AUTOR:
Econ. CPA. Teodoro Cubero Abril; MBA:
AUDITOR GENERAL
CUENCA, ECUADOR
2009
INTRODUCCIN
tres periodos de gestin, cuyos resultados, han permitido un mejor nivel de vida de la
poblacin.
En el caso del Municipio de Cuenca, en los ltimos aos, es notable el proceso de
descentralizacin de competencias desde el gobierno central; as como, hacia nuevas
entidades municipales con autonoma, tanto pblicas como privadas tales como:
Empresas, Corporaciones, Fundaciones, Consejos Cantonales, entre otras, que a no
dudarlo han permitido importantes logros en la gestin administrativa.
En este contexto, el Alcalde y dems servidores municipales, tienen a su cargo la
administracin de recursos, estando obligados a realizar una efectiva rendicin de
cuentas de sus actividades a los ciudadanos y a los organismos de control.
La obligacin de rendir cuentas mediante la auditoria de gestin, se encuentra
establecido en los Arts. 211 y 212 de la nueva Constitucin Poltica de la Repblica,
no solamente para conocer, si los recursos municipales se administran en forma
correcta, sino tambin para verificar el cumplimiento de objetivos preestablecidos y
si tales propsitos se lograron con las seis E`s.
El Ttulo VII, Captulo Primero, Seccin Novena de la nueva Constitucin Poltica
de la Repblica, establece un sistema nacional descentralizado de gestin de riesgos
compuesto por todas las unidades de gestin de riesgos de las instituciones pblicas
y privadas, quienes obligatoriamente deben incorporar en su planificacin y gestin
la administracin de riesgos, con el objeto de mitigar las vulnerabilidades sociales
econmicas y ambientales que afecten el cumplimiento de los objetivos de buen
vivir de la comunidad.
El presente manual normaliza una metodologa de trabajo y brinda una ayuda terica
y prctica, que sirve de gua al profesional de la UAI del Municipio de Cuenca, en
sus tareas de auditora de gestin, mediante mtodos, procedimientos, tcnicas y
prcticas nuevas y modernas, sistemticamente concebidas en un manual,
posibilitando de esta manera, evaluar el desempeo administrativo municipal.
El presente trabajo se compone de nueve captulos, el primero; se relaciona con el rol
del municipio, la gerencia municipal, el control y la planificacin estratgica que
Mi mayor aspiracin es procurar que este trabajo, constituya una gua prctica para la
UAI del Municipio de Cuenca, que facilite y oriente el desarrollo y cumplimiento de
los objetivos de la auditora de gestin.
Atentamente;
RESUMEN
ABSTRACT
NDICE DE CONTENIDOS
Introduccin
Resumen
Abstract
ndice de contenidos
ndice de ilustraciones y cuadros
ndice de anexos
Siglas y Abreviaturas utilizadas
Captulo I: Generalidades
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
Introduccin
El rol del estado y los municipios
La gerencia municipal
El control de gestin
1.4.1 Fines del control de gestin
1.4.2 Elementos del control de gestin
Planificacin estratgica
El control en los municipios
1
1
8
24
30
30
32
37
Introduccin
Base legal y normativa de la unidad de auditora interna
Polticas de la unidad de auditora interna
Definicin y naturaleza de la unidad de auditora interna
mbito, misin, objetivos y alcance de la unidad de
auditora interna
2.6
Estructura orgnica y funcional de la unidad de auditora
Interna.
2.7
Funciones de la unidad de auditora interna
2.8
Objetivos de la unidad de auditora interna
2.9
Supervisin tcnica y aseguramiento de calidad
2.10 Plan de auditora interna
2.10.1 La gestin de riesgos
2.11 Personal de la unidad de auditora interna
2.12 Normas para el ejercicio profesional de la auditora interna
2.13 Cdigo de tica profesional del auditor interno
42
42
43
44
44
45
46
47
48
52
53
63
68
72
Introduccin
Gobierno corporativo
Equipo multidisciplinario
El sistema de control interno
Muestreo en la auditora de gestin
3.5.1 Muestreo estadstico en auditora gubernamental
73
73
78
79
88
93
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
96
103
107
112
121
148
158
Introduccin
Objetivos de la fase
Principales actividades
Evaluacin del control interno
Definicin de objetivos y estrategia de auditora
Identificacin de componentes y subcomponentes
Principales modelos y formatos de aplicacin de la fase
160
160
163
164
172
173
178
Captulo V: Planificacin
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
Introduccin
Objetivos de la fase
Principales actividades
Evaluacin del control interno por componente
Memorando de planificacin
Programas de auditora
Principales modelos y formatos de aplicacin de la fase
179
179
181
181
186
189
191
6.6
Introduccin
Objetivo de la fase
Principales actividades
Pruebas de auditora de gestin
Hallazgos de auditora
6.5.1 Ejemplo aplicado a la fase de ejecucin de una
auditora de gestin del presupuesto municipal.
Principales modelos y formatos de aplicacin de la fase
192
193
193
195
201
206
214
Introduccin
Objetivos de la fase
Principales actividades
El informe de auditora de gestin
Caractersticas del informe de auditora de gestin
Estructura del informe de auditora de gestin
El cronograma de cumplimiento de recomendaciones
Sntesis del informe
Trmite del informe y memorando de antecedentes a
215
215
216
217
221
225
228
228
7.10
229
230
Introduccin
Objetivos de la fase
Principales actividades
Principales modelos y formatos de aplicacin de la fase
231
231
232
235
9.4
9.5
9.6
Bibliografa.
Introduccin
Fundamento jurdico
Tipo de responsabilidades y su respectivo trmite
9.3.1 Responsabilidad administrativa
9.3.2 Responsabilidad civil culposa
9.3.3 Indicios de responsabilidad penal
9.3.3.1 Acta de indicios de responsabilidad penal
9.3.3.2 Procedimientos y trmites administrativos
Memorando de antecedentes
Emisin de ttulos de crdito y cobro mediante la accin
coactiva.
Modelos y formatos en el trmite de responsabilidades.
236
236
241
241
243
247
251
252
253
255
257
NDICE DE ILUSTRACIONES
CUADROS:
Cuadro 1.1
Cuadro 1.2
Cuadro 1.3
Cuadro 3.1
Cuadro 3.2
Cuadro 4.1
Cuadro 4.2
Cuadro 4.3
Cuadro 5.1
Cuadro 6.1
Cuadro 6.2
Cuadro 6.3
Cuadro 6.4
Cuadro 6.5
Cuadro 6.6
Cuadro 9.1
10
11
13
107
120
142
171
177
184
201
206
207
208
209
212
247
GRFICOS:
Grfico 1.1
Grfico 1.2
Grfico 1.3
Grfico 1.4
Grfico 1.5
Grfico 1.6
Grfico 1.7
Grfico 1.8
Grfico 1.9
Grfico 1.10
Grfico 1.11
Grfico 2.1
Grfico 2.2
5
11
15
16
18
21
23
26
34
35
36
45
50
52
54
55
56
56
57
57
58
Grfico 2.11
Grafico 2.12
Grfico 3.1
Grfico 3.2
Grfico 3.4
Grfico 3.5
Grfico 3.6
Grfico 3.7
Grfico 3.8
Grfico 3.9
Grfico 3.10
Grfico 3.11
Grfico 3.12
Grfico 3.13
Grfico 3.14
Grfico 3.15
Grfico 4.1
Grfico 4.2
Grafic 4.3
Grfico 4.4
Grfico 4.5
Grfico 4.6
Grfico 4.7
Grfico 5.1
Grfico 5.2
Grfico 5.3
Grfico 5.4
Grfico 6.1
Grfico 6.2
Grfico 6.3
Grfico 6.4
Grfico 6.5
Grfico 6.6
Grfico 6.7
Grfico 6.8
Grfico 6.9
Grfico 7.1
Grfico 7.2
Grfico 7.3
Grfico 8.1
Grfico 8.2
Grfico 8.3
58
60
77
84
80
96
104
106
114
115
123
150
154
155
157
159
161
162
166
174
174
176
176
182
189
189
191
197
198
198
199
200
200
201
202
205
217
221
224
232
233
233
NDICE DE ANEXOS
CAPTULO I
GENERALIDADES
1.1.- Introduccin
En este primer captulo, damos cuenta del rol del estado y de los municipios, la
clasificacin del sector pblico, con citas de las principales disposiciones legales
previstas en la Constitucin Poltica del Estado, Leyes Orgnicas de Rgimen
Municipal y de la Contralora General del Estado, relacionadas con el tema de
estudio.
En general el Estado debe ser gil, eficiente y descentralizado, con decisin para fijar
rumbos y entregar orientaciones a la sociedad, con leyes claras que regulan el qu
hacer de todos los ciudadanos, permitiendo potenciar la inversin pblica y privada,
emprendiendo proyectos y actividades que generen equidad social e igualdad de
oportunidades.
slo los aspectos econmicos, sino que involucra adems aspectos ticos, polticos,
sociales, cientficos, culturales y cualquier otro inherente al ser humano viviendo en
sociedad.
Constitucin Poltica del Estado, R.O. No. 449 del 20 de octubre de 2008.
y son las
siguientes:
1. Los organismos y dependencias de las Funciones Ejecutiva
Legislativa, Judicial, Electoral y de Transparencia y Control
Social.
2. Las entidades que integran el rgimen autnomo descentralizado.
3. Los organismos y entidades creadas por la Constitucin o la ley
para el ejercicio de la potestad estatal, para la prestacin de
servicios pblicos o para desarrollar actividades econmicas
asumidas por el Estado.
4. Las personas jurdicas creadas por acto normativo de los
gobiernos autnomos descentralizados para la prestacin de los
servicios pblicos.
Constitucin Poltica del Estado, R.O. No. 449 del 20 de octubre de 2008, Ttulo IV, Cap. VII.
Grfico 1.1
1)
FUNCIN JUDICIAL
FUNCIN ELECTORAL
TRANSPARENCIA Y
CONTROL SOCIAL
2)
3)
4)
REGIMEN AUTONOMO
DESCENTRALIZADO
ORGANISMOS Y ENTIDADES
CREADOS POR LA
CONSTITUCION Y LA LEY
PERSONAS JURIDICAS
CREADAS POR LOS
GOBIERNOS AUTONOMOS
DESCENTRALIZADOS
Constitucin Poltica del Estado, R.O. No. 449 del 20 de octubre de 2008, Ttulo V, Cap. I.
Asimismo, los dos primeros incisos y el numeral tercero del Art. 389 de la nueva
Constitucin Poltica de la Repblica dentro del Ttulo sptimo, seccin novena
determina que:
El Estado proteger a las personas, las colectividades y la naturaleza frente a
los efectos negativos de los desastres de origen natural o antrpico mediante
la prevencin ante el riesgo, la mitigacin de desastres, la recuperacin y
mejoramiento de las condiciones sociales, econmicas y ambientales, con el
objeto de minimizar la condicin de vulnerabilidad.
El sistema nacional descentralizado de gestin de riesgo est compuesto por
las unidades de gestin de riesgo de todas las instituciones pblicas y
privadas en los mbitos local, regional y nacional. El Estado ejercer la
rectora a travs del organismo tcnico establecido por la ley. Tendr como
funciones principales, entre otras:
3. Asegurar que todas las instituciones pblicas y privadas incorporen
obligatoriamente, y en forma transversal, la gestin de riesgo en su
planificacin y gestin. 4
En lo atinente al papel y a los fines que deben cumplir los municipios, tendiente a
satisfacer las necesidades de los ciudadanos, a continuacin se describe lo previsto en
los Arts. 11, 13 y 14 de la Ley Orgnica de de Rgimen Municipal:
1. Procurar el bienestar material y social de la colectividad y
contribuir al fomento y proteccin de los intereses locales;
2. Planificar el desarrollo fsico del cantn y sus reas urbanas y
rurales;
3. Acrecentar el espritu de nacionalidad, el civismo y la confraternidad
de los asociados, para lograr el creciente progreso y la indisoluble
unidad de la Nacin; y,
4. Promover el desarrollo econmico, social, medio ambiental y
cultural dentro de su jurisdiccin.
Las municipalidades podrn ejecutar las obras o prestar los
servicios que son de su competencia en forma directa, por contrato o
delegacin, en las formas y condiciones previstas en la Constitucin
y la ley. Podrn tambin participar en la conformacin de entidades
4
Constitucin Poltica del Estado, R.O. No. 449 del 20 de octubre de 2008, Ttulo VI, Seccin 9.
Al inicio del nuevo milenio, los gobiernos municipales se han visto presionados para
responder tanto a las demandas de sus ciudadanos como a la creciente complejidad y
al cambio de los ambientes globales. Actualmente, los municipios tienen el reto de
gobernar con mayores competencias (descentralizacin), con una ciudadana con ms
educacin democrtica, exigente y vida de estrategias y resultados, que garanticen
mejores polticas sociales para abatir la pobreza, una mejor transparencia de recursos,
calidad de los servicios, entre otras prioridades.
Por consiguiente, los alcaldes tienen como reto generar nuevos y mejores mtodos de
gobierno en los que se incluya: la innovacin gubernamental, la definicin de
efectivos planes, un liderazgo que genere alineacin y despliegue de las estrategias
gubernamentales, una distribucin ptima y transparencia en el uso de los recursos
pblicos, un adecuado seguimiento y evaluacin de las estrategias municipales y la
generacin de las bases de modelos de mejora continua.
5
Ley Orgnica de Rgimen Municipal, codificacin, Publicado en el Suplemento del R.O. No. 159
del 5 de diciembre de 2005.
FACTORES A CONSIDERAR
Personal
- Habilidades
- Entrenamiento
- Actitud.
Produccin
- Naturaleza
- Capacidad
- Fama
- Calidad.
Organizacin
- Estructura
- Normatividad Interna
- Ambiente interno de control
Finanzas
- Disponibilidad
- Credibilidad entidades
financieras.
- Ciudadana y autoridades
comprometidas.
Productos
- Calidad
- Vida til
- Costos
Plusvala
- Reputacin
- Percepcin de los
ciudadanos.
Conocimientos
-Tcnicos
- Mercado
- Competencia.
Fuente: Instituto de empresa, La herramienta analtica DAFO, Joaqun Garralda R, Business
School, 2002.
10
FACTORES A CONSIDERAR
Mercado
Tecnologa
- Crecimiento
- Desarrollo de
- Declive
productos
- Cambio de moda.
- Sustitucin
- Tecnologas de
informacin
Legislacin
Sociedad
- Contaminacin ambiental
- Prcticas
- Proteccin consumidores
culturales
- Responsabilidad servicios y productos.
- Prcticas de
- Impuestos, tasas, contribucin especial
empleo
de mejoras.
- Prcticas de
- Constitucin, Leyes, Ordenanzas,
sindicatos y
Reglamentos.
asociacin de
empleados.
Economa
- Inflacin o
deflacin
- Recesin
- Fortaleza de la
moneda.
Ecologa
- Polticas con
respecto a
energa
- Reciclaje
- Proteccin
ambiental.
Las cinco fuerzas de Porter.- Es una herramienta que nos ayuda a entender mejor el
entono de la entidad. Bsicamente este modelo define una serie de protagonistas del
sector, denominadas cinco fuerzas (competidores, compradores, proveedores,
posibles nuevos concurrentes y sustitutos) cuyas interrelaciones determinan el xito a
largo plazo de la organizacin.
Grafico 1.2
CONCURRENTES
POSIBLES
Amenaza de
Entrada
COMPETIDORES
SECTORIALES
PROVEEDORES
COMPRADORES
Poder
De Negociacin
RIVALIDAD ENTRE
EMPRESAS
EXISTENTES
Poder
De Negociacin
Amenaza de
Sustitucin
SUSTITUTOS
POSIBLES
11
Algunos autores han intentado paliar algunas limitaciones de este modelo, definiendo
una especie de sexta fuerza al considerar que existen productos complementarios que
12
aaden valor a esas empresas confirindoles a las entidades del sector cierto poder de
negociacin y cooperacin entre ellas, haciendo que las entidades del sector se
beneficien de los mismos productos complementarios.
Las cinco fuerzas de Porter, ayuda a las entidades a tomar mejores decisiones
estratgicas, es imprescindible por lo tanto, para elaborar estrategias de xito que
permitan conocer su entorno competitivo.
Para evaluar las incidencias de cada fuerza, se deben considerar los siguientes
aspectos que se presentan en el grfico:
Cuadro 1.3
- Crecimiento de la industria
- Costos fijos/valor agregado
- Sobrecapacidad de produccin
intermitente
- Diferencia de los productos
- Identidad de las marcas.
decisiones
Competencia
- Diversidad de la competencia
- Obstculos para salir del mercado
- Intereses corporativos
- Costos que cambian
Fuente: Instituto de empresa, Las cinco fuerzas, Allen David B, Gorgeon Armaud, Business
School, 2002
Se parte de la base de que cada actividad incorpora una parte del valor asociado al
bien o servicio final y representa asimismo una parte del costo total de dichos
productos.
El objetivo del anlisis que propone la cadena de valor es identificar los aspectos o
partes de la entidad que ms contribuyen a la generacin de valor total del bien o
servicio, esto es lo que se llama ventaja competitiva, considerando que sta puede
provenir no solo de una actividad concreta sino de diversas interrelaciones entre
actividades.
Grfico 1.3
Tecnologa
Diseo de
la Obra o
servicio.
Produccin
Marketing
Distribucin
Servicio
Temas relevantes:
Sistemas y
Tecnologas
de
Informacin
Fuentes
Funcionalidad
Caracterstica
Fsica
Integracin
Promocin
Canales
Garanta
Mat. Primas
Publicidad
Integracin
Rapidez
Capacidad
Localizacin
Fuerza del
servicio
Almacenes
Calidad
Inventarios
Integracin
Aprovisiona miento
Administracin
directa
Contrato
Concesin
Acuerdo
estratgico
Presentacin
Transporte
Tarifas
Sofisticacin
Esttica
Patentes
Elecciones
De
Obra
Servicio
Proceso del
Producto.
Calidad
Marca
Usuarios
satisfechos.
Impacto
Satisfaccin
15
Grfico 1.4
Actividades de apoyo
Infraestructura de la Compaa
Gestin de Recursos Humanos
M
A
Desarrollo de la Tecnologa
R R
Aprovisionamiento
Logstica
Logstica
Servicio
Marketing
de
entrada
de
Operaciones
salida
y
ventas
Operaciones primarias
Los alcaldes tienen la obligacin por ley, de elaborar un plan de gobierno municipal,
que plasme la visin, los objetivos y estrategias que se debern alcanzar en el corto,
mediano y largo plazo; aterrizados en acciones y proyectos a ejecutar en los perodos
de gestin. La falta de efectividad de dichos planes, la podemos atribuir a la ausencia
de una visin consensuada y a una estrategia para trasladar el plan, a acciones
concretas y con objetivos definidos y alcanzables.
El Alcalde como gerente municipal, debe definir como alcanzar los fines, as como
los medios para lograrlo. La funcin de planeacin requiere de la definicin de la
misin, visin, objetivos, metas de la organizacin, el establecimiento de estrategias
para alanzarlos y la elaboracin de planes de corto, mediano y largo plazo con el
objeto de integrar y coordinar las actividades.
Finalmente, la ltima funcin que debe desarrollar el alcalde es el control. Una vez
definido los planes estratgicos, operativos, presupuestos, sus objetivos y metas, su
estructura organizacional, seleccionado, capacitado, entrenado y motivado al
personal, es menester monitorear y supervisar el desempeo y cumplimiento de tales
propsitos. Por lo tanto, el desempeo real debe ser comparado con los objetivos y
metas previamente establecidas y si existe alguna desviacin importante es
obligacin del alcalde realizar los ajustes y reformas correspondientes para la
consecucin de dichos fines. Por consiguiente, el proceso de observar, comparar,
monitorear, supervisar, ajustar, reformar se denomina el control.
18
Grfico 1.5
PLANIFICACIN
Objetivos
Estrategias
Planes de corto
mediano y largo
plazo.
POA.
Presupuesto.
ORGANIZACIN
Establecer las tareas
a ejecutar quin ha
de llevarlas a cabo,
cmo hay que
agruparlas,
quin es jefe de
quin y dnde deben
tomarse las
decisiones
DIRECCIN
Motivar a los
servidores
municipales,
seleccionar los
canales de
comunicacin
interno y externo
efectivos,
liderazgo e
inteligencia
emocional.
CONTROL
Supervisar y
monitorear las
actividades para
verificar que se
cumplen de
acuerdo con lo
planeado y
corregir cualquier
desviacin.
NOS LLEVAN A
19
Por otra parte, existen varios municipios en el pas, entre los cuales se encuentra el de
Cuenca, que han experimentado, adecuadas prcticas administrativas en su gestin,
demostrando que es posible contar con un espritu empresarial e innovacin, tales
como:
Un plan estratgico, POA y presupuesto.
Indicadores de gestin
Definicin de la misin, objetivos, metas y estrategias
Una predisposicin para revisar los objetivos y estrategias durante el
proceso administrativo.
Predisposicin para crear nuevas empresas y organismos municipales.
Nuevas practicas de gestin municipal.
Una
bsqueda
permanente
de
oportunidades
de
innovacin
tecnolgica.
20
INTELIGENCIA,
EDUCACIN,
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTO PROFUNDO
HABILIDAD
ADMINISTRATIVA
INNOVACIN
COMPETITIVIDAD
Requisitos
Bsicos del
Gerente
Municipal
ALCALDE
HABILIDAD PARA
RELACIONES
HUMANAS
CAPACIDAD Y
LIDERAZGO
Una prctica gerencial de calidad, solamente se lograr con alcaldes que sustenten su
accin, esfuerzos y estrategias, en la teora gerencial y cautiven el aprendizaje y
conocimiento profundo, puntos centrales de la filosofa de las teoras de la calidad.
Los aspectos antes indicados pueden ser logrados si se cultivan nuevos patrones de
pensamiento. Al respecto Peter Senge (1988) en su libro La quinta disciplina
sugiere una estrategia dirigida a ampliar la capacidad para crear los resultados que se
aspiran, para ello plantea cinco disciplinas o sendas para el desarrollo de las
6
Senge Peter M, (1998).La quinta disciplina. Primera edicin mexicana, Ediciones Granica Mxico.
21
22
Grfico 1. 7
SISTEMAS Y TECNOLOGAS
DE INFORMACIN
SISTEMA DE INFORMACIN
CONTROL Y AUDITORA
PLANIFICACION
Informacin
para la
Gerencia
Municipal.
ESTRTEGIAS
SISTEMA
FINANCIERO
AVALOS Y
CATASTROS
CONTROL URBANO
UMT
OBRAS PBLICAS
GESTIN
AMBIENTAL
VENTANILLA NICA
PLAN ORDE. TERRI.
ORGANIZACIN
POR PROCESOS
RECURSOS
HUMANOS
PLAN INFORMTICO
BASE DE DATOS
WEB
SOFTWARE
INSTALACIONES Y
REDES
PERIFRICOS
APLICACIONES.
INTERNET
INTRANET
EXTRANET
TELECOMUNICA.
SISTEMAS
Informacin
para los
servicios a la
ciudadana.
Informacin para
Organismos
Nacionales e
Internacionales
Informacin
para la UAI.
R
E
S
P
O
N
D
A
B
I
L
I
D
A
D
Informacin
para la
CGE.
23
Existen autores como Robbins, (2004) que definen al control de la siguiente manera:
Para que las cosas marchen como deben, la administracin debe
supervisar el desempeo de la organizacin. El desempeo real debe
compararse con las metas fijadas con antelacin. Si hay desviaciones
significativas, es tarea del administrador el hacer que la organizacin
regrese al camino correcto. Este acto de supervisar, comparar y,
eventualmente, corregir es lo que se entiende por la funcin de
controlar. 7
24
25
Grfico 1.8
MUNICIPIO
QU HACER
ANLISIS ENTORNO
ANLISIS ORGANIZACIONAL
- M. MCKINSEY
- CADENA DE VALOR
- MATRIZ FODA
-.CONTROL INTERNO.
