Deve-se considerar que a mera ausncia de doena no
implica no fato de a pessoa ser considerada saudvel. O conceito de sade vai alm
disso, com o se observa das seguintes definies:

Do latim salute, salvao, conse rvao da vida.

(Fonte: Novo Dicionrio Aurlio)

Sade um estado de com pleto bem -estar fsico,

m ental e social, e no apenas a ausncia de doena ou
enferm idade. (Definio da O MS)
No ambiente de trabalho, o importante aplicar os demais
sensos, mantendo o local limpo, agradvel e as coisas organizadas, evitando com isso
o stress responsvel por uma srie de doenas. A construo de um relacionamento
saudvel com os colegas de trabalho tambm fator relevante na preservao da
sade.
Portanto, o senso de sade nos leva a:
Praticar os dem ais sensos (interao);
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Identificar e elim inar fontes de risco e de insalubridade;

Cuidar do corpo e da m ente;
Estimular um clima de confiana, amizade e solidariedade;
Embelezar e organizar o local de trabalho;
Manter excelentes condies de higiene nas reas comuns;
Evitar abusos fsicos e mentais.

5. Senso de Autodisciplina
Consiste no princpio de que devem os manter e cumprir,
risca, os padres estabelecidos.
D o se nso d e auto disc iplina depende a m an uteno dos
dem ais senso s e o su cesso de qualquer progra m a de qualidade. Afinal, de nada
adianta, num mom ento inicial, canalizar grandes esforos para racionalizar, organizar e
limpar o local de trabalho se no houver a manuteno dessas prticas, com o um
verdadeiro hbito. Rapidamente a desorganizao e a sujeira voltam, colocando a
perder todo trabalho, fazendo com qu e se p asse a m aioria do tem po voltando a
organizar e lim par, quando j se pode ria estar colhen d o os frutos do esforo
inicial. Essa situao gera inevitvel desnim o, na m edida em que se tem a im presso
de estar fazendo sempre as mesmas coisas (organizando, limpando, etc) sem nenhum
resultado.
Esse fato bem ilustrado pelo diagram a abaixo, que
demonstra a interao dos 5S, tendo como ponto de convergncia o senso de
autodisciplina:

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Este senso, portanto, induz a:

Estar com prom etido com padres ticos e tcnicos;
Buscar m elhorias, sem pre;
Com partilhar viso, misso, crenas, valores, padres etc.;
Reconhecer o esforo e incentivar a criatividade;
Melhorar as comunicaes em geral;
Atribuir responsabilidades e delegar autoridade;
Educar-se e educar continuam ente, sem trguas;
Ser paciente e persistente na educao e treinamento.
O Mtodo Ordem, atravs do senso de autodisciplina,
procura introduzir no grupo vrias caractersticas comportam entais, tais como:
Prom over a participao em todos os nveis da organizao;
Desenvolver equipes e lideranas;
Incentivar a criatividade;
Melhorar o am biente de trabalho;
Reduzir absentesmo e rotatividade de pessoal;
Aprender a m udar;
Preparar o am biente para a qualidade total, produtividade e sobrevivncia;
Envolver todas as pessoas da organizao, visando o crescim ento do ser
hum ano.
A autodisciplina impe tambm um padro comportam ental
de comprom isso e firmeza na execuo das tarefas dirias, que pode ser resumido
pela frase:

Prom eteu, tem que cum prir.

III. R ACIO N ALIZ A O DO PRO C ESSO D E PR O D U O

1. N oes B sicas
Em se tratando do Mtodo ORDEM, racionalizar significa
tornar mais eficiente, por mtodos cientficos, a execuo das atividades desenvolvidas
nos Gabinetes e Escrivanias Judiciais.

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Na aplicao do m todo:
Procede-se organizao do processo de produo, para assegurar bons
resultados por meio do estabelecim ento de procedim entos padronizados;
Adota-se a produo em srie (triagem e separao de autos);
Utilizam -se documentos padronizados (mandados, editais etc.), que facilitam a
realizao das tarefas, via ferramentas de informtica (programa APOLO,
formulrios vinculados ao APOLO);
Define-se o quadro de funes e responsveis;
Fixam -se metas de produo com controle dirio (quantitativo, qualitativo e
tem poral), para as atividades de m aior im pacto no resultado final.
Resultam dessas medidas a desburocratizao e a
eliminao de etapas desnecessrias 7, com inquestionvel acelerao da tramitao
processual e resultados dem onstrados em painel de gesto vista.
Organizado o espao de produo, com a aplicao dos 5S,
inicia-se, efetivam ente, a racionalizao, atravs das seguintes m edidas:
Definio do quadro de funes;
Triagem e separao dos processos;
Definio das metas de produo;
Distribuio dos servios;
Controle da produo;
Im pulsionam ento por certido (atos ordinatrios);
Organizao da produo do Gabinete;
Controle dos prazos;
Realizao de reunies para verificao de resultados e trato de anomalias;
7

Com o, por exem plo, o incentivo prtica dos atos ordinatrios pelo escrivo, nos termos da legislao
processual, reduzindo sensivelmente o nmero de processos conclusos ao juiz.

10
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Checagem peridica da m anuteno do padro;

Carga e devoluo dos autos por leitura, via caneta tica, em cdigo de barras;
Pesquisa do grau de satisfao dos clientes.

2. Definio do Q uadro de Funes

O mtodo ORDEM, para fins de estabelecim ento de metas e
de controle da produtividade, elegeu cinco funes que so executadas internamente
nas escrivanias, em virtude de seu maior impacto no resultado final, quais sejam: a)
Expedio de documentos e matria para imprensa; b) Registro, Autuao e Juntada
(RAJ); c) Atualizao do sistem a informatizado (Apolo); d) Impulsionamento de feitos
por certido do escrivo (atos ordinatrios); e, finalm ente, e) Atendim ento ao pblico.
Nas comarcas onde houver significativa quantidade de m aterial para publicao na
imprensa oficial (v.g. onde as intim aes so feitas pelo Dirio da Justia), a funo de
expedio de documentos pode ser cindida em expedio de documentos (ordinrios)
e matria para imprensa, visando a melhor definio das metas e um controle
com parativo m ais real8.
Cada servidor da Escrivania dever desem penhar, no m s,
apenas uma das funes acim a especificadas 9, da a necessidade de se definir, no
incio de cada exerccio, o quadro de funes da serventia. recom endvel, contudo,
que ao final de cada pero do de aferio 10 seja realiza do um rodzio dos
servidores nas fun es, para que todos sejam treinados e aprendam as diversas
atividades da serventia.
O objetivo desse quadro definir o servidor responsvel
pela execuo de cada uma das atividades desenvolvidas na Escrivania, o que
permite: a) o acompanhamento da produo e do rendimento de cada servidor,
individualm ente; b) a atribuio de efetiva responsabilidade pelas tarefas executadas;
c) evitar que o Escrivo execute tarefas essencialmente operacionais e que podem ser
delegadas, tais com o a de expedir documentos, juntar e numerar peas dos autos, etc,
possibilitando que se concentre nas tarefas gerenciais de seu cargo (distribuio dos
servios, triagem dos processos conclusos, conferncia da qualidade, im pulsionamento
8

Isso porque a expedio de m atria para imprensa uma tarefa m ais rpida e sim ples de ser
executada, que gera m aior volume de produo, no podendo suas m etas ficar equiparadas s da
expedio de docum entos (ordinrios), nem os servidores que as realizam podem ter sua produo
comparada com aquela dos que trabalham com a expedio comum .
9
Salvo se no houver pessoal suficiente para tanto.
10
Sobre o conceito de perodo de aferio, vide captulo VI (motivao), n. 2 (licenas compensatrias).

