MANUAL DE USO - GENERALIDADES

MANUAL DE USUARIO
GENERALIDADES
KAWAK
Versin 3.0

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AOV-GI-MA-9 V1
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TABLA DE CONTENIDO
GENERALIDADES

............................................................................................................. 3

1. INTRODUCCIN ................................................................................................................... 3
2. OBJETIVO ............................................................................................................................. 3
3. GLOSARIO ............................................................................................................................ 3
4. GENERALIDADES DEL SISTEMA ......................................................................................... 4
4.1. INGRESO A LA APLICACIN ............................................................................................. 4
4.2. BARRA DE MEN............................................................................................................... 5
4.2.1. Inicio ............................................................................................................................ 5
4.2.2. Tareas - Calendario ..................................................................................................... 5
4.2.2.1. Tareas Automticas ........................................................................................... 6
4.2.2.1.1. Ejemplo Tareas Automticas ...................................................................... 6
4.2.2.2. Tareas Manuales ............................................................................................... 6
4.2.2.2.1. Seguimiento a tareas manuales.................................................................. 7
4.2.2.2.2. Aprobacin de tareas manuales ................................................................. 8
4.2.2.3. Estados tareas programadas ............................................................................. 9
4.2.3. Tareas Lista ............................................................................................................... 9
4.2.4. Pendientes ................................................................................................................... 9
4.2.5. Noticias ...................................................................................................................... 10
4.2.6. Mapa de Procesos ..................................................................................................... 12
4.2.7. Cambiar contrasea ................................................................................................... 14
5. BUENAS PRCTICAS, PREGUNTAS FRECUENTES Y TIPS DE OPTIMIZACIN PARA SU
SGC ......................................................................................................................................... 16

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GENERALIDADES

1.

INTRODUCCIN

KAWAK es un software que le servir de apoyo a su Sistema de Gestin, puesto que le permite
administrar toda la informacin, garantizando su disponibilidad y facilitando las tareas que implican
la implementacin y mantenimiento.
Todas las opciones del aplicativo utilizan un estndar en su presentacin visual, haciendo de ste
un software intuitivo muy fcil de usar.
2.

OBJETIVO

Explicar las diferentes funcionalidades y alcance de KAWAK

3.

GLOSARIO

KAWAK: Palabra del vocablo maya, cuyo significado es Resurgimiento

Palndromo: Palabra o frase que se lee igual de izquierda a derecha o de derecha a izquierda
Grilla: Estas grillas aparecen en todos los mdulos de KAWAK y es donde queda almacenada la
informacin; la grilla aparece con colores alternados para identificar claramente cada registro

Registro: Son los que se van generando cuando diligenciamos un formulario de KAWAK y lo
guardamos. El nmero total de registros aparece en la parte inferior izquierda
Paginacin de Registros: La paginacin permite que los registros de la base de datos sean
divididos en grupos para buscar ms rpido la informacin. Aparece en la parte inferior derecha
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con el nmero de pginas existentes. El nmero de la pgina en que se encuentre ubicado est
resaltada en color.
Columnas de Ordenamiento: Los registros se pueden ordenar en forma ascendente o
descendente por la columna que desee haciendo clic sobre esta
Bsqueda Rpida: Las puede realizar digitando el dato (texto o nmero) que requiere en el
campo Buscar que aparece en la parte superior derecha. Las bsquedas rpidas se hacen de la
informacin que esta almacenada en la grilla
IP pblica: Es un nmero que identifica de manera lgica y jerrquica a una interfaz de un
dispositivo (habitualmente un ordenador) dentro de una red, en este caso el nmero identifica la
direccin por la cual puede ingresar a KAWAK y tiene enlace con internet.
Es decir puede
acceder a esta IP desde cualquier sitio donde tenga conexin a internet
Recuerde cuando la IP no es pblica solo puede ingresar al software desde la red de la empresa
Barra de men: Mediante esta opcin de KAWAK puede ingresar a los links inicio, tareas,
pendientes, noticias, mapa de procesos y cambio de contrasea
Men de profundidad: Por medio de este link puede retornar a una opcin anterior o saber en
qu opcin se encuentra ubicado.