- ANLISIS PORTER, ETC.
- PORTER
- FODA
-FACTORES
POLTICOS,
SOCIALES, ETC.
DEFINICIN DE OBJETIVOS
CMO PROCEDER
IMPLEMENTACIN
ESTRATGICA
S
I
S
T
E
M
A
D
E
C
O
N
T
R
O
L
SISTEMA
DE
PLANIFIC.
C
P
SISTEMA
DE
INFORMAC
.
M
P
ESTRUCTUR
Y ORGANIZ.
CULTURA
DE LA
ENTIDAD
L
P
RESULTADOS Y ANLISIS
DE LOS MISMOS
RDOS. REALES=/=
RDOS. PREVISTOS
RDOS. REALES=/=
RDOS. PREVISTOS
ANLISIS
DESVIACIONES
DNDE Y CMO
CORREGIR
PROCESO
P
R
O
C
E
S
O
DE
PLANIF.
D
E
C
O
N
T
R
O
L
ANLISIS
DE
RESULTA
DOS
MEDIDAS
CORRECTIVAS
INFORMAR
EVALUAR
MOTIVAR
COORDINAR
De este anlisis, podemos obtener que los resultados reales son iguales, menores o
mayores que los resultados previstos.
Es menester destacar que las desviaciones pueden tener tanto un carcter positivo o
negativo con respecto a los estndares establecidos y el anlisis debe ser estricto en
ambos sentidos.
27
Esto es la razn de ser del control de gestin, del proceso continuo y dinmico de
control, que como dijimos anteriormente, debe asegurar su permanencia y
funcionamiento con esa contina retroalimentacin.
(1991) manifiesta
Cabe sealar que no estamos hablando de clima, que esta ms relacionado con la
motivacin, sino las formas que toman las relaciones entre las personas que
conforman la organizacin. La cultura es un factor difcil de manejar, por cuanto la
conducta humana sigue mecanismos complejos y la cultura se basa en una parte
importante en la conducta y en las formas de ser, pensar y actuar de las diferentes
personas, y por su puesto el control se preocupa de ella, por cuanto la cultura
indudablemente, impacta directamente en la consecucin de los objetivos
municipales.
29
Evaluar.- es uno de los fines mas importantes del Control de Gestin y uno de
los mas difciles de alcanzar, en menester tratar de conseguir un sistema capaz
de asociar objetivos con personas.
30
Existen varios elementos del control de gestin, entre los cuales se encuentran lo que
se denomina las seis "E", (Economa, eficiencia, eficacia, ecologa, tica y equidad)
cuyos conceptos son los siguientes:
Economa.- es la adquisicin de recursos idneos en cantidad y calidad
correctas en el momento previsto, en el lugar indicado, y al
precio
Si bien, en la mayora de los casos, no se pueden estudiar todas y cada una de las
alternativas por razones de tiempo y costo, pero la eleccin de alguna de ellas tras un
detenido estudio, a no dudarlo reduce la incertidumbre.
32
33
Grfico 1.9
Diagnstico
Ventajas - Escenarios
Visin/Obj. Estratgico
Polticas - Lneas
Programas - Proyectos
CANT
CANTN
CUENCA
Plan
Estrat
Estratgico
Participativo
PARTICIPACI
PARTICIPACIN
SOCIEDAD CIVIL
Mesas de
Concertaci
Concertacin
PARTICIPACI
PARTICIPACIN
CONCEJO, ALCALDE,
DIRECTORES,
SERVIDORES
MUNICIPALES
Asamblea de
ciudadanos
Comit
Comit de
Desarrollo
Local
Misin Institucional
Macro - Parroquial
Plan Operativo Anual
Acciones Inmediatas
Apoyo Economa Local
Orden. Fsico Territorial
34
Grfico: 1.10
MISIN
F
o
r
m
u
l
a
c
i
ANLISIS DE LA
ORGANIZACIN
FOTALEZAS
ANLISIS DEL
ENTORNO
DEBILIDADES
AMENAZAS
OPORTUNIDADES
ANLISIS DE ALTERNATIVAS
ESTRATEGIAS
OBJETIVOS
PROCESO
PARTICIPATIVO
METAS
POLTICAS
PRESUPUESTOS
PARTICIPATIVO
Ejecucin
Evaluacin
R
E
T
R
O
A
L
I
M
E
N
T
A
C
I
ANLISIS DE RESULTADOS
IMPLANTACIN DE MEDIDAS
CORRECTIVAS
que guan la razn de ser de la entidad, lo qu hace y porqu lo hace, con un enfoque
a futuro.
El proceso de planeacion estratgica, esta alineado a la necesidad de reorientar el
enfoque del municipio hacia la bsqueda de resultados, ms que hacia las
actividades; es decir, los resultados permiten generar una condicin competitiva al
gobierno local, que fomenta el desarrollo y el crecimiento de la comunidad.
Objetivos
Estratgicos
Procesos y
Actividades
Indicadores
Clave
Podemos decir entonces que la planeacin estratgica es un proceso que permite a los
ejecutivos municipales ordenar sus objetivos y hacerlos operativos por medio de
presupuestos, programas, proyectos y actividades. Los elementos que destacan son:
El diagnostico
36
Los objetivos
37
mediante los tributos que entrega, surgiendo por lo tanto el derecho de exigir que los
mismos sean oportunos y de buena calidad.
Por lo tanto, la gestin municipal comprende todas las actividades de la Entidad que
implica el establecimiento de metas y objetivos, as como la evaluacin de su
desempeo y cumplimiento; adems del desarrollo de una estrategia operativa que
garantice la supervivencia permanente de la misma.
Constitucin Poltica del Estado, R.O. No. 449 del 20 de octubre de 2008, Ttulo IV, Cap.VI.
10
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Ley 2004-34, R.O. No. 337 del 18 de mayo de
2004, Ttulo I.
39
Podemos decir tambin, que la auditora de gestin, evala todas las actividades de
una entidad que implica el establecimiento de metas y objetivos, as como la
evaluacin de su desempeo y cumplimiento; adems, el desarrollo de una estrategia
operativa que garantice la supervivencia de la misma segn el sistema social
correspondiente.
11
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Ley 2004-34, R.O. No. 337 del 18 de mayo de
2004, Ttulo II, Cap. III, Seccin I.
40
41
CAPTULO II
2.1.- Introduccin:
La UAI del Municipio de Cuenca se rige por las disposiciones contenidas en la Ley
Orgnica de Rgimen Municipal, publicada en el R.O. No.331 del 15 de Octubre de
1971, reformada conforme al R.O. No. 429 del 27 de septiembre de 2004; Ley
Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el R.O. No 595 del 12
de Junio del 2002; Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental, expedidas
mediante Acuerdo No. 919 CG publicado en la Edicin Especial No.6 del 10 de
Octubre del 2002; Normas Ecuatorianas de Auditoria (NEA) Normas Internacionales
42
Las polticas constituyen las orientaciones fundamentales de las acciones a seguir por
la UAI en el desarrollo de sus planes y programas, tambin regula y limita las
acciones, estableciendo directrices de aplicacin general.
43
12
12
The Institute of Internal Auditors. (2006), Marco Para la Prctica Profesional de la Auditora
Interna,(1ra. edicin).- Florida USA, Pg. 17.
44
Auditora Interna:
La auditora interna constituye una actividad independiente y
objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y
mejorar las operaciones de una organizacin; evala el sistema de
control interno, los procesos administrativos, financieros, legales,
operativos y estratgicos, gestin de riesgos, control y direccin de la
entidad.
Objetivo y alcance:
Las unidades de auditora interna, mediante la aplicacin de tcnicas
y procedimientos de auditora, evaluarn la eficacia del sistema de
control interno, la administracin de riesgos institucionales, la
efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes y
regulaciones aplicables que permitan el logro de los objetivos
institucionales. Proporcionar asesora en materia de control a las
autoridades, niveles directivos y servidores de la entidad para
fomentar la mejora en sus procesos y operaciones. 13
2.6 Estructura orgnica y funcional de la UAI
A continuacin se presenta la estructura orgnica y funcional de la UAI:
Grfico 2.1
CONCEJO CANTONAL
ALCALDE
AUDITOR GENERAL
SECRETARIA
SUPERVISOR
EQUIPO
AUDITORA 1
EQUIPO
AUDITORA 2
EQUIPO
AUDITORA 3
13
45
Cabe sealar que de acuerdo con lo previsto en el Art. 8 del Reglamento de las UAI,
su ubicacin orgnicamente ser en el nivel asesor de la mxima autoridad de la
municipalidad, para cuyo propsito, debe considerarse la organizacin corporativa
del Concejo Cantonal (Cuerpos colegiados) es decir en el nivel o jerarqua ms altos
de la entidad.
Para lo cual, el nivel organizacional del que dependa la UAI debe ser tal, que le
asegure una adecuada consideracin y accin ante las recomendaciones de la
auditora, es decir que debe encontrarse dependiendo del nivel ms alto de la
organizacin.
2.7.- Funciones de la UAI.-
Cantonal
dems
funcionarios)
en
el
cumplimiento
de
sus
48
El Auditor General debe adoptar las medidas necesarias para asegurar que se cumpla
con esta responsabilidad, dichas medidas incluyen polticas y procedimientos
diseados para:
Minimizar el riesgo de que los juicios profesionales emitidos por los
auditores internos puedan ser inconsistentes con el juicio profesional del
Auditor General y produzcan un efecto adverso significativo sobre el trabajo.
La supervisin se extiende a la formacin y desarrollo del personal y a la
evaluacin del desempeo de los auditores internos, a los controles de tiempo
y gastos.
Todos los papeles de trabajo deben ser revisados par asegurar que soportan
adecuadamente las comunicaciones del trabajo y que todos los
procedimientos de auditoria necesarios han sido aplicados. La evidencia de la
revisin del supervisor consiste en que el supervisor coloque sus iniciales y la
fecha en cada papel de trabajo una vez revisado.
Es menester emitir una lista de puntos de revisin de los papeles de trabajo; la
preparacin de un memorando especificando la naturaleza, alcance, y
resultados de la revisin; o la evaluacin o aceptacin dentro de un software
de papeles de trabajo.
En ese contexto, el Auditor General en cumplimiento con la NAG AG 08, debe
desarrollar y mantener un programa de aseguramiento de calidad y mejora que cubra
todos los aspectos de la actividad de auditora interna y revise continuamente su
efectividad, de manera que se ayude a la municipalidad a aadir valor y a mejorar las
operaciones de la organizacin y a proporcionar aseguramiento de que la actividad
de auditora interna cumple con las normas que regulan su ejercicio profesional y el
cdigo de tica.
49
Grfico: 2.2
1310
Evaluaciones del
Programa de Calidad
1300
Programa de
Aseguramiento
de la Calidad
UAI
1311
Evaluaciones
Internas
-Revisiones continuas
del desempeo.
-Revisiones peridicas
Auto-evaluacin
1312
Evaluaciones
Externas
-Aseguramiento de la
Calidad.
- Atribucin CGE.
1320
Reporte sobre el
Programa de Calidad
1330
Realizacin de Acuerdo
Con las Normas
1340
Declaracin
de Incumplimiento
Comunicar Resultados
de Evaluaciones Externas
Al Alcalde y Concejo.
Se utilizar cuando
las evaluaciones del Programa
de Calidad demuestren
que la UAI del Municipio
cumple con las
Normas
Cuando el incumplimiento
afecte el alcance general o
el funcionamiento de la
Actividad de UAI debe informarse
al Alcalde y Concejo.
Asimismo, como parte de este proceso, conviene que la UAI, implante un sistema de
indicadores para medir su calidad, con el objeto de: monitorear su gestin, realizar
correcciones oportunas y lograr niveles aceptables de desempeo profesional.
51
Grfico 2.3
Nmero de
auditor
auditoras
Porcentaje de reas
auditadas
Nmero de
Sugerencias
implantadas
Valor de los ahorros Rotaci
Nmero de Riesgos
Rotacin del
conseguidos
personal de auditor
auditora detectados
interna
Cumplimiento con
Oportunidad en la
Nmero de
fechas
emisi
n
de
informes
recomendaciones
emisi
Nmero de procesos
corregidos
Horas de
capacitaci
capacitacin al
personal
Incremento n
nmero
de auditorias
Disminuci
Disminucin de
casos de fraude
Nivel de aceptaci
aceptacin
a auditor
auditora interna
Disminuci
Disminucin de
niveles de
corrupci
corrupcin
Porcentaje de
auditores internos
CIA
CIAs
Nivel de
automatizaci
automatizacin de
papeles
Nmero de
consultas absueltas.
El
plan
conocer, entre otros aspectos principales las FODA del municipio, su misin, visin
de futuro, los objetivos estratgicos, las metas dentro del marco de la planificacin
estratgica, los programas, proyectos actividades (POA) a ser ejecutados durante el
perodo, y el presupuesto institucional. Esta informacin, complementada con las
auditorias realizadas en aos anteriores, en ejecucin y los pendientes de realizar, en
relacin con el nmero de auditores disponible, su preparacin y experiencia, la
posibilidad de contar con nuevos profesionales para conformar equipos
multidisciplinarios, lo cual permitir determinar las auditoras a ser ejecutadas, con
52
Con frecuencia se establece en las polticas de control, que del total de 220 das
laborables del ao por auditor, se destine un 70% para actividades programadas y el
30% restante para imprevistos sobre todo requerimientos del Alcalde y Directores no
especificados en el plan.
La gestin de riesgo es el proceso conformado por varias etapas que sirven para
identificar el potencial impacto y la probabilidad de ocurrencia de los eventos de
53
En primera instancia es necesario realizar una anlisis tanto del contexto interno y
externo de la entidad, tales como: los datos generales de la empresa, sus objetivos
estratgicos, misin, visin, organigrama, etc., con el fin de determinar los riesgos a
nivel estratgico y operativo.
Existen riesgos que se pueden identificar fcilmente, mientras que otros pueden no
percibirse o simplemente no ser tomados en cuenta por no tener mucha importancia,
esto implica que al no tener identificado un riesgo, no se podr administrar
posteriormente, ocasionando que el riesgo residual sea alto.
DESCRIPCIN
AGENTEGENERADOR
Jefe de Bodega.
Posibilidad de
equivicacion en la
solicitud de
mercaderas
Demora
Posibilidad de retraso
en el llenado del
requerimiento de
bodega
Jefe de Almacn.
CAUSA
EFECTO
Jefe de Bodega.
Jefe de Almacn.
Jefe de Bodega.
Falta de Capacitacin.
Jefe de Almacn.
Falta de Experiencia.
Interrupcin de la
Operacin.
Interrupcin de la
Operacin.
FRECUENCIA
DESCRIPCIN
Baja
Media
Alta
Muy alta
Ms de 10 casos en 8 das
Fuente: Mejia Quijano, Rub, Administracin de Riesgos, un mensaje empresarial, Colombia, 2006.
Descripcin en
trminos de
Imagen
Valor
Impacto
Leve
Prdidas hasta
de 500 dlares
10
Moderado
Prdidas entre
501 y 2000
Solo de
Lesiones leves con Interrupcin por 8
conocimiento de
intervencin mdica horas
un cliente
20
Grave
Prdidas entre
2001 y 15.000
Ms de 15.000
Catastrfico
dlares
De conocimiento
de todos los
Interrupcin por
ms de 1 semana canales de
distribucin
40
Fallecimiento
56
Fuente: Mejia Quijano, Rub, Administracin de Riesgos, un mensaje empresarial, Colombia, 2006.
La matriz de evaluacin de los riesgos nos permite calificar los riesgos tanto por su
frecuencia como su impacto, con el fin de encontrar aquellos que materializados
afectaran gravemente el funcionamiento de la empresa.
FRECUENCIA
4
Muy alta
20
40
80
160
Alta
15
30
60
120
Media
10
20
40
80
Baja
10
20
40
IMPACTO
Leve
Moderado
Severo
Catastrfico
10
20
40
Fuente: Mejia Quijano, Rub, Administracin de Riesgos, un mensaje empresarial, Colombia, 2006.
57
Valor
Muy alta
Alta
Media
Baja
1
Impacto
Valor
20
Zona de riesgo
tolerable
Pv, R
15
Zona de riesgo
tolerable
Pv, R
10
Zona de riesgo
tolerable
Pv, R
5
Zona de
aceptabilidad
A
Leve
5
40
Zona de riesgo
grave
Pv, Pt, T
30
Zona de riesgo
grave
Pv, Pt, T
20
Zona de riesgo
tolerable
Pv, Pt, R
10
Zona de riesgo
tolerable
Pt, R
Moderado
10
80
Zona de riesgo
inaceptable
Pv, Pt, T
60
Zona de riesgo
grave
Pv, Pt, T
40
Zona de riesgo
grave
Pv, Pt, T
20
Zona de riesgo
tolerable
Pt, T
Severo
20
160
Zona de riesgo
inaceptable
E, Pv, Pt
120
Zona de riesgo
inaceptable
E, Pv, Pt
80
Zona de riesgo
inaceptable
Pv, Pt, T
40
Zona de riesgo
grave
Pt, T
Catastrfico
40
Fuente: Mejia Quijano, Rub, Administracin de Riesgos, un mensaje empresarial, Colombia, 2006.
58
Esta matriz se compone de las dos variables que califican el riesgo (frecuencia e
impacto). El nivel de calificacin de la frecuencia se ubica en las filas y el nivel de
calificacin del impacto en las columnas. Al multiplicar estas dos variables, se ubica
el valor resultante en la zona correspondiente marcada con las letras:
Aceptable
Tolerable
Grave y
Inaceptable.
Establecer
Objetivos
Municipales
Identificar
Riesgos
Riesgos
inherentes
Planes y
ejecucin
(procesos)
Controles
Resultados
Indicadores
Logro de objetivos
Riesgos residuales
60
Existe una gran variedad de modelos de riesgo que ayudan al Auditor General a
establecer prioridades entre las reas potenciales a auditar, la mayora utilizan
factores de riesgo tales como: impacto financiero, calidad de los controles internos,
grado de cambio o estabilidad, tiempo trascurrido desde la ltima auditora,
complejidad, monto de los recursos a examinar, incidencias polticas, etc.
61
De acuerdo con las lineamientos y polticas del plan nacional de control emitidas por
el Contralor, las actividades que habrn de ser previstas para su ejecucin en el plan
de la UAI estarn orientadas, fundamentalmente a proporcionar asesoramiento al
Alcalde y a la ejecucin de Auditorias de gestin y exmenes especiales. Adems, la
UAI no emitir dictmenes sobre estados financieros, de conformidad a lo
establecido en el inciso final del Art. 17 del Reglamento a la LOCGE.
Para la formulacin del plan anual de la UAI se utilizar los siguientes formatos:
63
El personal auditor de la UAI podr ser removido por causas legalmente establecidas,
previo el sumario administrativo que instaure el Alcalde a base del informe que para
el efecto emitir la CGE. Se excepta la remocin a causa de responsabilidades
establecidas por la Contralora a base de una auditora.
El personal de la UAI tendr las garantas que refiere los Arts. 228 y 229 de la nueva
Constitucin Poltica de la Repblica, en la Ley Orgnica de Rgimen Municipal y
las que constan en la Ley de Servicio Civil, Carrera Administrativa, y de Unificacin
y Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico, en lo que fuere
aplicable.
Supervisor de la UAI
65
Auditor interno
o Aplicar los programas de auditora preparados para el desarrollo del trabajo,
conforme a las instrucciones del jefe de equipo.
66
La designacin del equipo constar en una orden de trabajo que contendr los
siguientes elementos:
-
67
Para un adecuado ejercicio profesional, los auditores internos deben observar las
Normas de Auditoria Gubernamental, expedidas mediante Acuerdo No. 019CG
publicado en la Edicin Especial No. 6 del 10 de Octubre del 2002.
1.
2.
3.
4.
Las normas personales del auditor se refieren a la personalidad del auditor interno
para la conduccin de un trabajo, basado en la capacidad, independencia, cuidado y
pericia profesional con que se desempear, al conducir una auditora y generar un
producto final objetivo y de calidad. Entre las normas personales son las siguientes:
Planificacin anual.
Planificacin preliminar de la auditora.
Planificacin especfica de la auditora.
Evaluacin del riesgo.
Evaluacin del control interno.
Memorando de planificacin de la auditora.
Compresin global de los sistemas de informacin computarizados.
Las Normas de Ejecucin del Trabajo, proporcionan al auditor interno una base para
juzgar la calidad de la gestin institucin y de las operaciones administrativas y
financiera, obteniendo evidencia suficiente, comprobatoria y relevante, tales como:
Programas de auditora
Materialidad de auditora
Evaluacin del cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias
69
Papeles de trabajo
Evidencia suficiente, competente y relevante.
Muestreo en la auditora
Verificacin de eventos subsecuentes
Comunicacin de hallazgos
Supervisin del trabajo
Informe de auditora
Contenido y estructura del informe
Convocatoria de la conferencia final
Oportunidad en la comunicacin de resultados
Implantacin de recomendaciones
Por otra parte, the institute of internal auditors (IIA) a partir del 1 de enero de 2004,
emiti las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditora
Interna, al cual estn obligados a observar los auditores internos.
Los servicios de consultora son por naturaleza consejos y son desempeados por la
auditoria interna, debiendo en todo caso mantener objetividad y no asumir
responsabilidades de gestin.
Sobre atributos
Sobre desempeo
De implantacin
Las normas sobre atributos se relacionan con las caractersticas de las organizaciones
y las personas que desarrollan actividades de auditora interna. Las de desempeo
describen la naturaleza de las actividades de auditora interna y proveen criterios de
calidad con los cuales puede evaluarse el desempeo de estos servicios. Mientras que
las normas de implantacin, se aplican a determinados tipos de actividades de
auditoria interna, establecidas para trabajos de aseguramiento y consultora.
71
Es necesario que la UAI observe el cdigo de tica del IAI, que se basa en la
confianza que se imparte a su aseguramiento objetivo sobre la gestin de riesgos,
control y direccin.
La fidelidad al cdigo de tica profesional es el manual de conducta de los auditores
internos, para cumplir con sus obligaciones profesionales y para las actividades que
afectan al punto de vista del pblico sobre la profesin.
72
CAPTULO III
HERRAMIENTAS DE AUDITORA DE GESTIN PARA EL MUNICIPIO
DE CUENCA
3.1 Introduccin
Segn las NEPAI del Institute of Internal Auditors (IIA) (2006) se establece que:
Es la combinacin de procesos y estructuras implantadas por el
Consejo de administracin, para informar, dirigir, gestionar y
vigilar las actividades de la organizacin, con el fin de lograr sus
objetivos. 14
14
The Institute of Internal Auditors. (2006), Normas Internacionales Para el Ejercicio Profesional de
la Auditora Interna, (1ra. edicin).- Florida USA, Pg. 41.
73
El IAI adopt los principios del siglo XXI para las entidades pblicas americanas
emitidas por el Centro de Gobierno Corporativo de la Universidad Estatal de
Kennesaw, los mismos que se pueden aplicar al municipio de la siguiente manera:
Interaccin.- El Gobierno Municipal requiere una interaccin efectiva entre
el Concejo Cantonal, la Direccin (Alcalde y Directores Departamentales) los
auditores internos y externos de la CGE.
15
74
rganos de gobierno
Cdigo de tica
Auditora
Normas generales de control interno
Modelo de administracin de riesgos
Independencia y objetividad de los auditores internos y externos
Comunicacin, relevacin de informacin y transparencia
gubernamental.