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dos feitos que dependem de atos ordinatrios, acompanhamento da produo visando

o atingim ento das metas, etc).
O quadro de funes deve ser atualizado mensalm ente,
caso necessrio, e afixado no m ural da Escrivania para conhecim ento geral 11 .

3. Triagem e separa o dos processos

Para o perfeito funcionamento da escrivania e do gabinete
necessria a realizao de cuidadosa triagem dos processos, para garantir o
cumprimento de prazos urgentes, gerenciar a demanda, estabelecer as metas de
produo (de acordo com a dem anda existente) e facilitar a localizao de autos.
Nas escrivanias, a triagem deve ser realizada nos seguintes
m oldes:
a) Processos para expedio de docum entos , que sero subdivididos em
urgentes e no urgente s, sendo estes separados por ano de distribuio
ou por tipo de docum ento a expedir (ofcio, CP, mandado, edital, etc.);
b) Processos e documentos para registro, autu ao e/ou juntada , tam bm se
levando em considerao os urgentes e no urgentes ;
c) Processos para atualizao do sistem a inform atizado (Apolo);
d) Proce ssos vin d os, em escaninhos separados segundo a origem (vindos
do gabinete do Juiz, vindos das partes/Ministrio Pblico/ Delegacia,
vindos do contador/distribuidor, etc);
e) Processos para conferncia de qualidade ;
f) Processos para carga ;
g) Proce sso s agu ardando em fases diversas, separados em escaninhos
segundo a pendncia (aguardando retorno de carta precatria,
aguardando publicao edital, aguardando manifestao da parte,
aguardando resposta de ofcio, AR etc.).
Nos gabinetes, a triagem realizada segundo o seguinte
critrio:
a) Processos aguardando senten a: separados em urgentes e ordinrios,
estes ltimos subdivididos de acordo com o tipo de sentena (mrito
padronizvel, mrito no padronizvel, sem julgamento do mrito, etc,
conforme tabela constante do anexo I);
11

O quadro de funes dever ser definido junto ao Sistem a de Controle de Produo (SCP), onde os
servidores so devidamente cadastrados, o qual se encarregar de emiti-lo em modelo padronizado para
afixao no mural. Sobre o SCP, ver nota 13, adiante.

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b) Processos aguardando deciso interlo cutria e/ou desp acho de

im pulso : separados em urgentes e ordinrios, estes ltimos subdivididos de
acordo com a tabela de triagem constante do anexo II.
importante consignar que a tabela de triagem sugerida
para o gabinete pode ser adequada pelo juiz s necessidades e peculiaridades da sua
unidade judiciria, bastando para isso incluir os cdigos que entender necessrios ao
final dela, adotando-os e informando ao escrivo para que os lanamentos no sistem a
informatizado sejam corretamente efetuados. Isso importante, visto que um dos
objetivos da triagem alm de facilitar o trabalho do juiz e possibilitar a visualizao da
demanda de trabalho quando da fixao das metas viabilizar o rastreamento do
processo no gabinete, principalmente em varas onde a quantidade de feitos conclusos
muito grande, o que somente possvel quando a triagem feita, mantida e
devidamente lanada no sistema.
Aps a triagem, todos os processos do Gabinete e da
Escrivania so colocados nas estantes (escaninhos) de modo a facilitar sua
localizao, bem com o o gerenc iam en to visual, por parte do Magistrado e do
Escrivo, da situao diria da Vara e da gam a de servios pendentes de execuo.
Cada escaninho, por sua vez, identificado com etiquetas padronizada s, fornecidas
com o kit escrivo, que corre spo nde m triagem realiz ada, e ao lanamento
efetuado no sistem a inform atizado (Apolo).
Para tanto sugerida a disposio dos processos nas
prateleiras nos m oldes do anexo III. 12

4. C ontrole da Produo
O controle da produo realizado atravs de program a
acoplado ao sistema informatizado Apolo, denom inado SCP (Sistema de Controle de
Produo) 13, que monitora as atividades de cada servidor, segundo a sua matrcula.
Ao efetuar o login no sistem a Apolo, com a sua m atrcula , o
servidor est se identificando e garantindo que sua produo lhe seja atribuda. Por
isso, term inantem en te pro ibido que um servidor utilize a matrcula de outro, visto
que tal procedim ento alim entar incorretam ente o SCP, gerando dados incorretos.

12

muito im portante nesta fase seguir a orientao da equipe de im plantao, no que diz respeito
triagem dos processos, organizao dos escaninhos de processos e atualizao do sistema
informatizado.
13
O manual do usurio do SCP deve ser fornecido ao escrivo pela equipe de implantao, estando nele
contidas as demais informaes necessrias sobre a sua operao.

13
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Da mesma forma, a produo no SCP contabilizada

atravs do correto lanam ento dos andam entos processuais no sistem a Apolo, de
maneira que deixando de lanar um determ inado andamento, ou fazendo-o
incorretamente, o servidor no ter sua produo contada. Portanto, imprescindvel
que o servidor seja extremamente cuidadoso na alimentao do sistem a informatizado
(Apolo), lanando os andam entos de form a correta e com pleta.
O SCP se encarrega do controle da produo, da gerao
dos grficos para afixao no painel de gesto vista, do quadro de funes, do
resumo de metas e dos relatrios que devem ser remetidos/transm itidos
Corregedoria.
Com petem ao
providncias relativas ao referido sistem a 14:

escrivo

to-somente

as

seguintes

a) Fixao das metas nos 05 (cinco) prim eiros dias do ms;

b) Efetuar diariamente a rotina de Buscar Produo;
c) Encerrar o exerccio, lanando as sobras existentes 15 e providenciando a
confirm ao de todos os andam entos de produo;
d) Aps o encerramento do exerccio, executar a rotina de Transm itir
Exerccio, ou, se for o caso, imprim ir e enviar o relatrio de produo
Corregedoria;
e) Zelar pela correta alimentao do sistema Apolo, que fornece os dados de
produo para o SCP.

5. Definio das m etas

O clculo das metas de cada atividade da escrivania e do
gabinete efetuado pelo programa SCP, conforme os dados nele lanados e as
orientaes constantes do m anual do usurio e da equipe de im plantao.
Na definio dessas m etas, porm, necessrio observar as
seguintes norm as:
a) As metas da escrivania devem ser fixadas pelo escrivo, sob fiscalizao do
juiz e as do gabinete pelo prprio juiz;
b) As metas devem ser fixadas em patamares produtivos e desafiadores, porm
no im possveis de serem atingidos;
14

Todos os procedim entos necessrios devero ser objeto de treinam ento por parte da equipe de
implantao e constam do m anual do usurio do SCP.
15
IM P O RTANT E: As sobras devem ser contadas im preterivelm ente no ltim o dia do m s, sob pena
de, com a movim entao dos processos, os nmeros ficarem incorretos, com reflexos na produo.