4.

GENERALIDADES DEL SISTEMA

4.1. INGRESO A LA APLICACIN

Para ingresar al software usted debe seguir los siguientes pasos. Recuerde que puede ingresar
desde el explorador de su preferencia
1. Abrir el explorador
2. Digitar la direccin IP asignada para KAWAK
3. Haga clic en el botn Ir o presione la tecla Enter.

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4. Ingrese su nombre de usuario y contrasea
5. Haga clic en el botn Entrar
Nota: Se abrir el men principal donde aparecen los mdulos que adquiri la empresa y a los
cuales le hayan dado permiso de ingresar
4.2. BARRA DE MEN

En esta barra se encuentran opciones adicionales del software que le muestran los pendientes
que se han generado al alimentar los mdulos adquiridos, tambin le permite crear las noticias de
su sistema de gestin y otras opciones ms que se describen a continuacin.
4.2.1. Inicio
Al hacer clic en este botn ira al men principal donde estn los mdulos que adquiri la empresa
4.2.2. Tareas - Calendario
Esta opcin tiene dos pestaas:
Calendario: aparecen todos los das del mes y se pueden visualizar las tareas programadas para
cada da
Lista: Esta opcin le permite realizar filtros y hacer revisiones de tareas por responsable,
supervisor, estado y fecha

Mediante este calendario usted puede consultar sus tareas generadas en el software. Puede
identificar si usted es Responsable o Supervisor de una tarea ya que ests se identifican con la
letra R (responsable) o S (supervisor) al inicio del texto. Cuando un usuario es Supervisor de una
tarea como se ve en la imagen del da 16 le aparece un
lpiz, haciendo clic sobre este se
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pueden modificar los datos de la tarea y una X para eliminarla (estas dos opciones no les aparecen
a los responsables solo a los supervisores).
4.2.2.1. Tareas Automticas
Estas se generan cuando en un mdulo se asigna a un usuario o cargo como responsable de una
actividad.
Las tareas automticas cambian de un estado a otro automticamente a medida que se va
ejecutando la actividad asignada en el mdulo donde se gener.
4.2.2.1.1. Ejemplo Tareas Automticas
En el mdulo de gestin documental los documentos pasan por tres estados: Elaboracin, revisin
y aprobacin. En cada uno de estos estados se asigna un cargo o usuario responsable, a ellos se
les creara automticamente una tarea. Cuando cada responsable entra y realiza la elaboracin,
revisin y aprobacin automticamente la tarea cambia de estado programado a ejecutado
4.2.2.2. Tareas Manuales
Estas tareas las crea cada usuario segn sus necesidades y les debe realizar seguimiento
manualmente para que as cambien de un estado otro.
1. Ruta: Barra de men + Tareas
2. Vaya al da lmite de ejecucin de la tarea y haga clic en el nmero. Abrir esta ventana

3. Describa el asunto de la tarea o actividad

4. Seleccione el tipo de tarea (en esta lista aparecen los mdulos del software, pero si el tipo
de tarea es otro puede agregar ms opciones a esta lista por configuracin + listas
desplegables)
5. Redacte el motivo de la tarea o actividad en el campo Descripcin
6. Seleccione el usuario responsable de ejecutar la tarea
7. Al crear la tarea se generara un recordatorio de esta que le llegara a su correo. Este
recordatorio puede ser: Manual debe escoger la frecuencia digitando el nmero y la
periodicidad con la cual quiere que le envi la notificacin a su correo o puede seleccionarlo
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Automtico: en este caso KAWAK enva la notificacin a su correo tres das antes del
vencimiento de la tarea
8. Si requiere adjuntar un archivo para la ejecucin de la tarea haga clic en Seleccionar
archivo, ubquelo en su computador y adjntelo
9. Como usted es el creador de la tarea quedara como supervisor de esta por ello en este
campo aparecer su nombre de usuario
10. Fecha de vencimiento: tomara automticamente el da que usted selecciono al crear la tarea
11. Haga clic en el botn Guardar
4.2.2.2.1. Seguimiento a tareas manuales
A todas las tareas manuales y a las generadas en el mdulo de Actas e informes se les debe
realizar seguimiento para que as pasen de un estado a otro
1. Ruta: Barra de men + Tareas
2. Haga clic en el ttulo de la tarea y abrir esta ventana