Efectividad, medicin del desempeo y rendicin responsable de
cuentas.
Toda entidad pblica debe establecer y mantener una funcin de auditora interna
independiente, competente y con los recursos adecuados para proporcionar a la
administracin municipal, una evaluacin continua de los procesos de riesgo y del
sistema de control interno.
Para lograr un adecuado gobierno municipal, es menester que se genere una sinergia
entre los cuatro componentes del sistema de gobierno; el Concejo Cantonal, la
Direccin (Liderada por el Alcalde), los Auditores Internos y los Auditores Externos.
Grfico 3.1
A
U
D
I
T
O
R
A
E
X
T
E
R
N
A
Concejo
Municipio
Eficaz
Direccin
A
U
D
I
T
O
R
A
I
N
T
E
R
N
A
77
De acuerdo con el plan anual de la UAI aprobado por la CGE. el Auditor General
mediante orden de trabajo escrita, designar al jefe de equipo, a los auditores
supervisor y operativos, que se encargarn de efectuar el examen correspondiente.
Auditor General
Jefe de equipo
Supervisor
Auditores operativos
Especialistas
Asistentes
78
The Institute of Internal Auditors. (2006), Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la
Auditora Interna, (1ra. edicin).- Florida USA, Pg. 97.
79
17
LOCGE.- Ley 2004-34, R.O. No. 337 del 18 de mayo de 2004, Ttulo II, Cap. II, Seccin I.
80
Las NCI-SP, se encuentran agrupadas por reas, sub-reas y ttulos. Las reas de
trabajo constituyen campos donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas
con criterios afines y se clasifican en:
o Generales.- tales como los fundamentos del control interno, sus componentes,
herramientas y normas gerenciales
o Para el rea de administracin financiera gubernamental.- tales como de
contabilidad gubernamental, presupuesto, tesorera, anticipos de fondos y
cuentas por cobrar, inversiones en existencias, bienes de largo duracin, y
deuda pblica.
o Para el rea de recursos humanos
o Para el rea de sistemas de informacin computarizados
o Para el rea de inversiones en proyectos y programas.- con normas que tratan
de regular las acciones de contratacin, ejecucin, recepcin y liquidacin de
obras, as como el correspondiente control de las obras construidas por
administracin directa.
Honestidad y responsabilidad,
Eficacia y eficiencia en las operaciones,
Fiabilidad de la informacin
Salvaguarda de los recursos; y,
Cumplimiento de las leyes y normas. 18
18
Marco Integrado, Control de los Recursos y los Riesgos (CORRE), Ecuador, IAI, USAID, Proyecto
Anticorrupcin Si se puede 2006, Pg. 5.
83
Grfico 3.2
Los componentes del control interno tomados del CORRE (COSO ERM son:
1.
84
2.
Establecimiento de objetivos.-
Estratgicos
Operacionales
3.
Identificacin de eventos.-
85
Tcnicas de evaluacin
Distribucin de riesgos de forma representativa, de acuerdo con
el nivel de exposicin
Efectos de la
crisis en el
presupuesto
l
ia
n
o
m
rit
a
P
to
c
a
p
Im
Falla en la integridad
de la informacin
Multas violaciones
am bientales y
sanitarias
Deterioro de imagen
Morosidad de la
cartera
Evitar el Riesgo
Reducir la expansin de una lnea de
Compartir el Riesgo
Compra de seguros contra prdidas
inesperadas significativas
Contratacin de outsourcing para
Aceptar el Riesgo
Mitigar el Riesgo
Auto-asegurarse (Self-insuring) contra
prdidas
Aceptar los riesgos de acuerdo a los
operaciones y monitoreo
Reasignacin de capital entre
unidades operativas
42
86
6.
Actividades de control.-
Controles
preventivos
7.
Controles
detectivos
Controles
correctivos
Es necesario monitorear: los riesgos, la efectividad del plan de tratamiento del riesgo,
las estrategias y el sistema de administracin establecido para la implementacin del
control. Es esencial monitorear los riesgos y la efectividad de las medidas de control
para asegurar que el cambio de circunstancias no altera las prioridades de los riesgos.
Con respecto a la muestra, se requiere que sea seleccionada al azar, lo que implica
que todos los elementos del universo deben tener iguales probabilidades de integrar
la muestra en otras palabras, el muestreo debe ser aleatorio.
Cabe sealar, que los dos tipos de muestreo hacen uso del criterio profesional del
auditor para la planeacin, elaboracin y evaluacin de una muestra. Para la eleccin
entre el muestreo estadstico y no estadstico, el Manual de Auditoria de Gestin
(MAG) emitido por la CGE (2002), seala que ambos mtodos se basan en la
presuncin de que una muestra revelar informacin suficiente acerca del universo
en su conjunto, para permitir al auditor llegar a una conclusin sobre el universo, en
concordancia con:
La visin y misin de la entidad u organismo
- Los objetivos y metas planteados o programadas
- El manejo eficiente y econmico de los recursos
- La calidad esperada por el usuario
91
19
92
93
Los mtodos de muestreo estadstico mas aplicados en auditora son los siguientes:
Muestreo de atributos o numrico
Muestreo de variable o monetario
Este tipo de muestreo se aplica, cuando las pruebas de auditoria tienen como
finalidad cerciorarse de que ciertos controles internos operan en la prctica, lo cual
lo hace muy compatible con las pruebas de cumplimiento, a efectos de evaluar la
estructura del control interno y la observancia de sus normas, es muy til para
probar operaciones, pudiendo tambin emplearse como parte de las pruebas
sustantivas.
Para
su
aplicacin
es
necesario
seleccionar
documentos
registros
firmas de
94
95
Grfico 3.5
Tcnicas de Muestreo
Probabilstico
No probabilstico
Muestreo por
conveniencia
Muestreo
por juicio
Muestreo
aleatorio simple
Muestreo
por cuota
Muestreo
sistemtico
Muestreo de
bola de nieve
Muestreo
estratificado
Muestreo por
agrupamiento
Otras tcnicas
de muestreo
Puesto que cada tipo de error puede tener una significacin diferente para el examen
es a menudo eficiente estimar diferentes tamaos de muestra para cada tipo de error.
Los errores de mayor significacin requerirn tamaos de muestras mayores que
97
aquellos de menor significacin. Esto no quiere decir que sea necesario tomar una
serie de muestras, por el contrario, una sola muestra es suficiente.
Al decidir sobre los errores de inters, debe incluirse solamente aquellos que influyan
sobre el objetivo principal del examen. No hacer esto, puede solo provocar
desperdicio de esfuerzo, al menos que hayan otras razones para interesarse en errores
menores.
Es necesario tambin tener presente que los lmites de precisin (cantidad mxima de
error aceptable) debern relacionarse con la importancia de las partidas sujetas a
examen.
98
Debido a que el auditor examina solo unos pocos elementos en lugar del total del
universo, los pocos elementos seleccionados para estudio deben ser revisados con el
mayor cuidado y diligencia profesional. Caso contrario, existe considerable riesgo de
que se obtenga conclusiones equivocadas sobre el universo.
Tales desviaciones y discrepancias deben listarse para ser investigadas despus, con
el objeto de determinar si representan errores de significacin para la revisin.
El auditor puede encontrar una sola transaccin dudosa, an cuando existan muchas
de estas en los registros, motivo por el cual, cada transaccin dudosa debe
investigarse con cuidado para establecer un error significativo para la auditora. Al
identificar los errores el auditor debe considerar sus implicaciones con respecto al
universo entero.
Interpretacin de los resultados de la prueba.- una vez examinada la muestra, el
auditor esta en condiciones de interpretar los resultados de la prueba. Este es el punto
en que se debe determinar si la estimacin de la muestra ha producido resultados
significativos y si la precisin calculada, es satisfactoria dentro del nivel de confianza
previsto.
La interpretacin del plan del muestreo es muy importante por cuanto, si luego de la
evaluacin de la muestra, el auditor comprueba que la proyeccin de los errores es
significativa, puede tomar decisiones finales, como:
99
Cuando los resultados de la prueba no son satisfactorios, el auditor debe usar otros
procedimientos de auditora. Es preciso tambin mencionar que al efectuar la
evaluacin de los resultados obtenidos en el anlisis de una muestra, el auditor debe
considerar:
-
Control Interno:
Grado de Confianza
Factor
Del 76 al 95%
Alto
1
101
Del 51 al 75%
Mediano 2
Del 15 al 50%
Bajo
= 80.000
2.400
gn
1
0.03
= 33.33
Demostracin:
Nmero de excepciones x N
gn
1 x 80.000
2.424
33
El valor obtenido, 2.424, comparado con el margen o nivel de error permisible 2.400,
supera en 24 unidades lo previsto; en tal situacin, el auditor puede resolver, ampliar
moderadamente el tamao de la muestra, o, a su vez, por no ser muy representativo
24 con respecto a 2.400, admitir como aceptable la evaluacin efectuada.
3.6.- Evidencia suficiente y competente
evidencia.
Consecuentemente,
20
103
Grfico 3.6
Interrogantes de la evidencia
Qu clase de
evidencia se debe
recoger?
Esta forma
de evidencia
ser la ms
til?
El auditor se debe asegurar que la evidencia cumpla con todos sus atributos y sobre
todo de su utilidad, antes de proceder a la recoleccin.
Hay diferentes tipos de evidencia que podran ser obtenidos por el auditor para
soportar sus conclusiones y recomendaciones, por ejemplo:
Fsica.- obtenida de una inspeccin y observacin directa de actividades,
documentos y registros, por ejemplo; la verificacin fsica de efectivo,
visitas a sitios del proyecto, verificacin de inventarios, etc.
Testimonial.- obtenida en entrevistas cuyas respuestas son verbales y
escritas, con el fin de comprobar la autenticidad de un hecho.
Documental.- obtenidos de fuente externa o ajena a la entidad tales como;
en archivos, reportes, manuales e instrucciones; y,
Analtica.- obtenida de computaciones, comparaciones con disposiciones
legales, raciocinio y anlisis; el ejemplo ms comn en la auditora de
gestin es el anlisis costo-beneficio.
Evidencia electrnica.- debido al rpido y constante avance de la
informacin tecnolgica, estamos en la era de cero papeles. Los sistemas
en los municipios cada vez ms estn siendo computarizadas. El
tradicional rastro del auditor mediante registros y documentos ha sido
104
Para que una evidencia tenga credibilidad debe cumplir con los siguientes atributos
en concordancia con el tercer inciso del Art.39 de la LOCGE: 21
Suficiente.- se refiere a la cantidad de la evidencia requerida, para
emitir una opinin de un objetivo de la auditora. Los auditores
deben preguntarse si ellos tienen suficiente evidencia para persuadir
a una persona de la validez de los hallazgos de auditora. La
determinacin de la suficiencia de la evidencia incluye: la calidad de
la evidencia recolectada, el nivel de la materialidad o significado de
los hallazgos, el grado del riesgo asociado que viene de una opinin
incorrecta, la experiencia ganada en exmenes anteriores, la
evidencia persuasiva de la auditora; y el costo de obtener la
evidencia relativa de los beneficios en trminos del soporte de
hallazgos.
Competente.- La evidencia es competente si es conforme a la
realidad, es decir si es vlida. Para ser competente, la evidencia se
debe obtener de una fuente confiable. En este contexto, la
21
LOCGE.- Ley 2004-34, R.O. No. 337 del 18 de mayo de 2004, Ttulo II, Cap. V, Seccin I.
105
EVIDENCIA COMPETENTE
Independencia
de
quien
suministra la evidencia.
Eficacia de la estructura del
control Interno municipal.
Conocimiento directo del
auditor.
Preparacin de la persona
que
suministra
la
informacin.
Objetividad de la evidencia.
muestra de tan solo una o dos piezas de evidencias competentes y oportunas tambin
carece de credibilidad. El auditor debe evaluar el grado en que estos atributos se han
cumplido para decidir sobre la credibilidad.
3.7.- Tcnicas y prcticas de auditora
VERIFICACIN
TCNICAS
Ocular
a) Comparacin
b) Observacin
c) Rastreo
Verbal
a) Indagacin
b) Entrevista
c) Encuesta
Escrita
a)
b)
c)
d)
Anlisis
Conciliacin
Confirmacin
Tabulacin
107
Documental
a) Comprobacin
b) Clculo
c) Revisin Selectiva
Fsica
a) Inspeccin
Fuente: CGE, MAG, 2002, Acuerdo 031 CG, Corporacin Edi-baco, Pg. 56
22
CGE, MAG, 2002, Acuerdo 031 CG, Corporacin Edi-baco, Pgs. 57, 58.
108
Revisin selectiva.- examen de una parte del universo de datos u operaciones, con el
objeto de separar y analizar aspectos que requieren de una atencin especial y
evaluacin durante la ejecucin de la auditora.
109
110
23
Otras Tcnicas:
Verificacin.- se relaciona con el proceso de auditora, asegura que las cosas son
como deben ser, podra verificarse operaciones del perodo que se audita y otras de
perodos posteriores.
23
CGE, MAG, 2002, Acuerdo 031 CG, Corporacin Edi-baco, Pgs. 59, 60.
111
Al respecto, al ser los papeles de trabajo elementos de prueba para el auditor, el Art.
121 prrafo segundo del Cdigo de Procedimiento Civil, manifiesta:
Por consiguiente, es menester que la informacin verbal o de otra ndole, obtenida por
el auditor resulte de relevancia, en lo posible posteriormente debe ser confirmada por
escrito.
Los objetivos principales de los papeles de trabajo son:
1. Constituir el fundamento que dispone el auditor para preparar el informe de la
auditora.
2. Servir de fuente para comprobar y explicar en detalle los comentarios,
conclusiones y recomendaciones que se exponen en el informe de auditora.
3. Constituir la evidencia documental del trabajo realizado y de las decisiones
tomadas, de conformidad con las NAG SP.
4. Acumular evidencias, tanto de los procedimientos de auditora aplicados,
como de las muestras seleccionadas, que permitan al auditor formarse una
opinin de la gestin de la entidad.
5. Facilitar la supervisin y permitir que el trabajo ejecutado sea revisado por un
tercero.
6. Constituir un elemento importante de consulta para la programacin de
futuros exmenes.
7. Sirven como defensa en posibles litigios o cargos en contra del auditor. Los
papeles de trabajo, preparados con profesionalismo, sirven como evidencia
del trabajo del auditor, posibilitando su utilizacin como elementos de juicio
en acciones en su contra.
24
113
Grfico 3.8
Manejo
Propiedad?
Conservaci
Conservacin?
Para
evaluar
el
desempe
desempeo.
Asegurarse de que la
auditor
auditora cumple con
las
normas
establecidas.
Contrarrestar cualquier
prejuicio de criterio de
los auditores.
25
Conservar papeles de trabajo que sern utilizados durante varios aos y que no
requieren ser preparados ao tras ao, ya que no se ha operado ningn cambio.
Cabe sealar, que una buena informacin se obtiene de los archivos que
corresponden a trabajos de auditora anteriores, sin embargo es menester que en cada
nueva actividad de control se actualice la informacin.
25
CGE, MAG, 2002, Acuerdo 031-CG, Corporacin Edi-baco, Pgs. 61, 62.
116
26
26
CGE, MAG, 2002, Acuerdo 031 CG, Corporacin Edi-baco, Pgs. 62 a la 66.
117
01.200
11-20
11-30
11.40
Informacin de la entidad
12-10
01-300
201-320
Principales funciones.
201-330
201-340
201-350
201-360
Archivo Corriente.-
Informacin General
A-1 Conocimiento de la entidad:
118
A-1.1
A-1.2
A-1.3
Memorando de planificacin
A-2.2
A-3.2
Hojas de supervisin
A-3.3
A-4.2
Distribucin de trabajo
A-4.3
Componente "A":
Componente "B":
D.
Componente "C":
119
Marcas de auditora
Conocidas tambin como claves de auditora, son signos o smbolos convencionales
que utiliza el auditor interno para identificar el tipo de procedimiento, tarea o pruebas
realizadas en la ejecucin de un examen.
Normalmente, el auditor trabaja sobre los documentos recibidos de la entidad, de
terceros ajenos a la entidad y los confeccionados por l, por lo que no puede dejar
constancia descriptiva de la tarea realizada, ya que implicara una repeticin
innecesaria, utilizacin de mayor tiempo, incremento de papeles de trabajo y se
dificultara cualquier revisin posterior.
Las marcas de auditoria son de dos clases: con significado uniforme (Estndares) a
travs de todos los papeles de trabajo y con distinto significado a criterio del auditor
interno.
27
Smbolo
S
^
C
C
N
O
Significado
Tomado de y/o chequeado con
Documentacin sustentatoria
Transaccin rastreada
Comprobado sumas
Reejecucin de clculos
Verificacin posterior
Circularizado
Confirmado
No autorizado
Inspeccin fsica
120
Las marcas que tienen significado a criterio del auditor responsable de ejecutar la
auditora, se las utiliza para definir en forma resumida el procedimiento, tarea o
prueba aplicada a la informacin, transaccin, dato o actividad examinada.
3. 9.- Indicadores de gestin municipal
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Ley 2004-34, R.O. No. 337 del 18 de mayo de
2004, Titulo II, Cap. I y Cp. III.
121
CONTROL INTERNO
INDICADORES
CONTROL
29
Reglamento a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Decreto 548, R.O. No. 119 del
7 de julio de 2003, Cap. II.
122
CUANDO MEDIR?
CONTRA QUE MEDIR?
Fuente: CGE, MAG, 2002, Acuerdo 031 CG, Corporacin Edi-baco, Quito, 2002.
30
CGE, MAG, 2002, Acuerdo 031 CG, Corporacin Edi-baco, Pg. 69.
123
CGE, MAG, 2002, Acuerdo 031 CG, Corporacin Edi-baco, Pgs. 79, 80.
124
Indicador
Relacin
Mide el porcentaje de
usuarios de los servicios
que pagan frente al total de
usuarios facturados.
Es
el
grado
de
cumplimiento
de
los
valores
comprometidos
con los presupuestados.
Verifica
el
principio
125
ndices
Equilibrio.
de
Eficiencia en
Formulacin
Presupuestaria
Eficacia de
Ejecucin
IE
=
Ingresos
codificados/
Gastos codificados *100.
EE = Equipos de computacin
adquiridos/ Equipos de computacin
planificados para adquirir *100.
ndice
de
Eficiencia en
Contratacin
IEC
=
Obras
concursadas/
Obras planificadas *100
IEC
=
Obras
ejecutadas/
Obras concursadas *100
presupuestario
equilibro.
de
Indica
el
grado
de
cumplimiento
de
los
resultados
esperados,
debido al control y
evaluacin.
Indica
el
grado
de
cumplimiento
de
los
resultados esperados en la
adquisicin de equipos de
computacin.
Indican el grado de
cumplimiento de las obras
planificadas, concursadas y
ejecutadas.
CM = Costo Mantenimiento/
Nmero de lectores *100.
Son
las
inspecciones
promedio por Inspector
(Control urbano, Centro
histrico,
avalos
y
catastros)
El resultado nos indica si
el nmero de empleados es
adecuado para cubrir las
actividades de la biblioteca
municipal.
Eficiencia
Administrativa
EA = Gasto funcionamiento/
Usuarios atendidos en servicio *100
Eficiencia
Control Buses
de la UMT.
Aprobacin de
Ordenanzas
Mide
el
gato
de
funcionamiento
del
servicio.
Mide el porcentaje anual
de
buses
urbanos
controlados.
Permite
conocer
el
porcentaje de Ordenanzas
discutidas y aprobadas.
Es el porcentaje de calles e
intersecciones que cuentan
con seales de trnsito.
Es la distribucin del
nmero de pasajeros en
cada bus.
Es la cantidad de km
recorridos por bus en un
126
Eficiencia en
Inspecciones
Biblioteca
Municipal.
Eficiencia
Servicio
del
Sealizacin e
Interseccin de
Calles.
Nmero
de
Buses en la
Flota.
Total de Km
Vehculo
AO
=
Nmero
Ordenanzas
aprobadas / Nmero de proyectos de
Ordenanzas.
SC = Calles e Intersecciones
Sealizadas / Total de Calles *100.
NBF = Cantidad de pasajeros /
Nmero de Buses
KRD = Total de Km recorridos por
da / Nmero de vehculos de la
Recorridos por
Da
Velocidad de
Viaje por Km.
flota.
da.
Es la velocidad por km
recorrido en relacin con
la velocidad programada.
Mide la demanda del
servicio y la sobreoferta de
taxis.
Permite
conocer
el
porcentaje de lotizaciones
tramitadas y aprobadas en
el perodo.
Funcionarios
por
Computador
Constataciones
Fsicas
Trmites
Administrativos
TA = Solicitudes atendidas/
Solicitudes recibidas *100.
Control
Obras
de
CO = Nmero de Fiscalizadores/
Nmero de obras.
Mantenimiento
Vial
Obras
por
Administracin
Directa
Obras
Contratadas
Mantenimiento
del Ornato del
Centro
Histrico
Fondo
de
Salvamento
Patrimonio
Cultural
Planificacin
Fsica
Territorial
Alumbrado
Pblico
Oferta de Taxis
Aprobacin de
Lotizaciones y
Urbanizaciones
Permite
conocer
el
porcentaje de funcionarios
con computador.
Es el porcentaje de bienes
constatados en relacin
con el total de inventarios.
Nos permite medir la
eficiencia en la atencin al
pblico.
Mide la cantidad de
fiscalizadores
para
el
control de obras.
Mide la cantidad de
kilmetros mantenidos.
Mide la participacin de la
obras por administracin
directa en relacin al total.
Mide la participacin de
las obras contratadas en
relacin al total.
Eficiencia
en
mantenimiento
de
monumentos del centro
histrico
Mide
el
nivel
de
utilizacin del FONSAL
previsto en la Ley.
Parroquias que cuentan
con planificacin territorial
en relacin con el total.
Mide la cantidad de calles,
plazas y parques con
alumbrado pblico
127
Eficacia
Indicador
Relacin
Eficacia
en
Obras
Municipales
EO = Obras ejecutadas/
programadas *100
Objetivos
Municipales
OM = Objetivos
Objetivos previstos.
Eficacia de
Ejecucin
EE = Equipos de computacin
adquiridos/ Equipos de computacin
planificados para adquirir *100.
Eficacia
Denuncias
Mide el porcentaje de
Obras obras realizadas por la
Municipalidad en relacin
con lo programado.
alcanzados
en
ID
=
Denuncias
resueltas/
Denuncias recibidas * 100
Eficiencia en
Comedores
Municipales
Eficacia
en
Oportunidad
del Servicio.
Oportunidad en
Ejecucin
ndice
Eficacia
Obras
de
en
IEO
=
Obras
ejecutadas/
Obras planificadas *100.
Eficacia
en
Obras
Emprendidas
Eficacia
en
Servicio
Eficacia
en
Recursos
Utilizados
Eficacia
en
logro de metas
inspecciones.
Nos permite medir los
cronogramas de ejecucin
de obras y servicios.
Nos permite conocer que
parte
de
las
obras
planificadas se ejecutaron.
Permite conocer que parte
de las obras emprendidas
quedaron inconclusas.
Permite conocer si los
servicios se brindan en el
tiempo requerido.
Permite
conocer
los
recursos utilizados en
relacin con lo planeado.
Permite conocer el nivel de
cumplimiento de las metas
programadas.
Economa
Los indicadores de Economa, nos permiten evaluar la capacidad del Municipio para
generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en el logro de su misin
institucional, para lo cual es menester mantener disciplina y cuidado en el manejo de
la caja, del presupuesto, de la preservacin del patrimonio, capacidad de generacin
de ingresos, capacidad de autofinanciamiento, etc.