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c) As m etas devem considerar, com o patam ar m nim o , as m dias de produo

divulgadas pela Corregedoria, que so resultantes dos dados estratificados da
produo em todo Estado;
d) As metas devem ser estabelecidas, no mxim o, at o dia 05 de cada m s.
Diariam ente, o Escrivo enviar ao Gabinete os processos
conclusos, devidamente triados. Em seguida, com base na meta de cada servidor,
entregar a este o correspondente nmero de processos para execuo dos trabalhos
(expedio e registro/autuao/juntada).
Distribudo o servio no cartrio, o escrivo executar as
funes atinentes ao seu cargo, entre as quais o prprio gerenciamento da escrivania,
a conferncia da qualidade, o im pulsionam ento por certido etc.

6. G erenciam ento e distribuio do servio: O papel do Escrivo

Cum prindo sua funo gerencial, compete ao escrivo, logo
no incio do expediente, distribuir aos servidores da escrivania as tarefas a serem
executadas, de acordo com as m etas estabelecidas para cada funo.
Ao escrivo com pete tal m ister, por ser ele o responsvel
pelo atingimento das m etas e pelo bom funcionamento da serventia. Assim , som ente o
escrivo pode aferir quais processos tem prioridade, bem como capaz de distribuir
eqitativam ente o trabalho existente.
Distribudo o trabalho, durante o dia, compete ao escrivo
dar andamento aos servios que so de sua alada, quais sejam: a) conferncia da
qualidade e confirmao dos andam entos de expedio de documentos e RAJ; b)
encam inham ento dos processos que se encontram no escaninho vindos; c)
impulsionamento de feitos por certido (quando se tratarem de atos meramente
ordinatrios); e d) triagem dos processos para concluso ao juiz.
6.1. R oteiro de atividades do escrivo
Pode-se afirmar que o roteiro de ativid ad es do escrivo,
na metodologia ORDEM, com preende atividades m ens ais, dirias e perid icas, a
saber:
a) Atividades m ensais
Contar as sobras para futuro lanamento na planilha eletrnica (no ltim o dia
til do ms);
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Encerrar a planilha eletrnica do m s anterior (at o dia 05);

Abrir a planilha do novo exerccio (at o dia 05 do m s atual);
Redefinir o quadro de funes, quando necessrio;
Fixar as m etas para o exerccio;
Imprimir e afixar no mural da escrivania o quadro de funes e o resumo de
m etas;
Imprimir e afixar os grficos de produo no painel de gesto vista (at o
dia 05);
Efetuar a transmisso dos dados Corregedoria (at o dia 10);
Programar e agendar as reunies peridicas com os servidores e com o juiz.

b) Atividades dirias
Separar os processos, peties, documentos e mandados, conforme o grau de
dificuldade, para distribuio dos servios da escrivania (quando houver dois ou
mais servidores desempenhando um a mesm a atividade);
Triar e separar os processos que sero im pulsionados pelo juiz e por certido;
Fazer conclusos diariamente os processos que dependerem de impulso ou
deciso do juiz, devendo os autos ser enviados j devidamente triados e
separados por fase, bem com o, acom odados, no gabinete, em prateleira prpria,
nos respectivos escaninhos codificados;
Impulsionar os processos que puderem s-lo por certido;
Conferir os documentos expedidos e dem ais servios do dia;
Conferir os processos vindos do gabinete, MP, Defensoria, Advogados etc.,
dando o devido encam inham ento;
Acompanhar a produo dos pedidos protocolizados no dia, a fim de que sejam
atendidos, se possvel, no m esm o dia;
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Executar a rotina Buscar Produo no SCP (planilha eletrnica);

Fiscalizar permanentemente a manuteno dos 5 S na escrivania
(Organizao do espao de produo), observando sempre ao final do
expediente se no ficaram processos e papis sobre as mesas etc;
Fiscalizar perm anentem ente o painel de gesto vista.

c) Atividades peridicas
Realizar reunio mensal com os demais servidores da respectiva escrivania
para verificao e correo de anom alias;
Realizar reunio mensal com o Juiz da vara/comarca para verificao e
correo de anomalias. Esta reunio poder ser dispensada, caso o juiz
prefira participar da reunio com o escrivo e servidores.
O B S : 1) Das reunies devem ser lavradas atas que sero arquivadas em pasta prpria
na escrivania; 2) O Escrivo, com o gerente da escrivania, poder se valer de
auxiliar(es) para execuo das tarefas acima, que sero, contudo, de sua exclusiva
responsabilidade.

6.2. C onferncia da qualidade

A conferncia da qualidade compreende a fiscalizao da
correo dos servios de expedio de documentos e de registro, autuao e juntada
de peas.
Uma vez executados, tais servios so entregues ao
escrivo que, diariamente, realiza sua conferncia. Aqueles que estiverem em ordem
seguem sua destinao natural. Por sua vez, aqueles que forem considerados
insatisfatrios sero devolvidos ao servidor responsvel que dever refaze-los.
A avaliao da produo, portanto, ser calcada no trinmio
quantidade -qualidad e-tem p o, de modo que no s ser avaliado o quantum com o
tam bm a qualidade da produo diria e individual do servidor e, ainda, o tem po gasto
para realizao das tarefas.
A produo somente computada aps o servio ser
aprovado na conferncia da qualidade, atendendo ao critrio de q uantidade com
qualidad e, preconizado pela m etodologia.
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6.3. Im pulsionam ento por certido

Os feitos que dependerem da prtica de mero ato
ordinatrio (no decisrio) no devero ser rem etidos ao juiz, m as impulsionados pelo
escrivo, m ediante certido nos autos.
Tal providncia encontra respaldo na legislao processual
e na prpria Constituio (art. 93, XIV), agilizando sobremaneira a tramitao do
processo.
Maiores esclarecimentos e modelos de certido de
impulsionamento podero ser obtidos no manual de padronizao de procedim entos e
de lanamentos no sistema Apolo, distribudo pela equipe de implantao do Mtodo
ORDEM.

7. O rganizao da produo do gabinete

O mtodo apresenta procedim ento padronizado tanto para a
escrivania quanto para o gabinete, procedimento esse que agiliza, em muito, os
trabalhos do m agistrado.
Primeiramente, o gabinete deve utilizar o m obilirio
padronizado, fornecido quando da implantao da metodologia, observando, na
organizao do ambiente, os princpios da qualidade total relativos aos cinco sensos
(5S) antes mencionados, no que cabveis.
Quanto rotina de trabalho, respeitada a individualidade de
cada m agistrado, devem ser adotadas as seguintes m edidas:

01. Utilizar a tabela de triagem de feitos, de forma a conhecer melhor a demanda de

trabalho existente 16 ;
02. Acom odar os processos, devidam ente triados, nos escaninhos
identificados com os cdigos de triagem previam ente estabelecidos;

prprios,

03. Identificar os feitos que reclamam decises e sentenas padronizveis, que

devero ser de plano resolvidos, atravs da utilizao dos recursos de informtica
16

A tabela de triagem sugerida pelo mtodo pode ser adequada pelo juiz s especificidades de sua vara,
bastando a incluso dos cdigos necessrios e sua efetiva utilizao. Deve ainda, nesse caso, ser
fornecida a referida tabela ao escrivo para realizao da triagem e lanamento no sistema, para fins de
localizao futura do processo no gabinete.