3. Marque el estado de la tarea (pendiente o ejecutada)

4. En el campo comentario describa lo que se hizo para dar cumplimiento a la tarea o
actividad asignada
5. Si para soportar lo realizado requiere adjuntar un archivo haga clic en el botn Examinar y
ubique el archivo en su equipo y adjntelo
6. Haga clic en el botn Guardar
Nota:
- Usted puede crearle varios seguimientos a las tareas asignadas y colocarlas como
pendientes hasta que las ejecute totalmente
- Todos los seguimientos que le realice a las tareas quedaran en la parte inferior en la grilla
de datos
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-

Cuando se le realiza seguimiento a una tarea y se marca como Ejecutada esta queda en el
calendario en estado
Sin Aprobar. Cuando el supervisor de la tarea ingrese y la apruebe
esta pasara a estado Ejecutado

4.2.2.2.2. Aprobacin de tareas manuales

Cuando una tarea manual ya se encuentra en estado Sin aprobar el supervisor de la tarea debe
ingresar a aprobarla para que esta pase de estado Sin Aprobar a Ejecutado
1. Ruta: Barra de men + Tareas
2. Haga clic en el ttulo de la tarea y abrir esta ventana

3. Aparece la descripcin de la tarea, el nombre del responsable y supervisor y los

comentarios que ingreso la persona que tena asignada la tarea, con la fecha en que la
realizo
4. El Supervisor debe marcar en el campo Eficaz: Si, dar clic en Aceptar y la tarea quedara
aprobada y pasara a estado Ejecutado.
5. Cuando en Eficaz se marque No se activara un campo Comentario as:

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en este campo se debe describir por qu no se aprueba el seguimiento a la tarea, dar clic en el
botn Aceptar
6. La tarea se devolver a estado
Programado. Se notificara al responsable para que le
realice seguimiento nuevamente.
4.2.2.3. Estados tareas programadas
Las tareas creadas manejan la siguiente semaforizacin
Programado: Tarea generada (automtica o manual)
Sin Aprobar (esto solo aplica para las tareas manuales): Tarea que ya fue ejecutada y tiene el
seguimiento realizado por el responsable, pero an no ha sido aprobada por el supervisor de
la tarea
Ejecutada: Tarea que fue realizada y aprobada por el supervisor
Ejecutada fuera de la programacin: Tarea realizada y aprobada fuera de la fecha en que se
debia ejecutar
Vencida: Tarea que no se realiz y sobrepaso la fecha lmite de ejecucin
4.2.3. Tareas Lista

Esta opcin le permite generar reportes para saber el estado de las tareas de los usuarios. Estos
reportes los puede generar por fecha desde hasta, responsable de la tarea, supervisor, estado y
fecha lmite de ejecucin.
Adicional puede exportar los datos generados a un archivo de Excel para realizar los anlisis de
datos que requiera.
4.2.4. Pendientes
Mediante esta opcin puede consultar el resumen de compromisos generados en algunos de los
mdulos de KAWAK
1. Ruta: Barra de men + Pendientes

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2. En cada mdulo le aparecen listados los pendientes, con el nombre del pendiente identificado

en letras de color naranja

3. Al hacer clic en el link naranja lo llevara al mdulo donde tiene el pendiente
4. Para devolverse debe ir nuevamente a la Barra de men + Pendientes
4.2.5. Noticias
Mediante esta opcin usted puede parametrizar la cartelera de noticias de su empresa
1. Barra de men + Noticias

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Esta es la cartelera donde quedarn almacenadas todas las noticias que usted cree, para ver toda
la informacin de una noticia debe hacer clic en el link Ver ms
Para crear una nueva noticia tenga en cuenta los siguientes pasos:
a. Haga clic en la parte superior derecha en el link insertar noticia, abrir esta ventana:

Aqu le aparecern las noticias creadas las puede modificar o eliminar seleccionndolas en la grilla
y haciendo clic en el botn respectivo.
b. Para crear una nueva noticia haga clic en el botn insertar, le abrir este formulario:

c. Diligencie el ttulo de la noticia y redacte un breve resumen de esta

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d. En el Contenido realice el despliegue de la noticia
e. Para adjuntar un archivo diligencie el nombre del archivo, subryelo y haga clic en el
hipervnculo

le abrir esta ventana emergente:

Vaya a la pestaa cargar, haga clic en examinar y ubique el archivo a adjuntar. Luego haga clic
en enviar al servidor
f. Adjunte una imagen haciendo clic en el botn examinar, ubquela en su computador y
agrguela (esta imagen aparece en la cartelera inicial)
g. Haga clic en el botn Guardar
Nota: La opcin insertar noticia solo le aparece activa a los usuarios que tienen rol de
administrador. Esta opcin no maneja permisos en configuracin
4.2.6. Mapa de Procesos
Mediante esta opcin los usuarios finales pueden consultar de una forma sencilla toda la
informacin filtrada de su proceso

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a.
b.

Barra de men + Mapa de procesos

Haga clic en el proceso donde requiere consultar la informacin, abrir esta ventana:

La informacin que puede consultar es documentos, oportunidades de mejora, auditoras, riesgos,

producto no conforme, quejas y los indicadores de un proceso.
c. Para consultar estas opciones debe hacer clic en la pestaa as:
d. Documentos: Aparecen todos los tipos de documento que maneja la empresa. Para identificar
en cuales ya hay documentos creados el cuadro inicial aparece de color gris. Ejm. En la
imagen Procedimiento tiene documentos creados al hacer clic en este se despliegan los
nombres de los documentos y la versin en que estn:

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e.

Al hacer clic sobre las otras pestaas (oportunidades de mejora, auditoras, riesgos.) abrir
una ventana donde saldr un listado con los datos creados y para visualizarlos debe hacer clic
en el link ver:

Nota: En las pestaas de Gestin Documental e Indicadores, el usuario solo podr visualizar la
informacin para la cual tiene permiso de visualizacin.
4.2.7. Cambiar contrasea
Mediante esta opcin usted puede cambiar la contrasea que le fue asignada cuando le crearon su
usuario, para esto siga los siguientes pasos:
a. Barra de men + Cambiar contrasea

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b. Digite la nueva Contrasea

c. Digtela nuevamente en el campo Repita contrasea
d. Haga clic en el botn Guardar
Nota: La contrasea no tiene restricciones puede usar nmeros, letras etc.

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5. BUENAS PRCTICAS, PREGUNTAS FRECUENTES Y TIPS DE OPTIMIZACIN PARA SU SGC

Buenas prcticas
Cree noticias peridicamente para que as los
usuarios finales se habiten a ingresar a
KAWAK a consultar la cartelera de noticias
Siempre que vaya a devolverse a una opcin
anterior realcelo por el men de profundidad,
no por las flechas del explorador porque lo
pueden sacar del aplicativo

Preguntas frecuentes
Se pueden asignar permisos para que un
usuario cree noticias?
R:/ Esta opcin no maneja permisos, los
usuarios que tienen rol de administrador son los
que pueden crear noticias
En el mapa de procesos cuando ingreso al
proceso al que pertenezco aparece toda la
informacin del sistema de gestin?
R:/ Si aparece toda la informacin filtrada por
proceso, es decir solo aparecen los documentos
del proceso que estoy consultando, indicadores,
oportunidades de mejora etc.
Cul es la diferencia entre tareas y
pendientes?
R:/ Las tareas estn vinculadas a un da y los
pendientes estn vinculados a un mdulo,
adicional desde un pendiente puedo ir
directamente al mdulo donde debo realizar la
actividad
La opcin de tareas puede reemplazar al
outlook?
R:/ Es diferente ya que las tareas de KAWAK
no las puedo programarlas por horas y adicional
solo se le pueden asignar a una persona, no a
varias a menos que la cree repetida veces

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Tips de optimizacin para su SGC