Concepto
Indicador
Cartera
Vencida
Peso de
Cartera
Relacin
la
total/
Vencida
ndice
de
Recaudacin
ER = Valor
facturado *100
ndices
Equilibrio
IE
=
Ingresos
codificados/
Gastos codificados *100.
de
recaudado/Valor
Dependencia
Ahorro
Corriente
Solvencia
IS =
Ingresos
Gastos corrientes
Valor de
Nmina
corrientes/
la
Valor Promedio
por Empleado
Ejecucin del
Plan
de
Compras
Ejecucin
Gastos
de
Inversin
ndice
de
Contratacin en
Inversiones.
Costo Promedio
/Horas
de Capacitacin
del Personal
Gasto
de
Mantenimiento
Total de personal.
gastos en capacitacin.
GM = Gastos de mantenimiento /
Gastos generales * 100
Nivel
Acadmico de
los Empleados
Asistencia
al
Trabajo
Personal
Tercerizado
PT
=
Nmero
servidores
tercerizados/ Total de personal *
100.
PC = Nmero de servidores
contratados/ Total del Personal *
100.
Es el porcentaje de gastos
generales destinado a
mantenimiento.
Es el porcentaje del total
de empleados con nivel
acadmico.
Mide la asistencia de los
empleados durante los das
laborables.
Nos permite conocer el
porcentaje de personal
tercerizado.
Se obtiene el porcentaje de
personal contratado en
reilacin con el total de
servidores.
Nos permite conocer el
porcentaje de profesionales
con postgrado.
Personal
Contratado
Profesionales
con ttulo de
Postgrado
Ecologa:
131
En este contexto se busca calidad ambiental en el Cantn, por ejemplo: la calidad del
aire o la calidad del agua, para cuyo propsito se generan indicadores para fijar
prioridades o definir lneas de acciones de gran impacto.
Concepto
Indicador
Relacin
Educacin
Ambiental
Urbana
Porcentaje de
reas Agrcolas
Porcentaje de
reas Forestales
Porcentaje
Bosques
de
Consumo total
de agua
Retiro de Pilas
Usadas
Absoluto en m3
Es el consumo total de
agua
del
Cantn
expresado en M3.
Mide el porcentaje de pilas
usadas recolectadas en
relacin con la cantidad
existente en el mercado.
132
Porcentaje de
reas
desprovistas de
Vegetacin
Recoleccin de
Aceite Usado
Produccin de
Plantas
y
rboles
Forestales
Mantenimiento
de
Parques,
Jardines
y
Avenidas.
Costos
Especficos
Es la cantidad de galones
de
aceite
usado
recolectado, en relacin
con la cantidad existente
en el mercado.
Mide la cantidad de
rboles
y
plantas
promedio, producidas en
comunidades.
Mide
la
capacidad
institucional
de
mantenimiento de reas
verdes.
Nos permite conocer el
costo del agua potable.
Cantidad
de
Agua Procesada
Facturada.
ndice
de
Conexiones de
Agua Potable
Mide el incremento en la
cobertura del servicio de
agua potable.
Cobertura del
Servicio (Agua
Potable,
Alcantarillado)
Residuo para
reciclaje
Mide el porcentaje de
viviendas con servicio de
agua
potable
y
alcantarillado.
Es la cantidad de residuos
en Kg. destinados a
reciclaje.
Reduccin del
Consumo
de
Agua Potable
Cambio
de
Tubera
de
Agua Potable.
Cambio
de
Medidores de
Agua Potable.
Vida til del
Sistema
de
Agua.
CTAP
=
Cunto
est
construido/Cunto est programado.
Absoluto en kg
133
Residuo para
disposicin
Absoluto en kg
Porcentual
Reciclado
Residuos Clase
I, II, III
Costos
Especficos de
los Residuos.
Recoleccin de
Basura en la
Ciudad.
Las cuatro Re
Limpieza de los
Causes de Ros
y Quebradas
Reduccin
y
Circulacin de
Lixiviados
Construccin y
Colocacin de
Papeleras.
Es la cantidad de residuos
en Kg. destinados a
disposicin.
Es el porcentaje de
residuos reciclados en
relacin con el total.
Nos permite conocer el
porcentaje de cada tipo de
residuo en relacin con el
total.
Nos permite conocer los
costos especficos de los
residuos.
Mide la cobertura y
capacidad de recoleccin
de basura
Constituyen las cuatro R
de una buena gestin
ambiental.
Nos permite conocer la
presencia de basuras en los
ros y quebradas de la
Ciudad.
Nos permite conocer la
reduccin del volumen
anual
de
lixiviados
manejados.
Mide el porcentaje de
papeleras colocadas en la
Ciudad en relacin con lo
planeado.
Es la carga de emisiones
atmosfricas de partculas
en kg.
Carga de
emisin
Tasa de
Emisin
Es la tasa de emisiones
atmosfricas en relacin al
total de emisiones.
Permite
conocer
la
cantidad de pasajeros
transportados
por
kilmetro recorrido.
Es el nmero de pasajeros
trasportado por bus.
ndice
Pasajeros
Kilmetro
de
por
Pasajeros
Buses
por
tica
134
135
136
Equidad:
Concepto
Indicador
Relacin
Hogares pobres
dirigidas por
mujeres
Hogares
Indgenas
Dirigidos por
Mujeres.
Es el porcentaje de hogares
pobres
dirigidos
por
mujeres en relacin con el
total de hogares pobres.
Es el porcentaje de hogares
indgenas dirigidos por
mujeres en relacin con el
total de hogares indgenas.
Porcentaje de
Mujeres
Ocupadas
en
Microempresas
Porcentaje de
Hombres
Ocupadas
en
Microempresas
Representatividad en Cargos
de Toma de
Decisin
Mujeres
y
Hombres
Profesionales
Constituye la estructura
profesional de gnero
municipal.
Determina el porcentaje de
niveles de instruccin de
las mujeres.
Denuncias por
Maltrato
ndice
de
Analfabetismo
Mide el porcentaje de
analfabetos en relacin con
la poblacin escolar.
Nivel
Educativo
Aplicacin de
Ley de Cuotas
Electorales.
Permite
conocer
el
cumplimiento de las cuotas
electorales.
137
Indicador
Relacin
Capacidad de
Financiamiento
del Plan de
Gobierno Local
Autonoma
Financiera
Autofinanciamiento
del
servicio.
Autosuficiencia
A = Ingresos
corrientes * 100
Autosuficiencia
Mnima
RM = Gastos en el personal/
Ingresos propios *100
Sostenibilidad
del Servicio
Reformas
Presupuestarias
RP = Monto de reformas
presupuestarias/ Presupuesto inicial
*100.
Recuperacin
de la Inversin
RI = Contribucin especial de
mejoras realizada en la gestin
/Inversin ejecutada.
propios/
Gastos
del
Manejo
de
Transferencias
Nacionales
15%,
Lmites
de
Endeudamiento
Capacidad
Pago de
Deuda
de
la
Supervit
Primario
Sobredimensionamiento
presupuestario
SP = Crditos presupuestales de
gastos aprobados el Concejo
Cantonal/ Presupuesto inicial de
gasto.
TP = Monto de los traspasos del
perodo / Total del presupuesto
inicial.
Traspasos
presupuestarios
Permite
conocer
el
porcentaje de reformas por
traspasos de crdito.
Indicador
Relacin
Nivel de
Eficacia de los
Ingresos
Tributarios
Variacin de
Recaudo de
Ingresos
Tributarios
Recaudacin de
Impuestos
Mide el porcentaje de
recaudacin tributaria en
relacin con los valores
estimados.
Permite conocer el nivel de
crecimiento
de
la
recaudacin tributaria.
ndice de
Ingresos
Tributarios
ndice de
Ingresos No
Tributarios
Mide la participacin de la
recaudacin de impuestos
en relacin con el total de
ingresos.
Mide la participacin
porcentual de los Ingresos
tributarios en relacin con
el total.
Mide la participacin
porcentual de los Ingresos
no tributarios en relacin
con el total.
139
ndice de
Emprstitos
IE = Emprstitos (Internos y
externos) / Total de Ingresos *100.
ndice de Venta
de Activos
Recaudacin de
Tasas
Tasa de evasin
de Impuestos
Es el porcentaje
contribuyentes que
pagaron impuestos.
Dependencia
Financiera de
Transferencias
del Gobierno.
Eficiencia
en
Recaudacin
Nivel
de
Exenciones
Tributarias.
Mide
el
nivel
de
dependencia financiera del
Municipio, respecto de las
transferencias
obtenidas
del Gobierno.
Mide
la
recaudacin
realizada en relacin con el
total de ttulos de crdito
emitidos.
Nos permite conocer el
porcentaje e contribuyentes
con exenciones tributarias.
Recaudacin en
Arrendamientos
Ingresos
capital
de
Tasas
de
Crecimiento de
Ingresos
Magnitud de la
Cartera
en
Mora
Eficiencia
en
recaudacin
Mide la participacin
porcentual
de
los
Emprstitos en relacin
con el total de ingresos.
Mide la participacin
porcentual de la venta de
activos en relacin con el
total de ingresos
Mide la recaudacin de
tasas en relacin con el
total de ingresos.
de
no
Mide el porcentaje de
recaudacin
por
arrendamientos en relacin
con el total de ingresos.
Permite
conocer
el
porcentaje de ingresos de
capital en relacin con el
total de ingresos.
Permite conocer el nivel de
crecimiento de los ingresos
de un perodo con respecto
a otro.
Nos permite conocer el
porcentaje de la cartera en
relacin con la emisin.
Permite conocer el nivel
ejecucin de los ingresos
municipales.
140
Ingresos
de
Financiamiento
IF = Fuentes de Financiamiento /
Total de ingresos * 100.
Autonoma
Ingresos
Corrientes
grupo
por
de
por
Ajuste al Valor
de la Propiedad
Cobertura del
Registro
de
Patente
Municipal,
Eficiencia
en
Emisin
Ttulos
de
Crdito
Capacidad
Sancionadora
en
Procesos
Coactivos.
Cobertura
de
Notificaciones
CN = Nmero de contribuyentes
notificados
/
Nmero
de
contribuyentes registrados.
Ingresos
Capital
Grupo
Indicador
Relacin
141
Porcentaje de
Programas
Presupuestarios
Inversin
Sector Urbano
Inversin por
Habitante
Eficacia de
Gastos
EG = Monto de ejecucin
presupuestaria de gastos (por grupo)
/Monto de egresos previstos.
ndice de
Gastos
Presupuestarios
por Grupo.
ndice de
Gastos
Presupuestarios
por Subgrupo.
Porcentaje de
Gasto en
OO.PP.
Inversin
Gasto total
Gasto Corriente
en la Inversin
Mide la participacin en la
programacin total del
gasto, de cada una de los
programas municipales.
Permite
conocer
el
porcentaje de inversin
realizada en el rea urbana
en relacin al total.
Es el nivel de inversin por
habitante del Cantn.
Es el porcentaje de
ejecucin presupuestaria
por grupo de gasto en
relacin con los montos
previstos.
Mide la incidencia o
participacin porcentual de
un grupo de gastos,
respecto del total.
Mide la incidencia o
participacin porcentual de
cada subgrupo de gastos,
respecto del total.
Mide la incidencia o
participacin porcentual de
los gastos en obra pblica,
respecto del total.
Permite conocer cual es la
inversin municipal en
relacin al gasto total.
Permite
conocer
el
porcentaje
de
gasto
corriente en la inversin.
Indicadores financieros:
Concepto
Capital de
Trabajo
Indicador
CT = Activo Corriente Pasivo
Corriente.
Relacin
Es lo que le queda ala
Entidad,
despus
de
cancelar los pasivos de
corto plazo.
142
Dependencia
Financiera
ndice
Solvencia
de
Grado
de GA = Recursos exigibles/ Total
Apalancamiento pasivo.
Es el porcentaje de las
obligaciones
deben
cumplirse en el corto
plazo.
Es la capacidad que tiene
la entidad de poder atender
sus pagos en el corto plazo.
Hace referencia a la
utilizacin de recursos
ajenos en la financiacin
de una entidad.
Considera no solo el
efectivo sino adems la
realizacin del inventario
para
cubrir
sus
obligaciones de corto
plazo.
Nos permite conocer la
movilidad del activo de
corto plazo.
ndice
Liquidez
de
IL
=
Efectivo
+
Invent.
Temporales/Pasivo Corriente
Movilidad
Activo
Circulante
del
Grado
Obligacin
de
Establece el nivel
endeudamiento
de
entidad.
Grado
de
Independencia
Financiera
Inversin
en
Activo Fijo
Establece
el
financiamiento
de
la
estructura econmica el
capital contable.
Establece el nivel de
inversin del activo fijo
con capital contable.
Prueba Acida
Liquidez
Activo
Corriente
LAC
=
Corriente
Rotacin
Cuentas
Cobrar
del
Inventarios/
Activo
de
la
Hace referencia a la
utilizacin
de
capital
contable en la financiacin
de la entidad.
Considera efectivo sin la
realizacin del inventario
para
cubrir
sus
obligaciones de corto
plazo.
Es la participacin de la
realizacin del inventario
en efectivo en relacin con
el activo corriente.
Es la rotacin de cuentas
por cobrar de ttulos de
crdito.
143
ndice
de
Endeudamiento
Perodo
de
Pago
a
Proveedores.
Nivel
de
Mecanizacin
NM = Valor de la Maquinaria y
equipo/ Actividad total.
Estado
del
Activo Fijo
EAF
=
Reparacin
Mantenimiento / Activo Fijo.
Incremento del
Activo Fijo
No permite medir la
capacidad
de
endeudamiento que tiene el
Municipio.
Es el nmero de das que
ofrecen los proveedores
para cumplir con los
pagos.
Nos permite medir el nivel
de mecanizacin municipal
en relacin con los
programas y actividades.
Nos permite medir los
costos de reparacin y
mantenimiento del activo
fijo.
Nos permite conocer el
grado de expansin en las
operaciones del activo fijo.
Indicadores sociales
Concepto
Indicador
Relacin
Tasa de
Mortalidad
Infantil
Desnutricin
Crnica
Es el porcentaje de nios
menores de cinco aos que
tienen retardo en su talla
respecto del total.
144
Es el porcentaje de hogares
dotados
de
servicio
higinico en relacin al
total.
Es el porcentaje de hogares
dotados de servicio de
infraestructura en relacin
al total.
Es el porcentaje de
viviendas no hacinadas en
relacin al total.
Viviendas con
Servicio
de
Electricidad
Es el porcentaje de hogares
con viviendas no hacinadas
en relacin al total.
Incidencia de la
Pobreza
Incidencia de la
Indigencia
ndice
Desarrollo
Social
de
La lnea de pobreza
equivale al costo de una
canasta de bienes y
servicios bsica.
La lnea de indigencia
equivale al costo de una
canasta
de
alimentos
nutricionales bsica.
Nos permite conocer cual
es el ndice de desarrollo
social del Cantn.
ndice
de
Necesidades
Bsicas
Insatisfechas
Es el porcentaje de
cumplimiento del ndice de
desarrollo social.
Hogares
con
Saneamiento
Adecuado
ndice
de
Infraestructura.
Viviendas sin
Hacinamiento
Calidad
145
Como ejemplos que reflejan este concepto podemos sealar; nmero de reclamos
sobre el total de casos atendidos, tiempos de espera en oficina de atencin de pblico
o velocidad de respuesta frente a solicitudes de la ciudadana entre otros:
Concepto
Indicador
Relacin
Calidad
del
Aire en las Vas
Modernizacin
de la Flota de
Buses
Proceso de
Servicios
PS = Procesos de servicios al
Cliente/Total de procesos
Personal
dedicado al
Servicio
Mide la cantidad
procesos del servicio
relacin con el total
procesos.
Mide la cantidad
personal dedicado a
servicios.
de
en
de
de
los
146
Capacitacin
del Personal de
Atencin
a
Clientes
Emisiones
Vehiculares de
los Autobuses
Porcentaje de personal
capacitado en trato a los
clientes.
Mide
las
emisiones
vehiculares en relacin con
los estndares ptimos.
Inversin
Servicios
Clientes
en
a
Vigilancia en
los Servicios
Porcentaje de inversin
servicios a clientes
relacin con el total
servicios otorgados.
Mide la cantidad
personal
dedicado
servicio de vigilancia.
Personal
Tercerizado en
el Servicio
Personal
Limpieza en
Servicios
Cliente.
Servicio
Vehculos
de
los
al
de
SV = Vehculos destinados al
servicio de trasporte/ Total
vehculos
en
en
de
de
al
Mide la cantidad de
personal
tercerizado
dedicado al servicio de
vigilancia.
Mide la cantidad de
personal
de
limpieza
dedicado al servicio del
cliente.
Mide la cantidad de
vehculos destinados al
servicio de los clientes
Vehculos
Contratados
Es el porcentaje de
vehculos contratados en
relacin al total.
Fotocopias
Necesarias
FN = Fotocopias necesarias /
fotocopias autorizadas
Reclamos
Atendidos
Es el porcentaje de
fotocopias necesarias en
relacin
con
las
autorizadas.
Nos permite conocer el
porcentaje de reclamos
atendidos.
Tiempo
de
Espera en el
Servicio
Atencin
Pblico
Es el porcentaje de
atencin diaria al pblico
en relacin con el total.
al
147
educacin ciudadana, que estimule el uso de las mismas, la insercin de las nuevas
tecnologas en el mbito institucional, en la vida comunitaria (parroquias) y el
desarrollo de un marco legal (Ordenanza) que permita institucionalizar esta poltica.
Dentro del ambiente organizacional, las TIC, son un conjunto formal de procesos
tecnolgicos que controla, elabora, recopila, ordena, trasmite y distribuye la
informacin necesaria para la entidades, para las actividades de direccin y control
con el fin de apoyar lo procesos de toma de decisiones que se precisan, para
desempear las funciones municipales.
Podemos decir que las TIC entendido como un sistema complejo, formado por los
subsistemas de informacin y comunicacin, estn establecidos para el servicio de la
organizacin y de sus objetivos, por lo tanto no son de ninguna manera
independientes de los objetivos institucionales.
Por otra parte, las TIC son totalmente dependientes de las estrategias de la
organizacin, pueden disearse despus o al mismo tiempo que las estrategias, en un
nivel pasivo o activo.
ESQUEMA DE TECNOLOGA
Aplicaciones
ERP
Aplicaciones
de
Usuario Final
150
Es importante conocer si la entidad esta trabajando con base de datos o con tablas
independientes, cuales son sus relaciones y cuales son sus riesgos de alteracin de
datos y fraude.
151
152
Entre los mejores estndares para mantener en una entidad una adecuada seguridad y
control de riesgos de la informacin tenemos:
ISO 17799
COBIT, emitido por ISACA (apunta a todos los riesgos)
Las ISO 17799, emitido por las ISACA son las normas de seguridad de la
informacin, mientras que el COBIT (Objetivos de control de informacin y
tecnologas relacionadas) desarrollado por el instituto IT Governance Institute (ITGI),
ha sido ms acogido por el IAI, desde el punto de de vista del control de la
informacin, debido a que se armoniza perfectamente con el COSO.
COBIT ha sido desarrollado como estndares generalmente aplicables y aceptados
para mejorar las prcticas de control y seguridad de las TI que provean un marco de
referencia para, gerentes, usuarios y auditores, para aumentar valor y reducir los
riesgos.
Al respecto, Erik Guldentops, consultor de gestin en Bruselas, Blgica, y miembro
del equipo de desarrollo COBIT seala que:
La nueva edicin de COBIT contiene prcticas y enlaces que dan
soporte a los requisitos de gobierno IT de ejecutivos y directivos,
enlazando tambin con las bases para satisfacer los requisitos ms
detallados de los responsables de la instalacin de la solucin y el
suministro del servicio. As se consigue dar un mayor soporte a la
optimizacin de las inversiones IT, asegurar la consolidacin de los
valores y mitigar el riesgo IT de forma transparente. 32
Por consiguiente, COBIT es una herramienta innovadora para el gobierno de TI que
ayuda a la gerencia a comprender y administrar los riesgos asociados con TI.
153
Eficacia
Personal
Instalaciones
Tecnologa
Sistemas de
aplicacin
Datos
Recursos
Confidencialidad
Integridad
Disponibilidad
Cumplimiento
Requerimientos
Eficiencia
Confiabilidad de la informacin
Monitoreo
Entrega y Soporte
Adquisicin e Implementacin
Planificacin y Organizacin
Fuente: Information systems audit and control association, Captulo, Ecuador, www.isaca.org.ec,
2006.
154
RECURSOS
RECURSOS DE
DETI
TI
DATOS
Sistemas
Sistemasde
de aplicacin
aplicacin
Tecnologa
Tecnologa
Instalaciones
Instalaciones
Personal
Personal
TECNOLOGA
Fuente: Information systems audit and control association, Captulo, Ecuador, www.isaca.org.ec,
2006.
Con el fin de proporcionar la informacin que la entidad necesita para alcanzar sus
objetivos, los recursos de TI deben ser administrados por un conjunto de procesos de
TI agrupados en forma natural.
El COBIT plantea 34 objetivos de control de alto nivel, uno para cada uno de los
procesos de TI, agrupados en cuatro dominios:
Planeacin y organizacin,
Adquisicin e implementacin,
Entrega y soporte (de servicio) y,
155
Monitoreo.
Esta estructura cubre todos los aspectos de informacin y de la tecnologa,
asegurando un sistema de control adecuado en la entidad, as como una gua de
auditora o de aseguramiento que permite la revisin de los procesos de TI contra
los objetivos de control recomendados por COBIT. A continuacin, detallamos en
que consiste cada uno de los dominios:
Planeacin y organizacin.- este dominio cubre la estrategia y las tcticas y se
refiere a la identificacin de la forma en que la TI, puede contribuir de la mejor
manera al logro de los objetivos de la entidad. Adems, la consecucin de la visin
estratgica necesita ser planeada, comunicada y administrada desde diferentes
perspectivas, debiendo establecerse una organizacin y una infraestructura
tecnolgica apropiadas.
156
Grfico 3.14
OBJETIVOS DE LA ENTIDAD
COBIT
M1 Monitorear los procesos
M2 Evaluar lo adecuado del
control interno
M3 Obtener aseguramiento
independiente
M4 Proporcionar auditoria
independiente
INFORMACIN
.
.
.
.
.
.
.
efectividad
eficiencia
confidencialidad
integridad
disponibilidad
cumplimiento
confiabilidad
MONITOREO
RECURSOS DE TI
PLANEACIN Y
ORGANIZACIN
. Base de datos
. sistemas de
aplicacin
. tecnologa
. instalaciones
. gente
ENTREGA Y
SOPORTE
DS1 Definir Niveles de Servicio
DS2 Administrar Servicios prestados por
Terceros
DS3 Administrar Desempeo y Capacidad
DS4 Asegurar Servicio Continuo
DS5 Garantizar la Seguridad de Sistemas
DS6 Identificar y asignar Costos
DS7 Educar y Entrenar a los Usuarios
DS8 Apoyar y asistir a los clientes de TI
DS9 Administrar la Configuracin
DS10 Administrar Problemas e Incidentes
DS11 Administrar Datos
DS12 Administrar Instalaciones
DS13 Administrar Operaciones
AQUISICIN E
IMPLEMENTACIN
Fuente: SEC, Information security inc, Education Center, Auditora de Sistemas basado en
enfoque COBIT, Training 2006.
Conocimiento preliminar
Planificacin
Ejecucin
Comunicacin de resultados y,
Seguimiento.
158
Grfico 3.15
Fase I.- Conocimiento Preliminar
- Revisin archivos papeles de trabajo, legislacin
y normatividad municipal.