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disponveis (m ala direta, formulrios padronizados, m odelos, etc.), utilizando o

17
apoio da assessoria ;
04. Procurar resolver e devolver no m esmo dia, ou no dia seguinte, os feitos que
vierem concluso, evitando que se acumulem e se somem ao estoque j
existente 18.
05. Identificar e garantir a prioridade aos feitos urgentes;
06. Planejar e estabelecer metas para a elim inao do estoque de processos
conclusos;
07. Monitorar a produo, diariamente, evitando surpresas ao final do ms com o no
atingim ento das m etas estabelecidas;
08. Lanar, na ntegra, as sentenas, decises interlocutrias, despachos e termos de
audincia no sistem a inform atizado;
09. Receber e devolver diariam ente os feitos em carga, pelo sistema, evitando
acm ulos no gabinete ou escrivania 19 ;
10. Elaborar calendrio para realizao de cursos de aperfeioamento do pessoal da
escrivania (Juiz Diretor do Foro), ou sugerir Diretoria do Foro a realizao dos
cursos necessrios ao pessoal da vara (vide Desenvolvim ento dos recursos
hum anos).

8. Controle dos Prazos

8.1. Controle dos prazos de tram itao processual
O mecanismo de controle de produo objetiva o aumento
quantitativo e qualitativo da produo. Diz respeito, portanto, a metas quantitativas e
17

Essa providncia perm ite aum entar a produo, evitando, ainda, que feitos de pouca com plexidade
perm aneam paralisados por longo perodo de tempo. Alm disso, a possibilidade de am pla utilizao da
assessoria desafoga o m agistrado, que pode se dedicar aos feitos m ais com plexos e realizao de
audincias.
18
Em bora essa idia parea estranha num prim eiro m om ento, o certo que m antendo a produo diria
atualizada cessa o acm ulo de processos. Com isso, os pedidos novos so decididos em tem po hbil e
os velhos em um pouco mais de tem po so atendidos, em razo do planejamento da produo.
19
conveniente ajustar com a escrivania um horrio certo, todos os dias, para os procedimentos de
carga e devoluo de autos, evitando que sejam realizados a toda hora. C ontudo, no caso de
processos urgentes, as cargas e devolues devem ser efetuadas im ediatam ente.

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qualitativas. J o mecanismo de controle de prazo tem por escopo assegurar

celeridade no andam ento dos atos processuais, tratando, assim, de m etas tem porais.
Sendo o processo uma relao processual em movim ento,
com o objetivo de obteno da tutela jurisdicional, que se exterioriza por meio do
procedim ento, entendido com o um a srie de atos processuais coordenados para atingir
tal objetivo, evidente que estabelecendo metas temporais para a prtica de cada um
desses atos, estarem os, tambm, fixando uma meta para todo o procedimento. Mas a
prpria lei j estabelece prazos para a m aioria dos atos processuais, ocorrendo,
apenas, que, de regra, no so eles cum pridos.
Diante dessa concluso simples, idealizou-se um sistema
que, alm de controlar o prazo de tram itao, ainda estabelece um a meta justa para
cada processo, haja vista que, havendo prazos-meta para cada ato, o prazo-meta total
do procedim ento ser o da soma de todos os atos. Assim, quanto m ais atos, de acordo
com a realidade do processo, maior ser o prazo-meta total de concluso do
procedim ento.
Por outro lado, sendo monitorados os prazos de cada ato,
tem-se tambm a vantagem de poder gerenciar a tramitao do processo, ou seja,
caso um determinado ato no seja cumprido no prazo estabelecido, o escrivo judicial
dever zelar para que outro ou outros atos sejam cumpridos em tem po inferior ao das
suas respectivas m etas, para com pensar, garantindo o atingim ento da m eta global para
o procedimento. , efetivam ente, a aplicao da gesto para resultados e das tcnicas
de gerenciamento aos processos judiciais, com ganho para todos os envolvidos. O
referido sistem a, para ser eficaz, depen de d e ferram enta de inform tica qu e vem
sen d o dese nvo lvida, na q ual sero dispo nibilizados fluxog ram as dos m ais
variados proc edim entos, orientando o usu rio na cond uo do p rocesso e,
ainda, inform a ndo o s prazos pa ra p rtica dos atos, conta bilizando o tem po j
decorrido e inform ando sobre eventual atraso.
Utiliza-se, tambm, da padronizao com o forma de ganhar
tempo na prtica das atividades, acelerando-se os atos e evitando-se erros e
retrabalho.
Os principais instrum entos da padronizao so os
formulrios de m andados, cartas de citao, ofcios e outros expedientes, como na
seqncia se ver.

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8.1.1. Form ulrios

Os formulrios so modelos elaborados em computador, j
disponveis no Sistem a Apolo, no formato de formulrios do programa W ord, e
servem como ferramenta de trabalho que tm mltiplas funes.
Primeiro, padronizar, em todas as comarcas e varas, os
modelos de mandados, ofcios, term os, cartas, alvars, enfim, todos os expedientes
comumente utilizados pelas escrivanias judiciais, de forma que no seja necessria a
permanente preocupao com o contedo dos mesmos o que ocorre com a falta de
padronizao, que obriga a constantes revises bem com o, facilitar o reconhecim ento
dos docum entos originados de determ inada Justia.
Segundo, evitar o retrabalho decorrente de erros nos
elem entos essenciais do documento, os quais, inclusive, ficam protegidos e im pedidos
de serem alterados. Apenas os campos abertos, que so poucos (v.g. nomes das
partes, nmero do processo, despacho etc.), podem ser preenchidos. Tal providncia,
alm de acelerar o processo de cumprimento dos despachos e decises, ainda evita
que erros graves passem desapercebidos, gerando nulidades processuais, com
inevitveis atrasos no procedim ento e prejuzos s partes.
Terceiro, evitar erros nos demais elementos dos diversos
expedientes e ganhar tempo na sua confeco, pois foram elaborados em computador,
como formulrios do programa W ord. Tal formato permitiu que dados tais como
nomes das partes, do Juiz, nmero do processo, valor da causa, despacho, etc.,
disponveis no sistema APOLO utilizado pela Justia Estadual de Mato Grosso
sejam autom aticam ente inseridos no docum ento, atravs dos indicadores lanados na
elaborao do formulrio, restando ao servidor o preenchimento m nimo de campos.
Mesm o em relao a esses cam pos, foram inseridos textos de ajuda, os quais
aparecem na parte inferior do vdeo, orientando e indicando ao servidor o que deve ser
digitado naquele campo especfico (ex: o bem a ser apreendido, com todas as suas
caractersticas; digitar o nom e do novo depositrio, com qualificao, etc.).
Referidos formulrios, cveis e criminais, encontram-se
relacionados nas respectivas Tabelas de Modelos para Escrivania, em ordem numrica
e alfabtica.

