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DISEO DEL PROCESO DE CONTROL

Los gerentes enfrentan una serie de retos para disear sistemas de control, que ofrezcan
retroinformacin en forma oportuna y barata, que sea aceptable para los miembros de la
organizacin . La mayor parte de estos retos tienen su origen en las decisiones en cuanto a
que se debe de controlar y con qu frecuencia se debe de medir el avance. Tratar de controlar
demasiados elementos de las operaciones, de manera demasiado estricta, puede enojar y
desmoralizar a los empleados, frustrar a sus gerentes y desperdiciar valioso tiempo, energa y
dinero. Es mas los gerentes que encuentren quiz se concentren en factores fciles de medir,
por ejemplo la cantidad de personas atendidas en un restaurante, y desatiendan mas difciles
de medir, por ejemplo, la satisfaccin de la comida. Empero, largo plazo, la satisfaccin de la
comida podra ser mas importante que la cantidad de personas atendidas en un periodo dado.
La mayor parte de estos problemas se pueden evitar mediante el anlisis que identifique
las reas clave del desempeo y los puntos estratgicos de control.
Etapas de Control

Establecimiento de estndares

Medicin de resultados

Correccin

Retroalimentacin
Establecimiento de estndares
Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o
patrn con base en la cual se efecte el control.
Los estndares representan el estado de ejecucin deseado. Los estndares no deben
limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores si no que preferentemente, deben
abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados.

Rendimiento de beneficios

Posicin en el mercado

Productividad

Calidad del producto

Desarrollo del personal

Evaluacin de la actuacin

Tipos de Estndares
Existen tres mtodos para establecer estndares, cuya aplicacin varia de acuerdo con las
necesidades especificas del rea en donde se implementen:
1.- Estndares estadsticos:
Llamados tambin histricos, se elaboran con base en el anlisis de datos de experiencias
pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras.
2. - Estndares fijados por apreciacin:
Son esencialmente juicios de valor, resultados de las experiencias pasadas del administrador,
en reas en donde la ejecucin personal es de gran importancia. (Cualitativos: la moral, la
actitud).
3. - Estndares tcnicamente elaborados:
Son aquellos que se fundamentan en un estilo objetivo y cuantitativo de una situacin de
trabajo especifica. (Cuantitativos: estndares de produccin, de tiempos y movimientos).
Medicin de resultados:
Consiste en medir la ejecucin y los resultadas, mediante la aplicacin de unidades de
medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. El establecer dichas
unidades es uno de los problemas ms difciles, sobre todo en reas de aspectos
eminentemente cualitativos.
Para llevar a cabo su funcin, esta etapa se vale primordialmente del sistema de informacin,
por lo tanto, la efectividad del proceso de control depender directamente de la informacin
recibida, misma que debe ser oportuna.
Correccin:
La utilidad concreta y tangible del control esta en la accin correctiva para integrar las
desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es funcin de carcter
netamente ejecutivo; no bastante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la
desviacin es un sistema o una causa.
Retroalimentacin:
Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacion, la informacin
obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la
informacin, depender el grado con el que s retroalimente el sistema.
Implantacin de un sistema de control

Por ltimo, es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se


requiere:

Contar con objetivos y estndares que sean estables

Que el personal clave comprenda y este desacuerdo con los controles.

Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los
objetivos.

Evaluar la efectividad de los controles


CARACTERISTICAS
Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, este debe
reunir ciertas caractersticas para ser efectivo:
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional
Un sistema de control deber de ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad
que se desee controlar.
Oportunidad
Un buen sistema de control debe manifestarse inmediatamente las desviaciones, siendo lo
ideal que las descubra antes de que se produzcan.
Accesibilidad
Todo control debe establecer medidas sencillas y fciles de explicar para facilitar su
aplicacin.
Ubicacin estratgica
Resulta imposible e incontable implantar controles para todas las actividades de la empresa,
por lo que es necesario establecerlos en ciertas reas de acuerdo con criterios de valor
estratgico.
Factores que Comprenden el control:

Cantidad: Se aplica en actividades en las que el volumen es ms importante

Tiempo: se controlan las fechas programadas

Costo: es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa

Calidad: se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto


o ciertas funciones de la empresa.
Control y su periodicidad
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo
tiempo a la empresa, pudiendo clasificarse en:

Control Preliminar: (es aquel que se efecta antes de realizar las actividades)

Control concurrente: (Se ejerce de manera simultanea a la realizacin de


actividades, como un proceso continuo)

Control posterior: (Se aplica despus de haber realizado las actividades planeadas)
Control por reas funcionales
El control se aplica a las 4 reas bsicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones.
Control de produccin:
La funcin de control en esta rea busca El incremento de la eficacia, la reproduccin de
costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto.
Control de calidad:
Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un efecto en El
producto.
Control de inventarios:
Su objetivo primordial es determinar El nivel ms econmico de inventarios en cuanto a
materiales, productos en proceso y productos terminados
Control de produccin:
El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas
tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar El modo,
tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las
necesidades del departamento de ventas.
Control de compras:
Relacionada fuertemente con El control de inventarios, esta funcin verdica El cumplimiento
de actividades tales como:

Seleccin adecuada de los proveedores

Evaluacin de la cantidad y calidad especifica por El departamento solicitante

Control de los pedidos desde El momento de su requisicin hasta la llegada de los


materiales
Control de Mercadotecnia:
Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se hace llegar
el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y
para la elaboracin de estrategias y planes de Mercadotecnia.
Control de ventas:
Los pronsticos y presupuestos de las ventas son esenciales para el establecimiento de este
control, ya que permitan fijar normas de realizacin sin las cules seria avaluar las ventas y
fijar las cuotas que se deben cubrir.
Control de finanzas:
Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y de los rendimientos
en trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.
Control Presupuestal:
Como ya se estudio, los presupuestos se elaboran durante El proceso de planeacin, sin
embargo son, tambin, control financiero, al permitir comparar los resultados reales en
relacin con lo presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas
adecuadas.
Control Contable:
Ninguna empresa por pequea que sea, puede operar con xito si no cuenta con informacin
verdica, oportuna y fidedigna acerca de la situacin del negocio y de los resultados obtenidos
en un determinado periodo.
Control de recursos humanos:
Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y cada
uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento;
se lleva acabo bsicamente a travs de la auditoria de recursos humanos

Evaluacin de la actuacin

Evaluacin de reclutamiento evaluacin

Evaluacin de capacitacin y desarrollo

Evaluacin de la motivacin.

Evaluacin de sueldos y salarios

Evaluacin sobre seguridad, y servicios y prestaciones


Tcnicas de controles

Sistemas de control

Contabilidad

Auditoria

Presupuestos

Reportes, informes

Formas

Archivos (memorias de expedientes)

Computarizados

Mecanizados

Grficas y diagramas
Sistemas de informacin.
Los sistemas de control comprenden todos aquellos medios a travs de los cuales El
administrador se allega de los datos e informe relativo al funcionamiento de todas y cada una
de las actividades de la organizacin.
Reportes e informes
Se clasifican en:

Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones

Reportes de informacin que presentan datos ms extensos a fin de que la


gerencia pueda formular planes.
Definir los resultados deseados
Lo ideal en el proceso de control, es identificar anticipadamente posibles desviaciones,
procurando evitarlas mediante acciones apropiadas. Si el administrador es atento es probable

que se de cuenta de los estndares, pero si no se da cuenta como deberan de descubrir


dichas desviaciones en el menor tiempo posible.
De contar con medidas apropiadas para determinar estndares exactos sobre de lo que se
hacen subordinara la evaluacin del desempeo real o esperado es sencilla mas no en todas
las actividades resulta fcil establecer estndares exactos.
Los trabajos menos tcnicos pueden ser difciles de evaluar as como la complicacin para
elaborar estndares para estas tareas, ocasionando un control ms complejo; pero con mayor
frecuencia puede ser incluso de ms importancia.
Cmo?
o

Ejerciendo una funcin de organizacin mediante la resignacin o


aclaracin de tareas.

Contratar personal adicional y costos analizados.

Una mejor seleccin y capacitacin.


El control debe de ser lo suficientemente flexible como para tomar en cuenta el ambiente
organizacional y las caractersticas del pas.
Comparacin del desempeo con el estndar
Al hacer esta comparacin es hacia la excepcin a la que debe de dirigirse la atencin
administrativa. El gerente no necesita preocuparse por las situaciones en donde el
desempeo es igual o se aproxima mucho a los resultados esperados. Adems, la
concentracin en las excepciones requiere de menos trabajo, ya que por lo general el nmero
de partidas o elementos que tienen variaciones de importancia es pequeo comparado con el
total. Esto nos lleva al principio administrativo de excepcin: El control se facilita
concentrndose en las excepciones, o variaciones notables, del resultado esperado o
estndar. Por lo que este principio viene a ser importante dentro del control, significando que
gran parte de los esfuerzos de control estn dirigidos a los casos excepcionales, los que
requieren accin remediadora.
Correccin de las desviaciones
Puede considerarse como el paso que asegura que las operaciones estn ajustadas y que se
hacen esfuerzos para alcanzar los resultados inicialmente planeados. Siempre que se
descubran variaciones de importancia, es imperativa una accin enrgica e inmediata. El
control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas o excesivas excepciones.
Las correcciones son aplicadas por quienes tienen la autoridad sobre el desempeo real, esto
puede implicar la modificacin del plan, una modificacin organizacional, o simplemente un
cambio en la motivacin. La reimplantacin del objetivo en la mente de los empleados o la
revisin de una poltica y su aplicacin puede ser todo lo que se necesite.

La correccin de la desviacin debe de ir acompaada por una responsabilidad fija e


individual. La accin remediadora es preferible a la accin correctiva; este ltimo paso en el
proceso de control implica ms que buscar dificultades y corregirlas, busca la verdadera causa
de la dificultad y hacer esfuerzos para eliminar la fuente de la discrepancia. En esta forma se
obtiene una genuina ayuda y cooperacin y adems de una actitud favorable hacia el control;
y esto es de especial importancia.