- Anlisis organizacional y de la TIC.
- Evaluacin Preliminar del Sistema de Control
Interno.
- Anlisis PE, POA, Presupuesto
- Determinar indicadores
- Determinar el FODA, Porter, cadena de valor
- Definicin de objetivos y estrategia de auditoria
Memorando de
Planificacin
Programa de
Trabajo
Papeles de
Trabajo
Archivo
Borrador de
Informe
Conferencia
Final
Informe Final
Memorando de
antecedentes
Cronograma
Cumplimiento
Recomendaciones
Monitoreo
Mejoramiento
Determinacin
Responsabilidad
Encuesta post
Auditoria
159
CAPTULO IV
CONOCIMIENTO PRELIMINAR
4.1.- Introduccin
En esta fase, se considera cuales son sus objetivos, las principales actividades y
procedimientos que deben desarrollarse al inicio del proceso de la auditora de
gestin.
Esta fase tiene por objeto ubicar al Municipio, en su realidad presente y sus
proyecciones futuras. Se trata de obtener un conocimiento y comprensin de los
160
Fuerzas
Polticas
Fuerzas
Sociales
ENTORNO PROXIMO
Fuerzas
Econmicas
Competidores
Proveedore
MUNICIPIO
Sistema de Administracin
Cliente
Sistema de operacin
ANALISIS INTERNO
Fuerzas
Demogrfica
Fuerzas
Regulatoria
Fuerzas
Cientficas
Tecnolgicas
161
Grfico 4.2
ANLISIS ORGANIZACIONAL
CONOCIMIENTO Y
COMPRENSIN DE LA ENTIDAD
EVALUACION DEL
CONTROL INTERNO
Visin
Sistmica
Evaluacin de Riegos
Visin
Estratgica
Actividades de Control
Informacin y Comunicacin
Supervisin y Monitoreo
33
(2006) al
evaluacin
33
162
34
las
34
Normas ecuatorianas de auditora gubernamental, CGE, Acuerdo No. 019 CG, R.O. edicin
especial No. 6, del 10 de octubre de 2002.
164
funciones del personal vinculado con las reas especficas a evaluar; as como, si los
informes financieros y los reportes operacionales son adecuados para fines de
gestin y de control.
El estudio y evaluacin del control interno se realizar a base del objetivo general de
la auditora y los objetivos especficos del examen, los sistemas y procedimientos
vigentes para que la entidad ejecute sus actividades en forma eficiente, efectiva y
econmica, a fin de cumplir con las metas y objetivos planificados.
El auditor interno debe remitir el informe al Alcalde, sobre la evaluacin del control
interno durante la ejecucin de la auditora, a fin de permitir la aplicacin inmediata
de las recomendaciones.
La informacin y resultados que se obtengan en esta etapa, permitirn estructurar la
matriz del riesgo de las reas que definir el alcance de las pruebas a realizar.
Sin embargo, cabe sealar que con frecuencia puede aplicarse una combinacin de
todas o parte de las anteriores, cuyos ejemplos de aplicacin se detallan en el ltimo
punto de ste capitulo.
Grfico: 4.3
CUESTIONARIOS
DESCRIPTIVA
CONTROL
INTERNO
DIAGRAMA DE
FLUJO
166
Revisado por: .
167
Este mtodo por sus caractersticas indudablemente tiene ventajas frente a los
dems, por cuanto nos permite efectuar un relevamiento del control interno,
siguiendo una secuencia lgica y ordenada, permite ver en un solo plano el proceso
en su conjunto evidenciando de mejor manera sus debilidades y fortalezas,
facilitando enormemente la identificacin de falta de adecuados controles.
169
170
entidad, pues el relevamiento con solamente uno de dichos mtodos, con frecuencia resulta
insuficiente para poder confiar o no, plenamente en los controles.
A continuacin se sealan las principales ventajas y desventajas que tienen los mtodos
anteriormente sealados:
Cuadro: 4.2
Ventajas
Desventajas
Narrativas:
-
Flujo gramas:
-
Cuestionarios:
-
Es el ms utilizado
Facilita administracin del trabajo
Se detecta las deficiencias con mayor
rapidez
Es fcilmente entendible por los
auditores inexpertos.
Austeridad en tiempo y recursos.
Matrices:
- Permite detectar debilidades de control
interno.
- Relaciona a personas con procesos y
actividades.
Fuente: CGE, MAG, 2002, Acuerdo 031 CG, Corporacin Edi-baco, Pgs. 50, 51.
171
El auditor interno debe definir los objetivos de la auditora, para lo cual es menester
que identifique las reas a auditar y lo que se propone alcanzar. Es evidente que es
difcil cubrir todos los aspectos de gestin municipal, no obstante, debe expresar una
opinin sobre uno o ms aspectos de gestin.
La estrategia de auditora debe identificar: los riesgos que afronta el municipio, los
objetivos crticos de auditoria, una idea general del control interno, para confirmar la
factibilidad de un enfoque de auditoria basado en sistemas con respecto a las
172
El auditor interno no debe perder de vista en su examen, la evaluacin de las seis E`s,
lo cual le permitir no solo ser ms preciso en la seleccin de los componentes sino
tambin, manejar los conceptos claves para la elaboracin del memorando de
planificacin.
Una vez que el auditor interno establece las reas, operaciones, programas, proyectos
sectores o procesos considerados crticos, por medio de la revisin analtica, debe
determinar los ms convenientes para desarrollar la auditoria de gestin.
173
Grfico 4.4
IdentificacinComponentes
Componentes
Identificacin
11
Visin
Visin
Sistmica
Sistmica
22
PERDIDA DE CONTROL
PERDIDA DE CONTROL
Visin
Visin
Estratgica
Estratgica
INFORMACIN
INFORMACIN
Control
Control
Interno
Interno
Procedimientos
Procedimientos
analticos
analticos
33
Componentes
Componentes
Grafico: 4. 5
Planificacin de auditora
(Procedimientos Analticos)
Pruebas de Diagnstico
Criterio y
Ponderacin del
Auditor
Anlisis, comparaciones,
tendencias.
Espina de Pescado
Pruebas de Proceso
174
175
Grfico 4.6
P
R
O
V
E
E
D
O
R
E
S
USUARIOS
P
R
O
C
E
S
O
S
I
N
S
U
M
O
S
OBRAS Y
SERVICIOS
Ex
tr ceso
ns
ito de
pe
sa
do
Ca
lid
ad
de
m
at
er
ial
es
Pr
o
Pa blem
vim a
en s de
ta
ci
n
Deterioro de
vas recin
construidas
Ob
ra
ss
in
es
tu
di
os
Grfico 4.7
Prob. Presup.
Desconoc.
Personal
Baja Asig.
Presupuest.
Causa n-3
Contratistas
sin garanta
Causa n-n
176
COMPONENTES
Direccin de cultura
SUBCOMPONENTES
Biblioteca municipal
Recursos humanos
Relaciones pblicas
Control urbano
Direccin financiera
Obras publicas
178
CAPTULO V
PLANIFICACIN
5.1.- Introduccin
En esta fase, se determina cuales son sus objetivos, las principales actividades y
procedimientos que deben desarrollarse en la planificacin tales como la evaluacin
de sistema de control interno por cada componente, el anlisis y calificacin de los
riesgos, con el objeto de que el auditor pueda confiar o no en dichos controles, a base
del cual se elabora el memorando de planificacin, y la formulacin de los
programas de auditora por cada componente.
179
Para entrar en esta fase el equipo de auditores internos, debe haber determinado los
componentes; es decir, las reas, procesos y objetivos, como producto del anlisis
organizacional y diagnostico del entorno. Prcticamente, luego de este estudio
inicial, recin debera emitirse la Orden de Trabajo, es decir luego de que se ha
detectado el rea potencial de desviaciones.
En esta fase el auditor deber establecer con precisin los objetivos especficos y el
alcance del trabajo, considerando entre otros elementos, los indicadores de gestin de
la entidad, la formulacin de programas detallados para cada componente, la
180
Entre las principales actividades que deben cumplir los auditores internos en esta
fase, podemos mencionar las siguientes:
Anlisis y revisin de informacin y documentacin obtenida en la fase
anterior.
Evaluacin de control interno relacionada con el rea o componente objeto
del estudio que permitir acumular informacin sobre el funcionamiento de
los controles existentes, til para identificar los asuntos que requieran tiempo
y esfuerzas adicionales en la fase de Ejecucin.
A base de los resultados de la evaluacin del control interno los auditores
internos determinarn la naturaleza y alcance del examen, la estimacin de
los requerimientos de personal, programar su trabajo, preparar los programas
especficos de la siguiente fase, fijar los plazos para concluir la auditora y
presentar el informe.
La evaluacin implica la calificacin de los riesgos de auditora.
Los resultados obtenidos servirn para programar la auditora de gestin y
preparar un informe sobre el control interno.
A base de la etapa de conocimiento preliminar y planificacin el supervisor
conjuntamente con el jefe de equipo y dems integrantes del equipo
multidisciplinario, elaborarn el memorando de planificacin cuyo formato
se presenta en el ltimo punto de este captulo.
El supervisor con el jefe de equipo formularn los programas de auditora en
los que mnimo se incluyan objetivos especficos y procedimientos
especficos con la calificacin del riesgo de auditora, por cada uno de los
componentes, que den respuesta a la comprobacin de las 6 E.
La etapa de planeacion cierra con la preparacin y aprobacin de los
programas de auditora por cada componente.
35
Grfico 5.1
ALTO BAJO
BAJO
MEDIO
Riesgo de Control
ALTO BAJO
MEDIO
ALTO
MEDIO
35
Normas ecuatorianas de auditora gubernamental, CGE, Acuerdo No. 019 CG, R.O. edicin
especial No. 6, del 10 de octubre de 2002
182
Para calificar los riesgos por componentes, se prepararn matrices que contengan,
entre otros aspectos lo siguientes:
Componente analizado
Riesgos y su calificacin
Cuando realizamos la evaluacin del nivel de riesgo, conviene tener presente los
siguientes aspectos:
La importancia del componente
La importancia relativa de los factores de riesgo
La probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades.
El nivel de riesgo de auditora, puede medirse en cuatro grados, estos son:
183
Mnimo o no significativo
Bajo
Medio o moderado
Alto.
Por su puesto que al ser un proceso subjetivo, hay formas de disminuir esa
subjetividad, para lo cual suelen combinarse tres elementos:
La significatividad del componente
La inexistencia de factores de riesgo y su importancia relativa
La probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades bsicamente
obtenida del conocimiento y la experiencia anterior.
Cuadro 5.1
Nivel del
Riesgo
Significatividad
Factores de riesgo
Mnimo
No significativo
No existen
Bajo
Significativo
Medio
Muy significativo
Algunos pero
importantes
Existen algunos
Alto
Muy significativo
Varios
y
importantes
Probabilidad
de
ocurrencia de error.
Remota
poco
Improbable
Posible
son
Probable
Por consiguiente, si los controles vigentes son fuertes, el riesgo de que existan
errores o irregularidades no detectadas por los sistemas de control es mnimo, en
cambio si los controles son dbiles, el riesgo del control ser alto, o despus de
evaluarlos, concluye que no puede confiar en ellos, el riesgo de control debe fijarse
en su mximo nivel.
Si los controles son dbiles, el riesgo del control ser alto, pues los sistemas no sern
capaces de detectar los errores o irregularidades que pudieran suceder y la
informacin procesada tampoco ser confiable. Si el auditor decide que no evaluar
determinados controles, o despus de evaluarlos, concluye que no puede confiar en
ellos, el riesgo de control debe fijarse en su mximo nivel.
186
Todas y cada una de las conclusiones de una auditora de gestin, deben ser
elaboradas en relacin con los objetivos establecidos, expresando una opinin sobre
si la gestin del componente o rea examinada se alcanz o no en su totalidad,
relacionando con las seis E`s o una combinacin de las mismas, dependiendo de la
naturaleza de actividades en cada lnea de la investigacin.
Una vez definidos los objetivos de la auditora debemos estar claros sobre qu ser
incluido dentro del alcance del examen, es decir los lmites y temas a cubrir,
haciendo mencin relevante al factor tiempo. En este propsito el auditor interno
debe balancear las aplicaciones de economa, eficacia y eficiencia, calidad impacto,
etc. que sern puestas en la prctica de los programas y en qu medida se realizar la
revisin de las reas crticas y el periodo a cubrirse por la auditora.
Cabe sealar que por la diversidad de los temas sujetos a este tipo de auditora, es
muy probable que se requiera de la participacin de profesionales de varias
disciplinas acadmicas (Multidisciplinarias) que brinden puntos de vista diferentes,
en relacin con los aspectos objeto de estudio, y dada sus especialidades, realizar
anlisis mucho ms efectivos.
A base del tiempo asignado a la actividad (das /auditor) y a cada una de sus fases, y
las personas que lo ejecutarn, se preparar un cronograma o resumen de las
actividades a realizar, el cual deber ser aprobado por el Auditor General previo a la
etapa de ejecucin (control de calidad).
188
Grfico 5.2
Das / Hombre y
Disponibles
Riesgo de
auditora
Amplitud y
profundidad
del objetivo
Factor
Clave
Del
xito
Amplitud y
profundidad
del alcance
Supervisin
efectiva
Suficiencia de tiempo
en las fases de la
auditora
Planeaci
Planeacin
Programa por
Componente
Programa por
Componente
Programa por
Componente
Memorando de
Planeacin
Programa
de la
Auditora
Programa por
Componente
Programa por
Componente
Programa por
Componente
Fase de
Ejecucin
189
190
Grfico 5.4
Elementos de un
Programa de Auditoria
CAPTULO VI
EJECUCIN DE LA AUDITORA DE GESTIN
6.1.- Introduccin
Como ya hemos visto en los dos captulos anteriores, en las fases de conocimiento
preliminar y planificacin, se han obtenido resultados importantes, que son insumos
fundamentales para la el desarrollo de esta fase decisiva de ejecucin de la auditora
de gestin en el Municipio
En esta fase, se determina cuales son los objetivos que deben cumplirse, sus
principales actividades y procedimientos. Cabe sealar que esta fase dentro del
tiempo laborable til destinado a la auditora, normalmente supera el 50%.
192
El propsito de esta fase es poder cubrir todos los riesgos y lograr los objetivos,
identificando los pasos y mtodos requeridos para llevar a cabo la auditora,
debiendo incluir los recursos tcnicos, humanos y financieros necesarios para llevar a
cabo este proceso.
36
193
Memorando de Planificacin
Objetivo y alcance de la auditora.
Tiempos estimados, recursos de la auditoria, etc.
o Programas de auditora
Definicin de actividades por componente.
Objetivos especficos
Procedimientos, tcnicas, pruebas.
A base de dichos resultados, en esta etapa los auditores internos realizan las
siguientes actividades:
Se desarrollan los programas detallados y especficos para cada
componente aplicando pruebas de controles, analticas, de
cumplimiento y tcnicas de auditora tales como: inspeccin fsica,
observacin, clculo, indagacin, anlisis, etc.; adicionalmente
mediante la utilizacin de: estadsticas de las operaciones como base
para detectar tendencias, variaciones extraordinarias y otras
situaciones que por su importancia ameriten investigarse.
Se formulan o interpretan parmetros e indicadores de las seis Es
tanto reales como estndar, que pueden obtenerse de colegios
profesionales, publicaciones especializadas, entidades del sector,
organismos internacionales y otros.
Se prepara papeles de trabajo, que junto a la documentacin obtenida
en las etapas de conocimiento preliminar y planificacin; y,
aplicacin de los programas, contienen la evidencia suficiente,
competente y relevante.
Se evala la evidencia cualitativa o cuantitativa obtenida; de acuerdo
con los criterios previamente estipulados.
Desarrollo de hojas de hallazgos por componente a base de los cuales
se formularn los resultados para su comunicacin oportuna al
Alcalde y dems funcionarios municipales.
Finalmente, se define la estructura del informe de auditora, con la
necesaria referencia a los papeles de trabajo y a la hoja resumen de
comentarios, conclusiones y recomendaciones.
194
Cabe sealar, que en esta fase, el trabajo de los especialistas no auditores, debe realizarse
conforme a los objetivos de la planeacin; adems, es necesario, que el Jefe de Equipo
oriente y revise el trabajo para asegurar el cumplimiento de los programas y de los
objetivos previstos, as como se requiere que el trabajo sea debidamente supervisado.
6.4 Pruebas de auditora de gestin
A base de los resultados de la evaluacin del control interno, el auditor interno define,
prepara y ejecuta las pruebas de auditora. Estas pruebas, en definitiva, corresponden a
195
Para definir las pruebas de auditora, el auditor interno debe responder al menos a
tres preguntas:
o Qu tipo de pruebas?
o Cmo probar?
o Cunto probar?
Los procedimientos que pueden utilizarse para la aplicacin de esta clase de pruebas
son: indagaciones y opiniones de los funcionarios de la entidad, procedimientos de
diagnstico, observaciones, actualizacin de los sistemas y estudio, as como el
seguimiento de documentos relacionados con el flujo de las transacciones en un
sistema determinado.
Grfico 6.1
Pruebas de Control
Consisten en la combinacin de tcnicas
de obtencin de evidencia tales como:
Entrevistas,
Encuestas,
Cuestionarios,
Indagacin,
Observacin,
Rastreo
Inspeccin documental,
Puede involucrar otras tcnicas de
auditora
Pruebas sustantivas:
Se utilizan con mayor frecuencia en la auditora financiera. Proporcionan evidencia
directa sobre la validez de las transacciones y los saldos manifestados en los estados
financieros e incluyen, inspeccin de documentos de respaldo y de registros
contables, observacin fsica y confirmaciones de saldos.
197
Grfico 6.2
Pruebas
Pruebas Sustantivas
Sustantivas
Inspeccin fsica
Comparacin
Examen fsico
Clculo
Confirmacin
Observacin
Rastreo
Inspeccin documental
Fuente: elaborado por el autor.
Procedimientos Analticos
Toda la informacin recopilada con las pruebas de
control y sustantivas, deber ser analizada y
evaluada por el auditor con la aplicacin de
procedimientos analticos, lo anterior hasta el grado
de que pueda determinar problemas e inferir
desviaciones en los procesos y definir los hallazgos de
auditora
Pruebas de Control
Procedimientos
Analticos
Pruebas Sustantivas
198
Con toda la informacin recopilada con las pruebas de control y sustantivas, deber
ser analizada y evaluada por el auditor interno con la aplicacin de procedimientos
analticos, hasta el grado de que pueda determinar problemas e inferir desviaciones
en los procesos y definir los hallazgos de auditora.
Grfico 6.4
Procedimientos Analticos
Pruebas de Control
Pruebas Sustantivas
Benchmarking
Anlisis Estadstico
Anlisis, Regresin
y Correlacin
Anlisis CostoBeneficio
Simulacin y
Modelos
Anlisis
Comparativo con
Indicadores y
Ratios
199
Grfico 6.5
INSUMOS
P
R
O
C
E
S
O
S
M
E
T
A
S
PRODUCTO
USUARIO
Entorno
. Ciudadana
. Ambiente
ECONOMA
EFICACIA
EFICIENCIA
Pruebas de Proceso
insumo proceso - producto
OBJETIVOS
INSUMOS
P
R
O
C
E
S
O
S
PRODUCTOS
METAS
Metas
USUARIOS
ENTORNO
COMUNIDAD
AMBIENTE
Parmetros
Impacto
de
satisfaccin
200
Pruebas de control
Pruebas sustantivas
Entrevistas,
Encuestas,
cuestionarios,
Indagacin,
Observacin,
Rastreo
Inspeccin documental,
Otra
Comparacin
Clculo
Confirmacin
Inspeccin
Examen fsico
Rastreo
Procedimientos analticas
Benchmarking
Anlisis comparativo con el
uso de indicadores e ndices
Anlisis estadstico
Anlisis de regresin
Anlisis costo-beneficio
Simulacin y modelos
Mapeo de flujos de trabajo y
de comunicaciones
Prueba de procesos para
evaluar las seis E`s
Fase de Ejecuci
Ejecucin
Indicadores
Revisin
Analtica
Papeles de trabajo
Condicin
Estadstica
Comparaciones
Criterio
Hallazgo
Regresin
Causa
Efecto
Organizacin de la
Evidencia
Conclusiones
Costo - beneficio
Modelos
Hallazgo de Auditor
Auditora
Condicin
Efecto
Causa
Criterio
Fuente: elaborado por el autor.
202
El criterio.- son las normas o parmetros con los cuales el auditor mide la condicin,
es decir son las unidades de medida que permiten la evaluacin de la condicin
actual. Entre los principales criterios tpicos tenemos:
Causa
Conclusiones
Condicin
Efecto
Recomendaciones
Desarrollo de la causa hasta
el punto que su correccin
soluciones o prevenga la
recurrencia de un hallazgo
negativo
Criterio
Fuente: www.olacefs.org.pa, Taller de auditora de gestin, BID-GAO-IDI-OLACEFS, edicin
mayo 2003.
La evaluacin de los hallazgos, conlleva que la causa debe ser desarrollada hasta el
punto que su correccin solucione o prevenga la recurrencia de un hallazgo negativo,
o fortalezca las acciones municipales respecto a determinadas operaciones.
Por otra parte, los efectos deben desarrollarse al punto que justifique la
recomendacin. El anlisis de causa y efecto puede ser til en reunir partes y hacer
que haya sentido en consideracin a una serie de observaciones aleatorias. Las
cadenas de causa y efecto tienden a confundirse y unirse haciendo difcil el
establecimiento de relaciones claras.
205
Cuadro 6.2
Atributo
Condicin
Descripcin
Situaciones actuales encontradas.
Significado
Lo que es
Criterio
Razones
de
la
desviacin, Por qu sucede
determinar por qu la condicin no
cumple con el criterio.
Causa
La
consecuencia
por no cumplir el
Determinar los resultados de las criterio
consecuencias de la condicin al no
cumplir con el criterio.
Efecto
206
I. MUNICIPALIDAD DE CUENCA
INGRESOS PRESUPUESTADOS CODIFICADOS Y DEVENGADOS
A NIVEL DE GRUPOS
INGRESOS
ASIGANA.
INICIAL
PRESUPUES.
CODIFICADO
RECAUDACI.
ACUMULADA
CORRIENTES
15.913.569
22%
15.913.669
22%
20.634.501
29%
DE CAPITAL
22.641.040
31%
22.641.040
31%
19.607.425
28%
DE FINANCIAMIEN.
34.062.286
47%
34.062.286
47%
30.896.811
43%
T O T A L:
72.616.896
100%
72.616.995
100%
71.138.737
100%
207
35.000.000
30.000.000
25.000.000
20.000.000
15.000.000
10.000.000
RECAUDACI. ACUMULADA
5.000.000
PRESUPUES. CODIFICADO
ASIGANA. INICIAL
ASIGNACIN
INICIAL
GASTOS
CODIFICADOS
GASTOS
DEVENGADOS
CORRIENTES
12.958.754
18% 13.382.705
18%
11.753.925
21%
DE INVERSIN
51.642.506
71% 51.665.454
71%
39.742.176
70%
3.070.180
4% 3.073.280
6%
422.351
1%
4.945.456
7% 4.495.456
100%
5.140.762
9%
72.616.897
100% 72.616.895
196%
57.059.214
100%
DE CAPITAL
APLICACIN
FINANCIA.
TOTAL
208
60.000.000
50.000.000
40.000.000
30.000.000
20.000.000
APLICACION FINANCIA.