8.1.2. Alteraes nos Form ulrios

Em razo da necessidade de manuteno do padro, pelas
vantagens j indicadas, os form ulrios esto protegidos contra alteraes.
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No entanto, evidente que podero ocorrer alteraes,

necessrias em virtude de atualizao legislativa, eventuais erros de digitao, etc.,
bem como, poder ser necessria a incluso de novos m odelos que no tenham sido
contem plados pela equipe do projeto.
Nesses casos, o usurio dever utilizar os form ulrios
gen ricos dispon veis no sistem a, para atendimento de suas necessidades
imediatas e, em seguida, encam in har su gesto C orregedoria G eral da Justia,
endereada ao Juiz Auxiliar Coordenador do Mtodo ORDEM, com modelo, para
apreciao e, sendo o caso, incluso no sistema. Essas sugestes podero ser
rem etidas pelo correio, fax ou e-m ail (corregedoria.ordem @ tj.mt.gov.br).
IM PO R T AN TE: Em nenhuma hiptese permitido alterar os modelos de formulrios
existentes no sistema Apolo, ou inserir novos m odelos sem autoriz ao prvia da
Corregedoria Geral da Justia.

8.2. Prazos controlado s por agendam ento

O controle dos demais prazos feito pelo sistema Apolo,
devendo ser m onitorado pelo Escrivo, conform e as seguintes categorias:
Prazos de atos processuais;
Prazos urgentes;
Prazos prescricionais;
Prazos de prises;
Prazos de concluso de processos crim inais de rus presos etc.
A utilizao da ferramenta de agendamento de prazos,
disponvel no sistema Apolo, conveniente e obrigatria, devendo qualquer dvida
quanto ao seu manejam ento ser sanada com a equipe do Mtodo ORDEM.

9. R eunies para verificao de resultados e trato de anom alia s.

O Escrivo dever realizar reunies m ensais com os
servidores, a fim de aferir as eventuais anomalias existentes na serventia que podem
ser as mais diversas possveis. Dessas reunies devem ser lavradas atas, conforme
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m odelo fornecido no kit escrivo, sendo uma via encaminhada ao juiz da vara para
cincia e eventuais providncias e outra arquivada na escrivania, em pasta prpria.
Oportuno consignar que o Escrivo, na funo gerencial da
escrivania, dever tom ar todas as medidas corretivas diante de eventuais anomalias,
sendo que o Juiz s dever intervir em caso de problem as que no puderem ser
resolvidos pelo Escrivo e sua equipe.
Reunies dessa m esm a natureza devero ser realizadas,
tam bm m ensalm ente , entre o Magistrado e o Escrivo. A critrio do juiz, poder ele
participar da reunio do escrivo com os servidores, ficando, nessa hiptese,
dispensada a realizao da reunio especfica com o escrivo.
Tambm, no caso de comarcas de segunda ou superior
entrncia, devero ser realizadas reunies trim estrais entre os Juzes, neste caso,
presididas pelo Diretor do Foro que, da mesm a forma, s intervir nos problemas que
devem ser resolvidos por meio da Coordenadoria do Foro.
As reunies sero registradas em atas, sendo que, no ato,
sero apresentados relatrios de anom alias, bem com o confeccionados planos de ao
para soluo de problem as (conform e m odelos disponveis no kit escrivo).
Alm do trato das anom alias, deve-se principalmente
analisar a pro duo in dividu al dos servidores e dos setores e se o padro
estabelecido por este m todo est sendo m antido e executado com perfeio.
Nas reunies sero destacados os problemas no resolvidos,
a fim de que sejam adotadas novas medidas corretivas. Aps, ser estabelecida a
pauta do dia e a ordem dos assuntos a serem aferidos. Prosseguindo, sero analisadas
as anomalias e definidas medidas corretivas, por intermdio de plano de ao. O
presidente da reunio a encerrar aps a anlise de todos os tem as da pauta.
Surgindo
reunies extraordinrias.

alguma

emergncia,

devem

ser

realizadas

10. Checagem do padro.

Indispensvel para a m anuteno do padro a checagem
peridica, a fim de que todo trabalho realizado na im plementao do mtodo no se
perca.
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Para tanto, deve-se constantem ente observar os principais

itens, constantes do relatrio de checagem (disponvel no kit escrivo ou na
Coordenao do m todo, junto Corregedoria).
Havendo qualquer no-conformidade, deve ser adotada
im ediata ao corretiva, evitando a deteriorao do padro.

11. C arga e devoluo de autos (sistem a de cdigo de barras)

Os procedimentos de carga e devoluo de autos, entre os
setores do Foro ou externam ente, de acordo com o m todo, so realizados por m eio de
caneta tica, com leitura de cdigo de barras, ferramenta pertencente ao sistema
APOLO.
Referido programa, bem como as canetas ticas,
necessrias ao seu funcionamento so disponibilizados na instalao da vara/comarca
ou na im plantao do m todo.
Este sistema proporciona maior agilidade e segurana,
evitando equvocos nesses procedim entos.
IM PO R T AN TE :
1) No caso de carga de autos para o gabinete, ministrio pblico e
setores do Frum, conveniente estabelecer um horrio certo, diariamente, para os
procedimentos de carga e devoluo de autos. Tal providncia evita que esse servio
seja realizado a toda hora, atrapalhando o desenvolvim ento norm al das demais
atividades. EXC E O : Em se tratando de processos urgentes, as cargas e devolues
de autos devem ser realizadas imediatamente, evitando atrasos, independentemente
dos horrios ajustados.
2) No caso de carga para advogados, nas com arcas em que se utiliza o
sistema de intim aes pessoais, o feito deve aguardar o comparecimento do advogado
para intim ao, no escaninho de cargas, por no m xim o 05 (cinc o) dias. Decorrido
esse prazo sem que o advogado seja efetivamente intimado, o processo deve ser
encam inhado ao setor de expedio de documentos para em isso de carta de
intimao ou mandado.

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12. Pesquisa de satisfao dos clientes

necessrio o constante monitoramento do grau de
satisfao dos clientes internos (Servidores) e externos (Prom otores de Justia,
Jurisdicionados e Advogados).
Este acompanhamento permite a constatao de problem as
que, de regra, no chegariam ao conhecim ento do Magistrado, permitindo-lhe adotar
m edidas corretivas.
A referida pesquisa deve ser realizada sem estralm ente ,
pela Diretoria do Foro, atravs da aplicao de formulrios de perguntas e respostas
objetivas, direcionadas aos prprios Serventurios da Justia, aos Advogados,
Ministrio Pblico e ao pblico em geral (disponveis no kit escrivo). No exigida a
identificao do pesquisado, propiciando, assim, maior liberdade para crticas.
A pesquisa deve durar no m nim o 15 e no m xim o 30 dias e,
uma vez concluda, os resultados devem ser analisados e estratificados, inform ando-se
o resultado s respectivas unidades (varas). Esse resultado deve ser objeto de
discusso nas reunies de avaliao de resultados e trato de anomalias, adotando-se
as necessrias m edidas corretivas.
Os questionrios e a estratificao da pesquisa sero
devidam ente arquivados na Diretoria do Foro e sero apresentados na prim eira
correio que for realizada pela Corregedoria, aps o que os questionrios podero ser
incinerados.