10.000.000
DE CAPITAL
DE INVERSION
INICIAL
ASIGNACION CODIFICADOS
EJECUTADOS
GASTOS
GASTOS
CORRIENTES
Concepto
Indicador
Clculo
Eficiencia de
Recaudacin
Eficiencia
Ingresos
Corrientes
en
Eficiencia en
Ingresos
de
capital.
Eficiencia en
Ingresos
de
Financiamiento
Eficiencia
gastos
en
209
Eficiencia
Gastos
Corrientes
Eficacia en
Gastos
de
Capital.
Eficacia en
Gastos
de
Inversin.
Eficacia en
Gastos
de
financiamiento.
Interpretacin de indicadores
La municipalidad, de acuerdo con el presupuesto inicial del perodo, estim sus
ingresos en US $72.616.896, realizando traspasos de crdito fundamentalmente
entre partidas de gasto corriente y del programa servicio de la deuda por un
monto de US $ 6.166. 430; ajustes que no incidieron en el monto total del
presupuesto, obtenindose un presupuesto codificado de US $ 72.616.995; de
los cuales se devengaron US $ 71.138.537.
210
Por otro lado, la aplicacin del financiamiento que incluye partidas para el servicio de
la deuda, se deveng con valores por encima de los montos codificados en un 14%,
obtenindose saldos negativos, lo cual revela la falta de asignacin de partidas
presupuestarias, con valores suficientes para cubrir las obligaciones de la
municipalidad.
Asimismo, con la informacin referente a los ingresos y gastos corrientes del periodo,
se obtuvo lo siguiente:
Ingresos de autogestin
- Gastos corrientes
= Supervit de autogestin
+ Transferencias corrientes del
Gobierno nacional
= Supervit corriente
US $ 19.410.209,30
11.753.925,58
7.656.283,72
1.222.694,19
-------------------US $ 8.878.977,91
============
Concepto
Indicador
Clculo
ndice
de
Autosuficiencia
Dependencia
Financiera
Autonoma
Financiera
Autosuficiencia
Mnima.
Autosuficiencia
en personal.
Solvencia
Financiera
con una adecuada estructura financiera que genere recursos propios para privilegiar
la consecucin de obras y servicios en beneficio de la comunidad.
214
CAPTULO VII
COMUNICACIN DE RESULTADOS
7.1 Introduccin
En el desarrollo de este captulo, se establece cuales son los objetivos de la fase, sus
principales actividades, se analiza el informe de auditora, sus caractersticas y
estructura, el cronograma de cumplimiento de las recomendaciones, la sntesis del
informe, as como el trmite que debe darse a la CGE.
Asimismo, se incluyen grficos construidos por el autor de este trabajo, para una
mejor compresin de los temas tratados.
o Papeles de trabajo.
El propsito de esta fase es poder comunicar a los ejecutivos municipales, los
resultados encontrados, y coadyuvar a la implantacin de un plan de accin
correctiva, que permita mejoras en las seis Es.
Adems de los informes parciales que puedan emitirse, tales como el relativo al
control interno, en la auditora de gestin debe prepararse un informe final, en el
mismo que no slo se revelar las deficiencias existentes como se lo haca en la
auditoria financiera, sino que tambin, contendr los hallazgos positivos; tales como
las causas, efectos y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia,
economa, tica, ecologa, equidad en la gestin y uso de recursos de la
municipalidad.
Esqueleto del
informe
Hallazgos
Conclusiones
Borrador Informe
Recomendaciones
Conferencia Final
(Lectura Borrador)
Informe final
217
Se seala tambin que las discrepancias y opiniones divergentes entre los auditores
gubernamentales y los servidores
relacionados, sern resueltas,
Por lo que los resultados provisionales de cada parte de la auditora de gestin darn
a conocer tan pronto como se concreten, con la siguiente finalidad:
Ofrecer la oportunidad para que se presenten justificativos debidamente
fundamentados;
Hacer posible que los auditores dispongan durante el desarrollo del trabajo
de campo, de toda la documentacin y evidencia relacionadas con el examen;
Posibilitar que se presente informacin o evidencia adicional, en los trminos
y plazos establecidos en el Reglamento a la LOCGE.
Facilitar la implantacin de las recomendaciones que, de conformidad con
el artculo 92 de la LOCGE deben ser aplicadas de manera inmediata y
con carcter obligatorio por parte del Alcalde y funcionarios responsables.
218
De ser necesario se podr realizar una o varias conferencias finales, con una, o con
un grupo de personas, para que conozcan los resultados vinculados con los perodos
de actuacin.
se
considere
necesaria, que entre otros aspectos se referir al lugar, fecha, hora, documento con
219
funcionarios municipales durante todas las etapas del proceso de auditora de gestin,
a travs de discusiones orales, cartas, exposiciones de hechos, u otros medios
apropiados; para atraer tan pronto como sea posible su atencin sobre reas de inters
y para obtener su conformidad a tiempo sobre el contenido del informe.
Se debe tener en cuenta hasta el mximo posible, las opiniones entregadas por los
funcionarios de la entidad sobre el informe final. Todos los dems hallazgos
significativos deben ser incluidos en los informes escritos.
Los asuntos incluidos en todo informe deben ser de la suficiente importancia como
para justificar que se los informe y para merecer la atencin de aquellos a quienes
van dirigidos. La utilidad y por lo tanto la efectividad del informe disminuye con la
inclusin de asuntos de poca importancia, porque ellos tienden a distraer la atencin
del lector de los asuntos realmente importantes que se informan.
Grfico 7.2
Significacin.
Utilidad y oportunidad.
Exactitud y beneficios de la informacin sustentatoria.
Calidad de convincente.
Objetividad y perspectiva.
Concisin.
Claridad y simplicidad.
Tono constructivo.
Organizacin de los contenidos del informe.
Positivismo.
El informe debe ser escrito de tal forma que sea claro a cualquier persona bien
informada y razonablemente inteligente. La oportunidad y utilidad son esenciales
para informar con efectividad. Los problemas que afectan la oportunidad del informe
generalmente se originan en las fases de planeamiento, administracin y ejecucin
del trabajo.
Los hallazgos deben ser presentados de una manera convincente y las conclusiones y
recomendaciones deben inferirse lgicamente de los hechos presentados. Los datos
incluidos en el informe deben ser suficientes para convencer a los lectores de la
importancia de los hallazgos, conclusiones y la conveniencia de aceptar las
recomendaciones.
Cada informe debe presentar los hallazgos de una manera objetiva y clara e incluir
suficiente informacin sobre el asunto principal de manera que proporcione a los
lectores una perspectiva adecuada. El objetivo es entregar informes que sean reales,
que no conduzcan a error y que a la vez hagan nfasis especial en los asuntos que
necesitan atencin.
Para que el informe se comunique con efectividad debe presentarse tan claro y
simple como sea posible. Tambin es importante la claridad porque la informacin
contenida en el informe puede ser usada por terceros interesados.
222
Para que haya claridad es necesaria una organizacin adecuada del material de
informacin y precisin en el detalle de los hechos, en su anlisis y emisin de
conclusiones. Se deben usar ayudas visuales (dibujos, fotografas, cartas grficas,
mapas, etc.) para que el informe sea ms comprensible y por lo tanto ms til.
Aunque el informe debe ser conciso, debe recordarse que la brevedad no siempre es
una virtud, el informe debe contener informacin suficiente sobre los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones para promover un entendimiento adecuado de los
asuntos informados. Los informes deben cubrir todos los asuntos establecidos por ley
y deben incluir tanta informacin como sea necesaria para mantener al lector
adecuadamente informado de los resultados del trabajo de auditora.
El tono del informe debe estar dirigido a provocar una reaccin de aceptacin de los
comentarios, conclusiones y recomendaciones. Los ttulos, captulos y contenido
general del informe deben ser enunciados en trminos constructivos.
Aunque los hallazgos se presentan en trminos claros, debe tener presente que el
objetivo es lograr una reaccin favorable y que sta se puede lograr con eficiencia
evitando el lenguaje que genera innecesariamente defensa y oposicin.
Consecuentemente, el informe de auditoria de gestin debe estar dado en la
necesidad de mejoras ms que en la crtica.
Las conclusiones se elaboran en relacin con los objetivos de la auditora. Tanto los
resultados o hallazgos, como las conclusiones preliminares, deben estar probados con
223
Conclusiones de la Auditora
Apropiadas
Discutidas con
la administracin
Especficas y
muy lgicas
Probadas o sustentadas
en evidencia
Aprobadas por el
Auditor General
Derivadas de los
Hallazgos
Fuente: www.olacefs.org.pa, Taller de auditora de gestin, BID-GAO-IDI-OLACEFS, edicin
mayo 2003.
Deben ser especficas, su fuerza depende de la evidencia que apoya los resultados y
de la lgica usada para formularlas.
la
La estructura del informe de la auditoria de gestin que debe ser emitido por la UAI
del municipio es la siguiente:
1. Cartula
2. ndice, Siglas y abreviaturas
3. Carta de presentacin
4. Captulo I: Enfoque de la auditoria
5. Captulo II: Informacin de la entidad
6. Captulo III: Resultados generales
7. Captulo IV: Resultados especficos por componente
8. Captulo V: Anexos y apndice
9. Anexos
225
Siglas y abreviaturas utilizadas.- se debe incluir una lista del significado de las
abreviaturas y siglas usadas en el informe. No se debe considerar abreviaturas de uso
corriente, sino aquellas pertinentes al contenido del informe.
Carta de presentacin del informe.- esta comunicacin sirve para presentar
personalmente el informe de la auditoria de gestin al Alcalde y Miembros del I.
Concejo Cantonal. La carta de presentacin deber contener:
Ttulo
Destinatario
Alcance del trabajo
La declaracin de que la auditoria de gestin se condujo de
conformidad
con
las
Normas
Ecuatorianas
de
Auditora
Gubernamental.
Firma del Auditor General
Lugar y fecha de emisin
Captulo I: Enfoque de la auditora.- En este captulo se har constar los datos ms
importantes acerca del motivo, alcance y naturaleza de la auditora de gestin, el
enfoque
Financiamiento
Funcionarios principales
228
Una vez cumplida la diligencia de lectura del borrador del informe, sucrito el acta y
el cronograma de cumplimiento de recomendaciones, transcurrido los 5 das
laborables posteriores a la conferencia final, conforme lo seala el Reglamento a la
LOCGE, el informe ser suscrito por el Auditor General y remitido en un plazo
mximo de 30 das a la CGE y a las autoridades municipales para el cumplimiento de
las recomendaciones.
229
el
Una vez aprobado el informe y con el objeto de dar cumplimiento con la Ley de
Transparencia de la Informacin Pblica los informes de auditora, una vez
aprobados por la CGE. debern ser publicados en la pagina WEB del Municipio.
7.10.- Principales modelos y formatos de aplicacin de la fase
Modelo de convocatoria a conferencia final. Anexo 34
Modelo de la cartula del informe final. Anexo 35
Modelo de carta de presentacin del informe. Anexo 36
Modelo de acta de comunicacin de resultados y conferencia final. Anexo 37
Resumen de documentos de notificacin, convocatoria y acta. Anexo 38
Modelo de control del informe. Anexo 39
Modelo de sntesis del informe. Anexo 40
Modelo de cronograma de cumplimiento de aplicacin de recomendaciones.
Anexo No. 41
Modelo Resumen de responsabilidades. Anexo No. 42
230
CAPTULO VIII
SEGUIMIENTO
8.1.- Introduccin
En el desarrollo de este etapa, se analiza cuales son sus objetivos, las principales
actividades y procedimientos que los auditores internos deben efectuar, con la
elaboracin de grficos desarrollados por el autor para una mejor compresin de los
temas tratados.
231
Grfico 8.1
SEGUIMIENTO
Verificar el cumplimiento
del cronograma de las
recomendaciones de acuerdo
con los plazos acordados.
OBJETIVO
Verificar que se hayan
elevado los niveles de
eficiencia, eficacia economa
y el mejoramiento municipal.
contribuir a fortalecer
232
Grfico: 8.2
Seguimiento
De la Fase de
Ejecucin
Informe
Plan de
Mejoramiento
UAI
Municipio,
Programa,
Proyecto,
rea auditada
Respuesta
Seguimiento
UAI
Respuesta
Designa Auditores
Elabora y ejecuta programa
Municipio,
Programa,
Proyecto,
rea auditada
Informe de Seguimiento
233
Los auditores internos encargados del seguimiento prepararn un informe con los
resultados del seguimiento con sus respectivas conclusiones y recomendaciones, y
sometido a conocimiento del Auditor General con la finalidad de comunicar al
Alcalde y Directores municipales.
Finalmente, es importante que la UAI, evalu las limitaciones encontradas en: los
miembros del equipo que ejecutaron la auditora, resultados obtenidos y otras
situaciones especficas que ameriten la adecuacin o desarrollo de procesos
234
especficos.
Los
resultados
de
este
anlisis
evaluacin
servirn
de
235
CAPTULO IX
DETERMINACIN Y TRMITE DE RESPONSABILIDADES DE
AUDITORA
9.1.- Introduccin
Este captulo contiene una anlisis del fundamento jurdico de las responsabilidades
previsto en la Constitucin, en la LOCGE y en el Reglamento de responsabilidades,
los tipos de responsabilidades, los procedimientos y trmites administrativos, la
emisin de ttulos de crdito para el cobro de las responsabilidades que derivan en
perjuicios econmicos, y la formulacin del memorando de antecedentes, con citas
del marco legal que permiten su aplicacin.
El MAG emitido por la CGE (2002) establece que una vez concluida la auditora de
gestin:
CGE, MAG, 2002, Acuerdo 031 CG, Corporacin Edi-baco, Pg. 235.
236
Consecuentemente,
la
CGE
tiene
la
potestad
exclusiva
para
determinar
Constitucin Poltica del Estado, R.O. No. 449 del 20 de octubre de 2008, Ttulo IV, Cap.VII.
Constitucin Poltica del Estado, R.O. No. 449 del 20 de octubre de 2008, Ttulo IV, Cap.V.
237
Los servidores municipales desde el momento mismo que se posesionan en sus cargos,
asumen obligaciones legales, cuyo incumplimiento acarrea responsabilidades. Por lo
tanto, las conclusiones del informe de auditora pueden dar origen a la determinacin de
responsabilidades, por el ejercicio de las actividades administrativas - financieras. La
responsabilidad tiene origen en la accin u omisin en que incurren los servidores
pblicos en el desempeo de un cargo.
Mientras que la omisin consiste en dejar de hacer algo que el servidor municipal est
obligado por la Ley, la distribucin de funciones, las estipulaciones contractuales,
pudiendo la omisin ser intencional o culposa. La primera es aquella que se produce
cuando existe el designio de obtener un resultado daoso, en tanto que la omisin
culposa es equiparable con la culpa leve prevista en el Cdigo Civil que consiste en la
falta de diligencia y cuidado que los hombres emplean en sus negocios propios.
239
de la auditora
gubernamental,
indicios
de
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Ley 2004-34, R.O. No. 337 del 18 de mayo de
2004, Titulo II, Cap. 5, Seccin 1.
240
241
Las sanciones administrativas son correctivas, porque se aplican luego de agotar las
instancias normales del ejercicio de control, para reprimir la inobservancia e
incumplimiento de la ley; son preventivas porque intimidan a los infractores y son
disuasivas porque restringen las conductas ilcitas que impiden el buen desempeo de
los servidores pblicos.
con
242
Las
sanciones
se
impondrn
gradundolas
Cabe sealar que la ley determina que las sanciones sern impuestas y ejecutadas por
la CGE. cuando el Alcalde o Concejo Cantonal, segn sea el caso, haya dejado de
hacerlo o cuando se hubieren constituido en sujetos pasivos de la sancin, o cuando
deba imponrselas a personas de derecho privado o a terceros.
243
Esta accin, debe aplicarse a cualquier servidor municipal que ocasione el perjuicio
econmico y a las personas naturales o jurdicas de derecho privado en los trminos
establecidos en los incisos 1, 2 y 3 del artculo 53 de la LOCGE. Respecto de
terceros, vinculados con la municipalidad la responsabilidad civil culposa podra ser
establecida contra ellos, en forma solidaria con los servidores municipales que
motivaron el perjuicio.
244
De acuerdo con el sujeto de la responsabilidad mediante glosa, esta puede ser puede
ser directa cuando el perjuicio lo realiz una sola persona, y solidaria cuando recae
sobre dos o ms personas, es decir existe colaboracin en los hechos que generan la
responsabilidad civil.
Entre las principales causas que pueden generar una glosa tenemos:
Pagos injustificados que disminuyen los recursos financieros municipales.
Faltantes, desaparicin o mal estado de conservacin de suministros, materiales,
inmovilizada material e inmaterial, entre otros activos municipales.
Pago de remuneraciones sin observar lo previsto en la ley.
Anticipos de sueldos y jornales a empleados y trabajadores, no cobrados.
Impuestos, tasas y contribucin especial de mejoras no recaudados o prescritos
No cobrar tributos oportunamente, a pesar de existir el derecho legal.
Pago de intereses y multas por falta de pago oportuno y negligencia del servidor
municipal.
Contratos incumplidos total o parcialmente de obras y servicios o mal
ejecutados.
La Orden de Reintegro.- es el requerimiento de pago inmediato que realiza el CGE.
por un desembolso indebido de recursos financieros, efectuados por error y sin
fundamento legal ni contractual.
246
Cuadro 9.1
CASOS
GLOSA
ORDEN DE REINTEGRO
Fundamento
Egreso Injustificado
Desembolso Indebido
Recursos
Materiales, financieros
Financieros
Forma
Glosa
Oficio
Anlisis
Anlisis razonable
Procedencia
Es discutible la culpabilidad de
los sujetos responsables
La evidencia es definitiva
Notificacin y resolucin
Retencin y
Compensacin
No
Si
Intereses
Procedimiento
Es importante sealar que los delitos para ser considerados como tales deben
contener los siguientes requisitos:
247
Cabe indicar, que los indicios de responsabilidad penal, adems de originar la accin
penal correspondiente, da lugar a la indemnizacin del perjuicio econmico causado.
Pueden ser sujetos de indicios de responsabilidad penal, los servidores pblicos, las
personas encargadas de un servicio pblico; y, tambin personas extraas al referido
servicio, que incurran en delitos contra la administracin pblica.
248
Entre los principales hechos que generan indicios de responsabilidad penal tenemos:
Apropiacin en beneficio personal de bienes materiales, inmateriales y recursos
financieros que se encontraban bajo su custodio
Falsificacin de cheques, adulteracin de registros y asientos contables,
forjamiento de documentos, etc., con el propsito de apropiarse de los recursos.
Utilizacin dolosa de dineros pblicos,
Abuso de fondos y bienes pblicos; y,
Suplantacin de firmas y de personas.
Como sealamos anteriormente, el origen de indicio de responsabilidad penal es el
delito, pudiendo ser de dos tipos:
Delito de peculado
Otros delitos
El delito de peculado.- es el abuso, la sustraccin o apropiacin de fondos pblicos,
por parte de quien est encargado de su custodia. Consecuentemente, para que exista
peculado, se debe reunir las siguientes caractersticas:
249
Otros delitos.- son aquellos que se encuentran previstos en el Art. 257 del Cdigo
Penal, y se establecen como resultado de las auditorias. En los indicios del
cometimiento de otros delitos, debe efectuarse la denuncia correspondiente al
Ministerio Pblico en cumplimiento a lo previsto en los Arts. 65, 39 inciso 2, 17, 66,
67 y 68 de la LOCGE.
250
Cabe sealar que para la formulacin y tramitacin del acta no se requerir que
previamente se haya presentado el informe del examen practicado. El servidor
pblico que intervenga en la diligencia, en forma previa a la formulacin del acta,
requerir al presunto responsable del faltante, la reposicin inmediata del valor. Si se
realiza la reposicin, se dejar constancia de ello en el informe, caso contrario
251
A base del acta o del informe remitido por el Auditor General, el Alcalde y el
Procurador Sindico, formular la denuncia correspondiente contra el presunto
responsable, y remitir oportunamente a la CGE los documentos pertinentes para dar
252
Para tramitar el memorando de antecedentes, ste debe ser preparado por el Jefe de
equipo, revisado por el Supervisor y suscrito por el Auditor General.
La notificacin del ttulo de crdito, el Tesorero lo realizar una vez emitido el ttulo
de crdito. El notificador municipal, proceder a notificar al deudor mediante boleta,
concedindole el trmino de ocho das para que proceda a cancelar la obligacin.
257
BIBLIOGRAFA
Constitucin Poltica del Estado, R.O. No. 449 del 20 de octubre de 2008.
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Ley 2004-34, R.O. No.
337 del 18 de mayo de 2004.
INSTITUTO
DE
AUDITORES
INTERNOS,
Primer
Encuentro
259
A N E X O No. 1
NOMBRES
CARGO
PROFESION
NUMERO
DIAS/HOMBRE
D/H
DIAS/HOMBRES DISPONIBLES
Jefe de la Unidad
Auditores Supervisores
Auditores Jefes de Equipos/Operativos
TOTAL DIAS/HOMBRE (D/H)
AOS DE EXPERIENCIA EN
AUDITORIA
SECTOR
EN LA UAI
PUBLICO
2.5
2.4
2.3
2.2
2.1
1.4
1.3
1.2
1.1
No.
IMPREVISTOS (Global)
EXAMENES DE ARRASTRE
EXAMINADO
AREA O RUBRO
DESDE
HASTA
PERIODO
LUGAR
DIAS
LAB.
TIPO
CONTROL
SUP.
J.EQ.
N PERSONAL
OPER.
SUP.
A N E X O No. 2
OPER.
TOTAL D/H
SUBTOTAL IMPREVISTOS
J.EQ.
DIAS HOMBRE
615
TOTAL
INICIO
TERMINO
FECHAS ESTIMADAS
A N E X O No. 3
COORDINADOR DE AUDITORIAS
INTERNAS
ACCIONES COMPLEMENTARIAS
3..1
VERIFICACIONES PRELIMINARES
3.2.1
3.2.2.
ACCIONES COMPLEMENTARIAS
3.2.
3.1.2
3.1.1
IMPREVISTOS
EXAMENES DE ARRASTRE
3.
2.4
2.5
2.3
2.2
2.1
2.
1.3
1.2
1.1
1.
No.
PERIODO:
DISTRIBUCION DE
TIEMPO (%)
TOTAL GENERAL
SUBOTAL IMPREVISTOS
SUBTOTAL
SUBTOTAL
SUBTOTAL
PLANIFICACION
SUBTOTAL ARRASTRES
AREA RUBRO
EXAMINADO
PLAN
TOTAL D/H
(PLAN)
EVALUACION
TOTAL D/H
(EJECUCION)
DIFERENCIA
PROMEDIO %
PROMEDIO %
PROMEDIO %
PROMEDIO %
PROMEDIO %
ESTADO DE
AVANCE
AVANCE
%
A N E X O No. 4
No. OFICIO
RECOMENDACIN:
CALIFICACION
PROMEDIO
INDICADOR DE CALIDAD
INDICADOR DE EFICACIA
FECHA
ENVIO A LA CGE
No.
INFORME
CALIDAD
(DCAI)
ANEXO No. 5
ORDEN DE TRABAJO PROVISIONAL
OFICIO: __________
ORDEN DE TRABAJO No. _____
FECHA: Cuenca, ______________
Seores
SUPERVISOR DEL EQUIPO
JEFE DE EQUIPO
AUDITOR
Ciudad
De mis consideraciones:
De conformidad con el Plan de Actividades de la Unidad de Auditoria Interna para el
presente ao, dispongo a ustedes la realizacin de la Auditoria a la Gestin
de, de la Municipalidad de Cuenca.
El alcance del examen cubre los ltimos seis meses y se relaciona con el clima
organizacional (factores internos) y el anlisis del entorno (factores externos) del
componente recursos humanos. As como tambin el conocimiento general del
proceso administrativo, el cumplimiento de disposiciones legales, la misin, visin,
objetivos, metas, estrategias, polticas y acciones realizadas por la Entidad, la
evolucin preliminar del sistema de control interno y la determinacin de
componentes a base de la los objetivos y enfoque de la auditoria.
De acuerdo al cronograma de actividades, el examen se ha previsto un tiempo de
duracin de 60 das laborables.
El producto a obtenerse en esta fase, es realizar un conocimiento general y un
diagnstico de la Entidad, determinando las reas de resultado clave (ARC), a base
del cual se emitir un reporte de avance de esta primera etapa.
Atentamente,
AUDITOR GENERAL
ANEXO No. 6
NOTIFICACION INICIO DE UNA AUDITORIA AL ALCALDE
Oficio No.
Seccin:
Asunto:
(unidad de control)
Notificacin inicio de examen
Seor
..
ALCALDE DE CUENCA
Presente
De mi consideracin:
AUDITOR GENERAL
ANEXO No. 7
NOTIFICACION INICIO DE UNA AUDITORIA A LOS DIGNATARIOS,
FUNCIONARIOS, SERVIDORES Y DEMAS PERSONAS VINCULADAS
CON EL EXAMEN.
Oficio No.
Seccin:
Asunto:
Unidad de Control
Notificacin inicio de examen
Cuenca,
De mi consideracin:
De conformidad con lo dispuesto en los artculos 90 de la Ley Orgnica de la
Contralora General del Estado y 21 de su reglamento, notifico a usted, que la
Unidad de Auditora Interna del Municipio de Cuenca, iniciar el examen especial a
(nombre de la cuenta, entidad, programa, proyecto, rubro, proceso, actividad, rea,
etc.), por el perodo comprendido entre el AAAA-MM-DD y AAAA-MM-DD.
Los objetivos generales del examen son:
-------------------------------------------------------------------------------------------------------Agradecer enviar respuesta sealando nombres y apellidos completos, nmero de
ciudadana, direccin domiciliaria y nmero de telfono, cargo y perodo de gestin,
a nuestra oficina ubicada (lugar donde se encuentra realizando las labores de control
la Unidad de Auditora Interna) en la calle.. No. .
Atentamente,
ANEXO No. 8
, que
la Unidad de Auditoria Interna del Municipio de Cuenca viene realizando, una Auditoria
de gestin a por el perodo comprendido entre el
de del .y el de .. del . Particular que le (s)
comunicamos con el objeto de que nos proporcione los elementos de juicio que estime
del caso, y ejerza los derechos que la ley le otorga.
Atentamente,
AUDITOR GENERAL
ANEXO No. 9
NOMBRE
CEDULA
IDENT.
INGRESO
SALIDA
DIRECCION CARGO
DOMICILIA. DESEMPEA.
ANEXO No. 10
VISITA PREVIA
a)
b)
Materiales:..
2) Tiempo estimado:
calendario:.
a) Das
b) Das laborables
ANEXO No. 11
DIAGNOSTICO FODA AMBIENTAL
COMPONENTE: Municipio de Cuenca
FACTORES INTERNOS
FACTORES EXTERNOS
Fortalezas
Debilidades
* Importantes recursos
* Falta formacin *
*
*
*
*
ambiental
en
colegios
universidades.
Manejo
inadecuado
de
las
cuencas
hidrogrficas del
cantn.
Baja capacidad
de control
ambiental.
Falta de polticas
ambientales.
Limitados
recursos
municipales para
el
medio
ambiente.
Manejo
inadecuado de
reas protegidas
(Cajas, Mazan)
Oportunidades
Posibilidad de conseguir
recursos internacionales
para proteccin
ecolgica.
Se cuneta con entidades
de planificacin y
control del
medioambiente.
Existen leyes y
ordenanzas de
proteccin ambiental.
Disposicin de las
parroquias para trabajar
en la proteccin del
medioambiente.
Transferencia de
competencias del Estado
hacia la municipalidad
de la gestin de medio
ambiente.
Incremento sostenido de
personas e instituciones
con cultura de
conservacin ambiental.
Gran variedad de
Ecosistemas y contrastes
(paramos, bosques, etc
en el Cantn)
Capacidad turstica de
reas protegidas.
Amenazas
*
*
*
*
*
*
*
Degradacin
y
contaminacin del
medio ambiente.
Altos niveles de
ruido
Contaminacin del
agua y del suelo.
Contaminacin de
fuentes hdricas.
Incumplimiento de
ordenanzas.
-Conflictos en el
uso de suelo.
Falta
de
planificacin
de
reas protegidas.
Falta de cultura de
reciclaje.
ANEXO No. 12
patrimonio
cultural
de
la
Humanidad.
Personal
y
profesionales
calificados de la PEA
de Cuenca.
Existencia de redes
de comercializacin y
produccin.
Importante
infraestructura
turstica.
Desarrollo de centros
de atraccin turstica
(Barranco, Cajas).
Gran variedad
artesanal festividades
religiosas
y
populares.
Eficiente
infraestructura
de
telecomunicacin.
Sistemas financieros
alternativos,
cooperativas
de
ahorro y crdito y
emigrantes.
FACTORES EXTERNOS
Debilidades
* Baja
*
*
inversin
local,
y
financiamiento en
PYMES.
Bajos niveles de
utilizacin de las
TIC`s
en
los
procesos
educativos
y
productivos.
Desarrollo
tecnolgico
retrasado en los
diferentes procesos
productivos.
Deficiente
planificacin
y
polticas de turismo
cantonal
Productos
no
competitivos.
Falta de polticas
que generen la
actividad
agropecuaria
Microempresas no
pueden
competir
con gran empresa
local nacional e
internacional.
Oportunidades
Amenazas
* PYMES generada *
*
*
*
*
dora de fuentes
empleo.
Apertura de nuevos
mercados. (Per,
Colombia, etc.)
Existencia
de
polticas nacionales
y locales para la
promocin
del
turismo
Leyes
de
proteccin laboral.
Remesas dinamizan
economa local.
Creacin
de
entidades
de
emprendimiento.
Potencial turstico
de
cuenca
es
significativo.
Importantes
procesos
de
descentralizacin y
modernizacin.
Incremento
del
empleo por la
construccin
de
infraestructura
municipal
con
crditos
internacionales.
*
*
Disminucin
de
oferta de mano de
obra calificada por la
migracin
Incremento
del
desempleo,
subempleo y del
empleo informal.
-Inestabilidad
Poltica.
Disminucin de las
actividades
tradicionales
(artesanas)
Falta de fomento
industrial.
ANEXO No. 13
DIAGNOSTICO FODA POLITICO
FACTORES EXTERNOS
Debilidades
Oportunidades
*
*
de
servicios
de
infraestructura.
Logros importantes
en nuevas prcticas
de gestin municipal.
Personal
tcnico
municipal
experimentado
y
especializado.
Experiencias exitosas
en descentralizacin
(Empresas, fundac. y
corporaciones
municipales.)
A diferencia del
Gobierno
Central,
estabilidad
poltica
del gobierno local.
Eficientes empresas
municipales.
Prcticas
de
presupuestos
participativos
gestin
en
las
juntas parroquiales
Capacidad
gerencial de los
ejecutivos
municipales.
Falta de procesos
participativos
de
contralora social.
Ordenanzas
desactualizadas y
pendientes
de
emitir por nuevas
competencias.
Relativa
vinculacin
funcional
y
operativa entre el
Municipio,
sus
empresas, las juntas
parroquiales y las
organizaciones
barriales.
Poca participacin
ciudadana
y
comunitaria en las
decisiones
del
municipio.
Lentitud
burocrtica de los
procesos
municipales.
otorgada por la
Constitucin.
Imagen positiva de
gestin municipal
tanto
local,
nacional
e
internacional.
Procesos
transparentes y de
respondabilidad.
Voluntad poltica
del
concejo
cantonal para llevar
adelante
la
descentralizacin
desde y hacia el
Municipio.
Propensin de la
administracin
municipal a crecer
tecnolgicamente
en sistemas de
informacin
y
comunicacin.
Existencia
de
instituciones
pblicas y privadas
de gran aporte al
desarrollo local.
Ley
de
descentralizacin
vigente.
Amenazas
*
*
*
Debido
al
centralismo
el
gobierno central no
cumple
con
las
obligaciones
de
transferir
recursos
previstos en las leyes.
Procesos
de
descentralizacin sin
acompaamiento de
recursos.
Exagerado
centralismo
y
concentracin
de
competencias.
Resistencia a cumplir
las
normas
municipales
Mala
imagen
y
desgaste creciente del
sistema burocrtico
centralista.
.
ANEXO No. 14
DIAGNOSTICO FODA SOCIAL Y CULTURAL
FACTORES EXTERNOS
Debilidades
Oportunidades
*
*
*
*
*
*
de
Seguridad
Ciudadana
Mejores
indicadores
de
salud comparados
con
la
media
nacional.
Centros educativos
de prestigio
Existencia de tasa
de
seguridad
ciudadana
para
financiar
y
modernizar
este
sector.
Eventos culturales
internacionales
bienal de pintura.
Calidad acadmica
en
nuestras
universidades.
Mejores
indicadores
de
salud comparados
con
la
media
nacional.
Existe
la
Defensora
del
Pueblo.
Existencia
del
consejo de salud.
Cdigo
y
Ordenanza de la
niez
y
adolescencia.
*
*
*
*
*
*
*
*
y control policial no
brinda garantas a la
ciudadana.
-Falta de coordinacin
entre Municipio, MBS
e INNFA.
Modelo de atencin y
proteccin
social
municipal fragmentada.
Falta
de
polticas
culturales municipales.
Falta
de
aprovechamiento del
potencial cultural y
turstico de Cuenca.
Modelo de atencin de
salud
municipal
descoordinado con los
del gobierno central y
privado.
Cultura
de
salud
municipal no orientada
a la prevencin.
Limitados
recursos
para la cultura.
Falta de un Sistema
proteccin
a
ciudadanos
en
condiciones
vulnerables.
Falta de definicin de
competencias entre la
Direccin de desarrollo
Social y Accin Social
municipal
*
*
Habilidades
y
costumbres artsticas
de la ciudadana .
-La existencia de
remesas dinamizan el
sector
de
la
construccin y el
comercio.
Nueva ordenanza de
proteccin
a
discapacitados.
Capacidad
de
innovacin
y
diversidad cultural.
Incremento
progresivo
de
la
delincuencia
en
Cuenca
Migrantes
retornan
con conocimientos,
habilidades,
tecnologa y fondos
para invertir.
Existencia
de
organismos culturales
pblicos y privados
defensoras de los
derechos de poblacin
excluida
-Organizaciones
y
lideres en distintos
sectores del Cantn.
Existencia
de
organizaciones civiles
y
religiosas
que
trabajan
con
la
poblacin y juventud
desprotegida
Amenazas
*
Prdida de la
identidad
cultural.
Bajo
inters
por el arte
popular.
Inmigracin de
delincuentes de
otras
provincias.
Formacin de
grupos
marginales
Incremento de
la migracin y
perdida
de
valores
familiares.
Desarrollo
cultural
sin
planificacin a
largo plazo y
sin
participacin
ciudadana.
Falta
de
cobertura
de
los
servicios
sociales
municipales en
atencin
a
discapacitados,
nios
y
discapacitados
Sistema
educativo no
considera
la
con igualdad de
oportunidades,
para mujeres,
discapacitados.
ANEXO 15
DIAGNOSTICO FODA TERRITORIAL
FACTORES INTERNOS
Fortalezas
FACTORES EXTERNOS
Debilidades
*
*
cantonal restringe el
desarrollo econmico
del cantn.
Descoordinacin
y
manejo de sistemas
de informacin y
tecnologa,
heterognea
para
fines de planificacin
municipal.
Deficientes
condiciones
de
trnsito y transporte
del cantn
Carencia de una
poltica
municipal
integral que regule y
determine
suelos
aptos para construir
vivienda de inters
social.
Plan de ordenamiento
territorial incompleto.
Carencia
de
planificacin vial a
largo plazo.
Falta de planificacin
territorial en varias
parroquias rurales del
Cantn
Oportunidades
Traslado
de *
competencias de
transporte
del
Gobierno
al
Municipio,
incluido
el
control.
Desarrollo
de
importantes
componentes del
ordenamiento
territorial
del
Cantn.
Ordenanza con
determinaciones
para el uso y
ocupacin
del
suelo.
La
municipalidad
cuenta
con
planes
de
ordenamiento
territorial
de
varias parroquias
rurales.
La
municipalidad
cuenta con un
importante
sistema
de
informacin
territorial
(catastro)
Ubicacin
geogrfica
estratgica.
Tamao de la
ciudad manejable
.
Amenazas
Expansin
urbana
hacia
zonas agrcolas
y de proteccin
forestal
Deficiente
cultura
y
educacin vial
de
los
ciudadanos.
Ocupacin
de
reas no aptas
para
ser
urbanizadas con
vocacin
agrcola.
Descoordinacin
del
Estado,
Municipio
y
Consejo
provincial con
competencias en
la vialidad.
Resistencia
al
cambio
de
transportistas y
operadoras de
trnsito.
La
falta
de
criterio
empresarial en
el manejo de las
Empresas
de
Transporte
ANEXO No. 16
MATRIZ DE ANLISIS ORGANIZACIONAL (Factores Internos)
FORTALEZAS - DEBILIDADES
DISPOSICIONES LEGALES Y
REGLAMENTA. SPECIFICA
COMPROMISOS POLTICO E
INFLUENCIAS
EXPERIENCIA ACUMULADA
DE LA UNIDAD DE R.H.
PLANIFICACIN
DE
NECESIDADES
DE
PERSONAL
SE
CUENTA
CON
ORGANISMO GREMIALES
LIDERAZGO EN LA UNIDAD
DE RECUR. HUMANOS
IRRACIONAL UTILIDAD DE
RECURSOS HUMANOS
LIMITADOS
RECURSOS
TECNOLGICOS
AUSENCIA FRECUENTE DEL
TITULAR DE REC. HUM.
TOTAL
CALIFICACIN
PONDERADA
20%
FORTALEZA
0.8
20%
DEBILIDAD
0.2
10%
FORTALEZA
0.3
10%
DEBILIDAD
0.1
10%
FORTALEZA
0.3
10%
DEBILIDAD
0.1
10%
DEBILIDAD
0.2
5%
DEBILIDAD
0.1
5%
DEBILIDAD
0.1
100%
2.2
ESCALA DE VALORES
1.
2.
DEBIL GRAVE
DEBIL CONTROLABLE
3.
4.
FORTALEZA MENOR
FORTALEZA IMPORTANTE
3
MARGEN MINIMO DE SEGURIDAD
TOTAL CALIFICAC.PONDERADA
1
2
2,1
2,2
2,3
2,4
2,5
ANEXO No. 17
MATRIZ DE ANLISIS DEL ENTORNO (Factores Externos)
OPORTUNIDADES - AMENAZAS
ESCALA DE VALORES
1. AMENAZA CRITICA
2. AMENAZA CONTROLABLE
3. OPORTUNIDAD MENOR
4. OPORTUNIDAD DE XITO
4
3
MARGEN MINIMO DE SEGURIDAD
TOTAL CALIFICAC.PONDERADA
1
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
ANEXO No. 18
MARCO INTEGRADO DE CONTROL DE LOS RECURSOS Y LOS RIESGOS
DEL MUNICIPIO DE CUENCA (MICORRE-MC)
Implementacin
Cdigo formal de tica corporativa (la tica es
rentable)
Cumplimiento de la ley de transparencia y canales
de comunicacin interna y externa a servidores y
comunidad.
Sanciones para directivos y empleados que violen el
cdigo, acompaado de los mecanismos que animen
denunciar presuntas violaciones y las acciones
disciplinarias contra quienes conscientemente no
denuncien las infracciones.
La filosofa y estilo de la alta direccin se reflejan
en la forma en que establece las polticas, objetivos,
Concejo de Administracin
y comits.
Estructura organizativa
Autoridad asignada y
responsabilidad asumida
Gestin
Humano
de
capital
Objetivos estratgicos
Objetivos especficos
Consecucin de objetivos
Identificacin de eventos
Implementacin
Riesgo es la posibilidad de que un evento ocurra
y afecte adversamente el cumplimiento de los
objetivos. Los riesgos pueden ser: de
reputacin, de mercado, de crdito y el
operacional con sus divisiones.
Los eventos abarcan desde lo evidente a lo
desconocido y sus efectos, desde lo que no trae
mayores consecuencias a lo muy significativo.
Determinar factores de riesgo externos
(Econmicos, medioambientales, polticos,
sociales
y
tecnolgicos)
e
internos
(Infraestructura,
personal,
procesos
y
tecnologa) por la alta direccin.
Establecer mecanismos para identificar eventos
de riesgos internos y externos.
Identificar todos los riesgos importantes que
pueden impactar sobre cada objetivo relevante
establecido para las distintas actividades.
Participacin de los funcionarios y empleados
clave en la determinacin de los factores de
riesgo.
Implantar tcnicas para la identificacin de
eventos tales como: Inventario de eventos,
anlisis interno, talleres de trabajo y entrevistas,
anlisis del flujo del proceso e identificar eventos
con prdidas.
Implantar mecanismos en la organizacin, para
identificar eventos que puedan afectar el logro de
los objetivos.
Participacin de servidores municipales en la
identificacin de eventos.
Categoras de eventos
Evaluacin de riesgos
Implementacin
Decisin de respuestas
Implementacin
Implementacin
El Alcalde y los Directores a base de las
respuestas al riesgo seleccionadas, implantarn
mecanismos de control para disminuir los riesgos
y
alcanzar
los
objetivos
estratgicos,
operacionales, informacin y cumplimiento.
Se establecer una matriz que relacione los
riesgos seleccionados con los controles
Principales actividades de
control
Factor
Cultura de Informacin en
todos los niveles
Implementacin
El componente dinmico del CORRE es la
informacin y comunicacin ya que comunica
el ambiente de control interno con la supervisin
con la evaluacin del riesgo y las actividades de
control.
Herramienta
supervisin
para
Sistemas estratgicos
integrados
la
Confiabilidad
informacin.
de
la
Comunicacin interna.
Comunicacin Externa
Factor
Supervisin permanente
Implementacin
Evaluar y supervisar en forma continua la calidad
y rendimiento del sistema de control interno, su
alcance y la frecuencia, en funcin de la
evaluacin de riesgos. Las deficiencias en el
sistema de control interno, debern ser puestas en
conocimiento del alcalde por la Auditoria Interna
con recomendaciones para su correcion.
Los Directores y Supervisores deben definir los
procedimientos para que se informe las
deficiencias de control interno.
Implantar herramientas de evaluacin, que
incluyan listas de comprobacin, cuestionarios,
cuadros de mando y tcnicas de diagramas de
flujo.
Los directores deben revisan los informes
operativos, usados para gestionar las operaciones
tendientes al cumplimiento de objetivos
especificos y generales de la Municipalidad.
Los auditores y asesores internos y externos
deben facilitar peridicamente recomendaciones
para reforzar la gestin de riesgos corporativos.
Los seminarios y otros eventos de formacin,
sesiones de planificacin y otras reuniones
proporcionan una retroalimentacin importante al
Alcalde y Directores sobre si la gestin de riesgos
corporativos est siendo eficaz.
Una estructura organizativa racional que incluya
las actividades de supervisin apropiadas
permiten comprobar que las funciones de control
se ejecutan y que en caso de deficiencias
importantes sean identificadas.
Receptividad ante las recomendaciones del
Supervisin interna
Supervisin externa
Filosofa y Estilo de la
Alta Direccin
Valores
Integridad
ticos
FACTOR
No
9
9
9
9
Posee el Municipio un cdigo de tica?
Las relaciones con los empleados, proveedores, clientes,
acreedores, aseguradoras, auditores, etc., se basan en la
honestidad y equidad?
Se incorporan los cdigos de tica en los procesos y en el
personal.
Los funcionarios y empleados presentan denuncias sin
temor a represalias?
Hay presin por cumplir objetivos de desempeo irreales,
particularmente por resultados de corto plazo y extensin,
en la cual la compensacin est basada en la consecucin
de tales objetivos de desempeo?
La filosofa y estilo de la Administracin se reflejan en la
forma en que establece las polticas, objetivos, estrategias
su difusin y la responsabilidad de informar sobre su
cumplimiento?
Participa la direccin a menudo en operaciones de alto
riesgo o es extremadamente prudente a la hora de aceptar
riesgos?
El Alcalde y Conejo Cantonal, incentivan y comprometen
a sus servidores en el cumplimiento de las leyes,
ordenanzas y otras disposiciones?
El Alcalde cuida la imagen institucional?
La administracin presenta oportunamente informacin
financiera y de gestin?
N/A
MUNICIPIO DE CUENCA
AUDITORIA INTERNA
CUESTIONARIO EVALUACION DEL CONTROL INTERNO COSO ERM.
ANEXO No. 19
OBSERVACIONES
Autoridad Asignada y
Responsabilidad Asumida
Gestin
Humano
Capital
Estructura Organizativa
del
Consejo
de
Administracin y comits
9
9
9
9
9
9
Respondabilidad
Transparencia
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
9
9
Objetivos Estratgicos
Objetivos Especficos
10
9
gobierno local?
El municipio cuenta con misin, visin, objetivos y las
maneras para conseguirlos?
9 Los diferentes niveles municipales cumplen con estos
objetivos y sus respectivas estrategias?
9 El alcalde y los Directores han fijado los objetivos
estrategias y operativos y se han establecido las estrategias
para su cumplimiento?
La Municipalidad ha formulado indicadores de gestin
institucionales y por cada direccion, que permitan medir y
cuantificar las metas, objetivos y actividades planificadas
con lo ejecutado?
El POA y la Ordenanza presupuestaria del municipio, son
evaluados al menos trimestralmente a fin de tomar las
acciones correctivas?
9 Se ha fijado objetivos especficos (operativos, de
informacin y cumplimiento) en los diferentes niveles y
actividades municipales tales como; direcciones, unidades
y secciones?
9 Existe una conexin de los objetivos especficos con los
objetivos y planes estratgicos de la municipalidad?
9 Existe una relacin directa entre los objetivos y los
procesos municipales?
9 Se identifican factores crticos de xito, indicadores de
gestin, en cada direccin, unidad, seccin, programa o
proyecto y a sus integrantes.
9 El personal municipal participa en la propuesta de
objetivos y consecucin de los mismos?
9 Existe la comunicacin oportuna y suficiente para
comunicar los objetivos a los servidores municipales?
Riesgo
Aceptado
Niveles de Tolerancia
12
Consecucin de Objetivos
11
Identificacin de Eventos
Categora de Eventos
15
14
Internos
Factores
Eternos
13
IDENTIFICACIN DE EVENTOS
Estimacin
de
Probabilidad e Impacto
Evaluacin de Riesgos
16
17
18
EVALUACIN DE RIESGOS
Categoras
Respuestas
Decisin
Respuestas
19
20
de
de
9
9
9
9
Existen mecanismos para el anlisis de alternativas?
Existe la evidencia suficiente que respalde al anlisis de
alternativas?
La administracin determina la cartera de riesgos, y si el
riesgo residual global concuerda con el riesgo aceptado por
lel municipio?
El municipio ha establecido las respuestas a los riesgos
identificados, tales como: evitar, reducir, compartir y
aceptar los riesgos?
Existe apoyo de la administracin en acciones orientadas
al estudio de alternativas?
Existen mecanismos para la toma de decisiones?
Existe la evidencia suficiente que respalde la toma de
decisiones?
El Alcalde y Directores y el personal, tienen los
conocimientos necesarios para tomar la mejor decisin?