13. Painel de gesto vista

A manuteno do painel de gesto vista de
responsabilidade do escrivo e tem por objetivo atender s necessidades de
transparncia do servio pblico e de valorizao dos servidores produtivos.
No painel de gesto, encerrada a planilha do ms anterior,
devem ser afixados os seguintes grficos e relatrios: a) Produ o m ensal do
gabine te; b) Produ o m en sal da escriva nia ; c) Produo m ensal dos oficiais de
justia; d) Produo anual do gabine te; e) Prod u o an ual da escrivania; e f)
Relatrio individual C onsolidad o.
Todos
autom aticamente pelo SCP.

esses

grficos

relatrios

so

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emitidos

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IV. DESEN VO LVIM EN TO DO S R ECU R SO S H U M AN O S

No basta equipar as unidades judicirias e estabelecer um
mtodo de trabalho, se as pessoas envolvidas no estiverem devidam ente capacitadas
para executar suas funes. Assim, o desenvolvim ento dos recursos humanos consiste
em investir nessas pessoas, treinando-as e aperfeioando suas aptides.
A principal caracterstica deste item do m todo ORDEM,
que esse treinamento deve ser providenciado na prpria unidade (comarca), com os
recursos ali disponveis. Tal forma de atuao permite que os cursos sejam
direcionados para as necessidades daquele grupo especfico de servidores e
realizados de form a m ais rpida, sem depender de providncias da Alta Adm inistrao.
Tendo em vista a natureza das atividades desenvolvidas nas
escrivanias judiciais, recom enda-se a realizao peridica dos seguintes cursos:
Redao;
Noes de Direito;
Relaes pessoais;
Informtica;
Gerenciam ento.
Para realizao dos cursos, sugerem-se as seguintes
providncias:
Definio do calendrio anual de cursos;
Identificao dos instrutores/palestrantes, lanando mo dos recursos
disponveis (servidores do Frum, professores da rede pblica, etc);
Fornecimento de certificado de concluso e aproveitam ento dos
cursos aos servidores.

Anualmente a Diretoria do Foro deve planejar a realizao

desses cursos, preenchendo o Cronogr am a Anual de C ursos , contando para isso
com as sugestes dos m agistrados da Com arca.

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Esse cronograma, conform e modelo abaixo, deve ser

elaborado at o final do ms de fevereiro de cada ano, ficando arquivado na Gerncia
Adm inistrativa/Coordenadoria e encam inhando-se cpia Corregedoria Geral da
Justia (endereada Coordenao do Mtodo ORDEM).

M T O D O O R D E M D E G E R E N C IA M E N T O P A R A R E S U L T A D O S E M C O M A R C A S E V A R A S J U D IC IA IS
C R O N O G R A M A D E P R O G R A M A O D E C U R S O S D E A P E R F E I O A M E N T O
COM ARCA:
VAR A:
PLA NE JAM E N TO A NU A L
E X E R C C IO : 2 0 0 2
CURSO
1
2
3
4

FEV

MAR

ABR

MAI

M S /D IA
JUN
JU L

AGO

SET

OUT

NOV

DEZ

IN F O R M T IC A
R E D A O /P O R T U G U S
R E L A C IO N A M E N T O P E S S O A L
A P E R F E I O A M E N T O J U R D IC O

CURSO
1
2
3
4

JAN

DETALHA M ENTO D O S CU RSO S

IN S T R U T O R
P E R O D O

H O R R IO

LO CAL

IN F O R M T IC A
R E D A O /P O R T U G U S
R E L A C IO N A M E N T O P E S S O A L
A P E R F E I O A M E N T O J U R D IC O

Os instrutores para os cursos devem ser escolhidos dentre o

pessoal do Frum, professores da rede pblica, magistrados, etc. de forma a evitar a
realizao de gastos.
Os certificados de concluso devem ser solicitados
Superviso de Recursos Humanos do Tribunal de Justia, diretamente ou por
interm dio da Corregedoria.

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V. EXC ELN CIA NO ATEN DIM EN TO

O mtodo prope que o atendimento ao pblico seja
realizado por pessoas especialmente treinadas, designadas apenas para esse servio
ou que trabalhem em rodzio.
Esse servio ser monitorado, com controle quantitativo e
qualitativo dos atendim entos, visando sem pre a excelncia.
So, portanto, regras de ouro do atendimento ao pblico, a
serem observadas com rigor:
Atendim ento padronizado, tanto ao telefone com o pessoalm ente;
Preenchimento das fichas virtuais no sistem a informatizado Apolo (sem
necessidade de impresso), visando o registro dos atendim entos e aferio da
produtividade;
Destinao de ao menos um servidor exclusivamente para os atendim entos
ordinrios 20 e outro para atendim entos urgentes 21 , devidamente treinados,
salvo no havendo recursos hum anos disponveis;
Realizao de atendimentos agendados, quando possvel, na forma do
sistem a;
Rigorosa observao da ordem de chegada para os atendimentos,
ressalvados os casos de prioridade legal, como de pessoas idosas e
gestantes, ou de m edidas urgentes;
Manuteno nos balces das escrivanias e Diretorias de Foro de formulrios
destinados realizao de reclamaes, conforme modelo aprovado pela
Corregedoria.
O atendim ento ao telefone deve seguir algum as norm as, para
evitar tumultos na serventia e dem onstrar a eficincia do servio, a saber:
Ao receber a chamada, a telefonista deve identificar-se e unidade
Judiciria, saudando o cliente externo da seguinte forma: Frum da
Com arca de ..., fulana de tal, bom dia (ou boa tarde).
20

Nas unidades em que o m ovimento do atendimento ao pblico for reduzido, o servidor do atendimento
pode ser designado como auxiliar em outra funo da serventia, para melhor aproveitamento dos
recursos humanos.
21
Para os atendimentos urgentes pode ser designado servidor de outra funo, que dever ser indicado
como auxiliar do atendimento ao pblico no quadro de funes.

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Por sua vez, quando receber a chamada na escrivania, o atendente deve

identificar-se e serventia, saudando o cliente externo da seguinte forma:
Prim eira vara cvel, fulano de tal, bom dia (ou boa tarde).
As informaes prestadas ao telefone devem resumir-se aos andamentos
constantes do sistema Apolo, evitando a leitura de peas dos autos e a
demora da ligao. Casos especiais devem ser levados considerao do
escrivo, que resolver pela prestao ou no de inform aes adicionais.
Ao concluir o atendim ento, agradecer pela ligao e a compreenso,
incentivando o cliente a consultar a internet, fornecendo o endereo
(www.tj.mt.gov.br).
Havendo dois atendentes, deixar previam ente estabelecido quem ser
responsvel pelo atendim ento ao telefone.
No atendim ento pessoal, o atendente deve mostrar-se
sem pre dispo sto e tratar os clie ntes co m u rbanidade e respeito. Tambm sua
funo incentivar o agen dam ento , como forma de evitar os tumultos, zelando pelo
cumprimento das tarefas agendadas no prazo combinado. De form a algum a o
aten de nte deve discutir ou criar em b araos para os clien tes, levan do os casos
especiais ao conhecim ento e soluo do escrivo.
Os form ulrios (fichas) de reclam a es devem ficar
disposio dos clientes, em local visvel e de fcil acesso no balco de atendimento,
inclusive com caneta para o preenchimento. O cliente pode, conforme o caso, entregar
a ficha ao escrivo, no gabinete do juiz, na Diretoria do Foro ou remete-la diretam ente
Corregedoria, tendo direito de exigir o respectivo recibo.

VI. M O TIV A O
1. N oes G erais
Com a preocupao de fazer com que os servidores
trabalhem mais satisfeitos e com isso aum entem sua produtividade, o Mtodo ORDEM
contem pla m ecanism os de m otivao, consistentes em estm ulos positivos e negativos.
Os estm u los positivos referem-se aos incentivos e
vantagens atribudos aos servidores mais produtivos, podendo ser:
Licenas com pensatrias;
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Progresso na carreira (dependendo de incluso no PCCS);

Gesto vista (valorizando o servidor produtivo);
Desenvolvim ento dos Recursos Hum anos (treinam entos oferecidos);
Ofcios de elogio fam lia;
Melhoria das condies de trabalho (m veis e equipam entos novos).
Os estm u los n egativo s, por sua vez, referem-se s
sanes disciplinares que podem ser aplicadas aos servidores improdutivos e/ou
descom prom etidos com o servio.
O descum primento das normas, rotinas e prticas
estabelecidas pelo Mtodo ORDEM, inclusive o no atingimento reiterado e
injustificado das metas de produo estabelecidas, configuram negligncia e
descum prim ento do dever funcional de obedincia s leis e regras regulamentares,
punveis nos term os da Lei Estadual n. 4.930, de 28/11/1985 22 .
Na forma do art. 61, 1 o, da Lei Estadual n. 4.930/85,
inclusive, com pete a cada Juiz, independentemente de sindicncia ou processo, aplicar
as penalidades de advertncia e censura relativam ente s faltas com etidas nos
processos sob sua direo e ao Juiz Diretor do Frum nos dem ais casos, observado o
procedimento de que trata o item 1.6.2 da CNGC, garantindo o contraditrio.
2. D as licenas com pensatrias
Uma das formas de se reconhecer e premiar os servidores 23
envolvidos no processo de produo por meio da concesso de licenas
compensatrias, o que perm itido pela Lei Complementar n. 04/90 (art. 103, inciso V),
aplicvel por analogia.
A concesso das licenas compensatrias dever obedecer
aos seguintes critrios:

22

Recomenda-se, em razo disso, que o descumprimento das metas mensais seja devidamente
analisado e justificado nas reunies para verificao de resultados e trato de anomalias, consignando-se
a justificativa nas respectivas atas.
23
Os servidores aqui podem ser os efetivos do Poder Judicirio, os contratados, os cedidos por outros
rgos e os estagirios, salvo se houver expressa vedao no rgo de origem ou contrato.

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a) para efeito de reconhecimento e premiao dos servidores, o ano ser dividido

em dois perodos de aferio da produtividade, contendo cada qual 06 (seis)
m eses, a saber: de janeiro a junho e de julho a dezem bro;
b) ao final de cada perodo de aferio sero identificados e destacados os
servidores mais produtivos em
cada
rea de
atuao
(expedio
de documentos,
RAJ,
atendimento ao
pblico
e
atualizao do sistema
inform atizado
Apolo);
c) ao servidor que, no perodo de aferio, em todos os meses de atividade,
ultrapassar as metas individuais estabelecidas, sero concedidas, pelo Juiz
Diretor do Foro, a ttulo de prmio e incentivo, licenas compensatrias,
conforme sua classificao na ordem de produo, bem como poder, ainda,
acumular pontos para efeito de progresso na carreira, se assim for previsto em
lei.
Aos servidores que superarem as metas individuais, em
todos os meses do perodo de aferio, sero concedidas, por perodo, as seguintes
prem iaes em licenas compensatrias:
a) quele que atingir a maior produo individual ser concedida licena de 05
(cinco) dias;
b) Ao segundo colocado ser concedida licena de 03 (trs) dias;
c) Ao terceiro e dem ais colocados ser concedida licena de 01 (um ) dia.
Ao Escrivo e ao seu auxiliar 24 sero concedidas, por
perodo de aferio, em relao a cada uma das atividades monitoradas na escrivania,
as seguintes premiaes em licenas, caso haja a superao das metas em 15% ou
m ais:
a) Se a meta mensal de produo da Escrivania for, em todos os meses, superada
em 15% (quinze por cento), recebero licena de 03 (trs) dias;
b) Caso em apenas um dos meses no se atinja a superao da meta em 15%
(quinze por cento), recebero licena de 02 (dois) dias;
c) No havendo superao da meta apenas em dois ou trs meses do perodo,
neste caso o Escrivo far jus apenas a 01 (um) dia de licena.
24

O auxiliar do escrivo, quando no exercer outra funo na escrivania, fica dispensado do controle de
produtividade pelo SCP, devendo o escrivo exercer a fiscalizao de sua produo, consignando na ata
das reunies peridicas tal situao.

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Existindo somente um servidor responsvel pela atividade

sob controle, neste caso, o mesm o, far jus a:
a) 05 (cinco) dias de licena, caso supere as metas, em mdia, em 50% ou mais;
b) 03 (trs) dias de licena, caso supere as m etas de 30% a 49%, em m dia;
c) 01 (um) dia de licena, caso supere as metas em 29% ou menos.
Em qualquer hiptese, a prem iao so m ente ser
conc ed ida, caso as m etas sejam estabelecidas tendo com o pata m ar m nim o as
m dias do Estado, conform e tabela divulgada pela Corregedori a.
O BS : Referidos parm etros som ente podero ser desconsiderados caso o servidor
tenha atendido a 100% da demanda, no produzindo mais, portanto, em razo da
inexistncia de servio.
Os servidores que exercerem a funo de atendimento ao
pblico sero avaliados e premiados de acordo com os seguintes critrios:
d) 05 (cinco) dias de licena, caso no tenham dado causa a nenhuma reclamao
durante o perodo de aferio;
e) 03 (trs) dias de licena, caso atinjam uma mdia de 95% de atendimentos com
satisfao durante o perodo de aferio 25 ;
f) 01 (um ) dia de licena, caso atinjam uma mdia de 90% de atendimentos com
satisfao durante o perodo de aferio.