Para decidir la respuesta a los riesgos, el Alcalde y los
Directores considerar; los costos y beneficios de las
respuestas potenciales, las posibles oportunidades para
alcanzar los objetivos municipales?
Se comunica a los diferentes niveles municipales, las
decisiones adoptadas.
Principales
Actividades
Control
22
23
de
21
ACTIVIDADES DE CONTROL
24
de
Cultura
de
Informacin en todos
los Niveles
Sistemas
Informacin
INFORMACIN Y COMUNICACIN
Herramienta para la
Supervisin
Sistemas Estratgicos
e Integrados
Confiabilidad de la
25
26
27
28
Comunicacin Interna
Informacin
9
9
9
9
9
9
Comunicacin
Externa
Supervisin
Permanente
29
30
SUPERVISIN Y MONITOREO
Supervisin Interna
Supervisin Externa
31
32
9
9
Fecha: _________________________________________________________
Pre
parado por: __________________________________________________
ANEXO NO. 20
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO DE COMPRA DE BIENES MUNICIPALES
CONTADOR:
ADMINISTRADOR
DE BODEGAS:
JEFE DE
COMPRAS:
CONTADOR:
PROVEEDOR:ADMINISTRADOR
DE BODEGAS:
CONTADOR:
ADMINISTRADOR DE
BODEGA
CONTADOR
Solicita
bienes a base
del plan de
adquisiciones
2
1 RI
0
Consulta la
disponibilid
ad de stock
k
NO
Existe
?
SI
Hace la
entrega total
o parcial
RI1
0 0
2
CM
1
10
Efecta el
registro
contable
Recepta los
bienes
solicitados
CM
CM
JEFE DE
COMPRAS
PROVEEDOR
UNIDAD
ADMINSTRA
TIVA
BODEGUERO GENERAL
CONTADOR
JEFE DE COMPRAS
PROVEEDO
A
Separa los RI
con columnas
pendientes
RI1
Elabora
pedido y
archiva
i
4
3
2
P
Planifica la
futura
recepcin
Realiza el
control
previo al
P
Despacha
bienes
solicitados
y emite
factura.
Inspecciona los
bienes que estn d
acuerdo al pedido
la copia
UNIDAD
ADMINSTRATI
VA
BODEGUERO
GENERAL
CONTADOR
JEFE DE
COMPRAS
B
Factura
4
3
2
CIB
1
Adjunta R.I.
pedido y C.I.B
archiva en
pedidos
recibidos
Realiza control
previo a la
obligacin de:
factura, pedido y
CIB.
C.I.B
FACTURA
SIMBOLOGIA UTILIZADA:
RE:
E.M.
P.
C.I.B
Requerimiento interno
Entrega de materiales
Pedido.
Comprobante de Ingreso a Bodega
C.I.B
PROVE
DOR
ANEXO No. 21
MODELO ORDEN DE TRABAJO DEFINITIVA
OFICIO: __________
ASUNTO: Orden de Trabajo No. _____
FECHA: Cuenca, ______________
Seores
SUPERVISOR DEL EQUIPO
JEFE DE EQUIPO
AUDITOR
Ciudad
De mis consideraciones:
De conformidad con en informe de avance de primera fase de la Auditoria a la Gestin a
., de , se ha determinado los componentes y reas
de resultado clave que se relaciona con los procesos de:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Con tales subcomponentes dispongo a ustedes la ejecucin de la planificacin y de las dems
etapas del examen que se deriven de dicho estudio.
Una vez concluido la evaluacin del control interno por cada componente, deber elaborarse un
informe que contendr, las deficiencias as como las alternativas de solucin, para conocimiento
del Alcalde y Ejecutivos y l personal de la entidad relacionado con el examen, para su aplicacin y
mejoramiento
Igualmente, la fase de ejecucin de las reas crticas deber ser sustentada con indicadores y
estndares; a base del cual se emitirn las sugerencias que sern puestas en marcha en lo posible
antes de la conclusin del trabajo.
Para la emisin de las alternativas de solucin y puesta en marcha de los cambios sugeridos; es
menester que, se defina los responsables de las acciones a seguir, su costo, la meta a alcanzarse y
el impacto de satisfaccin, tanto de los clientes internos y externos del componente auditado. El
tiempo que se asigna para esta labor es de .. das/hombre a partir de esta fecha.
Atentamente,
AUDITOR GENERAL
ANEXO No. 22
MUESTRA SELECCIONADA: 20 Acciones de Personal
No.
ACCIO
N
1
DETECCIN
NECESIDA.
*
CONVOCA.
BANCO
ELEGIBL.
EVALAC.
SELECCION
ASIGN
A.
GARGO
/
10
11
12
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
/
/
13
14
15
16
17
18
19
20
20
ANEXO No. 23
DETERMINACIN DEL NIVEL DEL RIESGO Y DE CONFIANZA
1.
VALORACIN
NC= CT x 100
PT
NC= 31%
60
PT = Ponderacin Total
NC= Nivel de Confianza
CT= Calificacin Total
2.
CONFIANZA:
BAJA
15-50
3.
RIESGO:
ALTO
MODERADA
51-75
MODERADO
ALTA
76-95
BAJO
ANEXO No. 24
PONDERACIN
CALIFICACION
10
10
10
10
10
10
10
60
23
T OTAL
ANEXO No. 25
MATRIZ DE PONDERACIN RIESGO
COMPONENTE
10
10
10
10
40
24
Orgnico Funcional.
2
requerimientos
de
las
unidades administrativas.
TOTAL
MODERADA
ALTA
15% - 50%
51% - 75%
76% - 95%
Alto
Moderado
Bajo
Riesgo
de
Evaluacin e Incentivos
Actuacin
Servidores
Capacitacin
Seleccin de Personal
los
RECURSOS HUMANOS:
COMPONENTE
PROCESO AREA DE
RESULTADO
CLAVE
C; F
O;C;F
C;F
CLAVE
DE EVALUACION
CONDICION
inercia
de NCI-SP;
Duplicacin de funciones exceso Falta
de servidores, falta de manual de evaluacin e 05
incentivos
funciones.
Trabajo por
creatividad
Falta de un NCI-SP;
Plan Operativo 04
de
Capacitacin
en relacin con
el
Plan
Operativo
Municipal
Falta
de NCI-SP;
control
y 03
decisin
oportuna para
actuar cuando
sin se produce el
hecho.
Desempeo
sin
diligencia
trasgresin de la ley con y sin
conocimiento,
prebendas
y
conflicto de intereses
EFECTO
RIES
GO
ALTO
la
e ALTO
la
la
300- Disminucin
del
rendimiento de trabajo,
falta de eficiencia en las
tareas.
300- Desprestigio
de
Entidad,
incumplimiento de
ley, Perdida de
confianza ciudadana
BAJO
BAJO
BAJO
BAJO
CONFI
ANZA
NIVEL DE:
CRITERIO
CAUSA
PROGR.
TRABAJO
ANEXO No 26
AUDITORIA INTERNA
MATRIZ DE PLANIFICACIN Y EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ANEXO No. 27
Hoja No.
MUNICIPIO DE CUENCA
CUESTIONARIO EVALUACION
ESPECIFICA DE CONTROL INTERNO
TIPO DE EXAMEN: Auditoria de Gestin
COMPONENTE:
Sistema de Tesorera
SUBCOMPONENTE: Informtica
No.
PREGUNTAS
RESPUESTA COMENTA
S
RIOS
SI N N
O A
1
Existe un plan informtico de Tesorera que establezca su
desarrollo informtico actual y en el mediano y largo plazo?
2
El Plan expresa con claridad las necesidades de informacin de
acuerdo con los objetivos Municipales?
3
El Plan Informtico de Tesorera est de acuerdo con la poltica
informtica municipal?
4
Este plan ha sido supervisado y evaluado por alguna instancia?
5
El Plan Informtico de Tesorera contiene un programa de
capacitacin permanente para los usuarios?
6
El Plan contiene un cronograma de Implementacin
informtica?
Asigna prioridades para la implementacin?
Asigna los recursos humanos y tcnicos ?
Incluye la asignacin de responsabilidades en cada fase?
Administracin de seguridades Fsicas
Confidencialidad, niveles de acceso a la informacin (perfiles)
7
En este documento se detallan las caractersticas de
procesamiento requeridas?
8
El documento contiene los requerimientos bsicos de equipo
informtico y software de base para los sistemas?
9
Existe un documento formal que establezca las caractersticas
(bases) tcnicas para la seleccin y adquisicin de equipos
requeridos?
10
Se han definido expresamente criterios para:
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
informacin almacenada?
Existen polticas para el cambio de claves en los sistemas?
El Jefe de la Unidad de Informtica realiza una supervisin
directa y evala peridicamente el trabajo del personal?
Disponen de un plan de contingencias?
Se verifica la implementacin de las seguridades fsicas y
lgicas para los sistemas y los datos ?
Se mantiene actualizado un inventario del recurso informtico
tanto del hardware como del software?
Existe una estructura formal para la administracin del
desarrollo de sistemas?
Las herramientas tcnicas de desarrollo de sistemas fueron
seleccionadas con un adecuado estudio de necesidades y de
acuerdo a la tecnologa moderna?
El personal de esta unidad ha sido entrenado en el uso de tales
herramientas?
La metodologa definida para el desarrollo de sistemas de
informacin incluye la estandarizacin de:
Formato de la documentacin del sistema
Codificacin de datos
Codificacin de programas
Simbologa en modelamiento y diagramas
Definicin de presupuestos y costos
Descripcin de los sistemas
Diccionario de datos
Especificaciones de programacin
Descripcin de archivos y registros
Formatos de entrada
Formatos de reportes de salida
Instrucciones de operacin
La documentacin de los sistemas se encuentra actualizada y
completa?
FECHA:
REALIZADO POR:
SUPERVISADO POR:
ANEXO No. 28
ANEXO No. 29
MUNICIPALIDAD DE CUENCA AUDITORIA INTERNA
PROGRAMA DE TRABAJO
TIPO DE EXAMEN:
Auditoria de Gestin
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
Multiservicios Farmasol
No
DESCRIPCION
OBJETIVO:
- Establecer la productividad entre el
volumen de servicios prestados de
salud, frente a los insumos utilizados y
analizar los costos incurridos y el
impacto social.
- Efectuar mediciones comparativas a
base de indicadores con servicios que
prestan otras clnicas y hospitales del
sector.
- Medir la eficiencia, eficacia y
economa a base de indicadores.
Adems evale la calidad del servicio
y su impacto.
PROCEDIMIENTOS GENERALES
REF: P/T
ELAB.
POR
FECHA
correctivas.
.
Consulta Externa
7
8
9
10
11
12
13
tratados.
.Riego: Pacientes que no completan el
tratamiento de rehabilitacin dispuesto
por el mdico tratante.
14
15
16
17
18
para
ANEXO 30
MUNICIPIO DE CUENCA
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
HOJA DE TRABAJO DE EVALUACION SOBRE AMBIENTE SIC
Esta hoja de trabajo sirve para evaluar el ambiente de control cuando el componente utiliza
computadoras para procesar informacin. Cuando se ha planificado un enfoque de
confianza, esta hoja de trabajo sirve para documentar las pruebas de control generales en el
SIC y la evaluacin general de la efectividad de los controles.
DESCRIPCION DE LA INSTALACION DEL AMBIENTE SIC
Organizacin
Describa brevemente la organizacin del departamento de Sistemas e incluya los nombres
del personal clave. Comente sobre su estructura y como sta organizado el Control.
Equipos
Liste los equipos que utiliza la entidad y que son significativos para el procesamiento de la
informacin operativa y financiera. Por ejemplo: la unidad central de proceso, unidades de
almacenamiento de disco, impresoras, terminales, mdem, redes, instalciones, etc. Indique
para cada uno el nombre del, fabricante, modelo, ubicacin fsica, cantidad y fecha de
puesta en servicio.
Programas
Liste los principales programas de sistemas que utilizan el Municipio o componente
analizado. Por ejemplo: indique el nombre y versin del sistema operativo; los programas
de control de acceso; la base de datos; programas utilitarios de mayor uso; programas de
auditora; programas para la administracin de discos y bibliotecas; lenguaje de
programacin, etc.
Aplicaciones
Describa brevemente los sistemas de aplicaciones significativos que dependen del sistema
de informacin computarizada. Por ejemplo: el sistema de recaudacin, adquisiciones y
inventarios, etc. Indique para cada uno lo siguiente:
Nombre de la aplicacin
Entrada de datos o fuera de lnea
Procesamiento interactivo, por lote o combinado
Nombre del programa de control de acceso que lo protege, si aplica
Flujos de informacin y cuentas significativas afectadas
CONTROLES GENERALES DEL SIC
Considere los siguientes objetivos de control de acceso, as como de desarrollo se sistemas
y de cambios en los programas:
Objetivos de Control de Acceso:
1. Prevenir cambios no autorizados a los programas
Si los programas que procesan los datos estn segregados;
Cmo se identifican y se registran los nuevos programas y los cambios a programas
existentes cuando se instalan;
Si existen controles que garanticen que las adiciones, eliminaciones y modificaciones que
efecten las bibliotecas de programas se autoricen debidamente;
Si la funcin de instalacin de programas de produccin est segregada de la funcin de
desarrollo;
Si las enmiendas a los programas de produccin las efecta exclusivamente el personal
autorizado; y
Si existen controles que garanticen que los programas que estn en desuso se segreguen de
la biblioteca.
2. Slo el personal autorizado, que no tenga deberes incompatibles, tiene acceso a los
programas
- La manera de identificar a los usuarios cuando adquieren acceso al sistema;
- Si se restringe a los usuarios a aquellos programas y funciones que ellos tienen verdadera
necesidad de utilizar la entidad; y
- Si la ejecucin de un programa por el usuario se registra, se mantiene y se vigila.
En un enfoque de confianza, haga referencia a las pruebas de controles:
..
..
3. Los datos se procesan o modifican solamente por medio de programas apropiados
Si los datos de contabilidad se procesan con programas que no son de produccin, son
apropiados y se autorizan;
Si los programas utilitarios almacenados en la biblioteca de sistemas se controlan y vigilan
debidamente,
Si los programas utilitarios que se almacenan fuera de la biblioteca de sistemas se utilizan
solamente cuando es apropiado y se autoriza su uso.
En un enfoque de confianza, haga referencia a las pruebas de controles:
..
..
Objetivo de control de desarrollo de sistemas y cambios en los programas:
Los programas nuevos y que se hayan modificado se autorizan, prueban, documentan
y funcionan segn los planes.
Si los programas nuevos y enmendados se autorizan debidamente;
Si los programas se disean apropiadamente para satisfacer los objetivos definidos;
Si los programas se prueban adecuadamente antes de su aceptacin; y
La manera de documentar los programas de conformidad con los estndares apropiados.
En un enfoque de confianza, haga referencia a las pruebas de controles:
..
..
Revisado por:
Jefe de Equipo:
Fecha:
Supervisor
Fecha:
ANEXO No 31
RESUMEN DE AUDITORIA
COMPONENTE: Construccin de Locales Escolares
REF/PT: ________
FECHA: _____________
REVISADO POR:
SUPERVISOR
JEFE DE EQUIPO
FECHA: _________________
FECHA: ____________
ANEXO No 32
HOJA DE HALLAZGOS
Revisado por:
Jefe de Equipo
Fecha:___________
Supervisor
Fecha:____________
ANEXO 33
LISTA DE VERIFICACIN DE CONCLUSIN DE AUDITORA
Esta lista de verificacin debe ser completada por el Jefe de Equipo al finalizar la fase de
ejecucin de la auditoria, revisada por el supervisor y aprobada por el Auditor General.
Jefe de Equipo:.Fecha. S/No/N.A
1. Se ha elaborado o actualizado la documentacin del archivo permanente?
2. Se ha comprobado la validez del Archivo de planeamiento que documente la redaccin
y estudio de cada componente auditado?
3. Est documentado en el Archivo Corriente todo el trabajo de Auditora, incluyendo:
(a) Conclusiones?
(b) Programas de Auditora, fechados y referenciados en los papeles de trabajo?
4. El Jefe de Equipo ha revisado en detalle el trabajo de todos los integrantes?
5. Se ha evaluado el control interno acuerdo al MICORRE MC con relacin al examen
efectuado?
6. Se ha tratado con el Auditor General los cambios significativos en el planeamiento de
la auditora y se han preparado memorndum sobre cambios en el alcance posteriores al
planeamiento?
7. Se ha documentado todos los hallazgos importantes en el archivo resumen de
auditora?
8. Se ha completado todo el trabajo de auditora planeado o, si estuviese incompleto, se ha
documentado claramente en el Archivo Resumen de Auditora el trabajo pendiente a travs
de cdulas de Puntos Pendientes.
9. Se han cotejado y referenciado los papeles de trabajo, con cada componente analizado
documentos fuentes u otros documentos relacionados con la auditora?
10. Se ha procedido a cursar la comunicacin de hallazgos de acuerdo a lo establecido en
las Normas de Auditora Gubernamental?
11. Se han revisado los papeles de trabajo para asegurar que:
(a) No incluyen comentarios que puedan ser considerados engaosos o confusos?
(b) Los asuntos pendientes y los puntos de revisin han sido satisfactoriamente resueltos?
(c) Los resultados documentados del trabajo realizado justifican el informe?
ANEXO No. 34
Oficio No.
Seccin:
Unidad de Control
Asunto:
De m consideracin:
AUDITOR GENERAL
ANEXO No. 35
MODELO DE LA CARATULA DEL INFORME FINAL
INFORME GENERAL
(ariel 10)
ANEXO No. 36
MODELO DE CARTA DE PRESENTACION DEL INFORME
ASUNTO: Carta Presentacin del Informe
FECHA:
Cuenca,
Seores
ALCALDE Y CONCEJALES DE LA I. MUNICIPALIDAD DE CUENCA
Ciudad.-
De mis consideraciones:
Hemos
efectuado
la
Auditora
de
Gestin
a
.. por el perodo comprendido entre
el . y el .
Nuestro examen se efectu de acuerdo con as Normas Ecuatorianas de
Auditora Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas
normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener
certeza razonable de que la informacin y la documentacin examinada no
contiene exposiciones errneas de carcter significativo, igualmente que las
operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad
con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, polticas y dems
normas aplicables.
Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran
expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan
en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el Art. 92 de la Ley Orgnica de la
Contralora General del Estado, las recomendaciones debern ser aplicadas de
manera inmediata y con el carcter de obligatorio.
Atentamente,
AUDITOR GENERAL
ANEXO No. 37
CARGO
FIRMA Y CC
ANEXO No. 38
NOMBRE Y APELLIDOS
CARGOS
RESPALDOS
INICIO CONV. ACTA
ANEXO No. 39
CONTROL DE INFORME
Auditora de Gestin a:
Entidad:
Perodo:
TRAMITE
Hoja de control de informe
Memorandos de entrega para revisin y trmite
NFORME
NDICE
Carta de Presentacin
Captulos del informe
Anexos (adjuntos al informe)
SNTESIS
MEMORANDO DE ANTECEDENTES
Criterio jurdico
Detalle de funcionarios responsables
ndice de responsabilidades
Resumen de responsabilidades
Indicios de responsabilidad penal
Responsabilidades civiles culposas
Responsabilidades administrativas culposas
Resumen de documentos de comunicacin de inicio, convocatoria y acta
Notificacin de inicio
Convocatoria a conferencia final
Actas de conferencia final
Documentacin de respaldo a las responsabilidades civiles culposas
Documentacin de respaldo al indicio de responsabilidad penal
Auditor General
Responsable del control
No. HOJAS
USD
Administrativas
USD
Total
USD
9. Ciudad y Fecha:
f.)
AUDITOR GENERAL
ANEXO No. 40
Matriz
O/T No.
Regional
Fecha
Distrital
Planificado
Zona I
Imprevisto
Ciudad
2. Perodo examinado
Desde:
Hasta:
Meses: 0
Aos:
3. Entidad Examinada
Nombre entidad
Direccin:
4. Monto examinado USD:
5. Principales hallazgos del examen
6. Sujetos de responsabilidad
Nombres y cargos
Ref. No.
Resp.
Mem.
Tipo de responsabilidad
admin.
Civil
Valor USD
Penal
Parcial
SUMAN USD
7. Resumen de montos totales de responsabilidad sugeridas
Penales
USD
Total
No.
Etc.
Al Secretario Municipal
Al Director Administrativo
Al Contador
Al Director Financiero
RECOMENDACIN No.
Al Alcalde
ENE
JULIO
AGOS. SEPT.
OCT.
NOV.
ANEXO No. 41
DIC.
RESPONSABLES
No.
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGOS
1
ADMINISTRATIVAS
3 4 5 6 7 8
MUNICIPALIDAD DE CUENCA
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
RESUMEN DE RESPONSABILIDADES
ANEXO No. 42
CIVILES
4 5 6 7
PENAL
1
ANEXO No. 43
MUNICIPIO DE CUENCA
NO
NO
3.- Conoce usted que la auditora de gestin requiere que la municipalidad cuente
con indicadores y parmetros emitidos por el Alcalde y dems ejecutivos, para
de rendir cuentas a la ciudad sobre su gestin y resultados?
SI
NO
4.- Conoce usted que esta auditora se interesa en saber si la administracin esta
consciente de los factores del entorno (oportunidades y amenazas) y del
ambiente organizacional es decir sus factores internos (fortalezas y debilidades)
que tiene la municipalidad.
SI
NO
NO
NO
NO
SI
NO
9.- Indique si durante la ejecucin del examen, los auditores internos coadyuvaron
con la administracin en el desarrollo de indicadores municipales?
SI
NO
NO
NO
NOTA:
NO
ANEXO No. 44
CONSTANCIA DEL SEGUIMIENTO REALIZADO
MUNICIPIO DE CUENCA
..
8.- Indique si la municipalidad ha emitido los respectivos ttulos de crdito. En el
caso de haberse recuperado valores consigne el nmero de la cuenta bancaria en
la cual se ha depositado, nmero y fecha de la nota de depsito, sealando sus
montos.
..
..
9.- Indique si en el memorando de antecedentes constan indicios de responsabilidad
penal. En caso afirmativo, seale monto de perjuicio, tipo de delito y sujetos
relacionados..
..
10.- Consigne nmero y fecha de la excitativa fiscal remitida por el Sindico
Municipal para su trmite respectivo. En caso afirmativo, obtenga copia de la
misma, de lo contrario recabe los motivos por los que no se ha presentado la
excitativa.
..
..
11.- Verifique si se ha iniciado la causa penal y especifique en la fase o instancia en
que se encuentra. En caso afirmativo identifique la judicatura que la tramita, el
nmero de expediente, el responsable del trmite, obtenga fotocopias de la ltima
providencia, as como, el ltimo escrito presentado por la entidad. Adems seale
mono del perjuicio, tipo de delito y sindicatos.
..
..
12.- Realice el monitoreo hasta la sentencia ejecutoriada a la fecha de seguimiento,
recabe fotocopia de la misma e identifique si fue condenatoria o absolutoria; en
caso de ser la primera indique si se ha realizado la demanda para el resarcimiento
de los correspondientes daos y perjuicios.
..
..
Realizado por:.
Revisado por:..
Fecha:.
ANEXO No. 45
MODELO DE MEMORANDO DE ANTECEDENTES
Memorando No.
Para:
De:
Asunto.
Fecha:
C.C.
Atentamente,
AUDITOR GENERAL
No.
Causales
Respons.
Art.45
Administrat
R.M.U.
USD
Sancin Sugerida
No. R.M.U.
Total USD
ANEXO No. 46
Memorando No.
Para:
De:
Asunto:
Fecha:
f) AUDITOR GENERAL