2.1. Procedim entos para requerer e gozar as licenas

O servidor que fizer jus licena dever, por escrito e com
prova de sua produo e classificao (relatrio de produo e certido do Escrivo),
solicitar ao Juiz Diretor do Foro a respectiva anotao em sua ficha funcional.
O gozo das licenas se far mediante solicitao ao Juiz
Diretor do Foro, instrudo com anuncia do escrivo que atestar a possibilidade do
afastamento, sem prejuzo aos trabalhos da serventia. Para tanto, o escrivo dever
elaborar escala, de sua total responsabilidade.
25

(Total de Atendimentos Total de Reclamaes) x 100 = % Atendimentos com satisfao

Total de Atendimentos

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2.2. Procedim entos em caso de transferncia de funo

Considerando que a concesso da premiao em licenas
tom a por base o resultado da produo durante um perodo de aferio de 06 (seis)
m eses, recomendvel que o rodzio dos servidores nas funes da escrivania
somente se faa aps o encerramento desse perodo. Como isso nem sempre
possvel, necessrio estabelecer regras claras para o caso de transferncia de
funo durante o perodo aquisitivo.

a) Transferncia tem porria:

Caso o Servidor tenha que ser, provisoriamente, transferido
para outra atividade, como em caso de substituio de colega de frias, enfermo etc.,
para efeitos de cmputo de produtividade, ser repetido, no ms
ou meses de
afastamento, a mdia de sua produo dos meses anteriores, concorrendo ele na sua
atividade de origem.

b) Transferncia definitiva:
Caso o Servidor seja definitivam ente transferido para outra
atividade, devero ser observados os seguintes critrios: a) caso a transferncia ocorra
no ltimo ms do perodo de aferio, concorrer na atividade de origem, na forma
prevista para transferncia temporria; b) caso a transferncia ocorra pelo menos dois
meses antes do trmino do perodo de aferio, concorrer na nova atividade,
com putando-se, para os meses anteriores faltantes, a mdia de sua produo atual.

c) Procedim ento
involuntrio):

em

caso

de licena m dica ou sim ilar (afastam ento

O servidor que se afastar por motivo de sade, ou outro

sim ilar, devidamente comprovado, que seja obrigatrio e involuntrio, no ser
prejudicado para fins de aferio de produtividade, sendo-lhe computada a produo
do perodo de ausncia, na atividade que vinha exercendo, pela mdia que vinha
produzindo, na form a da letra a, supra (regras para transferncia tem porria).

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ANEXO I

C D IG O S D E TR IA G EM PA R A SEN TEN A S (C V EL)

C digo

Espcies

U R G EN TES

Sentenas U rgentes

M R ITO PA D R O N IZ V EL

S en ten as co m ju lg am en to d e m rito p ad ro n iz v el

M R ITO N O PA D R O N IZ V EL

S en ten as co m ju lg am en to d e m rito N O p ad ro n izv el

SEM JU LG A M EN TO D E M R ITO

S en ten as d e ex tin o sem ju lg am en to d e m rito

EX TIN TIV A S D E EX EC U O

S en ten as ex tin tiv as d e ex ecu o

H O M O LO G A T R IA S

S en ten as H o m o lo g at rias d e p artilh a e o u tras d o g n ero

O bservao:

* N o escaninho de processos urgentes, devero ficar os feitos que dem andam im ediata deciso, tais com o:
m edidas cautelares, alim entos, falncia, partes e/ou intervenientes m aiores de 65( sessenta e cinco) anos de
idade (C PC , art. 1211-A ) e outros a critrio do m agistrado.

NO TA : As ta belas de triag em ap resentadas com o exem plos no s an exos I e II

so a quelas idealiza d as para o juzo cvel, ha vend o outras especficas para
m atria crim inal, varas nicas e juizad os esp eciais, tod as disponveis no kit
escrivo.

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ANEXO II

C D IG O S D E TR IA G EM PA R A D EC IS ES/D ESPA C H O S (C V EL)

cdigo

FA SE

U R G EN TES (p ed id o s d e lim in ar, co m o u sem ju stificao p rv ia e d em ais m ed id as u rg en tes e

cau telares, p ro cesso s co m p artes e/o u in terv en ien tes co m m ais d e 6 5 an o s (C P C , art. 1 .2 1 1 -A )).

D ESPA C H A R IN IC IA L e A SSIN A R EX PED IEN TES D IV ER SO S

3
4
5

A PR E C IA R PE D ID O D E C IT A O /IN T IM A O d e R u /P arte p o r M an d ad o , E d ital, C arta

P recat ria etc.
A PR E C IA R P E D ID O S D E B U SC A D E E N D E R E O E /O U B EN S D A PA R TE (R eq u isio d e
in fo rm a es ju n to a rg o s p b lico s co m o R eceita F ed eral, D e tran e o u tro s)
A PR E C IA R PE D ID O S D IV E R SO S E M PR O C E SSO DE E X E C U O (O b jeo d e E x ecu tiv id ad e,
Frau d e E x ecu o , E x p ed io d e C arta d e A rrem ata o , A d ju d icao e R e m isso , P ed id o s d e Pen h o ra,
R em o o , A v aliao e o u tro s).

A PR EC IA R PED ID O S/C A SO S D E SU SPEN S O D O FEITO (su sp en so p o r aco rd o , m o rte d as

p artes o u p ro cu rad o res, h ip teses leg ais e co n v en cio n ais em ex ecu o e ex ecu o fisca l-L E F art. 4 0 , etc
)
D E C ID IR IN C ID E N T E S D IV E R SO S (D en u n ciao L id e, E x ce es d e In co m p etn cia,
Im p ed im en to e/o u S u sp eio , Im p u g n ao ao V alo r d a C au sa, etc.)
R EM E TER A U T O S a o u tro s Ju zo s o u T rib u n ais, ao C o n tad o r, P erito o u a o u tro rg o A u x iliar d a
Ju stia, b em co m o , a o u tro s rg o s p b lico s (p .ex . IM L , D eleg acia d e P o lcia etc.)

9
10

A PR EC IA R PETI O D E REC U R SO
O FIC IA R A O JU ZO D EPR E C A N TE/D EPR EC A D O

11

A N A LISA R C ER TID O (d o escriv o , o ficial d e ju stia, etc), ap s a m an ifestao o u n o d as partes

12
13

A PR E C IA R P E D ID O S D IV E R SO S D A S P A R T E S (N O U R G E N T E S), ap s v ista p arte

co n trria.
A N A LISA R PED ID O O U M A N IFESTA O D O M IN IST R IO P BLIC O

14

A N A LISA R PO SSIBILID A D E d e ju lg am en to an tecip ad o d a lid e o u d esig n ar au d in cia p relim in ar

15
16
17
18
19
20
21
22
23

D EC R ETA R R EV ELIA
D ESIG N A R O U R ED ESIG N A R au d in cias, h asta p b lica, in sp eo ju d icial etc
SA N EA M EN TO
A PR EC IA R PED ID O S D E N O M EA O D E C u rad o r E sp ecial, D efen so r e o u tro s.
D ETER M IN A R A R Q U IV A M EN TO

6
7

O BSER V A ES:
* O s cdigos 20 e ss. ficaram reservados ao juiz para sua livre utilizao, de acordo com a
convenincia e peculiaridade da V ara.

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ANEXO III

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